Panduan TransPOS

7/25/2019 Panduan TransPOS

1/60

TTRRAANNSSPPOOSS

Panduan (Manual Book)

p r i m a

versi 2011 [Build 3.75]update 1 Maret 2015Copyright2010-2011


2/60

DAFTAR ISI

1. PENDAHULUAN

1.1. Tentang TransPOS 11.2. Fitur-fitur .. 11.3. Garansi . 41.4. Dongle . 41.5. Pra Instalasi .. 41.6. Instalasi . 51.7. Registrasi .. 61.8. Membuka Program .. 81.9. Alur Penjualan Retail .. 9

2. SETTING AWAL2.1. Setting Regional & Date Time Windows 102.2. Setting Data .. 102.3. Setting Resolusi Monitor . 12

2.4. Setting Awalan Nota ... 122.5. Identitas Usaha & Setting Program . 122.6. Setting Printer 142.7. Setting Cash Drawer . 162.8. Setting Cutter ... 162.9. Hak Akses User .. 17

3. MENGISI DATA MASTER3.1. Data Pelanggan .. 183.2. Data Sales .. 193.3. Data Supplier 203.4. Data Lokasi .. 213.5. Data Kategori Barang & Jasa 223.6. Data Barang & Jasa . 23

3.7. Pos Kas .. 26

4. TRANSAKSI-TRANSAKSI4.1. Stok/ Persediaan

4.1.1. Stok Awal 274.1.2. Mutasi Stok .. 274.1.3. Stok Opname 28

4.2. Pembelian4.2.1. Pemesanan Barang (PO) 294.2.2. Pembelian 304.2.3. Retur Beli . 324.2.4. Hutang & Konsinyasi . 33

4.3. Penjualan4.3.1. Pesanan Barang (SO) 35

4.3.2. Penjualan (Kasir) 364.3.3. Retur Jual .. 404.3.4. Piutang 41

4.4. Transaksi Kas4.4.1. Saldo Awal Kas 434.4.2. Transaksi Kas 434.4.3. Edit data Transaksi Kas 434.4.4. Hapus data Transaksi Kas 43

4.5. Transaksi Kasir4.5.1. Modal Kasir . 444.5.2. Pengeluaran Kasir .. 44


3/60

)

4.5.3. Uang dalam Cash Drawer .. 454.5.4. Laporan Penjualan Kasir . 45

5. TUTUP TAHUN . 47

6. LAPORAN-LAPORAN6.1. Jenis Laporan ... 48

A. Jenis-jenis Laporan .. 48

B. Komisi Sales . 486.2. Mencetak & Menyimpan Laporan . 48

7. CETAK LABEL BARCODE & LABEL HARGA 49

8. BACKUP & BUKA FILE BACKUP 50

9. DATA BARU 51

10.PERBAIKI & OPTIMALKAN DATA 52

11.JARINGAN (LAN) . 54

12.PERANGKAS KERAS TRANSPOS . 56

13.DUKUNGAN TEKNIS 57


4/60

Panduan TRANSPOS 2011 Prima

Hal 1dari 57

1. PENDAHULUAN1.1. TENTANG TRANSPOS

Software TRANSPOS dirancang untuk mengelola transaksi pada Penjualan Retail.Pengelolaan itu meliputi:1. Penjualan2. Pembelian3. Hutang

4. Piutang5. Stok/ persediaan6. Data Pelanggan7. Data Supplier8. Data Barang9. dll

Software TRANSPOS dirancang untuk mempermudah dalam melakukan transaksi. Tidakhanya itu saja pengoperasian TransPOS mudah dan dapat menyajikan data yang akuratdalam beberapa jenis laporan termasuk laporan keuangan. TransPOS juga dilengkapi fasilitas-fasilitas lain yang mendukung dan mempermudah pihak manajemen dalam mengelola usahapenjualan retailnya.

Software TRANSPOS dirancang sedemikian rupa sehingga dapat mengakomodasi semua

aktivitas Penjualan Retail dan dirancang sesuai apa yang dibutuhkan dalam Penjualan Retailsehingga benar-benar efektif dan pas untuk Anda.

Software TRANSPOS mempunyai kelebihan yaitu:1. Mudah digunakan & mudah dirawat2. Stabil3. Secure4. Fitur Lengkap5. Handal & Teruji6. Dukungan Teknis

1. TransPOS 2011 Prima hanya menggunakan tipe Lisensi Dongle.2. TransPOS 2011 Prima masih memerlukan Registrasi yang bertujuan untuk:

a. Identitas & Kepastian hak userb. Administrasi & security di pihak TransCODE

1.2. FITUR-FITURBerikut ini adalah fitur-fitur software TransPOS 2011 versi Standar, Prima & Enterprise.

No. F i t u rTransPOSStandard

TransPOSPrima

TransPOSEnterprise

A. F i t u r U m u m

1 Item penjualan: Barang & Jasa -- Ya Ya

2 Multi User Ya Ya Ya

3 Multi Gudang -- Ya Ya4 Mutasi Stok -- Ya Ya

5 Pengaturan Hak Akses (Flexible) Ya Ya Ya

6 Harga Bertingkat (Harga Grosir) Ya Ya Ya

7 Multi Hold (Pending) Antrian Penjualan Ya Ya Ya

8 Gabung Meja (Join Bill) -- Rumah Makan, Caf, dll Ya Ya Ya

9 Penjualan & Pembelian Kredit Ya Ya Ya

10 Pembayaran Hutang & Pelunasan Piutang Flexible Ya Ya Ya

11 Retur Penjualan & Pembelian | Cetak Retur Ya|-- Ya Ya

12 Edit/Koreksi & Hapus Penjualan & Pembelian Ya Ya Ya

13 Stok Awal Ya Ya Ya


5/60


Hal 2dari 57

14 Stok Opname Ya Ya Ya

15 Kartu Stok Ya Ya Ya

16 Konsinyasi Pembelian -- Ya Ya

17 PO/SO (Purchase & Sales Order) -- Ya Ya

18 Perhitungan HPP metode Average (rata-rata) Ya Ya Ya

19 Perhitungan HPP metode LIFO/FIFO -- - di versi lain - - di versi lain -

20 Pembukuan (Book Keeping) -- Ya --

21 Akuntansi (Accounting) -- -- Ya

22 Fasilitas Pencarian Data (Flexible) Ya Ya Ya23 Laporan Rugi/Laba Ya Ya Ya

24 Ubah Warna Theme Ya Ya Ya

25 Cetak/Print Faktur Pembelian & Penjualan Ya Ya Ya

26 Discount Pembelian & Penjualan (per Barang & Faktur) Ya Ya Ya

27 Tambah data barang di Form Pembelian Ya Ya Ya

28 Edit harga bertingkat di Form Pembelian Ya Ya Ya

29 Data Pelanggan Ya Ya Ya

30 Data Sales & Komisi -- Ya Ya

31 Data Supplier Ya Ya Ya

32 Laporan per Kasir Ya Ya Ya

33 Backup & Restore Data Ya Ya Ya

34 Repair/Fix Data Ya Ya Ya

35 Setting Nama Toko/Usaha, Alamat & Telepon Ya Ya Ya

36Mendukung Pengoperasian Tombol Keyboard(shortcut)

Ya Ya Ya

37 Mendukung jaringan LAN Ya Ya Ya

38 Mendukung Barcode Scanner (Pembelian & Penjualan) Ya Ya Ya

39 Mendukung Mini Printer (beberapa tipe & merk) Ya Ya Ya

40 Mendukung Cash Drawer Ya Ya Ya

41 Mendukung Cetak Label Harga -- Ya Ya

42 Mendukung Cetak Label Barcode -- Ya Ya

43 Mendukung Cetak Data Barang Ya Ya Ya

44 Mendukung Cetak Data Pelanggan, Supplier & Sales --|Ya|-- Ya|Ya|Ya Ya|Ya|Ya

45 Mendukung Cetak Item Barang di Struk 2 Baris -- Ya Ya

46 Direct Print -- Cetak Struk (Tanpa Driver - lebih cepat) Ya Ya Ya

47 Driver Printer -- Cetak Struk, Faktur & Laporan Ya Ya Ya

48Reset Nota Struk/Nota Penjualan & PO (Purchase

Order)Ya|-- Ya|Ya Ya|Ya

49 Data Barang & Transaksi tidak dibatasi Ya Ya Ya

50 Update Fitur Gratis Ya Ya Ya

51 Garansi (Support System) Software 1 Tahun 6 bln Ya Ya52 Panduan (Manual Book) Ya Ya Ya

53 Compatibility: Windows98/ME/2000/NT/XP Ya Ya Ya

54 Lisensi Software (Diizinkan diinstal di 2 komputer) 1 PC Ya Ya

55 Tipe Lisensi OEM / 1 Dongle 1 & 2 Dongle 1 & 2 Dongle

(*) dalam pengembangan

B. F i t u r K a s i r

1Gabung Item Penjualan di Layar(dg Barcode Scanner atau Keyboard)

Ya Ya Ya

2 Hapus item Penjualan di Layar Ya Ya Ya

3 Bersihkan tampilan di Layar (Cancel) Ya Ya Ya

4 Cetak Ulang Struk/nota & Faktur Ya|-- Ya Ya

5 Pencatatan Modal & Pengeluaran Kasir Ya Ya Ya

6 Cetak Laporan Keuangan Kasir (kertas 75mm) Ya Ya Ya

7 Display informasi stok Ya Ya Ya

8 Display Teks Berjalan Ya Ya Ya

9 Pilihan Cetak Struk atau Tidak Ya Ya Ya

10 Setting printer Struk/nota & Faktur Ya|-- Ya Ya

11Indikator pengingat harga Satuan & Diskon(bila di bawah harga jual)

Ya Ya Ya

12 Cetak Laporan Kasir dengan Printer Mini (kertas 75mm) Ya Ya Ya

13 Tombol shortcut buka Cash Drawer tanpa Print dulu Ya Ya Ya

14 Laporan Kasir :

a. Laporan per Nota Ya Ya Ya

b. Laporan Penjualan Bersih Ya Ya Ya

c. Laporan per Jenis Barang Ya Ya Ya

d. Laporan Pengeluaran Ya Ya Ya


6/60


Hal dari 57

C. Laporan-Laporan

1 Laporan Stok :

a. Nilai Persediaan Barang Ya Ya Ya

b. Persediaan per Lokasi -- Ya Ya

c. Stok di Bawah Limit Ya Ya Ya

d. Daftar Harga Jual Ya Ya Ya

e. Barang Tidak Laku Ya Ya Ya

f. Mutasi Stok -- Ya Ya

g. Stok Opname Ya Ya Yag. Kartu Stok Ya Ya Ya

2 Laporan Pembelian :

a. Pembelian Total Ya Ya Ya

b. Pembelian Detail Ya Ya Ya

c. Pembelian per Supplier Ya Ya Ya

d. Pembelian per Kategori Ya Ya Ya

e. Retur Pembelian Ya Ya Ya

f. Pemesanan Barang (PO) -- Ya Ya

3 Laporan Penjualan :

a. Penjualan Total Ya Ya Ya

b. Penjualan Detail Ya Ya Ya

c. Penjualan per Pelanggan Ya Ya Ya

d. Penjualan per Supplier -- Ya Ya

e. Penjualan per Kategori Ya Ya Ya

f. Penjualan per Sales & Kalkulator Komisi -- Ya Ya

g. Penjualan per Kasir Total & Detail Ya|-- Ya Ya

h. Ranking Penjualan -- Ya Ya

i. Retur Penjualan Ya Ya Ya

j. Pesanan Barang (SO) Ya Ya Ya

k. Penjualan Jasa -- Ya Ya

4 Laporan Hutang

a. Hutang & Konsinyasi per Supplier Ya|-- Ya Ya

b. Pembayaran Hutang & Konsinyasi Ya|-- Ya Ya

c. Analisa Umur Hutang Ya Ya Ya

5 Laporan Piutang

a. Piutang per Pelanggan Ya Ya Ya

b. Pelunasan Piutang Ya Ya Ya

c. Analisa umur Piutang Ya Ya Ya

6 Keuangan :

a. Transaksi Kas (Pendapatan & Biaya) -- Ya --

b. Rekapitulasi Saldo -- Ya --

c. Laba / Rugi Total Ya Ya Ya

d. Laba / Rugi per Kategori Ya Ya Ya

e. Laba / Rugi per Supplier Ya Ya Ya

f. Laba per Pelanggan -- Ya Ya

g. Laba / Rugi per Tahun (bersih) -- Ya Ya

D. Pembukuan / Akuntansi

1 Saldo awal -- Ya Ya

2 Daftar Perkiraan/Akun -- -- Ya

3 Jurnal Kas -- Ya Ya

4 Jurnal Umum -- -- Ya5 Daftar Transaksi Jurnal -- Ya Ya

6 Edit/Koreksi & Hapus Transaksi Jurnal -- Ya Ya

7 Posting Otomatis & Unposting -- Ya Ya

8 Laporan Jurnal Kas -- Ya Ya

9 Laporan Jurnal per Perkiraan -- -- Ya

10 Buku Besar -- -- Ya

11 Neraca -- -- Ya

12 Rugi / Laba -- Ya Ya

13 Tutup Tahun /Periode -- Ya Ya


7/60

,


Hal dari 57

1.3. GARANSI

Garansi berlaku bila kerusakan/ kesalahan (bugs) berasal dari software TransPOS.Untuk hal ini TransCODE akan melakukan perbaikan & hasilnya akan diupdate di periode Update softwareselanjutnya (Periode Update software sepenuhnya adalah Hak TransCODE).

