PANDUAN PENGISIAN E-FORMASI - …bkpsdm.palembang.go.id/userfiles/file/panduan-e-formasi...

PANDUAN PENGISIAN

E-FORMASI

TAHUN 2017

BKPSDM Kota Palembang Halaman 1

Panduan e-FORMASI

Aplikasi e-Formasi adalah aplikasi yang dibuat oleh Tim IT Kementrian

Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi yang dapat diakses secara

Online. Sejak tahun 2015, setiap Kementerian / Lembaga / Pemerintah Daerah harus

menggunakan aplikasi ini dalam menyusun Formasi. Batas akhir penyusunan formasi

adalah setiap akhir bulan maret pada tahun itu, jika tidak maka kebutuhan formasi

CPNS unutk tahun itu tidak diberikan.

Untuk menyusun e-Formasi, maka dibutuhkan admin lokal (Dalam Daerah) yang

mempunyai tugas mengisi :

1. Struktur Organisasi

- Nama Jabatan

- Nip

- Kelas Jabatan

2. Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja (ABK).tiap-tiap Jabatan

dengan Jabatan Struktural (Eselon), Jabatan Fungsional Umum dan

Jabatan Fungsional Tertentu (JFU dan JFT).

3. Template Bezzeting. - ABK - Jumlah ASN yang ada - Jumlah ASN yang akan pensiun (2017 s.d 2021) - Usulan Formasi.


Berikut tata cara penggunaan Aplikasi E-Formasi.

1. Buka aplikasi e-Formasi dengan mengunjungi alamat

http://formasi.menpan.go.id maka akan muncul tampilan awal e-Formasi.

Tampilan Awal e-Formasi

Klik Sumatera kemudian akan muncul tampilan seperti di bawah ini :

http://formasi.menpan.go.id/


2. Masukkan ID Pengguna dan Sandi admin lokal yang telah diberikan oleh BKPSDM. Lalu klik masuk aplikasi.


3. Maka akan muncul menu seperti gambar bawah ini :

Menu Utama Aplikasi

Di menu utama silahkan isi data admin lokalnya apabila belum diisi


4. Setelah itu, maka pengguna akan memasuki menu utama aplikasi.

Dalam menu utama, kita akan menemukan menu-menu di bagian atas,

yaitu Template Struktur dan Download Dokumen.

Menu Template Struktur

5. Didalam menu Tempalte Struktur terdapat beberapa pilihan yaitu Struktur

Organisasi, Analisa Jabatan, Template Bezzeting, Rincian Usulan

Formasi Daftar Pindah Struktur dan Cetak.


6. Pilih menu Struktur Organisasi, maka akan muncul tampilan seperti

dibawah. Jika ingin melihat bawahan (membuka struktur organisasi

keseluruhan, klik pada ikon pada jabatan yang ingin dilihat

bawahannya).

7. Setelah itu, pengguna dapat menambahkan, mengubah, dan menghapus

nama-nama jabatan yang ada di dalamnya.


8. Untuk menambah nama jabatan baru adalah sebagai berikut :

a. Pilih Pimpinan yang akan ditambah bawahannya

b. Lalu klik kanan hingga muncul menu pop-up

c. Pilih Tambah Bawahan Baru.

d. Akan muncul form pengisian jabatan baru, isilah jabatan sesuai yang akan

dibuat.

e. Pengisian jabatan fungsional umum / pelaksana harus sesuai

dengan Daftar Jabatan Pe laksana yang ada pada Permenpan 25

tahun 2016 Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara & Reformasi

Birokrasi.

f. Jika nama jabatan tidak terdapat pada Daftar Jabatan yang ada, maka

dimasukkan nama jabatan yang mendekati, misalnya nama jabatan

adalah Bendahara Pengeluaran, dan di Daftar Jabatan yang ada hanya

nama jabatan Bendahara. Maka pemangku jabatan tersebut diberikan

jabatan Bendahara.

g. Untuk Kelas Jabatan tidak usah diisi karena belum ada evaluasi jabatan.

h. Untuk pengisian Nip jika di jabatan tersebut sudah ada pegawai yang

mendudukinya maka Nip harus diisi. Jika tidak ada pegawainya Nip tidak

usah diisi. Untuk Jabatan Struktural hanya bisa diisi Nip satu kali

sedangkan untuk jabatan JFU / JFT bisa diisi Nip lebih dari satu.

i. Untuk Analisa Jabatan apabila kita sudah membuat analisa jabatannya

bisa langusng kita pilih ketik nama analisa jabatan yang dibuat di menu

analisa jabatan. Tetapi apabila analisa jabatannya belum dibuat maka

kosongkan saja dahulu nanti baru dibuat di menu analisa jabatan.

g. Setelah itu klik simpan, maka akan muncul data jabatan baru, (jika data

tidak tampil, maka pilih lagi menu Struktur Organisasi untuk merefresh

data.


