Panduan Penerapan Pengguna Akhir Microsoft 365

2

Daftar IsiPemangku kepentingan

Kesadaran

Pelatihan

Rencanakan, Terapkan, Kelola

7. Merekrut Sponsor Eksekutif

9. Memilih Rencana Keberhasilan

10. Memberdayakan Pemimpin

Skenario15. Mengidentifikasi Skenario

20. Memprioritaskan Skenario Anda

22. Menetapkan Kriteria Keberhasilan

26. Membagikan Keberhasilan

29. Menyusun Rencana Komunikasi

35. Mendukung Keterlibatan Berkelanjutan

38. Membuat Rencana Pelatihan

40. Mengakses Sumber Daya Pelatihan

43. Merencanakan Aktivitas Penerapan Anda

46. Memulai Program Penerapan Awal

51. Membuat Rencana Keberhasilan

53. Mengulang agar Terus Berhasil

54. Mengelola dan Bersiap untuk Perubahan

PendahuluanSeiring dengan perubahan bidang bisnis, ekspektasi karyawan dan pelanggan berkembang dan muncullah budaya baru seputar cara kami bekerja. Karyawan mencari tujuan lain dalam pekerjaan mereka dan perusahaan ingin memanfaatkan kecerdasan karyawan. Keragaman tenaga kerja terbentuk untuk pertama kalinya dalam sejarah manusia, selama lima generasi menciptakan tenaga kerja global.

Kolaborasi dan kerja sama tim dengan kolega adalah bagian dari aktivitas kita sehari-hari dan kemampuan untuk bekerja di seluruh lokasi dan perangkat sangatlah penting. Perusahaan tidak lagi terikat oleh batasan fisik atau wilayah dan dapat mencari keahlian dari seluruh dunia.

Seiring dengan berkembangnya budaya cara kerja kita, alat bantu kerja kita juga harus berkembang. Microsoft 365 membantu organisasi Anda memahami budaya kerja baru ini dengan memfasilitasi karyawan untuk menjadi kreatif dan bekerja sama dengan aman. Microsoft 365 adalah solusi yang lengkap, cerdas, dan aman, menyatukan Office 365, Windows 10, dan Enterprise Mobility + Security.

Panduan Penerapan Pengguna Akhir ini dibuat untuk organisasi yang tertarik dengan cara paling efektif untuk memaksimalkan investasi mereka dengan Microsoft 365. Panduan ini dimaksudkan

untuk digunakan sebagai panduan langkah demi langkah, yang memungkinkan Anda memastikan bahwa organisasi Anda dapat terlebih dahulu mengidentifikasi, kemudian melaksanakan tugas tertentu yang akan membantu organisasi Anda menerima budaya kerja baru ini.

Praktik terbaik dalam panduan ini didasarkan pada pengalaman pelanggan kami yang paling berhasil, yang telah lama menerapkan teknologi lain yang kini merupakan bagian dari Microsoft 365 – Office 365, Windows 10, dan Enterprise Mobility + Security.

Kami harap panduan ini akan menginspirasi Anda mengenai sesuatu yang dapat Anda lakukan, dan bahwa Anda menggunakannya, dan membagikannya kepada orang-orang di organisasi Anda. Kami menerima umpan balik mengenai panduan ini, melalui Drive Adoption Community di:

http://aka.ms/driveadoption

Dan ingat, Anda tidak sendirian. Ada banyak organisasi seperti organisasi Anda yang saat ini sedang meluncurkan teknologi Microsoft 365 dan Anda dapat terhubung dengan mereka dalam komunitas ini.

Cara kita bekerja menjadi semakin terhubung, jadi mari hubungkan cara kita bekerja.

Microsoft 365 membantu organisasi Anda memahami budaya kerja baru ini dengan memfasilitasi karyawan untuk menjadi kreatif dan bekerja sama dengan aman.

3

4

Meraih kesuksesan dengan Microsoft 365 berarti memastikan program ini membantu semua orang dalam organisasi Anda melaksanakan lebih banyak hal dalam pekerjaan mereka.

Sebelum peluncuran Microsoft 365, renungkan dan pikirkan tentang alasan organisasi Anda membelinya sedari awal. Apakah karena persyaratan teknis tertentu, sebagai bagian dari siklus peningkatan TI, atau apakah Anda menemukan kebutuhan khusus dalam bisnis?

Mendorong penerapan timbul dari pemahaman mengenai tantangan bisnis dan cara mengatasinya dengan solusi Microsoft 365. Tentang memastikan bahwa semua orang dalam organisasi memahami manfaat dan mendukung solusi yang Anda berikan. Orang pada dasarnya menolak perubahan, sehingga mereka perlu tahu apa manfaatnya bagi mereka.

Di Microsoft, kami ingin Anda memanfaatkan investasi Anda dengan Microsoft 365 dan perencanaan adalah kunci untuk mencapainya. Satu-satunya tujuan Panduan Penerapan Pengguna Akhir ini adalah untuk membantu Anda dalam proses penerapan.

Melalui pengalaman pelanggan terdahulu, kami mengetahui bahwa untuk berhasil dengan penerapan Microsoft 365, penting agar Anda fokus pada empat Faktor Keberhasilan berikut: Pemangku Kepentingan, Skenario, Kesadaran, dan Pelatihan.

Pelajari lebih lanjut tentang faktor keberhasilan penting yang mempengaruhi penerapan Microsoft 365:

https://aka.ms/successfactors

Pemangku kepentingan

Merekrut Sponsor Eksekutif

Memberdayakan Pemimpin

Skenario

Memprioritaskan Skenario Anda

Menetapkan Kriteria Keberhasilan

Kesadaran

Menerapkan Kampanye Komunikasi

Melaksanakan Acara Peluncuran

Pelatihan

Melatih Pengguna Akhir

Menyiapkan Layanan Bantuan

BELAJAR DAN MANTAPKAN

Faktor Keberhasilan Microsoft 365 untuk Penerapan Pengguna Akhir

Bergabung dengan Komunitas Mendorong Penerapan


5

Pemangku kepentinganAturan pertama dari sebuah penerapan Microsoft 365 yang berhasil adalah untuk membuat tim dinamis yang terdiri dari pemangku kepentingan utama dan orang tepat yang dapat mendorong dan mempengaruhi perubahan pada orang lain.

Di bagian ini, Anda akan mempelajari peran-peran berbeda dalam organisasi Anda saat roll-out dan peran pemangku kepentingan utama mana yang harus lebih Anda fokuskan.

Anda juga akan mempelajari cara memilih orang yang tepat dalam organisasi Anda untuk bertindak sebagai Sponsor Eksekutif, Pemilik Keberhasilan, dan Pemimpin selama roll-out dan cara memberdayakan Pemimpin melalui Program Pemimpin.

SEKILAS

• Apa yang dimaksud dengan Sponsor Eksekutif, Pemilik Keberhasilan, dan Pemimpin, mengapa mereka penting?

• Apa aturan ABC Sponsor Eksekutif?

• Apa yang dimaksud dengan Program Pemimpin, bagaimana cara menggunakan program ini untuk membantu memberdayakan Pemimpin saya?

Peran Tanggung jawab Departemen

Sponsor Eksekutif Menginformasikan visi tingkat tinggi dan nilai-nilai Microsoft 365 kepada perusahaan Pemimpin Eksekutif

Pemilik Keberhasilan Memastikan sasaran bisnis diwujudkan untuk roll-out Microsoft 365 Setiap departemen

Pemimpin Membantu mempromosikan Microsoft 365 dan menangani keberatan dari pengguna akhir Setiap Departemen (staf)

Manajer Proyek Mengawasi seluruh proses pelaksanaan peluncuran dan roll-out Microsoft 365 Manajemen Proyek

Pemimpin Pelatihan Mengelola program pelatihan dan/atau sumber daya untuk roll-out Microsoft 365 TI dan/atau Sumber Daya Manusia

Kepala Departemen Mengidentifikasi cara departemen Tertentu akan menggunakan Microsoft 365 serta mendorong keterlibatan Setiap Departemen (Manajemen)

Pakar TI Mengawasi semua aspek teknis roll-out TI

Manajer SDM Mengintegrasikan Microsoft 365 ke dalam proses SDM dan mengelola konten SDM di Microsoft 365

Sumber Daya Manusia (Manajemen)

Kepala Bidang Komunikasi Mengawasi komunikasi tentang Microsoft 365 di seluruh perusahaan Komunikasi Perusahaan dan/

atau TI

Manajer Komunitas Mengelola aktivitas harian jaringan Yammer; memberikan panduan dan praktik terbaik

Komunikasi Perusahaan dan/atau TI

Manajer Situs SharePoint

Membantu mengelola strategi situs SharePoint untuk organisasi, berperan sebagai perantara antara sisi bisnis dan TI TI dan/atau staf

Pera

n U

tam

a

Peran Pemangku Kepentingan

Strategi penerapan yang berhasil dimulai dengan tim dari individu yang berkomitmen mewakili antar bagian organisasi Anda. Gunakan tabel untuk memahami pemangku kepentingan yang berbeda serta peran dan tanggung jawab mereka dalam keberhasilan roll-out Microsoft 365. Peran utama yang ingin lebih Anda fokuskan adalah Sponsor Eksekutif, Pemilik Keberhasilan, dan Pemimpin.

6Pemangku Kepentingan: Peran Pemangku Kepentingan

Peringatan

Perlu diingat bahwa setiap peran tersebut hanya pedoman. Tergantung pada ukuran dan susunan organisasi Anda, peran ini

mungkin tumpang tindih atau tidak menjadi penting.

Untuk memahami peran utama, hal yang diperlukan dari tim dan alasan mereka diperlukan, buka:

http://aka.ms/stakeholders

7

Merekrut Sponsor Eksekutif

Sponsor Eksekutif merupakan pemimpin utama dalam organisasi dan partisipasi mereka berperan besar dalam mendorong penerapan oleh karyawan. Mereka memiliki pengaruh terbesar dalam budaya perusahaan dan dapat menyampaikan nilai dan manfaat teknologi baru dan cara kerjanya ke seluruh organisasi secara aktif. Mereka juga dapat memberikan pemahaman penting dari tujuan bisnis utama serta tantangan umum yang harus diatasi - inilah manfaat Microsoft 365.

Sponsor Eksekutif menetapkan sasaran bisnis menyeluruh.

Tips dan Trik

Saat mengidentifikasi sponsor, coba sertakan pemangku kepentingan utama di seluruh lini bisnis yang berbeda

yang terkena dampak oleh perubahan.

Juli 2017, McKinsey Quarterly, www.mckinsey.com Copyright© 2017 McKinsey & Company. Semua hak dilindungi undang-undang. Dicetak ulang atas izin.

