PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN 1€¦ · PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI...

PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN 1

PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN I

KATA PENGANTAR

Puji syukur saya panjatkan kepada tuhan yang Maha Esa karena pembuatan modul yang

berjudul “Mengevaluasi paradigm dan filosofi administrasi perkantoran untuk memecahkan

masalah sehari-hari” ini dapat terselesaikan secara tepat waktu dan yang insya allah akan

bermanfaat bagi siswanya. Bahan ajar yang diberikan dalam modul ini akan membantu

mempermudah bagi siswa dalam memahami tentang Administrasi Perkantoran itu sendiri. Dalam

modul ini dituangkan bahasan mengenai perkembangan administrasi perkantoran yang sangat

kompleks.

Dengan adanya bahan ajar ini diuangkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa ingin

tahunya dan bertambah pengetahuannya mengenai apa itu adminitrasi perkantoran karena

pelajaran tersebut adalah salah satu ilmu pengantar untuk lebih mendalami administrasi

perkantoran itu sendiri.

Akhir kata saya ucapkan terimakasih kepada dosen pembimbing matakuliah

pengembangan bahan ajar ADP yaitu bapak Drs.Mohammad Arief. M.Si yang telah membeimbing

dalam menyusun modul ini. Semoga modul ini sangat bermanfaat bagi kita semua.

Penyusun

Irma Eky Rachmawati

160412601931

PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN II

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ................................................................................................................................ i

DAFTAR ISI ........................................................................................................................................... ii

STADAR ISI ........................................................................................................................................... 1

PETUNJUK BELAJAR ............................................................................................................................. 1

KI-KD ................................................................................................................................................... 2

PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL ....................................................................................................... 5

INFORMASI PENDUKUNG .................................................................................................................... 6

MATERI PEMBELAJARAN...................................................................................................................... 6

TUJUAN ............................................................................................................................................... 7

PETA KONSEP ...................................................................................................................................... 7

LEMBAR INFORMASI ............................................................................................................................ 8

PAPARAN ISI MATERI ........................................................................................................................... 8

Rangkuman ....................................................................................................................................... 12

Lembar Latihan .................................................................................................................................. 12

Rangkuman ....................................................................................................................................... 19

Soal Latihan ....................................................................................................................................... 20

TUGAS/LANGKAH KERJA .................................................................................................................... 21

TUJUAN ............................................................................................................................................. 21

Lembar Informasi .............................................................................................................................. 21

Lembar Pengamatan .......................................................................................................................... 21

KESIMPULAN PENGAMATAN ............................................................................................................. 23

LATIHAN ............................................................................................................................................ 24

KUNCI JAWABAN ............................................................................................................................... 29

PENILAIAN ......................................................................................................................................... 32

Format Penilaian Evaluasi Kognitif ..................................................................................................... 32

Format Penilaian Kinerja Psikomotorik .............................................................................................. 32

Format Lembar Pengamatan Sikap Peserta Didik ............................................................................... 33

DAFTAR PUSTAKA .............................................................................................................................. 36


Satuan Pendidikan : SMK

Kelas/Semester : X/I

BAGI PESERTA DIDIK

Bacalah dengan cermat materi pada modul ini dan pahami daftar pertanyaan yang ada.

Diskusikan dengan rekan Anda apa yang telah Anda cermati untuk mendapatkan

pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin dicapai.

Kerjakan setiap tugas yang sesuai dengan perintah yang ada di soal baik secara individu

maupun kelompok dengan jujur, bertanggungjawab, baik,dan benar.

Apabila Anda kurang memahami materi ataupun tugas maka ajukan pertanyaan kepada

guru.

BAGI PENDIDIK

Informasikan kepada peserta didik bagaimana menggunakan modul,cara

pembelajaran,cara dan metode penilaian,bahan dan alat yang digunakan serta durasi

waktu yang digunakan.

Berilah bimbingan kepada peserta didik bila mereka mendapat kesulitan

Mencatat pencapaian kemajuan siswa, menindaklanjut, dan memberikan feedback atas

pencapaian belajar.

Selama KBM tetaplah berada di dalam kelas / tempat belajar

STADAR ISI

PETUNJUK BELAJAR


Kompetensi Inti

KI 1 : Menghayati dan mengamlkan ajaran agama yang dianutnya

KI 2 : Menghayati dan mengamalkan perilaku jujur , disiplin, tanggung jawab, peduli (gotong

royong, kerja sama , toleran , damai) santun , responsive dan pro-aktif dan menunjukan

sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permaslahan dalam berinteraksi secara

efektif dengan lingkungan social dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan

bangsa dalam pergaulan dunia.

KI 3 : Memahami menerapkan dan menganalisis pengetahuan factual , koseptual, dan

procedural berdasarkan rasa ingin tahunnya tentang ilmu pengetahuan, teknologi, seni,

budaya dan humoniora dalam wawasan kemanusiaan, kebangsaan , kenegaraan , dan

peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk

memecahkan masalah.

