PEDOMAN PENGELOLAAN

OBAT PUBLIK DAN PERBEKALAN FARMASI

DI PUSKESMAS

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Penerapan Otonomi Daerah secara penuh pada 1 Januari 2001 membawa perubahan

mendasar dalam ketatanegaraan Republik Indonesia. Demikian juga halnya di bidang

pengelolaan obat. Sebelum penerapan Otonomi Daerah, pengelolaan obat pada dasarnya

dilakukan secara terpusat. Akan tetapi sejak tahun 2001 sejalan dengan penerapan

Otonomi Daerah, pengelolaan obat dilakukan secara penuh oleh Kabupaten/Kota. Mulai

dari aspek perencanaan, pemilihan obat, pengadaan, pendistribusian dan pemakaian.

Fungsi pemerintah pusat pada pengelolaan obat di era desentralisasi meliputi: penyusunan

Daftar Obat Esensial Nasional, Penetapan harga Obat Pelayanan Kesehatan Dasar dan

Program, penyiapan modul-modul pelatihan dan pedoman pengelolaan.

Sejak penerapan Otonomi Daerah, penambahan jumlah Kabupaten-Kota sangat pesat. Bila

sebelum Otonomi Daerah, jumlah Kabupaten/Kota sekitar 265, maka sampai saat ini telah

ada sekitar 429 Kabupaten/Kota. Penambahan jumlah Kabupate/Kota ini tidak selalu

diiringi dengan tersedianya tenaga terampil di berbagai sektor. Termasuk di dalamnya

keterbatasan tenaga pengelola obat yang mempunyai latar pendidikan farmasi dan telah

mengikuti berbagai pelatihan pengelolaan obat. Di sisi lain pedoman pengelolaan obat

yang tersedia masih bernuansa sentralistik. Oleh karena itu diperlukan adanya buku

pedoman pengelolaan obat baik di tingkat Kabupaten/Kota maupun Puskesmas yang lebih

sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada.

Penyusunan buku pedoman pengelolaan obat Puskesmas ini merupakan salah satu upaya

untuk mengantisipasi apa yang terjadi di lapangan. Tersedianya buku pedoman

pengelolaan obat Puskesmas ini merupakan salah satu pelengkap dari buku pedoman

pengelolaan obat Kabupaten/Kota yang lebih dahulu terbit. Diharapkan tersedianya kedua

buku pedoman pengelolaan obat ini dapat menjadi pedoman bagi petugas pengelolaan

obat di Kabupaten/Kota maupun Puskesmas dalam melaksanakan tugas sehari-hari.

Selain itu tumbuhnya jumlah Kabupaten/Kota yang sangat pesat tidak diikuti pula dengan

penyediaan dana alokasi obat pelayanan kesehatan dasar yang memadai. Sampai saat ini

kekurangan item obat masih kerap terjadi terutama di Kabupaten/Kota bentukan baru.

Mengingat terbatasnya dana pelatihan bagi petugas pengelolaan obat, maka penyediaan

pedoman pengelolaan obat Puskesmas merupakan salah satu upaya untuk menyediakan

informasi bagi para petugas di lapangan. Sehingga dana alokasi obat yang tersedia untuk

pelayanan kesehatan dasar dapat digunakan lebih efektif dan efisien guna menunjang

pelayanan kesehatan dasar yang lebih baik.

B. Tujuan Pengelolaan Obat

Pengelolaan obat publik dan perbekalan kesehatan di Puskesmas bertujuan untuk

menjamin kelangsungan ketersediaan dan keterjangkauan pelayanan obat yang efisien,

efektif dan rasional.

BAB II

PERAN SETIAP TINGKATAN

A. Pembagian Tugas

Tujuan pengelolaan obat pelayanan kesehatan dasar adalah agar dana yang tersedia dapat

digunakan dengan sebaik-baiknya dan berkesinambungan guna memenuhi kepentingan

masyarakat yang berobat ke Puskesmas. Agar tujuan tersebut dapat terlaksana dengan

baik, maka di antara semua yang terlibat dalam pengelolaan obat pelayanan kesehatan

dasar sebaiknya ada pembagian tugas dan peran seperti berikut ini:

1. Tingkat Pusat

a. Menyiapkan dan mengirimkan berbagai Keputusan Menteri Kesehatan ke unit-unit

terkait antara lain:

1) Daftar Harga Obat PKD, Obat Program dan Obat Generik

2) Pedoman Teknis Perencanaan Pengadaan, Pengelolaan, Supervisi dan Evaluasi

Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan

3) Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN)

b. Menyediakan Obat Buffer Stok Nasional

c. Melakukan Pelatihan Petugas Pengelola Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan

Propinsi dan Kabupaten/Kota khususnya bentukan baru

d. Melakukan Bimbingan Teknis, Monitoring dan Evaluasi Ketersediaan Obat Publik

dan Perbekalan Kesehatan

e. Menyediaan Pedoman Pengobatan Dasar di Puskesmas

f. Menyediakan Fasilitator untuk Pelatihan Pengelola Obat Publik dan Perbekalan

Kesehatan

g. Menyediakan Pedoman Advokasi Penyediaan Anggaran kepada Pemerintah

Propinsi/Kabupaten/Kota

2. Tingkat Propinsi

Dinas Kesehatan Propinsi:

a. Melakukan Pelatihan Petugas Pengelola Obat public dan Perbekalan Kesehatan untuk