Penelitian menunjukkan bahwa proyek transformasi lebih berhasil bila ada sponsor eksekutif yang nyata. Lebih dari 85% responden menunjukkan bahwa ketika CEO cukup nyata atau sangat nyata, proyek transformasi berjalan cukup sukses atau sangat sukses.

Sponsor Eksekutif harus:

Membantu tim proyek mengidentifikasi dan memprioritaskan Skenario mana yang harus digunakan

Berperan dalam menyampaikan bagaimana organisasi berencana menggunakan Microsoft 365 untuk mencapai sasaran bisnisnya kepada pemimpin lain di seluruh organisasi

Berpartisipasi aktif dan memanfaatkan kemampuan Microsoft 365 untuk membantu mendorong penerapan di seluruh pengguna akhir dan memantapkan perilaku yang diinginkan

Untuk informasi lebih lanjut tentang cara sponsor eksekutif dapat berkontribusi terhadap keberhasilan roll-out proyek Microsoft 365, lihat https://aka.ms/execsponsor

Pemangku Kepentingan: Merekrut Sponsor Eksekutif

8

Pastikan sponsor eksekutif memahami aturan ABC

Active and visible participation (Partisipasi aktif dan nyata)

Building a coalition with their executive peers (Membangun koalisi dengan rekan eksekutif)

Communicating directly with employees (Berkomunikasi langsung dengan karyawan)

Hak Cipta Prosci®. Semua hak dilindungi undang-undang.

Pemangku Kepentingan: Memahami aturan ABC

9

Memilih Rencana KeberhasilanMemilih Pemilik Keberhasilan dalam organisasi penting untuk memastikan sasaran bisnis yang ditetapkan untuk Microsoft 365 terwujud. Mereka bertanggung jawab untuk memastikan orang menggunakan layanan dan mendapatkan manfaat darinya.

Seorang Pemilik Keberhasilan harus:

Memastikan orang menggunakan dan mendapatkan manfaat dari Microsoft 365

Membantu memastikan pemangku kepentingan yang tepat agar terlibat

Mewujudkan tujuan bisnis organisasi yang telah ditetapkan untuk Microsoft 365 ke dalam skenario Microsoft 365

Memastikan komunikasi dan pelatihan berhasil diterapkan

Pemangku Kepentingan: Memilih Rencana Keberhasilan

10

Memberdayakan Pemimpin Menciptakan dan memanfaatkan Microsoft 365 Champions dalam organisasi adalah kelompok pemangku kepentingan lain dalam mendorong penerapan Microsoft 365.

Memperoleh kepercayaan dari setiap pengguna di seluruh organisasi merupakan tantangan. Pemimpin dapat membantu meringankan tantangan ini dan memainkan peran penting. Mereka memiliki pengetahuan, berkomitmen untuk meningkatkan keahlian, dan bersedia untuk saling memberikan pembinaan dan bantuan. Mereka membantu mewujudkan Microsoft 365 ke dalam realitas departemen atau tim mereka.

Pemimpin harus:

Menyusun Program Pemimpin AndaUntuk sumber daya dan materi lainnya yang membantu Anda membuat Microsoft 365 Champions Anda sendiri, unduh panduan ini: https://aka.ms/office365champions

Mempromosikan Microsoft 365 dan nilainya kepada seluruh tim

Membantu orang dalam tim mereka memahami manfaatnya untuk mereka

Membangun kesadaran Microsoft 365 melalui saluran komunikasi informal

Membantu menyambut pengguna baru, memberikan panduan, dan membagikan praktik terbaik

Memberikan umpan balik kepada tim mengenai keterlibatan pengguna dan penerapan

Pemangku Kepentingan: Memberdayakan Pemimpin

11

Menyusun Program PemimpinPemimpin sangat antusias dan bersemangat untuk membimbing serta membantu rekan mereka mempelajari lebih lanjut tentang solusi yang lebih efektif. Pemimpin dapat membantu mengurangi ketegangan pada sumber daya tim proyek inti dan mendorong keterlibatan di seluruh komunitas.

Mereka membentuk opini luas dan antusiasme yang akan meningkatkan penerapan cara kerja yang disempurnakan

Mereka membangun lingkaran pengaruh di antara tim

Mereka mewujudkan cara baru dalam bekerja di seluruh tim

Mereka mengidentifikasi tantangan bisnis dan kemungkinan solusi

Mereka memberikan umpan balik kepada tim proyek dan sponsor

Saya pengguna yang terampil. Saya berusaha mempertahankannya agar orang lain melakukan hal yang sama. Ini tentang berbagi gagasan.– Paul

Ini tentang menemukan orang-orang yang termotivasi. Saya melihatnya sebagai peluang. Bagian dari tugas saya adalah mendorong aktivitas komunitas dan berbagi wawasan.– Darren

Mengapa Pemimpin penting?

Pemangku Kepentingan: Menyusun Program Pemimpin

Kami terhubung dengan pemimpin penerapan di setiap unit bisnis, yang mengirimkan email mingguan di Office 365. Setiap alat Office 365 memiliki manfaat inti, dan dengan mengajak pengguna pada perjalanan yang lancar, kami dapat mengetahui nilai setiap alat tersebut.

– Nick Lamshed, Change Manager, Qantas

12

Membangun Komunitas Pemimpin

Temukan Pemimpin antusias yang dapat berkomitmen terhadap waktu dan usaha

Buat grup Yammer agar Pemimpin dapat membagikan pembaruan dan kesuksesan

Berikan pelatihan ringan mengenai elemen inti Microsoft 365

Berikan materi yang siap untuk mendukung pekerjaan mereka dengan tim dan individu (misalnya, rapat informal)

Pastikan ritme yang teratur untuk diskusi dengan Pemimpin mengenai apa yang berhasil dan tidak berhasil

Susun program untuk melibatkan dan mengakui usaha mereka, seperti memberikan akses istimewa untuk acara yang relevan, atau menunjuknya sebagai pembicara

Berkomunikasi dengan individu tentang peran Pemimpin dan tempat menemukannya—ingat mereka bukan fungsi dukungan TI melainkan perwakilan bisnis

Tips dan TrikJadikan program Pemimpin sesuatu yang harus ada dalam rencana penerapan. Kami menemukan bahwa solusi yang paling umum dan efektif agar orang belajar adalah melalui rekan mereka. Identifikasikan dan dekati mereka yang memiliki sifat pemimpin atau guru alami dalam organisasi Anda, dan gunakan mereka sebagai dasar untuk mengembangkan komunitas Anda.

http://aka.ms/championsguide

Pemangku Kepentingan: Membangun Komunitas Pemimpin

13

Pelajari tentang peran dan tanggung jawab yang berbeda dalam organisasi Anda dan cara peran tersebut akan berkontribusi terhadap peluncuran Microsoft 365.

Pahami apa yang membuat Sponsor Eksekutif berhasil

Susun Program Pemimpin Anda

Ajak tim proyek dan buat mereka antusias untuk membantu rekan mereka menjadi lebih produktif dengan Microsoft 365

Daftar Periksa Pemangku Kepentingan

Daftar Periksa Pemangku Kepentingan

14

SkenarioMengidentifikasi dan menentukan Skenario merupakan langkah penting dalam memastikan organisasi Anda mencapai penerapan yang lancar dan memahami nilai penuh dari investasinya dengan Microsoft 365. Skenario menjelaskan cara karyawan Anda akan menggunakan Microsoft 365 untuk mengatasi tantangan bisnis atau mencapai sasaran tertentu.

Dengan Skenario dan kriteria keberhasilan yang jelas, Anda dapat secara efektif mengukur pencapaian serta mewujudkan hasil yang nyata setelah peluncuran Anda. Skenario membantu tim memahami bagaimana Microsoft 365 dapat membantu mereka mencapai lebih banyak hal dalam aktivitas keseharian mereka dengan menempatkan produk yang dimaksud, memastikan karyawan Anda tahu kapan dan bagaimana menggunakannya.

SEKILAS

• Bagaimana cara mengidentifikasi dan memprioritaskan Skenario?

• Bagaimana cara menentukan Kriteria Keberhasilan untuk membantu saya mengukur hasil nyata?

• Apa yang dapat dilakukan untuk memantau penerapan organisasi saya?

15

Meng- identifikasi Skenario

Untuk mengidentifikasi Skenario yang tepat, ada baiknya untuk melibatkan orang yang dapat mendorong dan mendukung perubahan di seluruh organisasi. Anda harus menjalankan beberapa lokakarya yang mengundang kepala departemen, manajer proyek, TI, dan pemangku kepentingan lainnya yang dapat membantu mengilhami bagaimana Microsoft 365 dapat digunakan dalam organisasi. Pertanyaan berikut adalah titik awal besar untuk mengidentifikasi Skenario Anda:

Apa saja tantangan yang dihadapi organisasi terkait komunikasi dan kolaborasi?

Apa saja area yang perlu ditingkatkan dalam organisasi Anda?

Apa saja inisiatif strategis organisasi atau proyek transformasi terkini yang dapat didukung oleh Microsoft 365?

Metode komunikasi dan kolaborasi mana yang biasanya lebih mudah diterapkan dalam organisasi Anda?

Bagaimana proses untuk menyusun, mendistribusikan, dan berbagi informasi?

Skenario: Mengidentifikasi Skenario

Office 365 memberikan teknologi untuk meningkatkan komunikasi internasional dan kolaborasi. Kami menggunakan berbagi video konferensi, presentasi, dan desktop untuk bekerja dengan mitra.

– Klaus Huelsewiesche, Kepala Sistem TI untuk LITBANG, Binatu dan Perawatan Rumah di Henkel

16

Menemukan Skenario menggunakan Pustaka Produktivitas

Kami telah mengumpulkan banyak Skenario dalam Pustaka Produktivitas untuk membantu Anda menemukan cara

menggunakan Microsoft 365 yang dapat bermanfaat bagi organisasi Anda.

http://aka.ms/productivitylibrary

Skenario: Menemukan skenario menggunakan Pustaka Produktivitas

17

Untuk membantu pengguna Microsoft 365 memulai, kami menyarankan enam Skenario Inti yang secara umum sesuai dengan jenis tugas yang dilakukan karyawan sehari-hari. Ini termasuk tugas dari komunikasi melalui email dan kalender, menyimpan dan membagikan file, mengadakan rapat virtual dan berkolaborasi secara real time.

Lihat enam Skenario Inti di bawah:

Enam Skenario Inti

Bekerja menggunakan email, baik sendiri maupun sebagai grupMicrosoft Exchange Online adalah kekuatan pendukung email dan kalender yang membantu Anda berkolaborasi melalui lingkungan Outlook seperti yang telah Anda kenal. Exchange Online memungkinkan Anda menyelesaikan tugas lebih banyak dan berkolaborasi secara lebih efektif dengan pengalaman Outlook yang komprehensif, di perangkat apa pun.