KI 4 : Mengolah , menalar dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan

pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri dan mampu

melaksanakan tugas spesifikdi bawah pengawasan langsung.

Kompetensi Dasar Materi Pokok Pembelajaran Penilaian Alokasi

Waktu

Sumber

Belajar

4.1 Mengevluasi

paradigm dan

filosofi

administrasi

perkantoran untuk

memecahkan

masalah yang

terjadi sehari-hari

Hakikat

Administrasi

Perkantoran

1. Pengertian

kantor dan

administrasi

perkantoran

Mengamati

Mengamati

aktivitas

administrasi di

sekolah /kantor

terdekat sebagai

bentuk

keteraturan atas

kebesaran tuhan

Tugas

Membuat

bahan paparan

mengenai

paradigm dan

filosofis

administrasi

perkantoran

4 x 2 JP

Manajemen

Administrasi

Perkantoran

Modul

Administrasi

KI-KD


2. Unsur-unsur

administrasi

perkantoran

3. Ruang

lingkup

administrasi

perkantoran

4. Tujuan

administrasi

perkantoran

yang

menciptakan

Menanya

Memberikan

kesempatan

peserta didik

menanyakan hal

yang berkaitan

dengan kegiatan

administrasi

perkantoran

Eksperimen/Ek

splore

Mencari

informasi

mengenai

paradigm dan

filosofis

administrasi

perkantoran

Asosiasi

Menghubungkan

paradigma dan

filosofi

administrasi

perkantoran

dengan perilaku

Observasi

Mengamati

perilaku peserta

didik selama

melakukan

Portofolio

Dapat berupa

artikel , foto,

gambar ,

ringkasan ,

resensi

mengenai

paradigm dan

filosofis

administrasi

perkantoran

Penilaian

Produk

Penilaian bahan

paparan

Peserta didik

Penilaian

Kinerja

Penilaian pada

saat peserta

didik saat

perkantoran ,

P4TK Bispar

Manajemen

Kearsipan

Memahami

prinsip-prisip

penyelenggara

an kantor


efektif dan

efisien

Komunikasi

Mempresentasik

an bahan

presentasikan

yang telah dibuat

peserta didik

dalam

mempresentasi

kan bahan

paparan yang

dibuatnya

Tes

Melakukan te

untuk

mengetahui

pemahaman

peserta didik

terhadap

paradigm dan

filosofis

administrasi

perkantoran

Tabel 1


PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL

Modul yang berjudul “Mengevaluasi Paradigma dan filosofi Administrasi Perkantoran Untuk

Memecahkan Masalah Sehari-hari” ini membahas mengenai pengertian Administrasi Perkantoran

dan Kantor itu sendiri, unsur-unsur Administrasi Perkantoran, ruang lingkup Administrasi

Perkantoran, dan tujuan Administrasi Perkantoran. Modul ini memberikan beberapa konten untuk

membantu siswa agar mudah mendalami materi dengan lengkap:

Gambar 1 petunjuk penggunaan modul

PETA KONSEP

MATERI

PEMBELAJAR

AN

INFORMASI

PENDUKUNG

TUGAS/

LANGKAH

KERJA

LATIHAN PAPARAN ISI

MATERI

PENILAIAN DAFTAR

PUSTAKA


Adapun langkah-langkah dalam penggunaan modul ini adalah :

1. Pelajari dengan baik dan seksama rangkuman isi materi yang telah diberikan

2. Lakukan refleksi kepada guru maupun teman apabila ada hal yang belum di mengerti

3. Tanyakan kepada pembimbing (guru) apabila ada yang belum dipahami

4. Diskusikan apa yang belum dimengerti

5. Kerjakan latihan / tugas yang telah diberikan

6. Lakukan pengamatan seperti yang ada pada lembar kerja dan lembar latihan siswa

7. Laporkan hasil pekerjaan kepada guru

E. Endang R, Mulyani, dkk. 2010. Modul Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan

Administrasi Perkantoran. Jakarta: Erlangga

Melalui buku-buku tersebut siswa akan memiliki tambahan pengetahuan untuk

mempelajari pengertian kantor, pengertian administrasi perkantoran, unsureunsur asministrasi

perkantoran, ruang lingkup dan tujuan administrasi perkantoran . Siswa tidak dianjurkan untuk

memiliki ketiga buku tersebut.

