Tutorial ARCHIVING In OFFICE 365 - GMF AeroAsia...mekanisme Archiving dimana memindahkan (Arsip)...
Transcript of Tutorial ARCHIVING In OFFICE 365 - GMF AeroAsia...mekanisme Archiving dimana memindahkan (Arsip)...
1
1
Tutorial
ARCHIVING
In
OFFICE
365
2
2
1. Buka Outlook
2. Buka/Klik FILE (Pojok Kiri Atas)
3. Pilih OPTIONS
Seperti yang dapat dilihat, walau memiliki kapasitas 99 GB, na-
mun yang terpakaihanya 5 GB-an. Mengapa? Karena dengan
mekanisme Archiving dimana memindahkan (Arsip) email pada
server Outlook 365 ke Storage Pribadi di Laptop maupun desk-
top pribadi. Dengan demikian kondisi quota storage usage di
Server Outlook 365 seperti gambar di atas tidak pernah terpakai
lebih dari 5 GB karena selalu aktif dipindah (archiving/arsip).
SET UP AUTO ARCHIVING
3
3
1. Pilih Advanced
2. Kemudian klik Autoarchive Settings
1. Run AutoArchive Every : 1 days, agar secara rutin
email akan dibackup ke LOCAL Storage (laptop/
desktop Pribadi). Proses Archiving yang akan lama
adalah pertama kali, jika sudah rutin maka proses tid-
ak akan memakan waktu lama
2. Clean Out Items Olde Than: Harap tentukan sebera-
pa besar email yang mau MASIH TERSIMPAN di stor-
age CLOUD office 365. Disarakan default 6 bulan, jika
dengan 6 bulan storage masih penuh dapat diturunk-
an menjadi 3 bulan dst.
3. Move Old Items to: PENTING! Pastikan untuk
mengarahkan (browse) lokasi penyimpanan di DRIVE
D (bukan drive C atau System karena terdapat data
SYNC temporal antara Cloud 365 dengan Outlook 365
yang running) dan pastikan drive tersebut masih
memiliki storage (ruang) penyimpanan data yang
cukup.
4. Apply these settings to all folders now:
untuk memastikan settingan poin sebe-
lumnya berjalan pada tiap folder maupun
sub folder yang di buat pada inbox akun
365.
Klik OK dan Archiving sudah di Set Up.
SET UP AUTO ARCHIVING
4
4
Klik OK dan Archiving akan dilakukan/proses
EXECUTE OFFICE 365 ARCHIVING
1. Kembali klik FILE (Pojok Kiri Atas)
2. Di menu INFO, pilih TOOLS dan pilih MAILBOX CLEAN UP
5
5
PERINGATAN!
Proses Archiving memakan resource
computer/laptop anda. Anda akan
merasakan computer/laptop terasa
lebih lambat
MONITOR ARCHIVING PROGRESS
Progress Bar dari proses Archiving dapat dilihat pada bagian bawah kanan.
Pada progress bar juga ditampilkan detail folder/inbox area mana saja yang sedang dilakukan pros-
es archiving
Tunggu proses sampai selesai (terdapat status Completed dan sudah tidak terlihat progress bar)
6
6
SEARCH/FIND ARCHIVED EMAILS
Lokasi email yang sudah di Archive akan berada di MAILBOX terpisah dan dapat diakses dengan
cara :
Fitur Search email dengan menginput keyword dan memilih ALL MAILBOX agar mencari di current
mailbox dan Mailbox Archive:
Mailbox ARCHIVED EMAILS dapat dilihat di
barisan bawah (muncul sebagai MAILBOX BARU
dengan nama sesuai yang disetup pada drive
penyimpanan pada local storeage laptop/
computer anda)