P-03A-PRY.PDF

7/24/2019 P-03A-PRY.PDF

1/42

No.Dokumen : TOTAL/P-03A

Edisi / Revisi Tgl. Terbit

1 / 0 11/03/2002

2 / 0 01/04/2004

Hal :1 / 42

PROSEDUR

PELAKSANAAN PROYEKPENGENDALIAN M UTU

QUALITY ASSURANCE

CONTROLLEDCOPY

hal

1. TUJUAN 2/422. RUANG LINGKUP 2/423. DEFINISI 2/424. REFERENSI 2/425. ORGANISASI PROYEK 2/426. PROSEDUR

6.1 PROSEDUR PELAKSANAAN PROYEK 4/426.2 BASIC PROCESS 6/426.3 PEMBUATAN RPAPP 19/426.4 SUB-PROSES PENGADAAN 23/426.5 SUB-PROSES ENGINEERING 29/426.6 SUB-PROSES PELAKSANAAN 30/42

6.7 SUB-PROSES URUSAN UMUM 35/426.8 PELATIHAN 38/426.9 LAPORAN RPAPP 39/426.10 LAPORAN AKHIR PROYEK 41/426.11 PROSEDUR LAIN YANG DITERAPKAN 41/42

7. FORM & PROGRAM YANG DIPERGUNAKAN 41/42

Terbitan terdahulu Nomor Edisi / Revisi : 1 / 1 Tanggal Pengesahan : 15 Agustus 2002

Catatan perubahan dari terbitan terdahulu

No. Uraian Perubahan

1.

2.

3.

4.

Perubahan nomor dokumen, dari No. TOTAL / P-03 menjadi No. TOTAL / P-03A

Perubahan forms : COMM-01 s/d COMM-09 ; SM-08, SM-09 ;; QC-01 , QC-02 ; Alat-01 ; GA-02

Perubahan format RPAPP

Tambahan forms: SE-05; GA-03 ; QAP-01 & 02

Tgl : 01 April 2004 Tgl : 01 April 2004

Disiapkan Oleh : Disahkan Oleh :

Tim Penerapan ISO

Ir. Mozes Tuanakotta Ir. Reyno St. A._

Management Representative Managing Director

DAFTAR ISI

7/24/2019 P-03A-PRY.PDF

2/42



1 / 0 11/03/2002

2 / 0 01/04/2004

Hal :2 / 42

PROSEDUR


QUALITY ASSURANCE

CONTROLLEDCOPY

1. TUJUAN

1.1 Mengidentifikasi dan merencanakan semua pekerjaan konstruksi yang berdampak

langsung terhadap mutu.

1.2 Mengendalikan semua pelaksanaan pekerjaan konstruksi, termasuk pekerjaan yangdilaksanakan oleh pemasok (supplier) dan sub-kontraktor.

2. RUANG LINGKUP

2.1 Prosedur ini mencakup pengendalian kegiatan sejak transfer dari Estimate kepadaProyek sampai SerahTerima Kedua.

2.2 Prosedur ini mencakup baik pekerjaan yang dilakukan sendiri maupun yang dilakukanoleh sub-kontraktor.

3. DEFINISI

3.1 Pelanggan adalah Pemberi tugas atau pihak yang ditunjuk untuk mewakilikepentingannya (antara lain : Owner, MK, Owner Engineer)

3.3 Spesifikasi Khusus adalah rencana kerja dan syarat-syarat yang digunakan untuk

menanggulangi atau mencegah terjadinya masalah mutu yang teridentifikasi pada saatIdentifikasi Masalah Mutu dan Presentasi ke Pelanggan.

3.4 Proyek Design & Build adalah jenis proyek dimana lingkup pekerjaannya dimulai daritahap desain, pengembangan desain, sampai dengan tahap pelaksanaan konstruksi.

4. REFERENSI.

! International Standard ISO 9001 : 2000

! Hasil cross functional Quality Basic Process April 2000

5. ORGANISASI PROYEK

5.1 Struktur organisasi proyek secara umum adalah sebagaimana terlihat pada halaman 3,dan implementasinya dapat disesuaikan dengan tuntutan, jenis, dan skala proyekmasing-masing.

5.2 Detail tugas, tanggung jawab, dan wewenang dari masing-masing jabatan, dapat dilihatdi Intranet pada folder : Personalia & HRD.

