Panduan Praktis Pelaksanaan dan Pelaporan Field Monitoring / Kerja Lapangan

Panduan Praktis Pelaksanaan dan Pelaporan Field Monitoring / Kerja Lapangan

qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmrtyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmrtyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmrtyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmrtyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmrtyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmrtyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmrtyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnm

Panduan Praktis Pelaksanaan dan Pelaporan Field Monitoring / Kerja LapanganBanda Aceh1/1/2013Disusun oleh Faisal Fuady

Pendahuluan

Panduan ini dibuat dengan tujuan untuk membantu karyawan (staff) LOGICA2 dan juga para mitra pelaksana proyek untuk memahami bagaimana pelaksanaan aktifitas monitoring secara praktis dan efektif di lapangan (Field Monitoring /Kerja lapangan/ FM).

This guide was made with the aim to help the staff of LOGICA2 and also the project implementing partners to understand how to implementation Field Monitoring /Kerja lapanganactivities effectively

Beberapa Pertanyaan Kunci sehubungan dengan Field Monitoring /Kerja lapangan(FM) Some Key Questions in connection with Field Monitoring /Kerja lapangan(FM)1. Apa Tujuan dari Monitoring Lapangan / What is the purpose of FM ? Untuk apa kita bersusah payah melakukan monitoring lapangan? Monitoring Lapangan merupakan kegiatan yang sangat penting untuk memonitor progress dari suatu aktifitas proyek, memverifikasi hasil pelaksanaan kegiatan/aktifitas yang dicapai (achievement) baik dari segi output maupun outcome berdasarkan kebutuhan proyek.

For what reason to spend our time to do the field monitoring?Field Monitoring /Kerja lapanganis a very important activity to monitor the progress of a project implementation, verifying the achivements of the project activity, in terms of output or outcome, based on project needs.

2. Apa sandaran pelaksanaan verifikasi? / Verikasi harus disandarkan pada Kontrak Kerja dan Kerangka Kerja (TORs), dan setiap adanya amendments yang mengikuti Surat Perjanjian Kontrak tersebut. Singkat kata, dokumen tersebut (Kontrak Kerja dan amandement kontrak dan ToR) memberikan dasar2 penilaian untuk mengetahui progres, capaian.

What the basis of doing the the verification? The Terms of Reference (TORs), and any subsequent amendments and/or letters of agreement, provide the basis for assessing what is required by our implementing partners on any project.

3. Apa saja yang bisa diverifikasi dalam sebuah project? Seseorang bisa memverifikasikan Outputs, yaitu keluaran dari aktifitas proyek seperti keluaran dari training, lokakarya, konstruksi perumahan, dll. Seseorang juga bisa memverifkasi Outcome, yaitu manfaat dari suatu proyek atau perubahan-perubahan positif yang merupakan sumbangsih atau hasil akhir dari proyek. Outcome merupakan capaian yang lebih luas dari output. Outcome mencakup hal-hal seperti: adanya perbaikan atau peningkatan di unit-unit pelayanan kesehatan seperti Puskesmas, atau Unit Pelayanan Pendidikan seperti sekolah-sekolah atau kantor kantor pemerintah (kantor desa, kantor camat dan lainnya).Outcome juga bisa dilihat dari adanya perubahan pola fikir kearah yang lebih baik, peningkatan taraf hidup, peningkatan keselamatan atau keamanan komunitas kearah yang lebih baik, dll. Kunci utama dalam setiap verifikasi adalah bagaimana mengumpulkan cukup bukti untuk mendukung setiap kesimpulan dari hasil monitoring lapangan.

One can verify project outputs and/or outcomes. Outputs are the immediate deliverables of a project, like trainings, workshops, housing construction, etc. Outcomes are broader results and address issues like: improved living standards, better community safety, etc. The key in each case is to collect enough evidence to support any conclusions.

4. Apasaja persiapan penting sebelum memulai / What preparation is important before starting ? Sebelum kita mulai, pastikan bahwa kita akan melakukan aktifitas monitoring dengan benar. Kegiatan monitoring lazimnya adalah untuk memonitor progress atau mem-verifikasi atau memastikan bahwa mitra pelaksana telah melaksanakan kegiatan2 dan telah menghasilkan Ouput seperti yang termaktub dalam kerangka kerja (TORs). Kegiatan monitoring tersebut sering memerlukan wawancara yang terstruktur dan pengecekan/review dokumentatsi.

Before we begin, make sure that we will conduct monitoring activities correctly. Monitoring activities typically is to monitor progress or to verify or ensure that implementing partners have been implementing activities or ha has produced 'Output' as stated Tors. The monitoring activities often require a structured, semi structured interview and checking / review of dokumentation.Langah langkah untuk melaksanakan FM / Some steps to do the FM

1) Menyiapkan Rencana FM / preparing the FM Plan

Panduan ini memberikan petunjuk praktis agar pelaaksanaan FM bisa berjalan efektif. Lazimnya hampir 50% dari pekerjaan monitoring lapangan berjalan sebelum kita berangkat ke lapangan. Sisanya bergantung bagaimana kita melakukannya dengan baik dilapangan. Kehati-hatian dan persiapan yang sempurna merupakan hal yang sangat penting. Itulah sebabnya kita disarankan agar mempersiapkan sebuah recana FM, yang harus didiskusikan dan disetujui oleh Adviser / Supervisor kita sebelum kita berangkat.

Siapkan dan serahkan rencana FM kita kepada Penasehat atau Supervisor untuk dikaji segera setelah kelengkapan informasi perencanaan terpenuhi. Perlu diingat bahwa untuk setiap FM kita harus mendapatkan persetujuan dari atasan kita (supervisor)

This practical guide provides some tips in order to have effective FM. Normally alamost 50% of the Field Monitoring /Kerja lapanganwork is running before we go to the field and the rest is depending on how well we do the FM in the field. A well prepared plan is very important. That is why we are advised to prepare the FM plan , which should be discussed with and approved by the Adviser / Supervisor us before we left.

