Pedoman Administrasi rev2Ukuran Kertas. Ukuran kertas yang secara resmi digunakan adalah kertas...

KEPUTUSAN DIREKSI No.: Kep/ 076 / XII /2009

PEDOMAN ADMINISTRASI PT. DAHANA (PERSERO)

DIREKSI PT DAHANA (PERSERO)

Menimbang : 1. Dalam upaya ketertiban, keseragaman dan penyelengaraan kegiatan

administrasi umum yang efektif dan efisien di PT Dahana (Persero).

2. Bahwa untuk itu perlu ditetapkan dalam Keputusan Direksi PT Dahana

(Persero).

Mengingat : 1. Undang-Undang Republik Indonesia nomor 24 Tahun 2009 tanggal 9 Juli

2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara, serta Lagu

Kebangsaan.

2. Anggaran Dasar PT Dahana (Persero) sebagaimana telah diubah

terakhir kali dengan Akta Notaris Sutjipto, S.H., M.Kn., di Jakarta

Nomor : 43 tanggal 6 Juni 2008.

3. Keputusan Menteri Badan Usaha Milik Negara Republik Indonesia

Nomor: KEP-13/MBU/2009 tanggal 20 Januari 2009, tentang

Perpanjangan Sementara Masa Tugas Anggota-anggota Direksi

Perusahaan Perseroan (Persero) PT Dahana.

4. Keputusan Direksi PT Dahana (Persero) nomor : Kep/002/I/2004 tanggal

12 Januari 2004 perihal Struktur Organisasi PT Dahana.

5. Keputusan Direksi PT Dahana (Persero) nomor : Kep/003/I/2004 tanggal

12 Januari 2004 perihal Nomenklatur Struktur Organisasi PT Dahana.

6. Pedoman Mutu dan Prosedur Mutu nomor QP – 501 mengenai

Pengendalian Dokumen tanggal 17 Juli 2003.

7. Keputusan Direksi nomor Kep/093/VIII/2007 tanggal 6 Agustus 2007

tentang Hirarki Penyusunan dan Hierarki Peraturan Perusahaan.

M E M U T U S K A N

Menetapkan : 1. Mensahkan Pedoman Administrasi sebagaimana tersebut dalam

Lampiran ini.

, 's f4." .1. i

OAfiAhA | "EPUrusAN DIREKST

I No.: Kep/ 07b txrrl2ooe

Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan, dengan catatan apabila

dikemudian hari terdapat kekeliruan/kpsalahan dalam Keputusan ini, maka

akan diadakan perubahan sebagaimana mestinya.

Dengan ditetapkannya Keputusan ini, maka Keputusan-Keputusan

terdahulu yang isinya bertentarigan dengan Keputusan ini dinyatakan tidak

berlaku.

Ditetapkan di : TasikmalayaPada tanggal : ?0 Desember 2009

a

4.

DIREKSI

DIREKTUR SDM & ADMI

a*ftflD

LAMPIRAN KEPUTUSAN DIREKSI No.: Kep/076/ XII /2009

Perubahan : 0Tanggal : 30 Desember 2009

Paraf :

SM UMUM

Halaman 1 dari 45

KETENTUAN UMUM

I. Pengertian Umum

Dalam Pedoman Administrasi ini yang dimaksud dengan:

1. Perusahaan adalah Perusahaan Perseroan Terbatas DAHANA disingkat PT DAHAHA

(Persero)

2. Administrasi adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi tata tulisan dinas

(tata surat, distribusi dan media), singkatan, akronim dan kearsipan.

3. Tata tulisan dinas adalah pengelolaan informasi tertulis (naskah) yang mencakup

pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengesahan, distribusi, penyimpanan

serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

4. Tulisan Dinas adalah semua tulisan yang dibuat oleh pejabat yang berwenang di

perusahaan dalam rangka pelaksanaan proses bisnis dan disusun menurut ketentuan

yang telah ditetapkan.

5. Surat Dinas merupakan bagian dari tulisan dinas yang berupa surat menyurat dinas baik

dalam internal perusahaan maupun dengan pihak eksternal perusahaan.

6. Surat Menyurat Dinas adalah kegiatan untuk mencurahkan perasaan, kehendak, pikiran,

dan tujuan seseorang untuk dapat diketahui orang lain dalam bentuk tulisan yang

berhubungan dengan perusahaan baik untuk kebutuhan internal maupun eksternal.

7. Tata Naskah atau disingkat takah adalah kegiatan administrasi dalam penanganan &

pemrosesan tulisan dinas/naskah yang meliputi kegiatan penyusunan, pengolahan,

pengendalian/pengawasan, pemeliharaan, penyajian dan penyelamatan informasi

mengenai permasalahan tertentu di dalam suatu berkas yang disusun secara kronologis.

8. Kearsipan adalah kegiatan administrasi yang berupa penyediaan informasi secara

efektif, efisien dan seragam guna mendukung kelancaran proses bisnis di lingkungan

perusahaan.

9. Arsip vital merupakan arsip yang mempunyai fungsi berkelanjutan dari perusahaan

baik sebelum maupun sesudah adanya keadaan darurat dan harus dilindungi karena

terkait dengan keberadaan perusahaan.



Paraf :

SM UMUM

Halaman 2 dari 45

II. Tujuan

Pedoman Administrasi dan Sistem Takah bertujuan untuk:

1. Keseragaman dan kesinambungan dalam penyelenggaraan kegiatan administrasi umum

2. Kelancaran arus informasi kedinasan baik dilingkungan intern maupun ekstern

perusahaan.

3. Pengelelolaan kegiatan administrasi umum yang tepat guna dan berhasil guna.

4. Memudahkan penelurusan dokumen.

III. Ruang Lingkup

Ruang lingkup Pedoman Administrasi meliputi kegiatan–kegiatan penyelenggaraan dan

tata cara penanganan informasi dan arsip, sebagai berikut:

1. Bab I Penyusunan Tulisan Dinas

2. Bab II Tata Surat Menyurat Dinas

3. Bab III Tata Kearsipan

4. Bab IV Pelimpahan Wewenang Penandatanganan Tulisan Dinas

5. Bab V Perubahan, Pencabutan/Pembatalan dan Ralat

IV. Ketentuan Umum

1. Kegiatan administrasi diselenggarakan dengan menggunakan sistem gabungan

sentralisasi-desentralisasi.

2. Sentralisasi kegiatan administrasi berada di Unit Administrasi Umum di bawah Senior

Manajer Umum, dengan fungsi sebagai berikut:

a. Sebagai unit pengelola informasi perusahaan.

b. Penyusun dan pengelola kebijakan, pedoman dan sistem administrasi.

c. Dalam operasional sehari-hari, mengelola semua dokumen dan tulisan dinas yang

berhubungan dengan Direksi.

3. Desentralisasi kegiatan administrasi dan tata naskah berada di masing-masing

departemen/divisi/unit khusus/kantor perwakilan/joint operation dengan fungsi sebagai

berikut:

a. Mengelola tulisan dinas dan kearsipan di area masing-masing dengan mengikuti

prosedur yang berlaku.

b. Menyelengarakan surat menyurat dinas sendiri dengan mengikuti prosedur yang

berlaku.



Paraf :

SM UMUM

Halaman 3 dari 45

BAB I

PENYUSUNAN TULISAN DINAS

1. Ketentuan Umum

Tulisan dinas disusun sesuai dengan format dan ketentuan baku yang berlaku di perusahaan

agar tercapai kesamaan pengertian dan keseragaman bentuk.

2. Format Tulisan Dinas

Bentuk atau format tulisan dinas perusahaan diatur dalam ketentuan tersendiri.

