PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARANjamkridariau.com/data/5.SistemPelaporan.pdf · Pedoman Etika...

2017

PT JAMKRIDA RIAU Jl. Jend. Sudirman No. 438 Pekanbaru Phone/Fax : 0761-7871467

PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING SYSTEM)

PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING SYSTEM) 1

REVISI I - 16/01/2017

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI 1 BAB I. PENDAHULUAN 2

1. Latar Belakang 2 2. Maksud dan Tujuan 3 3. Acuan Pedoman 3

4. Ruang Lingkup 4 5. Daftar Istilah 4

BAB II. KEBIJAKAN KEWENANGAN 7 1. Kebijakan Perusahaan Menerima dan Menyelesaikan Pelaporan

Pelanggaran

7

2. Kewenangan Tim Pengelola Pelaporan pelanggaran 7

BAB III. PENGELOLAAN PELAPORAN PELANGGARAN 9

1. Penerimaan Pelaporan Pelanggaran 9

2. Proses Penanganan Pelaporan 10

3. Administrasi Pelaporan 12

4. Tindak Lanjut dan Pemantauan 12

5. Penyampaian Tanggapan 13

6. Publikasi dan Sosialisasi 14

BAB IV. PERLINDUNGAN, APRESIASI DAN SANKSI 15

1. Perlindungan Pelaporan dan Terlapor 15

2. Apresiasi Pelapor 16

3. Sanksi 16

BAB V. PENUTUP 17

BAB VI. LAMPIRAN 18

Berita Acara Penelahaan Awal/Klarifikasi 19

Berita Acara Hasil lnvestigasi 20

Skema Proses Pelaporan Pelanggaran PT . Jamkrida Riau 21


REVISI I - 16/01/2017

BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang :

PT Penjaminan Kredit Daerah Provinsi Riau disingkat dengan PT. Jamkrida Riau atau

Perusahaan berkomitmen untuk meningkatkan kualitas penerapan Good Corporate

Governance (GCG) secara konsisten dan berkelanjutan dengan berpedoman pada

peraturan dan perundangan yang berlaku, maka dalam pelaksanaan penerapan GCG

sebagaimana dimaksud, Direksi menyusun mekanisme pelaporan atas dugaan

penyimpangan pada PT Jamkrida Riau.

Dalam proses menjalankan kegiatan usahanya PT.Jamkrida Riau senantiasa

memperhatikan kepentingan setiap pemangku kepentingan perusahaan (stakeholders),

berdasarkan atas asas kewajaran dan kesetaraan sesuai prinsip-prinsip Good

Corporate Governance (GCG) yaitu transparansi, akuntabilitas, responsibilitas,

independen dan kewajaran.

Adanya pelaporan pelanggaran dari pihak stakeholders sebagai akibat dari kurang

diperhatikannya hak-hak stakeholders dengan baik atau bahkan kadang-kadang

terabaikan oleh pihak perusahaan, dapat berdampak negatif atas reputasi dan

kepercayaan masyarakat pada perusahaan. Sehubungan dengan hal tersebut maka

penyelesaian pelaporan pelanggaran dari stakeholders sangatlah diperlukan dalam

rangka menjamin hak-haknya dalam berhubungan dengan perusahaan dan menjamin

penanganan yang memenuhi ketentuan dan persyaratan yang ditetapkan oleh

perusahaan, pemerintah dan aparat berwajib.

Mekanisme penanganan pelaporan pelanggaran yang jelas merupakan hal yang mutlak

diperlukan, agar tidak terjadi perselisihan atau potensi sengketa yang berlarut-larut

antara pihak stakeholders dengan perusahaan. Secara internal perusahaan, pelaporan

pelanggaran menjadi cara untuk mendorong karyawan perusahaan untuk lebih berani

bertindak dalam mencegah terjadinya kecurangan dan korupsi dengan melaporkannya

ke pihak yang dapat menanganinya. Hal ini berarti, mengurangi budaya “diam” menuju

ke arah budaya “kejujuran” “kepedulian” dan “keterbukaan”. Pedoman Pelaporan

Pelanggaran (Whistleblowing System) ini merupakan sistem yang dapat dijadikan

media bagi saksi pelapor untuk menyampaikan informasi mengenai tindakan

pelanggaran yang diindikasi terjadi di dalam perusahaan. Mekanisme ini dapat menjadi

cara yang efektif apabila dilakukan dengan struktur dan proses yang benar dan jelas,

karena para pelapor memerlukan rasa aman dan jaminan keselamatan untuk

berpartisipasi dalam mencegah kecurangan dan tindak pidana korupsi.

Pelaporan yang diperoleh dari mekanisme pelaporan pelanggaran (Whistleblowing) ini

perlu mendapatkan perhatian dan tindak lanjut, termasuk juga pengenaan hukuman

yang tepat agar dapat memberikan efek jera bagi pelaku pelanggaran dan juga bagi

mereka yang berniat melakukan hal tersebut.