Garansi tidak berlaku bila kerusakan/ kesalahan disebabkan diluar software TransPOS. Terinfeksi virus

(Penyebab: terkoneksi internet dan copy/transfer file dari atau ke flash disk, CD atau media storage lain).

Bugs atau erorr dari software atau program aplikasi lainnya(Misal: corrupt file windows/ Operating system, Crashantar file program).

Kerusakan hardware atau peralatan komputer(Misal: aus/umur, tegangan listrik tidak stabil, perawatan salah/kurang)

Kesalahan operasional oleh operator/user(Misal: pemasangan alat-alat listrik yg salah, perawatan salah/kurang, file/data terhapus, modifikasi file,hacking & cracking, decompiLe, overloading, perbaikan sendiri).

Garansi berlaku dalam jangka waktu 6 bulan sampai dengan 1 tahun tergantung jenis danversi Produk (lihat di Tabel spesifikasi atau fitur software).

Garansi tidak berlaku bila ada pergantian/perubahan system security (keamanan) softwareTransCODE.

1.4. DONGLE

TransCODE tidak menjual Dongle terpisah dari software (melekat & merupakan bagian dariLisensi software), namun TransCODE memberikan toleransi penggantian Dongle dengan

kondisi & ketentuan di bawah ini:1. Kondisi A (Rusak & dikembalikan):

a. Toleransi penggantian Dongle sebanyak:

Maks. 1 dongle : untuk software versi Standard atau versi dengan 1 dongle. Maks. 2 dongle : untuk software versi Prima & Enterprise atau versi dengan 2

dongle.b. Harga Dongle pengganti @ Rp. 200.000,-c. Dongle pengganti kami kirim setelah Dongle yang rusak dikembalikan oleh user ke

TransCODE & telah diverifikasi.d. Bila Dongle pengganti dari TransCODE ingin langsung dikirim (agar cepat), sambil

menunggu kiriman Dongle rusak dari user/client maka sbb: Pembayaran Uang jaminan penggantian Dongle = @ 60% dari Harga Software Telah mengirimkan via email Bukti Pengiriman pengembalian Dongle rusak. Uang Jaminan akan kami kembalikan (refund) via Transfer Bank jika Dongle

rusak sudah kami terima & telah kami verifikasi.2. Kondisi B (Rusak/Hilang & tidak dikembalikan):

a. Toleransi penggantian Dongle sebanyak: Maks. 1 dongle: untuk software versi Standard atau versi dengan 1 dongle. Maks. 2 dongle: untuk software versi Prima & Enterprise atau versi dengan 2

dongle.b. Harga Dongle penggantitotal (untuk versi dengan 1 & 2 Dongle):

60% dari Harga Software per Lisensi Software (kurang dari atau sama dengan 1,5tahun setelah tanggal Registrasi yang pertama kali

40% dari Harga Software per Lisensi Software (lebih dari 1,5 tahun setelah tanggalRegistrasi yang pertama kali)

c. Harga Dongle pengganti satuan (khusus untuk versi dengan 2 Dongle):

@ 35% dari Harga Softwareper Lisensi Software(kurang dari atau sama dengan 1,5tahun setelah tanggal Registrasi yang pertama kali

@ 25% dari Harga Softwareper Lisensi Software(lebih dari 1,5 tahun setelah tanggalRegistrasi yang pertama kali)

Keterangan: Harga Dongle Pengganti belum termasuk ongkos kirim, handling fee & PPn (bila ada) Harga Dongle Penganti dapat berubah sewaktu-waktu (tergantung dari kurs dollar & harga yang

kami tetapkan) Apabila user/client melanggar ketentuan di atas akan kami masukkan dalam daftar Black List.

1.5. PRA INSTALASI

Sebelum instalasi TransPOS langkah-langkah yang harus dilakukan adalah:1. Pastikan menggunakan backup power (UPS)


8/60

,


Hal dari 57

pengaruh: kerusakan/corrupt data (sangat mungkin terjadi bila listrik sering mati/tidak stabil)

2. Pastikan pemasangan peralatan-peralatan listrik amanpengaruh: umur hardware & lisensi

3. Sebaiknya Format Ulang Windows dahulupengaruh: kebersihan komputer dari kerusakan data karena corrupt, crash & virus

4. Sangat dianjurkan komputer yang di instal TransPOS khusus hanya untuk keperluan

Penjualan Retail atau PoS (Point of Sales) sajapengaruh: kerusakan data karena corrupt & virus

5. Pastikan penggunaan Anti Virus yang diupdate secara berkalapengaruh: kerusakan/hilang data

6. Backup data secara rutin periodikpengaruh: pada saat kondisi force majeur (darurat)

7. Pastikan penggunaan media backup lain (Flash Disk atau CD) & secara manual (bukuharian transaksi)pengaruh: pada saat kondisi force majeur (darurat)

8. TransPOS berjalan optimal di Windows XP namun juga bisa berjalan di Win 98 SE, Win ME,Win 2000 & Win NT. Windows 7 kami tidak sarankan namun bisa dicoba dahulu diinstal &diexplore dahulu selama masa percobaan/latihan. Apabila semua fitur TransPOS bisa di

gunakan normal & tidak ada masalah silahkan lanjutkan dengan Windows 7.pengaruh: lisensi software

Sangat Dianjurkan Membaca: Lisensi software (di CD TransPOS) Informasi-informasi yang ada di website

1.6. INSTALASISebelum software TransPOS bisa dijalankan, terlebih dahulu dilakukan proses Instalasi padakomputer Anda. Langkah-langkah instalasi software TransPOS adalah sebagai berikut:1. Masukkan CD TransPOS ke CDROM atau DVDROM pada komputer Anda2. Muncul menu pilihan sebagai berikut:

3. Klik menu InstallTransPOSLanjut

4. Klik tombol Browse(bila ingin mengganti letak direktori) Lanjut5. Klik InstalSelesai

(buat Icon /create shortcut di layar desktop, agar nantinya memudahkan dalam membuka/akses)

Catatan Kondisi Instalasi1. Autorun CD TransPOS tidak berfungsi

Autorun CD TransPOS tidak berfungsi: browse file setup.exedalam CD dengan WindowsExplorerklik Lanjutlanjutkan langkah point ke-3di atas


9/60


Hal dari 57

1.7. REGISTRASIRegistrasi adalah proses pendaftaran hak penggunaan program sehingga hak user lebihterjamin. Adapun registrasi dapat dilakukan setelah proses instalasi selesai atau setelah masauji coba program (15 hari) selesai.

Sebelum melakukan registrasi lakukan sebagai berikut:1. Cek penanggalan (Date & Time) pada komputer Anda2. Pastikan Baterei CMOS di Komputer masih bagus (tidak checksum error)

Sebelum Registrasi, sangat dianjurkan juga: Latihan & explore fitur-fitur di TransPOS Cek & setting Komputer Cek & setting Hardware PoS (Printer, Barcode Scanner & Cash Drawer) Cek & setting Hardware Jaringan (Port LAN atau LAN Card, dll)

a. Kode installLihat kode install berwarna merah(catat dan simpan)

b. Serial number12 digit Serial Number terdapatdalam cover CD TransPOS dibagian luar

c. PengirimanSetelah Kode installdan Serial Numberdi catat & disimpan, kirimkan kode install denganformat sebagai berikut:

POSPNama Andakode installserial number

Pengiriman bisa melalui:1. SMS : 085 72972 0398


10/60

,


Hal 7dari 57

2. Email : [email protected] , dengan Subject: REG POSP

d. Kode RegistrasiAnda akan menerima balasan dari kami berupa 24 digit kode registrasi. Masukkan kode registrasi tersebut di kotak kode registrasi Klik tombol Register

Input Kode Registrasi1. Input Kode Registrasi diketik (jangan di copy paste)!!2. Bedakan:

O = huruf o ; 0 = angka nol ; I = huruf i ; L = huruf L ; B = huruf b ; 8 = angka 83. Tampilan kode registrasi di TransPOS memang selalu huruf besar (walaupun

diketik huruf kecil).4. Bila input kode registrasi gagal, silahkan cek/teliti dulu & bila masih gagal silahkan

emailkan capture/screenshot form registrasi.5. Catat dan Simpan baik-baik Kode Instal & Kode Registrasi anda!!

PEMROSESAN KODE REGISTRASI DARI KAMI MAKSIMAL 1 x 24 JAM KERJA(setelah pengiriman registrasi dari Anda)


11/60

,


Hal 8dari 57

1.8. MEMBUKA PROGRAM

Colokkan (plug) Dongle sebelum TransPOS dibuka (dijalankan)

Untuk menjalankan atau membuka Program TransPOS langkah-langkahnya sebagai berikut:A. Klik icon TransPOS

1. Buka lewat menu program Windows Klik tombol StartAll ProgramsTransPOS 2011 PrimaTransPOS Prima

2. Buka lewat icon di Layar Dekstop Klik 2xicon TransPOS:

B. Pilih tombol Lanjutkan bila program TransPOS belum diregistrasi (masih

masa percobaan 16 hari)

C. Pilih menu FileLogin

D. Ketik Usernamedan Password

E. Tampilan TransPOS 2011 Prima

Peringatan Default data setelah install adalah data untuk latihan (dblatihan) untuk pengenalan Setelah latihan, bila ingin data valid/baru gunakan fitur Data Baru(New) silahkan klik di tombol

Start WindowsAll ProgramsTransPOS 2011 PrimaTools ProgramLoginkliktombolData Barucaranya lihatbab 9-Data Baru

Catatan Login Pertama (setelah Instal)

Username : A Password : (dikosongkan)

Untuk selanjutnya silahkan ganti username &password di menu SettingHak Akses User


12/60

,


Hal 9dari 57

1.9. ALUR PENJUALAN RETAILAlur transaksi penjualan retail di komputer pada umumnya adalah sebagai berikut:

Dalam realitanya, alur transaksi penjualan retail terutama pada toko klontong, minimarket dllada beberapa cara yang disesuaikan dengan kondisi masing-masing. TransPOS

mengakomodasi kondisi-kondisi tersebut, dan berikut ini adalah contoh beberapa kondisitersebut beserta langkah-langkahnya:

1. Usaha baru akan mulai(kondisi 1)Pada kondisi ini usaha/toko belum ada stok & transaksi (baru buka), berikut urutan alurtransaksinya:1. Setting program2. Isi Data Master3. - - tidak ada Stok Awal- -4. Pembelian5. Penjualan6. Stok Opname7. Transaksi Kas8. Pelaporan

2. Usaha sudah berjalan(kondisi 1)Pada kondisi ini usaha/toko sudah ada stok & sudah ada transaksi, berikut urutan alurtransaksinya:1. Setting program2. Isi Data Master3. Isi Stok Awal (langkah ini bisa dilewati, nantinya jumlah stok disesuaikan di Stok

Opname)4. Pembelian5. Penjualan6. Stok Opname7. Transaksi Kas8. Pelaporan

Catatan Alur Penjualan Retail Stok Awal : Stok barang yang sudah ada di toko/gudang. Stok Opname : Penyesuaian jumlah stok barang di komputer dengan stok barang

berdasarkan perhitungan fisik. Bila tidak melakukan Pembelian(kondisi 1) & bila tidak melakukan Stok Awal(kondisi 2)

namun sudah melakukan Penjualan, maka jika jumlah stok minus (-) sesuaikan jumlahstok di Stok Opname


13/60

,


Hal 10dari 57

2. SETTING AWAL2.1. SETTING REGIONAL & DATE TIME WINDOWS

A. Setting RegionalPengaturan Regional sangat berguna dalam format penulisan angka atau bilangan, nilaimata uang, waktu dan tanggal. Settinglah Regional dengan menggunakan RegionalIndonesia, langkah-langkahnya sebagai berikut:1. Klik tombol Startpilih Control Panel

2. Klik icon Date, Time, Language and Regional Options3. Klik icon Regional and Language Options4. Pilih Indonesian di menu combo (sebelah tombol Customize...)