Kabupaten/Kota

b. Melakukan Bimbingan Teknis, Monitoring dan Evaluasi Ketersediaan Obat Publik

dan Perbekalan Kesehatan ke Kabupaten/Kota

c. Menyediaan Fasilitator untuk Pelatihan Pengelola Obat Publik dan Perbekalan

Kesehatan di Kabupaten/Kota

d. Melaksanakan Advokasi Penyediaan Anggaran kepada Pemerintah Propinsi

3. Tingkat Kabupaten/Kota

a. Perencanaan kebutuhan obat untuk pelayanan kesehatan dasar disusun oleh Tim

Perencanaan Kebutuhan Obat Terpadu berdasarkan sistem “bottom up”

b. Perhitungan perencanaan kebutuhan obat untuk satu tahun anggaran disusun dengan

menggunakan pola konsumsi dan atau epidemiologi

c. Mengkoordinasikan perencanaan kebutuhan obat dari beberapa sumber dana, agar

jenis dan jumlah obat yang disediakan sesuai dengan kebutuhan dan tidak tumpang

tindih

d. Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota mengajukan rencana kebutuhan obat kepada

Pemerintah Kabupaten/Kota, Pusat, Propinsi dan sumber lainnya

e. Melakukan Pelatihan Petugas Pengelola Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan untuk

Puskesmas

f. Melakukan Bimbingan Teknis, Monitoring dan Evaluasi Ketersediaan Obat Publik

dan Perbekalan Kesehatan ke Puskesmas

g. Melaksanakan Advokasi Penyediaan Anggaran kepada Pemerintah Kabupaten/Kota

h. Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota bertanggungjawab terhadap pendistribusian obat

i. Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota bertanggungjawab terhadap penanganan obat dan

perbekalan kesehatan yang rusak dan kadaluarsa

j. Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota bertanggungjawab terhadap terhadap jaminan mutu

obat yang ada di bawah pengelolaan Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota dan UPK

4. Tingkat Puskesmas dan Sub Unit Pelayanan

a. Menyediakan data dan informasi mutasi obat dan perbekalan kesehatan serta kasus

penyakit dengan baik dan akurat

b. Setiap akhir bulan menyampaikan laporan pemakaian obat dan perbekalan kesehatan

kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat

c. Bersama Tim Perencana Obat terpadu membahas rencana kebutuhan Puskesmas

d. Mengajukan permintaan obat dan perbekalan kesehatan kepada Dinas Kesehatan

Kabupaten/Kota sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan

e. Melaporkan dan mengirim kembali semua jenis obat rusak/kadaluwarsa kepada Dinas

Kesehatan Kabupaten/Kota

f. Melaporkan kejadian obat dan perbekalan kesehatan yang hilang kepada Kepala Dinas

Kesehatan Kabupaten/Kota

B. Tugas Dan Tanggungjawab Pengelolaan Obat Di Puskesmas

1. Kepala Puskesmas

a. Tugas:

1) Membina petugas pengelola obat

2) Menyampaikan laporan bulanan pemakaian obat kepada Kepala Dinas Kesehatan

Kabupaten/Kota setempat

3) Melaporkan dan mengirimkan kembali semua obat yang rusak/kadaluwarsa dan

atau obat yang tidak dibutuhkan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota

setempat

4) Mengajukan permintaan obat dan perbekalan kesehatan kepada Kepala Dinas

Kesehatan Kabupaten/Kota setempat

b. Tanggungjawab:

Pengelolaan dan pencatatan pelaporan obat dan perbekalan kesehatan di Puskesmas.

2. Petugas Gudang Obat Di Puskesmas mempunyai tugas melaksanakan:

a. Penerimaan obat dan perbekalan kesehatan dari Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota

b. Pemeriksaan kelengkapan obat dan perbekalan kesehatan

c. Penyimpanan dan pengaturan obat dan perbekalan kesehatan

d. Pendistribusian obat dan perbekalan kesehatan untuk sub unit pelayanan

e. Pengendalian penggunaan persediaan

f. Pencatatan dan pelaporan

g. Menjaga mutu dan keamanan obat dan perbekalan kesehatan

h. Penyusunan persediaan obat dan perbekalan kesehatan

i. Permintaan obat dan perbekalan kesehatan ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota

j. Penyusunan laporan ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota

3. Petugas Kamar Obat Puskesmas mempunyai tugas:

a. Menyimpan, memelihara dan mencatat mutasi obat dan perbekalan kesehatan yang

dikeluarkan maupun yang diterima oleh kamar obat Puskesmas dalam bentuk buku

catatan mutasi obat

b. Membuat laporan pemakaian dan penerimaan obat dan perbekalan kesehatan

c. Menyerahkan kembali obat rusak/kadaluwarsa kepada petugas gudang obat

d. Menyerahkan obat sesuai resep ke pasien

e. Memberikan informasi tentang pemakaian dan penyimpanan obat kepada pasien

4. Petugas Kamar Suntik mempunyai tugas:

a. Menyimpan, memelihara dan mencatat mutasi obat dan perbekalan kesehatan yang

dikeluarkan maupun yang diterimanya

b. Membuat laporan pemakaian dan penerimaan obat dan perbekalan kesehatan

c. Menyerahkan kembali obat rusak/kadaluwarsa kepada petugas gudang obat

5. Petugas Lapangan Puskesmas Keliling mempunyai tugas:

a. Setiap kali melaksanakan kegiatan lapangan mengajukan permintaan obat yang

diperlukan kepada Kepala Puskesmas

b. Mencatat pemakaian dan sisa obat serta perbekalan kesehatan

c. Setelah selesai dengan kegiatan lapangannya, segera mengembalikan sisa obat kepada

Kepala Puskesmas melalui petugas gudang obat

6. Petugas Lapangan Posyandu mempunyai tugas:

a. Setiap kali melaksanakan kegiatan lapangan mengajukan permintaan obat yang

diperlukan kepada Kepala Puskesmas

b. Mencatat pemakaian dan sisa obat serta perbekalan kesehatan

c. Setelah selesai dengan kegiatan lapangannya, segera mengembalikan sisa obat kepada