REVISI I - 16/01/2017

2. Maksud dan Tujuan :

Maksud penyusunan Pedoman Pengelolaan Pelaporan Pelanggaran sebagai dasar atau

pedoman pelaksanaan dalam menangani pelaporan pelanggaran dari stakeholders

untuk menjamin terselenggaranya mekanisme penyelesaian pelaporan pelanggaran

yang efektif dalam jangka waktu memadai oleh stakeholders.

Tujuan dari Pedoman ini adalah menyediakan suatu panduan bagi organisasi untuk

membangun, menerapkan dan mengelola suatu Sistem Pelaporan Pelanggaran (WBS).

Sehingga diharapkan pedomanini dapat memberikan manfaat bagi peningkatan

pelaksanaan Corporate Governance di perusahaan. Melalui sistem ini diharapkan

meningkatkan tingkat partisipasi karyawan dalam melaporkan pelanggaran. Disamping

itu, penyusunan pedoman ini juga sebagai acuan dalam tata cara pengelolaan

penanganan pengaduan/penyingkapan (Whistleblowing System) bagi Dewan Komisaris,

Direksi, Karyawan serta pihak yang berkepentingan dalam berhubungan dengan

perusahaan, agar setiap laporan yang disampaikan terjaga kerahasiaannya dan kasus

yang dilaporkan dapat dipertanggungjawabkan serta dapat ditindaklanjuti.

3. Acuan Pedoman :

a. Undang-Undang No. 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.

b. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 13 tahun 2006 tentang Perlindungan

Saksi dan Korban.

c. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 tahun 2001 tentangPerubahan Atas Undang-undang Republik Indonesia Nomor 31tahun 1999 tentang

Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi.

d. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 71 tahun 2000 tentang Tata

Cara Pelaksanaan Peran Serta Masyarakat dan Pemberian Penghargaan dalam Pencegahan dan PemberantasanTindak Pidana Korupsi.

e. Anggaran Dasar PT. Jamkrida Riau.

f. Pedoman Sistem Pelaporan Pelanggaran (Whistleblowing System) tahun 2008 oleh Komite Nasional Kebijakan Governance (KNKG).

g. Pedoman Good Corporate Governance (GCG) PT. Jamkrida Riau.

h. Pedoman Etika Bisnis & Etika Kerja (Code of Conduct) PT. Jamkrida Riau.

i. Pedoman Displin Pegawai (PDP) PT. Jamkrida Riau.


REVISI I - 16/01/2017

4. Ruang Lingkup :

Pedoman Pelaporan Pelanggaran ini diberlakukan bagi Dewan Komisaris, Organ

Pendukung Dewan Komisaris, Direksi, Organ Pendukung Direksi dan seluruh Karyawan

di lingkungan PT. Jamkrida Riau dalam menjalankan tugas sehari-hari sesuai dengan

prinsip-prinsip Good Corporate Governance (GCG) serta para pemangku kepentingan

(stakeholders) lainnya.

5. Daftar Istilah :

a. Whistleblowing System adalah sistem yang mengelola pelaporan/penyingkapan

mengenai perilaku melawan hukum, perbuatan tidak etis/tidak semestinya secara

rahasia, anonim dan mandiri (independent) yang digunakan untuk mengoptimalkan

peran serta individu perusahaan dan mitra kerja dalam mengungkap pelanggaran

yang terjadi dilingkungan perusahaan.

b. Whistleblower adalah Karyawan, klien/terjamin, vendors, supplier atau orang

lain yang berkepentingan dengan eksistensi perusahaan/organisasi.

c. Individu Perusahaan terdiri dari anggota Dewan Komisaris, Sekretaris Dewan

Komisaris, semua anggota komite di bawah Dewan Komisaris, anggota Direksi,

Karyawan serta tenaga-tenaga yang diperbantukan dalam pengelolaan

perusahaan.

d. Dewan Komisaris adalah organ Perusahaan yang mewakili Pemegang Saham

untuk melakukan pengawasan dan memberikan arahan/nasihat kepada Direksi

dalam pengelolaan perusahaan serta menjalankan fungsi untuk memperkuat citra

perusahaan.

e. Direksi adalah organ Perusahaan yang bertanggung jawab penuh atas

pengelolaan perusahaan, untuk kepentingan dan tujuan perusahaan, serta

mewakili perusahaan baik di dalam maupun di luar pengadilan sesuai dengan

ketentuan Anggaran Dasar, tunduk pada semua peraturan yang berlaku terhadap

BUMD dan tetap berpegang pada penerapan prinsip Good Corporate Governance.

f. Organ Pendukung Dewan Komisaris adalah organ yang membantu Dewan

Komisaris dalam melaksanakan fungsi pengawasan perusahaan, yaitu Komite

Audit, Komite Kebijakan Risiko, dan dapat juga membentuk Komite Nominasi dan

Remunerasi dan/atau Komite Kebijakan Tata Kelola Perusahaan serta Sekretaris

Dewan Komisaris.