5. Klik tombol OK

B. Setting Date TimeSetting tanggal & waktu pada Windows diperlukan karena tanggal & waktu programTransPOS menggunakan sistem tanggal & waktu Windows, sehingga tanggal & waktuWindows perlu disesuaikan.

Berikut ini cara menyesuaikan tanggal & waktu di Windows:1. Klik 2x pada jam/waktu di pojok kanan Taskbar Windows

2. Sesuaikan Date(tanggal, bulan dan tahun)3. Sesuaikan Time(jam, menit dan detik)4. Pastikan pula Time Zone, pilih (GMT+07:00) Bangkok, Hanoi, Jakarta5. Klik tombol OK

2.2. SETTING DATAA. Setting Database di PC ServerSetting data diperlukan untuk mengarahkan program Transpos ke file database, sehingga databisa digunakan untuk transaksi dan sebagainya. Setting database bisa diakses dengan 2 (dua)cara yaitu:1. Otomatis

Cara ini akan secara otomatis memunculkan jendela Setting Datajika file database tidakada atau tidak ditemukan


14/60

,


Hal 11dari 57

2. Start Menu WindowsCara ini bisa dilakukan kapan saja (manual) dan bisa diakses lewat: Pastikanprogram TransPOS tidak sedang berjalan/dipakai (posisi ditutup/Close) Klik tombol Startdi desktop WindowsAll programsTransPOS2011 Prima

pilih Tools ProgramLoginSetting Data

Langkah-langkahnya sebagai berikut:

Klik tombol di kotak Letak Database Pilih folder dimana file database berada

Klik tombol di kotak Folder Priv Klik tombol Simpan klik Ya

B. Setting Database di PC ClientSetting database di PC Client diperlukan apabila TransPOS digunakan untuk jaringan (lebihdari 1 PC). Berikut cara settingnya: Sebelumnya silahkan setting jaringan terlebih dahulu untuk awal pemakaian (lihat Bab 14) Pastikanprogram TransPOS tidak sedang berjalan/dipakai (posisi ditutup/Close) Klik tombol Start di desktop All programsTransPOS2011 Primapilih Tools

Programisikan Login pilih Setting Data

Klik tombol di kotak Letak Database Pilih folder dimana file database yang digunakan di PC Server (yang telah disharing

sebelumnya) Geser/scroll, mouse ke bagian bawah Double klik folder My Network Placesdouble klik Entire Networkdouble klik

Microsoft Windows Networkdouble klik Namajaringan/workgroup (contoh:

TRANSPOS)

double klik Namakomputer/PC Server

klik folder database

kliktombok OK

Klik tombol di kotakFolder Priv Geser/scroll mouse, klik folder privdi PC Client di direktori program TransPOS diinstal

(default di C:\Program Files\..\) Klik tombol OK

Klik tombolSimpanklik tombolYa Kemudian program TransPOS akan otomatis terbuka silahkan login

Catatan Setting Data Untuk Letak Database bisa diletakkan atau ditempatkan di Drive atau folder mana saja

Untuk Folder Priv diusahakan tetap di Drive:\Folder\Software TransCODE\TransPOS2011 Prima\priv(drive dimana TransPOS diinstal)

Default file database ketika program TransPOS diinstal di direktori:Drive:\Folder\Software TransCODE\TransPOS 2011 Prima\dbLatihan

(berfungsi untuk keperluan setting, misal: printer, dll & untuk latihan dahulu sebelum digunakan untuktransaksi sesungguhnya)

Apabila Anda telah familiar menggunakan program TransPOS, silahkan buat DataBaru/New -- lihat di bab 9 Data Baru

(sehingga data transaksi usaha Anda menjadi lebih valid)


15/60

,


Hal 12dari 57

2.3. SETTING RESOLUSI MONITORSetting Resolusi Monitor/Layar diperlukan agar tampilan TransPOS full (tidak terpotong).Minimal resolusi monitor adalah: 1024 x 768 pixels

2.4. SETTING AWALAN KOMPUTERSebelum digunakan untuk Penjualan untuk membedakan data transaksi antara Komputer satudengan Komputer lain, diperlukan setting Awalan Komputer. Yaitu dengan memberikanpembeda dengan digit awal yang terlihat di No Struk/Nota. Setting ini digunakan bilaTransPOS digunakan dalam jaringan dengan komputer lebih dari 1 (satu)

Cara setting Awalan Komputer: Pastikanprogram TransPOS tidak sedang berjalan/dipakai (posisi ditutup/Close) Klik tombol Startdi desktop WindowsAll programsTransPOS 2011 Prima pilih

Tools Programisikan Login pilih Setting Data Ganti/ketikkan awalan komputer di kotak Awalan Komputerklik tombol Simpan

Misal:o jika kita isi Awalan Komputer dengan angka 1 maka no Struk/nota akan tercetak

1000010.11o jika kita isi Awalan Komputer dengan huruf J maka no Struk/nota akan tercetak

J000010.11

Catatan Awalan Komputer Awalan Komputer bisa diisi huruf atau angka (hanya 1 digit) Awalan Komputer dengan huruf/abjad bisa dengan huruf besar atau huruf kecil Awalan Komputer harus beda masing-masing komputer!

2.5. IDENTITAS USAHA & SETTING PROGRAMSetting Awal dimulai dari setting Nama & Identitas Usaha, langkah-langkahnya sebagaiberikut:1. Cara mengakses

Klik menu SettingSetting Program

2. Setting Nama & Identitas UsahaKlik tab/tombol Perusahaan, lalu isikan sesuai Nama & Identitas Usaha Anda: Nama Perusahaan Alamat Kota No Telp Logo

: ...muncul dalam Kop Faktur, Nota/Struk & Laporan...: ...muncul dalam Kop Faktur & Nota/Struk...: ...muncul dalam Kop Faktur & Nota/Struk...: ...muncul dalam Kop Faktur & Nota/Struk...: ...muncul dalam Kop Faktur & Kop Laporan...


16/60

,


Hal 13dari 57

3. Setting Edit & Posting, klik tab/tombol Settingcentang atau kosongkan Harga jual bisa diedit----------------------------------- Langsung Posting Jual

Langsung Posting Beli

-----------------------------------

: mengizinkan Anda merubah harga jual satuan di Form Penjualan--fitur ini kami non aktifkan (di update 1-03-2015)---------------------------: berarti data transaksi penjualan langsung otomatis terposting

(bila tidak di cek, maka nantinya diposting manual di Daftar Penjualan)

: berarti data transaksi pembelian langsung otomatis terposting(bila tidak di cek, maka nantinya diposting manual di Daftar Pembelian)

--------------------------------------------------------------------------------------------

4. Setting Catatan Kaki Nota/Struk & Faktur Penjualan klik tab/tombol Nota / Faktur ketik kata atau kalimat yang akan muncul di bagian bawah (footer) Nota/struk & Faktur

Penjualan (masing-masing maks. 3 baris).

5. Setting Teks Berjalan klik tab/tombol Teks Berjalan Menu Kasirketikkan teksnya

(akan muncul di form Penjualan (Kasir)

Setelah semua kotak isian terisi sesuai keinginan lalu simpan klik tombol Simpan

Catatan Identitas Usaha & Setting ProgramPilihan Harga jual bisa diedit biasanya digunakan untuk kondisi:1. memberikan harga khusus untuk Pelanggan2. strategi penjualan3. dll


17/60

,


Hal 14dari 57

2.6. SETTING PRINTER1. Printer Faktur, Pemesanan Barang, Pesanan Barang (SO) & Laporan

Biasanya digunakan printer untuk kertas ukuran A4/Qwarto (SO & Faktur) & A4/Qwarto(Laporan). Instal driver printer & setting sebelum digunakan untuk cetak Faktur Pembelian, Faktur

Penjualan, Pemesanan Barang (PO), Pesanan Barang (SO) & Laporan-laporan. Ikuti langkah-langkah install & setting driver printer sesuai petunjuk atau panduan yang

ada.

A. Setting Printer Pemesanan Barang/Purchase Order (PO) Langkah ini dilakukan sewaktu akan melakukan Pemesanan Barang (PO) Selengkapnya lihat di bab Cetak Pemesanan Barang (PO)hal 26

B. Setting Printer Pesanan Barang/Sales Order (SO) Klik menu Penjualanklik submenu Pesanan Barang (SO) Klik tombol Fold di bagian kanan atas form penjualan Klik salah satu option print out Pesanan Barang (SO): Print SO Kecilatau Print SO

Besar(Setting ini bisa dilakukan juga sewaktu akan melakukan Pesanan Barang (SO))

2. Printer Struk/Nota & Faktur Penjualan

Sebelum kasir melakukan transaksi penjualan, terlebih dahulu harus setting printer yang

digunakan untuk mencetak Nota/struk, caranya:

Klik menu Penjualanklik submenu Penjualan (Kasir)atau tekan tombol F9di

keyboard Klik kanandi table/grid di Form Penjualan (Kasir) klik Setting Printer / Open

Cashdrawer Klik salah satu option Setting Driver:

a. Cetak Struk/Nota Penjualan (kami rekomendasikan pilih Generic/Text Only)

b. Cetak Faktur Penjualan (pilih Faktur Kecilatau Faktur Besar)

Penjelasan Setting Printer:- Generic/Text Only (75mm 1 brs)

- Generic/Text Only (75mm 2 brs)

- Generic/Text Only (60mm 2 brs)

- Driver disesuaikan Printer (75mm 1 brs)

- Driver disesuaikan Printer (60mm 2 brs)

- Driver disesuaikan Printer (Faktur Kecil)

- Driver disesuaikan Printer (Faktur Besar)

: Cetak Struk/Nota semua printer (kertas 75/76mm & 1 baris)driver Generic/Text Only



: Cetak Struk/Nota semua printer (kertas 75/76mm & 1 baris)driver sesuai jenis Driver Printer yang digunakan: Cetak Struk/Nota semua printer (kertas 58/60mm & 2 baris)driver sesuai jenis Driver Printer yang digunakan

: Cetak Faktur (kertas A4/Qwarto atau countinous form kecil)driver sesuai jenis Driver Printer yang digunakan

: Cetak Faktur (kertas Full A4/Qwarto atau countinous form besar)driver sesuai jenis Driver Printer yang digunakan

Cara Instal Driver PrinterGeneric/Text/Only 1. Klik tombol StartWindowsklik Printers and Faxes2. Klik menu File klik sub menu Add Printerklik tombol Next3. Pilih Local printer attached to this computerklik tombol Next4. Pilih Use the following portpilih Portsesuai kabel Printer yang digunakanklik tombol Next5. Pilih Genericdi kolom Manufacturerpilih Generic / Text Onlydi kolom Printersklik tombol Next6. Pilih Yesklik tombol Nextklik Do not share this printerklik tombol Next7. Sebaiknya klik Yes (untuk test print) klik tombol Nextklik tombol Finishklik Ok


18/60

,


Hal 15dari 57

3.Format Baris Struk/NotaPrint Out Struk 1 Baris: Print Out Struk 2 Baris:

Catatan Format Baris Struk 1 baris: item barang di struk/nota tercetak 1 baris, dengan nama barang hanya 18 digit (kertas

75/76). 2 baris: item barang di struk/nota tercetak 2 baris, dengan nama barang bisa panjang (35 digit) &

informasi ada diskon per barang (kertas 75/76).

4.Jarak NotaJarak Nota adalah jarak antar struk/nota dengan satuan baris. Tujuannya untukmenyesuaikan panjang tarikan/roll kertas agar struk/nota pas dengan pisau pemotongkertas sewaktu menyobek terutama di printer jenis LX.

