Pelatihan Auditor Internal ISO 9001 :2015 - mistertrainer.commistertrainer.com/AUDIT INTERNAL...

Pelatihan

Auditor Internal ISO 9001 :2015

PT ELASTIS REKA AKTIF

SISTEM MANAJEMEN MUTU

5 – 6 December 2016

2

TUJUAN PELATIHAN

• Memberikan Pemahaman tentang latar belakang audit

internal Sistem Manajemen ISO 19001:2011

• Memberikan wawasan kepada peserta tentang

persiapan audit , pelaksanaan audit serta evaluasi hasil

audit Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 2015

• Memberikan wawasan kepada peserta bagaimana

melakukan analisa proses dan pengembangan checklist

audit

• Memberikan kemampuan peserta dalam menjalankan

Audit Internal

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Agenda Pelatihan

Session 1 : Pengantar Audit Mutu Internal

Session 2 : Perencanaan Audit

Session 3 : Pengembangan Checklist

Session 4 : Pelaksanaan Audit

Session 5 : Kesalahan Utama Dalam audit

Session 6 : Pelaporan Audit

Session 7 : Tindak Lanjut Audit

Session 8 : Efektifitas Audit

Latar Belakang Maksud dan Tujuan

Latar Belakang

Organisasi yang berbasis

pada sistem selalu mengacu kepada konsistensi pada sistem tersebut. Untuk itu diperlukan keterbukaan oleh seluruh komponen organisasi dalam menjalankan audit internal yang merupakan salah satu media check and balance yang diperlukan dalam organisasi moderen.

Maksud dan Tujuan Memberikan pemahaman

kepada peserta agar dapat mempersiapkan kemampuannya didalam merencanakan,memprsiapkan, dan melaksanakan audit internal berbasis kepada prinsip PDCA dalam sistem manajemen mutu pada Perusahaan pada akhirnya dapat memberikan nilai tambah dalam memajukan organisasi Perusahaan melalui kegiatan internal audit


DEPARTMENT

UNIT PERUSAHAAN NASIONAL INTERNASIONAL

1. Menjalankan

tugas tugas Unit

2. Mencapai target

dan Sasaran

1. Menanjalankan

tugas dan

mencapai KPI

DPT

1. Menjalankan

kebijakan PER

2. Mencapai target

kinerja

perusahaan

3. Memastikan

sistem berjalan

secara

kesinambungan

1. Memastikan

kebijakan group

di jalankan

2. Memastikan

kontribusi bagi

pencapaian

target group

perusahaan

3. Menjadi anggota

group perusahaan

yang kredible

Harmonisasi Internasional

Menuju Pola Pikir Kesisteman dengan PDCA

ISO 9001 1 9 8 7

ISO 9001 1 9 9 4

ISO 9001 2 0 0 0

Perubahan tidak signifikan

Perubahan Signifikan

ISO 9001 2 0 0 8

Perubahan tdk Signifikan

Perubahan tdk Signifikan

Penegasan dan Klarifikasi

PERKEMBANGAN ISO 9000

1984 Terbit

Revisi 1 Revisi 2 Revisi 3 Revisi 4

PROCESS APPROACH

ISO 9001 2 0 1 5

Revisi 5

2015 31 tahun

Perubahan Signifikan

STRUKTUR SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO

9001:2015

Session 1 :

PENGANTAR

AUDIT MUTU INTERNAL

Materi Pembahasan :

Dasar dan Persyaratan Audit

Definisi Audit

Maksud dan Tujuan Audit Mutu Internal

Prinsip-prinsip Audit

Jenis-jenis Audit

Istilah-Istilah Audit


Dasar Audit

Tuntutan Pelanggan / Pasar

Peraturan / Undang-undang

Kebutuhan Organisasi

Mengapa harus ada

Audit Sistem ???

10

Sasaran Organisasi

• Setiap Organisasi memiliki rencana

target/sasaran yang ingin dicapai.

• Sasaran Organisasi dapat berubah

sesuai situasi dan kondisi yang terjadi

pada organisasi tersebut.

• Sasaran Organisasi dapat didasari oleh

adanya :

•Tujuan Organisasi

•Visi & Misi

•Nilai-nilai

•Proses + Goal

• Struktur + Rencana Kerja &

Anggaran

EXCELLENCE

SISTEM MANAJEMEN = TOOLS - ARAH DAN TUJUAN ORGANISASI

(1) Reaksi terhadap Masalah

Tujuan Stategis dan Operasional

(2) Awal Pendekatan Sistematis

(3) Pendekatan Terarah (4) Pendekatan Terintegrasi




12

Pencapaian Sasaran

Pencapaian sasaran organisasi harus dilakukan dengan

melalui penggunaan suatu Sistem Manajemen yang didukung

dengan adanya sumber daya yang sesuai.

SISTEM MANAJEMEN

MONEY (Pendanaan)

MACHINE (Peralatan)

MAN (Pimpinan & Karyawan)

MATERIAL (bahan bahan )

METHODE (Perkuliahan)

Sasaran Organisasi

5 M


Maksud dan Tujuan Audit Sistem

Memenuhi Persyaratan :

Pelanggan / Pasar

Peraturan / Undang-undang

Sistem Manajemen Organisasi ------

Kebutuhan Organisasi Sebagai Alat Manajemen untuk pengawasan dan peningkatan

kinerja

Menemukan dan mencegah potensi masalah yang akan timbul

Memperbaiki dan menyelesaikan masalah yang terjadi

Meningkatkan kualitas proses maupun sumber daya

Mengukur efektifitas penerapan Sistem Manajemen Mutu

Meningkatkan komunikasi antar departemen/fungsi


Referensi ISO 9001:2015

Suatu program audit harus direncanakan, dengan

mempertimbangkan status dan kepentingan dari proses dan bagian

yang akan diaudit serta hasil audit sebelumnya.

Kriteria, lingkup frekuensi dan metode audit harus didefinisikan.

Pemilihan auditor dan pelaksanaan audit harus memastikan

objektifitas dan keadilan dari proses audit.

Auditor tidak boleh mengaudit pekerjaannya sendiri.

Tanggung jawab dan persyaratan untuk perencanaan dan

pelaksanaan audit, dan untuk melaporkan hasilnya dan

pemeliharaan catatan harus didefinisikan dalam suatu prosedur

terdokumentasi.