g. Organ Pendukung Direksi adalah organ yang membantu Direksi dalam

melaksanakan pengelolaan perusahaan sesuai struktur organisasi yang ditetapkan

oleh Perusahaan;

h. PT. Jamkrida Riau, yang selanjutnya disebut Perusahaan, adalah Badan

Usaha Milik Daerah (BUMD) sebagaimana diatur dalam Undang-undang Nomor 5

Tahun 1962, mengenai modal untuk seluruhnya atau untuk sebagian merupakan

kekayaan daerah yang dipisahkan. Karyawan adalah pegawai yang telah

memenuhi syarat-syarat yang ditentukan, diangkat sebagai karyawan tetap


REVISI I - 16/01/2017

dengan ketetapan perusahaan yang diberikan hak dan kewajiban menurut

ketentuan yang berlaku di Perusahaan.

j. Penerima Pelaporan Pelanggaran adalah Direksi dan Dewan Komisaris.

k. Pelaporan Pelanggaran adalah pengungkapan tindakan pelanggaran atau

perbuatan melawan hukum.

l. Pelanggaran adalah perbuatan tidak etis/tidak bermoral atau perbuatan lain yang

dapat merugikan Perusahaan maupun para pemangku kepentingan (stakeholders),

yang dilakukan oleh Karyawan atau pimpinan perusahaan kepada perusahaan atau

lembaga lain yang dapat mengambil tindakan atas pelanggaran tersebut.

Pengungkapan ini umumnya dilakukan secara rahasia (confidential).

m. Pelapor adalah pihak internal yaitu Karyawan Perusahaan, dan tidak tertutup

adanya pelapor berasal dari pihak eksternal yaitu pemegang sertifikat, pemasok,

regulator dan stakeholders yang lainnya.

n. Terlapor adalah orang yang diadukan/dilaporkan atas adanya indikasi/dugaan

melakukan pelanggaran Standar Etika Kerja dan Etika Bisnis (Code of Conduct).

o. Perwakilan stakeholders adalah perseorangan, lembaga dan atau badan hukum

yang bertindak untuk dan atas nama stakeholders dengan berdasarkan surat kuasa

khusus dari stakeholders.

p. Stakeholders adalah para pihak yang berkepentingan dengan Perusahaan.

q. Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran adalah tim yang terdiri dari anggota

Satuan Pengawasan Internal (SPI), Divisi Sumber DayaManusia (SDM) dan unit

kerja lain yang berada di bawah kewenangan Direksi berdasarkan Keputusan

Direksi.

r. Pelanggaran Disiplin adalah perbuatan yang melanggar ketentuan Pedoman

Disiplin Pegawai PT. Jamkrida Riau.

s. Sidang Disiplin adalah sidang yang diadakan untuk memutuskan perkara atas

pelanggaran disiplin.

t. Tindak Pidana adalah perbuatan yang dilarang oleh suatu aturan hukum dimana

larangan tersebut disertai ancaman atau sanksi bagi yang melanggarnya

sebagaimana diatur dalam Kitab Undang-Undang Hukum Pidana (KUHP).

u. lnvestigasi adalah kegiatan untuk menemukan bukti-bukti terkait dengan

pelanggaran yang dilakukan oleh Terlapor, yang telah dilaporkan melalui Tim.

v. Korupsi adalah perbuatan yang dilakukan secara curang atau melawan hukum

oleh Dewan Komisaris, Direksi, dan Karyawan yang bekerja untuk dan atas nama

PT. Jamkrida Riau, yang bertentangan dengan kepentingan Perusahaan atau

penyalahgunaan wewenang jabatan/kepercayaan yang diberikan kepadanya


REVISI I - 16/01/2017

dengan tujuan memperkaya diri sendiri, atau orang lain atau korporasi yang dapat

merugikan perusahaan.

w. Kecurangan adalah perbuatan tidak jujur atau tipu muslihat meliputi antara lain

penipuan, pemerasan, pemalsuan, penyembunyian atau penghancuran

dokumen/laporan atau menggunakan dokumen palsu, yang dilakukan oleh

seseorang/sekelompok orang yang menimbulkan potensi kerugian ataupun

kerugian nyata terhadap Perusahaan atau orang lain.

x. Menyuap adalah perbuatan seseorang berupa memberi uang sogok/menyogok/

memberi hadiah atau janji yang diberikan atau diterima dalam bentuk apapun

kepada seseorang yang berpengaruh atau berhubungan dengan jabatannya

dengan tujuan ingin mendapatkan sesuatu untuk kepentingan pribadi ataupun

korporasi.

y. Benturan Kepentingan adalah sebuah situasi dimana seseorang dihadapkan

pada perbedaan kepentingan yaitu antara kepentingan pribadi atau perusahaan,

sehingga harus memilih dan mendahulukan kepentingan perusahaan di atas

kepentingan pribadinya.

z. Pencurian adalah mengambil barang atau sesuatu, baik seluruhnya atau sebagian

kepunyaan orang lain, dengan maksud untuk dimiliki secara melawan hukum.