Catatan Jarak Nota Jarak Nota khusus untuk driver Generic/Text Only

Jarak Nota terutama digunakan di printer jenis LX (LX-300, LX-300+, LX-300+ii, LX-800, LX-810, LX-850 & LX-850+)

5.Format Nomer Struk/Nota & Faktur Penjualan


19/60

,


Hal 16dari 57

2.7. SETTING CASH DRAWER (OPEN)1. Driver Generic/Text Only

Code Open Drawer digunakan untuk membuka Laci di Cash Drawer (open drawer) hanyauntuk pilihan Setting Driver dengan pilihan Generic/Text/Only.Caranya:

Klik menu Penjualanklik submenu Penjualan (Kasir)atau tekan tombol F9dikeyboard

Klik kanandi table/grid di Form Penjualan (Kasir) klik Setting Printer / Open

Cashdrawer Klik opsi Setting DriveryaituGeneric/Text Only

yang 75mmatau 60mm(di sebelah kanan akanmuncul pilihan Code Open Drawer)

Klik atau pilih salah satu opsi di bawah CodeOpen Draweryang cocok (dicoba satu persatuyang bisa membuka Laci Cash Drawer)

PeringatanSetting Driver Printer (Open Drawer/buka laci) ini khusus hanya untuk pilihan Setting Driver :Driver Generic/Text Only

2. Driver Disesuaikan PrinterSebelum setting Cash Drawer di TransPOS, silahkan setting cash drawer dahulu di driverprinter (pilih perintah open drawer). Adapun cara masuknnya sbb: Pastikan sebelumnya kabel cash drawer sudah dicolokkan di Mini Printer (Printer

Struk/Nota) Klik tombol Start Windowsdi pojok kiri bawah klik Printers and Faxes

Klik klik kanan driver printer yang dipakai

klik Properties Klik tab di bagian atas & cari yang ada perintah untuk Open Drawerdi End of Page(setiap printer berbeda letak/menunya, silahkan disesuaikan sendiri sesuai Manual BookPrinternya)

PeringatanSetting Driver Printer (Open Drawer/buka laci) ini khusus hanya untuk pilihan Setting Driver :Driver Disesuaikan Printer

2.8. SETTING CUTTERDilakukan bila Mini Printer (Printer Struk/Nota) yang digunakan mempunyai fasilitas pemotongkertas otomatis (Auto Cutter)

Caranya: Klik menu Penjualanklik submenu Penjualan (Kasir)atau tekan tombol F9di keyboard Klik kanandi table/grid di Form Penjualan (Kasir) klik Setting Printer / Open

Cashdrawer Klik opsi Setting Cutter:yaituAutocutter(di sebelah kanan akan muncul pilihan Code

Autocutter) Klik atau pilih salah satu opsi di

bawah Code Autocutteryangcocok (dicoba satu persatu yangbisa membuka Cutter di MiniPrinter berjalan)


20/60


Hal 17dari 57

2.9. HAK AKSES USERHak Akses digunakan untuk mengatur hak-hak (otorisasi atau kewenangan) user dalammengakses menu-menu program TransPOS. Dengan Hak Akses maka keamanan data danvaliditas data akan lebih terjamin.

A. Melihat/Mengakses Data User Klik menu SettingHak Akses User

B. Menambah User Klik menu SettingHak Akses User Klik tombol Tambah Ketikkan Nama, Username& Passworddi tombol Umum

Masih di tab Umum, klik juga yang ada di box Setting Pilih/Klik submenu-submenu lain yang akan menjadi hak user tersebut yang ada di

tombol Master, tombol Persediaan, tombol Pembelian, tombolPenjualan, tombol Kas,tombol Tutup Tahun& tombolLaporan

Klik tombol Simpan

C. Mengedit User Klik menu SettingHak Akses User

Klik user yang akan diedit (pada tabel) Klik tombol Editsesuaikan submenu yg akan diganti Klik tombol Simpan

D. Menghapus User Klik user yang akan dihapus (pada tabel) Klik tombol Hapusklik Yes

E. Menutup Hak Akses User Klik tombol Close(tanda silang di kanan atas)

Peringatan Sangat dianjurkan yang bisa mengakses fasilitas Hak Akses User ini adalah Pemilik atau Petugas

Khusus/Admin.

Apabila Anda pemilik atau admin jangan sampai lupa username & password Anda. User tidak dapat dihapus bila sudah pernah melakukan transaksi.

Catatan Hak Akses User

Untuk memilih semua submenuprogram klik tombol All

Untuk tidak memilih semuasubmenu program klik tombol

None


21/60

,


Hal 18dari 57

3. MENGISI DATA MASTER3.1. DATA PELANGGAN

Pelanggan adalah pembeli yang loyal (setia) bertransaksi di toko/ tempat usaha Anda. Padaumumnya pelanggan bisa dibedakan menjadi 2 kelompok yaitu:1. Pelanggan umum2. Pelanggan khusus (per pelanggan)

Langkah-langkah mengisi data pelanggan sebagai berikut:A. Melihat/Mengakses Data Pelanggan Klik menu MasterPelanggan

B. Menambah data Pelanggan Klik menu MasterPelanggan Klik tombol Tambah Ketikkan Kode, Nama, Alamat, Kota, Kodepos& Telp

Klik tombol Simpan

C. Mengedit data Pelanggan Klik menu MasterPelanggan Klik pelanggan yang akan diedit (pada tabel) Klik tombol Editsesuaikan Kode, Nama, Alamat, Kota, Kodepos & Telp yg akan

diganti Klik tombol Simpan

D. Menghapus data Pelanggan Klik menu MasterPelanggan Klik pelanggan yang akan dihapus (pada tabel) Klik tombol Hapusklik Ya

E. Pencarian data PelangganPencarian berdasarkan Kode dan Nama pelanggan.

Pilih kategori pencarian (kode atau nama) Ketikkan sebagian atau seluruh dari kode atau nama yg akan dicari tekan Enter

F. Navigasi Data Pelanggan G. Menutup Form Pelanggan

Klik tombol Close (tanda silangdi kanan atas) atau tekan tombolEsckeyboard


22/60

,


Hal 19dari 57

Catatan Pelanggan Kode pelanggan bebas, bisa diisi huruf, angka atau kombinasi keduanya (max. 6 digit). Kode pelanggan harus unik (tidak boleh sama satu sama lain).

Mencetak Data Pelanggan: Klik kanan di grid/tableklik Print Data Pelanggan

Peringatan Data pelanggan tidak dapat dihapus bila sudah pernah melakukan transaksi.

3.2. DATA SALESSales atau Salesman adalah orang yang berjasa dalam menjualkan barang/produk. Sales inibisa tenaga penjualan khusus, karyawan atau perantara penjualan.

Langkah-langkah mengisi data sales sebagai berikut:A. Melihat/Mengakses Data Sales

Klik menu MasterSales

B. Menambah data Sales Klik menu MasterSales Klik tombol Tambah Ketikkan Kode, Nama, Alamat, Kota, Kodepos& Telp

Klik tombol Simpan

C. Mengedit data Sales Klik menu MasterSales Klik data sales yang akan diedit (pada tabel) Klik tombol Editsesuaikan Kode, Nama, Alamat, Kota, Kodepos & Telp yg akan


D. Menghapus data Sales Klik menu MasterSales Klik data sales yang akan dihapus (pada tabel) Klik tombol Hapusklik Ya

E. Pencarian data SalesPencarian berdasarkan Kode dan Nama sales.

Klik menu MasterSales Pilih kategori pencarian (kode atau nama) Ketikkan sebagian atau seluruh dari kode atau nama yg akan dicari tekan Enter


23/60

,


Hal 20dari 57

F. Navigasi Data Sales G. Menutup Form Sales

Klik tombol Close (tandasilang di kanan atas) atau tekantombol Esckeyboard

Catatan Sales Kode sales bebas, bisa diisi huruf, angka atau kombinasi keduanya (max. 6 digit). Kode sales harus unik (tidak boleh sama satu sama lain).

Mencetak Data Sales: Klik kanan di grid/table klik Print Data Sales

Peringatan Data sales tidak dapat dihapus bila sudah pernah melakukan transaksi.

3.3. DATA SUPPLIERSupplier adalah penyedia barang atau pemasok di toko/ tempat usaha Anda. Cara mengisidata supplier tidak berbeda jauh dengan data pelanggan.

Langkah-langkah mengisi data supplier sebagai berikut:A. Melihat/Mengakses Data Supplier

Klik menu MasterSupplier

B. Menambah data Supplier Klik menu MasterSupplier Klik tombol Tambah

Ketikkan Kode, Nama, Alamat, Kota, Kodepos& Telp

Klik tombol Simpan

C. Mengedit data Supplier Klik menu MasterLokasi Klik supplier yang akan diedit (pada tabel) Klik tombol Editsesuaikan Kode, Nama, Alamat, Kota, Kodepos & Telp yg akan



24/60


25/60


Hal 22dari 57

Klik tombol Editsesuaikan atau ganti Klik tombol Simpan

D. Menghapus Lokasi Klik menu MasterLokasi Klik data lokasi yang akan dihapus (pada tabel) Klik tombol Hapusklik Ya

E. Cara Navigasi Data Lokasi F. Cara Menutup Form Lokasi


Catatan Lokasi Barang Kode lokasi bebas, bisa diisi huruf, angka atau kombinasi keduanya (max. 6 digit). Kode lokasi harus unik (tidak boleh sama satu sama lain) Default Jualadalah bila barang/stok disimpan di Toko untuk dijual Default Beliadalah bila barang/stok disimpan di Gudang (bukan untuk langsung dijual)

Peringatan Data Lokasi barang tidak dapat dihapus bila sudah pernah melakukan transaksi.

3.5. DATA KATEGORI BARANGUntuk lebih memudahkan pengelolaan, barang perlu dikelompokkan berdasarkan kriteriatertentu yang dinamakan Kategori. Misal: Kategori untuk produk-produk barang berupa miedinamakan "Mie Instan", atau bisa juga dikelompokkan berdasarkan merk atau pabriknya.

Langkah-langkah mengisi data supplier sebagai berikut:A. Melihat/Mangakses Data Kategori

Klik menu MasterKategori

B. Menambah Kategori Klik menu MasterKategori Klik tombol Tambah Ketikkan nama Kategori

Klik tombol Simpan

C. Mengedit Kategori Klik menu MasterKategori Klik kategori yang akan diedit (pada tabel) Klik tombol Editsesuaikan atau ganti Klik tombol Simpan


26/60


Hal 23dari 57

D. Menghapus Kategori Klik menu MasterKategori Klik kategori yang akan dihapus (pada tabel) Klik tombol Hapusklik Ya

E. Navigasi Data Kategori F. Menutup Form Kategori


Catatan Kategori Barang Kode supplier bebas, bisa diisi huruf, angka atau kombinasi keduanya (max. 6 digit). Kode supplier harus unik (tidak boleh sama satu sama lain)

Peringatan Kategori barang tidak dapat dihapus bila sudah pernah melakukan transaksi.

3.6. DATA BARANG & JASABarang adalah data barang dagangan yang dibeli dari Supplier & akan dijual ke konsumen(data barang diisi setelah data supplier dan data kategori terisi). Sedangkan Jasa adalah datapenjualan Jasa toko/usaha anda ke konsumen (umumya tidak ada supliernya)

A. Melihat/Mangakses Data Barang & Jasa Klik menu MasterBarang & Jasa Data Barang & Jasaada disebelah kiri Bila ingin mencari data barang/jasa: Pilih Kata Kunciketik di kotak Pencarian

tekan Enter Bila ingin melihat Total Barang & Jasa: klik di grid/table pada Judul Kolom (Kode &

Nama Barang & Jasa) Bila ingin melihat mengurutkan berdasar abjad (Sort: Ascending atau Descending): klik

di grid/table pada Judul Kolom (Kode & Nama Barang & Jasa) Informasi Harga Beli, Harga Jual & Supplier bisa dilihat di bagian kanan Bila ingin melihat jumlah stok: Klik data barang di grid/table sebelah kiri lihat di kotak

Informasi Stok(bagian kanan bawah)

B. Menambah Data Barang & Jasa Klik menu MasterBarang & Jasa Klik tombol Tambah Ketik KodeBarcode atau masukkan dengan Barcode Scanner

(bila barang tidak ada Kode Barcodenya, buat Kode Sendiri/Kode Lokal, maks: 25 digit) Ketik Nama Barang/Jasa(maks: 35 digit)

Catatan Kode & Nama (khusus jenis Barang) Kode Barangmaks. 13 digit bila ingin rapi dicetak di Label Barcode

Kode Barangbila ingin dicetak label barcode sbb:A. Standard EAN 13- Kode harus Angka- Kode tidak boleh depannya angka 0

(nol)- Kode minim. 10 digit & maks. 13 digit

B. Standard EAN 128

Kde bisa Angka & Huruf Kode huruf harus Huruf Besar Kode boleh depannya angka 0 (nol) Kode minim. 1digit & maks. 13 digit

Nama Barangmaks. 15 digit bila ingin rapi dicetak di Label Barcode


27/60


Hal 24dari 57

Pilih Kategoribarang/jasa (bila tidak ada, klik tombol plus caranya lihat di MasterKategori)