Menyediakan ruang kerja berbasis obrolanMicrosoft Teams mengumpulkan informasi yang dibutuhkan tim untuk bekerja secara efektif dan berkinerja secara maksimal. Ruang kerja berbasis obrolan ramah seluler ini menggabungkan obrolan, dokumen, orang, dan alat bantu di satu tempat yang aman.

Menghubungkan organisasi Anda

Yammer memungkinkan koneksi yang lancar ke orang dan informasi dari seluruh organisasi yang belum pernah Anda ketahui. Diskusikan gagasan, bagikan pembaruan, dan dapatkan jawaban dari banyak sumber rekan kerja dari mana saja.

Bertemu dan berkolaborasi dengan mudahMampu terhubung secara real-time membantu Anda menyelesaikan tugas. Dari mendapatkan jawaban cepat hingga memonitor jalannya proyek, Skype for Business menawarkan solusi rapat yang lengkap dengan satu platform untuk pesan instan, panggilan audio dan video, konferensi, dan berbagi langsung.

Berbagi situs dan konten

SharePoint memperkuat berbagi dan berkolaborasi di intranet. Membuat situs dan portal yang melibatkan orang, menghubungkan mereka dengan keahlian, konten, wawasan yang dapat ditindaklanjuti, dan pengetahuan kolektif.

Skenario: Enam Skenario Inti

Membuat konten yang berpengaruh bersama

Dengan Office, Anda dapat menyelesaikan segala sesuatu lebih cepat hampir dari mana pun. Anda dapat memanfaatkan integrasi Office dengan OneDrive dan SharePoint untuk mengakses, membagikan, dan menulis dokumen bersama.

Sebagai seseorang dalam...[Tim]

Saya ingin…[Deskripsi apa

yang ingin saya lakukan]

Menggunakan[Aplikasi tertentu dari

teknologi]

Saya tahu ini berhasil saat...

[Ukuran keberhasilan solusi]

18

Sebagai seseorang dalam Manajemen

Penjualan

Saya ingin memiliki satu versi

proposal yang dapat diakses dan diedit

setiap orang daripada mengirimkan email versi

yang berbeda antar anggota tim

Menggunakan situs SharePoint untuk

menyimpan secara terpusat dan berbagi satu versi proposal penjualan yang tim saya dapat edit bersama menggunakan

co-authoring di Word dan PowerPoint

Saya tahu ini berhasil saat

tim penjualan saya dapat membuat

proposal dengan lebih mudah dan dengan

demikian memiliki lebih banyak waktu untuk

menutup kesepakatan

Untuk mulai menyusun skenario Anda, pertimbangkan untuk menggunakan kerangka kerja berikut:

Sebagai seseorang dalam [TIM]

Saya ingin [DESKRIPSI APA YANG INGIN SAYA LAKUKAN]

Menggunakan [APLIKASI TEKNOLOGI Tertentu]

Saya tahu ini berhasil saat [UKURAN KEBERHASILAN SOLUSI]

Tidak Tahu Cara Memulai?

Skenario: Tidak Tahu Cara Memulai?

Belajar dari pengalaman orang lain. Bergabunglah ke komunitas! Sebagai bagian dari Komunitas Mendorong Penerapan dalam Microsoft Technology Community, Anda dapat berbicara

dengan ribuan pelanggan Microsoft lainnya dan memahami skenario yang berhasil untuk mereka.

Apa manfaatnya bagi saya?

Pembaruan Produk

Terhubung dengan Teknisi

Berkolaborasi dengan Mitra

Mulai berbicara dengan mitra hari ini – gabung dengan Komunitas Mendorong Penerapan


Membangun Hubungan

Sumber Daya Pengguna Tambahan

Belajar dari Pengalaman Orang Lain

19

Halaman Komunitas Mendorong Penerapan

Mendukung diskusi dan berbagi praktik terbaik

Lihat Percakapan Terakhir

Ketahui yang sedang dibicarakan komunitas

Bergabung ke Spaces

Diskusi difokuskan pada judul komunitas Spesifik

Pengumuman Mendorong Penerapan

Lihat pengumuman terakhir

KomunitasLihat siapa yang menjadi bagian

dari komunitas

Skenario: Belajar dari pengalaman orang lain. Bergabunglah ke komunitas!

20

Memprioritaskan Skenario AndaKarena Microsoft 365 dapat memberikan dampak positif langsung di seluruh bisnis Anda, penting bahwa Anda memprioritaskan Skenario Anda untuk memastikan bahwa Anda memahami pilihan untuk menempatkan fokus awal Anda.

Ingat, Skenario yang Anda identifikasikan dan prioritaskan sekarang akan membantu memberi tahu Anda rencana komunikasi selama peluncuran. Pastikan untuk memeriksa kembali Skenario Anda saat membuat rencana komunikasi.

Skenario: Memprioritaskan Skenario Anda

Rendah

Menengah

Tinggi

Dam

pak

Kesulitan

Rendah Menengah Tinggi

Berkolaborasi dengan rekan kerja dalam sebuah ruang kerja dengan obrolan terpusat

Mengganti sistem telepon tradisional dengan Cloud PBX

Memberdayakan dan melibatkan karyawan melalui jejaring sosial

Melaksanakan pelatihan untuk karyawan di seluruh dunia

Memungkinkan karyawan bekerja lebih cerdas, dari mana saja, dengan email yang di-host

Mendukung karyawan baru dalam proses orientasi secara lebih cepat

Menerapkan single sign on yang aman dengan Azure Active Directory

Menyebarkan klasifikasi dan perlindungan data dengan Azure Information Protection

21

Cara Mem- prioritaskan Skenario Anda

Lihat grafik di bawah dan tempatkan Skenario Anda pada tabel sesuai dengan tingkat dampak yang diharapkan pada organisasi dan tingkat kesulitan dalam mencapainya. Di sini, Anda dapat memahami skenario apa yang akan paling cepat memberikan dampak tertinggi, juga membantu menentukan proyek yang lebih sulit yang mungkin penting, tetapi akan membutuhkan lebih banyak perencanaan.

Tips dan TrikAda baiknya untuk memikirkan terlebih dulu apa yang akan memberikan nilai tertinggi untuk karyawan Anda. Beberapa diantaranya mungkin Anda pikir harus segera dilakukan (misalnya migrasi surat), mungkin tidak langsung memberikan nilai nyata. Mungkin Anda harus fokus mencapai sesuatu yang lebih cepat dan nyata terlebih dulu (misalnya, memberikan semua orang akses ke pesan instan).

Skenario: Cara Memprioritaskan Skenario Anda

22

Menetapkan Kriteria KeberhasilanSaat mengembangkan Skenario ideal Anda, penting agar Anda memikirkan sekumpulan kriteria keberhasilan formal untuk mengukur dampak roll-out Microsoft 365. Anda harus menentukan hal-hal yang perlu diukur dan cara yang akan digunakan untuk mengumpulkan data kuantitatif dan kualitatif. Gunakan langkah di bawah untuk menentukan Kriteria Keberhasilan:

Identifikasikan Key Performance Indicator (KPI) (Indikator Kinerja Utama) yang dapat ditingkatkan berdasarkan pada beragam penerapan Skenario organisasi Anda (misalnya, mengurangi biaya, meningkatkan kepuasan pelanggan, meningkatkan keterlibatan karyawan, penurunan waktu untuk memproses pesanan)

Evaluasi keberadaan Anda sebelum menerapkan Microsoft 365. Tetapkan tolok ukur KPI dan garis dasar pengetahuan terkini pengguna Anda terkait Microsoft 365

Pilih kriteria yang akan membantu menampilkan dampak Microsoft 365 terhadap organisasi Anda kepada tim kepemimpinan.

Skenario: Menetapkan Kriteria Keberhasilan

Template Survei Pengguna Akhir

Gunakan template survei untuk mengukur kepuasan dan kemajuan terhadap tolok ukur Anda.

http://aka.ms/usersurveys

Tips dan Trik

Gunakan Panduan Mengukur Keberhasilan untuk menilai seberapa efektif peluncuran Microsoft 365 selama ini.

http://aka.ms/measuringsuccess

23

Menggu- nakan Mnemonic SMART untuk Memandu Anda

Saat Anda menyusun kriteria keberhasilan, gunakan mnemonik SMART untuk memandu Anda dalam menetapkan sasaran yang berdampak penuh:

Jelas dan tidak ambigu; menjawab pertanyaan, "Apa, mengapa, siapa, di mana?"

Specific (Spesifik):

Konkret; jelas menunjukkan progres.

Measurable (Terukur):

Realistis; tidak ekstrem.

Attainable (Dapat dicapai):

Bermanfaat bagi pemangku kepentingan.

Relevant (Relevan):

Didasarkan pada tanggal target spesifik; menjawab pertanyaan, "Kapan?"

Timely (Tepat waktu):

Skenario: Menggunakan Mnemonic SMART untuk Memandu Anda

Kriteria Keberhasilan Metode/Sumber Metrik Contoh Sasaran

Meningkatnya penerapanMeningkatnya penggunaan berhubungan erat dengan penerapan teknologi oleh pengguna

KuantitatifLaporan penggunaan Office 365

Penggunaan kotak pesanPenggunaan SharePointIM dan konferensi Skype for Business.Jumlah menit Skype for Business yang digunakan

Perbandingan laporan penggunaan sebelum dan setelah roll-out akan menunjukkan peningkatan penerapan sebesar 10% per bulan

Efektivitas pelatihanMeningkatnya penggunaan berhubungan erat dengan efektivitas pelatihan

KuantitatifLaporan penggunaan Office 365

KualitatifSurvei pengguna akhirPelatihan kepatuhan Online grup dan umpan balik Yammer

Penggunaan kotak pesanPenggunaan SharePointIM dan konferensi Skype for BusinessJumlah menit Skype for Business yang digunakanKepuasan karyawanTingkat penyelesaian pelatihan

Perbandingan laporan penggunaan sebelum dan setelah pelatihan akan menampilkan peningkatan penerapan per bulan.Skor kepuasan pengguna bersih karyawan adalah 130+ berdasarkan survei pelatihan akhir100% penyelesaian pelatihan online untuk kepatuhan keamanan perusahaan

Biaya operasional berkurangPeningkatan penerapan berhubungan erat dengan berkurangnya penggunaan konferensi pihak ketiga, waktu perjalanan, dan alokasi sumber daya

KuantitatifLaporan penggunaan Office 365Laporan keuangan/akuntansiLaporan staf dukunganLaporan pengeluaran perjalanan dan biaya teleponUkuran output

Penggunaan kotak pesanPenggunaan SharePointTagihan dan penggunaan konferensi audioPengeluaran perjalanan dan biaya teleponPanggilan staf dukungan

Penggunaan konferensi telepon pihak ketiga setelah roll-out harus menunjukkan penurunan penggunaan sebesar 10% per bulan

Peningkatan keamananPeningkatan penerapan berhubungan erat dengan meningkatnya keamanan dan kepatuhan

KualitatifSurvei pengguna akhir Aksesibilitas/pemulihan pengguna akhir

Kepuasan karyawan Panggilan staf dukungan

Perbandingan sebelum dan sesudah kepuasan pengguna Berkurangnya panggilan layanan bantuan serta waktu yang dihabiskan dalam pemulihan data

Meningkatnya produktivitasMeningkatnya penerapan berhubungan erat dengan komunikasi dan pengambilan keputusan yang lebih cepat serta waktu yang lebih singkat untuk menyelesaikan tugas.

