PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN 2015

Page 2

I. PENDAHULUAN

Analisa kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan adalah proses yang

berkelanjutan dalam pengumpulan data untuk menentukan apa kebutuhan

pelatihan ada, sehingga pelatihan dapat dikembangkan untuk membantu

organisasi dalam mencapai tujuannya.

Melakukan analisis kebutuhan merupakan dasar keberhasilan program

pelatihan. Seringkali organisasi mengembangkan dan melaksanakan pelatihan

tanpa terlebih dahulu melakukan analisis kebutuhan. Organisasi-organisasi ini

akan menjalankan risiko Pendidikan dan Pelatihan yang tidak efektif.

Sebuah analisa kebutuhan pelatihan digunakan untuk menentukan apakah

pelatihan merupakan solusi yang tepat untuk mengatasi permasalahan di tempat

kerja. Analisis kebutuhan ini merupakan "proses yang berkelanjutan

pengumpulan data, untuk menentukan apa kebutuhan pelatihan ada, sehingga

pelatihan apa yang dapat dikembangkan untuk membantu organisasi mencapai

tujuannya" ( Brown, 2002, hal . 569).

Pelatihan sering kali dipandang sebagai suatu gangguan dan sebagai upaya

aktifitas mahal, daripada sebagai alat untuk meningkatkan bottom line

organisasi.

Langkah paling utama dan pertama dalam penyusunan rancang bangun

suatu program Pendidikan dan Pelatihan adalah kegiatan Analisis Kebutuhan

Pendidikan dan Pelatihan (AKD) atau Training Needs Assessment (TNA).

Analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan memiliki kaitan erat dengan

perencanaan Pendidikan dan Pelatihan. Perencanaan yang paling baik didahului

dengan identifikasi kebutuhan. Kebutuhan pendidikan dan pelatihan dapat

dilihat dengan membandingkan antara tingkat pengetahuan dan kemampuan

yang diharapkan (sebagaimana terlihat pada misi, fungsi dan tugas) dengan

pengetahuan dan kemampuan yang senyatanya dimiliki oleh pegawai.

Pendidikan dan Pelatihan dianggap sebagai faktor penting dalam

peningkatan kinerja pegawai, proses dan organisasi, sudah luas diakui. Tapi

masalahnya banyak Pendidikan dan Pelatihan yang diselenggarakan oleh suatu

organisasi tidak atau kurang memenuhi kebutuhan sesungguhnya. Misalnya

PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN 2015

Page 3

yang diperlukan sesungguhnya adalah pelatihan B tetapi yang dilakukan A,

akibatnya investasi yang ditanamkan melalui Pendidikan dan Pelatihan kurang

dapat dilihat hasilnya.

Kenyataan yang sering terjadi juga pada saat pembukaan Pendidikan dan

Pelatihan, peserta tidak mencapai jumlah alokasi yang telah ditentukan bahkan

sampai 3 hari setelah pembukaan masih kurang peserta Pendidikan dan

Pelatihan. Hal ini menandakan Pendidikan dan Pelatihan tersebut sudah

mengalami kejenuhan atau materi Pendidikan dan Pelatihan sudah tidak sesuai

dengan kebutuhan peserta Pendidikan dan Pelatihan. Di lain sisi, banyak alasan

pegawai menolak mengikuti Pendidikan dan Pelatihan, antara lain :

1. Mendapat perintah menjalankan tugas lainnya.

2. Tidak mau tinggal di mess dengan alasan keluarga.

3. Setelah mengikuti Pendidikan dan Pelatihan mendapat tugas yang tidak

sesuai dengan hasil Pendidikan dan Pelatihan.

4. Kehilangan pekerjaan/penghasilan tambahan.

Dan sangat kontradiksi bila kita menanyakan kepada mereka yang menjadi

peserta Pendidikan dan Pelatihan tentang tujuannya mengikuti Pendidikan dan

Pelatihan, antara lain :

a. Menambah wawasan.

b. Menambah angka kredit untuk promosi kenaikan pangkat atau jabatan.

c. Mengikuti perintah atasan.

d. Istirahat dari pekerjaan rutin.

Timbulnya masalah ini tentu disebabkan banyak hal. Salah satunya

terletak pada Analisis Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan (Training Needs

Assessment/TNA)-nya yang tidak pernah dilakukan dengan benar. Untuk

mengatasi permasalahan tersebut, perlu dilakukan analisis kebutuhan

Pendidikan dan Pelatihan, khususnya di satuan kerja. Analisis Kebutuhan

Pendidikan dan Pelatihan adalah proses kegiatan yang bertujuan untuk

menemukenali adanya kesenjangan kompetensi (pengetahuan, sikap dan

ketrampilan) yang dapat ditingkatkan melalui Pendidikan dan Pelatihan.

PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN 2015

Page 4

Kegiatan analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan diharapkan akan

menghasilkan jenis-jenis Pendidikan dan Pelatihan yang dibutuhkan oleh suatu

organisasi, sehingga dapat mewujudkan Pendidikan dan Pelatihan yang tepat

sasaran, tepat isi kurikulum dan tepat strategi untuk mencapai tujuan. Melalui

kegiatan Analisis Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan, maka idealnya setiap

program yang disusun dan dijabarkan dalam bentuk kegiatan merupakan

perwujudan dari pemenuhan kebutuhan.