Pilih jenis Satuanbarang/jasa (bila tidak ada, ketikkan langsung) Ketik Stok Minimal atau stok yang harus ada(nantinya sebagai informasi batas/limit

stok hampir habis untuk melakukan Pembelian/Kulakan)

Pilih Supplier Utama(bila tidak ada, klik tombol cari klik tombol Barucaraselanjutnya lihat di Master Supplier setelah Simpan, Double klikdata Supplier yang

baru saja dibuat (Untuk item jenis penjualan Jasa: supplier bisa di kosongkan) Ketik Harga Beli Satuanbarang (tanpa tanda Rp atau tanda titik & koma) Harga Pokok Penjualanbiarkan saja sama seperti Harga Beli Satuan Mengisi Harga Jual:

A. Bila hanya 1 harga (tidak ada Harga bertingkat), biarkan Maks Qtydi Harga Jual 1dengan jumlah 1000ketik persentase markup (dari Harga Beli Satuan) di Pct danatau ketik Harga Jual Satuan

B. Bila lebih 1 harga (harga bertingkat), misal 3 harga: ketik Maks Qty, Pct& Harga JualSatuandi Harga Jual 1& Harga Jual 2, sedangkan Harga Jual 3di Maks Qtydiisidengan jumlah 1000lalu ketik persentase markup (dari Harga Beli Satuan) di Pctdan atau ketik Harga Jual Satuandi Harga Jual 3Ilustrasi 3 Harga Bertingkat, contoh jml Lusinan:

Catatan Harga Bertingkat (isi: Harga Jual Satuan)Harga Grosir/Bertingkat ini menggunakan dasar Satuan terkecil/ecer, misal Kopi Instan maka:

harga beli yang dimasukkan adalah harga beli 1 bungkus (misal: Rp. 700) & harga jual per bungkus dimasukkan diHarga Jual 1 (misal: Rp. 900)

untuk harga jual per renceng (isi 10 bungkus) dimasukkan di Harga Jual 2, misal harga jual 1 renceng Rp 8.000berarti 8000 / 10 = Rp. 800 maka yang dimasukkan di Harga Jual 2 adalah Rp. 800

apabila setelah satuan renceng ada satuan diatasnya lagi (misal: dos) caranya sama

Bila barang Konsinyasi, klik kotak check Tipe Barangsehingga tulisan berubah menjadiKonsinyasi(khusus Barang)

Klik tombol Simpan

Catatan Harga Bertingkat (isi: Maks Qty) Bila 2 Harga Bertingkat:

Ketik kotak Maks Qtydi Harga Jual 2denganjumlah 1000 Bila 4 Harga Bertingkat:

Ketik kotak Maks Qtydi Harga Jual 4denganjumlah 1000


28/60


Hal 25dari 57

Catatan Menambah Data Barang & Jasa Nama barang & jasa agar tidak terpotong di Nota/struk (format 1 baris), gunakan panjangnya maks. 18

karakter. Namun bisa diisi maks 35 karakter (lebih detail) untuk keperluan pencarian barang Nama barang & jasa agar tidak terpotong di Nota/struk (format 2 baris), gunakan panjangnya maks. 35

karakter Kotak Min Qtyotomatis diisi sistem (mengandung pengertian: dari jumlah Minimal) Kotak Maks Qtymengandung pengertian sampai dengan jumlah Maksimal Kotak Pctsbg bantuan dalam menghitung persentase markup Harga Jual Satuan dari Harga Beli Satuan

C. Mengedit Data Barang Klik menu MasterBarang & Jasa Klik kategori yang akan diedit (pada tabel) Klik tombol Editsesuaikan Kode, Nama Barang/Jasa, Kategori, Satuan, Stok minimal,

Supplier, Harga Beli Satuan, Harga Pokok Penjualan & Harga Jual Satuan yang akandiganti.

Klik tombol Simpan

D. Menghapus Data Barang & Jasa Klik menu MasterBarang & Jasa Klik kategori yang akan dihapus (pada tabel) Klik tombol Hapusklik Ya

E. Membuat Data Barang & Jasa Aktif & Tidak Aktif

Tujuan: menonaktifkan atau tidak menampilkan barang & jasa di Form PencarianPenjualan & Pembelian, sehingga lebih akurat & cepat.

Klik menu MasterBarang & Jasa Klik kananBarang atau Jasa di grid/table klik Jadikan Tidak Aktif (bila nantinya

ingin menjadikan Aktif lagi, maka klik Jadikan Aktif)

Catatan Membuat Data Barang & Jasa Aktif & Tidak Aktif Nama barang & jasa bila Tidak Aktif akan diblok warna Biru (di Form Master Barang & Jasa) Nama barang & jasa bila Tidak Aktif akan berwarna Merah(di Form Penjualan/Kasir)

F. Mencetak Data Barang & Jasa Klik menu MasterBarang & Jasa

Bila ingin mencetak semua barang & jasa:Klik kanandi grid/table klik Print Data Barangklik tombol Printerpilih NamaPrinterklik Oksetelah tercetak klik tombol Close

Bila ingin mencetak berdasarkan kata kunci pencarian:Cari dulu data barang (lihat Pencarian Barang di atas Klik kanandi grid/table lalulanjutkan seperti mencetak semua barang.

G. Navigasi Data Barang & Jasa H. Menutup Form Barang & Jasa


Catatan Data Barang & Jasa Kode barang biasanya berupa kode Barcode (bisa dimasukkan dengan Barcode Scanner). Penulisan Kode Barang bila ingin dicetak Label Barcode harus memperhatikan ketentuan standard

EAN 13 & 128 di atas Jenis penjualan Jasa dimasukkan juga kodenya, namun umunya tidak dicetak di Label Barcode Jenis penjualan Jasa umumnya tidak dicetak label barcode. Jenis penjualan Jasa umumnya tidak ada supplier (supplier utama boleh dikosongkan)


29/60


Hal 26dari 57

Peringatan Data Barang & Jasa tidak dapat dihapus bila sudah pernah melakukan transaksi. Konsinyasi berlaku hanya untuk 1 Barang dengan 1 Supplier Bila 1 Barang untuk beberapa Supplier, biasa disiasati dengan:

- Buat Kode Sendiri (Kode Lokal) untuk masing-masing barang- Buat Kode Barcode Sendiri untuk masing-masing barang

3.7. POS KASYang dimaksud Pos Kas adalah nama Akun/Perkiraan Pendapatan & Biaya selain/diluarpendapatan dari transaksi penjualan retail. Maksud dari Transaksi Kas adalah untukmendapatkan nilai bersih/net dari Laba (seperti Rugi/Laba dalam Pembukuan Akuntansi).

Istilah Pos bila di akuntansi adalah Akun atau Perkiraan. Untuk membedakan denganpembukuan Akuntansi maka TransPOS versi Prima menggunakan istilah Pos. Contoh:- Pendapatan Sewa Counter, Pendapatan Sewa Baliho Iklan, dll- Biaya Listrik Bulanan, Biaya Gaji Karyawan, Biaya Sewa Ruko, dll

A. Menambah Pos Kas Klik menu MasterPos Kas

Klik tombol Tambah Isikan NamaPospilih jenis Pendapatan atauBiaya

Klik tombol Simpan

B. Mengedit Data Pos Kas Klik menu MasterPos Kas Klik data PosKas yang akan diedit (pada table/grid) Klik tombol Editsesuaikan atau ganti Nama Pos & Jenis Pendapatan atau Biaya Klik tombol Simpan

C. Menghapus Data Pos Kas Klik menu MasterPos Kas Klik data Pos Kas yang akan dihapus (pada table/grid) Klik tombol Hapusklik Ya

D. Navigasi Data Pos Kas E. Menutup Form Pos Kas


Peringatan Data Pos Kastidak dapat dihapus bila sudah pernah melakukan transaksi.


30/60


Hal 27dari 57

4. TRANSAKSI-TRANSAKSI4.1. STOK/ PERSEDIAAN

4.1.1. Stok Awal

Stok awal adalah proses mengisi/mencatat jumlah stok/persediaan yang ada ke dalamprogram TransPOS. Stok awal digunakan untuk usaha/toko yang sudah berjalan atau sudahmempunyai stok barang baik itu di toko atau di gudang. Caranya sebagai berikut:

Klik menu Persediaan

klik Stok Awal Pilih Lokasipilih Kategoribarang untuk memilih 1 kategori (bila memilih semuakategori: klik kotak cek semua)klik tombol Tampilkan

Ketikkan jumlah stok pada kolom Jumlahuntuk masing-masing barangBila akan membuat stok untuk semua barang dengan jumlah sama, caranya: ketik padakotak Jumlahklik tombol Samakan Jumlah

Klik tombol Simpanklik Ok

TransPOS memberikan kemudahan dalam pengelolaan Stok/Persediaan

yaitu Anda bisa melewati proses Stok AwalAnda bisa langsung melakukan transaksi Pembelian dan atau Penjualan

nantinya Stok/Persediaan disesuaikan di proses Stok Opname

4.1.2. Mutasi Stok

Fitur ini digunakan untuk memindahkan stok/barang antar lokasi penyimpanan barang (bilamempunyai lebih dari 1 lokasi penyimpanan). Lokasi penyimpanan barang ini bisa Gudang,Toko atau yang lainnya. Caranya: Klik menu Persediaanklik Mutasi Stok Pilih Lokasi Asallalu pilih Lokasi

Tujuan Cari/masukkan barang: tekan Enter

atau scan barcodedengan BarcodeScanner

(Bila tekan Entermaka Anda harusmencari nama barang di formpencarian barangpilih baranglalu tekan Enter)

Ketikkan jumlah barang yang akandimutasi (Jml Mutasi)

Cari/masukkan barang kembaliseperti di atas bila mutasi baranglebih dari 1 macam)

Klik tombol Simpanklik OK

Catatan Stok Awal

Stok Awal barang dilakukanuntuk semua barang dalam 1kategoriBarang tidak akan tampil lagi

jika sudah melakukan stok

awal, kecuali barang baruyang dimasukkan lagi darimaster barangBila barang tidak muncul atau

sudah stok awal, silahkanstok opname untukpenyesuaian jumlah stokselanjutnya.


31/60


Hal 28dari 57

4.1.3. Stok Opname

Stok opname adalah proses penyesuaian jumlah stok/persediaan yaitu mencocokkan jumlahyang tercatat dalam di komputer dengan jumlah stok berdasarkan hasil perhitungan fisikbarang.

a. Daftar Stok Opname menampilkan stok opname berdasarkan

periode waktu

: pilih TahunatauTanggal(range tanggal)

menampilkan seluruh data stok opnamehari ini

menampilkan seluruh data stok opnamebulan ini

mengurutkan daftar stok opname

menavigasi data stok opname

: klik option Hari ini

:klik option Bulan ini

: klik pada judul kolom pada grid/table

: klik tombol panah pada bagian kanan bawah

b. Stok Opname Klik menu Persediaanklik submenu Daftar Stok Opnameklik tombol Tambah Pilih LokasiTanggalstok opname bila diperlukan (default = tgl sekarang)

Masukkan barang : tekan Enteratau Scan(dengan Barcode scanner) Sesuaikan jumlah fisik barang sebenarnya di kolom Jml FisikEnterlalu tekan

Simpan(bila barang telah disesuaikan jumlahnya semua) Klik tombol Close untuk menutup

Catatan Stok Opname Stok Opname dilakukan per Barang

PeringatanSyarat Stok Opname adalah bila telah melakukan transaksi sebagai berikut:1. Stok Awal, atau2. Pembelian & Pembelian yang dibatalkan, atau3. Penjualan & Penjualan yang dibatalkan, atau4. Pemesanan Barang (PO) & Pemesanan Barang (PO) yang dibatalkan, atau5. Pesanan Barang (SO) & Pesanan Barang (SO) yang dibatalkan


32/60


Hal 29dari 57

4.2. PEMBELIAN

4.2.1. Pemesanan Barang (PO)

Digunakan unuk mencatat Pemesanan Pembelian Barang (Purchase Order) ke Supplier,Distributor atau Pabrik, sebelum nantinya dijadikan/diakui sebagai Pembelian.

