PEDOMAN PERILAKU UPM SETIAP PILIHAN ANDA ......menemukan praktik kerja yang tidak aman, Anda wajib...

PEDOMAN PERILAKU UPM

SETIAP PILIHAN ANDA BERHARGA

KODE PERILAKU INI BAGIAN DARI

KOMITMEN KAMI1. Komitmen kami terhadap integritas 4

KARYAWAN DAN KEGIATAN OPERASIONAL KAMI 2. Menghormati karyawan dan hak asasi manusia 63. Memastikan keamanan atas dampak lingkungan dan produk 8

INTEGRITAS BISNIS 4. Tidak ada toleransi terhadap korupsi dan penyuapan 105. Menghindari konflik kepentingan 126. Kesesuaian dengan undang-undang persaingan usaha 147. Perlindungan aset dan informasi 16

PEMANGKU KEPENTINGAN KAMI 8. Kenali dengan siapa Anda berdagang 189. Hubungan dengan pemangku kepentingan dan masyarakat 20

SAMPAIKAN KEKHAWATIRAN ANDA10. Kepatuhan adalah kewajiban semua pihak 22

Daftar Isi

SIMBOL PAYUNG mengindikasikan bahwa aturan yang

lebih terperinci tersedia di intranet kami.

PEDOMAN PERILAKU UPM 2

https://intranet.upm.com/AboutUPM/UPM-Code-of-Conduct/CodeEN/GroupPolicy/Pages/default.aspx

Rekan-rekan yang terhormat,

Kita harus melakukan hal yang benar, di mana pun, dengan siapa pun, atau apa pun situasinya. Kita tidak akan kompromi dengan standar integritas kita dalam kondisi apa pun. Kode Etik dan nilai kita mendukung lingkungan kerja yang menyenangkan dan membantu kita untuk menghadapi kondisi bisnis yang berubah. Ini akan membangun landasan untuk kesuksesan kita dalam jangka panjang.

Kode Etik ini merupakan bagian yang penting dari budaya integritas kita agar karyawan merasa nyaman dalam menyampaikan kekhawatiran mereka, dan mempercayai UPM untuk mengambil tindakan yang tepat. Jika kita mengkhawatirkan sesuatu, kita harus menyampaikannya dan mengambil tindakan yang tepat.

Kita semua bertanggung jawab untuk membangun budaya integritas ini dalam setiap hal yang kita lakukan dan setiap pilihan yang kita ambil. Itulah sebabnya mengapa kita semua harus memahami Kode Etik dan menerapkannya sebagai kompas untuk memandu pekerjaan kita. Pilihan yang kita buat itu penting!

Hormat saya,

Jussi Pesonen Presiden & CEO


NILAI LUHUR UPM Memercayai

dan dipercayai

Meraih tujuan

bersama Berani dalam

melakukan pembaruan


Kami meyakini bahwa integritas adalah hal yang mendasar bagi semua kegiatan operasional bisnis kami, dan memberikan landasan bagi keberhasilan dan pertumbuhan kami yang berkelanjutan.

Kami mematuhi peraturan perundang-undangan yang berlaku dalam semua kegiatan operasional kami. Namun, bagi kami, integritas dimulai dengan nilai-nilai dan cara kerja kami sehari-hari. Pedoman Perilaku kami menetapkan prinsip-prinsip yang membantu kami membuat keputusan yang baik secara etis. Kita semua bertanggung jawab untuk mengetahui Pedoman Perilaku ini, mengetahui cara melakukan hal yang benar, dan memahami alasan pentingnya hal itu.

Dengan mengambil pilihan yang benar, kita melindungi nilai yang diciptakan di UPM setiap hari. Bertindak dengan integritas membangun reputasi kami sebagai mitra, pemasok, pelanggan, dan perusahaan yang dapat dipercaya.

Di UPM, kami mengakui dan secara aktif mendukung Tujuan Pembangunan Berkelanjutan Perserikatan Bangsa-Bangsa, yang memandu pekerjaan dalam pembangunan yang berkelanjutan, dan peningkatan kegiatan operasional secara terus menerus. Sebagai anggota United Nations Global Compact, kami menjunjung tinggi sepuluh prinsipnya, terkait dengan hak asasi manusia, tenaga kerja, lingkungan, dan antikorupsi.

Komitmen kami terhadap integritas

1.

INTEGRITAS BISNISKARYAWAN DAN KEGIATAN OPERASIONAL KAMI

KOMITMEN KAMI SAMPAIKAN KEKHAWATIRAN ANDA

PEMANGKU KEPENTINGAN KAMI

Integritas berarti melakukan hal

yang benar

Sebagai karyawan UPM, kita diharapkan untuk:• Membaca, memahami, dan mematuhi Pedoman Perilaku• Berani berbicara dan menyampaikan kekhawatiran jika

mencurigai adanya perilaku salah• Meminta saran dari manajer atau bagian Kepatuhan UPM jika

merasa tidak yakin dengan apa hal yang benar untuk dilakukan

Selain itu, manajer UPM diharapkan untuk:• Memimpin melalui keteladanan• Menyampaikan kebijakan dan prosedur perusahaan kepada tim

dan meluangkan waktu untuk membahas bagaimana kebijakan dan prosedur perusahaan tersebut berlaku bagi tim

• Menciptakan suasana yang membuat anggota tim merasa bahwa mereka dapat mengungkapkan kekhawatiran mereka

• Mendengarkan kekhawatiran anggota tim, dan melaporkan dugaan perilaku salah apa pun yang mereka ketahui

• Mengawasi dan mendukung tim mereka dalam memenuhi harapan tersebut di atas

Jika Anda tidak yakin dengan langkah yang harus dilakukan selanjutnya

Pikirkan tentang tindakan yang telah Anda rencanakan, dan tanyakan pada diri sendiri:• Apakah tindakan tersebut sejalan

dengan Pedoman Perilaku?• Apakah tindakan tersebut sah secara

hukum?• Apakah tindakan tersebut beretika?• Apakah saya mau membaca mengenai

hal ini di media sosial atau koran?

