Panduan Praktikum MPSI

Panduan Praktikum

Manajemen Proyek Sistem Informasi

A. Sekilas Tentang Microsoft Project

Beberapa pengguna komputer mungkin masih asing dengan Microsoft Project, karena

Microsoft Project sangat erat kaitannya dengan manajemen proyek. Microsoft Project

merupakan suatu program computer yang berguna untuk menyusun rencana kerja

dalam sebuah proyek konstruksi.

Dalam perkembangannya Microsoft Project telah mengalami penyempurnaan.

Microsoft Project yang pertama adalah Microsoft Project versi 4.0/4.1, menyusul

kemudian Microsoft Project 2000 dan Microsoft Project 2003 yang mempunyai

beberapa kelebihan dibandingkan versi sebelumnya.

B. Pemahaman Manajemen Proyek

Proyek adalah suatu urutan dan peristiwa yang dirancang dengan baik dengan suatu

permulaan dan suatu akhir, yang diarahkan untuk mencapai suatu tujuan yang jelas.

Karena tujuan proyek yang tertentu, maka bukan peristiwa yang rutin dan bersifat

sementara, sehingga proyek memerlukan perencanaan, pelaksanaan, dan

pemanfaatan.

Manajemen proyek lebih menekankan pada penjadwalan dan pengendalian

dibandingkan dengan manajemen dan departemen fungsional.

Hal pertama yang harus dilakukan dalam sebuah proyek adalah:

1. Melakukan perencanaan dan penjadwalan, dengan melibatkan semua orang yang

berkompeten dalam proyek;

2. Menentukan jenis pekerjaan (Task), sumber daya yang diperlukan (Resources)

baik manusia maupun material, biaya yang diperlukan (Cost), dan jadwal kerja

(Schedule) kapan pekerjaan harus dimulai dan kapan pekerjaan harus sudah

selesai. Jika semua telah ditentukan dan disetujui oleh semua pihak, maka kita

telah mempunyai rencana dasar (Baseline).

3. Rencana tersebut dijalankan dan perkembangannya dipantau dalam sebuah

tahapan pelaksanaan pekerjaan (Tracking). Apabila pekerjaan belum sesuai

dengan, maka dilakukan penjadwalan ulang (Rescheduling).

Permasalahan utama yang sering timbul dalam menangani suatu proyek adalah :

1. Sulitnya menyelesaikan proyek tepat waktu;

2. Seringnya pelaksanaan proyek membutuhkan waktu yang lebih besar dari

rencana;

3. Sulitnya menggunakan sumberdaya seefisien mungkin.

Perkembangan Penjadwalan Proyek

Diagram batang diperkenalkan untuk mengidentifikasikan unsur waktu dan urutan

dalam merencanakan suatu kegiatan. Metode diagram batang diperbaiki lagi

dengan Network Analisys yaitu metode tyang menyajikan secara jelas hubungan

ketergantungan antara bagian kegiatan dengan kegiatan lainnya yang

digambarkan dalam diagram network.

Dengan metode ini dapt diketahui bagian-bagian kegiatan yang didahulukan, yang

harus menunggu selesainya kegiatan lain, dan kegiatan yang tak perlu tergesa-

gesa. Metode Network Analisys mengalami penyempurnaan secara bertahap yaitu

:

Bar Chart

Bar Chart atau Diagram Batang diperkenalkan oleh Hendri Laurence

Gantt pada tahun 1917. Tujuannya : untuk mengidentifikasi unsure waktu

dan urutan dalam merencanakan suatu kegiatan, yang terdiri dari waktu

mulai, waktu selesai dan pada saat pelaporan.

Penggambaranya terdiri dari baris dan kolom, pada kolom tersusun urutan

kegiatan, sedang baris menunjukkan peroide waktu (jam, hari, minggu

atau bulan)

Gambar :

No

Urutan Minggu ke

Kegiatan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1 Perencanaan

2 Analisis

3 Desain

4 Pengembangan

5 Implementasi

6 Maintenance

Kelemahan : tidak menunjukkan keterkaitan antar kegiatan, sehingga

apabila terjadi keterlambatan atau perubahan suatu kegiatan, maka

perubahan yang terjadi tidak terlihat secara langsung mempengaruhi

kegiatan lainnya.

Kesimpulan :

1. Menunjukkan waktu mulai, waktu selesai dan pada saat pelaporan

2. Penggambaran : dengan baris dan kolom

3. Kelebihan : lebih mudah dipahami

4. Kelemahan : tidak bisa melihat keterkaitan antar kegiatan, jika 1 kegiatan

mundur apakah kegiatan lain terganggu atau tidak.

PERT (Program Evaluation and Review Tecnique)

Metode ini bertujuan untuk sebanyak mungkin mengurangi adanya

penundaan, maupun gangguan dan konflik suatu jadwal. Metode ini

menggambarkan ketergantungan antara bagian-bagian kegiatan yang

digambarkan dalam bentuk diagram network, sehingga diketahui kegiatan

mana yang harus didahulukan dan kegiatan mana yang harus menunggu

selesainya kegiatan lain. Namun tidak dapat mengetahui mana kegiatan

yang menjadi perhatian penuh agar proyek tersebut dapat selesai sesuai

rencana.

Kesimpulan :

1. Tujuan : mengurangi adanya penundaan, maupun gangguan dan

konflik suatu jadwal

2. Mempunyai keterkaitan atau hubungan ketergantungan antar kegiatan

yang logis, bias diketahui jika 1 kegiatan terganggu maka berpengaruh

terhadap kegiatan lain.