3. Tata Cara Penyusunan

a. Ukuran Kertas. Ukuran kertas yang secara resmi digunakan adalah kertas ukuran A4,

baik polos maupun berlogo. Dalam keadaan dan kepentingan tertentu, dapat pula

digunakan kertas dengan ukuran F4, ukuran A3 maupun ukuran A5 (setengah A4).

b. Warna dan kualitas kertas. Tulisan dinas ditulis menggunakan kertas berwarna putih

dengan kualitas terbaik, khususnya untuk tulisan dinas pada hirarki pertama, kedua dan

ketiga, yang memiliki jangka waktu simpan sepuluh tahun ke atas.

c. Ruang tepi. Demi keserasian dan kerapian, tidak seluruh halaman kertas digunakan

dalam pembuatan tulisan dinas. Untuk itu, perlu ditetapkan ruang tepi atas, tepi bawah,

tepi kiri, dan tepi kanan yang tetap dibiarkan kosong. Penentuan ruang tepi dilakukan

berdasarkan ukuran yang terdapat pada perangkat lunak pengolahan kata pada

komputer sesuai format dalam Lampiran I.

d. Jenis dan Ukuran Huruf. Jenis huruf yang digunakan dalam semua tulisan dinas

adalah Times New Roman (TNR) dengan ukuran yang diatur pada masing-masing

ketentuan penyusunan tulisan dinas.

e. Spasi. Ketukan/spasi dibedakan menjadi spasi horisontal (selanjutnya disebut dengan

spasi) dan spasi vertikal (disebut dengan baris/enter). Pemakaian baris/enter standar

yang digunakan untuk tulisan dinas dalam tulisan dinas yaitu 1 (satu) baris/enter. Jika

tulisan dinas tidak terlalu panjang, maka untuk kerapian dan keserasian dapat

digunakan baris/enter lebih dari 1 (satu), misalnya 1.5 (satu setengah)



Paraf :

SM UMUM

Halaman 4 dari 45

4. Bahasa.

Sesuai ketentuan dalam Undang-Undang nomor 24 tahun 2009, maka dalam penyusunan

tulisan dinas wajib menggunakan Bahasa Indonesia, terutama pada tulisan dinas sebagai

berikut:

a. Nota kesepahaman atau perjanjian

Bahasa Indonesia wajib digunakan dalam nota kesepahaman atau perjanjian yang

melibatkan lembaga negara, instansi pemerintah Republik Indonesia, lembaga swasta

Indonesia atau perseorangan warga negara Indonesia.

Nota kesepahaman atau perjanjian sebagaimana tersebut yang melibatkan pihak asing

ditulis juga dalam bahasa nasional pihak asing tersebut dan/atau bahasa Inggris.

b. Bahasa Indonesia wajib digunakan dalam laporan setiap lembaga atau perseorangan

kepada instansi pemerintahan.

5. Klasifikasi dan Penulisan Klasifikasi.

Klasifikasi tulisan dinas berdasarkan tingkat keamanan sebagai berikut:

a. Klasifikasi Rahasia merupakan tulisan dinas yang memerlukan pengamanan yang

tinggi dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang. Klasifikasi dituliskan

dengan kode R pada penomorannya.

b. Klasifikasi Biasa merupakan tulisan dinas yang tidak memerlukan pengamanan khusus.

Klasifikasi dituliskan dengan kode B pada penomorannya.

c. Tingkat klasifikasi surat pengantar sama dengan tingkat klasifikasi tulisan dinas yang

diantar. Apabila surat pengantar dibuat untuk beberapa tulisan dinas dengan klasifikasi

yang berbeda, maka klasifikasi surat pengantar disamakan dengan klasifikasi tulisan

dinas tertinggi.

6. Logo Perusahaan

Logo perusahaan dalam penyusunan tulisan dinas sesuai dengan ketentuan sebagai berikut:

2.1X

X

5.15X

3.19X 1.33X



Paraf :

SM UMUM

Halaman 5 dari 45

Ukuran logo minimum dalam tulisan dinas menggunakan kertas ukuran A4 sebgai berikut:

7. Kop Surat

Kop surat merupakan kelompok tulisan nama departemen/divisi/joint operation (JO)

sebagai petunjuk penerbit/pembuat tulisan dinas yang ditujukan ke pihak eksternal.

Penulisan kop surat terkait dengan penulisan tajuk tanda tangan dan cap dinas. Dengan

memperhatikan kop surat, tajuk tanda tangan dan cap dinas dapat diketahui

departemen/divisi/JO serta pejabat yang bertanggungjawab atas penerbitan tulisan dinas.

Ketentuan penulisan kop surat meliputi:

a. Kop surat diletakkan dengan susunan sebagaimana ketentuan dalam Lampiran I.

b. Jenis kop surat yang berlaku:

1) Kop surat direksi. Pada kop surat direksi dicantumkan alamat tempat direksiberkantor secara keseluruhan.

2) Kop surat departemen/divisi/JO. Pada kop surat departemen/divisi/JOdicantumkan alamat lokasi masing-masing.

8. Pencantuman Yth

Sebutan ”yang terhormat (Yth)” diberikan kepada alamat tujuan dari tulisan dinas tersebut.

Sebutan Yth diletakkan pada alamat “Kepada” dan “Tembusan”, dengan ketentuan sebagai

berikut:

a. Pencantuman kata Yth pada alamat bentuk surat, ditulis di bawah “Kepada” diikuti

tanda titik (.).

Contoh penulisan untuk alamat tunggal:

Kepada

Yth. Xxxxxxx

diTempat

20 mm


Perubahan : 0Tanggal : 30 Des

Contoh penulisan untuk alamat tunggal:

Kepada

Yth. 1. Xxxxxx Xxxx2. Xxxxxx Xxxx3. Xxxxxx Xxxx

diJakarta

b. Pencantuman sebutan Yth pada alamat “Tembusan”, diketik setelah kata “Tembusan”,

diikuti dengan tanda titik (.) dan tanda titik dua (:).

9. Cap Dinas/Stempel

Cap dinas/stempel digunakan sebagai tanda pengenal dan digunakan pula sebagai alat

pengesahan tulisan dinas di lingkungan perusahaan. Cap dinas memuat tulisan tentang

nama, jabatan atau jenis kantor perusahaan. Cap dinas yang berlaku di PT Dahana

(Persero):

No. Macam Cap Dinas Penggunaan

1. Cap Direksi

d = 3 cm

- Semua tulisan dinas yang ditandatanganioleh Direksi, kecuali nota dinas.

- Pejabat yang diberi kewenanganpenandatanganan surat yang terkaitdengan perbankan.

2. Cap Korp

p = 4 cm

l = 2 cm

ember 2009Paraf :

SM UMUM

Halaman 6 dari 45

orasi Semua tulisan dinas yang ditandatanganioleh pejabat di Korporasi.



Paraf :

SM UMUM

Halaman 7 dari 45

No. Macam Cap Dinas Penggunaan

3. Cap Divisi

p = 4 cm

l = 2 cm

Semua tulisan dinas yang ditandatanganioleh pejabat di Divisi.

4. Cap Koreksi

a. Direksi

d = 1 cm

b. Korporasi

p = 1 cm

l = 0.5 cm

c. Divisi

p = 1 cm

l = 0.5 cm

Sebagai pengesahan atas koreksi yang telahdilakukan pada tulisan dinas yang telahditandatangani. Cap koreksi digunakansesuai pejabat yang memberikan paraf padakoreksi.

5. Cap Keuangan

d = 1.5 cm

Sebagai pengesahan atas dokumen-dokuemnkeuangan, seperti bukti aplikasi transfer, cek,dll.



10. Tajuk Tanda Tangan

Tajuk tanda tangan adalah kelompok tulisan pada bagian kaki tulisan dinas yang terdiri dari

nama departemen/divisi/JO, nama pejabat yang menandatangani dan nama jabatan. Tata

cara penulisan tajuk tanda tangan adalah sebagai berikut:

a. Tajuk tanda tangan ditempatkan di sebelah kanan bawah, ditulis dengan huruf kapital

Times New Roman tebal ukuran 12 untuk nama departemen/divisi/JO dan nama

pejabat, dan ukuran 11 untuk nama jabatan.

b. Apabila pada tajuk tanda tangan mencantumkan tempat dan tanggal pembuatan nota

dinas, maka diletakkan sebelum nama departemen/divisi/JO. Tempat dan tanggal

pembuatan dipisahkan dengan tanda koma (,). Format penulisan tanggal adalah sebagai

berikut :

dd mmmm yyyy

Tahun pembuatan (4 digit angka)

Bulan pembuatan, dituliskan secara lengkap

Tanggal pembuatan (2 digit angka)

c. Nama departemen/divisi/JO dapat ditulis dalam dua baris, sedangkan nama pejabat dan

jabatan dituliskan adalam 1 baris.

d. Antara nama pejabat dan jabatan diberi garis bawah yang panjangnya mengikuti tulisan

terpanjang.

e. Nama departemen/divisi, pejabat dan jabatan sebisa mungkin tidak menggunakan

penyingkatan. Apabila harus menggunakan penyingkatan, dilakukan sesuai dengan

ketentuan Penyingkatan Nama Satuan Kerja dan Jabatan dalam Lampiran II.

f. Gelar pada penulisan nama pejabat dicantumkan hanya pada tulisan dinas yang

ditujukan pihak ekstern.

