Panduan Pas Sma

PENDAHULUAN PAS-SMA (Paket Aplikasi Sekolah – Sekolah Menengah Atas) adalah program

komputer yang dikembangkan oleh Direktorat Pembinaan SMA yang ditujukan

kepada sekolah untuk membantu pelaksanaan ICT Based School Management. PAS-

SMA atau yang sering disebut PAS saja, mempunyai cakupan cukup luas, mulai dari

pengelolaan PSB, Kesiswaan, Kurikulum sampai dengan keuangan. Sebegitu besarnya,

sehingga diperlukan pemahaman yang baik mengenai alur pengisian data ketika

mengimplementasikannya di sekolah.

Materi didalam Buku ini banyak digali dari pengalaman kami dalam membangun dan

mengimplementasikan PAS di Sekolah, serta pengalaman lapangan kami sebagai

Instruktur PAS pada waktu bimbingan teknis di 50 lokasi RSMA-BI di seluruh Indonesia.

Di beberapa lokasi, kami mengalami kendala tapi kemudian diperbaiki di lokasi

lainnya setelah mendiskusikannya dengan tim lainnya. Akhirnya kami memiliki formula

yang cukup jitu, sehingga PAS dapat dengan baik diimplementasikan di sekolah-

sekolah yang dituju. Formula itulah yang kemudian kami tuliskan ke dalam buku

berjudul PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA.

Buku ini berisi langkah-langkah berurutan yang harus dilalui sekolah agar Paket

Aplikasi Sekolah dapat diimplementasikan. Harapannya, dengan membaca buku ini,

sekolah lebih mudah meng-implementasi PAS walaupun tidak didampingi instruktur di

sekolah.

Cobalah untuk mengikuti langkah-langkah yang dipaparkan dalam tulisan ini. Paket

Aplikasi Sekolah akan menjadi alat bantu yang powerfull di sekolah.

( Penyusun )

PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA

KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA

1

BAB I

PERSIAPAN SEKOLAH

I.A. Pembentukan Tim

Di awal Implementasi PAS di perlukan beberapa persiapan, mulai dari pengumpulan data-

data, persiapan hardware dan software, sosialisasi ke warga sekolah dan sebagainya.

Pengumpulan data awal sangat perlu dilakukan untuk memudahkan proses pengentrian data.

Apalagi data yang dibutuhkan meliputi semua bagian dan ketika PAS sudah operasional

nanti dituntut untuk menjaga keterkinian dari data-data tersebut. Untuk itulah perlu dibentuk

sebuah TIM yang akan menangani dan mengawal implementasi PAS di Sekolah. Dengan

adanya TIM khusus maka pembagian tugas dan tanggung jawab menjadi jelas. Dibawah ini

adalah contoh struktur organisasi team implementasi PAS di sekolah :

(Gbr.01. Struktur Organisasi Team PAS)

STRUKTUR ORGANISASI TEAM IMPLEMENTASI (PAS) PAKET APLIKASI SEKOLAH

SMAN JATIROTO



2

I.A.1. Pembina

Pembina dalam hal ini adalah Kepala Sekolah, yang akan melakukan fungsinya

sebagai berikut :

Berkomitmen dan mendukung terhadap implementasi PAS di Sekolah.

Mendukung sosialisasi PAS kepada warga sekolah.

Mengawasi Pelaksanan implementasi PAS di sekolah.

I.A.2. Koordinator

Koordinator bertanggung jawab penuh terhadap implementasi PAS di Sekolah.

Koordinator akan melakukan koordinasi/berhubungan dengan semua bagian di

Sekolah, tugas-tugasnya antara lain:

Mendukung kinerja Team PAS secara keseluruhan.

Mensosialisasikan Program PAS kepada warga sekolah.

Menyediakan sarana dan prasarana untuk operasional PAS.

Membantu administrator dalam penyediaan data. Menyusun agenda kerja dan anggaran.

I.A.3. Administrator Pengembangan

Administrator dapat lebih dari satu orang, mengingat tugasnya yang cukup banyak.

Salah satunya adalah Administrator pengembangan, yang mempunyai tugas antara

lain :

Menyusun perencanaan dan pengembangan implementasi PAS di sekolah.

Melakukan Up date Software PAS versi terbaru.

Melakukan pengembangan aplikasi dan peralatan tambahan dalam

mendukung implementasi PAS di sekolah.

I.A.4. Administrator Teknis

Adminisatrator Teknis mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :

Bertanggungjawab terhadap perawatan /maintenance hardware maupun

software PAS dan pendukungnnya.

Melakukan perawatan dan pengembangan jaringan komputer untuk

mendukung operasional PAS di sekolah.

I.A.5. Administrator Operasional

Administrator Operasional mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :

Bertanggungjawab terhadap operasional sehari-hari/ day to day operation.

Melakukan pengawasan dan pengendalian distribusi data harian/data

transaksional.

Melayani permintaan data secara internal maupun eksternal.



3

I.A.6. Administrator Data

Administrator Data mempunyai tugas dan tanggung jawab yang sangat penting yaitu

Bertanggungjawab terhadap pengumpulan, pengelolaan dan revisi data .

Melakukan up to date data.

Melakukan pengarsipan terhadap data awal, back up data maupun out put

data.

I.A.7. Operator

Sedangkan Operator mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :

Melakukan pengentryan data ke dalam database PAS, mulai data awal

sampai data transaksional ketika PAS sudah operasional.

Bersama Koordinator dan Administrator melakukan sosialisasi dan

pendampingan terhadap Bapak/Ibu Guru dan Tenaga Administrasi untuk

berperan aktif dengan mengentrykan sendiri data-datanya sesuai dengan

bagian masing-masing.

I.B. Persiapan Hardware

Pada dasarnya PAS dapat dijalankan hanya dengan spesifikasi komputer yang minimum, tapi

tentunya semakin tinggi spesifikasi dari komputer yang dipakai akan semakin baik. Apabila

Sekolah bermaksud akan mengoperasikan PAS dalam jaringan LAN maupun Intranet di

Sekolah maka spesifikasi komputer yang akan difungsikan sebagai server juga harus

menunjang.

Di bawah ini contoh spesifikasi minimum komputer server untuk Jaringan LAN :

Processor : Intel Pentium IV

Harddisk : 80 GB

RAM (Memory) : 1 GB

Operating Sistem : Microsoft Windows XP

CD Room Drive

Agar sistem berjalan dengan baik, diharuskan menggunakan Sistem operasi Legal

(Microsoft Windows XP dan Microsoft Office memakai yang original).

Apabila sekolah menghendaki PAS-nya on line di internet, maka spesifikasi komputer server

dan sistem operasinya harus mendukung untuk sistem on line.

I.C. Persiapan Software

Software PAS di bangun dan dikembangkan oleh Direktorat Pembinaan SMA. Ketika buku ini

disusun, versinya telah mencapai 6.00. Versi ini telah kami uji, dan memiliki kestabilan yang

lebih bagus dari versi sebelumnya. Proses perbaikan ketika dilaporkan ada terjadi error,

selalu dilakukan, sehingga sekolah merasa aman menggunakan sistem ini.



4

Untuk memperoleh software PAS, sekolah dapat menempuh beberapa jalur. Mengajukan

permohonan ke Direktur Pembinaan SMA, datang langsung ke Direktorat Pembinaan SMA,

atau dengan cara download di internet http://www.pas.dikmenum.go.id/. Software PAS

memiliki lisensi freeware dengan batasan tidak untuk diperjual belikan.

Sampai saat ini, PAS masih terus dikembangkan, diperbarui, diperbaiki dan disesuaikan

dengan tuntutan dan perkembangan dunia pendidikan.

Untuk mengikuti buku ini, sebaiknya pembaca menggunakan PAS versi 6.00.

I.D. Persiapan Data

Untuk dapat menjalankan PAS dengan baik, terlebih dahulu Sekolah harus menyiapkan data-

data yang diperlukan. Data-data yang harus dipersiapkan ketika membangun Database

PAS adalah:

Data Identitas Sekolah ( tercantum di cetak LISM )

Data penggunaan tanah di Sekolah

Data sarana/perlengkapan Sekolah

Data sarana/perlengkapan KBM

Data Ruangan di Sekolah

Data pemakaian listrik di Sekolah

Data Buku pegangan untuk Guru dan Siswa

Data alat pendidikan

Data Kalender Akademik

Data mata pelajatan Muatan Lokal

Data sanksi yang berlaku di Sekolah

Data jenis pembayaran siswa

Data penentuan dan penetapan KKM

Data Wali kelas

Data penugasan Guru mengajar

Jadwal Pelajaran seluruh rombel

Biodata Guru ( termasuk data keluarga, pendidikan, riwayat pangkat,

riwayat jabatan, penataran, riwayat mengajar )

Biodata Tenaga Administrasi ( termasuk data keluarga, pendidikan, riwayat

pangkat, riwayat jabatan, penataran )

Biodata Siswa ( termasuk Data Ayah, Ibu, Wali. Data STTB, Data hobi,

Riawayat sakit )



5

Akan sangat membantu jika tersedia data-data dalam format digital (excel). Dengan data

digital proses memasukkan data ke dalam Database PAS menjadi lebih cepat karena dapat

memanfaatkan fasilitas impor data.

Membangun Database PAS tidak dapat asal-asalan, ada aturan entri ldata yang harus

dipahami. Data yang dimasukkan harus runut sesuai dengan urutannya. Urutan memasukkan

data sejalan dengan proses periodikal pembelajaran di Sekolah.

Pelanggaran terhadap urutan pemasukan data akan menyebabkan sistem didalam

PAS tidak berjalan / error.



6

BAB II

INSTALASI APLIKASI PAS II.A. PERSIAPAN SEBELUM INSTALASI

II.A.1. Setting waktu pada komputer .

Pastikan pengaturan waktu di komputer pada saat instalasi sudah benar (up to date),

karena akan dipakai acuan PAS dalam menentukan Tahun Ajaran. PAS akan

mendeteksi sebuah Tahuan Ajaran adalah dimulai pada bulan Juli sampai dengan

bulan Juni tahun berikutnya. Jadi pengaturan waktu di komputer akan secara otomatis

mengarahkan PAS menunjuk pada tahun ajaran tertentu, misalnya waktu di komputer

adalah Tgl 12 Juli 2009 maka PAS akan menunjuk Tahun Ajaran 2009 / 2010.

Pilihan Tahun Ajaran juga akan otomatis bertambah seiring berjalannya waktu di

komputer.

(Gbr.02. Window Pemilihan Tahun Ajaran)

Untuk mengatur waktu di komputer klik start >> control panel >> Date and Time.

(Gbr.03. Window Pengaturan Tanggal dan Waktu)



7

II.A.2. Program pengaman di non aktifkan.

Agar proses installasi berjalan dengan baik, program pengaman yang ada di

komputer harus di non aktifkan / diremove :

Deep Freeze , harus dinon aktifkan.

Anti virus yang mengganggu kinerja ODBC ( kecuali AVG ), seperti Mac fee,

Northon , symantex, Anti vir, PC Media harus di non aktifkan / remove.

Windows Fire Wall, di non aktifkan, klik start >> Control Panel >>

Windows Firewall. Pilih Off >> OK.

(Gbr.04. Pengaturan Firewall)

Setelah proses instalasi software PAS selesai program pengaman tersebut dapat di

aktifkan kembali.

II.B. REGIONAL SETTING

Agar PAS dapat berjalan dengan baik, perlu dilakukan beberapa pengaturan di Regional

Setting sebagai berikut :

Decimal Symbol dengan karakter titik ( . )

Digit Grouping Symbol dengan karakter koma ( , )

List Separator dengan karakter koma ( , )

Apabila tidak di set dengan ketentuan di atas, maka yang akan terjadi adalah ketika

mengentrikan bilangan akan dikalikan dengan nilai 100 oleh aplikasi PAS ( misalnya angka

10 menjadi 1000 ).

Windows Firewall >> Off



8

Satu lagi pengaturan yang harus dilakukan di dalam Regional Setting yaitu :

Short Date Format dengan format “M/d/yyyy”

Pengaturan ini berhubungan dengan format impor data. Kesalahan dalam pengaturan Short

Date Format akan menyulitkan ketika proses impor data, khususnya data-data yang

didalamnya ada format tanggal ( misalnya Biodata Guru, Biodata Siswa, dll).

II.B.1. Melihat Regional Setting Untuk melihat pengaturan Regional Setting pada komputer, bukalah Control Panel

yang terdapat pada menu “Start >> Control Panel”.

(Gbr.05. Control Panel)

Setelah menu tersebut dijalankan, maka akan muncul window untuk Control Panel. Klik

dua kali pada icon “Regional Options” pada Windows 2000 atau “Regional and

Language Options” pada Windows XP.

(Gbr.06. Regional and Language Options)



9

II.B.2. Mengubah Regional Setting Setelah membuka window pengaturan Regional Options, pada box region pilihlah

English (United States), kemudian klik pada tombol Customize.

(Gbr.07. Regional Options)

Dapat dilihat beberapa tab pilihan di dalamnya, antara lain Numbers, Currency,

Time, dan Date. Yang perlu diperhatikan hanya dua tab yaitu Numbers dan Date.

Bukalah tab Numbers, disana akan terlihat pilihan untuk pengaturan Decimal Symbol

, Digit Grouping Symbol, dan List Sparator, ubahlah sesuai dengan ketentuan pada

bagian II.B.

(Gbr.08. Pengaturan di tab Numbers)

Pengaturan Regional yang terakhir yaitu Short Date Format dengan “M/d/yyyy”

dapat di lihat pada tab Date. Ubahlah sesuai dengan pengaturan pada bagian II.B.

Pilih English (United States) >> klik Customize

Decimal symbol = titik

Digit grouping symbol = koma

List separator = koma



10

(Gbr.09. Pengaturan di tab Date)

II.C. INSTALASI SOFTWARE PAS Setelah semua persiapan selesai, maka dapat dilakukan instalasi software PAS. Perlu

diperhatikan, agar proses instalasi tidak mengalami gangguan dan berjalan lebih cepat

dianjurkan untuk menutup window-window atau program lain yang sedang aktif. Tahapan

instalasi software PAS ke dalam komputer adalah sebagai berikut:

1. Masukkan CD Instalasi PAS ke dalam CD-Room komputer, setelah muncul

tampilan berikut >> klik Home >> klik Install PAS-SMA.

(Gbr.10. Auto Run Installasi PAS-SMA)

Short date format = M/d/yyyy

Klik disini



11

2. Selanjutnya akan muncul window “ Selamat Datang “, klik Lanjut >>.

(Gbr.11. Window “Selamat Datang” – Installasi PAS)

3. Ditampilkan informasi tambahan mengenai PAS. Bacalah dengan seksama,

kemudian klik Lanjut >>

(Gbr.12. Window “Informasi”- Installasi PAS)

4. Berikutnya ditampilkan window mengenai lokasi dimana akan diinstal PAS.

Defaultnya di C:\DEPDIKNAS...,



12

(Gbr.13. Window “Pemilihan Direktori”-Installasi PAS)

5. Jika menginginkan lokasi berbeda silahkan klik Browse. Maka akan tampil

jendela window seperti pada gambar dibawah.

(Gbr.14. Window “Pemilihan Direktori Lain” –Installasi PAS)

Setelah memilih lokasi kemudian klik Lanjut >>



13

6. Pada tahap ini akan ditampilkan jenis setup dari Aplikasi PAS. Jenis setup

Aplikasi PAS ada tiga macam, yaitu :

Stand Alone

Server

Client

Instalasi Stand Alone jika PAS hanya diinstal di satu komputer saja/berdiri

sendiri. Sedang instalasi Server dan Client jika PAS diinstal dalam sebuah

jaringan. Agar Implementasi PAS di Sekolah lebih optimal disarankan PAS

diinstal dalam jaringan ( terdiri SERVER dan beberapa CLIENT ).

Untuk Tahapan instalasi Sofware PAS selanjutnya akan diuraikan berdasarkan

pilihan jenis setup.

II.C.1. Installasi Server

Untuk jenis setup Server ketika sampai pada tahap ke-6. memilih jenis setup, silahkan

pilih jenis setup Server.

(Gbr.15. Window pemilihan “Jenis Setup” –Installasi PAS)

7. Setelah memilih jenis setup, kemudian memilih fitur PAS yang akan di install.

Untuk server dianjurkan memilih fitur lengkap ( semua poin fitur/modul PAS

di check list ), kemudian klik Lanjut >>.

8. Selanjutnya ditampilkan window Intalasi, klik Instal untuk memulai proses

instalasi.



14

(Gbr.16. Window “Instalasi” -PAS)

9. Proses instalasi file-file untuk menjalankan Software PAS sedang berjalan.

(Gbr.17. Window “Proses Intallasi” –PAS)

10. Berikutnya setelah proses instalasi selesai, akan ditampilkan window

Pemilihan Pengguna Aplikasi PAS-SMA.

a. Baris pertama pemilihan Tahun Ajaran.

b. Baris kedua pemilihan Propinsi tempat Sekolah berada.

c. Baris ketiga pemilihan Kabupaten / Dati II dimana Sekolah berada.

d. Baris keempat pemilihan nama Sekolah sesuai yang dikehendaki.



15

(Gbr.18. Window “Pemilihan Pengguna Aplikasi PAS-SMA)

11. Setelah semua pengaturan Pemilihan Pengguna selesai, klik tombol Pilih untuk

melanjutkan instalasi.

12. Apabila Nama Sekolah yang dikehendaki tidak ada didalam pilihan (misal

Sekolah Baru), ceklisttlah “ Data Sekolah Tidak Tersedia “

13. Setelah diceklistt akan ditampilkan window Pemilihan Pengguna, pilihlah

Propinsi dan Kabupaten/Dati II tempat Sekolah berada, kemudian klik Pilih

untuk melanjutkan instalasi.

(Gbr.19. Window “Pemilihan Pengguna Aplikasi PAS-SMA” untuk sekolah baru)

14. Proses Instalasi selesai, klik selesai.



16

(Gbr.20. Window Installasi PAS-SMA selesai)

II.C.2. Installasi Stand alone

Tahapan instalasi untuk jenis setup Stand Alone sama dengan tahapan instalasi jenis

setup server seperti yang diuraikan diatas. Yang berbeda hanya pada tahap ke 6.

pemilihan jenis setup, maka dipilih jenis setup Stand Alone.

(Gbr.21. Window Pemilihan “Jenis Setup” untuk Installasi Stand Alone)

II.C.3. Installasi Client

Sebelum menginstal software PAS untuk komputer Client, perlu dilakukan beberapa

persiapan. Yang perlu dilakukan adalah :

Semua pengaturan sebagaimana yang diuraikan di Bab II.A. PERSIAPAN

SEBELUM INSTALASI.

Pada waktu menginstal Client, pastikan komputer server hidup (ON).



17

Lakukan tes koneksi antar komputer dalam jaringan, pastikan antara

komputer server dan komputer client sudah terkoneksi.

Lihat dan catat IP Address dari komputer server.

Setelah semua pengaturan diatas dilakukan, maka kita siap melakukan instalasi

software PAS untuk jenis setup CLIENT. Tahapan Instalasi diuraikan sebagai berikut:

Lakukan tahapan instalasi no.1 s/d no.5 seperti yang diuraikan diatas.

6. Ketika sampai pada tahap pemilihan jenis setup, maka pilihlah jenis setup

Client

(Gbr.22. Window Pemilihan “Jenis Setup” untuk Installasi Client)

7. Setelah memilih jenis setup, kemudian memilih fitur Aplikasi PAS yang akan

diinstal. Demi keamanan data, dianjurkan komputer client hanya dinstal fitur

Aplikasi PAS sesuai dengan kebutuhan. Misalnya komputer client di bagian

kesiswaan maka hanya dinstal modul PAS no. 05. Administrasi Siswa dan

Alumni, komputer client yang dibagian keuangan hanya diinstal modul PAS

no. 08. Keuangan, begitu seterusnya.

Caranya dengan menghilangkan tanda ceklistt pada fitur yang tidak

dikehendaki. Setelah memilih fitur yang dikehendaki, klik Lanjut >>.



18

(Gbr.23. Memilih Fitur/Modul yang di install)

8. Selanjutnya ditampilkan window pengaturan alamat untuk komputer server.

Entrikan IP Address atau nama komputer dari komputer server. Kemudian klik

Lanjut >>.

(Gbr.24. Mengisikan IP Adrdress/Komputer Name)

9. Berikutnya ditampilkan window instalasi, klik Instal untuk memulai proses

instalasi.

10. Proses Instalasi selesai, klik selesai.

Pilih fitur sesuai kebutuhan

IP address/computer name dari Komputer Server



19

II.D. PENGENALAN APLIKASI PAS

II.D.1. Modul Aplikasi PAS

Setelah sukses menginstal PAS, di desktop akan tampil seluruh sub sistem PAS yang

terdiri dari empat belas modul ditambah modul no. (99.) PAS-Administrator dan dua

manual aplikasi. Mulai Versi 5.100 PAS – SMA telah dilengkapi dengan modul

Pepustakaan.

(Gbr.25. Tampilan desktop Aplikasi PAS-SMA)

Modul (11.) PAS – SMA adalah modul gabungan yang menampilkan seluruh sub

sistem PAS, berguna untuk memudahkan pengecekan data. Tetapi untuk pengentrian

data disarankan melalui modul yang bersangkutan, misal data-data referensi lewat

modul (01.) PAS-Referensi, data Kepegawaian lewat modul (03.) PAS-Administrasi

Kepegawaian, dst.

II.D.2. Membuka Modul PAS

Untuk membuka modul Aplikasi PAS, klik dua kali pada tampilan modul di desktop,

atau dapat juga melalui Start >> all program >> Paket Aplikasi Sekolah – SMA

>> klik modul yang dikehendaki. Akan tampil window pengesahan pemakai,

defaultnya Nama User = pas, Kata Kunci = sma. Selanjutnya Nama User dan Kata

Kunci dapat diganti (dijelaskan di BAB X VI. PENGAMANAN DATA).



20

(Gbr.26. Window “Pengesahan Pemakai”)

Setelah itu pilih Tahun Ajaran dan Periode Pembelajaran sesuai yang diinginkan.

(Gbr.27. Window Pemilihan “Tahun Ajaran” dan “Periode Pembelajaran’)

II.D.3. Membuka Sub Modul

Untuk membuka sub modul klik pada judul sub modul.

(Gbr.28. Tampilan isi sebuah modul)

Nama User = pas

Kata Kunci = sma



21

II.D.4. Mengentri Data

Untuk mengisi data, Klik pada area kosong, akan muncul window tambah data

kemudian klik “yes”. Dapat juga klik pada menu add atau tekan f5.

(Gbr.29. Window “Tambah Data”)

Entrikan data pada kolom yang tersedia, pastikan semua kolom yang berwarna

merah telah terisi data, kemudian klik icon save untuk menyimpan data / (F2).

Untuk menambah record data klik icon add / (F5).

II.D.5. Toolbar Aplikasi PAS

Agar proses mengisi data berjalan lancar, pelajari menu toolbar aplikasi PAS :

1. Shell, icon , berfungsi untuk menampilkan menu aplikasi PAS.

2. Minimize Shell, icon , berfungsi untuk menyembunyikan menu pada

aplikasi PAS.

3. Tahun Ajaran, icon , berfungsi untuk menampilkan window pemilihan

Tahun Ajaran.

4. Periode Pembelajaran, icon , berfungsi untuk menampilkan window

pemilihan Periode Pembelajaran.

5. Export LNS, icon , berfungsi untuk menampilkan window Export LNS yang

berfungsi untuk mengekspor data pada modul aplikasi yang sedang berjalan

menjadi Laporan Non Standard.

6. Exit Application, icon , berfungsi untuk keluar dari aplikasi PAS.

7. Print, icon , berfungsi untuk mencetak data ke printer atau ke file dengan

format excel.

8. Print Preview, icon , berfungsi untuk melihat tampilan dari suatu form

yang akan dicetak.

9. Add, icon , berfungsi untuk menambah data pada akhir posisi record.

10. Insert, icon , berfungsi untuk menambah data pada akhir / tengah posisi

record (tergantung pada posisi record yang aktif).

11. Delete, icon , berfungsi untuk menghapus data pada record yang aktif.



22

12. Save, icon , berfungsi untuk menyimpan data ke dalam database.

13. First, icon , berfungsi untuk memindahkan posisi record ke awal posisi.

14. Previous, icon , berfungsi untuk memindahkan posisi record satu posisi ke

record sebelumnya.

15. Next, icon , berfungsi untuk memindahkan posisi record satu posisi ke

record sesudahnya.

16. Last, icon , berfungsi untuk memindahkan posisi record ke akhir posisi.

17. Query, icon , berfungsi untuk menampilkan data berdasarkan kriteria

yang diinginkan.

18. Sort, icon , berfungsi untuk mengurutkan data sesuai kolom yang dipilih.

19. Filter, icon , berfungsi untuk menyaring data sesuai dengan fungsi yang

diinginkan

20. Find, icon , berfungsi mempercepat pencarian data berdasarkan criteria

yang diinginkan.



23

BAB III

PERSIAPAN PENGENTRIAN DATA

III.A. MENGENAL JENIS DAN KARAKTER DATA

Secara garis besar data-data di dalam PAS terdiri tiga jenis yaitu :

III.A.1. Data Referensi

Data Referensi dalam sistem ini adalah data-data yang akan mendukung data

master. Data Referensi merupakan data yang dinamis yang dapat diubah atau

diganti. Yang termasuk Data Referensi adalah Data Administrasi Sekolah, Referensi

Tingkat Sekolah, Referensi Periodikal.

Data Referensi karakter pengisiannya dapat bolak-balik, artinya ketika kita sedang

berada ditengah atau di akhir sebuah Tahun Ajaran kemudian data referensi yang

kita butuhkan belum tersedia maka kita dapat kembali ke menu awal referensi untuk

menambahkan. Dalam membangun Database PAS, Data Referensi inilah yang

pertama kali harus diisikan.

III.A.2. Data Master

Data Master adalah Data pokok didalam sistem ini. Data Master terdiri dari Data

Kepegawaian, Data Kesiswaan, Data Kurikulum.

Data Master karakter pengisiannya harus runut, artinya harus sudah ada data

acuannya ( data Referensinya sudah diisi). Maka Data master ini urutan pengisiannya

setelah Data Referensi selesai diisikan.

III.A.3. Data Transaksional

Data Transaksional adalah data pencatatan transaksi akademik yang berjalan ketika

PAS sudah operasinal. Data Transaksional mengacu pada Data Master dan Data

Referensi. Data Transaksional meliputi Data perpindahan siswa, Data perilaku Siswa,

Data Pembayaran Siswa, Data Nilai Siswa, dll.

Data Transaksional karakter pengisiannya juga harus runut, artinya sudah ada acuan

data Referensinya dan juga Data Masternya. Misalnya untuk dapat mengisi Data

Nilai Siswa, maka data Referensi Hari belajar, Jadwal Pelajaran, Penugasan Guru

Mengajar sudah harus diisi, kemudian Data Master berupa Data Guru dan Data

Siswa juga harus sudah diisi. Jadi Data Transaksional dapat diisi setelah Data

Referensi dan Data Master sudah diisi.



24

Urutan pengisian Database PAS adalah mengisi Data Referensi dilanjutkan Data Master

kemudian Data Transaksional. Pelanggaran terhadap urutan pengisian data seperti yang

dijelaskan diatas dapat menyebabkan Kesalahan Operasional, sehingga sistem tidak

berjalan/error.

III.B. STRATEGI BACK UP DATA

Karakter data seperti diuraikan diatas yang harus di pahami. Kurangnya pemahaman dapat

menyebabkan terjadinya kesalahan dalam pengisian data. Misalnya kita sudah mengisikan

banyak data, ternyata prosedur pengisiannya salah yang menyebabkan sistem tidak

jalan/error sehingga harus mengulang lagi dari awal, tentu tidak efisien. Mengantisipasi hal

ini diperlukan sebuah strategi, dan yang sudah terbukti efektif adalah dengan sering

membuat back up data. Setiap tahap selesai mengisi data dibuat back up data, jika terjadi

kesalahan kita tidak perlu mengulang dari awal tapi tinggal merestore back up data terakhir

dan dilanjutkan ( petunjuk cara back up data dan restore data akan diuraikan kemudian ).

Di dalam Aplikasi PAS akan dijumpai data-data dengan tulisan berwarna merah dan data

dengan tulisan berwarna putih. Data dengan tulisan berwarna merah wajib diisi, sedang

data dengan tulisan berwarna putih tidak wajib dan dapat diisi menyusul belakangan.

III.C. METHODE PENGISIAN DATA

Secara teknis pengisian data ke dalam Database PAS dapat digolongkan kedalam tiga cara:

1. Entri Manual

Data di entri satu persatu langsung ke aplikasi. Dengan cara ini dibutuhkan

waktu yang cukup lama.

2. Impor Data

Data dimasukkan ke dalam Database melalui fasilitas impor data. Dengan

fasilitas ini proses memasukkan data menjadi lebih cepat.

3. Gabungan Entri Manual dan Impor Data

Sebagian data dientri manual sebagian lagi di impor. Dapat juga

memanfaatkan jaringan LAN ( Local Area Network ) jika PAS sudah diinstal

dalam jaringan yang terdiri Server dan beberapa Client. Beberapa

komputer Client dapat mengentri data secara bersamaan dengan syarat

bekerja pada tahap yang sama. Contohnya ketika mengisi data siswa dapat

bagi tugas, misal Client 1 mengentri data siswa X 1, Client 2 mengentri data

siswa X 2 dan seterusnya. Tidak dibenarkan jika beberapa komputer Client

bekerja bersamaan tetapi mengerjakan modul yang berlainan, contoh Client

1 mengentri data referensi kemudian client 2 mengentri data siswa. Hal ini

akan menyebabkan kesalahan operasional karena data yang masuk ke

dalam Database tidak sesuai dengan urutan pengentrian data.



25

III.D. PENYIAPAN DATA AWAL

Data-data awal sebaiknya sudah diatur sedemikian rupa disesuaikan dengan yang

dikehendaki, contohnya data kepegawaian sudah diurutkan dari Kepala Sekolah kemudian

diteruskan Guru berdasarkan golongannya, kemudian data-data siswa sudah dibagi dan

dikelompokkan berdasarkan rombelnya dan seterusnya. Apabila ada data-data yang kurang

lengkap atau datanya belum tersedia maka segera dilengkapi, misalnya data alamat atau

tanggal lahir yang belum lengkap, golongan darah yang belum ada, dll. Pengaturan data

diawal ini perlu dilakukan sebab jika data sudah masuk ke dalam database pengaturannya

akan lebih sulit.

Apabila data yang dibutuhkan ternyata belum tersedia dan harus menggali data dari awal,

di dalam PAS disediakan cetak formulir kosong untuk data sarana, kepegawaian, kesiswaan,

dll. Formulir kosong ini akan sangat membantu di dalam pengumpulan data. Cetak formulir

kosong terdapat pada modul PAS : (99). Administrator>> (99.1.) Cetak >> (99.1.3) Cetak

Formulir >>. Format didalam cetak formulir kosong ini sudah sesuai dengan kebutuhan PAS.

Data yang besar seperti data kepegawaian dan data kesiswaan akan sangat membantu jika

tersedia data digital ( excel ), jadi dapat memanfaatkan fasilitas impor data ( akan dibahas

lebih lanjut di impor data ).



26

BAB IV

ENTRI DATA ADMINISTRASI SEKOLAH

Berikut akan diuraikan urutan/alur pengisian data dalam membangun Database PAS.

Pengisian Data dimulai dari data Administrasi Sekolah, silahkan dibuka modul PAS

no. (02.) Administrasi Sekolah. Klik modul (02.) Administrasi Sekolah di desktop >>

Pengesahan Pemakai >> Pilih Tahun Ajaran – OK >> Pilih Periode Pembelajaran – OK.

Akan ditampilkan Sub Modul yang berkaitan dengan Administrasi Sekolah.

(Gbr.30. Tampilan isi Modul (02) Administrasi Sekolah)

IV.A. Sub Modul (2.1) Pembentukan Identitas Sekolah

Klik pada Sub Modul (2.1) Pembentukan Identitas Sekolah, akan ditampilkan data-

data Identitas Sekolah. Bagi Sekolah yang sudah terdaftar, maka data Identitas

Sekolah otomatis sudah terisi, tinggal melengkapi dan/atau mengkoreksi data-data

yang ada disesuaikan dengan data di Sekolah.

Sedangkan bagi sekolah yang belum terdaftar (Nama Sekolah belum ada di dalam

daftar pada waktu Instalasi), maka data Sekolah masih kosong dan harus mulai

dengan mengisikan data Identitas Sekolah yang baru.



27

(Gbr.31. Identitas Sekolah)

Lengkapi data-data yang masih kososng. Mulai PAS – SMA Versi 5.100 ada

tambahan isian yaitu : no. 6. Klasifikasi Sekolah, no. 8.c. Klasifikasi Geografis dan no.

9. Program Inklusi, bagi sekolah yang menyelenggarakan program inklusi silahkan di

ceklist.

IV.A.1. SK Negeri / SK Swasta

Kemudian teruskan dengan mengisi data mengenai SK Negeri / SK Swasta di window

yang bawah. Klik pada Sub Modul SK Negeri / SK Swasta >> klik area kosong >>

window tambah data >> klik Yes.

