Pemberkasan Surat oleh Sekretaris Pejabat Eselon I Di ...
Transcript of Pemberkasan Surat oleh Sekretaris Pejabat Eselon I Di ...
Pemberkasan Surat oleh Sekretaris Pejabat Eselon I Di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Ardy Pratama K.R1 dan Anon Mirmani2
1. Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Ilmu Pengetahuan
Budaya, Universitas Indonesia Kampus UI, Depok, Jawa Barat, 16424, Indonesia
E-mail: [email protected] ; [email protected]
Abstrak
Penelitian ini tentang kegiatan pemberkasan surat oleh sekretaris pejabat eselon I di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui kegiatan pemberkasan surat yang dilakukan oleh sekretaris pejabat eselon I di ANRI. Penelitian menggunakan metode studi kasus. Pengumpulan data melalui wawancara and observasi. Hasil penelitian menunjukkan pemberkasan surat oleh sekretaris sudah memenuhi kriteria pemberkasan. Kegiatan pemberkasan surat dapat meningkatkan kinerja sekretaris pejabat eselon I, sehingga temu kembali informasi dan keutuhan informasi dapat terjaga.
Abstract
This study of the activity of filing a letter by the secretary of echelon I officials at the National Archives of the Republic of Indonesia ( ANRI ). The aim of this study was to determine the activities undertaken by filing a letter secretary echelon I officials in ANRI . Research using the case study method. Collecting data through interviews and observations. The results showed filing a letter by the secretary meets the filing criteria. Letter filing activities can improve the performance of the secretary of echelon I , so information retrieval and information integrity can be maintained. Key words :Filing System; Secretary
1. Pendahuluan
Surat merupakan arsip, informasi yang terkandung di dalamnya informasi yang sering
dibutuhkan oleh instansi. Salah satu profesi yang tugasnya berhubungan dengan persuratan yaitu
sekretaris. Sekretaris adalah seseorang yang bertugas untuk membantu meringankan tugas dari
pimpinannya. Tugas yang berkaitan mengenai persuratan itu merupakan tugas yang bersifat rutin.
Karena informasi pada surat merupakan informasi yang sangat penting untuk memenuhi
kebutuhan informasi dari instansi tersebut, maka dibutuhkan penanganan untuk menjaganya baik
itu dalam bentuk isi informasi maupun fisiknya. Penanganan tersebut dinamakan pemberkasan.
Pemberkasan surat..., Ardy Pratama Kr, FIB UI, 2015
Menurut Kadarmo (1998; 139), pemberkasan adalah proses pengaturan dan penyimpanan
arsip secara sistematis, sehingga pada saat dibutuhkan dapat diakses kembali dengan cepat.
Pemberkasan merupakan salah satu tugas dari seorang sekretaris untuk mengatur dan memelihara
arsip diinstansinya. Pemberkasan yang sering dilakukan oleh sekretaris berupa surat. Surat
tersebut merupakan arsip dinamis aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan bagi
keberlangsungan kerja.
ANRI merupakan Lembaga Pemerintah Non Departemen yang bertanggungjawab
langsung kepada Presiden. ANRI memiliki sebuah pedoman dalam melakukan pemberkasan
yaitu pedoman klasifikasi (Perka ANRI Nomor 31 tahun 2012 tentang klasifikasi arsip di
lingkungan ANRI). Tugas pokok ANRI yaitu penyusunan rencana nasional secara makro di
bidang kearsipan, penetapan dan penyelenggaraan kearsipan nasional untuk mendukung
pembangunan secara makro, penetapan system kearsipan di bidang kearsipan dan peranan lain
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Yaitu perumusan dan
pelaksanaan kebijakan tertentu di bidang kearsipan dan penyelamatan serta pelestarian arsip dan
pemanfaatan naskah sumber arsip.
Pimpinan membutuhkan seseorang yang dapat membantunya untuk menyelenggarakan
bagian-bagian kecil dari tugas-tugasnya. Sekretaris adalah seorang yang dapat memberikan
bantuan tersebut. Salah satu tugas dari sekretaris yaitu pemberkasan. Pemberkasan surat yang
dilakukan oleh sekretaris itu memiliki beberapa tahap yaitu dari memisahkan surat-surat yang
bersifat penting kemudian mengelompokkan berdasarkan permasalahannya hingga penataan di
filing cabinet.
2. Tinjauan Literatur
2.1 Definisi Arsip
Menurut Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 menjelaskan bahwa
arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
Negara, pemerintah daerah dan sebagainya. Arsip akan terus tumbuh dan berkembang seiring
dengan semakin kompleksnya tugas fungsi dari organisasi tersebut. Dampaknya arsip semakin
menumpuk sehingga tidak terkontrol dengan baik. Akibatnya, ketika organisasi membutuhkan
Pemberkasan surat..., Ardy Pratama Kr, FIB UI, 2015
informasi arsip untuk kebutuhan pelaksanaan tugas ataupun untuk pengambilan keputusan, jadi
sangat sulit atau memerlukan waktu yang relatif lama untuk ditemukan kembali. Arsip
membutuhkan suatu sistem pemberkasan yang tepat agar dapat menciptakan efektifitas dan
efisiensi bagi organisasi dalam pengelolaan arsip-arsip tersebut.
Agar dapat melaksanakan manajemen arsip dengan baik, maka kita harus paham
bagaimana arsip itu dari tahap penciptaan hingga pemusnahan, tahapan-tahapan inilah yang
disebut dengan daur hidup arsip. Gambaran dari daur hidup arsip sebagai berikut:
Gambar 2.1 Siklus Hidup Arsip.
Sumber : Sulistyo-Basuki, 2003, p.16
Penjelasan dari gambar diatas adalah sebagai berikut, Siklus daur hidup arsip ada 5 fase
utama berdasarkan yang telah dikemukakan oleh Sulistyo Basuki (2003;16) yaitu pembuatan,
distribusi, penggunaan, pemeliharaan (maintenance), dan aktivitas. Pada fase kelima arsip
menghadapi dua pilihan yaitu pemusnahan atau penyimpanan permanen.