Contoh:

Tasikmalaya, 02 April 2008

0

DEPT/DIVISI/JO

ttd

NAMA

Ukuran font 12

Min. 3 baris

Ukuran font 12

9P

Ukura

araf :

SM UMUM

Halaman 8 dari 45

JABATANn font 11



Paraf :

SM UMUM

Halaman 9 dari 45

11. Tembusan

Tembusan dicantumkan apabila tulisan dinas ditujukan selain kepada alamat tujuan pokok,

karena adanya keterkaitan permasalahan atau pemberitahuan. Tata cara penulisan

tembusan:

a. Tembusan dituliskan dengan mencatumkan kata Yth pada alamat tujuan yang terletak

pada alamat tembusan, diletakkan setelah kata ”Tembusan”, diikuti dengan tanda titik

(.) dan tanda titik dua (:).

b. Tembusan dituliskan setelah nama jabatan pada tajuk tanda tangan (tanpa jarak baris) di

bagian kiri bawah lurus dengan rata kiri.

c. Penulisan alamat tembusan menggunakan penomoran dan diakhir masing-masing

alamat tembusan diberi tanda titik (.).

d. Penyingkatan nama jabatan dapat dilakukan dalam penulisan tembusan. Penyingkatan

dilakukan sesuai dengan ketentuan pada Penyingkatan Nama Satuan Kerja dan

Jabatan dalam Lampiran II.

e. Pada akhir penulisan diberi garis penutup yang panjangnya mengikuti nama jabatan

terpanjang.

Contoh:

DEPT/DIVISI/JO

ttd

NAMA

JABATANTembusan Yth.:1. Dewan Komisaris.

2. Kementerian Negara BUMN RI.

Tanpa jarak baris



Paraf :

SM UMUM

Halaman 10 dari 45

BAB II

TATA SURAT MENYURAT DINAS

1. Ketentuan Umum

Secara umum, kegiatan surat menyurat dinas dilaksanakan sebagai berikut:

a. Pengelolaan kegiatan surat menyurat dinas Direksi dilaksanakan di Unit Administrasi

Umum.

a. Departemen/divisi/unit khusus/kantor perwakilan/joint operation dapat melaksanakan

pengelolaan surat-menyurat sendiri dengan penambahan identifikasi singkatan satuan

kerja, kecuali surat menyurat yang ditandatangani oleh Direksi ditangani oleh Unit

Administrasi Umum.

2. Penanganan Surat Masuk

Surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima. Untuk mempermudahkan

pengawasan dan pengendalian, penerimaan surat masuk dipusatkan di Unit Adm. Umum.

Jika surat tersebut disampaikan langsung kepada pejabat yang membidangi permsalahan,

maka pejabat tersebut berkewajiban memberitahukan kepada Unit Adm. Umum untuk

mengelola surat masuk tersebut. Surat masuk dibedakan menjadi :

a. Surat masuk ekstern

Merupakan surat masuk yang diterima dari pihak luar perusahaan

b. Surat masuk intern

Merupakan surat masuk yang diterima dari internal perusahaan, berupa nota dinas.

Penanganan surat masuk dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut:

a. Penerimaan

Surat masuk diterima oleh Unit Adm. Umum

b. Pencatatan

1) Surat masuk yang diterima, dicatat pada agenda penerimaan surat sesuai pihak

pengirim.

2) Pencatatan meliputi : tanggal penerimaan, instansi/satuan kerja pengirim, nomor

surat, tanggal surat, perihal dan kode klasifikasi perihal.



Paraf :

SM UMUM

Halaman 11 dari 45

c. Penilaian

1) Kegiatan penilaian surat masuk sebenarnya sudah mulai dilaksanakan pada tahap

pencatatan, yaitu untuk menilai apakah surat tersebut termasuk surat yang harus

diberkaskan (sesuai Indeks Klasifikasi Arsip).

2) Pada tahap penilaian, surat dinilai apakah akan disampaikan kepada pimpinan atau

dapat disampaikan langsung kepada pejabat yang menangani. Selain itu, dilakukan

pula penilaian penanganan surat, apakah surat tersebut akan diproses biasa atau

melalui proses pemberkasan naskah.

3) Surat masuk yang beralamatkan pribadi (nama orang) disampaikan langsung

kepada yang bersangkutan dalam keadaan sampul tertutup.

d. Pengolahan

1) Pada tahapan pengolahan, surat masuk yang melalui proses pemberkasan naskah

disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan dengan disertai lembar disposisi

sesuai format dalam Lampiran III.

2) Dari hasil pengolahan, dapat diputuskan tindak lanjutnya, yaitu langsung disimpan

atau dibuat naskah sebagai jawaban.

3) Pengolahan surat masuk dapat menggunakan proses pemberkasan naskah atau

proses biasa sesuai kebutuhan.

e. Penyimpanan

Surat masuk yang telah melewati tahapan pengolahan disimpan sesuai ketentuan pada

tata kearsipan.

3. Penanganan Surat Keluar

Surat keluar merupakan semua surat dinas yang akan dikirim kepada pejabat internal

maupun eksternal perusahaan. Surat keluar dapat diselenggarakan di Unit Adm. Umum

maupun di satuan kerja yang lain dengan penambahan identifikasi singkatan satuan kerja.

Penanganan surat keluar dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut:

a. Pengolahan

1) Kegiatan pengolahan dimulai dari penyiapan hingga ke penandatanganan surat

dinas. Adapun bentuk surat dinas sesuai dengan ketentuan yang berlaku.



Paraf :

SM UMUM

Halaman 12 dari 45

2) Penyiapan konsep surat keluar dilakukan oleh pejabat yang menangani dengan

menggunakan konsep verbal maupun non verbal.

3) Setiap pejabat yang terlibat dalam penyusunan surat dinas harus membubuhkan

parafnya sebagai bukti bahwa surat dinas telah diteliti dan dikoordinasikan.

4) Setelah surat dinas diparaf oleh pejabat yang bersangkutan dan tidak lagi

mengadung kesalahan/kekurangan, proses selanjutnya adalah:

- Surat diajukan kepada pejabat yang menandatangani.

- Setelah ditandantangani, dilakukan pemberian nomor & tanggal surta serta

pembubuhan cap dinas.

b. Penomoran

Format penomoran surat keluar adalah sebagai berikut:

Nomor : Klasifikasi/ nomor urut – indeks klasifikasi/satuan kerja

Contoh :

Nomor : B/111- 3/1/1/SPI

Singkatan satuan kerja

Indeks klasifikasi arsip

Nomor urut surat

Klasifikasi surat (B: biasa atau R : rahasia)

c. Pencatatan

Semua surat dinas yang keluar dicatat dalam buku agenda yang dibedakan menjadi

agenda keluar ekstern dan intern.

d. Penggandaan

1) Penggandaan hanya dilakukan setelah surat keluar ditandatangani oleh pejabat yang

berwenang.

2) Jumlah penggandaan disesuaikan dengan jumlah alamat distribusi dan kebutuhan

arsip.

3) Cap dinas yang dibubuhkan pada hasil penggandaan yang akan disampaikan kepada

alamat distribusi harus asli.



Paraf :

SM UMUM

Halaman 13 dari 45

e. Pengiriman.

1) Surat dinas dapat disampaikan melalui berbagai media seperti email, portal/situs,

facsimile, pos atau kurir.

2) Pemilihan media penyampaian surat dinas dilakukan dengan memperhatikan faktor

keamanan, kerahasiaan, kecepatan dan ketepatan.

f. Penyimpanan

1) Surat keluar disimpan sesuai ketentuan pada tata kearsipan.

2) Surat keluar asli yang diparaf harus disimpan.



Paraf :

SM UMUM

Halaman 14 dari 45

BAB III

TATA KEARSIPAN

1. Ketentuan Umum

a. Pengarsipan perusahaan meliputi :

1) Sistem pengarsipan dinamis.

Merupakan sistem pengarsipan untuk arsip-arsip yang secara langsung dan terus

menerus masih dipergunakan/diperlukan dalam penyelengaraan kegiatan

perusahaan. Dibedakan menjadi :

- Arsip aktif

Merupakan arsip yang secara langsung dan terus menerus dibutuhkan dan

dipergunakan di dalam penyelenggaraan administrasi.

- Arsip Inaktif

Merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan

administrasi sudah berkurang.