Jika jawabannya tidak untuk semua pertanyaan ini, berhentilah dan mintalah bantuan menemukan jalan yang benar.

PELAJARI SELENGKAPNYAPrinsip Panduan PBB Mengenai Bisnis dan Hak Asasi ManusiaSepuluh Prinsip United Nations Global CompactTujuan Pembangunan Berkelanjutan Perserikatan Bangsa-BangsaPedoman OECD untuk Perusahaan Multinasional

SALURAN BANTUAN PEDOMAN PERILAKU

Jika ada pertanyaan mengenai Pedoman Perilaku, Anda dapat selalu menghubungi: [email protected]

Dapatkan informasi mengenai nilai, integritas, dan kebijakan kami di intranet UPM (untuk karyawan UPM) di codeofconduct.upm.com atau di situs web perusahaan UPM di upm.com/codeofconduct


SAMPAIKAN KEKHAWATIRAN ANDA


PEMANGKU KEPENTINGAN KAMI

KOMITMEN KAMI


mailto:[email protected]

https://codeofconduct.upm.com

https://www.upm.com/investors/governance/governance-guidelines/code-of-conduct/

UPM berkomitmen untuk menghormati hak-hak asasi manusia yang sejalan dengan Prinsip Panduan Perserikatan Bangsa-Bangsa mengenai Bisnis dan Hak Asasi Manusia. Kami mendukung kondisi kerja yang layak. Kami tidak menoleransi penggunaan tenaga kerja paksa, atau tenaga kerja anak dalam kondisi apa pun. Kami bermaksud untuk memberdayakan dan melibatkan karyawan dari semua tingkatan organisasi melalui kepemimpinan yang bertanggung jawab.

Seluruh karyawan harus menghormati kebebasan berpikir, berpendapat, berekspresi, beragama, dan hak untuk berorganisasi secara damai, serta kebebasan dari diskriminasi

dalam bentuk apa pun berdasarkan ras, usia, kebangsaan, jenis kelamin, atau orientasi seksual setiap orang. Kami tidak menoleransi pelecehan seksual, atau bentuk

pelecehan apa pun lainnya.

Kita semua dapat berperan dalam menciptakan tempat kerja yang menginspirasi, beragam, dan inklusif. Karyawan didorong untuk aktif

dalam mengembangkan dan menumbuhkan diri mereka secara pribadi dan profesional.

Kesejahteraan, kesehatan, dan keselamatan

Kesejahteraan dan kesehatan karyawan sangat penting bagi UPM. Kami tidak pernah berkompromi untuk urusan keselamatan, dan kami hanya bekerja

dengan mitra bisnis yang memiliki komitmen sama dengan kami dalam hal kesehatan dan keselamatan. Kita semua bertanggung jawab untuk bekerja dengan

aman setiap saat, dan kita harus mematuhi undang-undang kesehatan dan keselamatan kerja, serta aturan dan standar keselamatan perusahaan. Semua manajer harus

menginstruksikan, mengawasi, dan mendukung timnya agar mereka bisa bekerja dengan aman.

Menghormati karyawan dan hak asasi manusia

2.



INTEGRITAS BISNIS PEMANGKU KEPENTINGAN KAMI

KOMITMEN KAMI KARYAWAN DAN KEGIATAN OPERASIONAL KAMI



• Berusaha mendukung keragaman, termasuk dengan karyawan dari tim kami dengan kompetensi, pengalaman, dan latar belakang yang berbeda-beda, dan jangan membeda-bedakan siapa pun karena ras, usia, kebangsaan, jenis kelamin, atau orientasi seksual mereka.

• Membangun dan mendorong budaya di mana karyawan bisa memiliki berbagai pandangan yang berbeda, dan kesempatan untuk berkontribusi.

• Pertimbangkan bagaimana Anda dapat meningkatkan suasana di tempat kerja dan menginspirasi yang lain.

• Laporkan jika Anda mengalami pelecehan atau perilaku yang tidak pantas, baik yang Anda alami maupun orang lain alami.

• Bertanggung jawablah atas perkembangan diri Anda secara pribadi dan profesional.• Pastikan kinerja Anda tidak terhambat oleh, misalnya, alkohol atau obat-obatan.• Mewajibkan orang lain untuk mematuhi persyaratan keselamatan UPM. Jika Anda

menemukan praktik kerja yang tidak aman, Anda wajib melaporkannya. Segera laporkan semua kecelakaan dan kondisi tidak aman. Jangan pernah berasumsi bahwa ada orang lain yang melaporkan risiko atau masalah tersebut.

• Jadilah teladan dalam hal kesehatan dan keselamatan, dan memimpin melalui keteladanan. Selalu awasi diri Anda sendiri dan rekan kerja Anda, dan jaga kesejahteraan pribadi Anda.

APAKAH HAL BENAR YANG HARUS DILAKUKAN?

Berkontribusilah dan libatkan

yang lain

PELAJARI SELENGKAPNYADeklarasi Universal Hak Asasi Manusia oleh PBBDeklarasi ILO mengenai Prinsip Dasar dan Hak di Tempat Kerja





Kami mematuhi undang-undang lingkungan yang terkait dan memperhatikan dampak dari kegiatan operasional kami terhadap udara, iklim, air, tanah, dan keanekaragaman hayati. Tujuan kami adalah meminimalkan dampak buruk, termasuk cara kami memanfaatkan tanah. Kami terus mengukur dan menilai beban lingkungan dan dampak dari kegiatan operasional kami secara langsung dan tidak langsung, serta mendorong penggunaan teknologi yang canggih.

Kami ingin semua karyawan menyadari masalah-masalah lingkungan hidup dalam pekerjaan mereka sehari-hari. Inilah sebabnya kita semua diharapkan untuk bertindak dengan penuh tanggung jawab dan melakukan praktik terbaik. Tindakan apa pun yang dapat berdampak buruk terhadap karyawan dan lingkungan harus dipikirkan baik-baik.

Karyawan kami harus mengelola beban lingkungan UPM secara sistematis, dengan mengingat prinsip-prinsip peningkatan yang berkelanjutan. Bahan-bahan kimia harus ditangani dengan aman sesuai dengan sistem manajemen yang diakui secara internasional.

