Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks....

59
KURIKULUM 2013 NIKE ARDIANSAH 120412423460 Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

Transcript of Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks....

Page 1: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

KURIKULUM

2013

NIKE ARDIANSAH

120412423460

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

Page 2: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 1

KATA PENGANTAR

Puji syukur saya panjatkan kepada Tuhan yang Maha Esa karena

pembuatan modul yang berjudul “Mengevaluasi paradigma dan filosofi

administrasi perkantoran untuk memecahkan masalah sehari-hari” ini dapat

terselesaikan secara tepat waktu dan yang insyaAlloh akan bermanfaat bagi

siswanya. Bahan ajar yang diberikan dalam modul ini akan membantu

mempermudah bagi siswa dalam memahami tentang administrasi perkantoran itu

sendiri. Dalam modul ini dituangkan bahasan mengenai perkembangan

administrasi perkantoran yang sangat kompleks.

Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan

tergali rasa ingin tahunya dan bertambah pengetahuannya mengenai administrasi

perkantoran karena pelajaran tersebut adalah salah satu ilmu pengantar untuk

lebih mendalami administrasi perkantoran itu sendiri.

Akhir kata saya ucapakan terima kasih kepada dosen pembimbing

matakuliah yaitu Bapak Moh. Arif yang telah membimbing dalam penyusunan

modul ini serta teman-teman yang saling membantu dalam pembuatan modul ini.

Mohon maaf atas perkataan yang kurang berkenan. Semoga modul ini bermanfaat

bagi kita semua.

Penyusun

Nike Ardiansah

Page 3: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 2

DAFTAR ISI

HALAMANAN SAMPUL

KATA PENGANTAR ............................................................................. 1

DAFTAR ISI ............................................................................................ 2

STANDAR ISI ......................................................................................... 6

SILABUS .................................................................................................. 6

POKOK BAHASAN ............................................................................... 8

PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL ............................................... 9

TUJUAN................................................................................................... 10

PETA KONSEP ....................................................................................... 10

PEMBAHASAN

1. KEGIATAN BELAJAR 1 ................................................................................ 11

a. Tujuan ..................................................................................................... 11

b. Lembar Informasi ................................................................................. 11

c. Rangkuman ............................................................................................ 15

d. Lembar Latihan ..................................................................................... 16

2. KEGIATAN BELAJAR 2 ................................................................................ 17

a. Tujuan ..................................................................................................... 17

b. Lembar Informasi ................................................................................. 17

c. Rangkuman ............................................................................................ 29

d. Lembar Latihan ..................................................................................... 30

3. KEGIATAN BELAJAR 3 ................................................................................ 31

a. Tujuan ..................................................................................................... 31

b. Lembar Informasi ................................................................................. 31

c. Lembar Pengamatan ............................................................................. 31

4. KEGIATAN BELAJAR 4 ................................................................................ 34

a. Tujuan ..................................................................................................... 34

b. Lembar Informasi ................................................................................. 34

c. Lembar Pengamatan ............................................................................. 34

Page 4: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 3

5. KEGIATAN BELAJAR 5 ................................................................................ 37

a. Tujuan ...................................................................................................... 37

b. Lembar Informasi .................................................................................. 37

c. Lembar Pengamatan ............................................................................. 37

LEMBAR KUNCI JAWABAN ..................................................................................

1. KUNCI JAWABAN KEGIATAN BELAJAR 1 ........................................ 41

2. KUNCI JAWABAN KEGIATAN BELAJAR 2 ........................................ 43

3. KUNCI JAWABAN KEGIATAN BELAJAR 3 ........................................ 44

4. KUNCI JAWABAN KEGIATAN BELAJAR 4 ........................................ 44

5. KUNCI JAWABAN KEGIATAN BELAJAR 5 ........................................ 45

UMPAN BALIK ............................................................................................................... 46

KUNCI JAWABAN ........................................................................................................ 54

GLOSARIUM ................................................................................................................... 55

DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................................... 57

Page 5: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 4

DAFTAR GAMBAR

GAMBAR HALAMAN

Gbr 1. Contoh aktivitas kantor......................................................................................... 17

Gbr 2. Meja kantor .............................................................................................................. 20

Gbr 3. Kursi kantor ............................................................................................................. 21

Gbr 4. Rak ............................................................................................................................ 21

Gbr 5. Perabot kantor ......................................................................................................... 22

Gbr 6. Stapler ....................................................................................................................... 22

Gbr 7. Bak surat................................................................................................................... 22

Gbr 8. Cap tanggal .............................................................................................................. 22

Gbr 9. Bantalan stempel .................................................................................................... 22

Gbr 10. Perforator .............................................................................................................. 22

Gbr 11. Interior .................................................................................................................... 22

Gbr 12. Mesin hitung ......................................................................................................... 23

Gbr 13. Mesin ketik ............................................................................................................ 24

Gbr 14. Mesin pengganda ................................................................................................. 25

Gbr 15. Mesing labeling .................................................................................................... 25

Gbr 16. Mesin laminating .................................................................................................. 25

Gbr 17. Mesin penghancur kertas .................................................................................... 26

Gbr 18. Alat pemotong kertas........................................................................................... 26

Gbr 19. Printer ..................................................................................................................... 26

Gbr 20. Scanner ................................................................................................................... 27

Gbr 21. Mesin penomor ..................................................................................................... 27

Gbr 22. Mesin komunikasi ................................................................................................ 27

Gbr 23. OHP ........................................................................................................................ 28

Gbr 24. LCD ........................................................................................................................ 28

Gbr 25. Komputer/laptop .................................................................................................. 29

Page 6: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 5

DAFTAR TABEL

TABEL PENGAMATAN HALAMAN

TABEL 1 .............................................................................................................................. 31

TABEL 2 .............................................................................................................................. 34

Page 7: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 6

STANDARD ISI

Satuan Pendidikan : SMK

Kelas /Semester : X/1

SILABUS

Kompetensi Inti:

KI 1: Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

KI 2: Menghayati dan Mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab,

peduli (gotong royong, kerjasama, toleran, damai), santun, responsif dan

pro-aktif dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai

permasalahan dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial

dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam

pergaulan dunia.

KI 3: Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual,

konseptual, dan prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu

pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dalam wawasan

kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab

fenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk

memecahkan masalah.