REVISI I - 16/01/2017

BAB II

KEBIJAKAN DAN KEWENANGAN

1. Kebijakan Perusahaan Menerima dan Menyelesaikan Pelaporan

Pelanggaran.

a. Perusahaan berhak menerima pelaporan pelanggaran dari pihak internal maupun

eksternal.

b. Perusahaan wajib menerima dan menyelesaikan pelaporan pelanggaran secara

aman baik dari pelapor yang mencantumkan identitasnya maupun yang tidak.

c. Perusahan menyediakan 2 (dua) alternatif pengelolaan pelaporan, yaitu melalui

jalur Direksi maupun jalur Dewan Komisaris sesuai dengan level pelaku

pelanggaran.

2. Kewenangan Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran

Para pihak yang memiliki kewenangan untuk menindaklanjuti pelaporan/penyingkapan

berdasarkan kategori Terlapor adalah :

a. Direksi, jika terlapor adalah individu perusahaan selain Tim Compliance, Dewan

Komisaris dan Direksi.

b. Dewan Komisaris, jika terlapor adalah Direksi.

c. Direktur Utama, jika terlapor adalah Dewan Komisaris dan/atau Tim Compliance.

Keterangan :

a. Kewenangan Direksi dan Pembentukan Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran yang

Diduga Dilakukan oleh Karyawan PT.Jamkrida Riau.

1) Direksi bertanggung jawab atas terlaksananya pengelolaan Pelaporan

Pelanggaran yang diduga dilakukan oleh Karyawan sebagaimana diatur dalam

Keputusan ini.

2) Direksi membentuk Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran yang beranggotakan

perwakilan dari Satuan Pengawasan Internal (SPI), Direktorat Sumber Daya

Manusia (SDM) dan pihak lain yang diperlukan sesuai dengan kompetensi dan

keahliannya berdasarkan keputusan Direksi.

3) Ketua Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran jalur Direksi adalah Kepala Satuan

Pengawasan Internal (SPI).

4) Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran jalur Direksi bertugas untuk

menindaklanjuti Pelaporan Pelanggaran yang diduga dilakukan oleh Karyawan

PT.Jamkrida Riau.


REVISI I - 16/01/2017

b. Kewenangan Dewan Komisaris dan Pembentukan Tim Pengelola Pelaporan

Pelanggaran yang diduga dilakukan oleh Direksi, Dewan Komisaris, Organ

Pendukung Dewan Komisaris dan Organ Pendukung Direksi :

1) Dewan Komisaris bertanggung jawab atas terlaksananya Pedoman Pengelolaan

Pelaporan Pelanggaran yang diduga dilakukan oleh Direksi, Dewan Komisaris,

Organ Pendukung Dewan Komisaris dan Kepala Unit Kerja dari Organ

Pendukung Direksi, sebagaimana diatur dalam Keputusan ini.

2) Dewan Komisaris membentuk Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran yang

beranggotakan perwakilan dari Komite Audit dan pihak lain yang diperlukan

sesuai dengan kompetensi dan keahliannya berdasarkan keputusan Dewan

Komisaris.

3) Ketua Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran jalur DewanKomisaris adalah

Komite Audit.

4) Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran jalur Dewan Komisaris bertugas untuk

menindaklanjuti pelanggaran yang diduga dilakukan oleh Direksi, Dewan

Komisaris, Organ Pendukung Dewan Komisaris dan Kepala Unit Kerja dari Organ

Pendukung Direksi, yang berada di bawah kewenangan Dewan Komisaris

berdasarkan Keputusan Dewan Komisaris.


REVISI I - 16/01/2017

BAB III

PENGELOLAAN PELAPORAN PELANGGARAN

Lingkup pelaporan/penyingkapan yang dapat ditindaklanjuti oleh Tim meliputi :

1) Korupsi.

2) Suap.

3) Benturan Kepentingan & penyalahgunaan jabatan untuk kepentingan lain diluar

perusahaan.

4) Pencurian.

5) Kecurangan.

6) Melanggar hokum, penyimpangan peraturan perusahaan dan undang-undang

yang berlaku.

Pelaporan/penyingkapan yang mendapat prioritas untuk ditindaklanjuti adalah kasus

yang terjadi 2 (dua) tahun terakhir.

1. Penerimaan Pelaporan Pelanggaran.

a. Pelaporan pelanggaran yang diduga dilakukan oleh Karyawan ditujukan kepada Direksi PT. Jamkrida Riau.

b. Pelaporan pelanggaran yang diduga dilakukan oleh Direksi, Dewan

Komisaris, Organ Pendukung Dewan Komisaris dan Kepala Unit Kerja dari

Organ Pendukung Direksi ditujukan kepada Dewan Komisaris PT. Jamkrida Riau.

c. Apabila penerima pelaporan pelanggaran bukan Direksi atau Dewan

Komisaris, maka yang bersangkutan wajib meneruskan pelaporan

pelanggaran tersebut kepada Direksi atau Dewan Komisaris. d. Perusahaan menerima setiap pelaporan pelanggaran yang diajukan dari

stakeholders dan/atau perwakilan stakeholders baik secara lisan maupun

tertulis.