Kami mengupayakan penatagunaan produk yang memperhitungkan siklus hidup produk secara keseluruhan. Kita semua bertanggung jawab untuk memastikan bahwa produk UPM aman untuk digunakan sesuai dengan penggunaannya dan memenuhi persyaratan peraturannya.

Memastikan keamanan atas dampak lingkungan dan produk

3.

Kurangi, gunakan kembali,

daur ulang!





• Ketahui dampak lingkungan dan persyaratan hukum dari pekerjaan dan tempat kerja Anda.

• Hindari risiko yang tidak perlu dan bertindaklah sebelum masalah terjadi.

• Lakukan praktik terbaik bersama yang lainnya.• Laksanakan pengukuran, analisis, dan pelaporan

dengan benar dan akurat.• Berhematlah dalam menggunakan sumber daya

(air, energi, bahan baku) dan gunakan secara efisien.• Tangani semua bahan kimia dan limbah dengan hati-hati

dan sesuai dengan petunjuk.• Laporkan aktivitas apa pun yang dapat mengandung

risiko terhadap lingkungan.• Pastikan bahwa produk memenuhi kebutuhannya

(misalnya, kriteria REACH dan Ecolabel).




INTEGRITAS BISNISKOMITMEN KAMI PEMANGKU KEPENTINGAN KAMI

KARYAWAN DAN KEGIATAN OPERASIONAL KAMI

Tidak adanya toleransi terhadap korupsi & suap

4.

Prinsip-prinsip panduan UPM sudah jelas: Kami tidak mentoleransi suap atau korupsi dalam bentuk apa pun. Kami tidak akan pernah menawarkan atau memberikan suap atau mengizinkan suap untuk diberikan kepada pejabat pemerintah atau orang pribadi siapa pun, dan kami tidak meminta atau menerima suap.

Secara khusus, kami tidak boleh memberikan atau menawarkan apa pun yang bernilai untuk memengaruhi keputusan bisnis demi mendapatkan bisnis, menjaga kelangsungan bisnis, atau memperoleh keuntungan yang tidak wajar. Kami tidak akan melakukannya, baik secara langsung maupun tidak langsung, yaitu melalui pihak ketiga yang bertindak atas nama UPM. Demikian juga, kami tidak boleh, baik secara langsung maupun tidak langsung, meminta atau menerima segala sesuatu yang bernilai yang dapat memengaruhi, atau nampaknya memengaruhi kemampuan kami untuk bersikap objektif dalam mengambil keputusan bisnis. “Segala sesuatu yang bernilai” harus dipahami secara luas dan mencakup pembayaran, peminjaman, diskon, kontribusi politik atau amal, penggantian uang, hadiah, kartu hadiah, acara makan, hiburan, perjalanan, penerimaan kerja atau magang, peluang bisnis, layanan, atau manfaat lainnya.

Hadiah atau keramahtamahan, yang diberikan atau diterima, harus memiliki tujuan bisnis yang sah dan harus selalu wajar, baik dalam bentuk maupun ukurannya. Kami harus mendapatkan persetujuan terlebih dahulu untuk menerima hadiah, keramahtamahan, dan biaya perjalanan sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Semua permintaan dan penawaran pembayaran, manfaat, hadiah, atau keramahtamahan yang tidak pantas harus ditolak dan segera dilaporkan ke bagian Legal UPM.

Tidak ada kompromi, tidak ada alasan,

tidak ada pengecualian!



KOMITMEN KAMI INTEGRITAS BISNIS PEMANGKU KEPENTINGAN KAMI



Interaksi dengan pemerintah• Jangan memberikan, menawarkan, atau

menerima apa pun yang bernilai ketika berurusan dengan pejabat pemerintah tanpa berkonsultasi dengan bagian Legal UPM terlebih dahulu.

• Pahami bahwa istilah “pejabat pemerintah” memiliki makna yang berbeda-beda berdasarkan undang-undang antikorupsi yang berbeda-beda. Biasanya istilah tersebut meliputi pejabat, karyawan, atau perwakilan atau calon untuk departemen pemerintah, lembaga, badan usaha yang dimiliki atau dikuasai oleh negara, kotamadya, paroki, partai politik, atau organisasi internasional publik.

• Jangan memberikan uang pelicin, yaitu pembayaran kepada pejabat pemerintah untuk mempercepat tindakan pemerintah yang rutin, seperti memproses dokumen atau memperoleh izin.

Mitra bisnis• Harap ingat bahwa memberikan,

menawarkan, atau menerima suap, pembayaran kembali (kickback), atau pembayaran lainnya kepada atau dari mitra bisnis pribadi atau pihak lain yang digunakan untuk memengaruhi keputusan bisnis atau mendapatkan perlakuan istimewa adalah pelanggaran terhadap undang-undang dan kebijakan perusahaan.


Pihak ketiga• Harap ingat bahwa kemungkinan Anda

dan UPM secara hukum bertanggung jawab atas tindakan tidak pantas yang dilakukan pihak ketiga, misalnya agen, konsultan, penasihat, mitra usaha patungan, mitra lokal, distributor, atau pemasok yang bertindak atas nama UPM.

• Lakukan penilaian risiko dan uji tuntas yang sesuai dengan kebijakan dan prosedur perusahaan. Saat mengadakan atau memperbarui kontrak dengan pihak ketiga, pastikan untuk menyertakan ketentuan kontrak yang ditentukan dalam kebijakan dan prosedur perusahaan.

• Hanya berikan pembayaran atas komisi dan biaya yang wajar dan dapat dipertanggungjawabkan kepada pihak ketiga, berdasarkan layanan yang diberikan dan kontrak antara UPM dan pihak ketiga.

Biaya hadiah, keramahtamahan, perjalanan, dan hiburan• Jangan menawarkan, memberikan, atau

menerima hadiah, atau keramahtamahan, makanan, perjalanan, atau hiburan apa pun yang berlebihan atau digunakan untuk memengaruhi keputusan bisnis secara tidak tepat atau mendapatkan perlakuan istimewa, atau yang dapat menimbulkan kesan adanya penyimpangan.