3. Digambarkan dalam bentuk Diagram Network

4. Kelemahan : tidak bias di baca oleh semua level manajemen mana

lintasan kritis dan mana yang bukan

5. Tidak menunjukkan kapan dimulai dan kapan diakhiri, tetapi

menunjukkan aktifitas yang berurutan setelah aktifitas satu selesai

CPM (Critical Path Metode)

Metode ini ditemukan oleh perusahaan bahan kimia Amerika yaitu Du Pon

Company pada tahun 1958 untuk memecahkan kesulitan-kesulitan proses

fabrikasi. Metode ini berbentuk diagram network yang hampir mirip

dengan PERT.

Perbedaanya adalah dalam penentuan perkiraan waktu. CPM dapat

memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan dan

dapat menentukan prioritas kegiatan yang harus mendapat perhatian dan

pengawasan yang cermat, agar kegiatan dapat selesai sesuai dengan

rencana.

Metode ini dinamakan Lintasan Kritis yaitu metode yang membentuk

suatu jalur atau lintasan yang memerlukan perhatian khusus (lintasan

dengan panah tebal).

Kesimpulan :

1. Hampir sama dengan PERT, hanya berbeda dalam penentuan

perkiraan waktu

2. Dapat memeperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk melaksanakan

setiap pekerjaan

3. Dapat menentukan prioritas kegiatan yang harus mendapat perhatian

(Lintasan Kritis)

4. Dapat mengkontrol keterlambatan kegiatan yang mempengaruhi

selesainya suatu kegiatan.

5. Kelemahan : tingkat pembacaan pada level bawah

6. Masih banyak menggunakan Dummy Activity ( ) yaitu

aktifitas tanpa sumber daya (Akt + SD = 0), contoh : kegiatan istirahat

tetapi ada jadwalnya.

7. Setiap kegiatan dihitung waktu awal dan akhirnya

Untuk menunjukkan awal dan akhir aktifitas

* Jika Masukan banyak keluaran harus 1, jika keluaran lebih dari 1

maka Dummy

* Jika 1 Masukan keluaran banyak, jika masukan lebih dari 1 maka

lainnya Dummy

PDM (Metode Preseden Diagram)

Pada CPM metode yang dipakai adalah Activity on Arrow (AOA)

dimana aktifitas dan kegiatan diletakkan pada tanda panah, sedangkan

pada PDM Activity on Node (AON) dimana tanda panah hanya

menyatakan keterkaitan antar kegiatan. Kegiatan dari peristiwa pada PDM

ditulis dalam bentuk node yang berbentuk kotak segi empat, sedang anak

panah hanya sebagai petunjuk kegiatan-kegiatan yang bersangkutan.

C. Dasar Perhitungan Microsoft Project

Microsoft Project menggunakan perhitungan network planning dan menggunakan

diagram bar chart atau Gantt Chart sebagai tampilan grafisnya.

Untuk memahami perhitungan Microsoft Project perlu dipahami terlebih dahulu :

1. Durasi (D) : waktu yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan

2. Earlies Start (ES) : saat paling cepat kegiatan dilaksanakan

3. Earlies Finish (EF) : saat paling cepat kegiatan diselesaikan

4. Late Start (LS) : paling lambat kegiatan tersebut dilaksanakan

5. Late Finish (LF) : paling lambat kegiatan tersebut diselesaikan

6. Free Float (FF) : jumlah waktu tunda atau memperpanjang waktu kegiatan

tanpa mempengaruhi waktu awal kegiatan berikutnya.

7. Total Float (TF) : jumlah waktu tunda atau memperpanjang waktu kegiatan

tanpa mempengaruhi akhir proyek.

Semakin besar harga total float, maka kegiatan tersebut mempunyai semakin

banyak waktu tunda tanpa akan mengakibatkan keterlambatan proyek.

Free Fload menunjukkan kegiatan dapat terlambat dikerjakan tanpa

mempengaruhi waktu awal aktivitas sesudahnya.

Rumus :

EF = ES + D

LS = LF – D

FF = ES (j) – EF (i)

TF = LF - EF

Contoh Kasus :

Sebuah kegiatan dapat diselesaikan dalam waktu 3 hari. Kegiatan dimulai hari

Senin dan paling lambat selesai adalah Sabtu.

Hari Senin adalah waktu paling awal dimulai (ES), hari Rabu adalah waktu paling

awal selesai (EF) dan kegiatan etrsebut mempunyai waktu luang atau tunda

(Float) sebanyak tiga hari (Kamis, Jumat, dan Sabtu). Dengan waktu luang

sebenarnya kegiatan tersebut dapat dimulai pada hari Selasa dan selesai pada hari

Kamis, ataupun pada hari Rabu dan selesai pada hari Jumat.

Jika dimulai pada hari Kamis maka hari Kamis adalah waktu paling lambat

dimulai (LS) dan hari Sabtu adalah waktu paling lambat selesai (LF), pada

kondisi ini tidak ada float lagi (nol) yang disebut Kegiatan Kritis (Critical Task).

Senin Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu

√ √

√ √

√ √

√ √

Perhitungan :

1. Perhitungan Kedepan

Perhitungan kedepan dilakukan dari awal dengan mengambil harga awal 0

dan selanjutnya diurut sampai akhir. Jika ada dua atau lebih waktu

kejadian maka yang diambil adalah Nilai Terbesar.