Menurut Sedarmayanti (2003; 9) fungsinya dan kegunaannya arsip/dokumen dapat
dibedakan menjadi dua macam yaitu: 1) Arsip dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau
Penciptaan dan penerimaan Korespondensi
Formulir Laporan Gambar Salinan
Mikrobentuk Masukan dan Iuran Komputer
Penggunaan Pengambilan Keputusan
Dokumentasi Respon Rujukan
Persyaratan Hukum
Penyimpanan Berkas
Temubalik Transfer
Penyebaran Internal
Eksternal
Penempatan Penyimpanan Pemusnahan
Pemberkasan surat..., Ardy Pratama Kr, FIB UI, 2015
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. 2) Arsip statis adalah
arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelengaraan sehari-
hari administrasi negara. Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban nasional bagi kegiatan
pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.
2.2 Azaz Pengorganisasian
Menurut Sedarmayanti (2003; 44) dalam penyimpanan arsip dikenal tiga azaz
pengorganisasian yaitu:
a. Azaz sentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang
dipusatkan di satu unit khusus, yaitu pusat penyimpanan arsip.
b. Azas desentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan di masing-
masing unit dalam suatu organisasi.
c. Azas gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip
dengan cara menggabungkan antara sentralisasi dan desentralisasi. Azaz ini digunakan
untuk mengurangi kerugian yang terdapat pada azaz sentralisasi dan desentralisasi.
2.3 Penanganan Surat
Menurut Barthos (2009; 23), mengurus surat dikantor merupakan suatu kegiatan yang
sangat penting. Penanganan surat disetiap instansi berbeda, dikarenakan tergantung instansinya.
Suatu organisasi kecil, surat masuk dan keluar dapat diurus oleh seorang petugas merangkap
dengan tugas lainnya. Sedangkan organisasi besar, penanganan surat dikerjakan secara masing-
masing atau dapat dipusat kebagian khusus, yaitu bagian atau seksi ekspedisi. Urusan ekspedisi
surat-menyurat yang dipusatkan yaitu mengerjakan surat-surat masuk maupun keluar adalah
dipandang lebih baik. Apabila seorang petugas, seorang diri dalam mengurus ekspedisi yang
dipusatkan, disamping cara ekspedisi surat-surat yang seragam dapat ditetapkan untuk seluruh
organisasi karena dapat membawa penghematan dalam arti bahwa tidak ada duplikasi dalam
penggunaan alat-alat ekspedisi.
Pemberkasan surat..., Ardy Pratama Kr, FIB UI, 2015
2.4 Pemberkaskan Arsip
Dalam mengatur dan memelihara arsip merupakan salah satu tugas rutin dari seorang
sekretaris. Istilah yang dipakai dalam mengatur dan memelihara arsip yaitu filing atau
pemberkasan merupakan salah satu tugas dari seorang sekretaris untuk mengatur dan memelihara
arsip yang ada pada instansinya. Pernyataan tersebut dipertegas Michael Roper menjelaskan
Filing atau Pemberkasan dalam Gunarto (1997;2) merupakan kelanjutan dari penanganan arsip
dinamis aktif ketika langkah pengurusan surat telah selesai diproses. Pengurusan surat yang
sebelumnya melalui tahap tata persuratan (termasuk form design) merupakan tahap yang dapat
memperlancar pelaksanaan filing.
Kadarmo (1998; 140) menjelaskan ada 5 dasar sistem pokok dalam mengatur atau
memberkaskan arsip yaitu:
a. Sistem Abjad adalah suatu system untuk menyusun nama-nama. Perihal surat juga dapat
disusun menurut abjad, yaitu menyusun subjek itu dalam urutan A sampai Z .
b. Sistem Subjek, apabila sekretaris ingin memakai system selain system alphabet, dikarena
organisasinya menangani masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan, maka
sekretaris dapat memakai system subjek dalam mengatur atau memberkaskan arsipnya.
c. Sistem Daerah/Wilayah, apabila sekretaris ingin menggunakan system berdasarkan daerah
atau wilayahnya, ia dapat menggunakan nama daerah atau wilayah tersebut sebagai
permasalahannya.
d. Sistem Nomor ini menggunakan nomor, atas dasar urutan angka/nomor, biasanya dari
angka terkecil ke angka terbesar.
e. Sistem Kronologis, ini dipergunakan arsip-arsip yang disusun berdasarkan urutan tanggal
datangnya surat atau arsip tersebut.
2.5 Peralatan dalam Memberkaskan Arsip
Menurut Waworuntu (1995; 95), peralatan dalam memberkaskan arsip itu terdiri dari:
1. Folder (Sampul Arsip) merupakan tempat atau wadah arsip. Bentuk dari folder seperti
map tanpa daun penutup pada sisinya. Dan diatasnya terdapat tab yang digunakan
untuk menempatkan kode dan indeks arsip.
Pemberkasan surat..., Ardy Pratama Kr, FIB UI, 2015
2. Sekat atau Guide merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang
satu dengan kelompok masalah yang lain, sesuai dengan pengelompokkan masalah
pada klasifikasi arsip.
3. Lemari Arsip atau Filing Cabinet merupakan tempat untuk menyimpan arsip yang
disusun secara vertical dengan menggunakan lembar guide dan map gantung (Hang
map).
4. Ordner.
5. Kotak Arsip.
6. Map Gantung.
7. Kartu/ formulir petunjuk silang.
8. Micro film
2.6 Definisi Sekretaris
Susanto (1997; 11) menyatakan bahwa Sekretaris itu berperan sebagai pusat informasi
yang mengatur informasi-informasi untuk pimpinannya, sedangkan Kadarmo (1998; 1)
menyatakan Sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang pimpinan untuk menyelenggarakan
bagian-bagian kecil dari tugas pimpinan dan memiliki kedudukan yang lebih bertanggung jawab.
Kadarmo (1998;7) menjelaskan Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan
dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan.
Dikarenakan seorang pimpinan sangat membutuhkan bantuan dari seorang sekretaris dalam
melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor, menerima tamu, menerima telepon, mengambil dikte,
mengurus surat-menyurat dan sebagainya.