2) Sistem pengarsipan statis

Merupakan sistem pengarsipan untuk arsip yang nilai gunanya sudah menurun atau

tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam penyelengaraan kegiatan

perusahaan.

b. Pengarsipan dilakukan mengikuti sistem gabungan sebagai berikut:

1) Desentralisasi

- Setiap satuan kerja berwenang untuk melakukan pengarsipan tulisan dinas

kerjanya masing-masing yang termasuk dalam arsip dinamis aktif dan inaktif.

- Semua tulisan dinas beserta lembar disposisi diarsipkan berdasarkan ketentuan

indeks klasifikasi arsip yang dimasukkan sesuai urutan tanggal/kronologis.

- Setiap satuan kerja bertugas untuk melakukan monitoring arsip sesuai dengan

ketentuan jadwal retensi arsip dan menyerahkan tulisan dinas yang telah

melampaui umur simpannya ke Unit Adm. Umum.

2) Sentralisasi

Unit Adm. Umum merupakan pusat pengarsipan tulisan dinas perusahaan, yang

dalam sistem tata arsip bertugas untuk :



Paraf :

SM UMUM

Halaman 15 dari 45

- Melakukan pengarsipan dengan menggunakan sistem penyimpanan tata naskah

yang dibuat sesuai ketentuan klasifikasi arsip.

- Melakukan pemusnahan/retensi arsip, baik arsip Unit Adm. Umum maupun

arsip dari satuan kerja lain sesuai ketentuan yang berlaku.

2. Indeks Klasifikasi Arsip

Indeks klasifikasi arsip disusun berdasarkan permasalahan sesuai kegiatan/proses bisnis di

setiap satuan kerja. Indeks klasifikasi arsip ini digunakan dalam identifikasi surat masuk

maupun surat keluar serta dasar pengelompokkan dalam penyimpanan arsip. Indeks

klasifikasi arsip sebagaimana terlampir.

3. Arsip Vital

Arsip yang termasuk dalam arsip vital meliputi arsip yang memiliki nilai sebagai berikut :

a. Nilai guna hukum

Merupakan arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak

dan kewajiban perusahaan.

b. Nilai guna keuangan

Merupakan arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan

pertanggungjawaban keuangan.

c. Nilai guna ilmiah dan teknologi

Merupakan arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi penelitian serta

pengembangan perusahaan.

Untuk menjaga keamanan, maka arsip vital memperoleh perlakuan khusus, sebagai berikut:

a. Penyimpanan di Unit Perbendaharaan Departemen Keuangan Korporasi.

b. Pembuatan duplikasi disimpan di Unit Adm. Umum

c. Dispersal (penyimpanan duplikasi terpisah)

d. Offside storage (penyimpanan di luar organisasi)



Paraf :

SM UMUM

Halaman 16 dari 45

BAB IV

PELIMPAHAN WEWENANG PENANDATANGANAN TULISAN DINAS

1. Ketentuan Umum

Pelimpahan wewenang menandatangani tulisan dinas di lingkungan perusahaan

dimaksudkan untuk menunjang kelancaran tugas dan ketertiban jalur komunikasi yang

bertanggungjawab. Secara umum, ketentuan pelimpahan wewenang sebagai berikut:

a. Untuk tulisan dinas terkait dengan permasalahan finansial, kebijakan, keputusan dan

peraturan perusahaan, maka wewenang dilimpahkan kepada pejabat yang secara

struktural berada diatasnya.

b. Untuk tulisan dinas terkait kegiatan operasional, Setiap pejabat dapat melimpahkan

wewenang jabatannya hanya kepada pejabat yang secara struktural berada

dibawahnya. Pelimpahan wewenang dapat diberikan ke pejabat dibawahnya tidak

melebihi 2 (dua) rentang jabatan dari pemberi pelimpahan.

2. Bentuk-bentuk pelimpahan wewenang adalah :

a. Atas Nama (a.n.)

Atas nama digunakan jika yang berwenang menanda-tangani tulisan dinas

melimpahkan kepada pejabat satu tingkat dibawahnya, dengan persyaratan sebagai

berikut :

- Materi wewenang yang dilimpahkan benar-benar menjadi tugas dan

tanggungjawab pejabat yang melimpahkan.

- Tanggung jawab sebagai akibat penanda-tanganan surat berada pada pejabat yang

di atas namakan.

Format penggunaan Atas Nama (a.n.) sebagai berikut:

a.n. DIREKTUR OPERASI

DIVISI MINYAK & GAS

Ttd

NAMAJABATAN



Paraf :

SM UMUM

Halaman 17 dari 45

b. Untuk Beliau (u.b.)

Untuk Beliau (u.b.) dipergunakan jika yang diberi kuasa/pelimpahan wewenang

memberikan kuasa/melimpahkan wewenang lagi kepada pejabat satu tingkat

dibawahnya. Untuk beliau (u.b.) dipergunakan setelah Atas Nama (a.n.).

Pelimpahan wewenang penanda-tanganan surat hanya sampai pada pejabat dua tingkat

dibawahnya, dengan persyaratan sebagai berikut :

- Pelimpahan harus mengikuti sampai dua tingkat struktural dibawahnya.

- Materi yang ditangani merupakan tugas dan tanggung jawabnya.

- Dapat pula dipergunakan oleh pejabat yang ditunjuk sebagai pemangku jabatan

sementara atau yang mewakili.

- Tanggung jawab berada pada pejabat yang telah diberi kuasa.

Format penggunaan Untuk Beliau (u.b.) adalah sebagai berikut:

a.n. DIREKTUR SDM & ADMNISTRASI

SEKRETARIS PERUSAHAAN

u.b.

PELAYANAN KORPORASI

Ttd

NAMAJABATAN

c. Atas Perintah (a.p.)

Pelimpahan wewenang ini merupakan pelimpahan wewenang secara khusus yang

dipergunakan bila benar-benar mendesak. Pelimpahan wewenang ini dipergunakan

jika pejabat yang bertanggung jawab atas penanda tanganan surat memerintahkan

pejabat dibawahnya untuk menanda-tangani surat sesuai dengan tugas dan tanggung

jawabnya, dengan persyaratan :

- Dipergunakan bila benar-benar diperlukan atau sangat mendesak (apabila

pemberian wewenang melalui Telepon/Email/Faximile).



Paraf :

SM UMUM

Halaman 18 dari 45

- Tidak menyangkut hal-hal yang bersifat penetapan kebijaksanaan.

- Tanggung jawab berada pada pejabat yang memerintahkan.

Format penggunaan Atas Perintah (a.p.) sebagai berikut:

a.p. DIREKTUR SDM & ADMNISTRASI

SEKRETARIS PERUSAHAAN

Ttd

NAMAJABATAN



Paraf :

SM UMUM

Halaman 19 dari 45

BAB V

PERUBAHAN, PENCABUTAN/PEMBATALAN DAN RALAT

1. Ketentuan Umum

Perubahan, pencabutan, pembatalan dan ralat tulisan dinas harus jelas dan dapat

menunjukkan naskah dinas mana yang diadakan perubahan, pencabutan, pembatalan dan

atau ralat. Pengertian masing-masing adalah sebagai berikut:

a. Perubahan

Perubahan berarti bagian tertentu dari tulisan dinas diubah. Perubahan dinyatakan

dengan tulisan dinas perubahan.

b. Pencabutan/Pembatalan

Pencabutan berarti tulisan dinas dinyatakan tidak berlaku sejak pencabutan ditetapkan.

Pencabutan tulisan dinas dinyatakan dengan penetapan tulisan dinas yang baru.

baru.

c. Ralat

Ralat adalah perubahan yang bersifat pembetulan atas kesalahan yang sifatnya tidak

substansial, seperti urutan angka atau huruf, penulisan nama atau jabatan. Di luar

tersebut harus dengan perubahan.

2. Tata Cara Perubahan, Pencabutan/Pembatalan dan Ralat

a. Tulisan dinas yang mengalami perubahan, pencabutan/pembatalan harus dengan tulisan

dinas yang sama jenisnya, misalnya Perubahan Keputusan Direksi harus dengan

Keputusan Direksi.

b. Pejabat yang berhak menandatangani perubahan, pencabutan/pembatalan adalah

pejabat yang semula menandatangani tulisan dinas tersebut, atau pejabat yang lebih

tinggi kedudukannya.

c. Tulisan dinas yang mengalami perubahan, maka materi perubahan dan status perubahan

yang dilakukan harus dicantumkan.

d. Ralat yang bersifat kekeliruan kecil dilaksanakan oleh pejabat yang menandatangani

tulisan dinas atau dapat oleh pejabat struktural yang lebih rendah.

