Ringkasan Eksekutif

PENELITIAN PEMETAAN IMPLEMENTASI

TEKNOLOGI INFORMASI PADA LEMBAGA

PENEGAK HUKUM DI INDONESIA

MAHKAMAH AGUNG RI

Tim Peneliti

ARIA SUYUDI, S.H., LLM

HAEMIWAN Z. FATHONY, S.Kom.

HIMAWAN ANINDYA PUTRA, S.Kom.

DINAR EISENHART, S.Kom.

SITI MARYAM RODJA, S.H.

Penelitian ini Dikerjakan oleh Pusat Studi Hukum dan Kebijakan Indonesia

(PSHK) atas Dukungan NLRP

2010

PSHK www.nlrp.org

RINGKASAN EKSEKUTIF

PENELITIAN PEMETAAN IMPLEMENTASI TEKNOLOGIINFORMASI PADA LEMBAGA PENEGAK HUKUM DI

INDONESIA

A. Mengenai Implementasi Teknologi Informasi pada Lembaga

Penegak Hukum

1. UmumImplementasi teknologi dan informasi di lembaga peradilan telah berumur lebih dari satudasawarsa. Setidaknya sejak tahun 1985, sudah ada langkah-langkah konkrit di kalanganpengadilan untuk memulai implementasi informasi dan teknologi secara sporadis disana-sini. Sayangnya, sampai nyaris satu dasawarsa setelah pergantian abad, atau dua puluhtahun kemudian, implementasi teknologi dan informasi pada lembaga peradilan belumbanyak menemui kemajuan dan cenderung jalan di tempat. Pernyataan ini sungguh relevanbagi pengadilan dan kejaksaan, sebagai bagian dari lembaga peradilan yang paling utama,selain Kepolisian dan Lembaga Pemasyarakatan. Sungguh banyak sumber daya telahdicurahkan baik dalam bentuk keuangan maupun manusia, pada kedua lembaga ini, namunsampai saat ini kemajuan terasa sangat lambat.

Sebagaimana kebanyakan pengembangan teknologi pada lembaga pemerintahan,implementasi teknologi informasi berjalan lambat, inefisien dan minim kesinambungan.Hingga saat ini sangat sedikit atau nyaris tidak ada satupun solusi yang mampu bertahanuntuk terus dipergunakan selama lebih dari lima tahun. Aplikasi banyak dikembangkandalam rentang waktu yang relatif singkat, dan jarang yang mampu mencapai faseimplementasi penuh, tidak jarang aplikasi yang sejenis bisa muncul dan bersaingan tanpadiimplementasikan secara penuh.

Berbagai faktor menunjang rendahnya aspek keberlanjutan, dari hambatan manajerial,misalnya ketidak cukupan anggaran, solusi yang tidak sesuai, buruknya perencanaan,lemahnya koordinasi, implementasi serta monitoring dan evaluasi aplikasi yangdikembangkan, ketidak jelasan distribusi kewenangan antar satuan kerja, sampai hambatangeografis dan infrastruktur. Mahkamah Agung merupakan lembaga tingkat nasional denganjumlah Unit Pelaksana Teknis yang mencapai lebih dari 700 kantor di seluruh Indonesia, halyang tidak terlalu berbeda juga ada di Kejaksaan Agung, semua ini berujung pada sedikitsekali aplikasi yang berhasil diimplementasikan secara matang. Masing-masing pelaku yangmemiliki sumber daya atas perencanaan, pembinaan dan implementasi teknologi informasidari elemen pimpinan, pejabat struktural pada masing-masing satuan kerja, unit pelaksanateknis, sampai donor memiliki solusi mereka tersendiri yang untuk banyak masalah-masalahyang sebenarnya memiliki kesamaan fungsional.

Melihat ke status implementasi teknologi informasi terkini, saat ini, status pengembanganteknologi informasi pengadilan dan kejaksaan masih berada dalam masa transisi. Di ranahpengadilan, pasca program SIMARI yang dibangun pada tahun 2003, para aktor pembaruanteknologi informasi di pengadilan tengah mencoba berbagai solusi baru untuk mengisikekosongan yang ditinggalkan SIMARI.

Dari sisi donor, beberapa inisiatif yang patut disinggung antara lain, proyek MA-EU-TataKeperintahan yang Baik dalam Peradilan Indonesia (MA-EU-GGIJ) yang menguji cobakansistem administrasi perkara sederhana pada pengadilan percontohan sebagai modelkomputerisasi yang terjangkau bagi pengadilan di Indonesia, serta transparansinya melaluisitus web, serta solusi database informasi peraturan perundang-undangan(http://legislasi.mahkamahagung.go.id) , proyek Peningkatan Pengadilan Tindak PidanaKorupsi dan Niaga (in-ACCE) USAID yang menguji cobakan sistem modernisasi pengadilanyang canggih, MCC-ICCP dengan pusat informasi putusan(http://putusan.mahkamahagung.go.id), aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian, AplikasiPermohonan Informasi di Mahkamah Agung, aplikasi komunikasi data laporan keuanganRKAK/L, Indonesia-Australia Legal Development Facility (IALDF) yang dengan keterlibatannyadengan Mahkamah Agung, Kepaniteraan dan Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama(Ditjen Badilag) telah menghasilkan setidaknya, sistem pelaporan keuangan perkara onlineberbasis SMS (http://sms.mahkamahagung.go.id) , sistem pengelolaan informasi perkarasederhana berbasis MS excel di kepaniteraan Mahkamah Agung, pusat informasi perkaraonline yang menyajikan informasi terkini perkembangan perkara(http://sms.mahkamahagung.go,id/perkara) sampai aplikasi khusus pada ditjen Badilagseperti data warehousing dan pelaporan penggunaan uang prodeo dan sidang kelilingberbasiskan SMS.

Sementara itu, dari sisi inisiatif yang bersumber dari DIPA sendiri, Mahkamah Agung telahjuga menginvestasikan cukup banyak sumber daya, misalnya Badan Urusan AdministrasiMahkamah Agung dilaporkan telah mengalokasikan pengadaan dan piloting TI di beberapalokasi, mengadakan tender pengolahan dokumen dan administrasi perkara di MahkamahAgung, Ditjen Badilag terus mematangkan Siadpa-nya dan mengelola terus databasekepegawaiannya. Beberapa UPT di daerah juga mulai berlomba untuk mengejarketertinggalannya. Terhitung bulan Maret 2009, dilaporkan bahwa jumlah pengadilan yangmemiliki website mencapai 255 pengadilan, selain itu, dalam satu tahun terakhir satu per-satu pengadilan di sekeliling DKI Jakarta telah memulai implementasi TI nya sendiri.Selanjutnya, pada tahun anggaran 2009 ini dilaporkan, bahwa Mahkamah Agung telahmengalokasikan dana bulk kepada setiap UPT, untuk implementasi teknologi dan informasi,yang penggunaannya diserahkan kepada masing-masing UPT.

Senada dengan pengadilan, sistem pengembangan teknologi informasi di Kejaksaan AgungRI diawali dengan pembuatan Sistem Informasi Kejaksaan Republik Indonesia (SIMKARI)tahap I yang dibangun atas dukungan dana pinjaman (loan) dari Pemerintah Perancis,kemudian dilanjutkan dengan pengembangan SIMKARI tahap II pada 2002 lalu atasdukungan dana pinjaman dari pemerintah Spanyol. SIMKARI memiliki sekian banyak modulaplikasi, mulai dari aplikasi kepegawaian, keuangan, administrasi perkara sampai dengansistem penunjang keputusan. Sejak sekitar tahun 2006, SIMKARI telah selesai dikembangkandan mulai diimplementasikan ke seluruh Kejaksaan di Indonesia, meliputi Kejaksaan Agung,Kejaksaan Tinggi dan Kejaksaan Negeri. Setelah SIMKARI berjalan kurang lebih 2 sampai 3tahun, ditemukan bahwa SIMKARI tidak berjalan seperti yang diharapkan.

Hal ini kemudian ditindaklanjuti oleh Kejaksaan dengan melaksanakan kegiatan CrashProgram, yang pada intinya adalah melakukan identifikasi kendala dan permasalahan yangterjadi di lapangan yang menyebabkan SIMKARI tidak berjalan seperti yang diinginkan. CrashProgram berhasil menemukan sedikit banyak kendala dan permasalahan di lapangan yang

meliputi 4 bidang, yaitu (i) Perangkat keras dan infrastruktur, (ii) Perangkat Lunak danAplikasi, (iii) Sumber daya Manusia dan (iv) Kebijakan.

Kemudian, ditambah dengan adanya program kerja Quick Wins yang merupakan langkahawal reformasi birokrasi di Kejaksaan, kegiatan penanganan perkara secara elektronikdengan memanfaatkan teknologi informasi semakin menjadi perhatian. Quick Winsmencoba melihat lebih detail mengenai pemanfaatan dan perbaikan SIMKARI khususnyaaplikasi Pidana Khusus dan Pidana Umum pada empat Kejaksaan Negeri Pilot (percobaan).

Sehingga dapat dikatakan, bahwa peta implementasi TI saat ini di pengadilan maupun dikejaksaan telah bertambah kompleks, karena semuanya dilaksanakan dengan minimnyakoordinasi aspek-aspek strategis tentang hal tersebut. Oleh karena itu, setiap intervensi kedepan yang memiliki keterkaitan dengan TI hendaknya melakukan terlebih dahulu, studiyang cukup mendalam tentang situasi terkini implementasi TI di pengadilan dan kejaksaan,untuk memastikan bahwa apapun intervensi yang akan dilakukan, akan memperoleh tempatyang paling baik pada konstelasi implementasi TI pengadilan dan kejaksaan di Indonesia.

2. Ruang Lingkup Penelitian & BatasanPenelitian ini dilakukan di dua institusi, yaitu Mahkamah Agung Republik Indonesia danKejaksaan Agung Republik Indonesia. Pada keduanya, fokus akan dilakukan pada kantorpusat kedua institusi tersebut dengan titik berat kepada aplikasi-aplikasi yang dijalankanoleh satuan kerja eselon satu. Selanjutnya kajian akan dimaksudkan untuk mengumpulkaninformasi sampai maksimal 15 tahun ke belakang atau tahun 1994 sebagai upaya untukmemberikan gambaran yang lebih komprehensif tentang pasang dan surutnya implementasiteknologi informasi pada kedua lembaga tersebut. Informasi pada laporan ini akurat perawal Desember 2009.

Kajian ini dilaksanakan dengan metode Pengumpulan data primer dan sekunder, SurveyWebsite dan Focus Group Discussion.

B. PEMETAAN PADA MAHKAMAH AGUNG RI

1. Pengembangan Inisiatif Teknologi Informasi di Mahkamah Agung RI

1.a. Umum

Pengembangan Teknologi Informasi di Mahkamah Agung dapat dibagi menjadi lima periodeyang dimulai dari tahun 1993 sampai periode terakhir yang dimulai sejak tahun 2007 sejakmulai beroperasinya Biro Hukum Humas Mahkamah Agung RI.