e. Perusahaan dalam hal ini Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran, memberikan penjelasan mengenai kebijakan dan prosedur penyelesaian pelaporan pelanggaran pada saat stakeholders dan/atau perwakilan

stakeholders mengajukan pelaporan pelanggaran.

f. Penyampaian pelaporan pelanggaran yang diduga dilakukan oleh Karyawan

dilakukan secara tertulis dengan mekanisme sebagai berikut :

1) Melalui website perusahaan www.jamkridariau.com

2) Menyampaikan surat resmi yang ditujukan kepada Direksi, dengan cara

diantar langsung atau melalui pos ke perusahaan dengan alamat:

Direksi. PT Jamkrida Riau u.p Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran

Jalan Jend. Sudirman No. 438 Pekanbaru, Riau


REVISI I - 16/01/2017

g. Penyampaian pelaporan pelanggaran yang diduga dilakukan oleh Direksi, Dewan

Komisaris, Organ Pendukung Dewan Komisaris dan Kepala Unit Kerja dari Organ

Pendukung Direksi sebagaimana dimaksud pada ayat 1 butir b dalam bab ini

dilakukan secara tertulis dengan mekanisme sebagai berikut :

1) Melalui website perusahaan yaitu www.jamkridariau.com

2) Menyampaikan surat resmi yang ditujukan kepada Dewan Komisaris, dengan

cara diantar langsung, atau melalui pos ke perusahaan dengan alamat :

Direksi. PT Jamkrida Riau u.p Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran

Jalan Jend. Sudirman No. 438 Pekanbaru, Riau

h. Pelaporan pelanggaran secara tertulis dilengkapi fotokopi identitas dan bukti

pendukung seperti dokumen yang berkaitan dengan transaksi yang dilakukan dan/atau pelaporan pelanggaran yang akan disampaikan.

i. Pelaporan pelanggaran secara tertulis tanpa identitas wajib dilengkapi bukti

pendukung seperti dokumen yang berkaitan dengan transaksi yang dilakukan

dan/atau pelaporan pelanggaran yang akan disampaikan.

j. Perusahaan wajib memberikan tanda terima jika pelaporan pelanggaran diajukan secara tertulis beridentitas.

k. Apabila pelaporan pelanggaran diajukan oleh perwakilan stakeholders, maka selain dokumen di atas juga diserahkan dokumen lainnya yaitu : 1) Fotokopi bukti identitas stakeholders dan perwakilan stakeholders. 2) Surat Kuasa dari stakeholders kepada perwakilan stakeholders yang

menyatakan bahwa stakeholders memberikan kewenangan bertindak untuk

dan atas nama stakeholders. 3) Jika perwakilan stakeholders adalah lembaga atau badan hukum, maka harus

dilampiri dengan dokumen yang menyatakan bahwa pihak yang mengajukan

pelaporan berwenang untuk mewakili lembaga atau badan hukum tersebut.

l. Perusahaan wajib menyampaikan bukti tanda terima pelaporan pelanggaran

kepada stakeholders dan/atau perwakilan stakeholders yang mengajukan

pelaporan.

2. Proses Penanganan Pelaporan :

a. Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran melakukan verifikasi atas laporan yang

masuk berdasarkan catatan tim. Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran akan

memutuskan perlu tidaknya dilakukan investigasi atas pelaporan pelanggaran

dalam waktu 30 (tiga puluh) hari dan dapat diperpanjang paling lama 30 (tiga

puluh) hari kerja.


REVISI I - 16/01/2017

b. Apabila hasil verifikasi sebagaimana ayat 1 (satu) menunjukkan bahwa

pelaporan tidak benar dan tidak ada bukti maka tidak akan diproses lebih

lanjut.

c. Apabila hasil verifikasi menunjukkan adanya indikasi pelanggaran yang disertai

bukti-bukti yang cukup, maka pelaporan dapat diproses ke tahap investigasi.

d. Terkait pelaporan pelanggaran yang melibatkan oknum Karyawan yang

memerlukan investigasi, wajib ditindaklanjuti oleh Tim Pengelola Pelaporan

Pelanggaran tingkat Direksi untuk diinvestigasi.

e. Terkait pelaporan pelanggaran yang melibatkan Direksi, Dewan Komisaris,

Organ Pendukung Dewan Komisaris dan Kepala Unit Kerja dari Organ

Pendukung Direksi yang memerlukan investigasi, wajib ditindaklanjuti oleh Tim

Pengelola Pelaporan Pelanggaran tingkat Dewan Komisaris untuk diinvestigasi.

f. Pelaku pelanggaran yang telah terbukti berdasarkan hasil investigasi, akan

diproses sesuai dengan peraturan yang berlaku.

g. Apabila hasil investigasi terbukti adanya pelanggaran disiplin oleh Karyawan,

maka dapat ditindaklanjuti sidang disiplin sesuai ketentuan yang berlaku

dengan Direksi sebagai hakim, Satuan Pengawasan Internal (SPI) sebagai

penuntut, Bagian Hukum sebagai pembela dan pendapat atau masukan dari

atasan yang bersangkutan.