3. METODE PENELITIAN
Penelitian ini menggunakan metode kualitatif. Informan sebagai sumber data dan
informasinya. Menurut sugiyono (2009) menjelaskan bahwa metode penelitian kualitatif sering
disebut sebagai metode penelitian naturalistik karena penelitiannya dilakukan pada kondisi yang
alamiah (natural setting). Dalam hal ini peneliti bertindak sebagai pewawancara terhadap
informan. Informan disini yaitu 4 orang dari sekretaris pejabat eselon I dan 1 orang dari Kasubag
TU pimpinan di ANRI. Ruang Lingkup Penelitian adalah pemberkasan surat yang dilakukan oleh
Pemberkasan surat..., Ardy Pratama Kr, FIB UI, 2015
sekretaris pejabat Eselon I di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Subjek Penelitian
adalah kegiatan sekretaris dalam memberkaskan surat di ANRI. Objek Penelitian adalah 4 orang
Sekretaris pada pejabat Eselon I dan Kasubag TU pimpinan di ANRI. Metode pengumpulan data
yang digunakan adalah studi pustaka, wawancara, dan analisis data. Dalam mendapatkan data
dalam melengkapi hasil penelitian, digunakan beberapa metode, yaitu :
a. Studi Pustaka, dilakukan dengan membaca dan mempelajari peraturan perundangan serta
bahan-bahan pustaka yang terkait dengan peran sekretaris dalam memberkas arsip, baik
berupa peraturan mengenai arsip, buku-buku, ataupun sumber-sumber dari internet yang
terkait dengan kajian peneliti.
b. Wawancara, dilakukan pada sekretaris pejabat Eselon I dan Kasubag TU pimpinan di
Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai informan dalam melengkapi data
penelitian. Wawancara dilakukan dengan metode terstruktur, yaitu dalam pelaksanaannya
telah memiliki daftar pertanyaan.
c. Observasi ini peneliti mengamati kegiatan yang dilakukan sekretaris pejabat Eselon I.
Peneliti mencatat, menganalisis dan selanjutnya dapat membuat kesimpulan mengenai
kegiatan pemberkasan surat yang dilakukan oleh sekretaris pejabat eselon I di Arsip
Nasional Republik Indonesia.
d. Analisis Data, ini dilakukan sejak awal pengumpulan data yaitu dengan wawancara dan
catatan lapangan saat peneliti berada dilapangan.
4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Arsip Nasional RI (1967- sekarang)
Tahun 1967 merupakan suatu periode yang sangat penting bagi Arsip Nasional, karena
berdasarkan Keputusan Presiden 228/1967 tanggal 2 Desember 1967, Arsip Nasional
ditetapkan sebagai Lembaga Pemerintah Non Departemen yang bertanggungjawab langsung
kepada Presiden. Sementara anggaran pembelanjaannya dibebankan kepada anggaran
Sekretariat Negara.
Penetapan Arsip Nasional sebgai Lembaga Pemerintah Non Departemen diperkuat
melalui Surat Pimpinan MPRS No. A.9/1/24/MPRS/1967 yang menegaskan, bahwa Arsip
Nasional sebagai aparat teknis pemerintah tidak bertentangan dengan UUD 1945, bahkan
Pemberkasan surat..., Ardy Pratama Kr, FIB UI, 2015
merupakan penyempurnaan pekerjaan di bawah Presidium Kabinet. Dengan status baru
tersebut, maka pada tahun 1968 Arsip Nasional berusaha menyusun pengajuan sebagai
berikut:
1. Mengajukan usulan perubahan Arsip Nasional menjadi Arsip Nasional RI;
2. Mengajukan usulan perubahan Prps No.19/1961 menjadi Undang-undang tentang Pokok-
pokok Kearsipan.
Usulan-usulan tersebut hingga masa berakhirnya kepemimpinan Drs.R. Mohammad Ali
(1970) belum terlaksana. Oleh karena itu Dra. Sumartini, wanita pertama yang menjabat
sebagai kepala Arsip Nasional, berjuang untuk melanjutkan cita-cita pemimpin sebelumnya.
Atas usaha-usaha beliau, serta atas dukungan Menteri Sekretaris Negara Sudharmono, SH,
cita-cita dalam memajukan Arsip Nasional tercapai dengan keluarnya Undang-Undang
Nomor 7 tahun 1971, yang kemudian dikenal dengan Undang-undang tentang Ketentuan-
ketentuan Pokok Kearsipan. Tiga tahun kemudian, berdasarkan Keputusan Presiden No.26
Tahun 1974 secara tegas menyatakan, bahwa Arsip Nasional diubah menjadi Arsip Nasional
Republik Indonesia yang berkedudukan di Ibukota RI dan langsung bertanggungjawab
kepada Presiden. Dengan keputusan tersebut, maka secara yuridis Arsip Nasional RI sah
sebagai Lembaga Pemerintah Non Departemen.
Kebijakan ke arah pemikiran untuk penyempurnaan tugas dan fungsi Arsip Nasional RI
diwujudkan pada masa kepemimpinan DR. Noerhadi Magetsari, yang menggantikan Dra.
Soemartini sebagai kepala Arsip Nasional tahun 1991 hingga tahun 1998. Pada masa
kepemimpinan beliau terjadi perubahan struktur organisasi yang baru dengan dikeluarkannya
Keputusan Presiden RI nomor 92 tahun 1993 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan
Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional RI. Berdasarkan Keppres tersebut Arsip Nasional
RI disingkat dengan ANRI. Perubahan yang cukup mencolok adalah pengembangan struktur
organisasi dengan adanya Deputi Pembinaan dan Deputi Konservasi, Pembentukan Unit
Pelaksana Teknis dan penggunaan istilah untuk Perwakilan Arsip Nasional RI di Daerah TK I
menjadi Arsip Nasional Wilayah. Seiring dengan pengembangan struktur organisasi tersebut,
beliau juga mengembangkan SDM di bidang kearsipan; yakni merekrut pegawai baru sebagai
arsiparis. Oleh karena itu, pada masa tersebut jumlah arsiparis di ANRI meningkat drastis.