Gambar 1 Roadmap Pengembangan Inisiatif Teknologi Infomasi MARI

Tahapan pengembangan teknologi informasi sendiri dimulai dari inisiatif awal padapertengahan 80-an, dimana untuk pertama kalinya dikembangkan aplikasi database denganmenggunakan program DBase IV untuk melakukan registrasi elektronik pada direktoratperdata guna mencatat perkara kasasi dan peninjauan kembali perdata yang masuk.Aplikasi ini digunakan oleh petugas pembuat relas pemberitahuan registrasi dan formatadviesblaad dengan mengambil data dari buku bantu pada Mahkamah Agung RI. Aplikasi inibaru berhenti digunakan pada 2007, setelah data yang ada di dalamnya di extract ke dalamformat microsoft excel oleh pihak IALDF untuk kemudian diolah sebagai alat bantupencatatan perkara berbasis excel.

Selain itu pada masa ini Mahkamah Agung melaksanakan inisiatif teknologi informasi padasektor database yurisprudensi yang didukung oleh negara donor.

Selanjutnya implementasi Teknologi Informasi mulai berkembang ke cakupan yang lebihkompleks. Pada tahun 1996, dibawah Ketua MA Sarwata Mahkamah Agung mulaimengimplementasi program akses 121, Konsep awal akses 121 adalah layanan informasiperkara berbasiskan komputer, dimana informasi mengenai status perkembangan perkaradimasukkan ke dalam suatu aplikasi database lokal, yang dapat dipanggil kembali apabiladimasukkan kata kunci tertentu.

Sistemnya sederhana, seorang operator duduk di suatu work station yang terpasang aplikasidatabase berbasis DBaseIII Plus. Platform ini merupakan aplikasi yang cukup modern padamasanya. Dari sisi infrastruktur, keberadaan jaringan terbatas kepada wing C gedungMahkamah Agung, yang dulunya merupakan kompleks pejabat eselon 2 di bawah WakilPanitera dan terkoneksi dengan fasilitas di lobby depan Mahkamah Agung

Pada tahun 2001 sistem informasi yang lebih modern diperkenalkan dengan nama SistemInformasi Mahkamah Agung RI (SIMARI). Sistem Informasi Mahkamah Agung RI (SIMARI)sebagai suatu solusi terintegrasi untuk melakukan komputerisasi atas sebagian besar proseskerja yang ada di Mahkamah Agung. Biro Perencanaan dan Organisasi pada dokumennyayang dikeluarkan pada tahun 2001 mengindikasikan bahwa salah satu tujuan utama daripengembangan aplikasi juga adalah pembangunan sistem dokumentasi informasi perkara.

Lingkup perintisan SIMARI sendiri meliputi penyempurnaan masalah-masalah yang pernahterjadi pada akses 121 dan menambah aplikasi dukungan bagi fungsi-fungsi sepertiadministrasi kepegawaian, administrasi hukum (database peraturan perundang-undangan),administrasi perencanaan, administrasi aset dan logistik, serta penyempurnaan data yangada pada database akses 121.

Pada masa ini langkah pertama yang dilakukan oleh Mahkamah Agung adalah dengan mulaimengembangkan aplikasi manajemen perkara dan melakukan instalasi aplikasi tersebutpada direktorat-direktorat perkara. Di sisi akses publik, sistem akses 121 di lobby MahkamahAgung yang lama diganti dengan sistem touch screen, yang menjadikannya mekanismeswalayan dengan tidak lagi memerlukan operator. Pengguna bisa langsung datang danmencari sendiri informasinya. Nomor kontak diganti menjadi 14133, yang mulaimenggunakan aplikasi IVR, sehingga peran operator menjadi jauh lebih berkurang.

Pada periode ini pula Mahkamah Agung mulai melangkah ke dunia maya dengan mulaimemiliki situs web. Tercatat ada dua situs web dibuat pada periode ini, yaituhttp://www.mari.go.id dan http://www.ma-ri.go.id , keduanya tidak terkait dengan programSIMARI, situs yang pertama dirintis oleh Direktorat Pidana Mahkamah Agung RI, sebagaisarana untuk mengantisipasi kewenangan baru Mahkamah Agung dalam menanganisengketa pemilu, sementara itu situs kedua dibangun beberapa saat setelah situs pertama,hanya terfokus kepada profil Mahkamah Agung RI dan dikelola oleh Pusat Penelitian danPengembangan Hukum & Peradilan Mahkamah Agung RI.

Periode selanjutnya dimulai pada 2004. Pada periode ini aplikasi yang dikembangkan padaperiode adalah sama sekali baru, artinya semua dibangun dari awal, termasuk aplikasi-aplikasi yang sebelumnya dalam SIMARI tahap perintisan telah beroperasi, seperti misalnyaaplikasi sistem administrasi perkara. Lingkup SIMARI sendiri membengkak menjadikumpulan aplikasi yang terdiri dari beragam modul, yang meliputi manajemen perkara,manajemen kepegawaian, manajemen aset, manajemen pengawasan dan pembinaan,Perpustakaan, Administrasi Hukum, Logistik, Perencanaan, Arsip, sampai portal internet.

Sebagai contoh, pada periode ini aplikasi SiAP yang dikembangkan merupakan suatu sistemyang terintegrasi dengan portal internet Mahkamah Agung baru yang memiliki urlhttp://www.mahkamahagung.go.id, fasilitas interactive voice response (IVR) melalui nomortelepon 021-384 9999 dan sekaligus sistem layanan informasi perkara melalui SMS nomor0856-9111 9999. Artinya data yang di entry ke aplikasi SiAP tidak hanya bisa diakses melaluilayar SiAP, namun juga dapat dilihat melalui situs web, atau melalui call center maupunmelalui fasilitas SMS.

Akhirnya setelah beberapa waktu dikembangkan, secara resmi SIMARI periodepengembangan ini diresmikan oleh Mahkamah Agung, pada Januari 2007 yang dihadiri jugaoleh presiden Republik Indonesia.

Selain inisiatif SIMARI, maka periode ini juga mencatat mulai munculnya inisiatif teknologiinformasi pada level satuan kerja eselon satu Mahkamah Agung yang ditujukan untukmembangun . Tercatat, Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama mulai merintispengembangan dan implementasi beberapa aplikasi yang di kustomisasi hanya untukkeperluan proses internal peradilan yang ada di bawah mereka. Beberapa aplikasi yangdikembangkan adalah Sistem Informasi Administrasi Pengadilan Agama (SiadPA), websitepengadilan agama, dan aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SimPeg). Sejak

2005 Ditjen Badan Peradilan Agama memiliki situs webnya sendiri dengan urlhttp://www.badilag.net .

Periode terkini dimulai awal 2007 dan masih berlangsung sampai saat laporan ini ditulis. Adabeberapa hal yang mencirikan tata pengelolaan teknologi informasi pada periode ini,pertama, dimulainya era kemandirian pengelolaan teknologi informasi, kedua, peningkatansignifikan dalam kapasitas dan kualitas infrastruktur teknologi informasi, dan ketiga, terjadikemajuan signifikan yang diperoleh dari sinergi inisiatif teknologi informasi MahkamahAgung dengan dukungan donor yang makin terfokus dan efektif.

Pada periode ini pengelolaan teknologi informasi mulai dilaksanakan secara lebih mandiri,Mahkamah Agung mulai meninggalkan mekanisme ad hoc yang sejak lama dipakainyadalam mengelola teknologi informasinya, dan mulai mengadopsi sistem yang lebihpermanen. Fungsi pengelolaan teknologi informasi mulai dimasukkan sebagai salah satufungsi permanen di bawah Biro Hukum Humas Badan Urusan Administrasi (BUA) MahkamahAgung yaitu Bagian Pengembangan Teknologi Informasi dan Bagian Perawatan TeknologiInformasi, dan pada periode ini pejabat-pejabat struktural dan stafnya mulai efektif bekerja,mengambil alih fungsi-fungsi yang sebelumnya dilaksanakan oleh vendor.

1.b. Peran Donor

Keterlibatan donor merupakan elemen penting dalam sejarah inisiatif teknologi informasipada Mahkamah Agung RI. Donor terlibat di pengembangan beberapa aplikasi fundamentalseperti manajemen perkara di Mahkamah Agung maupun di pengadilan, penerbitanputusan pengadilan, manajemen sumber daya manusia, database peraturan perundang-undangan sampai komunikasi data penyusunan anggaran belanja pengadilan. Donormemiliki kelebihan dalam sisi fleksibilitas dan responsivitas untuk menjawab masalah-masalah yang mengemuka, sekaligus menguji coba hal-hal yang dalam keadaan normalsangat sulit untuk dilaksanakan. Misalnya penerbitan putusan, kontribusi dari MilleniumCorporate Challenge – Indonesia Control of Corruption project dalam menguji-cobakanmekanisme penerbitan putusan ditengah-tengah tahun anggaran sangat bermanfaat bagipengembangan transparansi dan akuntabilitas Mahkamah Agung ke depannya.

Ada setidaknya empat donor yang merupakan pelaku terpenting dalam pengembangansistem teknologi informasi di MA pada periode ini, pertama adalah Millenium CorporateChallenge- Indonesia Control of Corruption Project (MCC-ICCP), Indonesia Australia LegalDevelopment Facility, dan Mahkamah Agung-Uni Eropa Tata Kepemerintahan Yang Baikdalam Sistem Peradilan Indonesia (MA-EU Good Governance in Indonesian Judiciary), danThe Asia Foundation pada medio 2004-2005.1 Selain itu tercatat juga proyek Indonesia-AntiCorruption and Commercial Court Enhancement (inACCE) yang juga memberikan kontribusiyang cukup signifikan dalam bidang implementasi teknologi informasi, namun karenalingkup mereka terbatas hanya pada pengadilan tingkat pertama, maka tidak akan dibahaspada laporan ini.

Tabel 1 Donor dan Kontribusi kepada Pengembangan TI

No Nama Donor Aplikasi Penjelasan

1 MilleniumCorporate

Pembuatan situsdatabase perkara

Situs database perkara ini pada prinsipnya adalah aplikasiyang memungkinkan publik untuk mengakses naskah full

1 Nilai proyek MCC-ICCP pada awalnya direncanakan sebesar USD 20 juta untuk dua tahun, sementara IALDFAUD 22 juta untuk lima tahun, dan MA-EU GGIJ EUR 10 juta untuk tiga tahun.

No Nama Donor Aplikasi Penjelasan

Challenge-Indonesia Controlof CorruptionProject

Mahkamah Agung RI(www.putusan.net)

text putusan Mahkamah Agung RI secara online. Aplikasiini dikembangkan 2007 dan masih dipakai sampaisekarang.

komunikasi datapelaporan keuanganRKA/K

Aplikasi Komunikasi Data pelaporan keuangan RKAKL yangpada dasarnya bertujuan membantu Mahkamah Agungmengkompilasi usulan-usulan RKAKL dari berbagai satuankerja di lingkungan MA, sehingga satuan kerja cukupmengupload data RKAK/L yang dihasilkan dari aplikasimilik Depkeu ke dalam sistem MA. Selanjutnya aplikasi didisi MA akan menggabungkannya secara otomatismenjadi satu kesatuan database rencana kerja dananggaran Mahkamah Agung. Aplikasi ini dikembangkan2008 dan masih dipakai sampai sekarang.