(Gbr.32. Mengisi data baru)

Khusus bagi sekolah yang menyelenggarakan program inklusi >> di ceklist

Klik area kosong >> window Tambah Data >> Yes



28

Isikan data-data yang dibutuhkan.

(Gbr.33. SK Negeri)

Setelah mengisi data, klik icon save /(f2) .

IV.B. Sub Modul (2.2) Pemeliharaan Identitas Sekolah

Sub Modul (2.2) Pemeliharaan Identitas Sekolah berfungsi untuk merevisi apabila

ada data mengenai Identitas Sekolah yang salah atau dalam perkembangan Sekolah

ada data yang berubah, misalnya no. telephon, alamat Sekolah, dll. Di Sub Modul ini

juga berisi :

IV.B.1. Kegiatan Sekolah

Diisi dengan agenda kegiatan yang diselenggarakan oleh Sekolah yang bersifat

terbuka baik untuk sekolah lain atau masyarakat umum. Misalnya penyelenggaraan

seminar terbuka, perlombaan olah raga, workshop, dll. Caranya: Klik judul Sub Modul

Kegiatan Sekolah >> klik area kosong >> Tambah data >> Yes. Isikan data mulai

No. Urut, Nama Kegiatan dan Keterangan (tidak wajib diisi), kemudian klik save

/(f2) untuk menyimpan. Untuk menambah record data klik add /(f5), kembali

isikan data kemudian disimpan dan seterusnya.

(Gbr.34. Kegiatan Sekolah)

IV.B.2. Saldo Awal Sekolah

Diisi dengan data saldo awal keuangan Sekolah pada awal Tahun Ajaran berjalan.

(Jika PAS di instal pada Tahun Ajaran 2009 / 2010, maka yang diisikan adalah

saldo awal pada bulan Juli 2009). Saldo Awal ini hanya perlu sekali mengisi, karena

saldo awal untuk Tahun Ajaran selanjutnya telah terisi oleh fungsi Tutup Anggaran.



29

(Gbr.35. Saldo Awal Sekolah)

IV.C. Sub Modul (2.3) Fasilitas Sekolah

Klik pada Sub Modul (2.3) Fasilitas Sekolah. Fasilitas Sekolah yang dimaksud adalah

seluruh sarana dan prasarana yang dimiliki Sekolah. Terdiri dari Properti Sekolah,

Perlengkapan Sekolah, Perlengkapan KBM, Ruangan Sekolah, Pemakaian Listrik, Buku,

Alat Pendidikan.

Di Sub Modul (2.3) Fasilitas Sekolah masing-masing berisi banyak record. Cara

mengisinya, klik pada judul Sub Modul >> kemudian klik pada area kosong

dibawahnya >> Window Tambah Data >> klik Yes. Mulailah mengisi record

yang pertama, untuk field yang sudah disediakan pilihan maka tinggal klik pada

data yang dikehendaki, sedang field yang bersifat isian maka entrikan data

kedalamnya. Pastikan semua field dengan judul berwarna merah telah terisi

(karena wajib diisi) kemudian klik save /(f2) untuk menyimpan. Untuk menambah

data klik add / (f5), lakukan pengisian data untuk record kedua, dan seterusnya.

Jadi pengisiannya satu record selesai diisi langsung disimpan baru tambah record

kedua dan seterusnya, hal ini dimaksudkan jika data yang di isikan salah (ada

peringatan kesalahan) maka dapat langsung dilakukan pengecekan dan

perbaikan. Hindari cara pengisian dengan mengisi banyak record baru disimpan,

sebab jika ada peringatan kesalahan akan sulit mengecek data mana yang

salah, akibatnya semua data yang sudah dientri tidak dapat tersimpan.

IV.C.1. Properti Sekolah

Diisi data penggunaan lahan Sekolah.

(Gbr.36. Properti Sekolah)



30

IV.C.2. Perlengkapan Sekolah

Diisi data sarana/perlengkapan sekolah secara umum.

(Gbr.37. Perlengkapan Sekolah)

IV.C.3. Perlengkapan KBM

Diisi data sarana/perlengkapan untuk kegiatan belajar mengajar. Untuk

membedakan dengan perlengkapan sekolah dicontohkan : komputer di ruang TU

adalah perlengkapan sekolah tapi komputer di Lab. Komputer adalah perlengkapan

KBM, Meja Guru di ruang Guru adalah perlengkapan sekolah tapi meja Guru di

kelas adalah perlengkapan KBM.

(Gbr.38. Perlengkapan KBM)

IV.C.4. Ruangan Sekolah

Data Ruangan Sekolah MUTLAK HARUS DIISI, utamanya ruangan teori/kelas untuk

seluruh rombel di sekolah. Prioritaskan mengisi data ruangan yang dipakai sebagai

Ruang teori/kelas untuk seluruh rombel dahulu baru jenis ruang yang lain. Data

Ruang Teori/Kelas untuk seluruh rombel akan dipakai sebagai data acuan ketika

membuat rombel siswa.



31

(Gbr.39. Ruangan Sekolah)

Jika Ruangan Sekolah belum diisi maka pembentukan rombel di Sub Modul

(1.3.1.6) Rombel tidak dapat dilakukan ( daftar ruang kelas kosong )

IV.C.5. Pemakaian Listrik

Diisi data mengenai teknis pemakaian listrik di Sekolah.

(Gbr.40. Pemakaian Listrik)

Hanya dapat diisi satu record karena berkaitan dengan Sub Modul (2.4.1) cetak

LISM Individu Sekolah bagian F. Pemakaian Listrik hanya tersedia satu pilihan

sumber listrik.

IV.C.6. Buku Sekolah

Diisi data mengenai koleksi Buku yang dimiliki sekolah.



32

(Gbr.41. Buku Sekolah)

IV.C.7. Alat Pendidikan.

Diisi data mengenai alat-alat pendidikan yang dimiliki oleh sekolah

(Gbr.42. Alat Pendidikan)

IV.C.8. Program Inklusi

Diisi bagi sekolah yang menyelenggarakan program inklusi.

(Gbr.43. Program Inklusi)

Seluruh data yang diisikan di modul (02.) Administrasi Sekolah menjadi acuan pada output

PAS berupa cetak LISM di sub modul (2.4) Cetak LISM >> (2.4.1) Individu Sekolah dan (2.5)

Profil Sekolah. Sedang output berupa data grafik dapat dilihat di sub modul (2.6) Laporan

Grafik Sekolah.

(Gbr.44. Out put data grafik Fasilitas Sekolah)



33

(Gbr.45. Macam-macam Grafik fasilitas Sekolah)



34

(Gbr.46. Lanjutan Grafik Fasilitas Sekola)

BACK UP DATA ke -1

Di awal sudah disinggung bahwa untuk pengamanan maka dibuat strategi untuk sering

membuat back up data. Jadi setelah menyelesaikan entri data Administrasi Sekolah

sebaiknya di buat back up data. Ada beberapa cara untuk melakukan back up data,

berikut adalah salah satu cara untuk membuat back data secara manual ( di BAB lain

akan di jelaskan membuat back up secara otomatis). Langkah-langkahnya sbb :

1. Menyiapkan folder untuk menampung back up data.

Buatlah folder baru ( sebaiknya tidak di C :\.. ) misalnya di E:\..dinamakan BACK UP

DATA PAS, . Di dalam folder BACK UP DATA PAS buatlah folder untuk menampung

back up data. Berilah identitas folder itu dengan diberi nomor dan nama yang jelas.

Sekarang akan dibuat back up yang pertama untuk data Administrasi sekolah, maka

buatlah folder dengan identitas : 01. ADMINISTRASI SEKOLAH. Caranya klik kanan

pada Start >> klik Explore >> Klik pada DATA (E:) >> Klik File >> New >> klik

Folder (beri nama BACK UP DATA PAS). Selanjutnya Klik pada Folder BACK UP

DATA PAS >> Klik File >> New >> klik Folder - beri nama 01. ADMINISTRASI

SEKOLAH.



35

(Gbr.47. Folder untuk Back up Data)

2. Stop service MySQL.

Langkah selanjutnya adalah stop service dari MySQL. Klik Start >> klik Control Panel

>> klik 2X Administrative Tools >> klik 2X service >> cari - klik PAS – SMA

MySQL >> klik kanan Stop ( atau klik menu stop ).

(Gbr.48. Proses Stop Service PAS-SMA MySQL)

Jika service MySQL tidak di stop, maka folder data didalam folder MySQL

5.0.22 tidak dapat di copy, hal ini disebabkan pada saat service MySQL aktif,

DataBase PAS sedang terbuka.

Service PAS-SMA-MySQL >> Stop



36

3. Copy folder data.

Setelah service di stop, cari direktori tempat menginstal PAS server untuk mengcopy

folder data. Misal diinstal di C:\.. , maka klik kanan di start >> klik Explore >> klik

Local Disk (C:\..) >> klik DEPDIKNAS >> klik Paket Aplikasi Sekolah – SMA >> klik

MySQL – 5.0.22 >> data >> klik kanan copy.

(Gbr.49. Meng-copy Folder Data)

kemudian klik DATA (E:\..) >> klik BACK UP DATA PAS >> klik 01. ADMINISTRASI

SEKOLAH >> klik kanan paste.

(Gbr.50. Paste Folder Data)

4. Jalankan kembali service MySQL.

Setelah proses back up selesai service MySQL dijalankan kembali. Klik Start >> klik

Control Panel >> klik 2X Administrative Tools >> klik 2X service >> klik PAS –

SMA MySQL >> klik kanan Start (atau klik menu start).

Folder data >> di copy

Masukkan ke dalam Folder BACK UP DATA PAS >> 01. ADMINISTRASI SEKOLAH



37

(Gbr.51. Proses Start Service PAS-SMA MySQL)

Setelah proses Back Up selesai, Service MySQL harus di start kembali. Apabila

Service MySQL belum di start ( posisi stop ) kemudian kita membuka modul

aplikasi PAS maka yang terjadi Modul PAS tidak dapat dibuka. Akan muncul

peringatan ODBC tidak terkoneksi.

(Gbr.52. Peringatan Connector/ODBC)

Service PAS-SMA-MySQL >> di-start kembali



38

BAB V

ENTRI DATA REFERENSI TINGKAT SEKOLAH

Untuk mengisi data-data referensi silahkan dibuka modul (01.) PAS – Referensi. Klik 2X modul

(01.) PAS - Referensi di desktop >> Pengesahan Pemakai >> Pilih Tahun Ajaran – OK >>

Pilih Periode Pembelajaran – OK. Akan ditampilkan Sub Modul yang berkaitan dengan

Referensi.

(Gbr.53. Tampilan Modul (01). PAS-Referensi)

V.A. Sub Modul (1.1) Referensi Tingkat Nasional

Sub Modul Referensi Tingkat Nasional isinya akan sama untuk semua Sekolah karena

berisi data-data yang sudah baku, maka Tabel Referensi Tingkat Nasional tidak

dapat diubah.

V.B. Sub Modul (1.2) Referensi Tingkat Sekolah

Sub Modul Referensi Tingkat Sekolah isi datanya akan berbeda untuk tiap sekolah.

Jadi pengisian data referensi dimulai dengan mengisi Sub Modul (1.2) Referensi

Tingkat Sekolah. Tabel Referensi tingkat sekolah ada dua jenis :

Tabel Referensi Terisi Data

Tabel referensi jenis ini sudah terisi data, jadi tinggal dikoreksi. Data-data itu

dapat ditambah/dikurangi atau diubah disesuaikan dengan data-data yang

ada di sekolah. Yang termasuk jenis tabel referensi Terisi Data adalah

(1.2.1.1) Jenis Kalender Akademik, (1.2.1.2) Hari Belajar, (1.2.1.3) Jam

Pelajaran, (1.2.3.1) Asal Sekolah Pendaftar, (1.2.3.2) Sekolah Setingkat,

(1.2.3.5) Pekerjaan Orang Tua, (1.2.4.1) Mata Pelajaran Muatan Lokal,

(1.2.4.2) Mata Pelajaran Muatan Lokal Per-Program Pengajaran, (1.2.4.3)

Kurikulum Muatan Lokal, (1.1.5.4) Kurikulum Nasional,(1.2.4.4.1) Jenis Tagihan

Penilaian, (1.2.4.4.2) Bentuk Instrumen Penilaian, (1.2.4.4.3) Sumber Bahan

dan Alat, (1.2.4.4.4) Nilai Afektif, (1.2.4.4.5) Ekstrakurikuler, (1.2.4.5) Mata

Pelajatan UAN, (1.2.4.7) Mata Pelajaran Bahasa Asing, (1.2.4.8) Matpel.

Bahasa Asing Per program, (1.2.4.9) Kurikulum Bahasa Asing dan (1.2.6.2)

Jenis Pembayaran Siswa.



39

Tabel Referensi Belum Terisi Data

Tabel referensi jenis ini masih kosong, jadi harus diisi. Yang termasuk jenis

tabel Belum Terisi Data adalah (1.2.2.1) Penataran, (1.2.3.3) Penyakit,

(1.2.3.4) Hobi, (1.2.4.6) Organisasi Sekolah dan (1.2.5.1) Sanksi, (1.2.6.1)

Mata Anggaran.

Berikut akan diuraikan tabel-tabel Referensi dalam Sub Modul (1.2) Referensi Tingkat

Sekolah beserta contoh pengisiannya.

V.B.1. Sub Modul (1.2.1.1) Jenis Kalender Akademik

Diisi dengan data-data Agenda Kegiatan pada Kalender Akademik Sekolah. Di Sub

Modul ini telah terisi data Agenda Kalender Akademik Standart, lakukan penyesuaian

dengan Agenda Kalender Akademik di Sekolah. Data yang sudah ada dapat diubah,

ditambah atau dikurangi. Untuk edit data, klik pada data yang akan diubah, setelah

selesai diedit klik save/(f2). Sedangkan menghapus data, klik pada data yang akan

dihapus, kemudian klik icon delete. Untuk menambah data klik add ( f5 ).

(Gbr.54. Jenis Kalender Akademik)

Sub modul ini berhubungan dengan Sub Modul (1.3.1.1) Agenda Kegiatan

Pembelajaran.



40

V.B.2. Sub Modul (1.2.1.2) Hari Belajar

Diisi dengan nama hari dan status harinya ( Libur atau hari belajar ). Untuk mengubah

status hari: klik Nama Hari >> klik Status >> pilih Status >> klik save (f2).

(Gbr.55. Hari Belajar)

Sub modul ini berhubungan dengan Sub Modul (1.3.2.2) Jadwal Pelajaran.

V.B.3. Sub Modul (1.2.1.3) Jam Pelajaran

Diisi dengan data-data jam belajar. Data jam pelajaran akan dipakai sebagai acuan

pembuatan jadwal pelajaran di Sub Modul (1.3.2.2) Jadwal Pelajaran. Bila data

yang ada tidak sesuai silahkan diubah/edit dan tambahkan keterangan agar lebih

jelas. Untuk mengubah Jam: Klik pada Jam >> edit >> klik save ( f2). Dapat juga

menambahkan Jam ISTIRAHAT, caranya: klik pada row dimana akan mengisikan

Jam ISTIRAHAT >> klik Insert >> isikan data jam dan keterangan >> klik save (f2).

(Gbr.56. Jam Pelajaran)

Apabila ditemui kasus bahwa jam pelajaran tidak konsisten, misal lama satu jam

pelajaran untuk mata pelajaran tertentu tidak sama ( ada yang 45 menit ada yang

30 menit, dll ) atau pada hari tertentu jam masuk tidak sama ( hari senin pelajaran

dimulai jam 07.00, hari selasa dimulai jam 06.30, dst ). Ada dua cara untuk

melakukan modifikasi pengisian Jam Pelajaran sebagai berikut :



41

1. Parameter waktu dihilangkan, sehingga pengisiannya seperti gambar

di bawah ini.

(Gbr.57. Modif Jam Pelajaran)

2. Menambahkan/menyisipan semua parameter waktu yang berbeda.

(Gbr.58. Modif Jam Pelajaran)

V.B.4. Sub Modul (1.2.2.1) Penataran

Diisi data mengenai penataran yang diikuti oleh Kepala Sekolah, Guru dan Tenaga

Administrasi.



42

(Gbr.59. Penataran)

Sub modul ini berhubungan dengan (3.1.1) Data Awal Guru dan (3.1.2) Data Awal

Tenaga Administrasi.

Salah satu kelengkapan biodata Guru dan Tenaga Administrasi adalah

Penataran yang pernah diikuti. Nama Penataran yang tampil dalam pilihan

adalah data Nama Penataran yang diisikan di Sub Modul (1.2.2.1) Penataran

ini.

V.B.5. Sub Modul (1.2.3.1) Asal Sekolah Pendaftar

Sub modul ini berisi data mengenai asal SMP dari siswa maupun calon siswa. Data ini

diperlukan sebagai referensi ketika mengisi Biodata Siswa / Biodata Calon Siswa,

salah satu kelengkapannya adalah record data pendidikan sebelumnya. Data yang

sudah tersedia adalah Nama SMP se-wilayah Kapubaten/Kota setempat.

Contoh dI manual ini, misal Sekolah Implementator PAS adalah SMAN Jatiroto –

Kab. Lumajang maka data Nama SMP yang tersedia sebagai pilihan adalah Nama

SMP se-Kabupaten Lumajang. Jika ada siswa/calon siswa berasal dari SMP diluar

wilayah Kabupaten Lumajang, maka data Nama Sekolahnya harus di tambahkan di

Sub Modul ini. Caranya adalah : masuk Sub Modul (1.2.3.1) Asal Sekolah Pendaftar

>> klik poin Tidak diketahui >> klik judul Sub Modul Asal Sekolah Pendaftar >>

klik area kosong dibawahnya >> Window Tambah Data >> klik Yes. Isikan

identitas SMP yang diinginkan >> pilih Nama Propinsi >> pilih Nama Dati II >>

klik save (f2). Setelah tersimpan maka Nama SMP yang ditambahkan akan masuk

dalan daftar pilihan Nama SMP.



43

(Gbr.60. Menambah Asal Sekolah Pendaftar)

Sub modul ini berkaitan dengan biodata siswa ( 5.1.1) Data Awal Siswa Baru dan

biodata Calon siswa ( 4.2) Pendaftaran Calon Siswa .

Ketika menambahkan Nama SMP baru, setelah data selesai diisikan lanjutkan

dengan menyimpan (klik save). Jika tampilan hilang yang harus dilakukan

adalah: Tutup Sub Modul (1.2.3.1) Asal Sekolah Pendaftar, kemudian buka

kembali, maka data yang diisikan akan tampil.

V.B.6. Sub Modul (1.2.3.1) Sekolah Setingkat

Sub modul ini berisi data SMA se-Kabupaten/Kota setempat. Data Sekolah setingkat

diperlukan sebagai data referensi ketika ada siswa yang pindah ke SMA lain atau

ada siswa pindahan dari SMA lain. Salah satu data yang dibutuhkan adalah record

SMA tujuan bagi siswa yang akan pindah dan record asal SMA bagi siswa pindahan.

Apabila SMA tujuan siswa pindah atau SMA asal siswa pindahan adalah Sekolah

diluar wilayah, maka Identitas sekolah tersebut harus ditambahkan ( tata cara

penambahan data sekolah setingkat sama dengan penambahan asal sekolah

pendaftar yang diuraikan diatas )

Klik Tidak diketahui untuk menambah SMP

dari luar wilayah



44

(Gbr.61. Menambah Sekolah Setingkat)

Sub modul ini berhubungan dengan biodata siswa pindahan di Sub Modul (5.1.2)

Data Awal Siswa Pindahan dan Sub Modul (5.2.1) Data Siswa >> Data Pindah

Sekolah.

V.B.7. Sub Modul (1.2.3.3) Penyakit

Diisi dengan macam-macam penyakit yang diderita oleh siswa. Data penyakit adalah

acuan data Riwayat sakit dari siswa sebagai kelengkapan Biodata Siswa.

(Gbr.62. Penyakit)

Berhubungan dengan Sub Modul (5.1.1) Data Awal Siswa Baru >> Riwayat Sakit

dan Sub Modul (5.1.2) Data Awal Siswa Pindahan >> Riwayat Sakit.

V.B.8. Sub Modul (1.2.3.4) Hobi

Diisi dengan macam-macam jenis hobi dari siswa. Hobi siswa digolongkan kedalam

beberapa kelompok yaitu: Seni, Olah Raga, dan Organisasi. Cara pengisian: klik

salah satu Kelompok Hobi >> klik Hobi >> klik area kosong >> Window Tambah

Data >> klik Yes. Isikan data >> klik save untuk menyimpan data, klik add untuk

menambah record data.

Klik Tidak diketahui untuk menambah SMA

dari luar wilayah



45

(Gbr.63. Hobi)

Apabila Hobi Siswa tidak dapat dimasukkan ke dalam Kelompok Hobi yang sudah

ada, maka dimasukkan ke dalam Kelompok Hobi Lain-lain. Caranya : Klik Kelompok

Hobi Lain-lain >> Klik Hobi >> Klik area kosong >> Window Tambah Data >>

Yes. Isikan data >> klik save untuk menyimpan data, klik add untuk menambah

record data.

(Gbr.64. Hobi lainnya)

Berhubungan dengan Sub Modul (5.1.1) Data Awal Siswa Baru >> Hobi dan Sub

Modul (5.1.2) Data Awal Siswa Pindahan >> Hobi.

V.B.9. Sub Modul (1.2.3.5) Pekerjaan Orang Tua

Berisi data referensi untuk jenis profesi/pekerjaan orang tua siswa yang

dikelompokkan berdasarkan golongannya. Jenis pekerjaan yang belum ada dapat

ditambahkan di poin 9. Lain-lain. Caranya : Klik Nama Pekerjaan Ortu - Lain-lain

>> Klik Golongan Pekerjaan >> Klik add. Isikan data >> klik save untuk

menyimpan data, klik add untuk menambah record data.



46

(Gbr.65. Pekerjaan Oang Tua)

Berhubungan dengan Sub Modul (5.1.1) Data Awal Siswa Baru >> Data

Ayah/Ibu/Wali dan Sub Modul (5.1.2) Data Awal Siswa Pindahan >> Data

Ayah/Ibu/Wali.

Data mengenai Penyakit, Hobi, dan Pekerjaan Orang Tua adalah data

pendukung / pelengkap Biodata Siswa dan Biodata Calon Siswa

V.B.10. Sub Modul (1.2.4.1) Mata Pelajaran Muatan Lokal

Diisi dengan nama mata pelajaran muatan lokal yang diajarkan di semua tingkat dan

program pengajaran. Caranya: Klik judul Sub Modul Mata Pelajaran Diajarkan >>

klik add (f5) >> isi kode (dimulai dari 16001) >> isi Nama Mata Pelajaran Mulok.

Klik save untuk menyimpan data, add untuk menambah record data.

(Gbr.66. Mata Pelajaran Muatan Lokal)



47

Mata Pelajaran Bimbingan dan Penyuluhan / Bimbingan dan Konseling ( BP/BK ),

agar tampil di daftar pelajaran dapat ditambahkan lewat sub modul ini.

Berhubungan dengan Sub Modul (1.2.4.2) Matpel Mulok Perprogram, (1.2.4.3)

Kurikulum Muatan Lokal,(1.3.2.1) Penugasan Guru Mengajar, ( 7.1.3) Penilaian

Berdasarkan Tagihan, (7.1.4) Rapor.

V.B.11. Sub Modul (1.2.4.2) Mata Pelajaran Muatan Lokal Per-Pogram Pengajaran

Penetapan mata pelajaran muatan lokal yang diajarkan di masing-masing program

pengajaran. Contah: Penentuan mata pelajaran muatan lokal untuk Program

Pengajaran Umum, Caranya sebagai berikut : Klik Nama Program – Umum >> Klik

judul sub modul Mata Pelajaran Muatan Lokal >> klik add (f5) >> pilih mata

pelajaran mulok dari daftar >> klik save (f2). Klik add untuk menambah record

data. Untuk penentuan mulok di Program Pengajaran yang lain (Bahasa, IPA, IPS),

tatacaranya seperti yang diuraikan diatas.

(Gbr.67. Pengaturan Mata Pelajaran Mulok Per-program Pengajaran)

Berhubungan dengan Sub Modul (1.2.3.4) Kurikulum Muatan Lokal, (7.1.3)

Penilaian Berdasarkan Tagihan, (7.1.4) Rapor.



48

V.B.12. Sub Modul (1.2.4.3) Kurikulum Muatan Lokal

Menetapkan kurikulum dari masing-masing mata pelajaran muatan lokal. Kurikulum

yang dipakai saat ini adalah KTSP (Kurikulum Tingkat Satuan Pendidikan). Jadi

untuk setiap Mata Pelajaran Muatan Lokal yang ditetapkan disetiap Program

Pengajaran ( sesuai penetapan di Sub Modul (1.2.4.2) Mata Pelajaran Muatan Lokal

Per-Program Pengajaran) harus ditetapkan kurikulumnya.

Dicontohkan penetapan kurikulum untuk mulok Lingkungan Hidup di Tingkat Kelas X

program Pengajaran Umum. Caranya : Klik Sub Modul (1.2.4.3) Kurikulum Muatan

Lokal >> klik add >> kurikulum – pilih KTSP >> Tingkat Kelas – pilih X >>

Program Pengajaran – pilih Umum >> Mata Pelajaran Diajarkan – pilih

Lingkungan Hidup >> klik save (f2). Klik add untuk menambah record data.

Penetapan Kurikulum untuk Mata Pelajaran Mulok di Tingkat Kelas dan Program

Pengajaran lainnya ( XI BAHASA,XI IPA, XI IPS, XII BAHASA, XII IPA, XII IPS ),

tatacaranya sama seperti yang diuraikan diatas.

Setelah melakukan tiga tahapan diatas yaitu : (1.2.4.1). Mata Pelajaran Muatan

Lokal, (1.2.4.2). Matpel Mulok Per-Program dan (1.2.4.3). Kurikulum Muatan

Lokal, maka mata pelajaran Muatan Lokal akan masuk ke daftar mata pelajaran

diajarkan dan juga di cetak rapor.

(Gbr.68. Penetapan Kurikulum Muatan Lokal)

Setelah semua Mata Pelajaran Muatan Lokal disemua Tingkat Kelas dan Program

Pengajaran ditetapkan kurikulumnya, kemudian diteruskan dengan mengisi standart

kompetensi >> Kompetensi Dasar >> Indikator Pencapaian.

Dicontohkan pengisian Standart Kompetensi untuk Mulok Lingkungan Hidup di Tingkat

Kelas X Program Pengajaran Umum. Caranya: Klik pada record Penetapan Kurikulum

untuk “KTSP-X-Umum-Lingkungan Hidup” >> klik Standart Kompetensi >> klik add

(f5) >> isikan data Standat Kompetensi >> Klik save untuk menyimpan data, klik

add untuk menambah record data.



49

(Gbr.69. Standart Kompetensi)

Setelah Standart Kompetensi selesai diisikan lanjutkan mengisi Kompetensi Dasar.

Caranya: Klik pada Panah Merah disudut kanan atas >> klik Kompetensi Dasar >>

klik add >> isikan data >> Klik save untuk menyimpan data, klik add untuk

menambah record data >> lanjutkan mengisi Aspek Penilaian Standart Kompetensi -

klik Aspek Penilaian Standart Kompetensi >> klik add >> isikan data >> Klik save

untuk menyimpan data, klik add untuk menambah record data.

(Gbr.70. Kompetensi Dasar)

Untuk melanjutkan klik pada panah

merah



50

Lanjutkan mengisi Indikator Pencapaian. Caranya: Klik pada Panah Merah disudut

kanan atas >> klik Indikator Pencapaian >> klik add >> isikan data >> Klik save

untuk menyimpan data, klik add untuk menambah record data >> lanjutkan mengisi

Aspek Penilaian Kompetensi Dasar - klik Aspek Penilaian Kompetensi Dasar >> klik

add >> isikan data >> Klik save untuk menyimpan data, klik add untuk menambah

record data.

(Gbr.71. Indikator Pencapaian)

Setelah Indikator Pencapaian selesai diisikan dan disimpan lanjutkan dengan Klik

pada Panah Merah disudut kanan atas.

Sampai disini isian data bercabang dua yaitu Materi Pokok dan Instrumen

Penilaian. Mulailah dengan mengisi Materi Pokok, Caranya: klik Materi Pokok >>



(Gbr.72. Materi Pokok)

Isikan data-data dari Uraian Materi Pokok. Caranya: klik Uraian Materi Pokok >>





51

(Gbr.73. Uraian Materi Pokok)

Berikutnya isilah Strategi Pembelajaran Materi Pokok. Lanjutkan dengan mengisi

Aspek Penilaian Materi Pokok. - klik Aspek Penilaian Materi Pokok >> klik add

>> isikan data >> Klik save untuk menyimpan data, klik add untuk menambah

record data.

(Gbr.74. Strategi Pembelajaran Materi Pokok)

Kembali ke Cabang data dari Indikator Pencapaian, Isikan data-data mengenai

Instrumen Penilaian. Caranya : klik Instrumen Penilaian >> klik add >> isikan data

>> Klik save untuk menyimpan data, klik add untuk menambah record data >>

lanjutkan mengisi Aspek Penilaian Kompetensi Dasar - klik Aspek Penilaian Indikator

Pencapaian >> klik add >> isikan data >> Klik save untuk menyimpan data, klik


(Gbr.75. Instrumen Penilaian – Indikator Pencapaian)



52

Setelah Instrumen Penilaian diisi, lanjutkan mengisi Instrumen Sumber Bahan Dan

Alat. Caranya: Klik pada Panah Merah disudut kanan atas >> klik Instrumen

Sumber Bahan Dan ALat >> klik add >> isikan data >> Klik save untuk menyimpan

data, klik add untuk menambah record data.

(Gbr.76. Instrumen Sumber Bahan Dan Alat)

Berkaitan dengan Sub Modul (7.1.3) Penilaian Berdasarkan Tagihan, (7.1.4) Rapor.

Cetak mengenai kurikulum ( SK, KD, IK, silabus, dll ) terdapat di Modul (99).

Administrator >> (99.1) Cetak >> (99.1.1) Cetak Kurikulum .

(Gbr.77. Out Put Silabus )

(Gbr.78. Cetak SK, KD, IP, dan MP)



53

(Gbr.79. Cetak Instrumen Penilaian)

(Gbr.80. Cetak Strategi Pembelajaran)

V.B.13. Sub Modul (1.1.5.4) Kurikulum Nasional

Pengisian data Standart Kompetensi, Kompetensi Dasar, Indikator Pencapaian dan

seterusnya untuk seluruh mata pelajaran selain mata pelejaran muatan lokal

dilakukan melalui Sub Modul (1.1.5.4) Kurikulum Nasional. Di modul ini telah

disertakan data-data Standart Kompetensi dan Kompetensi Dasar dari seluruh Mata

Pelajaran di Kurikulum KTSP. Untuk melihatnya scroll ke bawah hingga ke bagian

Kurikulum KTSP ( sesuai Kurikulum yang berlaku saat ini).



54

(Gbr.81. Data Silabus Kurikulum KTSP)

Jadi tinggal melanjutkan mengisi data Indikator Pencapaian, Materi Pokok dan

seterusnya beserta aspek penilaiannya untuk seluruh mata pelajaran. Tata cara

pengisian datanya sama seperti cara pengisian data silabus di mata pelajaran

muatan lokal seperti yang telah diuraikan diatas. Data silabus untuk mata pelajaran

Nasional akan dibahas lebih lengkap di BAB X. DATA TRANSAKSIONAL.

V.B.14. Sub Modul (1.2.4.4.1) Jenis Tagihan Penilaian

Berisi macam-macam jenis tagihan penilaian, jika ada jenis tagihan yang ada di

Sekolah tapi belum masuk di dalam daftar maka dapat ditambahkan.

(Gbr.82. Nama Jenis Tagihan)

Sub modul ini berhubungan Sub Modul (7.1.3) Penilaian Berdasarkan Tagihan.



55

V.B.15. Sub Modul (1.2.4.4.2) Bentuk Instrumen Penilaian

Berisi macam-macam bentuk Instrumen Penilaian, jika ada bentuk Intrumen penilaian

yang ada di Sekolah tapi belum masuk di dalam daftar maka dapat ditambahkan.

(Gbr.83. Bentuk Instrumen)

Sub modul ini berhubungan Sub Modul (7.1.3) Penilaian Berdasarkan Tagihan.

V.B.16. Sub Modul (1.2.4.4.3) Sumber Bahan Dan Alat

Berisi macam-macam data Sumber Bahan dan Alat, jika ada Sumber Bahan dan Alat

yang ada di Sekolah tapi belum masuk di dalam daftar maka dapat ditambahkan.

(Gbr.84. Sumber Bahan dan Alat)

V.B.17. Sub Modul (1.2.4.4.4) Nilai Afektif

Diisi dengan data-data nilai afektif yang akan diberikan kepada siswa.

(Gbr.85. Nilai Afektif)

Berkaitan dengan Sub Modul (7.1.4) Rapor.



56

V.B.18. Sub Modul (1.2.4.4.5) Ekstrakurikuler

Diisi dengan data kegiatan Ekstrakurikuler yang dapat diikuti oleh siswa di Sekolah.

