Pengadaan Material
-
Upload
abintoro1869 -
Category
Documents
-
view
805 -
download
10
Transcript of Pengadaan Material
Gatot Bintoro
PENGADAAN MATERIAL
Kegiatan Pengadaan MaterialMemperoleh material dengan harga minimumPengangkutan materialPenyediaan tempat penyimpananPengangkutan ke tempat tujuan akhir
Kegiatan dalam PembelianPengembangan prosedur-prosedur kebijakan pembelian
Koordinasi dengan devisi-devisi yang terkait
Riset, survei dan pengembangan untuk menyeleksi material/barang dan sumber-sumber yang tepat
Kegiatan dalam PembelianPengiriman barang
Pemeriksaan pengiriman/shipment untuk pengendalian kuantitas dan kualitas
Komunikasi dengan devisi lain untuk menjamin keefektifan manajemen material dan penilaian kinerja para pemasok
Proses-proses pembelianPengenalan kebutuhanUraian kebutuhanPemilihan kemungkinan sumber kebutuhanPenentuan harga dan ketersediaanPemberian order (pemesanan)
Proses-proses pembelianTindak lanjut dan percepatan order/pemesananVerifikasi suppai dan tagihan para pemasokPemrosesan ketidaksesuaian dan penolakanPenutupan pemesanan yang sudah selesai/pemeliharaan file
Penetapan kebutuhan: Sistem MRPPerencanakan kebutuhan material/Materials-Requirements-Planning (MRP) merupakan sistem informasi berbasis komputer yang dipakai untuk menangani perencanaan dan pengendalian efektif inventory material
Materials Requirements PlanningTujuan: Penjadwalan item pada saat dibutuhkan. Tidak lebih awal dan tidak terlambatItem dependen dan diskritProduk kompleksJob shopAssemble-to-order
Input dan Output MRP
MaterialRequirements
Planning
MaterialRequirements
Planning
Master Production ScheduleMaster Production Schedule
Planned Order ReleasesPlanned Order Releases
Work OrdersWork Orders Purchase OrdersPurchase Orders Rescheduling Rescheduling
ProductStructure
File
ProductStructure
File
InventoryMaster
File
InventoryMaster
File
Sistem MRP Membantu:Material apa yang akan dipesanBilamana perlu memesanJumlah material yang diperlukan
Bagian alir sistem MRP
Pelaksanaan Sistem MRPMembuat data base bersamaMemetapkan angka-angka inventaris yang benar dan membuat sistem pemeriksaan untuk mengatur balans stokMemastikan kebenaran dari Bill of Material (BOM)Menentukan kebijakan inventarisasi dan pemesanan (EOQ, Re-order point (ROP), lead-time)
Pelaksanaan Sistem MRPMengembangkan master schedule (koordinasi dengan semua yang terlibat pemesanan, penyimpanan & penggunaan material)Memilih software MRP dan perangkat kerasnyaMonitoring program pilot MRP, dengan meninjau kinerja secara teratur.Menetapkan sistem MRP pada seluruh bagian secara progresif.
Inventory Accuracy
Catatan inventory untukkeperluan MRP harus accurate!
Bagaimana caranya?
Untuk mencapai akurasi Catatan
1. Penyimpanan yang baik2. Bangun dan jalankan
prosedur pengambilaninventory
3. Catat transaksi inventory4. Hitung secara reguler
jumlah fisik inventory5. Cocokkan segera bila terjadi
perbedaan antara catatandan hasil perhitungan fisik
Penetapan kebutuhan: Sistem ROPTujuan ROP untuk membantu pengontrolan inventarisasi untuk menentukan: kapan harus memesan material dan apa yang harus dipesan.ROP berbeda dengan MRP, karena didasarkan pada pola pemesanan historis dan permintaan yang kontiyu/berjangka panjang, bukan proyeksi kebutuhan terbatas di masa yang akan datang.Cocok untuk sistem distribusi (grosir/eceran), sistem pengadaan barang pemeliharaan, perbaikan dan operasional.
Re-order Point (ROP)Merupan keadaan dimana balans stok untuk jenis material/barang apapun menurun di bawah suatu level tertentu, dan diperhitungkan untuk kuantitas pemesanan ulang, dengan memperhitungkan waktu tenggang (lead-time) dari pemasok
ROP: Prinsip stok aman dan pemesanan aman, untuk demand yang konstan
Perhitungan kuantitas pemesanan ulang
Kuantitas pemesanan ulang tetap (ROP=FRO)Kuantitas RO tetap – Stok yang ada (ROP=FRQ-SOH)(Pemesanan per satuan waktu x Jumlah satuan waktu)-(Stok yang ada + Stok yang dipesan) (ROP=DXT-SOH)Pemesanan kuantitas ekonomis (ROP= EOQ)
Kuantitas pemesanan ulang tetap
Kuantitas RO tetap – Stok yang ada
Pemesanan per satuan waktu x Jumlah satuan waktu)-(Stok yang ada + Stok yang dipesan
Waktu siklus pemesanan: interval waktu antara peninjauan kembali stok dengan maksud mengadakan pemesanan pengisian (replenishment)Waktu peninjauan kembali pesanan: waktu yang perlu untuk mereview stok dan membuat pesananWaktu tenggang pemasok: waktu rata-rata antara pemberian order oleh pembeli dan penerimaan material dari penjualCadangan stok aman: Angka ini berdasarkan keadaan nyata, yang dapat ditambah atau dikurangi sesuai kebutuhan ketersediaan material, biasanya diambil nilai 50%-100% dari jumlah point 1,2, dan 3.