Manajemen bagian yang diaudit harus memastikan tindakan

(koreksi) yang diambil tidak terlambat untuk menghilangkan

ketidaksesuaian yang ditemukan dan penyebabnya.

Tindak lanjut harus mencakup verifikasi tindakan yang diambil dan

pelaporan hasil verifikasi.


Definisi Audit

Proses yang sistematis,

independen dan terdokumentasi

untuk mendapatkan bukti dan

mengevaluasinya secara objektif

untuk menentukan apakah

kebijakan, prosedur ataupun

persyaratan telah dipenuhi.

Menurut ISO 9001:2015 :

3D


Prinsip-Prinsip Audit

Prinsip-prinsip yang berhubungan dengan Pelaku (Auditor) :

Nilai-nilai Etika

- Kepercayaan, kejujuran, kerahasiaan dan kebijaksanaan.

Penjelasan/pemaparan Yang Benar

- Kejujuran dan ketepatan pada laporan, temuan dan

kesimpulan.

Kehati-hatian Yang Professional

- Keahlian dan penilaian dalam melakukan audit.


Prinsip-Prinsip Audit

Prinsip-prinsip yang berhubungan dengan Metodologi (Bebas & Sistematis) :

Kebebasan/Independen

- Dasar untuk kenetralan audit dan objektifitas dari kesimpulan audit.

Pembuktian berdasarkan Pendekatan

- Kepercayaan dan pengembangan kesimpulan audit dalam suatu proses audit yang sistematis.


Jenis-jenis Audit Sistem

Audit Internal (Pihak Pertama) :

Audit atas Sistem Manajemen Mutu Organisasi yang

dilakukan oleh personal dari organisasi itu sendiri.

Audit Eksternal (Pihak Kedua) :

Audit atas Sistem Manajemen Mutu yang dilakukan oleh

pihak dari luar organisasi seperti pelanggan, supplier,

konsultan, sister-company dll, selain Badan Sertifikasi.

Audit Eksternal (Pihak Ketiga) :

Audit atas Sistem Manajemen Mutu yang dilakukan oleh

pihak Badan Sertifikasi.

ISO 9001:2015


CUSTOMER

CERTIFICATION

BODY

ACCREDITATION

BODY

Organisation

1st party 2nd party

3rd party

4th Party



Audit Internal vs Eksternal

Item/Kegiatan INTERNAL EKSTERNAL

Memberikan - Diharapkan/ - Tidak pernah/

Pendapat Disarankan jarang

Pertemuan - Tambahan/ - Disyaratkan /

Pembukaan & Tidak Wajib Harus dilakukan

Penutupan

Gaya Audit - Informal - Resmi/Formal

Reaksi Auditee - Mengabaikan - Ditanggapi


Jenis-jenis Audit Sistem – (Fungsi)

Audit Pemenuhan (Compliance)

Audit yang dilakukan untuk memeriksa pemenuhan sistem manajemen

terhadap persyaratan standar dan persyaratan lainnya yang harus

diikutinya

Audit Tindak Lanjut (Follow Up):

Audit yang dilakukan untuk memeriksa pelaksanaan tindakan koreksi

terhadap hasil temuan dari audit pemenuhan yang dilakukan.

Audit Pengamatan (Surveilance Audit) :

Audit yang dilakukan oleh Badan Sertifikasi secara periodik untuk

memeriksa konsistensi penerapan Sistem Manajemen Mutu setelah

mendapatkan sertifikat.

Audit Kecukupan (Adequacy Audit) :

Audit yang dilakukan untuk memeriksa kesiapan dan pemenuhan

DPerusahaanumentasi Sistem Manajemen Mutu terhadap persyaratan yang

ditentukan.


Auditor

Auditor adalah seseorang yang memiliki

kompetensi untuk melakukan kegiatan

Audit atas suatu Sistem Manajemen Mutu

Kompetensi yang harus dimiliki :

Karakter/sifat pribadi

Kualifikasi

• Pengetahuan

• Pendidikan

• Pengalaman

• Keahlian


Karakter Auditor

Memiliki etika.

contoh: adil, jujur, tulus, sabar dan jelas.

Berwawasan luas.

contoh: berkeinginan untuk memikirkan ide atau pandangan alternatif lainnya.

Diplomatis.

contoh: bijaksana dalam berinteraksi dengan orang lain.

Perhatian.

contoh: secara aktif berhati-hati dengan keadaan dan kegiatan sekitar.

Pengertian.

contoh: secara naluri menyadari dan bisa mengerti keadaan.


Karakter Auditor

Serba bisa.

contoh: mudah menyesuaikan dengan perbedaan keadaan.

Gigih.

contoh: teguh, memusatkan perhatian pada pencapaian sasaran.

Tegas.

contoh: pencapaian secara tepat waktu dalam penyimpulan berdasarkan pada alasan logika dan analisis.

Percaya Diri.

contoh: bertindak dan berfungsi secara bebas ketika berinteraksi secara efektif dengan orang lain.


Kualifikasi Auditor

Pendidikan

Memiliki latar belakang sesuai persyaratan organisasi

Pelatihan

Mengikuti pelatihan Audit Mutu Internal

Pengalaman

Organisasi dapat menetapkan perlu atau tidaknya pengalaman seorang untuk menjadi auditor.

Pengetahuan dan Keahlian

Memiliki pengetahuan dan keahlian khusus


Umum Teknik, Prinsip dan Prosedur Audit

Sistem Manajemen serta dokumentasinya

Organisasi

Persyaratan, Regulasi dan Aturan/hukum

Khusus Teknik dan metode yang berkaitan dengan mutu

Pemahaman proses dan produk

Pengetahuan Dan Keahlian Auditor


Lead Auditor

Lead Auditor adalah seorang Auditor

yang mempunyai kualifikasi dan

kewenangan untuk mengatur suatu

kelompok Auditor dalam melakukan

Audit dari suatu Sistem Mutu.


Kompetensi Lead Auditor

Melakukan perencanaan audit dan penggunaan

sumber daya yang efektif

Mewakili tim auditor dalam berkomunikasi dengan

pihak pelanggan dan auditee

Mengorganisasi dan mengarahkan anggota tim audit

Memberikan arahan dan panduan kepada ‘Auditors-

in-training’

Memimpin tim audit dalam membuat kesimpulan

Mencegah dan memyelesaikan konflik

Menyiapkan dan menyelesaikan laporan audit


Evaluasi Auditor

Evaluasi Auditor dan Ketua Tim Audit (Lead Auditor) harus direncanakan, dilaksanakan dan dicatat sesuai dengan prosedur audit untuk memberikan hasil yang objektif, konsisten, adil dan terpercaya.