Puncaknya adalah tahun 1995-1996, dimana jumlah arsiparis di ANRI Pusat mencapai 137
Pemberkasan surat..., Ardy Pratama Kr, FIB UI, 2015
orang. Kepemimpinan Dr. Noerhadi Magetsarisebagai kepala Arsip NasionalRI berlangsung
hingga tahun 1998. Sebagai penggantinya adalah DR. Moekhlis Paeni (mantan Deputi
Konservasi ANRI dan mantan Kepala ANRI Wilayah Ujung Pandang).
Pada masa kepemimpinan DR. Moekhlis Paeni, beliau melanjutkan kebijakan
kepemimpinan sebelumnya. Dalam rangka meningkatkan wujud sistem kearsipan nasional
yang handal, beliau mencanangkan visi ANRI, yakni menjadikan arsip sebagai simpul
pemersatu bangsa. Seiring dengan perkembangan politik dan pemerintahan di era reformasi,
serta dalam rangka efektivitas dan efisiens, maka Presiden melalui Keputusan Presiden nomor
17 Tahun 2001 mengatur kedudukan, tugas dan fungsi, susunan organisasi dan tatakerja
Lembaga Pemerintah Non Departeman. Sehubungan dengan hal tersebut, struktur organisasi
ANRI pun disesuaikan dengan Keputusan Presiden tersebut.
Sejak dilantiknya Drs. Oman Syahroni, M.Si. Tanggal 3 Juni 2003, melalui Keputusan
Presiden Nomor 74/M/2003, Menggantikan DR. Mukhlis Paeni, Arsip Nasional Republik
Indonesia mengembangkan Program Sistem Pengelolaan Arsip Berbasis Teknologi Informasi
dan Komunikasi (SiPATI) yaitu aplikasi pengelolaan arsip dinamis secara elektronik sesuai
dengan trend perkembangan globalisasi informasi dimana hampir seluruh unit di kantor
Pemerintah maupun Swasta telah menggunakan perangkat komputer. SiPATI ini telah di
aplikasikan dibeberapa instansi Pemerintah Pusat.
Pada tanggal 6 Juli 2004 Drs. Djoko Utomo, MA dilantik menjadi Kepala Arsip Nasional
Republik Indonesia berdasarkan Keputusan Presiden Nomor87/M/2004, tanggal 21 Juni
2004. Dalam masa kepemimpinannya Djoko Utomo, sebagai Kepala ANRI yang dibesarkan
di lingkungan ANRI berusaha mewujudkan Visi dan Misi ANRI dengan berbagai program
yang benar-benar disesuaikan dengan perkembangan globalisasi dan kebutuhan yang ada di
lingkungan ANRI. Gedung layanan Publik yang berada paling depan yang merupakan ujung
tombak layanan masyarakat direnovasi sedemikian rupa sehingga menimbulkan kenyamanan
bagi pengunjung yang datang. Kerjasama Nasional dan Internasional digiatkan dalam rangka
memajukan dunia kearsipan termasuk kerjasama dalam rangka pengiriman pegawai ANRI
untuk belajar di luar negeri.
Peningkatan Kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) tidak hanya dilakukan di luar negeri
saja, tetapi dilakukan juga di ANRI yaitu dengan memberikan kursus-kursus yang dapat
meningkatkan pengetahuan pegawai sehinggabisa memberikan pengabdian terbaik kepada
Pemberkasan surat..., Ardy Pratama Kr, FIB UI, 2015
masyarakat sesuai dengan tugas dan fungsi ANRI. Pengolahan dan pemeliharaan arsip-arsip
statis tetap dilaksanakan dan ditingkatkan sambil terus mendorong dilaksanakannya program-
program lain seperti program Citra Daerah, Citra Nusantara maupun program lainnya seperti
program Sistem Informasi Jaringan Kearsipan Nasional. Syiar lembaga ANRI dan kearsipan
pun terus dilakukan terutama melalui media, baik cetak maupun elektronik. Dengan demikian
diharapkan masyarakat mengetahui tugas dan fungsi ANRI yang pada akhirnya nanti akan
menimbulkan kesadaran masyarakat untuk memelihara arsip nya. Pimpinan Arsip Nasional
dari Masa ke Masa:
1. DR. R. Soekanto (1951 - 1957)
2. Drs. R. Mohammad Ali (1957 - 1970)
3. Dra. Soemartini (1971 - 1992)
4. DR. Noerhadi Magetsari (1992 - 1998)
5. DR. Mukhlis Paeni (1998 - 2003)
6. Drs. Oman Sachroni, M.Si. (2003 - 2004)
7. Drs. Djoko Utomo, MA (2004 - 2009)
8. M. Asichin (2010 - 2013)
9. Drs. Mustari Irawan, MPA (2013 - Sekarang)
4.2 Visi dan Misi
4.2.1 Visi
"Menjadikan Arsip Sebagai Simpul Pemersatu Bangsa dalam Kerangka Negara Kesatuan Republik
Indonesia yang dicapai pada Tahun 2025".
4.2.2 Misi
1. Memberdayakan arsip sebagai tulang punggung manajemen pemerintahan dan
pembangunan.
2. Memberdayakan arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja organisasi.
3. Memberdayakan arsip sebagai alat bukti sah.
4. Melestarikan arsip sebagai memori kolektif dan jati diri bangsa dalam kerangka Negara
Kesatuan Republik Indonesia.
Pemberkasan surat..., Ardy Pratama Kr, FIB UI, 2015
5. Memberikan akses arsip kepada publik untuk kepentingan pemerintahan, pembangunan,
penelitian dan ilmu pengetahuan untuk kesejahteraan rakyat sesuai peraturan perundang-
undangan dan kaidah-kaidah kearsipan demi kemaslahatan bangsa.
4.3 Struktur Organisasi
Gambar 4.1 Struktur Organisasi ANRI
Sumber : Perka ANRI No 14, 2014.
Susunan Organisasi ANRI dijelaskan dalam Perka ANRI 14 tahun 2014 tentang
Organisasi dan Tata Kerja pada pasal 5 yaitu ANRI terdiri atas:
a. Kepala
b. Sekretariat Utama
c. Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan
d. Deputi Bidang Konservasi Arsip
e. Deputi Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan
f. Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan
g. Pusat Jasa Kearsipan
h. Pusat Akreditasi Kearsipan dan
Pemberkasan surat..., Ardy Pratama Kr, FIB UI, 2015
i. Inspektorat.
