PELAYANAN INFORMASI PUBLIK (PPID) BARISTAND INDUSTRI ...
Transcript of PELAYANAN INFORMASI PUBLIK (PPID) BARISTAND INDUSTRI ...
LAPORAN PELAKSANAAN KEGIATAN
PELAYANAN INFORMASI PUBLIK (PPID) BARISTAND INDUSTRI SURABAYA
TAHUN ANGGARAN 2018
KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN R.I
BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN INDUSTRI BALAI RISET DAN STANDARDISASI INDUSTRI SURABAYA
Jl. Jagir Wonokromo No. 360 Surabaya 2018
PPID BARISTAND INDUSTRI SURABAYA Halaman i
KATA PENGANTAR
Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, pelaksanaan kegiatan Layanan
Informasi Publik Tahun 2018 telah selesai dilaksanakan dengan baik.
Laporan ini dibuat sebagai salah satu bentuk pertanggungjawaban administratif maupun
teknis, yang selama ini merupakan bagian dari pelaksanaan kegiatan yang telah dilaksanakan oleh
Balai Riset dan Standardisasi Industri Surabaya.
Dengan telah tersusunnya laporan ini kami menyampaikan terima kasih yang sebesar-
besarnya kepada semua pihak yang telah membantu / berpartisipasi sehingga Layanan Informasi
Publik Tahun 2018 ini dapat berjalan dengan baik dan lancar.
Akhirnya, semoga laporan ini bermanfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkan, dan dengan
keterbatasan yang ada, kami mohon kritik dan saran untuk kesempurnaan laporan ini.
Surabaya, Januari 2019
KEPALA
Siti Rohmah Siregar
PPID BARISTAND INDUSTRI SURABAYA Halaman ii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ................................................................................................................................. i
DAFTAR ISI ............................................................................................................................................ ii
DAFTAR TABEL ......................................................................................................................................iii
DAFTAR GAMBAR .................................................................................................................................iii
A. GAMBARAN UMUM KEBIJAKAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK................................................ 1
B. GAMBARAN UMUM PELAKSANAAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK ......................................... 2
1. Sarana dan Prasarana Pelayanan Informasi Publik ................................................................... 2
a) Ruang Layanan / Loket Pelayanan Terpadu Satu Pintu ......................................................... 2
b) Sarana Komunikasi Jarak Jauh ............................................................................................... 4
c) Komputer Anjungan .............................................................................................................. 5
d) Loket Informasi Publik ........................................................................................................... 5
e) Brosur PPID ........................................................................................................................... 5
f) Website Sebagai Layanan Proaktif Jarak Jauh ....................................................................... 6
2. Sumber Daya Manusia .............................................................................................................. 8
3. Anggaran Pelayanan Informasi Publik ....................................................................................... 8
C. RINCIAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK PADA TAHUN 2017 ..................................................... 9
1. Jumlah Permohonan Informasi Publik dan Waktu yang Diperlukan ......................................... 9
D. RINCIAN PENYELESAIAN SENGKETA INFORMASI PUBLIK ............................................................ 10
E. KENDALA EKSTERNAL DAN INTERNAL DALAM PELAKSANAAN LAYANAN INFORMASI PUBLIK ... 10
F. REKOMENDASI DAN RENCANA TINDAK LANJUT UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS PELAYANAN
INFORMASI ................................................................................................................................. 10
PPID BARISTAND INDUSTRI SURABAYA Halaman iii
DAFTAR TABEL Tabel 1. Petugas Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Baristand Industri Surabaya ................... 1
Tabel 2. Jumlah Permohonan Informasi ............................................................................................. 10
DAFTAR GAMBAR Gambar 1. Ruang Layanan / Loket Pelayanan Terpadu Satu Pintu …………………………………………………….3 Gambar 2. Halaman Depan Aplikasi Pusat Pelayanan Informasi (APELIN).…………………………………………3 Gambar 3. Halaman Depan Buku Tamu dalam Aplikasi Pusat Pelayanan Informasi (APELIN)…………….4 Gambar 4. SMS Tracking System ……………………………………………………………………………………………………….5 Gambar 5. Loket Informasi Publik ……………………………………………………………………………………………………..5 Gambar 6. Brosur PPID ……………………………………………………………………………………………………………………..6 Gambar 7. Website Menu Informasi Publik ……………………………………………………………………………………….7 Gambar 8. Website Menu Informasi Berkala …………………………………………………………………………………….7 Gambar 9. Website Menu Informasi Setiap Saat ……………………………………………………………………………….8 Gambar 10. Formulir Permintaan Informasi Publik ……………………………………………………………………………8 Gambar 11. Permintaan Informasi …………………………………………………………………………………………………….9
PPID BARISTAND INDUSTRI SURABAYA Halaman 1
A. GAMBARAN UMUM KEBIJAKAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK
Keterbukaan informasi di Baristand Industri Surabaya merupakan proses yang
berlangsung mulai tahun 2013. Baristand Industri Surabaya melaksanakan layanan informasi
publik yang didasarkan pada Undang-Undang no. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan
Informasi Publik (UU KIP).