Pengembangandatabasekepegawaian

Sistem ini rencananya diaplikasikan kepada seluruh satuankerja di Mahkamah Agung RI, sehingga MA akan memilikidatabase terintegrasi tentang sumber daya manusia,untuk menggantikan aplikasi SDM sektoral yang selama iniada di beberapa direktorat jenderal badan peradilan.Dengan SIKEP ini, data terpusat pada sebuah servertunggal di Mahkamah Agung. Pendekatan ini diharapkanakan menjamin integrasi dan konsistensi datakepegawaian nantinya.

Aplikasi ini dikembangkan 2008 dan masih dipakai sampaisekarang.

Pengembanganaplikasi permohonaninformasi dankeberatan online

Aplikasi ini dapat diakses melalui situs web MahkamahAgung atau urlhttp://www.mahkamahagung.go.id/di_web3/index.aspsebagai mekanisme untuk makin memudahkan pencariinformasi untuk memperoleh layanan yang diperlukannya.

Aplikasi ini, selain memiliki kemampuan untuk mencatatdan mengolah permohonan informasi, juga memilikikemampuan untuk mengelola pengaduan atas buruknyapelayanan informasi yang diberikan.

Aplikasi ini dikembangkan 2009 dan masih dalam tahap ujicoba.

2 Indonesia AustraliaLegal DevelopmentFacility (IALDF)

Sistem pencatatanperkara berbasismicrosoft excel padaKepaniteraanMahkamah Agung

Sistem ini mulai dipakai pada tahun 2007, mengisikekosongan pada kebutuhan kepaniteraan MahkamahAgung untuk suatu aplikasi sederhana untuk mencatat danmengolah informasi perkara, sekaligus untuk keperluanpelaporan dan statistik kepaniteraan yang belum berhasildipenuhi oleh SiAP, yang mangalami kesulitan dalamuntuk implementasinya. Sebagai aplikasi transisi, makaaplikasi ini memang dibuat se sederhana mungkin danMicrosoft excel memang dipilih mengingat keterbatasaninfrastruktur pada waktu aplikasi tersebut dijalankan.

Aplikasi ini dikembangkan 2006 dan masih dipakai sampaisekarang dan terus dikembangkan.

Sistem PelayananInformasi Perkara

Sistem ini berangkat dari sistem pencatatan berbasis MSExcel yang telah terlaksana dengan baik. Pada prinsipnya

No Nama Donor Aplikasi Penjelasan

Online padaKepaniteraanMahkamah Agung RI

sistem ini memungkinkan akses publik yang lebih baikterhadap perkembangan informasi penanganan perkara.Hal ini dilakukan dengan membuat data yang telahtersimpan pada database offline pada pusat datakepaniteraan MARI dapat diakses publik melalui webdengan mengembangkan suatu aplikasi web-servicekhusus. Sistem ini menggunakan mekanisme sederhanayang dikembangkan pada proyek MA-EU GGIJ padapengadilan-pengadilan percontohan

2yang telah berhasil

mengembangkan mekanisme konversi database offlinepada microsoft excel kepada akses online pada situs web.

Akses ke informasi perkara ini dapat diakses melalui urlhttp://sms.mahkamahagung.go.id/perkara.

Aplikasi ini dikembangkan 2009 dan masih dipakai sampaisekarang.

Sistem pelaporankeuangan uangpanjar perkara danprodeo berbasis SMSpada DirektoratJenderal BadanPeradilan

Dengan sistem ini, maka setiap Pengadilan cukupmengirimkan Short Message Service (SMS) dengan formattertentu yang berisi informasi-informasi kunci dariinformasi pada formulir laporan keuangan perkara mereka(L 1 A 7 atau L 1 PA 7) ke suatu nomor SMS sentral yangterhubung dengan aplikasi komputer yang akan secaraotomatis mengolah dan menghasilkan laporan secarainstan informasi penerimaan dan penggunaan keuanganperkara masing-masing pengadilan yang telahmengirimkan laporan melalui SMS maupun laporanagregat satuan kerja (satker) se-Indonesia yang akansangat berguna bagi Mahkamah Agung untuk melakukanpengawasan, pemantauan dengan memastikan bahwadata laporan ini tersedia setiap saat.

Seluruh data mentah yang diterima oleh nomor sentralakan diteruskan ke masing-masing ditjen Badan Peradilanyang bertugas untuk melakukan pembinaan danpengawasan terhadap kepatuhan pelaporan setiap satuankerja.

Aplikasi ini dikembangkan 2008 dan masih dipakai sampaisekarang.

Sistem databaseperkara nasional(NationalInformationRepository-NIR)pada DirektoratJenderal BadanPeradilan Agama

Sistem NIR tersebut bekerja dengan mengkonsolidasikanberbagai data yang berasal dari SIADPA ke dalam sebuahdatabase tunggal yang berada di kantor Ditjen Badilag diJakarta. Selain itu NIR juga tetap menyimpan basis datamasing-masing instalasi SIADPA sebagaimana aslinya. Jikadatabase tunggal tersebut digunakan untuk keperluanpelaporan dan statistik, maka basis data asli digunakansebagai data cadangan bagi instalasi SIADPA di daerah-daerah.

Aplikasi ini dikembangkan 2009 dan masih dipakai sampaisekarang.

3 MA-EU Good Database Legislasi Aplikasi yang didukung oleh GGIJ ini diluncurkan dengan

2 Proyek MA-EU GGIJ mengelola lima pilot court, yaitu Pengadilan Tinggi DKI Jakarta, Pengadilan NegeriBekasi, Pengadilan Negeri Padang, Pengadilan Negeri Mataram dan Pengadilan Negeri Makassar.

No Nama Donor Aplikasi Penjelasan

Governance inIndonesianJudiciary (MA-EUGGIJ)

Peraturan Nasionaldan Sumber HukumLainnya MARI

memuat sekitar 6000 peraturan perundang-undangannasional, dan sekitar 500 produk hukum MahkamahAgung RI, seperti Surat Edaran MARI, PeraturanMahkamah Agung RI, Surat Keputusan Ketua MARI,sehingga siap langsung dipakai oleh para pengguna.Aplikasi ini dikembangkan dengan platform web-based,namun dapat dipakai secara lokal. Untuk itu programdibuat sedemikian rupa dengan dilengkapi denganportable web server, solusi ini dipilih untuk mengantisipasipengembangan akses melalui website untuk memperluasakses publik.

Aplikasi ini dikembangkan 2008 dan masih dipakai sampaisekarang.

4 The AsiaFoundation

Digitalisasi PutusanMARI

Inti dari dukungan ini adalah, memungkinkan MahkamahAgung untuk mulai mendigitalisasikan sendiri naskahputusan-putusan cetak yang disimpan di dalam arsip,supaya ke depannya bisa dimanfaatkan sebagai saranaakses publik, misalnya dengan membuka loket informasi,dimana masyarakat bisa mencari informasi putusan.Program ini sempat berjalan sejak 2004 sampai akhir2005, dan selama periode tersebut tercatat 5000 buahnaskah putusan berhasil di digitalisasi dan kegiatan initidak dilanjutkan.

Aplikasi PenelusuranPutusan MARI

Aplikasi ini merupakan aplikasi database putusanelektronik yang telah tersedia sebagai hasil dari dukunganyang diberikan oleh TAF sebelumnya (digitalisasi) , suatuaplikasi berbasis web disiapkan sebagai sarana untukmembantu penyimpanan dan penelusuran berkaselektronik yang tersimpan pada database hasil digitalisasiputusan yang telah berjalan. Idenya aplikasi berbasis webini bisa dipakai oleh hakim agung dan stafnya untukmelakukan penelusuran literatur dengan lebih mudahterhadap naskah yang tersimpan di dalam sistem.

Aplikasi ini dikembangkan 2005 dan tidak sempatmemasuki masa penggunaan

Uji Coba Bar CodeCase TrackingSystem

Proyek ini menawarkan sistem pelacakan perkara denganmenggunakan bar code. Dengan sistem ini, pencatatanpergerakan perkara, yang merupakan masalah terbesardalam pencatatan perkara diharapkan dapat disimplifikasi,karena staf pengadilan cukup melakukan scan terhadapbar code yang terletak di sampul berkas perkara bagisetiap perkara yang masuk ke ruangannya dan sistemakan langsung meng-update status perkara ke dalamserver. Sistem ini secara terbatas diuji cobakan padadirektorat Tata Usaha Negara (TUN). Untuk operasinya,sistem ini direncanakan untuk diintegrasikan ke aplikasiSiAP SIMARI.

Aplikasi ini dikembangkan 2005 dan belum sempatmemasuki masa penggunaan.

2. Tata Kelola Inisiatif Teknologi Informasi pada Mahkamah Agung RIBaru pada akhir 2006 Mahkamah Agung memiliki unit kerja yang memiliki penanggungjawab penuh terhadap masalah teknologi informasi yang baru dibentuk pasca penyatuanatap. Sebelumnya pengelolaan teknologi Mahkamah Agung dikelola secara ad hoc oleh unit-unit kerja struktural pada Mahkamah Agung. Dari sisi tata kelola, saat ini pengelolaanTeknologi Informasi Mahkamah Agung dikelola secara terdesentralisir pada masing-masingsatuan kerja dan terdapat Biro Hukum & Humas sebagai pembina kebijakan implementasiTeknologi dan Informasi secara keseluruhan. Pembagian tugas saat ini adalah Biro HukumHumas bertanggung jawab menyediakan infrastruktur dan sumber daya dasar, sementaraitu masing-masing Satuan Kerja mengembangkan sendiri aplikasi dan mengoperasikannya.Sudah ada beberapa upaya untuk menggunakan aplikasi bersama seperti pada aplikasiKepegawaian, namun sampai saat ini hasilnya belum sempurna.

Gambar 2 Tata Kelola Teknologi Informasi di Mahkamah Agung RI

Tata kelola yang lazim ditempuh adalah adanya tim-tim ad hoc non struktural pada masing-masing Satuan Kerja tersebut yang terdiri dari gabungan pejabat dari jabatan-jabatan yangberbeda, kepaniteraan memiliki tim semi-permanen yang disebut Pusat Data Kepaniteraan.

3. Jenis-jenis Aplikasi di Mahkamah Agung

3.a. Pengelompokan Jenis Aplikasi

Saat ini aplikasi SIMARI meliputi delapan jenis kelompok besar aplikasi yang dioperasikansecara bersama-sama oleh masing-masing satuan kerja Mahkamah Agung, sebagai berikut :

1. Manajemen & Informasi Perkara, dioperasikan oleh Kepaniteraan MARI.

2. Kepegawaian, dioperasikan oleh Biro Kepegawaian MARI, Dtijen Badilum, DitjenBadilag, dan Ditjen Badilmiltun. Selain itu dimungkinkan pula penggunaan oleh setiapunit pelaksana teknis pengadilan.

3. Pengawasan, dioperasikan oleh Badan Pengawasan MARI, dan untuk derajat tertentu,oleh pengadilan tingkat banding

4. Anggaran, dioperasikan oleh Biro Keuangan MARI dan oleh setiap Unit PelaksanaTeknis untuk keperluan penyusunan DIPA dan pelaporan.

