Pelaksanaan Kerja Magang

BAB III

Pelaksanaan Kerja Magang

3.1 Kedudukan dan Koordinasi

3.1.1 Kedudukan

Dalam melakukan praktik kerja magang, penulis ditempatkan dalam departemen marketing

divisi New Product Development. Kedudukan penulis adalah sebagai Assistant New Product

Development. Dimana posisi tersebut ditugaskan untuk membantu NPD Manager dalam

menyelesaikan tugas-tugasnya. Untuk itu penulis sudah diberikan Key Accountability Areas

atau Tanggung Jawab dengan tugas utama mencakup:

1. New Product Concept Ideation: Menjalankan Ide pengembangan produk baru pada

existing category / brand yang diperlukan oleh perusahaan atau perubahan yang

diperlukan oleh existing Product agar dapat memperluas dan mengembangkan

penjualan secara kontinyu.

2. Implementation on New Product Development Project: Membantu NPD Manager

dalam mengawasi dan mengevaluasi proses pengembangan produk baru pada existing

category / brand dengan departemen-departemen terkait agar new product tersebut

dapat berjalan tepat waktu dan tepat sasaran agar dapat selalu bersaing dengan kondisi

kompetisi di market. Dalam Hal ini mencakup produk lokal dan eksport.

3. Identifikasi dan Assessment New Product Opportunities: Menjalankan Plan Analisa

dan identifikasi peluang serta potensi pasar dan konsumen berdasarkan hasil riset yang

valid sebagai dasar serta melakukan Assessment untuk menilai kelayakan bisnis untuk

pengembangan bisnis perusahaan.

4. Concept & Product Research: Menyusun proposal Research terhadap

pengembangan produk baik untuk konsep produk maupun Prototype baik secara

qualitative dan quantitative.

5. Packaging Design: Membantu NPD Manager dalam melakukan pengembangan

desain packaging produk baru bersama dengan Brand Team dan Pack Development

Team sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan sehingga membantu proses operasional

pengembangan produk.

Gambar 3. 1 Struktur Organisasi dan Kedudukan Penulis

Sumber: Dokumen Perusahaan (Confidential), 2021

3.1.2 Koordinasi

Dalam melakukan praktik kerja magang, penulis melakukan koordinasi dengan

Bapak Susilo Hadi selaku NPD Manager dan Pembimbing Lapangan melalui

Whatsapp, email, dan secara langsung.

Gambar 3. 2 Interaksi penulis dengan NPD Manager

Sumber: Dokumen Pribadi Penulis, 2021

3.2 Tugas Yang Dilakukan

Penulis melakukan praktik kerja magang dalam divisi New Product Development di PT. Agel

Langgeng dimulai dari tanggal 1 Maret 2021 s/d 31 Mei 2021. Berikut adalah kegiatan dan

pekerjaan yang dilakukan penulis selama praktik kerja magang:

Tabel 3. 1 Uraian Kegiatan dan Pekerjaan Penulis Selama Magang

No Kegiatan/Pekerjaan Tujuan Koordinasi Frekuensi Hasil

1 Briefing NPD I - Agar penulis mengetahui

secara harfiah apa definisi,

proses kerja, dan eksekusi

kerja NPD sebelum masuk

ke dalam project.

- Penulis diarahkan untuk

melakukan survey pasar

- Penulis diarahkan untuk

memberikan kode numerik

pada trial Product sebelum

launching dan mencoba

trial Product tersebut.

Pak Hadi

(NPD

Manager)

1 Bulan - Penulis mendapatkan

insight baru dari

beberapa resource

mengenai definisi dan

proses berlangsungnya

NPD.

- Penulis mengetahui

bagaimana cara untuk

mengobservasi secara

langsung (Terjun ke

Lapangan) melalui

survey pasar dengan

mengumpulkan

beberapa data produk.

- Penulis memahami

produk tersebut dari

rasa, berat(gr), bentuk

packaging untuk

menilai kelayakan

produk tersebut dan

memberikan saran

untuk evaluasi produk.

2 Briefing NPD II Penulis diarahkan untuk

memastikan dan

memonitor proses NPL

produk sesuai dengan

Timeline.