A. Pengertian Kantor dan Administrasi Perkantoran

B. Unsur-unsur Administrasi Perkantoran

C. Ruang lingkup Administrasi Perkantoran

D. Tujuan Administrasi Perkantoran

INFORMASI PENDUKUNG

MATERI PEMBELAJARAN


TUJUAN

Setelah mempelajari modul ini diharapkan :

1. Siswa dapat memahami hakikat Administrasi Perkantoran

2. Siswa dapat mengerti unsur-unsur Administrasi Perkantoran

3. Siswa dapat memahami ruang lingkup Administrasi Perkantoran

4. Siswa dapat mengerti tentang perkembangan Administrasi yang ada pada perkantoran saat

ini

5. Siswa dapat memahami tujuan dilakukannya Administrasi Perkantoran

6. Siswa dapat mengevaluasi Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran untuk

memecahkan masalah sehari-hari

PARADIGMA DAN

FILOSOFI ADMINISTRASI

PERKANTORAN

Pengertian

Administrasi

dan

Administrasi

Perkantoran

Unsur-Unsur

Administrasi

Perkantoran

Ruang Lingkup

Administrasi

Perkantoran

Tujuan

Administrasi

Perkantoran

PETA KONSEP


LEMBAR INFORMASI

A. Pengertian kantor dan Administrasi Perkantoran

B. Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran

C. Tujuan Administrasi Perkantoran

D. Ruang lingkup Administrasi Perkantoran

A. Pengertian Kantor dan Administrasi Perkantoran

Ada beberapa pengertian Administrasi Perkantoran yaitu :

1. Menurut William Spriegel dan Ernest Davies

Dalam buku “Principles of Business Organization and Operation” manajemen

kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti

transportasi. Manufacturing, pergudangan, dan serta penjualan

2. Menurut George R.Terry

Dalam buku “Office Management and control” manajemen kantor adalah

perencanaan. Pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaann

kantor dan pelaksaannya untuk mencapai tujuan.

3. Menurut Arthur Granger

Dalam buku “National Office Management Association Report”. Manajemen

kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan

perekaman dari suatu organisasi

4. Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson

Dalam buku “Textbook of Office Management” manajemen kantor sebagai suatu

fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan

dengan pelaksanaan pekerjaan itu dilakukan

5. Menurut W. H Evans

PAPARAN ISI MATERI


Dalam buku “Administrasi Perkantoran Modern”, administrasi perkantoran sebagai

fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasi

perusahaan, yaitu proses pengolahan data, komunikasi dan memori organisasi

Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis

ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap

pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan dan juga membantu dalam

kelancaran perkembangan organisasi.

Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa administrasi perkantoran atau

manajemen perkantoran adalah rangkaian kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan

menyusun), mengarahkan, mengawasi (melakukan control), serta menyelenggarakan secara tertib

berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.

Secara etimologi kantor berasal dari Belanda: kantoor, yang maknanya ruang tempat

bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan, instansi dan sebaginya. Dalam bahasa inggris office

memiliki makna yaitu tempat memberikan pelayanan, posisi, atau ruang tempat kerja. Pengertian

kantor dapat dibedakan menjadi 2 yaitu kantor dalam arti dinamis dan kantor dalam arti statis.

Kantor dalam arti dinamis merupakan proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan,

pengolahan, penyimpanan, dan penyampaian/pendistribusian data/informasi, atau dapat dikatakan

kantor dalam arti dinamis merupakan kegiatan ketatausahaan atau kegiatan administrasi.

Sedangkan kantor dalam arti statis berarti ruang kerja, kamar kerja, markas, biro, instansi,

lembaga, jawatan, badan usaha, serta tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan

pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, penyampaian/pendistribusian

data/informasi. Selain pengertian-pengertian tersebut ada beberapa pengertian kantor secara statis

menurut beberapa ahli diantaranya:

1. Menurut Moekijat (1997)

kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan kegiatan

ketatusaha, dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan

2. Prajudi Atmosudirjo (1982)

Kantor adalah unit organisasi terdiri atas tempat, staf personel dan operasi ketatausahaan

guna membantu pimpinan.


3. Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia)

Kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang ) tempat mengurus suatu pekerjaan atau juga

disebut tempat bekerja.

Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa kantor adalah tempat

diselenggarakannya kegiatan tata usaha dimana terdapat ketergantungan sistem antara orang,

teknologi, dan prosedur untuk menangani data dan informasi mulai dari mengumpulkan , mencatat,

mengolah, menyimpan sampai dengan mendistribusikannya.

B. Unsur-unsur Administrasi Perkantoran

Menurut The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern,

administrasi merupakan suatu kebulatan proses penyelenggaraan yang mengandung

delapan unsur administrasi. Untuk lebih jelasnya merupakan uraian berikut :

1. Pengorganisasian

Pengorganisasian merupakan rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka

organisasi yang menjadi wadah atau tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha kerja

sama mencapai tujuan yang telah ditentukan.

2. Manajemen

Manajemen merupakan rangkaian perbuatan menggerakan karyawan karyawan dan

menggerakan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerja yang telah ditetepkan benar-

benar tercapai.

3. Record

Suatu kumpulan elemen-elemen data yang digabungkan menjadi satu kesatuan,

masing-masing elemen data tersebut dikenal dengan sebutan field. Field data tersebut

dapat memiliki tipe data yang sama ataupun berbeda, walaupun field tersebut berada

dalam satu kesatuan namun masing-masing field dapat diakses secara individual.

4. Relationship

Humas adalah fungsi manajemen dari ciri yang terencana dan berkelanjutan melalui

organisasi dan lembaga swasta atau public untuk memperoleh pengertian,simpati, dan

dukungan dari mereka yang terkait atau mungkin ada hubungannya dengan penelitian

opini public di antara mereka.