5. Informasi dan Database Dokumen, dioperasikan oleh Kepaniteraan MARI, Biro HukumHumas, tergantung jenis dokumen.

6. Administrasi Aset, dioperasikan oleh Biro Perlengkapan MARI

7. Aplikasi Lain, dioperasikan oleh seluruh satuan kerja MARI, tergantung jenis aplikasi.

8. Website, dimiliki oleh Mahkamah Agung RI, sebagai situs pusat, Ditjen Badilag, DitjenBadilmiltun, Ditjen Badilum, dan Balitbangdiklat.

Gambar 3 Pengelompokan Jenis Aplikasi pada Mahkamah Agung RI

3.b. Aplikasi Manajemen Perkara

3.b.1. Umum

Termasuk di dalam lingkup aplikasi manajemen dan informasi perkara adalah semua aplikasiatau metode yang diaplikasikan di tingkatan Mahkamah Agung, khususnya kepaniteraanMahkamah Agung RI yang bertujuan untuk membantu penanganan informasi perkara.Sebagai core business process Mahkamah Agung, selama lima belas tahun terakhir, tercatatbeberapa sistem yang pernah diimplementasikan dengan berbagai pendekatan. Sebagiantidak berumur panjang, sebagian lagi justru berumur cukup panjang. Solusi teknologi danlingkup kerjanya sendiri bervariasi, pada bagian ini akan terlihat berbagai pendekatan yangpernah dipakai dalam lima belas tahun terakhir.

Gambar 4 Peta Pengembangan Aplikasi Manajemen Perkara Mahkamah Agung RI

Aplikasi ini bisa jadi merupakan pionir aplikasi manajemen perkara di Mahkamah Agung. Dimasanya aplikasi ini termasuk cukup modern dan merupakan simbol prestise layananinformasi publik Mahkamah Agung. Dirintis sesaat setelah Ketua Mahkamah Agung Sarwatamenjabat sebagai KMA, aplikasi ini bertahan sampai tahun 2001, sampai akhirnya digantidengan teknologi yang lebih baru dalam kerangka konsep SIMARI.

Semasa aktifnya layanan front office Akses 121 terdiri dari nomor telepon hotline 121 yangbisa dihubungi publik untuk mencari informasi perkara serta empat buah terminal komputerakses publik yang ditempatkan di lobby Mahkamah Agung. Terminal akses publik ini dilayanioleh operator yang akan mengetikkan/mencari informasi yang diperlukan melalui aplikasiini. Infrastruktur yang dipasang untuk melayani implementasi Akses 121 meliputi jaringanLocal Area Network yang dipasang pada sekitar ruang lobby MARI dan ruang kompleks parapejabat eselon 2 kepaniteraan di wing “C” gedung Mahkamah Agung.

Suatu tim khusus ditunjuk oleh Ketua Mahkamah Agung RI untuk menangani semuapelayanan ini. Tim ini beranggotakan unsur-unsur dari direktorat Mahkamah Agung, yangsecara reguler akan menaikkan status registrasi perkara, melalui ruang direktorat yangterhubung dengan jaringan yang ada .

Tidak diketahui pasti mana aplikasi yang diimplementasi lebih dahulu antara Akses 121dengan aplikasi surat pemberitahuan registrasi perkara dan adviesblad yang ditemukan diKepaniteraan Muda Perdata (eks Direktorat Perdata). Dari sisi platform jelas aplikasi iniberbasis DBase IV yang lebih modern daripada aplikasi akses 121 yang berbasis DBaseIIIPlus, namun database yang paling tua ditemukan pada aplikasi ini bertarikh tahun 1986 danterus terisi sampai tahun 2007, artinya paling tidak, waktu pertama kali akses 121dikembangkan, aplikasi ini juga sudah dikembangkan secara paralel.

Aplikasi ini sangat penting, karena bisa jadi ini adalah aplikasi komputer yang paling lamabertahan digunakan di Mahkamah Agung. Aplikasi ini baru berhenti digunakan pada tahun2007, atau 21 tahun setelah pertama kali digunakan pada tahun 1986 ketika atas alasanpreservasi data dan kepraktisan, dan didukung oleh IALDF, seluruh data yang ada dikonversike dalam format Microsoft Excel untuk kemudian dipindahkan ke PC baru yang lebih handal.

Selanjutnya seluruh operasi pembuatan relas registrasi dan format blanko adviesblaaddilakukan dengan menggunakan aplikasi Microsoft Excel.

SiAP SIMARI periode ini dikembangkan sebagai sarana untuk melangkah jauh ke depanuntuk mendorong transparansi dan akuntabilitas. SiAP dikembangkan pertama kali denganmekanisme alur kerja (workflow) yang mengharuskan semua petugas yang berada di dalamalur penanganan perkara untuk terlibat dalam sistem. Salah satu fitur paling penting dalamSiAP periode ini adalah diperkenalkannya touch screen sebagai sarana untuk menelusuriinformasi perkara. Touch Screen menghilangkan kebutuhan operator untuk melayani orang.Selain itu dibuka juga saluran telepon baru, dengan nomor 14133 sebagai pengganti akses121.

Pada tahun 2004, SiAP kembali dikembangkan ulang sebagai bagian dari SIMARI II.Sebagaimana dijelaskan, pada prinsipnya pengembangan SIMARI pada tahap ini menganutlogika komprehensif, dimana SiAP sendiri hanya merupakan salah satu dari total 11 modulpaket SIMARI yang dikembangkan secara paralel. Pengembangan SiAP tidak terkait denganSiAP yang lama, program ditulis ulang khusus untuk pengembangan periode ini dan datadimasukkan kembali untuk melengkapi aplikasi.

SiAP periode ini juga memiliki sarana akses publik yang menarik, disediakan fasilitas frontend dalam bentuk sebagai berikut :

1. Situs web Mahkamah Agung RI http://www.mahkamahagung.go.id, dimana tersediasuatu modul untuk mengakses situasi perkembangan perkara. (modul ini sudah tidakaktif lagi sejak akhir 2008)

2. Interactive Voice Response melalui telpon 021-384 9999, melalui modul ini makanpencari informasi dapat menelepon nomor bebas pulsa ini dan secara remotemencari dengan dipandu oleh mesin penjawab otomatis tanpa perlu berbicaradengan operator.

3. Layanan informasi perkara melalui SMS nomor 0856-9111 9999, SiAP jugamemberikan layanan untuk mengakses informasi perkara dari jauh melalui SMS

Aplikasi SiAP yang dikembangkan pada periode ini memiliki kemampuan untuk mencatatregistrasi dan melakukan otomatisasi beberapa proses setidaknya, Mencatat informasi asalperkara; Mencatat buku besar registrasi; Mencatat buku registrasi detail (termasukinformasi mengenai tanggal proses pada pengadilan tingkat pertama dan banding, identitaskuasa, identitas detail para pihak; Mencetak form adviesblaad; Mencetak entry registeruntuk satu perkara; Mencetak memo distribusi perkara; Mencetak memo distribusi dariAsisten Koordinator kepada para Asisten; Mencetak surat penetapan majelis; Mencetakformat perkara-perkara prioritas; Mencetak surat Relaas pemberitahuan registrasi

Selain itu aplikasi ini didesain untuk bekerja dalam sistem alur (workflow), sehingga suatuproses hanya bisa dilakukan apabila proses sebelumnya telah diselesaikan.

Aplikasi lain yang sempat dikembangkan adalah aplikasi pelacakan perkara berbasis barcode, yang didukung oleh The Asia Foundation melalui Proyek ADB dalam kerangkanyauntuk meningkatkan manajemen perkara di Mahkamah Agung adalah pembuatan aplikasipenelusuran perkara dengan menggunaan bar code atau disebut juga bar code case trackingsystem. Pada prinsipnya sistem ini mencoba untuk menawarkan metode alternatif untukmemasukkan data ke dalam database terkait dengan kemajuan penanganan perkara.

Diketahui bahwa pada saat itu, baik sistem manual, maupun sistem elektronik yang tersediamemiliki fasilitas untuk mencatat pergerakan perkara dari suatu meja ke meja lainnya. Padasistem manual dikenal adanya kartu kendali, yang pada akhir dari seluruh proses akandikonsolidasikan. Sementara itu di sistem SiAP yang saat itu tengah berjalan, sebagaikonsekuensi sistem workflow (alur) maka kegiatan para operator untuk mencatat dataadalah sarana pencatatan.

Aplikasi bar code case tracking system ini merupakan salah satu ide yang diharapkanmampu mengatasi keengganan para petugas untuk bekerja dengan aplikasi komputer.Sistem ini bekerja dengan menempelkan stiker bar code pada sampul berkas perkara,selanjutnya hanya dengan menggunakan scanner bar code untuk memindai stiker tersebut,maka sistem akan diberi tahu mengenai perjalanan berkas dalam alur perkara. Hal inidimungkinkan, karena aplikasi ini dibangun dengan arsitektur alur kerja (workflow),sehingga sepanjang petugas selanjutnya memindai bar code pada berkas, maka secaraotomatis pula sistem akan memperbaharui status perkara pada sistem.

Sayangnya aplikasi ini hanya berhenti pada tahapan uji coba dan pelatihan pada DirektoratTUN dengan alasan absennya infrastruktur yang belum sepenuhnya mampu menghubungiruangan Direktorat TUN dengan ruang hakim-hakim pada Tim C. Akhirnya aplikasi ini diserahterimakan ke Mahkamah Agung sambil menunggu kesempatan untuk diuji cobakan secaralebih luas.

Baru pada 2007, Mahkamah Agung dengan dukungan dari IALDF mengembangkan aplikasipendataan perkara berbasis Excel. Pada saat itu terlihat ada peluang untuk mengembangkanlebih jauh data yang telah terkumpul pada aplikasi adviesblaad guna meningkatkankapasitas pendataan perkara pada kepaniteraan. Hal ini selaras dengan kebutuhanMahkamah Agung untuk mengikis dan mengontrol tunggakan perkara ke titik minimum.Aplikasi excel digunakan sebagai sarana untuk mengontrol pengikisan tunggakan perkaramelalui penyediaan informasi secara akurat menyeluruh dan terus menerus memberikaninformasi tentang situasi keadaan perkara. Sesuatu yang tidak mungkin dipenuhi oleh sistempencatatan manual, yang untuk menghasilkan laporan rutin bulanan saja memerlukanwaktu sampai satu minggu untuk mengolahnya. Penggunaan aplikasi Microsoft Exceldirekomendasikan dengan alasan-alasan sebagai berikut :

mudah digunakan, karena hanya merupakan aplikasi perkantoran standar;

minim investasi, Hampir semua komputer yang ada di MA berjalan diatas sistemoperasi Windows dan setidaknya dilengkapi oleh paket aplikasi perkantoranMicrosoft Office, sehingga tidak memerlukan pengadaan perangkat baru;

fleksibel dalam pengembangan selanjutnya, Semua aplikasi database modern dapatmengimpor data yang tersimpan dalam format Microsoft Excel, sehingga apapunyang dikerjakan staf MA dengan menggunakan excel, akan dapat terus dimanfaatkandalam strategi pengembangan selanjutnya.