7/24/2019 P-03A-PRY.PDF

3/42



1 / 0 11/03/2002

2 / 0 01/04/2004

Hal :3 / 42

PROSEDUR


QUALITY ASSURANCE

CONTROLLEDCOPY

STRUKTUR

ORGANISASIPROYEK

PROJECT

MANAGER

SITE

MANAGER

PERALATAN

KEPALA

PELAKSANA

SURVEYOR

PELAKSANA

CHIEF

DRAFTER

SITE

ENGINEER

DRAFTER

P

URCHASING

COMMERCIAL

MANAGER Q

UANTITY

SURVEYOR

Q

UALITY

CONTROL

QCM

ANAGER

GENERALAFFA

IR

KEPALA

GUDANG

SECURITY

K

ASIR

ADMINISTRASI

QUALITY

ASR.

(Q.A.P.)

SAFETY

OFFICER

SAFETY

SUPERVISOR

7/24/2019 P-03A-PRY.PDF

4/42



1 / 0 11/03/2002

2 / 0 01/04/2004

Hal :4 / 42

PROSEDUR


QUALITY ASSURANCE

CONTROLLEDCOPY

6. PROSEDUR

6.1. PROSEDUR PELAKSANAAN PROYEK

6.1.1. Penjelasan Umum :! Prosedur pelaksanaan proyek terdiri dari beberapa sub-proses

! Hubungan antar sub-proses diperlihatkan pada Diagram Proses

! Prosedur untuk beberapa sub-proses dijelaskan dengan menggunakan diagram alir.

! Untuk pekerjaan didalam sub-proses yang masih memerlukan penjelasan / petunjuklangkah-langkah yang lebih terperinci, maka digunakan Instruksi Kerja.

6.1.2 Project Manager bertanggung jawab supaya Prosedur, Instruksi Kerja, dan Standardyang telah dibakukan di TOTAL, diterapkan di proyeknya secara konsisten.

6.1.3 Quality Assurance Proyek (QAP), membantu PM agar seluruh Prosedur initerlaksana, dan karenanya bertanggung jawab untuk hal-hal sebagai berikut :

! Memastikan bahwa Dokumen yang berlaku tersedia dan dapat dipergunakan olehpersonil-personil yang berkepentingan di proyek, baik dalam bentuk soft copy ataudalam bentuk hard copy.

! Mengendalikan copy dokumen Manual & Prosedur yang ada diproyek

! Menguasai isi Manual & Prosedur, dan siap membantu personil lainnya di proyekdalam menerapkan ketentuan-ketentuan yang ada didalam Manual & Prosedurtersebut.

! Mengkoordinir pengarsipan dokumen dan catatan mutu di proyek

! Memonitor dan mencatat pencapaian Target Mutu & Improvement Plan

! Menyiapkan bahan-bahan untuk Rapat Tinjauan Penerapan Prosedur (RTPP) diproyek (lihat dokumen No: TOTAL/P-19)

! Menyiapkan dan menyerahkan / mengirim antara lain :- Laporan Ketidaksesuaian kepada QAM dan kepada Bagian Peralatan ( lihat

Dokumen No. TOTAL/P-18).- Data Pelatihan kepada Bagian HRD ( lihat dokumen No. TOTAL/P-19).

! Menyiapkan data-data dll, bilamana dilakukan audit (internal maupun eksternal).

6.1.4 Prosedur Pelaksanaan Proyek (dari awal sampai akhir) terdiri dari 4 sub-proses, yaitu :

! Sub-proses Engineering

!

Sub-proses Pengadaan! Sub-proses Pelaksanaan (eksekusi)

! Sub-proses Urusan Umum

dan dibagi dalam 5 tahapan sebagai berikut :

! Tahap Pemahaman & Perencanaan

! Tahap Pengadaan

! Tahap Penjabaran

! Tahap Pelaksanaan

! Tahap Serah Terima

7/24/2019 P-03A-PRY.PDF

5/42



1 / 0 11/03/2002

2 / 0 01/04/2004

Hal :5 / 42

PROSEDUR


QUALITY ASSURANCE

CONTROLLEDCOPY

6.1.5 Secara garis besar diagram proses Pelaksanaan Proyek dan hubungannya denganpihak-pihak terkait dan proses-proses lainnya di Kantor Pusat adalah sebagai berikut :