KualitatifSurvei pengguna akhir Penggunaan klasifikasi data

Waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek

Jumlah dokumen yang dilabeli

Waktu untuk menyelesaikan pesanan pelanggan turun sebesar 15% dalam waktu 6 bulan

Meningkatnya kolaborasiMeningkatnya komunikasi di antara berbagai tim di berbagai lokasi

KualitatifSurvei pengguna akhirGrup Yammer dan umpan balik

Kepuasan karyawanPenghematan waktu

Tim yang bekerja dari beberapa lokasi akan menunjukkan peningkatan hubungan dengan rekan satu tim dalam waktu 3 bulan setelah peluncuran Skype for Business

Meningkatnya kepuasan karyawanPilihan kerja yang fleksibel meningkatkan kepuasan karyawan berkat meningkatnya keterlibatan, berkurangnya tingkat stres, serta meningkatnya keseimbangan antara kehidupan dan kerja

KualitatifSurvei pengguna akhirGrup Yammer dan umpan balik

Kepuasan karyawan Kepuasan karyawan meningkat sebesar 15% dalam waktu 6 bulan

24

Contoh Kriteria Keberhasilan

Untuk membantu Anda menetapkan kriteria keberhasilan, pertimbangkan beberapa contoh di bawah:

Skenario: Contoh Kriteria Keberhasilan

Skype for Business yang Digunakan KlienLaporan Pengguna Aktif

Aktivitas Grup Office 365 Paket Konten Penerapan Office 365

https://aka.ms/o365adoptioncontentpack

25

Memantau Penerapan Office 365 dalam Organisasi Anda

Dalam Portal Admin Office 365 Anda akan menemukan laporan yang tersedia untuk menunjukkan tingkat keterlibatan pengguna saat ini untuk beban kerja yang berbeda-beda.

Catat metrik penggunaan sebelum peluncuran, dengan demikian Anda dapat melihat keefektifan aktivitas penerapan Anda.

Lihat kembali laporan ini untuk mengukurnya terhadap kriteria keberhasilan dan mengidentifikasi area untuk meningkatkan penerapan.

Skenario: Memantau Penerapan Office 365 dalam Organisasi Anda

26

Kisah sukses sering kali cukup bernilai sebagai penilaian kuantitatif saat menunjukkan keberhasilan Microsoft 365. Sepanjang roll-out, minta anggota dan pemimpin tim proyek mengidentifikasikan contoh yang menunjukkan kolaborasi dan kerja sama tim lintas fungsional dan berbagi dengan mereka menggunakan Yammer.

Saat berbagi kisah tentang pengalaman Anda menggunakan Microsoft 365, pastikan untuk menyertakan rincian ini:

Kisah tentang nilai bisnis dapat dibagikan dengan mudah secara internal melalui grup Kisah Sukses Microsoft 365 di jaringan Yammer Anda. Anda juga dapat berbagi kisah sukses secara eksternal dengan komunitas Microsoft 365 yang lebih luas melalui komunitas Mendorong Penerapan.


Tips dan TrikSelamat mencoba! Membuat kontes dan menghasilkan nilai positif seputar Microsoft 365 harus menarik dan memicu keterlibatan. Coba buat berikut.

Waktu. Kisah harus dimulai dengan penanda waktu, sehingga khalayak mengetahui kapan kisah terjadi.

Karakter. Kisah harus berisi nama, sehingga khalayak mengetahui siapa yang terlibat.

Kejadian. Kisah harus menceritakan peristiwa yang terjadi.

Visual. Khalayak harus dapat membayangkan peristiwa yang terjadi.

Membagikan Keberhasilan

Skenario: Membagikan Keberhasilan

27

Daftar Periksa Skenario

Identifikasikan Skenario untuk memastikan bisnis mewujudkan nilai penuh dari Microsoft 365

Gunakan Enam Skenario Inti sebagai panduan untuk menentukan skenario dalam bisnis Anda

Prioritaskan Skenario dan pahami hal yang harus Anda fokuskan terlebih dulu

Tentukan Kriteria Keberhasilan Anda untuk mengukur dampak dari roll-out Microsoft 365

Pelajari cara memantau penerapan organisasi Anda menggunakan analitik Office 365

Dorong tim Anda untuk mengumpulkan kisah sukses di sepanjang roll-out Anda

Daftar Periksa Skenario

28

KesadaranPenting bagi Anda untuk merencanakan komunikasi sebelum, selama, dan setelah roll-out Microsoft 365 untuk membuat organisasi Anda tetap antusias dan terlibat.

Buat kesadaran melalui gabungan dari email, poster, kontes, dan acara yang dapat Anda sesuaikan dengan budaya perusahaan Anda. Kesadaran di seluruh organisasi akan membantu Anda mendapatkan kepercayaan dan penerapan Microsoft 365 dalam jangka panjang.

SEKILAS

• Apa yang harus disertakan dalam rencana komunikasi Microsoft 365 saya?

• Bagaimana menyesuaikan Skenario dengan rencana komunikasi saya?

• Bagaimana cara mempromosikan keterlibatan yang berkelanjutan dan penerapan Microsoft 365 dalam jangka panjang?

29

Gunakan strategi komunikasi untuk menghasilkan kesadaran dan semangat. Sebelum layanan tersebut tersedia, Anda ingin agar karyawan Anda senang dengan fakta layanan tersebut akan diluncurkan, kemudian membuat mereka tertarik menggunakannya setelah Anda meluncurkannya.

Pastikan Anda mempertimbangkan staf saat menyusun pesan, karena Anda harus membantu mereka mengidentifikasi "Apa manfaatnya bagi saya?"

Pilih perpaduan kegiatan termasuk email, poster dan kejadian fisik (bahkan mungkin cupcakes!) dan tempatkan mereka di sepanjang kronologi proyek Anda

Jadwalkan acara tempat orang dapat menyentuh produk dan bertanya

Sesuaikan aktivitas mendorong kesadaran untuk perusahaan dan budaya

Minta pemimpin mengirim pengumuman Microsoft 365, mengadakan acara peluncuran, atau menyampaikan manfaatnya selama rapat seluruh staf akan berguna dalam memvalidasi kepentingannya dan mengajak semua orang menggunakan teknologi baru

Menyusun Rencana Komunikasi

Kami tidak perlu berinovasi seputar Office 365. Kami menyerahkannya pada Microsoft. Tugas kami adalah menerapkan teknologi secepat mungkin, dan untuk tetap fokus pada penggunaannya untuk memberikan nilai kepada klien kami.

– Darren Russell, Digital, Transformation

Selengkapnya:http://aka.ms/officeblogs/adoption

Director, Mott MacDonald

Kesadaran: Menyusun Rencana Komunikasi

30

Gunakan Skenario Inti sebagai titik awal membuat strategi komunikasi dan pelatihan Anda.

Wujudkan Skenario Inti ke dalam hal yang menyelesaikan masalah bisnis

Putuskan skenario mana yang masuk akal bagi perusahaan Anda untuk dipromosikan dalam peluncuran Microsoft 365 Anda

Gunakan sumber daya yang terkait dengan masing-masing skenario untuk menerapkan pengumuman email dan aktivitas pelatihan

Luangkan waktu meninjau skenario Anda dan menentukan skenario terbaik yang dapat digunakan untuk peluncuran organisasi. Skenario Anda akan membantu memberi tahu rencana komunikasi Anda.

Mempertimbangkan Skenario

Kesadaran: Mempertimbangkan Skenario

http://aka.ms/FastTrackProductivityLibrary

Menemukan Sumber Daya Berdasarkan Skenario

31

Setiap Skenario Inti dalam situs web FastTrack mencakup template untuk email, poster, dan selebaran, serta sumber daya video dan pelatihan. Anda dapat menyesuaikan template untuk rencana komunikasi.

Kesadaran: Menemukan Sumber Daya Berdasarkan Skenario

32

Setiap skenario mencakup template email yang dapat disesuaikan untuk tugas komunikasi tertentu di masing-masing fase peluncuran dan penerapan Microsoft 365. Email menyertakan tautan langsung ke pelatihan dan sumber daya untuk membantu pengguna mempelajari kemampuan Microsoft 365. Tautan ini dibuat untuk setiap skenario. Template email yang tersedia mencakup:

Template Email

Email tersedia sebagai dokumen Word (.docx) dan template Outlook. Anda dapat memilih template yang ingin Anda gunakan, kemudian sesuaikan menurut objektif komunikasi Anda dengan mengatur salinan sesuai dengan gaya perusahaan, menambahkan logo perusahaan, dan mengisi di konten. Pastikan untuk mengirim email dari akun pengirim yang ditentukan sebelumnya (misalnya, sponsor eksekutif) ke khalayak target tertentu.

Tips dan TrikBeri tahu dengan cara lain tidak hanya dengan email! Anda dapat menciptakan antusiasme tentang peluncuran Microsoft 365 dengan menggunakan cuplikan video dan poster siap cetak sebagai bagian dari kampanye kesadaran di ruang kantor Anda.

http://aka.ms/drivevalue

Jenis Email Fase Fungsi

"Hitungan Mundur" Prapeluncuran Gunakan pesan ini untuk membangkitkan semangat dan menginformasikan kepada karyawan tentang berbagai hal yang akan bisa mereka lakukan dengan Microsoft 365. Satu email per skenario.

"Pemberitahuan" Peluncuran Gunakan pesan ini untuk memulai peluncuran dan menginstruksikan pengguna baru untuk memulai Microsoft 365. Satu email per skenario.

"Tips dan Trik" Pasca-Peluncuran Gunakan "Tips dan Trik" ini untuk memperkenalkan kemampuan Microsoft 365 lainnya dan membantu pengguna menjadi lebih produktif. Tiga email per skenario.

