Pencapaian Mutu Pelayanan Kebidanan Berdasarkan Konsep Plan, Do, Check, Action (PDCA)

Oleh :dr. Rosa Indah Kusumawardani

KEGIATAN PROGRAM MENJAGA MUTU PELAYANAN KEBIDANAN

• Untuk dapat menyelenggarakan Program Menjaga Mutu, banyak kegiatan yang harus dilaksanakan.

• Pelbagai kegiatan tersebut, jika disederhanakan, dapat dibedakan atas du macam yaitu :1. Kegiatan Persiapan 2. Kegiatan Pelaksanaan

KEGIATAN PERSIAPAN

Kegiatan persiapan Program Menjaga Mutu dapat dibedakan atas lima macam, yakni :• Membentuk organisasi yang bertanggung

jawab melaksanakan Program Menjaga Mutu– Program Menjaga Mutu Internal– Program Menjaga Mutu Eksternal

• Menetapkan batas-batas wewenang dan tanggung jawab organisasi pelaksana Program Menjaga Mutu

• Menjabarkan ruang lingkup kegiatan yang diselenggarakan oleh organisasi pelaksana Program Menjaga Mutu

• Menetapkan aspek pelayanan kesehatan yang dipandang penting untuk diperhatikan

• Menetapkan tolok ukur dan ambang batas untuk aspek pelayanan kesehatan yang dipandang penting tersebut

KEGIATAN PELAKSANAAN

Kegiatan pelaksanaan Program Menjaga Mutu dapat dibedakan atas tujuh macam, yakni :1. Menetapkan masalah mutu pelayanan

kesehatan yang diselenggarakan2. Menetapkan prioritas masalah mutu

pelayanan kesehatan yang diselenggarakan3. Melakukan analisis masalah mutu pelayanan

kesehatan yang diselenggarakan

4. Melakukan kajian masalah mutu pelayanan kesehatan secara lebih mendalam

5. Menetapkan dan menyusun upaya penyelesaian masalah mutu pelayanan kesehatan

6. Melaksanakan upaya penyelesaian masalah mutu pelayanan kesehatan

7. Melakukan pemantauan dan menilai kembali masalah mutu pelayanan kesehatan yang diselesaikan

Menetapkan masalah dan prioritas masalah

mutu

Menyusun Saran Tindak Lanjut

Menetapkan Penyebab dan Prioritas Penyebab

Masalah Mutu

Menetapkan Cara dan Prioritas Cara Perbaikan

Mutu Pelayanan

Menilai Hasil-hasil yang Dicapai

Melaksanakan Prioritas Cara Perbaikan Mutu

Problem Solving Cycle

• Menetapkan masalah dan prioritas masalah mutu pelayanan kesehatanMasalah mutu adalah kesenjangan antara penampilan kesehatan dengan standar yang telah ditetapkan. Mutu pelayanan kesehatan menunjuk pada unsur keluaran (output) , maka yang dimaksud standar disini adalah standar keluaran

Untuk dapat menetapkan masalah mutu, ada beberapa langkah pokok yang harus dilakukan, yaitu :1. Menyusun daftar masalah mutu

Untuk dapat menyusun daftar masalah digunakan teknik kesepakatan kelompok yang dapat dibedakan atas 2 macam : teknik curah pendapat (brain storming technique) dan teknik kelompok nominal (nominal group technique)

2. Melakukan konfirmasi daftar masalah mutuUntuk dapat melakukan daftar konfirmasi masalah mutu, lakukan kajian data, yakni dengan melakukan survai sederhana untuk daftar masalah yang telah disusun. Hasil konfirmasi daftar masalah adalah tersusunnya daftar masalah yang sebenarnya.