5. Keuangan

Keuangan merupakan rangkaian perbuatan mengelola segi-segi pembelajaran dalam

usaha kerja sama

6. Perbekalan

Perbekalan merupakan rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian ,

mendaftar, memelihara sampai menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah tidak

diperlukan dalam usaha kerja sama.

7. Tata usaha

Tata usaha merupakan rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah,

menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan

dalam usaha kerja sama.

8. Perwakilan

Perwakilan merupakan rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan berusaha

memperoleh dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usah kerja sama yang

dilakukan.

C. Tujuan Administrasi Perkantoran , secara garis besar

1. Membantu perusahaan memelihara persaingan

2. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat

3. Membuat catatan dengan biaya minimal

4. Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan

dimana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien.

5. Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya


Rangkuman

Lembar Latihan

Dari banyak definisi-definisi tersebut dapat dirangkum bahwa Administrasi

Perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan , mengorganisasi (mengatur dan

menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk ), mengawasi, dan mengendalikan

(melakukan control) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal dalam kegiatan

ketatausahaan. Sedangkan kantor itu sendiri alah tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha

dimana terdapat ketergantungan sistem antara orang, teknologi, dan prosedur untuk menangani

data dan informasi mulai dari mengumpulkan, mencatat, mengolah, menyimpan sampai dengan

mendistribusikannya.

Unsur-unsur Administrasi terdiri dari 8 unsur yaitu : pengorganisasian, manajemen ,

tata hubungan, kepegawaian, keuangan, perbekalan, tata usaha, perwakilan. Kedelapan unur

tersebut saling berkaitan dan yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk mencapai suatu

tertentu.

Tujuan Administrasi Perkantoran

1. Membantu perusahaan memelihara persaingan

2. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat

3. Membuat catatan dengan biaya minimal

4. Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan dimana

hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien

5. Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya

1. Jelaskan definisi kantor dalam arti sempit dan arti luas

2. Jelaskan pengertian Aministrasi Perkantoran

3. Apa saja unsur-unsur Administrasi Perkantoran

4. Sebutkan tujuan administrasi perkantoran


D. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

1. Kegiatan Kantor

Kegiatan kantor disetiap wilayah berbeda dari yang satu dengan yang lainnya. Semakin

luas tujuan kantor maka semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan.

Kegiatan kantor terdiri dari perencanaan perkantoran, pengorganisasian, pengarahan

perkantoran, pengawasan perkantoran, atau disingkat POAC.

Gambar 1 Kegiata Kantor

a. Perencanaan Perkantoran (Office Planning)

Perencanaan perkantoran adalah proses untuk menentukan arah kegiatan kantor,

dengan cara meninjau kembali faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor.

Perencanaan Kantor meliputi:

1) Perencanaan Gedung

2) Tata ruang kantor

3) Penerangan cahaya

4) Ventilasi

5) Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor

6) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

7) Anggaran perkantoran

8) Standar kualitas kerja

9) Sistem Informasi dan telekomunikasi


b. Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)

Pengorganisasian perkantoran adalah pengaturan berbagai macam fungsi

organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut,

meliputi:

1) Pembagian tugas dan pekerjaan lebih efisien

2) Pemelihara hubungan kerja yang baik dengan atasan atau bawahan

3) Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat,sesuai dengan jenis pekerjaan untuk

memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan

c. Pengarahan perkantoran (Office Actuating)

Pengarahan perkantoran adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan

efesiensi kerja secara maksimal sesuai target dan sasaran yang ditentukan serta

menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan Kantor meliputi:

1) Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan.

2) Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi

3) Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan

menghadapi kesulitan dalam pekerjaan.

4) Penyatuan visi misi karyawan Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

5) Perancangan cara komunikasi efektif dengan karyawan,agar komunikasi antara

atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar.

6) Pengguanaan tolak ukur yang adil dalam memberi gaji

d. Pengawasan Perkantoran (Office Controlling)

Pengawasan perkantoran adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang

telah direncanakan berjalan sesuai dengan target dan harapan. Objek pengawasan

perkantoran meliputi:

1) Pengguanaan peralatan dan perabot kantor

2) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

3) Kualitas pekerjaan kantor

4) Pelayanaan kantor


5) Waktu

6) Biaya perkantoran

2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran

Sarana dan fasillitas kerja perkantoran terdiri dari Lokasi kantor, Gedung, Peralatan,

interior dan Mesin-mesin kantor. Untuk lebih jelasnya, simak uraian berikut.

a. Lokasi kantor

Faktor-faktor yang diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor antara lain:

1) Faktor keamanan, keamanan ditujukan bukan untuk pegawai kantor saja

melainkan juga kolega/tamu yang datang ke kantor.

2) Faktor Lingkungan, lingkungan yang bersih dan indah akan memberikan

kenyamanan tersendiri bagi pengguna kantor.

