Pejabat Pengadaan SIMPeL - simpel.lpse.kemenkeu.go.id · oleh Pejabat Pengadaan dan PPHP untuk...

Copyright © 2013 Pusat LPSE

PETUNJUK PENGGUNAAN

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENGADAAN LANGSUNG

(SIMPeL) Versi 1.0.0

UNTUK PEJABAT PENGADAAN DAN PPHP

Gd. Juanda II Lt.17 Jl. Wahidin I No.1 Jakarta 10710

Telp. (021)3512214, Fax. (021)3512219

Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan

Pusat Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 1.0.0 – Pejabat Pengadaan & PPHP


1

1. Pendahuluan

Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Pengadaan Langsung yang disingkat

menjadi SIMPeL, antara lain dilatarbelakangi oleh adanya kesulitan dalam melakukan

pemantauan dan reporting pelaksanaan pengadaan langsung, karena saat ini pengadaan

langsung masih dilaksanakan secara manual dan belum dilakukan melalui sistem. Padahal

saat ini sebagian besar pengadaan dilakukan melalui pengadaan langsung. Hal ini sejalan

dengan peningkatan batasan pengadaan langsung, yaitu sesuai Perpres 70 tahun 2012,

batasan nilai untuk pengadaan langsung yang semula sampai dengan 100 juta menjadi 200

juta untuk pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya, dan pengadaan jasa

konsultansi sampai dengan 50 juta. Oleh karena itu, Pembangunan sistem ini, diharapkan

dapat memfasilitasi hal tersebut melalui sentralisasi data pengadaan langsung.

Disamping hal di atas, sejalan dengan reformasi pengadaan dan reformasi birokrasi di

lingkungan Kementerian Keuangan, pembangunan sistem ini juga diharapkan dapat

meningkatkan transparansi dan akuntabilitas pengadaan langsung, melakukan manajemen

database hasil pengadaan langsung yang baik, yaitu dari sisi pengkatagorisasian barang

yang dapat dikembangkan untuk katalog dan analisa standar biaya, database penyedia untuk

pengembangan vendor management pengadaan langsung, serta memudahkan aparat

pengawas internal dalam melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengadaan

langsung.

Berdasarkan hal di atas, secara keseluruhan pembangunan sistem ini bertujuan untuk

meningkatkan efektifitas, efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas pelaksanaan pengadaan

langsung.

1.1 Pejabat Pengadaan

Berdasarkan Perpres 70 tahun 2012, Pejabat Pengadaan adalah personil yang

ditunjuk untuk melaksanakan Pengadaan Langsung.

Dalam Sistem Informasi Manajemen Pengadaan Langsung (SIMPeL), Pejabat

Pengadaan mempunyai wewenang, sebagai berikut :

a. Melaksanakan pengadaan langsung dengan SPK, yang terdiri dari :

1) Mereview HPS yang dikirim PPK.

2) Membuat jadwal dan mengirim undangan kepada penyedia yang terpilih dari referensi

penyedia.

3) Memasukkan hasil evaluasi administrasi, teknis, harga.

4) Mengundang penyedia yang memenuhi syarat untuk proses klarifikasi teknis dan

negosiasi harga.



2

5) Memasukkan tanggal dan nomor Berita Acara Hasil Pengadaan Langsung, dan

mengirimkannya kepada PPK.

b. Melaksanakan pembelian Langsung untuk fitur pencatatan pembelian, yang terdiri dari :

1) Menginput data referensi penyedia pembelian langsung yang belum terdapat di

referensi penyedia.

2) Menginput data kuitansi/bukti pembelian.

3) Merekam detil barang/pekerjaan.

4) Mengirimkan detil barang/pekerjaan ke Pejabat Penerima Hasil Pekerjan (PPHP).

1.2 Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP)

Berdasarkan Perpres 70 tahun 2012, Pejabat Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan

(PPHP) adalah pejabat yang ditetapkan oleh PA/KPA yang bertugas memeriksa dan

menerima hasil pekerjaan.

Dalam Sistem Informasi Manajemen Pengadaan Langsung (SIMPeL), PPHP

mempunyai wewenang, sebagai berikut :

Melaksanakan pemerikaan barang/pekerjaan untuk pembelian langsung menggunakan

pencatatan pembelian, yang terdiri dari :

1. Memeriksa per item barang/pekerjaan

2. Memasukkan hasil pemeriksaan barang/pekerjaan

3. Mengirimkan hasil pemeriksaan barang/pekerjaan kepada pejabat pengadaan



3

1.3 Alur Proses Pengadaan Langsung



4

1.4 Alur Proses Pembelian Langsung

2 Memulai Aplikasi

2.1 Akses ke dalam Aplikasi SIMPeL

Pejabat Pengadaan dan PPHP mendapatkan kode akses (user id dan password) dari

Admin Satker pada kantor yang bersangkutan berdasarkan Surat Penunjukan sebagai

Pejabat Pengadaan atau PPHP.