KI 4: Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak

terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara

mandiri, dan mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan

langsung.

Page 8: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 7

Kompetensi

Dasar Materi Pokok Pembelajaran Penilaian

Alokasi

Waktu

Sumber

Belajar

4.1 Mengevaluasi

paradigma

dan filosofi

administrasi

perkantoran

untuk

memecahkan

masalah yang

terjadi sehari-

hari

Hakikat

Administrasi

Perkantoran

Pengertian

kantor dan

administrasi

perkantoran

Unsur-unsur

Administrasi

Perkantoran

Ruang

lingkup

administrasi

perkantoran

Tujuan

administrasi

perkantoran

Mengamati

Mengamati aktivitas

administrasi di

sekolah/kantor

terdekat sebagai

bentuk keteraturan

atas kebesaran

Tuhan yang

menciptakannya.

Menanya

Memberikan

kesempatan peserta

dididk menanyakan

hal yang berkaitan

dengan kegiatan

administrasi

perkantoran

Eksperimen/explor

e

Mencari informasi

mengenai paradigma

dan filosofis

administrasi

perkantoran.

Asosiasi

Menghubungkan

paradigma dan

filosofi administrasi

perkantoran dengan

perilaku efektif dan

efisien

Komunikasi

Mempresentasikan

bahan presentasi

yang telah dibuat.

Tugas

Membuat

bahan

paparan

mengenai

paradigma

dan filosofis

Administrasi

Perkantoran

Observasi

Mengamati

perilaku

peserta didik

selama

melakukan

pembelajaran

Portofolio

Dapat berupa

Artikel, Foto,

Gambar,

Ringkasan,

Resensi

mengenai

paradigma

dan filosofi

adminstrasi

perkantoran.

Penilaian

Produk

Penilaian

bahan

paparan

peserta didik.

Penilaian

Kinerja

Penilaian

4 X 2

JP

Manajemen

Administrasi

Perkantoran,

Modul

Administrasi

Perkantoran,

P4TK Bispar

Manajemen

Kearsipan

Sistem

Informasi

Manajemen

Memahami

Prinsip-

Prinsip

Penyelenggara

an Kantor

Page 9: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 8

Kompetensi

Dasar Materi Pokok Pembelajaran Penilaian

Alokasi

Waktu

Sumber

Belajar

pada saat

peserta didik

dalam

mempresenta

sikan bahan

paparan yang

dibuatnya

Tes

Melakukan

tes untuk

mengetahui

pemahaman

peserta didik

terhadap

paradigma

dan filosofis

Administrasi

Perkantoran

POKOK BAHASAN

1. Pengertian administrasi perkantoran dan kantor

2. Unsur-unsur administrasi perkantoran

3. Ruang lingkup administrasi perkantoran

4. Tujuan administrasi perkantoran

Page 10: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 9

PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL

Modul yang berjudul “mengevaluasi paradigma dan filosofi administrasi

perkantoran untuk memecahkan masalah sehari-hari” ini membahas mengenai

pengertian administrasi perkantoran dan kantor itu sendiri, unsur-unsur

administrasi perkantoran, ruang lingkup administrasi perkantoran, dan tujuan

administrasi perkantoran. Modul ini memberikan beberapa konten untuk

membantu siswa agar mudah untuk mendalami materi dengan dilengkapi:

Adapun langkah-langkah dalam penggunaan modul ini adalah:

1. Pelajari dengan baik dan seksama rangkuman isi materi yang telah

diberikan.

2. Lakukan refleksi kepada guru maupun teman apabila ada hal yang belum

dimengerti.

3. Tanyakan kepada pembimbing (guru) apabila ada yang belum dipahami.

4. Diskusikan apa yang belum dimengerti.

5. Kerjakan latihan/tugas yang telah diberikan.

6. Lakukan pengamatan seperti yang ada pada lembar kerja dan lembar

latihan siswa.

7. Laporkan hasil pekerjaan kepada guru.

Page 11: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 10

TUJUAN

Setelah mempelajari modul ini diharapkan:

1. Siswa dapat memahami hakikat administrasi perkantoran.

2. Siswa dapat mengerti unsur-unsur administrasi perkantoran.

3. Siswa dapat memahami ruang lingkup administrasi perkantoran.

4. Siswa dapat mengerti tentang perkembangan administrasi yang ada pada

perkantoran saat ini.

5. Siswa dapat memahami tujuan dilakukannya administrasi perkantoran.

6. Siswa dapat mengevaluasi paradigma dan filosofi administrasi perkantoran

untuk memecahkan masalah sehari-hari.

PETA KONSEP

PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN

PENGERTIAN KANTOR DAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI PERKANTORAN

RUANG LINGKUP ADMINISTRASI PERKANTORAN

TUJUAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

Page 12: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 11

Tujuan

Lembar Informasi

KEGIATAN BELAJAR

KEGIATAN BELAJAR 1

1. Siswa dapat memahami hakikat administrasi perkantoran

2. Siswa dapat memahami unsur-unsur administrasi perkantoran

3. Siswa mengetahui tujuan administrasi perkantoran

4. Siswa dapat mengumpulkan informasi mengenai administrasi perkantoran

secara aktif melalui sumber belajar yang ada.

A. Pengertian kantor dan administrasi perkantoran

B. Unsur-unsur administrasi perkantoran

C. Tujuan administrasi perkantoran

A. Pengertian kantor dan administrasi perkantoran

Ada beberapa pengertian administrasi perkantoran yaitu:

1. Menurut William Spriegel dan Ernest Davies

Dalam buku “Principles of Business Organization and

Operation”, manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh

terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufakturing,

pergudangan, dan penjualan.

2. Menurut George R. Terry

Dalam buku”Office Management and Control”, manajemen kantor

adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan

Page 13: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 12

pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai

tujuan

3. Menurut Arthur Granger

Dalam buku “National Office Management Association

Report”, manajemen kantor adalah fungsi dari tata

penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dari suatu

organisasi.

4. Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson

Dalam buku”Textbook of Office Management, manajemen kantor

sebagai suatu fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu

manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor

secara efisien, kapan pun dan dimana pun pekerjaan itu dilakukan.