Proses evaluasi harus mengenali pelatihan dan penambahan keahlian lainnya


Independensi Auditor

Seorang Auditor harus bersifat

independen atau bebas dimana

tidak terpengaruh oleh pihak lain

dalam area yang akan diauditnya

baik secara langsung maupun

tidak langsung dalam kapasitas

pribadi maupun profesional.

Auditor tidak boleh mengaudit

bagian atau pekerjaannya

Saya boleh Audit

ya Mas Bro,


Auditee

Auditee adalah Pihak atau fungsi yang akan diaudit terhadap sistem mutu yang dijalankannya.

Auditee dapat merupakan suatu bagian ataupun personal yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem mutu yang ditetapkan

Auditee bertanggung jawab untuk memberikan penjelasan dan keterangan kepada pihak Auditor selama proses audit berlangsung

Session 2 :

PERENCANAAN AUDIT

Materi Pembahasan :

Tujuan & Lingkup

Penjadwalan

Pemilihan Auditor

Pemberitahuan Audit

Pengaturan Khusus


Tujuan Audit

Pada setiap pelaksanaan Audit sebaiknya ditetapkan tujuan dan sasaran yang ingin dicapai untuk memastikan kelancaran proses audit dan arah pelaksanaan kegiatan audit yang dijalankan.

Hasil audit terdahulu, baik eksternal maupun internal dapat dan sebaiknya digunakan sebagai referensi dalam menetapkan tujuan/sasaran audit.


Lingkup Audit

Untuk melaksanakan Audit harus ditetapkan cakupan/lingkup yang akan diaudit.

Cakupan / Lingkup audit dapat berupa : Produk/Layanan

Proses Area

Fungsi

Bisnis Proses

Definisi Business Process:

“Suatu gambaran menyeluruh dari proses atau fungsi

utama dan relevansinya yang dapat menggambarkan

suatu organisasi menjalankan bisnisnya”

Bisnis Proses

Pengelompokan Proses dalam penyusunan Bisnis

Proses:

1. Main Process (Core Process)

2. Planning Process

3. Support Process

4. Review , Improvement & Documentation Process


Penjadwalan Audit

Penjadwalan Audit dilakukan dalam

beberapa tahapan yaitu :

Menyiapkan Jadwal audit

Menentukan Frekwensi audit

Menentukan Waktu audit

Penjadwalan Audit disusun oleh

Koordinator Program Audit atau Wakil

Manajemen Mutu.


Jadwal Audit

Jadwal audit harus menunjukkan : Area/Proses yang akan diaudit

Waktu Pelaksanaan (hari, tanggal, jam)

Auditor

Status pelaksanaan


Frekwensi Audit

Pada umumnya disesuaikan dengan tujuan dan sasaran audit ataupun persyaratan yang harus diikuti.

Tetapi dapat pula dipengaruhi oleh : Keinginan Manajemen

Tersedianya auditor

Perpindahan Proses

Masalah Dalam Proses

Hasil Audit Terdahulu.


Waktu Audit

Setelah mendapatkan Sertifikat ISO 9000, organisasi disarankan melakukan audit mutu internal sebanyak 2 kali dalam satu tahun yang dilakukan sebelum pelaksanaan Surveilance Audit oleh Badan Sertifikasi.

Setiap bagian/proses telah dilakukan audit minimal satu kali dalam satu tahun.

Lama waktu pelaksanaan audit tiap proses/area berkisar antara 1 – 2 jam tergantung besar cakupan/lingkup proses/area yang akan diaudit.


Pemilihan Auditor

Tim Auditor untuk tiap proses/area terdiri atas 1 – 2 orang.

Auditor dipilih dengan dasar :

Telah mendapatkan pelatihan Audit Mutu Internal

Memiliki kompetensi sebagai Auditor

Auditor & Auditee pada tingkatan yang sama

Umumnya dari tingkatan Mid-Management

Auditor pemula dapat disertakan sebagai pendamping


Pembentukan Tim Audit

Dalam 1 organisasi, anggota Tim Auditor dapat terdiri dari beberapa orang tergantung kebutuhan.

Salah satu anggota ditunjuk sebagai

Pimpinan (Lead) Auditor Organisasi

Anggota Tim Auditor akan dibagi dalam beberapa kelompok, dimana tiap kelompok terdiri dari (umumnya) 1-2 orang

1 orang Lead Auditor (kelomppk)

1 orang Auditor

Tiap kelompok Auditor akan mendapatkan tugas sesuai jadwal yang sudah ditetapkan

A

B

C D

E

Lead

Auditor


Tanggung Jawab Auditor

Melakukan Persiapan untuk Audit

Melakukan Audit Tepat Waktu

Menjelaskan temuan audit kepada Auditee

Menyepakati temuan audit dengan Auditee

Memastikan Auditee menetapkan tindakan koreksi

Menyiapkan Laporan Audit tepat waktu

Melakukan tindak lanjut Audit

Menutup Laporan Audit.


Tanggung Jawab Auditee

Mempersiapkan diri dalam audit

Memastikan dokumen , prosedur, serta obyek audit di

persiapkan

Menjawab pertanyaan dari auditor

Menjelaskan ke lapangan tentang proses yang di

jalankan

Memberikan dokumen yang di minta oleh auditor

Menindaklanjuti temuan dan saran

Melaporkan kepada manajemen


Pemberitahuan Audit

Pemberitahuan Audit dapat dilakukan secara

Resmi (tertulis)

Tidak Resmi (lisan)

Tanpa Pemberitahuan (spotcheck/audit)

Isi Pemberitahuan mencakup :

Tujuan/Sasaran Audit

Ruang Lingkup

Jadwal

Referensi/Acuan

Pemberitahuan disampaikan kepada :

Auditor

Auditee

Manajemen

Umum (karyawan & staff)


Pengaturan Khusus

Pengaturan perlu dilakukan terhadap hal-hal khusus seperti :

Area-area Khusus Ruang Tertutup/Steril, Tempat pada Ketinggian/Kedalaman tertentu

Penggunaan Peralatan Pengamanan

Safety tools seperti sepatu, topi/helm, sarung tangan dll.