Pada tahun 2018 Baristand Industri Surabaya mengeluarkan Surat Keputusan Nomor
35/KEP/BPPI/BRS.SBY/I/2018 tentang Penunjukan Tim Pelayanan Sistem Informasi Publik
Tahun 2018 Pada Satker Baristand Industri Surabaya.
Tabel 1. Petugas Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Baristand Industri Surabaya
No Nama Penugasan
1 Fatimah, SE, MM Penanggung Jawab
2 Tera Prasetyaning Y,A.Md Ketua
3 M. Firdaus Nuzulan, ME Sekretaris
4 Aneke Rintiasti, S.Kom, MT Anggota
5 Purnomo Yogi Dewantara, S. Kom Anggota
6 Nining Dyah, SE Anggota
7 Virsilina Astuti Anggota
8 M. Nur Akhsan Anggota
9 M. Azhar Anggota
Tugas dan Tanggung Jawab Tim Informasi Publik yaitu :
1. Penanggung Jawab :
Melakukan koordinasi dan memberi arahan kepada ketua tim pelaksana agar kegiatan
dapat berjalan sesuai output yang diharapkan
2. Ketua
Mempunyai tugas dan tanggung jawab secara penuh kepada pejabat yang berwenang
untuk terlibat langsung melaksanakan kegiatan informasi publik dibantu oleh anggota
tim dan bertanggung jawab kepada penanggung jawab
3. Sekretaris
Melakukan penyiapan dan pemantauan jalannya kegiatan informasi publik di
Lingkungan Baristand Industri Surabaya dan bertanggung jawab kepada ketua kegiatan
4. Anggota
Mempunyai tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang
berwenang untuk membantu kegiatan Informasi Publik di lingkungan Baristand Industri
Surabaya dan bertanggung jawab kepada ketua kegiatan.
Permohonan informasi publik yang ditujukan kepada PPID ditangani oleh masing-
masing petugas informasi publik sesuai dengan bidang penguasaannya. Untuk itu diperlukan
sinergi yang optimal antar PPID di Baristand Industri Surabaya dalam memberikan layanan
informasi publik.
PPID BARISTAND INDUSTRI SURABAYA Halaman 2
Selain pembentukan PPID dan Petugas Informasi Publik, hal penting yang
dilaksanakan guna mendukung implementasi keterbukaan informasi publik di lingkungan
Baristand Industri Surabaya adalah dengan:
1. Penetapan Prosedur Operasi Pengendalian Sistem Informasi Nomor PO-PJT-0604
pada 5 Mei 2014.
2. Menyusun dan menetapkan Daftar Informasi Publik dan Informasi yang dikecualikan
3. Melakukan pengklasifikasian dan pendokumentasian informasi publik
Permohonan informasi publik diajukan oleh pemohon melalui surat ke Baristand
Industri Surabaya. Surat tersebut akan didisposisi kepada petugas informasi publik terkait
untuk ditindaklanjuti. Untuk permintaan informasi publik yang diajukan melalui telepon
maupun datang langsung dicatat di Buku Tamu pada Loket Penerimaan Sampel.
Selain itu, guna mendukung kelancaran pelayanan informasi publik diperlukan
Prosedur Operasi sebagai pedoman implementasi keterbukaan informasi publik di Baristand
Industri Surabaya.
Selanjutnya dalam memudahkan dan mempercepat pemberian layanan informasi,
PPID melakukan pengklasifikasian dan pendokumentasian informasi publik.PPID
mengkoordinasikan pengumpulan dan pendataan informasi dari seluruh seksi.Untuk
selanjutnya bagi informasi yang bersifat terbuka, dilakukan pengkategorian informasi
menjadi informasi yang wajib disediakan per tahun untuk informasi yang perlu
dimutakhirkan dan informasi yang wajib tersedia setiap saat, sedangkan untuk informasi
serta merta.
Dengan ditetapkan terkait layanan informasi PPID dan daftar informasi publik
diharapkan agar pelayanan kepada publik dapat berjalan sebaik-baiknya yang akhirnya turut
mendukung tranparansi jalannyapemerintahan serta perwujudan good governance di
lingkungan Baristand Industri Surabaya.