5. Menurut W. H Evans

Dalam buku “Administrasi Perkantoran Modern”, administrasi

perkantoran sebagai fungsi yang berkaitan dengan manajemen

dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan, yaitu proses

pengolahan data, komunikasi dan memori organisasi

Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan

yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang

mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan

pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan dan juga

membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.

Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa

administrasi perkantoran atau manajemen perkantoran adalah rangkaian

kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun),

mengarahkan, mengawasi (melakukan control), serta menyelenggarakan

secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.

Secara etimologi kantor berasal dari Belanda: kantoor, yang

maknanya ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan,

instansi dan sebaginya. Dalam bahasa inggris office memiliki makna yaitu

tempat memberikan pelayanan, posisi, atau ruang tempat kerja. Pengertian

Page 14: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 13

kantor dapat dibedakan menjadi 2 yaitu kantor dalam arti dinamis dan

kantor dalam arti statis. Kantor dalam arti dinamis merupakan proses

penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan,

penyimpanan, dan penyampaian/pendistribusian data/informasi, atau dapat

dikatakan kantor dalam arti dinamis merupakan kegiatan ketatausahaan

atau kegiatan administrasi. Sedangkan kantor dalam arti statis berarti

ruang kerja, kamar kerja, markas, biro, instansi, lembaga, jawatan, badan

usaha, serta tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan,

pencatatan, pengolahan, penyimpanan, penyampaian/pendistribusian

data/informasi. Selain pengertian-pengertian tersebut ada beberapa

pengertian kantor secara statis menurut beberapa ahli diantaranya:

1. Menurut Moekijat (1997) kantor adalah setiap tempat yang

biasanya dipergunakan untuk melaksanakan kegiatan tatausaha,

dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan.

2. Prajudi Atmosudirjo (1982) kantor adalah unit organisasi terdiri

atas tempat, staf personel dan operasi ketatausahaan guna

membantu pimpinan

3. Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia) kantor adalah

balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan

atau juga disebut tempat bekerja.

Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa kantor adalah tempat

diselenggarakannya kegiatan tata usaha di mana terdapat ketergantungan

sistem antara orang, teknologi, dan prosedur untuk menangani data dan

informasi mulai dari mengumpulkan, mencatat, mengolah, menyimpan

sampai dengan mendistribusikannya.

B. Unsur-unsur adminitrasi perkantoran

Menurut The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran

Modern, administrasi merupakan suatu kebulatan proses penyelenggaraan

yang mengandung delapan unsur administrasi, yaitu pengorganisasian,

manajemen, tata hubungan, kepegawaian, keuangan, perbekalan, tata

usaha, dan perwakilan. Kedelapan unsur tersebut saling berkaitan dan yang

Page 15: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 14

dilakukan oleh sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut.

1. Pengorganisasian

Pengorganisasian merupakan rangkaian perbuatan menyusun suatu

kerangkan organisasi yang menjadi wadah atau tempat bagi setiap

kegiatan dalam usaha kerja sama mencapai tujuan yang telah

ditentukan.

2. Manajemen

Manajemen merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan

karyawan karyawan dan mengerakkan segenap fasilitas kerja agar

tujuan kerja sama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai.

3. Tata hubungan

Tata hubungan merupakan rangkaian perbuatan menyampaikan

warta dari saru pihak ke pihak lain dalam usaha kerja sama.

4. Kepegawaian

Kepegawaian merupakan rangkaian perbuatan mengatur dan

mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama.

5. Keuangan

Keuangan merupakan rangkaian perbuatan mengelula segi-segi

pembelanjaan dalam usaha kerja sama.

6. Perbekalan

Perbekalan merupakan rangkaian perbuatan mengadakan,

mengatur pemakaian, mendaftar, memelihara sanpai

menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah tidak diperlukan

dalan usaha kerja sama.

7. Tata usaha

Tata usaha merupakan rangkaian perbuatan menghimpun,

mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan

keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerja sama.

Page 16: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 15

Rangkuman

8. Perwakilan

Perwakilan merupakan rangkaian perbuatan menciptakan

hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari

masyarakat sekitar terhadap usaha kerja sama yang dilakukan.

C. Tujuan administrasi perkantoran, secara garis besar.

1. Membantu perusahaan memelihara persaingan.

2. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yg cermat.

3. Membuat catatan dengan biaya minimal.

4. Memberikan semua keterangan yang lengkap & diperlukan siapa

saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan

perusahaan secara efisien.

5. Memberikan catatan & laporan yang cukup dengan biaya serendah-

rendahnya.

Dari banyak definisi-definisi tersebut dapat dirangkumkan bahwa

administrasi perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan,

mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan

petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai

menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal dalam kegiatan ketatausahaan.

Sedangkan kantor itu sendiri adalah tempat diselenggarakannya kegiatan tata

usaha di mana terdapat ketergantungan sistem antara orang, teknologi, dan

prosedur untuk menangani data dan informasi mulai dari mengumpulkan,

mencatat, mengolah, menyimpan sampai dengan mendistribusikannya

Unsur-unsur administrasi terdiri dari 8 unsur yaitu: Pengorganisasian,

Manajemen, Tata hubungan, Kepegawaian, Keuangan,Perbekalan, Tata usaha,

Perwakilan. Kedelapan unsur tersebut saling berkaitan dan yang dilakukan oleh

sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Tujuan administrasi perkantoran

1. Membantu perusahaan memelihara persaingan.

2. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yg cermat.

Page 17: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 16

Lembar Latihan

3. Membuat catatan dgn biaya minimal.

4. Memberikan semua keterangan yg lengkap & diperlukan siapa saja, kapan

dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara

efisien.

5. Memberikan catatan & laporan yg cukup dgn biaya serendah-rendahnya.

1. Jelaskan definisi kantor dalam arti sempit dan arti luas!

2. Jelaskan pengertian administrasi perkantoran!

3. Apa saja unsur-unsur administrasi perkantoran?

4. Sebutkan tujuan administrasi perkantoran!

Page 18: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 17

Tujuan

Lembar Informasi

KEGIATAN BELAJAR 2

1. Siswa dapat mengerti dan memahami ruang lingkup administrasi

perkantoran

2. Siswa dapat menjadikan pedoman ruang lingkup administrasi perkantoran

sebagai sumber materi yang akan dipelajari.