(Gbr.86. Kegiatan Ekstrakurikuler)

Berhubungan dengan Sub Modul (7.1.4) Rapor.

V.B.19. Sub Modul (1.2.4.5) Mata Pelajaran UAN

Sub Modul ini berfungsi untuk menetapkan/memilih Mata Pelajaran UAN. Caranya :

Klik Nama Mata Pelajaran >> pilih Ya >> save.

(Gbr.87. Mata Pelajaran UAN)

Berhubungan dengan Sub Modul (7.1.5) UAN.



57

V.B.20. Sub Modul ( 1.2.4.6) Organisasi Sekolah

Diisi dengan Organisasi kesiswaan yang ada di sekolah.

(Gbr.88. Organisasi)

Berhubungan dengan Sub Modul (7.1.4) Rapor.

V.B.21. Sub Modul ( 1.2.4.7) Mata Pelajaran Bahasa Asing

Diisi dengan nama mata pelajaran bahasa asing yang diajarkan di semua tingkat

dan program pengajaran. Secara default telah tersedia 5 (lima) bahasa asing yaitu:

Bahasa Jerman, Bahasa Arab, Bahasa Perancis, Bahasa Mandarin dan Bahasa

Jepang. Jika ada bahasa asing lain yang diajarkan, maka harus di tambahkan,

caranya: Klik judul Sub Modul Mata Pelajaran Diajarkan >> klik add (f5) >> isi

kode (sesuai urutan) >> isi Nama Mata Pelajaran Bahasa Asing (misalnya Bahasa

Korea). Klik save untuk menyimpan data, add untuk menambah record data.

(Gbr.89. Mata Pelajaran Bahasa Asingl)

Berhubungan dengan Sub Modul (1.2.4.8) Matpel Bhs. Asing Perprogram, (1.2.4.9)

Kurikulum Bahasa Asing,(1.3.2.1) Penugasan Guru Mengajar, ( 7.1.3) Penilaian

Berdasarkan Tagihan, (7.1.4) Rapor.



58

V.B.22. Sub Modul (1.2.4.8) Mata Pelajaran Bhs. Asing Per-Program

Penetapan mata pelajaran bahasa asing yang ditambahkan di modul (1.2.4.7) Mata

Pelajaran Bahasa Asing. Contoh: Bahasa Asing yang ditambahkan (Bahasa korea)

diajarkan di Program Pengajaran Umum, Caranya sebagai berikut : Klik Nama

Program – Umum >> Klik judul sub modul Mata Pelajaran Bahasa Asing >> klik

add (f5) >> pilih mata pelajaran Bahasa asing dari daftar >> klik save (f2).

(Gbr.90. Pengaturan Mata Pelajaran Bahasa Asing)

Berhubungan dengan Sub Modul (1.2.4.9) Kurikulum Bahasa Asing, (7.1.3)

Penilaian Berdasarkan Tagihan, (7.1.4) Rapor.

V.B.23. Sub Modul (1.2.4.9) Kurikulum Bahasa Asing

Menetapkan kurikulum dari mata pelajaran bahasa asing yang ditambahkan.

Caranya : Klik Sub Modul (1.2.4.9) Kurikulum Bahasa Asing >> klik add >>

kurikulum – pilih KTSP >> Tingkat Kelas – pilih X >> Program Pengajaran – pilih

Umum >> Mata Pelajaran Diajarkan – pilih Bahasa Korea >> klik save (f2).

Setelah melakukan tiga tahapan diatas yaitu : (1.2.4.7). Mata Pelajaran Bahasa

Asing, (1.2.4.8). Matpel Bhs. Asing Per-Program dan (1.2.4.9). Kurikulum Bahasa

Asing, maka mata pelajaran Bahasa Asing yang ditambahkan akan masuk ke daftar

mata pelajaran diajarkan dan juga di cetak rapor.



59

(Gbr.91. Penetapan Kurikulum Bahasa Asing)

Kemudian diteruskan dengan mengisi data silabus, mulai Standart kompetensi >>

Kompetensi Dasar >> Indikator Pencapaian dan seterusnya.

V.B.24. Sub Modul ( 1.2.5.1) Sanksi

Diisi dengan data jenis sanksi yang diberikan kepada siswa berdasarkan jenis

pelanggaran yang dilakukan.

(Gbr.92. Jenis Sanksi)

Berhubungan dengan Sub Modul (6.2.2) Pelanggaran Siswa

V.B.25. Sub Modul (1.2.6.1) Mata Anggaran

Berisi dengan data mata anggaran yang digunakan di sekolah, baik anggaran dana

masuk maupun anggaran dana keluar. Secara Default semua Mata Anggaran sudah

tercantum di Referensi Tingkat Nasional (1.1.6.4) Mata Anggaran LISM dengan

Status Leaf yang sudah ditetapkan.

(Gbr.93. Mata Anggaran)



60

Jika dirasa perlu untuk menambahkan mata anggaran baru, maka dapat dilakukan di

modul (1.2.6.1) Mata Anggaran dengan kode mengikuti model Hirarki pengkodean

yang sudah ada.

Contoh: Jika ingin menambahkan Mata Anggaran baru untuk jenis Anggaran Dana

Masuk misalnya Dana Operasional yang berasal dari Pemerintah Daerah, maka

caranya sebagai berikut : klik sub modul (1.2.6.1) Mata Anggaran >> klik area

kosong >> Tambah Data >> Yes. Kode diisi dengan 10104 ( 101 = kode anggaran

dana masuk dari Pemerintah Daerah, 04 = Dana Operasional merupakan sub

anggaran yang ke-4 ) >> Aliran Dana dipilih = Masuk >> Status Leaf = tetapkan

Ya >> klik save (f2).

(Gbr.94. Menambah Mata Anggaran)

Berkaitan dengan Sub Modul (8.2.1) Penerimaan Dana, (8.2.2) Pengeluaran Dana.

V.B.26. Sub Modul (1.2.6.2) Jenis Pembayaran Siswa

Diisi data macam-macam jenis pembayaran yang akan dilakukan oleh siswa di semua

Tingkat Kelas dan Program Pengajaran.

(Gbr.95. Jenis Pembayaran)

Berkaitan dengan Sub Modul (1.3.1.3) Iuran Sekolah, (8.1.1) Pembayaran Siswa.



61

BACK UP DATA ke – 2

Setelah menyelesaikan Referensi Tingkat Sekolah maka sebaiknya kembali dibuat back

up data. Buatlah folder baru di dalam folder E:\ BACK UP DATA PAS dengan nama 02.

REF. TINGKAT SEKOLAH. Lakukan proses back up data seperti back up data ke – 1.

(Gbr.96. Back Up ke-2)



62

BAB VI

ENTRI DATA KEPEGAWAIAN

Selanjutnya pengisian data-data kepegawaian, buka modul PAS no. (03.) Administrasi

Kepegawaian. Klik dua kali pada modul (03.) Administrasi Kepegawaian di Dekstop >>

Pengesahan Pemakai >> Pilih Tahun Ajaran – OK >> Pilih Periode Pembelajaran – OK.

Akan ditampilkan Sub Modul yang berkaitan dengan Administrasi Kepegawaian.

(Gbr. 97. Isi modul (0.3) PAS-Administrasi Kepegawaian)

.

Pegawai terdiri dari Guru ( termasuk Kepala Sekolah ) dan Tenaga Administrasi. Aturlah data

Kepegawaian terlebih dahulu, data disusun Kepala Sekolah yang pertama baru Guru yang

lain. Demikian juga Data Tenaga Administrasi, Kepala TU yang pertama dientri. Pengaturan

ini dimaksudkan agar cetak PAS untuk data kepegawaian sudah urut sesuai dengan yang

dikehendaki.

Pengisiann data kepegawaian ke dalam database PAS dapat dilakukan dengan tiga cara :

A. Entri Manual

B. Impor Data

C. Gabungan entri manual dan impor data

Silahkan sekolah memilih cara yang akan dipakai dalam mengisikan data ke

dalam database PAS disesuaikan dengan kondisi di Sekolah.

VI.A. Entri Manual

VI.A.1. Sub Modul (3.1) Pembentukan Data Awal

VI.A.1.1. Sub Modul (3.1.1) Data Awal Guru

Klik Sub Modul (3.1) Pembentukan Data Awal >> (3.1.1) Data Awal Guru. Cara

pengisiannya: Klik pada judul Data Awal Guru >> klik area kosong >> Window

Tambah Data >> klik Yes. Isikan data mulai dari NIP, Nama Guru, dst , Untuk inisial

Guru diisi dengan dua/tiga karakter ( singkatan Nama ). Setelah semua data terisi (

Tulisan warna merah wajib diisi ), kemudian klik save (f2) untuk menyimpan data.

Untuk mengisikan biodata Guru berikutnya (menambah record data), klik add (f5).



63

Entrikan Biodata Kepala Sekolah dahulu baru biodata Guru yang lain sesuai urutan

yang sudah dibuat.

(Gbr.98. Biodata Guru)

Selanjutnya mengisi data-data pendukung Biodata Guru yaitu Data Keluarga,

Pendidikan Formal, Riwayat Pangkat, Riwayat Jabatan, Penataran dan Riwayat

Mengajar.

Keluarga

Untuk mengisi data Keluarga, caranya masuk ke record Biodata Guru yang

bersangkutan ( yang akan diisikan data keluarganya), klik Sub Modul Keluarga >>

klik area kosong >> Window Tambah Data >> klik Yes. Isikan data-data keluarga,

setelah semua kolom terisi ( utamanya yang berwarna merah ), klik save (f2) untuk

menyimpan. Untuk menambah record data klik add ( f5).

(Gbr.99. Data Keluarga Pegawai)

Pendidikan Formal

Isikan riwayat pendidikan mulai pendidikan dasar sampai pendidikan terakhir.

Caranya : klik Sub Modul Pendidikan Formal >> klik area kosong >> Window

Tambah Data >> klik Yes. Isikan data-data Pendidikan Formal, setelah semua kolom

terisi ( utamanya yang berwarna merah ), klik save (f2) untuk menyimpan. Untuk

menambah record data klik add ( f5).



64

(Gbr.100. Data Pendidikan Formal Pegawai)

Riwayat Pangkat

Isikan data mengenai Riwayat Pangkat, minimal yang terakhir. Caranya : klik Sub

Modul Riwayat Pangkat >> klik area kosong >> Window Tambah Data >> klik

Yes. Isikan data Riwayat Pangkat, setelah semua kolom terisi ( utamanya yang

berwarna merah ), klik save (f2) untuk menyimpan. Untuk menambah record data klik

add ( f5).

(Gbr.101. Data Riwayat Pangkat Pegawai)

Setelah Riwayat Pangkat Guru diisi, maka Buku Induk Register Pegawai ( 3.3.2 )

Identitas Guru dapat ditampilkan.

(Gbr.102. Buku Induk Register Pegawai)



65

Apabila Riwayat Pangkat belum diisi maka Sub Modul (3.3.2) Identitas Guru

tidak dapat tampil.

Riwayat Jabatan

Minimal diisi data riwayat jabatan yang terakhir. Caranya : klik Sub Modul Riwayat

Jabatan >> klik area kosong >> Window Tambah Data >> klik Yes. Isikan data

Riwayat Jabatan, setelah semua kolom terisi ( utamanya yang berwarna merah ), klik

save (f2) untuk menyimpan. Untuk menambah record data klik add ( f5).

(Gbr.103. Data Riwayat Jabatan Pegawai)

Jika Riwayat Jabatan Guru sudah diisi, maka Guru tersebut akan masuk dalam

Daftar Guru di ( 3.3.1 ) Daftar Guru.

(Gbr.104. Daftar Guru)

Data Riwayat Jabatan WAJIB untuk diisi, Guru yang riwayat jabatannya belum

diisi keberadaannya belum diakui oleh PAS. Cetak Daftar Guru di Sub Modul

(3.3.1) Daftar Guru tidak tampil.

Untuk riwayat jabatan Kepala Sekolah, Jabatan Pegawai harus dipilih Kepala

Sekolah. Penetapan riwayat jabatan Kepala Sekolah berkaitan dengan

ditampilkannya Identitas Kepala Sekolah di beberapa cetak laporan PAS,

contohnya di cetak LISM Individu Sekolah ( 2.4.1 Individu Sekolah ).



66

(Gbr.105. Identitas Kepala Sekolah di cetak LISM)

Penataran

Diisi dengan data penataran yang pernah diikuti oleh Guru / Kepala Sekolah.

Caranya : klik Sub Modul Penataran >> klik area kosong >> Window Tambah Data

>> klik Yes. Isikan data Penataran yang pernah diikuti, setelah semua kolom terisi (

utamanya yang berwarna merah ), klik save (f2) untuk menyimpan. Untuk menambah

record data klik add ( f5).

(Gbr.106. Data Penataran Pegawai)

Riwayat Mengajar

Diisi data riwayat mengajar dari Guru yang bersangkutan, Caranya : klik Sub Modul

Riwayat Mengajar >> klik area kosong >> Window Tambah Data >> klik Yes. Klik

Mata Pelajaran Diajarkan >> pilih Mata Pelajaran >> isikan data Tahun Mulai

Ajar >> klik save.

(Gbr.107. Data Riwayat Mengajar Pegawai)

Data-data Guru akan menjadi input untuk Sub Modul (1.3.1.5) Rombel, (1.3.2.1)

Penugasan Guru Mengajar, (1.3.2.2) Jadwal Pelajaran. Juga data acuan untuk

laporan PAS : Cetak LISM (2.4.1) Individu Sekolah, (2.4.2) Individu Guru, (2.5)

Cetak Profil Sekolah, (6.3.4) Cetak Rapor dan macam-macam laporan

kepegawaian dalam sub modul (3.3) Cetak Laporan Kepegawaian.



67

VI.A.1.2. Sub Modul (3.1.2) Data Awal Tenaga Administrasi

Klik Sub Modul (3.1) Pembentukan Data Awal >> (3.1.2) Data Awal Tenaga

Administrasi . Cara pengisiannya: Klik pada Data Awal Tenaga Administrasi >>

klik area kosong >> Window Tambah Data >> klik Yes. Isikan data mulai dari NIP,

Nama , dst. Setelah semua data terisi ( Tulisan warna merah wajib diisi ), kemudian

klik save (f2) untuk menyimpan data. Untuk mengisikan biodata Tenaga Administrasi

berikutnya (menambah record data), klik add (f5).

Disarankan isikan dahulu data Kepala TU baru kemudian Tenaga Administrasi yang

lain sesuai urutan.

(Gbr.108. Biodata Tenaga Administrasi)

Untuk pengisian data di sub modul Keluarga, Pendidikan Formal, Riwayat Pangkat,

Riwayat Jabatan dan Penataran untuk Tenaga Administrasi tata caranya sama

dengan pengisian di Data Awal Guru.

Data Tenaga Administrasi akan menjadi data acuan untuk laporan PAS : Cetak

LISM Sub Modul (2.4.1) Individu Sekolah, (2.4.2) Individu Guru, (2.5) Cetak

Profil Sekolah, dan macam-macam laporan kepegawaian dalam sub modul (3.3)

Cetak Laporan Kepegawaian.

VI.A.2. Sub Modul (3.2) Pemeliharaan Data Induk

VI.A.2.1. Sub Modul (3.2.1) Data Guru

Sub modul ini berfungsi untuk mengedit/memperbaiki data-data Guru yang salah

atau berubah, baik biodata guru maupun data-data di sub pendukungnya.



68

VI.A.2.2. Sub Modul (3.2.2) Tenaga Administrasi

Sub modul ini berfungsi untuk mengedit/memperbaiki jika ada data Tenaga

Administrasi yang salah atau berubah, baik biodata Tenaga Administrasi maupun

data-data di sub pendukungnya.

VI.A.2.3. Sub Modul (3.2.3) Guru Aktif

Berfungsi untuk mengubah status keaktifan dari Guru. Tanda ceklist menandakan Guru

aktif. Apabila ada Guru yang pensiun atau pindah maka status keaktifannya yang

di-non aktifkan, caranya : Klik Sub Modul (3.2) Pemeliharaan Data Induk >>

(3.2.3) Guru Aktif. Hilangkan tanda ceklist di field Aktif pada record Guru yang

pensiun/pindah, klik pada cekbox, setelah tanda ceklist hilang >> klik save.

Jadi Guru yang pensiun atau pindah data-datanya masih tetap tersimpan/ada di sub

modul (3.1.1) Data Awal Guru, tetapi sudah tidak lagi aktif di sistem. Hal ini

ditandai dengan hilangnya data guru yang pensiun/pindah data daftar guru di sub

modul (3.3.1) Daftar Guru.

(Gbr.109. Guru Aktif)

VI.A.2.4. Sub Modul (3.2.4) Tenaga Administrasi Aktif

Berfungsi untuk mengubah status keaktifan dari Tenaga Administrasi. Tata cara

menon-aktifkan Tenaga Administrasi sama dengan menon-aktifkan Guru seperti yang

sudah dijelaskan diatas.

VI.A.3. Sub Modul (3.3.8) Pegawai Pensiun

Pegawai yang status keaktifannya di non aktifkan, datanya akan masuk di sub modul

(3.3.8) Pegawai Pensiun.



69

(Gbr.110. Daftar Pegawai Pensiun)

Data Guru yang tersimpan di dalam database PAS tidak dapat dihapus.

Perlakuan untuk Guru yang pensiun/pindah statusnya dinonaktifkan. Guru dengan

Status non aktif, data-datanya tetap ada Sub Modul (3.1.1) Data Awal Guru ,

tetapi di hapus dari daftar Guru di Sub Modul (3.3.1) Daftar Guru .

VI.A.4. Sub Modul (3.4.1) Kebutuhan Guru

Berfungsi mencatat kebutuhan Guru per mata pelajaran. Caranya : Klik Sub Modul

(3.4) Data Lain >> (3.4.1) Kebutuhan Guru >> Klik add >> pilih Mata Pelajaran

>> isikan data Guru Tetap, Guru Tidak Tetap, Kebutuhan Guru >> klik save (f2).

Klik add (f5) untuk menambah record data.

(Gbr.111. Kebutuhan Guru)

Data yang diisikan di Sub Modul ini menjadi input Cetak Laporan Kepegawaian di

Sub Modul (3.3.7) Kebutuhan Guru.



70

(Gbr.112. Laporan Kebutuhan Guru)

Out Put data kepegawaian dapat dilihat di (3.3.5) Rekapitulasi Kepegawaian dan (3.3.6)

Grafik Jumlah Pegawai berikut ini:

(Gbr.113. Macam-macam data Rekapitulasi Kepegawaian)



71

(Gbr.114. Cetak Rekapitulasi Kepegawaian)

(Gbr.115. Cetak Grafik Jumlah Pegawai)



72

Out put data kepegawaian juga berupa Cetak LISM Individu Guru di (2.4.2) Individu Guru.

(Gbr.116. LISM Individu Guru)

VI.B. Impor Data Untuk dapat melakukan impor data kita harus mempunyai data awal dalam file excel (.xls ).

Mekanisme impor pada prinsipnya sama untuk semua jenis data, yaitu:

Menyusun data ke file excel (.xls) dalam format yang disediakan di

aplikasi.

Mengubah data dari file excel (.xls) menjadi data format file CSV(.csv )

Mengimpor file CSV (.csv) ke dalam Database PAS lewat modul (09.) PAS

– Import.

Hampir semua data di Data base PAS dapat diimpor, akan tetapi sebaiknya digunakan

untuk memasukkan data-data yang besar. Untuk data-data yang kecil / sedikit lebih efisien

di entri langsung di aplikasi. Data Guru dan Tenaga Administrasi termasuk data yang besar

karena didalamnya terdiri dari data pokok dan data pendukung.

Di manual ini akan dicontohkan mengimpor Biodata Guru, tahapannya adalah sbb:

VI.B.1. Persiapan impor Data

Untuk memudahkan proses impor, ada beberapa langkah yang perlu dilakukan:

VI.B.1.1. Membuat folder untuk mengolah data.

Buatlah folder baru misal di direktori E:\.. dengan nama PERSIAPAN IMPOR.

Caranya klik kanan pada Start >> klik Explore >> Klik pada DATA (E:\..) >> Klik

File >> New >> klik Folder (beri nama PERSIAPAN IMPOR).



73

(Gbr.117. Membuat Folder Persiapan Impor)

VI.B.1.2. Membuat folder untuk menampung file CSV(.csv) dan excel (.xls)

Di dalam folder PERSIAPAN IMPOR buatlah dua folder dengan nama DATA CSV

dan DATA EXCEL. Membuatnya: Klik pada Folder BACK UP DATA PAS >> Klik File

>> New >> klik Folder ( beri nama DATA CSV), lanjutkan klik File >> New >> klik

Folder ( beri nama DATA EXCEL).

(Gbr.118. Membuat Folder DATA CSV dan DATA EXCEL)

Buat Folder PERSIAPAN IMPOR untuk mengolah

data awal

Dalam folder PERSIAPAN IMPOR buat folder DATA

CSV & DATA EXCEL



74

VI.B.1.3. Meng-copy format impor .

Copylah format impor dari aplikasi sesuai dengan jenis data yang akan diimpor,

dalam manual ini dicontohkan yang akan diimpor adalah Biodata Guru. Langkahnya

sebagai berikut: Klik kanan Start >> klik explore >> klik DEPDIKNAS >> klik Paket

Aplikasi sekolah – SMA >> klik Import >> klik 05. Kepegawaian >> 01. Biodata

Pegawai.xls klik kanan copy.

(Gbr.119. Meng-copy file format impor)

Masukkan ke folder PERSIAPAN IMPOR : Klik DATA (E:\..) >> klik folder

PERSIAPAN IMPOR >> klik DATA EXCEL >> klik kanan paste.

(Gbr.120. Paste File Format Impor ke Folder DATA EXCEL)

Masukkan ke folder DATA EXCEL

Copy format impor untuk Biodata

Pegawai



75

VI.B.1.4. Memasukkan data ke dalam format impor.

Klik 2X pada File 01. Biodata_Pegawai.xls. Isikan data sesuai yang dibutuhkan,

prioritaskan mengisi kolom yang berwarna merah. Isikan data sesuai petunjuk di

template/judul. Proses mengisikan data dapat dengan mengentri langsung ke dalam

format atau mengcopy dari data excel yang sudah ada. Untuk memudahkan

pengisian data, blok satu row dengan warna sebagai penanda ( sebelum data

pertama dan setelah data terakhir ).

(Gbr.121. File Excel Format Impor Biodata Pegawai)

Setelah selesai mengisi data simpanlah file excel ini dan beri identitas yang jelas,

misal Biodata Pegawai – Guru.xls. Klik File >> save.

VI.B.1.5. Mengubah data dari file Excel(.xls) menjadi file CSV(.csv).

Sebelum diubah ke dalam file CSV(.csv) koreksi kembali datanya, pastikan sudah

benar ( pengkodean, format tanggal, jumlah karakter, dll ). Proses mengubah ke file

CSV(.csv) adalah sbb :

Hapuslah template dari format impor

Blok area diatas data kemudian hapus ( delete row ), caranya : Klik pada row diatas

data pertama (pada row yang diberi warna - pada kolom nomor urut/paling kiri)

klik tahan – tarik keatas sampai habis >> klik kanan delete.



76

(Gbr.122. Hapus area di atas data)

Hapus area kosong setelah data terakhir

Blok area setelah data terakhir, kemudian hapus ( delete row ). Caranya : Klik pada

row dibawah data terakhir (pada row yang diberi warna – pada kolom nomor

urut/paling kiri) klik tahan – tarik kebawah ( lebih banyak lebih baik ) >> klik kanan

delete.

(Gbr.123. Hapus Area Dibawah data)

Mengubah ke file CSV(.csv)

Ubah format file ke CSV(.csv) berilah nama yang jelas (misalnya Biodata Pegawai –

Guru.csv ) kemudian simpan di folder DATA CSV. Prosesnya : Setelah hanya tertinggal

data, klik File >> klik save as >> tampil Window Save As ( Save in = pilih – klik

DATA (E:\..) >> klik PERSIAPAN IMPOR >> klik DATA CSV, File name = edit

menjadi Biodata_Pegawai – Guru.csv, Save as type = pilih CSV ( Comma Delimited

) (*.csv)) >> klik save.

Blok area diatas data >> delete

Blok area dibawah data

>> delete



77

(Gbr.124. Ubah ke File CSV)

Setelah klik save, akan muncul konfirmasi berikut ini >> klik OK

(Gbr.125 Konfirmasi)

Kemudian muncul lagi konfirmasi berikut ini >> klik Yes

(Gbr.126. Konfirmasi)

Ubah ke format CSV >> beri nama: Biodata_Pegawai_Guru >> simpan di

folder CSV



78

VI.B.2. PROSES IMPOR

Selanjutnya setelah file CSV (.csv) siap maka proses impor data dapat dilakukan.

Langkah-langkahnya sbb :

Buka modul aplikasi impor

Untuk melakukan impor data buka modul aplikasi PAS no. (09.) PAS – Import.

(Gbr.127. Login PAS-Import)

Cari dan buka file CSV(.csv) yang akan diimpor

Klik box Browse >> Klik box Look In pilih – klik DATA (E:\..) >> klik PERSIAPAN

IMPOR >> klik DATA CSV >> klik Biodata Pegawai – Guru.csv >> klik Open.

(Gbr.128. Buka File CSV)

Browse, arahkan ke file CSV:

Biodata_Pegawai_Guru >> open



79

Impor

Klik Import to >> pilih – klik 05. Kepegawaian >> klik 01. Biodata Pegawai >> klik

Import.

(Gbr.129. Proses Impor)

Impor Selesai

Jika berhasil muncul konfirmasi Data Selesai diimport >> kemudian klik Ok.

(Gbr.130. Konfirmasi Impor Berhasil Dilakukan)

Setelah selesai proses impor kemudian periksalah ke dalam aplikasi PAS, apakah benar

data yang diimpor sudah masuk, Buka Modul (03.) Administrasi Kepegawaian >> (3.1)

Pembentukan Data Awal >> (3.1.1) Data Awal Guru.

Jika impor gagal maka perbaiki kembali data yang masih dalam file excel, karena file

CSV( .csv ) tidak dapat di edit. Setelah diperbaiki ubah kembali dalam format file CSV(.

csv ) kemudian diimpor ulang.

Arahkan ke Kepegawaian >> Biodata Pegawai

>> import



80

Berikut beberapa peringatan gagal impor dan solusinya :

Data tidak valid

Ada data yang formatnya salah, teliti kembali datanya.

Data Ganda

Jika ada peringatan data ganda ada dua kemungkinan, yang pertama NIP Guru

ada yang sama ( kalau Nama boleh sama ), yang kedua di dalam aplikasi PAS sudah

tersimpan data yang sama dengan data yang diimpor. Coba diperiksa kembali.

Masih ada kolom yang belum terisi

Berarti masih ada kolom berwarna merah di format impor yang belum diisi.

Beberapa petunjuk yang harus di perhatikan dalam melakukan proses Impor:

1. Impor data harus dilakukan oleh Administrator.

2. Kunci Keberhasilan impor adalah ketelitian.

3. File impor haruslah disimpan dalam format CSV (.csv), dan berilah identitas

file CSV( .csv ) dengan nama yang jelas untuk menghindari salah ambil file

ketika mengimpor data.

4. Prioritaskan mengisi kolom yang berwarna merah karena wajib diisi. Jika

data belum tersedia isi dahulu dengan karakter, misal tanda hubung (-) agar

tidak terjadi error saat proses impor. Kolom berwarna putih tidak wajib diisi.

5. Dalam pengisian format impor, perhatikan template pada masing – masing

kolom.

6. Baris pertama pada kolom menerangkan tentang nama field, dan baris

kedua menerangkan tentang tipe data dari field.

(Gbr.131. Petunjuk di Template)

7. Tipe data CHAR dan VARCHAR dapat diisi dengan karakter sebanyak nilai

yang terdapat dalam tanda kurung. Misalnya VARCHAR(12) berarti kolom

tersebut dapat diisi maksimum sebanyak 12 karakter.

8. Tipe data TINYINT diisi angka dengan nilai antara -128 s/d 127.

9. Tipe data SMALLINT diisi angka dengan nilai antara -32768 s/d 32767.

10. Tipe data DECIMAL(M,D) diisi angka dengan nilai antara –M sampai dengan

+M, dimana M adalah angka dengan batas jumlah digit adalah 65. D

adalah batas jumlah digit koma yang dapat diberikan. Misalnya,

DECIMAL(8,2) berarti kolom tersebut dapat diisi dengan bilangan apapun

antara -99999999,99 sampai dengan +99999999,99.



81

11. Untuk kolom seperti gambar dibawah ini, data yang harus di isi yaitu kode

dari nilai yang di inginkan. Misalnya, untuk mengisi kolom “kd_gol_darah”

yang di isi bukanlah A, B atau AB melainkan 1 untuk A, 2 untuk B, dan 3 untuk

AB.

(Gbr.132. Pengkodean Data)

12. Kolom dengan dua kode huruf haruslah menggunakan format TEXT.

13. Selain pengisian kolom dengan kode dan text, juga akan ditemui beberapa

kolom yang dapat diisi dengan menggunakan query langsung ke database.

Bentuk kolom ini biasanya bertuliskan “data dapat diimpor dari

NAMA_KOLOM”, dimana NAMA_KOLOM yaitu nama kolom pada database

yang berisi nilai untuk kolom yang bersangkutan, seperti contoh gambar

berikut.

(Gbr.133. Petunjuk Pengisian Data)

14. Perhatikan struktur tanggal, untuk TAHUN menggunakan 4 digit dengan fomat

“M/d/yyyy”, apabila data yang tersedia belum sesuai maka lakukan

penyesuaian. Contoh : 07-Mei-2009, atau 07-05-2009 menjadi

05/07/2009.

15. Setelah semua data diisi, hapuslah template/judul, karena tidak diperlukan

pada saat mengimpor data. Template/judul hanya digunakan sebagai alat

bantu pada saat pengisian data .

16. Ketika melakukan impor data, tutuplah semua aplikasi PAS yang lain ( jika

ada aplikasi PAS yang membuka dapat menyebabkan data yang diimpor

nyasar/hilang



82

VI.C. Gabungan Entri Manual dan Impor Data Mengisikan data Kepegawaian ke database PAS dapat juga dengan memakai dua cara

diatas, jadi ada data yang diimpor dan ada data yang di entrikan. Misalnya Biodata Guru

diimpor sedang data-data pendukungnya seperti Keluarga, Pendidikan formal, Riwayat

Pangkat, dll dientrikan secara manual.

Pengentrian data dapat memanfaatkan jaringan LAN komputer, caranya :

Instal PAS dalam jaringan misal satu Server dengan beberapa Client.

Cetak formulir kosong kepegawaian di Modul (99.) Administrator >> (99.1)

Cetak >> (99.1.3) Cetak Formulir >> (99.1.3.2) Formulir Pegawai.

(Gbr.134. Formulir Biodata Pegawai)

Bagikan formulir kepada para Guru untuk diisi.

Pandulah para Guru untuk mengentrikan sendiri data-datanya ke aplikasi

PAS ( dengan membawa formulir yang telah diisi ) melalui beberapa

komputer client.

BACK UP DATA ke -3 Buatlah folder baru di dalam folder BACK UP DATA PAS dengan nama 03.

KEPEGAWAIAN. Lakukan proses back up data seperti yang diuraikan di awal. Jadi

sampai tahap ini kita sudah memiliki tiga back up data : 01. ADMINISTRASI SEKOLAH,

02. REF. TINGKAT SEKOLAH, 03. KEPEGAWAIAN.




83

BAB VII

ENTRI DATA REFERENSI PERIODIKAL

Data-data Periodikal adalah data Sekolah yang pada periode waktu tertentu akan

mengalami perubahan. Untuk mengisi data periodikal silahkan dibuka kembali modul PAS –

Referensi. Klik 2X di Modul 01 PAS - Referensi >> klik (1.3) Referensi Periodikal. Referensi

Periodikal digolongkan menjadi dua :

Referensi Periodikal Per-Tahun Ajaran

Referensi Periodikal Per-Semester

(Gbr.136. Referensi Periodikal)

VII.A. Sub Modul (1.3.1) Per Tahun Ajaran

Klik Sub Modul (1.3) Referensi Periodikal >> klik (1.3.1) Per Tahun Ajaran

VII.A.1. Sub Modul (1.3.1.1) Agenda Kegiatan Pembelajaran

Mengisikan data tanggal pelaksanaan dari Agenda Kegiatan Pembelajaran. Klik

(1.3.1.1) Agenda Kegiatan Pembelajaran, isikan Tanggal Awal, Tanggal Akhir dan

Keterangan. Agenda Kegiatan Pembelajaran yang tampil adalah data jenis kegiatan

yang diisikan di sub modul (1.2.1.1) Jenis Kalender Akademik.

(Gbr.137. Agenda Kegiatan Pembelajaran)

Cetak Kalender Akademik terdapat di Sub Modul (99.1.2.1) Kalender Akademik.



84

(Gbr.138. Cetak Kalender Akademik)

VII.A.2. Sub Modul (1.3.1.2) Program Pengajaran per Tingkat

Menetapkan program pengajaran dan kurikulum dari masing-masing tingkat kelas.

Caranya : Klik (1.3.1.2) Program Pengajaran Per Tingkat >> klik pada Tingkat

Kelas (dimulai dari Tingkat Kelas X) >> klik Sub Modul Program Pengajaran >>

klik add >> Program Pengajaran pilih - klik Umum >> Kurikulum pilih – klik KTSP

>> klik save untuk menyimpan.

Lanjutkan: Klik Tingkat Kelas XI >> klik Sub Modul Program Pengajaran >> klik add

>> Program Pengajaran pilih - klik IPA >> Kurikulum pilih – klik KTSP >> klik save

, >> klik add >> Program Pengajaran pilih - klik IPS >> Kurikulum pilih – klik KTSP

>> klik save (jika ada Program Pengajaran Bahasa, maka lanjutkan: klik add >>

Program Pengajaran pilih - klik Bahasa >> Kurikulum pilih – klik KTSP >> klik

save). Untuk Tingkat Kelas XII caranya sama dengan penetapan di Tingkat Kelas XI.

(Gbr.139. Penetapan Program Pengajaran Per-Tingkat)



85

Jika Penetapan Program Pengajaran dan kurikulum ini belum dilakukan, maka

pembentukan rombel di Sub Modul (1.3.1.6) Rombel tidak dapat di lakukan

(data Tingkat Kelas kosong ).

VII.A.3. Sub Modul (1.3.1.3) Iuran sekolah

Mengentrikan data jumlah pembayaran dari macam-macam jenis pembayaran siswa.

Caranya : Klik Sub Modul (1.3.1.3) Iuran Sekolah >> klik Tingkat Kelas X/Program

Pengajaran – Umum >> klik Sub Modul Sekolah Iuran >> klik add >> isikan

Jumlah Bayar >> pilih – klik jenis Pembayaran Siswa >> klik save. Klik add untuk

menambah record data. Pengisian data pembayaran untuk Tingkat Kelas dan

Program Pengajaran lainnya, tatacaranya sama seperti yang diuraikan diatas. Data

Jenis Pembayaran Siswa yang tampil adalah data yang diisikan di sub modul

(1.2.6.2) Jenis Pembayaran Siswa

(Gbr.140. Penetapan Iuran Sekolah)

VII.A.4. Sub Modul (1.3.1.4) Penentuan KKM

Menetapkan range nilai di masing-masing tingkat level dari setiap kriteria penentuan

KKM. Klik Sub Modul (1.3.1.4) Penentuan KKM >> klik Kriteria Penentuan KKM –

Intake Siswa >> Klik Sub Modul Range Kriteria >> klik add. Level Kriteria terdiri

dari Rendah, Sedang dan Tinggi, pengisiannya : kodifikasi = no urut >>

Keterangan Level Kriteria = Rendah >> isikan data untuk Nilai Awal >> Nilai

Akhir >> klik save, lanjutkan klik add >> isikan data untuk Level Kriteria Sedang

dan Tinggi.

Penetapan untuk Kriteria Penentuan KKM – Kompleksitas dan Sarana Pendukung,

caranya sama dengan pengisian untuk Intake Siswa.



86

(Gbr.141. Kriteria Penentuan KKM)

VII.A.5. Sub Modul (1.3.1.5) Penetapan KKM

Penetapan SKBM (Standart Ketuntasan Belajar Minimal) per Mata Pelajaran >> KKM

per Standart Kompetensi >> KKM berdasar Kompetensi Dasar >> Indikator

Pencapaian. Secara default untuk semua Mata Pelajaran ditetapkan 65. Untuk

mengubah : Klik Sub Modul (1.3.2.3) Penetapan KKM >> klik Tingkat Kelas X /

Program Pengajaran Umum >> klik Sub Modul KKM berdasar Mata Pelajaran >>

klik pada Nama Mata Pelajaran yang KKM nya akan diubah >> klik KKM

berdasarkan Mata Pelajaran >> edit >> klik save.

Untuk melanjutkan ke penetapan berikutnya (KKM per Standart Kompetensi, KKM

berdasar Kompetensi Dasar, Indikator Pencapaian), klik panah merah di sudut kanan

atas. Penetapan di Tingkat Kelas dan Program Pengajaran lainnya sama seperti yang

diuraikan diatas.

(Gbr.142. Penetapan KKM Mata Pelajaran)

Untuk melanjutkan klik panah merah



87

VII.A.6. Sub Modul (1.3.1.6) Rombel

Menetapkan Wali Kelas dari semua rombel yang ada di Sekolah. Klik Sub Modul

(1.3.1.6) Rombel >> klik Tingkat Kelas X / Program Pengajaran Umum >> klik Sub

Modul Penugasan Guru wali Kelas >> klik add >> isikan No Rombel >> pilih – klik

Ruang Kelas (mulai dari X1) >> pilih – klik Nama Wali Kelas >> klik save.

Lanjutkan : Klik add >> isikan No Rombel >> pilih – klik Ruang Kelas X2 >> pilih –

klik Nama Wali Kelas >> klik save, dst. Penetapan Wali Kelas untuk Tingkat Kelas

dan Program Pengajaran lainnya, tatacaranya sama seperti yang diuraikan diatas.

(Gbr.143. Penugasan Guru Wali Kelas)

Cetak daftar Wali Kelas terdapat di Sub Modul (99.1.2.2) Cetak Daftar Wali Kelas.

(Gbr.144. Cetak Daftar Wali Kelas)



88

VII.B. Sub Modul (1.3.2) Per Semester

Klik Sub Modul (1.3) Referensi Periodikal >> klik (1.3.2) Per Semester

VII.B.1. Sub Modul (1.3.2.1) Penugasan Guru mengajar

Memasukkan data mata pelajaran yang diajarkan oleh masing-masing Guru. Seorang

guru dapat mengajar lebih dari satu mata pelajaran. Klik Sub Modul (1.3.2.1)

Penugasan Guru Mengajar >> klik Nama Pegawai (Nama Guru) >> klik Sub

Modul Penugasan Guru Mengajar >> klik add >> pilih – klik Mata Pelajaran yang

Diajarkan >> klik save. Klik add untuk menambah record data ( jika Guru yang

bersangkutan mengajar lebih dari satu Mata Pelajaran ). Pengisian untuk Guru yang

lainnya tatacaranya sama seperti yang diuraikan diatas.

(Gbr.145. Penugasan Guru Mengajar)

VII.B.2. Sub Modul (1.3.2.2) Jadwal Pelajaran

Memasukkan data jadwal pelajaran dari semua rombel. Klik Sub Modul (1.3.2.2)

Jadwal Pelajaran >> Klik Rombel (mulai dari X1) >> Klik Jadwal Senin >> klik

add >> isikan data, pilih – klik Nama Guru >> pilih – klik Mata Pelajaran Diajarkan

(Mulai Versi 4.019 Mata Pelajaran otomatis ditampilkan setelah klik Nama Guru) >>

pilih – klik Jam >> pilih – klik Ruang Kelas >> klik save. Klik add untuk melanjutkan

ke Jam Pelajaran berikutnya, ulangi langkah mulai memilih Guru. Setelah Jadwal

Pelajaran untuk Hari Senin selesai, lanjutkan ke Hari Selasa dan seterusnya. Pengisian

Jadwal Pelajaran untuk Rombel lainnya tatacaranya sama seperti yang diuraikan

diatas.



89

(Gbr.146. Jadwal Pelajaran)

Setelah pengisian Jadwal Pelajaran selesai, dapat dilihat cetak Daftar Guru

Mengajar di Sub Modul (99.1.2.4) Cetak Daftar Guru Mengajar

(Gbr.147. Cetak Daftar Guru Mengajar)

Juga cetak Jadwal Pelajaran di Sub modul ( 99.1.2.3) Cetak Daftar Pelajaran.



90

(Gbr.148. Cetak Jadwal Pelajaran)

(Gbr.149. Cetak Keterangan Pengkodean)



91

BACK UP DATA ke - 4

Buatlah folder baru di dalam folder BACK UP DATA PAS dengan nama 04. REF.

PERIODIKAL. Lakukan proses back up data seperti yang diuraikan di awal. Jadi sampai

tahap ini sudah dibuat empat back up data : 01. ADMINISTRASI SEKOLAH, 02. REF.

TINGKAT SEKOLAH, 03. KEPEGAWAIAN, 04. REF. PERIODIKAL.




92

BAB VIII

PENERIMAAN SISWA BARU (PSB)

Diawal sebuah Tahun Ajaran, Sekolah akan menyelenggarakan ( PSB ) Penerimaan Siswa

Baru. Di dalam PAS sudah disediakan sebuah sistem pengelolaan penerimaan siswa baru.

Bahkan disediakan layanan SMS Gate Way, yang dapat melayani permintaan beberapa

data berkaitan PSB( Perihal SMS Gate Way akan dibahas di BAB lain ). Untuk menjalankan

PSB silahkan dibuka modul PAS no. (04.) Penerimaan Siswa Baru :

(Gbr.151. Isi Modul (04) PAS-Penerimaan Siswa Baru)

VIII.A. Sub Modul (4.1) Kapasitas Penerimaan

VIII.A.1. Jumlah Pendaftar

Kolom Jumlah Pendaftar tidak perlu diisi, karena otomatis akan terisi ketika calon

siswa sudah dimasukkan.

VIII.A.2. Rencana Penerimaan

Diisi dengan Rencana Penerimaan ( Pagu ) berupa ketetapan Sekolah untuk menerima

siswa baru mengacu pada daya tampung maksimal sekolah.

VIII.A.3. Passing Grade

Passing Grade adalah ketetapan Sekolah mengenai syarat nilai minimum bagi

calon siswa untuk diterima. Passing Grade ini dapat sewaktu-waktu diubah,

selama proses pendaftaran calon siswa belum ditutup.



93

Cara Pengisiannya : Klik pada Sub Modul (4.1) Kapasitas Penerimaan >> klik pada

Kapasitas Penerimaan >> klik add >> isikan Rencana Penerimaan >> isi Nilai –

Passing Grade >> klik save.

(Gbr.152. Kapasitas Penerimaan)

Perhatian : Setelah data-data dimasukkan jangan lupa disimpan ( klik icon save )

VIII.B. Sub Modul (4.2) Pendaftaran Calon Siswa

Di sub modul ini dientrikan biodata dari calon siswa yang mendaftar pada waktu

PSB. Salah satu data yang diisikan adalah asal sekolah SMP dari calon siswa.

Apabila dijumpai nama SMP dari calon siswa belum ada di dalam daftar ( mungkin

SMP baru atau berasal dari luar wilayah ) maka harus kembali ke sub modul

(1.2.3.1) Asal Sekolah Pendaftar untuk menambahkan.

Cara Pengisiannya : Klik Sub Modul (4.2) Pendaftaran Calon Siswa >> Klik pada

Data Calon Siswa >> klik area kosong >> Window Tambah Data >> klik Yes.

Isikan data mulai dari No Pendaftaran, Nama Calon Siswa, dst. Setelah semua data

terisi ( Tulisan warna merah wajib diisi ), kemudian klik save (f2) untuk menyimpan

data. Untuk mengisikan biodata Calon Siswa berikutnya (menambah record data), klik

add (f5).

Data-data di sub modul Data Ayah, Data Ibu, Data Wali dan Riwayat Sakit dapat

dilengkapi di modul ini, atau diisinya nanti setelah calon siswa resmi diterima menjadi

siswa lewat sub modul (5.1.1) Data Awal Siswa Baru.

Berikut adalah contoh pengisian data Calon Siswa Baru.



94

(Gbr.153. Biodata Calon siswa)

VIII.C. Sub modul (4.3) Entri Hasil Test

Beberapa Sekolah menyelenggarakan test sebagai salah satu syarat bagi calon

siswa. Juga mempertimbangkan nilai rapor SMP termasuk prestasi yang pernah diraih

oleh calon siswa. Berarti Sekolah mempunyai formula untuk mengolah nilai hasil test

dengan nilai SKHUN dan hal-hal lain yang dipertimbangkan sehingga menghasilkan

nilai akhir. Nilai akhir inilah yang dimasukkan di sub modul (4.3) Entri Hasil Test.

Kemudian Sekolah menetapkan standart nilai akhir minimal yang diterima, jika

demikian maka pengisian passing grade di sub modul (4.1) Kapasitas Penerimaan

mengacu pada standart nilai akhir ini. Pengisiannya : Klik Sub Modul (4.3) Entri Hasil

test >> klik pada Nilai >> edit >> klik save.

(Gbr.154. Nilai Tes Calon Siswa)



95

Bagi Sekolah yang tidak meyelenggarakan test maka sub modul (4.3) Entri Hasil

Test ini diabaikan.

VIII.D. Sub Modul (4.4) Seleksi Calon Siswa

Setelah proses untuk pendaftaran calon siswa selesai, Sekolah dapat melakukan

seleksi calon siswa. Di sub modul ini akan ditampilkan :

VIII.D.1. Data Kapasitas Penerimaan

Disini ditampilkan jumlah pendaftar, Rencana Penerimaan, Passing Grade dan PSB

Kendali Mutu. Yang harus dilakukan, berilah ceklist pada cekbox PSB Kendali Mutu

kemudian disimpan (klik save). Hal ini dimaksudkan agar sistem memakai passing

grade yang kita tentukan sebagai acuan dalam menyeleksi calon siswa. Apabila

tidak dilakukan maka sistem akan mengambil nilai terendah dari calon siswa yang

mendaftar sebagai passing grade. Setelah proses ini di kolom passing grade yang

tampil adalah nilai calon siswa terendah yang masuk Daftar Calon Siswa Di Atas

Passing Grade.

(Gbr.155. Passing Grade)

Jika acuan Sekolah dalam menerima calon siswa adalah Rencana Penerimaan

(Pagu) dengan mengabaikan Nilai SKHUN / Nilai test siswa, maka cekbox PSB

Kendali Mutu tidak perlu diceklist.

VIII.D.2. Daftar Calon Siswa Di Atas Nilai Passing Grade

Ditampilkan daftar calon siswa yang nilainya di atas passing grade. Calon Siswa

dalam daftar ini tidak otomatis diterima menjadi siswa, yang diterima adalah yang

mendaftar ulang. Daftar ini menjadi acuan sub modul (4.6) Cetak Laporan Calon

Siswa >> (4.6.1) Surat Keterangan Status dan (4.6.2) Di Atas Nilai Passing Grade.



96

(Gbr.156. Daftar Calon Siswa di Atas Nilai Passing Grade)

VIII.D.3. Daftar Calon Siswa Di Bawah Nilai Passing Grade

Ditampilkan daftar calon siswa yang nilainya di bawah passing grade. Calon Siswa

dalam daftar ini dapat diterima menjadi siswa dengan memilih jalur khusus, atau

Sekolah mempunyai pertimbangan tertentu ( misal mempunyai prestasi non akademis,

dll ). Apabila Sekolah memutuskan untuk menerima, caranya dengan mendaftar ulang.

Daftar ini menjadi acuan sub modul (4.6) Cetak Laporan Calon Siswa >> (4.6.3) Di

Bawah Nilai Passing Grade.

(Gbr.157. Daftar Calon Siswa di Bawah Nilai Passing Grade)

Setelah yakin bahwa tidak ada lagi siswa yang mendaftar, maka proses

pendaftaran calon siswa dapat ditutup. Caranya klik tombol “ KRITERIA

PENERIMAAN SISWA BARU DITUTUP “ >> konfirmasi “APAKAH KRITERIA

PENDAFTARAN CALON SISWA BARU AKAN DITUTUP?? >> klik Yes >> konfirmasi

“ANDA YAKIN?? KARENA TIDAK DAPAT LAGI DILAKUKAN PERUBAHAN” >>

klik Yes >> klik save, maka data calon siswa akan masuk ke menu daftar ulang.



97

(Gbr.158. Penutupan Pendaftaran Calon Siswa)



Secara darurat proses yang terlanjur ditutup dapat dibuka kembali melalui modul

(99.) Administrator >> (99.2) Administrator >> (99.2.2) Penerimaan Siswa Baru

>> (99.2.2.1) Buka Pendaftaran. Caranya : klik pada tombol BUKA KEMBALI

SELEKSI PSB >> konfirmasi “APAKAH KRITERIA PENDAFTARAN CALON SISWA

BARU AKAN DIBUKA KEMBALI?? >> klik Yes >> konfirmasi “ANDA YAKIN??

KARENA TIDAK DAPAT LAGI DILAKUKAN PERUBAHAN” >> klik Yes.

(Gbr.161. Membuka Kembali Pendaftaran Calon Siswa)

PERINGATAN : Jangan dilakukan berulang-ulang dapat menyebabkan sistem

error.



98

VIII.E. Sub Modul (4.5) Pendaftaran Ulang Siswa Baru

VIII.E.1. Data Pendaftaran Ulang Siswa Baru

Ditampilkan Data Jumlah Pendaftar, Rencana Penerimaan, Passing Grade.

(Gbr.162. Pendaftaran Ulang)

VIII.E.2. Daftar Calon Siswa Di Atas Nilai Passing Grade

Beri tanda ceklist pada siswa yang daftar ulang dikolom Mendaftar Ulang lalu

disimpan. Klik pada cexbox Mendaftar Ulang >> klik save.

(Gbr.163. Proses Daftar Ulang)

PERHATIAN : Setiap selesai memberi tanda ceklist pada satu calon siswa yang

mendaftar ulang harus langsung disimpan (klik save), baru ke calon siswa

selanjutnya.



99

VIII.E.3. Daftar Calon Siswa Di Bawah Nilai Passing Grade

Bagi Siswa yang memilih jalur khusus (dengan pertimbangan tertentu diterima)

prosesnya sama, berilah ceklist di kolom Mendaftar Ulang kemudian di simpan (klik

save).

(Gbr.164. Proses Daftar Ulang)

Pastikan sudah tidak ada lagi calon siswa yang mendaftar ulang, maka proses

Pendaftaran Ulang Siswa Baru dapat ditutup. Caranya klik tombol “ PENDAFTARAN

ULANG DITUTUP” >> konfirmasi “APAKAH PENDAFTARAN ULANG AKAN

DITUTUP?? >> klik Yes >> konfirmasi “ANDA YAKIN?? KARENA TIDAK DAPAT

LAGI DILAKUKAN PERUBAHAN” >> klik Yes >> klik save “.

(Gbr.165. Pendaftaran Ulang Ditutup)




100


Ketika daftar ulang ditutup maka calon siswa sudah resmi menjadi siswa dan

datanya akan masuk di modul (5.) Administrasi Siswa dan Alumni >> (5.1)

Pembentukan Data Awal >> (5.1.1) Data Awal Siswa Baru.

Secara darurat proses Pendaftaran Ulang yang terlanjur ditutup dapat dibuka

kembali melalui modul (99.) Administrator >> (99.2) Administrator >> (99.2.2)

Penerimaan Siswa Baru >> (99.2.2.2) Buka Daftar Ulang. Caranya : klik pada

tombol BUKA KEMBALI SELEKSI PSB >> konfirmasi “APAKAH PENDAFTARAN

ULANG CALON SISWA BARU AKAN DIBUKA KEMBALI?? >> klik Yes >>

konfirmasi “ANDA YAKIN?? KARENA TIDAK DAPAT LAGI DILAKUKAN

PERUBAHAN” >> klik Yes.

(Gbr.168. Buka Kembali Pendaftaran Ulang)

PERINGATAN : Jangan dilakukan berulang-ulang dapat menyebabkan sistem

error.

Setelah Penerimaan Siswa Baru selesai, dan calon siswa resmi menjadi siswa maka proses

selanjutnya adalah :

Menentukan rombel / kelas

Membuatkan NIS



101

VIII.F. Menentukan Rombel/Kelas

Untuk menentukan rombel/kelas dan membuatkan NIS bagi siswa silahkan di buka modul (06.)

PAS-Administrasi Akademik .

(Gbr.169. Isi Modul (06). PAS-Administrasi Akademik)

VIII.F.1. Sub Modul (6.1) Transaksi Rutin Kesiswaan

VIII.F.1.1. Sub Modul (6.1.2) Penentuan Kelas Siswa Baru

Di sub modul ini akan ditampilkan seluruh siswa baru hasil PSB. Sebelum ditentukan

rombelnya data siswa dapat diatur sesuai keinginan, gunakan menu short / filter.

Acuan dalam menentukan rombel adalah Nama Wali Kelas ( berdasarkan daftar

Wali Kelas di 1.3.1.6 Rombel ).

Langkah menentukan rombel : klik Sub Modul (6.1.2) Penentuan Kelas Siswa Baru

>> klik Nama siswa >> pilih - klik Nama Wali kelas >> klik save.

(Gbr.170. Menetapkan Wali Kelas)

Pastikan seluruh siswa sudah ditentukan rombelnya dan cek kembali apakah

penentuannya sudah benar seperti yang dikehendaki. Bila sudah yakin kemudian >>

klik tombol “Penentuan Kelas selesai” >> konfirmasi “PENENTUAN KELAS

DIAKHIRI DAN TIDAK ADA LAGI PERUBAHAN” >> Klik Yes >> konfirmasi “ANDA

YAKIN?? KARENA TIDAK DAPAT LAGI DILAKUKAN PERUBAHAN” >> klik Yes

>> klik save.

Setelah proses ini seluruh data siswa akan masuk ke rombel masing-masing ( tampilan

hilang ).



102

(Gbr.171. Penentuan Kelas Selesai)

Setelah Penentuan Kelas ditutup apabila ada Penentuan Rombel Siswa yang salah (

harus dipindah), dapat dilakukan melalui modul (99.) Administrator >> (99.2)

Administrator >> (99.2.2) Penerimaan Siswa Baru >> (99.2.2.3) Administrasi

Akademik >> (99.2.3.4) Pindah Kelas. Caranya : klik pada Pindah Kelas >> klik

pada Rombel (tempat record Siswa yang akan dipindah kelas) >> klik pilih

Rombel/Nama Wali Kelas >> klik save. Maka data siswa akan berpindah ke

Rombel yang baru.

(Gbr.172. Pindah Kelas)

VIII.F.1.2. Sub Modul (6.1.5) Penentuan NIS

Di sub modul ini juga ditampilkan seluruh siswa hasil PSB beserta rombel, tingkat

kelas, program pengajaran dan jenis kelamin. Sebelumnya aturlah dahulu data siswa,

misal di urutkan berdasarkan abjad, dll ( gunakan menu short ). Setelah data siswa

tersusun sesuai keinginan, entrikan NIS terendah di baris no.1 (dalam kolom Nomor

Induk) >> klik tombol Urutkan >> konfirmasi “NIS AKAN DIURUTKAN

BERDASARKAN NIS URUTAN PERTAMA?? ANDA YAKIN?? >> klik Yes , maka

akan tersusun NIS secara urut dimulai dari NIS terendah yang dimasukkan tadi.

Kemudian akhiri dengan menyimpan (klik save).



103

(Gbr.173. Penentuan NIS)

Setelah penentuan NIS maka proses PSB telah selesai dan siswa siap mengikuti kegiatan pembelajaran.

Langkah selanjutnya adalah melengkapi data siswa, silahkan di buka modul no.(05).

Administrasi Siswa dan Alumni. Lengkapi biodata siswa, dan data-data pendukungnya.

Pengisian data pendukung berupa Data Ayah, Data Ibu, Data Wali, Data STTB, Data hobi

Seni, Data hobi Olah Raga, Data hobi Organisasi, Data hobi Lain dan Riwayat Sakit akan di

uraikan di BAB IX. ENTRI DATA KESISWAAN )

VIII.G. Out Put PSB

VIII.G.1. Out Put Cetak Laporan

Beberapa cetak laporan yang disediakan berkaitan dengan Penerimaan Siswa Baru.

(Gbr.174. Out Put Terkait PSB)

Isikan NIS terendah >> klik Urutkan >>

Yes



104

(Gbr.175. Macam-macam Cetak Out Put PSB)

VIII.G.2. Out Put Data Statistik PSB.

(Gbr.176. Out Put Grafik Terkait PSB)



105

(Gbr.177. Macam-macam Cetak Out Put Grafik PSB)

(Gbr.178. Macam-macam Cetak Out Put Grafik PSB)



106

BAB IX

ENTRI DATA KESISWAAN

Selain dengan menjalankan proses Penerimaan Siswa Baru (PSB), mengisikan data-data siswa

ke dalam database PAS dapat dilakukan dengan beberapa cara :

Entri Manual

Impor Data

Gabungan Entri Manual dan Impor Data

Silahkan sekolah memilih cara yang akan dipakai dalam mengisikan data ke

dalam database PAS disesuaikan dengan kondisi di Sekolah

IX.A. Entri Manual

Buka Modul no. (05) PAS-Administrasi Siswa dan Alumni.

(Gbr.179. Isi Modul (05). PAS-Administrasi Siswa dan Alumni)

IX.A.1. Sub Modul (5.1) Pembentukan Data Awal

IX.A.1.1. Sub Modul (5.1.1) Data Awal Siswa Baru

Di sub modul ini kita mengentrikan biodata siswa satu persatu, dicontohkan kita

mengisi biodata siswa tingkat X. Klik Sub Modul (5.1) Pembentukan Data Awal >>

(5.1.1) Data Awal Siswa baru >> Klik pada Data Awal Siswa >> klik add. Isikan

data mulai dari No Induk, Nama Siswa, dst, salah satu data yang diisikan adalah

asal SMP dari siswa. Apabila dijumpai bahwa nama SMP dari siswa belum ada di

dalam daftar ( mungkin SMP baru atau berasal dari luar wilayah ) maka harus

kembali ke sub modul (1.2.3.1) Asal Sekolah Pendaftar untuk menambahkan (

proses menambah data SMP sudah dijelaskan ).



107

Perhatian : Modul (5.1.1) Data Awal Siswa Baru hanya untuk mengentrikan

biodata siswa tingkat X saja, sedangkan biodata siswa tingkat XI

dan XII di entri lewat modul (5.1.2) Data Awal Siswa Pindahan.

(Gbr.180. Biodata Siswa)

Setelah semua data terisi ( Tulisan warna merah wajib diisi ), kemudian klik save (f2)

untuk menyimpan data. Untuk mengisikan biodata Siswa berikutnya (menambah

record data), klik add (f5). Lanjutkan mengisi data-data di sub modul Data Ayah,

Data Ibu, Data Wali dan seterusnya sampai dengan Riwayat Sakit.



108

Data Ayah / Data Ibu / Data Wali

Ketiga sub modul ini berisi data-data orang tua/wali. Pengisiannya : Klik Sub Modul

(5.1.1) Data Awal Siswa baru >> Klik pada Data Ayah >> klik add. Isikan data

mulai dari Nama, Tempat/Tanggal Lahir, dst Salah satu data yang diisikan adalah

Pekerjaan, apabila dijumpai bahwa nama pekerjaan yang dikehendaki belum ada

dalam daftar, maka harus kembali ke sub modul (1.2.3.5) Pekerjaan Orang Tua

untuk menambahkan. Lanjutkan mengisi Data Ibu dengan cara yang sama.

(Gbr.181. Data Orang Tua Siswa)

Data STTB

Isikan data nilai STTB dari siswa, Klik Sub Modul Data STTB >> klik add >> pilih –

klik Mata Pelajaran >> isikan data Nilai >> klik save. Klik add untuk menambah

record data.

(Gbr.182. Data STTB Siswa)



109

Data hobi Seni / hobi Olah Raga / hobi Organisasi / hobi lain

Isikan data hobi siswa dari masing-masing kategori. Klik Sub Modul Data Hobi Seni

>> klik add >> pilih – klik Hobi >> klik save. Klik add untuk menambah record data.

Apabila ada macam hobi yang belum ada dalam daftar, maka tambahkan sesuai

kategorinya di sub modul (1.2.3.4) Hobi. Lanjutkan mengisi Hobi Olah Raga, Hobi

Organisasi dan Hobi Lain.

(Gbr.183. Data Hobi Olah Raga Siswa)

Riwayat Sakit

Berisi data riwayat sakit yang pernah diderita oleh siswa. Klik Sub Modul Riwayat

Sakit >> klik add >> isi data pilih – klik Penyakit >> klik save. Klik add untuk

menambah record data Apabila ada penyakit yang belum ada dalam daftar, maka

tambahkan di sub modul (1.2.3.3) Penyakit.

(Gbr. 184. Riwayat Sakit Siswa)

IX.A.2. Sub Modul ( 6.1.2) Penentuan Kelas Siswa Baru

Di sub modul ini akan ditampilkan seluruh data siswa yang dientrikan, sebelum

ditentukan rombelnya data siswa dapat diatur sesuai keinginan, gunakan menu short

/ filter. Acuan dalam menentukan rombel adalah Nama Wali Kelas ( berdasarkan

daftar Wali Kelas di 1.3.1.5 Rombel ). Langkah menentukan rombel : Klik Sub Modul

(6.1.2) Penentuan Kelas Siswa Baru >> klik Nama siswa >> pilih - klik Nama Wali

kelas >> klik save.

(Gbr.185. Penentuan Kelas Siswa Baru)



110

Pastikan seluruh siswa sudah ditentukan rombelnya dan penentuannya sudah benar

seperti yang dikehendaki. Bila sudah yakin kemudian >> klik tombol “Penentuan

Kelas selesai” >> konfirmasi “PENENTUAN KELAS DIAKHIRI DAN TIDAK ADA

LAGI PERUBAHAN” >> Klik Yes >> konfirmasi “ANDA YAKIN?? KARENA TIDAK

DAPAT LAGI DILAKUKAN PERUBAHAN” >> klik Yes >> klik save. Setelah proses

ini seluruh data siswa akan masuk ke rombel masing-masing ( tampilan hilang ).


IX.A.3. Out Put Data Kesiswaan

IX.A.3.1. Out Put Data Cetak

Jika Siswa sudah ditempatkan ke dalam rombelnya, maka out put berupa cetak

daftar siswa di (5.3.1) Daftar Siswa dan Buku induk siswa di (5.3.2) Buku Induk

Siswa dapat ditampilkan.

(Gbr.187. Cetak Daftar Siswa)



111

(Gbr.188. Cetak Buku Induk Siswa)

Demikian juga out put berupa daftar siswa per-kelas di (6.3.1) Cetak Daftar Siswa

Per-kelas dan formulir absensi di (6.3.2) Cetak Formulir Absensi.

(Gbr.189. Cetak Daftar Siswa Per-Kelas)



112

(Gbr.190. Cetak Formulir Absensi)

.

IX.A.3.2. Out Put Data Statistik.

Berikut Ini adalah out put berupa data-data grafik yang berkaitan dengan data Kesiswaan

(Gbr.191. Out Put Data Statistik terkait Kesiswaan)

(Gbr.192. Macam-macam Out Put Cetak Statistik Kesiswaan)



113

(Gbr.193. Macam-macam Out Put Cetak Statistik Kesiswaan)

IX.A.3.3. Out Put Data Rekapitulasi

(Gbr.194. Out Put Rekapitulasi Data Kesiswaan)

(Gbr.195. Macam-macam Cetak Rekapitulasi Data Kesiswaan)



114

(Gbr.196. Macam-macam Cetak Rekapitulasi Data Kesiswaan)

IX.A.3.4. Out Put Data Grafik

(Gbr.197. Out Put Data Grafik Kesiswaan)

(Gbr.198. Grafik Data Kesiswaan)



115

IX.B. IMPOR DATA Data Siswa terdiri dari biodata siswa dan data pendukung ( Data Ayah, Data Ibu, dll ).

Biodata siswa dan data pendukungnya semua dapat diimpor. Apabila data siswa dientri

manual atau hasil dari PSB, membagi rombelnya juga manual lewat Sub Modul (6.1.2)

Penentuan Kelas Siswa Baru. Tetapi bila biodata siswa diimpor maka rombelnya harus

diimpor juga.

Maka dimanual ini akan dicontohkan mengimpor biodata siswa dan penempatan

Rombel/tingkat kelas.

IX.B.1. Persiapan impor Data

Untuk memudahkan proses impor data, maka ada beberapa langkah yang perlu

dilakukan:

IX.B.1.1. Membuat folder untuk mengolah data.

Folder sudah dibuat diawal ( ketika impor Biodata Guru ) di direktori E:\ ..dengan

nama PERSIAPAN IMPOR.

IX.B.1.2. Membuat folder untuk menampung file excel (. xls)

Sudah dibuat dengan nama DATA EXCEL

IX.B.1.3. Membuat folder untuk menampung file (. Csv)

Sudah dibuat dengan nama DATA CSV.

(Gbr.199. Folder Untuk Persiapan Impor)

IX.B.1.4. Meng-copy file format impor dari aplikasi.

Ada dua file yang harus di copy

1. File format impor untuk biodata siswa

Klik kanan Start >> klik explore >> klik Local Disk (C:\..) >> klik DEPDIKNAS >>

klik Paket Aplikasi sekolah – SMA >> klik Import >> klik 06. Kesiswaan >> klik

02. Siswa >> klik 02_01 Biodata Siswa.xls >> klik kanan - copy.



116

(Gbr.200. Copy File Format Impor Untuk Biodata Siswa)



(Gbr.201. Paste File Format Impor ke Folder DATA EXCEL)

2. File format impor untuk penempatan Rombel / Tingkat Kelas

Klik kanan Start >> klik explore >> klik Local Disk (C:\..) >> klik DEPDIKNAS >>

klik Paket Aplikasi sekolah – SMA >> klik Import >> klik 07. Rombongan Belajar

>> klik 04.Tingkat Kelas.xls. >> klik kanan – copy.