3) Faktor harga, untuk menekan biaya produksi

b. Gedung

Faktor-Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan Gedung, antara lain:

1) Gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan

2) Gedung memiliki fasilitas yang memadai

3) Harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan)

c. Peralatan, digolongkan menjadi 2 kelompok, yaitu :

1) Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak, dan sebagainya yang

mempunyai peranan penting dalam setiap kantor. Perabotan kantor khusus untuk

menampung pekerjaan kantor yang bersifat administratif.

Gambar 2 Meja Kantor


Gambar 3 Kursi Kantor

Gambar 4 Lemari Kantor

2) Perbekalan kantor (office supplies) seperti kertas, pena, tinta printer dan peralatan

yang habis pakai lainnya. Perbekalan lain yang digunakan dalam pekerjaan tatausaha

misalnya bak surat, kalender meja, mistar, pena, tangkai pena, gunting, cap tanggal,

cap/stempel

Gambar 4 Perabot kantor


Gambar 5 Stapler

Gambar 6 Bak Buku

Gambar 7 Cap Tanggal

Gambar 8 Bantalan Stempel


Gambar 9 Perforator

d. Interior

Interior adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksaan

kerja dalam ruang kantor seperti penerangan, ventilasi, jendela, plafon dsb. Interior

dapat berupa benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi

menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyelesaikan

pekerjaan misalnya gambar-gambar, lukisan, patung, jam dinding, vas bunga dan lain

sebagainya.

Gambar 9 Interior Kantor

e. Mesin-mesin Kantor

Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan perencanaan

mesin-mesin kantor yang akan dipergunakan. Hal ini disesuaikan dengan prosedur

kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor. Contoh mesin-mesin kantor:


Rangkuman

Gambar 11cMesin Hitung

Gambar 12 Mesin Tik

Gambar 13 Kompuer

Ruang lingkup administrasi perkantoran terdiri dari kegiatan kantor; sarana

dan fasilitas kerja kantor. Kegiatan kantor terdiri dari perencanaan perkantoran,

pengorganisasian perkantoran, pengarahan perkantoran, pengawasan perkantoran,

atau disingkat POAC. Sedangkan sarana dan fasilitas kerja kantor terdiri dari lokasi

kantor, gedung, peralatan, interior, mesin-mesin kantor. Sedangkan fasilitas kantor

terdiri dari perlengkapan dan Peralatan kantor yang digolongkan menjadi:


Soal Latihan

Perbekalan kantor; adalah benda-benda yang akan habis pemakaiannya

sehari-hari di kantor. Benda ini biasanya digunakan untuk kegiatan tulis

menulis dan biasanya tidak tahan lama. Pengertian habis bukan berarti tidak

ada bekasnya namun masih ada tapi tidak dapat digunakan kembali. Contoh

perbekalan kantor:

1) Macam-macam kertas (HVS, stensil, karton, karbon, dll)

2) Tinta, lem, karet penghapus, pita mesin tik

3) Paper clip, jepitan kawat, stapler Lembar Latihan

Perabot kantor; adalah benda-benda kantor yang umumnya terbuat dari bahan

yang kuat seperti kayu atau baja yang digunakan untuk pekerjaan tatausaha.

Contoh perabot kantor antara lain: meja, kursi, lemari, hiasan kantor, perabot

kantor tempelan, dan alat bantu peraga (microphone, tv led).

1. Sebutkan ruang lingkup dari administrasi perkantoran terkait dengan aktivitas

kantor!

2. Apa yang dimaksud sarana dan fasilitas kantor? Sebutkan contohnya!

3. Apa saja yang termasuk dalam mesin-mesin kantor?


TUJUAN

Lembar Informasi

Lembar

Pengamatan

1. Siswa dapat mengerti tentang perkembangan administrasi yang ada pada perkantoran saat

ini

2. Siswa dapatmengevaluasi paradigma dan filosofi administrasi perkantoran untuk

memecahkan masalah sehari-hari

Pelajari kembali kegiatan belajar 1 dan 2. Amati aktivitas administrasi di sekolah / kantor

terdekat. Laporkan kepada guru untuk didiskusikan bersama-sama.

Lakukan pengamatan dan simpulkan pada lembar observasi berikut.

Nama perusahaan :

Alamat :

Bidang perusahaan :

Waktu pengamatan :

Beri tanda (√) pada keadaan kantor yang anda amati !

Tabel 1

Deskripsi Baik Cukup Kurang Keterangan Kelengkapan kantor terkait

dengan peralatan dan

perlengkapan kantor. Terkait

dengan ruang lingkup

administrasi perkantoran.

TUGAS/LANGKAH KERJA


1. Perabotan kantor (barang tak

habis pakai); meja, kursi, rak,

dan sebagainya.

2. Perbekalan kantor (barang

habis pakai); kertas, tinta,

bulpoin, dan sebagainya.

Kelengkapan mesin-mesin

kantor penunjang pekerjaan.