Pada akhirnya aplikasi Microsoft Excel-lah yang dipergunakan sejak tahun 2007 sampailaporan ini ditulis pada akhir 2009. Semua petugas di kepaniteraan muda, dan sebagianpetugas pada Asisten Koordinator mulai menggunakan pencatatan berbasis excel ini dalammelaksanakan pencatatannya sebagai pendamping terhadap pencatatan register tradisionalyang tetap terus dijalankan.

Saat ini aplikasi Excel dipakai sebagai bahan pembuatan laporan, sekaligus saranatransparansi dengan fasilitas web service membuat informasi perkara pada database exceltersedia pada situs web http://sms.mahkamahagung.go.id/perkara.

3.b.2. Pelajaran yang Diperoleh dari Implementasi Aplikasi Manajemen perkara

Selama lebih dari lima belas tahun terakhir, aplikasi manajemen perkara yang berhasildiimplementasikan secara efektif dan dipakai langsung oleh para pemakai adalah aplikasiyang sifatnya, sederhana- sehingga mudah dipakai oleh pengguna yang tingkat literasinyatidak tinggi , tidak memiliki kebutuhan spesifikasi perangkat yang tinggi- sehingga bisaberjalan di komputer apapun yang tersedia, bermanfaat langsung bagi pengguna, artinyapengguna bisa langsung menerima dan melihat manfaat aplikasi tersebut dalam kegiatansehari-harinya, misalnya kemampuan pencetakan relas pemberitahuan registrasi, adviesblaad dan sebagainya. Sementara itu, aplikasi yang tidak menawarkan manfaat langsungterhadap pengguna terpaksa harus dioperasikan oleh operator khusus bukan petugas yangmenangani tugas tersebut secara langsung.

Selain itu perlu juga diperhatikan aspek kesiapan infrastruktur pendukung TeknologiInformasi pada gedung Mahkamah Agung dan dukungan teknis yang tersedia. Kesiapan duaaspek ini akan sangat mempengaruhi keberhasilan implementasi aplikasi manajemenperkara. Sampai akhir tahun 2008, Mahkamah Agung belum memiliki infrastruktur dandukungan teknis (dalam bentuk tenaga help desk komputer) yang cukup solid dalammendukung implementasi sistem informasi. Tanpa kedua hal ini, maka implementasi sisteminformasi akan menemui kesulitan untuk dapat dilaksanakan dengan baik, karena di matapengguna yang hampir seluruhnya masih awam penggunaan komputer, masalah minor yangdisebabkan oleh kesalahan penggunaan, program, ataupun infrastruktur, akan berisikountuk digeneralisir sebagai permasalahan ‘aplikasi yang tidak berjalan’, ditambah dengankegagalan untuk memberikan respon help desk yang memadai, pada akhirnya akanmembuat implementasi aplikasi tersebut dianggap gagal.

Tidak mengherankan, ketika aplikasi sederhana berbasis DBase IV dan Excel diperkenalkanpada tahun 1987 dan 2007, maka kedua aplikasi ini memperoleh respon yang lumayan baik.Bahkan selama tiga tahun belakangan, aplikasi Excel-lah yang dipakai oleh kepaniteraandalam mengelola informasi perkara mereka. Hal ini karena aplikasi excel menawarkanjawaban langsung atas hampir semua hal yang disinggung di atas, semua masalah dapatdilokalisir pada satu titik, yaitu komputer pengguna, dan minim kebutuhan untukmenambah perangkat, sebelum aplikasi bisa digunakan, serta sifat dari aplikasi MS Excelsendiri yang merupakan aplikasi yang penggunaannya relatif umum bagi pengguna aplikasiperkantoran ditambah literatur mandiri yang banyak tersedia di pasaran. Bahkan aplikasiberbasis DBase IV bisa bertahan selama lebih dari sepuluh tahun, karena kesederhanaan itu.

Selain itu aspek strategi implementasi juga merupakan kunci keberhasilan implementasiTeknologi Informasi di bidang manajemen perkara. Sebagai cara kerja baru yang ditanamkandi tengah proses kerja yang masih berjalan, maka cara memastikan keberlanjutan adalahmenciptakan ketergantungan antara business process dengan aplikasi baru. Selain itu perludipastikan bahwa petugas yang menggunakan aplikasi adalah petugas yang sama denganpetugas yang menjalankan business process. Penggunaan pihak lain seperti operatorbiasanya tidak akan menyelesaikan masalah, karena tidak ada perubahan perilaku padapetugas yang menjalankan business process. Sehingga tidak ada ketergantungan antarasistem dengan business process, tanpa operator-pun proses lama akan terus berjalan.

Pada saat yang sama, implementasi solusi Teknologi Informasi tanpa merubah businessprocess akan sulit menghasilkan keberlanjutan. Selama business process tidak dirubah,maka peran solusi teknologi informasi hanya akan menjadi pendukung business processlama, dan tidak akan optimal dalam mencapai apa yang bisa dilakukan denganmenggunakan solusi teknologi informasi.

Namun aspek paling penting yang mendukung penggunaan aplikasi berbasis Excel adalahadanya dukungan penuh dari pimpinan Mahkamah Agung untuk selalu memantau,mengawasi dan menggunakan data yang tersimpan di data Excel tersebut untuk keperluanmonitoring perkembangan perkara dan pelaporan ke publik. Dukungan ini sangat logis,karena pimpinan menyadari bahwa banyak proses administrasi perkara yang harusdilakukan dengan menggunakan data empiris, dan data tersebut tersedia di aplikasi excel.Tanpa aspek terakhir ini, sulit rasanya aplikasi Excel bisa bertahan untuk digunakan selamaitu.

3.c. Aplikasi Kepegawaian

3.c.1. Umum

Penggunaan aplikasi komputer untuk keperluan manajemen kepegawaian di MahkamahAgung dimulai dengan penggunaannya untuk keperluan penggajian. Proses ini sudahdimulai sejak lama, sebelum tahun 2004 ketika MA membangun Aplikasi PenggajianTerpadu. Selanjutnya beranjak menuju dukungan terhadap proses manajemen pegawai,tidak hanya penggajian, dengan pembangunan Aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian MA(SIPEG) dan Aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian Peradilan untuk menangani parapersonel pengadilan yang pra masa satu atap masih menginduk ke instansi masing-masing.Pasca penyatuan satu atap, dalam payung program SIMARI dilakukan integrasi modultersebut sebagai Sistem Informasi Kepegawaian MA (SIKMA) dalam SIMARI. Sebagaimanahalnya modul-modul lain dalam SIMARI, dukungan aplikasi untuk kepegawaian ini pun tidaksempat terealisasi.

Sementara itu di lingkungan peradilan agama, juga telah terdapat aplikasi Sistem InformasiManajemen Kepegawaian yang disebut dengan SIMPEG. Aplikasi ini telah dipakai secaramenyeluruh sampai ke pengadilan-pengadilan di lingkungan Badilag.

Di peradilan umum, pada awal tahun 2008 memulai inisiatif untuk mengkonsolidasikandata kepegawaiannya secara elektronis dalam sebuah database khusus berbasis MicrosoftExcel.

Pada pertengahan tahun 2008 pula, Mahkamah Agung dengan bantuan program MCC-ICCPdari USAID membangun sebuah aplikasi manajemen kepegawaian yang terpadu, yangdisebut dengan Sistem Informasi Kepegawaian (SIKEP). Keberadaan aplikasi ini menandaiera adanya aplikasi tunggal untuk manajemen kepegawaian di MA dan peradilan dibawahnya. Dalam periode transisi, data yang sudah ada dalam sistem-sistem di Badilagmaupun Badilum diekspor untuk kemudian dilengkapi sebagai data awal yang ada dalamSIKEP tersebut.

Gambar 5 Peta Pengembangan Aplikasi SDM Mahkamah Agung RI

3.c.2. Pelajaran yang Diperoleh dari Implementasi Aplikasi Kepegawaian

1. Perlunya pengelolaan sosialisasi dan transisi menuju operasionalisasi sistem yangmemadai

Pelaksanaan SIKEP yang dikembangkan belakangan dengan dukungan MCC-ICCP sempatmenghadapi kendala karena user kebingungan dengan status aplikasi yang sudahmereka miliki, khususnya di lingkungan Badilag yang merasa SIMPEG sudah memenuhikebutuhan dengan baik, sehingga kenapa harus diganti. Pendekatan pengembanganaplikasi seperti ini memang sangat memerlukan analisa kebutuhan dan rencana kerjayang secara komprehensif memasukkan kondisi terkini dan rencana transisi dari kondisiyang sudah ada menuju kondisi yang diharapkan. Tujuannya adalah menghindarikebingungan-kebingungan yang tidak perlu terjadi sehingga berpotensi menghambatoperasionalisasi sistem.

Dengan adanya analisa yang komprehensif, kebutuhan sumber daya, baik dari sisi SDM,biaya maupun waktu yang harus disediakan oleh segenap satuan kerja juga bisaterdefinisi sejak dini, sehingga mereka bisa mempersiapkannya dengan baik.

2. Perlunya keterlibatan segenap stakeholders secara intens dan formil.

Selayaknya pengembangan aplikasi komputer, pelibatan bagian teknis terkait sepertiUnit TI di MA maupun Unit-unit TI di tingkat Satker perlu dilakukan sejak dini dan secarakontinu. Formalitas dalam proses ini penting untuk menghindari kesan salingmenghindar dan melepaskan tanggung jawab. Sampai saat pelaporan ini dibuat,dokumentasi teknis terkait SIKEP tidak tersedia di Bagian Pemeliharaan maupun BagianPengembangan TI Mahkamah Agung.

3.d. Aplikasi Pengawasan

3.d.1. Umum

Aplikasi Pengawasan baru memasuki tahap implementasi pada tahun 2009. Aplikasi lamayang dikembangkan pada 2004 dilaporkan belum sempat diimplementasikan, karenabeberapa masalah teknis terkait dengan spesifikasi dan kebutuhan Badan Pengawas sebagai

satuan kerja yang akan mengimplementasikan aplikasi tersebut yang ternyata diklaimkurang sesuai desain aplikasi finalnya.

Pada tahun 2009 aplikasi dipersempit menjadi aplikasi Penanganan Pengaduan Pengadilanyang memang merupakan core business dari Badan Pengawasan MARI. Aplikasi ini jugadiinstall di pengadilan tingkat banding untuk memungkinkan sinkronisasi berkala atasinformasi pelaksanaan tugas pengawasan pada pengadilan tingkat banding dengan sistem diMahkamah Agung.

Gambar 6 Peta Pengembangan Aplikasi Pengawasan Mahkamah Agung RI

3.d.2. Pelajaran yang Diperoleh dari Implementasi Aplikasi Pengawasan

Pada saat penulisan laporan ini diketahui bahwa aplikasi pengawasan dan pembinaan yangdikembangkan pada periode SiMARI sama sekali tidak pernah dipakai. Berdasarkanketerangan yang diperoleh dalam penyusunan laporan ini, ada dua faktor penting yangperlu diperhatikan dalam pengalaman pengembangan aplikasi pengawasan danpengembangan SIMARI. Pertama adalah proses pengembangan yang karena satu dan lainhal, tidak sepenuhnya melibatkan satuan kerja yang akan menggunakan aplikasi tersebut.Hal ini mengakibatkan satuan kerja yang akan menggunakan merasa bahwa aplikasitersebut masih perlu disempurnakan sebelum dapat dipakai. Masalahnya adalah,penyempurnaan tersebut tidak pernah terjadi.