Penjelasan mengenai posisi informan yang diteliti dalam struktur organisasi ANRI,
informan dalam penelitian ini terdiri dari Ka Subag Tata Usaha Pimpinan, Sekretaris Deputi
Bidang Konservasi Arsip, Sekretaris Deputi Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem
Kearsipan, Sekretaris Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan dan Sekretariat Utama.
4.4 Hasil Penelitian
4.4.1 Profil Informan
Para sekretaris ini berasal dari berbagai latar belakang pendidikan yang berbeda-beda dengan
tugas dan fungsi yang sama yaitu sebagai sekretaris. Tugas dan fungsi sekretaris adalah
meringankan tugas-tugas dari pimpinannya. DiANRI, sekretaris pejabat eselon I, memiliki 4
sekretaris yaitu sekretaris Deputi Bidang Konservasi Arsip, sekretaris Bidang Informasi dan
Pengembangan System Kearsipan, sekretaris Bidang Pembinaan Kearsipan dan sekretaris
Sekretariat Utama dan salah satunya seorang Kasubag TU Pimpinan yang tugasnya melakukan
ketatausahaan yang berkaitan dengan sekretaris.
Informan FR, EP dan FL berlatar belakang dari D3 Administrasi Perkantoran dan Sekretari,
dapat diketahui informan adalah seorang sekretaris, sudah jelas dia paham dari tugas-tugasnya
sebagai seorang sekretaris, mengingat dari latar belakangnya sendiri. Informan LP berlatar
belakang dari S1 Sastra Inggris, dapat diketahui informan bukan berlatar belakang sekretaris,
karena pengalaman yang dimiliki selama menjabat, telah memberikan informan LP cukup banyak
pengalaman dalam melaksanakan tugas-tugasnya. Seperti mengatur jadwal pimpinan, melakukan
hubungan kerjasama dan melakukan pengolahan arsip. Tugas sekretaris membantu pimpinan dalam
mengatur informasi-informasi untuk pimpinan. Dari pengalaman peneliti selama praktek kerja
lapangan (PKL) dan saat melakukan penelitian, kegiatan sehari-hari yang dilakukan sesuai
dengan uraian tugas seorang sekretaris. Sedangkan dari informan ITG berlatar belakang dari S1
Fisip Ilmu Pemerintahan, Informan bukan berlatar belakang dari bidang sekretaris, tetapi dia
mengetahui mengenai uraian tugas sekretaris dari tugas rutin, khusus, kreatif, maupun hubungan
kerjasama.
Pemberkasan surat..., Ardy Pratama Kr, FIB UI, 2015
4.4.2 Penciptaan Arsip
Arsip-arsip itu tercipta karena adanya proses transaksi pada instansi, yang kemudian
menghasilkan sebuah bukti dari transaksi, baik itu tertulis maupun berbentuk rekaman. ANRI
sendiri khususnya sekretaris pejabat eselon I, arsip-arsip yang tercipta itu kebanyakan dalam
bentuk surat atau dokumen. Alur dari surat masuk yang dijelaskan oleh para sekretaris adalah
dimulai dari unit pelaksana atau unit pengusul agar dari proses kegiatannya dapat dilakukan
secara sah dan benar sesuai aturan-aturan yang telah ditentukan oleh instansinya sendiri.
Contohnya suatu unit eselon II mengajukan suatu pedoman maka surat tersebut akan disampaikan
dulu ke sekretaris eselon I, sekretaris mencatat dibuku agenda lalu ke pimpinan atau deputi
kemudian diproses masuk lagi ke sekretaris lalu disampaikan ke Sestama dan sekretaris memilik
petinggal satu sebagai arsipnya atau disebut sebagai nota dinas keluar setelah diproses di Sestama
kemudian kebagian hukum diproses setelah itu disampaikan kesemua eselon I yang ada setelah
diproses dan dikoreksi kembali lagi kebagian hukum hingga semua eselon I yang ada menyatakan
sudah sesuai dan cukup.
Informan FR menjelaskan arsip yang dikelolanya tidak banyak. Arsip-arsip yang banyak
disimpan itu seperti tembusan-tembusan dari unit lain. Informan sangat paham alur terciptanya
arsip-arsipnya tersebut. Dilihat dari tugas dan paham dengan uraian tugasnya yang dimana tugas-
tugas itu merupakan tugas rutin seorang sekretaris (Kadarmo, 1998). Sedangkan dari informan
ITG menjelaskan arsip-arsip yang ditangani oleh sekretaris itu surat-surat yang masuk
kepimpinan. Dan informan juga menjelaskan prosedur terbentuknya arsip dari penerimaan hingga
pengolahan. Informan EP, arsip itu berbentuk surat dan arsip yang dimiliki tidak terlalu banyak.
Informan menjelaskan alur tercipta arsip dari penjelasan surat masuk dan keluar. Misalkan ada
unit eselon II yang mengajukan sebuah pedoman tertentu maka dia harus mengajukan terlebih
dahulu ke eselon I, melalui sekretaris lalu ke Deputi kemudian diproses setelah itu ke sekretaris
lagi kemudian ke Sestama. Keterangan dari Deputi ke Sestama ada tembusan ke Kepala sebagai
pemberitahuan. Dari Sestama lalu ke bagian hukum untuk diproses agar sesuai dengan peraturan
perundangan-undangan yang berlaku. Bagian hukum lalu menyampaikan ke semua Eselon I yang
ada dikoreksi dan proses setelah itu ke bagian Hukum lagi sampai Eselon I menyatakan sudah
sesuai dan sah. Dari kegiatan tersebut maka tercipta arsip. Informan LP, arsip itu berbentuk surat
dan arsip yang dimiliki tidak terlalu banyak. Alur dari terciptanya arsip itu dari ada sebuah
Pemberkasan surat..., Ardy Pratama Kr, FIB UI, 2015
kegiatan yang terjadi di unit ini. Seperti adanya unit pengusul yang mengajukan permohonan
maka melalui sekretaris dulu maka arsip yang tercipta itu berbentuk surat dari unit pengusul dan
input data surat masuk dari dari sekretaris. Sedangkan informan FL, arsip itu berbentuk surat dan
surat-surat yang disimpan tidak terlalu banyak. Arsip itu tercipta karena ada proses transaksi atau
kegiatan disetiap unit kerja. Misalkan ada pengajuan dari unit pengusul ke unit yang diatasnya
maka terbentuknya sebuah arsip dalam bentuk surat.
