BADAN

STANDARDISASI

NASIONAL

KEPUTUSAN KEPALA BADAN STANDARDISASI NASIONAL

NOMOR 4/KEP/BSN/1/2021

TENTANG

PETUNJUK TEKNIS TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK DI LINGKUNGAN

BADAN STANDARDISASI NASIONAL

KEPALA BADAN STANDARDISASI NASIONAL,

Menimbang : a. bahwa untuk mendukung penyelenggaraan

pemerintahan yang baik (good governance) dan

reformasi birokrasi di bidang tata naskah dinas dan

untuk menindaklanjuti Surat Edaran Mentcri

Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi

Birokrasi Nomor 05 Tahun 2013 tentang

Penggunaan Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik

Pada Instansi Pemerintah, diperlukan upaya

pemanfaatan teknologi informasi yang dapat

terintegrasi;

b. bahwa berdasarkan Peraturan Kepala Badan

Standardisasi Nasional Nomor 7 Tahun 2017 tentang

Tata Naskah Dinas di Lingkungan Badan

Standardisasi Nasional, dibutuhkan sistcm Tata

Naskah Dinas berbasis elektronik sesuai dengan

kebutuhan organisasi yang dapat digunakan oleh

seluruh pejabat dan pegawai di Lingkungan Badan

Standardisasi Nasional;

c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana

dimaksud dalam huruf a, dan huruf b, perlu

menetapkan Keputusan Kepala Badan Standardisasi

Nasional tentang Petunjuk Teknis Tata Naskah

Dinas Elektronik di Lingkungan Badan Standardisasi

Nasional;

BADAN

STANDARDISASI

NASIONAL

-2-

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang

Informasi dan Transaksi Elektronik (Lembaran

Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 58,

Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia

Nomor 4843);

2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia

Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran

Negara Republik Indonesia Nomor 5071);

3. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012

tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43

Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara

Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53,

Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia

Nomor 5286);

4. Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019

tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi

Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia

Tahun 2019 Nomor 185, Tambahan Lembaran

Negara Republik Indonesia Nomor 6400);

5. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur

Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 6 Tahun

2011 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas

Elektronik di Lingkungan Instansi Pemerintah;

6. Peraturan Badan Standardisasi Nasional Nomor 7

Tahun 2017 tentang Tata Naskah Dinas di

Lingkungan Badan Standardisasi Nasional (Berita

Negara Republik Indonesia Tahun 2017 Nomor

1830);

7. Peraturan Badan Standardisasi Nasional Nomor 10

Tahun 2020 tentang Organisasi dan Tata Keija

BADAN

STANDARDISASINASIONAL

Menetapkan

KESATU

KEDUA

KETIGA

KEEMPAT

-3-

Badan Standardisasi Nasional (Berita Negara

Republik Indonesia Tahun 2020 Nomor 1037);

MEMUTUSKAN:

KEPUTUSAN KEPALA BADAN STANDARDISASI

NASIONAL TENTANG PETUNJUK TEKNiS TATA

NASKAH DINAS ELEKTRONIK DI LINGKUNGAN BADAN

STANDARDISASI NASIONAL.

Menetapkan Petunjuk Teknis Tata Naskah Dinas

Elektronik di Lingkungan Badan Standardisasi

Nasional yang selanjutnya disebut Petunjuk Teknis

TNDE BSN sebagaimana tercantum daJam lampiran

yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari

Keputusan Kepala Badan ini.

Petunjuk Teknis TNDE BSN sebagaimana dimaksud

dalam Diktum KESATU meliputi:

1. pendahuluan;

2. sumber daya yang dibutuhkan; dan

3. menu dan cara penggunaan.

TNDE merupakan sistem teknologi informasi yang

dapat diakses melalui htto://intranet, bsn. go. id, dengan

melakukan log in menggunakan email dan password

intranet pegawai BSN.

Pengelolaan substansi TNDE dilakukan oleh Biro

Perencanaan, Keuangan, Umum, dan Pengadaan (Biro

PKUP).

BADAN

STANDARDISASl

NASIONAL

KELIMA

KEENAM

KETUJUH

-4-

Dalam melaksanakan pengelolaan substansi TNDE

sebagaimana dimaksud dalam Diktum KEEMPAT, Biro

PKUP memiliki tugas:

1. mengembangkan konsep substansi TNDE;

2. melakukan pembinaan teknis operasional TNDE;

dan

3. melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan

TNDE.