Kepala Puskesmas melalui petugas gudang obat

7. Petugas Obat Puskesmas Pembantu mempunyai tugas:

a. Menyimpan, memelihara dan mencatat mutasi obat yang dikeluarkan maupun yang

diterima oleh Puskesmas Pembantu dalam bentuk kartu stok/buku

b. Setiap awal bulan membuat laporan pemakaian dan mengajukan permintaan obat

kepada Kepala Puskesmas

c. Menyerahkan kembali obat rusak/kadaluwarsa kepada Kepala Puskesmas melalui

petugas gudang obat

8. Bidan Desa

a. Menyimpan, memelihara dan mencatat mutasi obat yang dikeluarkan maupun yang

diterima oleh Puskesmas Pembantu dalam bentuk kartu stok/buku

b. Setiap awal bulan membuat laporan pemakaian dan mengajukan permintaan obat

kepada Kepala Puskesmas

c. Menyerahkan kembali obat rusak/kadaluwarsa kepada Kepala Puskesmas melalui

petugas gudang obat

BAB III

PENGELOLAAN OBAT

Ruang lingkup pengelolaan obat secara keseluruhan mencakup:

A. Perencanaan

B. Permintaan

C. Penyimpanan

D. Distribusi

E. Pengendalian penggunaan

F. Pencatatan dan pelaporan

A. Perencanaan

Perencanaan adalah suatu proses kegiatan seleksi obat dan perbekalan kesehatan untuk

menentukan jumlah obat dalam rangka pemenuhan kebutuhan Puskesmas.

Perencanaan kebutuhan obat untuk Puskesmas setiap periode dilaksanakan oleh Pengelola

Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan di Puskesmas.

Data mutasi obat yang dihasilkan oleh Puskesmas merupakan salah satu faktor utama

dalam mempertimbangkan perencanaan kebutuhan obat tahunan.

Oleh karena itu data ini sangat penting untuk perencanaan kebutuhan obat di Puskesmas.

Ketepatan dan kebenaran data di Puskesmas akan berpengaruh terhadap ketersediaan obat

dan perbekalan kesehatan secara keseluruhan di Kabupaten/Kota.

Dalam proses perencanaan kebutuhan obat per tahun, Puskesmas diminta menyediakan

data pemakaian obat dengan menggunakan LPLPO. Selanjutnya Instalasi Farmasi

Kabupaten/Kota yang akan melakukan kompilasi dan analisa terhadap kebutuhan obat

Puskesmas di wilayah kerjanya.

Tujuan perencanaan adalah untuk mendapatkan: Perkiraan jenis dan jumlah obat dan perbekalan kesehatan yang mendekati

kebutuhan Meningkatkan penggunaan obat secara rasional Meningkatkan efisiensi penggunaan obat

B. Permintaan Obat

Sumber penyediaan obat di Puskesmas adalah berasal dari Dinas Kesehatan

Kabupaten/Kota. Obat yang diperkenankan untuk disediakan di Puskesmas adalah obat

Esensial yang jenis dan itemnya ditentukan setiap tahun oleh Menteri Kesehatan dengan

merujuk kepada Daftar Obat Esensial Nasional. Selain itu sesuai dengan kesepakatan

global maupun Keputusan Menteri Kesehatan No : 085 tahun 1989 tentang

Kewajiban menuliskan Resep dan atau menggunakan Obat Generik di Pelayanan

Kesehatan milik Pemerintah, maka hanya obat generik saja yang diperkenankan

tersedia di Puskesmas. Adapun beberapa dasar pertimbangan dari Kepmenkes tersebut

adalah:

Obat generik sudah menjadi kesepakatan global untuk digunakan di seluruh dunia bagi

pelayan kesehatan public

Obat generik mempunyai mutu, efikasi yang memenuhi standar pengobatan

Meningkatkan cakupan pelayanan kesehatan public bagi masyarakat

Menjaga keberlangsungan pelayanan kesehatan public

Meningkatkan efektifitas dan efisiensi alokasi dana obat di pelayanan kesehatan public

Berdasarkan UU No. 23 tahun 1992 tentang Kesehatan dan PP No. 72 tahun 1999 tentang

Pengamanan Sediaan Farmasi dan Alat Kesehatan, yang diperkenankan untuk melakukan

penyediaan obat adalah tenaga Apoteker. Untuk itu, Puskesmas tidak diperkenankan

melakukan pengadaan obat secara sendiri-sendiri.

Permintaan untuk mendukung pelayanan obat di masing-masing Puskesmas diajukan oleh

Kepala Puskesmas kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan

menggunakan LPLPO, sedangkan permintaan dari sub unit ke kepala puskesmas

dilakukan secara periodic menggunakan LPLPO Sub Unit. Berdasarkan pertimbangan

efisiensi dan ketepatan waktu penyerahan obat kepada Puskesmas, Kepala Dinas

Kesehatan Kabupaten/Kota dapat menyusun petunjuk lebih lanjut mengenai alur

permintaan dan penyerahan obat secara langsung dari Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota

ke Puskesmas.