' '$4 .,,b

Oahana LAMPTRAN KEPUTUSAN DIREKSI I No.: Kep/ o7o /xrv2009

PENUTUP

Pedoman Administrasi PT Dahana (Persero) agar dijadikan acuan dalarn penyelenggaraan

komunikasi kedinasan secara tertulis an{ar satuan kerja di lingkungan PT Dahana (Perserci)

maupun dengan pihak eksternal perusah&an.

Semua bentuk tata persuratan dan kearsipan'di lingkungan PT Dahana (Persero) harus

disesuaikan dengan Pedoman Administrasi ini.

Pengendalian dan pemantauan pelaksanaan Pedoman ini dilakukan oleh satuan kerja yang

tugas dan tanggungjawabnya di bidang administrasi perusahaan.

PerubahanTanggal

ftfrfin)DIREKSI

fr DIREKTUR SDM & A

Halaman 2A dari 45: ,a Desember 2009

SM UMUM



Paraf :

SM UMUM

Halaman 21 dari 45

LAMPIRAN I

FORMAT KERTAS SURAT

1. Ruang Tepi

Ruang Tepi Kertas Berlogo Ruang Tepi Kertas Polos(dalam cm) (dalam cm)

2. Kop Surat

2

5

2.5

2

2

2

2.5 2

Nama &Alamat

0.5 22.5 0.5



Paraf :

SM UMUM

Halaman 22 dari 45

LAMPIRAN II

PENYINGKATAN NAMA SATUAN KERJA & JABATAN

1. Penyingkatan Nama Satuan Kerja

NO SATUAN KERJA SINGKATAN1 Satuan Pengawasan Internal SPI

1.1 Pemeriksa Keuangan Rik.Keu1.2 Pemeriksa Operasi & Jaminan Kualitas Rik.Ops & Minku

2 Sekretaris Perusahaan Setper2.1 PSDM & Organisasi PSDM & Org2.2 Komunikasi Perusahaan Kom.Pers2.3 Umum Umum

3 Keuangan Korporasi Keukorp3.1 Keuangan & Anggaran Keu & Angg3.2 Akutansi & Perpajakan Akt & Pjk

4 Teknologi & Produksi Tekprod4.1 Rekayasa & Produksi Rek & Prod4.2 K3LH & Kualitas K3LH & Kualitas

5 Perencanaan Perusahaan & Logistik Renpers & Log5.1 Perencanaan Strategis Renstra5.2 Pengembangan Usaha Bang. Usaha5.3 Logistik Log

6 Divisi Tambang Umum DTU6.1 Operasi Wilayah Kalimantan OWK6.2 Operasi Wilayah Khusus OWKh6.3 Pendukung Pend

7 Divisi Kuari & Konstruksi DKK7.1 Operasi dan Pelayanan Pelanggan7.2 Operasi Sektor Konstruksi7.3 Pendukung Pend

8 Divisi Minyak & Gas DTM8.1 Operasi dan Pelayanan Pelanggan8.2 Pendukung

9 Fungsi Khusus9.1 Koperasi Karyawan PT Dahana (Persero) Kopkar9.2 Program Kemitraan dan Bina Lingkungan PKBL9.4 Unit Usaha Sumurbarang SMB

10 Site ProjectSingkatan Dahana diikuti dengan singkatan nama konsumen, contoh : Site Dahana denganPAMA KCM disingkat DHN-PAMA KCM

11 Joint Operation11.1 Dahana-Pindad JOPD11.2 Dahana-Oiltech DOJO11.3 Dahana-Suma JODS



Paraf :

SM UMUM

Halaman 23 dari 45

2. Penyingkatan Jabatan

NO JABATAN SINGKATAN1 Direktur Utama Dir. Utama2 Direktur Keuangan & Pengembangan Usaha Dir. Keu & Bang. Usaha3 Direktur SDM & Administrasi Dir. SDM & Adm4 Direktur Operasi Dir. Ops5 Kepala SPI Ka. SPI6 Sekretaris Perusahaan Sekpers7 Deputi Direktur Dep. Dir.8 General Manager GM9 Senior Manajer SM

10 Manajer Mjr11 Asisten Manajer Ass.Man12 Superintendent Spr.int13 Supervisor Spv.14 Asisten Supervisor Ass. Spv.



Paraf :

SM UMUM

Halaman 24 dari 45

LAMPIRAN III

FORMAT LEMBAR DISPOSISI

LEMBAR CATATAN

Nomor Takah No. Dokumen Tanggal Pengajuan Halaman

Pengirim

Tujuan

Nomor

Tanggal Surat

Perihal

Kepada Disposisi

LAMPIRAN KEPUTUSAN DIREKSI No.: Kep/ 076 / XII /2009


Paraf :

SM UMUM

Halaman 25 dari 45

LAMPIRAN IV INDEKS KLASIFIKASI ARSIP

POKOK PERSOALAN SUB PERSOALAN PERIHAL

NO KODE NAMA KODE NAMA KODE NAMA

1 KOM Dewan Komisaris 1Pengangkatan & PemberhentianNaskah yang berkenaan dengan pengangkatan dan pemberhentianDewan Komisaris, Sesdekom, dan Komite Audit

- -

2

PenghasilanNaskah yang berkenaan dengan penghasilan Dewan Komisaris,Sesdekom, dan Komite Audit meliputi honor, tunjangan dantantiem.

- -

3KesehatanNaskah yang berkenaan dengan pelayanan kesehatan untuk DewanKomisaris, meliputi asuransi, biaya kesehatan, dll

- -

4Program KerjaNaskah yang berkenaan dengan program kerja Dewan komisaris,meliputi Program Kerja Tahunan, dll

- -

5

Rapat KoordinasiNaskah yang berkenaan dengan pelaksanaan rapat koordinasiDewan Komisaris dan Direksi, meliputi undangan rapat, risalahrapat, dll

- -

2 DIR Direksi 1

Pengangkatan & PemberhentianNaskah yang berkenaan dengan pengangkatan dan pemberhentianDireksi, meliputi : surat keputusan Kementerian BUMN,pelaksanaan sertijab, dll

- -

2PenghasilanNaskah yang berkenaan dengan penghasilan Direksi, meliputi gaji,tunjangan, dan tantiem.

- -

3KesehatanNaskah yang berkenaan dengan pelayanan kesehatan untukDireksi, meliputi asuransi, biaya kesehatan, dll

- -



Paraf :

SM UMUM

Halaman 26 dari 45



3 SPI Pemeriksaan 1 EksternalNaskah yang berkenaan dengan pemeriksaan atau audit oleh badanpemeriksa eksternal perusahaan

1Badan Pemeriksa Keuangan(BPK)

2Badan Pemeriksa Keuangan danPembangunan (BPKP)

3 Akuntan Publik (KAP)

4Komisi Pemberantasan Korupsi(KPK)

5Komite Audit PT Dahana(Persero)

2InternalNaskah yang berkenaan dengan kegiatan pemeriksaan internperusahaan oleh SPI, meliputi : kegiatan audit, Lap. HasilPemeriksaan, dll

1Direktorat Keuangan &Pengembangan Usaha

2 Direktorat Operasi & Teknologi

3 Direktorat SDM & Adm

4 SDM Sumber daya manusia 1 Penghasilan 1 Gaji Pokok Posisi

Naskah yang berkenaan dengan pemberian gaji dan tunjangankaryawan

2 Bonus

3 DPLK

4 IHT

5 Jamsostek

6 Tunjangan

2 Kesejahteraan Sosial 1 Duka Cita

Naskah yang berkenaan dengan kesejahteraan yang diberikankepada karyawan

2 Kesehatan Karyawan

3 Keluarga Karyawan

4 Pakaian seragam



Paraf :

SM UMUM

Halaman 27 dari 45



4 SDM Sumber daya manusia3 Aktuaria

Naskah yang berkenaan dengan pelaksanaan jasa aktuaria- -

4 Pajak Penghasilan KaryawanNaskah yang berkenaan dengan masalah pajak penghasilankaryawan

- -

5 Kalender KerjaNaskah yang berkenaan dengan ketentuan waktu kerja, hari kerja,dll

- -

6 Cuti & DispensasiNaskah yang berkenaan dengan cuti & dispensasikaryawan,meliputi pengajuan dan pemberian ijin dispensasi, cuti besar, cutihamil, dll

- -

7 Karyawan Tetap 1 Rekruitmen

Naskah yang berkenaan dengan proses atau siklus karir yangdialami oleh karyawan tetap