Dari semua informan baik sebagai seorang sekretaris maupun Kasubag TU, pada saat
pengambilan data mempraktekkan dan menjelaskan dengan baik mengenai arsip-arsip itu
tercipta. Penciptaan arsip merupakan suatu tahapan saat arsip tercipta karena berbagai macam
kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsinya.
Berdasarkan informasi tersebut sekretaris melakukan filing atau pemberkasan surat, karena
melakukan pencatatan surat hingga penataannya.
4.4.3 Memberkaskan Arsip
Pemberkasan arsip merupakan tahapan penanganan arsip setelah proses dalam pemakaian
arsip tersebut telah selesai. Kegiatan ini untuk menjaga nilai yang terkandung dalam arsip
tersebut, apabila saat dibutuhkan dapat diakses kembali. Misalkan di ANRI, khususnya
pemberkasan surat yang dilakukan oleh sekretaris. Dalam pemberkasan surat-surat itu ANRI
memiliki pedoman yaitu Perka ANRI Nomor 31 tahun 2012 tentang klasifikasi arsip
dilingkungan ANRI.
Informan FR, paham akan prosedur dalam memberkaskan arsip dan juga menggunakan
system klasifikasi sebagai dasar dalam melakukan filing. Yaitu Perka ANRI Nomor 31 tahun
2012 tentang klasifikasi arsip dilingkungan ANRI. Dia juga paham akan system pemberkasan
karena memberikan sebuah contoh dalam memberkaskan salah satu arsipnya. Sedangkan
informan ITG menjelaskan bahwa sekretaris sudah paham mengenai klasifikasi arsip. Informan
juga membahas mengenai keterbatasan SDM untuk mengelola arsip, seharusnya itu tidak perlu
dibahas karena dalam memberkaskan arsip juga merupakan tugas rutin seorang sekretaris dalam
melakukan filing. Informan ITG mengetahui tentang system pemberkasan, karena tugasnya
melakukan pengelolaan arsip. Informan EP dalam prosedur memberkaskan arsip khususnya surat
itu memiliki pedoman yaitu Perka ANRI Nomor 31 tahun 2012 tentang klasifikasi arsip
Pemberkasan surat..., Ardy Pratama Kr, FIB UI, 2015
dilingkungan ANRI. Saat itu informan menjelaskan dengan baik dari surat itu dipisah-pisahkan,
diinput, diberikan nomor klasifikasi hingga dimasukkan ke dalam filing cabinet. Sedangkan
informan LP dalam prosedur memberkaskan arsip khususnya surat itu itu memiliki pedoman
yaitu Perka ANRI Nomor 31 tahun 2012 tentang klasifikasi arsip dilingkungan ANRI. Dan
menjelaskan secara singkat mengenai proses itu dari memisahkan surat yang dianggap penting
dengan yang kurang penting, menginput ke computer, memberikan klasifikasi hingga menatanya
di filing cabinet. Informan FL, prosedur memberkaskan surat itu memiliki pedoman yaitu Perka
ANRI Nomor 31 tahun 2012 tentang klasifikasi arsip dilingkungan ANRI. Saat itu informan
menjelaskan dengan baik dari surat itu dikelompokkan, diinput, lalu dikelompokkan berdasarkan
pokok permasalahannya, diberikan nomor klasifikasi hingga dimasukkan ke dalam filing cabinet.
Dari informasi diatas, prosedur dalam memberkaskan arsip dari pemeriksaan arsip,
penyortiran arsip, penentuan indeks, penentuan kode klasifikasi, pelabelan arsip, hingga penataan
arsip. Dan dalam memberkaskan ANRI menggunakan Perka ANRI nomor 31 tahun 2012 tentang
klasifikasi arsip dilingkungan ANRI. Salah satu contoh dalam memberkaskan surat yang
dilakukan oleh informan yaitu:
Hal yang pertama dilakukan memilih arsip yang mau diberkaskan lalu memeriksa
kelengkapan berkas dari arsip tersebut. Misalnya surat dari kementerian mengenai pendataan,
penataan, dan penyelamatan arsip lembaga negara yang dibubarkan. Ini merupakan salah satu
contoh arsip yang kelola oleh informan FR yang terkait dengan konservasi arsip.
Tahap kedua, yaitu penyortiran arsip yaitu pemilahan arsip yang berdasarkan kode Klasifikasi
yang dibuat oleh ANRI. Kegiatan Penyortiran ini dilakukan pada saat arsip dimasukkan dalam
folder untuk memudahkan labelisasi dan penataan arsip ditempat penyimpanan. Karena arsip
yang diolah yang berasal dari kementerian yang berkaitan dengan akuisisi arsip dimana
merupakan bagian dari konservasi arsip. Pencarian pada buku klasifikasi arsip, yaitu KN. Dimana
konservasi arsipnya itu mengenai Akuisisi Arsip yaitu 00 karena suratnya dari kementerian maka
00.00 Kementerian/ Lembaga Negara dan Pemerintah Daerah.
Ketiga, yaitu pemberian tanda pengenal arsip. Karena arsip yang diolah merupakan arsip
mengenai konservasi arsip maka tanda yang diberikan yaitu “KN” untuk membedakan antara
berkas yang satu dengan yang lain dan juga untuk membantu penemuan kembali arsip.