Pengelolaan teknis TNDE terkait teknologi informasi

dan komunikasi BSN dilakukan oleh Pusat Data dan

Sistem Informasi (Pusdatin).

Dalam melaksanakan pengelolaan teknis TNDE

sebagaimana dimaksud dalam Diktum KEENAM,

Pusdatin memiliki tugas:

1. mengembangkan sistem TNDE;

2. melakukan pengembangan infrastruktur dan

jaringan sistem TNDE;

3. mengelola infrastruktur dan jaringan sistem

TNDE; dan

4. menjaga keamanan data aplikasi sistem TNDE.

KEDELAPAN Administrator TNDE BSN dilaksanakan oleh:

1. Administrator utama tingkat pusat adalah Biro

PKUP dan Pusdatin.

2. Administrator tingkat unit keija adalah

subkoordinator kelompok susbtansi yang

membidangi tata usaha pada tiap jabatan

pimpinan tin^ madya dan sekretaris.

BADAN

STANDARDISASI

NASIONAL

-5-

KESEMBILAN Keputusan Kepala Badan ini mulai berlaku pada

tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di Jakarta

pada tanggaJ_La_Januari 2021

KEPALA ARDISASI NASIONAL,

AOHMAD

BADAN

STANDARDISASl

NASiONAL

-6-

LAMPIRAN

KEPUTUSAN KEPALA BADAN STANDARDISASl NASIONAL

NOMOR : 4/KEP/BSN/1/2021

TENTANG :

PETUNJUK TEKNIS TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK DI

LINGKUNGAN BADAN STANDARDISASl NASIONAL

PETUNJUK TEKNIS TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK DI

LINGKUNGAN BADAN STANDARDISASl NASIONAL

Daftarisi

Pendahuluan '''

1.1 Definisi - " ̂"

1.2 Tujuan -7-

1.2.1 Pembangunan TNDE — • 7 -

1.2.2 Pembuatan PetunjukOperasionalTNDE -7-

1.3 Pihak-pihak yang berkepentingan dan berhak menggunakan dokumen ini; - 7 -

1.4 Deskripsi Umum Sistem ' ®"

Sumber Daya yang Dibutuhkan - H •

2.1 Perangkat Keras " '

2.2 Perangkat Lunak....

2.3 Sumber Daya Manusia * '

Menu dan Cara Penggunaan - - H ■

3.1 Struktur Menu - li •

3.2 Penggunaan * 17 •

3.2.1 Cara membuka situs -

3.2.2 Cara Menambah Surat. " 13 •

3.2.3 Cara Membuat Disposisi " 17'

3.2.4 Cara Melihat Disposisi - '18 •

BADANSTANDARDISASINASiONAL

-7-

I. Pcndahuluan

1.1 Deflnisi

a. Surat atau Naskah Dinas alat komunikasi kedinasan dalam bentiik tenulis yang sifatnya

mengikat atau tidak mengikat.

b. Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) adalah Naskah Dinas berupa komunikasi dan

infonnasi yang dilakukan secara elektronik atau yang terekam dalain muitimedia

elektronik.

c. Surat Masuk adalah semua surat dinas yang diterima dari luar instansi.

d. Nota Dinas adalah Naskah dinas internal antar pejabal satuan organisasi yang memuat

atau berisi pemberitahuan, permintaan. penjelasan, iaporan dan scbagainya.

e. Disposisi adalah pendapat seorang pejabal mengenai urusan yang termuat dalam suaiu

naskah dinas dinas, yang langsung ditiiliskan pada naskah yang bersangkiitan atau pada

lembar khusus atau melalui aplikasi sistem informasi.

1.2 Tujuan

1.2.1 Pembangunan TNDE

a. Mengurangi penggunaan kertas [paperless)

b. Meningkatkan ketertelusuran dokumen

c. Meningkatkan eflsiensi tenaga dan waktu

1.2.2 Pembuatan Pelunjuk Opcrasional TNDE

a. Menjadi aciian dalam mengoperasionalkan aplikasi TNOE

b. Menjadi bahan ajar dalam transfer pengetahuan kepada personal baru BSN

U Pihak-pihak yang berkcpcntingan dan berhak menggunakan dokumen ini:

a. Pejabal Tinggi Utama

b. Pejabal Tinggi Madya

c. Pejabal Tinggi Pratama

d. Koordinator Kelompok Substansi

e. Subkoordinator Kelompok Substansi

f. Seluruh Pegawai BSN

g. Pegawai Pemerintah Non Pegawai Negeri dengan jabatan Sekrelaris

Adalah pihak berkepentingan dan yang berhak menggunakan dokumen dan apHkasi

TNDE.