Pemeriksaan Keamanan

Safety Regulation

Pemandu/Pendamping

Sebagai penunjuk arah/lokasi audit


Pemandu/Pendamping

Pemandu/pendamping disarankan disediakan untuk Audit dari pihak Eksternal.

Pemandu/pendamping lebih baik dari Tim ISO yang memahami proses penerapan Standar ISO didalam Organisasi

Fungsi Pemandu/Pendamping :

Menunjukkan lokasi pelaksanaan audit

Memastikan waktu audit dengan pihak auditee

Menyiapkan kunjungan pada tempat tertentu

Memastikan pelaksanaan aturan keamanan dan keselamatan

diketahui dan dilaksanakan

Menyaksikan jalannya proses audit

Memberikan klarifikasi atau bantuan informasi

Session 3 :

PENGEMBANGAN CHECKLIST

Materi Pembahasan :

Maksud dan Tujuan Checklist

Bentuk Checklist

Pembuatan Checklist

Peninjauan Dokumen


Checklist Audit

Checklist adalah alat bantu Auditor untuk menjamin kelengkapan cakupan kegiatan audit yang dilakukannya serta mencatat hasil pemeriksaan yang dilakukannya sehingga pelaksanaan audit dapat berjalan dengan efektif dan efisien.

Disarankan untuk membuat checklist sendiri sebagai hasil peninjauan dokumen dan memastikan kelengkapan pertanyaan sesuai dengan tujuan dan arah pelaksanaan audit

AUDIT

CHEC

KLIST


Tujuan Checklist

Mengatur dan mengendalikan ruang lingkup audit agar sesuai dengan rencana yang telah dibuat

Menjamin cakupan lengkap dari suatu area

Menambahkan ingatan auditor

Meningkatkan efisiensi auditor

Memberikan konsistensi antar auditor

Untuk mengatur dan mengendalikan waktu pelaksanaan audit.

Memberikan panduan dalam menelusuri dokumen referensi yang diperlukan.


Bentuk Checklist

Tidak ada standar bentuk checklist

Disarankan membuat format dengan kolom untuk : Waktu Audit (Hari, Tanggal, Jam)

Jenis Audit

Nama Auditor

Nama & Bagian Auditee

Pertanyaan

Jawaban Pertanyaan : Ya & Tidak

Penjelasan/Keterangan

Keputusan/Hasil Penilaian


Contoh Bentuk Checklist Audit

CHECKLIST AUDIT

Logo Organisasi PROSES/PROSEDUR :

NO. AUDIT :

TANGGAL :

HAL:

AUDITEE : AUDITOR :

No. Pertanyaan Y/T Keterangan Penilaian


Pembuatan Checklist

Pembuatan checklist diawali dengan pengenalan dan pemahaman atas proses atau area yang akan diaudit dengan cara :

Peninjauan Dokumentasi Proses

Pengumpulan informasi atas proses tersebut

Hal lain yang harus disiapkan dan dikenali adalah :

Persyaratan yang digunakan sebagai acuan/referensi

• Standar Sistem, Produk

• Peraturan dan Perundang-undangan

Hasil Audit sebelumnya atas proses/area tersebut

Pertanyaan checklist sebaiknya singkat dan padat, mengarah kepada apa yang ingin dicari / diperiksa.


Contoh Pertanyaan Checklist

Apa persyaratan ISO 9001:2015 yang berkaitan?

Apakah ada peraturan atau persyaratan lain yang terkait ?

Apa saja tujuan dari proses?

Apakah yang menjadi input proses?

Siapa saja pelanggan dari proses?

Apa saja aspek penting dalam proses tersebut & bagaiamana kendalinya?

Apakah langkah pengendalian aspek cukup efektif ?

Apakah dokumen pendukung (form, label dll) tersedia di lapangan ?

Bagaimana pengendalian dokumen dan catatan di lapangan?

Apakah mereka menggunakan laporan ketidak-sesuaian?

Apakah ada jadwal audit?

Apakah auditor yang ditunjuk memiliki kualifikasi dan independen dari bidang yang diaudit?


Peninjauan Dokumentasi Proses

Peninjauan Dokumentasi Proses dilakukan untuk :

Mengenali Dokumen/prosedur Jenis dan Isi dokumen

Mengenali Proses & Interaksinya Input & Output

Sumber Daya

Mengenali Potensi Masalah pada proses

Memperhatikan persyaratan khusus Proses dan produk

Undang-undang & regulasi


Mengenali Dokumentasi

Jenis Dokumen yang digunakan : Prosedur / Instruksi Kerja

Formulir

Pelaksana/Penanggung Jawab penggunaan dokumen

Isi dokumen Informasi / data :

• Data pokok

• Data pendukung

Tujuan penggunaan dokumen


Mengenali Proses

Penggunaan sumberdaya untuk mengubah masukan menjadi keluaran

Memahami Siklus P-D-C-A yang ditetapkan dalam alur proses.

Proses dilakukan secara manual atau otomatis (komputerisasi)

Memahami urutan proses dilakukan dengan mengetahui tahapan atau aktivitas-aktivitas yang dilakukan dalam proses tersebut.

Sumber Daya

PROSES input output


Memahami Interaksi Antar Proses dan Peta Proses

Memahami interaksi antar proses dilakukan dengan memperhatikan :

Bagian/area lain yang terkait

Hubungan dengan bagian/area yang terkait :

• Satu arah

• Dua arah (timbal balik)

Apa yang menghubungkan bagian/area tersebut :

• Produk

• Informasi/Data

Bentuk penghubung :

• Manusia

• Mesin atau komputer

• Dokumen


Memahami Potensi Masalah

Seorang auditor diharapkan dapat mengetahui potensi masalah yang ada dalam proses yang akan diaudit berdasarkan pemahamannya terhadap sistem/proses yang dipelajarinya.

Potensi masalah juga dapat dipahami berdasarkan pengalaman dan pengetahuan yang diterima/dimilikinya, berdasarkan informasi yang diterima.

Potensi masalah yang ada tidak berarti suatu penyimpangan yang pasti/akan terjadi dan dicari dalam pelaksanaan audit.

Bertujuan untuk mengetahui sejauh mana Auditee memahami permasalahan yang ada didalam bagian/prosesnya dan tindakan koreksi yang dilakukan.