Kedua, minimnya dukungan pimpinan dalam tahap implementasi aplikasi ini. Informasi yangmasuk menyebutkan, karena ketidaksesuaian spesifikasi mengakibatkan pimpinan jugakurang bersemangat dalam mendukung implementasi, kecuali

Terkait dengan aplikasi yang dikembangan belakangan, pengembangan aplikasi PengelolaanPengaduan ini baru memasuki tahap operasional. Pengenalan kepada staf telah dilakukandan secara bertahap data mulai dimasukkan ke dalam aplikasi ini. Seiring denganpengenalan aplikasi ini, maka versi stand alone dari aplikasi ini juga telah didistribusikankepada pengadilan tingkat banding untuk digunakan sebagai sarana pencatatan terhadappengaduan-pengaduan yang masuk ke dalamnya.

Sampai laporan ini ditulis, Badan Pengawasan MARI bersama dengan USAID-ICCP telahmelaksanakan sekitar lima pelatihan di Medan, Surabaya, Semarang, Makassar dan Jakarta,namun operasionalisasinya akan terus dilaksanakan secara bertahap.

3.e. Aplikasi Anggaran

3.e.1. Umum

Penggunaan aplikasi komputer untuk keperluan Keuangan dan Perencanaan Anggarandimulai dengan pembangunan aplikasi Sistem Informasi Perencanaan maupun SistemInformasi Keuangan pada tahun 2004. Kedua aplikasi tersebut selanjutnya digabung menjadimodul terintegrasi dalam Sistem Informasi Mahkamah Agung RI (SIMARI) yang dimulai padatahun 2006. Namun pada saat bersamaan ada implementasi aplikasi sejenis dari Depkeu,yaitu Aplikasi Rencana Keuangan dan Anggaran Kementerian/Lembaga Negara (RKAKL) yangberlaku nasional. Akhirnya aplikasi ini lah yang kemudian menjadi aplikasi utama untukkeperluan perencanaan anggaran dan keuangan di Mahkamah Agung.

Pada tahun 2008, melalui program MCC-ICCP bantuan donor USAID, Mahkamah Agungmembangun modul Komunikasi Data RKAKL untuk memudahkan konsolidasi dataperencanaan anggaran dari seluruh satker yang ada di Mahkamah Agung, termasuk keseluruh pengadilan di Indonesia.

Gambar 7 Peta Pengembangan Aplikasi Perencanaan dan Anggaran Mahkamah Agung RI

3.e.2. Pelajaran yang Diperoleh dari Implementasi Aplikasi Anggaran

Pelajaran penting dari implementasi aplikasi terkait keuangan dan perencanaan anggaran iniadalah potensi adanya “tabrakan” dengan inisiatif sejenis yang bersifat nasional, mengingatfungsi-fungsi kerja yang didukung bersifat generik dan pada dasarnya sama untuk semualembaga negara dan pemerintahan. Selain itu ada pula kepentingan untuk integrasi datamanajemen keuangan negara. Akibatnya ketika ada inisiatif nasional yang mengharuskanpemakaian aplikasi tertentu, dengan sendirinya aplikasi yang bersifat setempat sudahdipastikan tidak akan dapat dipergunakan.

3.f. Aplikasi Informasi dan Database Dokumen

3.f.1. Umum

Selama rentang lima tahun terakhir terdapat beberapa inisiatif pembangunan aplikasi yangmemiliki fungsi penyimpanan dan penelusuran dokumen. Namun sistem yang masih aktifsampai sekarang adalah Situs Informasi Putusan (http://putusan.mahkamahagung.go.id)dan Database Legislasi Online (http://legislasi.mahkamahagung.go.id) . Keduanyamerupakan program yang awalnya didukung oleh donor dan kemudian diserahkan keMahkamah Agung untuk dikelola sendiri. Situs Informasi Putusan dikelola oleh KepaniteraanMARI, sementara Database Legislasi Online dikelola oleh Bagian Perundang-undangan BiroHukum & Humas MARI.

Gambar 8 Peta Pengembangan Aplikasi Informasi dan Database Dokumen Mahkamah Agung RI

3.f.2. Pelajaran yang Diperoleh dari Implementasi Aplikasi Informasi dan Database

Dokumen

Saat ini aplikasi database yang masih berjalan dan dioperasikan adalah database putusan,dan database legislasi Mahkamah Agung. Database putusan dapat diakses pada urlhttp://putusan.mahkamahagung.go.id dan diupdate secara berkala oleh kepaniteraan MARI,sementara itu database legislasi, dapat diakses pada http://legislasi.mahkamahagung.go.id.Database legislasi secara teknis memiliki koleksi yang cukup banyak, hanya saja pembaruandata terbaru untuk periode setahun terakhir agak tersendat.

Ada beberapa hal penting yang membuat database putusan dapat berjalan sampai saatpelaporan dilakukan. Pertama adalah, adanya dasar hukum yang kuat. pengundangan SKKMA Nomor 144/2007 tentang Keterbukaan Informasi di Pengadilan, ditambah denganadanya momentum reformasi birokrasi serta program insentif remunerasi yang ditawarkanoleh pemerintah, kesemuanya telah mendorong pimpinan Mahkamah Agung untuk terussecara konsisten mendorong putusan untuk diterbitkan secara berkala. Apalagi sekarangdengan adanya UU No. 14/2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik dan UU No. 3/2009tentang perubahan Kedua UU Mahkamah Agung yang makin mengukuhkan akses publikterhadap putusan Mahkamah Agung, maka kebutuhan database putusan, makin dominan.

Kedua, modal awal untuk memiliki koleksi yang signifikan. Mahkamah Agung mendapatkandukungan dari donor dalam mendorong capaian signifikan dalam penerbitan putusan dalamwaktu singkat. Berkat dukungan MCC-ICCP, dalam waktu satu tahun lebih, MahkamahAgung dapat menampilkan lebih dari 10,000 putusan pada situs database putusannya.Ketiga, kerjasama dengan IALDF, yang terus mendukung pengembangan danpenyempurnaan prosedur dan tata cara penanganan penerbitan putusan dan pelatihan bagistaf yang melaksanakan prosedur tersebut.

Dari sisi database legislasi, capaian juga banyak dikontribusikan dari donor. Modal awaldengan lebih dari 6,000 peraturan perundang-undangan dan 500 peraturan yangdikeluarkan oleh Mahkamah Agung, dikontribusikan oleh proyek EU-MA GGIJ. Meskipundukungan tidak termasuk kepada pembentukan prosedur dan implementasi prosedurupdate informasi yang terdapat di dalam database, maka jumlah itu sendiri sudah sangatsignifikan untuk memulai suatu layanan informasi yang bermakna bagi warga pengadilan.

Modal awal ini sangat penting untuk menciptakan momentum yang terus bergulir dari sisiMahkamah Agung untuk melanjutkan pengelolaan dan penyajian informasi itu secaramandiri. Dengan jumlah yang sudah relatif banyak, maka kedua inisiatif ini, dengansendirinya menjadi ‘terlalu besar untuk gagal’ karena sudah menjadi bagian yang tidakterpisahkan dengan identitas satuan kerja yang melaksanakannya. Hal ini penting untukdilihat sebagai salah satu alasan penting, mengapa sistem ini bisa bertahan.

Keempat adalah dibuatnya prosedur tetap dan penegakan prosedur tersebut terkait denganpembaharuan data dan penggunaannya. Implementasi database putusan Mahkamah Agungbisa bertahan karena adanya prosedur yang jelas. Surat Edaran Panitera MARI Nomor73/PAN/INT/VI/2008 tentang pengesahan prosedur penanganan softcopy putusan danupload ke situs Mahkamah Agung RI merupakan basis kerja yang menjamin terusmengalirnya naskah softcopy putusan ke pusat data yang mengelola database putusan.Meskipun tingkat kepatuhan belum 100%, namun secara rutin, koleksi putusan yangdinaikkan terus bertambah. Namun tidak halnya dengan database legislasi.

3.g. Aplikasi Pengelolaan Aset

3.g.1. Umum

Seperti halnya implementasi aplikasi komputer untuk keuangan dan perencanaan anggaran,inisiatif mandiri dalam menggunakan aplikasi komputer untuk manajemen aset akhirnyakemudian ditinggalkan dan menggunakan aplikasi standar yang disediakan oleh DepartemenKeuangan.

Inisiatif mandiri tersebut dimulai dengan pembangunan Sistem Informasi Sarana PrasaranaMA, dilanjutkan dengan Sistem Informasi Logistik MA (SiLOG) dan kemudian menjadi modulManajemen Aset dalam SIMARI.

Seiring dengan implementasi Aplikasi Sistem Administrasi Barang Milik Negara (SABMN) dariDepkeu, ditambah kondisi belum stabilnya aplikasi-aplikasi dalam SIMARI (sesuai audit TI2007), selanjutnya MA menggunakan paket aplikasi SABMN tersebut.

Baik Aplikasi SABMN maupun Aplikasi RKAKL secara periodik mendapatkan penyempurnaandari Departemen Keuangan.

Gambar 9 Peta Pengembangan Aplikasi Pengelolaan Aset Mahkamah Agung RI

3.g.2. Pelajaran yang Diperoleh dari Implementasi Aplikasi Pengelolaan Aset

Sama halnya dengan pelajaran yang diperoleh dari implementasi aplikasi terkait keuangandan perencanaan anggaran, aplikasi pengelolaan aset juga dihadapkan dengan fakta bahwapemerintah, secara nasional telah memiliki sendiri aplikasi pengelolaan aset yang dikenalsebagai Aplikasi Sistem Administrasi Barang Milik Negara (SABMN). Pengembangan secaraterpisah oleh Mahkamah Agung sebagai kementrian/lembaga sendiri berpotensi konflikdengan dengan inisiatif sejenis yang bersifat nasional, mengingat fungsi-fungsi kerja yangdidukung bersifat generik dan pada dasarnya sama untuk semua lembaga negara danpemerintahan.

Akibatnya dalam situasi ini, dengan sendirinya aplikasi yang dikembangkan sendiri sudahpasti akan tidak terpakai dan harus menggunakan aplikasi yang diakui secara nasional.

3.h. Aplikasi Lain

Selain kelompok aplikasi yang telah disinggung sebelumnya, Satker Eselon 1 MahkamahAgung RI juga mengoperasikan beberapa aplikasi lain yang patut disinggung, yaitu

1. Perpustakaan Online Mahkamah Agung RI, dioperasikan oleh Biro Hukum & Humas qqBagian Perpustakaan, aplikasi ini memuat katalog dan informasi koleksi perpustakaanMARI.

Pada 2008, Bagian Perpustakaan Mahkamah Agung RI yang berada dibawah BiroHukum Humas mengadakan tender untuk mengembangkan suatu aplikasi katalogperpustakaan online. Tender tersebut dimenangkan oleh Institut Pertanian Bogor, yangkemudian menginstall aplikasi Online Public Access (OPAC) versi 1.0 . Aplikasi ini padaumumnya dimaksudkan untuk memberikan akses kepada anggota perpustakaan untukmelakukan penelusuran online kepada koleksi buku yang tersedia di perpustakaanMahkamah Agung.