9. Untuk mengubah jabatan yang sudah ada adalah sebagai berikut :

a. Pilih jabatan yang akan dirubah.

b. Lalu klik kanan hingga muncul menu pop-up

c. Pilih Edit.

d. Akan muncul form pengisian jabatan yang akan diisi, isilah jabatan sesuai

yang akan diubah.

e. Langkahnya sama dengan cara menambah jabatan baru.


10. Setelah Sturktur Organisasinya selesai dibuat/diperbaiki maka langkah selanjutnya adalah membuat analisa jabatan

Tampilan Menu Analisa Jabatan

11. Langkah membuat anjab baru pilih tambah Analisa Jabatan kemudian klik

tampilan seperti diatas


12. Buat nama anjabnya dan untuk nama anjab JFU / JFT berikan tanda dinama anjabnya agar memudahkan kita dalam mencari anjab tersebut. Kemudian klik buat.

13. Kemudian klik kolom pencarian dipojok atas ketik nama anjab yang kita buat tadi

kemudian tekan enter. Maka akan muncul tampilan seperti gambar dibawah.


14. Lalu klik ubah

Maka akan muncul menu seperti diatas. Kemudian isikan data anjabnya ke setiap

kolom lau kemudian simpan.

15. Setelah selesai membuat anjabnya maka kembali lagi ke menu Struktur Organisasi

kemudian kita masukan analisa jabatan seluruh nama jabatan.

Setelah selesai langkah berikutnya adalah pengisian Template Bezzeting


16. Klik Menu Template Bezzeting

Tampilan Menu Template Bezzeting

Pada tampilan Template Bezzeting ini untuk membuka hingga ke JFU / JFT tekan

tombol > pada jabatan yang dikehendaki. Setelah tertuju pada JFU / JFT yang

dikehendaki, pilih ABK pada baris data tersebut, seperti ini


Klik dua kali untuk memasukkan data ABK, lalu tekan enter untuk mengkonfirmasi,

sehingga data akan berubah seperti ini:

Selanjutnya kolom yang ada akan menyesuaikan, isilah kolom dengan keadaan riil Struktural/JFU/JFT yang ada misalnya data sebagai berikut:

Bezzeting Kepala Sub Bagian Umum & Kepegawaian

ABK 1

PNS 1

PPPK 0

CPNS 0

RIIL 1

BUP 2017 0 Kekurangan 2017 0





Usul Formasi PNS 0

Usul Formasi PPPK 0

Total ASN 0


Maka data yang dientry adalah sebagai berikut :

Untuk data kekurangan/kebutuhan tidak perlu diisi, sebab secara otomatis data

tersebut akan berubah jika kita mengisi data BUP/Pindah.


Masukkan seluruh data JFT/JFU pada Instansi Anda, meskipun saat ini belum ada yang

mengisi jabatan tersebut, sehingga kebutuhan seluruh jabatan dapat dilihat. Misalkan

data sebagai berikut :

JFU Penata Laporan Keuangan

ABK 1

PNS 0

PPPK 0

CPNS 0

RIIL 0






Usul Formasi PNS 1

Usul Formasi PPPK 0

Total ASN 1

Sehingga data yang terentry adalah seperti ini isi kolom ABK dan Kolom Usul Formasi:

Seluruh nama jabatan untuk diisi seluruhnya.


17. Admin Lokal dapat mencetak hasil dari pengisian aplikasi dengan format Excel dan PDF .pilih

menu cetak di template struktur. Kemudian pilih format excel atau PDF

Setelah itu akan langsung muncul di tab lain dengan tampilan seperti ini untuk format PDF.


Dan untuk download format excel kita klik tulisan excel kemudian akan otomatis mendownload file excel nya liat

tanda panah warna merah

Lalu klik file tersebut maka akan muncul format excelnya.

Demikian tata cara pengunaan aplikasi E Formasi untuk Admin Lokal.

PANDUAN PENGISIAN E-FORMASI - …bkpsdm.palembang.go.id/userfiles/file/panduan-e-formasi...

Documents

Transcript of PANDUAN PENGISIAN E-FORMASI - …bkpsdm.palembang.go.id/userfiles/file/panduan-e-formasi...