3. Menetapkan prioritas masalah mutuUntuk dapat menetapkan prioritas masalah mutu lakukanlah pemilihan. Usahakan adanya kata sepakat (konsensus). Bila tidak tercapai, dapat dilakukan pungutan suara dengan mempergunakan teknik pemungutan suara (voting technique) atau teknik kriteria matriks (criteria matrix technique)

4. Merumuskan pernyataan masalah mutuSyarat suatu rumusan pernyataan masalah yang benar banyak macamnya. Yang terpenting harus dapat menjawab lima pertanyaan pokok yakni apa masalahnya, siapa yang terkena masalah, berapa besar masalahnya, dimana masalah itu terjadi serta bilamana masalah itu terjadi

5. Menetapkan sumber masalahUntuk dapat menetapkan sumber masalah gunakanlah alat bantu yang dinamakan bagan alur (flow chart)

• Menetapkan penyebab dan prioritas penyebab masalah mutu pelayanan kesehatanUntuk dapat menetapkan penyebab masalah perhatian hendaknya ditujukan pada unsur masukan (input), proses (process) dan ataupun lingkungan (environment) pelayanan kesehatan.Setiap kesenjangan yang ditemukan adalah penyebab masalah mutu pelayanan kesehatan

Untuk dapat menetapkan penyebab masalah mutu pelayanan kesehatan, ada beberapa langkah pokok yang harus dilakukan :1. Menyusun daftar penyebab masalah mutu

Untuk membantu peyusunan daftar penyebab masalah mutu dapat dipergunakan diagram tulang ikan (fish bone diagram) atau disebut pula sebagai diagram sebab akibat (cause and effect diagram)

2. Menyederhanakan daftar penyebab masalah mutuUntuk dapat menyederhanakan daftar penyebab masalah mutu gunakan teknik curah pendapat atau teknik kelompok minimal. Usahakan adanya konsesus. Tetapi bila tidak tercapai, lakukanlah pilihan (voting)

3. Melakukan konfirmasi penyebab masalah mutuUntuk dapat melakukan konfirmasi penyebab maslalah, lakukan kajian data, dapat yang berasal dari laporan bulanan, registrasi klinik atau rekam medis (data retrospektif) atau dengan melakukan suatu survai khusus (data prospektif)

4. Menetapkan prioritas penyebab masalah mutuUntuk dapat menetapkan prioritas penyebab masalah, gunakanlah alat bantu khusus yang disebut dengan nama diagram Pareto

• Menetapkan cara dan prioritas cara penyelesaian masalah mutuLangkah pokok yang harus dilakukan :1. Menyusun daftar alternatif cara penyelesaian

masalah mutuUntuk dapat menyusun daftar alternatif cara penyelesaian masalah mutu gunakanlah teknik berpikir kreatif,. Salah satunya yang dinilai sederhana dan mudah adalah teknik analogi.

2. Menetapkan prioritas cara penyelesaian masalah mutuUntuk dapat menetapkan prioritas cara penyelesaian masalah mutu, lakukanlah pemilihan dengan menggunakan teknik kriteria matriks.

• Melaksanakan prioritas cara penyelesaian masalah mutuUntuk dapat melaksanakan cara penyelesaian masalah, terapkanlah siklus PDCA (Plan, Do, Check, Action)

PDCA

• PDCA (Plan, Do, Check, Action) adalah suatu proses pemecahan masalah empat langkah yang terjadi dalam setiap kegiatan atau kinerja yang merupakan siklus yang umum digunakan dalam pengendalian kualitas.

• PDCA pertama kali diperkenalkan oleh Walter A. Shewhart kemudian dipopulerkan oleh W. Edwards Deming, sehingga metode ini sering disebut dengan Siklus Deming.

PLANPlan (Perencanaan)Langkah pertama yang dilakukan ialah menyusun rencana kerja cara penyelesaian masalah yang telah ditetapkan ke dalam unsur-unsur rencana yang lengkap serta saling terkait dan terpadu sehingga dapat dipakai sebagai pedoman dalam melaksanakan cara penyelesaian masalah.Hasil akhir yang dicapai dari perencanaan adalah tersusunnya rencana kerja penyelesaian masalah mutu yang akan diselenggarakannya.

PLAN

Rencana kerja penyelesaian masalah mutu yang baik mengandung setidaknya 7 unsur rencana, yaitu :1. Judul rencana kerja (topic)2. Pernyataan tentang macam dan besarnya masalah

mutu yang dihadapi (problem statement)3. Rumusan tujuan umum dan tujuan khusus, lengkap

dengan target yang ingin dicapai (goal, objective dan target)

4. Kegiatan yang akan dilakukan (activities)5. Organisasi dan susunan personalia pelaksana

(organization dan personels)6. Biaya yang diperlukan (budget)7. Tolok ukur keberhasilan yang dipergunakan

(milestone)

DO

DO (Pelaksanaan)Langkah kedua yang dilakukan ialah melaksanakan rencana yang telah disusun.– Siapa yang melaksanakan– Kapan dilaksanakan– Sarana apa saja yang dibutuhkan– Bagaimana mekanisme pelaksanaan– Lokasi mana sebagai uji coba

CHECK

Check (Pemeriksaan)• Langkah ketiga yang dilakukan ialah secara berkala

memeriksa pelbagai kemajuan dan hasil yang dicapai dan pelaksanaan rencana yang telah ditetapkan.