Selain dari aplikasi OPAC yang merupakan aplikasi dasar penelusuran informasi koleksiperpustakaan, maka Mahkamah Agung juga menambahkan fitur Aplikasi Foto sebagai

tambahan pada modul pengelolaan anggota perpustakaan sehingga foto anggotaperpustakaan bisa tercatat di aplikasi dan juga bisa dicetak sebagai kartu anggotaperpustakaan.

Sampai saat ini aplikasi ini dilaporkan masih beroperasi dan dapat diakses padahttp://perpustakaan.mahkamahagung.go.id/perpusma/index.php. Khusus untukaplikasi foto, maka hanya bisa dilakukan secara offline.

Sampai saat ini data tersedia mencapai sekitar 8500 judul.

2. Aplikasi Permohonan Informasi, dioperasikan oleh Biro Hukum & Humas qq MejaInformasi MARI memungkinkan permohonan informasi dilakukan secara online

Sistem permohonan informasi online adalah sebuah sistem yang dirancang untukmempermudah pengajuan permohonan informasi dalam rangka pelaksanaanketerbukaan informasi pada Mahkamah Agung, sebagaimana diamanatkan oleh SK 144.Sistem ini pada prinsipnya bertujuan untuk mengganti sepenuhnya register pencatatanmanual, dalam artian bahwa semua permohonan informasi yang masuk harus dilakukanmelalui sistem ini, untuk memastikan pencatatan dan proses seterusnya, sampaipenyampaian informasi tersebut ke pemohon informasi terdata dengan baik.

Sistem permohonan informasi online ditempatkan di dalam situs Mahkamah Agungsebagai bagian dari skema pelayanan meja informasi. Sistem ini bisa diakses melalui urlhttp://www.mahkamahagung.go.id/di_web3/index.asp. Sistem ini dikelola oleh stafBiro Hukum & Humas operator yang bekerja sebagai petugas meja informasi padaMahkamah Agung. Selain itu sistem juga digunakan oleh petugas pada setiap SatuanKerja yang menjadi titik kontak meja informasi, sehingga apabila informasi yang hanyabisa dicari oleh petugas Satuan Kerja, maka pengirimannya ke meja informasi dapatdilakukan melalui sistem.

Secara umum aplikasi ini memiliki fungsi sebagai berikut :

a. Mencatat permohonan informasi yang masukb. Melakukan komunikasi dalam rangka pengumpulan informasi yang diminta, baik

terhadap petugas dari satuan kerja lain, maupun dengan pemohon informasic. Monitoring proses pengolahan informasid. Menjawab/mengirimkan hasil informasi yang dicari oleh pemohon.e. Menerima pengajuan keberatan terhadap pelayanan informasi yang tidak sesuai

Mengingat sistem ini melibatkan penggunaan oleh lebih dari satu satuan kerja, sistemmemiliki kemampuan untuk mengelola daftar nama satuan kerja, termasuk menambah,mengurangi dan menghapus satuan kerja yang sudah ada. Selain itu sistem jugamemiliki kemampuan untuk mengontrol pengguna sistem, termasuk menambah,merubah, maupun menghapus pengguna yang terdaftar di dalam sistem.

3. Pelaporan Keuangan Perkara Berbasis SMS, dioperasikan oleh masing-masing DitjenBadan Peradilan, status laporan keuangan bulanan dikirim via SMS ke SMS gatewayyang akan mengolahnya menjadi laporan keuangan perkara pengadilan tingkat pertamadan banding yang utuh.

4. Mail Server Lotus Domino, yang digunakan untuk melayani kebutuhan email internalkorporat di lingkungan kantor pusat Mahkamah Agung RI

Pada tahun 2009 Mahkamah Agung mulai mengadakan fasilitas email korporat bagipara pejabatnya. Seluruh pejabat dari tingkat tertinggi, yaitu pimpinan sampai tingkateselon 2 memperoleh account email individual dengan nama domain@mahkamahagung.go.id yang dapat dipakai untuk keperluan dinas.

Peluncurannya dilakukan dengan mendistribusikan informasi aktivasi berisi usernamedan password kepada para pejabat yang menerima fasilitas tersebut.

3.i. Aplikasi Situs Web Mahkamah Agung

3.i.1. Umum

Inisiatif portal internet MARI dimulai sejak tahun 2001, ketika situs www.mari.go.id danwww.ma-ri.go.id diluncurkan dan beroperasi. Namun Mahkamah Agung baru benar-benarmemiliki portal, ketika situs www.mahkamahagung.go.id diluncurkan pada 2007.Belakangan setelah serah terima pengelolaan situs ke tangan Biro Hukum & HumasMahkamah Agung RI, kinerja situs mahkamah agung terus meningkat dan memuat lebihbanyak informasi yang penting bagi pelayanan publik.

Selain daripada portal utama Mahkamah Agung, maka sejak tahun 2005, masing-masingSatuan Kerja di Mahkamah Agung RI mulai memulai proses untuk memiliki sendiri situs webmereka. Diawali dengan Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama MARI yangmeluncurkan situs www.badilag.net pada tahun 2005, maka inisiatif ini disusul berurut-urutdengan Ditjen Badilmiltun pada tahun 2007 (www.ditjenmiltun.com danwww.dirjenmiltun.com) Ditjen Badilum pada 2008 (www.badilum.info) dan terakhir adalahBalitbangdiklat yang diluncurkan pada tahun 2008 akhir.

Masing-masing situs ini berlomba menawarkan informasi-informasi penting bagi parapenggunanya, yang tidak hanya terbatas kepada warga pengadilan, namun juga pada publiksebagai salah satu pihak yang berkepentingan untuk mengetahui informasi tersebut. Salahsatu hal yang penting dari pengembangan situs-situs ini adalah adanya koordinasi dan salingreferensi antara masing-masing situs tersebut, yaitu untuk menggunakan sumber daya yangsama secara bersama-sama, sehingga tidak terjadi pemborosan terhadap kebutuhanpengelolaan fitur-fitur tertentu. Adalah umum apabila melihat pada situs-situs direktoratjenderal tersebut merujuk kepada aplikasi-aplikasi yang tersedia di situs Mahkamah Agung,misalnya saling relay berita antara situs Mahkamah Agung dengan Badilag, tampilanaplikasi-aplikasi pusat Mahkamah Agung pada situs-situs direktorat jenderal, seperti pusatinformasi peraturan, RKA-KL Online, SAI online, dan lainnya.

Gambar 10 Peta Pengembangan Aplikasi Situs Web Mahkamah Agung RI

Secara singkat fitur-fitur yang unik tersedia pada situs web satuan kerja Mahkamah Agungadalah sebagai berikut (dengan mengecualikan fitur standar):

1. Situs Mahkamah Agung

Putusan MARI | Informasi Perkembangan Perkara | Permohonaninformasi/Pengaduan | Database Legislasi | RKA/KL Online | SAI Online | SikepOnline |Statistik Perkara| Perpustakaan Online

2. Situs Ditjen Badilag

Laporan keuangan Perkara Berbasis SMS | SIKEP Online| Layanan PermohonanInformasi & Pengaduan MARI | Jadual Sidang PA pada Ibukota Propinsi se Indonesia| Panggilan Tidak Dikenal | Pengumuman Lelang | Versi Bahasa Inggris | VersiBahasa Arab | Catatan Harian Kinerja | Cek akta cerai

3. Situs Ditjen Badilum

Pengumuman Promosi Mutasi | Pengaduan Badilum |Laporan Perkara Masuk padaPranata |Database Hakim PN/PT/Panitera PN/PT

4. Situs Ditjen Badilmiltun

Putusan MARI | Permohonan informasi/Pengaduan MARI| Database Legislasi MARI|RKA/KL Online | SAI Online | Sikep Online | Layanan Informasi & Pengaduan|Perpustakaan MARI

5. Situs Balitbangdiklatkumdil

Publikasi Puslitbang | Dokumentasi Diklat | Info Litbangdiklat | Informasi Lelang.

3.i.2. Pelajaran yang Diperoleh dari Implementasi Aplikasi Pengelolaan Aset

a. Situs terpusat atau terdesentralisir ?

Salah satu pelajaran penting yang ada pada pengembangan portal internet adalah, denganjumlah satuan kerja setingkat eselon satu yang mencapai enam buah, maka menarik untuk

melihat bahwa Mahkamah Agung menganut sistem pengelolaan web yang terdesentralisir.Meskipun pada awalnya situs web Mahkamah Agung didesain untuk beroperasi sebagai webyang tersentralisir. Desentralisasi pengelolaan situs web dimulai pertama kali olehDirektorat Jenderal Badan Peradilan Agama pada tahun 2005 kemudian menjadi model yangsecara tidak resmi dianut oleh Mahkamah Agung. Belakangan model ini disusul olehdirektorat Jenderal Badilmiltun, Direktorat Jenderal Badilum, terakhir adalahBalitbangdiklat.

Dalam model ini Sekretariat Mahkamah Agung RI melalui Badan Urusan Administrasimengelola situs pusat dengan url http://www.mahkamahagung.go.id , dan mengembangkanaplikasi-aplikasi kunci. Selanjutnya masing-masing situs yang dikelola satker eselon satumelakukan linking aplikasi-aplikasi penting untuk dapat diakses pula melalui situs direktoratjenderal. Sementara itu masing-masing ditjen tetap memiliki informasi maupun aplikasikhusus yang memang dimanfaatkan oleh satuan kerja di bawahnya.

Selain itu, masing-masing unit pelaksana teknis Mahkamah Agung yang jumlahnya mencapai800 unit pelaksana teknis juga memiliki situs web-nya masing-masing yang dikelola secaramandiri. Di peradilan agama, beberapa pengadilan tinggi agama memiliki kebijakan sub-domain, dimana situs web berpusat di pengadilan tingkat banding, sementara itupengadilan tingkat pertama menjadi sub domainnya.

Dari sisi sumber daya mungkin terkesan redundan, apalagi jika situs satker tidak terkeloladengan baik. Diantara situs satuan kerja yang dikelola dengan kinerja tertinggi adalah situsDirektorat Jenderal Badan Peradilan Agama, yang tidak hanya memiliki jumlah modul daninformasi terbanyak, namun juga kualitas pembaruan data yang terus menerus. Situs DitjenBadilmiltun banyak memanfaatkan modul yang berasal dari situs Mahkamah Agung RI.Sementara itu, situs yang lain meskipun terus di update, namun intensitas tidak setinggisitus Mahkamah Agung, atau situs Ditjen Badan Peradilan Agama. Permasalahan redundansihanya bisa dieliminir sepanjang informasi dan aplikasi khusus yang dikelola oleh masing-masing satuan kerja dikelola dengan baik, sehingga mampu menciptakan sinergi. Dengankapasitas pengelolaan teknologi informasi yang memang masih dalam tahappengembangan, memiliki sendiri situs web memungkinkan satuan kerja untuk lebih cepatmerespon kebutuhan unit kerja yang ada di bawahnya, sehingga kebutuhan unit kerja dilapangan bisa lebih cepat terpenuhi, ketimbang harus menunggu unit kerja pusat untukmengakomodasinya.