2. Perhitungan Ke Belakang

Perhitungan kebelakang dilakuakn dari akhir dengan mengambil harga

selesai dan selanjutnya diurut sampai awal. Jika ada dua atau lebih waktu

kejadian maka yang diambil adalah Nilai Terkecil.

Contoh Kasus I : Buku Halaman 19 (Tabel Slack)

No Kegiatan Durasi Sebelum Sesudah

1 Mulai 0 - G,D,A

2 G 4 Mulai H

3 D 5 Mulai F,E

4 A 10 Mulai B

5 H 12 G I

6 F 9 D I

7 E 20 D C

8 B 2 A C

9 I 7 H,F Selesai

10 C 10 B,E Selesai

11 Selesai 0 C,I -

Penyelesaian :

Perhitungan Kedepan : Pilih yang terbesar

Event Kegiatan Durasi ES EF Keterangan

1 Mulai 0 0 0

1 – 2 G 4 0 4 EF = ES + D

1 – 3 D 5 0 5 ES dari Node 2

1 – 4 A 10 0 10

2 – 5 H 12 4 16 Node 5 diambil yang

3 – 5 F 9 5 14 terbesar yaitu 16

3 – 6 E 20 5 25 Node 6 diambil yang

4 – 6 B 2 10 12 terbesar yaitu 25

5 – 7 I 7 16 23 Node 7 diambil yang

6 – 7 C 10 25 35 terbesar yaitu 35

7 Selesai 0 35 35

Perhitungan Kebelakang : Pilih yang terkecil

Event Kegiatan Durasi LF LS Keterangan

7 Selesai 0 35 35

6 – 7 C 10 35 25 LS = LF – D

5 – 7 I 7 35 28

4 – 6 B 2 25 23

3 – 6 E 20 25 5 Node 3 diambil yang

3 – 5 F 9 28 19 terkecil yaitu 5

2 – 5 H 12 28 16

1 – 4 A 10 23 13

1 – 3 D 5 5 0 Node 1 diambil yang

1 – 2 G 4 16 12 terkecil yaitu 0

1 Mulai 0 0 0

Sehingga Menjadi :

Event Kegiatan ES EF LS LF FF TF

1 Mulai 0 0 0 0 0 0

1 - 2 G 0 4 12 16 0 12

1 - 3 D 0 5 0 5 0 0

1 - 4 A 0 10 13 23 0 13

2 - 5 H 4 16 18 28 0 12

3 - 5 F 5 14 19 28 2 14

3 - 6 E 5 25 5 25 0 0

4 - 6 B 10 12 23 25 13 13

5 - 7 I 16 23 28 35 12 12

6 - 7 C 25 35 25 35 0 0

7 Selesai 35 35 35 35 0 0

Keterangan : FF : untuk perhitungan maju (untuk penundaan)

TF : untuk perhitungan mundur

Tugas :

Latihan I

1. Tentukan Waktu

proyek !

2. Tentukan Lintasan

Kritis!

3. Buat Diagran Network

(CPM)

4. Hitung Tabel Slack

(ES, EF, LS, LF FF, TF)

D. Menjalankan Microsoft Project

Lembaran task Sheet pada tampilan Gantt Chart terdiri dari field-field :

1. Task Name : nama kegiatan atau tugas

2. Duration : waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan

3. Start : data tanggal kapan kegiatan tersebut di mulai

4. Finish : otomatis akan terisi mengenai kapan kegiatan tersebut akan selesai

jika sudah ditentukan durasi dari kegiatan tersebut.

5. Predesessor : suatu kegiatan yang harus dimulai atau selesai sebelum

kegiatan pada baris ini dilaksanakan. Contoh : jika kegiatan B terkait

hubungan dengan kegiatan A, maka kegiatan A dikatakan sebagai

Predesessor bagi kegiatan B, dan kegiatan B sebagai successor bagi

kegiatan A.

No Kegiatan Predesessor Duration

1 A Mulai 1

2 B Mulai 2

3 C Mulai 3

4 D A 4

5 E B 5

6 F B 4

7 G C,F 6

8 H D,E 6

9 I G 2

10 J F,H,I 3

Latihan II :

No Kegiatan Durasi

1 Planing 0

2 Request for System Study 1

3 Initial Investigation 1

4 Feasibility Study 1

5 Analysis 0

6 Redefine the Problem 2

7 Understanding Existing System 2

8 User Requirement and Constraint 2

9 Logical Design 2

10 Pysical Design 0

11 System Design 2

12 Detailed Design 5

13 Implementation 0

14 System Building 4

15 Testing 4

16 Installation and Conversion 2

17 Operation 7

18 Post Implementation Review 5

19 Maintenance 0

20 Maintenance and Enhancement 5

Dari kasus dibawah ini, untuk melihat nilai ES, EF, LS, LF, FF dan TF dapat

dilakukan menukar lembar kerja untuk Gantt Chart yang dapat disesuaikan

dengan kolom isiannya dengan cara :

1. Menu View, Table: Entry, pilih Schedule (untuk melihat Float, dlm Ms.

Project Float = Slack)

2. Menampilkan Lintasan Kritis : menu Format, Text Styles > pada Item to

Change pilih Critical Task; pada Color pilih warna.

Format > Gantt Chart Wizard atau pilih Icon Gantt Chart Wizard >

pilih critical path > tekan Finish > format it dan Exit Wizard.

3. Untuk membuat garis kolom pada diagram bar, pilih menu Format >

Gridlines, pilih minor columns dan isi type dengan jenis garis > OK.