Keempat, yaitu penentuan kode klasifikasi yang terkait tentang Konservasi. Di ANRI sendiri,
kode yang digunakan yaitu gabungan huruf dan angka (alfanumerik). Misalnya karena arsip itu
Pemberkasan surat..., Ardy Pratama Kr, FIB UI, 2015
terkait mengenai konservasi arsip maka diberikan kode “KN” sedangkan konservasi arsipnya itu
mengenai Akuisisi Arsip yaitu 00 karena suratnya dari kementerian maka 00.00 Kementerian/
Lembaga Negara dan Pemerintah Daerah. Jadi kode yang diberikan yaitu “KN.00.00” (Perka
ANRI nomor 31 tahun 2012 tentang klasifikasi arsip dilingkungan ANRI).
Kelima, yaitu pemberian label pada arsip, yang mana berkas yang terkait dengan konservasi
yaitu KN.00.00 mengenai Kementerian/ Lembaga Negara dan Pemerintah Daerah yang mana
dituangkan pada penanda di folder.
Keenam, yaitu penataan arsip yaitu penempatan arsip yang telah dikeloka dengan diletakkan
di filing cabinet dan menggunakan sistem alphanumerik (huruf & angka) berdasarkan pola
klasifikasi. Khususnya arsip konservasi “KN” misalnya “KN.00.00 Kementerian/ Lembaga
Negara dan Pemerintah Daerah” dengan deskripsi singkat yang berisi “Lembaga Negara yang
dibubarkan”.
Jadi memberkaskan arsip itu sangat dibutuhkan oleh seorang sekretaris mengingat tugasnya
untuk meringankan tugas pimpinan. Data dan informasi yang diberkaskan itu sangat penting
dalam pengambilan keputusan, perencanaan, pengawasan dan kepentingan lainnya.
4.4.5 Azaz Pengorganisasian
Terkait azas-azas yang digunakan, informan FR menjelaskan azaz yang digunakan itu yaitu
azaz desentralisasi walau agak sedikit ragu tetapi dalam proses pemberkasan surat, dia tanpa
sadar telah menggunakan azaz desetralisasi. Dikarenakan tugas rutinnya jadi mengetahui cara
penyimpanannya. Sedangkan informan ITG paham mengenai penyimpanan arsip dan azaz yang
dipakai oleh ANRI yaitu azaz Desentralisasi yang dimana masing-masing unit kerja memiliki
filing cabinet nya sendiri. Informan EP hanya menjelaskan bahwa dia menyimpang arsip-
arsipnya itu di filing kabinetnya sendiri. Karena di setiap unit memiliki filing cabinetnya masing-
masing. Informan EP tanpa sadar menggunakan azaz desentralisasi. Informan LP menjelaskan
azaz-azaz itu menurutnya sesuai dengan dasar-dasar kearsipan dan kurang paham mengenai azaz
desentralisasi. Pada saat memberikan penjelasan mengenai pemberkasan surat dia menjelaskan
bahwa dia menyimpan arsip-arsipnya di filing kabinetnya di unitnya sendiri. Tanpa tidak sadar
informan LP ini telah menggunakan azaz desentralisasi. Sedangkan informan FL menjelaskan
bahwa dia menggunakan azaz desentralisasi karena di setiap unit kerja memiliki filing kabinetnya
Pemberkasan surat..., Ardy Pratama Kr, FIB UI, 2015
masing-masing. Jadi semua informan ini sama-sama menggunakan azaz desentralisasi dalam
proses pemberkasan arsip-arsipnya. Azaz ini biasanya digunakan oleh organisasi besar/kompleks
kegiatannya, dan masing-masing unit pada organisasi tersebut mengolah informasi yang khusus
(Sedarmayanti, 2003, p.21).
4.4.6 Peralatan
Peralatan dalam memberkaskan arsip itu merupakan faktor pendukung untuk mempelancar
proses dari pemberkasan arsip. Contohnya saja diANRI khususnya sekretaris pejabat eselon I,
dimana para sekretaris ini membutuhkan peralatan untuk melakukan tugas tersebut.
Informan FR penjelasan mengenai peralatan yang dibutuhkan dalam menyimpan arsip-
arsipnya itu buku klasifikasi, guide primer, skunder, tersier dan folder. FR tidak menjelaskan
mengenai filing cabinet, map gantung padahal informan memilikinya. Informan ITG, mengenai
peralatan dalam pemberkasan arsip itu dari filling cabinet, map, folder, guide primer, skunder,
tersier dan map gantung. Informan rata telah menyebutkan semua alat-alat tersebut dengan baik.
Informan EP, mengenai peralatan dalam memberkaskan arsip itu seperti folder, binder, paper
klip, guide primer, skunder, tersier dan map gantung. Informan rata-rata sudah menyebutkan
semuanya dari peralatan tersebut. Informan LP, mengenai peralatan dalam memberkaskan arsip
itu dari folder, map gantung, guide primer, skuner, tersier dan filing cabinet. Sedangkan informan
FL menjelaskan bahwa peralatan dalam memberkaskan arsip itu folder, guide primer, skunder,
tersier, dan map gantung. Informan tidak menjelaskan bahwa dia memiliki filing cabinet. Karena
filing cabinet juga merupakan peralatan yang dibutuhkan dalam memberkaskan arsip.
Dari penjelasan para sekretaris ini, peralatan yang dibutuhkan dalam menyimpan arsip sudah
paham karena menyebutkan semua peralatan yang dibutuhkan dalam menyimpan arsip. Peralatan
yang dibutuhkan untuk menyimpan arsip-arsipnya yaitu seperti Folder (Sampul Arsip), Sekat
atau Guide, Lemari Arsip atau Filing Cabinet, Ordner, Kotak Arsip, Map Gantung, Kartu/
formulir petunjuk silang dan lainnya (Waworuntu, 1995).
4.4.7 Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip, kegiatan pengurangan arsip dengan cara dipindahkan dari unit pengolah ke
unit kearsipan dan memerlukan ketentuan-ketentuan tertentu untuk menentukan arsip itu musnah
Pemberkasan surat..., Ardy Pratama Kr, FIB UI, 2015
atau permanen. Data yang diperoleh peneliti baik dari catatan lapangan dan wawancara dengan
informan, bahwa sekretaris pejabat eselon I diANRI tidak melakukan penyusutan arsip,
melainkan hanya sampai tahap memberkaskan arsip.