Gambar 11 Peta Utilisasi Informasi pada Website Mahkamah Agung RI

b. Masih Perlu Strategi Khusus untuk Pengelolaan Situs Web

Membuat situs satuan kerja dan menyiapkan modulnya merupakan satu hal. Hal lainnyaadalah memastikan bahwa isi situs tersebut selalu diperbaharui. Hal ini terbukti masihmerupakan masalah pada Mahkamah Agung. Pada tingkat satuan kerja, satu-satunya yangmemiliki situs yang terupdate secara terus menerus adalah direktorat jenderal BadanPeradilan Agama. Sementara itu satuan kerja lainnya cenderung lambat dan tidak memilikimateri yang lengkap dalam mengisi informasi pada situs web nya.

Pada Mahkamah Agung, pembaruan isi dari situs web dikelola oleh Bagian Hubungan LuarMahkamah Agung, untuk hal-hal yang terkait dengan berita dan kegiatan, dan BagianPerawatan Teknologi Informasi, dalam hal update terkait dengan aplikasi dan perawatanteknis lainnya.

Salah satu resep keberhasilan Ditjen Badilag dalam mengelola situs web nya adalah,dorongan aktif dari pimpinan, dan integrasi total inisiatif Teknologi Informasi dengankegiatan rutin direktorat jenderal. Meskipun tidak merupakan bagian dari kegiatan rutin,pada Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama, semangat Teknologi Informasi telahmenjadi suatu bagian yang nyaris tidak terpisahkan dari seluruh elemen kegiatan direktoratjenderal, dan tidak sekedar asesoris belaka. Sehingga seluruh kegiatan satuan kerja selalumemasukkan elemen teknologi informasi, dan berdampak positif kepada kemajuanimplementasi teknologi informasi pada situs tersebut.

Sementara itu, pada satuan kerja lain yang masih belum secara optimal menggabungkanimplementasi teknologi informasi dengan kegiatan sehari-harinya, update situs cenderungtidak selancar yang lain. Hal ini perlu diminimalisir, untuk memastikan bahwa situs satuankerja tidak semata-mata menjadi redundan yang tidak efektif dan tidak efisien.

C. Pelajaran Umum yang Bisa diambil dari Implementasi Teknologi

Informasi di Mahkamah Agung

1. Perlu Perhatian Khusus Terhadap Strategi Pengembangan BerkelanjutanDari pengalaman Mahkamah Agung terlihat ada masalah terkait dengan keberlanjutaninisiatif yang telah dirintis. Kebanyakan inisiatif terputus ditengah jalan lalu aplikasi baruyang tidak merupakan kelanjutan dari yang lama masuk dan tidak sedikit yang mengalamimasalah yang sama.

Keberhasilan implementasi Teknologi Informasi merupakan kombinasi dari faktor-faktorseperti perencanaan yang baik, kesiapan SDM, kecukupan infrastruktur, ketepatan solusiteknis, yang didukung oleh kebijakan yang konsisten dan terstruktur sesuai dengan rencanayang telah ditetapkan sebelumnya yang memperhatikan situasi perkembangan nasional.

Masalah perencanaan sangat penting, untuk memastikan keberlanjutan, menghindaritumpang tindih, ketidak sesuaian dengan standar teknis yang ada, serta memastikan bahwaaplikasi yang dikembangkan akan mampu dilaksanakan, dengan memastikan kecukupaninfrastruktur dan prasyarat lainnya. Pada beberapa inisiatif, seperti aset, anggaran, dankeuangan implementasi menjadi tidak optimal, karena ada ketidaksesuaian antaraperencanaan dengan inisiatif skala nasional yang merupakan solusi terakhir yang diakui olehMenteri Keuangan sebagai otoritas tertinggi dalam bidang itu.

Selain itu masalah kesiapan infrastruktur dan kesiapan SDM tidak pelak lagi merupakanfaktor penting yang harus diperhatikan untuk menentukan solusi teknis yang paling tepat.Proses pengembangan dan implementasi suatu inisiatif juga harus dilakukan sedapatmungkin dengan melibatkan pengguna, untuk memastikan bahwa solusi teknis mampumengakomodasi kebutuhan dan kekurangan yang ada di lapangan. Dua hal perludiperhatikan, yaitu tingkat literasi teknologi dan informasi (IT Literacy Level) dan aspekpsikologis calon pengguna sebagai hal penting yang harus diperhatikan dalam setiap agendaimplementasi teknologi informasi. Saat ini Mahkamah Agung merupakan organisasi dalamtransisi yang sebagian besar SDMnya merupakan SDM warisan era ketika seluruh proseskerja dilakukan secara manual. Perencanaan harus sensitif terhadap hal itu, karena problemteknis yang mungkin dianggap sepele oleh orang dengan tingkat literasi TI tertentu, mungkinakan dianggap menakutkan bagi orang-orang dengan tingkat literasi TI yang rendah sepertiyang banyak dimiliki organisasi pemerintah dalam transisi, yang pada akhirnyamenyebabkan keengganan dan ketakutan pengguna untuk menggunakan aplikasi tersebut.

Dari sisi psikologis, strategi implementasi aplikasi juga sangat menentukan dalamkeberhasilan penggunaan suatu aplikasi. Aplikasi yang pengembangannya tidak dilakukansecara partisipatif akan lebih sulit untuk dapat memperoleh penerimaan yang baik dikalangan pengguna akibat kesenjangan antara harapan dan produk akhir. Calon penggunamutlak harus diikutsertakan dalam proses pengembangan aplikasi secara intensif untukmempersiapkan mental mereka dalam memulai sesuatu yang baru.

Ini bersandingan dengan kesiapan infrastruktur TI. Solusi yang dikembangkan harus mutlakmampu berjalan diatas infrastruktur yang ada. Sehingga infrastruktur merupakan prasyaratmutlak. Baru tahun 2009, Mahkamah Agung memiliki tingkat koneksi jaringan yangmendekati 100% di seluruh ruang hakim agung, artinya pada masa sebelumnya infrastrukturyang ada sangat kurang, dan tidak mungkin mendukung aplikasi yang telah banyakdikembangkan oleh pengembang pada waktu sebelumnya.

Secara sistematis implementasi teknologi informasi pada Mahkamah Agung ke-depannyaharus memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

Gambar 12 Model Strategi Implementasi Teknologi Informasi

Kebijakan pimpinan pada akhirnya merupakan garda terakhir yang menentukanimplementasi yang baik. Struktur tata kelola TI yang solid di satu sisi memang penting,namun dalam pengalaman Mahkamah Agung, beberapa satuan kerja justru bisamenghasilkan hasil yang positif dengan struktur tata kelola yang bersifat ad hoc. Kebijakanyang konsisten yang menjalankan proses monitoring dan evaluasi secara terus menerusmerupakan prasyarat berjalannya sistem yang dikembangkan. Ini yang sering dilupakan,peran pimpinan yang mampu memotivasi penggunaan teknologi informasi sangat kritikaldan merupakan kunci utama yang bisa mengatasi segala masalah teknis.

2. Masalah Organisasi dan Tata KelolaKendala organisasional dan SDM TI merupakan persoalan yang relatif “klasik”. Di MahkamahAgung, persoalan itu turut memegang kontribusi penting terhadap terhambatnya beberapainisiatif pada tahap awal pengembangan. Tidak adanya kejelasan unit organisasi di MA yangbertanggung jawab untuk mengelola teknologi informasi dan menjamin kinerjanya untukmemenuhi kebutuhan organisasi membuat implementasinya seperti “layang-layang putus”.MA mencoba memecahkan dengan mengoutsource ke vendor, tetapi sayangnya tidakdisertai dengan kontrak kinerja yang jelas dan tegas. Akibatnya kinerja akhir yang diperolehpun tidak memuaskan.

Mahkamah Agung kemudian mencoba mengatasi dengan membentuk organisasi TI yangterdiri dari dua bagian: Bagian Pengembangan Sistem Informtika dan Bagian PemeliharaanTeknologi Informasi. Namun tidak ada unit induk yang menaungi hal itu, dan tanggungjawab koordinasi diserahkan pada Biro Hukum dan Humas. Akibatnya terdapat potensikedua bagian itu untuk bergerak asinkron. Secara natural keinginan untuk mengembangkanteknologi umumnya akan berbenturan dengan keterbatasan dalam mengelola danmemeliharanya di kemudian hari. Belum lagi akan adanya kendala budgeter di kemudianhari seperti telah disinggung pada bagian sebelumnya. Koordinasi yang lebih bersifat teknisdiperlukan di sini.

Kondisi tersebut diperburuk dengan keterbatasan SDM yang memahami teknologi informasibagi kepentingan organisasi. Mahkamah Agung mencoba merekrut pejabat eselon III dariluar untuk mengelola pengembangan teknologi informasi. Persoalannya adalah adanyaekspektasi bahwa segala sesuatunya kemudian bisa dikelola secara mandiri dengan adanyapendekatan itu, padahal sumber daya teknisnya tidak ada.

Kondisi tersebut semakin parah ketika terjadi konflik internal (politik kantor) dan sentimen-sentimen yang cenderung personal yang mengakibatkan terhambatnya persoalanpengembangan sistem informasi.

Pada tahun 2008 Mahkamah Agung mencoba menggunakan pendekatan outsourcing untukmengelola dan memelihara perangkat teknologi informasi. Ada kontrak kinerja yang diaturdengan ketat terhadap vendor. Hasilnya sangat positif dan berkelanjutan hingga saat ini. Pertahun 2009, Mahkamah Agung juga mulai merekrut tenaga-tenaga teknis yang berlatarbelakang TI.

Menilik trend pengelolaan teknologi informasi pada saat ini, unit TI internal umumnya lebihbertugas merencanakan, mencari solusi di pasaran dan kemudian melakukan kontrolterhadap penyedia solusinya. Penyediaan sumber daya TI yang berkualitas secara mandiriumumnya akan mahal dan rentan turn over yang tinggi. Apalagi jika tidak ada peluangjenjang karir yang menjanjikan dalam organisasi.

Kendala organisasional juga sangat terlihat di level pengadilan. Tidak ada unit khusus yangbertanggung jawab mengelolanya. Akibatnya penugasan dilakukan secara insidental dankemudian akan berbenturan dengan persoalan klasik tadi, seperti ketidaksesuain dengantugas pokok dan fungsi (sehingga menyulitkan personel bersangkutan untuk memenuhiukuran pencapaian kinernya) serta tidak adanya kejelasan jenjang karir.

Jika Mahkamah Agung di masa depan akan bergantung pada teknologi informasi, makapersoalan organisasional ini perlu dipecahkan. Mahkamah Agung bisa menggunakanpendekatan outsourcing atau managed services dengan penyedia jasa dari luar yang diaturdengan kontrak kinerja yang ketat. Pendekatan ini berlaku secara nasional, sehingga bisamengatasi pula kendala di level pengadilan. Sementara untuk tenaga internal bisa diarahkanpada dua alur jenjang karir: berorientasi proses administratif (administrasi umum maupunkepaniteraan) serta berorientasi pada pengelolaan fasilitas (administrasi umum).