h. Apabila terjadi pelaporan pelanggaran di tingkat Kantor Cabang, maka peran

Kantor Cabang sebatas sampai proses investigasi dan proses selanjutnya

ditindaklanjuti oleh Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran.

i. Apabila hasil investigasi terbukti adanya pelanggaran oleh Karyawan yang

mengarah ke tindak pidana, maka dapat ditindaklanjuti proses hukum yang

berlaku kepada lembaga penegak hukum dengan Direksi sebagai pejabat

penyerah perkara.

j. Skema Proses Pelaporan Pelanggaran sebagaimana terlampir.

k. Investigasi semua laporan mengenai pelanggaran yang masuk dilakukan

verifikasi, dengan tujuan untuk sedapat mungkin mengumpulkan bukti awal

yang cukup memadai, sehingga dapat ditarik suatu kesimpulan apakah

laporan pelanggaran tersebut benar adanya atau bahkan sebaliknya ditemukan

tidak cukup bukti untuk diteruskan pada tahap investigasi. Proses investigasi

atas suatu laporan harus dilakukan dengan tetap memegang azas praduga

tidak bersalah dan objektifitas. Hasil dari proses investigasi berupa laporan

hasil investigasi yang disertai beberapa bukti pendukung yang merupakan

bukti fisik serta bukti nonfisik. Hasil laporan investigasi tidak berupa opini atau

pendapat tapi berupa kesimpulan akhir mengenai hasil investigasi yang

digunakan sebagai dasar putusan pengambilan tindakan.


REVISI I - 16/01/2017

Investigasi dapat dilakukan baik oleh Independent Investigator (eksternal) maupun

oleh Tim Investigasi internal. Tim investigasi internal mencakup namun tidak

terbatas pada Satuan Pengawasan Internal (SPI). Independent Investigator dapat

ditunjuk untuk melakukan investigasi apabila terlapor adalah Direksi dan Pimpinan

satu tingkat dibawah Direksi (Pejabat) atau laporan bersifat materials dan

mempengaruhi citra perusahaan. Diluar kriteria tersebut, maka Investigasi akan

dilakukan oleh Tim Investigasi Internal.

Perusahaan harus dapat memilih dan menyediakan Auditor/Investigator yang

berintegritas untuk menjaga objektifitas hasil investigasi, sehingga kepercayaan

terhadap WBS dapat dijaga.

Proses investigasi harus bebas dari bias dan dilakukan tidak tergantung dari siapa

yang melaporkan ataupun siapa yang terlapor. Terlapor harus diberi kesempatan

penuh untuk memberikan penjelasan atas bukti-bukti yang ditemui, termasuk

pembelaan bila diperlukan.

Integritas Laporan dalam Sistem Pelaporan Pelanggaran adalah setiap tindakan

(Action) ataupun pembiaran (Omission) yang dilakukan/didesain/direkayasa untuk

menipu/mengelabui/memanipulasi pihak lain sehingga menjadi korban dan

menderita kerugian dan/atau pelakunya memperoleh keuntungan.

3. Administrasi Pelaporan :

a. Seluruh proses pelaporan pelanggaran diadministrasikan secara baik oleh Tim

Pengelola Pelaporan Pelanggaran.

b. Catatan penerimaan pelaporan pelanggaran memuat sekurangnya :

1) Nomor registrasi. 2) Tanggal penerimaan.

3) Petugas penerima. 4) Deskripsi singkat.

c. Pengelola WBS membuat laporan secara periodik (mingguan dan bulanan), antara lain meliputi jumlah pelaporan/penyingkapan, kategori pelaporan/penyingkapan dan saluran yang digunakan oleh Pelapor serta

menyampaikannya kepada Direksi.

4. Tindak lanjut dan Pemantauan Tindak Lanjut :

a. Tindak Lanjut Untuk mempercepat dan mempermudah proses tindak lanjut

pelaporan/ penyingkapan, maka Pelapor :

1) Dapat memberikan informasi mengenai data diri, sekurang-kurangnya

memuat : alamat, nomor telepon, faksimili, email (atau dengan pilihan

anonim).

2) Harus memberikan indikasi awal yang dapat dipertanggung jawabkan,

yang meliputi :


REVISI I - 16/01/2017

Masalah yang diadukan.

Pokok pelaporan/penyingkapan yang ingin diungkapkan dan jumlah kerugian jika bisa ditentukan. Akan lebih baik apabila satu pelaporan/penyingkapan hanya untuk satu masalah saja sehingga dapat

fokus.

Pihak yang terlibat. Siapa yang seharusnya bertanggung jawab atas kejadian tersebut

termasuk saksi dan siapa/pihak mana yang diuntungkan/dirugikan. Lokasi Kejadian.

Lokasi lapangan/unit operasi mana masalah tersebut terjadi dengan spesifik menyebutkan nama, tempat atau fungsi yang dimaksud.

Waktu Kejadian.