Tujuan permintaan obat adalah:Memenuhi kebutuhan obat di masing-masing unit pelayanan kesehatan sesuai dengan pola penyakit yang ada di wilayah kerjanya

1. Kegiatan:

a. Permintaan rutin

Dilakukan sesuai dengan jadwal yang disusun oleh Dinas Kesehatan

Kabupaten/Kota untuk masing-masing Puskesmas

b. Permintaan khusus

Dilakukan di luar jadwal distribusi rutin apabila:

Kebutuhan meningkat

Menghindari kekosongan

Penanganan Kejadian Luar Biasa (KLB), obat rusak dan kadaluwarsa

c. Permintaan obat dilakukan dengan menggunakan formulir Laporan Pemakaian

Lembar Permintaan Obat (LPLPO)

d. Permintaan obat ditujukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dan

selanjutnya diproses oleh Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota

2. Menentukan jumlah permintaan obat

Data yang diperlukan:

Data pemakaian obat periode sebelumnya

Jumlah kunjungan resep

Data penyakit

Frekuensi distribusi obat oleh Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota

Sumber data:

LPLPO

LB1

3. Cara menghitung kebutuhan obat

Jumlah untuk periode yang akan datang diperkirakan sama dengan pemakaian pada

periode sebelumnya

Keterangan:

SO = Stok Optimum

SK = Stok Kerja (Stok pada periode berjalan)

WK = Waktu Kekosongan Obat

SO = SK + WK + WT+ SP

Kebutuhan = SO - SS

WT = Waktu Tunggu (Lead Time)

SP = Stok Penyangga

SS = Sisa Stok

Stok kerja= pemakaian rata-rata per periode distribusi

Waktu kekosongan= lamanya kekosongan obat dihitung dalam hari

Waktu tunggu= waktu tunggu, dihitung mulai dari permintaan obat oleh Puskesmas

sampai dengan penerimaan obat di Puskesmas

Stok penyangga= adalah persediaan obat untuk mengantisipasi terjadinya

peningkatan kunjungan, keterlambatan kedatangan obat, pemakaian. Besarnya

ditentukan berdasarkan kesepakatan antara Puskesmas dan Instalasi Farmasi

Kabupaten/Kota

Sisa stok = adalah sisa obat yang masih tersedia di Puskesmas pada akhir periode

distribusi

Contoh perhitungan kebutuhan obat :

Pada tanggal 1 Maret 2006 di Puskesmas Murah Senyum, Kabupaten Manisapa sisa

persediaan Amoksisilin kaplet 500 mg= nihil. Penerimaan selanjutnya diperkirakan

akan diperkirakan akan diperoleh pada bulan April 2006. Pemakaian Amoksisilin

kaplet per triwulan selama ini di Puskesmas adalah 60 botol @ 100 tablet. Permintaan

obat pada periode Aprl-Juni 2006 diajukan oleh Puskesmas ke Instalasi Farmasi

Kabupaten pada akhir bulan Maret 2006, terjadi kekosongan obat selama enam hari

kerja.

Perhitungan :

1. Pemakaian per triwulan= 60 botol @ 100 kaplet

2. Sisa stok= nihil

3. Pemakaian rata-rata per bulan= 60/3 = 20 botol @ 100 kaplet

4. Pemakaian rata-rata per hari= 20/25x100kaplet = 80 kaplet

5. Waktu kekosongan obat= 6 hari kerja = 6x80 kaplet = 480 kaplet

6. Kebutuhan waktu tunggu (5hari) = 5x80kaplet = 400 kaplet

7. Rencana permintaan untuk Amoksisilin kaplet 500 mg periode April-Juni 2006 =

pemakaian riil triwulan + kebutuhan waktu tunggu + waktu kosong obat

Sisa stok= (6000+400+80-0) kaplet = 6880 kaplet, dibulatkan menjadi 70 botol @

100 kaplet.

C. Penerimaan Obat

Penerimaan adalah suatu kegiatan dalam menerima obat-obatan yang diserahkan dari unit

pengelola yang lebih tinggi kepada unit pengelola di bawahnya.

Setiap penyerahan obat oleh Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota kepada Puskesmas

dilaksanakan setelah mendapat persetujuan dari Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/kota

atau pejabat yang diberi wewenang untuk itu.

Setiap petugas yang terlibat dalam kegiatan pengelolaan obat bertanggungjawab atas

ketertiban penyimpanan, pemindahan, pemeliharaan dan penggunaan obat berikut

kelengkapan catatan yang menyertainya.

Pelaksanaan fungsi pengendalian distribusi obat kepada Puskesmas Pembantu dan sub

unit kesehatan lainnya merupakan tanggungjawab Kepala Puskesmas Induk.

Petugas penerimaan obat wajib melakukan pengecekan terhadap obat-obat yang

diserahkan, mencakup jumlah kemasan/peti, jenis dan jumlah obat, bentuk obat sesuai

dengan isi dokumen (LPLPO) dan ditandatangani oleh petugas penerima/diketahui Kepala

Puskesmas. Bila tidak memenuhi syarat petugas penerima dapat mengajukan keberatan.

Jika terdapat kekurangan, penerima obat wajib menuliskan jenis yang kurang (rusak,

jumlah kurang dan lain-lain). Setiap penambahan obat-obatan, dicatat dan dibukukan pada

buku penerimaan obat dan kartu stok.

D. Penyimpanan

Penyimpanan adalah suatu kegiatan pengamanan terhadap obat-obatan yang diterima agar

aman (tidak hilang), terhindar dari kerusakan fisik maupun kimia dan mutunya tetap

terjamin.

Tujuan adalah:Agar obat yang diterima sesuai dengan kebutuhan berdasarkan permintaan yang diajukan oleh Puskesmas

Tujuan penyimpanan adalah:Agar obat yang tersedia di unit pelayanan kesehatan mutunya dapat dipertahankan

1. Persyaratan gudang dan pengaturan penyimpanan obat

a. Persyaratan Gudang

Cukup luas minimal 3x4 m2

Ruang kering tidak lembab

Ada ventilasi agar ada aliran udara dan tidak lembab/panas

Perlu cahaya yang cukup, namun jendela harus mempunyai pelindung untuk

menghindarkan adanya cahaya langsung dan berteralis

Lantai dibuat dari tegel/semen yang tidak memungkinkan bertumpuknya debu

dan kotoran lain. Bila perlu diberi alas papan (palet)