BADAN

STANDARDISASI

NASIONAL

-8-

1.4 DeskripsiUmum Sistcm

1.4.1 FungsiTNDE

Fungsi TNDE meliputi

a. Keterteliisuran naskah dinas

b. Validasi naskah dinas

c. Unggah naskah dinas

d. Unduh naskah dinas

e. Cetak naskah dinas

f. Sejarah dokumentasi naskah dinas

g. Pemberian DispostsI terhadap naskali dinas

1.4.2 FiturTNDE

Filur yang terdapat dalam aplikasi TNDE bersumber dari Peraturan BSN Nomor 7

Tahun 2017 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Badan Standardisasi

Naslonal. Fitur lersebut terdiri atas:

a. Tambah Surat (Z/ipi// surat yang masuk) terdiri dari Surat Masuk dan Nola

Dinas

b. Tambah dan tampil Dlsposisi atas surat

1.4.3 Aturan Dasar TNDE

Aturan dasar yang mendasari dibuatnya aplikasi TNDE dijeiaskan pada matriks

berikut:

No Naskah DinasPenomoran

Otomatis

Klasifikasi

Arsip

Butuh

PcrsctujuanPengguna

I) Surat Masuk Tidak Ya Tidak Sekretaris dan

Pimpinan

2) Nota Dinas Masuk Tidak Ya • Semua

3) Dlsposisi • - • Semua

1.4.4 Alur/FIowchart Penggunaan TNDE

I. Pimpinan atau Sekretaris eselon I atau II mencrima surat dan

atau melakukan scan atas surat kennidian mendaftarkannya ke

TNDE pada menu "TNDE Naskah Masuk" "Tambah Surat"

BSNBADANSTANDARDISASI

NASIONAL

-9-

2. Jika diinput oleh Sekretaris maka sekretaris memberi tahu

pimpinan akan surat yang masiik (manual)

3. Jika siimt sudah scsuai, maka Pimpinan (pejabat eselon I atau

11) dapat melakiikan disposisi ke pejabat di bawdinya

naungannya atau staff secara langsung. Staff hanya berli^

untuk menerima disposisi.

4. Pcncrima Disposisi dapat menampilkan keterangan disposisi

dan detail surat

Keterangan:

a. Sistem dapat menampilkan pratayang Surat Masuk

(print preview), serta unduli dan cetak

b. Sistem merckam segala transaksi (history) Surat yang

dilakukan

BADAN

STANDARDISASINASIONAL

-10-

TNDE

Sekretaris Pejabat Penerima Disposisi Uraian

^ Mulal ^

TambttiSuist

SMetvs

''rnemberi i^upimpinan akansuratyang

masuk

oud)

(esBlon II aiauEseUnll)

Tambati Surat

< '

(EseieniiaiauEscMn II]

Tampl Disposisidan dciaA suiai

Periu

E)ispal dapat melakukan disposisike pejal>at dl bawatinyastan secaratangsung.. Sialf hanya bemak unlukmenerima disposis'.

4. Penerima Disposisi dapalmenampilkan keterangan disposisidan detail surat pads menu 'TNOENaskah Masuk' 'Disposisi'

SisSam merekam segata Iransaksi(history; Surat yang dilskukan

Bukan

BADAN

STANDARDISASINASIONAL

-11 -

n. Sumber Daya yang Dibutuhkan

2.1 Pcrangltat Keras

Perangkat keras yang diperliikan dalam pengoperasian apHkasi ini adalah:

1) Personal komputer, komputerjinjingatau telepon cerdas (smanphone) yang terkoneksi

kejaringan internet

2) Scanner scbagai alat pindal dokumen

2.2 Perangkat Lunak

Perangkat lunak yang digunakan untuk inengakses TNDE adalah browser, seperti Google

Chrome, MozilaFirefox, atau apllkasi browser ialnnya.