• Jangan memberikan atau menerima hadiah dalam bentuk uang tunai atau setara uang tunai, yakni barang yang mudah diubah menjadi uang tunai. Barang yang setara dengan uang tunai termasuk, tetapi tidak terbatas pada, kartu kas, kartu hadiah prabayar, dan sertifikat hadiah.

• Laporkan pengeluaran yang berkaitan dengan semua hadiah dan keramahtamahan, makanan, perjalanan, atau hiburan, termasuk nama dan jabatan peserta, tanggal, dan jumlah pengeluaran, sesuai dengan kebijakan dan prosedur perusahaan. UPM mengganti pengeluaran karyawan terkait pekerjaan dalam jumlah wajar. Pembayaran atas pengeluaran mitra bisnis kami diberikan sesuai dengan prosedur internal.




KOMITMEN KAMI PEMANGKU KEPENTINGAN KAMI

INTEGRITAS BISNIS

5.

Kita semua diharapkan untuk bertindak demi kepentingan terbaik UPM. Ini berarti bahwa kita semua harus menghindari konflik kepentingan, salah satu di antaranya. Konflik kepentingan muncul ketika kepentingan pribadi Anda bertentangan dengan kepentingan UPM. Bahkan hanya kesan adanya konflik kepentingan dapat merusak perusahaan dan reputasi kami.

Kepentingan Pribadi

Kepentingan pribadi, seperti memegang saham atau memiliki hubungan dengan pemasok, pelanggan, atau pesaing, dapat menimbulkan konflik kepentingan. Saat Anda memiliki kepentingan pribadi, Anda tidak boleh terlibat dalam pembuatan keputusan apa pun yang berhubungan dengan mitra bisnis yang bersangkutan. Pemegang saham minoritas dari perusahaan yang sahamnya diperjualbelikan secara umum tidak menimbulkan konflik kepentingan.

Anda tidak boleh bekerja di perusahaan pesaing UPM, atau terlibat dalam kegiatan profesional lainnya. Anda tidak boleh terlibat dalam kegiatan profesional apa pun yang dapat berdampak buruk terhadap kinerja Anda karena menyita waktu Anda terlalu banyak, atau bertentangan dengan pekerjaan Anda di UPM. Sebagai anggota dewan, direktur, pejabat, atau anggota penasihat atau memiliki posisi yang serupa di organisasi lain juga dapat mengganggu kewajiban Anda kepada UPM, dan menimbulkan konflik kepentingan.

Menghindari konflik kepentingan

Hubungan Pribadi

Kita semua mungkin memiliki kerabat atau teman yang bekerja untuk atau memiliki kepentingan keuangan pada pelanggan, pemasok, atau pesaing UPM atau salah satu anak perusahaannya. Jenis hubungan ini dapat menimbulkan konflik kepentingan: Orang lain mungkin berpikir bahwa Anda memberikan perlakuan istimewa kepada mitra bisnis tersebut atau bahwa mereka dapat memengaruhi tindakan yang Anda lakukan atas nama UPM. Konflik kepentingan timbul jika Anda mempunyai kekuasaan untuk mengambil keputusan atau memengaruhi dalam menjalin hubungan dengan mitra bisnis tersebut.

Perhatikan bahwa konflik kepentingan juga terjadi jika Anda mengawasi atau diawasi oleh anggota keluarga atau yang setara atau jika Anda mempertimbangkan untuk merekrut orang tersebut. Pengawasan langsung atau dipekerjakan oleh orang tersebut tidak diizinkan.

Mengungkapkan dan mendiskusikan

Kami harus memberi tahu para manajer tentang konflik yang sebenarnya, atau yang berpotensi menjadi konflik kepentingan dan memperoleh izin, jika diperlukan. Setiap situasi dinilai kasus per kasus, dan tindakan akan dilakukan untuk memastikan bahwa budaya integritas kami tidak terganggu.





INTEGRITAS BISNIS

• Jangan menerima manfaat pribadi yang tidak wajar dari kesempatan yang ada karena posisi Anda di perusahaan atau karena penggunaan informasi atau aset yang dapat Anda akses dalam pekerjaan Anda.

• Jangan ambil keputusan yang menimbulkan konflik kepentingan yang sebenarnya atau yang mungkin terjadi, atau yang dianggap sebagai sesuatu yang menimbulkan konflik kepentingan.

• Pastikan bahwa semua keputusan Anda dalam pekerjaan sifatnya objektif dan dibuat dengan mengutamakan kepentingan bisnis UPM.

• Beri tahu manajer Anda jika Anda sedang mempertimbangkan pekerjaan atau posisi di luar untuk membicarakan kemungkinan adanya konflik kepentingan. Dapatkan izin secara tertulis, jika diperlukan.

• Dokumentasikan dan beri tahu semua konflik kepentingan yang sebenarnya dan yang mungkin terjadi kepada manajer Anda, terlepas dari apakah menurut Anda konflik tersebut memengaruhi keputusan Anda atau tidak.


Setiap pilihan membuat

perbedaan!

Apakah kepentingan atau hubungan pribadi saya

memengaruhi keputusan yang akan saya ambil

atau mengganggu kepentingan UPM?

Jika ya, diskusikan hal tersebut dengan manajer Anda

Jika Anda tidak yakin, diskusikan hal tersebut dengan manajer Anda

Jika tidak, mungkinkah ada orang lain yang mengartikannya demikian?

Jika ya, diskusikan hal tersebut dengan manajer Anda

Jika tidak, itu mungkin bukan konflik kepentingan

Apakah ada konflik kepentingan? Tanya diri Anda sendiri:





INTEGRITAS BISNIS

Undang-undang persaingan usaha melindungi dan mendorong persaingan usaha yang efektif dan sehat. Undang-undang tersebut mengharuskan setiap perusahaan untuk bertindak secara mandiri di pasar, tanpa melakukan praktik yang dapat menghambat persaingan usaha antar perusahaan.