4. Untuk menukar tampilan penanggalan atau memperkecil tampilan grafik

Gantt Chart : menu format > timescale, lalu rubah label S.M.T menjadi

1,2,…. Untuk memperkecil pada size diubah.

Latihan III : Hitunglah waktu pelaksanaan kegiatan, tentukan float dan lintasan

kritis yang terjadi?!!

No Kegiatan Durasi

Depend

On

1 Request for System Study 3 -

2 Initial Investigation 3 1

3 Feasibility Study 2 1

4 Redefine The Problem 6 3

5 Understanding Existing System 2 4,8

6 User Requirement and Constraint 4 4,5

7 Logical Design 2 6

8 System Design 3 3

9 Detailed Design 2 14

10 System Building 3 2

11 Testing 2 4,5,10

12 Installation and Conversion 2 4,5,7

13 Operation 2 4,5,7,12

14 Post Implementation Review 6 11,13

15 Maintenance and Enhancement 5 11,13

Latihan IV : Hitunglah waktu pelaksanaan kegiatan, tentukan float dan lintasan

kritis yang terjadi?!!

No Kegiatan

Preseded

By Duration

1 Start 0

2 A Start 10

3 B A 6

4 C A 18

5 D E,F 8

6 E B 17

7 F B 21

8 G D 11

9 H C,F 10

10 I D,H 6

11 J H 9

12 K G,I,J 4

E. Menjadwal Lebih Logis

Mengelompokkan Pekerjaan (Outline)

Outline Pekerjaan adalah suatu metode untuk mengelompokkan pekerjaan ke

dalam sebuah pokok pekerjaan yang lain. Pekerjaan pokok /utama biasa disebut

dengan Summary Task, sedangkan kegiatan rinci atau bagian bagian kegiatan

disebut Sub Task.

Pekerjaan yang tidak di beri perintah Indent akan dianggap Summary Task atau

kegiatan utama, yang ditandai warna lebih tebal dan tanda minus (-). Caranya :

- Klik pada pekerjaan yang akan dijadikan sebagai pekerjaan rinci atau bagian

- Pilih Menu Project > Outline kemudian pilih Indent.

- Untuk membuat pekerjaan Utama, Pilih Menu Project > Outline kemudian

pilih Outdent.

Jenis Hubungan Antar Pekerjaan

Hubungan antar pekerjaan dalam sebuah proyek tidak semua sama. Ada

pekerjaan yang dikerjakan sebelum pekerjaan lain selesai. Ada juga pekerjaan

yang mulainya harus bersamaan atu selesainya harus bersamaan.

Hubungan ketergantungan antar pekerjaan dibedakan dalam beberapa macam :

1. Finish to Start (FS)

Hubungan ketergantungan dimana suatu pekerjaan boleh dilaksanakan

setelah pekerjaan lain selesai.

2. Finish to Finish (FF)

Suatu hubungan ketergantungan dimana suatu pekerjaan harus selesai

bersamaan dengan pekerjaan lain.

3. Start to Start (SS)

Suatu hubungan ketergantungan dimana suatu pekerjaan harus dimulai

bersamaan dengan pekerjaan lain.

4. Start to Finish (SF)

Suatu hubungan ketergantungan dimana suatu pekerjaan baru boleh selesai

setelah pekerjaan lain mulai dikerjakan.

Hubungan Lag Time dan Lead Time

1. Lag Time merupakan tenggang waktu antara selesainya suatu pekerjaan

dengan dimulainya pekerjaan lain. Simbol : (+) atau %

Contoh : Predesessor : 2FS + 2d, artinya pekerjaan pengecatan bisa

dilaksanakan 2 hari setelah pekerjaan plesteran selesai.

2. Lead Time merupakan penumpukan waktu antara selesainya suatu

pekerjaan dengan dimulainya pekerjaan lain. Simbol : (-) atau %

Contoh : 2FS-2d, artinya pekerjaan plesteran harus dimulai 2 hari sebelum

pemasangan genting selesai.

Menentukan Tanggal Proyek

Untuk menentukan tanggal proyek dapat dilakukan dengan cara :

- Menu Project > Project Information.

- Pada Star date > rubah tanggal sesuai dengan tanggal dimulai proyek.

Sehingga Ms. Proyek akan menghitung sendiri kapan proyek akan

berakhir sesuai jumlah dan durasi kegiatan.

- Finish Date, yaitu tanggal berakhirnya proyek. Baris ini belum aktif, cara

mengaktifkannya : Schedule From harus diubah menjadi Project Finish

Date sehingga dapat diubah tanggal selesainya. Tetapi Start Date tidak

aktif. Sehingga tidak perlu diubah.

- Current Date, tanggal saat dibukanya file.

- Status Date, NA (non active)

- Calender, defaultnya : standar

- Priority: prioritas proyek.

Selain tanggal mulai dan selesai, masukan nama proyek, dengan cara :

- Menu File > Propertise.

- Pada Label Summary isikan data pada :

- Title : Pembangunan….., Subject : Pembuatan….,Author : Putri,

Manager :…, Company :…., Command : Dikerjakan di teluk Bayur.

Menentukan Hari Kerja

Microsoft Project memuat peraturan-peraturan hari kerja dan hari-hari libur.

Terlihat bahwa hari Sabtu dan Minggu adalah hari libur. Aturannya 5 hari kerja,

Senin sampai Jumat dengan jam kerja 08.00 – 12.00 dan 13.00 – 17.00.

Jika 7 hari kerja maka harus merubah hari kerja dengan cara :

- Menu Tools > Change Working Time. Pada hari Sabtu dan Minggu

berwarna abu-abu berarti tidak kerja.