Memperhatikan Persyaratan Khusus

Persyaratan Standar ISO 9001:2015

Persyaratan Organisasi

Persyaratan Industri

Hukum dan Undang-Undang

Peraturan Pemerintah

Session 4 :

PELAKSANAAN

AUDIT

Materi Pembahasan :

Persiapan

Pertemuan Pembukaan

Pelaksanaan Audit

MendPerusahaanumentasikan Hasil/Temuan Audit

Memberitahukan Temuan pada Auditee

Pertemuan Penutupan


Persiapan Audit

Sebelum Audit dilakukan, pastikan beberapa hal telah siap dan tersedia antara lain :

Auditor dan Auditee telah sepakat atas jadwal/waktu audit yang ada.

Dokumen pendukung untuk pelaksanaan audit seperti :

• Salinan Prosedur

• Salinan Standar ISO 9001:2015

• Formulir Laporan Hasil Audit

• Checklist

Alat tulis

Alat pendoknumentasi/perekam (camera), jika perlu


Pelaksanaan Audit

Audit dilakukan pada Perusahaan tempat proses penerapan sistem dijalankan.

Pastikan Auditee sudah siap saat datang ke lokasi audit

Disarankan datang tepat waktu sesuai jadwal

Jangan terpengaruh pihak Auditee untuk membuang waktu saat tiba atau menuju lokasi audit

Lakukan pertemuan pembukaan jika perlu, jika tidak maka dapat langsung menuju tempat Auditee dengan bantuan pemandu atau pendamping.

Sebelum memulai audit, sepakati dahulu dengan pihak Auditee untuk dapat sama-sama memfokuskan diri pada pelaksanaan audit tersebut.


Pertemuan Pembukaan

Pelaksanaan

Untuk Audit Internal tidak wajib dilakukan, bergantung budaya dan kondisi organisasi

Untuk Audit Eksternal wajib dilakukan.

Dilaksanakan secara singkat dan jelas

Tujuannya :

Konfirmasi Rencana Audit

Penjelasan pelaksanaan audit

Konfirmasi jalur komunikasi

Kesempatan bertanya dari auditee

Peserta :

Auditor

Auditee

Wakil Manajemen


Agenda Pertemuan Pembuka

Perkenalan anggota tim audit dengan pihak yang diaudit dan sebaliknya.

Penjelaskan Auditor mengenai :

Tujuan audit

Ruang lingkup audit

Rencana/Jadwal audit

Metode audit

Kriteria penilaian.

Membahas hal-hal umum (logistik, waktu rapat penutupan, ruang khusus untuk para auditor, dsb).

Tanya jawab


Kegiatan Audit

PENGAMATAN

WAWANCARA

PEMERIKSAAN


Wawancara

Wawancara dilakukan untuk mengetahui dan mendapatkan informasi dari Auditee mengenai :

Pemahaman atas Sistem & Dokumentasi

Pelaksanaan Sistem

Hasil dan Kegunaan Sistem

Penyelesaian Masalah

Tinjauan & Analisa Data

Tindakan Koreksi & Pencegahan

Lama wawancara disesuaikan dengan kebutuhan untuk mendapatkan informasi langsung dari Auditee

Gunakan Checklist untuk memandu proses wawancara

Jangan mengambil seluruh waktu audit hanya untuk wawancara


Tehnik Wawancara

Hindari memberi pertanyaan yang mengarah dan memojokkan Auditee;

Mengapa anda mengunakan sistem inspeksi yang sudah jelas tidak efektif ?

Anda tidak mengirim dengan sengaja produk yang reject kan ?

Gunakan bahasa tubuh (mimik muka, gerak tangan, kontak mata)

Perhatikan saat Auditee berbicara, disarankan lebih banyak menjadi pendengar daripada pembicara

Katakan persetujuan atas penjelasan auditee yang sesuai dengan kriteria audit

Pilih kata yang sesuai dan umum dimengerti, bila ada istilah yang masih asing maka diperjelas artinya untuk menghindari pengertian yang berbeda

Pergunakan penekanan nada suara untuk memperjelas maksud

Tunggu beberapa saat setelah auditee selesai berbicara sebelum mengajukan pertanyaan

Buat kesimpulan informasi yang didapat serta konfirmasi kepada auditee untuk persetujuan atau koreksinya.


Jenis Pertanyaan

Pertanyaan Terbuka

Bagaimana ……..?

Pertanyaan Tertutup

Apakah & Kapankah serta dimana ……?

Pertanyaan Mengarahkan

Benarkah ……..?

Pertanyaan Penegasan / Naif

Dapatkah ………?

Meminta untuk menunjukkan

Tunjukkan pada saya ….?


Pemeriksaan

Pemeriksaan dilakukan pada beberapa hal :

Dokumentasi

Penelusuran proses dan Interaksi antar Proses

Hasil Proses

Catatan Mutu

Sample pemeriksaan dilakukan secara random/acak dengan memilih sendiri bagian dari proses yang akan diaudit.

Melakukan penelusuran melalui produk dan atau dPerusahaanumen untuk mengetahui hubungan/kaitan satu proses dengan proses lainnya.

Pemeriksaan tidak boleh keluar dari lingkup proses yang diaudit.


Pemeriksaan Dokumentasi

Kesesuaian DPerusahaanumentasi telah memenuhi persyaratan standar.

Identifikasi/kode dokumen

Bentuk/Layout

Konsistensi antar dokumen

Kelengkapan Dokumen.

Dokumen yang dimiliki oleh auditee sesuai dengan distribusi yang

ditetapkan.

Status Pengesahan dan pengendalian dokumen.

Pemahaman Auditee

Isi dan penggunaan


Tehnik Penelusuran

Penelusuran dilakukan dengan mengambil secara acak/random satu atau beberapa catatan.

Cara Penelusuran :

Memeriksa dari awal proses ke akhir proses

Memeriksa dari akhir proses ke awal proses

Memeriksa dari tengah proses ke awal dan atau akhir proses

Hubungkan dan telusuri satu catatan dengan catatan yang lainnya dan periksa kesesuaiannya dengan uraian yang dijelaskan dalam prosedur.