Undang-undang persaingan usaha melarang perjanjian dan praktik-praktik lainnya yang memiliki tujuan atau dampak yang membatasi atau mengganggu persaingan usaha. Undang-undang tersebut juga mengatur perilaku perusahaan yang memiliki posisi pasar yang dominan. Maka, tindakan kita harus selalu sesuai dengan semua undang-undang yang berlaku tentang persaingan usaha.

Kesesuaian dengan undang-undang persaingan usaha

6.

Berurusan dengan pesaing• Hindari semua kontak yang tidak perlu dengan

pesaing. Semua kontak dengan pesaing harus memiliki tujuan yang jelas dan sah.

• Minta izin terlebih dahulu sebelum Anda melakukan kontak dengan pesaing berdasarkan kebijakan dan prosedur perusahaan.

• Jangan membahas atau memberikan informasi rahasia apa pun kepada pesaing. Contoh informasi rahasia mencakup harga, biaya, volume produksi, diskon, tingkat operasi, alokasi pasar, dan penutupan pabrik. Hal ini berlaku untuk diskusi dengan seluruh pesaing UPM di semua acara, termasuk acara informal (sosial), dan pertemuan yang tidak direncanakan.

• Tolak untuk menjawab atau berkomentar jika pesaing membuka diskusi tentang subjek yang sensitif yang disebutkan di atas, dan informasikan hal tersebut ke bagian Legal UPM.

Pertukaran Informasi• Jangan berbagi informasi komersial untuk

keperluan statistik dengan pesaing tanpa berkonsultasi terlebih dahulu dengan bagian Legal UPM. Anda tidak boleh melakukannya, baik secara langsung maupun tidak langsung, yang berarti


Dalam praktiknya, ini berarti:• Jangan terlibat dalam penetapan harga, alokasi pelanggan,

pembagian produk pasar geografis, atau rekayasa lelang, memboikot atau pembatasan, pengurangan atau stabilisasi produksi, atau perjanjian tentang penyediaan sumber daya dengan pesaing.

• Jangan mendiskusikan atau bertukar informasi rahasia dengan pesaing, yang bisa melanggar undang-undang persaingan usaha yang berlaku.

• Patuhi kebijakan dan prosedur perusahaan UPM ketika berhubungan dengan pesaing.

• Patuhi kebijakan dan prosedur perusahaan UPM ketika menghadiri asosiasi perdagangan dan profesional lain apa pun.

• Pastikan setiap perjanjian komersial dengan pesaing, pelanggan, distributor, pemasok, atau mitra bisnis lainnya mematuhi undang-undang persaingan usaha.

• Pastikan untuk tidak menyalahgunakan posisi dominan di pasar, jika ada.





INTEGRITAS BISNIS



melalui pihak ketiga, misalnya, asosiasi perdagangan.

• Selalu jaga kerahasiaan, dan jangan bagikan informasi lain apa pun dengan mitra bisnis selain hal yang memang diperlukan untuk transaksi yang telah direncanakan. Hal ini penting untuk diingat, misalnya, jika Anda bertransaksi dengan pelanggan atau pemasok yang merupakan pesaing UPM di area bisnis lainnya. Anda tidak diizinkan untuk mengungkapkan informasi rahasia apa pun yang berkaitan dengan area bisnis UPM lain kepada pelanggan atau pemasok yang merupakan pesaingnya, dan Anda tidak boleh berbagi informasi rahasia tentang pelanggan atau pemasok dengan area bisnis UPM yang bersaing dengan mereka.

Pengumuman harga• Jangan mempublikasikan informasi tentang

kenaikan harga sebelum berkonsultasi dengan bagian Legal UPM.

Partisipasi dalam asosiasi perdagangan• Jangan berpartisipasi dalam asosiasi

perdagangan apa pun yang tidak tercatat

dalam database kami sesuai dengan kebijakan dan prosedur perusahaan yang berlaku.

• Jangan berpartisipasi dalam pertemuan tanpa agenda.

• Tinjau agenda pertemuan sebelumnya untuk memastikan bahwa topiknya sah. Jika Anda ragu, konsultasikan dengan bagian Legal UPM.

• Jangan berbagi informasi rahasia dalam pertemuan asosiasi perdagangan.

• Langsung ajukan keberatan jika ada peserta lain yang mengungkapkan informasi demikian atau tindakan yang bertentangan dengan undang-undang persaingan usaha. Jika hal ini tidak berpengaruh, tinggalkan pertemuan tersebut dan informasikan hal ini ke bagian Legal UPM. Jika memungkinkan, dokumentasikan pengajuan keberatan dan/atau tindakan keluarnya Anda dari pertemuan tersebut dalam berita acara.

• Periksa apakah berita acara menggambarkan dengan sebenarnya isi diskusi dalam pertemuan. Jika perlu, minta dilakukan modifikasi atau perubahan.

• Ingat bahwa undang-undang persaingan usaha juga berlaku untuk semua pihak dan pertemuan informal.

Hubungan dengan distributor, pelanggan, dan pemasok• Jangan membatasi kebebasan pelanggan

dalam menentukan harga penjualan kembali.

• Konsultasikan terlebih dahulu dengan bagian Legal UPM sebelum mengadakan perjanjian pembatasan apa pun (misalnya keistimewaan atau non-persaingan usaha) dengan pemasok atau pelanggan.

Penyalahgunaan posisi pasar yang dominan• Hubungi bagian Legal UPM jika menurut

Anda kemungkinan kami memiliki posisi pasar yang dominan untuk produk tertentu di area geografis tertentu.

Investigasi• Segera hubungi bagian Legal UPM dan

patuhi instruksinya jika ada investigasi yang belum diumumkan – dawn raid (investigasi mendadak) – oleh otoritas persaingan usaha.


Keberhasilan bisnis dibangun

di atas kepatuhan





INTEGRITAS BISNIS

Aset berwujud dan tidak berwujud

Dalam pekerjaan sehari-hari, kami bertanggung jawab atas aset UPM dan aset mitra bisnis kami, seperti mesin, peralatan, bahan mentah, kendaraan, perangkat TI dan seluler, dana, kekayaan intelektual dan informasi. Kami diharapkan untuk menanganinya dengan hati-hati dan melindungi aset tersebut agar tidak rusak, hilang, dicuri, dan disalahgunakan.

Semua karyawan harus melakukan langkah yang tepat untuk melindungi informasi rahasia milik kami,dan mitra bisnis kami. Kami menangani informasi rahasia dengan hati-hati dan membagikan informasi rahasia hanya dengan orang-orang yang berhak untuk mengakses informasi tersebut, dan memerlukannya untuk melakukan pekerjaan mereka. Kami melindungi kekayaan intelektual UPM – penemuan, paten, hak cipta, merek dagang, dan rahasia dagang – dengan tepat.

Kami mematuhi kebijakan dan prosedur perusahaan untuk melindungi data dari ancaman dan penggunaan tanpa izin dan tidak sah. UPM berhak mengakses dan menggunakan data yang dibuat atau dibagikan oleh karyawan pada sistem perusahaan dan memantau serta menginvestigasi penggunaan informasi dan sistem sepanjang diizinkan berdasarkan undang-undang. Kami menghormati privasi kolega, para pemangku kepentingan, dan perwakilan mereka dengan menangani data pribadi sesuai dengan undang-undang yang terkait, serta kebijakan dan prosedur perusahaan. Kami menggunakan dan memanfaatkan teknologi secara etis dan penuh tanggung jawab.

Perlindungan aset dan informasi7.

Cegah, lindungi,

perhatikan!

Pengungkapan dan informasi orang dalam

Sebagai perusahaan yang tercatat di bursa saham, kami harus mematuhi undang-undang dan peraturan bursa efek yang berlaku saat mengeluarkan informasi publik UPM. Hanya ditujukan bagi karyawan perusahaan yang dapat mengeluarkan pernyataan publik ke media atas nama UPM. Kami berkomitmen untuk mematuhi aturan dan regulasi

yang berkaitan dengan penyalahgunaan pasar dan informasi orang dalam, seperti pembatasan perdagangan dan pengungkapan.

Pengambilan keputusan dan jejak dokumen

Keputusan kami harus dibuat dengan mempertimbangkan kepentingan terbaik UPM dan berdasarkan evaluasi risiko yang tepat. Prosedur persetujuan hukum dan keuangan digunakan di seluruh organisasi kami, dan kami berkomitmen untuk

mematuhinya. Prosedur tersebut mencakup praktik mitigasi risiko, seperti penentuan pihak yang berwenang, pembatasan moneter, dan pemisahan tugas.

Semua transaksi bisnis harus dicatat dalam pembukuan serta akun secara akurat dan wajar. Pencatatan pembukuan dan pelaporan yang akurat membantu kami memenuhi persyaratan hukum dan peraturan, misalnya, mengenai perpajakan. Karyawan kami harus mengetahui dan mematuhi kebijakan perusahaan yang berkaitan dengan pemeliharaan, penyimpanan, dan penghapusan catatan.





INTEGRITAS BISNIS


Aset• Jangan menyalahgunakan aset atau informasi

perusahaan, misalnya, untuk bisnis pribadi atau non-UPM, atau aktivitas yang melanggar hukum atau tidak etis.

• Jangan menggunakan layanan atau waktu kolega Anda untuk mendapat keuntungan pribadi.

Informasi• Gunakan perangkat TI yang layak dan ikuti

kebijakan perusahaan tentang keamanan informasi untuk melindungi kerahasiaan data dan untuk melindungi data dari risiko siber. Saat menangani data pribadi, ingatlah selalu untuk merencanakan terlebih dahulu, membatasi penggunaannya, melakukannya dengan aman, dan menghapusnya jika sudah tidak diperlukan.

• Jangan mendiskusikan hal-hal yang bersifat rahasia di tempat umum, atau media sosial, atau dengan kerabat atau teman.

• Jangan membagikan informasi rahasia dari perusahaan Anda terdahulu atau meminta orang lain untuk melakukannya. Jika Anda meninggalkan UPM, jangan membagikan informasi rahasia kami dengan orang lain.

• Arahkan semua kontak media ke bagian Hubungan Pemangku Kepentingan UPM untuk semua komentar mengenai persoalan perusahaan.

• Berhati-hatilah jika pihak ketiga meminta informasi tentang perusahaan dari Anda, misalnya, sebagai


bagian dari prosedur “Kenali Pelanggan Anda”. Pastikan bahwa pemohon memiliki tujuan yang sah untuk permintaan tersebut, jangan memberikan informasi rahasia apa pun tanpa membuat perjanjian atau kewajiban kerahasiaan terlebih dahulu, dan lindungi data pribadi.

• Lindungi kekayaan intelektual UPM dengan mempertahankan perlindungan hukum dan kerahasiaan yang memadai dan menghormati kekayaan intelektual pihak ketiga.

• Selalu dapatkan informasi terbaru mengenai kebijakan dan prosedur perusahaan yang berkaitan dengan masalah orang dalam. Hubungi bagian Legal UPM jika ada pertanyaan.

Pembukuan dan catatan• Ikuti prosedur persetujuan UPM dan kerangka

kerja tata kelola anak perusahaan saat mengambil keputusan di perusahaan grup UPM.

• Jangan memalsukan pembukuan, catatan, atau akun perusahaan.

• Jangan mencatat pengeluaran biaya tanpa dokumentasi pendukung atau bukti yang disyaratkan berdasarkan kebijakan dan prosedur perusahaan.

• Laporkan transaksi, pembayaran, atau pengeluaran yang mencurigakan kepada perwakilan bagian Audit Internal UPM atau Legal UPM.





INTEGRITAS BISNIS

Apakah Anda mengenal mitra

bisnis Anda?