Hasil yang diharapkan dari Analisis Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan,

akan memperjelas kaitan antara pelaksanaan pendidikan dan pelatihan, dengan

peningkatan kinerja lembaga yang merupakan akumulasi dari kinerja aparatur di

suatu organisasi, disebutkan demikian karena setiap aparatur seyogyanya

dilengkapi dengan jenis-jenis Pendidikan dan Pelatihan yang dibutuhkan sesuai

dengan kompetensi bidang tugasnya, selanjutnya akan dapat melaksanakan

setiap rincian tugas dalam jabatannya.

PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN 2015

Page 5

II. DEFINISI ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN

PELATIHAN

Menurut Morrison (2001: 27), kebutuhan (need) adalah kesenjangan

antara apa yang diharapkan dengan kondisi yang sebenarnya, keinginan adalah

harapan ke depan atau cita-cita yang terkait dengan pemecahan terhadap suatu

masalah. Sedangkan analisa kebutuhan adalah alat untuk mengidentifikasi

masalah, guna menentukan tindakan yang tepat.

Kebutuhan menurut Briggs (AKD LAN, 2005 ) adalah “ketimpangan

atau gap antara apa yang seharusnya dengan apa yang senyatanya”. Gilley dan

Eggland ( AKD LAN, 2005 ) menyatakan bahwa kebutuhan adalah

“kesenjangan antara seperangkat kondisi yang ada pada saat sekarang ini

dengan seperangkat kondisi yang diharapkan”. Dalam dunia kerja, kebutuhan

juga diartikan sebagai masalah kinerja (Anung Haryono, 2004).

Pendidikan dan Pelatihan mempunyai arti penyelenggaraan proses belajar

mengajar, dalam rangka meningkatkan kemampuan dalam melaksanakan tugas

dan jabatan tertentu. Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan adalah jenis

Pendidikan dan Pelatihan yang dibutuhkan oleh seorang pemegang jabatan atau

pelaksana pekerjaan tiap jenis jabatan atau unit organisasi untuk meningkatkan

pengetahuan, keterampilan, dan sikap dalam melaksanakan tugas yang efektif

dan efisien (Dephutbun dan ITTO, 2000).

Sedangkan menurut Lembaga Administrasi Negara kebutuhan Pendidikan

dan Pelatihan adalah kekurangan pengetahuan, ketrampilan dan sikap seorang

pegawai sehingga kurang mampu melaksanakan tugas, tanggung jawab,

wewenang dan haknya dalam suatu satuan organisasi.

Dengan demikian kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan dapat diartikan

sebagai kesenjangan kemampuan pegawai yang terjadi, karena adanya

perbedaan antara kemampuan yang diharapkan, sebagai tuntutan pelaksanaan

tugas dalam organisasi dan kemampuan yang ada (Hermansyah dan Azhari,

2002).

PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN 2015

Page 6

Konsep dasar pemikiran analisa kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan

adalah adanya deskrepansi kemampuan kerja,sesuai dengan tingkatan dalam

pengungkapan kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan, maka deskrepansi dapat

terjadi pada seseorang pejabat/pelaksana pekerjaan terhadap tugas di dalam

organisasi, jabatan maupun terhadap tugas individu. Secara umum diskrepansi

kemampuan kerja dinyatakan perbedaan antara kemampuan kerja seseorang

pada saat kini dengan kemampuan kerja yang diinginkan atau seharusnya yang

umumnya juga di kenal kemampuan kerja standar / baku.

PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN 2015

Page 7

III. JENIS TINGKATAN KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN

PELATIHAN

Tidak semua masalah kinerja dapat dipecahkan dengan Pendidikan dan

Pelatihan. Pendidikan dan Pelatihan dapat digunakan untuk memecahkan

masalah yang berkaitan dengan kurangnya pengetahuan, keterampilan, dan

sikap berdasarkan tingkat kebutuhannya\.

Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan dibedakan menjadi Kebutuhan

Tingkat Organisasi, Tingkat Jabatan dan Tingkat Individu.

1. Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan Tingkat Organisasi

Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan Tingkat Organisasi merupakan

himpunan data umum dari bagian atau bidang yang mempunyai

kebutuhan Pelatihan.

2. Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan Tingkat Jabatan

Adanya kesenjangan KSA (knowledge, Skill, Attitude) yang

diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan, baik yang bersifat

periodik/ insidentil.

Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan tingkat jabatan dapat diketahui

dengan mempergunakan analisis misi, fungsi, tugas dan sub tugas

yang diuraikan menjadi kompetensi-kompetensi. Kemudian

kompetensi-kompetensi itu dikelompokkan sedemikan rupa sehingga

menghasilkan standar Pendidikan dan Pelatihan untuk tiap-tiap

jabatan.

3. Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan Tingkat Individu

Berkaitan dengan siapa dan jenis Pendidikan dan Pelatihan apa yang

diperlukan. Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan tingkat individu

dapat disusun dengan mempergunakan TNA Tool (Training Needs

Assessment), yakni dengan membandingkan kesenjangan standar

kompetensi dalam jabatan terhadap kompetensi yang dimiliki oleh

seorang PNS yang bekerja dalam unit jabatan tersebut.

PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN 2015

Page 8

IV. FUNGSI DAN MANFAAT ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN

DAN PELATIHAN

Hasil TNA adalah identifikasi performance gap. Kesenjangan kinerja

tersebut dapat diidentifikasi sebagai perbedaan antara kinerja yang diharapkan

dan kinerja aktual individu. Kesenjangan kinerja dapat ditemukan dengan

mengidentifikasi dan mendokumentasi standar atau persyaratan kompetensi

yang harus dipenuhi dalam melaksanakan pekerjaan dan mencocokkan dengan

kinerja aktual individu tempat kerja. Adapun fungsi dari analisis kebutuhan

Pendidikan dan Pelatihan adalah :

1. Mengumpulkan informasi tentang skill, knowledge dan feeling pekerja;

2. Mengumpulkan informasi tentang job content dan job context;

3. Medefinisikan kinerja standar dan kinerja aktual dalam rincian yang

operasional;

4. Melibatkan stakeholders dan membentuk dukungan;

5. Memberi data untuk keperluan perencanaan

Ada beberapa manfaat yang dapat diambil dari kegiatan analisis

kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan, yaitu manfaat langsung dan tidak

langsung. Manfaat langsung adalah :

a. Menghasilkan program Pendidikan dan Pelatihan yang disusun sesuai

dengan kebutuhan organisasi, jabatan dan individu.

b. Sebagai dasar penyusunan program Pendidikan dan Pelatihan yang tepat.

c. Menambah motivasi peserta Pendidikan dan Pelatihan dalam mengikuti

Pendidikan dan Pelatihan karena sesuai dengan minat dan kebutuhannya.

Sedangkan manfaat tidak langsung adalah :

1. Menjaga produktivitas kerja

2. Meningkatkan produktivitas dalam menghadapi tugas-tugas baru.

3. Efisiensi biaya organisasi

PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN 2015

Page 9

Program Pendidikan dan Pelatihan yang diselenggarakan harus sesuai

dengan standar kompetensi untuk memenuhi kebutuhan pasar kerja (customer).

Oleh karena itu untuk memberikan pelayanan yang berkualitas dan

menitikberatkan pada unsur kepuasan kepada masyarakat umum maupun

industri maka setiap peyelenggaraan program Pendidikan dan Pelatihan perlu

melakukan analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan yang dibutuhkan

pelanggan. Program Pendidikan dan Pelatihan pada dasarnya diselenggarakan

sebagai sarana untuk menghilangkan atau setidaknya mengurangi gap

(kesenjangan) antara kompetensi yang ada saat ini, dengan kompetensi standard

atau yang diharapkan untuk dilakukan oleh seseorang.Maka dalam hal ini

analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan merupakan alat untuk

mengidentifikasi gap yang ada, dan melakukan analisis apakah gap-gap tersebut

dapat dikurangi atau dihilangkan melalui suatu program Pendidikan dan

Pelatihan.

Selain itu, dengan analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan maka

lembaga penyelenggara Pendidikan dan Pelatihan (HRD atau Divisi Training)

dapat memperkirakan, manfaat-manfaat apa saja yang bisa didapatkan dari suatu

pelatihan, baik bagi partisipan sebagai individu (masyarakat umum) maupun

bagi perusahaan/industri.

Menurut Johanes Popu (www.e-psikologi.com, 2002) Analisis kebutuhan

pelatihan, memberikan beberapa tujuan, diantaranya adalah sebagai berikut:

a. Memastikan bahwa pelatihan memang merupakan salah satu solusi

untuk memperbaiki atau meningkatkan kinerja pegawai dan

produktivitas perusahaan.

b. Memastikan bahwa para partisipan yang mengikuti pelatihan benar-

benar orang-orang yang tepat.

c. Memastikan bahwa pengetahuan dan ketrampilan yang diajarkan

selama pelatihan benar-benar sesuai dengan elemen-elemen kerja yang

dituntut dalam suatu jabatan tertentu.

d. Mengidentifikasi bahwa jenis pelatihan dan metode yang dipilih sesuai

dengan tema atau materi pelatihan.

PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN 2015

Page 10

e. Memastikan bahwa penurunan kinerja/kurangnya kompetensi atau pun

masalah yang ada adalah disebabkan karena kurangnya pengetahuan,

ketrampilan dan sikap-sikap kerja; bukan oleh alasan-alasan lain yang

tidak bisa diselesaikan melalui pelatihan memperhitungkan untung-

ruginya melaksanakan pelatihan mengingat bahwa sebuah pelatihan

pasti membutuhkan sejumlah dana.

PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN 2015

Page 11

V. TEKNIS MELAKUKAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN

DAN PELATIHAN

1. Jenis Analisis Kebutuhan

Banyak penilaian kebutuhan yang tersedia untuk digunakan dalam konteks

kerja yang berbeda. Sumber-sumber yang dapat membantu Anda

menentukan analisis kebutuhan yang sesuai untuk situasi akan dijelaskan

di bawah ini.

a. Analisis konteks. Analisis kebutuhan bisnis atau alasan lain pelatihan

yang diinginkan.. Pertanyaan-pertanyaan penting yang dijawab oleh

analisis ini adalah yang memutuskan bahwa pelatihan harus dilakukan,

mengapa suatu program pelatihan yang disarankan dilihat sebagai solusi

untuk masalah bisnis, apa yang sejarah organisasi telah berkaitan dengan

pelatihan karyawan dan intervensi manajemen lainnya.

b. Analisis user. Analisis berurusan dengan potensi peserta dan instruktur

yang terlibat dalam proses. Pertanyaan-pertanyaan penting yang dijawab

oleh analisis ini adalah siapa yang akan menerima pelatihan dan tingkat

pengetahuan yang ada pada subjek, apa gaya belajar mereka, dan siapa

yang akan melakukan pelatihan.

c. Analisis kerja. Analisis dari tugas-tugas yang dilakukan. Ini adalah

analisis tentang pekerjaan dan persyaratan untuk melakukan pekerjaan.