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran.

Ruang lingkup administrasi perkantoran terdiri dari kegiatan kantor dan sarana

dan fasilitas kerja kantor.

1. Kegiatan Kantor

Kegiatan Kantor di setiap perusahaan berbeda antara satu dengan lainnya.

Semakin luas tujuan kantor maka semakin besar pula kegiatan perkantoran

yang di lakukan. Kegiatan kantor terdiri dari perencanaan perkantoran,

pengorganisasian perkantoran, pengarahan perkantoran, pengawasan

perkantoran, atau disingkat POAC.

Gbr 1. Contoh aktivitas kantor

Page 19: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 18

a. Perencanaan Perkantoran (Office Planning)

Perencanaan perkantoran adalah proses menentukan arah kegiatan

kantor, dengan cara meninjau kembali faktor yang mempengaruhi

tercapainya tujuan kantor. Perencanaan Kantor meliputi:

1) Perencanaan Gedung

2) Tata ruang kantor

3) Penerangan cahaya

4) Ventilasi

5) Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor

6) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

7) Anggaran perkantoran

8) Standar kualitas kerja

9) Sistem Informasi dan telekomunikasi

b. Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)

Pengorganisasian perkantoran adalah pengaturan berbagai macam

fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi

organisasi tersebut, meliputi:

1) Pembagian tugas dan pekerjaan lebih efisien

2) Pemelihara hubungan kerja yang baik dengan atasan atau bawahan

3) Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat,sesuai dengan jenis

pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan

c. Pengarahan perkantoran (Office Actuating)

Pengarahan perkantoran adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan

efektivitas dan efesiensi kerja secara maksimal sesuai target dan sasaran

yang ditentukan serta menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan

dinamis. Pengarahan Kantor meliputi:

1) Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan

terhadap bawahan.

2) Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi

3) Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah

ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan.

4) Penyatuan visi misi karyawan.

Page 20: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 19

5) Perancangan cara komunikasi efektif dengan karyawan,agar

komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar.

6) Pengguanaan tolak ukur yang adil dalam memberi gaji

d. Pengawasan Perkantoran (Office Controlling)

Pengawasan perkantoran adalah kegiatan memastikan bahwa

sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan target dan

harapan. Objek pengawasan perkantoran meliputi:

1) Pengguanaan peralatan dan perabot kantor

2) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

3) Kualitas pekerjaan kantor

4) Pelayanaan kantor

5) Waktu

6) Biaya perkantoran

2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran

Sarana dan fasillitas kerja perkantoran terdiri dari Lokasi kantor, Gedung,

Peralatan, interior dan Mesin-mesin kantor. Untuk lebih jelasnya, simak uraian

berikut.

a. Lokasi kantor

Faktor-faktor yang diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor

antara lain:

1) Faktor keamanan, keamanan ditujukan bukan untuk pegawai kantor

saja melainkan juga kolega/tamu yang datang ke kantor.

2) Faktor Lingkungan, lingkungan yang bersih dan indah akan

memberikan kenyamanan tersendiri bagi pengguna kantor.

3) Faktor harga, untuk menekan biaya produksi

b. Gedung

Faktor-Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan Gedung, antara

lain:

1) Gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan

2) Gedung memiliki fasilitas yang memadai

3) Harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan

keuntungan)

Page 21: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 20

c. Peralatan, digolongkan menjadi 2 kelompok, yaitu :

1) Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak, dan

sebagainya yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor.

Perabotan kantor khusus untuk menampung pekerjaan kantor yang

bersifat administratif.

Gbr 2. Meja Kantor

Page 22: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 21

Gbr 3. Kursi kantor

Gbr 4. Rak

Page 23: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 22

2) Perbekalan kantor (office supplies) seperti kertas, pena, tinta printer

dan peralatan yang habis pakai lainnya. Perbekalan lain yang

digunakan dalam pekerjaan tatausaha misalnya bak surat, kalender

meja, mistar, pena, tangkai pena, gunting, cap tanggal, bantalan

cap/stempel/

Gbr 5. Perabotan Kantor Gbr 6. Stapler

Gbr 7. Bak Surat Gbr 8. Cap Tanggal

Gbr 9. Bantalan Stempel Gbr 10. Perforator

Page 24: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 23

d. Interior

Interior adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang

pelaksaan kerja dalam ruang kantor seperti penerangan, ventilasi, jendela,

plafon dsb. Interior dapat berupa benda-benda kantor yang digunakan

untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat

dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan misalnya gambar-

gambar, lukisan, patung, jam dinding, vas bunga dan lain sebagainya.

Gbr 11. Interior

e. Mesin-mesin Kantor

Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan

perencanaan mesin-mesin kantor yang akan dipergunakan. Hal ini

disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor.

Contoh mesin-mesin kantor:

Page 25: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 24

1) Mesin penghitung

Gbr 12. Mesin Hitung

2) Mesin tulis

mesin ketik manual

mesin ketik elektrik

Gbr 13. Mesin ketik

Page 26: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 25

3) Mesin pengganda

Gbr 14. Mesin pengganda

4) Mesin label

Gbr 15. Mesin labelling

5) Mesin laminating

Gbr 16. Mesin laminating

Page 27: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 26

6) Mesin penghancur kertas

Gbr 17. Mesin penghancur kertas

7) Pemotong kertas

Gbr 18. Alat pemotong kertas

8) Printer

Gbr 19. Printer

Page 28: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 27

9) Scanner

Gbr 20. Scanner

10) Mesin penomor

Gbr 21. Mesin penomor

11) Mesin-mesin komunikasi

Gbr 22. Mesin komunikasi

Page 29: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 28

12) Mesin perekam (recorder)

13) Ohp, lcd

ohp

Gbr 23. OHP

lcd

Gbr 24. LCD

Page 30: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 29

Rangkuman

14) Komputer.

Gbr 25. Komputer/laptop

Ruang lingkup administrasi perkantoran terdiri dari kegiatan kantor;

sarana dan fasilitas kerja kantor. Kegiatan kantor terdiri dari perencanaan

perkantoran, pengorganisasian perkantoran, pengarahan perkantoran, pengawasan

perkantoran, atau disingkat POAC. Sedangkan sarana dan fasilitas kerja kantor

terdiri dari lokasi kantor, gedung, peralatan, interior, mesin-mesin kantor.