= proses pelaksanaan proyek

= proses terkait di Kantor Pusat

*) = khusus proyek design & build

SUB PROSES

ENGINEERING

SUB PROSES

PENGADAAN

SUB PROSES

PELAKSANAAN

SUB PROSES

UMUM

PROSES

ESTIMATE

PROSES

PROJECT DEV.*

PROSES

LOGISTIK

PROSES

PRODUCT

QUALITY

PROSES

PERALATAN

PROSES

CASH

OPERATION

PROSES

COST CONTROL

PROSES

HRD -

PERSONALIA

PROSES

URUSAN UMUM

P

E

L

A

N

G

G

A

N

P

E

L

A

N

G

G

A

N

PROYEK

PROSES

CONSTRUCTI ON

ENGI NEERI NG

PROSES M & E

CONSTRUCTI ON

7/24/2019 P-03A-PRY.PDF

6/42



1 / 0 11/03/2002

2 / 0 01/04/2004

Hal :6 / 42

PROSEDUR


QUALITY ASSURANCE

CONTROLLEDCOPY

6.2. BASIC PROCESS

6.2.1. Kegiatan-kegiatan pada sub-proses Engineering, sub-proses Purchasing, dan sub-proses Pelaksanaan selain terdiri dari kegiatan masing-masing, juga terdapat kegiatan-

kegiatan yang harus dilakukan secara berkoordinasi dan saling menunjang danmerupakan rangkaian kegiatan tertentu yang harus dilaksanakan setiap proyek untukmenjamin mutu produk yang dihasilkan, dan disebut sebagai Basic Process.

6.2.2. Basic Process meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut :

! Tahap Pemahaman & Perencanaan, terdiri dari :- Transfer- Identifikasi masalah Mutu- Presentasi Internal

- Presentasi Ke Pelanggan- Rapat Perumusan- Rapat Sosialisasi

! Tahap Pengadaan, terdiri dari :- Pembelian Material- Pembelian Jasa Pekerjaan

! Tahap Penjabaran, terdiri dari :- Pembuatan Gambar Koordinasi- Presentasi Sub-kontraktor ke Tim proyek

- Persetujuan Material- Penentuan Detail & Jadwal Mock-up dan Shop drawing-nya- Pembuatan Shop drawing- Presentasi Shop Drawing Ke Tim Pelaksana- Persetujuan Shop drawing

! Tahap Pelaksanaan, terdiri dari :- Rapat Koordinasi Mock-up- Pembuatan Mock-up- Pemeriksaan Mock-up- Persetujuan Mock-up

- Sosialisasi & Pelatihan Mock-up- Pelaksanaan pekerjaan mutu- Inspeksi & test

! Tahap Serah Terima, terdiri dari :- Inspeksi Akhir (Final Inspection)- Serah Terima-1

6.2.3. Pelaksanaan proyek dalam prosedur ini, secara garis besar digambarkan sebagaimana

diagram berikut :

7/24/2019 P-03A-PRY.PDF

7/42



1 / 0 11/03/2002

2 / 0 01/04/2004

Hal :7 / 42

PROSEDUR


QUALITY ASSURANCE

CONTROLLEDCOPY

7/24/2019 P-03A-PRY.PDF

8/42



1 / 0 11/03/2002

2 / 0 01/04/2004

Hal :8 / 42

PROSEDUR


QUALITY ASSURANCE

CONTROLLEDCOPY

6.2.4. Tahap Pemahaman dan Perencanaan

6.2.4.1 Identif ikasi Masalah Mutu ( IMM )

Yaitu kegiatan mencari potensi masalah mutu yang mungkin terjadi dalam pelaksanaanproyek.

a. Project Manager bertanggung jawab atas terlaksananya rapat Identifikasi MasalahMutu yang harus diikuti oleh :Pusat : Product Quality, Quality Assurance/Customer Service, PD*.Proyek : Quality Control, SE, SM, Ka. Pelaksana,

Chief Drafter.Ket : *) = khusus proyek design & build

b. Rapat IMM ini harus diselenggarakan setelah dibentuknya Tim Proyek (PM, SM, SE,QC, Ka. Pelaksana & Chief Drafter) oleh Project Manager.