B. GAMBARAN UMUM PELAKSANAAN PELAYANAN INFORMASI
PUBLIK
1. Sarana dan Prasarana Pelayanan Informasi Publik Guna memudahkan pemohon informasi dalam mengakses informasi yang dibutuhkan,
Baristand Industri Surabaya telah memanfaatkan berbagai sarana komunikasi baik melalui
telepon, surat elektronik, faksimili, Telepon,informasi SMS center, SMS Status pengujian dan
website.
a) Ruang Layanan / Loket Pelayanan Terpadu Satu Pintu
Bagi pemohon yang ingin menyampaikan secara langsung permohonan informasinya
dapat mendatangi ruang layanan / loket Pelayanan Terpadu Satu Pintu (PTSP) di
Baristand Industri Surabaya.Operasional layanan informasi dilaksanakan di ruang
Pelayanan / Loket pada hari Senin s/d Kamis pukul 07.30-16.00 dan Jumat 07.30-16.30.
PPID BARISTAND INDUSTRI SURABAYA Halaman 3
Gambar 1. Ruang Layanan / Loket Pelayanan Terpadu Satu Pintu
Setiap pemohon informasi publik yang datang langsung ke Baristand Industri
Surabaya maupun yang menghubungi melalui telepon dicatat pada buku tamu yang
berada di Loket Pelayanan Terpadu Satu Pintu dalam.Buku tamu tersebut telah
terintegrasi dengan Aplikasi Pusat Pelayanan Informasi (APELIN).
Gambar 2. Halaman Depan Aplikasi Pusat Pelayanan Informasi (APELIN)
PPID BARISTAND INDUSTRI SURABAYA Halaman 4
Gambar 3. Halaman Depan Buku Tamu dalam Aplikasi Pusat Pelayanan Informasi (APELIN)
b) Sarana Komunikasi Jarak Jauh
Diluar jam kantor masih dimungkinkan bagi pemohon informasi publik untuk
menggunakan haknya menggunakan berbagai sarana komunikasi yang ada tanpa harus
ke kantor antara lain dengan menggunakan email, telepon, faksimili, SMS Center dan
SMS Status. Berikut ini adalah alamat email dan nomer handphone yang dapat
dihubungi:
a. Email : [email protected]
b. Telepon : 031 8410054
c. Faksimili : 031 8410480
d. SMS Center :085850194766
i. Informasi Biaya Pengujian
Format : Pengujian <spasi> (nama komoditi uji)
ii. Informasi Biaya Sertifikasi
Format : Sertifikasi <spasi> (sertifikasi dalam negeri atau surveilen)
iii. Informasi Layanan dan Pengujian
Format : Info <spasi> (nama laboratorium)
e. SMS Status : 085850194767
Format : [xxxxPyyyy]
X = Tahun Pengujian, y=Nomor Pengujian
Contoh : 2013P6789
PPID BARISTAND INDUSTRI SURABAYA Halaman 5
f. SMS Tracking System: Pelanggan akan menerima informasi posisi sampel yang
dimasukkan di Baristand Industri Surabaya secara otomatis untuk dua kondisi yaitu
kondisi ketika sampel masuk laboratorium dan kondisi ketika Laporan Hasil Uji telah
selesai dan siap diambil pelanggan.
Gambar 4. SMS Tracking System
c) Komputer Anjungan
Baristand Industri Surabaya juga menyediakan Komputer Anjungan di ruang Pelayanan /
Loket sehingga permohonan informasi dapat dengan mudah mengakses informasi
secara mandiri sambal menunggu antrian.
d) Loket Informasi Publik
Pelayanan informasi publik dilayani khusus pada meja loket informasi
layanan.Pemisahan loket tersebut dengan loket layanan pengujian dan kalibrasi untuk
memudahkan pelayanan informasi publik.
Gambar 5. Loket Informasi Publik
e) Brosur PPID
Baristand Industri Surabaya telah menyediakan 2 (dua) brosur terkait pelayanan
informasi publik, yaitu :
PPID BARISTAND INDUSTRI SURABAYA Halaman 6
1. Tata Cara Permohonan Informasi Publik dan Penyelesaian Sengketa Informasi
2. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID)
Brosur dapat dilihat pada gambar berikut ini :
Gambar 6. Brosur PPID
f) Website Sebagai Layanan Proaktif Jarak Jauh
Selain memberikan layanan informasi atas dasar permintaan, Baristand Industri
Surabaya juga proaktif memberikan layanan informasi (mengumumkan secara berkala).