1. Mesin penghitung

2. Mesin tulis

3. Mesin pengganda

4. Mesin label

5. Mesin laminating

6. Mesin penghancur kertas

7. Mesin pemotong kertas

8. Printer

9. Scanner

10. Mesin penomor

11. Mesin komunikasi

(telepon, faximile, dll)

12. Mesin perekam (recorder)

13. Ohp, lcd

14. Komputer

Tata ruang kantor sesuai

dengan kebutuhan pekerjaan

Unsur-unsur administrasi

perkantoran dijalankan dengan

baik dalam aktivitas

administrasi perkantoran

Tabel Lembar Pengamatan


KESIMPULAN PENGAMATAN


Pilihan Ganda : Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat dengan memberi tanda ( x ) pada

huruf a,b,c,d atau e pada lembar jawaban

1. Sistem atau proses dan kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan

pengawasan sumberdaya manusia untuk mencapai tujuan adalah…

a. Administrasi

b. Pengorganisasian

c. Manajemen

d. Pengarahan

e. Perencanaan

2. Administrasi perkantoran merupakan perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian

pekerjaan kantor serta penggerakan mereka yang melakuaknnya agar mencapai tujuan

yang telah di tetapkan, definisi menurut….

a. George Terry

b. Althur Grager

c. Ulbert

d. WH Evans

e. Ernest Davies

3. Manajemen kantor sebagai suatu fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu

manajemen yang berkaitan dengan pelaksaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun

dan dimana pun pekerjaan itu dilakukan, adlaha definisi menurut…

a. George Terry

b. Arthur Grager

c. Ulbert

d. William Leffingwell dan Edwin Robinson

e. Ernest Davies

4. Menurut KBBI, adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan

(perusahaan), tempat bekerja merupakan definisi dari.....

a. Kantor

b. Gedung

c. Rumah

d. Kelas

e. Ruang

5. Kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan kegiatan

tatausaha, dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan, adalah pengertian

kantor menurut.....

LATIHAN


a. George Terry

b. Moekijat

c. Prasudi Atmosudirjo

d. W.H. Evans

e. Ernest Davies

6. Kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan

keterangan yang diperlukan adalah arti dari.....

a. Tata usaha

b. Humas

c. Manajemen

d. Perbekalan

e. Komunikasi

7. Dalam ruang lingkup administrasi perkantoran terdiri dari kegiatan kantor, salah satu

kegiatan kantor dari pengarahan adalah.....

a. Pelayanan kantor

b. Standar kualitas kerja

c. Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan

d. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

e. Aktivitas kantor

8. Rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan

dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerja sama yang dilakukan adalah pengertian

dari.....

a. Tata usaha

b. Humas

c. Manajemen

d. Perbekalan

e. Perwakilan

9. Tata usaha merupakan unsur administrasi, kegiatan yang dilakukan dalam bagian tata

usaha meliputi.....

a. Memelihara, mencatat

b. Menghimpun, memelihara

c. Menghimpun, mencatat

d. Mencatat, menyingkirkan

e. Mengadakan, mencatat


10. Perencanaan perkantoran meliputi ....., kecuali.....

a. Perencanaan gedung, standar kualitas kerja

b. Penerangan, tata ruang kantor

c. Anggaran, standar kualitas kerja

d. Anggaran, waktu

e. Standar kualitas kerja, perencanaan gedung

11. Salah satu sarana dan fasilitas kerja perkantoran yang merupakan bangunan dimana harus

memenuhi faktor keamanan, kesehatan, fasilitas memadai adalah.....

a. Lokasi

b. Kantor

c. Ruang

d. Gedung

e. Bangunan

12. Kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai

dengan harapan atau target adalah .....

a. Perencanaan

b. Pengorganisasian

c. Pengamanan

d. Pengarahan

e. Pengawasan

13. Peralatan dibedakan menjadi dua, perabot dan perbekalan/perlengkapan. Contoh perabot

dan perbekalan/perlengkapan yaitu .....

a. Meja, kursi, lemari, brankas, rak

b. Alat tulis, tinta, kertas

c. Komputer, mesin fotokopi, printer

d. Meja, kursi, lemari, alat tulis, tinta

e. Komputer, printer, meja, tinta

14. Proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor

yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor adalah pengertian dari....

a. Perencanaan

b. Pengamanan

c. Pengorganisasian

d. Pengarahan

e. Pengawasan


15. Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisai/perusahaan

merupakan bagian dari ....

a. Manajemen

b. Pengawasan

c. Pengorganisasi

d. Pengarahan

e. Pengamanan

16. Meja, kursi, rak, laci-laci dan sebagainya yang terbuat dari kayu, besi atau apapun bahan

lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor disebut....

a. Interior

b. Lokasi

c. Mesin kantor

d. Gedung

e. Perabotan

17. Berikut termasuk mesin-mesin yang digunakan dalam kantor, kecuali.....

a. Mesin penghitung, mesin laminating

b. Mesin pengganda, mesin penomor

c. Komputer, LCD

d. Mesin penghancur kertas, mesin labeling

e. Printer, mesin pemotong kertas

18. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan berkomunikasi, manajemen, mengelola

dokumen, dan mengelola adm. Keuangan merupakan.....