Copy format impor untuk Biodata Siswa

Masukkan ke Folder DATA EXCEL



117

(Gbr.202. Copy File Format Impor Untuk Tingkat Kelas)



(Gbr.203. Paste ke Folder DATA EXCEL)

IX.B.1.5. Mengisikan data ke dalam format impor.

Karena data siswa sangat besar, maka untuk memudahkan proses impor biodata

siswa dibagi per tingkat kelas dan dibagi lagi per rombel. Di manual ini akan

dicontohkan mengimpor biodata siswa tingkat X. Isikan data ke dalam format sesuai

petunjuk di template, prioritaskan mengisi kolom yang berwarna merah.

Masukkan ke Folder DATA EXCEL

Copy Format impor untuk Penempatan

Rombel



118

Proses memasukkan data dapat dengan mengentri langsung ke dalam format atau

meng-copy dari data excel yang sudah ada.

1. Biodata Siswa

Di dalam file 02_01 Biodata Siswa.xls, buatlah sheet sejumlah rombel di tingkat

kelas X dan beri nama sesuai nama rombel ( misal X 1, X 2, X 3, dst ). Kemudian copy

format biodata siswa ke semua sheet tadi. Entrikan data-data siswa sesuai rombelnya

masing-masing. Di kolom paling depan ( kolom A ) nis, dan di kolom paling akhir (

kolom AR ) no_induk, Isilah dua kolom ini dengan NIS siswa ( Kolom A dan AR

datanya sama ). Pada contoh dibawah hanya diisi field yasng berwarna merah.

(Gbr.204. Format Impor Biodata Siswa)

Perhatikan field kd_Jenis_Kelamin yang diisikan adalah kode (1=Laki-laki,

2=Perempuan), tanggal_lahir diisi dengan format M/d/yyyy.

(Gbr.205. Pengisian Data Sesuai Petunjuk Di Template)



119

Kd_golongan_darah dan kd_agama juga diisi kode ( sesuai ketentuan ditemplate),

Status_siswa diisi dengan 0, sedang kewarganegaraan diisi WNI atau Indonesia.


Kd_tingkat_kelas , kd_program_pengajaran diisi dengan kode sesuai template.

Sedang field diterima_tanggal diisi dengan tanggal penerimaan siswa baru diawal

Tahun Ajaran berjalan (dalam format M/d/yyyy). Untuk field hubungi dan

tanggung_biaya diisi dengan kode sesuai petunjuk template.

Perhatikan kd_tingkat_kelas, pengisiannya harus benar. Misalnya tingkat kelas X

maka harus diisi 01 (format text), tidak boleh diisi 1. Jika diisi secara manual,

maka dahului dengan tanda petik ( ‘ ), misalnya = ’01 >> enter. Juga field

diterima_tanggal diisi tanggal pada awal Tahun Ajaran yang yang dipilih ( misal

Tahun Ajaran 2009/2010, maka diisi tanggal pada bulan Juli 2009.




120

Setelah selesai mengisi data simpanlah file ini dan beri identitas yang jelas, misal

02_01 Biodata Siswa_Tingkat _X.xls.

(Gbr.208. Simpan File dengan Identitas Jelas)

2. Rombel

Di dalam file 04 Tingkat Kelas.xls, buatlah sheet sejumlah rombel di tingkat kelas X

dan beri nama sesuai nama rombel ( misal X A, X B, X C, dst ). Kemudian copy format

rombel ke semua sheet tadi. Kolom A ( nis ) isikan NIS siswa dari masing-masing

rombel, atau mongcopy NIS yang ada di file 02_01 Biodata Siswa sesuai dengan

rombelnya ( misal X A dapat copy NIS di 02_01 Biodata Siswa_Tingkat X.xls sheet

X A, dst ).

(Gbr. 209. Format Impor Untuk Tingkat Kelas)

Untuk mengisi kolom B, C, D, E dapat mengambil data dari dalam Database sesuai

petunjuk di template “ data dapat diimpor dari T_PEGAWAI_ROMBEL

(Gbr.210. Petunjuk di Template)



121

Langkah mengambil data dari dalam Database adalah sbb:

Yang menggunakan Office 2003 ikuti langkah berikut: Klik Data >> Import

External Data >> klik New Database Query

(Gbr.211. Prosedur Query Data di Office 2003)

Sedang Office 2007 langkahnya sebagai berikut : Klik Data >> From

Other Sources >> From Microsoft Query.

(Gbr.212. Prosedur Query Data di Office 2007)

Pilih – klik pas_sma >> klik Ok

Data >> Import External Data>> New Database

Query

Data >> From Other Sources >>

From Microsoft Query



122

(Gbr.213. Link Ke Database PAS)

Cari – klik (pada tanda +) t_pegawai_rombel

(Gbr.214. t_pegawai_rombel)

Klik KD_TAHUN_AJARAN pindahkan ke kolom Query di kanan ( klik tanda

> ), pindahkan juga KD_TINGKAT_KELAS, KD_PROGRAM_PENGAJARAN

dan KD_ROMBEL >> klik Next



123

(Gbr.215. Query Data)

Akan tampil Query Wizard – Filter Data >> klik Next


Akan tampil Query Wizard – Sort Order >> klik Next



124


Akan tampil Query Wizard – Finish >> klik Finish


Akan tampil window Import Data >> masuklah ke sheet kosong (misal Sheet

2) kemudian tempatkan pointer di cell A1 >> klik OK


Masuk sheet kosong >> letakkan pointer

>> klik OK



125

Maka akan ditampilkan data-data berdasarkan kriteria yang kita inginkan (

ada 4 kriteria ) dari seluruh rombel ( satu baris mewakili satu rombel ).

(Gbr.220. Data Hasil Query)

Langkah selanjutnya copylah data sesuai yang di butuhkan, misal untuk kelas X 1

maka copy data yang mewakili rombel X 1 ( biasanya baris paling atas – cermati

KD _ ROMBEL ).

(Gbr.221. Copy Data Sesuai Yang Dibutuhkan)

Tempatkan data di format rombel masing-masing, maka tinggal di copy ke bawah

sejumlah siswa di rombel itu. Lanjutkan mengisi kolom kd_status_siswa ( isikan 0 ).

(Gbr.222. Tempatkan Data Ke Format Impor)

Ambil data rombel yang mewakili >>

Copy

Tempatkan ke format impor >> Copy ke

bawah



126

Setelah selesai simpanlah file ini, masukkan ke folder DATA EXCEL dan beri identitas

yang jelas, misal 04 Tingkat_Kelas_ X.xls.

(Gbr.223. Simpan Data Dengan Identitas Jelas)

IX.B.1.6. Mengubah file Excel menjadi file CSV(.csv).

Sebelum diubah ke dalam file (.csv) koreksi kembali datanya, pastikan sudah benar (

pengkodean, format tanggal, jumlah karakter, dll ). Proses mengubah ke file (.csv)

dilakukan ditiap sheet di dalam file 02_01 Biodata Siswa_Tingkat X.xls maupun file

04 Tingkat_Kelas_ X.xls. Jadi file 02_01 Biodata Siswa_Tingkat X.xls maupun file

04 Tingkat_Kelas_ X.xls akan menjadi beberapa file CSV( .csv ) sesuai jumlah

sheet/rombel.

Tahapan mengubah menjadi File CSV adalah sbb :

Hapuslah template dari format impor

Blok area diatas data yang pertama kemudian hapus ( delete row ), caranya : Klik

pada row diatas data pertama (pada row yang diberi warna pada kolom nomor)

klik tahan – tarik keatas sampai habis >> klik kanan delete.

(Gbr.224. Hapus Area Diatas Data)

Hapus area kosong setelah data terakhir

Blok area setelah data terakhir, kemudian hapus ( delete row ). caranya : Klik pada

row dibawah data terakhir (pada row yang diberi warna pada kolom

nomor/paling kiri) klik tahan – tarik kebawah (lebih banyak lebih baik) >> klik

kanan delete.

Blok area diatas Data >> Delete



127

(Gbr.225. Hapus Area Dibawah Data)

Mengubah ke file CSV(.csv)

1. Biodata Siswa

Prosesnya : Setelah hanya tertinggal data >> klik File >> save as >> (

save in = PERSIAPAN IMPOR >> DATA CSV, File name =

Biodata_Siswa_XA.csv, Save as type = CSV ( Comma Delimited ) (*.csv))

>> klik save.

(Gbr.226. Mengubah Ke File CSV)

2. Rombel

Prosesnya : Setelah hanya tertinggal data >> klik File >> save as >> (

save in = PERSIAPAN IMPOR >> DATA CSV, File name =

Tingkat_Kelas_XA.csv, Save as type = CSV ( Comma Delimited ) (*.csv))

>> klik save.

Ubah ke Format CSV >> Beri nama:

Biodata_Siswa_... >> simpan di Folder

DATA CSV

Blok area dibawah Data

>> Delete



128

(Gbr.227. Mengubah Ke File CSV)

IX.B.2. PROSES IMPOR Selanjutnya setelah file CSV( .csv) siap maka proses impor data dapat dilakukan.

Agar mudah impor data siswa dilakukan per rombel/kelas. Jadi prosesnya biodata

diimpor dulu kemudian dilanjutkan impor tingkat kelasnya, misal impor biodata siswa

X1 dilanjutkan tingkat kelas X1, demikian seterusnya. Langkah-langkahnya sbb :

Buka modul aplikasi impor

Untuk melakukan impor data buka modul aplikasi PAS no. (09.) PAS – Import.

(Gbr.228. Login PAS-Import)

Cari dan buka file ( .csv) yang akan diimpor

Klik Browse >> E:\ PERSIAPAN IMPOR >> DATA CSV >> Biodata_Siswa_XA.csv

>> Open.

Ubah ke Format CSV >> Beri nama:

Tingkat_Kelas_... >> simpan di Folder

DATA CSV



129

(Gbr.229. Impor Biodata Siswa)

Klik Import to >> klik 06. Kesiswaan >> klik 02. Siswa >> klik 02_01. Biodata

Siswa >> klik Import.

(Gbr.230. Impor Biodata Siswa)

(Gbr.231. Konfirmasi Impor Berhasil)

Jika berhasil maka muncul konfirmasi Data Selesai diimport


Biodata_Siswa_... >> open

Arahkan ke Kesiswaan >>

Biodata Siswa >> Import



130

Lanjutkan klik Browse >> E:\ PERSIAPAN IMPOR >> DATA CSV >>

Tingkat_Kelas_XA.csv >> klik Open.

(Gbr.232. Impor Tingkat Kelas)

Klik Import to >> klik 07. Rombongan Belajar >> klik 04. Tingkat Kelas >> klik

Import.

(Gbr.233. Impor Tingkat Kelas)

Jika berhasil muncul konfirmasi Data Selesai diimport >> klik ok >> kemudian klik

keluar.


Tingkat_Kelas_... >> open

Arahkan ke Rombongan Belajar >> Tingkat Kelas

>> Import



131

(Gbr.234. Konfirmasi Impor Berhasil)

Setelah selesai proses impor, periksalah ke dalam aplikasi PAS di (5.1.1) Data

Awal Siswa Baru, apakah benar data yang diimpor sudah masuk. Jika impor

gagal maka perbaiki kembali data yang masih dalam file excel, karena file (

.csv ) tidak dapat di edit. Setelah diperbaiki ubah kembali dalam format file (.

Csv ) kemudian diimpor ulang.

Berikut beberapa peringatan gagal impor dan solusinya :

Data tidak valid

Ada data yang formatnya salah, teliti kembali datanya.

Data Ganda

Jika ada peringatan data ganda ada dua kemungkinan, yang pertama NIS

Siswa ada yang sama ( kalau Nama boleh sama ), yang kedua di dalam

aplikasi PAS sudah tersimpan data yang sama dengan data yang diimpor.

Coba diperiksa kembali.

Masih ada kolom yang belum terisi

Berarti masih ada kolom berwarna merah di format impor yang belum diisi.

IX.C. GABUNGAN ENTRI MANUAL DAN IMPOR DATA

Memasukkan data Kesiswaan ke database PAS dapat juga dengan memakai dua cara

diatas, jadi ada data yang diimpor dan ada data yang di entrikan. Misalnya Biodata Siswa

diimpor sedang data-data pendukungnya seperti Data Ayah, Data Ibu, dll dientrikan secara

manual.

Pengentrian data dapat memanfaatkan jaringan LAN komputer , caranya :

Instal PAS dalam jaringan misal satu server dengan beberapa client.

Cetak formulir kosong kesiswaan: (99.) Administrator >> (99.1) Cetak >>

(99.1.3) Cetak Formulir >> (99.1.3.5) Formulir Siswa.



132

(Gbr.235. Formulir Biodata Siswa)

Bagikan formulir kepada para Siswa untuk diisi.

Pandulah para Siswa untuk mengentrikan sendiri data-datanya ke aplikasi

PAS ( dengan membawa formulir yang telah diisi ) melalui beberapa

komputer client.

Setelah semua proses selesai, periksalah beberapa cetak laporan mengenai data kesiswaan,

mulai modul (05.) Administrasi Siswa dan Alumni >> (5.3) Cetak Laporan Siswa, juga ada

di modul (06.) Administrasi Akademik >> (6.3) Cetak.

BACK UP DATA ke - 5 Setelah menyelesaikan entri data Siswa baik melalui proses PSB, di entri lewat

Pembentukan Data Awal, maupun diimpor, maka kembali buatlah back up data. Buatlah

back up 05. DATA SISWA. Lakukan proses back up data seperti yang diuraikan di awal.

Jadi selama proses membangun Database PAS minimal dibuat lima kali back up data.

Back up data selanjutnya ketika PAS sudah operasional dapat dilakukan setiap periode

waktu tertentu, misalnya sebulan sekali.

(Gbr.236. Back Up Ke-5)



133

Setelah proses memasukkan data mulai Data Administrasi Sekolah sampai dengan Data Siswa selesai dilakukan maka pada hakekatnya Database PAS telah selesai dibangun. Semua data Referensi dan Data Master telah lengkap. Berarti Database PAS telah siap dioperasikan dengan memasukkan data-data Transaksional sejalan siklus periodikal pembelajaran di Sekolah.

IX.D. Out Put Cetak LISM & Profil Sekolah

Setelah selesai mengisikan data-data Referensi, Data Kepegawaian, Kurikulum sampai

dengan data Kesiswaan, maka out put PAS yang merangkum semua data yang telah diisikan

itu dapat dilihat di cetak LISM di Sub Modul (2.4.1) Individu Sekolah dan di Sub Modul (2.5)

Cetak Profil Sekolah.

(Gbr.237. Cetak LISM Individu Sekolah)



134




135

(Gbr.239. Cetak Profil Sekolah)



136

BAB X

DATA TRANSAKSIONAL

X.A. DATA SILABUS

Mengisikan data-data silabus ( Standart Kompetensi, Kompetensi Dasar, dll ) untuk

semua mata pelajaran diajarkan. Buka Modul (01) PAS-Referensi >> (1.1) Referensi

Tingkat Nasional >> (1.1.5) Akademik >> (1.1.5.4) Kurikulum Nasional.

(Gbr.240. Sub Modul Kurikulum Nasional)

Di modul ini sudah disediakan data Standar Kompetensi dan Kompetensi Dasar untuk

seluruh Mata Pelajaran. Yang diisi adalah data-data di Kurikulum KTSP, maka setelah

modul dibuka scroll ke bawah sampai muncul Kurikulum KTSP.

(Gbr.241. Data Silabus)

Karena Standar Kompetensi dan Kompetensi Dasar telah diisi data, maka tinggal

melanjutkan pengisian ke Indikator Pencapaian, Materi Pokok dan seterusnya beserta

Aspek Penilaiannya. Tatacara pengisiannya tidak berbeda dengan pengisian data

silabus untuk mata pelajaran Mulok (Diuraikan secara lengkap di Sub Modul (1.2.4.3)

Kurikulum Muatan Lokal). Out put data cetak terdapat di Sub Modul (99.1.1) Cetak

Kurikulum.



137

X.B. PERPINDAHAN SISWA

X.B.1 Sub Modul (5.1.2) Data Awal siswa Pindahan

Sub modul ini diisi jika ada siswa pindahan dari sekolah lain. Disini dientrikan biodata

siswa pindahan, salah satu data yang diisi adalah asal SMA dari siswa pindahan.

Apabila dijumpai bahwa nama SMA dari siswa pindahan belum ada di dalam

daftar ( mungkin SMA baru atau berasal dari luar wilayah ) maka harus kembali ke

sub modul (1.2.3.2) Sekolah Setingkat untuk menambahkan. Tata cara pengisian

sama dengan pengisian di Sub Modul (5.1.1) Data Awal siswa Baru.

(Gbr.242. Asal Sekolah Pindahan)

X.B.2 Sub Modul ( 6.1.4) Penentuan Kelas Siswa Pindahan

Ditampilkan data siswa pindahan, tata cara penentuan kelas siswa pindahan sama

dengan penentuan kelas siswa baru di Sub Modul (6.1.2) Penentuan Kelas Siswa

Baru.

(Gbr.243. Penentuan Kelas Siswa Pindahan)



138

X.B.3. Sub Modul (5.2) Pemeliharaan Data Induk

X.B.3.1. Sub Modul ( 5.2.1) Data Siswa

Pemeliharaan Data Induk Siswa berguna untuk merevisi apabila biodata siswa dan

data pendukungnya ada yang salah atau ada data yang berubah. Sub modul yang

ada disini selain data-data pelengkap biodata siswa, juga berisi :

Data Cuti

Untuk mencatat bila ada siswa yang cuti. Cara pengisiannya : klik Sub Modul ( 5.2.1)

Data Siswa >> klik Data Cuti >> klik add. Isikan data mulai Tanggal Cuti, Tanggal

masuk dan Keterangan. Klik save (f2) untuk menyimpan, klik add (f5) untuk


(Gbr.244. Data Cuti)

Data Pindah Sekolah.

Untuk mencatat data siswa yang pindah, meliputi tujuan dan alasan pindah. Klik Sub

Modul Data Pindah Sekolah >> klik add, isikan data. Apabila tujuan SMA siswa

yang pindah belum ada di dalam daftar ( mungkin SMA baru atau berada diluar

wilayah ) maka harus kembali ke sub modul (1.2.3.2) Sekolah Setingkat untuk

menambahkan. Klik save (f2) untuk menyimpan, add (f5) menambah record data.

(Gbr.245. Data Pindah Sekolah)

Cetak daftar siswa pindah dapat dilihat di sub modul (5.3.7) Siswa Pindah Sekolah.

(Gbr.246. Cetak Daftar Siswa Pindah Sekolah)



139

Data Putus sekolah

Untuk mencatat data siswa yang putus sekolah. Klik Sub Modul Data Putus Sekolah

>> klik add >> isikan data Tanggal Keluar dan Alasan Keluar. Klik save (f2) untuk

menyimpan, klik add (f5) untuk menambah record data.

(Gbr.247. Data Putus Sekolah)

Cetak daftar siswa putus sekolah dapat dilihat di sub modul (5.3.6) Siswa Putus

Sekolah.

(Gbr.248. Cetak Daftar Siswa Putus Sekolah)

X.C. PERILAKU SISWA

X.C.1 Sub Modul (6.2.1) Absensi Siswa – Absen harian siswa .

Absensi siswa sehari-hari yang dimasukkan ke aplikasi PAS hanya data siswa yang

tidak masuk saja. Cara Pengisiannya : Klik Sub Modul (6.2.1) Absensi Siswa >>

Klik No. Kelas ( misal X1) >> klik Absensi Siswa >> klik add. Isikan data pilih – klik

Nis >> entri Tanggal >> pilih – klik Status Absen >> isi Keterangan >> klik save.

Klik add untuk menambah record data. Pengisian data Absen untuk Rombel lainnya

tatacaranya sama seperti yang diuraikan diatas.

Data absen selama satu semester akan direkab dan dipakai acuan data absensi

dicetak rapor siswa.



140

(Gbr.249. Absensi Siswa)

Sub modul ini berhubungan dengan (6.1.6) Rekab Absensi Siswa dan (7.1.4) Rapor.

Untuk mengumpulkan data absensi siswa, tersedia cetak formulir absensi siswa di

(6.3.2) Cetak formulir Absensi.

X.C.2 Sub Modul (6.2.2) Pelanggaran siswa .

Diisi data-data pelanggaran siswa terhadap peraturan/tata tertib di sekolah beserta

sanksi yang di berikan. Klik Sub Modul (6.2.2) Pelanggaran Siswa >> klik add. Isikan

data, klik save untuk menyimpan dan klik add untuk menambah record data.

(Gbr.250. Pelanggaran Siswa)

Jika ada siswa yang terkena sanksi Drop Out ( D O ), maka setelah dicatat di sub

modul (6.2.2) Pelanggaran Siswa di teruskan dengan dicatat di (5.2.1)

Pemeliharaan Data Siswa sebagai siswa putus sekolah.



141

Out put berupa Cetak Daftar Pelanggaran Siswa dapat dilihat di sub modul (6.3.6)

Cetak Pelanggaran Siswa.

(Gbr.251. Cetak Daftar Pelanggaran Siswa)

X.D. TRANSAKSI AKADEMIK SISWA

X.D.1 Sub Modul (7.1.1) Penilaian Unjuk Kerja

Sub Modul (7.1.1) Penilaian Unjuk Kerja ini dapat diisi jika data-data silabus

(Standar Kompetensi, Kompetensi Dasar s/d Aspek penilaian ) di sub Modul (1.1.5.4)

Kurikulum Nasional untuk mata pelajaran yang bersangkutan telah diisi. Isian data

dibagi ke dalam 4 sub modul, yaitu : Aspek Penilaian Per Standar Kompetensi, Aspek

Penilaian Per Kompetensi Dasar, Aspek Penilaian Per Indikator Pencapaian dan Aspek

Penilaian Per Materi Pokok.

Cara pengisiannya: Klik Sub Modul (7.1.1) Penilaian Unjuk Kerja >> pilih – klik

pada Tingkat Kelas, Program Pengajaran dan mata pelajaran yang dituju. Maka

data-data aspek penilaian yang diisikan di Sub Modul (1.1.5.4) Kurikulum Nasional

akan ditampilkan di window bawah.

(Gbr.252. Aspek Penilaian per-Standart Kompetensi)

Klik Panah merah untuk melanjutkan



142

Pengisian data dapat dimulai dari Aspek Penialaian Per Standar Kompetensi,

Caranya : Klik Sub Modul Aspek Penilaian Per Standar Kompetensi >> klik panah

merah di sudut kanan atas >> klik Unjuk Kerja Standar Kompetensi >> isikan data.

Klik save untuk menyimpan, klik add untuk menambah record data

(Gbr.253. Unjuk Kerja Standart Kompetensi)

Lanjutkan dengan mengisi Portofolio Standar Kompetensi, Caranya : klik Sub Modul

Portofolio Standar Kompetensi >> klik add >> isikan data. Klik save untuk

menyimpan, klik add untuk menambah record data

(Gbr.254. Portofolio Standart Kompetensi)

Tatacara pengisian data untuk Aspek Penilaian Per Kompetensi Dasar, Aspek

Penilaian Per Indikator Pencapaian dan Aspek Penilaian Per Materi pokok sama

seperti pengisian data di Aspek Penilaian Per Standar Kompetensi yang sudah

dijelaskan diatas.



143

Cetak Portofolio siswa dapat dilihat di Sub Modul (7.2.2) Portofolio Siswa.

(Gbr.255. Cetak Portofolio Siswa)

X.D.2 Sub Modul (7.1.2) Lembar Pengamatan

Berisi data hasil pengamatan dari kepribadian siswa. Cara pengisiannya : Klik Sub

Modul (7.1.2) Lembar Pengamatan >> klik pada Rombel yang dituju >> klik sub

modul Lembar Pengamatan >> klik add >> isikan dengan parameter kepribadian

yang disediakan (Keterbukaan, Ketekunan Belajar, Kerajinan, Tenggang Rasa, dll).

Klik save untuk menyimpan, klik add untuk menambah record data.

(Gbr.256. Lembar Pengamatan)



144

Cetak Lembar Pengamatan dapat dilihat di Sub Modul (7.2.3) Lembar Pengamatan.

(Gbr.257. Cetak Lembar Pengamatan Sikap Siswa)

X.D.3 Sub Modul (7.1.3) Penilaian berdasarkan tagihan

Berisi data nilai siswa dengan macam-macam jenis tagihan dari semua mata

pelajaran yang diajarkan. Cara pengisiannya : Klik Sub Modul (7.1.3) Penilaian

Berdasarkan Tagihan >> klik pada salah satu Rombel (misal X 1) >> Klik Nama

Mata Pelajaran >> klik add. Isikan data : Pada field No induk >> pilih – klik Nama

Siswa >> pilih – klik Jenis Tagihan >> pilih – klik Ranah Penilaian >> entri Nilai

ke >> pilih – klik Status Remidial >> pilih – klik Jenis Nilai >> entrikan data Nilai.

Klik save untuk menyimpan, klik add untuk menambah record data. Pengisian data

Penilaian untuk Rombel lainnya tatacaranya sama seperti yang diuraikan diatas.

(Gbr.258. Penilaian Berdasarkan Tagihan)



145

Semua data nilai siswa yang di entrikan di sub modul ini akan tampil di sub modul

(7.2.4) Daftar Nilai Siswa.

(Gbr.259. Cetak Daftar Nilai Siswa) X.E. TRANSAKSI KEUANGAN

X.E.1 Sub Modul (8.1.1) Pembayaran siswa

Diisi data-data siswa yang mendapatkan keringanan pembayaran. Cara

pengisiannya : Klik Sub Modul (8.1.1) Pembayaran Siswa >> klik pada salah satu

Rombel (misal X 1) >> Klik Keringanan >> Klik add >> isikan data siswa yang

mendapat keringanan. Klik save untuk menyimpan, add untuk menambah record data.

(Gbr.260. Keringanan Pembayaran)

Lanjutkan mengisi data transaksi pembayaran siswa: Klik Pembayaran >> klik add.

Isikan data : Pada field No induk >> pilih – klik Nama Siswa >> pilih – klik

Pembayaran Siswa >> entrikan Tanggal Bayar >> entrikan Jumlah Bayar >> isi

Keterangan. Klik save untuk menyimpan, klik add untuk menambah record data.



146

(Gbr.261. Pembayaran)

Cetak laporan pembayaran siswa ada di sub modul (8.3.1) Laporan Pembayaran

Siswa.

(Gbr. 262. Cetak Laporan Pembayaran Siswa)

X.E.2 Sub Modul (8.2.1) Penerimaan Dana

Diisi data penerimaan dana di Sekolah dari berbagai sumber. Cara pengisiannya:

Klik Sub Modul (8.2.1) Penerimaan Dana >> klik add >> klik – pilih Mata

Anggaran >> entrikan Tanggal >> entrikan Jumlah Uang. Klik save untuk

menyimpan, klik add untuk menambah record data.



147

(Gbr.263. Penerimaan Dana)

X.E.3 Sub Modul (8.2.2) Pengeluaran Dana

Diisi data pengeluaran dana dari Sekolah. Klik Sub Modul (8.2.2) Pengeluaran Dana

>> klik add >> klik – pilih Mata Anggaran >> entrikan Tanggal >> entrikan

Jumlah Uang. Klik save untuk menyimpan, klik add untuk menambah record data.

(Gbr. 264. Pengeluaran Dana)

Data di Modul (8.2.1) Penerimaan Dana dan Modul (8.2.2) Pengeluaran Dana

akan ditampilkan pada cetak LISM di sub Modul (2.4.1) Individu Sekolah poin F.

BIAYA pada periode TAHUN AJARAN BERIKUTNYA / TAHUN AJARAN DEPAN.




148

X.E.4 Sub Modul (8.2.3) Subsidi

Diiisi data – data subsidi yang diterima oleh Sekolah. Klik Sub Modul (8.2.3) Subsidi

>> klik add >> Isikan data. Pilih – klik Jenis Bantuan >> entrikan Tahun >>

entrikan Sumber Bantuan >> entrikan Jumlah Dana >> entrikan Dana Pendamping

(bila ada) >> entrikan Peruntukan Dana. Klik save untuk menyimpan, klik add untuk


(Gbr.266. Subsidi)

Data di sub Modul (8.2.3) Subsidi ditampilkan pada cetak LISM sub Modul (2.4.1)

Individu Sekolah poin H. BANTUAN/BLOCK GRANT/SUBSIDI DAN BEASISWA.

(Gbr.267. Cetak LISM)

X.E.5 Sub Modul (8.2.4) Bea Siswa

Diisi data – data siswa yang mendapatkan beasiswa. Klik Sub Modul (8.2.4) Bea

Siswa >> klik add >> Isikan Data. Pada field No induk Siswa >> pilih – klik Nama

Siswa >> pilih – klik Nama Bea Siswa >> entrikan Keterangan >> entrikan Tahun

Masuk >> entrikan Jumlah Bea Siswa Per Bulan. Klik save untuk menyimpan, klik


(Gbr.268. Bea Siswa)



149

Data Laporan Bea Siswa akan ditampilkan di sub Modul (8.3.2) Laporan Bea Siswa.

(Gbr.269. Cetak Daftar Penerima Beasiswa)



150

BAB XI

SIKLUS PERIODIKAL PEMBELAJARAN

XI.A. AKHIR PERIODE SEMESTER

Selama kegiatan pembelajaran di semester ganjil berlangsung, semua data-data

transaksional dimasukkan sebagaimana di uraikan di BAB V. DATA TRANSAKSIONAL.

Kegiatan Belajar Mengajar di semester ganjil berakhir di tandai dengan dilangsungkannya

ujian semester dan pembagian Rapor. Di semua tingkat kelas ( X, XI, XII ) ada beberapa hal

yang harus dilakukan sebagai berikut :

XI.A.1 Sub Modul (6.1.6) Rekap Absensi Siswa

Di sub modul ini akan ditampilkan data absensi dari seluruh siswa selama satu

semester. Data absen ini harus direkab, sebelumnya periksalah dan pastikan data

absen yang akan direkab sudah benar. Caranya : Klik Sub Modul (6.1.6) Rekap

Absensi Siswa >> box “ Rekap Absensi Siswa “ di ceklist ( Row paling

bawah ) >> konfirmasi “REKAP ABSENSI SISWA AKAN DILAKUKAN ? >> klik Yes.

(Gbr.270. Rekab Absen)

Konfirmasi “ ANDA YAKIN?? KARENA REKAP ABSENSI TIDAK DAPAT

DILAKUKAN LAGI !!! >> klik Yes.

Rekap Absensi Siswa >> Yes



151


Akan ditanyakan tanggal pembagian rapor. Isikan rencana tanggal pembagian

Rapor dengan format BULAN – TANGGAL – TAHUN >> klik Ok..

(Gbr.272. Tanggal Pembagian Rapor)

Muncul konfirmasi Apakah Pengisian Rapor akan dilakukan secara otomastis ?, klik

Yes apabila memilih secara otomastis dan klik No apabila memilih tidak otomatis.

Metodhe pengisian Rapor secara otomatis maupun tidak otomatis akan dijelaskan di

bagian tata cara pengisian Rapor.

(Gbr.273. Pemilihan Methode Pengisian Rapor)

Data absen yang direkap akan otomatis masuk kedalam data absensi masing-masing

siswa di cetak rapor. Apabila setelah direkap ternyata ada data-data absen yang

salah atau akan mengubah methode pengisisan rapor yang sudah dipilih sebelumnya,

maka Administrator dapat membuka kembali Rekap Absensi lewat (99.)

Administrator >> (99.2) Administrator >> (99.2.3) Administrasi Akademik >>

(99.2.3.2) Buka Rekap Absensi.



152

(Gbr.274. Membatalkan Rekab Absen)

XI.A.2 . Sub Modul (7.1.4) Rapor

Setelah absen direkab maka dapat melanjutkan untuk mengisikan data nilai ke

Rapor. Methode pengisian data Rapor ada dua macam yaitu:

XI.A.2.1. Otomatis

Apabila memilih methode pengisian secara otomatis, maka pada waktu tahapan

Rekap Absensi ketika muncul konfirmasi Apakah Pengisian Rapor akan dilakukan

secara otomastis ?, pilih - klik Yes.

(Gbr.275. Konfirmasi )

Selanjutnya untuk mengisikan data Rapor silahkan dibuka sub modul (7.1.4) Rapor.

Akan ditampilkan seluruh rombel beserta wali kelasnya, pilih rombel yang akan diisi

rapornya dari daftar rombel. Klik salah satu Rombel (misal X 1).

Di bagian Catatan dan Absensi rapor ditampilkan data rekap absensi dari siswa

selama satu semester, Isilah kolom Catatan dengan pesan/catatan dari wali kelas

untuk siswa yang bersangkutan yang akan ditampilkan dicetak rapor.

Buka Rekap Absensi Siswa

>> Yes



153

(Gbr.276. Data Rekab Absen Siswa )

Di seluruh mata pelajaran otomatis ditampilkan daftar siswa, kecuali mata pelajaran

Bahasa Asing, Ektrakurikuler dan Organisasi. Jadi tinggal mengisikan data nilai dan

kompetensi.