Kesadaran: Template Email

Kit Pendahuluan Windows 10 Business

https://aka.ms/win10businesskit

Email Hitung Mundur dan Pengumuman


Poster, buklet, dan cetakan


Sumber Daya Tambahan untuk Rencana Komunikasi

Rangkaian email Tips dan Trik


33Kesadaran: Sumber Daya Tambahan untuk Rencana Komunikasi

34

Acara Peluncuran

Pertimbangkan tujuan Anda menggunakan Microsoft 365. Bagaimana acara peluncuran dapat mendukung sasaran dan bagian tertentu dari bisnis tersebut?

Pertimbangkan budaya perusahaan. Jenis aktivitas apa yang relevan dengan kepemimpinan dan karyawan Anda?

Pertimbangkan waktu dan sumber daya. Dapatkah Anda mencocokkan berbagai aktivitas acara untuk merencanakan sesuatu yang sesuai dengan kebutuhan dan jadwal?

Pertimbangkan acara perusahaan yang ada. Adakah acara perusahaan yang akan datang menjelang acara roll-out Microsoft 365 yang bisa digabungkan dengan peluncuran?

Cara memilih acara peluncuran

Sumber daya dan taktik untuk peluncuran yang efektifKami telah mengumpulkan beberapa sumber, ide, dan taktik untuk membantu Anda membuat peluncuran Microsoft 365 yang efektif di bawah ini.

Tim Perencanaan dan Pemimpin memakai kaos Office 365, pesan di https://www.co-store.com/iw (hanya pelanggan AS)

Banner, poster dan selebaran ditampilkan di seluruh kantor

Stan demo di kantin/lobi untuk menampilkan berbagai perangkat dan fitur Microsoft 365, dan untuk menyediakan pengalaman langsung

Menjalankan kegiatan partisipasi secara online menggunakan Skype Meeting Broadcast untuk anggota tim di kantor jarak jauh

Pastikan Anda menyertakan Acara Peluncuran dalam rencana komunikasi untuk membuat organisasi Anda antusias tentang Microsoft 365.

Kesadaran: Acara Peluncuran

35

Mendukung Keterlibatan Berkelanjutan

Anda dapat membantu meningkatkan penerapan Microsoft 365 setiap saat dengan kesadaran dan aktivitas pelatihan berkelanjutan.

Manfaatkan email tips dan trik untuk memperkuat pengembangan keahlian: https://productivitylibrary.fasttrack.microsoft.com

Buat grup Yammer untuk melanjutkan percakapan mengenai praktik terbaik dan fitur baru

Bagikan kisah sukses seperti bagaimana orang menggunakan Microsoft 365 dengan cara yang inovatif dan bermanfaat

Adakan kegiatan partisipasi tambahan secara berkala seperti rapat umum informal atau makan siang & belajar untuk mendorong partisipasi pengguna akhir.

Tetapkan tantangan bagi karyawan dan adakan kompetisi untuk merayakan cara terbaik menggunakan Microsoft 365 mereka dalam melakukan pekerjaan secara berbeda

Tips dan TrikMembagikan Kisah Sukses yang dikumpulkan oleh tim proyek Anda sepanjang roll-out merupakan cara terbaik untuk mendorong katerlibatan berkelanjutan. Lihat kembali halaman 26 di bagian Skenario untuk melihat apa yang harus Anda sertakan dalam Kisah Sukses Anda.

Kesadaran: Mendukung Keterlibatan Berkelanjutan

Putar cuplikan video Office 365 pada acara peluncuran atau secara berulang di kantin atau di dekat lift.

http://aka.ms/teaservideo

Cuplikan Video Office 365

Temukan video lain di http://aka.ms/officevideo

36

Susun rencana komunikasi dengan gabungan email, poster, dan acara untuk mendukung antusiasme tentang peluncuran Anda

Lihat kembali Skenario Anda saat membuat rencana komunikasi

Sesuaikan template dan sumber daya yang tersedia dengan tepat untuk mendukung peluncuran

Sertakan aktivitas setelah peluncuran dalam rencana komunikasi mendukung keterlibatan berkelanjutan

Daftar Periksa Kesadaran

Daftar Periksa Kesadaran

37

PelatihanPelatihan sangat penting untuk memastikan pengguna baru memiliki pengetahuan yang diperlukan untuk mendapatkan hasil maksimal dari Microsoft 365. Mengembangkan Program Pelatihan komprehensif sebelum peluncuran merupakan bagian penting untuk mencapai keberhasilan.

Pelatihan harus memiliki tujuan lebih dari sekadar memperkenalkan informasi prosedur tentang “cara” menjalankan tugas. Beri tahu pengguna akhir mengapa perubahan terjadi, dan apa manfaatnya bagi mereka. Menunjukkan ini kepada pengguna akhir akan membantu mendorong penerapan Microsoft 365 dalam jangka panjang.

SEKILAS

• Apa yang perlu dipertimbangkan tentang organisasi ketika menyusun Program Pelatihan?

• Apa tahap penting yang harus disertakan dalam Program Pelatihan?

• Apa sumber daya pelatihan yang tersedia ketika melucurkan Microsoft 365?

Pelatihan: Membuat Rencana Pelatihan 38

Membuat Rencana Pelatihan

Ketika Anda sedang menyusun rencana pelatihan, Anda harus mempertimbangkan:

Sistem produktivitas saat ini yang sedang Anda jalankan Jika saat ini Anda sedang menjalani sistem produktivitas, Anda mungkin harus melakukan upaya yang lebih dalam tahap pelatihan, karena akan memerlukan perubahan perilaku

Literasi teknologi staf Anda perlu memahami seberapa paham staf Anda mengenai teknologi ketika merencanakan program pelatihan. Hal ini akan membantu untuk menentukan bagaimana mudahnya mereka akan mengambil cara baru untuk bekerja

Inisiatif lain yang saat ini sedang berjalan bersamaan dalam bisnis Penting untuk memahami program lainnya yang sedang berjalan dalam bisnis untuk memastikan Anda tidak membebani staf Anda dan tidak ada kekeliruan dalam mengikuti pembelajaran tentang cara baru untuk bekerja

Cara penyampaian terbaik Penting untuk memahami cara terbaik untuk menyampaikan pelatihan spesifik untuk organisasi, baik melalui pembelajaran mikro yang dapat dipahami, secara pribadi, atau melalui bantuan atau tanpa bantuan tutorial online

Ingat budaya organisasi Anda Setiap bisnis berbeda dan cara organisasi Anda berinteraksi dapat membantu memberi tahu program pelatihan

Pelatihan: Tahap Program Pelatihan Penting 39

Kalender pelatihan umum untuk sesi penyegar

Sesi departemental untuk berbagi manfaat dengan orang lain

Klinik drop-in untuk orang yang memiliki kesulitan

Pastikan layanan bantuan dapat menjawab pertanyaan jenis 'bagaimana cara'

Rencana Pelatihan yang tepat sangat penting karena pemahaman staf terhadap Microsoft 365 akan berkembang pada tingkat yang berbeda untuk setiap individu atau tim. Pertimbangkan menyertakan tahap ini dalam Rencana Pelatihan Anda:

Kesiapan Layanan BantuanPastikan layanan bantuan Anda dibekali informasi yang mereka perlukan untuk mendukung pelatihan.

Gunakan panduan ini untuk membantu agar staf dukungan Anda siap untuk memecahkan masalah Office 365 atau menjawab pertanyaan pengguna.

http://aka.ms/helpdeskready

Tahap Program Pelatihan Penting

Pelatihan Produk

Produk berdasarkan pelatihan untuk membantu kesiapan orang menggunakan layanan dan aplikasi secara efektif.

Tersedia secara online

Gaya artikel

http://aka.ms/o365producttraining

Dapat disesuaikan berdasarkan ukuran

Pendekatan terperinci

Panduan Mulai Cepat Windows 10Temukan panduan dan tutorial untuk membantu pengguna akhir membiasakan diri dengan fitur dasar dan lanjutan serta kemampuan Windows 10 dalam lingkungan bisnis.

https://aka.ms/win10quickstartguides

Cara Windows 10: 5 Tips untuk Produktivitas

Sesuaikan pengalaman Windows 10 menggunakan aplikasi, menu Mulai, dan lainnya. IKuti lima tips berikut untuk melakukan lebih banyak hal dengan Windows 10.

https://aka.ms/windows10productivitytips

Pelatihan Produktivitas

Skenario berdasarkan pelatihan untuk mempersiapkan karyawan memaksimalkan produktivitas mereka dengan Microsoft 365.

Video Pelatihan

Berbasis skenario

http://aka.ms/productivitytraining

Langsung

Menggunakan bahasa sederhana

Pelatihan: Mengakses Sumber Daya Pelatihan 40

Mengakses Sumber Daya Pelatihan

Akses sumber daya pelatihan online gratis untuk membantu Anda dalam peluncuran Microsoft 365. Anda bahkan dapat menggabungkan sumber daya pelatihan Microsoft 365 ke dalam situs pelatihan internal Anda sendiri.

Pertimbangkan budaya organisasi Anda, pengetahuan teknologi, sistem terbaru, dan inisiatif lainnya ketika membuat Program Pelatihan

Masukkan tahap penting ke dalam Program Pelatihan?

Pastikan layanan bantuan Anda siap menjawab semua pertanyaan pengguna akhir sebelum, setelah, dan selama peluncuran

Telusuri sumber daya yang tersedia untuk membantu organisasi Anda menjalankan dengan segera

Daftar Periksa Pelatihan

Daftar Periksa Pelatihan 41

42

Rencanakan, Terapkan, KelolaBagian ini akan memandu Anda melalui perencanaan aktivitas penerapan lebih lanjut, Program Penerapan Awal, melaksanakan Rencana Keberhasilan, dan mengulang untuk mencapai keberhasilan bisnis yang berkelanjutan. Kronologi disertakan untuk membantu Anda mengikuti Microsoft 365 sebelum peluncuran, selama peluncuran, dan setelah peluncuran.

Ingat, implementasi teknologi yang paling berhasil 80% memfokuskan usahanya pada karyawan, dan hanya 20% pada teknologi. Prioritaskan pengguna akhir dan perilaku mereka untuk memastikan roll-out yang lancar.

SEKILAS

• Mengapa merencanakan aktivitas penerapan membutuhkan waktu?

• Apa yang dimaksud dengan Program Penerapan Awal dan bagaimana menjadikan program saya berhasil?

• Bagaimana cara terus mengulang untuk membuat Microsoft 365 lebih berhasil?