Dinding dibuat licin

Hindari pembuatan sudut lantai dan dinding yang tajam

Gudang digunakan khusus untuk penyimpanan obat

Mempunyai pintu yang dilengkapi kunci ganda

Tersedia lemari/laci khusus untuk narkotika dan psikotropika yang selalu

terkunci

Sebaiknya ada pengukur suhu ruangan

b. Pengaturan penyimpanan obat

Obat disusun secara alfabetis

Obat dirotasi dengan sistem FIFO dan FEFO

Obat disimpan pada rak

Obat yang disimpan pada lantai harus diletakkan di atas palet

Tumpukan dus sebaiknya harus sesuai dengan petunjuk

Cairan dipisahkan dari padatan

Sera, vaksin, supositoria disimpan dalam lemari pendingin

2. Kondisi penyimpanan

Untuk menjaga mutu obat perlu diperhatikan faktor-faktor sebagai berikut:

a. Kelembaban

Udara lembab dapat mempengaruhi obat-obatan yang tidak tertutup sehingga

mempercepat kerusakan. Untuk menghindari udara lembab tersebut maka perlu

dilakukan upaya-upaya berikut:

Ventilasi harus baik, jendela dibuka

Simpang obat di tempat yang kering

Wadah harus selalu tertutup rapat, jangan dibiarkan terbuka

Bila memungkinkan pasang kipas angina atau AC. Karena makin panas udara

di dalam ruangan maka udara semakin lembab

Biarkan pengering tetap dalam wadah tablet dan kapsul

Kalau ada atap yang bocor harus segera diperbaiki

b. Sinar matahari

Kebanyakan cairan, larutan dan injeksi cepat rusak karena pengaruh sinar

matahari. Sebagai contoh:

Injeksi Klorpromazin yang terkena sinar matahari, akan berubah warna menjadi

kuning terang sebelum tanggal kadaluwarsa.

Cara mencegah kerusakan karena sinar matahari:

Gunakan wadah botol atau vial yang berwarna gelap (coklat)

Jangan letakkan botol atau vial di udara terbuka

Obat yang penting dapat disimpan di dalam lemari

Jendela-jendela diberi gorden

Kaca jendela dicat putih

c. Temperatur/panas

Obat seperti salep, krim dan supositoria sangat sensitive terhadap pengaruh panas,

dapat meleleh. Oleh karena itu hindarkan obat dari udara panas. Sebagai contoh:

Salep Oksitetrasiklin akan lumer bila suhu penyimpanan tinggi dan akan

mempengaruhi kualitas salep tersebut.

Ruangan obat harus sejuk, beberapa jenis obat harus disimpan di dalam lemari

pendingin pada suhu 4-80C, seperti:

Vaksin

Sera dan produk darah

Antitoksin

Insulin

Injeksi antibiotika yang sudah dipakai (sisa)

Injeksi oksitosin

Ingat DPT, DT, TT, vaksin atau kontrasepsi jangan dibekukan karena akan

menjadi rusak.

Cara mencegah kerusakan karena panas: Pasang ventilasi udara Atap gedung jangan dibuat dari bahan metal Buka jendela sehingga terjadi sirkulasi udara

d. Kerusakan fisik

Untuk menghindari kerusakan fisik:

Dus obat jangan ditumpuk terlalu tinggi karena obat yang ada di dalam dus

bagian tengah ke bawah dapat pecah dan rusak, selain itu akan menyulitkan

pengambilan obat di dalam dus yang teratas

Penumpukan dus obat sesuai dengan petunjuk pada karton, jika tidak tertulis

ada karton maka maksimal ketinggian tumpukan delapan dus

Hindari kontak dengan benda-benda yang tajam

e. Kontaminasi bakteri

Wadah obat harus selalu tertutup rapat. Apabila wadah terbuka, maka obat mudah

tercemar oleh bakteri atau jamur.

f. Pengotoran

Ruangan yang kotor dapat mengundang tikus dan serangga lain yang kemudian

merusak obat. Etiket dapat menjadi kotor dan sulit terbaca. Oleh karena itu

bersihkan ruangan paling sedikit satu minggu sekali. Lantai disapu dan dipel,

dinding dan rak dibersihkan.

3. Bila ruang penyimpanan kecil

Dapat digunakan sistem dua rak

Bagi obat menjadi dua bagian. Obat yang siap dipakai diletakkan di bagian rak A

sedangkan sisanya di bagian rak B

Pada saat mulai menggunakan obat di rak A maka pesanan mulai dikirimkan ke

gudang farmasi sambil menunggu obat datang, sementara itu obta di rak B

digunakan. Pada saat obat di rak B habis maka obat yang dipesan diharapkan

sudah datang

Jumlah obat yang disimpan di rak A atau rak B tergantung dari berapa lama waktu

yang diperlukan saat mulai memesan sampai obat diterima (waktu tunggu)

Misalnya permintaan dilakukan setiap empat bulan dan waktu yang diperlukan

saat mulai memesan sampai obat tiba adalah dua bual. Maka jumlah pemakaian

empat bulan dibagi sama rata untuk rak A dan rak B. apabila waktu tunggu yang

diperlukan hanya satu bulan maka 3/4 bagian obat disimpan di rak A dan 1/4 bagian

di rak B

a. Tata Cara Penyimpanan dan Menyusun Obat

Pengaturan penyimpanan obat

Pengaturan obat dikelompokkan berdasarkan bentuk sediaan dan disusun

secara alfabetis berdasarkan nama generiknya. Contoh kelompok sediaan

tablet, kelompok sediaan sirup dan lain-lain.

Penerapan sistem FIFO dan FEFO

Penyusunana dilakukan dengan sistem First In First Out (FIFO) untuk

masing-masing obat, artinya obat yang datang pertama kali harus dikeluarkan

lebih dahulu dari obat yang datang kemudian dan First Expired First Iut

(FEFO) untuk masing-masing obat, artinya obat yang lebih dahulu

kadaluwarsa harus dikeluarkan lebih dahulu dari obat yang kadaluwarsa

kemudian. Hal ini sangat penting karena:

Obat yang sudah terlalu lama biasanya kekuatannya atau potensinya

berkurang

Beberapa obat seperti antibiotik mempunyai batas waktu pemakaian

artinya batas waktu dimana obat mulai berkurang efektifitasnya

Obat yang sudah diterima, disusun sesuai dengan pengelompokkan untuk

memudahkan pencarian, pengawasan dan pengendalian stok obat

Pemindahan, harus hati-hati supaya obat tidak pecah/rusak

Golongan antibiotik, harus disimpan dalam wadah tertutup rapat, terhindar

dari cahaya mataharim disimpan di tempat kering

Vaksin dan serum, harus dalam wadah yang tertutup rapat, terlindung dari

cahaya dan disimpan dalam lemari es. Kartu temperatur yang terdapat dalam

lemari es harus selalu diisi

Obat injeksi, disimpan dalam tempat yang terhindar dari cahaya matahari

Bentuk dragee (tablet salut), disimpan dalam wadah tertutup rapay dan

pengambilannya menggunakan sendok

Untuk obat yang mempunyai waktu kadaluwarsa, supaya waktu

kadaluwarsanya ditulis di dus luar dengan menggunakan spidol

Penyimpanan tempat untuk obat dengan kondisi khusus, seperti lemari

tertutup rapat, lemari pendingin, kotak kedap udara dan lain sebagainya

Cairan diletakkan di rak bagian bawah

Kondisi penyimpanan beberapa obat

Beri tanda/kode pada wadah obat:

a) Beri tanda semua wadah obat dengan jelas. Apabila ditemukan obat

dengan wadah tanpa etiket, jangan digunakan

b) Apabila obat disimpan di dalam dus besar maka pada dus harus

tercantum:

Jumlah isi dus, misalnya 20 kaleng @500 tablet

Kode lokasi

Tanggal diterima

Tanggal kadaluwarsa (kalau ada)

Nama produk/obat

Beri tanda khusus untuk obat yang akan habis masa pakainya pada tahun

tersebut

Jangan menyimpan vaksin lebih dari satu bulan di unit pelayanan

kesehatan (Puskesmas)

Informasi tambahan untuk menyusun/mengatur obat:

Susunan obat yang berjumlah besar di atas papan atau diganjal dengan kayu

rapi dan teratur

Gunakan lemari khusus untuk menyimpan narkotika dan obat-obat yang

berjumlah sedikit tetapi harganya mahal

Susunan obat dalam rak dapat dipengaruhi oleh temperatur, udara, cahaya dan

kontaminasi bakteri pada tempat yang sesuai

Susun obat dalam rak dan berikan nomor kode, pisahkan obat dalam dengan

obat luar

Cantumkan nama masing-masing obat pad arak dengan rapi, atau letakkan

bagian etiket yang berisi nama obat yang jelas terbaca

Barang yang mempunyai volume besar seperti kapas disimpan dalam dus

Letakkan kartu stok di dekat obatnya

b. Pengamanan mutu

Setiap petugas pengelola yang melakukan penyimpanan obat, perlu melakukan

pengamatan mutu obat secara berkala, paling tidak setiap awal bulan.

Pengamatan mutu obat:

a. Mutu obat yang disimpan dapat mengalami perubahan baik secara fisik

maupun kimia

b. Laporkan perubahan yang terjadi kepada Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota

untuk diteliti lebih lanjut

c. Secara sederhana pengamatan dilakukan secara visual, dengan melihat tanda-

tanda sebagai berikut:

1) Tablet:

Terjadi perubahan warna, bau dan rasa, serta lembab

Kerusakan fisik seperti pecah, retak, sumbing, gripis dan rapuh

Kaleng atau botol rusak, sehingga dapat mempengaruhi mutu obat

Untuk tablet salut, disamping informasi di atas juga basah dengan

lengket satu dengan lainnya, bentuknya sudah berbeda

Wadah yang rusak

2) Kapsul

Cangkangnya terbuka, kosong, rusak atau melekat satu dengan lainnya,

wadah rusak

Terjadi perubahan warna baik cangkang ataupun yang lainnya

3) Cairan

Cairan jernih menjadi keruh, timbul endapan

Cairan suspense tidak bisa dikocok

Cairan emulsi memisah dan tidak tercampur kembali

4) Salep

Konsistensi, warna dan bau berubah (tengik)

Pot/tube rusak atau bocor

5) Injeksi

Kebocoran

Terdapat partikel untuk sediaan injeksi yang seharusnya jernih

sehingga keruh atau partikel asing dalam bentuk serbuk untuk injeksi

Wadah rusak atau terjadi perubahan warna

jangan gunakan obat yang sudah kadaluwarsa karena:Efektifitas obat berkuranghal ini penting untuk diketahui mengingat penggunaan antibiotik yang sudah kadaluwarsa dapat menimbulkan resistensi mikroba. Resistensi mikroba berdampak terhdap mahalnya biaya pengobatan.Obat dapat berubah menjadi toksisSelama penyimpanan beberapa obat dapat terurai menjadi substansi-substansi yang

E. Distribusi

Penyaluran/distribusi adalah kegiatan pengeluaran dan penyaluran obat secara merata dan

teratur untuk memenuhi kebutuhan sub-sub unit pelayanan kesehatan antara lain:

1. Sub unit pelayanan kesehatan di lingkungan Puskesmas (kamar obat, laboratorium)

2. Puskesmas Pembantu

3. Puskesmas Keliling

4. Posyandu

5. Polindes

Kegiatan:

1. Menentukan frekuensi distribusi

Dalam menentukan frekuensi distribusi perlu dipertimbangkan:

Jarak sub unit pelayanan

Baiya distribusi yang tersedia

2. Menentukan jumlah dan jenis obat yang diberikan

Dalam menentukan jumlah obat perlu dipertimbangkan:

Pemakaian rata-rata per jenis obat

Sisa stok

Pola penyakit

Jumlah kunjungan di masing-masing sub unit pelayanan kesehatan

3. Melaksanakan penyerahan obat

Penyerahan obat dapat dilakukan dengan cara:

Gudang obat menyerahkan/mengirimkan obat yang diterima di unit pelayanan

Penyerahan di gudang Puskesmas diambil sendiri oleh sub unit-sub unit

pelayanan. Obat diserahkan bersama-sama dengan formulir LPLPO dan lembar

pertama disimpan sebagai tanda bukti penerimaan obat

jangan gunakan obat yang sudah kadaluwarsa karena:Efektifitas obat berkuranghal ini penting untuk diketahui mengingat penggunaan antibiotik yang sudah kadaluwarsa dapat menimbulkan resistensi mikroba. Resistensi mikroba berdampak terhdap mahalnya biaya pengobatan.Obat dapat berubah menjadi toksisSelama penyimpanan beberapa obat dapat terurai menjadi substansi-substansi yang

Tujuan:Memenuhi kebutuhan obat sub unit pelayanan kesehatan yang ada di wilayah kerja Puskesmas dengan jenis, mutu, jumlah dan tepat waktu

F. Pengendalian

Pengendalian obat terdiri dari:

1. Pengendalian persediaan

2. Pengendalian penggunaan

3. Penanganan obat hilang

Pengendalian persediaan adalah suatu kegiatan untuk memastikan tercapainya sasaran

yang diinginkan sesuai dengan strategi dan program yang telah ditetapkan sehingga tidak

terjadi kelebihan dan kekurangan/kekosongan obat di unit pelayanan kesehatan dasar.

Kegiatan pengendalian adalah:

1. Memperkirakan/menghitung pemakaian rata-rata periode tertentu di Puskesmas dan

seluruh unit pelayanan. Jumlah stok ini disebut stok kerja

2. Menentukan:

Stok optimum, yaitu jumlah stok obat yang diserahkan kepda unit pelayanan agar

tidak mengalami kekurangan/kekosongan

Stok pengaman, yaitu jumlah stok yang disediakan untuk mencegah terjadinya

sesuatu yang tidak terduga, misalnya karena keterlambatan pengiriman dari

Instalasi farmasi Kabupaten/Kota

3. Menentukan waktu tunggu (lead time), yaitu waktu yang diperlukan dari mulai

pemesanan sampai obat diterima

Secara lebih jelas maka untuk melakukan pengendalian perlu ada sasaran yang ditetapkan.

Jika misalnya sasaran tingkat persediaan rata-rata 5.000 tablet perbulan, dan rata-rata

pemakaian 1.250 tablet perminggu, maka persediaan 5.000 tablet akan habis dalam empat

minggu.

Agar pada waktu empat minggu berikutnya masih tersedia 5.000 tablet, maka jumlah

persediaan pada minggu keempat haruslah 5.000 tablet juga.

Jika pengiriman dari Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota setiap dua bulan, maka jumlah

yang harus ada dalam persediaan pada minggu pertama, kedelapan dan seterusnya adalah

10.000 tablet, agar tercapai persediaan rata-rata 5.000 tablet.

Tujuan:Agar tidak terjadi kelebihan dan kekosongan obat di unit pelayanan kesehatan dasar

1. Pengendalian Persediaan

Untuk melakukan pengendalian persediaan diperlukan pengamatan terhadap stok

kerjadm stok pengaman, waktu tunggu dan sisa stok. Sedangkan untuk mencukupi

kebutuhan, perlu diperhitungkan keadaan stok yang seharusnya ada pada waktu

kedatangan obat atau kalau dimungkinkan memesan, maka dapat dihitung jumlah obat

yang dapat dipesan (Q) dengan rumus berikut:

Q = SK + SP + (WT x D) SS

Keterangan:

Q = jumlah stok yang dipesan

SK = stok kerja

SP = stok pengaman

WT = waktu tunggu (lead time)

D = pemakaian rata-rata perminggu/perbulan

SS = sisa stok

Pencegahan Kekosongan Obat

Agar tidak terjadi kekosongan obat dalam persediaan, maka perlu diperhatikan hal-hal

berikut:

a. Cantumkan jumlah stok optimum pada kartu stok

b. Laporkan segera kepada Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota jika terdapat pemakaian

yang melebihi rencana karena keadaan yang tidak terduga

c. Buat laporan sederhana secara berkala kepada Kepala Puskesmas tentang

pemakaian obat tertentu yang banyak dan obat lainnya yang masih mempunyai

persediaan yang banyak

Pemeriksaan Besar (Pencacahan)

Pemeriksaan besar dimaksudkan untuk mengetahui kecocokan kartu stok obat dengan

fisik obat, yaitu jumlah setiap jenis obat. Pemeriksaan ini dapat dilakukan setiap bulan,

triwulan, semester atau setahun sekali. Semakin sering pemerikasaan dilakukan,

semakin kecil kemungkinan terjadi perbedaan antara fisik obat dan kartu stok.

2. Pengendalian Penggunaan

Tujuan pengendalian penggunaan adalah untuk menjaga kualitas pelayanan obat dan

meningkatkan efisiensi pemanfaatan dana obat. Pengendalian penggunaan meliputi:

a. Prosentase penggunaan antibiotik

b. Prosentase penggunaan injeksi

c. Prosentase rata-rata jumlah R/

d. Prosentase penggunaan obat generik

e. Kesesuaian dengan pedoman

Instrumen yang digunakan adalah Format monitoring Peresepan seperti terlampir.