- Klik dengan tekan Ctrl pada Sabtu dan Minggu, lalu aktifkan nondefault

working time. Sehingga Sabtu dan Minggu berwarna putih yang artinya hari

kerja.

- Untuk menentukan hari libur dengan cara klik pada tanggal, kemudian

tekan nonworking time.

Menentukan Jam Kerja

Untuk hari Jumat, blok hari Jumat, lalu rubah jam kerjanya untuk istirahat

dimulai jam 11.30 AM (Ingat untuk merubah PM menjadi AM), lalu dimulai

kerja kembali 1.30 PM dan berakhir jam 6.00 PM.

Setelah prosedur diatas dijalankan, ubah jam kerja perminggu dan perbulannya

dengan menekan option dan menyesuaikan jam perminggunya.

- week starts on : Sunday

- fiscal year start in : April

- Default start time : 8.00 AM

- Default end time : 5.00 PM

- hours per day : 8.00

- hours per month : 56.00

- dat per month : 30

Kasus I :

Hitunglah waktu pelaksanaan kegiatan di bawah ini, tanggal mulai 1 Mei 2008.

menggunakan 7 hari kerja, untuk hari Jumat bekerja mulai jam 8 istirahat mulai

jam 11.30 s/d jam 13.30 akan tetapi selesai jam 6, sehingga jam kerja tetap 8

jam. Tentukan lintasan kritisnya.

No Kegiatan Duration Predesessor

1 Start 0

2 A 11 1

3 B 7 2SS

4 C 4 2

5 D 3 4SS

6 E 4 3,5SS-1

7 F 6 5FS+2, 9FF+3

8 G 9 6, 7SF+3

9 H 7 4

10 I 3 7

11 J 4 8FF, 10FF-3

12 K 12 11FS+2

13 Finish 0 12

Kasus II : terkadang yang diketahui bukan hubungan ketergantungan

sebelumnya (Predecessor), akan tetapi yang diketahui adalah

hubungan sesudahnya (Successor). Bila menggunakan waktu 7

hari kerja dan dimulai pada 1 Mei 2008. Hitung waktu

pelaksanaan kegiatan dan lintasan kritisnya.

No Kegiatan Duration Successors

1 Start 0 2,6

2 A 8 2SS+1, 5FS+4

3 B 9 4

4 C 6 7SS, 9FS+2

5 D 3 9SS

6 E 6 10

7 F 2 8

8 G 12 11,14

9 H 7 10,11

10 I 9 12

11 J 4 13

12 K 8 13SS+3, 15

13 L 3 14SF, 16

14 M 6 16

15 N 4 16

16 Finish 0 -

Cara merubah judul kolom, klik 2x pada judul kolom, pada Column Definition >

rubah Title dengan judul yang kita kehendaki.

Cara Predecessor menjadi Successor adalah : pada Column Definition > Field

Name, pada Predecessor diganti Successor.

- kemudian masukkan ketergantungannya seperti biasa.

Organisasi Kegiatan

Untuk proyek-proyek yang berskala besar biasanya mempunyai master schedule

yang mengelompokkan kegiatan proyek menjadi beberapa kegiatan induk.

Mengelompokkan proyek menjadi beberapa bagian dari masing-masing kelompok

kegiatan induk tersebut dibust sub-sub kegiatan. Sub-kegiatan disebut Subordinate

Task sedangkan kelompok kegiatan induk disebut Summary Task.

Kelompok kegiatan yang besar disebut Summary Task dan sub-kegiatan

disebut subordinate task. Misalnya sebuah proyek terdiri dari kegiatan :

1. Kegiatan Persiapan

2. Kegiatan Pondasi, dst.

Kegiatan yang disebut diatas adalah kegiatan besar dan sebagai sub kegiatan

adalah rincian dari kegiatan tersebut misalnya kegiatan persiapan rinciannya

adalah :

1. Kegiatan persiapan

1.1. pembersihan lapangan

1.2. membuat gudang

1.3. bouplank dan pengukuran

Kasus III:

Sebuah proyek ruko berlantai 2, dengan jenis kegiatan sebagai berikut :

N

o Kegiatan Durasi Ketergantungan

1 Perencanaan Sistem

2 Mengkaji Tujuan 1

3 Menetapkan Sasaran 3 2

4 Menetapkan Kendala Sistem 2 3

5 Menetukan Prioritas Proyek Sistem 3 4

6 Membuat Laporan Perencanaan Sistem 5 5

7 Meminta Persetujuan Manajemen 7 6SS

8 Definisi Sistem

9 Identifikasi Ruang Lingkup dan Sasaran Proyek Sistem 2 6

10 Melakukan Studi Kelayakan 7 7

11 Membuat Usulan Proyek Sistem 5 7FS-3

12 Meminta Persetujuan Manajemen 18 11SS+2

13 Analisis Sistem

14 Mendefinisikan Masalah Sistem Lama 5 12

15 Mengerti Masalah Sistem Lama 4 13FF

16 Menentukan Batasan Masalah Sistem 20 11

17 Menentukan Solusi Sistem 14 16FS-50%

18 Design Sistem

19 Desain Database 5 28

20 Desain Input 7 19SS+2

21 Desain Output 10 20FS-5

22 Pengembangan Program dam Prosedure 30

23 Implementasi Sistem

24 Pengadaan Perangkat Keras 5 17

25 Mempersipakan Lokasi Sistem 5 20,24

26 Installasi Sistem 5 22

27 Testing Sistem 3 26

28 Pelatihan SDM 7 25

29 Tahap Dokumentasi 18 28FS+7

30 Running Program 5 29

Penyelesaian Kasus :

1. tentukan tanggal mulai proyek (start date 1 Oktober 2009). Tentukan hari

kerja menjadi 7 hari kerja (Sabtu, Minggu kerja).