Juga dikenal sebagai analisis tugas atau pekerjaan analisis, analisis ini

berusaha untuk menentukan tugas pokok dan tingkat keterampilan yang

diperlukan. Ini akan membantu memastikan bahwa pelatihan yang

dikembangkan akan berisi link yang relevan dengan isi pekerjaan.

d. Analisis konten. Analisis dokumen, hukum, prosedur yang digunakan

pada pekerjaan. Analisis ini menjawab pertanyaan tentang pengetahuan

atau informasi apa yang digunakan pada pekerjaan ini.. Informasi ini

berasal dari manual, dokumen, atau peraturan. Adalah penting bahwa

isi dari pelatihan tidak bertentangan atau bertentangan dengan

persyaratan pekerjaan. Pekerja yang berpengalaman dapat membantu

(sebagai ahli materi subjek) dalam menentukan konten yang sesuai.

PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN 2015

Page 12

e. Pelatihan Analisis Kesesuaian. Analisis dari apakah pelatihan

merupakan solusi yang diinginkan. Pelatihan adalah salah satu dari

beberapa solusi untuk masalah pekerjaan.. Namun, hal itu mungkin

tidak selalu menjadi solusi terbaik. Penting untuk menentukan apakah

pelatihan akan efektif dalam penggunaannya.

f. Analisis Biaya-Manfaat. Analisis laba atas investasi (ROI) dari

pelatihan. Pelatihan yang efektif menghasilkan kembalinya nilai bagi

organisasi yang lebih besar dari investasi awal untuk menghasilkan atau

melaksanakan pelatihan.

2. Teknik Penilaian

Prinsip penilaian menggunakan instrument penilaian yang dapat

dimengerti dan kompherensif. Beberapa teknik Penilaian Kebutuhan dasar

meliputi:

1. pengamatan langsung

2. kuesioner

3. konsultasi dengan orang-orang di posisi kunci, dan / atau dengan

pengetahuan yang spesifik

4. tinjauan literatur yang relevan

5. wawancara

6. kelompok fokus

7. tes

8. catatan & laporan penelitian

9. bekerja sampel

3. Checklist untuk Analisis Kebutuhan Pelatihan

Akan sangat membantu untuk memiliki metode yang terorganisir untuk

memilih tes yang tepat untuk kebutuhan anda. Sebuah daftar periksa dapat

membantu Anda dalam proses ini. Daftar-pembanding Anda harus

meringkas jenis informasi yang dibahas di atas. Sebagai contoh, apakah

tes valid untuk tujuan yang dimaksudkan? Apakah ini dapat dipercaya

PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN 2015

Page 13

dan adil? Is Apakah biayanya efektif? Apakah instrumen mungkin akan

dilihat sebagai adil dan sah oleh tes takers?. Juga mempertimbangkan

kemudahan atau kesulitan administrasi, mencetak, dan interpretasi yang

diberikan sumber daya yang tersedia.

PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN 2015

Page 14

VI. ANALISA KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

(Training Need Analysis)

Analisa kebutuhan pelatihan (training) dapat dilakukan dengan dua

pendekatan, yakni :

a. Task Analysis :

Analis yang berfokus pada kebutuhan tugas yang dibebankan pada

satu posisi tertentu. Tugas dan tanggungjawab posisi ini dianalisa

untuk diketahui jenis ketrampilan apa yang dibutuhkan. Dari sini,

kemudian dapat ditentukan jenis training semacam apa yang

diperlukan.

Jadi dalam analisa ini, yang menjadi fokus adalah tugas posisi, bukan

orang yang memegang posisi tersebut.

b. Person Performance Analysis :

Analis yang berfokus pada kinerja orang yang memegang posisi

tertentu. Analisa ditujukan untuk mengetahui kekurangan dan area

pengembangan yang dibutuhkan oleh orang tersebut. Dari sini,

kemudian dapat disusun jenis training apa saja yang diperlukan untuk

orang tersebut.

c. Mengidentifikasi Kebutuhan Pelatihan dan Pengembangan SDM

Level kompetensi Yang Dimiliki oleh Karyawan Saat ini

Apakah ada kesenjangan kompetensi?

Level kompetensi yang dibutuhkan untuk Posisi tertentu

Identifikasi Level Kompetensi Karyawan

Program Pelatihan dan Pengembangan

d. Identifikasi Kebutuhan Melalui Observasi Kompetensi

Suatu metode untuk mengukur level kompetensi karyawan melalui

pengamatan langsung di lapangan (real and direct observation).

Pengamatan/observasi dilakukan secara sistematis dengan mengacu

pada profil kompetensi yang telah ditentukan.

PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN 2015

Page 15

Memberikan gambaran yang real dan memiliki akurasi yang relatif

tinggi karena merupakan refleksi langsung dari kondisi di lapangan

e. Prinsip dalam Melakukan Observasi

Observe – Melakukan observasi

Record – Mencatat hasil observasi

Classify – Mengkalisifikasikan hasil observasi

Evaluate – Melakukan evaluasi

Dalam melakukan observasi, perlu diperhatikan prinsip-prinsip berikut :

1. Mengacu pada perilaku (behavior), dan bukan pada sifat

pribadi/tabiat (trait).