Untuk masuk ke dalam aplikasi SIMPeL, pada halaman utama ketik user id dan

password, kemudian klik tombol . Pada menu ini juga terdapat tombol “lupa

password” yang digunakan apabila Pejabat Pengadaan dan PPHP lupa password untuk

login.



5

Untuk menggunakan tombol “lupa password” ini, pengguna akan diminta untuk

memasukkan alamat email yang terdaftar di sistem, kemudian sistem akan memverifikasi

kebenaran alamat email tersebut dan mengirimkan link untuk masuk ke menu perubahan

password. Selanjutnya pengguna diminta untuk memasukkan password yang baru.

3 Penjelasan Fitur dan Fungsi

Setelah berhasil login, akan tampil halaman yang berisi menu yang dapat digunakan

oleh Pejabat Pengadaan dan PPHP untuk dapat menjalankan proses di aplikasi SIMPeL.

3.1.Pejabat Pengadaan

3.1.1 Penyedia

Menu ini digunakan untuk melihat referensi penyedia pengadaan langsung yang telah

terdaftar di aplikasi SIMPeL, refensi penyedia yang direkam untuk pembelian langsung

menggunakan fitur pencatatan pembelian. Untuk penggunaan fitur ini, pejabat pengadaan



6

dapat menambahkan referensi penyedia untuk pembelian langsung yang berlum terdapat di

referensi penyedia.

List Penyedia

Keterangan :

: Tombol untuk melihat detil penyedia

: Tombol untuk memasukkan nama penyedia ke data kuitansi/bukti pembelian

Detil Penyedia



7

Syarat Pendaftaran

3.1.2 Menu Paket dengan SPK

Menu ini digunakan untuk melaksanakan proses pengadaan langsung dengan SPK

berdasarkan status pelaksanaan pengadaan, yaitu “sent” � paket pengadaan langsung baru

dikirim dari PPK, “process” � paket pengadaan langsung sedang berjalan (dalam proses),

dan “close” � paket pengadaan langsung tersebut telah selesai dilaksanakan dan telah

diumumkan penyedianya.

List Paket Pengadaan Lansung :



8

3.1.3 Menu Pembelian Langsung

Menu ini digunakan untuk melaksanakan pembelian langsung melalui pencatatan

Pembelian. Fitur ini baru terbatas untuk mencatat bukti pembelian/kuintasi dan rincian

barang/pekerjaan ke dalam aplikasi SIMPeL.

3.2 Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP)

Menu ini digunakan untuk memasukkan hasil pemeriksaan per jenis barang/pekerjaan

dan mengirimkannya ke Pejabat Pengadaan.

3.3 Menu Ganti Password

Menu ini digunakan untuk mengubah password sesuai yang diinginkan untuk

keperluan keamanan dan kemudahan mengingat.

3.4 Proses Pengadaan Langsung dengan SPK

3.4.1 Pembuatan Jadwal

1. Pejabat Pengadaan mereview paket dan HPS Pengadaan Langsung yang dikirim oleh

PPK.

2. Pejabat Pengadaan membuat Jadwal Pengadaan Langsung dengan mengklik tombol

.



9

View detil Paket dan Rincian HPS



10

Form Jadwal Pengadaan Langsung

View Jadwal Pengadaan Langsung

3.4.2 Mengundang Penyedia

Pejabat Pengadaan mengundang penyedia yang dipilih dari data referensi penyedia

yang dapat difilter sesuai kebutuhan. Pada fitur ini Pejabat Pengadaan dapat melihat kembali

detil penyedia.

List Penyedia



11

View detil penyedia

3.4.3 Persetujuan Pakta Integritas

Pada saat akan mengirim undangan, pejabat pengadaan diminta untuk membaca dan

menyetujui Pakta Integritas. Jika tidak mengklik tombol persetujuan, maka proses tidak dapat

dilanjutkan.



12

Selanjutnya undangan akan terkirim secara otomatis melalui sistem ke penyedia yang

bersangkutan.

View undangan melalui email penyedia

3.4.4 Pembukaan Penawaran

Pejabat Pengadaan melakukan pembukaan penawaran dan melakukan pengecekan

data pendukung penawaran, data penyedia, dan data penawaran. Untuk melakukan proses

ini, pejabat pengadaan memilih paket pengadaan langsung yang sesuai dari list data paket

dan mengklik tombol untuk melanjutkan proses berikutnya.