a. Fungsi kerja kantor

b. Tujuan administrasi perkantoran

c. Fungsi kantor

d. Tujuan manajemen perkantoran

e. Fungsi administrasi perkantoran

19. Isi dari kegiatan manajemen perkantoran yang meliputi perencanaan kantor,

pengorganisasian kantor, pengarahan kantor dan pengendalian kantor adalah.....

a. Ruang lingkup pekerjaan kantor

b. Ciri-ciri pekerjaan kantor

c. Fungsi pekerjaan kantor

d. Volume pekerjaan kantor

e. Jenis-jenis kantor


20. Kegiatan pembagian tugas dari suatu kegiatan disebut …

a. Administrasi

b. Pengorganisasian

c. Manajemen

d. Komunikasi

e. Tata usaha

Soal Essay

1. Jelaskan perbedaan pengertian administrasi dalam arti luas dan arti sempit

2. Sebutkan apa saja fungsi kerja perkantoran? Jelaskan secara singkat

3. Sebutkan ciri-ciri dari administrasi perkantoran

4. Jelaskan apa saja karakteristik administrasi

5. Salah satu karakteristik administrasi perkantoran adalah bersifat pelayan. Jelaskan apa

maksud dan berikan contohnya


KUNCI JAWABAN

Soal pilihan ganda :

1. C

2. A

3. D

4. A

5. B

6. A

7. C

8. E

9. C

10. D

11. D

12. E

13. D

14. A

15. C

16. E

17. C

18. B

19. A

20. B

Soal Essay

1. Arti luas adalah seluruh proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam mencapai

tujuan dengan memanfaatkan sarana prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil

guna.

Arti sempit adalah kegiatan yang meliputi: catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan

ringan, ketik-mengketik agenda dan sebagainya yang bersifat ketatausahaan.

2. Fungsi kerja kantor

a. Menerima informasi (to receive information).

Menerima informasi dalam bentuk surat, panggilan telepon, pesanan, faktur, dan laporan

mengenai berbagai kegiatan bisnis.

b. Merekam dan menyimpan data-data serta informasi (to record information).

Tujuan pembuatan rekaman adalah menyiapkan informasi sesegera mungkin apabila

manajemen meminta informasi tersebut. Beberapa rekaman (record) diminta untuk

disimpan menurut hukum (seperti anggaran dasar dan anggaran rumah tangga suatu


perseroan terbatas), atau disimpan untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam

perencanaan dan pengendalian perusahaan.

c. Mengatur informasi (to arrange information).

Informasi yang diakumulasi oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama layaknya ketika

diberikan, seperti mengumpulkan informasi dari sumber-sumber yang berbeda dan

membuat perhitungan/pembukuan. Kantor bertanggung jawab memberikan informasi

dalam bentuk terbaik dalam melayani manajemen.

d. Memberi informasi (to give infinmation).

Bila manajemen meminta sejumlah informasi yang diperlukan, kantor memberikan

informasi tersehut dari rekaman yang tersedia.Sebagian informasi yang diberikan bersifat

rutin, sebagian bersilat khusus. Informasi-formasi tersebut diberikan baik secara lisan

maupun tulisan.

e. Melindungi aset (to safeguard assets).

Mengamati secara cermat berbagai kegiatan dalam perusahaan seperti diperlihatkan

didalam rekaman dan mengantisipasi segala hal yang tidak menguntungkan yang mungkin

terjadi. Misalnya. Melaporkan adanya kekurangan persediaan, melaporkan adanya

sejumlah utang yang mungkin tidak terbayar saat akan jatuh tempo dsb. Kantor harus

berhati-hati terhadap makna rekaman dan memperhatikan dengan secara hal-hal yang

memerlukan tindakan manajemen

3. Adanya kelompok manusia (adanya 2 orang atau lebih)

b) Adanya kerjasama

c) Adanya proses/usaha/kegiatan

d) Adanya tujuan

e) Adanya bimbingan, kepemimpinan, pengasawan (tidak wajib)

4. Karakteristik administrasi perkantoran yaitu:

a. Bersifat pelayanan

Berfungsi membantu pekerjaan lain (pekerjaan utama/pokok) agar pekerjaan tersebut

dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Pekerjaan tidak langsung mendatangkan

keuntungan atau laba bagi perusahaan tapi sangat membantu menunjang keberhasilan

perusahaan dalam mencapai keuntungan terbaik.

b. Terbuka dan luas

Pekerjaan kantor dapat dilakukan dimana saja dalam suatu organisasi, tidak terbatas di

kantor saja tapi dapat pula dilakukan di luar kantor.

Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi

c. Dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang paling tinggi sampai karyawan

yang paling bawah sekalipun.


5. Bersifat pelayanan à Berfungsi membantu pekerjaan lain (pekerjaan utama/pokok) agar

pekerjaan tersebut dapat berjalan dengan efektif dan efisien.