A. Mencatat Pemesanan Barang Klik menu Pembelianklik submenu Pemesanan Barang (PO)

Pilih Supplier No. PO(otomatis diisi oleh TransPOS) Cari/masukkan barang: tekan Enteratau scan barcodedengan Barcode Scanner(Bila tekan Entermaka Anda harus mencari nama barang di form pencarian barang pilih baranglalu tekan Enter)

Sesuaikan jumlah barang (Qty), Harga beli satuan (Hrg Satuan), Diskon Persen (Disc%), markup (MarkUp) & harga jual (Harga Jual)(Cari/masukkan barang kembali seperti di atas bila pembelian barang lebih dari 1macam)

Klik tombol plus (+) di papan keyboard sebelah kanan atau klik tombol Simpan Klik OK

B. Edit & Hapus Data Pemesanan BarangFitur Edit & Hapus ini bertujuan untuk melakukan koreksi/pembetulan, caranya: Klik menu Pembelianklik submenu DaftarPemesanan Barang

Cari data Pemesanan Barang berdasarkan periode Tahun, Tanggal(range tanggal),No. Fakturatau Supplier Klik kanan data Pemesanan Barang yang akan diedit/hapus klik Edit/Hapus Klik tombol Simpanklik OK

C. Menjadikan Pemesanan Barang sebagai Pembelian Klik menu Pembelianklik submenu DaftarPemesanan Barang Klik kanan data Pemesanan Barang yang akan dijadikan Pembelian klik Jadikan

Nota Pembelian Sesuaikan jumlah barang (Qty), Harga beli satuan (Hrg Satuan), Diskon Persen (Disc

%), markup (MarkUp) & harga jual (Harga Jual) --- bila ada yang perlu disesuaikan Penyesuaian Jenis Barang:

A. Untuk menambah barang lagi:Geser kursos mouse dengan tombol panah ke bawahdi keyboardcari/masukkan barang: tekan Enteratau scan barcodedengan Barcode Scanner

(Bila tekan Entermaka Anda harus mencari nama barang di form pencarianbarang pilih barang lalu tekan Enteratau Double Click)

B. Untuk mengurangi barang yang ada:Klik/pilih barang yang akan dikurangi/hapus tekan tombol Ctrl+ DelOk

Klik di kotak Bayaratau tekan tombol plus (+) di papan keyboard sebelah kananketikkan jumlah uang pembayaran

Pastikan tanda cek apabila ingin mencetak/print Purchase Order Klik tombol Simpanklik OK

D. Cetak Pemesanan Barang (PO)Fitur cetak di Daftar Pemesanan barang ini digunakan untuk keperluan cetak ulang atauuntuk keperluan arsip. Ukuran kertas cetak Pemesanan Barang Full A4(Qwarto), caranya: Klik menu Pembelianklik submenu DaftarPemesanan Barang Klik kanan data Pemesanan Barang yang akan dijadikan Pembelian klik Print Klik tombol Printsesuaikan Jenis Printer, Halaman & Jumlah Cetak klik OK Bila telah selesai mencetak, klik tombol Close

4.2.2. Pembelian

Transaksi-transaksi pembelian dilakukan di form pembelian secara garis besar meliputi:a. Tunaib. Kreditc. Lain-lain


33/60


Hal 0dari 57

Tampilan: Form Pembelian

A. Pembelian Tunai Klik menu Pembelianatau tekan tombol F10di keyboard Pilih Supplierketikkan No. Faktur(maks. 10 digit) dari supplierpilih Lokasi

penyimpanan (default: Gudang) Masukkan barang: tekan Enter & cari atau scan barcodedengan Barcode Scanner

(Bila tekan Entermaka Anda harus mencari nama barang di form pencarian barang lalu tekan Enter)

Sesuaikan jumlah barang (Qty), Harga beli satuan (Hrg Satuan), Diskon Persen (Disc%), markup (MarkUp) & harga jual (Harga Jual)(Masukkan barang kembali seperti di atas bila pembelian barang lebih dari 1 macam)

Jumlah uang pembayaran otomatis terisi Klik tombol Simpanklik OK(layar otomatis akan kosong)

B. Pembelian Kredit Klik menu Pembelianatau tekan tombol F10di keyboard Pilih Supplierketikkan No. Fakturdari supplier pilih

Lokasipenyimpanan (default: Gudang) Klik menu Jenis Transaksipilih Kreditpilih Tanggal

Tempopilih Tanggal Masukkan barang: tekan Enteratau scan barcodedengan

Barcode Scanner(Bila tekan Entermaka Anda harus mencari nama barang diform pencarian baranglalu tekan Enter)

Sesuaikan jumlah barang (Qty), Harga beli satuan (HrgSatuan), Diskon Persen (Disc %), markup (MarkUp) &harga jual (Harga Jual)(Masukkan barang kembali seperti di atas bila pembelianbarang lebih dari 1 macam)

Catatan Pembelian &Harga Beli berubah Bila melakukan pembelian &

Harga Beli (Hrg Satuan)berubah naik/turun, maka diTransPOS akan sbb:o Harga Jual tidak

berubah/tetap jika HargaBeli (Hrg Satuan) tidaklebih besar atau samadengan Harga Jual

o Harga Jual otomatisberubah berdasarkan %markup jika Harga beli lebihbesar atau sama denganHarga Jual lama

Selalu lihat Harga JualbilaHarga Beliberubah, sesuaikanjika perlu !


34/60


Hal 1dari 57

Klik di kotak Uang Muka(apabila ada) atau tekan tombol plus (+) di papan keyboardsebelah kananketikkan jumlah uang muka Anda

Klik tombol Simpanklik OK(layar otomatis akan kosong)C. Lain-lain

a. Hapus Item Barang Klik pada item barang yang dimaksud tekan Ctrl + Delklik OK

b. Memilih Supplier

Bila supplier sudah banyak gunakan fasil itas pencarian, klik tombol

c. Menambah Supplier BaruProgram TransPOS mengijinkan menambah Supplier Baru di Form Pembelian untukmemperlancar proses transaksi, caranya:

Klik klik tombol lalu klik tombol Baru Masukkan Kode, Nama, Alamat, Kota, Kodepos & TelpSimpandouble klik

Supplier baru pada grid/tabel

d. Memasukkan Diskon Total (Diskon Faktur) Klik kotak Diskon [Rp]atau tekan tombol F4di keyboard lalu masukkan jumlah

uang diskon

e. Memasukkan Diskon per Barang

Ketikkan persentase di kolom Disc %pada barang yang dimaksudf. Memasukkan PPn

Klik kotak PPn [%]atau tekan tombol F3di keyboardlalu masukkan jumlahpersentase PPn di kotak sebelah kiri, atau masukkan jumlah uang PPn di kotaksebelah kanan

g. Memasukkan PPn BM Klik kotak PPn BM[%]lalu masukkan jumlah persentase PPn BM di kotak

sebelah kiri, atau masukkan jumlah uang PPn BM di kotak sebelah kanan

h. Mengedit Harga BertingkatTransPOS memberikan fasilitas mengedit Harga bertingkat (MarkUp & Harga Jual)dari Form Pembelian, caranya: Letakkan pointer mouse di kolom MarkUp 1, lalu pointer mouse geser ke kanan

Edit markup& harga jualbertingkat sesuai kolomnyai. Daftar Data Pembelian

Klik menu Pembelianklik submenu Daftar Pembelian Cari pembelian berdasarkan: periode Tahun, Tanggal (range tanggal), No. Faktur

atau Supplier

D. Print Faktur BeliCara mencetak Faktur Pembelian adalah sebagai berikut:

Klik menu Pembelianklik Daftar Pembelian Cari data Pembelian (berdasarkan: periode Tahun, Tanggal(range tanggal), No. Faktur

atau Supplier) Klik kanan pembelian yang diinginkan klik Print Faktur

Klik tombol Print untuk mencetak Faktur

Klik tombol Close lalu klik tombol Close satu lagi untuk menutup faktur

E. Edit Data PembelianCara mengedit data Pembelian untuk keperluan koreksi adalah sebagai berikut:

Klik menu Pembelianklik Daftar Pembelian Cari data pembelian (berdasarkan periode Tahun, Tanggal(range tanggal), No. Faktur

atau Supplier) Klik kanan data pembelian yang akan diedit klik Unpostingklik Ya Klik kanan lagi data pembelian yang akan dieditklik Editsesuaikan bagian yang

ingin diedit


35/60


Hal 2dari 57

Klik tombol Simpanklik Ok

F. Hapus Data PembelianCara menghapus data Pembelian untuk keperluan koreksi adalah sebagai berikut:

Klik menu Pembelianklik Daftar Pembelian Cari data pembelian (berdasarkan periode Tahun, Tanggal(range tanggal), No. Faktur

atau Supplier)

Klik kanan data pembelian yang akan dihapusklik Unpostingklik Ya Klik kanan lagi data pembelian yang akan dihapus klik Hapusklik Yesklik Ok

Catatan Pembelian

Secara default TransPOS memilih tanggal sekarang (sesuai tanggal windows) Apabila Jenis Transaksitidak dipilih, secara default TransPOS akan

memasukkannya sebagai jenis transaksi Tunai Apabila pada item barang tersebut sudah ada harga bertingkat, maka baris barang

tersebut akan diblokbiru muda& muncul pesan dibagian bawah berwarna merah

TransPOS mengijinkan Anda menambah Data Master barang di Form Pembelianklik tombol Tambah Barang

TransPOS memberikan informasi Harga Beli Nettodi bagian atas Form Pembelian

3 Cara memasukkan Item barang dg jumlah (quantity) lebih dari 1:Misal ada pembelian Kecap Bango sebanyak 5 botol, maka di kolom Kode bisa kitamasukkan sebagai berikut: Ketik jumlah pembelian (ketik: 5)ketik tanda bintangdi keyboard (ketik: *)

ketik Kode BarangEntercontoh: 5*8990121011073

Ketik jumlah pembelian (ketik: 5)ketik tanda bintangdi keyboard (ketik: *)masukkan Kode Barang dengan Barcode Scannercontoh: 5*(Scan barcode)

Langsung masukkan Kode Barang dengan Barcode Scanner berulang-ulangsebanyak 5x

Tombol Cepat (keyboard):

F3

F4 F9 Ctrl + Del Enter

: PPn

: Diskon Total: Bersihkan/kosongkan Layar: Hapus item pembelian: Jalankan atau eksekusi: Pilih atau geser

4.2.3. Retur Beli

A. Daftar Retur Beli Menampilkan data berdasarkan

periode waktu: periode Tahun & Tanggal(range tanggal)

menampilkan seluruh data retur hariini

menampilkan seluruh data returbulan ini mengurutkan/sort daftar retur

menavigasi data retur





B. Retur Beli Klik menu Pembelianklik submenu Daftar Retur Pembelianklik tombol Retur Pilih Supplierpilih No. Fakturpilih Tgl Retur Pilih barang mana yang akan diretur ketik jumlah barang retur di kolom Jml Retur


36/60


Hal dari 57

Setelah yakin jumlah barang yang diretur klik tombol Lanjutklik tombol Simpan(layar akan otomatis kosong)

Klik tombol Close untuk menutupC. Cetak Retur Beli

Klik menu Pembelianklik submenu Daftar Retur Pembelian Klik kanan data No. Faktur Beliyang ingin di cetak klik Print Klik tombol Printpilih Jenis Printer& settinglah printerpilih Ok Klik tombol Close untuk menutup

Catatan Retur Beli Secara default TransPOS memilih tanggal sekarang (sesuai tanggal windows) Tombol Kembalidigunakan apabila Anda ingin mengoreksi kembali jumlah barang retur sebelum disimpan

Untuk membatalkan atau mengosongkan layarklik tombolBatal

Peringatan Retur Belitidak dapat diedit & di hapus !! Apabila jumlah Retur Beliterjadi kesalahan (lebih banyak), maka lakukan Pembelian lagi

sejumlah kelebihannya.

Apabila jumlah Retur Beliterjadi kesalahan (lebih kecil/kurang), maka lakukan Retur Belilagisejumlah kekurangannya.