Observasi perlu difokuskan pada perilaku karena perilaku

merupakan sesuatu yang dapat diamati, dapat diukur (diverifikasi)

dan juga dapat dilatih (trainable). Sementara, sifat pribadi/tabiat

merupakan sesuatu yang bersifat subyektif, sulit diukur dan tidak

spesifik.

2. Didasarkan pada fakta riil dan bukti-bukti perilaku– dan bukan

sekedar impresi atau ‘judgement’ (penilaian) semata.

Contoh

……Berdasar pengamatan saya, sdr. A tidak mampu

datang menghadiri pertemuan dengan tepat waktu. Ia

selalu terlambat 15 menit dalam tiga pertemuan terakhir yang kami

lakukan………

(kata-kata miring atau italics dalam contoh ini merujuk pada

perilaku dan bersifat spesifik)

Sdr. A tergolong orang yang malas….

(contoh ini kurang tepat, karena merujuk pada tabiat atau sifat

pribadi).

PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN 2015

Page 16

3. Menunjuk pada perilaku yang spesifik

Sebutkan perilaku spesifik karyawan – apa yang benar-benar telah

diucapkan atau dilakukannya. Hindari untuk menghakimi,

mengevaluasi atau menggunakan bahasa yang subyektif

Contoh :

………..Sdr. Adi mampu melakukan analisa kerusakan mesin XYZ

secara akurat dan menyelesaikan proses perbaikannya dalam waktu

kurang dari 1 jam….

(contoh ini merupakan deskripsi perilaku yang spesifik)

..…Sdr. Adi merupakan orang yang cekatan

(contoh ini kurang tepat, karena bersifat evaluatif)

Pada dasarnya, informasi yang dikumpulkan dan dianalisis sehingga

rencana pelatihan dapat dibuat. Analisa ini menentukan kebutuhan untuk

pelatihan, mengidentifikasi pelatihan apa yang diperlukan, dan memeriksa

jenis dan ruang lingkup sumber daya yang dibutuhkan untuk mendukung

program pelatihan (Sorenson, 2002, hal. 32). Menurut Rossett (1987, hal

15), sebuah instansi melakukan analisa kebutuhan pelatihan untuk mencari

informasi tentang

1. kinerja yang optimal atau pengetahuan;

2. kinerja aktual atau saat ini atau pengetahuan;

3. perasaan peserta dan orang-orang penting lainnya;

4. penyebab masalah, dan

5. solusi untuk masalah ini.

PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN 2015

Page 17

VII. TUJUAN DAN FAKTOR

Agar program pelatihan dan pengembangan dapat berhasil baik maka

harus diperhatikan delapan faktor sebagai berikut :

1. Faktor Individu (Individual differences)

Sebuah program Pendidikan dan Pelatihan akan berhasil jika kita

memperhatikan individual diference para peserta Pendidikan dan

Pelatihan. Perbedaan individu meliputi faktor fisik maupun psikis. Oleh

karena itu dalam perencanaan program Pendidikan dan Pelatihan harus

memperhatikan faktor fisik seperti bentuk dan komposisi tubuh, dan

fisik, kemampuan panca indera maupun faktor psikis seperti

intelegensi, bakat, minat, kepribadian, motivasi, pendidikan para

peserta Pendidikan dan Pelatihan. Keberhasilan program Pendidikan

dan Pelatihan sangat ditentukan oleh pemahaman karakteristik peserta

Pendidikan dan Pelatihan terkait dengan individual difference.

2. Kemampuang untuk membangun relasi

Untuk memberikan program Pendidikan dan Pelatihan terlebih dahulu

harus diketahui keahlian yang dibutuhkan. Dengan demikian program

Pendidikan dan Pelatihan dapat diarahkan atau ditujukan untuk

mencapai keahlian tersebut. Suatu program Pendidikan dan Pelatihan

yang tidak disesuaikan dengan kebutuhan pasar kerja pada keahlian

tertentu akan merugikan semua pihak baik masyarakat, industri maupun

lembaga penyelenggara Pendidikan dan Pelatihan itu sendiri.

3. Motivasi

Motivasi adalah suatu usaha menimbulkan dorongan untuk melakukan

tugas. Sehubungan dengan itu, program Pendidikan dan Pelatihan

sebaiknya dibuat sedemikian rupa gara dapat menimbulkan motivasi

bagi peserta. Penumbuhan motivasi itu sangat pentng sehingga mampu

mendoromng peserta untuk mengikuti program Pendidikan dan

Pelatihan dengan baik dan mampu memberikan harapan lebih baik

dibidang pekerjaan setelah berhasil menyelesaikan program Pendidikan

dan Pelatihan.

PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN 2015

Page 18

4. Partisipasi Aktif

Didalam pelaksanaan program Pendidikan dan Pelatihan harus

diupayakan keaktifan peserta didalam setiap materi yang diajarkan.

Pemilihan materi dan strategi pembelajaran yang tepat oleh para trainer

sangat menentukan keberhasilan. Pemberian umpan balik kepada

peserta pada setiap komunikasi maupun evaluasi akan semakin

mengembangkan motivasi dan pengetahuan yang diperoleh.

Penyusunan materi(kurikulum) yang berbasis kompetensi maupun

berbasis luas dengan pengembangan aspek kecakapan hidup peserta

menjadi kekuatan untuk menarik perhatian dan minat peserta

Pendidikan dan Pelatihan.