Isikan nilai rapor dari siswa ke tiap-tiap mata pelajaran. Caranya: Klik pada Mata

Pelajaran tertentu (misal Bahasa Inggris) >> Otomatis akan ditampilkan daftar siswa

dari rombel yang dipilih. Isikan data nilai Kognitif >> Psikomotor >> Afektif >>

kemudian entrikan Kompetensi. Klik save untuk menyimpan, lanjutkan ke siswa yang

lain. Untuk pengisian Mata Pelajaran yang lain, tatacaranya sama seperti yang

diuraikan diatas.

(Gbr.277. Pengisian Nilai dan Kompetensi)



154

XI.A.2.2. Tidak Otomatis.

Apabila memilih methode pengisian tidak secara otomatis, maka pada waktu

tahapan Rekap Absensi ketika muncul konfirmasi Apakah Pengisian Rapor akan

dilakukan secara otomastis ?, pilih - klik No.


Dengan methode pengisian tidak otomatis, pengisian data-data nilai pada sebagian

besar mata pelajaran tidak dapat dilakukan lewat aplikasi karena menu untuk

editing data menjadi tidak aktif. Untuk melihatnya buka sub modul (7.1.4) Rapor.

(Gbr.279. Data Rekab Absen Siswa)

Pada methode ini pengisian data Rapor adalah gabungan dua model pengisian

data , yaitu dengan cara manual (entry data) dan dengan cara Impor.

Menu editing data tidak aktif



155

A. Manual

Ada beberapa bagian Rapor yang pengisiannya dapat menggunakan cara manual

(entry data):

Catatan dan Absensi rapor

Ditampilkan data rekap absensi dari siswa selama satu semester, Isilah kolom Catatan

dengan pesan/catatan dari wali kelas untuk siswa yang bersangkutan yang akan

ditampilkan dicetak rapor.

(Gbr.280. Catatan dan Absensi Rapor)

Bahasa Asing

Pengisian data nilai untuk Bahasa Asing dengan cara manual. Klik Bahasa Asing >>

klik add. Isikan data : Pada field No induk >> pilih – klik Nama Siswa >> pilih –

klik Mata Pelajaran Diajarkan >> entri nilai Kognitif >> entri Nilai Psikomotor >>

pilih – klik Afektif >> entri Kompetensi. Klik save untuk menyimpan, klik add untuk


(Gbr.281. Bahasa Asing)



156

Pengisian data Bahasa Asing juga dapat dilakukan dengan cara impor data

(dijelaskan di bagian B. Impor)

Muatan Lokal

Cara Pengisiannya, Klik Muatan Lokal >> klik add. Isikan data : Pada field No

induk >> pilih – klik Nama Siswa >> pilih – klik Mata Pelajaran Diajarkan >> entri

nilai Kognitif >> entri Nilai Psikomotor >> pilih – klik Afektif >> entri Kompetensi.

Klik save untuk menyimpan, klik add untuk menambah record data.

(Gbr.282. Muatan Lokal)

Pengisian data Muatan Lokal juga dapat dilakukan dengan cara impor data


Ekstrakurikuler

Klik Ekstrakurikuler >> klik add. Isikan data : Pada field No induk >> pilih – klik

Nama Siswa >> pilih – klik Ekstrakurukuler >> entri Keterangan. Apabila siswa

mengikuti lebih dari satu jenis Kegiatan Ekstrakurikuler, maka tambahkan di record

berikutnya. Klik save untuk menyimpan, klik add untuk menambah record data.

(Gbr.283. Ekstrakurikuler)



157

Pengisian data Ekstrakurikuler juga dapat dilakukan dengan cara impor data


Organisasi

Diisi dengan data-data siswa yang aktif dalam kepengurusan organisasi di sekolah.

Cara Pengisiannya, Klik Organisasi >> klik add. Isikan data : Pada field No induk

>> pilih – klik Nama Siswa >> pilih – klik Organisasi >> entri Keterangan. Klik

save untuk menyimpan, klik add untuk menambah record data.

(Gbr.284. Organisasi)

B. Impor

Pengisian data-data penilaian untuk mata pelajaran yang lain, dilakukan dengan

cara impor. Impor data Rapor di bagi ke dalam tiga bagian/tahap.

Nilai Rapor

Copy file format impor untuk impor nilai Rapor di Depdiknas >> Paket Aplikasi

Sekolah – SMA >> Import >> 09. Penilaian >> 06_Nilai_Rapor. Isikan data sesuai

petunjuk di template.

(Gbr.285. Format Impor untuk Nilai Rapor)



158

(Gbr.286. Lanjutan Format Impor Untuk Nilai Rapor)

Setelah diisi lanjutkan dengan mengubah ke dalam format CSV, dan diimpor lewat

modul 09. PAS-Import.

Nilai Kepribadian


Sekolah – SMA >> Import >> 09. Penilaian >> 07_Nilai_Kepribadian. Isikan data

sesuai petunjuk di template.

(Gbr.287. Format impor untuk Nilai Kepribadian)



159

(Gbr.288. Lanjutan Format Impor untuk Nilai Kepribadian)

Setelah diisi lanjutkan dengan mengubah ke dalam format CSV, dan diimpor lewat

modul 09. PAS-Import.

Nilai Ekstrakurikuler


Sekolah – SMA >> Import >> 09. Penilaian >> 08_Nilai_Ekstrakurikuler. Isikan

data sesuai petunjuk di template.

(Gbr.289. Format Impor untuk Nilai Ekstrakurikuler)



160

(Gbr.290. Lanjutan Format Impor untuk Nilai Ekstrakurikuler)

XI.A.3 Sub Modul (6.3.4) Cetak rapor

Setelah pengisian data-data nilai Rapor dan kompetensi siswa selesai, maka akan

dihasilkan cetak rapor.

(Gbr.291. Cetak Rapor)



161

(Gbr.292. Lanjutan Cetak Rapor)

XI.B. AWAL PERIODE SEMESTER

Di awal semester Genap ada beberapa referensi yang harus dikoreksi/diisi karena data-

data didalamnya mungkin mengalami perubahan. Tabel referensi itu adalah : (1.3.2)

Referensi Periodikal Per semester > ( Penugasan Guru Mengajar, Jadwal Pelajaran ).



162

(Gbr.293. Referensi Periodikal Per Semester)

Selama kegiatan pembelajaran di semester genap berlangsung, isikan data-data

transaksional sebagaimana di uraikan di BAB V. DATA TRANSAKSIONAL.

XI.C. AKHIR PERIODE TAHUNAN

Kegiatan Belajar Mengajar di semester genap berakhir di tandai dengan dilangsungkannya

ujian semester dan ujian nasional bagi siswa tingkat kelas XII. Di akhir Semester Genap yang

berarti juga akhir Tahun Ajaran ada beberapa hal yang harus dilakukan sebagai berikut :

XI.C.1. Sub Modul (6.1.6) Rekab Absensi Siswa

Lakukan tahapan rekab absensi, tata cara rekab absensi sama seperti rekab abseni

di semester ganjil yang telah diuraikan diatas.

XI.C.2. Pendaftaran Peserta UAN di Sub Modul (6.1.7) Kenaikan Kelas

Untuk melakukan proses pendaftaran peserta UAN bagi siswa tingkat XII ada di sub

modul (6.1.7) Kenaikan Kelas di sub Penentuan Peserta UAN. Buka Sub Modul

(6.1.7) Kenaikan Kelas >> Klik pada tingkat XII (missal XII IPA 1) >> Klik pada

Sub Penentuan Peserta UAN >> klik (ceklistt) pada box Peserta EBTA/UAN >> isi

No EBTA/UAN >> klik save, lanjutkan ke siswa yang lain.

(Gbr.294. Penentuan Peserta UAN)



163

Out Put berupa cetak Daftar Peserta Ujian Nasional dapat dilihat di sub modul

(6.3.3) Cetak Peserta UAN.

(Gbr.295. Cetak Daftar Peserta UAN)

XI.C.3. Sub Modul (7.1.5) UAN

Setelah didaftarkan kemudian siswa akan mengikuti Ujian Akhir Nasional (UAN),

maka siswa akan mendapatkan nilai UAN. Untuk mengentrikan nilai UAN buka di sub

modul (7.1.5) UAN.

Cara pengisiannya : Klik Sub Modul (7.1.5) UAN >> klik pada salah satu Rombel

(misalnya XII IPA 1) >> Klik Nama Mata Pelajaran >> klik add. Isikan data : Pada

field No induk >> pilih – klik Nama Siswa >> entrikan data Nilai ( hati-hati range

nilai UAN adalah 0 – 10 ) >> isi Keterangan. Klik save untuk menyimpan, klik add

untuk menambah record data.



164

(Gbr.296. Nilai UAN)

Data Statistic nilai rata-rata UAN siswa dari Tahun Ajaran sebelumnya dapat dilihat

di sub modul (7.2.5) Statistik Nila Rata-rata UAN Siswa ( data statistic ini akan

tampil jika PAS sudah dijalankan lebih dari satu tahun ajaran).

(Gbr.297. Statistik Nilai Rata-rata UN)

XI.C.4. Sub Modul (7.1.4) Rapor

Mengisikan data nilai Rapor Semester Genap. Methode pengisian nilai Rapor

tatacaranya sama dengan methode pengisian rapor di Semester Ganjil seperti yang

telah diuraikan diatas.



165

XI.C.5. Sub Modul (7.1.6) STTB

Mengisikan data nilai STTB untuk siswa kelas XII. Caranya: Klik Sub Modul (7.1.6)

STTB >> klik pada salah satu Rombel ( Tingkat XII ) >> klik pada Mata Pelajaran

(misal Agama) >> klik add. Isikan data: Pada field No induk Siswa >> pilih – klik

Nama Siswa >> Pilih – klik Mata Pelajaran Diajarkan >> entri Nilai. Klik save untuk

menyimpan, klik add untuk menambah record data. Pengisian untuk Mata Pelajaran

yang lain, caranya sama seperti yang diuraikan diatas.

(Gbr.298. Nilai STTB)

XI.C.6. Sub Modul (6.1.7) Kenaikan kelas

XI.C.6.1. Proses menaikan kelas untuk siswa kelas X dan XI.

Caranya: Klik Sub Modul (6.1.7) Kenaikan Kelas >> klik pada salah satu Rombel

(misal X 1) >> Klik Kenaikan Siswa >> pilih Ya jika Naik Kelas atau pilih Tidak

jika tidak naik kelas >> klik save.

(Gbr.299. Kenaikan Kelas)



166

Setelah proses penentuan Ya/Tidak (naik/tidak naik) selesai, teruskan dengan meng-

klik tombol Tutup Tahun Ajaran >> konfirmasi AKAN MENUTUP TAHUN AJARAN

?? >> klik Yes >> konfirmasi ANDA YAKIN?? KARENA TIDAK DAPAT LAGI

DILAKUKAN PERUBAHAN !! >> Klik Yes.

(Gbr.300. Tutup Tahun Ajaran)

Secara darurat proses naik kelas yang terlanjur ditutup dapat dibuka kembali lewat

Modul ( 99.2.3.3) Buka Naik Kelas. Klik pada cekbox Buka Tahun Ajaran >>

Konfirmasi Akan Membuka Tahun Ajaran ?? >> klik Yes >> konfirmasi ANDA

YAKIN?? KARENA TIDAK DAPAT LAGI DILAKUKAN PERUBAHAN !! >> Klik Yes.

(Gbr.301. Membuka Tahun Ajaran)

Tutup Tahun Ajaran >> Yes

Buka Tahun Ajaran >> Yes



167

XI.C.6.2. Proses kelulusan siswa kelas XII

Caranya: Klik Sub Modul (6.1.7) Kenaikan Kelas >> klik pada salah satu Rombel

(misal XII IPA 1) >> Klik Kenaikan Siswa >> pilih Ya jika Lulus atau pilih Tidak jika

tidak Lulus >> isikan No Ijazah >> klik save.

(Gbr.302. Kelulusan)

Setelah proses penentuan Ya/Tidak (lulus/tidak lulus) selesai, teruskan dengan meng-

klik tombol Tutup Tahun Ajaran >> konfirmasi AKAN MENUTUP TAHUN AJARAN

?? >> klik Yes >> konfirmasi ANDA YAKIN?? KARENA TIDAK DAPAT LAGI

DILAKUKAN PERUBAHAN !! >> Klik Yes.

(Gbr.303. Tutup Tahun Ajaran)

Tutup Tahun Ajaran >> Yes



168

Secara darurat proses naik kelas yang terlanjur ditutup dapat dibuka kembali lewat

Modul ( 99.2.3.3) Buka Naik Kelas. Klik pada cekbox Buka Tahun Ajaran >>

Konfirmasi Akan Membuka Tahun Ajaran ?? >> klik Yes >> konfirmasi ANDA

YAKIN?? KARENA TIDAK DAPAT LAGI DILAKUKAN PERUBAHAN !! >> Klik Yes.

XI.C.7. Sub Modul (5.2.2) Data Alumni

Data siswa tingkat XII yang telah lulus dapat dilihat di sub modul (5.2.2) Data

Alumni. Di modul ini dapat dilakukan pencatatan status siswa setelah lulus, baik yang

melanjutkan ke Perguruan Tinggi maupun yang langsung bekerja.

(Gbr.304. Data Alumni)

Out Put berupa Cetak Daftar Alumni dapat dilihat di sub modul (6.3.5) Cetak Daftar

Alumni.

(Gbr.305. Cetak Daftar Alumni)



169

XI.C.8. Sub Modul (8.4) Tutup Anggaran

Setelah semua rangkaian proses mengenai UAN, Rapor, Kenaikan Kelas, maupun Kelulusan

di lakukan, maka tahapan terakhir yang harus dilakukan sebelum masuk ke Tahun Ajaran Baru

adalah melakukan Tutup Anggaran. Tutup Anggaran wajib dilakukan agar Tahun Ajaran

dapat dinaikan ke Tahun Ajaran berikutnya. Buka Sub modul (8.4) Tutup Anggaran >> klik

tombol Tutup Anggaran >> konfirmasi Anda yakin akan menutup transaksi keuangan ?

>> Klik Yes >> Informasi Tutup Anggaran Berhasil Dilakukan >> klik OK.

(Gbr.306. Tutup Anggaran)

Proses Tutup Anggaran yang sudah dilakukan dapat dibuka kembali di sub modul (99.2.4.1)

Buka Aggaran.

XI.D. AWAL PERIODE TAHUNAN

Di awal Tahun Ajaran ada beberapa data di beberapa modul yang harus dikoreksi/diisi

karena data- data didalamnya mungkin mengalami perubahan.

XI.D.1 Modul (02) PAS-Administrasi Sekolah

Lakukan pemeriksaan data di sub modul (2.1) Pembentukan Identitas Sekolah,

apakah di Tahun Ajaran sekarang ada data yang harus di ubah / sesuaikan. Jika

ada Lakukan koreksi lewat sub modul (2.2) Pemeliharaan Identitas Sekolah.

Selanjutnya lakukan pemeriksaan menyeluruh data-data fasilitas sekolah di sub modul

(2.3) Fasilitas Sekolah.



170

(Gbr.307. PAS-Administrasi Sekolah)

XI.D.2 Sub Modul (1.2) Referensi Tingkat Sekolah

Lakukan pemeriksaan dan pengisian/penyesuaian terhadap data-data didalam Sub

Modul (1.2) Referensi Tingkat Sekolah secara keseluruhan.

(Gbr.308. Referensi Tingkat Sekolah)

XI.D.3 Sub Modul (1.3) Referensi periodikal

Lakukan pemeriksaan juga terhadap data-data didalam Sub Modul (1.3) Referensi

Periodikal, baik Per Tahun Ajaran maupun Per Semester.

XI.D.3.1. Sub Modul (1.3.1) Per Tahun Ajaran


Modul (1.3) Referensi Periodikal >> (1.3.1) Per Tahun Ajaran .

(Gbr.309. Referensi Periodikal Per-Tahun Ajaran)



171

Sub Modul (1.3.1.2) Program Pengajaran per Tingkat dan Sub Modul (1.3.1.6)

Rombel harus segera diisi/ditetapkan. Jika dua sub modul ini belum

diisi/ditetapkan, maka proses penjurusan di sub modul (6.1.1) Penentuan

Jurusan dan proses penempatan rombel di sub modul (6.1.2) Penentuan Kelas

siswa Baru maupun sub modul (6.1.3) Penentuan Kelas Siswa Lama tidak

dapat dilakukan.

XI.D.3.2. Sub Modul (1.3.2) Per Semester


Modul (1.3) Referensi Periodikal >> (1.3.2) Per Semester.

(Gbr.310. Referensi Periodikal Per-Semester)

Setelah menyelesaikan pemeriksaan dan pengisian/penetapan data-data Identitas Sekolah

dan data Referensi, maka tahapan proses dalam siklus periodikal pembelajaran dapat

dilanjutkan.

XI.D.4. Modul (04) Menjalankan proses PSB

Jalankan proses Penerimaan Siswa Baru (PSB) di Tahun Ajaran baru ini. Tahapan

dalam menjalankan proses PSB telah diuraikan di BAB VIII Penerimaan Siswa Baru.

(Gbr.311. PAS-Penerimaan Siswa Baru)



172

XI.D.5. Sub Modul (6.1.1) Penentuan Jurusan

Menetapkan jurusan untuk siswa tingkat XI. Caranya: Klik Sub Modul (6.1.1)

Penentuan Jurusan >> pada field Program Pengajaran pilih – klik Program

Pengajaran (IPA/IPS/BAHASA) >> Pastikan seluruh siswa sudah ditentukan

jurusannya dan cek kembali apakah penentuannya sudah benar seperti yang

dikehendaki. Bila sudah yakin kemudian >> klik save (tampilan data akan hilang).

.

(Gbr.312. Penentuan Jurusan)

Setelah Penentuan jurusan ditutup apabila ada Penentuan Jurusan Siswa yang salah (

harus dipindah), dapat dilakukan melalui modul (99.2.3.1) Ubah Program

Pengajaran. Caranya : klik pada record Siswa yang akan dipindah jurusannya >>

>> klik save. Maka data siswa akan berpindah ke Jurusan yang baru.

(Gbr.313. Pindah Program Pengajaran)



173

XI.D.6. Sub Modul (6.1.3) Penentuan kelas siswa lama

Menentukan kelas/rombel untuk siswa kelas XI dan XII hasil dari proses kenaikan

kelas. Langkah menentukan rombel : klik Sub Modul (6.1.3) Penentuan Kelas Siswa

Lama >> Klik Tingkat Kelas/Program Pengajaran (misal XI IPA) >> pilih - klik

Nama Wali kelas >> klik save.

(Gbr.314. Penentuan Kelas Siswa Lama)

Pastikan seluruh siswa sudah ditentukan rombelnya dan cek kembali apakah

penentuannya sudah benar seperti yang dikehendaki. Bila sudah yakin kemudian >>

klik tombol “Penentuan Kelas selesai” >> konfirmasi “PENENTUAN KELAS

DIAKHIRI DAN TIDAK ADA LAGI PERUBAHAN” >> Klik Yes >> konfirmasi “ANDA

YAKIN?? KARENA TIDAK DAPAT LAGI DILAKUKAN PERUBAHAN” >> klik Yes

>> klik save. Setelah proses ini seluruh data siswa akan masuk ke rombel masing-

masing ( tampilan hilang ).


Penentuan Kelas Selesai >> Yes



174

Setelah Penentuan Kelas ditutup apabila ada Penentuan Rombel Siswa yang salah (

harus dipindah), dapat dilakukan melalui modul (99.2.3.4) Pindah Kelas

XI.D.7. Sub Modul (6.1.2) Penentuan kelas siswa baru

Lakukan penentuan kelas/rombel untuk siswa baru hasil PSB. Tahapannya seperti

telah diuraikan di BAB VIII Penerimaan Siswa Baru.

XI.D.8. Sub Modul (6.1.5) Penentuan NIS

Menentukan NIS untuk siswa baru hasil PSB. Tata caranya seperti yang telah

diuraikan di BAB VIII Penerimaan Siswa Baru.

Setelah semua tahapan dilakukan, maka PAS sudah siap untuk dioperasionalkan kembali

di Tahun Ajaran Baru. Maka kembali mengisikan data-data transaksional sebagaimana

telah diuaraikan di BAB X. DATA TRANSAKSIONAL. Selanjutnya kegiatan akan

berulang ke BAB IX.A. AKHIR PERIODE SEMESTER.



175

BAB XII

SETTING APLIKASI PAS - SMS

Salah satu keunggulan Program PAS adalah adanya teknologi SMS – Gateway. Dengan

teknologi ini memungkinkan beberapa data didalam Database PAS dapat diakses dengan

sarana SMS. Berikut ini akan diuraikan langkah-langkah untuk menjalankan aplikasi PAS -

SMS .

XII.A. PERSIAPAN HARD WARE

Siapkan alat yang akan difungsikan sebagai modem untuk aplikasi PAS – SMS. Alat ini dapat

berupa Handphone atau modem GSM. Handphone dan modem GSM yang dapat dipakai

terbatas pada merk dan type tertentu. Handphone dengan sistem operasi symbian tidak

compatible difungsikan sebagai modem PAS – SMS.

Di manual ini akan dicontohkan setting PAS – SMS dengan modem berupa Handphone merk

Sony Ericsson type K 510 i ( Sony Ericsson seri K dan seri Z dapat dipakai ) dengan media

komunikasi data memakai kabel data. Jadi yang perlu disiapkan meliputi:

Pesawat Handphone

Kartu chip GSM ( Operator GSM bebas )

Driver handphone

Kabel data

XII.B. INSTALASI DRIVER HANDPHONE

Agar Handphone dikenali dan dapat berkomunikasi dengan komputer maka driver dari

Handphone harus diinstal di komputer. Installah Driver Handphone dikomputer Server PAS.

Ikuti petunjuk langkah-langkah penginstallannya ( tiap merk berbeda ).

XII.C. PEMERIKSAAN KONEKSI

Setelah driver Handphone diinstal, langkah selanjutnya adalah melakukan pemeriksaan

koneksi antara Handphone dan komputer.

XII.C.1 Pemeriksaan COM Address dan Baud rate

Pemeriksaan ini dapat dilakukan dengan beberapa cara. Salah satu cara adalah sbb

:



176

Buka Control Panel >> klik “Sistem”

(Gbr. 316. Control Panel – Sistem)

Tampil Window “Sistem Properties” >> klik “Hardware” >> klik “Device

Manager”.

(Gbr.317. Device Manager)



177

Tampil window “Device Manager” >> klik “modem” >> klik kanan pada

“Sony Ericsson K510 USB WMC Data Modem >> klik “properties”.

(Gbr.318. Device Manager)

Tampil window “Sony Ericsson K510 USB WMC Data Modem >> klik

“modem”.

(Gbr.319. Modem Propertis)



178

Catat Port : COM …..? Dan Maximum Port Speed: …..?

( dalam contoh Port: COM 33, Maximum Port Speed : 115200 )

Klik “Ok” dan tutup window “Device Manager”.

XII.C.2. Pemeriksaan Command AT

Pemeriksaan ini untuk melihat adanya komunikasi antara Handphone sebagai modem

dan komputer. Tahapannya sbb :

Klik “Start” >> “All Programs” >> “ Accessories” >> “Communications”

>> “Hyper Terminal”.

(Gbr.320. Hyper Terminal)

Tampil window “Connection Description” , berilah nama koneksi ini dengan

mengisi kotak “Name” misalnya diberi nama “PAS” ( pemberian nama

bebas ). Kemudian klik “OK”.



179

(Gbr.321. Hyper Terminal)

Akan tampil window “Connect to”. Isilah kotak “Connect Using” dengan cara

memilih COM Address dari daftar. Pilih COM Address sesuai yang terdeteksi

di pemeriksaan sebelumnya, dalam contoh ini adalah “COM 33”. Kemudian

klik “OK”.

(Gbr.322. Connect To)

Selanjutnya tampil window “COM 33 Properties”. Isilah kotak “Bits per

second” dengan memilih data yang sesuai dengan pemeriksaan sebelumnya.

Yaitu data yang tampil pada window “Device Manager” >> “Maximum

Port Speed”, dalam contoh ini adalah 115200.

Beri nama koneksi >> Ok



180

(Gbr.323. Port Setting)

Berikutnya masih dalam window “COM 33 Properties”, isilah kotak “Flow

control” dengan memilih “None”. Kemudian klik “Apply” >> “OK”.

(Gbr.324. Port Setting)

Maka window “PAS – Hyper Terminal” akan aktif. Ketiklah karakter “at”

kemudian klik “Enter”.



181

(Gbr.325. at Command)

Jika dijawab “OK”, berarti antara Handphone dan komputer sudah dapat

berkomunikasi.

Selanjutnya tutup window “PAS – Hyper Terminal”, akan muncul window

mengkonfirmasi apakah akan memutus koneksi, klik “Yes”.


Kemudian muncul window yang mengkonfirmasi apakah akan menyimpan

koneksi dengan nama “PAS”, klik “No”.


Ketik ” at ” >> enter



182

XII.C.3. Pengaturan di Database.

Langkah selanjutnya adalah melakukan penyesuaian pengaturan “COM Address”

dan “Baud rate” ( sesuai yang sudah diperiksa sebelumnya lewat Device Manager )

ke dalam database PAS. Pengaturan ini dilakukan di dalam file dengan nama :

“jSMSServer.conf”. File ini berada di dua lokasi yang berbeda. Pengaturannya akan

diuraikan sbb :

XII.C.3.1. Lokasi Pertama

Buka “Window Explorer” >> C:\DEPDIKNAS >> “Paket Aplikasi

Sekolah – SMA” >> “PAS – SMS Application”.

(Gbr.328. PAS-SMS Application)

Bukalah folder “PAS – SMS Application” >> cari file “jSMSServer.conf”.

(Gbr.329. JSMS Server.Conf)



183

Bukalah file “jSMSServer.conf” menggunakan Notepad, dengan cara : klik

kanan Open With… pilih Notepad.

(Gbr.330. Notepad)

Setelah script tampil, lihat pada bagian bawah. Ada “Serial Port Settings”

yang terdiri “serial.port” dan “serial.baud”. “serial port” diisi dengan

“COM Address” ( dalam contoh adalah COM 33 ), sedang “serial baud”

diisi dengan “baud rate” ( dalam contoh adalah 115200 ). Apabila data

yang tampil tidak cocok, maka ubah sesuaikan.

(Gbr.331. JSMS Server)



184

Setelah selesai simpanlah pengaturan ini : klik “File” >> “save”. Kemudian

tutup window.

XII.C.3.2. Lokasi Kedua


Sekolah – SMA” >> “PAS – SMS Application” >> “jsmsengine_1_2_6-B1”

>> “jSMSServer”.

(Gbr.332. Lokasi Ke-dua JSMS Server)

Bukalah folder “jSMSServer” >> cari file “jSMSServer.conf”.

(Gbr.333. JSMS Server)



185

Buka file “jSMSServer.conf” dengan Notepad, lakukan pengaturan pada

“Serial Port Settings” dengan langkah-langlah seperti tahapan pengaturan

di lokasi pertama.

XII.D. Menjalankan Aplikasi PAS - SMS

Semua pengaturan diatas hanya perlu dilakukan sekali diawal, selanjutnya untuk menjalankan

aplikasi PAS – SMS dapat langsung dieksekusi lewat modul PAS no. 10a. PAS –SMS Server

dan 10b. PAS – SMS Tool. Tahapannya diuraikan berikut ini :

(Gbr.334. Aplikasi PAS-SMS)

XII.D.1. Persiapan

Agar PAS – SMS berjalan dengan lancar ada beberapa hal yang perlu

diperhatikan :

Periksa Handphone yang akan difungsikan sebagai modem. Pastikan kartu

chip GSM yang dipakai dalam masa aktif dan terisi pulsa.

Inbox SMS di Handphone harus dikosongkan. Apabila ada SMS didalamnya

maka akan terjawab oleh PAS kemudian terhapus dari inbox hand phone.

Agar PAS – SMS berjalan lancar maka semua aplikasi PAS atau aplikasi lain

di komputer server ditutup.

Pastikan data-data transaksional sudah dimasukkan ke dalam database PAS.

XII.D.2. Menjalankan PAS - SMS

Tahapan untuk mengaktifkan PAS – SMS adalah sbb :

Koneksikan Handphone ke komputer Server dengan kabel data.

Buka modul PAS no. 10a. PAS –SMS Server. Klik dua kali pada tampilan di

desktop >> tunggu beberapa saat.

Akan tampil window “jSMSServer”, selanjutnya klik “Action” >> “Connect”

>> tunggu beberapa saat.



186

(Gbr.335. Koneksi)

Jika koneksi berhasil maka spesfifikasi dari modem akan tampil.

(Gbr.336. Koneksi Berhasil)

Berikutnya buka modul PAS no. 10b. PAS – SMS Tool. Klik dua kali pada

tampilan di desktop.

Akan tampil window “PAS – SMS Application”. Disini akan tersimpan data-

data operasional PAS–SMS, diantaranya data SMS Terkirim dan SMS Tidak

Terkirim.

Klik Action >> Connect >>

Tunggu beberapa saat



187

(Gbr.337. PAS-SMS Application)

Window “jSMSServer” dan window “PAS – SMS Application” dapat

ditampilkan bersamaan di desktop.

PAS – SMS siap melayani .

XII.E. Sintaks / Key Word PAS - SMS

PAS – SMS hanya dapat melayani permintaan data dengan sintaks / key word dan format

yang sudah ditetapkan. Berikut ini adalah daftar sintaks / key word beserta contoh

aplikasinya.

XII.E.1. Sintaks / Key Word untuk Penerimaan Siswa Baru ( PSB)

Sintaks/keyword ini hanya aktif pada waktu proses Penerimaan Siswa Baru.

PSB spasi ( no calon siswa ) contoh = PSB 1001

Jawabannya keterangan diterima / tidaknya calon siswa dengan no calsis

yang dikirim dalam PSB.



188

(Gbr.338. Sintak PSB)

UNMAX

Jawabannya informasi nilai calon siswa tertinggi yang mendaftar di Sekolah

ini.

(Gbr.339. Sintak Unmax)



189

UNMIN

Jawabannya informasi nilai calon siswa terendah yang mendaftar di Sekolah.

(Gbr.340. Sintak Unmin)

PASS

Jawabannya informasi Passing Grade ( batas nilai terendah yang diterima )

yang ditetapkan Sekolah pada periode waktu berjalan.

(Gbr.341. Sintak Pass)



190

XII.E.2. Sintaks / Key Word untuk data Transaksional

ABS spasi ( no induk siswa ) contoh = ABS 3805

Jawabannya rekab absensi siswa dalam bulan berjalan.

(Gbr.342. Sintak Abs)

HADIR spasi ( no induk siswa ) contoh = HADIR 3805

Jawabannya informasi kapan siswa terakhir tidak masuk Sekolah.

(Gbr.343. Sintak Hadir)



191

KOMITE spasi ( no induk siswa ) contoh = KOMITE 3803

Jawabannya informasi terakhir siswa membayar Uang Komite (dapat di

modif menjadi Bp3).

(Gbr.344. Sintak Komite)

NILAI spasi ( no induk siswa ) contoh = NILAI 3809

Jawabannya adalah 3 (tiga) nilai terakhir tagihan dari siswa.

(Gbr.345. Sintak Nilai)



192

WALI spasi ( no induk siswa ) contoh = WALI 2001

Jawabannya informasi Wali Kelas dari siswa .

(Gbr.346. Sintak Wali)

STS_SISWA spasi ( no induk siswa ) = STS_SISWA 3803

Jawabannya informasi status kenaikan kelas siswa pada Tahun Ajaran

berjalan.

(Gbr.347. Sintak Sts_siswa)



193

XII.F. Mengubah / Menambah SMS Command Secara default dari setiap sintaks SMS yang dikirim jawabannya sudah diatur sedemikian

rupa, tetapi beberapa jawaban perlu diubah / diperbaiki agar informasi yang disampaikan

menjadi lebih jelas. Contohnya untuk kehadiran siswa dengan sintaks HADIR, apabila siswa

masuk terus ( belum pernah absen ) maka jawabannya secara default adalah “ Maaf data

tidak tersedia “, jawaban ini dapat diubah karena informasi yang ingin disampaikan

sebenarnya adalah bahwa siswa tersebut belum pernah absen. Juga jawaban untuk

beberapa sintaks SMS yang lain dapat ditambah misalnya dengan identitas sekolah.

Berikut akan diuraikan tahapan untuk mengubah agar jawaban SMS seperti yang

ditampilkan dalam contoh jawaban sintaks diatas :


Sekolah – SMA” >> “PAS – SMS Application”.

(Gbr.348. PAS-SMS Aplication)

Bukalah folder “PAS – SMS ” >> cari file “smscommand.sys”.

(Gbr.349. SMS Command)



194

Buka dengan Notepad, akan tampil script pengaturan untuk seluruh sintaks

dan jawaban dari PAS-SMS. Cari bagian yang akan diubah/ditambah

kemudian edit.

(Gbr.350. Mengubah Command SMS)

Setelah melakukan perubahan /penambahan jangan lupa disimpan, klik file

>> save, maka jawaban dari PAS – SMS akan berubah sesuai pengaturan

yang dilakukan.