Dengan mengenali pelanggan, pemasok, dan mitra bisnis lainnya dan mengembangkan hubungan dengan mereka, kita dapat meningkatkan kinerja bisnis, keamanan pasokan, dan kelangsungan bisnis. Pada saat yang sama, kita dapat mengurangi risiko terlibat dalam aktivitas bisnis ilegal dan mengalami kerugian atau kerusakan reputasi karena hubungan tersebut. Ini adalah alasan kita harus memilih mitra bisnis dengan hati-hati menggunakan kriteria yang objektif, seperti meminta mereka untuk menjalankan bisnis sesuai dengan ketentuan undang-undang yang berlaku. Selain itu, kami berharap agar pemasok dan rekan bisnis yang bertindak atas nama kami, termasuk agen dan perantara, mematuhi Pedoman Pemasok dan Pihak Ketiga UPM.

Kami ingin mengidentifikasi dan menangani risiko yang berhubungan dengan mitra bisnis kami sebelum menjalin hubungan bisnis dengan mereka. Kami juga memantau mitra bisnis kami selama menjalin hubungan bisnis. Terutama kami berfokus pada pengelolaan risiko yang terkait dengan kepatuhan perdagangan, suap, dan korupsi (lihat bagian 4), hak asasi manusia (lihat bagian 1), pencucian uang, penipuan, dan berbagai masalah keuangan. Selain itu, risiko sosial, lingkungan, dan ketersediaan dikelola secara hati-hati pada rantai pasokan kami.

Kenali dengan siapa Anda berdagang8.

Ikuti peraturan kepatuhan perdagangan dan undang-undang anti-pencucian uang

Seperti perusahaan global lainnya, kami harus mematuhi semua peraturan kepatuhan perdagangan nasional dan internasional yang berlaku. Kepatuhan perdagangan mencakup peraturan yang mengatur tentang

impor, ekspor, dan perdagangan barang secara domestik, serta sanksi internasional, dan praktik pembatasan perdagangan.

Pencucian uang adalah proses di mana dana yang dihasilkan melalui tindakan kriminal – seperti penipuan, pengelakan pajak, perdagangan manusia, dan suap – dipindahkan melalui bisnis yang sah untuk menyembunyikan asal usul kejahatannya. Kami tidak menjalankan bisnis dengan melanggar undang-undang anti pencucian uang, anti-terorisme, dan kejahatan keuangan yang berlaku.

Mendapatkan sumber pasokan dengan penuh tanggung jawab

Kami berkomitmen untuk mendapatkan sumber pasokan dengan penuh tanggung jawab. Kami menetapkan persyaratan bagi para pemasok, dan berharap agar mereka mematuhi persyaratan ini lebih lanjut dalam rantai pasokan mereka. Selain persyaratan yang tercantum dalam Pedoman Pemasok dan Pihak Ketiga UPM, persyaratan ini mengatur tentang, misalnya, asal usul bahan mentah, kondisi kerja yang layak, dan larangan pekerja anak dan kerja paksa.





INTEGRITAS BISNIS


Kenali rekan bisnis Anda• Kenali pelanggan, pemasok, dan mitra bisnis Anda yang lainnya.

Dapatkan dan pertahankan informasi yang relevan dan terkini tentang mereka dengan mengadakan uji tuntas berbasis risiko dan kredit, dan pemeriksaan keuangan lainnya sesuai dengan kebijakan dan prosedur perusahaan.

• Jangan membuat komitmen jika Anda memiliki kekhawatiran tentang perilaku etis mitra bisnis.

• Tetapkan tujuan untuk menjalin hubungan bisnis yang berkelanjutan, pantau aktivitas mitra bisnis, dan ambil tindakan jika Anda mendeteksi risiko yang mungkin berdampak terhadap UPM.

Pemasok• Sampaikan informasi tentang persyaratan UPM dengan jelas, termasuk

Pedoman Pemasok dan Pihak Ketiga UPM.• Pilih pemasok hanya berdasarkan pada kriteria yang telah ditentukan

sebelumnya, dan penilaian risiko secara menyeluruh.• Lindungi informasi rahasia dan bagikan informasi tentang kinerja atau

harga produk hanya kepada mereka yang perlu tahu saja.


Transaksi• Catat selalu semua transaksi bisnis yang lengkap dan akurat.• Jangan menerima pembayaran tunai atau yang setara dengan tunai

tanpa mengikuti prosedur internal yang berlaku.• Lakukan pembayaran kepada mitra bisnis, seperti pemasok dan agen

dengan hati-hati. Pastikan pembayaran dilakukan kepada orang atau perusahaan yang menyediakan barang atau jasa tersebut, dan bukan kepada pihak mana pun yang tidak terkait. Selain itu, pastikan pembayaran masuk ke negara tempat di mana mitra tersebut menjalankan bisnisnya, atau menjual barang, atau menyediakan layanan kepada UPM. Hubungi bagian Legal UPM jika Anda menemukan keanehan.

• Jangan mengabaikan tanda-tanda peringatan yang mencurigakan, seperti struktur pembayaran yang kompleks atau tidak biasa, beberapa pembayaran dari atau ke berbagai pihak, permintaan pembayaran ke rekening yang tidak terkait atau, untuk pelanggan, peningkatan besar dalam jumlah pesanan yang tidak seusai dengan pola pemesanan normal pelanggan, dan tidak memiliki alasan bisnis yang jelas.

• Tanyakan pada bagian Legal UPM jika ada pertanyaan tentang suatu transaksi.





INTEGRITAS BISNIS

Tujuan kami adalah menjadi mitra yang tepercaya. Kami bertujuan memahami harapan tertentu para pemangku kepentingan dan berdiskusi dengan berbagai pemangku kepentingan untuk membahas tujuan UPM, prinsip operasional, dan tantangan yang kami hadapi. Kami menghormati hak berbeda pendapat, karena kami ingin berdiskusi dengan para pemangku kepentingan dan masyarakat.

Kami mengakui dampak sosial yang signifikan dari keberadaan kami di masyarakat sekitar. Tujuan kami adalah memberikan kontribusi yang positif terhadap ekonomi, lingkungan, dan pembangunan sosial, dan untuk meminimalkan dampak negatif dari kegiatan operasional kami.