Pendekatan umumFokus pengguna akhir merupakan sebuah pertimbangan. Misalnya 'email dengan tautan untuk pelatihan'

Pendekatan idealPenerapan pengguna akhir adalah alur kerja terintegrasi, paralel dengan penyebaran

Kronologi Roll-out Kronologi Roll-out

Sum

ber D

aya

Roll-

out

Sum

ber D

aya

Roll-

out

Pengguna berfokus pada perencanaan & aktivitas

Lintasan PenerapanPenyebaran teknis perencanaan & pelaksanaan

43

Merencanakan Aktivitas Penerapan Anda Ketika merencanakan upaya penerapan, penting untuk memiliki pandangan yang melampaui peluncuran awal Anda. Banyak organisasi yang memperlakukan penerapan pengguna akhir sebagai sebuah pertimbangan, karena merupakan kepercayaan umum bahwa teknologi baru hanya akan digunakan jika tersedia. Namun, perlu dianggap sebagai dasar yang dapat Anda bangun. Orang dapat menolak perubahan, yang membuat langkah ini penting untuk direncanakan dan dimulai secara paralel dengan perencanaan penyebaran teknologi - jadi tetap lanjutkan!

Rencanakan, Terapkan, Kelola: Merencanakan Aktivitas Penerapan Anda

44

Penggunaan Grup Office 365 untuk merencanakan proyek dan berkolaborasi pada dokumen terkait penerapan Microsoft 365 Anda

Penggunaan Microsoft Planner untuk manajemen tugas sehari-hari dari proyek penerapan Microsoft 365 Anda

Penggunaan Yammer untuk membangun, mempersiapkan, dan mendukung komunitas Microsoft 365 Champions Anda

Penggunaan Skype for Business untuk melakukan rapat online dengan tim proyek Anda, mencatat notula di Microsoft OneNote

Menggunakan berbagai aplikasi dan layanan Microsoft 365 di seluruh perencanaan dan pelaksanaan roll-out dapat menambah keberhasilannya. Anda harus mempertimbangkan melakukan hal ini untuk mendapatkan tim yang memahami layanan sehingga mereka dapat secara efektif menyampaikannya kepada rekan. Beberapa contoh mencakup:

Saya sangat berterima kasih dengan cara seluruh organisasi bersatu untuk meraih transformasi global.

Kami memiliki tim berdedikasi yang telah melakukan banyak perencanaan sebelumnya. Dan Yammer membuktikan diri sebagai agen perubahan dasar yang sempurna; tim terbentuk secara dinamis dan bekerja bersama kelompok penerapan di setiap negara. Percakapan dimulai di seluruh tempat, dan ini ternyata menjadi saluran yang fantastis untuk dukungan pengguna akhir.

Pada saat penyebaran Office 365 selesai, saya berpikir bagaimana kita bisa berhasil tanpa alat ini.

– Andy Tidd, CIO, ABB

Menggunakan Microsoft 365 untuk Merencanakan dan Melaksanakan Roll-out Anda

Rencanakan, Terapkan, Kelola: Menggunakan Microsoft 365 untuk Roll-out Anda

45

Pra-PeluncuranDalam lima minggu menjelang Peluncuran, luangkan waktu untuk rapat organisasi seputar roll-out Microsoft 365 dengan mengembangkan rencana komunikasi, mengorganisir persiapan pelatihan, dan menjalankan Program Penerapan Awal. Periksa kronologi di bawah yang akan memandu Anda melalui minggu Pra-Peluncuran. Bagian berikut akan memandu Anda dalam menjalankan Program Penerapan Awal.

Kronologi Alur kerja Deskripsi

Minggu 1

Komunikasi Mengembangkan rencana komunikasi dan strategi acara. Persiapkan materi.

Pelatihan Rencanakan program pelatihan pengguna akhir.

Minggu 2

Komunikasi Mengirim "Email hitung mundur" untuk memberi tahu khalayak apa yang akan segera hadir, menetapkan harapan, dan menimbulkan minat dengan fokus pada "Apa manfaatnya bagi saya?"

Program Penerapan Awal Mulai Program Penerapan Awal dengan merekrut dan melatih peserta program, dan mendirikan grup Yammer penerap awal program. Pelajari lebih lanjut dengan Panduan Program Penerapan Awal: https://aka.ms/earlyadoptionprogramguide

Untuk mengumpulkan data tentang pengetahuan mereka mengenai Microsoft 365, edarkan survei garis dasar secara singkat sebelum pengguna berpartisipasi dalam percobaan menerima akun dan perangkat yang diaktifkan.

Mendukung Persiapkan layanan bantuan untuk mendukung pengguna akhir, dan memastikan mereka mengetahui tentang Panduan Pemecahan Masalah Layanan Bantuan. http://aka.ms/helpdeskready

Minggu 3

Komunikasi Pastikan Microsoft 365 dihadirkan secara visual di seluruh kantor perusahaan Anda dengan poster, selebaran, dan cuplikan video.

Pelatihan Konfigurasikan situs tim internal untuk menyimpan sumber daya pelatihan seperti panduan persiapan dan tips & trik. Anda juga dapat mengarahkan pengguna ke pusat pembelajaran publik Microsoft. Lihat Pusat Pembelajaran Office 365 di http://aka.ms/O365learning

Program Penerapan Awal Memeriksa peserta Program Penerapan Awal untuk mendapatkan umpan balik.

Rilis survei di tengah peluncuran percontohan untuk mengumpulkan data tentang pengalaman mereka dengan Microsoft 365, dan menggunakan hasilnya untuk melakukan penyesuaian sebelum roll-out secara umum.

Minggu 4-5

Komunikasi Menggunakan komunikasi internal untuk membuat pengumuman di seluruh portal perusahaan, portal TI, dan situs internal lainnya bila diperlukan.

Sama seperti kelompok percontohan, mendistribusikan survei ke seluruh organisasi sesaat sebelum mereka menerima akun dan perangkat. Persiapkan kegiatan partisipasi peluncuran.

Program Penerapan Awal Menggunakan survei akhir segera setelah periode percontohan untuk menentukan apakah Anda perlu melakukan penyesuaian lebih lanjut terhadap pelatihan umum dan materi kesadaran.

Rencanakan, Terapkan, Kelola: Pra-Peluncuran

PRA-PELUNCURAN PELUNCURAN PASCA-PELUNCURAN

46

Memulai Program Penerapan Awal

Untuk keberhasilan peluncuran, mulai roll-out Microsoft 365 dengan Program Penerapan Awal untuk mendapatkan umpan balik awal lalu lanjutkan momentum tersebut ketika roll-out program di seluruh organisasi Anda.

Saat menyelesaikan orientasi teknis pada Microsoft 365, penting untuk mempertimbangkan menjalankan Program Penerapan Awal dengan kelompok pengguna bisnis utama, serta anggota tim TI yang akan mendukung pengguna. Menjalankan program ini memungkinkan Anda untuk mengumpulkan umpan balik mengenai pengalaman peluncuran pengguna dan mendapatkan kisah sukses awal yang dapat digunakan ketika meluncurkan Microsoft 365 di seluruh organisasi Anda.

Program Penerapan Awal juga akan mengembangkan kelompok penerap awal untuk menjadi Pemimpin dan mendukung peluncuran di luar daerah. Program memberikan peluang untuk menyurvei kelompok tepercaya yang akan lebih fleksibel jika terjadi masalah.

Tips dan TrikSecara keseluruhan, ketika memilih peserta Program Penerapan Awal, pilih orang yang ingin proyek tersebut berhasil. Peserta program merupakan pemberi pengaruh yang penting dan mereka akan berbagi dengan rekan pengalaman yang mereka miliki dengan roll-out.

Gunakan Program Penerapan Awal untuk memperbaiki masalah sebenarnya, jangan hanya menyalahkan teknologi. Mendorong peserta program untuk menggunakan Microsoft 365 untuk Skenario yang telah Anda prioritaskan. Perhatikan perubahan yang perlu Anda lakukan pada skenario untuk mewujudkan hasil bisnis yang telah Anda tentukan karena hal tersebut penting untuk penerapan Microsoft 365 dalam organisasi Anda.

Rencanakan, Terapkan, Kelola: Memulai Program Penerapan Awal

47

Pengguna dari seluruh lini bisnis dan departemen yang berbeda, sebaiknya mereka yang bekerja sama pada satu proyek atau proses bisnis

Seperti Pemimpin atau pimpinan yang akan menjadi pendukung selama peluncuran meluas ke seluruh organisasi

Pengguna yang mengalami kesulitan dengan teknologi. Penting untuk Anda memahami kebutuhan mereka dan mengatasi kebutuhan ini selama peluncuran

Anggota tim layanan bantuan/TI yang akan mendukung pengguna selama peluncuran

Jangan libatkan CEO dan Manajemen Atas. Meskipun ada keinginan untuk meminta keterlibatan CEO, tidak melibatkan mereka dalam Program Penerapan Awal memberi Anda kesempatan untuk mengatasi masalah sebelum masalah tersebut diketahui saat roll-out

Sertakan Pemangku Kepentingan yang Tepat dalam Program Penerapan AwalMemilih orang yang tepat untuk berpartisipasi dalam Grup Uji Coba untuk Program Penerapan Awal Anda merupakan kunci untuk memperoleh wawasan berharga yang dapat Anda gunakan selama peluncuran. Daftar di bawah ini dapat membantu Anda memutuskan orang yang akan disertakan dalam program:

Rencanakan, Terapkan, Kelola: Sertakan Pemangku Kepentingan yang Tepat dalam EAP

Tips dan TrikLihat kembali halaman 10 dalam bagian Pemangku Kepentingan untuk meninjau kualitas yang dicari dalam Pemimpin.

48

Latih peserta Program Penerapan Awal mengenai Skenario pilihan, termasuk Skenario Inti. Periksa Aset Komunikasi Skenario dan sumber daya pelatihan yang tersedia di FastTrack di sini: http://aka.ms/productivitylibrary

Mulai program Microsoft 365 Champions. Beri tahu Pemimpin yang ditargetkan mengenai program dan mulai perekrutan dan menyiapkan mereka untuk menjadi Pemimpin

Dapatkan umpan balik real-time dari peserta Program Penerapan Awal dan sesuaikan rencana penerapan Anda berdasarkan umpan balik ini. Cobalah membuat kelompok Yammer untuk peserta program, dengan cara tersebut orang lain dalam program akan dapat melihat umpan balik yang diposting dan merasa didorong untuk menambahkan pada setiap pikiran mereka sendiri

Selalu ada untuk menerima umpan balik dengan tetap berada di Skype for Business dan Yammer selama jam kantor untuk menjawab pertanyaan dan berbagi tips

Proaktif menjangkau peserta program untuk mendapatkan umpan balik. Singgah ke meja, mengirim IM, atau menelepon mereka. Ingat jika tidak ada orang yang memberikan umpan balik, program tidak mencapai hasil maksimal.

