SOP Bidang Pendidikan Universitas Timor - 37

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Keterangan MHS

Dosen

PA

Staf

Prodi.

Staf

Akad. Fakultas

Koord.

Prodi. Kelengkapan Waktu Output

1 Menyampaikan rencana modifikasi KRS beserta alasan-alasannya serta meminta

persetujuan kepada dosen PA sesuai dengan

jadwal modifikasi KRS.

KRS putih. 3 Menit

Persetujuan

modifikasi KRS.

2 Mencermati kelayakan modifikasi KRS & memutuskan perlu modifikasi atau tidak, jika

perlu maka dosen PA menyerahkan lembar

KRS merah serta bersama-sama menentukan

MK yang dimodifikasi.

KRS merah &

putih. 5 Menit

Persetujuan

modifikasi

KRS.

3 Meminta KRS warna kuning & biru pada Staf Program Studi dengan membawa bukti

penyerahan KRS/KHS.

Bukti

penyerahan. 3 Menit

KRS kuning & biru

diterima.

4 Menyerahkan KRS warna kuning & biru

kepada MHS serta melakukan pencatatan

peminjaman KRS untuk keperluan modifikasi.

KRS kuning

& biru. 10 Menit

KRS kuning

& biru

diterima.

5 Menerima KRS warna kuning & biru kemudian

menuliskan MK yang dimodifikasi pada bagian modifikasi dalam semua KRS kemudian

meminta pengesahan dosen PA.

Jadwal

kuliah &

KRS.

15 Menit KRS

dimodifikasi.

6 Memeriksa kebenaran pengisian modifikasi

KRS oleh MHS, jika telah benar maka dosen PA

memberikan paraf pada bagian modifikasi KRS kemudian menyerahkan kembali KRS warna

putih, kuning & biru kepada MHS.

KRS. 10 Menit KRS

dimodifikasi.

7 Melaporkan modifikasi & menyerahkan KRS

kepada Staf Akademik Fakultas untuk melakukan modifikasi KRS pada Sistim

Administrasi Akademik.

KRS. 3 Menit

Modifikasi

diketahui Staf

Akademik.

8 Memastikan kalau modifikasi telah diparaf

oleh dosen PA kemudian melakukan modifikasi

KRS pada Sistim Administrasi Akademik & menyerahkan kembali KRS MHS.

Komputer &

KRS. 10 Menit

Modifikasi

terekam oleh sistim.

Ya

Tidak

Ya

Tidak

Ya

Tidak

SOP Bidang Pendidikan Universitas Timor - 38

9 Menyerahkan kembali KRS berwarna kuning &

biru ke Staf Program Studi.

KRS kuning

& biru. 3 Menit

KRS

diserahkan.

10 Memastikan bahwa MHS telah melaporkan

modifikasi kepada Staf Akademik Fakultas

kemudian menerima kembali KRS berwarna

kuning & biru serta membuat paraf pengembalian KRS pada catatan peminjaman.

KRS kuning

& biru. 5 Menit

KRS diterima

Staf Prodi.

MHS

Selesai

melakukan

modifikasi KRS.

11 Merapikan kembali KRS dengan memisahkan

KHS/KRS per Program Studi, kemudian

memisahkan antara warna kuning & biru, KHS/KRS kemudian disusun per angkatan

berdasarkan NPM secara berurutan.

KRS kuning

& biru. 1 Jam

KRS tersusun

berurutan &

rapi.

12 Mencetak ulang absen kuliah yang mengalami

perubahan peserta kuliah satu hari setelah

masa modifikasi KRS berakhir.

Komputer &

printer. 1 Jam

Absen & BA Kuliah

13 Menyusun ulang absen yang baru & berita

acara kuliah dalam map plastik per MK per kelas kuliah.

Map plastik,

absen & BA kuliah.

30 Menit Absen & BA

Kuliah.

14 Membuat rekapitulasi jumlah KRS/KHS per Program Studi per angkatan yang diterima

serta jumlah MHS yang melakukan modifikasi

KRS sebagai laporan kepada Koordinator Program Studi.

Komputer & KRS/KHS.

2 Jam

Laporan

rekapitulasi jumlah

KRS/KHS.

15 Menyiapkan KRS/KHS berwarna biru &

membuat Berita Acara Serah Terima KRS/KHS

dengan BAK sesuai SOP Pembuatan Berita

Acara Serah Terima Barang.

Komputer &

KRS/KHS. 2 Jam

Surat pengantar &

BA

16 Menerima laporan Staf Prodi tentang rekapitulasi jumlah KRS/KHS per angkatan

yang diterima serta jumlah MHS yang

melakukan modifikasi KRS serta tanda tangan Berita Acara Serah Terima KRS/KHS.

Laporan,

surat pengantar &

BA

15 Menit

Laporan, surat

pengantar &

BA disahkan Koord. Prodi.

17 Mengantar & menyerahkan KRS/KHS kepada BAK sekaligus meminta tanda tangan &

stempel BA penyerahan oleh Kepala Bagian

Akademik & Kemahasiswaan.

KRS/KHS warna biru &

BA

Penyerahan.

1 Jam

KRS/KHS

diserahkan &

BA disahkan.

Ya

Tidak

SOP Bidang Pendidikan Universitas Timor - 39

18 Menyerahkan BA penyerahan KRS/KHS

kepada Staf KRPA Fakultas untuk diarsipkan.

BA

Penyerahan KRS/KHS.

5 Menit BA

diarsipkan.