Pemesanan per satuan waktu x Jumlah satuan waktu)-(Stok yang ada + Stok yang dipesan
Kuantitas pemesanan ekonomis (EOQ)
Kuantitas pemesanan ekonomis didefinisikan sebagai kuantitas dimana dimana biaya perolehan (akuisisi) sama dengan biaya kepemilikan.Kuantitas inilah yang harus dibuat atau dibeli pada suatu waktu sehingga akan menghasilkan biaya satuan terendah
Penerapan Konsep EOQ :Biaya pemesanan: berhubungan dengan penerbitan pemesanan atau kontrak pembelianBiaya pemilikan: berhubungan dengan carrying inventory termasuk biaya investasi inventaris, gudang, asuransi, penyusutan, kadaluarsa.Permintaan: jumlah unit yang dipakai persatuan waktuBiaya satuan: harga per unit material/barang yang akan dipesan
Perhitungan EOQ
Perilaku biaya inventaris
Meskipun EOQ memberikan kuantitas yang paling ekonomis dari pembelian atau pemesanan, keputusan pemesanan yang sebenarnya harus mempertimbangkan juga faktor-faktor:
Kuantitas yang dipesan harus dibatasi oleh ruang pergudang yang tersediaKuantitas harus disesuaikan untuk memperhitungkan umur simpan barangRumus yang dipakai tidak memberikan kompensasi secara aktif bagi perubahan permintaan yang mendadak, kebutuhan musiman, atau penghentian penggunaan barang
Siklus Pemesanan
Perbandingan MRP dan ROP
Kuantitas pesanan berdasarkan permintaan masa mendatang yang diperkirakan
Kuantitas pemesanan berdasarkan pola permintaan terdahulu
Berdasar permintaan material untuk manufaktur produk akhir
Berdasar barang tertentu dengan pola jangka panjang yang kontiyu
Lanjut: perlu perangkta keras dan lunak komputer
Mendasar: tidak memerlukan peralatan khusus
MRPROP
Perbandingan MRP dan ROP
Inventaris diganti sesuai dengan Master Scedule
Inventaris diganti secara tetap menurut habisnya inventaris tersebut
Stok pengaman berupa produk akhir (nilainya lebih rendah)
Diperlukan stok pengaman untuk semua barang (nilainya relatif tinggi)
Pengaturan waktu pemesanan berdasarkan tahapan produksi sesuai dengan Master Scedule
Pengaturan waktu pemesanan berdasarkan isyarat titik pemesanan ualang
MRPROP
Definisi KualitasKulaitas menyatakan sifat-sifat atau karakteristik yang terukur dari suatu produk atau proses, yang biasanya dinyatakan dalam kelas, tingkat atau spesifikasi
Deskripsi kualitas dapat melalui:Nama dagang atau merekSpesifikasi yang rinci atau cetak biruKelas pasar
Pengendalian MutuSpesifikasi Barang/material harus ditentukan (produsen/pemasok)Pembeli harus memastikan bahwa barang yang dipesan sesuai dengan spesifikasi yang dimintaPemerikaan dapat dilakukan oleh pembeli
Cara-cara pemeriksaanPengendalian mutu bersertifikatPengendalian mutu secara statistik
Pengendalian mutu bersertifikatPemasok dapat menerbitkan pernyataan bahwa kiriman memenuhi spesifikasi yang tercantum dalam perjanjian pembelian Selanjutnya pemeriksaan hanya dilakukan secara periodik untuk menjamin bahwa standar kualitas tetap terjamin (menghindari pemeriksaan berulang oleh pemasok atau pembeli)
Pengendalian Mutu secara StatistikMenggunakan metode statistik untuk pengambilan dan pemeriksaan sampel yang dapat mewakili seluruhnya (populasi)Resiko bagi pembeli, yaitu bahwa sampel tidak menunjukkan cacat yang terdapat dalam pengirimanResiko bagi produsen, yaitu bahwa sampel menunjukan cacat yang tidak ada dalam sisa pengiriman, dan pemeriksa mungkin akan menolak keseluruhannya
Proses SamplingUkuran lot: jumlah barang dalam pengirimanTingkat kualitas yang diterima: kualitas lot terendah yang dapat diterimaUkuran sampel: jumlah barang yang ditarik dari lot untuk diperiksa kualitas lotnyaJumlah yang diterima: jumlah maksimum barang cacat yang diijinkan dalam sampel
Prosedur PenolakanBila pemeriksaan menunjukkan bahwa material/barang yang diterima tidak memenuhi kualitas, maka semua pengiriman harus diberhentikan sementaraPengumuman penolakan harus dikirimkan ke semua yang terlibat, bagian pengadaan, penggunaan, gudang, pengendalian dan distribusi.
Tanggung jawab staf pembelian jika terjadi penolakan
Menghentikan sementara semua pengirimanMemberikan penyataan kepada pemasok mengenai sebab-sebab penolakanLangsung menegosiasi kelanjutan pengujian dan sampling dengan pemasok jika penolakan itu merupakan hal yang meragukanMengatur pengerjaan ulang bagi barang-barang yang terpengaruhMemberi tahu semua bagian yang terlibat dalam pengadaan, penggunaan, pengendalian dan kewenangan atas material