Pemeriksaan Hasil Proses

Pemenuhan atas kesesuaian Produk

Persyaratan/spesifikasi pelanggan

Persyaratan organisasi

Persyaratan standar atau perundang-undangan tertentu

Pencatatan Data

Perhitungan Data

Validitas Data --- tanda tangan

Arti Data

Kinerja Pencapaian Sasaran Mutu

Rencana vs Realisasi


Pemeriksaan Catatan

Pemeriksaan catatan dilakukan untuk mengetahui dan memeriksa bukti bahwa proses telah dilakukan.

Periksa dan pastikan bahwa antara catatan yang berhubungan dapat ditelusuri dengan mudah.

Metode untuk menelusuri antar catatan dapat menggunakan :

• Identifikasi Catatan ; kode dokumen, no. urut catatan

• Identifikasi Proses ; nama proses; nama pelaksana

• Identifikasi Produk ; nama produk; no. order

Penelusuran catatan dapat dilakukan melintas lingkup proses/bagian yang sedang diaudit.


Catatan Yang Perlu Diperiksa

Laporan Internal Audit

Daftar Induk Dokumen

Hasil Tinjauan Manajemen

Hasil Survey Pelanggan

Laporan Keluhan Pelanggan

Catatan Hasil Pelatihan

Hasil Tinjauan Order

Daftar Supplier

Hasil Evaluasi Supplier

Hasil-hasil Kegiatan Desain dan Pengembangan

Laporan & Status Kalibrasi

Hasil Pencapaian Sasaran Mutu/Operasi Proses

Hasil Pengukuran Produk & Proses

Hasil Analisa Data


Pemeriksaan Data

Untuk mengetahui dan memeriksa hasil dari proses yang dilakukan dan apakah telah memenuhi persyaratan ataupun sasaran yang ditetapkan.

Dilakukan dengan menelusuri data dan perhitungan yang dilakukan didalam catatan yang diperiksa. Jika perlu lakukan simulasi perhitungan atas data yang ada.

Periksa data pada satu catatan dengan data pada catatan lain yang berhubungan Pastikan data pada satu catatan memiliki korelasi dengan data

pada catatan lain untuk satu jenis kasus/masalah yang sama

Periksa validitas/keabsahannya yang cukup dan dilakukan oleh yang berwenang.

Periksa berapa lama data tersebut disimpan dan bagaimana penyimpanan data dilakukan.


Pencapaian Kinerja

Lakukan pemeriksaan untuk melihat apakah realisasi hasil proses sesuai dengan rencana yang ada.

Rencana dapat berupa :

• Sasaran Mutu Bagian atau Organisasi

• Rencana Kerja/Planning

Realisasi dapat ditunjukkan dalam :

• Laporan Hasil Proses

Lakukan pemeriksaan apakah dilakukan analisa dari perbandingan antara rencana dengan realisasi yang ada.

Metode tehnik statistik yang digunakan.

Pelaksana dan penanggung jawab analisa data


Pengamatan

Dalam pelaksanaan audit perlu dilakukan pengamatan terhadap beberapa hal yang bertujuan :

Sebagai tambahan informasi

Sebagai cara pembuktian hasil proses

Beberapa hal yang perlu diamati adalah :

Bahasa Tubuh Auditee

Kondisi Proses

Metode Kerja

Kemampuan Personel

Hasil Produk

Kondisi Sarana Kerja

Lingkungan Kerja


Teknik Pengamatan

Tentukan informasi yang ingin dibuktikan penerapannya

Pimpin proses observasi, jangan terbawa oleh arahan auditee

Pahami secara lengkap proses yang ingin diamati

Hindari interupsi proses, minta izin bila ingin mendapatkan keterangan dari pelaksana proses

Perhatikan pelaksanaan proses dengan seksama

Amati kejadian-kejadian selama proses berlangsung

Amati hal-hal berikut ini dan bandingkan sesuai persyaratan :

Cara/Tahapan kerja yang dilakukan

Dokumen yang digunakan

Sumber daya yang digunakan

Pelaksana yang melakukan

Catat (masalah, lokasi, tanggal) jika terjadi proses atau dokumen atau sumber daya yang tidak sesuai.


Mendokumentasikan Temuan

Temuan Audit harus dicatat/didokumentasikan dengan segera saat temuan tersebut ditemukan

Pencatatan dapat menggunakan checklist atau lembaran lain atau langsung pada Laporan Audit yang tersedia.

Jika diperlukan dan bisa dilakukan, bukti temuan diminta untuk diserahkan sebagai pendukung laporan audit.

Salinan dokumen (prosedur, forms, dll) yang tidak sesuai

Untuk temuan visual, bisa dilakukan pendokumentasian dengan merekam / memotret dengan menggunakan kamera atau alat perekam lainnya.


Pencatatan Temuan

Catatan temuan audit harus menjelaskan hal-hal sebagai berikut :

Masalah yang terjadi

Bukti terjadinya masalah :

• Dokumen / Catatan

• Hasil Tanya Jawab

Waktu terjadinya masalah

Lokasi terjadinya masalah

Standar/Persyaratan yang tidak dipenuhi

Jika perlu ditunjukkan potensi masalah yang akan ditimbulkan

karena terjadinya masalah tersebut.


Bukti Objektif

Informasi kualitatif atau kuantitatif, catatan atau pernyataan dari KENYATAAN / FAKTA yang bersangkutan dengan suatu barang atau jasa atau penerapan dan adanya suatu unsur sistem mutu yang didasarkan pada pengamatan, pengukuran atau pengujian dan yang dapat diverifikasi.

Beberapa contoh bukti objektif :

Catatan - catatan seperti risalah tinjauan

manajemen, catatan pengendalian mutu,

Prosedur, petunjuk kerja, spesifikasi produk,

standard teknis, dan lain -lain.

Kondisi fisik peralatan, mesin, area

penyimpanan, atau komponen produk.

Pernyataan dari pihak auditee pada waktu

diaudit.

Hasil observasi auditor pada beberapa area atau

aktivitas yang diaudit.


Ketidaksesuaian

Ketidaksesuaian adalah tidak terpenuhinya persyaratan yang ditentukan

Ketidaksesuaian mencakup penyimpangan atau kekurangan pada satu atau lebih bagian dari sistem mutu dengan persyaratan yang ditentukan

Umumnya digolongkan dalam 2 kriteria yaitu :

Major / Non Conformance

Minor / Discrepancy

Selain kedua hal diatas ada kriteria lain yaitu : “Remarks” atau “Opportunity For Improvement”


Pertemuan Penutup

Pelaksanaan

Untuk Audit Internal tidak wajib dilakukan, bergantung budaya dan

kondisi organisasi

Untuk Audit Eksternal wajib dilakukan.

