Tutorial ARCHIVING In OFFICE 365 - GMF AeroAsia...mekanisme Archiving dimana memindahkan (Arsip)...

6
1 1 Tutorial ARCHIVING In OFFICE 365

Transcript of Tutorial ARCHIVING In OFFICE 365 - GMF AeroAsia...mekanisme Archiving dimana memindahkan (Arsip)...

Page 1: Tutorial ARCHIVING In OFFICE 365 - GMF AeroAsia...mekanisme Archiving dimana memindahkan (Arsip) email pada server Outlook 365 ke Storage Pribadi di Laptop maupun desk-top pribadi.

1

1

Tutorial

ARCHIVING

In

OFFICE

365

Page 2: Tutorial ARCHIVING In OFFICE 365 - GMF AeroAsia...mekanisme Archiving dimana memindahkan (Arsip) email pada server Outlook 365 ke Storage Pribadi di Laptop maupun desk-top pribadi.

2

2

1. Buka Outlook

2. Buka/Klik FILE (Pojok Kiri Atas)

3. Pilih OPTIONS

Seperti yang dapat dilihat, walau memiliki kapasitas 99 GB, na-

mun yang terpakaihanya 5 GB-an. Mengapa? Karena dengan

mekanisme Archiving dimana memindahkan (Arsip) email pada

server Outlook 365 ke Storage Pribadi di Laptop maupun desk-

top pribadi. Dengan demikian kondisi quota storage usage di

Server Outlook 365 seperti gambar di atas tidak pernah terpakai

lebih dari 5 GB karena selalu aktif dipindah (archiving/arsip).

SET UP AUTO ARCHIVING

Page 3: Tutorial ARCHIVING In OFFICE 365 - GMF AeroAsia...mekanisme Archiving dimana memindahkan (Arsip) email pada server Outlook 365 ke Storage Pribadi di Laptop maupun desk-top pribadi.

3

3

1. Pilih Advanced

2. Kemudian klik Autoarchive Settings

1. Run AutoArchive Every : 1 days, agar secara rutin

email akan dibackup ke LOCAL Storage (laptop/

desktop Pribadi). Proses Archiving yang akan lama

adalah pertama kali, jika sudah rutin maka proses tid-

ak akan memakan waktu lama

2. Clean Out Items Olde Than: Harap tentukan sebera-

pa besar email yang mau MASIH TERSIMPAN di stor-

age CLOUD office 365. Disarakan default 6 bulan, jika

dengan 6 bulan storage masih penuh dapat diturunk-

an menjadi 3 bulan dst.

3. Move Old Items to: PENTING! Pastikan untuk

mengarahkan (browse) lokasi penyimpanan di DRIVE

D (bukan drive C atau System karena terdapat data

SYNC temporal antara Cloud 365 dengan Outlook 365

yang running) dan pastikan drive tersebut masih

memiliki storage (ruang) penyimpanan data yang

cukup.

4. Apply these settings to all folders now:

untuk memastikan settingan poin sebe-

lumnya berjalan pada tiap folder maupun

sub folder yang di buat pada inbox akun

365.

Klik OK dan Archiving sudah di Set Up.

SET UP AUTO ARCHIVING

Page 4: Tutorial ARCHIVING In OFFICE 365 - GMF AeroAsia...mekanisme Archiving dimana memindahkan (Arsip) email pada server Outlook 365 ke Storage Pribadi di Laptop maupun desk-top pribadi.

4

4

Klik OK dan Archiving akan dilakukan/proses

EXECUTE OFFICE 365 ARCHIVING

1. Kembali klik FILE (Pojok Kiri Atas)

2. Di menu INFO, pilih TOOLS dan pilih MAILBOX CLEAN UP

Page 5: Tutorial ARCHIVING In OFFICE 365 - GMF AeroAsia...mekanisme Archiving dimana memindahkan (Arsip) email pada server Outlook 365 ke Storage Pribadi di Laptop maupun desk-top pribadi.

5

5

PERINGATAN!

Proses Archiving memakan resource

computer/laptop anda. Anda akan

merasakan computer/laptop terasa

lebih lambat

MONITOR ARCHIVING PROGRESS

Progress Bar dari proses Archiving dapat dilihat pada bagian bawah kanan.

Pada progress bar juga ditampilkan detail folder/inbox area mana saja yang sedang dilakukan pros-

es archiving

Tunggu proses sampai selesai (terdapat status Completed dan sudah tidak terlihat progress bar)

Page 6: Tutorial ARCHIVING In OFFICE 365 - GMF AeroAsia...mekanisme Archiving dimana memindahkan (Arsip) email pada server Outlook 365 ke Storage Pribadi di Laptop maupun desk-top pribadi.

6

6

SEARCH/FIND ARCHIVED EMAILS

Lokasi email yang sudah di Archive akan berada di MAILBOX terpisah dan dapat diakses dengan

cara :

Fitur Search email dengan menginput keyword dan memilih ALL MAILBOX agar mencari di current

mailbox dan Mailbox Archive:

Mailbox ARCHIVED EMAILS dapat dilihat di

barisan bawah (muncul sebagai MAILBOX BARU

dengan nama sesuai yang disetup pada drive

penyimpanan pada local storeage laptop/

computer anda)