2 Pengangkatan

3 Peminjaman personil & Rotasi

4 Promosi

5 Demosi

6 Pensiun

7 Penilaan Kinerja

8 Sanksi & pemberhentian

9 Penghargaan

8 PelatihanNaskah yang berkenaan dengan kegiatan pelatihan, meliputiperencanaan, penyelenggaraan dan evaluasi pelatihan

- -



Paraf :

SM UMUM

Halaman 28 dari 45



4 SDM Sumber daya manusia 9 PendidikanNaskah yang berkenaan dengan pelaksanaan pendidikan karyawandi institusi formal

1 Formal

2 Pengakuan & Penyesuaian Ijazah

10 Karyawan Kontrak 1 Profesional

Naskah yang berkenaan dengan karyawan kontrak, meliputipengangkatan, pemindahan dan pemberhentian, dll

2 Site Project

3 Pendukung : OB/CS

11 Sistem Pengelolaan SDMNaskah yang berkenaan dengan pengelolaan SDM, meliputipenyusunan sistem, pengembangan, penerapan, dll

- -

12 Pengembangan OrganisasiNaskah yang berkenaan dengan pelaksanaan pengembanganorganisasi

- -

13 Serikat PekerjaNaskah yang berkenaan dengan serikat pekerja, meliputipembentukan, pemilihan pengurus, permasalahan, dll

- -

5 HKM Hukum 1 Peraturan & Perundangan 1 Undang-Undang

Naskah yang berkenaan dengan produk-produk hukum daripemerintah dan kementerian

2 Presiden (Kepres, Perpres, Inpres)

3 Pemerintah (PP, Perpu, Perda)

4 Menteri (Kepmen, Permen)

2 Akta Pendirian/Anggaran DasarNaskah yang berkenaan dengan anggaran dasar perusahaan,meliputi akta, perubahan, dll

- -

3 Tuntutan/Bantuan HukumNaskah yang berkenaan dengan kegiatan hukum yang terjadidalam perusahaan baik perdata maupun pidana.

1 Perdata

2 Pidana

LAMPIRAN KEPUTUSAN DIREKSI No.: Kep/076 / XII /2009


Paraf :

SM UMUM

Halaman 29 dari 45



5 HKM Hukum 4 Tanah & BangunanNaskah yang berkenaan dengan tanah & bangunan yang dimilikioleh perusahaan, meliputi pembelian, pelepasan, sertifikasi, dll

1 Kepemilikan

2 Sewa

3 Penggunaan

5 Peraturan PerusahaanNaskah yang berkenaan dengan peraturan yang dikeluarkan olehperusahaan, meliputi kebijakan, pedoman, prosedur, IK, dll

- -

6 HKL Hub. Kelembagaan

1 Pemerintah Pusat & DaerahNaskah yang menyangkut hubungan dengan pemerintah pusat dandaerah, meliputi program pemerintah, himbauan, rapat dengarpendapat, dll

- -

2 Kementerian BUMNNaskah yang menyangkut hubungan dengan kementerian BUMN,meliputi surat edaran, himbauan, dll

- -

3 Departemen PertahananNaskah yang menyangkut hubungan dengan DepartemenPertahanan, meliputi kerjasama, alutsista, dll

- -

4 Kepolisian &TNINaskah yang menyangkut hubungan dengan Kepolisian & TNImeliputi kerjasama, dll

- -

5 Instansi SipilNaskah yang menyangkut hubungan dengan instansi sipil ataukemasyrakatan meliputi kerjasama, dll

- -



Paraf :

SM UMUM

Halaman 30 dari 45



7 HMS Hub. Masyarakat 1 ProfilNaskah yang berhubungan dengan profil dan identitas perusahaan

1 Corporate Identity

2 Company Profile

2IklanNaskah yang berhubungan dengan pemasangan/penerbitan iklan atausponsorship perusahaan.

1 Marketing/Divisi

2 Pemerintah/Kepolisian/TNI

3 Institusi Pendidikan

3PameranNaskah yang berhubungan dengan keikutsertaan perusahaan dalam event-event pameran

4Wawancara/Nara sumber/Data PerusahaanNaskah yang berhubungan dengan permintaan wawancara, dataperusahaan dan nara sumber dari pihak ekstern.

5Marketing toolsNaskah yang berhubungan dengan marketing tools, meliputi permintaan,pelaksanaan pengadaan, dll

6CSRNaskah yang berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan Corporate SocialResponsibility, meliputi proposal, dana, persetujuan dll

7AcaraNaskah yang berhubungan dengan penyelenggraan event-eventperusahaan, meliputi kepanitian, jadwal, pendanaan, dll.

1 HUT PT Dahana (Persero)

2 Hari Besar Nasional

3 Hari Besar Keagamaan

4 Umum



Paraf :

SM UMUM

Halaman 31 dari 45



7 HMS Hub. Masyarakat8 Kunjungan

Naskah yang berhubungan dengan kegiatan kunjungan tamu ekstern keperusahaan, meliputi permohonan kunjungan, jadwal, penerimaan, dll

1 Pemerintah

2 Konsumen & Vendor

3 Dephan, Kepolisian & TNI

4 Lembaga Pendidikan & Umum

9Media Komunikasi PerusahaanNaskah yang berhubungan dengan media komunikasi perusahaan,meliputi pengadaan, desain, dll.

1 Website/Portal

2 Bulletin/Majalah

8 KAM Keamanan1 Personil & Fasilitas

Naskah yang berkenaan dengan personil & fasilitas dalam sistemkeamanan perusahaan

- -

2 Sistem PengamananNaskah-naskah yang berkenaan dengan pengamanan perusahaandari gangguan keamanan dan bahaya kebakaran

- -

3 Kasus (pelanggaran, penipuan, pencurian)Naskah-naskah yang berkenaan dengan laporan/pengaduan danberita acara pemeriksaan (wawancara temu fakta) terhadap pihakluar atau karyawan yang melakukan tindak kejahatan/pelanggaranhukum, termasuk pelimpahan kepada pihak yang berwenang secaraintern dan secara ekstern.

- -



Paraf :

SM UMUM

Halaman 32 dari 45



9 FGA GA & Fasilitas Umum 1 Fasilitas UmumNaskah-naskah yang berkenaan dengan penyelenggaraan fasilitasumum, meliputi pengadaan, perawatan, perbaikan, jadwalperawatan/perbaikan, pelaksanaan, laporan, dll.

1 Mess & Rumah Dinas

2 Kendaraan Dinas

3 Mesin & Peralatan Kantor

4 Bangunan & Ruangan

5 Telekomunikasi

6 Listrik

7 Air

8 Jaringan/LAN

2 Asset PerusahaanNaskah-naskah yang berkenaan dengan proses kegiatan pencatatanjumlah/ jenis barang, penyusutan nilai barang, kerusakan inventoryseluruh sarana, prasarana peralatan dan barang lainnya yangmerupakan kekayaan perusahaan serta kegiatan penghapusannya ,meliputi pemusnahan dan pemanfaatan (hibah, lelang, dll)

1 Inventarisasi

2 Pemusnahan

3 Pemanfaatan

3Perjalanan DinasNaskah-naskah yang berkenaan dengan pelaksanaan perjalanandinas, meliputi : prosedur, laporan, dll

1 Dalam Negeri

2 Luar Negeri

10 SET Kesekretariatan

1

Adm. UmumNaskah-naskah yang berkenaan dengan penyelenggaraan kegiatantata naskah dan kearsipan, meliputi sistem adm. Umum, prosedurpenciptaan arsip, penggunaan dan retensi arsip, dll

1 Tata naskah & Kearsipan

2 Retensi arsip

2PerpustakaanNaskah-naskah yang berkenaan dengan pengadaan dan perawatanbuku/majalah perusahaan

- -



Paraf :

SM UMUM

Halaman 33 dari 45



11 IJN Perijinan 1 UmumNaskah-naskah yang berkenaan ijin kepentingan perusahaan yangbersifat umum dari proses pengajuan sampai denganpersetujuannya.

1Ijin Usaha/perdagangan(Ijin usaha pertambangan, Ijinusaha industri dll)

2Ijin Perusahaan(Kadin, API, TDP, Domisili, dll)

3 Ijin Penggunaan Senjata Api

2 Bahan PeledakNaskah-naskah yang berkenaan ijin perusahaan yang berhubungandengan bahan peledak dari proses pengajuan sampai denganpersetujuannya.