Bu Ribkah

(PPIC Agel)

& Pak

Wahyu

(Factory

Manager)

1 Bulan - Penulis memahami

proses NPL,

menjalankan fungsi

controlling dalam

manajemen untuk

memastikan setiap

proses NPL berjalan

sesuai dengan SOP dan

tepat waktu, Penulis

dapat menyusun report

mengenai proses NPL

dan kendala yang

dihadapi.

3 Briefing NPD III - Penulis diarahkan untuk

menentukan preferensi

design packaging dari

konsep produk.

-Penulis membuat panduan

design Nutrition Fact

untuk produk.

Pak Hadi

(NPD

Manager) &

Tim

Packaging

Development

1 Bulan - Penulis mengetahui

bagaimana dasar yang

digunakan untuk

menentukan preferensi

sebuah design

packaging

development dan

belajar bagaimana

konsep produk dapat

3.3 Uraian Pelaksanaan Magang

3.3.1 Proses Pelaksanaan dan Implementasi Praktik Kerja Magang

Selama melakukan praktik kerja magang, penulis mendapatkan tugas dan arahan yang

diberikan pembimbing lapangan penulis terkait Departemen Marketing dalam divisi New

Product Development. Berikut adalah uraian kegiatan dan pekerjaan yang dilakukan penulis

selama menjalani praktik kerja magang:

1. Briefing NPD I

Pada awal pertemuan penulis dengan pembimbing lapangan, Pak Susilo Hadi

menjelaskan sedikit tentang New Product Development berdasarkan versinya. penulis diminta

untuk melakukan research dan membuat Summary mengenai NPD. Beliau ingin agar penulis

dapat memahami definisi, proses, eksekusi kerja NPD dengan versi penulis sendiri melalui

Titik Acuan: Principle of Marketing, Kotler & Armstrong. Tujuan dari Briefing ini adalah

untuk membuat penulis secara harfiah mengerti bagian-bagian dari NPD terutama

pengimplementasiannya dalam kasus-kasus tertentu. Summary tersebut telah penulis rangkum

dalam bentuk rangkaian berformat presentasi yang kemudian penulis presentasikan.

Gambar 3. 3 Presentasi NPD

Sumber: Dokumentasi Penulis, 2021

Kemudian Setelah penulis memahami hal tersebut, penulis diarahkan untuk melakukan

survey pasar dengan metode observasi. Pengamatan yang dilakukan berupa pengumpulan data

tersampaikan ke calon

konsumen. - Penulis mengerti cara

membuat panduan

design penggantian

Nutrition Fact Product

baik dalam bagian

Sachet produk dan

Inner Box Produk.

produk tertentu dari Nama, Harga, Bentuk Packaging, Berat Kemasan, Dan Manfaat Produk.

Penulis diminta hanya fokus untuk melakukan survey pasar untuk produk dengan kategori

“Gummy Multivitamin” dengan konteks Modern Trend (Pasar Modern: Supermarket,

Department Store, Ritel Modern lainnya). Dalam melakukan Survey pasar, penulis pergi ke

beberapa tempat seperti Grand Indonesia (Guardian, Foodhall), Summarecon Mall Serpong

(Farmers), Transmart, Hypermart, Indomart, Alfamart. Referensi tempat tersebut dianjurkan

oleh NPD Manager untuk mendapatkan data produk untuk kategori “Gummy Multivitamin”.

Dalam hal ini tidak ada alasan khusus mengenai anjuran untuk pilihan lokasi yang ditentukan

oleh NPD Manager karena konteksnya adalah untuk mendapatkan data kompetitor perusahaan

apabila ingin mengkomersialkan produk dengan kategori “Gummy Multivitamin” dan melihat

market size produk.

Tujuan Survey Pasar dilakukan adalah sebagai acuan dan menjadi tolak ukur produk

baru terhadap produk kompetitor. Survey pasar membuat kita mengetahui harga jual suatu

produk di tiap tempat punya perbedaan (Meskipun produknya sama) dikarenakan berbagai

faktor seperti perbedaan lokasi, segmentasi, dan biaya produksi. Survey pasar juga menjadi

dasar untuk menentukan harga jual produk baru sebelum produk tersebut Launching. Survey

tersebut memberikan output kepada penulis bahwa observasi data dilakukan tidak hanya

berdasarkan asumsi atau spekulasi data (Produk hanya dilihat secara visual saja dari internet).

Pak Susilo Hadi sebagai pembimbing lapangan, menginginkan agar penulis melakukan

observasi dengan terjun langsung ke lapangan (melihat bentuk fisik produk tersebut secara

langsung). Hasil observasi tersebut telah penulis rangkum dalam bentuk Excel Report.

Gambar 3. 4 Survey Report


Penulis kemudian diarahkan untuk memberikan kode numerik pada trial Product dan

mencoba produk tersebut. Trial Product diberikan kode numerik hanya sebagai bentuk

identifikasi produk saja. Penulis diminta untuk memberikan Feedback dari beberapa kategori

produk. Beberapa indikatornya adalah Bagaimana First Impression dari produk tersebut,

Bagaimana rasa dari produk tersebut, Apakah bentuk kemasan atau packaging menarik,

Konsep produk seperti ini lebih cocok untuk segmentasi yang seperti apa, serta indikator-

indikator lain yang nantinya akan dikembangkan dan dievaluasi bila diperlukan sampai

akhirnya produk tersebut dikatakan sudah layak untuk segera Launching ke dalam pasar.

2. Briefing NPD II

Kegiatan selanjutnya yang dilakukan penulis adalah memonitor dan menjalankan

langsung proses NPL. Koordinasi penulis dilakukan melalui email, whatsapp, dan secara

langsung. Tipe produk baru yang akan dikomersialkan adalah New to the Firm Product (New

Product Lines). Produk ini adalah produk baru yang tidak termasuk dalam portofolio

perusahaan sebelumnya. Ini bukan hal baru di dunia, tetapi hanya untuk bisnis dan

menambahkan lini produk baru ke portofolio yang ada.

Menurut Philip Kotler, New Product Development mempunyai 8 tahapan yakni: Idea

Generation, Idea screening, Concept Development dan testing, Market Strategy Development,

Business Analysis, Product Development, Market Testing, Commercialisation.

Dalam project ini, penulis masuk dalam Project Relaxa Jar Export. Project ini adalah

project ekspor pertama untuk bagian produk baru Relaxa Jar dengan tujuan negara Ghana.

Kemudian penulis diberikan Timeline project new Product launching. Penulis masuk dalam

project ini saat tahap terakhir yakni tahap komersialisasi produk. Produk ini tidak memliki

segmentasi secara khusus sehingga pasarnya secara general saja. Dalam Tahap ini penulis

menerapkan fungsi controlling dalam manajemen untuk memonitor proses NPL yang sedang

berjalan. Penulis mencatat perkembangan dan kendala di setiap kegiatan yang dilakukan.

Penulis juga mencatat apakah setiap prosesnya berjalan sesuai dengan Timeline guide yang

ditentukan dalam Project Relaxa Jar Export. Peranan NPD disini adalah membuat planning

dalam bentuk timeline yang memastikan proses NPD dari awal hingga tahap komersialisasi

dapat berlangsung sesuai dengan target yang telah ditentukan. NPD juga bertanggung jawab

atas kendala-kendala yang dialami dalam setiap proses dari awal hingga akhir.

Gambar 3. 5 Timeline Project Guide Relaxa Jar Export


Gambar 3. 6 Packaging Material Delivery (Sticker)


Gambar 3. 7 Packaging Material Delivery (Toples)


Gambar 3. 8 Packaging Material Delivery (Karton Box)


Gambar 3. 9 Surat Jalan dan QC PASS


Penulis memastikan berjalannya proses Delivery Packaging Material seperti Stiker,

Toples, Karton Box sesuai dengan Demand Planner. Penulis juga memeriksa Packaging

Material yang sudah sampai harus sesuai dengan nomor PO, tanggal PO dan tanggal terima,

kuantitasnya juga harus sesuai dengan jumlah material yang sudah dipesan. Setelah itu

dilakukan pengambilan sampel dari Packaging Material yang sudah sampai. Sampel tersebut

digunakan sebagai representatif dari seluruh material yang dikirim untuk dilakukan

pemeriksaan dalam tahapan Quality Control.

Penulis kemudian menanyakan hasil pemeriksaan dari Quality Control tersebut dari

unit warehouse. Apabila hasil pemeriksaan tidak layak atau reject, maka secara otomatis

barang tersebut akan diretur atau dikembalikan kepada supplier. Apabila hasil pemeriksaan

layak, maka material tersebut sudah siap untuk digunakan dan hanya menunggu demand dari

unit produksi. Penulis juga membuat report untuk packaging material delivery yang sudah

sampai dalam excel report.

Gambar 3. 10 Project Report


3. Briefing NPD III

Penulis diarahkan untuk menentukan preferensi design packaging untuk konsep

produk. Setiap Konsep produk menghasilkan suatu value yang diberikan untuk konsumen.

Tugas penulis adalah membantu tim packaging development untuk menentukan design

packaging agar konsep dari produk tersebut, valuenya dapat sampai ke target konsumen yang

diinginkan.

Gambar 3. 11 Preferensi Desain Sachet Permen Relaxa Play


Alternatif-alternatif desain tersebut kemudian diberikan kepada Pak Hadi selaku NPD

Manager. Setelah itu NPD Manager dapat memutuskan untuk menggunakan preferensi desain

yang sesuai untuk komersialisasi produk tersebut. Penulis juga memberikan pendapat ataupun

preferensi desain untuk Sachet maupun Inner Box Relaxa Play. Relaxa sebagai permen wangi

memiliki segmenstasi secara general untuk umum (semua orang bisa masuk ke dalam

segmentasi dan tidak ada segmentasi khusus). Hadirnya Relaxa Play berarti memperbesar

target market baru yakni anal-anak baik laki-laki ataupun perempuan.

Gambar 3. 12 Preferensi Desain Inner Box Relaxa Play


Penulis juga diarahkan untuk membuat panduan penggantian desain Nutrition Fact

untuk produk (Nutrition Fact untuk bagian Sachet dan Inner box Relaxa Play) dalam bentuk

powerpoint. Nutrition fact berfungsi untuk menunjukan kandungan vitamin dan klaim dari

sebuah produk secara komprehensif.

Gambar 3. 13 Penggantian Nutrition Fact Relaxa Play

Sumber: Dokumen Perusahaan (Confidential), 2021.

3.4 Kendala yang ditemukan

a. Project Relaxa Jar Export: Dalam menjalankan Project ini, kendala yang ditemukan ada

dalam sektor pengiriman. Proses Delivery untuk produk Relaxa Jar terhambat karena memiliki

kendala dalam bagian trading export sehingga mengakibatkan komersialisasi produk harus

ditahan terlebih dahulu. Dalam hal ini, yang sudah terjual barulah ide dan konsep dari produk.

Proses produksi saat ini sudah separuh jalan dan pengiriman menyesuaikan dengan kebijakan

kapasitas untuk kuantitas produk yang dapat diekspor. Kendala yang dialami adalah kendala

eksternal, dimana kendala tersebut di luar area jangkauan perusahaan. Proses produksi yang

terhenti akibat kendala eksternal ini mengakibatkan produk yang akan dikomersialkan di

Ghana tersebut menjadi terhambat.

Menurut UU No.10 tahun 1995 tentang Bea Cukai, ekspor adalah kegiatan menerbitkan barang

dari area pabean, dan barang-barang yang telah diangkut atau akan dipublikasikan dalam

fasilitas transportasi yang akan dikecualikan dari wilayah pabean dianggap telah diekspor

(Creator Media, 2020).

b. Project Relaxa Play: Dalam menjalankan project ini, kendala yang ditemukan adalah

kendala internal. Dari beberapa agenda rapat, penulis mengobservasi akan adanya perubahan

secara terus menerus dari sisi permintaan konsumen yang membuat kapasitas produksi kurang

terkontrol. Kapasitas produksi sangat berpengaruh pada penjualan dan target laba yang telah

ditentukan sebelumnya. Kendala tersebut mengacu pada kematangan Market Research untuk

menganalisa lebih dalam lagi mengenai faktor penyebab terjadinya perubahan demand dari

konsumen.

Kapasitas produksi adalah tingkat yang menyatakan batas kemampuan, penerimaan,

penyimpanan atau output unit, fasilitas, atau output untuk menghasilkan dalam periode waktu

tertentu. Kapasitas produksi menentukan persyaratan modal sehingga mempengaruhi sebagian

besar biaya. Kapasitas produksi menentukan berapa banyak permintaan yang harus dipenuhi

dengan menggunakan fasilitas produksi yang ada (Riadi, 2020).

3.5 Solusi atas kendala yang ditemukan

a. Salah satu faktor PT.Agel Langgeng masuk dalam perdagangan ekspor adalah karena adanya

keinginan untuk memperluas pasar dan menambah keuntungan. Melalui beberapa survey dan

research yang telah dilakukan, Agel melihat adanya potensi permintaan dan peluang untuk

memperluas pangsa pasarnya apabila ikut terjun dalam penjualan ekspor. Kegiatan ekspor yang

dilakukan perusahaan secara umum adalah salah satu strategi untuk bersaing di pasar

internasional. Mengingat Virus Covid-19 berdampak besar secara global, hal tersebut

mempengaruhi sektor impor dan ekspor indonesia secara signifikan. Kegiatan ekspor sendiri

masih bisa dilakukan sesuai dengan kebijakan pemerintah namun terkadang masih menjadi

kendala dari pihak kedua (Negara Lain: Dalam kasus ini adalah Ghana).

Dalam project Relaxa Jar export, Penulis menganggap kendala dari pihak kedua adalah hal-hal

dan faktor eksternal yang tidak bisa untuk dijangkau atau dikontrol langsung oleh perusahaan.

Penulis menekankan agar perusahaan tetap melakukan proses follow-up dari project tersebut

dengan mematangkan perencanaan atau demand planner baru dan memperkuat strategi

pemasaran produk untuk komersialisasi bagian export secara efektif dan lebih matang lagi.

Penulis menyarankan agar perusahaan mempertimbangkan kembali untuk menganalisa

pendekatan metode ekspor mana yang lebih efisien dan menguntungkan. Ekspor yang

dimaksud dapat dilihat dengan pendekatan sebagai ekspor langsung dan ekspor tidak langsung

(Paktanidigital, 2020)

Ekspor langsung adalah pendekatan ekspor yang menjual barang atau produk yang diekspor

melalui perantara (eksportir) yang terletak di negara lain atau negara tujuan ekspor lainnya.

Penjualan dilakukan oleh distributor dan perwakilan Perusahaan. Manfaat ekspor langsung

adalah produksi terpusat di negara asal dan kontrol distribusi terbaik. Celahnya adalah biaya

transportasi yang lebih tinggi, hambatan sales dan proteksionisme skala besar dan

komersialisasi di negara tersebut. Sementara ekspor tidak langsung adalah cara menjual barang

yang diekspor melalui perantara (eksportir) negara asal yang dijual dengan perantara melalui

perusahaan manajemen ekspor. Keuntungan dari ekspor tidak langsung adalah sumber daya

produksi terkonsentrasi dan tidak perlu menangani proses ekspor secara langsung. Celahnya

adalah kontrol dari distribusi yang kurang dan pengetahuan tentang operasi di negara lain

kurang. Selain hal-hal tersebut, perusahan juga dapat memberikan waktu lebih untuk

menyelesaikan masalah internal terlebih dahulu yang dapat atau memungkinkan untuk

dijangkau atau dikontrol.

b. Dalam project Relaxa Play, Untuk mengontrol kapasitas produksi, penulis menganggap

kendala tersebut adalah hal-hal dan faktor internal yang masih bisa dijangkau. Penulis

menyarankan perusahaan untuk menganalisa secara lebih komprehensif perbedaan permintaan

konsumen saat produk baru dikomersialkan hingga produk tersebut bisa ada sampai saat ini,

dengan harapan analisa tersebut dapat menyesuaikan permintaan konsumen yang berubah-

ubah setiap periodenya dengan tidak menekan angka penjualan dan secara efisien dapat

mengontrol kapasitas produksi. Penulis menekankan agar perusahaan dapat memfokuskan

pada perencanaan kapasitas produksi dan market research untuk menganalisa lebih dalam

tentang penyebab atau faktor-faktor yang mengakibatkan perubahan demand secara berkala

contohnya perubahan perilaku konsumen mempengaruhi niat beli konsumen terhadap produk.