c. Kegiatan IMM ini mengidentifikasikan masalah-masalah yang berpotensimenimbulkan gagal mutu yang mungkin terjadi dalam pelaksanaan proyek,diantaranya menyangkut : Material, Alat, Metode Kerja, Sumber Daya Manusia danLingkungan, berdasarkan data-data proyek terdahulu, spesifikasi, gambar,pemakaian bahan dan waktu.

d. Rapat Identifikasi Masalah Mutu ini dibuatkan notulennya yang berisi Daftar IMM

(gunakan Form Notulen Rapat dan Daftar Hadir yang terdapat pada Dokumen No.TOTAL/P-18)

e. Apabila ada masalah mutu yang belum bisa diidentifikasi pada saat Rapat IMM, makaProject Manager bertanggung jawab untuk melakukan up-dating pada Daftar IMM,bila kemudian telah diidentifikasikan.

6.2.4.2 Presentasi Internal

Yaitu kegiatan penyampaian / penjelasan rencana-rencana pelaksanaan pekerjaan dari

Tim Proyek kepada Direksi dan bagian-bagian di Pusat yang terkait.

a. Project Manager bertanggung jawab atas terselenggaranya Presentasi Internal yangharus diikuti oleh :Proyek : QC, SE, SM, Commm. Manager.Pusat : Estimate, Engineering, Logistik, Alat, Time Control,

Cost Control, Direktur Proyek, PD*.CS, PQ, ISO, HRD.

Ket : *) = khusus proyek design & build

b. Presentasi Internal ini diselenggarakan setelah dipastikan bahwa semua potensi

masalah mutu telah diidentifikasikan pada Rapat (atau rapat-rapat ) IMM.

7/24/2019 P-03A-PRY.PDF

9/42



1 / 0 11/03/2002

2 / 0 01/04/2004

Hal :9 / 42

PROSEDUR


QUALITY ASSURANCE

CONTROLLEDCOPY

c. Dalam Presentasi Internal ini Project Manager wajib menyampaikan draft RMP yaitumengenai rencana-rencana pelaksanaan pekerjaan, diantaranya :

! Construction Methode.

! Master Schedule! Rencana Paket Pekerjaan / Sub kontraktor.

! Rencana Mock-up

! Rencana Inspeksi dan Test.

! Target Mutu proyek

! Daftar IMM dan Rencana Penanggulangannya.

d. Apabila ada perubahan IMM dari hasil presentasi Internal ini maka Project Managerbertanggung jawab untuk melakukan up-dating daftar IMM.

6.2.4.3 Presentasi Ekst ernal (Presentasi kepada Pelanggan)

Yaitu kegiatan presentasi oleh tim Proyek TOTAL kepada Pelanggan dalam rangkamenyamakan persepsi tentang tuntutan spesifikasi dan kebutuhan pelanggan.

a. Project Manager bertanggung jawab atas terselenggaranya presentasi ke owner yangharus diikuti oleh :Proyek : QC, SE, SM, Comm. Manager.Pusat : Direktur Proyek, PD*, PQ. ( Catatan : kehadiran Direktur Proyek dan personal PD &PQ disesuaikan dengan kebutuhan)

Owner : Owner Engineer, Perencana, MK, Owner.Ket : *) = khusus proyek design & build

b. Kegiatan Presentasi ke pelanggan (owner) ini Project Manager wajib menyampaikanhal-hal yang perlu diklarifikasikan dalam rangka menghilangkan grey area danmenunjang kelancaran pelaksanaan proyek diantaranya :

! Struktur Organisasi Proyek

! Construction Methode.

! Master Schedule

! Rencana paket pekerjaan / subkontraktor.

! Rencana Mock-up

! Rencana Inspeksi dan Test.

! Hasil pemahaman engineering yang perlu diklarifikasikan dengan pelanggan

! Grey Area yang perlu diklarifikasikan.

! IMM yang perlu diklarifikasikan.

c. Kegiatan presentasi ke pelanggan dibuatkan notulen rapat

d. Apabila ada perubahan / perkembangan dari hasil presentasi ke pelanggan ini makaProject Manager bertanggung jawab untuk memberikan informasi susulan secaratertulis kepada semua peserta Rapat Presentasi Eksternal.