PERINGATAN :

a. Ketika mengubah / menambah script lakukan dengan hati-hati dan cermat.

b. Ubah / tambah data seperlunya dengan singkat dan jelas

c. Jangan mengubah parameter teknis yang lain karena akan menyebabkan

sistem error.



195

CATATAN :

Dalam menjalankan PAS – SMS ada beberapa hal yang perlu diperhatikan :

a. Apabila tiba-tiba PAS - SMS tidak jalan/tidak dapat melakukan reply, dapat

disebabkan oleh :

Di Window “jSMSServer” status disconnect.

Kartu GSM dari Handphone yang dipakai sebagai modem memasuki masa

tenggang atau pulsanya habis.

Server Overload karena terlalu banyak SMS masuk secara bersamaan.

b. SMS reply yang tidak kunjung diterima oleh pengirim dapat disebabkan oleh

gangguan di operator GSM, jadi sudah dijawab oleh PAS – SMS tapi terpending di

Operator.

c. Jika sintaks/keyword SMS yang masuk tidak sesuai atau formatnya salah ( misal tidak

ada spasi ) akan dijawab dengan : “ERROR perintah tidak dikenal”.

d. Untuk keyword ABS dan HADIR jika siswa yang ditanyakan masuk terus ( tidak

pernah absen ), secara default jawabannya “Maaf data tidak tersedia”.

e. Untuk keyword yang lain jawaban “Maaf data tidak tersedia” berarti memang data

yang diminta tidak ada/kosong.

f. Besarnya tarif SMS sesuai dengan ketentuan yang berlaku dari masing-masing

operator GSM, biaya reply ditanggung oleh Sekolah.

g. Semua jenis kartu GSM dapat digunakan untuk modem server PAS – SMS, dan dapat

mengirim SMS ke semua operator. Kartu CDMA tidak compatible untuk server PAS –

SMS.



196

BAB XIII

MENAMPILKAN FOTO & MENGGANTI LOGO

PADA INSTALASI CLIENT - SERVER

Salah satu kelengkapan Biodata Kepegawaian dan Biodata Siswa didalam aplikasi PAS

adalah ditampilkannya foto diri. Pada instalasi Client-Server perlu dilakukan beberapa

pengaturan di komputer server dan juga komputer Client. Dengan pengaturan ini foto

kepegawaian dan foto Siswa akan tampil di komputer Server dan komputer Client.

XIII.A. Pengaturan Pada Server XIII.A.1. Sharing folder “Pics”

Agar foto dapat tampil di Server dan Client maka folder “Pics” yang ada didalam

direktori PAS-SMA harus di sharing, caranya sbb :

Buka Window Explorer >> C:\DEPDIKNAS >> Paket Aplikasi Sekolah –

SMA >> PAS – SMA >> didalamnya ada tiga direktori : “mio”, “Pics” dan

“Sistem”.

(Gbr.351. PAS – SMA)



197

Klik kanan pada direktori “Pics”, pilih “Sharing and Security”.

(Gbr.352. Sharing and security)

Akan tampil window “Pics Properties”, berilah tanda ceklistt pada kotak

“Share this folder on the network”.

(Gbr.353. Sharing)



198

Secara default di kotak “Share name” telah ada nama “Pics”. Nama ini

dapat dipertahankan/dipakai atau dapat juga diubah, misalnya diubah

menjadi PAS_FOTO. Tambahkan karakter “$” sehingga menjadi

PAS_FOTO$, penambahan karakter “$” bertujuan agar direktori yang

disharing tidak dapat dilihat oleh user yang tidak berkepentingan.

(Gbr.354. Share name)

Klik “Ok” untuk menutup window.

XIII.A.2 Mapping

Pengaturan ini dimaksudkan untuk mengarahkan penyimpanan data ke komputer

Server, baik data yang dimasukkan di komputer Server maupun data yang

dimasukkan melalui komputer Client. Maka pengaturan ini harus dilakukan di

komputer Server dan juga di komputer Client. Langkah-langkah mapping sbb:

Buka Window Explorer >> Tools >> Map Network Drive …

(Gbr.355. Map Network Drive)

Akan tampil window “Map Network Drive”. Isilah kotak “Drive”, dari daftar

pilihlah “Drive P”.



199

(Gbr.356. Pemilihan Drive)

Isilah kotak “Folder” dengan “IP address” dari komputer Server ( misal IP

Server: 192.168.0.1 )dan nama direktori yang di-share tadi yaitu

PAS_FOTO$, maka yang diisikan ke kotak “Folder” adalah :

\\192.168.0.1\PAS_FOTO$. Pastikan ceklistt di “Reconnet at logon” aktif.

(Gbr.357. (Mapping dengan no IP)

Selain “No IP” mapping juga dapat menggunakan “Komputer name”.

(Gbr.358. Mapping dengan Komputer name)



200

Klik “Finish” untuk menutup window.. Maka pada Window Explore akan

terlihat drive baru dengan nama (….) on ( … ) ( P: ).

(Gbr.359. Drive Baru)

XIII.B. Pengaturan Pada Client Lakukan pengaturan “Mapping” pada semua komputer Client. Tahapan melakukan “Mapping” pada komputer Client sama dengan tahapan “Mapping” di komputer Server seperti yang dijelaskan diatas. Yang perlu diperhatikan pemilihan “Drive” pada semua komputer Client harus sama dengan “Drive” di komputer Server yaitu “Drive P”.

XIII.C. Menampilkan Foto Setelah pengaturan “Sharing” dan “Mapping” dilakukan, maka foto Guru dan foto siswa dapat ditampilkan di Server dan Client. Berikut adalah tahapannya:

XIII.C.1. Foto Guru

Langkah menampilkan foto Guru adalah sbb:

Siapkan file foto Guru dalam format JPEG ( .jpg).

Buka Window Explorer >> C:\DEPDIKNAS >> Paket Aplikasi Sekolah SMA

>> PAS – SMA >> Pics >> FOTO_GURU.

(Gbr.360. FOTO GURU)



201

Masukkan file-file foto Guru ke dalam folder FOTO_GURU.

Berilah nama file-file foto Guru dengan NIP ( Nomor Induk Pegawai ) lama

dari Guru yang bersangkutan.

(Gbr.361. FOTO GURU)

Foto Guru akan tampil di Biodata Guru dalam aplikasi PAS modul 03.

Administrasi Kepegawaian >> (3.1) Pembentukan Data Awal >> (3.1.1)

Data Awal Guru.

(Gbr.362. Tampilan Foto Guru)

Untuk menampilkan foto Tenaga Administrasi prosesnya sama dengan menampilkan foto Guru.



202

(Gbr.363. Tampilan Foto Guru)

XIII.C.2. Foto Siswa Langkah menampilkan foto Siswa adalah sbb:

Siapkan file foto Siswa dalam format JPEG ( .jpg).


>> PAS – SMA >> Pics >> FOTO_SISWA.

(Gbr.364. FOTO SISWA)

Di dalam folder FOTO_SISWA, defaultnya ada sebuah folder bernama

“12”. Gantilah nama folder ini dengan : “dua angka dari kiri Nomor Induk

Siswa ( NIS )”, misal NIS Siswa adalah 3800 s/d 3899 maka gantilah nama

folder itu dengan “38”. Dan folder dapat ditambah sesuai dengan kebutuhan

(misalnya no induk siswa telah bertambah menjadi 3900 dst, maka harus

membuat folder baru lagi)



203

Masukkan file-file foto Siswa ke dalam folder “38”.

Berilah nama file-file foto Siswa dengan NIS ( Nomor Induk Siswa ) dari

Siswa yang bersangkutan.

(Gbr.365. FOTO SISWA)

Foto Siswa akan tampil di Biodata Siswa dalam aplikasi PAS modul 05.

Administrasi Siswa dan Alumni >> (5.1) Pembentukan Data Awal >>

(5.1.1) Data Awal Siswa Baru

(Gbr.366. Tampilan Foto Siswa)



204

XIII.D. Mengganti Logo

Di dalam PAS disediakan banyak sekali out put berupa data cetak. Di cetak ini akan

ditampilkan banner yang defaultnya berisi 2 buah logo “Tut Wuri Handayani” di kanan dan

kiri juga identitas Sekolah.

(Gbr.367. Tampilan Banner Default)

Logo yang tampil di semua cetak out put PAS dapat diganti, salah satu atau kedua-duanya.

Cara mengganti Logo diuraikan sbb:

Buka Window Explorer >> C:\DEPDIKNAS >> Paket Aplikasi Sekolah – SMA >>

PAS – SMA >> Pics. Di dalamnya terdapat banyak gambar, carilah 2 buah gambar

“Tut Wuri Handayani” dengan nama file “LOGO” dan LOGO_SEKOLAH_PEMDA.

(Gbr.368.Logo Default)

Selanjutnya nama file untuk 2 buah gambar “Tut Wuri Handayani” tersebut di

rename, misalnya menjadi “LOGO_1” dan “LOGO_SEKOLAH_PEMDA_1”

(penamaan file bebas).



205

(Gbr.369. Rename)

Masukkan gambar/logo baru yang sudah disiapkan ke dalam folder “Pics” dan beri

nama file-nya dengan “LOGO” dan “LOGO_SEKOLAH_PEMDA”.

(Gbr.370. Memasukkan Logo Baru)

Maka disemua cetak out put PAS akan ditampilkan LOGO yang baru.

(Gbr.371. Tampilan Logo Baru)



206

BAB XIV

PAS PERPUSTAKAAN

Pada PAS-SMA versi 5.3 telah dilengkapi dengan modul perpustakaan (Digitall Library). PAS-

Perpustakaan dapat mengelola konten dalam berbagai format: teks, audio maupun video

(multimedia), dan sudah dilengkapi beserta system sirkulasinya. Modul PAS-Perpustakaan

terdiri dua modul : 88a PAS-Perpustakaan untuk Admin Perpustakaan dan 88b PAS-OPAC

untuk user.

(Gbr.372. Modul PAS-Perpustakaan)

Tahapan menjalankan PAS-Perpustakaan di uraikan sebagai berikut:

XIV.A. Referensi

Buka modul PAS 88a PAS-Perpustakaan >> 1. Referensi.

(Gbr.373. Isi modul 88a PAS-Perpustakaan)

XIV.A.1. Sub Modul (1.1) Klasifikasi

Di sub modul ini diisikan data Klasifikasi Bahan Pustaka berdasarkan Bagan

Klasifikasi DDC ( Dewey Decimal Classification ). DDC merupakan bagan klasifikasi

sistem hirarki yang menganut prinsip "desimal" dalam membagi cabang ilmu

pengetahuan. DDC membagi semua ilmu pengetahuan ke dalam 10 kelas utama (main

classes) yang diberi notasi berupa angka Arab 000-900. Setiap kelas utama dibagi

secara desimal menjadi 10 subkelas (division). Kemudian subkelas dibagi lagi menjadi

10 seksi (section), dan seterusnya. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada contoh

berikut:



207

Kelas Utama

000 - Karya umum

100 - Filsafat dan disiplin terkait

200 - Agama

300 - Ilmu-ilmu sosial

400 - Bahasa

500 - Ilmu-ilmu murni

600 - Ilmu-ilmu terapan

700 - Kesenian

800 - Sastra

900 - Geografi umum dan sejarah serta cabangnya.

Divisi

300 - Ilmu-ilmu sosial

310 - Statistik

320 - Ilmu Politik

330 - Ilmu Ekonomi

340 - Hukum

350 - Administrasi Negara

360 - Problem dan pelayanan sosial

370 - Pendidikan

380 - Perdagagangan

390 - Adat istiadat, etiket, cerita rakyat

Seksi

370 - Pendidikan

371 - Pendidikan secara umum

372 - Pendidikan dasar

373 - Pendidikan menengah

374 - Pendidikan dewasa

375 - Kurikulum

376 - Pendidikan wanita

377 - Sekolah dan agama

378 - Pendidikan tinggi

379 - Pendidikan dan Negara

Tiap-tiap seksi di atas dapat dibagi lagi secara desimal apabila

dikehendaki menjadi bagian lebih spesifik, misalnya:



208

371- Pendidikan secara umum

371.1 - Pengajaran dan pengajar

371.2 - Administrasi pendidikan

371.3 - Metode mengajar dan belajar

371.4 - Bimbingan dan penyuluhan

371.5 - Disiplin sekolah

371.6 - Sarana fisik

371.7 - Kesehatan dan keselamatan sekolah

371.8 - Siswa

371.9 - Pendidikan khusus

(Gbr.374. Klasifikasi Bahan Pustaka)

Berhubungan dengan sub modul (2.1) Bahan Pustaka.

XIV.A.2. Sub Modul (1.2) Jenis

Di sub modul ini sudah diisikan beberapa Jenis Bahan Pustaka, tambahkan Jenis

Bahan Pustaka yang lain.

(Gbr.375. Jenis Bahan Pustaka)




209

XIV.A.3. Sub Modul (1.3) Bahasa

Diisi dengan data bahasa dari Bahan Pustaka koleksi Perpustakaan.

(Gbr. 376. Bahasa Bahan Pustaka)


XIV.A.4. Sub Modul (1.4) Bentuk Media

Berisi bermacam-macam Bentuk Media Bahan Pustaka

(Gbr.377. Bentuk Media Bahan Pustaka)

Berhubungan dengan sub modul (2.1) Bahan Pustaka



210

XIV.A.5. Sub Modul (1.5) Penerbit

Diisi dengan data-data penerbit buku/bahan pustaka.

(Gbr.378. Penerbit Bahan Pustaka)


XIV.A.6. Sub Modul (1.6) Tempat Terbit

Diisi data kota-kota tempat terbitnya Bahan Pustaka.

(Gbr.379. Tempat Terbit Bahan Pustaka)




211

XIV.A.7. Sub Modul (1.7) Kala Terbit

Berisi data periode /waktu terbitnya Bahan Pustaka.

( Gbr.380. Kala Terbit Bahan Pustaka)


XIV.A.8. Sub Modul (1.8) Pengarang

Sub Modul (1.8.1) Tipe Pengarang

Berisi data macam-macam tipe Pengarang Bahan Pustaka.

(Gbr. 381. Tipe Pengarang Bahan Pustaka)

Berhubungan dengan sub modul (1.8.3) Pengarang

Sub Modul (1.8.2) List Pengarang

Berisi daftar List Pengarang



212

(Gbr.382. List Pengarang Bahan Pustaka)


Sub Modul (1.8.3) Pengarang

Diisi dengan nama-nama pengarang dari Bahan Pustaka

(Gbr.383. Pengarang Bahan Pustaka)


XIV.A.9. Sub Modul (1.9) Topik

Sub Modul (1.9.1) Tipe Topik

Berisi data-data Tipe Topik Bahan Pustaka



213

(Gbr.384. Tipe Topik Bahan Pustaka)


Sub Modul (1.9.2) Topik

Berisi data-data Topik Bahan Pustaka, tambahkan topic-topik yang lain.

(Gbr.385. Topik Bahan Pustaka)


XIV.A.10. Penyedia Koleksi

Diisi dengan data Penyedia Koleksi / Distributor.

(Gbr. 386. Penyedia Koleksi Bahan Pustaka)



214

XIV.B. Data Master

Buka modul PAS 88a PAS-Perpustakaan >> 2. Data Master. Di sub modul ini diisikan data-

data dari semua koleksi bahan pustaka di sekolah.

(Gbr.387. Sub Modul Data Master)

XIV.B.1. Sub Modul (2.1) Bahan Pustaka

Klik Sub Modul (2.1) Bahan Pustaka, Cara pengisiannya: Klik area kosong >>

Window Tambah Data >> klik Yes. Isikan data mulai dari Kode Bahan Pustaka,

Judul, dst , Untuk Kode Bahan Pustaka diisi dengan kode/identitas Bahan Pustaka (

Nomor Induk Buku ). Setelah semua data terisi ( Tulisan warna merah wajib diisi ),

kemudian klik save (f2) untuk menyimpan data. Untuk mengisikan data Bahan Pustaka

berikutnya (menambah record data), klik add (f5).

(Gbr.388. Bahan Pustaka)

ISBN : International Standard Book Number yaitu standar internasional

penomoran baku untuk buku

ISSN : International Standard Serial Number yaitu standar internasional

penomoran baku untuk majalah / terbitan berseri.



215

Di sub modul ini juga diisikan:

Aturan Bahan Pustaka

Diisi data aturan peminjaman berkaitan dengan sisten sirkulasi. Jika pada point

Tampilan di OPAC di pilih Tampil, maka Bahan Pustaka akan ditampilkan di Modul

88b. OPAC.

(Gbr.389. Aturan Bahan Pustakaz)

OPAC = online public access catalogue, adalah sebuah catalog berbantuan

computer dengan menggunakan aplikasi tertentu yang dapat menampilkan data

catalog dalam bentuk digital.

Pengarang Bahan Pustaka

Mengisikan data pengarang Bahan Pustaka.

(Gbr.390. Pengarang Bahan Pustaka)

Topik Bahan Pustaka

Pemilihan Topik Bahan Pustaka.

(Gbr.391. Topik Bahan Pustaka)



216

XIV.B.2. Sub Modul (2.2) Koleksi Bahan Pustaka

Klik Sub Modul (2.2) Koleksi Bahan Pustaka, Cara pengisiannya: Klik area kosong

>> Window Tambah Data >> klik Yes. Isikan data mulai dari Kode Koleksi, No

Panggil, dst. Setelah semua data terisi ( Tulisan warna merah wajib diisi ), kemudian

klik save (f2) untuk menyimpan data.

(Gbr.392. Koleksi Bahan Pustaka)

Apabila koleksi untuk satu judul buku lebih dari satu buku, maka isikan data

koleksi Bahan Pustaka sejumlah koleksi bukunya ( dengan Kode Koleksi, No.

Panggil, Kode Inventaris yang berbeda ).

XIV.B.3. Sub Modul (2.3) Cetak

Sub Modul (2.3.1) Label Buku

Out Put berupa cetak Label Buku

(Gbr.393. Cetak Label Buku)



217

Sub Modul (2.3.2) Kartu Buku

Out put berupa cetak Kartu Buku

(Gbr.394. Cetak Kartu Buku)

XIV.C. Impor Data

Untuk mengisikan data-data referensi dan data Bahan Pustaka juga disediakan

fasilitas impor data. File format impor untuk data perpustakaan ada di DEPDIKNAS >>

Paket Aplikasi Sekolah- SMA >> Import >> 10. Perpustakaan. Lakukan proses impor data

seperti proses impor data Guru dan Siswa yang telah diuraikan diawal.

(Gbr.395. File Impor Perpustakaan)

XIV.D. Installasi Software Pendukung

PAS-Perpustakaan dapat mengelola berbagai format Bahan Pustaka, dapat berupa

text, musik, gambar, maupun video (Multi Media), agar dapat menjalankannya

dengan baik maka di komputer perlu diinstall software-software pendukungnya. Di

Installer PAS versi 5.3 sudah disertakan beberapa software pendukung yang

diperlukan.

Masukkan CD Instalasi PAS ke dalam CD-Room komputer, setelah muncul tampilan

berikut >> klik Support, pilih dan installah software yang dibutuhkan ( utamanya

Foxit PDF Reader, MDAC, K-Lite Codec Pack dan Open Office ).. Atau dapat juga

dengan cara masuk ke Window Explore >> PAS-SMA 5.3 >> Utilities.



218

(Gbr.396. Software Pendukung)

XIV.E. Menampilkan Cover Buku

Proses menampilkan cover buku serupa dengan proses menampilkan foto guru dan

foto siswa. Jadi Folder Pics harus sudah di Sharring dan sudah dilakukan Mapping

baik di komputer server maupun di client (telah dijelaskan di BAB XIII. Menampilkan

Foto dan Mengganti Logo pada Instalasi Client Server).

Untuk menampilkan cover buku tahapannya adalah sebagai berikut:

Siapkan file cover buku dalam format JPEG ( .jpg).


>> PAS – SMA >> Pics >> IMAGE_COVER.

(Gbr.397. Image Cover)



219

Masukkan file-file gambar cover buku ke dalam folder IMAGE_COVER.

Berilah nama file-file gambar cover buku dengan Kode Bahan Pustaka dari

Buku yang bersangkutan.

(Gbr.398. File cover Buku)

Cover Buku akan tampil di Sub Modul (2.1) Bahan Pustaka

(Gbr.399. Tampilan Gambar Sampul)

Juga akan tampil di modul 88b. OPAC.



220

(Gbr.400. PAS-OPAC)

XIV.F. Menampilkan Konten Bahan Pustaka

Proses menampilkan konten Bahan Pustaka, baik berupa text, audio maupun video

caranya serupa dengan proses menampilkan cover buku.

Untuk menampilkan konten Bahan Pustaka tahapannya adalah sebagai berikut:

Siapkan file konten Bahan Pustaka.


>> PAS – SMA >> Pics >> CONTENT.

(Gbr.401. Content)



221

Masukkan file-file konten Bahan Pustaka ke dalam folder CONTENT.

Berilah nama file-file gambar cover buku dengan Kode Bahan Pustaka dari

Buku yang bersangkutan.

(Gbr.402. File Content Bahan Pustaka)

Konten Bahan Pustaka dapat dilihat di Sub Modul (2.1) Bahan Pustaka. Klik

pada tombol Preview ( di bawah Gambar Sampul ).

(Gbr.403. Tombol Preview)

Maka konten Bahan Pustaka akan ditampilkan.



222

(Gbr.404. Tampilan Konten Bahan Pustaka)

XIV.G. Keanggotaan

Buka modul PAS 88a PAS-Perpustakaan >> 3. Keanggotaan.

(Gbr.405. Keanggotaan)

XIV.G.1 Sub Modul (3.1) Pendaftaran Anggota

Keanggotaan Perpustakaan secara otomatis mengambil data Pegawai dan Data

siswa dari database PAS.

Sub Modul (3.1.1) Guru

Proses untuk mendaftarkan Guru menjadi anggota Perpustakaan: buka sub modul

(3.1.1) Guru >> klik area kosong >> Tambah Data >> Yes. Pada ID User klik pada

nama Guru >> klik save untuk menyimpan >> klik add untuk menambah record data.

Setiap Guru yang didaftarkan akan mendapatkan no ID User dan Kata Kunci (

password ). Keanggotaan berlaku 3 (tiga) tahun, dan dapat diperpanjang dengan

klik pada tombol Perpanjang.

(Gbr.406. Pendaftaran Anggota Untuk Guru)



223

Sub Modul (3.1.2) Siswa

Proses untuk mendaftarkan Siswa menjadi anggota Perpustakaan: buka sub modul

(3.1.2) Siswa >> klik area kosong >> Tambah Data >> Yes. Pada ID User klik

pada nama Siswa >> klik save untuk menyimpan >> klik add untuk menambah

record data. Setiap Siswa yang didaftarkan akan mendapatkan no ID User dan

Kata Kunci ( password ). Keanggotaan berlaku 3 (tiga) tahun, dan dapat

diperpanjang dengan klik pada tombol Perpanjang.

(Gbr.407. Pendaftaran Anggota Untuk Siswa)

XIV.G.2 Sub Modul (3.2) Cetak Kartu Anggota

Setelah anggota di daftarkan, maka kartu anggota baik untuk Guru maupun siswa

dapat ditampilkan.

Sub Modul (3.2.1) Guru

Cetak Kartu Anggota untuk Guru dapat dilihat di sub modul (3.2.1) Guru.

(Gbr. 408. Cetak Kartu Anggota Guru)



224

Sub Modul (3.2.2) Siswa

Cetak Kartu Anggota untuk Siswa dapat dilihat di sub modul (3.2.2) Siswa.

(Gbr.409. Cetak Kartu Anggota Siswa)

XIV.H. Sirkulasi

Buka modul PAS 88a PAS-Perpustakaan >> 4. Sirkulasi. Di sub modul ini Administrator

Perpustakaan melakukan tugasnya, yaitu mencatat semua transaksi (pemesanan, peminjaman,

pengembalian, dll) yang berkaitan dengan sirkulasi Bahan Pustaka di Perpustakaan..

(Gbr.410. Sirkulasi)

XIV.H.1 Sub Modul (4.1) Aturan Peminjaman

Di sub modul ini berisi aturan yang berkaitan dengan sirkulasi bahan pustaka, baik

pemesanan, peminjaman maupun perpanjangan untuk Guru dan Siswa. Data aturan

peminjaman dapat diubah jika tidak sesuai.



225

(Gbr.411. Aturan Peminjaman)

XIV.H.2 Sub Modul (4.2) Transaksi Pegawai

Di Sub Modul ini untuk mencatat transaksi yang dilakukan oleh Pegawai/Guru.

(Gbr.412. Transaksi Pegawai)

XIV.H.2.1 Sub Modul (4.2.1) Mulai Transaksi

Admin Perpustakaan akan membuka sub modul (4.2.1) Mulai Transaksi ketika ada

Pegawai/Guru akan melakukan transaksi.

Pemesanan

Untuk melakukan pemesanan, klik pada Nama Pegawai yang melakukan pemesanan

>> klik sub Pemesanan >> klik area kosong >> Tambah Data >> Yes. Pada Kode

Bahan Pustaka pilih >> klik pada Bahan Pustaka yang diinginkan >> pilih Kode

Koleksi >> isikan Tanggal Reservasi >> klik save/f2 (tampilan data transaksi akan

hilang).

(Gbr.413. Transaksi Pemesanan)



226

Jika Bahan Pustaka yang ingin dipesan ternyata telah dipesan/dipinjam, maka akan

muncul peringatan sebagai berikut:

(Gbr.414. Peringatan)

Sedang Dipesan

Maka transaksi pemesanan yang telah dilakukan akan tercatat di sub Sedang

Dipesan.

(Gbr.415. Catatan Transaksi Pemesanan)

Jika transaksi pemesanan yang telah dilakukan ternyata dibatalkan, maka klik pada

tombol Pembatalan.

(Gbr.416. Pembatalan Pemesanan)

Tampil Konfirmasi “Informasi Pembatalan” >> klik OK. Maka transaksi pemesanan

telah dibatalkan.

(Gbr.417. Informasi Pembatalan)

Dan jika transaksi pemesanan dilanjutkan dengan peminjaman, maka klik tombol

Peminjaman.



227

(Gbr.418. Peminjaman)

Tampil Konfirmasi “Informasi Peminjaman” >> klik OK. Maka transaksi peminjaman

telah dilakukan.

(Gbr.419. Informasi Peminjaman)

Peminjaman

Untuk melakukan peminjaman, klik pada Nama Pegawai yang melakukan

peminjaman >> klik sub Peminjaman >> klik area kosong >> Tambah Data >>

Yes. Pada Kode Bahan Pustaka pilih >> klik pada Bahan Pustaka yang diinginkan

>> pilih Kode Koleksi >> klik save/f2 (tampilan data transaksi akan hilang).

(Gbr.420. Peminjaman)

Jika Bahan Pustaka yang ingin dipinjam ternyata telah dipesan/dipinjam, maka akan

muncul peringatan sebagai berikut:

(Gbr.421. Peringatan)



228

Sidang Dipinjam

Maka transaksi peminjaman yang telah dilakukan akan tercatat di sub Sedang

Dipinjam.

(Gbr.422. Catatan Transaksi Peminjaman)

Jika Bahan Pustaka yang telah dipinjam dikembalikan, maka klik pada tombol

Kembali.

(Gbr.423. Pengembalian)

Tampil Konfirmasi “Informasi Pengembalian” >> klik OK. Maka transaksi

pengembalian telah dilakukan dan Bahan Pustaka kembali dalam status tersedia.

(Gbr.424. Informasi Pengembalian)

Dan jika transaksi peminjaman diperpanjang, maka klik tombol Perpanjang.

(Gbr.425. Perpanjangan)

Tampil Konfirmasi “Informasi Perpanjangan Peminjaman” >> klik OK. Maka

transaksi perpanjangan peminjaman telah dilakukan.



229

(Gbr.426. Informasi Perpanjangan Peminjaman)

Sejarah Peminjaman

Semua transaksi peminjaman beserta statusnya dari masing-masing pegawai tercatat

di sub Sejarah Peminjaman.

(Gbr.427. Sejarah Peminjaman)

Denda Keterlambatan

Jika pengembalian Bahan Pustaka telah melewati batas tanggal pengembalian

(terlambat), akan muncul peringatan sebagai berikut:

(Gbr.428. Informasi Keterlambatan)

Catatan denda akibat terlambat dalam mengembalikan Bahan Pustaka yang

dipinjam, dapat dilihat di sub Denda Keterlambatan. Cek box Lunas berwarna

merah menandakan bahwa denda belum dibayar.



230

(Gbr.429. Denda Keterlambatan)

Ketika denda dibayar, berilah tanda ceklist pada cek box Lunas. Maka cek box

Lunas berubah warna menjadi biru menandakan denda telah dibayar.

(Gbr.430. Denda Keterlambatan)

XIV.H.2.2 Sub Modul (4.2.2) Pengembalian Kilat

Pengembalian Bahan Pustaka secara cepat dapat dilakukan di sub modul (4.2.2)

Pengembalian Kilat. Caranya : entrikan Kode Koleksi dari Bahan Pustaka yang

akan di kembalikan di box Kode Koleksi >> klik Kembali.

(Gbr.431. Pengembalian Kilat)

Akan ditampilkan “informasi Pengembalian” >> klik OK, maka Bahan Pustaka telah

dikembalikan dan statusnya kembali tersedia.



231

(Gbr.432. Informasi Pengembalian)

XIV.H.2.3 Sub Modul (4.2.3) Sejarah Peminjaman

Sejarah transaksi Peminjaman dari seluruh Pegawai beserta statusnya, ditampilkan di

sub modul (4.2.3) Sejarah Peminjaman

(Gbr.433. Sejarah Peminjaman)

XIV.H.2.4 Sub Modul (4.2.4) Reservasi

Data / catatan Pemesanan (reservasi) dapat dilihat di sub modul ( 4.2.4) Reservasi.

(Gbr.434. Reservasi)

XIV.H.2.5 Sub Modul (4.2.5) Keterlambatan

Data / catatan keterlambatan pengembalian Bahan Pustaka dapat dilihat di sub

modul ( 4.2.5) Keterlambatan.



232

(Gbr.435. Catatan Keterlambatan)

XIV.H.3 Sub Modul (4.3) Transaksi Siswa

Di Sub Modul ini untuk mencatat transaksi yang dilakukan oleh Siswa.

(Gbr.436. Transaksi Siswa)

XIV.H.3.1 Sub Modul (4.3.1) Mulai Transaksi

Seluruh proses transaksi baik pemesanan maupun peminjaman untuk transaksi siswa,

tata caranya sama seperti proses transaksi untuk Pegawai sebagaimana telah

diuraikan diatas.

XIV.H.3.2 Sub Modul (4.2.2) Pengembalian Kilat

Prosedur pengembalian kilat untuk transaksi siswa tata caranya juga sama dengan

prosedur pengembalian kilat untuk transaksi Pegawai yang telah diuraikan diatas.

XIV.H.3.3 Sub Modul (4.3.3) Sejarah Peminjaman

Sejarah transaksi Peminjaman dari seluruh Siswa beserta statusnya, ditampilkan di sub

modul (4.3.3) Sejarah Peminjaman



233

(Gbr.437. Sejarah Peminjaman Siswa)

XIV.H.3.4 Sub Modul (4.3.4) Reservasi

Data / catatan Pemesanan (reservasi) dari siswa dapat dilihat di sub modul ( 4.3.4)

Reservasi.

(Gbr.438. List Reservasi Siswa)

XIV.H.3.5 Sub Modul (4.3.5) Keterlambatan

Data / catatan keterlambatan pengembalian Bahan Pustaka dapat dilihat di sub

modul ( 4.3.5) Keterlambatan.

(Gbr.439. Catatan Keterlambatan)



234

XIV.H.4 Sub Modul (4.4) Standard Operating Prosedures

Bahan Pustaka yang telah dipesan tetapi hingga batas waktu reservasi habis belum juga

diambil/dipinjam dan transaksi pemesanannya tidak dibatalkan, menyebabkan status Bahan

Pustaka menjadi tidak tersedia dan tidak dapat di pesan/dipinjam oleh anggota yang lain.

Semua transaksi dengan status seperti ini (kadaluwarsa) akan terekab di sub modul (4.4)

Standard Operating Prosedures. Untuk membebaskan/membatalkan transaksi pemesanan

yang kadaluwarsa ini secara bersama-sama, caranya dengan klik pada tombol Proses.

(Gbr.440. Standard Operating Prosedures)

Akan tampil konfirmasi “Informasi Proses SOP berhasil dilakukan” >> klik OK.

(Gbr.441. Informasi Proses SOP)

Setelah proses ini, maka Bahan Pustaka kembali pada status tersedia dan dapat di

pesan/dipinjam oleh anggota yang lain.

XIV.I. Pelaporan

Buka modul PAS 88a PAS-Perpustakaan >> 5. Pelaporan. Di sub modul ini ditampilkan

beberapa macam out put berkaitan data perpustakaan.

(Gbr.442. Pelaporan)



235

XIV.I.1 Sub Modul (5.1) Bahan Pustaka

Di tampilkan daftar seluruh koleksi Bahan Pustaka.