5. Seleksi calon peserta diklat

Program Pendidikan dan Pelatihan sebaiknya ditujukan kepada mereka

yang berminat dan menunjukkan bakat untuk dpat mengikuti program

Pendidikan dan Pelatihan. Oleh karena ini sangan pentingan dilakukan

proses seleksi untuk pelaksanaan program dilakukan. Berbagai macam

tes seleksi dapat dilakukan misalnya test potensi akademik. Disampin

itu adanya seleksi juga merupakan faktor perangsang untuk

meningkatkan image peserta maupun penyelenggara Pendidikan dan

Pelatihan.

6. Pemilihan pemateri/pengajar

Pemilihan pemateri/pengajar untuk penyampaian materi Pendidikan

dan Pelatihan harus disesuaikan dengan kualifikasi yang dibutuhkan

dan kemampuan mengajar. Seorang trainer yang cakap belum tentu

dapat berhasil menyampaikan kepandaiannya kepada orang lain. Oleh

karena itu pengajar program Pendidikan dan Pelatihan harus memiliki

kualifikasi dalam bidang pengajaran dan mampu memilih strategi

pembelajaran yang tepat dengan memeprhatikan individual difference

peserta Pendidikan dan Pelatihan.

PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN 2015

Page 19

7. Kompetensi Pelatih/instruktur

Kompetensi trainer juga perlu ditingkatkan. Untuk itu mengingat

trainer menjadi ujung tombak dalam keberhasilan program Pendidikan

dan Pelatihan maka sebelum mengemban tanggung jawab untuk

memberikan pelatihan maka para pelatih (trainers) harus diberikan

pendidikan sebagai pelatih.

8. Metode Pendidikan dan Pelatihan

Metode yang digunakan dalam program Pendidikan dan Pelatihan

harus sesuai dengan jenis Pendidikan dan Pelatihan yang diberikan.

Strategi pembelajaran menjadi senjata utama dalam keberhasilan

program Pendidikan dan Pelatihan.

Berdasarkan analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan sebagai sarana

pengenalan pelanggan dan pengetahuan tentang faktor-faktor yang

mempengaruhi keberhasilan program Pendidikan dan Pelatihan maka dapat

dijadikan dasar penyusunan standar pelayanan (excellent service) di lembaga

pendidikan dan pelatihan. Analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan dapat

dilakukan dengan wawancara, angket, kuesioner, analisis jabatan, observasi dan

lain-lain.

Tidak semua masalah kinerja dapat dipecahkan dengan Pendidikan dan

Pelatihan. Pendidikan dan Pelatihan dapat digunakan untuk memecahkan

masalah yang berkaitan dengan kurangnya pengetahuan, keterampilan, dan

sikap. Berdasarkan tingkat kebutuhannya, Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan

dibedakan menjadi Kebutuhan Tingkat Organisasi, Tingkat Jabatan dan Tingkat

Individu.

1. Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan tingkat Organisasi.

Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan Tingkat Organisasi merupakan

himpunan data umum dari bagian atau bidang yang mempunyai

kebutuhan Pelatihan.

PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN 2015

Page 20

2. Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan Tingkat Jabatan.

Adanya kesenjangan KSA (knowledge, Skill, Attitude) yang diperlukan

untuk menyelesaikan pekerjaan baik yang bersifat periodik/ insidentil.

Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan tingkat jabatan dapat diketahui

dengan mempergunakan analisis misi, fungsi, tugas dan sub tugas yang

diuraikan menjadi kompetensi-kompetensi. Kemudian kompetensi-

kompetensi itu dikelompokkan sedemikan rupa sehingga menghasilkan

standar Pendidikan dan Pelatihan untuk tiap-tiap jabatan.

3. Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan Tingkat Individu

Berkaitan dengan siapa dan jenis Pendidikan dan Pelatihan apa yang

diperlukan. Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan tingkat individu dapat

disusun dengan mempergunakan Training Needs Assessment (TNA

Tool), yakni dengan membandingkan kesenjangan standar kompetensi

dalam jabatan terhadap kompetensi yang dimiliki oleh seorang PNS

yang bekerja dalam unit jabatan tersebut.

PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN 2015

Page 21

VIII. Fungsi dan Manfaat Analisis Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan

Hasil AKD adalah identifikasi kesenjangan kinerja (performance gap).

Kesenjangan kinerja tersebut dapat diidentifikasi sebagai perbedaan antara

kinerja yang diharapkan dan kinerja aktual individu. Kesenjangan kinerja

dapat ditemukan dengan mengidentifikasi dan mendokumentasi standar

atau persyaratan kompetensi yang harus dipenuhi dalam melaksanakan

pekerjaan dan mencocokkan dengan kinerja aktual individu tempat kerja.

Adapun fungsi dari analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan adalah :

1. Mengumpulkan informasi tentang Keahlian, pengetahuan dan sikap

pegawai;

2. Mengumpulkan informasi tentang beban kerja dan konteks pekerjaan;

3. Mendefinisikan kinerja standar dan kinerja aktual dalam rincian yang

operasional;

4. Melibatkan stakeholders dan membentuk dukungan;

5. Memberi data untuk keperluan perencanaan

Ada beberapa manfaat yang dapat diambil dari kegiatan analisis

kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan, yaitu manfaat langsung dan tidak

langsung.

a. Manfaat langsung adalah :

1. Menghasilkan program Pendidikan dan Pelatihan yang disusun

sesuai dengan kebutuhan organisasi, jabatan dan individu.