23 Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia yang akan menggunakan apllkasi ini dari sisi Administrator adalah

yang memilik! pemaliaman tentang tata naskah dinas/kearsipan. Admin Arsip adalah tim

yang memiliki kemampuan menganalisa Tata Naskah Dinas dan mampu mengopcrasikan

komputer dan menggunakan TNDE. Sedangkan pegawai BSN adalah yang memiliki

kemampuan untuk mengoperasikan komputer dan memahami penggunaan aplikast TNDE.

m. Menu dan Cara Penggunaan

3.1 Struktur Menu

Strukturmenu pada TNDE adalah sebagai berikut:

a. Menu TNDE Naskah Masuk

TNDE Naskah Mesuk v

TaTibsP Sura:

D)5P=S;SI

Menu yang tersedia ada 3 fitur yaitu:

• Tambali Surat

Merupakan halaman bagi sekretaris (membuat dan mengelola) dan pejabat eselon I

dan eselon II (mengelola).

• Disposisi

Merupakan halaman untuk melihat disposisi bagi seluruh pegawai BSN.

BADAN

STANDARDISASINASIONAL

-12-

3.2 Penggunaan

3.2.1 CARA MEMBUKA SITUS

• Untuk memulai TNDE dapat dilakukan dengan cara membuka browser dengan

mengetikkan littps://intranet.bsn.go.id kemudian tekan tombol enter pada keyboard.

• Akan muncui halaman login seperti gambarberikiii:MB* - » 9

• Masukkan email dan password intranet pegawai BSN, kemudian tekan tonibol Sign

In.

• Akan muncui halaman dashboard seperti gambar berikut;

O a

B *4^19&A B

fi

T* '

ft ......

MfviPvWMe

mk>

6*M|

januny 2021

«• ^ n "u

•Hi n fl 29

BADANSTANDARDISAS!

NASIONAL

-13-

MenuTNDE terdapat pada menuke 7 di sebelah kiri tayarseperti gambarberikut:

PuMt Data dan Informasi

# Das-soa'i!

is Agenda Pbnptnan

^ ErSN B >

S Agerdaku

Pengliiniunan >

Hr Forum >

4k TNDE ̂s^iah Masuk v

TambahSurat n

.•

- ̂ Si * ' iiz:' SsS *•■e.i I IUMI t,i I IS Ti'ii" ^&8«

9

«> fen^S *

^ i yi II II *ev*wJvw»4f»wW*»^*A

*>a%elU»l4iM •

iii

BADANSTANDARDtSASINASIONAL

-14-

c. Cek pada Surat yang hendak diinput. Contoh Siirat:

Mouonui

VtHin ajtuIM t«>aKf>8 81|««Wi«>**«««»*>BitBClll

n t*(» !•-« raa«>^ Ow9i NSM« ■

Lii^

BADAN

STANDARDISASt

NAStONAL

-15-

f, Masukkan hasil scan atau file digital lainnya terkait surat masuk dengan

menekan tombol Choose File.

t 4 VUi • Um • Ml V t,

|I»I'»II

t4)4M* t *

*

gm»in '

m *

AP

. 1«€A2» I

' " ^ A

3 OgW> ■ >!

CHp «~

g. Pilih file, kemudian lengkapi keterangan file lersebui pada bagian Note. Setelah

itii tekan tombol Upload.

NAIMh

iMloMiaa-

©■

loipmffcl

(MM* MMMM*

h. Pastikan file muncul pada lable menandakan telali terslmpan ke dalam sistem.Jika ingin membataikan, tekan tombol Hapus.

^ If-npw !'■*

^ Kt^lr«il K«iki>4h 0.^

IMnar

Sfiea^*^ Kitv*

vMn

CHMMly

a2i*d4i

'SSXdt

BADANSTANDARDISASlNASIONAL

-16-

i. Pastikan Data Surat Masuk sudah lengkap.

4 Pvfinfa r» unarr

ifftosff ne

©

K*mei (tioalitt

\C-1• f a*''! X'

«MOn tu»u»

a. Tombol Kirim

Jika sudah yakin bahwa data telah lengkap, tekan tombol Kirim. Dengan

menekan tombol ini, data Surat Masuk akaii diterima oleh pimpinan. Jika

tombol Kirim ditekan maka data tidak dapat diubali kembali.

b. Tombol Simpan Draft

Jika masih ragu dan suatu saat ingin mengubah data tersebut, tekan tombol

Simpan Draft, maka data akan tersimpan ke dalam sistem dan suatu saat

dapat diubali kembali (jika tombol Simpan Draft dipilili maka data surat

masuk belum diterima oleh pimpinan).

c. Tombol Koreksi

Jika ingin memperbaiki data di halaman sebelumnya, tekan tombol

Kembali.

j. Selesai

4 nn UaO

©

s/R^tVAki sur^i Berhasit

BADAN

STANDARDISASI

NASIONAL

-17-

3.2.3 CARA MEMBUAT DISPOSISI

Jika Surat membuluhkan disposisi lebih lanjui, maka pimpinan melalui akunnya

dapat melakiikan disposisi dengan cara:

a. Biika menu TNDE Naskah Masuk Tambah Surat piilh surat yang tiendak

diberi disposisi

« r>«' .•.