Sedangkan fasilitas kantor terdiri dari perlengkapan dan Peralatan kantor yang

digolongkan menjadi:

Perbekalan kantor; adalah benda-benda yang akan habis

pemakaiannya sehari-hari di kantor. Benda ini biasanya digunakan

untuk kegiatan tulis menulis dan biasanya tidak tahan lama.

Pengertian habis bukan berarti tidak ada bekasnya namun masih

ada tapi tidak dapat digunakan kembali. Contoh perbekalan

kantor:

1) Macam-macam kertas (HVS, stensil, karton, karbon, dll)

2) Tinta, lem, karet penghapus, pita mesin tik

3) Paper clip, jepitan kawat, stapler

Page 31: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 30

Lembar Latihan

Perabot kantor; adalah benda-benda kantor yang umumnya terbuat

dari bahan yang kuat seperti kayu atau baja yang digunakan untuk

pekerjaan tatausaha. Contoh perabot kantor antara lain: meja,

kursi, lemari, hiasan kantor, perabot kantor tempelan, dan alat

bantu peraga (microphone, tv led).

1. Sebutkan ruang lingkup dari administrasi perkantoran terkait dengan

aktivitas kantor!

2. Apa yang dimaksud sarana dan fasilitas kantor? Sebutkan contohnya!

3. Apa saja yang termasuk dalam mesin-mesin kantor?

Page 32: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 31

Tujuan

Lembar Informasi

Lembar Pengamatan

KEGIATAN BELAJAR 3

1. Siswa dapat mengerti tentang perkembangan administrasi yang ada pada

perkantoran saat ini.

2. Siswa dapat mengevaluasi paradigma dan filosofi administrasi perkantoran

untuk memecahkan masalah sehari-hari.

Pelajari kembali kegiatan belajar 1 dan 2. Amati aktivitas administrasi di

sekolah/kantor terdekat. Laporkan kepada guru untuk didiskusikan bersama-sama.

Lakukan pengamatan dan simpulkan pada lembar obeservasi berikut.

Nama Perusahaan :

Alamat :

Bidang perusahaan :

Waktu pengamatan :

Beri tanda cek lis ( √ ) pada keadaan kantor yang Anda amati!

Tabel 1

Deskripsi Baik Cukup Kurang Keterangan

Kelengkapan kantor terkait

dengan peralatan dan

perlengkapan kantor. Terkait

dengan ruang lingkup

administrasi perkantoran.

1. Perabotan kantor (barang

tak habis pakai); meja,

kursi, rak, dan sebagainya.

Page 33: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 32

2. Perbekalan kantor (barang

habis pakai); kertas, tinta,

bulpoin, dan sebagainya.

Kelengkapan mesin-mesin

kantor penunjang pekerjaan.

1. Mesin penghitung

2. Mesin tulis

3. Mesin pengganda

4. Mesin label

5. Mesin laminating

6. Mesin penghancur kertas

7. Mesin pemotong kertas

8. Printer

9. Scanner

10. Mesin penomor

11. Mesin komunikasi

(telepon, faximile, dll)

12. Mesin perekam (recorder)

13. Ohp, lcd

14. Komputer

Tata ruang kantor sesuai

dengan kebutuhan pekerjaan

Unsur-unsur administrasi

perkantoran dijalankan dengan

baik dalam aktivitas

administrasi perkantoran

Page 34: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 33

KESIMPULAN PENGAMATAN

Page 35: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 34

Tujuan

Lembar Informasi

Lembar Pengamatan

KEGIATAN BELAJAR 4

1. Siswa dapat mengerti tentang perkembangan administrasi yang ada pada

perkantoran saat ini.

2. Siswa dapat mengevaluasi paradigma dan filosofi administrasi perkantoran

untuk memecahkan masalah sehari-hari.

Pelajari kembali kegiatan belajar 1 dan 2. Amati aktivitas administrasi di

sekolah/kantor terdekat terkait dengan ruang lingkup administrasi perkantoran.

Laporkan kepada guru untuk didiskusikan bersama-sama.

Lakukan pengamatan dan simpulkan pada lembar obeservasi berikut.

Nama Perusahaan :

Alamat :

Bidang perusahaan :

Waktu pengamatan :

Beri tanda cek lis ( √ ) pada keadaan kantor yang Anda amati!

Tabel 2

Deskripsi Baik Cukup Kurang Keterangan

1. Kegiatan kantor

a. Perencanaan gedung

b. Tata ruang kantor

c. Ventilasi

d. Pembagian tugas dan

pekerjaan

e. Pelayanan kantor

f. Kualitas pekerjaan

kantor

Page 36: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 35

2. Sarana dan fasilitas kantor

a. Lokasi kantor

b. Kelayakan gedung

c. Kelengkapan peralatan

dan perabotan kantor

d. Interior kantor

e. Mesin-mesin yang

digunakan

3. Secara keseluruhan ruang

lingkup administrasi

perkantoran menunjang

kegiatan kantor sehingga

mampu tercapai tujuan

secara efektif dan efisien.

(pada kantor yang Anda

amati).

Page 37: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 36

KESIMPULAN PENGAMATAN

Page 38: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 37

Tujuan

Lembar Informasi

Lembar Pengamatan

KEGIATAN BELAJAR 5

1. Siswa dapat mengerti tentang perkembangan administrasi yang ada pada

perkantoran saat ini.

2. Siswa dapat mengevaluasi paradigma dan filosofi administrasi perkantoran

untuk memecahkan masalah sehari-hari.

Pelajari kembali materi tentang administrasi perkantoran. Amati kegiatan dan

aktivitas yang dilakukan pegawai kantor tersebut. Jawab pertanyaan berikut sesuai

dengan hasil pengamatan Anda. Lakukan pengamatan secara berkelompok 3-4

orang. Diskusikan hasil pengamatan. Laporkan hasil pengamatan kepada guru

untuk dibahas bersama-sama.

1. Apakah yang dilakukan pegawai kantor dalam melakukan pekerjaannya

sudah memenuhi hakikat administrasi perkantoran itu sendiri mulai dari

merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan,

mengawasi (melakukan control), serta menyelenggarakan secara tertib

berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan?