1 Ijin Impor

2 Ijin Re-ekspor

3 Ijin Produksi & Distribusi

4 Ijin Peledakan

5 Ijin Angkutan

6 Ijin Ekspor

7 Ijin Gudang

8 Bea & Cukai



Paraf :

SM UMUM

Halaman 34 dari 45



12 PRC Pengadaan 1 Sistem & Prosedur PengadaanNaskah –naskah yang berkenaan dengan sistem & prosedurpengadaan yang berlaku di perusahaan untuk bahan baku produksidan non produksi.

1 Bahan baku produksi

2 Non Bahan Produksi/Umum

2 Analisa Kebutuhan & PerencanaanNaskah-naskah yang berkenaan dengan proses analisa kebutuhanbahan untuk keperluan produksi dan non produksi (dapatdijabarkan menjadi sub perihal untuk masing-masing jenis bahanbaku/barang)

1 Bahan Baku Produksi

2 Bahan Pembantu


4 Investasi

5 Fasilitas Pabrik

3 Realisasi PengadaanNaskah-naskah yang berkenaan dengan proses pengadaan/pembelian bahan/batang/jasa untuk produksi dan non produksi(dapat dijabarkan menjadi sub perihal untuk masing-masing jenisbahan baku/barang)


a. AN Swedia

b. AN China

c. AN lain-lain

d. Solar

2 Bahan Pembantu

a. Det & Acc. Perancis

b. Det & Acc. Malaysia

c. Det & Acc. India

d. Det & Acc. Afsel

e. Det & Acc. USA

f. Det & Acc. lain-lain



Paraf :

SM UMUM

Halaman 35 dari 45



12 PRC Pengadaan 3 Realisasi Pengadaan 3 Non Bahan Produksi/Umum

4 Investasi

5 Fasilitas Pabrik

4 RekananNaskah-naskah yang berkenaan dengan rekanan, meliputi datarekanan, penentuan klasifikasi, kualifikasi, seleksi, pencatatankondite rekanan, dll

1 Daftar Rekanan

2 Penilaian Rekanan

5 Monitoring & PengendalianNaskah-naskah yang berkenaan dengan kegiatan monitoring &pengendalian proses pengadaan, meliputi: laporan realisasi,evaluasi, dll


2 Bahan Pembantu


4 Investasi

5 Fasilitas Pabrik

13 KEU Keuangan 1 Cash flowNaskah-naskah yang berkenaan dengan penyusunan, pengajuancashflow serta pertanggungjawaban realisasinya.

1 Proyeksi

2 Pertanggungjawaban

2 Transaksi perbankanNaskah-naskah yang berkenaan dengan transaksi harian denganpihak perbankan (perihal disesuaikan dengan bank korespondensi)

1 BNI 46

2 Bank Mandiri

3

PiutangNaskah-naskah yang berkenaan dengan piutang perusahaan,meliputi prosedur pencatatan dan penagihan, pencatatan,rekonsiliasi, dll

- -



Paraf :

SM UMUM

Halaman 36 dari 45



13 KEU Keuangan 4HutangNaskah-naskah yang berkenaan dengan hutang, meliputipencatatan, konfirmasi, dll

- -

5 KerjasamaNaskah-naskah yang berkenaan dengan korespondensi dankerjasama dengan pihak luar di bidang keuangan.

1 Perbankan

2 Pinjaman

3 Penyertaan/Saham

6 AsuransiNaskah-naskah yang berkenaan dengan kegiatan asuransi, meliputikerjasama, pemabayaran polis, klaim, dll

1 Kerjasama

2 Surat Jaminan

3 Asuransi Property

4 Asuransi Kendaraan

5 Asuransi Angkutan Handak

7DevidenNaskah-naskah yang berkenaan dengan deviden, meliputipembayaran, pelaporan, dll

- -

8AtensiNaskah-naskah yang berkenaan dengan pemberian atensi, meliputiprosedur pemberian, pengajuan, pertanggungjawaban, dll

- -

9Sistem & Prosedur Keuangan & AnggaranNaskah-naskah yang berhubungan dengan sistem & prosedurkeuangan yang berlaku.

- -

10

KasNaskah-naskah yang berkenaan dengan kas kecil, meliputipengajuan, pertanggungjawaban, dll.

1 Divisi Minyak & Gas

2 Divisi Tambang Umum

3 Divisi Kuari & Konstruksi

4 Unit Usaha Sumurbarang



Paraf :

SM UMUM

Halaman 37 dari 45



14 AKT Akuntansi 1Sistem AkuntansiNaskah-naskah yang berkenaan dengan sistem akuntansi yangberlaku di perusahaan

- -

2Laporan KeuanganNaskah-naskah yang berkenaan dengan laporan keuangan, meliputipelaporan pada stakeholder, dll

- -

15 PJK Perpajakan 1Pajak PenghasilanNaskah-naskah yang berkenaan dengan pajak penghasilan pribadi

- -

2Pajak Pertambahan NilaiNaskah-naskah yang berkenaan dengan pajak pertambahan nilai

- -

3Pajak PerseroanNaskah-naskah yang berkenaan dengan pajak penghasilanperusahaan

- -

4NPWPNaskah-naskah yang berkenaan dengan pengurusan NPWP

- -

5PBB PT Dahana (Persero) : kantor & perwakilanNaskah-naskah yang berkenaan dengan pajak bumi & bangunanasset perusahaan, meliputi tagihan, pembayaran, dll.

- -

16 SIM Sistem Informasi 1Perangkat Lunak (Software)Naskah-naskah yang berkenaan dengan software yang digunakanoleh perusahaan, meliputi pengajuan, pembelian, dll

- -

2

Komputer dan peralatan (Hardware)Naskah-naskah yang berkenaan dengan komputer dan peralatanyang digunakan oleh perusahaan, meliputi rekomendasipembelian, dll

- -

3Jaringan/LANNaskah-naskah yang berkenaan dengan penyelenggaraan sistemjaringan /LAN

- -



Paraf :

SM UMUM

Halaman 38 dari 45



16 SIM Sistem Informasi4 SAP

Naskah-naskah yang berkenaan dengan penyelenggaraan systemSAP, meliputi : tim SAP, up dating, pengembangan, dll

- -

17 PRD Produksi 1 Perencanaan ProduksiNaskah-naskah yang berkenaan dengan program produksi (BE,CE, Danfo, Detonator, dll) berisi rencana tenaga kerja, rencanawaktu, kualitas, jumlah produksi, rencana pemakaian bahan baku,rencana pemakaian bahan pembantu, rencana operasi

1 Mingguan

2 Bulanan

3 Tahunan

2Proses ProduksiNaskah-naskah yang berkenaan dengan proses produksi yangberisi proses/operasi, kemampuan mesin dan peralatannya, hasilproduksi, waktu proses, yield end use, listrik, dll.

1 BE

2 CE

3 Danfo

4 Detonator

3Penggunaan MaterialNaskah-naskah yang berkenaan dengan pemakaian material dalamproses produksi meliputi pemakaian bahan baku dan pemakaianbahan pembantu

1 BE

2 CE

3 Danfo

4 Detonator

4 Fasilitas ProduksiNaskah-naskah yang berkenaan dengan penyelenggaraan fasilitasproduksi, meliputi pemakaian perawatan, perbaikan, jadwalperawatan/perbaikan, pelaksanaan, laporan, dll.

- -

5 Laporan Hasil ProduksiNaskah-naskah yang berkenaan dengan laporan hasil produksi(BE, CE, Danfo, Detonator, dll)

- -



Paraf :

SM UMUM

Halaman 39 dari 45



18 RND Penelitian & Pengembangan

1 Produk & JasaNaskah-naskah yang berkenaan dengan penelitian danpengembangan produk & jasa perusahaan, meliputi studykelayakan, diversifikasi, analisa laboratorium, dll

- -

2 Fasilitas ProduksiNaskah-naskah yang berkenaan dengan penelitian danpengembangan fasilitas-fasilitas produksi.

- -

3 PatenNaskah-naskah yang berhubungan dengan perolehan hak paten,meliputi pengajuan, kontrak kerjasama, sertifikasi, dll

- -

4 Proses ProduksiNaskah-naskah yang berkenaan penelitian proses produksi berisilaporan survey, laporan pengamatan, proses operasi, standardprosedur operasi, kondisi proses, makalah-makalah, dll.