(Gbr.443. Daftar Bahan Pustaka)

XIV.I.2 Sub Modul (5.2) Daftar Koleksi Bahan Pustaka

Di tampilkan daftar seluruh koleksi Bahan Pustaka, beserta data spesisikasi, harga

dan statusnya.

(Gbr.444. Daftar Koleksi Bahan Pustaka)

XIV.I.3 Sub Modul (5.3) Rekapitulasi Bahan Pustaka

Di tampilkan data rekapitulasi berdasarkan kategori tertentu.

(Gbr.445. Rekapitulasi Bahan Pustaka)



236

Sub Modul (5.3.1) Klasifikasi Bahan Pustaka

(Gbr.446. Rekapitulasi Bahan Pustaka Berdasarkan Klasifikasi)

Sub Modul (5.3.2) Jenis Bahan Pustaka

(Gbr.447. Rekapitulasi Bahan Pustaka Berdasarkan Jenis)

Sub Modul (5.3.3) Bahasa Bahan Pustaka

(Gbr.448. Rekapitulasi Bahan Pustaka Berdasarkan Bahasa)



237

Sub Modul (5.3.4) Bentuk Media Bahan Pustaka

(Gbr.449. Rekapitulasi Bahan Pustaka Berdasarkan Bentuk Media)

XIV.I.4 Sub Modul (5.4) Statistik Bahan Pustaka

Di tampilkan data Statistik berdasarkan kategori tertentu.

(Gbr.450. Statistik Bahan Pustaka)



238

Sub Modul (5.4.1) Statistik Bahan Pustaka

(Gbr.451. Statistik Bahan Pustaka)

Sub Modul (5.4.2) Statistik Peminjaman

(Gbr.452. Statistik Peminjaman)



239

Sub Modul (5.4.3) Statistik Penggunaan Koleksi

(Gbr.453. Statistik Penggunaan Koleksi)

Sub Modul (5.4.4) Statistik Anggota

(Gbr.454. Statistik Anggota)

XIV.J. O P A C

Buka modul PAS 88b PAS- OPAC. Dengan PAS-OPAC anggota perpustakaan baik Guru

maupun siswa dapat mengakses Perpustakaan dari manapun di komputer yang terinstall

modul 88b. PAS – OPAC dan terkoneksi dengan jaringan PAS. Hal ini memudahkan anggota

dalam mencari (search) Bahan Pustaka yang dibutuhkan dan kemudian melakukan transaksi

pemesanan, karena tidak harus datang ke Perpustakaan.



240

(Gbr.455. PAS - OPAC)

XIV.J.1 Login

Untuk dapat melakukan pemesanan lewat PAS- OPAC, maka anggota perpustakaan

harus login terlebih dahulu Login. Isikan ID Anggota dan Kata Kunci yang didapat

pada waktu pendaftaran anggota di sub modul (3.1) Pendaftaran Anggota >> klik

jenis keanggotaan ( Guru / Siswa ) >> klik Login.

(Gbr.456. Login Anggota)

Jika ID Anggota dan Kata Kunci benar, maka akan muncul “ Informasi Login

Berhasil”.

(Gbr.457. Informasi Login Berhasil)

Tetapi jika ID Anggota dan Kata Kunci salah, maka akan muncul “ Kesalahan”.

(Gbr.458. Kesalahan)



241

Untuk keluar dari PAS – OPAC maka klik pada tombol Logout.

(Gbr.459. Logout)

XIV.J.2 Mengganti Kata Kunci ( Pasword)

Kata kunci / Pasword yang didapat setiap Anggota Perpustakaan pada waktu

pendaftaran anggota, dapat diganti sesuai keinginan Anggota Perpustakaan. Cara

untuk mengganti Kata Kunci (Pasword) tahapannya sebagai berikut:

Lakukan Login seperti yang telah diuraikan diatas. Kemudian klik pada Ganti

Kata Kunci .

(Gbr.460. Ganti Kata Kunci)

Tampil window “ Ganti Kata Kunci”. Entrikan kata kunci lama di box Kata

Kunci Lama, kemudian entrikan kata kunci pengganti di box Kata Kunci

Baru, ulangi entrikan kata kunci pengganti di box Konfirmasi Kata Kunci

Baru >> klik tombol OK.

(Gbr.461. Window Ganti Kata Kunci)



242

Akan tampil “Informasi Kata Kunci telah dirubah”, maka kata kunci /

password telah berganti >> klik OK.

(Gbr.462. Informasi Kata Kunci telah dirubah)

XIV.J.3 Pencarian (Searching) Bahan Pustaka

Untuk memudahkan Anggota Perpustakaan dalam mencari Bahan Pustaka yang

dibutuhkan, di PAS – OPAC juga disediakan fasilitas pencarian. Ada dua model

system pencarian yang disediakan, yaitu:

Pencarian Sederhana

Di sistem ini untuk mencari Bahan Pustaka yang dibutuhkan anggota tinggal

mengentrikan kata kunci.

Misalnya mencari Bahan Pustaka berkaitan dengan Internet, tinggal mengentrikan

kata Internet >> klik Pencarian. Maka akan ditampilkan Bahan Pustaka yang

berkaitan dengan Internet.

(Gbr.463. Pencarian Sederhana)

Pencarian Spesifik

Sedangkan sistem ini untuk mencari Bahan Pustaka yang dibutuhkan dapat

menggunakan pilihan spesifikasi yang disediakan. Dapat memakai Judul, Pengarang,

Topik, ISBN / ISSN, GMD atau Jenis. Dapat juga menggunakan lebih dari satu pilihan

spesifikasi. Maka akan ditampilkan Bahan Pustaka sesuai dengan spesifikasi yang

dikehendaki.



243

.

(Gbr.464. Pencarian Spesifik)

XIV.J.4 Info Bahan Pustaka

Setelah melakukan pencarian dan menemukan Bahan Pustaka yang dibutuhkan, maka

anggota dapat mencari informasi berkaitan spesifikasi, info sirkulasi, isi/konten dan

dapat melakukan transaksi pemesanan.

(Gbr.465. Tampilan Bahan Pustaka)

Info Detail

Klik pada tombol Info Detail, akan ditampilkan spesifikasi detail dari Bahan Pustaka.

(Gbr.466. Info Detail)



244

Info Koleksi

Klik pada tombol Info Koleksi, akan ditampilkan informasi ketersediaan koleksi bahan

pustaka. Warna hijau menandakan bahan pustaka tersedia, warna kuning

menandakan sedang dipesan, dan warna merah menandakan bahan pustaka sedang

dipinjam.

(Gbr.467. Ketersediaan Koleksi Bahan Pustaka)

Apabila menghendaki melakukan pemesanan/reservasi, maka klik pada area

berwarna hijau pada tanggal yang di inginkan. Akan tampil “Informasi

Reservasi Berhasil Dilakukan” >> klik OK.

(Gbr.468. Informasi Reservasi Berhasil Dilakukan)

Maka area yang di klik akan berubah warna menjadi kuning dan transaksi ini

akan tercatat sebagai transaksi pemesanan di sub modul (4.2.1) Mulai

Transaksi >> Sedang Dipesan (Bahan Pustaka tidak dapat

dipesan/dipinjam oleh anggota lain). Selanjutnya anggota tinggal datang ke

Perpustakaan untuk melakukan peminjaman.

Untuk memesan >> klik pada area

warna hijau



245

Preview

Klik pada tombol Preview, maka akan ditampilkan isi/konten dari Bahan Pustaka.

(Gbr.469. Konten Bahan Pustaka)



246

BAB XV

TIPS & TRIK IMPOR DATA

XV.A. TIPS MENGOLAH DATA

Salah satu cara pengisian data ke dalam Database PAS adalah dengan sistem impor.

Sekolah biasanya telah memiliki data dalam format Excel (.xls). Data dalam format Excel

dapat dimasukkan ke dalam Database PAS tanpa harus melakukan entri kembali. Secara

garis besar tahapan melakukan impor adalah:

Menyusun data ke file excel (.xls) dalam format yang disediakan di aplikasi.

Mengubah data dari file excel (.xls) menjadi data format file CSV(.csv ).

Mengimpor file CSV (.csv) ke dalam Database PAS lewat modul 09. PAS

Impor.

Kendalanya sering kali data yang dimiliki Sekolah tersedia dalam berbagai format.

Sedangkan untuk di impor, data harus sesuai dengan ketentuan dalam format impor yang

sudah disediakan. Berikut adalah format data yang sering dimiliki sekolah dan trik untuk

menyesuaikan/memodifikasi format datanya.

XV.A.1. Nama – NIP dan Tempat/Tgl. Lahir dalam dua baris.

(Gbr.470. Data Awal)

Untuk mengubah menjadi satu baris, langkahnya sbb :

Cermati berapa data maksimal (dalam contoh adalah 4 data).

Ketikan angka 5 pada cell A3.

Pada cell A5 masukkan rumus =A3+1 ( tempatkan pointer di cell A5 >> klik

= >> klik cell A3 >> ketik +1 >> enter).

Copy-kan sampai akhir data ( blok cell A4 dan A5, copy – sorot sampai akhir

data).

Hilangkan rumus ( blok semua data >> klik kanan copy >> tempatkan

pointer di cell A1 >> klik kanan paste special >> klik OK.



247

(Gbr.471. Paste Spesial)

Data diurutkan berdasarkan nomor dengan menu Sort ( blok semua data >>

klik Data >> Sort >> klik OK

(Gbr.472. Sort)

Data akan diurutkan berdasarkan nomor.

(Gbr.473. Hasil Sort)



248

Insert pada kolom C ( tempatkan pointer di kolom C >> klik kanan insert ).

Pindahkan Data NIP ke kolom C ( blok cell B6 s/d B9 >> klik kanan cut >>

tempatkan pointer di cell C2 >> klik kanan paste ).

Pindahkan Data Tanggal lahir di kolom E ( blok cell D6 s/d D9 >> klik kanan

cut >> tempatkan pointer di cell E2 >> klik kanan paste ).

Hasil akhir sebagai berikut :

(Gbr474. Hasil Akhir)

XV.A.2. Nama dan NIP dalam satu kolom.


Untuk memisahkan menjadi dua kolom langkahnya sbb:

Pada cell C2 masukkan rumus =RIGHT((B2),11)

RIGHT berfungsi untuk mengambil karakter dari kanan pada cell B2 dengan

jumlah karakter sebanyak 11. Copykan sampai akhir data, Hasilnya sbb:

(Gbr.476. Memisahkan NIP)

Selanjutnya adalah menghilangkan spasi di dalam NIP. Di cell D2 ketikkan

rumus =LEFT(C2,3) , LEFT berfungsi untuk mengambil karakter dari kiri pada

cell C2 sejumlah 3 karakter. Copy-kan sampai akhir data.

Di cell E2 ketikkan rumus =MID(C2,5,3), MID berfungsi mengambil karakter di

tengah di cell C2 dimulai pada karakter ke 5, sejumlah 3 karakter. Copy-kan

sampai akhir data.



249

.Di cell F2 ketikkan rumus =RIGHT(C2,3), RIGHT berfungsi untuk mengambil

karakter dari kanan pada cell C2 dengan jumlah karakter sebanyak 3.

(Gbr.477. Menghilangkan Spasi)

Gabungkan data di kolom D.E.dan F menjadi satu, caranya: di cell G2

ketikkan rumus =CONCATENATE(D2,E2,F2), CONCATENATE berfungsi

menggabungkan data di cell D2, cell E2 dan cell F2. Copy-kan sampai akhir

data. Hasil akhir sbb:

(Gbr.478. Hasil Akhir)

XV.A.3. Tempat dan Tanggal Lahir dalam satu kolom – format bulan text.


Pisahkan Tempat Lahir, pada cell B1 ketikkan rumus =LEFT(A1,FIND(“ “,A1,1)-

2)

LEFT berfungsi untuk mengambil karakter dari kiri pada cell A1, FIND

berfungsi mencari karakter di cell A1, -2 berfungsi menghilangkan spasi dan

koma.

(Gbr.480. Memisahkan Tempat Lahir)



250

Pisahkan Tgl. Lahir, Pada cell C1 ketikkan rumus =MID(A1,FIND("

",A1,1)+1,20)

MID berfungsi untuk mengambil karakter dari tengah pada cell A1, FIND

berfungsi mencari karakter di cell A1, +1 berfungsi menghilangkan spasi dan

angka 20 adalah jumlah maksimal karakter yang diambil.

(Gbr.481. Memisahkan Tanggal Lahir)

Pisahkan Tanggal, pada cell D1 ketikkan rumus =LEFT(C1,2)

LEFT berfungsi untuk mengambil karakter dari kiri pada cell C1 sebanyak 2

karakter.

(Gbr.482. Memisahkan Tanggal)

Pisahkan bulan dan tempatkan ke kolom E, di cell E1 ketikkan rumus dibawah

ini:

=MID(C1,FIND(" ",C1,1)+1,FIND(" ",C1,4)-FIND(" ",C1,1)-1) , MID berfungsi

untuk mengambil karakter dari tengah pada cell C1, FIND(" ",C1,1)+1

berfungsi mencari karakter di cell C1, +1 berfungsi menghilangkan spasi,

FIND(" ",C1,4)-FIND(" ",C1,1)-1 berfungsi mencari karakter di cell C1 di mulai

dari karakter no 4 sejumlah satu karakter, -1 berfungsi menghilangkan spasi.

(Gbr.483. Memisahkan Bulan)

Ubahlah Nama Bulan dalam format text menjadi format angka, Tahapannya

di sheet 2 buatlah tabel acuan sbb:



251

(Gbr.484. Tabel Data Acuan)

Kemudian letakkan pointer di cell F1, ketikkan rumus sebagai berikut : =VLOOKUP(E1,Sheet2!$A$2:$B$13,2,0), VLOOKUP berfungsi mengambil

data secara vertical dengan acuan able data di sheet 2 ( cell A2 – B13

yang telah diabsolutkan ), tanda $ berfungsi untuk meng-absolutkan ( hanya

mengambil acuan data yang ditunjuk ). Hasilnya adalah sbb:

(Gbr.485. Hasil VLOOKUP)

Pisahkan data Tahun tempatkan di kolom G, pada cell G1 ketikkan rumus

sbb:

=RIGHT(C1,4), RIGHT berfungsi untuk mengambil karakter dari kanan pada

cell C1 dengan jumlah karakter sebanyak 4.

(Gbr.486. Memisahkan Tahun)

Gabungkan data Tanggal Lahir dengan format M/d/yyyy, caranya: di cell

H1 ketikkan rumus =CONCATENATE(F1,"/",D1,"/",G1), CONCATENATE

berfungsi menggabungkan data di cell F1, cell D1 dan cell G1. Copy-kan

sampai akhir data. Hasil akhir sbb



252


XV.A.4. Tempat dan Tanggal Lahir dalam satu kolom – format bulan angka.

.(Gbr.488. Data Awal)

Pisahkan Tempat Lahir, pada cell B1 ketikkan rumus =LEFT(A1,FIND(" ",A1,1)-

1)

LEFT berfungsi untuk mengambil karakter dari kiri pada cell A1, FIND

berfungsi mencari karakter di cell A1 yang dibatasi koma, -1 berfungsi

menghilangkan koma.

(Gbr.489. Memisahkan Tempat Lahir)

Pisahkan Tgl. Lahir, Pada cell C1 ketikkan rumus =MID(A1,

FIND(",",A1,1)+2,20)

MID berfungsi untuk mengambil karakter dari tengah pada cell A1, FIND

berfungsi mencari karakter di cell A1 yang dibatasi koma, +1 berfungsi

menghilangkan spasi dan angka 20 adalah jumlah maksimal karakter yang

diambil.

(Gbr.490. Memisahkan Tanggal Lahir)



253

Pisahkan Tanggal, pada cell D1 ketikkan rumus =LEFT(C1,2)

LEFT berfungsi untuk mengambil karakter dari kiri pada cell C1 sebanyak 2

karakter.

(Gbr.491. Memisahkan Tanggal)

Pisahkan Bulan, pada cell E1 ketikkan rumus : =MID(C1,4,2)

MID berfungsi mengambil karakter di tengah pada cell C1, dimulai pada

karakter no 4, sebanyak 2 karakter.

(Gbr.492. Memisahkan Bulan)

Pisahkan Tahun, pada cell F1 ketikkan rumus : =RIGHT(C1,4)

RIGHT berfungsi untuk mengambil karakter dari kanan pada cell C1 dengan

jumlah karakter sebanyak 4.

(Gbr.493. Memisahkan Tahun)

Gabungkan data Tanggal Lahir dengan format M/d/yyyy, caranya: di cell

G1 ketikkan rumus =CONCATENATE(E1,"/",D1,"/",F1), CONCATENATE

berfungsi menggabungkan data di cell E1, cell D1 dan cell F1. Copy-kan

sampai akhir data. Hasil akhir sbb:




254

XV.B. TRIK IMPOR DATA SISWA

Data kesiswaan adalah data yang besar, maka akan sangat membantu jika pengisiannya

menggunakan cara impor data. Sebagaimana telah dijelaskan di BAB IX. ENTRI DATA

KESISWAAN SUB IX.B. Impor Data, bahwa untuk impor data kesiswaan ada dua tahap yaitu:

impor Biodata dan impor tingkat kelas/penempatan rombel.

Di Sub BAB IX.B. Impor Data tersebut juga sudah diuraikan tahapan-tahapan dalam

melakukan impor data kesiswaan untuk siswa tingkat X. Disini yang akan dijelaskan, bahwa

untuk impor data kesiswaan tinkat XI dan XII ada sedikit perbedaan perlakukan. Perbedaan

ini adalah dalam hal pengisian beberapa data, perbedaan itu dijelaskan sebagai berikut :

Di dalam file format untuk impor biodata siswa (file 02.01. Biodata Siswa),

diantaranya mengisi field kd_tingkat_kelas dan kd_program_pengajaran. Di kedua

field itu di templatenya sudah diberi petunjuk pengisiannya, perhatikan gambar

berikut:

(Gbr.495. File Format Impor Biodata Siswa)

Sesuai petunjuk diatas, maka untuk impor Kelas X kd_tingkat kelas diisi 01 dan

kd_program_pengajaran diisi 1. Masih sesuai petunjuk diatas, jikalau kita akan

mengimpor data siswa misal Kelas XI IPA 1, maka seharusnya kd_tingkat_kelas diisi

02 dan kd_program_pengajaran diisi 3. Jika dilakukan sesuai petunjuk itu, maka

yang terjadi setelah berhasil impor data siswa tingkat XI dan XII masuk di (5.1.2)

Data Awal Siswa Pindahan.

Agar siswa tingkat XI dan XII tidak diperlakukan sebagai siswa pindahan, maka

ketika mengimpor data siswa Kelas XI dan XII, pengisian untuk kedua field itu tidak

mengikuti petunjuk ditemplate. Jadi perlakuannya untuk impor seluruh data Siswa

Kelas XI dan XII, field kd_tingkat_kelas tetap diisi 01 dan kd_program_pengajaran

tetap diisi 1 ( sama seperti pada waktu impor data Kelas X ). Dengan cara ini setelah

berhasil diimpor, data siswa Kelas XI dan XII tidak dianggap sebagai Siswa Pindahan

dan datanya tetap masuk ke modul (5.1.1) Data Awal Siswa baru. Perhatikan

gambar berikut:



255

(Gbr.496. Manipulasi Pengisian Data)

Lanjutkan dengan mengimpor tingkat kelasnya, untuk memudahkan silahkan ambil

data rombel dengan cara Query ke Database PAS ( Uraian lengkap tatacara Query

data rombel dapat dilihat di BAB IX ENTRI DATA KESISWAAN, SUB IX.B. Impor

Data ). Hasil Query data rombel adalah sebagai berikut:

(Gbr.497. Data Hasil Query)

Nah pada waktu mengisi file format impor untuk tingkat kelas ( file 04. Tingkat kelas

), silahkan dicopy data yang mewakili dari rombel yang akan diimpor. Misalnya akan

mengimpor tingkat Kleas XI IPA 1 maka ambillah data yang mewakili rombel XI IPA

1. Perhatikan gambar berikut :

(Gbr.498. Mengambil Data Rombel)



256

Kemudian masukkan ke dalam format impor, perhatikan gambar ( impor tingkat Kelas

XI IPA 1 ):

(Gbr.499. Pengisian Format Impor)

Lakukan tahapan impor tingkat kelas seperti yang telah dijelaskan di BAB IX.B.

IMPOR DATA.



257

BAB XVI

BACK UP DAN RESTORE

Sesuai dengan strategi yang telah ditetapkan diawal, bahwa selama proses pengisian data

untuk melakukan pengamanan maka setiap tahapan selesai selalu dibuat back up data.

Demikian juga disarankan ketika PAS sudah operasional pada periode waktu tertentu

(misalnya sebulan sekali) juga di buat back up data.

Ada beberapa cara dapat dilakukan untuk membuat back up data, dibawah ini akan di

contohkan dua cara dalam membuat back up data beserta restore data.

XVI.A. MANUAL

Melakukan proses back dan restore data per-tahap secara manual.

XVI.A.1. Back Up Data

Melakukan back up data secara manual telah banyak dicontohkan di awal pada

bahasan entri data (ada 5 buah back up telah dibuat).

XVI.A.2. Restore Data

Secara prinsip prosedur restore data secara manual adalah proses back up data

secara manual yang prosesnya dibalik. Di bawah ini di contohkan merestore back up

No 02. REF. TINGKAT SEKOLAH secara manual.

Stop service MySQL.

Klik Start >> klik Control Panel >> klik 2X Administrative Tools >> klik 2X service

>> klik PAS –SMA MySQL >> klik kanan Stop ( atau klik menu stop ).

(Gbr.500. Stop Service PAS-SMA MySQL)

PAS-SMA-MySQL >> Klik

kanan Stop



258

Hapus Folder “Data”

Klik kanan di start >> klik Explore >> klik Local Disk (C:\..) >> klik DEPDIKNAS >>

klik Paket Aplikasi Sekolah – SMA >> klik MySQL – 5.0.22 >> data >> klik kanan

delete.

(Gbr.501. Delete Folder Data)

Copy Back Up Data

Klik DATA (E:/..) >> klik BACK UP DATA PAS >> klik 02. REF. TINGKAT SEKOLAH

>> Data >> klik kanan copy.

(Gbr.502. Copy Back Up Data)

Ref. TINGKAT SEKOLAH >> data >> Copy

Data >> Klik kanan Delete



259

Masukkan ke Folder MySQL 5.0.22

Klik Local Disk (C:/..) >> klik Depdiknas >> Paket Aplikasi Sekolah – SMA

>> klik MySQL 5.0.22 >> klik kanan paste.

(Gbr.503. Memasukkan Back Up Data)

Jalankan kembali service MySQL.

Setelah proses restore selesai service My SQL dijalankan kembali. Klik Start >> klik

Control Panel >> klik 2X Administrative Tools >> klik 2X service >> klik PAS –

SMA MySQL selanjutnya klik kanan Start (atau klik menu start).

(Gbr.504. Start Servive MySQL)

PERHATIAN : Jika back up dibuat dengan cara manual, maka restore juga harus

menggunakan cara manual.

PAS-SMA-MySQL >> Klik

kanan Start

Masukkan ke folder mysql-

5.0.22



260

XVI.B. OTOMATIS

Di dalam CD Installer PAS telah disediakan tools untuk melakukan back up dan restore Database secara otomatis. Langkahnya menggunakannya adalah sebagai berikut: XVI.B.1. Back Up Data


berikut >> klik Home >> klik Back up & Restore Database.. Atau dapat juga

dengan cara masuk ke Window Explore >> PAS-SMA 5.3 >> Utilities >> Klik 2x

pada Back Up & Restore Database.

(Gbr.505. Back Up & Restore Database)

Tampil Window “Panduan Back Up & Restore Database PAS-SMA” >> klik Lanjut.

(Gbr.506. Window Panduan Back Up & Restore Database PAS-SMA)



261

Akan Tampil Window “Pilih Direktori Asal Database” .

(Gbr.507. Window Pilih Direktori Asal Database)

Selanjutnya arahkan ke Direktori yang akan di back up, Klik Browse >> Local Disk C

(tergantung Direktori tempat Instalasi PAS) >> Depdiknas >> Paket

Aplikasi Sekolah – SMA >> mysql-5.0.22 >> data >> klik OK.

(Gbr.508. Diarahkan ke Direktori “data”)



262

Kembali ke Window “Pilih Direktori Asal Database” >> klik Lanjut.

(Gbr.509. Direktori Asal Database)

Tampil Window “Pilih Direktori Tujuan Database”.

.

(Gbr.510. Window Pilih Direktori Tujuan Database)

Selanjutnya arahkan ke Direktori yang akan di pakai menyimpan Back Up dan beri

identitas yang jelas ( contoh: membuat back up bulan April 2010 disimpan di Direktori

E). Klik Browse >> Data E (bebas memilih) >> klik box “Buat Folder Baru” >> Beri

nama/identitas ( misalnya: BACK UP APRIL 2010 ) >> Klik OK.



263

(Gbr.511. Direktori Tujuan)

Kembali ke Window “Pilih Direktori Tujuan Database” >> klik Lanjut.


Proses Back Up sedang berlangsung, tunggu beberapa saat.



264

(Gbr.513. Proses Back Up)

Proses Back Up selesai, klik Selesai.

(Gbr.514. Selesai)



265

XVI.B.2. Restore Data


berikut >> klik Home >> klik Back up & Restore Database.. Atau dapat juga

dengan cara masuk ke Window Explore >> PAS-SMA 5.3 >> Utilities >> Klik 2x

pada Back Up & Restore Database.

(Gbr.515. Back Up & Restore Database)

Tampil Window “Panduan Back Up & Restore Database PAS-SMA” >> klik Lanjut.

(Gbr.516. Window Panduan Back Up & Restore Database PAS-SMA)



266

Akan Tampil Window “Pilih Direktori Asal Database” .

(Gbr.517. Window Pilih Direktori Asal Database)

Selanjutnya arahkan ke Direktori back up yang akan di restore, Klik Browse >> Data

E ( contoh: akan merestore back up bulan April 2010 yang disimpan di Direktori E)

>> BACK UP APRIL 2010 >> Klik OK.

(Gbr.518. Diarahkan ke Direktori “data”)



267

Kembali ke Window “Pilih Direktori Asal Database” >> klik Lanjut.

(Gbr.519. Direktori Asal Database)

Tampil Window “Pilih Direktori Tujuan Database”.

.

(Gbr.520. Window Pilih Direktori Tujuan Database)

Selanjutnya arahkan ke Direktori tujuan, Klik Browse >> Local Disk (C:) >>

Depdiknas >> Paket Aplikasi Sekolah – SMA >> mysql-5.0.22 >> data >> klik

OK.



268


Kembali ke Window “Pilih Direktori Tujuan Database” >> klik Lanjut.


Apabila tampil window seperti gambar di bawah ini, ketikkan huruf “a” dari

keyboard.



269

(Gbr.523. Proses Restore)

Proses Restore sedang berlangsung, tunggu beberapa saat.

(Gbr.524. Proses Restore)

Proses Restore selesai, klik Selesai.

(Gbr.525. Selesai)



270

BAB XVII

PENGAMANAN DATA

PAS ( Paket Aplikasi Sekolah ) mempunyai cakupan cukup luas, meliputi semua proses di

dalam sistem pembelajaran di Sekolah. Berarti di dalam Database PAS akan tersimpan

seluruh data dari proses periodikal pembelajaran. Mengingat pentingnya data-data itu,

maka perlu dilakukan langkah-langkah untuk mengamankan data-data tersebut.

Berikut adalah beberapa langkah yang perlu dilakukan untuk mendukung pengamanan data:

XVII.A. Komputer SERVER

Di komputer Server-lah semua data akan tersimpan, maka lakukan langkah

pengamanan sbb :

Tempatkan Komputer Server pada tempat khusus.

Hanya Administrator yang boleh mengakses Komputer Server.

Pengisian data sebaiknya tidak langsung di Komputer Server

Gantilah password standart PAS ( akan diuraikan kemudian ).

XVII.B. Komputer CLIENT

Dalam Instalasi jaringan LAN untuk PAS, akan ada beberapa Komputer Client. Dari

Komputer Client ini data-data ( utamanya data Transaksional ) akan diisikan. Hal-hal

yang perlu dilakukan di Komputer Client :

Di Komputer Client, installah sub sistem PAS sesuai dengan kebutuhan,

misalnya Komputer Client untuk Keuangan hanya dinstall modul (08.)

Administrasi Keuangan, dll ( sudah dijelaskan pada tahap Instalasi ).

Untuk Petugas pengentri data, berilah kewenangan akses sebagai

OPERATOR ( akan diuraikan kemudian ).

Ganti password standart PAS, dan tetapkan untuk masing-masing Client

berbeda (akan diuraikan kemudian ).

XVII.C. Administrasi User

Di dalam PAS ada tiga jenis kewenangan user, yaitu:

1. Admin

Dapat menambah, mengubah, menghapus data dan menjalankan tahapan

proses di aplikasi serta pengaturan yang bersifat kritikal. Kewenangan ini

hanya untuk Administrator.



271

2. Operator

Hanya dapat menambah, mengubah dan menghapus data. Kewenangan ini

diberikan kepada petugas pengentri data (operator) di Komputer Client.

3. User

Hanya dapat melihat data. Kewenangan ini dapat di berikan kepada

Kepala Sekolah dan Guru.

XVII.C.1. Mengganti Password Admin

Berikut dijelaskan tata cara untuk mengubah Password Admin ( hanya dapat

dilakukan oleh User dengan kewenangan Admin ).

Buka salah satu modul PAS >> klik tombol Admin pada Window

Pengesahan Pemakai

(Gbr.526. Mengganti Pasword Admin)

Akan tampil Window Validation >> masukkan Admin User dan Admin

Password >> klik OK. Secara default Admin User adalah pas dan Admin

Password adalah sma.

(Gbr.527. Validasi)



272

Selanjutnya akan tampil Window User Accounts >> klik pas >> klik Modify.

(Gbr.528. User Accounts)

Akan tampil Window User >> klik Admin >> klik Chg Pwd (Change

Password)

(Gbr.529. Change Pasword)

Selanjutnya tampil Window Change Password >> isikan password yang

baru di kotak Password >> ulangi pengisian password di kotak Retype

password >> klik OK.



273

(Gbr.530. Masukkan Pasword Baru)

Pada Window “User” >> klik OK >> kemudian pada Window User

Accounts >> klik Apply >> klik OK. Maka Password Admin telah berganti.

(Gbr.531. Apply – Ok)

CATATAN :

Cobalah untuk membuka salah satu modul aplikasi PAS, jika Nama User (User Name)

dan Kata Kunci (Password) yang dimasukkan salah maka akan muncul peringatan sbb:

(Gbr.532. Kesalahan Isi Nama User/Kata Kunci)



274

XVII.C.2. Menambah User Baru

Di manual ini akan dicontohkan menambah user dengan kewenangan operator untuk

Komputer Client di bagian Keuangan.


Pengesahan Pemakai.


Password yang baru (setelah diubah) >> klik OK.

(Gbr.533. Validasi)

Selanjutnya akan tampil Window User Accounts >> klik pass >> klik add.

(Gbr.534. Menambah User)

Akan tampil Window User >> masukkan Username (misal keuangan) >> klik

operator >> klik Chg Pwd.



275

(Gbr.535. Memasukkan Nama User Baru)

Di Window Change Password >> masukkan password (untuk operator

keuangan) >> ulangi password di kotak Retype Password >> klik OK.

(Gbr.536. Memasukkan Pasword)

Pada Window User >> klik OK >> pada Window User Accounts tampil

user baru keuangan dengan kewenangan operator >> klik Apply >> OK.

(Gbr.537. Apply – Ok)



276

Penambahan User baru untuk Client yang lain dan untuk jenis kewenangan

yang lain (user), tata caranya sama seperti yang diuraikan diatas.

XVII.C.3. Mengubah Kewenangan User

Administrator juga dapat mengubah kewenangan user ke jenis kewenangan yang lain

(misalnya dari operator menjadi user,dll).

Cara mengubah kewenangan user adalah sebagai berikut ( di manual ini dicontohkan

mengubah kewenangan user operator keuangan menjadi user keuangan) :


Pengesahan Pemakai.


Password >> klik OK.

Selanjutnya akan tampil Window User Accounts >> klik keuangan >> klik

Modify.

(Gbr.538. Modif Kewenangan)

Akan tampil Window User >> ubahlah kewenangan yang sebelumnya

operator menjadi user >> klik User >> klik OK.



277

(Gbr.539. Ubah Kewenangan)

Kewenangan Operator keuangan telah berubah menjadi user keuangan >>

pada window User Accounts >> klik Apply >> klik OK.

XVII.C.4. Menghapus User.

Administrator juga dapat menghapus User yang sudah tidak diperlukan lagi. Langkahnya

sebagai berikut ( di manual ini dicontohkan menghapus user keuangan ) :


Pengesahan Pemakai.

Di Validation >> masukkan Admin User dan Admin Password >> klik OK.

Pada Window User Accounts >> klik keuangan >> klik Del..

(Gbr.540. Menghapus User)



278

Akan tampil Window User >> klik OK.

(Gbr.541. Menghapus User)

Akhiri proses pada window User Accounts >> klik Apply >> klik OK. Maka

user keuangan akan terhapus.

Panduan Pas Sma

Documents

Transcript of Panduan Pas Sma