Relaxa Play memiliki target segmesntasi yang berbeda dengan Relaxa sebagai permen wangi

pada umumnya. Segmentasi Relaxa Play fokus pada anak-anak. Sedangkan Relaxa sebagai

permen wangi dari awal tidak memfokuskan untuk segmentasi tertentu. Dengaan adanya

spesifikasi target market yang diinginkan dari produk, bagian market research harus lebih

mengoptimalkan konsep alternatif yang bisa digunakan agar lebih unik dan faktor-faktor

lainnya seperti persepsi orang tua dengan memerhatikan kandungan vitamin dan klaim dari

produk. Faktanya orang tua tidak suka dan melarang jika anaknya membeli produk dengan

manis yang berlebihan. Menurut penulis, hal tersebut dapat di jawab dengan cara memfokuskan

klaim yang ingin diberikan ke konsumen. Contohnya dengan menitikberatkan selogan produk

misalnya “Relaxa Play, Gummy Multivitamin” agar lebih mudah diingat dan merubah persepsi

orang tua yang berpikir bahwa permen gummy punya tingkat kemanisan yang tinggi. Selogan

tersebut diharapkan menjadi solusi untuk persepsi orang tua yang tidak suka dan melarang

anaknya jika membeli permen Relaxa Play karena menganggap permen gummy memiliki

tingkat kemanisan yang tinggi dan tidak sehat. Produk Relaxa Play merupakan produk yang

baru bagi perusahaan namun bukanlah hal yang baru di Indonesia. Penulis juga melihat

persepsi orang-orang mengenai permen ‘Gummy’ di Indonesia. Ketika mendengar kata permen

‘Gummy’, orang-orang cenderung memvisualisasikan “Yupi” (Salah satu kompetitor dalam

pasar permen) sebagai produk yang merepresentasikan permen ‘Gummy’. Hal tersebut juga

menjadikan tugas tambahan bagi tim marketing untuk membuat persepsi orang tentang permen

‘Gummy’ tidak hanya “Yupi”. Perencanaan kapasitas produksi juga memiliki peran penting,

yang digunakan untuk menentukan seberapa banyak perusahaan yang dapat menghasilkan

tingkat produksi untuk memenuhi permintaan atau konsumen pasar. Tujuan primer dari

perencanaan kapasitas adalah menyediakan manajemen dengan menggunakan kerangka kerja

analisis untuk merancang strategi kapasitas yang efektif. Perencanaan kapasitas biasanya

didasarkan pada permintaan dimasa mendatang. Apabila permintaan barang dapat diprediksi

atau diperkirakan menggunakan tingkat ketepatan yang cukup, maka penentuan kebutuhan

kapasitasnya secara langsung dapat dilakukan. Dengan adanya perencanaan kapasitas produksi

yang baik pada perusahaan, maka perusahaan dapat memilih dan menentukan perencanaan

kapasitas yang efektif menggunakan pempertimbangan dari beberapa unsur perencanaan

kapasitas, yaitu jumlah tenaga kerja, mesin, dan fasilitas fisik lainnya (Riadi, 2020).

Menurut Buffa (2006), berikut ini adalah tahapan pelaksanaan proses perencanaan kapasitas

produksi:

- Membuat forecasting demand untuk jangka panjang, termasuk dampak dari teknologi, analisa

kompetitor dan hal lainnya.

- Mengulas Forecasting hingga pengimplementasiannya dalam bentuk kebutuhan fisik.

- Membuat struktur pilihan untuk kapasitas secara terencana yang berhubungan dengan

kebutuhan.

- Membuat analisa faktor sebab-akibat dari pengaruh ekonomi apabila menjalankan sebuah

Planning.

- Memutuskan untuk eksekusi rencana yang telah dibuat.

Dengan melakukan perencanaan kapasitas produksi yang lebih matang, perusahaan

dapat mengontrol kapasitas produksi, yang mana perencanaan tersebut diharapkan tidak

menekan angka penjualan dan secara efisien dapat mengontrol kapasitas produksi itu sendiri.

Pelaksanaan Kerja Magang

Documents

Transcript of Pelaksanaan Kerja Magang