- -

5 KualitasNaskah-naskah yang berkenaan dengan penelitian mutu produksidan non produksi yang berisi : analisa kimia, analisa fisik,standarisasi, prosedur pembuatan dan pelayanan, dll

- -

6 Pasar & BisnisNaskah-naskah yang berkenaan dengan pengembangan dibidangpasar & bisnis, meliputi survei, study kelayakan, rekomendasi, dll

1 Riset pasar

2 Peluang & pengembangan bisnis

7 Kerjasama bisnisNaskah-naskah yang berkenaan dengan pengembangan dibidangkerjasama bisnis, meliputi joint operation, sale distribution, dll

- -



Paraf :

SM UMUM

Halaman 40 dari 45



19 K3L K3LH

1 Sistem Manajemen & Standar K3LHNaskah-naskah yang berkenaan dengan kegiatan keselamatan kerjadan lingkungan, meliputi : Petunjuk dan saran keselamatan kerjadan pencegahan bahaya kebakaran, laporan kecelakaan dankebakaran, dll.

- -

2 Hazops & HIRACRC-AIDNaskah-naskah yang berkenaan dengan

- -

3 AMDAL, UPL & UKLNaskah-naskah yang berkenaan dengan pelaksanaan danpemantauan keselamatan lingkungan dan pengendalian polusi,meliputi : Pemeliharaan/pengawasan aliran pembuangan limbahpabrik, pemeriksaan laboratorium terhadap limbah, polusi udara,suara, rekomendasi klaim/ganti rugi, penanganan limbah,dll

- -

4 Pencegahan & Penanggulangan KebakaranNaskah-naskah yang berkenaan dengan penangggulangan danpengamanan perusahaan dari bahaya kebakaran, meliputi petunjukkeselamatan kerja dan pencegahan bahaya kebakaran, peralatanpemadam kebakaran, dll

- -

20 KLT Kualitas & Standarisasi 1 Uji kualitasNaskah-naskah yang berkenaan dengan penyelenggaraanpengujian kualitas, meliputi : pelaksanaan uji, laporan uji produksi,dll

1 Material/bahan baku

2 Produk & jasa

3 Alat & Fasilitas

4 Intern



Paraf :

SM UMUM

Halaman 41 dari 45



20 KLT Kualitas & Standarisasi 2 Sistem Mutu PerusahaanNaskah-naskah yang berkenaan dengan sistem mutu secara terpadudi seluruh proses bisnis perusahaan, meliputi proses peningkatan,standar & KPI pelayanan konsumen intern & ekstern,penghematan biaya, pemecahan masalah, dll

1 Material/bahan baku

2 Produk & jasa

3 Alat & Fasilitas

4 Intern

21 REN Perencanaan Perusahaan 1 Perencanaan & PengendalianNaskah-naskah yang berkenaan dengan perencanaan &pengendalian kegiatan bisnis perusahaan berisi kebijakan strategik,updating business port folio, dll

1 RJPP

2RKAP

2 Sistem pemasaranNaskah-naskah yang berkenaan dengan sistem pemasaranperusahaan, meliputi perencanaan, kebijaksanaan pemasaran danperusahaan, dll

- -

3 KajianNaskah-naskah yang berkenaan dengan kegiatan kajian investasidan bisnis & kelayakan usaha, meliputi rencana anggaran,pendapatan dan biaya, keuntungan/kerugian, dll

1 Investasi

2 Bisnis & kelayakan usaha

4Evaluasi & PelaporanNaskah-naskah yang berkenaan dengan evaluasi kegiatan usaha(bulanan, triwulan & semesteran) dan laporan kegiatan usahakepada stakeholders (unaudited & audited)

1 Realisasi Investasi

2 Realisasi RKAP

3 Kegiatan usaha

4 Laporan manajemen



Paraf :

SM UMUM

Halaman 42 dari 45



22 GDG Pergudangan & distribusi

1 Sistem inventory, pergudangan dan distribusiNaskah-naskah yang berkenaan dengan pedoman/ketentuanperusahaan tentang pengaturan inventori, pergudangan dandistribusi

- -

2GudangNaskah-naskah yang berkenaan dengan pengelolaan dan proseskegiatan penerimaan/pengeluaran barang jadi dan bahanbaku/pembantu serta penyimpanannya, meliputi bon material, suratjalan, stock opname dll

1 Gudang Tasikmalaya

2 Gudang Subang

3 Gudang Marunda

4 Gudang Samarinda

5 Gudang Bati-Bati

6 Gudang Berikat

3 Penghapusan PersediaanNaskah-naskah yang berkenaan dengan proses kegiatanpemusnahan barang persediaan milik perusahaan yang telahmelebihi nilai umur, tidak layak dan menimbulkan bahaya,meliputi : pengajuan, berita acara, dll

- -

4 Laporan pergudanganNaskah-naskah yang berkenaan dengan pelaporan kegiatanpergudangan untuk pihak intern maupun ekstern perusahaan.

1Kegiatan Pemasukan/Imporbarang

2 Pendistribusian barang

23 SAR Pemasaran 1 PemasaranNaskah-naskah yang berkenaan dengan kegiatan pemasaran,meliputi tender, kontrak, PO, BA, invoice dll (berdasarkan namakonsumen).

1 Data base konsumen

2 Konsumen



Paraf :

SM UMUM

Halaman 43 dari 45



23 SAR Pemasaran 2 Pemeliharaan konsumenNaskah-naskah yang berkenaan dengan klaim (claim investigationreport, visiting report, tanggapan, dll) dan evaluasi proyekkonsumen yang berjalan.

1 Keluhan pelanggan

2 Evaluasi proyek

3LaporanNaskah-naskah yang berkenaan dengan laporan hasil kegiatanpemasaran.

- -

24 OPS Operasi 1Operasi & Yan. PelangganNaskah-naskah yang berkenaan dengan kegiatan operasionalpelayanan terhadap pelanggan.

1 Kajian Proyek

2 Perijinan

3 Kebutuhan Handak

4 Demolisi

25 KHS Unit Khusus & JO1

Koperasi KaryawanNaskah-naskah yang berkenaan dengan kegiatan koperasi

karyawan PT Dahana, meliputi pengangkatan pengurus, RAT,pelaporan kegiatan usaha, dll

1 Pengangkatan Pengurus

2 Laporan

2PKBLNaskah-naskah yang berkenaan dengan penyelenggaraan kegiatanPKBL.

1 Rencana Kerja

2 Pemeriksaan

3 Penyaluran Dana

4 Pameran

5 Laporan

3 Unit Usaha SumurbarangNaskah-naskah yang berkenaan dengan penyelenggaraan danpengelolaan Unit Usaha Sumurbarang

1 Rencana Kerja

2 Pengembangan Kawasan

3 Laporan



Paraf :

SM UMUM

Halaman 44 dari 45



25 KHS Unit Khusus & JO 4

NonelNaskah-naskah yang berkenaan dengan pabrik nonel, meliputipendirian, kegiatan operasional, manajemen, joint operation,kontrak, dll

- -

5

Shaped Charges/Oiltech (DOJO)Naskah-naskah yang berkenaan dengan pabrik shaped charges,meliputi pendirian, kegiatan operasional, manajemen, jointoperation, kontrak, dll

- -

6

Detonator Listrik/Pindad (JOPD)Naskah-naskah yang berkenaan dengan pabrik detonator listrik,meliputi kegiatan operasional, manajemen, joint operation,kontrak, dll

- -

7

Pabrik AN/ Suma (JODS)Naskah-naskah yang berkenaan dengan pabrik AN, meliputipembangunan, kegiatan operasional, manajemen, joint operation,kontrak, dll

- -

26 ORG Organisasi 1Data PerusahaanNaskah-naskah yang berkenaan dengan data-data historisperusahaan secara umum.

1 Struktur Organisasi

2 Sejarah



Paraf :

SM UMUM

Halaman 45 dari 45



26 ORG Organisasi 2 KeanggotaanNaskah-naskah yang berkenaan dengan keanggotan PT Dahana(Persero) dalam organisasi lain.

1 APBI/ICMA

2 APBPI

3 ASPEP

4 ASPRODISPA

5 BUMN Executive Club

6 FK SPI

7 Kamar Dagang Indonesia

8 Club Olahraga

9 IIKK BUMN

10 Sekar Arum

11 Aspindo

12 Forum Humas BUMN

13 IAI

T

Pedoman Administrasi rev2Ukuran Kertas. Ukuran kertas yang secara resmi digunakan adalah kertas...

Documents

Transcript of Pedoman Administrasi rev2Ukuran Kertas. Ukuran kertas yang secara resmi digunakan adalah kertas...