JAWAB

Page 39: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 38

2. Bagaimana perkembangan administrasi perkantoran pada zaman dahulu

hingga sekarang? Terkait dengan kegiatan-kegiatan kantor, peralatan dan

perlengkapan yang digunakan, serta mesin-mesin kantor yang menunjang

kegiatan kantor.

JAWAB

3. Menurut hasil pengamatan Anda apakah paradigma/perkembangan dan

filosofi administrasi perkantoran yang ada pada perusahaan yang Anda

amati bisa digunakan untuk memecahkan permasalahan sehari-hari secara

Page 40: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 39

efektif dan efisien, misal mengenai administrasi sipil, pengarsipan

dokumen, surat menyurat dan sebagainya

JAWAB

4. Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson, manajemen kantor

sebagai suatu fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu

manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara

efisien, kapan pun dan dimana pun pekerjaan itu dilakukan. Dari pendapat

tersebut yang menyatakan kantor adalah suatu fungsi yang merupakan

cabang dari seni, apakah hal itu bisa dikatakan bahwa kantor mengalami

perkembangan yang terkait dengan paradigma administrasi perkantoran?

JAWAB

Page 41: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 40

Page 42: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 41

LEMBAR

KUNCI JAWABAN

Kunci Jawaban Kegiatan Belajar 1

1. Definisi kantor

Kantor adalah bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan

administrasi dan tempat pengendalian kegiatan informasi. Lebih lanjut lagi

dapat disebutkan bahwa kantor adalah pusat pengelolaan data dan

keterangan serta tempat konsentrasi pimpinan dan para staf personil

(pegawai) melakukan aktivitas manajemen. Apabila memperhatikan

definisi-definisi di atas pengertian kantor bisa ditinjau dari dua segi, yaitu:

1. Dari segi fisik

Kantor dilihat dari bentuk luar atau gedung yang bersifat statis, yaitu

suatu tempat penyelenggaraan kegiatan-kegiatan manajemen. Misalnya,

pemeliharaan warkat (records keeping) dan pengurus informasi

(information handling).

2. Dari segi aktivitas

Kantor dilihat dari kegiatannya yang bersifat dinamis, yakin adanya

pembagian pekerjaan di antara mereka yang bekerja sama untuk mencapai

tujuan tersebut

Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa kantor adalah tempat

diselenggarakannya kegiatan tata usaha di mana terdapat ketergantungan

sistem antara orang, teknologi, dan prosedur untuk menangani data dan

informasi mulai dari mengumpulkan, mencatat, mengolah, menyimpan

sampai dengan mendistribusikannya.

2. Pengertian administrasi perkantoran dan kantor itu sendiri sangat banyak

menurut beberapa pendapat. Namun secara umum administrasi

perkantoran adalah rangkaian kegiatan merencanakan, mengorganisasi

(mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi (melakukan control),

Page 43: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 42

serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau

pekerjaan ketatausahaan.

Sedangkan untuk pengertian kantor itu sendiri adalah suatu tempat dalam

bentuk ruangan ataupun gedung yang digunakan untuk melakukan

kegiatan-kegiatan kantor mulai dari mengumpulkan, mencatat, mengolah,

menyimpan sampai mendistribusikan data yang telah dilengkapi dengan

fasilitas-fasilitas untuk menunjang tercapainya suatu tujuan dari kegiatan

kantor itu sendiri.

3. Unsur-unsur administrasi perkantoran yaitu pengorganisasian, manajemen,

tata hubungan, kepegawaian, keuangan, perbekalan, tata usaha, dan

perwakilan.

4. Tujuan administrasi perkantoran adalah

a. Membantu perusahaan memelihara persaingan.

b. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yg cermat.

c. Membuat catatan dengan biaya minimal.

d. Memberikan semua keterangan yang lengkap & diperlukan siapa saja,

kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan

secara efisien.

e. Memberikan catatan & laporan yang cukup dengan biaya serendah-

rendahnya.

Page 44: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 43

Kunci Jawaban Kegiatan Belajar 2

1. Aktivitas manajemen kantor sangat luas dan antara berbagai bentuk badan

usaha tidak sama. Hal ini dipengaruhi oleh luasnya tujuan dari masing-

masing badan usaha. Semakin luas tujuan yang akan dicapai, semakin luas

pula aktivitas manajemen perkantorannya, disamping dipengaruhi oleh

faktor luasnya tujuan yang hendak dicapai. Aktivitas manajemen kantor

juga dipengaruhi oleh adanya suatu keseragaman dan kesepakatan antara

para ahli, tentang aktivitas apa saja yang harus menjadi fungsi seorang

manajer kantor. Aktivitas pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari

aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan perencanaan perkantoran,

pengorganisasian perkantoran, pengarahan perkantoran, pengawasan

perkantoran.

2. Sarana dan fasilitas kantor adalah properti yang digunakan untuk

menunjang kegiatan kantor untuk tercapainya suatu tujuan/pekerjaan.

Sarana kantor misalnya dari lokasi kantor, gedung, peralatan, interior dan

mesin-mesin kantor. Sedangkan fasilitas kantor terdiri dari perlengkapan

dan Peralatan kantor yang digolongkan menjadi:

Perbekalan kantor; adalah benda-benda yang akan habis

pemakaiannya sehari-hari di kantor. Benda ini biasanya digunakan

untuk kegiatan tulis menulis dan biasanya tidak tahan lama.

Pengertian habis bukan berarti tidak ada bekasnya namun masih

ada tapi tidak dapat digunakan kembali. Contoh perbekalan

kantor:

4) Macam-macam kertas (HVS, stensil, karton, karbon, dll)

5) Tinta, lem, karet penghapus, pita mesin tik

6) Paper clip, jepitan kawat, stapler

Perabot kantor; adalah benda-benda kantor yang umumnya terbuat

dari bahan yang kuat seperti kayu atau baja yang digunakan untuk

pekerjaan tatausaha. Contoh perabot kantor antara lain: meja,

kursi, lemari, hiasan kantor, perabot kantor tempelan, dan alat

bantu peraga (microphone, tv led).