Tujuannya :

Menjelaskan hasil-hasil Audit

Membahas temuan dan tindakan koreksi

Peserta :

Auditor

Auditee

Wakil Manajemen Mutu

Manajemen (Pimpinan)


Agenda Pertemuan Penutupan

Ucapan terima kasih atas kerjasama dalam pelaksanaan audit.

Penjelasan atas hasil audit, temuan dan penilaian yang dilakukan Auditor.

Temuan audit diuraikan secara singkat dan jelas

Latar belakang dan alasan temuan dijelaskan

Penilaian atas tiap temuan dijelaskan

Menetapkan Tindakan Koreksi atas temuan Audit

Batas waktu penyelesaian tindakan koreksi

Bentuk & cara pelaporan tindakan koreksi

Kesepakatan waktu Tindak Lanjut Audit

Tanya jawab atas hasil temuan serta klarifikasi akhir

Penutupan, kesimpulan dan komitmen tindakan perbaikan dari Manajemen

Session 5 :

KESALAHAN PALING SERING DALAM

AUDIT MUTU INTERNAL

Materi Pembahasan :

Jenis Kesalahan

Penyebab


Kesalahan dalam Melakukan Audit

Tidak melakukan persiapan ; 5P ( proper planning prevent poor performance)

Lakukan desk audit / pelajari SOP , standar sebelum melakukan

audit

Buat checklist

Kenali proses dan peta proses

Kenali potensi masalah

Hanya Fokus kepada SOP / Dokumen

Audit harus mencakup 5 komponen organisasi yang membentuk

kesisteman ( 5M)

Pastikan ke 5 nya tercakup

Pasang mata dan telinga


Kesalahan dalam Melakukan Audit

Memberikan Kesan seolah olah mencari kesalahan seseorang

Audit harus fokus kepada proses , bukan person

Audit berbasis ke sistem

Tidak fokus kepada objective evidence, sehingga dapat berdampak kepada premature judgment

Laporan harus berbasis kepada content dan mampu telusur

Pengisian laporan audit harus berbasis kepada prinsip PLOR

Selalu memasukan reference dalam penulisan temuan

Mewancarai person yang salah karena tidak menguasai proses

Selalu memastikan auditee adalah yang paham dan mengerti

akan permasalahan yang diaudit

92

Session 6 :

PELAPORAN

AUDIT MUTU INTERNAL

Materi Pembahasan :

Penyiapan Laporan

Bentuk dan Isi Laporan

Pembuatan Laporan

Distribusi Laporan


Penyiapan Laporan Audit

Hasil temuan audit yang didapat dan disepakati oleh Auditee, kemudian dilaporkan dalam formulir Laporan Hasil Audit.

Formulir Laporan Hasil Audit dapat menggunakan :

Laporan Khusus untuk Audit Mutu Internal

Formulir Laporan Ketidaksesuaian (Nonconformance Report)

Auditor bertanggungjawab untuk menyiapkan dan mengisi Laporan tersebut mengikuti proses Audit yang dilakukannya.

Banyaknya laporan audit tergantung kesepakatan penulisan jumlah temuan audit pada tiap laporan.


Bentuk & Isi Laporan Audit

Persyaratan ISO 9001:2015 tidak menetapkan bentuk/format standar Laporan Audit Mutu Internal, hanya mensyaratkan bahwa hasil audit harus dicatatkan / dilaporkan.

Format Laporan Hasil Audit harus dapat menjelaskan :

Waktu & Tempat Pelaksanaan Audit

Nama Auditor

Nama dan Bagian/Dept/Proses Auditee

Referensi (Dokumen atau Persyaratan Standar)

Temuan / Hasil Audit

Tindakan Koreksi yang akan dilakukan & target waktu penyelesaian

Tanda tangan persetujuan Auditee & Auditor

Hasil Tindakan Koreksi

Hasil Kesimpulan untuk penutupan Audit


Contoh Format Laporan Audit


Pembuatan Laporan Audit

Auditor harus dengan segera membuat Laporan Audit selambatnya pada akhir pelaksanaan proses audit yang dilakukannya dan sebelum meninggalkan lokasi audit.

Auditor harus menjelaskan berapa banyak temuan dan berapa laporan yang dibuatnya

Satu temuan sebaiknya dibuat dalam satu laporan audit (lembar).

Sebelum meninggalkan lokasi audit, Auditor harus mendapatkan data Tindakan Koreksi dan target waktu penyelesaiannya dituliskan dalam Laporan oleh Auditee

Disarankan Auditor membuat salinan Laporan Audit, dimana :

Laporan asli disimpan oleh Auditor, untuk digunakan kemudian

Salinan dipegang oleh Auditee sebagai referensi untuk melakukan tindakan

koreksi.


Pengisian Laporan Audit

Pengisian data laporan oleh Auditor

Laporan diisi dengan segera, jangan menunda menulis Laporan

Audit

Pengisian laporan harus singkat dan jelas

Setelah mengisikan temuan audit, tanda tangani laporan dan

serahkan pada Auditee

Pengisian oleh Auditee

Auditee mengisikan Tindakan Koreksi yang akan dilakukan berikut

target waktu penyelesaiannya

Tanda tangan laporan, serahkan pada Auditor


Pengisian Laporan Audit

1. Tulis informasi umum

2. Tulis temuan berbasis PLOR

3 Tanda tangan auditee dan Auditor

4. Auditee membuat analisa penyebab diketahui atasan

5. Auditee membuat analisa rencana perbaikan diketahui atasan

6. auditor pada saat nya melakukan verifikasi tindakan perbaikan , setelah itu ttd Management Representative


Distribusi Laporan Audit

Laporan Audit didistribusikan kepada:

Auditee

• Disimpan sebagai referensi untuk melakukan tindakan koreksi.

Koordinator/Pimpinan Auditor/MR

• Sebagai data hasil kegiatan audit yang telah dilakukan oleh

Auditor yang ditunjuk.

• Untuk digunakan lagi pada saat Auditor melakukan Audit Tindak

Lanjut.