4.2.4. Hutang & Konsinyasi

A. Daftar Hutang & Konsinyasi menampilkan data Hutang &

Konsinyasi berdasarkan Faktur menampilkan data Hutang &

Konsinyasi berdasarkan Supplier mengurutkan data Hutang &

Konsinyasi

: klik pilihan Faktur Belipilih kriteria Hutang atauKonsinyasiketikkan no. fakturEnter

: klik pilihan Supplierpilih kriteria Hutang atauKonsinyasiketikkan nama supplierEnter

: klik pada judul kolom pada grid/tabel

menavigasi data hutang : klik tombol panah pada bagian kanan bawah

B. Pembayaran Hutang & Barang Konsinyasi Klik menu Pembelianklik submenu Daftar Hutang & Konsinyasiklik tombol

Pembayaran Pilih TanggalPembayaranpilih Jenis Transaksi (Hutangatau Konsinyasi)

pilih Supplierlalu klik tombol Tampilkan Ketikkan jumlah uang yang Anda bayarkan di kolom Uang Bayar


37/60


Hal dari 57

Pilih No Fakturmana yang akan dibayar pada tabel sebelah kiri lalu klik tombol

atau langsung klik 2xNo. Faktur mana yang dimaksud (untuk dibayar) Apabila No Faktur tidak jadi dibayarkan pilih No Fakturpada tabel sebelah kanan

klik tombol atau langsung klik 2xNo. Faktur mana yang dimaksud (untukmembatalkan)

Setelah yakin No. Faktur mana saja yang akan dibayar klik tombol SimpanklikOK

Klik tombol Closeuntuk menutup

Catatan Pembayaran Hutang & Konsinyasi

Secara default TransPOS memilih tanggal sekarang (sesuai tanggal windows) Gunakan fasilitas pencarian untuk memilih Supplierklik tombol Cari Untuk membatalkan atau mengosongkan layar klik tombolBatal Uang Bayaradalah jumlah uang bayar riil atau jumlah nominal uang yang digunakan untuk

membayar hutang ke supplier Jumlah pembayaran hutang riil bisa dilihat di kolom Jumlah Dibayarkan Sisa Pembayaran bisa berarti juga Uang Kembalian (apabila jumlah uang yang dibayarkan lebih

dari jumlah hutang)

Peringatan1. Pembayaran Hutang tidak bisa diedit & dihapus2. Bila terjadi kesalahan Kurang Bayar, silahkan lakukan Pelunasan Hutangkembali3. Bila terjadi kesalahan Lebih Bayar, perlakukan sebagai Uang Titipanterlebih dahulu


38/60


39/60


Hal dari 57

..2. Penjualan (Kasir)

Transaksi-transaksi penjualan dilakukan di form penjualan (Kasir) secara garis besar meliputi:a. Tunaib. Kreditc. Pending/ Hold Penjualand. Lain-lain

e. Print Faktur Jual

Tampilan: Form Penjualan/Kasir Full Screen

Tampilan: Form Penjualan/Kasir Lengkap (setelah di klik tombol Fold Panel)


40/60


Hal 7dari 57

A. Penjualan Tunai Klik submenu Penjualan (Kasir)atau tekan tombol F9di keyboard Klik tombol Fold Panel di bagian kanan atas form penjualan pilih

Pelanggan(default: umum)Jenis Transaksi(default: Tunai)pilih JenisPrinter/Print out(jika belum pernah disetting diawal)

Pilih Lokasi penyimpanan (default: Toko) pilih Sales(bila menggunakan Salesman) Masukkan barang: tekan Enteratau scan barcodedengan Barcode Scanner

(Bila tekan Entermaka Anda harus mencari nama barang/jasa di form pencarian

barang pilih baranglalu tekan Enter) Sesuaikan jumlah barang (Qty), Harga satuan (Harga), Diskon Persen (Disc %),

Diskon Uang (Disc Rp)(Masukkan barang kembali seperti di atas bila penjualan barang lebih dari 1 macam)

Klik di kotak Bayaratau tekan tombol plus (+) di papan keyboard sebelah kananketikkan jumlah uang pembayaran dari pembeli

Pastikan tanda cek apabila ingin mencetak/print Struk/Notaatau Faktur Penjualan Klik tombol Simpanklik OK

B. Penjualan Kredit Klik menu Penjualan (Kasir)atau tekan tombol F9di keyboard Klik tombol Fold Panel di bagian kanan atas form penjualan pilih

Pelanggan(default: umum)pilih Jenis Printer/Print out(jika belum pernahdisetting diawal)

Klik menu combo Jenis Transaksipilih Kredit Klik menu combo Tanggal Tempopilih Tanggal Pilih Lokasi penyimpanan (default: Toko) pilih Sales(bila menggunakan Salesman) Cari/masukkan barang: tekan Enteratau scan barcodedengan Barcode Scanner

(Bila tekan Entermaka Anda harus mencari nama barang/jasa di form pencarianbarang lalu tekan Enter)

Sesuaikan jumlah barang (Qty), Harga satuan (Harga), Diskon Persen (Disc %),Diskon Uang (Disc Rp)(Cari/masukkan barang kembali seperti di atas bila penjualan barang lebih dari 1macam)

Klik di kotak Uang Muka(apabila ada) atau tekan tombol plus (+) di papan keyboardsebelah kananketikkan jumlah uang muka dari pembeli

Pastikan tanda cek apabila ingin mencetak/print Struk/Notaatau Faktur Penjualan Klik tombol Simpanklik OK

C. Pending/ Hold PenjualanPending penjualan dilakukan apabila saat terjadi antrian di kasir, ada pembeli A yangsedang dimasukkan barang belanjanya namun akan menambah barang lain selain barangyang sudah dibawanya. Sebagian barang yang dibeli tersebut sudah dimasukkan olehkasir di komputer. Supaya pembeli lain dalam antrian tetap bisa dilayani tanpa menunggupembeli A tadi mengambil barang yang diinginkan maka program TransPOS menyediakanfasilitas pending penjualan. Tekan tombol F8pada keyboard Masukkan angka di No Simpanuntuk disimpan sementara (misal: di angka 1)

Enterklik OKklik tombol Close Lalu layar kasir akan kosong, Catat/Hafalkan angka untuk Pembeli A, pembeli lain bisa

dilayani dulu Seteleh pembeli A tadi kembali tekan tombol F8

Ketikkan angka yang dicatat tadi di kotak No Ambiltekan Enterklik OK Lanjutkan memasukkan barang lain untuk pembeli A

Catatan Pending Kotak angka pending yang belum terisi berwarna Hijau Kotak angka pending yang terisi pending berwarna Merah Fasilitas pending ini bisa dipakai untuk memasukkan tagihan/bill di Rumah Makan, Resto & Cafe. Kotak-

kotak angka pending penjualan bisa dianggap sebagai Nomer Meja.

Gabung Struk/Nota (Join Bill)Fasilitas ini digunakan untuk menggabungkan tagihan (bill) beberapa meja pada rumah makan, cafe, resto,


41/60


Hal 8dari 57

dll yang telah disimpan dengan fasilitas Pending/Hold. Misal kita akan menggabungkan No. Meja 1, 2 & 3caranya sebagai berikut:

Tekan tombol F8

Ketikkan No. Meja 1 di kotak No Ambiltekan Enterklik OKUlangi untuk No Meja 2 & 3 (tekan F8 lagi dst)

Klik di kotak Bayaratau tekan tombol plus (+) di papan keyboard sebelah kanan ketikkan jumlah uangpembayaran

Klik tombol Simpan(nota/struk akan tercetak)klik OK

D. Lain-laina. Hapus Item Barang/Jasa

Klik kananpada barang yang dimaksud klik Hapus Item Penjualan atau klik pada item barang yang dimaksud tekan Ctrl + Delklik OK

b. Memilih Pelanggan Klik tombol Fold Panel klik di menu Pelangganpilih pelanggan yang

dicari

Bila pelanggan sudah banyak, gunakan fasilitas pencarian, klik tombol

c. Menambah Pelanggan BaruProgram TransPOS mengijinkan menambah Pelanggan Baru di Form Penjualan/Kasir

untuk memperlancar proses transaksi, caranya: Klik tombol Fold Panel lalu klik tombol Baru Masukkan Kode, Nama, Alamat, Kota, Kodepos & TelpSimpandouble klik

Pelanggan yang baru saja ditambahkan pada grid/tabel

d. Memasukkan Diskon Total (Diskon Faktur) Klik kotak Diskon Rpatau tekan tombol F12di keyboard Masukkan jumlah persentase diskon di kotak sebelah kiri, atau masukkan jumlah

uang diskon di kotak sebelah kanan

e. Memasukkan Diskon per Barang Ketikkan persentase di kolom Disc (%)pada barang yang dimaksud atau ketikkan jumlah uang diskon di kolom Disc (Rp)pada barang yang dimaksud

f. Merubah Harga Satuan

Untuk keperluan khusus, program TransPOS memberikan fasilitas rubah harga jualsatuan, caranya: Klik di kolom Harga satuan(Harga) pada barang yang dingin dirubahganti

harganya tekan Enteratau geser pointer mouse

Catatan Harga Satuan Apabila harga pengganti lebih kecil daripada harga jual barang maka akan muncul Peringatan

berwarna merahdi atas, sebagai indikator supaya apabila perubahan harga satuan itu dilakukantidak sengaja/keliru maka ada peringatan.

g. Tidak mencetak Nota/strukBiasanya untuk keperluan efisiensi atau bila tidak diminta oelh pembeli, Nota/Struktidak di cetak/print.

Hilangkan tanda cek/centang di kotak Print(sebalah kiri tombol Simpan)

h. Print Ulang Nota/StrukPrint ulang ini adalah fasilitas mencetak kembali Nota/struk yang baru saja diprint.Biasanya digunakan apabila pada waktu cetak/print printer ada masalah atau pitahabis, caranya: Klik kanandi tabel/grid di Form Penjualan/Kasir klik Print Ulang

i. Daftar Penjualan Klik menu Penjualanklik submenu Daftar Penjualan


42/60


Hal 9dari 57

Cari data pejualan berdasarkan: periode Tahun, Tanggal (range tanggal), No.Fakturatau Pelanggan

E. Print Faktur JualCara mencetak Faktur Penjualan adalah sebagai berikut: Klik menu Penjualanklik Daftar Penjualan Cari penjualan berdasarkan periode Tahun, Tanggal(range tanggal), No. Fakturatau

Pelanggan

Klik kanan Penjualan yang diinginkan klik Print Fakturklik Kecil( Qwarto/A4)atau Besar(Qwarto/A4 Full)

Klik tombol Print untuk mencetak Faktur

Klik tombol Close lalu klik tombol Close satu lagi untuk menutupfaktur

Catatan Cetak Faktur Jual (Langsung dari Penjualan/Kasir) Untuk mencetak Faktur Penjualan langsung dari Penjualan/Kasir: pilih Jenis Printerdi Faktur Kecil

atau Faktur Besardi form Penjualan/Kasir Caranya lihat Setting Printerdi hal 12

F. Edit Data PenjualanCara mengedit data Penjualan untuk keperluan koreksi adalah sebagai berikut:

Klik menu Penjualanklik Daftar Penjualan Cari data penjualan (berdasarkan periode Tahun, Tanggal(range tanggal), No. Faktur

atau Pelanggan) Klik kanan data penjualan yang akan dieditklik Unpostingklik Ya Klik kanan lagi data penjualan yang akan diedit klik Editsesuaikan bagian yang

ingin diedit Klik tombol Simpanklik Ok

G. Hapus Data PenjualanCara menghapus data Penjualan untuk keperluan koreksi adalah sebagai berikut:

Klik menu Penjualan klik Daftar Penjualan Cari data penjualan (berdasarkan periode Tahun, Tanggal(range tanggal), No. Faktur

atau Pelanggan)

Klik kanan data penjualan yang akan dihapus klik Unpostingklik Ya Klik kanan lagi data penjualan yang akan dihapus klik Hapusklik Yesklik Ok

Catatan Penjualan No Fakturdiisi otomatis oleh sistem Secara default TransPOS memilih tanggal sekarang (sesuai tanggal windows) Apabila Pelanggantidak dipilih, secara default TransPOS akan memasukkannya

sebagai pelanggan Umum

Apabila Jenis Transaksitidak dipilih, secara default TransPOS akanmemasukkannya sebagai jenis transaksi Tunai

Apabila Jenis Printertidak dipilih, secara default TransPOS akan memilih jenisprinter Parallel Epson

Secara default TransPOS memberikan tanda cek/centang pada kotak Print

Untuk menyembunyikan panel atas klik tombol Fold Panel Vertical

3 Cara memasukkan Item barang dg jumlah (quantity) lebih dari 1:Misal ada penjualan Kecap Bango sebanyak 5 botol, maka di kolom Kode bisa kitamasukkan sebagai berikut: Ketik jumlah penjualan (ketik: 5)ketik tanda bintangdi keyboard (ketik: *) ketik

Kode BarangEntercontoh: 5*8990121011073

Ketik jumlah penjualan (ketik: 5)ketik tanda bintangdi keyboard (ketik: *)


43/60


Hal 0dari 57

masukkan Kode Barang dengan Barcode Scannercontoh: 5*(Scan barcode)

Langsung masukkan Kode Barang dengan Barcode Scanner berulang-ulangsebanyak 5x

Tombol Cepat (keyboard):