2. masukkan kegiatan no. 1 sampai 4. untuk mendefinisikan sebuah kegiatan

sebagai sub-kegiatan adalah sebagai berikut :

sorot tugas yang akan dijadikan tugas rincian (2 sampai 4).

Klik icon Indent atau menu Project, Outlining, Indent.

3. lanjutkan nomor berikutnya dan lakukan hal yang sama.

4. apabila suatu kegiatan ingin dijadikan summary task dilakukan dengan meng-

klik icon outdent, atau menu Project, Outlining, Outdent.

5. tentukan kegiatan-kegiatan kritis yang terjadi.

6. terlihat didepan pekerjaan pondasi terdapat tanda (-). Kita dapat

menyembunyikannya dengan klik tanda tersebut, sehingga berubah menjadi

(+). Untuk memperlihatkan kembali klik tanda tersebut. Sub kegiatan nantinya

akan ditampilkan menjorok ke dalam.

7. Untuk menampilkan nomor outline, pilih tools, option, pada bagian view,

aktifkan (cecklist) Show Outline number.

Milestone

Milestone diartikan sebagai tonggak atau pertanda, biasanya diletakkan pada

suatu posisi pekerjaan agar mudah diketahui. Milestone tidak mewakili suatu

aktiftas yang berdurasi nol, melainkan digunakan sebagai petunjuk suatu

perkembangan proyek.misalnya suatu aktifitas harus selesai tanggal tertentu.

Constaint Task

Suatu proyek etrtentu seringkali dihadapkan pada batasan-batasan tertentu dimana

suatu kelompok kegiatan harus selesai pada tanggal tertentu. Ada beberapa tipe

batasan :

1. As late as possible : kegiatan harus diundur selama mungkin.

2. As soon as possible : menetukan suatu kegiatan untuk segera dilakukan tanpa

batasan.

3. Finish no earlier than : kegitan tersebut tidak boleh diselesaikan sebelum

tanggal yang ditentukan.

4. Finish no later that : kegiatan tersebut harus selesai tepat pada atau sebelum

tanggal yang ditentukan.

5. Must Finish On :kegiatan tersebut harus selesai tepat pad tanggal yang

ditentukan.

6. Must Start on : kegiatan tersebut harus mulai tepat pada tanggal yang

ditentukan.

7. Finish no later that : kegiatan tersebut harus dikerjakan tepat pada atau

sebelum tanggal yang ditentukan.

8. Finish no earlier that : kegitan tersebut tidak boleh dilaksanakan sebelum

tanggal yang ditentukan (boleh setelah tanggal yang ditentukan).

Misalkan pada kasus 3 diatas, user menginginkan Desain Sistem harus siap sesuai

rencana (30 November 2009). Ini berarti Desain Sistem harus selesai pada tanggal

30 November 2009.

Perhatikan lintasan kritis yang terjadi. Bila ada kejadian khusus sebaiknya

diletakkan suatu milestone.

Sisipkan (insert) milestone pada baris ke 23 dengan kegiatan “Desain

sistem harus selesai” dengan durasi nol (secara otomatis akan

didefinisikan sebagai milestone. Lalu lakukan link dengan kegiatan

terakhir Desain Sistem yaitu Pengembangan Program dan Prosedure (22)

atau pada beris ke 23 predesessornya 22.

Kemudian letakkan kursor pada baris ke 23, lakukan double klik atau

tekan F2 sehingga muncul menu task information.

Pada menu pilih advanced, tukar constrain type dengan Must Finish On,

tentukan constrain date dengan tanggal 30 November 2009. nantinya ada

planning wizard pilih continue, A must finish on.

Setelah prosedur dijalankanakan muncul kegiatan-kegiatan kritis baru

pada kegiatan Desain sistem, dimana semula kegiatan tersebut tidak kritis.

Ini disebabkan karena tanggal selesainya kegiatan Desain Sistem telah

ditentukan, maka perhitungan ke belakang untuk pekerjaan Desain Sistem

dihitung dari tanggal milestone bukan lagi dari tanggal Late Finish Desain

Sistem.

F. Sumber Daya (Resource Sheet)

Dalam suatu proyrk, tenaga kerja yang dipergunakan mempunyai porsi biaya

yang terbesar, sehingga harus diperhatikan agar tidak terjadi pemborosan. Ada hari

tertentu dimana tenaga kerja tidak mempunyai tugas, sedangkan pada hari lain diperlukan

banyak pekerja tetapi hanya untuk waktu yang pendek saja, sehingga grafik kebutuhan

tenaga kerja kerja naik turun (fluktuasi).

Grafik Kebutuuhan Kerja

0

1020

30

40

5060

70

1 2 3 4 5

Waktu

Jml T

enag

a

Pada gambar telihat :

Periode pertama : kebutuhan tenaga kerja besar 50

Periode pertama : kebutuhan tenaga kerja sedikit 30

Kelebihan sumber daya sebanyak 20 orang

Untuk menghindari pemborosan biaya tenaga kelebihan pada periode pertama,

diberhentikan karena tidak mungkin tidak bekerja tetapi tetap di bayar.