Page 45: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 44

Peralatan kantor; segenap alat yang digunakan dalam pekerjaan

tatausaha misalnya bak surat, kalender meja, mistar, pena, tangkai

pena, gunting, cap tanggal, bantalan cap/stempel/

3. Mesin-mesin kantor adalah segenap alat yang digunakan untuk

menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam

pekerjaan tatausaha yang bekerja secara maknetik, elektronik, dm

mekanik. Contoh mesin-mesin kantor:

1) Mesin penghitung

2) Mesin tulis

3) Mesin pengganda

4) Mesin label

5) Mesin laminating

6) Mesin penghancur kertas

7) Mesin pemotong kertas

8) Printer

9) Scanner

10) Mesin penomor

11) Mesin-mesin komunikasi

12) Mesin perekam (recorder)

13) Ohp, lcd

14) Komputer.

Kunci Jawaban Kegiatan Belajar 3

Kunci lembar jawaban kegiatan belajar 3 adalah berupa hasil pengamatan yang

dilakukan oleh siswa. Apabila peralatan dan perlengkapan perkantoran yang

digunakan sudah sesuai maka aktivitas kantor akan berjalan lancar. Peralatan yang

digunakan dalam kantor menunjang tercapainya tujuan, mesin-mesin kantor yang

digunakan memenuhi syarat perkantoran modern.

Kunci Jawaban Kegiatan Belajar 4

Kunci lembar jawaban kegiatan belajar 3 adalah berupa hasil pengamatan yang

dilakukan oleh siswa. Perkembangan dunia perkantoran akan terlihat pada konten

Page 46: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 45

ruang lingkup perkantoran yang diamati. Perbedaan administrasi perkantoran

zaman dahulu dengan sekarang akan diketahui siswa setelah melakukan

pengamatan pada kantor-kantor.

Kunci Jawaban Kegiatan Belajar 5

Kunci lembar jawaban kegiatan belajar 3 adalah berupa hasil pengamatan yang

dilakukan oleh siswa. Dengan melakukan pegamatan pada kantor siswa dapat

mengevaluasi paradigma dan filosofi administrasi perkantoran untuk memecahkan

masalah sehari-hari.

Page 47: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 46

UMPAN BALIK

PILIHAN GANDA : Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat dengan

menyilang (X) pada huruf a, b, c, d atau e pada lembar jawaban.

1. Sistem atau proses dan kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan

dan pengawasan sumberdaya manusia untuk mencapai tujuan adalah .....

a. Admnistrasi

b. Pengorganisasian

c. Manajemen

d. Pengarahan

e. Perencanaan

2. Administrasi perkantoran merupakan perencanaan, pengendalian, dan

pengorganisasian pekerjaan kantor serta penggerakan mereka yang

melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan, definisi

menurut.....

a. George Terry

b. Arthur Grager

c. Ulbert

d. WH Evans

e. Ernest Davies

3. Manajemen kantor sebagai suatu fungsi, yang merupakan cabang dari seni

dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor

secara efisien, kapan pun dan dimana pun pekerjaan itu dilakukan, adalah

definisi menurut.....

a. George Terry

b. Arthur Grager

c. Ulbert

d. William Leffingwell dan Edwin Robinson

e. Ernest Davies

Page 48: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 47

4. Menurut KBBI, adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus

suatu pekerjaan (perusahaan), tempat bekerja merupakan definisi dari.....

a. Kantor

b. Gedung

c. Rumah

d. Kelas

e. Ruang

5. Kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk

melaksanakan kegiatan tatausaha, dengan nama apapun juga tempat

tersebut mungkin diberikan, adalah pengertian kantor menurut.....

a. George Terry

b. Moekijat

c. Prasudi Atmosudirjo

d. W.H. Evans

e. Ernest Davies

6. Kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim

dan menyimpan keterangan yang diperlukan adalah arti dari.....

a. Tata usaha

b. Humas

c. Manajemen

d. Perbekalan

e. Komunikasi

7. Dalam ruang lingkup administrasi perkantoran terdiri dari kegiatan kantor,

salah satu kegiatan kantor dari pengarahan adalah.....

a. Pelayanan kantor

b. Standar kualitas kerja

c. Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan

terhadap bawahan

d. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

e. Aktivitas kantor

Page 49: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 48

8. Rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan berusaha

memperoleh dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerja sama

yang dilakukan adalah pengertian dari.....

a. Tata usaha

b. Humas

c. Manajemen

d. Perbekalan

e. Perwakilan

9. Tata usaha merupakan unsur administrasi, kegiatan yang dilakukan dalam

bagian tata usaha meliputi.....

a. Memelihara, mencatat

b. Menghimpun, memelihara

c. Menghimpun, mencatat

d. Mencatat, menyingkirkan

e. Mengadakan, mencatat

10. Perencanaan perkantoran meliputi ....., kecuali.....

a. Perencanaan gedung, standar kualitas kerja

b. Penerangan, tata ruang kantor

c. Anggaran, standar kualitas kerja

d. Anggaran, waktu

e. Standar kualitas kerja, perencanaan gedung

11. Salah satu sarana dan fasilitas kerja perkantoran yang merupakan

bangunan dimana harus memenuhi faktor keamanan, kesehatan, fasilitas

memadai adalah.....

a. Lokasi

b. Kantor

c. Ruang

d. Gedung

e. Bangunan

Page 50: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 49

12. Kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan

berjalan sesuai dengan harapan atau target adalah .....

a. Perencanaan

b. Pengorganisasian

c. Pengamanan

d. Pengarahan

e. Pengawasan

13. Peralatan dibedakan menjadi dua, perabot dan perbekalan/perlengkapan.

Contoh perabot dan perbekalan/perlengkapan yaitu .....

a. Meja, kursi, lemari, brankas, rak

b. Alat tulis, tinta, kertas

c. Komputer, mesin fotokopi, printer

d. Meja, kursi, lemari, alat tulis, tinta

e. Komputer, printer, meja, tinta

14. Proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali

faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor adalah

pengertian dari....

a. Perencanaan

b. Pengamanan

c. Pengorganisasian

d. Pengarahan

e. Pengawasan

15. Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam

organisai/perusahaan merupakan bagian dari ....

a. Manajemen

b. Pengawasan

c. Pengorganisasi

d. Pengarahan

e. Pengamanan

f.