Kami ikut serta dalam pengembangan masyarakat setempat melalui berbagai proyek dan inisiatif serta mengungkapkan kegiatan kami secara terbuka. Saat UPM bermitra dengan pemerintah lokal untuk melaksanakan proyek dan inisiatif semacam itu, kami memastikan integritas tindakan kami dan sepenuhnya mematuhi undang-undang antikorupsi serta kebijakan perusahaan.

Hubungan dengan pemangku kepentingan dan masyarakat

9.






Dialog pemangku kepentingan

dimulai dengan kepercayaan

• Konsultasikan ke bagian Legal UPM sebelum bermitra dengan pemerintah lokal mana pun dalam sebuah investasi atau proyek pembangunan yang sesuai di komunitas lokal.

• Jangan memberikan kontribusi politik, atau mendukung kandidat politik, partai, atau kelompok atas nama UPM. Jaga kegiatan politik Anda tetap secara jelas terpisah dari pekerjaan Anda.

• Pastikan sumbangan dan pemberian sponsor disetujui sesuai dengan kebijakan dan prosedur perusahaan tentang kegiatan pemberian sponsor, sumbangan, dan kegiatan karyawan sebagai sukarelawan.

• Bersikaplah terbuka dengan dialog yang membangun bersama seluruh pemangku kepentingan sesuai dengan kebijakan UPM tentang pengungkapan.

• Dengar dan terima pendapat yang berbeda-beda, serta ungkapkan pendapat Anda yang membangun.






Kita semua bertanggung jawab untuk mempertahankan integritas dan standar etika UPM. Jika kita mencurigai adanya penyimpangan, kita semua berkewajiban untuk angkat bicara dan melaporkannya, serta mendengarkan kekhawatiran yang disampaikan oleh orang lain. Jangan pernah berasumsi bahwa ada orang lain yang telah melaporkan risiko atau kekhawatiran tersebut.

Pedoman Perilaku ini adalah dasar untuk berbagai program kepatuhan, kebijakan dan prosedur, yang mengatur tentang berbagai topik yang dibahas secara lebih detail. Kami juga mempertahankan suatu sistem yang menetapkan cara mendeteksi risiko kepatuhan, cara merespons risiko tersebut, dan cara mengontrol serta memonitornya. Kami terus menyampaikan pentingnya kepatuhan bagi seluruh karyawan dan pihak lainnya yang mewakili UPM.

Sampaikan kekhawatiran Anda

Semua karyawan harus segera melaporkan setiap dugaan atau pelanggaran yang diketahui terhadap undang-undang, Pedoman Perilaku ini, atau kebijakan perusahaan UPM lainnya • manajer mereka, atau • kepada perwakilan bagian Legal UPM, bagian SDM UPM, atau bagian Audit

Internal UPM, atau• menggunakan saluran Laporkan Penyimpangan UPM.

Dengan begitu, kami dapat menghadapi masalah dan mengatasinya secara tepat waktu, dan mencegahnya agar tidak terjadi lagi di tempat yang sama atau di tempat lain dalam organisasi.

Kami meninjau laporan tentang perilaku yang menyimpang secara hati-hati, menangani data pribadi secara tepat, dan menjaga kerahasiaan laporan semaksimal mungkin.

Kami tidak menoleransi pembalasan terhadap orang yang beritikad baik melaporkan dugaan pelanggaran, atau berpartisipasi dalam penyelidikan untuk mengatasi dugaan perilaku yang menyimpang. Contoh pembalasan mencakup demosi, pemecatan, penyangkalan promosi, pengurangan gaji, dan apa pun yang mengancam, mengintimidasi, atau melecehkan.

Kepatuhan adalah kewajiban semua pihak

10.





Karyawan yang melanggar undang-undang, Pedoman Perilaku UPM atau kebijakan UPM lainnya akan dikenakan tindakan pendisiplinan hingga dan termasuk pemutusan hubungan kerja. Tindakan pendisiplinan lainnya termasuk teguran, peringatan, dan hilangnya insentif.

Contoh perilaku salah yang dapat dikenakan tindakan pendisiplinan:• Melanggar kebijakan UPM• Meminta karyawan lain untuk melanggar

kebijakan UPM• Tidak segera menyampaikan kecurigaan

atau telah mengetahui pelanggarankebijakan UPM namun tidakmenyampaikannya

• Dengan sengaja memberikan laporanpalsu atau memberikan informasi palsudalam suatu investigasi

• Tidak bekerja sama dalam penyelidikanUPM atas kemungkinan terjadinyapelanggaran kebijakan

• Pembalasan atau membiarkanpembalasan terhadap seorang karyawankarena yang bersangkutan melaporkandugaan perilaku yang menyimpang

Konsekuensi lain yang mungkin diterima sebagai akibat dari perilaku salah mencakup sanksi perdata (misalnya ganti rugi, pemutusan kontrak) dan sanksi pidana (misalnya denda dan penahanan).

Web: upm.com/reportmisconduct

Pos Surat: UPM-Kymmene CorporationHead of Internal Audit/Compliance

PO Box 380FI-00101 Helsinki, Finland

KO

NSE

KU

ENSI

DA

RI P

ERIL

AK

U S

ALA

H

SALURAN PELAPORAN PENYIMPANGAN

Diam bukanlah pilihan.Lakukan hal yang benar!





https://upm.com/reportmisconduct

mailto:[email protected]

www.upm.com Cov

er: U

PM F

ine

250

g/m

2 , in

side

page

s: U

PM F

ine

120

g/m

2 . P

rinte

d 05

/20

19. C

opyr

ight

: UPM

-Kym

men

e C

orpo

ratio

n. T

echn

ical

upd

ate

11/

2020

.Th

e C

ode

of C

ondu

ct is

ava

ilabl

e in

seve

ral l

angu

ages

. In

case

of c

onfli

ct b

etw

een

the

lang

uage

ver

sions

, the

Eng

lish

lang

uage

ver

sion

prev

ails.

PEDOMAN PERILAKU UPM SETIAP PILIHAN ANDA ......menemukan praktik kerja yang tidak aman, Anda wajib...

Documents

Transcript of PEDOMAN PERILAKU UPM SETIAP PILIHAN ANDA ......menemukan praktik kerja yang tidak aman, Anda wajib...