Lihat Panduan Program Penerapan AwalPanduan Program Penerapan Awal memiliki lebih banyak tips dan trik untuk keberhasilan Program Penerapan Awal. https://aka.ms/earlyadoptionprogramguide

Jangan lupa berterima kasih pada peserta dan mengumpulkan umpan balik dengan Template Email Terima Kasih.

https://aka.ms/eapthankyouemail

Rencanakan, Terapkan, Kelola: Tindakan Penting untuk Keberhasilan EAP

Tindakan Penting untuk Keberhasilan Program Penerapan Awal

49

PeluncuranMenerapkan peluncuran Microsoft 365 di seluruh organisasi merupakan momen penting. Sekarang saatnya untuk menggunakan semua perencanaan dan usaha sebelumnya dan melihat hasil kerja keras Anda.


Minggu 6

Komunikasi Laksanakan acara peluncuran Microsoft 365 untuk menarik pengguna akhir. Kirim "Email pengumuman" untuk memberi tahu pengguna apa yang tersedia, cara memulai, dan tempat mencari bantuan, dan sumber daya.

Pelatihan Melaksanakan pelatihan untuk pengguna akhir

Rencanakan, Terapkan, Kelola: Peluncuran


50

Pasca-PeluncuranSekarang Anda telah berhasil meluncurkan Microsoft 365 ke dalam organisasi, penting untuk terus terlibat dengan pengguna pada pengalaman Microsoft 365 mereka. Pastikan untuk memeriksa dengan memberikan Tips dan Trik tambahan dan menawarkan pelatihan berkelanjutan apabila diperlukan. Bagian ini menjelaskan bagaimana Anda dapat terus mendorong penerapan dalam organisasi dan terus mengikuti pembaruan dan fitur layanan.


Minggu 8-12

Komunikasi Membagikan tips secara berkala kepada pengguna akhir dengan menggunakan "Template email Tips dan Trik" untuk mempertahankan momentum dan memperluas penggunaan Microsoft 365.

Setelah roll-out ke seluruh organisasi, edarkan survei akhir untuk menilai pengetahuan dan pengalaman pengguna akhir dengan Microsoft 365.

Pelatihan Lanjutkan rangkaian pelatihan pengguna akhir yang berkelanjutan sebagaimana berlaku

Rencanakan, Terapkan, Kelola: Pasca-Peluncuran


51

Membuat Rencana Keberhasilan

Rencana Keberhasilan sangat penting bagi roll-out karena memberi Anda roadmap untuk mewujudkan tujuan dengan Microsoft 365.

Cara membuat Rencana Keberhasilan Anda

Rencanakan, Terapkan, Kelola: Membuat Rencana Keberhasilan

01. Masuk ke situs FastTrack menggunakan ID organisasi Microsoft 365 Anda https://fasttrack.microsoft.com

04. Pilih skenario dalam Rencana Keberhasilan lalu klik Simpan & Lanjutkan

02. Klik "Mulai rencana baru"

03. Lengkapi wizard buat lalu klik "Selesai"

05. Masukkan rincian kronologi untuk masing-masing skenario lalu klik Simpan & Lanjutkan

06. Masukkan pemangku kepentingan dalam kontak lalu klik Simpan & Selesai

Bergerak sesuai kecepatan perubahan, dan tidak melanggar bisnis sangat penting bagi kami. Kemitraan kami dengan tim FastTrack luar biasa. Mereka membantu kami melalui banyak tantangan orientasi, serta secara strategis bagaimana mengatur proses bisnis dan perubahan bisnis.

– Omar Bhatti Senior Principal, CSC

52

Kami akan memandu Anda dengan FastTrackFastTrack mencakup tim yang terdiri dari ratusan teknisi yang berkomitmen menyediakan pengalaman Microsoft 365 terbaik bagi profesional TI dan mitra di seluruh dunia.

Pelanggan yang memenuhi syarat untuk Microsoft FastTrack dapat meminta orientasi untuk mendapatkan bantuan personal jarak jauh. Teknisi FastTrack kami akan membantu Anda merencanakan proyek Microsoft 365, menilai lingkungan teknis, menyediakan panduan perbaikan konten, memigrasi data ke Office 365* dan memberikan bantuan penerapan pengguna.

Mulai hari ini

http://fasttrack.microsoft.com

Kami akan memandu Anda dengan FastTrack

* Layanan migrasi tersedia untuk pelanggan yang memiliki lebih dari 500 lisensi yang memenuhi syarat

Rencanakan, Terapkan, Kelola: Kami akan memandu Anda dengan FastTrack

53

Mengulang agar Terus Berhasil

Mendorong penerapan merupakan siklus yang kontinu dan tidak berakhir setelah hari peluncuran atau setelah mengukur dampak peluncuran Anda. Terus cari cara baru yang memungkinkan Microsoft 365 menambah nilai bisnis untuk terus mengikuti perkembangan kebutuhan pengguna dan organisasi Anda.

Gunakan informasi dari proses evaluasi untuk memulai pelatihan tambahan guna mengedukasi pengguna tentang praktik terbaik dan solusi Microsoft 365 yang berdampak besar.

Jadwalkan sesi tambahan untuk skenario bisnis dan pengembangan solusi dengan lebih banyak departemen dalam organisasi Anda. Selanjutnya, adakan pelatihan tingkat departemen untuk menjelaskan bagaimana Microsoft 365 dapat mendorong keberhasilan di setiap lini bisnis.

Anda dapat menggunakan Pustaka Produktivitas untuk membantu mengidentifikasi Skenario baru untuk lebih memanfaatkan Microsoft 365


Pastikan untuk mendorong pengguna dan Pemimpin Anda untuk mengembangkan ide tentang bagaimana Microsoft 365 dapat meningkatkan praktik bisnis dan membagikannya dengan orang lain melalui kegiatan partisipasi, aktivitas komunitas, dan grup Yammer. Gunakan ide ini untuk menghasilkan solusi tambahan dan mengadakan pelatihan tambahan

Kami ingin mereka menyukai alat ini, dan bagian dari hal tersebut tidak hanya mendengarkan karyawan, tapi menggunakan umpan balik tersebut dan benar-benar mengubah serta mengimplementasikan umpan balik tersebut.

– Jeff Schuman, Nationwide

Rencanakan, Terapkan, Kelola: Mengulang agar Terus Berhasil

54

Kelola dan Bersiap untuk Perubahan

https://aka.ms/managingchangeO365

Mengelola Perubahan di Office 365

Bisnis Anda dan cloud terus bergerak. Orang selalu mencari peluang baru untuk bekerja lebih efektif dan fitur cloud yang terus diperbarui memungkinkan hal ini terjadi.

Ada baiknya untuk tetap mengikuti Public Roadmap dan blog untuk mengantisipasi potensi fitur layanan baru dan pembaruan yang dapat Anda ambil manfaatnya.

Rencanakan, Terapkan, Kelola: Kelola dan Bersiap untuk Perubahan

http://aka.ms/win10roadmap

Filter fitur berdasarkan aplikasi, layanan, atau platform untuk mengidentifikasi fitur dan pembaruan yang dapat Anda

manfaatkan dengan paling baik.

55

Public Roadmap

Rencanakan, Terapkan, Kelola: Public Roadmap

Fitur dikelompokkan berdasarkan fase pengembangan, sehingga Anda dapat melihat

pembaruan mendatang, fitur yang saat ini sedang dijalankan, dan fitur yang sudah

tersedia untuk pelanggan Anda.

https://roadmap.office.com

Terus ikuti Windows 10 Roadmap dan Office 365 Roadmap untuk mengetahui pembaruan layanan yang dapat dimanfaatkan oleh organisasi Anda untuk terus memaksimalkan manfaat Microsoft 365.

Roadmap Windows 10

Roadmap Office 365

http://aka.ms/win10blog

56

Blog

Windows untuk Blog Bisnis Anda

Rencanakan, Terapkan, Kelola: Blog

http://blogs.office.com

Blog Office

Menjadi insider untuk mengakses sumber daya lainnyaBergabunglah dengan Program Windows Insider atau Windows IT Pro Insider untuk mendapatkan akses awal ke rilis baru dan memberikan umpan balik mengenai fitur dan fungsi terkini.

http://aka.ms/windowsinsider

http://aka.ms/windowsitproinsider

Ikuti Windows untuk Blog Bisnis Anda dan Blog Office agar dapat mengetahui tentang cara organisasi Anda dapat bekerja lebih efektif dengan pembaruan dan fitur layanan baru.

57

Mengelola Pem- baruan

Menggunakan pusat admin Office 365, Anda dapat mendaftar rilis awal sehingga organisasi menerima pembaruan dengan cepat. Jika Anda lebih suka, Anda juga dapat menetapkan bahwa hanya orang tertentu yang menerima pembaruan, atau memilih untuk tetap pada jadwal rilis default dan menerima pembaruan kemudian. Selengkapnya tentang opsi Anda di sini:

http://aka.ms/releaseoptions

Rencanakan, Terapkan, Kelola: Mengelola Pembaruan Office 365 Anda

Windows 10 memberikan model baru bagi organisasi untuk menyebarkan dan meningkatkan fitur dan kemampuan Windows dengan memberikan pembaruan melalui proses yang berkelanjutan. Model baru ini, yang disebut sebagai WaaS (Windows as a Service), mengharuskan Anda mempertimbangkan kembali cara menyebarkan dan meningkatkan Windows.

Untuk mendukung kebutuhan yang berbeda dan kasus penggunaan di dalam organisasi, Anda dapat memilih di antara berbagai cabang layanan Windows:

Pembaruan Office 365:

Pembaruan Windows 10:

Current Branch (CB) adalah untuk penerap awal, tim TI, dan kelompok percontohan yang lebih luas lainnya. CB digunakan untuk memvalidasi lebih lanjut kompatibilitas aplikasi dan fitur yang baru dirilis.

Current Branch for Business (CBB) adalah untuk mayoritas orang dalam sebuah organisasi. CBB memungkinkan penyebaran fitur baru secara bertahap dengan jangka waktu yang lebih lama.

Long-Term Servicing Branch (LTSB) adalah untuk perangkat penting atau khusus. LTSB tidak menerima fitur baru, meskipun tetap didukung dengan keamanan dan pembaruan lainnya untuk waktu yang lama.