Page 51: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 50

16. Meja, kursi, rak, laci-laci dan sebagainya yang terbuat dari kayu, besi atau

apapun bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam setiap

kantor disebut....

a. Interior

b. Lokasi

c. Mesin kantor

d. Gedung

e. Perabotan

17. Berikut termasuk mesin-mesin yang digunakan dalam kantor, kecuali.....

a. Mesin penghitung, mesin laminating

b. Mesin pengganda, mesin penomor

c. Komputer, LCD

d. Mesin penghancur kertas, mesin labeling

e. Printer, mesin pemotong kertas

18. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan berkomunikasi,

manajemen, mengelola dokumen, dan mengelola adm. Keuangan

merupakan.....

a. Fungsi kerja kantor

b. Tujuan administrasi perkantoran

c. Fungsi kantor

d. Tujuan manajemen perkantoran

e. Fungsi administrasi perkantoran

19. Isi dari kegiatan manajemen perkantoran yang meliputi perencanaan

kantor, pengorganisasian kantor, pengarahan kantor dan pengendalian

kantor adalah.....

a. Ruang lingkup pekerjaan kantor

b. Ciri-ciri pekerjaan kantor

c. Fungsi pekerjaan kantor

d. Volume pekerjaan kantor

e. Jenis-jenis kantor

Page 52: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 51

20. Kegiatan pembagian tugas dari suatu kegiatan disebut …

a. Administrasi

b. Pengorganisasian

c. Manajemen

d. Komunikasi

e. Tata usaha

21. Yang termasuk dalam unsur pokok administrasi adalah …

a. Organisasi kepegawaian dan keuangan

b. Kepegawaian, perbekalan, perencanaan

c. Pengorganisasian, manajeman dan komunikasi

d. Manajemen saja

e. Tata usaha saja

22. Perabot kantor yang biasanya mempunyai 4 laci dari bawah ke atas,

gunanya untuk menyimpan map-map file yang berukuran kurang lebih 25

x 35 cm adalah….

a. Lemari

b. Filing cabinet

c. Laci kartu

d. Locker

e. Cabinet peraga

23. Untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan ke dalam map dapat

menggunakan alat seperti pada gambar bawah ini, yaitu ….

a.

b.

Page 53: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 52

c.

d.

e.

24. Berikut adalah mesin kantor yang digunakan untuk menggandakan

dokumen yang hasilnya sangat mirip dengan bentuk file aslinya adalah

seperti pada gambar berikut.....

a.

b.

Page 54: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 53

c.

d.

e.

25. Berikut adalah beberapa tujuan administrasi perkantoran, kecuali.....

a. Membantu perusahaan memelihara persaingan.

b. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yg cermat.

c. Membantu pimpinan untuk mempermudah dalam mengerjakan

tugasnya.

d. Memberikan semua keterangan yg lengkap & diperlukan siapa saja,

kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan

secara efisien.

e. Memberikan catatan & laporan yg cukup dgn biaya serendah-

rendahnya.

Page 55: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 54

KUNCI JAWABAN

1. C

2. A

3. D

4. A

5. B

6. A

7. C

8. E

9. C

10. D

11. D

12. E

13. D

14. A

15. C

16. E

17. C

18. B

19. A

20. B

21. A

22. B

23. D

24. C

25. C

Page 56: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 55

GLOSARIUM

ISTILAH DEFINISI

Kantor Gedung, tempat yang digunakan

untuk melakukan aktivitas kantor

Administrasi perkantoran Suatu rangkaian aktivitas

merencanakan, mengorganisasi,

mengarahkan, mengawasi, dan

mengendalikan, sampai

menyelenggarakan secara tertib

sesuatu hal dalam kegiatan

ketatausahaan

POAC Planning (perencanaan), Organizing

(pengorganisasian), Actuating

(mengarahkan), Controlling

(pengawasan)

Perforator Alat yang digunakan untuk

melubangi kertas dalam bentuk

bulatan kecil sebelum dimasukkan ke

dalam map

Stapler Alat untuk menyatukan sejumlah

kertas

Scanner Alat yang berfungsi untuk

mengcopy/menyalin gambar atau

teks yang kemudian disimpan ke

dalam memori komputer

Printer Alat pencetak dokumen

Mesin ohp Overhead projector (OHP) alat yang

menggunakan sistem lensa yang

berfungsi untuk memproyeksikan

Page 57: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 56

atau menyajikan transparansi.

Mesin Lcd Liquid Crystal Display (LCD) suatu

jenis media tampilan yang

menggunakan kristal xair sebagi

penampil utama.

Page 58: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 57

DAFTAR PUSTAKA

Gie, The Liang.2007.Administrasi Perkantoran Modern, edisi

keempat.Yogyakarta:Liberty.

http://ainurroficks.blogspot.com/2012/05/sarana-dan-prasarana-kantor-

pengertian.html?m-1. (online). Diakses pada 29 Oktober 2014.

http://silahkanngintip.blogspot.com//2011/04/pengertian-ruang-lingkup-

administrasi.html?m=1. (online). Diakses pada 29 Oktober 2014.

http://santipamungkas.blogspot.com/2013/09/administrasi-perkantoran.html?m=1.

(online). Diakses pada 29 Oktober 2014.

https://administrasikantor2013.wordpress.com/2013/11/05/tujuan-dan-kegiatan-

manajemen-administrasi-perkantoran-modern/ (online). Diakses pada 29 Oktober

2014.

Page 59: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran · administrasi perkantoran yang sangat kompleks. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

www.pengantaradp.wordpress.com Page 58

TENTANG PENULIS

NIKE ARDIANSAH, 22 tahun. Lahir di Malang, 18 November

1992. Pendidikan dasar ditempuh di SD Muhammadiyah 4 Malang

selama 6 tahun, Pendidikan menengah pertama ditempuh di SMPN

18 Malang selama 3 tahun, Pendidikan menengah atas ditempuh di

sekolah kejuruan SMKN 3 Malang juruan Akomodasi Perhotelan

selama 3 tahun, dan sekarang masih menempuh pendidikan di

Universitas Negeri Malang, Fakultas Ekonomi, Prodi S1

Pendidikan Administrasi Perkantoran semester 5