Situs resmi Baristand Industri Surabaya (http://baristandsurabaya.kemenperin.go.id)
menjadi sarana utama dalam penyampaian informasi publik Baristand Industri Surabaya
yang termasuk dalam kategori informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara
berkala sesuai Pasal 9 UU KIP. Pemohon dapat mengakses daftar informasi berkala di
http://baristandsurabaya.kemenperin.go.id/informasi-publik.html. Situs Baristand
Industri Surabaya mengusung semangat transparansi dan informasi penting lainnya
berkaitan dengan tugas dan fungsi Baristand Industri Surabaya.
PPID BARISTAND INDUSTRI SURABAYA Halaman 7
Gambar 7. Website Menu Informasi Publik
Gambar 8. Website Menu Informasi Berkala
PPID BARISTAND INDUSTRI SURABAYA Halaman 8
Gambar 9. Website Menu Informasi Setiap Saat
Gambar 10. Formulir Permintaan Informasi Publik
2. Sumber Daya Manusia Berdasarkan Surat Keputusan Kepala Nomor 35/KEP/BPPI/BRS.SBY/I/2018, PPID adalah
pejabat eselon IV yang membidangi Pelayanan Jasa Teknik. Sedangkan Petugas Informasi
dan Dokumentasi adalah staf dari semua seksi yang ada di Baristand Industri Surabaya yang
berjumlah 8 (delapan) orang.
3. Anggaran Pelayanan Informasi Publik Seluruh pembiayan dalam pelaksanaan tugas PPID di lingkungan Baristand Industri
Surabaya dibebankan pada Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) tahun 2018.
PPID BARISTAND INDUSTRI SURABAYA Halaman 9
C. RINCIAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK PADA TAHUN 2017
1. Jumlah Permohonan Informasi Publik dan Waktu yang Diperlukan Selama tahun 2018 PPID di Baristand Industri Surabaya menerima 233 (Dua Ratus
Tiga Puluh Tiga) permintaan informasi. 1 permintaan informasi adalah informasi publik.
Gambar 11. Permintaan Informasi
Sedangkan permintaan informasi publikdibandingkan permintaan informasi
pelayanan tiap bulan.Berikut grafik jumlah permohonan Informasi Publik yang masuk ke
Baristand Industri Surabaya tiap bulan.
Pemohon informasi terdiri dari mahasiswa, instansi pemerintah provinsi, lembaga
Negara, Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah. Tujuan penggunaan informasi antara
lain untuk data pemerintah pusat, data pemerintah daerah, data pendukung
perusahaan, data dalam rangka menggunakan layanan Baristand Industri Surabaya.
a. Waktu yang Diperlukan dalam memenuhi setiap permohonan Informasi Publik
dengan Klasifikasi Tertentu
Permohonan-permohonan tersebut dijawab dengan waktu rata-rata 1 (satu) hari
kerja.
b. Jumlah Permohonan Informasi Publik yang dikabulkan baik sebagian atau
seluruhnya
Dari 1 (satu) permohonan informasi, 1 (satu) permohonan diterima dan dikabulkan
sepenuhnya
c. Jumlah Permohonan Informasi Publik yang ditolak beserta alasannya
Tidak ada permohonan yang ditolak
0
50
100
150
200
250
informasi layanan informasi publik
232
1Jum
lah
Per
min
taan
Permintaan Informasi
PPID BARISTAND INDUSTRI SURABAYA Halaman 10
Tabel 2. Jumlah Permohonan Informasi Bulan Jumlah
Permohonan Rata-rata
waktu pelayanan
Jumlah permohonan dikabulkan
Jumlah Permohonan yang ditolak
Alasan Permohonan Ditolak
Dikecualikan
Tidak Dikuasai
Lainnya
Januari 0 - 0 0
Februari 0 - 0 0
Maret 0 - 0 0
April 0 - 0 0
Mei 1 1 1 0
Juni 0 - 0 0
Juli 0 - 0 0
Agustus 0 - 0 0
September 0 - 0 0
Oktober 0 - 0 0
November 0 - 0 0
Desember 0 - 0 0
Total 1 1 hari 1 0
D. RINCIAN PENYELESAIAN SENGKETA INFORMASI PUBLIK Selama tahun 2018 PPID di lingkungan Baristand Industri Surabaya belum pernah
menerima keberatan.
E. KENDALA EKSTERNAL DAN INTERNAL DALAM PELAKSANAAN
LAYANAN INFORMASI PUBLIK Belum tercatatnya permohonan informasi yang diterima melalui website (jumlah
pengunjung)
F. REKOMENDASI DAN RENCANA TINDAK LANJUT UNTUK
MENINGKATKAN KUALITAS PELAYANAN INFORMASI Melakukan perbaruan template website sesuai dengan standar yang telah
ditentukan oleh Biro Humas Kementerian Perindustrian.