• Untuk dapat memeriksa pelaksanaan cara penyelesaian masalah, ada dua alat bantu yang sering dipergunakan yakni lembaran pemeriksaan (check list) dan peta kontrol (control diagram)

• Mengamati pengaruh perubahan– Apa pelaksanaan telah sesuai rencana– Apakah proses perubahan perlu perbaikan ditinjau

dari klien– Faktor apa yang mendukung– Faktor apa yang menghambat– Perubahan dari sisi mutu pelayanan

• Apabila masih menemukan kelemahan-kelemahan, maka disusunlah rencana perbaikan untuk dilaksanakan selanjutnya. Jika gagal, maka cari pelaksanaan lain, namun jika berhasil dilakukan rutinitas.

ACTIONAction (Perbaikan)• Langkah keempat yang dilakukan ialah melaksanakan

perbaikan rencana kerja.• Bertindak berdasarkan hasil evaluasi dan lanjutan

perbaikan proses– Melihat hasil dari Check– Menetapkan mekanisme perubahan– Menentukan protap terkini– Menentukan sasaran perubahan– Advokasi perubahan– Penilaian berkelanjutan

DIMENSI PDCA

• Dengan pendekatan PDCA ini perumusan wewenang dan tanggung jawab lebih mudah dilakukan. Setiap level akan memiliki wewenang dan tanggung jawab yang sesuai dengan kedudukan sehingga beban tanggung jawab benar-benar sesuai dengan tingkatan level kedudukan unit organisasi.

• Semakin tinggi level unit tersebut dalam organisasi maka komposisi dari Plan dan Check akan lebih banyak dibandingkan level di bawah.

IMPLEMENTASI PDCAKonsep PDCA yang pada hakekatnya merupakan siklus, maka pada implementasinya akan membangun budaya mutu yang continual improvement. Implementasi konsep PDCA untuk desain wewenang dan tanggung jawab dijabarkan sebagai berikut :– Plan : menyusun, merencanakan, mengkoordinasikan,

mensosialisasikan, mengkomunikasikan, – Do : melakukan, melaksanakan, menerapkan,

mengimplementasikan, – Check : memeriksa, memonitor, mengecek, mengukur,

mengevaluasi, mengoreksi– Action : melaporkan, mempertanggungjawabkan,

menindaklanjuti, memperbaiki, meningkatkan.

• Melakukan penilaian hasil yang dicapaiKegiatan kelima yang dilakukan ialah menilai hasil yang dicapai. Untuk ini lakukan pengumpulan data tentang mutu pelayanan kesehatan yang diselenggarakan. Hasil yang diperoleh dibandingkan dengan besarnya masalah serta target yang telah ditetapkan.

• Menyusun saran tindak lanjutKegiatan keenam yang dilakukan ialah menyusun saran untuk tindak lanjut.Jika hasil penilaian pelaksanaan satu siklus ternyata berhasil mencapai tujuan sebagaimana yang telah ditetapkan, dilanjutkan dengan menyusun saran.

Pada waktu menyelenggarakan kelima kegiatan ini, ada beberapa karakteristik yang harus diperhatikan, yaitu :1. Berkesinambungan

Artinya pelaksanaan Program Menjaga Mutu tidak hanya satu kali, tetapi harus terus menerus.

2. SistematisArtinya pelaksanaan Program Menjaga Mutu harus mengikuti alur kegiatan serta sasaran yang baku.

3. ObjektifArtinya pelaksanaan Program Menjaga Mutu terutama pada waktu menetapkan masalah, penyebab masalah dan penilaian, tidak dipengaruhi oleh pelbagai pertimbangan lain, kecuali atas dasar data yang ditemukan

4. TerpaduArtinya pelaksanaan Program Menjaga Mutu harus terpadu dengan pelaksanaan pelayanan kesehatan yang diselenggarakan

TERIMA KASIH