Prepare and submit our FM plan to the supervisor/ Advisor to be reviewed immediately after completion of the planning. Keep in mind that for every FM we have to get approval from our supervisor2) Mengkonfirmasikan Jadwal Kunjungan Kita / Confirmation of our Itinerary

Sebelum berangkat kelapangan, jadwal yang sudah disusun sebaiknya di komunikasikan dan dikonfirmasikan dengan mitra pelaksana. Identifikasi lokasi- yang perlu kita kunjungi, siapa yang perlu kita temui atau dengan siapa kita ingin bekerja sama di setiap destinasi kunjungan kita dan kira-kira berapa lama waktu yang diperlukan.

Perlu dicatat bahwa sebaiknya hindari merencanakan aktifitas yang terlalu banyak untuk dikunjungi. Pilih yang prioritas menurut kebutuhan. Kita bisa melakukan lebih dari satu misi dari suatu FM dengan pusat perhatian yang berbeda antara satu dengan yang lainnya. Misalnya aktifitas pada Unit Pelyanan Pendidikan dan Kesehatan pada kabupaten yang sama. Namun perlu dicatat bahwa kita harus memusatkan perhatian untuk mendapatkan informasi yang berkualitas berdasarkan hasil temuan.

Before leaving for the field, the prepared schedule should be communicated and confirmed with implementing partners. Identify the needs before we go, who we need to meet or with whom we want to work in each destination of our visit and approximately how long it will take.

It should be noted that we should avoid too many activities planned for the visit. Select a priority according to need. We can do several FM activities in one district. However it should be noted that we have to focus on getting the quality information based on the findings.

3. Melakukan Kajian terhadap dokumen

Sejatinya setiap ada kontrak kerja dengan mitra, LOGICA2 meminta Pihak Mitra Pelaksana untuk membuat perencanaan, pelaksananaan, capaian-capain dan penutupan proyek. Pastikan kita sudah mengkaji dan familiar dengan semua dokumentasi penting tersebut selama kita melaksanakan FM. Kajian ini akan memberikan kita dasar yang kuat untuk mengembangkan pendekatan yang kita gunakan dalam menilai kegiatan-kegiatan yang dijalankan.

Kajian dokumen bukan hanya sebatas memastikan keberadaan dokumen tersebut. Kajian dokumen menuntut kita untuk memahami informasi kunci (key information) yang tersedia. Bila berupa laporan maka kita dituntut untuk menilai kualitas dari laporan tersebut. Jika proyek tersebut menangani isu-isu yang berada diluar kepakaran kita, kita dianjurkan untuk berkonsultasi dengan Penasehat kita atau dengan salah seorang dari rekan tim kita yang memiliki kepakaran di bidang itu.

Berikut ini adalah alat bantu berupa beberapa pertanyaan saat kita melakukan kajian dokumen: Apakah kita sudah mendapatkan semua dokumen yang kita perlukan? Misalnya, kontrak, amandment (jika ada) dan ToRs yang berkaitan Jika dokumen yang diperlukan berupa laporan, apakah laporan tersebut sudah diserahkan oleh mitra? Apakah semua dokumen tersebut memberikan informasi sehubungan dengan capaian terhadap tujuan yang diinginkan? Bagaimana dengan kualitas dari informasi yang diberikan, apakah sesuai dengan yang diharapkan? ?

Jika kita membutuhkan hasil laporan pemantauan dari mitra pelaksana, pastikan bahwa mitra punya waktu yang cukup dan memadai Selalu sampaikan kepada mereka dalam bentuk tertulis (email) dan kemudian ditindaklanjuti dengan menelepon mereka untuk memastikan sudah diterima kalau perlu. Ini bisa kita gunakan sebagai rujukan nantinya bila terjadi kendala.

In any contract with implementing partner, ideally LOGICA2 requested the partner to make adeqaute plan of implemnation, timleline achievement and project closure. Make sure we have already 'familiar' with all the necessary documentation as long as we carry out the FM. This study will give us a strong foundation to develop an approach

The document review not only limited to ensure the existence of the document. Document review requires us to understand the key information are available. When it is related to reports then we are required to assess the quality of the report. If the project is dealing with issues that are beyond our expertise, we are encouraged to consult with the Advisor or to one of our teammates who have expertise in that field.

Here are some questions which help us when we are reviewing the document: Do we have all the documents we need? For example, contract, Amendment (if any) and related ToRs If the required documents in the form of a report, has the report been submitted by a partner? Are all of these documents provide information related to the achievement? What about the quality of the information provided, whether or not it is provided as expected?

If we need reports from implementing partners, ensure that partners have sufficient and adequate time to complete it. Always convey to them in written (email) and then followed up by calling them to make sure it is acceptable (if necessary). It can be used as a reference in case of future problems.4) Memilih format pelaporan FM yang tepat / selection of suitable reporting format

Format FM yang diberikan dalam panduan ini (lihat Lampiran 1) hanyalah sebuah perkakas atau alat bantu pelaporan. Kita harus bisa mengembangkannya menurut kebutuhan untuk melakukan kegiatan verifikasi kita.Misalnya dengan membuat beberapa check list pada poin pertanyaan tertentu untuk mengawal kualitas informasi yang diperlukan.

FM format given in this guide (see Appendix 1) is simply a tool or reporting tool. We should be able to develop it according to the need to conduct verification activities for example by having some "check list" on a particular question to guard the quality of information as required.

1 | Page