Tetapi pada periode ke 3 kembali kebutuhan tenaga meningkat. Hal ini tidak

dapat dibenarkan karena tenaga kerja yang telah diberhentikan belum tentu mau

bekerja kembali atau mungkin sudah atu bekerja di tempat lain sehingga kan

kekurangan sumber daya (kebutuhan 40 orang yang tersedia pada periode

sebelumnya 30).

Kondisi sumber daya yang belum diratakan tersebut tidak menguntungkan.dengan

kondisi ini perusahaan hanya mempunyai dua pilihan yaitu : memindahkan tenaga

kerja dari satu proyek ke proyek lain setiap saat dibutuhkan atau menanggung

kerugian karena tetap membayar tenaga kerja meskipun tanpa tugas.

Cara yang terbaik adalah : apabila jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan adalah

meningkat dari awal proyek atau rata ataupun banyak kemudian sedikit-demi

sedikit menurun bisa juga naik kemudiantidak turun, jangan naik turun naik turun.


0

1020

30

40

5060

70

1 2 3 4 5

Waktu

Jml T

enag

a

Aturan Perataan

Untuk mendapatkan grafik tenaga kerja yang baik kita dapat mengatur

atau menyesuaikan kembali jadwal kegiatan, kegitan yang berada pada


0

10

20

30

40

50

60

1 2 3 4 5

Waktu

Jml T

enag

a


0

10

20

30

40

50

60

1 2 3 4 5

Waktu

Jml T

enag

a


0

10

20

30

40

50

60

1 2 3 4 5

Waktu

Jml T

enag

a

jalur kritis jangan diganggu dikarenakan akan menyebabkan

bertambahnya waktu akhir proyek.

Penyesuaian hanya dilakukan pada kegiatan tidak kritis, dan itu pun hanya

dengan memundurkan atau memajukan sesuai waktu tunda (float).

Contoh Kasus :

Sebuah proyek dengan jenis kegiatan A s/d H mempekerjakan 25 pekerja

setiap harinya.

No Kegiatan Waktu PredesessorTenaga Kerja

1 A 4 hari Pekerja[10]2 B 5 hari Pekerja[15]3 C 2 hari Pekerja[15]4 D 5 hari 1 Pekerja[10]5 E 4 hari 2,3 Pekerja[15]6 F 3 hari 4 Pekerja[10]7 G 4 hari 2 Pekerja[15]8 H 3 hari 6 Pekerja[10]

Penyelesaian secara manual :

No KegiatanHari Ke

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

1 A 10 10 10 10

2 B 15 15 15 15 15

3 C 15 15

4 D 10 10 10 10 10

5 E 15 15 15 15

6 F 10 10 10

7 G 15 15 15 15 8 H 10 10 10

Jml Sumberdaya 40 40 25 25 25 40 40 40 40 10 10 10 10 10 10

Terlihat pada grafik untuk hari 1 dan ke 2 membutuhkan 40 pekerja, pada

hari ke 3 hingga ke 5 jumlahnya hanya 25, pada hari ke 6 hingga hari ke 9 kebutuhan

kembali meningkat dan pada hari ke 10 hingga ke 15 menurun kembali. Untuk itu perlu

Waktu senggang

dilakukan perataan sumber daya dengan cara menggeser-nggeser kegiatan yang tidak

dalam keadaan kritis, sementara yang kegiatan kritis jangan dipindahkan (A, D, F, dan H)

bila dipindahkan akan menyebabkan bertambahnya waktu akhir.

No KegiatanHari Ke

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 151 A 10 10 10 10

2 B 15 15 15 15 15 3 C 15 15 4 D 10 10 10 10 10 5 E 15 15 15 15 6 F 10 10 10 7 G 15 15 15 158 H 10 10 10

Jml Sumberdaya 25 25 25 25 25 25 25 25 25 25 25 25 25 25 25

Pemindahan kegiatan dilakukan pada kegiatan C : semula 1-2 menjadi 6-7,

akibatnya kegiatan E berubah karena keterkaitan E terhadap C. kegiatan kedua

yang dipindah adalah G : semula 6-9 menjadi 12-15.

Penyelesaian secara

komputerisasi :

Untuk menyelesaikan dengan cara computer dilakukan dengan

cara :

o Memasukkan data pada kasus diatas dan tentukan mulai proyek (start

date 1 Maret 2009).

o Masukkan kegiatan, durasi dan ketergantungan.

Mengisi Lembar Kerja Resource Sheet

Untuk memasukkan sumberdaya terlebih dahulu tukar tampilan Gantt Chart

menjadi Resource Sheet yaitu dengan cara menu View > Resource Sheet.

Pada lembaran kerja sumberdaya ini terdiri dari beberapa kolom yaitu :

Waktu senggang

- Resource Name : yaitu nama sumberdaya dapat berupa tenaga, misalnya

tenaga kerja, peralatan, sub kontraktor, pemasok dan material misalnya

semen, pasir, dll.

- Type : adalah untuk menntukan apakah sumberdayanya termasuk work

atau material.

- Material Label : yaitu untuk menentukan satuan sumberdaya, jika

material maka zak, m3. jika sumberdayanya work maka kolom ini tidak

aktif.

- Initials yaitu awal atau singkatan nama sumberdaya.

- Group bila ingin mengelompokkan sumberdaya.

- Max. Unit : yaitu jumlah terbanyak sumberdaya tersedia, untuk material

kolom ini tidak aktif.

- Std rate, Ovt rate, Cost/Use, Accrue At, Base Calender dan Code nanti

akan dibahas pada kasus biaya.