Periode kejadian dari masalah tersebut baik berupa bulan, tahun atau tanggal tertentu saat masalah tersebut terjadi.

Bagaimana terjadinya dan apakah ada bukti.

Apakah kasus ini pernah dilaporkan kepada orang/pihak lain.

Apakah kasus ini pernah terjadi sebelumnya.

b. Pemantauan Tindak Lanjut :

1) Pemantauan tindak lanjut pelaporan pelanggaran dilakukan oleh Tim

Pengelola Pelaporan Pelanggaran.

2) Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran dibawah pimpinan Ketua Tim

Pengelola Pelaporan harus menginformasikan pelaporan pelanggaran yang

masuk, yang diinvestigasi, dan yang dianggap selesai kepada Direksi

setiap saat diperlukan.

3) Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran dibawah pimpinan Komite Audit

harus menginformasikan pelaporan pelanggaran yang masuk, yang

diinvestigasi, dan yang dianggap selesai kepada Dewan Komisaris setiap

saat diperlukan.

5. Penyampaian Tanggapan :

a. Perusahaan melalui Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran dapat

menginformasikan dan/atau memberikan tanggapan atas status proses

penyelesaian pelaporan pelanggaran kepada stakeholders dan/atau

perwakilan stakeholders yang meminta penjelasan kepada Perusahaan

mengenai pelaporan pelanggaran yang diajukannya.

b. Untuk pelaporan pelanggaran tanpa identitas, tidak ada kewajiban

Perusahaan untuk memberikan tanggapan.


REVISI I - 16/01/2017

6. Publikasi dan Sosialisasi :

Tim melaporkan penanganan pelaporan/penyingkapan yang ditindak lanjuti

maupun yang tidak dapat ditindaklanjuti kepada Direktur minimal 3 (tiga) bulan

sekali dan dipublikasikan ke dalam media Perusahaan maupun media lainnya.

Perusahaan wajib mempublikasikan serta mensosialisasikan Pedoman.

Pengelolaaan Pelaporan Pelanggaran kepada seluruh Karyawan PT. Jamkrida Riau

maupun stakeholders melalui berbagai media Perusahaan, seperti :

a. Mencetak dan mendistribusikan dokumen Pedoman ini.

b. Website perusahaan.

c. Forum internal karyawan.


REVISI I - 16/01/2017

BAB IV

PERLINDUNGAN, APRESIASI DAN SANKSI

1. Perlindungan Pelapor dan Terlapor

Perlindungan Pelapor dimaksudkan untuk memberikan jaminan atas kerahasiaan

identitas Pelapor dan perlindungan dari tindakan yang merugikan Pelapor. Bagi

Perusahaan, perlindungan Pelapor akan menumbuhkan rasa aman bagi Individu

Perusahaan dan pelapor lainnya.

Kebijakan perlindungan Pelapor dimaksudkan pula untuk mendorong setiap Individu

Perusahaan dan Pelapor lainnya untuk berani melaporkan pelanggaran.

Perusahaan berkomitmen untuk melindungi Pelapor yang beritikad baik dan

Perusahaan patuh terhadap segala peraturan perundangan yang terkait serta best

practices yang berlaku dalam penyelenggaraan sistem perlindungan Pelapor.

Perusahaan memberikan sanksi bagi pelaporan pelanggaran yang tidak sesuai dengan

maksud dan tujuan kebijakan ini; misalnya fitnah atau pelaporan palsu. Semua

laporan pelanggaran dijamin kerahasiaan dan keamanannya oleh perusahaan. Pelapor

dijamin haknya untuk memperoleh informasi mengenai tindak lanjut atas laporannya.

Pelapor dapat mengadukan bila mendapatkan balasan berupa tekanan atau ancaman

atau tindakan pembalasan lain yang dialaminya. Pengaduan harus disampaikan

kepada Tim Perusahaan melalui mekanisme yang telah ditetapkan Perusahaan. Dalam

hal masalah ini tidak dapat dipecahkan secara internal, Pelapor dijamin haknya untuk

membawa ke lembaga independen di luar Perusahaan, seperti misalnya mediator,

lembaga perlindungan saksi dan korban atas biaya Perusahaan.

Perusahaan memberikan perlindungan kepada Pelapor, atas kemungkinan

dilakukannya hal-hal sebagai berikut :

a. Pemecatan yang tidak adil;

b. Penurunan jabatan atau pangkat dengan alasan yang tidak jelas;

c. Pelecehan atau diskriminasi dalam segala bentuknya;

d. Catatan yang merugikan dalam file data pribadinya (personal file record).