Informan FR menjelaskan bahwa dia belum pernah melakukan penyusutan dan hanya sampai
tahap filing saja. Informan juga memberikan penjelasan bahwa yang melakukan penyusutan unit
kerja atau eselon II. Eselon II memiliki arsiparis untuk melakukan penyusutan tersebut. Informan
ITG, mengenai penyusutan dia melakukan dikarena merupakan tugasnya melakukan pengelolaan
arsip-arsip di semua eselon I. Di sini informan hanya mengumpulkan semua dari daftar arsip di
eselon I lalu menyerahkan ke eselon II atau unit pengolah untuk disusutkan. Informan EP,
mengenai penyusutan tidak pernah dan informan hanya menjelaskan yang melakukan penyusutan
itu eselon II dikarena ada arsiparisnya. Informan memberikan daftar arsip itu ke Kasubag TU lalu
Kasubag TU memberikan kepada eselon II untuk disusutkan. Informan LP menjelaskan bahwa
dalam penyusutan arsip itu dia hanya menyerahkan daftar arsip ke Kasubag TU lalu Kasubag TU
memberikan kepada eselon II untuk disusutkan. Informan FL, mengenai penyusutan itu yang
melakukan merupakan bagian arsip yaitu eselon II. Informan hanya memberikan daftar arsip
kepada eselon II, mereka langsung memprosesnya kemudian membuat berita acara untuk
penyusutan arsip tersebut.
Dari semua informan yang jabatannya sebagai sekretaris tidak melakukan penyusutan arsip.
Dikarenakan dalam uraian tugas seorang sekretaris tidak sampai pada penyusutan arsip tapi
hanya sebatas memberkaskan, didalam pengelompokkan kerja seorang sekretaris, yang terdapat
pada tugas rutin seorang sekretaris.
5. Kesimpulan dan Saran
5.1 Kesimpulan
Pada sekretaris pejabat Eselon I di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), cakupannya
cukup luas dimana tidak hanya berfokus dalam memberkaskan arsip saja tetapi juga melakukan
tugas lainnya. Yang bertujuan untuk meringankan tugas dari pimpinannya. Seperti pencatatan
surat, melakukan filing dan mengatur jadwal pimpinan dan sebagainya sesuai dengan
pengelompokkan kerja Kadarmo (1998; 10) dan sesuai dengan uraian tugas sekretaris yang
ditentukan oleh ANRI. Dari salah satu tugas rutin sekretaris yaitu melakukan pemberkasan surat dari
Pemberkasan surat..., Ardy Pratama Kr, FIB UI, 2015
pemeriksaan arsip, penyortiran arsip, penentuan indeks, penentuan kode klasifikasi, pelabelan
arsip, hingga penataan arsip. Sekretaris pejabat eselon I, hanya sampai tahap memberkaskan
arsip, tidak melakukan penyusutan kalau melakukan penyusutan dikarenakan yang melakukan
penyusutan yaitu seorang arsiparis, sekretaris di eselon I bisa melakukan penyusutan asalkan
arsip itu tidak memiliki tindak lanjut atau arsip-arsip memiliki nilai guna sementara maka dapat
dimusnahkan langsung oleh sekretaris. Dalam memberkaskan arsip-arsip tersebut sekretaris
menggunakan Perka ANRI nomor 31 tahun 2012 tentang klasifikasi arsip dilingkungan ANRI.
Azaz-azaz yang digunakan oleh ANRI yaitu azaz Desentralisasi yang dimana masing-masing unit
kerja memiliki filing cabinet nya sendiri. Peralatan yang dibutuhkan untuk menyimpan arsip-
arsipnya yaitu seperti Folder (Sampul Arsip), Sekat atau Guide, Lemari Arsip atau Filing
Cabinet, Ordner, Kotak Arsip, Map Gantung, Kartu/ formulir petunjuk silang dan lainnya. Dari
hasil informasi yang didapat oleh peneliti sekretaris di ANRI dalam memberkaskan sangat mahir
dari proses pemeriksaan hingga penataannya sehingga arsip-arsip yang ada terorganisir dengan
baik dan pada saat temu balik data dan informasinya lebih cepat dan tepat. Dari data dan
informasi yang terorganisir dengan baik tersebut seorang sekretaris dalam melaksanakan
tugasnya baik itu dalam pengambilan keputusan, perencanaan, pengawasan dan kepentingan
lainnya dapat berjalan dengan efektif dan efesien.
5.2 Saran
Dalam memberkaskan surat yang dilakukan oleh sekretaris pejabat eselon I diANRI, agar
lebih efektif sebaiknya menyempatkan melakukan pemberkasan arsip secara teratur agar arsip-
arsip yang belum diolah tidak tercecer atau berantakan apabila berkas atau arsip itu mengalami
hal tersebut maka data dan informasinya tidak utuh lagi sehingga pada saat dibutuhkan akan
mengalami kesulitan baik dalam pengambilan keputusan, perencanaan, dan kepentingan lainnya.
6. Daftar Pustaka
Gunarto, Imam. (1997). Sistem Filing: Suatu Pendekatan Aplikatif, Cet.1. Jakarta: Chandra
Pratama.
Kadarmo, S. (1998). Sekretaris dan Tugas-tugasnya, cet 4. Jakarta: CV. Nina Dinamika.
Patilima, H. (2007). Metode Penelitian Kualitatif. Bandung: CV. ALFABETA.
Pemberkasan surat..., Ardy Pratama Kr, FIB UI, 2015
Peraturan Kepala ANRI No 14 tahun 2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional
Republik Indonesia (ANRI).
Republik Indonesia. (2009) Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Sedarmayanti. (2005). Tugas dan Pengembangan Sekretaris, Cet. 5. Bandung: CV. Mandar
Maju.
Sugiyono. (2009). Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D, Cet. 8. Bandung: CV.
ALFABETA.
Sulistyo-Basuki. (2003). Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami dan Mengelola
Informasi dan Dokumen. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Widjaja, A.W. (1993). Administrasi Kearsipan: Suatu Pengantar. Jakarta: PT. Raja Grafindo
Persada.
Wursanto, Ig. (1991). Kearsipan 1. Yogyakarta: Kanisius.
Pemberkasan surat..., Ardy Pratama Kr, FIB UI, 2015