List Paket Pengadaan Langsung

Detai paket pengadaan langsung, yang terdiri dari tab detail barang/pekerjaan sebagai data

HPS, tab schedule, dan tab penyedia.



13

Klik tab penyedia untuk melihat file upload (jika ada), data penyedia, data pendukung, dan

data penawaran sebagai bahan untuk evaluasi

Data Pendukung



14

Data Penyedia



15

Data Penawaran

3.4.5 Evaluasi Penawaran

Pejabat pengadaan memasukkan hasil evaluasi administrasi, teknis, harga ke dalam

sistem.



16

3.4.6 Undangan Klarifikasi Teknis dan Negosiasi Harga

Pejabat Pengadaan mengundang penyedia yang memenuhi syarat yang sesuai untuk

proses klarifikasi teknis dan negosiasi harga dengan mengklik tombong “Undang”

Selanjutnya undangan negosiasi tersebut akan muncul di email penyedia yang bersangkutan.



17

View undangan melalui email

3.4.7 Klarifikasi Teknis dan Negosiasi Harga

Pejabat pengadaan melakukan proses klarikasi teknis dan negosiasi harga. Proses ini

dilakukan secara manual. Hasilnya saja yang dimasukkan ke dalam sistem.

Tampilan sebelum input harga negosiasi



18

Form Input Hasil Negosiasi

Tampilan Setelah Input Hasil Negosiasi

3.4.8 BA Hasil Pengadaan Langsung

Pejabat Pengadaan menginput tanggal dan nomor BA Hasil Pengadaan Langsung

dengan mengklik tombol .



19

Form Input BA Hasil Negosiasi

Setelah menginput tanggal dan nomor BA Hasil Pengadaan Langsung, pejabat pengadaan

mengklik tombol kirim ke PPK dan Umumkan. Selanjutnya BA Hasil Pengadaan Langsung

akan muncul di halaman utama.

Notifikasi paket pengadaan telah berhasil diumumkan penyedianya.

Tampilan di halaman Utama Web



20

3.5 Pembelian Langsung

3.5.1 Pejabat Pengadaan

a. Rekam data kuitansi

Pilih menu pembelian langsung muncul daftar kuitansi/bukti pembelian. Selanjutnya klik

button “Add New” untuk menambahkan data kuitansi/bukti pembelian baru.



21

b. Muncul daftar referensi penyedia. Pilih penyedia yang sesuai, jika tidak ada, dapat

merekam penyedia baru untuk pembelian langsung.

c. Klik tombol untuk memasukkan nama penyedia ke perekaman kuitansi/bukti

pembelian.



22

Isi jenis barang, data tahun anggaran, kode RUP (tidak wajib), jenis bukti, nomor bukti,

kode kegiatan, kode output, kode MAK, jumlah uang, tanggal kuitansi/bukti pembelian,

tanggal lunas bayar, nama penerima, jabatan penerima uraian.



23

d. Rekam detail barang

Form Input Barang :



24

e. Kirim ke PPHP

f. View dan Cetak Kuitansi/Bukti Pembelian, Rincian Kuitansi, dan Rincian Hasil

Pemeriksaan dari PPHP



25

3.5.2 PPHP

a. Klik menu pembelian Langsung, pilih data kuitan/bukti pembelian yang statusnya “Sent”,

kemudian klik button untuk proses selanjutnya.

b. Checklist hasil pemeriksaan barang yang telah sesuai



26

c. View dan Cetak Rincian Hasil Pemeriksaan Barang

3.6 Menu Ganti Password

Menu ini digunakan untuk mengubah password sesuai yang diinginkan untuk keperluan

keamanan dan kemudahan mengingat.



27

4. Mengakhiri Aplikasi

5. Penutup

Petunjuk pengoperasian ini dibuat mengikuti versi aplikasi SIMPeL yang dirilis. Untuk

update aplikasi SIMPeL terbaru, petunjuk pengoperasiannya akan diupload di halaman

utama aplikasi SIMPeL.

Apabila mendapat kesulitan dalam pengoperasian aplikasi SIMPeL, dapat

menghubungi alamat dan nomor telepon unit layanan helpdesk yang terdapat di website

aplikasi SIMPeL (halaman ”Kontak Kami”).

Pejabat Pengadaan SIMPeL - simpel.lpse.kemenkeu.go.id · oleh Pejabat Pengadaan dan PPHP untuk...

Documents

Transcript of Pejabat Pengadaan SIMPeL - simpel.lpse.kemenkeu.go.id · oleh Pejabat Pengadaan dan PPHP untuk...