Mengubah Satuan Harga Resource Sheet

- Ketika PEKERJA pada Resource Name dan tentukan Max. Unit 25, bila

yang terjadi adalah 25%, maka terlebih dahulu rubah menu Tools > Option

> pilih Schedule rubah Show Assignment Unit as a menjadi Decimal.

Menyusun Resource Sheet

- Untuk Memasukkan sumberdaya ke tiap-tiap kegiatan dilakukan dengan :

- Kembali ke tampilan Gantt Chart kemudian pilih Icon Assign Resource

dan muncul menu sumberdaya.

- Letakkan kursor pada kegiatan A, kemudian isi pada menu Assign

Resource jumlah tenaganya.

- Lakukan hal yang sama untuk kegiatan berikutnya sampai selesai.

- Untuk melihat grafik sumberdaya dengan mengubah tampilan menu View

> Resource Graph.

- Terlihat pada grafik terjadi kekurangan sumberdaya, sementara yang

tersedia hanya 25 orang, sehingga perlu dileveling (diratakan) dengan cara

:

a. Kembali ke tampilan Gantt Chart

b. Menu Tools > Level Resources, pilih Level Now dan OK.

c. Pada menu Level Now, pilih OK.

d. Nantinya akan terlihat berpindahnya kegiatan yang tidak

kritis dan tampilan Resource Graphnya telah rata menjadi

maksimum 25 orang.

Hubungan Sumberdaya dengan Durasi

Dalam menentukan durasi atau waktu suatu kegiatan harus memperhatikan

pengalaman keberhasilan kegiatan tersebut di masa lalu, batasan-batasan yang

mungkin ada dalam pengerjaan kegiatan tersebut, misalnya batasan cuaca atau

kemampuan, keterampilan serta keberadaan sumberdaya yang akan digunakan.

Satuan durasi kegiatan dapat dihitung berdasarkan kalender kerja, tetapi ada

beberapa kegiatan yang membutuhkan durasi waktu berdasarkan perhitungan

waktu tertentu :

- Fixed Duration : kegiatan tersebut akan selesai setelah waktuyang telah

ditentukan berakhir, penambahan sumberdaya tidak akan mempengaruhi

cepat selesainya kegiatan tersebut.

- Fixed Units : ini adalah kondisi defaultnya dimana kegiatan tersebut akan

selesai setelah Volume/ sasarannya telah selesai, waktu kegiatan tersebut

akan berubah apabila sumberdaya untuk melaksanakan kegiatan tersebut

berubah.

- Fixed Work : kegiatan ini akan berakhir apabila waktu kontrak kerja telah

habis, walaupun kegiatan tersebut(volume atau sasarannya) belum selesai.

Microsoft Project dalam meleveling hanya meleveling apabila terjadi kelebihan

beban pekerja dan terkadang hasil levelingnya tidak sesuai dengan kehendak

perencana misal pada kasus dibawah ini.

Diketahui jumlah sumberdaya yang tersedia 7 unit mulai proyek tanggal 1

April 2009 dan 7 hari kerja, ratakan sumberdayanya.

No Kegiatan Waktu PredesessorTenaga Kerja

1 AA 2 hari Pekerja[2]2 BB 6 hari AA Pekerja[4]3 CC 3 hari AA Pekerja[3]4 DD 6 hari BB Pekerja[3]5 EE 1 hari BB Pekerja[]6 FF 3 hari EE Pekerja[3]7 GG 2 hari FF Pekerja[2]

Penyelesaian Kasus :

Penyelesaiannya dilakukan dengan memasukkan data ke Microsoft

Project. Pada Resource Graph terlihat bahwa sumberdaya yang dibutuhkan masih

terjadi naik-turun. Karena tidak ada yang mengalami kelebihan pemakaian

sumberdaya pada tiap hari, maka Microsoft Project tidak dapat melevelingnya.

Jika di coba meleveling seperti kasus sebelumnya hasilnya kan tetap seperti di

atas.

Agar kebutuhan sumberdaya sesuai dengan keinginan kita, maka kita

dapat melakukan leveling secara manual yaitu dengan menggeser-geser kegiatan

yang non kritis di dalam ruang senggangnya (float). Caranya adalah :

- Kembali ke tampilan Gantt Chart, dari menu Format > Gantt Chart

Wizard, pada step ke dua pilih Custom Gantt Chart > next > sampai step

ke 8 pilih Total Slack, Finish.

- Pada kegiatan CC terlihat garis hitam yang menandakan batasan waktu

senggangnya (slack).

- Bagi dua lembaran kerja Gantt Chart dengan cara memilih menu Windows

> Split, sehingga layer kerja terbagi dua.

- Tukar bagian bawah dengan resource graph dengan cara mengklik kursor

pada lembar kerja bagian bawah kemudian pilih menu View > Resouce

Graph.

- Geser kegiatan CC kebelakang misalnya semula tanggal 3 – 5 menjadi 7 –

9.

- Bila tampil menu planning wizard yang memperingati apakah hubungan

ketergantungannya akan diputus, maka pilih Keep the Link atau tetap

berhubungan. Sehingga sumberdaya akan berubah.

- Kondisi grafik diatas lebih baik dari pada grafik sebelumnya yang mnaik

turun. Kondisi ini masuk dalam kategori semula sedikit kemudian

membutuhkan jumlah yang banyak dan berakhir dengan pengurangan

sumberdaya.

Panduan Praktikum MPSI

Documents

Transcript of Panduan Praktikum MPSI