2. Sebagai dasar penyusunan program Pendidikan dan Pelatihan yang

tepat.

3. Menambah motivasi peserta Pendidikan dan Pelatihan dalam

mengikuti Pendidikan dan Pelatihan karena sesuai dengan minat dan

kebutuhannya.

b. Sedangkan manfaat tidak langsung adalah :

1. Menjaga produktivitas kerja

2. Meningkatkan produktivitas dalam menghadapi tugas-tugas baru.

3. Efisiensi biaya organisasi

PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN 2015

Page 22

IX. LANGKAH ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN

PELATIHAN

Untuk mendapatkan hasil pelatihan yang diinginkan, dibutuhkan analisis

dari siapa yang mengikuti pelatihan, pelatihan apa yang dilakukan dan

sebagainya. Analisis kebutuhan diartikan sebagai proses mengumpulkan dan

menganalisis kebutuhan dalam rangka mengidentifikasi hal-hal apa saja dalam

sebuah perusahaan atau organisasi yang perlu ditingkatkan. Tujuannya untuk

mendapatkan data yang akurat mengenai pelatihan apa yang seharusnya

dilakukan. Analisis kebutuhan dilakukan untuk menganalisis atau

mengidentifikasi kesenjangan yang ada sehingga dapat dikurangi atau bahkan

dihilangkan.

Langkah-langkah dalam analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan,

adalah sebagai berikut

1. Merancang Analisis Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan dengan

merumuskan masalah dan tujuannya melalui model-model analisis

kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan. Model analisis kebutuhan diklat

tersebut adalah :

a) Model Internal. Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan pada model ini

dilihat dari dalam organisasi. Aktivitas dimulai dengan analisis

kesenjangan antara tingkah laku dan keberhasilan pegawai dalam

melaksanakan tugas, dibandingkan dengan tujuan dan sasaran yang telah

ditentukan.

b) Model Eksternal. Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan pada model ini

dilihat dari luar organisasi. Aktivitas dimulai dengan melihat manfaat

dari hasil didik bagi masyarakat atau organisasinya.

c) Model Gabungan. Model ini mengacu pada model sistem organisasi

bahwa sesuatu terjadi di dalam organisasi tidak dapat lepas dari apa yang

terjadi di luar organisasi (lingkungan eksternal mempengaruhi

lingkungan internal)

2. Menyusun instrumen dengan pertanyaan tentang Pendidikan dan Pelatihan,

misalnya ”apa saja yang dibutuhkan dan topik apa yang perlu dipelajari oleh

peserta Pendidikan dan Pelatihan”. Data yang harus didapat melalui

PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN 2015

Page 23

instrumen ini adalah uraian tugas pokok, kompetensi kerja standar, dan

kompetensi kerja nyata dari masukan dari atasan (pimpinan), bawahan,

teman sejawat, dst, serta tingkat kesulitan, kepentingan, keseringan dari

pekerjaan.

3. Mengumpulkan dan menganalisis data dengan menggunakan teknik dan

metode yang tepat.

Teknik yang dapat digunakan dalam melaksanakan aktivitas ini, yaitu :

a. berdasarkan perencana Pendidikan dan Pelatihan yang secara

intuitif merencanakan kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan

berdasarkan pada kebutuhan riil organisasi atau berdasarkan

ulasan pimpinan.

b. analisis data sekunder yaitu upaya menemukan kebutuhan

Pendidikan dan Pelatihan dengan cara mempelajari dokumen

(catatan-catatan/laporan pelaksanaan kegiatan Pendidikan dan

Pelatihan, tata kerja dan struktur organisasi, serta perencanaan

tenaga kerja).

c. analisis litingring adalah analisis yang berdasarkan pada analisis

jabatan dengan memperhatikan tingkat kesulitan, tingkat

kepentingan dan tingkat keseringan.

d. pendekatan kompetensi dengan mencari diskrepansi kinerja yaitu

selisih antara kinerja standar dan kinerja yang dimiliki.

e. rapid rural appraisal (RRA) atau participatory rural appraisal

(PRA). RRA adalah bentuk kegiatan pengumpulan data/informasi

yang dilaksanakan oleh orang dari luar organisasi. PRA adalah

bentuk kegiatan pengumpulan data/informasi dan

menganalisisnya dengan supervisi dari luar oraganisasi.

f. fokus group dan nominatif group. Fokus group adalah upaya

penilaian kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan secara kualitatif

dengan cara memusatkan pada kebutuhan Pendidikan dan

Pelatihan apa dalam satu kelompok sasaran. Nominatif group

adalah penelusuran Pendidikan dan Pelatihan kebutuhan

Pendidikan dan Pelatihan berdasarkan pada materi Pendidikan

PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN 2015

Page 24

dan Pelatihan yang diunggulkan dalam satu kelompok sasaran

penilaian kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan. Semakin banyak

data dan informasi yang bisa dikumpulkan dalam analisis

kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan maka akan semakin mudah

bagi perancang program Pendidikan dan Pelatihan untuk

menggambarkan persyaratan-peryaratan yang diinginkan oleh

organisasi, kemampuan dan ketrampilan yang dimiliki pegawai,

kesenjangan antara pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan

yang ada dengan yang diharapkan serta bagaimana cara terbaik

untuk menghilangkan kesenjangan tersebut.