Ih 'It i' t ••

tSu'u^ O

t WWMifc* t V« iMwr ' *

b. Muncul halaman Detail Surat

e a «3

B D«tAilsur4t

" 'ii'mnrcumi^

A --fcW'^Acr

W «r«v^rfae»

8>r.-*'

fc *p.,W».«rta*iHt«rw*

Irute • •4»kia«

ibK-.' a«)S.

c. Pilih menu Disposisi. Pasrikan muncul halaman disposisi.O a

B OcUiil SUMt

• r,^. ̂ I

• ••

8 T^' • a •

< .

B

^ *«a

Si *—«

S '"Vi,

■•M Vir

twi-^ciefilew:

Gn^am*

/>. i>» .D. I # |p 9* •• A

tt* 90 t

BADAN

STANDARDISASINASIONAL

-18-

d. Isi detail disposisi yang terdiri darl Sifat, Tujuan Disposisi, Disposisi, dan

Pesan, contoli:

.g W* ft- ^

B brat

irv' A*s Tw

- -sc -

e. Tekan tombo! Submit. Maka Disposisi otomatis diterima oleh akun penerima

disposisi yaiig dituju.fta

B Oaud S4(«i

IV —

s ̂•*=- e

t 9-'

o

e

•

53-..I:..

«»

t

•j/1 •.»«*!•»

f. Pastikan muncul notiflkasi Success nienandakan data berbasil disimpan.

g. Selesai

3.2.4 CARA MELIHAT DISPOSISI

Semua pegawai BSN dapat melihat disposisi yang ditujukan kepadanya dengan

membuka menu TNDE Naskah Masuk Disptosisi

^ 7^0^^iMica^ Mas-k V

Oiap^^-

BADAN

STANDARDISASINAStONAL

-19-

a. Pilih disposisi yang hendak ditampilkan dengan menekan tombol Detail Disposisi

(tomboi Loop):

C tUt'.i.inL' Ik33 a ..

• &MM* • * tal*

B

b. Pastikan lialaman menampilkan detail disposisi

B 4

9 I

• ... t

% I..

4b^lClt4«UrV*»'

9

h •«

0.DMbm

k-.. >fr^

•

laii Hilla r

c. Untuk mencetak disposisi (Jika diperlukan), tekan tombol Cetak Dokumen:

C 4

lb w*

n Oviaa Surfl

0 r. Ap..rv»

'• >W1TS

vn

•II (kiT'*'''

iir«

• tteArw «»•»

1

• ..v^ S*

EE^

N eKufsn.aii-iMe •wi

umtt laaHvwAifUn

BADAN

STANDAROISASI

NASIONAL

-20-

d. Untuk meliliai detail surai yang dikenakan disposisi, dapat membuka menu:

• Metadata

Untuk melihat detail keterangan surat

j r*9^i

% TJlCl^

II *Mli

'••u*

r«1IM

Uaf « «ep

Disposisi (Pimpinan/Eselon I kepada Eselon U atau

Koordinator/Subkoordinator/Pejabat Fungsional)

Menu Disposisi lianya tampll pada akun Pimpinan. Menu Disposisi dipilih jika

disposisi tersebut membutiihkan disposisi baru (contob : disposisi ke stafT).

ft DiuliSvui

CD

D

:• n J K # .A • ■ S «• Tl»

US»«>-9C

BADANSTANDARDISASINASIONAL

-21 -

File Digital

Menu File Digital dapat menampilkan lampiran surat / file-file yang telah

dilampirkan sebelumnya.

SI

a

v-f •• a

»-■. D

« ......

I « VMM*

Relasi Surat

Menu Relasi Surat dapat menampilkan rekaman/liistory surat tersebut:«u.-

i l«tuiSur«(

Dari gambar di atas, dtketaliui balnva surat masuk dibuat oleh user Pusat Datadan Infomiasi pada 5 Januari 2021, kemudian user Bpk Slamet Aji Pamungkasmembuat disposisi di hari yang sama.

KEPA

/ndo

NDARDISASI NASIONAL,

HMAD