100

Session 7 :

TINDAK LANJUT AUDIT

Materi Pembahasan :

Tujuan Tindak Lanjut

Pelaksanaan Tindak Lanjut

Pelaporan Tindak Lanjut

Penutupan Laporan Audit


Tindak Lanjut Audit

Pemeriksaan terhadap tindakan koreksi yang dilakukan atas temuan audit untuk memastikan pelaksanaan dan efektifitas tindakan yang dilakukan tersebut.

Tujuan : Memastikan Tindakan Koreksi Dilakukan

Memastikan Tindakan Koreksi telah memperbaiki dan

menyelesaikan masalah

Menutup Laporan Audit


Pelaksanaan Tindak Lanjut Audit

Auditor bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan kembali (Audit Tindak Lanjut) terhadap hasil tindakan koreksi untuk memeriksa efektifitas tindakan koreksi yang dilakukan

Pelaksanaan Audit sesuai dengan target waktu yang disepakati dengan pihak Auditee.

Pemeriksaan dilakukan terhadap :

Hasil Tindakan Koreksi

Waktu Penyelesaian

Efektifitas Tindakan

Kebutuhan untuk perbaikan/peningkatan


Pelaporan Tindak Lanjut Audit

Menggunakan Laporan Hasil Audit, sesuai dengan masalahnya

Auditor mengisi hasil pemeriksaan atas tindakan koreksi yang diambil dengan mencantumkan hasil tindakan koreksi

Auditor mengambil copy laporan audit dari Auditee untuk dijadikan satu dengan laporan aslinya.

Menyerahkan laporan kepada MR/Koordinator Audit.


Penutupan Laporan Audit

Jika tindakan koreksi selesai dilakukan maka auditor menandatangani laporan sebagai tanda penutupan laporan

Jika tindakan koreksi belum selesai, maka auditor memberikan keterangan :

Tambahan waktu yang diperlukan

• Laporan Audit belum ditutup

Timbulnya masalah baru (laporan permohonan tindakan koreksi)

• Laporan Audit bisa ditutup.


Pelaporan Audit Kepada Manajemen

Hasil Audit Mutu Internal akan disampaikan kepada Pimpinan Manajemen untuk :

Mereview efektifitas penerapan sistem manajemen

mutu dalam mencapai rencana dan target perusahaan

Mendapatkan komitmen semua tingkatan di dalam

organisasi dalam menjalankan dan mengembangkan

sistem manajemen mutu

Menetapkan tindakan perbaikan atau pun peningkatan

yang diperlukan untuk efektifitas sistem manajemen

mutu

Session 8 :

EFEKTIFITAS DAN ETIKA

AUDIT

Materi Pembahasan :

Hambatan Pelaksanaan Audit

Efektifitas Audit

Etika Audit

Tips Audit


Hambatan Audit

Mengulur Waktu

Penjadwalan Ulang

Pertanyaan yang tidak dijawab

Terus ‘Menghindar’ dari Audit

Gangguan Telepon

Dipanggil untuk hal ‘penting’

Memohon Auditor tidak menulis Laporan

Membuat kelihatan selalu tidak punya waktu (sibuk)


Efektifitas Audit

Bergantung kepada :

Komitmen Pimpinan Manajemen

Perencanaan & Persiapan Audit

Koordinasi dan komunikasi antar seluruh pihak

Kompetensi Auditor

Pemahaman Auditor atas tugas & tanggung jawabnya

Penyediaan sarana pendukung

Kemudahan akses untuk mendapatkan data/informasi

Dukungan seluruh personal dalam Organisasi

Kesiapan Auditee untuk diaudit

Laporan Audit dibuat secara benar, lengkap dan jelas.

Tindakan koreksi dilakukan secara benar dan tepat waktu


Etika Auditor

Melakukan audit tepat waktu.

Tidak menunggu terjadinya suatu kesalahan.

Audit tidak dilakukan dengan cara yang antagonis dan emosional

Auditor harus dapat bersikap diplomatis, tegas, percaya diri serta dapat mengendalikan diri.

Auditor harus penuh pengertian dan tidak mencaci-maki Auditee yang ada pada tingkatan yang lebih rendah dari dirinya.

Menilai dan melaporkan fakta sebagaimana yang ia lihat

Tidak memulai audit dengan prasangka tentang hasil akhir audit itu.

Jika membuat kesalahan, ia harus mengakui dan mengambil tindakan yang tepat untuk memperbaiki.

Auditor tidak menentukan sampai dimana suatu proses dapat diterima, tapi hanya menentukan tingkat kesesuaian dengan persyaratan.

Memberitahukan Auditee beberapa bidang/proses tidak diaudit pada saat ini


Beberapa Tips Dalam Audit

Gunakan humor untuk mengendalikan situasi yang ‘tegang’

Jelaskan pada Auditee bagaimana audit dapat membantu mereka

Fokus pada masalah bukan pada orang

Bertujuan pada ‘Apa’ yang salah bukan pada ‘Siapa’ yang salah

Konsultasi sebelum memutuskan

Mendengarkan pada Auditee

Setuju pada ketidaksetujuan

Membangun hubungan kerja yang baik

Menguraikan keterangan untuk klarifikasi

Buat Auditee merasa nyaman


Hal Yang Dihindari

Konflik atau argumentasi

‘Mendikte’ Auditee

Memaksa melakukan menurut cara kita

Mengkritik atau menyindir Auditee

Memojokkan Auditee saat ada temuan

Salah dalam menilai temuan

Temuan tidak disepakati Auditee

Membahas hal yang tidak penting

Keluar dari lingkup audit

Mengikuti kemauan Auditee

Ingin cepat menyelesaikan proses Audit


Auditor itu …..

Auditor itu bukan Polisi

Auditor tidak ahli terhadap semua area

Auditor tidak paham sepenuhnya atas area yang di audit

Auditor ada bukan untuk mencari kesalahan

Auditor tidak selamanya benar

Audit fokus ke manajemen sistem


“Mari tekadkan diri untuk menjalankan Sistem

Manajemen Mutu secara benar & konsisten

agar dapat memberikan produk dan

pelayanan yang terbaik untuk mencapai

kepuasan pelanggan”

Pelatihan Auditor Internal ISO 9001 :2015 - mistertrainer.commistertrainer.com/AUDIT INTERNAL...

Documents

Transcript of Pelatihan Auditor Internal ISO 9001 :2015 - mistertrainer.commistertrainer.com/AUDIT INTERNAL...