3. Penanganan Obat Hilang, Obat Rusak dan Kadaluwarsa

a. Penanganan Obat Hilang

Kejadian obat hilang dapat terjadi karena adanya peristiwa pencurian obat dari tempat

penyimpanannya oleh pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab.

Obat juga dinyatakan hilang apabila jumlah obat dalam tempat penyimpanannya

ditemukan kurang dari catatan sisa stok pada Kartu Stok yang bersangkutan. Pengujian

silang antara jumlah obat dalam tempat penyimpanannya dengan catatan sisa stok pada

Kartu Stok perlu dilakukan secara berkala, paling tidak 3 (tiga) bulan sekali. Pengujian

semacam ini harus dilakukan oleh Kepala Puskesmas.

Untuk menanganu kejadian obat hilang ini, perlu dilakukan langkah-langkah sebagai

berikut:

1) Petugas pengelola obat yang mengetahui kejadian obat hilang segera menyusun

daftar jenis dan jumlah obat hilang, serta melaporkan kepada Kepala Puskesmas.

Daftar obat hilang tersebut nantinya akan digunakan sebagai lampiran dari Berita

Acara Obat Hilang yang diterbitkan oleh Kepala Puskesmas.

2) Kepala Puskesmas kemudian memeriksa dan memastikan kejadian tersebut, serta

menerbitkan Berita Acara Obat Hilang

3) Kepala Puskesmas menyampaikan laporan kejadian tersebut kepada Kepala Dinas

Kesehatan Kabupaten/Kota, disertai Berita Acara Obat Hilang bersangkutan

4) Petugas pengelola obat selanjutnya mencatat jenis dan jumlah obat yang hilang

tersebut pada masing-masing Kartu Stok

5) Apabila jumlah obat yang tersisa diperhitungkan tidak lagi mencukupi kebutuhan

pelayanannya, segera dipersiapkan LPLPO untuk mengajukan tambahan obat,

seperti telah dibahas rinci di bagian depan

Tujuan:Sebagai bukti pertanggungjawaban Kepala Puskesmas sehingga diketahui persediaan obat saat itu

6) Apabila hilangnya obat karena pencurian maka dilaporkan kepada kepolisian

dengan membuat berita acara (contoh berita acara terlampir)

b. Penanganan Obat Rusak/Kadaluwarsa

Jika petugas pengelola obat menemukan obat yang tidak layak pakai (karena

rusak/kadaluwarsa), maka perlu dilakukan langkah-langkah sebagai berikut:

1) Petugas kamar obat, kamar suntik, atau unit pelayanan kesehatan lainnya segera

melaporkan dan mengirimkan kembali obat tersebut kepada Kepala Puskesmas

melalui petugas gudang obat Puskesmas

2) Petugas gudang obat Puskesmas menerima dan mengumpulkan obat rusak dalam

gudang. Jika memang ditemukan obat tidak layak pakai maka harus segera

dikurangi dari catatan sisa stok pada masing-masing kartu stok yang dikelolanya.

Petugas kemudian melaporkan obat rusak/kadaluwarsa yang diterimanya dari

satuan kerja lainnya, ditambah dengan obat rusak/kadaluwarsa dalam gudang,

kepada Kepala Puskesmas

3) Kepala Puskesmas selanjutnya melaporkan dan mengirim kembali obat

rusak/kadaluwarsa kepada Kepala Dinas kesehatan Kabupaten/Kota, untuk

kemudian dibuatkan berita acara sesuai dengan ketentuan yang berlaku

G. Pelayanan Obat

Pelayanan obat adalah proses kegiatan yang meliputi aspek teknis dan non teknis yang

harus dikerjakan mulai dari menerima resep doketr sampai penyerahan obat kepada

pasien.

Semua resep yang telah dilayani oleh Puskesmas harus dipelihara dan disimpan minimal 2

(dua) tahun dan pada setiap resep harus diberi tanda:

“Umum” untuk resep umum

“Askes” untuk resep yang diterima oleh peserta asuransi kesehatan

Tujuan:Melindungi pasien dari efek samping penggunaan obat rusak/kadaluwarsa

Tujuan:Agar pasien mendapat obat sesuai dengan resep doketr dan mendapat informasi bagaimana menggunakannya

“Gratis” untuk resep yang diberikan kepada pasien yang dibebaskan dari pembiayaan

retribusi

Untuk menjamin keberlangsungan pelayanan obat dan kepentingan pasien maka obat yang

ada di Puskesmas tidak dibeda-bedakan lagi sumber anggarannya. Semua obat yang ada di

Puskesmas pada dasarnya dapat digunakan melayani semua pasien yang datang ke

Puskesmas.

Kegiatan pelayanan obat meliputi:

Penataan ruang pelayanan obat

Penyiapan obat

Penyerahan obat

Informasi obat

Etika pelayanan

Daftar perlengkapan peracikan obat

1. Penataan ruang pelayanan:

a. Ruang pelayanan adalah tempat dimana dilaksanakan kegiatan penerimaan resep,

penyiapan obat, pencampuran, pengemasan, pemberian etiket dan penyerahan

obat. Di ruang tersebut terdapat tempat penyimpanan obat, alat-alat peracikan,

penyimpanan arsip dan temat pelaksanaan tata usaha obat.

b. Luas ruang pelayanan berukuran kurang lebih 3x4 meter dan mempunyai

penerangan yang cuku

c. Tempat penyerahan obat harus mempunyai loket yang memadai untuk

2.

H.

Semua jenis obat yang tersedia di unit-unit pelayanan kesehatan yang berasal dari berbagai sumber anggaran dapat digunakan untuk melayani semua kategori pengunjung Puskesmas dan Puskesmas Pembantu.Puskesmas bertanggungjawab atas terlaksananya pencatatan dan pelaporan obat yang tertib dan lengkap serta tepat waktu untuk mendukung pelaksanaan seluruh aspek pengelolaan obat.

6.