Contohnya: tugas utama guru adalah mengajar dan mendidik siswa. dalam menjalankan

tugas guru memerlukan bantuan dari pekerjaan ketatausahaan seperti mencatat kemajuan

belajar siswa, menyiapkan rapot, dan lain sebagainya.


Format Penilaian Evaluasi Kognitif

No Rincian Tugas Kinerja (RTK) Skor Maksimum Skor Asesmen

Oleh siswa sendiri Oleh guru

1. Menyiapkan perlengkapan dan

peralatan yang akan digunakan

untuk mengerjakan latihan

(alat tulis dan buku tulis)

25

2 Menjawab setiap pertanyaan

yang diberikan dengan baik

dan benar berdasarkan

kemampuannya sendiri

40

3 Memberikan jawaban dengan

rinci dan jelas

35

Skor Total 100

Format Penilaian Kinerja Psikomotorik

A = sangat baik (76-100) B= Memuaskan (51-75)

C= menunjukkan kemampuan (26-50) D= Memperlukan Perbaikan (0-25)

No Aspek Hasil Penilaian

1. PERSIAPAN MATERI

a. Memcatat materi yang akan di praktikan

b. Mencari atau cara-cara mempraktikannya dengan

bertanya atau membaca materi

2. PELAKSANAAN

a. Penguasaan materi pada saat mempraktikkan

b. Kemampuan untuk membantu teman lain yang

kurang paham

c. Kecepatan dalam menyelesaikan tugas

3. PENYAJIAN TUGAS

a. Kerapihan dalam pengetikan

b. Kesesuaian dengan perintah yang dianjurkan

Skor Maksimum 175

Nilai = skor perolehan x 100

175

PENILAIAN


No Rian tugas kinerja Skor maksimum Skor Asesmen

Oleh siswa Oleh guru

1 Mengatur teks dengan baik

dan benar

35

2 Mengatur teks sesuai dengan

yang ditentukan dengan benar

35

3 Mengunakan pengaturan –

pengaturan teks dengan baik

dan benar

35

Skor Total 100

Format Lembar Pengamatan Sikap Peserta Didik

Petunjuk :

Untuk setiap perilaku ketrampilan social berikut ini , berilah penilaian atas ketrampilan social

menggunakan skala berikut ini:

A= sangat baik (76-100) C= menunjukan kemampuan (26-50)

B= memuaskan (51-75) D= Memerlukan Perbaikan (0-25)

Nama Peserta Didik :

Nomor Absen :

Materi saat diobservasi : mengoprasikan cara kerja dengan Microsoft word

No Sikap Kriteria

Ya Tidak

1. Jujur 1. Mengerjakan

tugas dengan

kemampuannya

sendiri

2. Membantu teman

dengan

memberikan

contoh atau bukti

2 Disiplin 1. Mengerjakan

tugas sesuai

waktu yang

ditetapkan

2. Mengumpulkan

hasil pekerjaan

tepat waktu


3 Tanggung jawab 1. Melaksanakan

tugas yang

diberikan oleh

guru

2. Menyelesaikan

pekerjaan sampai

tuntas

4 Keaktifan di kelas 1. Bertanya kepada

guru ataupun

teman lainya yang

mengerti

2. Mau menjelaskan

kepada teman-

temannya didepan

kelas

5 Peduli 1. Membantu teman

yang sedang

kesulitan dalam

mengerjakan

tugas

2. Memperhatikan

materi yang seang

dijelaskan oleh

guru

6 Ketelitian 1. Menyelesaikan

pekerjaan dengan

rapi dan benar

2. Memperhatikan

dan memperbaiki

setiap kesalahan

dari hasil kerjanya

7 Berkomunikasi 1. Mampu

memberikan

penjelasan kepada

temannya yang

tidak paham

2. Mampu

menjawab setiap

pertanyaan yang

diberrikan

8 Rasa ingin tahu 1. Mau mempelajari

materi berbagai

sumber yang ada


2. Mau bertanya

kepada guru

mengenai hal

yang kurang jelas

Skor Maksimum 400

Catatan : 𝑛𝑖𝑙𝑎𝑖 =𝑠𝑘𝑜𝑟 𝑝𝑒𝑟𝑜𝑙𝑒ℎ

400𝑥 100%


DAFTAR PUSTAKA

Gie. 20017. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : The Liang, 20017.

http://ainurroficks.blogspot.com/2012/05/sarana-dan-prasarana-kantor-pengertian.html?m-1.

(online). Diakses pada 18 November 2018.

http://silahkanngintip.blogspot.com//2011/04/pengertian-ruang-lingkup-administrasi.html?m=1.

(online). Diakses pada 18 November 2018.

http://santipamungkas.blogspot.com/2013/09/administrasi-perkantoran.html?m=1. (online). Diakses

pada 21 November 2018.

http://game.my.id/97/tujuan-fungsi-tugas-aspek-dan-bidang-kerja-manajemen-administrasi-

perkantoran.html?m=1. (online). Diakses pada 21 November 2018.

PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN 1€¦ · PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI...

Documents

Transcript of PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN 1€¦ · PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI...