PEDOMAN WHISTLEBLOWING SYSTEM PT TASPEN (PERSERO)
Transcript of PEDOMAN WHISTLEBLOWING SYSTEM PT TASPEN (PERSERO)
PEDOMANWHISTLEBLOWING SYSTEM
PT TASPEN (PERSERO)
ii Pedoman Whistleblowing System PT TASPEN (Persero)
iiiPedoman Whistleblowing System PT Taspen (Persero)
KEPUTUSAN BERSAMAPT DANA TABUNGAN DAN ASURANSI PEGAWAI NEGERI
(PERSERO)
NOMOR
TENTANG
WHISTLEBLOWING SYSTEM PT TASPEN (PERSERO)
DIREKSI DAN DEWAN KOMISARISPT DANA TABUNGAN DAN ASURANSI PEGAWAI NEGERI
(PERSERO),
Menimbang: a. bahwa dalam penerapan prinsip-prinsip Good Corporate Governance yang dijalankan secara konsisten dan berkelanjutan perlu penanganan dan tindakan yang cepat, tepat, bertanggung jawab dan berintegritas terhadap laporan dari stakeholder mengenai dugaan pelanggaran;
b. bahwa guna mendukung penanganan dan tindakan sebagaimana dimaksud pada huruf a harus dilaksanakan melalui mekanisme pelaporan atas dugaan pelanggaran, sehingga perlu pedoman Sistem Pelaporan Dugaan Pelanggaran (Whistleblowing System)
PD–32/DIR/2013KEP.04/DK–TASPEN/2013
iv Pedoman Whistleblowing System PT Taspen (Persero)
c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud pada huruf a dan huruf b maka, perlu menetapkan Keputusan Bersama Direksi dan Dewan Komisaris tentang Whistleblowing System PT TASPEN (Persero).
Mengingat: 1. Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2003 tentang Badan Usaha Milik Negara;
2. Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas;
3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;
4. Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor PER-01/MBU/2011 tentang Penerapan Tata Kelola Perusahaan yang Baik (Good Corporate Governance) pada Badan Usaha Milik Negara sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor PER-09/MBU/2012;
5. Peraturan Menteri Negara BUMN Nomor PER-19/MBU/2012 tentang Pedoman Penundaan Transaksi Bisnis yang Terindikasi Penyimpangan dan/atau Kecurangan;
6. Anggaran dasar PT TASPEN (Persero) Nomor 04 tanggal 4 Januari 1982 yang telah mengalami beberapa kali perubahan, terakhir dengan Akta Nomor 16 tanggal 26 September 2013, yang perubahannya telah diterima dan dicatat di dalam database Sistem Administrasi Badan Hukum Kementerian Hukum dan
vPedoman Whistleblowing System PT Taspen (Persero)
Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor AHU-0095236.AH.01.09 tahun 2013 tanggal 17 Oktober 2013;
7. Keputusan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor SK-236/MBU/2013 tentang Pemberhentian dan Pengangkatan Anggota-anggota Direksi Perusahaan Perseroan (Persero) PT Dana Tabungan dan Asuransi Pegawai Negeri, Juncto Keputusan Menteri Badan Usaha Milik Negara Nomor SK-400/MBU/2013 tentang Pemberhentian, Perubahan Nomenklatur Jabatan dan Pengangkatan Angota-anggota Direksi Perusahaan Perseroan (Persero) PT Dana Tabungan dan Asuransi Pegawai Negeri;
8. Keputusan Sekretaris Kementerian Badan Usaha Milik Negara Nomor SK-16/S.MBU/2012 tentang Indikator/Parameter Penilaian dan Evaluasi atas Penerapan Tata Kelola Perusahaan yang Baik (Good Corporate Governance) pada BUMN;
9. Keputusan Bersama Direksi dan Komisaris PT TASPEN (Persero) Nomor SK-42/DIR/2009 dan SK-13/DK-TASPEN/8/2009 tentang Benturan Kepentingan sebagaiman telah diubah dengan SK-13/DIR/2011 dan SK-14/DK-TASPEN/2011;
10. Keputusan Direksi PT TASPEN (Persero) Nomor SK-21/DIR/2010 tentang Peraturan Disiplin Karyawan PT TASPEN (Persero);
11. Peraturan Bersama Direksi dan Komisaris PT TASPEN (Persero) Nomor PD-11/DIR/2013 dan KEP.02/DK-TASPEN/2013 tentang Pedoman Good Corporate Governance PT TASPEN (Persero);
vi Pedoman Whistleblowing System PT Taspen (Persero)
12. Peraturan Direksi PT TASPEN (Persero) Nomor PD-25/DIR/2013 tentang Struktur Organisasi dan Tanggung Jawab Jabatan PT TASPEN (Persero).
MEMUTUSKAN:
Menetapkan: KEPUTUSAN BERSAMA DIREKSI DAN DEWAN KOMISARIS PT DANA TABUNGAN DAN ASURANSI PEGAWAI NEGERI (PERSERO) TENTANG WISTLEBLOWING SYSTEM PT TASPEN (PERSERO)
Pasal 1
Pelaksanaan dalam menangani pelaporan dugaan pelanggaran dalam lingkungan PT TASPEN (Persero) harus memedomani Whistleblowing System PT TASPEN (Persero) sebagaimana dimaksud dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Keputusan Bersama ini.
Pasal 2
Maksud dan tujuan Whistleblowing System PT TASPEN (Persero) sebagai berikut:
a. menciptakan iklim kerja yang kondusif dan menjadi sarana bagi stakeholder untuk melaporkan hal yang dapat menimbulkan kerugian perusahaan baik finansial maupun non finansial yang dapat merusak citra dan keberlangsungan usaha perusahaan;
b. memberikan kesempatan kepada stakeholder dalam menyampaikan laporan dugaan pelanggaran berdasarkan bukti-bukti yang dapat dipertanggungjawabkan;
viiPedoman Whistleblowing System PT Taspen (Persero)
Komisaris Utama
Eddy Abdurrachman
Ditetapkan di JakartaPada tanggal 30 Desember 2013
Direktur Utama
Iqbal Latanro
c. mewujudkan perusahaan yang bersih, sehat dan benar.
Pasal 3
Dewan Komisaris, Direksi dan Karyawan PT TASPEN (Persero) wajib mentaati, mematuhi dan melaksanakan Whistleblowing System PT TASPEN (Persero).
Pasal 4
Keputusan Bersama ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan, dengan ketentuan apabila terdapat kekeliruan akan diubah dan/atau diperbaiki kembali sebagaimana mestinya.
viii Pedoman Whistleblowing System PT Taspen (Persero)
Keputusan Bersama ................................................................... ... iiiDaftar Isi ......................................................................................... viii Kata Pengantar ............................................................................... xi
BAB IPENDAHULUAN .......................................................................... 01
A. Latar Belakang .......................................................................... 01B. Dasar Hukum ........................................................................... 02C. Maksud dan Tujuan .................................................................. 03D. Manfaat Whistleblowing System ............................................. 03
BAB IIWHISTLEBLOWING SYSTEM .................................................... 05
A. Pengertian ................................................................................ 05B. Prinsip Dasar ............................................................................. 07C. Organisasi ................................................................................. 07D. Lingkup Pengaduan .................................................................. 09E. Kewenangan Penanganan Pelaporan Pelanggaran ................... 09
BAB III MEKANISME WHISTLEBLOWING SYSTEM ............................... 11
A. Tata Cara Pelaporan Dugaan Pelanggaran ................................ 11B. Pengelolaan Laporan Dugaan Pelanggaran ............................... 12C. Laporan Kegiatan Tim Pengelola Whistleblowing System ........ 16
DAFTAR ISI
ixPedoman Whistleblowing System PT Taspen (Persero)
BAB IVPERLINDUNGAN, PENGHARGAAN DAN SANKSIBAGI PELAPOR ...................................... ...................................... 17
A. Perlindungan Bagi Pelapor dan Terlapor ................................... 17B. Penghargaan Bagi Pelapor ........................................................ 17C. Sanksi Bagi Pelapor Yang Menyampaikan Laporan Palsu ......... 18
BAB VPENUTUP ...................................................................................... 19
SKEMA MEKANISME WHISTLEBLOWING SYSTEM .................... 20
LAMPIRAN
I Format Tanda Terima Pelaporan Dugaan Pelanggaran .............. 23II Format Berita Acara Laporan Penelitian Awal Tim Pelaksana ... 24III Format Berita Acara Laporan Hasil Audit Investigasi ................ 25
x Pedoman Whistleblowing System PT TASPEN (Persero)
xiPedoman Whistleblowing System PT Taspen (Persero)
Direksi, Dewan Komisaris dan seluruh Karyawan PT TASPEN (Persero) berkomitmen menerapkan prinsip-prinsip Tata Kelola Perusahaan yang Baik.
Tata Kelola Perusahaan yang Baik diperlukan untuk menjaga kelangsungan hidup perusahaan dan memberi nilai tambah perusahaan melalui pengelolaan yang didasarkan pada asas transparansi, akuntabilitas, responsibilitas, independensi serta kewajaran dan kesetaraan.
Dalam rangka mewujudkan upaya penerapan prinsip kewajaran dan kesetaraan bagi stakeholders perlu dibangun Whistleblowing System yang merupakan bagian dari pengendalian internal dalam mencegah praktik penyimpangan dan kecurangan serta memperkuat penerapan Tata Kelola Perusahaan yang Baik.
Menyadari pentingnya Whistleblowing System di dalam pengelolaan perusahaan, Direksi dan Dewan komisaris telah menetapkan Keputusan Bersama Direksi dan Komisaris tentang Pedoman Whistleblowing System.
Pedoman ini bersifat dinamis dan selalu berkembang sejalan dengan tuntutan stakeholders, oleh karena itu masukan dari semua pihak sangatlah kami harapkan. Dengan ditetapkannya Pedoman Whistleblowing System kiranya dapat diterapkan sebagaimana mestinya sehingga terwujud PT TASPEN (Persero) yang sehat, bersih dan benar.
Jakarta, 30 Desember 2013 PT TASPEN (Persero) Direksi,
Iqbal Latanro Direktur Utama
KATA PENGANTAR
xii Pedoman Whistleblowing System PT TASPEN (Persero)
1Pedoman Whistleblowing System PT Taspen (Persero)
A. LATAR BELAKANG
Komisaris, Direksi, Komite dan seluruh karyawan TASPEN termasuk Karyawan yang ditugaskan di Anak Perusahaan dan instansi lainnya, serta orang-orang/instansi yang secara langsung bekerja untuk dan atas nama PT TASPEN (Persero) adalah “Insan TASPEN”.
Insan TASPEN berkomitmen menerapkan prinsip-prinsip Tata Kelola Perusahaan yang Baik, Pedoman Perilaku (Code of Conduct) serta peraturan perundang-undangan yang berlaku secara konsisten dan berkesinambungan. Komitmen ini diharapkan mampu mempertahankan eksistensi Perusahaan dalam mencapai maksud dan tujuan perusahaan. Sejalan dengan komitmen tersebut PT TASPEN (Persero) senantiasa memenuhi kepentingan stakeholders berdasarkan azas kewajaran dan kesetaraan.
Dalam penerapan prinsip-prinsip GCG seringkali muncul laporan dugaan pelanggaran dari stakeholders. Laporan dugaan pelanggaran tersebut harus diselesaikan dengan baik agar tidak merugikan stakeholders itu sendiri maupun perusahaan. Mekanisme pelaporan atas dugaan pelanggaran diatur dalam Pedoman Sistem Pelaporan Dugaan Pelanggaran (Whistleblowing System).
BAB IPENDAHULUAN
2 Pedoman Whistleblowing System PT Taspen (Persero)
B. DASAR HUKUM
1. Peraturan Menteri Negara BUMN Nomor PER-01/MBU/2011 tanggal 1 Agustus 2011 tentang Penerapan Tata Kelola Perusahaan yang Baik (Good Corporate Governance) pada BUMN sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Negara BUMN Nomor PER-09/MBU/2012 tanggal 6 Juli 2012.
2. Peraturan Menteri Negara BUMN Nomor PER-19/MBU/2012 tanggal 27 Desember 2012 tentang Pedoman Penundaan Transaksi Bisnis yang Terindikasi Penyimpangan dan/atau Kecurangan.
3. Anggaran Dasar PT TASPEN (Persero) yang dimuat dalam Akta Nomor 4 tanggal 4 Januari 1982 dibuat di hadapan Imas Fatimah, Sarjana Hukum, Notaris di Jakarta dan telah didaftarkan di Pengadilan Negeri Jakarta Pusat, Nomor 547 tanggal 4 Februari 1983, yang telah mengalami beberapa kali perubahan, terakhir dengan Akta Nomor 16 tanggal 26 September 2013, dibuat di hadapan Pahala Sutrisno Amijoyo Tampubolon, Sarjana Hukum, Magister Kenotariatan, Notaris di Jakarta, yang perubahannya telah diterima dan dicatat di dalam database Sistem Administrasi Badan Hukum Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia pada tanggal 17 Oktober 2013 Nomor AHU-AH.01.10-42614;
4. Keputusan Bersama Direksi dan Komisaris PT TASPEN (Persero) Nomor SK-42/DIR/2009 dan SK-13/DK-TASPEN/8/2009 tanggal 31 Agustus 2009 tentang Benturan Kepentingan yang telah diubah dengan SK-13/DIR/2011 dan SK-14/DK-TASPEN/2011;
5. Keputusan Bersama Direksi dan Komisaris PT TASPEN (Persero) Nomor PD-11/DIR/2013 dan KEP-02/DK-TASPEN/2013 tanggal 22 Agustus 2013 tentang Pedoman Good Corporate Governance (GCG) PT TASPEN (Persero).
3Pedoman Whistleblowing System PT Taspen (Persero)
6. Keputusan Direksi PT TASPEN (Persero) Nomor SK-21/DIR/2010 tanggal 23 April 2010 tentang Peraturan Disiplin Karyawan PT TASPEN (Persero);
C. MAKSUD DAN TUJUAN
Pedoman Whistleblowing System ini disusun sebagai panduan dalam menangani pelaporan dugaan pelanggaran yang disampaikan oleh stakeholders maupun Insan TASPEN, dengan tujuan:
1. menciptakan iklim kerja yang kondusif dan menjadi sarana bagi stakeholders serta Insan TASPEN untuk melaporkan hal-hal yang dapat menimbulkan kerugian perusahaan baik finansial maupun non finansial yang dapat merusak citra dan keberlangsungan usaha perusahaan;
2. memberikan kesempatan kepada stakeholders dan Insan TASPEN dalam menyampaikan laporan dugaan pelanggaran berdasarkan bukti-bukti yang dapat dipertanggungjawabkan;
3. mewujudkan perusahaan yang bersih, sehat, dan benar.
D. MANFAAT WHISTLEBLOWING SYSTEM
1. Media untuk menangani masalah dugaan pelanggaran secara internal sehingga tidak meluas menjadi masalah pelanggaran yang bersifat publik.
2. Mengurangi risiko kerugian akibat terjadinya pelanggaran.3. Membantu manajemen untuk menangani laporan dugaan
pelanggaran secara efektif dan melindungi kerahasiaan identitas pelapor.
4. Meningkatkan citra perusahaan.5. Memberikan umpan balik untuk perbaikan dan penyempurnaan
internal control.
4 Pedoman Whistleblowing System PT TASPEN (Persero)
5Pedoman Whistleblowing System PT Taspen (Persero)
A. PENGERTIAN
1. Perusahaan adalah Perusahaan Perseroan (Persero) PT Dana Tabungan dan Asuransi Pegawai Negeri Sipil atau disingkat PT TASPEN (Persero).
2. Pelapor adalah Insan TASPEN/Unit Kerja/stakeholders
3. Terlapor adalah Insan TASPEN/Unit Kerja.
4. Insan TASPEN adalah Komisaris, Direksi, Komite dan seluruh karyawan TASPEN termasuk Karyawan yang ditugaskan di Anak Perusahaan dan instansi lainnya, serta orang-orang/instansi yang secara langsung bekerja untuk dan atas nama PT TASPEN (Persero).
5. Unit Kerja adalah unit kerja yang ada dalam struktur organisasi Perusahaan.
6. Stakeholders adalah pihak-pihak yang memiliki kepentingan dengan Perusahaan baik langsung maupun tidak langsung, yaitu Pemegang Saham, Direksi, Komisaris, Karyawan, Pemerintah, Peserta dan pihak-pihak yang berkepentingan.
7. Whistleblowing System adalah mekanisme bagi perusahaan dalam pelaporan atas dugaan pelanggaran atau kecurangan yang berindikasi merugikan bagi perusahaan atau hal-hal lain yang melanggar kode etik dan/atau peraturan perundang-undangan.
BAB IIWHISTLEBLOWING SYSTEM
6 Pedoman Whistleblowing System PT Taspen (Persero)
8. Tim Pengelola Whistleblowing System adalah Tim yang dibentuk dan ditetapkan oleh Direksi dan Dewan Komisaris untuk melaksanakan pengelolaan terhadap Sistem Pelaporan Dugaan Pelanggaran di Perusahaan.
6. Auditor Internal adalah pemeriksa dari internal Perusahaan yaitu Satuan Pengawasan Intern (SPI).
7. Auditor Eksternal adalah pemeriksa dari eksternal Perusahaan seperti Badan Pemeriksa Keuangan, Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan atau Kantor Akuntan Publik
8. Gratifikasi adalah pemberian dalam arti luas, yakni meliputi pemberian uang, barang, rabat (diskon), komisi, pinjaman tanpa bunga, tiket perjalanan, fasilitas penginapan, perjalanan wisata, pengobatan cuma-cuma, dan fasilitas lainnya. Gratifikasi tersebut baik diterima di dalam negeri maupun di luar negeri dan yang dilakukan dengan menggunakan sarana elektronik atau tanpa sarana elektronik.
9. Benturan Kepentingan adalah suatu kondisi pilihan antara kepentingan ekonomis Perusahaan dengan kepentingan ekonomis pribadi, orang lain atau kelompok dalam Perusahaan.
10. Dugaan pelanggaran adalah informasi yang ada di dalam pengaduan, di antaranya mengandung pokok pelanggaran, pelaku pelanggaran, waktu dan tempat kejadian serta kerugian yang dialami Perusahaan.
11. Investigasi adalah kegiatan pemeriksaan yang dilakukan oleh Auditor Internal/Auditor Eksternal serta Pejabat lain yang ditunjuk oleh Pengarah, untuk meneliti kebenaran informasi atau pengaduan/laporan atas dugaan pelanggaran yang dilakukan oleh Terlapor dengan berpedoman pada peraturan yang berlaku.
7Pedoman Whistleblowing System PT Taspen (Persero)
B. PRINSIP DASAR
Penyampaian laporan dugaan pelanggaran yang dilakukan oleh pelapor harus memberikan informasi, bukti, atau dugaan yang jelas atas terjadinya pelanggaran yang dilaporkan dan memenuhi unsur-unsur sebagai berikut:
1. What : Apa dugaan pelanggaran yang diketahui Pelapor?
2. Where : Dimana perbuatan pelanggaran tersebut terjadi/dilakukan?
3. When : Kapan perbuatan pelanggaran tersebut dilakukan?
4. Who : Siapa saja yang terlibat dalam perbuatan pelanggaran tersebut?
5. How : Bagaimana perbuatan pelanggaran tersebut dilakukan?
Agar laporan atas dugaan pelanggaran dapat ditindaklanjuti, pelapor harus mencantumkan identitas yang jelas dan lengkap.
C. ORGANISASI
Untuk menangani pelaporan dugaan pelanggaran, Direksi membentuk organisasi yang terdiri dari:
1. Tim Pengelola Whistleblowing System
Tim Pengelola Whistleblowing System dibentuk dan ditetapkan bersama oleh Direksi dan Dewan Komisaris untuk menyelenggarakan dan mengelola Whistleblowing System. Susunan tim pengelola meliputi unsur yang mewakili Dewan Komisaris, Direksi, Sekretariat Perusahaan, SPI, Divisi SDM, Desk Kepatuhan, dan Desk Hukum sebagai berikut:
8 Pedoman Whistleblowing System PT Taspen (Persero)
NO SUSUNAN ANGGOTA KEDUDUKAN DALAM TIM WHISTLEBLOWING SYSTEM
A Pengarah1. Pemegang Saham Pengarah 2. Dewan Komisaris Pengarah3 Direksi Pengarah
B Tim Pelaksana1. Sekretaris Perusahaan Ketua 2. Kepala SPI Wakil Ketua 3. Kepala Desk Kepatuhan Sekretaris4. Manajer Utama Divisi SDM Anggota 5. Kepala Desk Hukum Anggota
C Sekretariat1. Kepala Desk Kepatuhan Ketua 2. Staf pada Desk Kepatuhan yang ditunjuk oleh Kepala Desk Kepatuhan Anggota
2. Tim Investigasi
Tim investigasi terdiri dari:
a. Auditor Internal serta Pejabat lain yang ditunjuk oleh Direktur Utama untuk melakukan investigasi atas dugaan pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan;
b. Auditor Eksternal yang ditunjuk oleh Komisaris Utama untuk melakukan investigasi atas dugaan pelanggaran yang dilakukan oleh organ pendukung Dewan Komisaris dan jika dibutuhkan, dapat melibatkan Auditor Internal.
9Pedoman Whistleblowing System PT Taspen (Persero)
D. LINGKUP PENGADUAN
Lingkup Pengaduan yang akan ditindaklanjuti oleh Tim Pengelola Whistleblowing System merupakan tindakan yang dapat merugikan perusahaan yang dilakukan oleh Insan TASPEN, meliputi antara lain:
1. Penyalahgunaan dan pemalsuan data dan/atau pembayaran klim2. Penyalahgunaan jabatan untuk kepentingan pribadi/golongan
atau kepentingan lain di luar Perusahaan3. Pembocoran rahasia perusahaan 4. Penerimaan dan/atau pemberian Gratifikasi5. Penyelewengan uang perusahaan6. Penggelapan Aset 7. Pemerasan 8. Penipuan9. Benturan Kepentingan 10. Pelanggaran Etika dan Perbuatan Asusila11. Korupsi12. Pencurian 13. Kecurangan
E. KEWENANGAN PENANGANAN PELAPORAN PELANGGARAN
1. Dugaan Pelanggaran oleh Karyawan
Penanganan laporan dugaan pelanggaran yang berkaitan dan/atau dilakukan oleh Karyawan termasuk Tim Pengelola Whistleblowing System, merupakan kewenangan Direktur Utama.
10 Pedoman Whistleblowing System PT Taspen (Persero)
2. Dugaan Pelanggaran oleh Direksi/Dewan Komisaris
Penanganan laporan dugaan pelanggaran yang berkaitan dan/atau dilakukan oleh Direksi/Dewan Komisaris merupakan kewenangan Pemegang Saham.
3. Dugaan Pelanggaran oleh Organ Pendukung Dewan Komisaris
Penanganan laporan dugaan pelanggaran yang berkaitan dan/atau dilakukan oleh organ pendukung Dewan Komisaris merupakan kewenangan Komisaris Utama.
11Pedoman Whistleblowing System PT Taspen (Persero)
A. TATA CARA PELAPORAN DUGAAN PELANGGARAN
1. Pelapor menyampaikan laporan secara tertulis tentang dugaan pelanggaran yang dilakukan oleh Insan TASPEN kepada Tim Pengelola Whistleblowing System dengan alamat:
Tim Pengelola Whistleblowing System PT TASPEN (Persero) Jl. Letjen Suprapto No. 45, Cempaka Putih, Jakarta 10520
2. Pelapor dapat juga menyampaikan laporan dugaan pelanggaran kepada Tim Pengelola Whistleblowing System PT TASPEN (Persero) melalui saluran yang telah disediakan Perusahaan di bawah ini:
a. Faksimile : 021-4255 444b. Telephone : 021-4255 999c. SMS : 08 111 44 6666d. E-mail : [email protected]
3. Pelapor wajib melengkapi laporan dugaan pelanggaran dengan identitas pelapor lengkap disertai alamat dan nomor telepon yang dapat dihubungi (jika ada).
BAB IIIMEKANISMEWHISTLEBLOWING SYSTEM
12 Pedoman Whistleblowing System PT Taspen (Persero)
B. PENGELOLAAN LAPORAN DUGAAN PELANGGARAN
1. Sekretariat menerima setiap laporan dugaan pelanggaran, memberikan Tanda Terima Laporan (Formulir lihat Lampiran I) kepada pelapor dan/atau mencatat laporan tersebut yang memuat:
a. Nomor urut laporan b. Tanggal penerimaanc. Nama pelapord. Nama terlapore. Deskripsi singkat, kegiatan, ketentuan yang dilanggarf. Saluran yang digunakan (fax/telp/SMS/E-mail/surat)g. Petugas penerima
2. Sekretariat melakukan validasi data pelapor dan menganalisa laporan dugaan pelanggaran yang masuk apakah memenuhi unsur 4W1H (What, Where, When, Who dan How) untuk ditindaklanjuti oleh Tim Pelaksana. Apabila laporan belum memenuhi unsur tersebut, Sekretariat dapat melakukan klarifikasi kepada Pelapor.
3. Terhadap laporan dugaan pelanggaran yang tidak memenuhi syarat, Sekretariat menyimpan dokumen laporan dugaan pelanggaran tersebut.
4. Terhadap laporan dugaan pelanggaran yang telah memenuhi syarat 4W1H (What, Where, When, Who dan How) namun tanpa identitas pelapor, maka Sekretariat melalui Tim Pelaksana menyampaikan laporan tersebut kepada Pengarah untuk mendapat persetujuan atau tidaknya dilakukan proses tindak lanjut.
13Pedoman Whistleblowing System PT Taspen (Persero)
5. Terhadap laporan dugaan pelanggaran yang memenuhi syarat, Sekretariat menyampaikan kepada Tim Pelaksana untuk diproses lebih lanjut (proses penelitian awal).
6. Tim Pelaksana melakukan proses penelitian awal adanya dugaan pelanggaran dan membahas hasilnya dalam rapat Tim Pelaksana.
7. Jika hasil penelitian awal memerlukan audit investigasi, maka Tim Pelaksana membuat dan menyampaikan Laporan Hasil Penelitian Awal (Formulir lihat Lampiran II) kepada Pengarah, yaitu:
a. Pemegang Saham, jika terlapor adalah Direksi/Dewan Komisaris;
b. Dewan Komisaris, jika terlapor adalah organ pendukung Dewan Komisaris;
c. Direksi, jika terlapor adalah Karyawan.
8. Dalam hal Terlapor adalah Direksi/Dewan Komisaris, proses audit investigasi lebih lanjut diserahkan kepada Pemegang Saham sesuai mekanisme yang berlaku pada Kementerian BUMN.
9. Dalam hal Terlapor adalah Organ Pendukung Dewan Komisaris, dilakukan proses sebagai berikut:
a. Dewan Komisaris melakukan pembahasan untuk menunjuk Tim Investigasi dan jika diperlukan dapat melibatkan Internal Auditor.
b. Tim Investigasi melakukan audit investigasi sesuai peraturan yang berlaku dan melaporkan hasil audit investigasi kepada Dewan Komisaris.
14 Pedoman Whistleblowing System PT Taspen (Persero)
c. Jika hasil investigasi menyatakan bahwa pelanggaran TERBUKTI,
1) Dewan Komisaris melakukan pembahasan untuk memberikan/menetapkan sanksi dan menyampaikan surat pemberitahuan pengenaan sanksi tersebut kepada Tim Pelaksana.
2) Tim Pelaksana meneruskan surat pemberitahuan pengenaan sanksi kepada Sekretariat untuk didokumentasikan.
d. Jika hasil audit investigasi menyatakan bahwa pelanggaran TIDAK TERBUKTI,
1) Dewan Komisaris menyampaikan hasil audit investigasi tersebut kepada Tim Pelaksana.
2) Tim Pelaksana meneruskan hasil audit investigasi kepada Sekretariat.
e. Sekretariat membuat dan menyampaikan surat pemberitahuan kepada Pelapor bahwa pelanggaran tidak terbukti dan dianggap selesai serta menyimpan dokumen pertinggal.
10. Dalam hal Terlapor adalah Karyawan, dilakukan proses sebagai berikut:
a. Direksi melakukan pembahasan dan memberikan persetujuan/rekomendasi kepada Kepala SPI untuk membentuk Tim Investigasi.
b. Tim Investigasi melakukan audit investigasi dengan mempedomani Surat Keputusan Direksi yang berlaku tentang Audit Khusus dan melaporkan hasil audit investigasi (Formulir lihat Lampiran III) kepada Kepala SPI.
15Pedoman Whistleblowing System PT Taspen (Persero)
c. Kepala SPI menyampaikan laporan hasil audit investigasi kepada Direksi.
d. Direksi melakukan pembahasan laporan hasil audit investigasi.
e. Jika hasil audit investigasi menyatakan bahwa pelanggaran TERBUKTI,
1) Direksi menyampaikan rekomendasi pengenaan sanksi kepada Manajer Utama Divisi SDM untuk diproses lebih lanjut dengan mempedomani Surat Keputusan Direksi yang berlaku tentang Disiplin Karyawan.
2) Manajer Utama Divisi SDM menyampaikan laporan pengenaan sanksi kepada Direksi dan Tim Pelaksana.
3) Tim Pelaksana menyampaikan laporan pengenaan sanksi kepada Sekretariat untuk didokumentasikan.
f. Jika hasil audit investigasi menyatakan bahwa pelanggaran TIDAK TERBUKTI,
1) Direksi menyampaikan rekomendasi kepada Kepala SPI untuk diteruskan kepada Tim Pelaksana.
2) Tim Pelaksana meneruskan hasil audit investigasi kepada Sekretariat.
3) Sekretariat membuat dan menyampaikan surat pemberitahuan kepada Pelapor bahwa pelanggaran tidak terbukti dan dianggap selesai serta menyimpan dokumen pertinggal.
11. Jika hasil penelitian awal tidak memerlukan audit investigasi, maka Tim Pelaksana menyampaikan hasil penelitian awal kepada Sekretariat.
16 Pedoman Whistleblowing System PT Taspen (Persero)
12. Sekretariat membuat dan menyampaikan surat pemberitahuan kepada Pelapor bahwa pelanggaran tidak terbukti dan dianggap selesai serta menyimpan dokumen pertinggal.
13. Apabila ada permintaan dari Pelapor terhadap proses penyelesaian laporan dugaan pelanggaran yang diajukan, maka Perusahaan melalui Tim Pengelola Whistleblowing System dapat memberikan penjelasan dan/atau tanggapan.
C. LAPORAN KEGIATAN TIM PENGELOLA WHISTLEBLOWING SYSTEM
Tim Pelaksana wajib membuat laporan kepada Direktur Utama dengan tembusan Komisaris Utama dan anggota Direksi secara berkala.
Laporan sekurang-kurangnya memuat:
1. Jumlah laporan dugaan pelanggaran yang diterima;2. Jumlah laporan yang memenuhi syarat untuk diproses;3. Jumlah laporan yang tidak memenuhi syarat untuk diproses;4. Jumlah laporan yang telah diselesaikan;5. Jumlah laporan yang masih dalam proses.
17Pedoman Whistleblowing System PT Taspen (Persero)
A. PERLINDUNGAN BAGI PELAPOR DAN TERLAPOR
Dalam melaksanakan mekanisme pelaporan dugaan pelanggaran, perusahaan menetapkan kebijakan perlindungan bagi pelapor berupa:
1. Perusahaan berkewajiban untuk melindungi pelapor pengaduan;
2. Perlindungan pelapor pengaduan dimaksudkan untuk mendorong keberanian melaporkan pelanggaran;
3. Perlindungan pelapor meliputi jaminan kerahasiaan identitas pelapor dan isi laporan serta jaminan keamanan bagi pelapor dari perusahaan terhadap perlakuan yang merugikan, seperti pemecatan yang tidak adil, penurunan jabatan atau pangkat, intimidasi, pelecehan atau diskriminasi dalam segala bentuknya, dan catatan yang merugikan dalam file data pribadi;
4. Perusahaan juga memberikan jaminan kerahasiaan terhadap identitas terlapor selama dugaan pelanggaran belum terbukti.
B. PENGHARGAAN BAGI PELAPOR
Perusahaan dapat memberikan penghargaan kepada pelapor atas terbuktinya laporan pelanggaran sesuai kebijakan Perusahaan, sehingga perusahaan terhindar dari kerugian baik secara materi maupun non materi.
BAB IVPERLINDUNGAN, PENGHARGAAN DAN SANKSI BAGI PELAPOR
18 Pedoman Whistleblowing System PT Taspen (Persero)
C. SANKSI BAGI PELAPOR YANG MENYAMPAIKAN LAPORAN PALSU
1. Bagi Insan TASPEN yang mengirimkan laporan palsu atau berupa fitnah atau laporan yang mengandung unsur itikad tidak baik yang merugikan perusahaan, dapat dikenakan sanksi sesuai dengan peraturan internal perusahaan atau dapat dilaporkan kepada Penegak Hukum.
2. Bagi pihak luar yang mengirimkan laporan palsu atau berupa fitnah atau laporan yang mengandung unsur itikad tidak baik yang merugikan perusahaan, dapat dilaporkan kepada Penegak Hukum.
19Pedoman Whistleblowing System PT Taspen (Persero)
Pedoman Whistleblowing System wajib disosialisasikan kepada seluruh karyawan, Direksi, dan Komisaris PT TASPEN (Persero) maupun stakeholders.
Pedoman Whistleblowing System ini disusun untuk dipedomani oleh Insan TASPEN dan dapat diubah sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
BAB VPENUTUP
20 Pedoman Whistleblowing System PT Taspen (Persero)
PRO
SED
UR
PEM
EGA
NG
SA
HA
MD
EWA
NK
OM
ISA
RIS
TIM
INV
ESTI
GA
SI
DIV
ISI
SD
M
PEN
GA
RA
H W
BS
DIR
EKS
I
KEP
ALA
SPI
PELA
POR
SEK
RET
AR
IAT
WB
S
TIM
PELA
KS
AN
AW
BS
NO
Men
yam
paik
an la
pora
n du
gaan
pel
angg
aran
kep
ada
Tim
Pe
ngel
ola
Whi
stle
blow
ing
Sys
tem
PT
TAS
PEN
(Per
sero
), Jl
. Let
jen
Soe
prap
to N
o. 4
5, C
empa
ka P
utih
, Jak
arta
105
20
atau
mel
alui
sal
uran
yan
g te
lah
dise
diak
an P
erus
ahaa
n (t
elp/
fax/
e-m
ail/s
ms/
sura
t)
Men
erim
a la
pora
n du
gaan
pel
angg
aran
, mem
beri
kan
tand
a te
rim
a da
n m
endo
kum
enta
sika
n se
tiap
lapo
ran
yang
mas
uk.
Mel
akuk
an v
alid
asi d
ata
pela
por
dan
men
gana
lisa
lapo
ran
yang
mas
uk a
paka
h m
emen
uhi u
nsur
4 W
1 H
(Wha
t, W
here
, Whe
n, W
ho, d
an H
ow)
Mem
utus
kan
apak
ah la
pora
n m
emen
uhi s
yara
t unt
uk
ditin
dak
lanj
uti o
leh
Tim
Pel
aksa
na W
BS
?
Men
yim
pan
doku
men
lapo
ran
yang
tida
k m
emen
uhi
syar
at
Men
erim
a la
pora
n du
gaan
pel
angg
aran
dar
i Sek
reta
riat
W
BS
dan
mel
akuk
an p
rose
s pe
nelit
ian
awal
ser
ta
mem
baha
s ha
siln
ya d
alam
rap
at T
im P
elak
sana
WB
S
Mem
utus
kan
apak
ah m
emer
luka
n au
dit i
nves
tigas
i?
Men
yam
paik
an h
asil
pene
litia
n aw
al k
epad
a S
ekre
tari
at
Mem
buat
dan
men
yam
paik
an s
urat
pem
beri
tahu
an
kepa
da P
elap
or b
ahw
a la
pora
n di
angg
ap s
eles
ai d
an
ditu
tup
sert
a m
enyi
mpa
n do
kum
en p
ertin
ggal
1 2 3 4 5 6 7 8 9
mul
ai
sele
sai
sele
sai
1
2 5
6
8 93
7
4
tidak
tidak
ya ya
A
SK
EM
A M
EK
AN
ISM
E W
HIS
TLE
BLO
WIN
G S
YS
TE
M P
T T
AS
PE
N (
Per
sero
)
21Pedoman Whistleblowing System PT Taspen (Persero)
PRO
SED
UR
PEM
EGA
NG
SA
HA
MD
EWA
NK
OM
ISA
RIS
TIM
INV
ESTI
GA
SI
DIV
ISI
SD
M
PEN
GA
RA
H W
BS
DIR
EKS
I
KEP
ALA
SPI
PELA
POR
SEK
RET
AR
IAT
WB
S
TIM
PELA
KS
AN
AW
BS
NO
Men
erim
a da
ri T
im P
elak
sana
lapo
ran
hasi
l pen
eliti
an
awal
ata
s du
gaan
pel
angg
aran
yan
g di
laku
kan
oleh
D
irek
si/D
ewan
Kom
isar
is (P
rose
s au
dit i
nves
tigas
i leb
ih
lanj
ut d
iser
ahka
n ke
pada
Pem
egan
g S
aham
ses
uai
mek
anis
me
yang
ber
laku
pad
a K
emen
teri
an)
Men
erim
a la
pora
n ha
sil p
enel
itian
aw
al a
tas
duga
an
pela
ngga
ran
yang
dila
kuka
n ol
eh O
rgan
Pen
duku
ng
Dew
an K
omis
aris
dan
mel
akuk
an p
emba
hasa
n da
lam
ra
pat D
ewan
Kom
isar
is u
ntuk
mem
bent
uk T
im In
vest
igas
i
Men
erim
a la
pora
n ha
sil p
enel
itian
aw
al a
tas
duga
an
pela
ngga
ran
yang
dila
kuka
n ol
eh K
arya
wan
/Tim
W
hist
lebl
owin
g S
yste
m d
an m
elak
ukan
pem
baha
san
dala
m r
apat
Dir
eksi
terb
atas
Mem
beri
kan
pers
etuj
uan/
reko
men
dasi
kep
ada
SPI
unt
uk
mem
bent
uk T
im In
vest
igas
i
Mem
bent
uk T
im In
vest
igas
i
Mel
akuk
an a
udit
inve
stig
asi,
men
yusu
n B
erita
Aca
ra d
an
men
yam
paik
an h
asil
audi
t inv
estig
asi k
epad
a Pe
ngar
ah
WB
S (D
ewan
Kom
isar
is) /
Kep
ala
SPI
Men
erim
a la
pora
n ha
sil a
udit
inve
stig
asi d
ari T
im
Inve
stig
asi
Men
erim
a la
pora
n ha
sil a
udit
inve
stig
asi d
ari K
epal
a S
PI
Mem
utus
kan
apak
ah p
elan
ggar
an te
rbuk
ti?
10a
10b
10c 11 12 13 14 15 16
10a
10b
10c
11 15
1212
13
1414 16
16tid
ak
tidak
yaya
A B
C
22 Pedoman Whistleblowing System PT Taspen (Persero)
PRO
SED
UR
PEM
EGA
NG
SA
HA
MD
EWA
NK
OM
ISA
RIS
TIM
INV
ESTI
GA
SI
DIV
ISI
SD
M
PEN
GA
RA
H W
BS
DIR
EKS
I
KEP
ALA
SPI
PELA
POR
SEK
RET
AR
IAT
WB
S
TIM
PELA
KS
AN
AW
BS
NO
Men
erim
a ha
sil a
udit
inve
stig
asi d
ari P
enga
rah
dan
men
erus
kan
kepa
da S
ekre
tari
at u
ntuk
did
okum
enta
si d
an
dibu
at s
urat
pem
beri
tahu
an k
epad
a Pe
lapo
r
Men
erim
a ha
sil a
udit
inve
stig
asi d
ari K
epal
a S
PI d
an
men
erus
kan
kepa
da S
ekre
tari
at u
ntuk
did
okum
enta
si d
an
dibu
at s
urat
pem
beri
tahu
an k
epad
a Pe
lapo
r
Men
erim
a, m
endo
kum
enta
sika
n ha
sil a
udit
inve
stig
asi
dan
mem
buat
kan
sura
t pem
beri
tahu
an k
epad
a Pe
lapo
r
Men
yam
paik
an s
urat
pem
beri
tahu
an k
epad
a Pe
lapo
r ba
hwa
lapo
ran
tidak
terb
ukti
dan
dian
ggap
sel
esai
Mem
beri
kan
peng
enaa
n sa
nksi
dan
men
yam
paik
an s
urat
pe
mbe
rita
huan
pen
gena
an s
anks
i ter
sebu
t kep
ada
Tim
Pe
laks
ana
Mem
beri
kan
reko
men
dasi
pen
gena
an s
anks
i dan
m
enya
mpa
ikan
kep
ada
Man
ajer
Uta
ma
Div
isi S
DM
unt
uk
dipr
oses
lebi
h la
njut
Men
erim
a re
kom
enda
si p
enge
naan
san
ksi d
an m
elak
ukan
pr
oses
pen
gena
an s
anks
i den
gan
mem
pedo
man
i Sur
at
Kep
utus
an D
irek
si y
ang
berl
aku
tent
ang
Dis
iplin
Kar
yaw
an
Men
yam
paik
an la
pora
n pe
ngen
aan
sank
si k
epad
a Pe
ngar
ah d
an T
im P
elak
sana
Men
erim
a su
rat p
embe
rita
huan
pen
gena
an s
anks
i dan
m
ener
uska
n ke
Sek
reta
riat
unt
uk d
idok
umen
tasi
kan
Men
erim
a da
n m
endo
kum
enta
sika
n ha
sil a
udit
inve
stig
asi
17 18 19 20 21a
21b 22 23 24 25
1717 18
19 20 25
21b
22 23
24
21a
B
Cse
lesa
i
sele
sai
23Pedoman Whistleblowing System PT Taspen (Persero)
TANDA TERIMALAPORAN DUGAAN PELANGGARAN
Nomor : Lpr-..../S-WBS/xx(bulan)xxxx(tahun)
Dengan ini menerangkan bahwa:Nama Pelapor : .....................................................................................Alamat : ..................................................................................... .....................................................................................No. Telp./HP : .....................................................................................Fax : .....................................................................................E-mail : .....................................................................................Unit Kerja/Organisasi : .....................................................................................
Telah menyampaikan laporan dugaan pelanggaran melalui media Telp/Fax/sms/e-mail/surat, tentang:.......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
Nama Kota, Tgl/Bulan/Tahun
Pelapor, Sekretariat Whistleblowing System,
.............................................. ................................................ (Nama jelas) (Nama Jelas)
*) Coret yang tidak perlu
LAMPIRAN IFORMAT TANDA TERIMA LAPORAN DUGAAN PELANGGARAN
24 Pedoman Whistleblowing System PT Taspen (Persero)
BERITA ACARANomor : BA-…/TP-WBS/xx(bulan)xxxx(tahun)
TENTANG
LAPORAN HASIL PENELITIAN AWAL ATAS ADANYA DUGAAN PELANGGARAN
OLEH KARYAWAN/ORGAN KOMISARIS/DIREKSI/DEWAN KOMISARIS*)
Pada hari ini, tanggal……….bulan……….tahun …….., telah dilaporkan adanya dugaan pelanggaran atas laporan dugaan pelanggaran Nomor: Lpr-..../S- WBS/xx(bulan)xxxx(tahun), sebagai berikut:………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Berdasarkan penyampaian laporan penelitian awal ini, maka Pengarah Whistleblowing System merekomendasikan perlu/tidak perlu*) ditindaklanjuti dengan audit investigasi oleh Tim Investigasi.
Nama Kota, Tgl/Bulan/Tahun
Pengarah Whistleblowing System Tim Pelaksana Whistleblowing System,
.............................................. ................................................ (Nama jelas) (Nama Jelas)
*) Coret yang tidak perlu
LAMPIRAN IIFORMAT BERITA ACARA LAPORAN PENELITIAN AWAL TIM PELAKSANA
25Pedoman Whistleblowing System PT Taspen (Persero)
BERITA ACARANomor : BA-…/TP-WBS/xx(bulan)xxxx(tahun)
TENTANG
LAPORAN HASIL AUDIT INVESTIGASI ATAS DUGAAN PELANGGARAN
OLEH KARYAWAN/ORGAN KOMISARIS/DIREKSI/DEWAN KOMISARIS*)
Pada hari ini, tanggal……….bulan……….tahun…….., dilaporkan hasil audit investigasi atas laporan dugaan pelanggaran Nomor: Lpr-..../S-WBS/xx(bulan)xxxx(tahun), sebagai berikut:………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
dinyatakan TERBUKTI/TIDAK TERBUKTI*)
Berdasarkan penyampaian laporan hasil audit investigasi ini, maka Pengarah Whistleblowing System merekomendasikan perlu/tidak perlu*) diberikan pengenaan sanksi melalui proses lebih lanjut oleh Divisi SDM atau Dewan Komisaris.
Menyetujui Pengarah Whistleblowing System Tim Pelaksana Whistleblowing System,
...................................................... ................................................ (Nama jelas) (Nama Jelas)
*) Coret yang tidak perlu
LAMPIRAN IIIFORMAT BERITA ACARA LAPORAN HASIL AUDIT INVESTIGASI
26 Pedoman Whistleblowing System PT Taspen (Persero)
27Pedoman Whistleblowing System PT Taspen (Persero)
28 Pedoman Whistleblowing System PT Taspen (Persero)