4. Menyusun laporan.

Laporan analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan berisi fokus

kegiatan analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan, tujuan kegiatan,

metoda serta peralatan yang digunakan, kerangka kerja, tahapan kerja

dan teknik analisis data, interprestasi dan formulasi kesimpulan serta

saran analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan. Laporan ini

digunakan untuk menetapkan jenis kegiatan Pendidikan dan Pelatihan.

Laporan ini juga sebagai alat monitoring pelaksanaan kegiatan analisis

kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan, alat pengawasan dan pengendalian.

Kualifikasi laporan yang baik dan benar mengikuti persyaratan sebagai

berikut :

a. Isi laporan harus benar dan objektif;

b. Bahasa laporan harus jelas dan mudah dimengerti;

c. Laporan harus langsung mengenai sasaran atau inti permasalahan;

d. Laporan harus lengkap dalam segala segi laporan tertulis;

e. Uraian isi laporan harus tegas dan konsisten;

f. Waktu pelaporan harus tepat; dan

g. Penerima laporan harus tepat.

Rincian jenis Pendidikan dan Pelatihan, jenjang Pendidikan dan Pelatihan

dan kompetensi Pendidikan dan Pelatihan merupakan kesimpulan dan saran

yang menjadi essensi dari kegiatan analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan.

PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN 2015

Page 25

Kegiatan analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan mutlak dan wajib

dilaksanakan oleh analis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan di unit Pendidikan

dan Pelatihan dalam hal ini adalah PusPendidikan dan Pelatihan untuk

mendapatkan potret kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan, jenis pelatihan dan

kompetensi Pendidikan dan Pelatihan yang ingin dicapai melalui pelaksanaan

kegiatan Pendidikan dan Pelatihan.

PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN 2015

Page 26

X. KESIMPULAN

Berdasarkan uraian pada bab-bab terdahulu dapat disimpulkan bahwa :

Hasil Analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan bermanfaat sebagai

dasar pengambilan suatu keputusan, disamping memberi solusi / arah, Dalam

hal mengembangkan program pendidikan dan pelatihan sangat bergantung pad

identifikasi kebutuhan pendidikan dan pelatihan disertai biaya dan manfaat bagi

organisasi dan Pendidikan dan pelatihan akan berhasil berhasil jika program

yang dikembangkan dan dilaksanakan dapat memenuhi kebutuhan pribadi yang

nantinya akan berpengaruh pada peningkatan program pelatihan kinerja dan

hasil yang lebih baik mengikutii pelatihan.

Hasil Analisis kebutuhan Diklat bermanfaat sebagai dasar pengambilan

keputusan pelatihan yang dibutuhkan memberi solusi/arh, petunjuk tentang apa

yang dilaksanakan bagaimana cara melaksanakan dan hasil apa yang diperoleh.

Kebutuhan akan adaanya pelatihan dilakukan karen adanya ketimpangan

atau gap antar apa yang seharusnya dengan apa yang senyatanya atau

kesenjangan antara seperangkat kondisi yang ada pada saat sekarang ini dengan

seperangkat kondisi yang diharapkan. Pendidikan dan Pelatihan merupakan

peningkatan kompetensi/kemampuan yang dilakukan melalui proses belajar

dalam melaksanakan tugas dan jabatan tertentu.

XI . SARAN

Agar penyelenggaraan Diklat dapat menghasilkan kualitas /bobot

lulusan/alumni diklat yang mempunyai kompetensi standar atau kompetensi

yang diharapkan untuk dilakukan seseorang dalam melaksanakan tugas pokok

dan fungsinya dalam organisasi, disarankan dalam menentukan skala prioritas

pelaksanaan diklat berdasarkan hasil Analisa Kebutuhan Diklat.

PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN 2015

Page 27

DAFTAR PUSTAKA

1. Anonimous, 2009. Modul bagi Pengelola Pendidikan dan Pelatihan,

Lembaga Administrasi Negara RI, Jakarta.

2. Abdorrakhman Gintings, 2010. Materi Perkuliahan Konsentrasi PLS,

Program Pasca Sarjana (S2) UNINUS, Medan.

3. Allan, Leslie.Training needs or training wants analysis? Training and

development in Australia 36.2(Apr 2009): 25-27.

4. Brown, Judith.Training needs assessment: A must for developing an

effective training program Public Personnel Management 31.4 (Winter

2002): 569-574.

5. Marpaung, Dr, MSc., 1999. Training Need Assesment (TNA),LAN RI, Jakarta.

6. Moh. Entang, dkk., 2009. Analisis Kebutuhan Pelatihan, Bahan Ajar MOT),

PusPendidikan dan Pelatihan Administrasi Kementerian Agama RI, Jakarta.

7. Hasibuan, M.S.P., 2000, Manajemen sumber daya manusia, Penerbit :Bumi

aksara, Jakarta.

8. htttp// Analisis Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan:2014

9. Mangkuprawira, 2002, Manajemen Sumber Daya Manusia Strategik,

Penerbit Ghalia Indonesia, Jakarta.

10. Muhammad Zahid Iqbal; Rashid Ahmad Khan, The growing concept and

uses of training needs assessment,Journal of European Industrial

Training35.5 (2011): 439-466

11. Ritonga Idris, Manfaat Analisis Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan dalam

pelatihan, Kemenag Sumut.

12. Vincent, P. Costa dkk , (2000), Panduan Pelatihan Untuk Pengembangan

Sekolah, Jakarta: Depdiknas.