Gunakan Program Windows Insider untuk menguji dan menyebarkan kode pra-produksi dan memperoleh visibilitas awal mengenai fitur yang akan dikirim dalam pembaruan Windows mendatang.

https://insider.windows.com/en-us/

Alur kerja Minggu 1 Minggu 2 Minggu 3 Minggu 4 Minggu 5 Minggu 6 (target peluncuran)

Minggu 7 Minggu 8 Minggu 9 Minggu 10 Minggu 11 Minggu 12Mengidentifikasi Pemangku Kepentingan Utama dan Menyatukan Tim

Mengidentifikasi dan merekrut Pemilik Keberhasilan dan Manajer Proyek

Mengidentifikasi dan merekrut Sponsor Eksekutif, serta mengisi peran tim yang tersisa

Mengidentifikasi dan Memprioritaskan Skenario Anda

Mengidentifikasi dan mengembangkan Skenario Anda



Menetapkan kriteria keberhasilan/key performance indicators (KPI) (indikator kinerja utama) dan mengembangkan tolok ukur KPI


Mulai mencatat rincian proyek dalam Rencana Keberhasilan di http://fasttrack.office.com

Menyelesaikan Rencana Keberhasilan Anda

Menyusun Program Pemimpin Anda

Identifikasi dan rekrut Pemimpin

Membuat Grup Yammer untuk mendukung Pemimpin

Memberikan Pelatihan kepada Pemimpin dan mengumpulkan gagasan terkait aktivitas

Menentukan tugas-tugas pemimpin yang berkelanjutan

Menyelesaikan aktivitas peluncuran pemimpin

Meminta umpan balik dan kisah sukses dari Pemimpin untuk digunakan di peluncuran

Meminta umpan balik dari Pemimpin dan ulangi program seperti yang diperlukan

Program Penerapan Awal

Merekrut peserta program. Mengatur grup Yammer untuk mempermudah komunikasi dan pengumpulan umpan balik

Mengedarkan survei baseline kepada peserta. Berikan peserta akun aktif untuk secara resmi memulai Program Penerapan Awal Anda.

Memeriksa peserta program untuk mengumpulkan umpan balik informal

Mengirim survei final dan gunakan wawasan yang dikumpulkan untuk membuat penilaian peluncuran Anda.

Komunikasi dan Kesadaran

Mengembangkan rencana komunikasi dan strategi kegiatan partisipasi. Mengembangkan materi komunikasi menggunakan template yang tersedia

Mengirim 'email hitung mundur' kepada karyawan

Pastikan Microsoft 365 memiliki keberadaan visual di seluruh kantor perusahaan Anda

Mengumumkan peluncuran Microsoft 365 yang akan datang di intranet perusahaan. Persiapkan kegiatan partisipasi peluncuran.

Membuat grup Yammer agar pengguna akhir dapat membagikan kisah sukses Office 365 mereka. Mengedarkan survei baseline kepada pengguna akhir

Mengirim Email Pengumuman untuk memberi tahu pengguna apa yang tersedia. Melaksanakan kegiatan partisipasi peluncuran

Mengirim email "Tips dan Trik" kepada pengguna akhir

Mengirim email "Tips dan Trik" kepada pengguna akhir. Edarkan survei setelah peluncuran


Pelatihan Mengembangkan rencana pelatihan pengguna akhir

Mengatur situs pelatihan internal untuk menyimpan sumber daya pelatihan

Melatih pengguna akhir

Latih pengguna akhir

Mengatur rangkaian pelatihan berkelanjutan

DukunganMenyiapkan layanan bantuan untuk mendukung pengguna akhir

Meningkatkan keterlibatan Pengguna dan Mendorong Penerapan

Persiapkan dan jalankan kontes untuk terus mendorong keterlibatan pengguna

Perbarui dan pertahankan situs pelatihan internal

Bagikan kisah sukses

Selenggarakan kegiatan partisipasi secara berkala

Kelola dan bersiap untuk perubahan

Memantau Public Roadmap dan blog

Komunikasikan dan persiapkan pengguna akhir untuk rilis fitur baru

Mengukur, Membagikan Keberhasilan, dan Mengulangi

Kumpulkan dan laporkan mengenai kriteria keberhasilan Microsoft 365 dan Key Performance Indicators (KPI) (indikator kinerja utama)

Simpan dan bagikan kisah sukses

Roll-out Skenario baru

58

Kronologi Roll-out Microsoft 365

Alur kerja Minggu 1 Minggu 2 Minggu 3 Minggu 4 Minggu 5 Minggu 6 (target peluncuran)

Minggu 7 Minggu 8 Minggu 9 Minggu 10 Minggu 11 Minggu 12Mengidentifikasi Pemangku Kepentingan Utama dan Menyatukan Tim

Mengidentifikasi dan merekrut Pemilik Keberhasilan dan Manajer Proyek

Mengidentifikasi dan merekrut Sponsor Eksekutif, serta mengisi peran tim yang tersisa

Mengidentifikasi dan Memprioritaskan Skenario Anda

Mengidentifikasi dan mengembangkan Skenario Anda



Menetapkan kriteria keberhasilan/key performance indicators (KPI) (indikator kinerja utama) dan mengembangkan tolok ukur KPI


Mulai mencatat rincian proyek dalam Rencana Keberhasilan di http://fasttrack.office.com

Menyelesaikan Rencana Keberhasilan Anda

Menyusun Program Pemimpin Anda

Identifikasi dan rekrut Pemimpin

Membuat Grup Yammer untuk mendukung Pemimpin

Memberikan Pelatihan kepada Pemimpin dan mengumpulkan gagasan terkait aktivitas

Menentukan tugas-tugas pemimpin yang berkelanjutan

Menyelesaikan aktivitas peluncuran pemimpin

Meminta umpan balik dan kisah sukses dari Pemimpin untuk digunakan di peluncuran

Meminta umpan balik dari Pemimpin dan ulangi program seperti yang diperlukan

Program Penerapan Awal

Merekrut peserta program. Mengatur grup Yammer untuk mempermudah komunikasi dan pengumpulan umpan balik

Mengedarkan survei baseline kepada peserta. Berikan peserta akun aktif untuk secara resmi memulai Program Penerapan Awal Anda.

Memeriksa peserta program untuk mengumpulkan umpan balik informal

Mengirim survei final dan gunakan wawasan yang dikumpulkan untuk membuat penilaian peluncuran Anda.

Komunikasi dan Kesadaran

Mengembangkan rencana komunikasi dan strategi kegiatan partisipasi. Mengembangkan materi komunikasi menggunakan template yang tersedia

Mengirim 'email hitung mundur' kepada karyawan

Pastikan Microsoft 365 memiliki keberadaan visual di seluruh kantor perusahaan Anda

Mengumumkan peluncuran Microsoft 365 yang akan datang di intranet perusahaan. Persiapkan kegiatan partisipasi peluncuran.

Membuat grup Yammer agar pengguna akhir dapat membagikan kisah sukses Office 365 mereka. Mengedarkan survei baseline kepada pengguna akhir

Mengirim Email Pengumuman untuk memberi tahu pengguna apa yang tersedia. Melaksanakan kegiatan partisipasi peluncuran


Mengirim email "Tips dan Trik" kepada pengguna akhir. Edarkan survei setelah peluncuran


Pelatihan Mengembangkan rencana pelatihan pengguna akhir

Mengatur situs pelatihan internal untuk menyimpan sumber daya pelatihan

Melatih pengguna akhir

Latih pengguna akhir

Mengatur rangkaian pelatihan berkelanjutan

DukunganMenyiapkan layanan bantuan untuk mendukung pengguna akhir

Meningkatkan keterlibatan Pengguna dan Mendorong Penerapan

Persiapkan dan jalankan kontes untuk terus mendorong keterlibatan pengguna

Perbarui dan pertahankan situs pelatihan internal

Bagikan kisah sukses

Selenggarakan kegiatan partisipasi secara berkala

Kelola dan bersiap untuk perubahan

Memantau Public Roadmap dan blog

Komunikasikan dan persiapkan pengguna akhir untuk rilis fitur baru

Mengukur, Membagikan Keberhasilan, dan Mengulangi

Kumpulkan dan laporkan mengenai kriteria keberhasilan Microsoft 365 dan Key Performance Indicators (KPI) (indikator kinerja utama)

Simpan dan bagikan kisah sukses

Roll-out Skenario baru

59Untuk membantu Anda memulai dengan merencanakan roll-out Microsoft 365 pertimbangkan kronologi di bawah ini. Lakukan penyesuaian yang diperlukan untuk menyusun kronologi yang tepat untuk roll-out.

Pelajari cara Henkel berencana untuk keberhasilan Office 365

60

Saat pimpinan Henkel menilai sistem TI perusahaan telah ketinggalan zaman dan kuno, mereka memutuskan untuk "melakukan sesuatu" dengan beralih ke cloud. Tonton video untuk mempelajari bagaimana Henkel merencanakan keberhasilan peluncuran Office 365.

http://aka.ms/adoptionexcellence

Henkel: Keistimewaan Penerapan

Kisah Sukses Pelanggan

Rencanakan, Terapkan, Kelola: Kisah Sukses Pelanggan

61

Gunakan FastTrack untuk membantu Anda selama peluncuran Microsoft 365

Buat Rencana Keberhasilan yang akan membantu Anda mewujudkan tujuan Microsoft 365

Siapkan Program Penerapan Awal untuk memperoleh wawasan yang dapat Anda gunakan kembali selama peluncuran Anda

Gunakan daftar periksa sebelum peluncuran, selama peluncuran, dan setelah peluncuran untuk mengikuti roll-out Anda

Terus kelola dan bersiap untuk perubahan dengan memantau Public Roadmap dan Blog Microsoft

Daftar Periksa Rencanakan, Terapkan, Kelola

Daftar Periksa Rencanakan, Terapkan, Kelola

http://fasttrack.microsoft.com

Kunjungi fasttrack.microsoft.com

http://aka.ms/win10blog


https://blogs.technet.microsoft.com/enterprisemobility

Ikuti berita terbaru


https://techcommunity.microsoft.com

Gabung ke Tech Community

© 2017 Microsoft Corporation. Semua hak dilindungi undang-undang. Dokumen ini diberikan “sebagaimana adanya.” Informasi dan pendapat yang terdapat dalam dokumen ini, termasuk URL dan referensi situs Web Internet lainnya, dapat berubah sewaktu-waktu tanpa pemberitahuan sebelumnya. Penggunaan atas risiko Anda sendiri.

Dokumen ini tidak memberikan Anda hak hukum apa pun atas kekayaan pribadi pada produk Microsoft. Anda dapat menyalin dan menggunakan dokumen ini untuk tujuan referensi internal. Anda dapat mengubah dokumen ini untuk tujuan referensi internal.


https://blogs.technet.microsoft.com/enterprisemobility/


Panduan Penerapan Pengguna Akhir Microsoft 365 · Manajer SDM Mengintegrasikan Microsoft 365 ke...

Documents

Transcript of Panduan Penerapan Pengguna Akhir Microsoft 365 · Manajer SDM Mengintegrasikan Microsoft 365 ke...