F8

F9 F11 F12 + (plus) Ctrl + Del Enter

: Pending/ Hold

: Bersihkan Layar: Buka Cash Drawer (tanpa transaksi penjualan) tanpa Driver Printer: Diskon Total: Uang Bayar (tunai) atau Uang Muka (kredit): Hapus item penjualan: Jalankan atau eksekusi: Pilih atau geser

4.3.3. Retur Jual

A. Daftar Retur Jual menampilkan data berdasarkan

periode waktu

: pilih Tahun& Tanggal(range tanggal)

menampilkan seluruh data retur hariini

menampilkan seluruh data returbulan ini

mengurutkan daftar retur

menavigasi data retur





B. Retur Jual Klik menu Penjualanklik submenu Daftar Retur Penjualanklik tombol Retur Pilih Pelangganpilih No. Fakturpilih Tgl Retur Pilih barang mana yang akan diretur ketik jumlah barang retur di kolom Jml Retur

Setelah yakin jumlah barang yang diretur klik tombol Lanjutklik tombol Simpan(layar akan otomatis kosong)

Klik tombol Close untuk menutup

C. Cetak Retur Jual Klik menu Penjualanklik submenu Daftar Retur Penjualan Klik kanan data No. Faktur Jualyang ingin di cetak klik Print Klik tombol Printpilih Jenis Printer& settinglah printerpilih Ok Klik tombol Close untuk menutup


44/60


Hal 1dari 57

Catatan Retur Jual

Secara default TransPOS memilih tanggal sekarang (sesuai tanggal windows) Tombol Kembalidigunakan apabila Anda ingin mengoreksi kembali jumlah barang retur

sebelum disimpan Untuk membatalkan atau mengosongkan layar klik tombolBatal

Peringatan Retur Jualtidak dapat diedit & di hapus !! Apabila jumlah Retur Jualterjadi kesalahan (lebih banyak), maka lakukan Penjualan lagi

sejumlah kelebihannya. Apabila jumlah Retur Jualterjadi kesalahan (lebih kecil/kurang), maka lakukan Retur Juallagi

sejumlah kekurangannya.

4.3.4. Piutang

A. Daftar Piutang menampilkan piutang berdasarkan

Faktur menampilkan piutang berdasarkan

Pelanggan mengurutkan daftar piutang

: klik pilihan Faktur ketikkan no. faktur Enter

: klik pilihan Pelangganketikkan nama pelanggan

Enter: klik pada judul kolom pada grid/tabel

menavigasi data piutang : klik tombol panah pada bagian kanan bawah

B. Pelunasan Piutang Klik menu Penjualanklik submenu Daftar Piutangklik tombol Pelunasan Pilih TanggalPelunasanpilih Pelangganlalu klik tombol Tampilkan Ketikkan jumlah uang yang dibayarkan pembeli di kolom Uang Bayar

Pilih No Fakturmana yang akan dilunasi pada tabel sebelah kiri lalu klik tombolatau langsung klik 2xNo. Faktur mana yang dimaksud (untuk dilunasi)

Apabila No Faktur tidak jadi dibayarkan, pilih No Fakturpada tabel sebelah kananklik

tombol atau langsung klik 2xNo. Faktur mana yang dimaksud (untukmembatalkan)

Setelah yakin No. Faktur mana saja yang akan dilunasi klik tombol Simpanklik OK Klik tombol Closeuntuk menutup

Catatan Pelunasan Piutang Secara default TransPOS memilih tanggal sekarang (sesuai tanggal windows) Gunakan fasilitas pencarian untuk memilih Pelangganklik tombol Cari


45/60


Hal 2dari 57

Untuk membatalkan atau mengosongkan layar klik tombolBatal Uang Bayaradalah jumlah uang bayar riil atau jumlah nominal uang yang diserahkan pelangan untuk

membayar piutang Jumlah pembayaran piutang riil bisa dilihat di kolom Jumlah Dibayarkan Sisa Pembayaran bisa berarti juga Uang Kembalian (apabila jumlah uang yang dibayarkan lebih dari

jumlah piutang)

Peringatan1. Pelunasan Piutang tidak bisa diedit & dihapus2. Bila terjadi kesalahan Kurang Bayar, silahkan lakukan Pelunasan Piutangkembali3. Bila terjadi kesalahan Lebih Bayar, perlakukan sebagai Uang Titipanterlebih dahulu


46/60


Hal dari 57

.. TRANSAKSI KAS

Fitur ini digunakan untuk memasukkan transaksi kas yaitu Pendapatan & Biaya lainnya.

Adapaun Saldo Awal Kas juga dimasukkan melalui fitur ini.

4.4.1. Saldo Awal Kas

Saldo Awal Kas adalah proses mengisi/mencatat jumlah saldo pos pendapatan lain & posbiaya lain dari catatan toko/usaha yang sudah berjalan ke dalam program TransPOS

Nama/Jenis Pos Pendapatan& Pos Biaya Lain dimasukkan/disetting dari menu Mastersubmenu Pos Kas.

Caranya yaitu: Pastikan sebelumnya telah mengisi/setting data Master Kas Klik menu Kasklik Saldo Awal Kas Isikan jumlah saldo untuk masing-masing Pendapatan & Biaya di kolom Jumlah Klik tombol Simpanklik OKklik tombol Close

Peringatan1. Saldo Awal Kas hanya bisa dilakukan 1 kali di awal pemakaian TransPOS2. Salda Awal Kas tidak bisa diubah/edit setelah Tutup Tahun

4.4.2. Transaksi Kas

Fitur ini digunakan untuk memasukkan transaksi kas yaitu Pendapatan & Biaya lainnya, yang

sebelumnya Nama Posnya telah disetting di menu Master Pos Kas.

Caranya: Klik Menu Kas klik Transaksi Kas Tanggal(default: hari ini bisa disesuaikan) pilihNama Pos Isikan Keterangan(sebagai penjelasan transaksi) isikanJumlahklik tombol Simpan

4.4.3. Edit Data Transaksi Kas

Cara mengedit data Transaksi Kas untuk keperluan koreksi adalah sebagai berikut: Klik menu Kasklik Daftar Transaksi Kas Cari data Transaksi Kas (berdasarkan: periode Tahunatau Tanggal(range tanggal)) Klik kanan data Transaksi Kas yang akan diedit klik Unpostingklik Ya Klik kanan lagi data Transaksi Kas yang akan diedit klik Editsesuaikan bagian yang

ingin diedit Klik tombol Simpanklik Ok

4.4.4. Hapus Data Transaksi Kas

Cara menghapus data Transaksi Kas untuk keperluan koreksi adalah sebagai berikut: Klik menu Kasklik Daftar Transaksi Kas Cari data Transaksi Kas (berdasarkan: periode Tahunatau Tanggal(range tanggal) Klik kanan data Transaksi Kas yang akan dihapus klik Unpostingklik Ya Klik kanan lagi data Transaksi Kas yang akan dihapus klik Hapusklik Yesklik Ok


47/60


Hal dari 57

.. TRANSAKSI KASIR

Transaksi lain adalah transaksi-transaksi yang berhubungan dengan Kasir namun selaintransaksi penjualan. Berikut transaksi-transaksi tersebut:

4.5.1. Modal Kasir

Modal kasir adalah proses memasukkan sejumlah uang yang menjadi modal kasir berjualanyang ada di Cash Drawer. Modal kasir ini sebaiknya harus dicatat sebelum kasir bertugas,caranya: Klik menu Penjualanatau tekan tombol F9di keyboard Klik kananpada tabel/grid klik Laporan Kasir Klik tab Modal & Pengeluarandi bagian kiri atas Ketikkan jumlah uang di kotak jumlah& ketikkan keterangan di kotak keterangan(misal:

"Modal Kasir A")lalu klik tombol Modalklik OK

Catatan Modal Kasir Untuk menambahlagi modal kasir (bila ditambah/bila kurang), silahkan ulangi langkah di atas Untuk mengurangimodal kasir (bila kelebihan), silahkan masukkan dijumlahdengan tanda minus

(-) di depan. Misal: -100000

4.5.2. Pengeluaran Kasir

Pengeluaran Kasir adalah proses mencatat pengeluaran-pengeluaran lain yang diambilkandari uang kasir (dalam Cash Drawer/Laci Kasir). Pengeluaran Kasir ini dicatat selama kasirbertugas.

a. Menambah Pengeluaran Kasir Klik menu Penjualanatau tekan tombol F9di keyboard Klik kananpada tabel/grid klik Laporan Kasir Klik tab Modal & Pengeluarandi bagian kiri atas Klik tombol Pengeluaran

PilihNama Pos Pengeluaran Isikan Keterangan(sebagai penjelasan transaksi)isikanJumlahklik tombol

Simpan

b. Mengedit & Menghapus Pengeluaran Kasir Klik menu Penjualanatau tekan tombol F9di keyboard Klik kananpada tabel/grid klik Laporan Kasir Klik tab Modal & Pengeluarandi bagian kiri atas Klik kanandata yang akan di edit/hapus pada tabel/grid Pengeluaran Kasir klik

Unpostingklik Yes

Klik kananlagi data yang akan di edit/hapus pada tabel/grid Pengeluaran Kasir

klikEdit/Hapus a. bila Edit, sesuaikan: Keterangan& Jumlahklik Simpan

b. bila Hapus: klik Yesklik Ok

Catatan Pengeluaran Kasir Sebelum menambah Pengeluaran Kasir, terlebih dahulu membuat Nama Posdi Master Pos Kas Pengeluaran Kasir akan tercatat di Laporan Uang dlm Cash Drawer(pada Laporan Kasir) & di

Laporan Rekapitulasi Saldo (pada Laporan Keuangan)


48/60


Hal dari 57

Peringatan Dalam mengedit Pengeluaran Kasir, kata/teks (Kasir) di bagian Keteranganjangan diedit/dihapus Data transaksi Pengeluaran Kasir yang bisa diedit/dihapus adalah data transaksi Kasir Aktif& pada

hari itu juga

4.5.3. Uang dalam Cash Drawer

Fasilitas ini adalah untuk memberikan laporan mengenai transaksi-transaksi yang dilakukanoleh Kasir saat dia bertugas yang menggunakan Uang dalam Cash Drawer, caranya: Klik menu Penjualanatau tekan tombol F9di keyboard Klik kananpada tabel/grid klik Laporan Kasir Klik tab Laporan Kasirdi bagian kiri ataspilih Tanggalpilih Kasir Pilih Printer(bila memilih jenis printer Dengan Driver, maka akan preview dahulu) Ketikkan jumlah rii l uang dalam cash drawer di kotak Uang dlm Cash Drawer(diisi

sewaktu Kasir selesai bertugas) Klik tombol Tampilkan Klik tombol Print(bila ingin mencetak)

4.5.4. Laporan Penjualan Kasir

Laporan Penjualan Kasir digunakan untuk mengetahui transaksi-transaksi yang dilakukan olehKasir dalam periode tertentu dan lebih detail. Laporan ini dikelompokkan menjadi 2 (dua) yaituper Kasir atau Total, dan dibagi lagi berdasarkan seabagai berikut:

1. Laporan per Nota/struk2. Laporan Keuangan (Net Sales)3. Laporan per Kategori Barang4. Laporan Pengeluaran Kasir

Cara mencetak Laporan Penjualan Kasir: Klik menu Penjualanatau tekan tombol F9di keyboard Klik kananpada tabel/grid klik Laporan Kasirklik tab Laporan Kasir Sesuaikan Tanggal(default: hari ini) sesuaikan Kasir(default: Kasir aktif) Pilih RangeTanggal

Catatan Uang dalam Cash Drawer Laporan uang dalam cash

drawer dicetak menggunakanPrinter Mini, sehingga mudahdilihat dan efisien.


49/60


Hal dari 57

Pilih SettingPrinter (bila memilih Driver Disesuaikan Printer, maka akan munculpreviewdahulu)

Pilih jenis Laporan Kasir yang ingin dicetak, klik di tombolnya

Catatan Laporan Penjualan Kasir Laporan penjulan kasir dicetak

menggunakan Printer Mini dengan ukurankertas: kertas 75/76mm kertas 58/60mmsehingga mudah dilihat dan efisien.


50/60


Hal 7dari 57

5. TUTUP TAHUNYang dimaksud Tutup Tahun adalah Tutup Pembukuan dalam periode 1 Tahun, dimanadilakukan di akhir tahun (31 Desember). Tutup Tahun berarti semua transaksi telah dianggapsah/valid dan setelah Tutup Tahun akan dipindahkan saldo hutang, piutang & konsinyasi kesaldo awal periode tahun berikutnya.

Caranya:

Klik m

Panduan TransPOS

Documents

Transcript of Panduan TransPOS