Selain perlindungan di atas, untuk Pelapor yang beritikad baik, Perusahaan juga akan

menyediakan perlindungan hukum, sejalan denganyang diatur Undang-undang

No. 15 tahun 2002 jo Undang-undang No.25 tahun 2003 pada Pasal 43 tentang

Tindak Pidana Pencucian Uang danPasal 13 Undang-undang No.13 tahun 2006

tentang Perlindungan Saksidan Korban, dan Pasal 5 Peraturan Pemerintah No.57

tahun 2003 tentang Tata Cara Perlindungan Khusus bagi Pelapor dan Saksi dalam

Tindak Pidana Pencucian Uang yaitu :

a. Perlindungan dari tuntutan pidana dan/atau perdata;

b. Perlindungan atas keamanan pribadi, dan/atau keluarga Pelapor dari

ancaman fisik dan/atau mental;


REVISI I - 16/01/2017

c. Perlindungan terhadap harta Pelapor; dan/atau;

d. Pemberian keterangan tanpa bertatap muka dengan Terlapor, padasetiap tingkat

pemeriksaan perkara dalam hal pelanggaran tersebut masuk pada sengketa

pengadilan.

Dalam hal Pelapor merasa perlu, maka ia juga dapat meminta bantuan pada

Lembaga Perlindungan Saksi dan Korban (LPSK), sesuai Undang-undang No.13

tahun 2006.

2. Apresiasi Pelapor

a. Perusahaan dapat memberikan penghargaan kepada Pelapor atas

pelanggaran yang dapat dibuktikan sehingga aset/keuangan Perusahaan dapat

diselamatkan.

b. Penghargaan diberikan melalui Kebijakan Direksi.

3. Sanksi

Bentuk sanksi kepada Terlapor yang terbukti bersalah diberikan sesuai dengan

ketentuan yang berlaku di Perusahaan.


REVISI I - 16/01/2017

BAB V

PENUTUP

1. Pedoman Pelaporan Pelanggaran (Whistleblowing System/WBS) inidisusun untuk

dapat menjadi acuan Direksi, Dewan Komisaris, Organ Pendukung Dewan

Komisaris dan Kepala Unit Kerja dari Organ Pendukung Direksi dan Karyawan di

lingkungan PT. Jamkrida Riau.

2. Pedoman Pelaporan Pelanggaran (WBS) ini akan ditindaklanjuti dengan Keputusan

Direksi tentang Mekanisme Sidang Disiplin.

3. Pedoman Pelaporan Pelanggaran (WBS) dapat dirubah/direvisi secara berkala

untuk disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

4. Setiap perubahan Pedoman Pelaporan Pelanggaran (WBS) dilakukan setelah

mendapat persetujuan dari Dewan Komisaris PT. Jamkrida Riau.

5. Setiap perubahan Pedoman Pelaporan Pelanggaran (WBS) dinyatakan berlaku

sejak ditetapkan oleh Dewan Komisaris dan Direksi PT. Jamkrida Riau.

Mengetahui,

PT. JAMKRIDA RIAU

HERMAN BOEDOYO Direktur


REVISI I - 16/01/2017

BAB VI

LAMPIRAN

Lampiran 1 – Berita Acara Penelahaan Awal/Klarifikasi

Lampiran 2 – Berita Acara Hasil lnvestigasi

Lampiran 3 – Skema Proses Pelaporan Pelanggaran Lampiran 1.


REVISI I - 16/01/2017

BERITA ACARA

No. : 000/BA/JR/BLN/THN

TENTANG

PENELAHAAN AWAL KLARIFIKASI

Pada hari ini, …………tgl …….. bulan ……………. tahun ………, telah dilakukan

presentasi atas Laporan Penyingkapan dari Whistle Blowing System (WBS) atas

pengaduan …………………………………………………………........................................

Berdasarkan hasil presentasi, Laporan Penyingkapan atas pengaduan tersebut

telah/tidak* sesuai dengan kriteria untuk ditindaklanjuti dengan investigasi.

lnvestigasi akan dilakukan dengan menggunakan Konsultan/Satuan Pengawasan

lnternal/Sekurity/Tim Compliance *.

Sekretaris Perusahaan,

(Nama Pejabat)

Tim Compliance :

1 ……………………………

2 ……………………………

3 ……………………………

* Coret yang tidak perlu


REVISI I - 16/01/2017

Lampiran 2.

BERITA ACARA

No. : 000/BA/JR/BLN/THN

TENTANG

HASIL INVESTIGASI

Pada hari ini, ………….tgl …… bulan ………… tahun……, telah dilakukan presentasi atas Laporan Hasil lnvestigasi oleh Konsultan/Satuan Pengawasan

lnternal/Sekurity/Tim Compliance* dari Whistle Blowing System (WBS) atas pengaduan……………………………….................................................................

Berdasarkan presentasi Laporan Hasil lnvestigasi, Laporan Penyingkapan No…………………….. Tersebut terbukti/tidak terbukti*.

Sekretaris Perusahaan,

(Nama Pejabat)

Tim Compliance :

1 . …………………………….

2 . …………………………….

3 . …………………………….

* Coret yang tidak perlu


REVISI I - 16/01/2017

SKEMA PROSES PELAPORAN PELANGGARAN PT. JAMKRIDA RIAU

PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARANjamkridariau.com/data/5.SistemPelaporan.pdf · Pedoman Etika...

Documents

Transcript of PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARANjamkridariau.com/data/5.SistemPelaporan.pdf · Pedoman Etika...