7/24/2019 P-03A-PRY.PDF

10/42



1 / 0 11/03/2002

2 / 0 01/04/2004

Hal :10 / 42

PROSEDUR


QUALITY ASSURANCE

CONTROLLEDCOPY

6.2.4.4 Rapat Perumu san

Yaitu kegiatan untuk merumuskan hasil Identifikasi Masalah Mutu dan hasil kesepakatandengan pelanggan saat Presentasi Eksternal yang dituangkan dalam bentuk Spesifikasi

Khusus Proyek.

a. Project Manager bertanggung jawab atas terselenggaranya rapat perumusan yangharus diikuti oleh :Proyek : QC, QAP, SE, SM, Comm. ManagerPusat : PD*, PQ( Catatan : kehadiran personal PD & PQ disesuaikan dengan kebutuhan)Ket : *) = khusus proyek design & build

b. Hasil Rapat Perumusan ini adalah berupa dibuatnya Spesifikasi Khusus Proyek

c. Project Manager wajib menerapkan Spesifikasi Khusus sebagai hasil kesepakatandengan pelanggan.

d. Apabila ada perubahan / perkembangan dari hasil Rapat Perumusan maka ProjectManager bertanggung jawab untuk melakukan up-dating pada Spesifikasi Khususdan menginformasikannya secara tertulis kepada semua peserta Rapat Perumusan.

6.2.4.5 Sosial isasi .

Yaitu kegiatan mensosialisasikan hasil perumusan kepada personil proyek .

a. Project Manager bertanggung jawab atas terselenggaranya Rapat Sosialisasi yangharus diikuti oleh :Proyek : SM, SE, Comm. Manager, QC, QAP, GA, Ka. Pelaksana, Pelaksana,

Surveyor, C. Drafter, KA. Gudang, Ka. Mekanik.

b. Dalam Rapat Sosialisasi ini harus ditetapkan cara mewujudkan spesifikasi khususyang meliputi : Construction Methode, Bahan, Tenaga, Alat dan Lingkungan.

c. Rapat Sosialisasi dibuatkan Notulen Rapat-nya, yang meliputi tanya jawab pesertamengenai antara lain : Construction Method, Bahan, Tenaga, Lingkungan dan lain-

lain.

d. Apabila ada perubahan / perkembangan dari hasil Rapat Sosialisasi maka ProjectManager bertanggung jawab untuk memberikan informasi susulan secara tertuliskepada semua peserta.

7/24/2019 P-03A-PRY.PDF

11/42



1 / 0 11/03/2002

2 / 0 01/04/2004

Hal :11 / 42

PROSEDUR


QUALITY ASSURANCE

CONTROLLEDCOPY

6.2.5. Tahap pengadaan.

Yaitu kegiatan menentukan supplier dan subkontraktor .

a. Project Manager bertanggung Jawab atas penentuan daftar calon subkontraktor dansupplier, termasuk yang berhubungan dengan spesifikasi khusus , dimanapembuatannya melibatkan :Proyek : SE, Comm. Manager, SM.Pusat : Purchasing ManagerSubkon : Sub-kontraktor

b. Project Manager wajib mengevaluasi sub-kontraktor & supplier tentang rencana mutuyang akan diterapkan sesuai dengan persyaratan spesifikasi

c. Proses Pengadaan diakhiri dengan ditentukannya subkon & supplier yang memenuhikualifikasi.

d. Apabila ada perubahan pada spesifikasi khusus, maka PM bertanggung jawabmemberikan catatan perubahan kontrak kepada subkontraktor dan supplier yangterkait.

7/24/2019 P-03A-PRY.PDF

12/42



1 / 0 11/03/2002

2 / 0 01/04/2004

Hal :12 / 42

PROSEDUR


QUALITY ASSURANCE

CONTROLLEDCOPY

6.2.6 Tahap Penjabaran

6.2.6.1 Pembuatan Gambar Koord inasi

Yaitu kegiatan koordinasi gambar antar disiplin pekerjaan (Sipil, Arsitek, M&E, danlainnya) sehingga dihasilkan gambar koordinasi untuk dijadikan acuan dalam pembuatanshop drawing.

a. Site Engineer bertanggung jawab atas pembuatan gambar koordinasi yangmelibatkan :Proyek : PM,Chief Drafter, Drafter, SM, Ka. Pelaksana.Pusat : PD* ( Catatan : kehadiran personal PD disesuaikan dengan kebutuhan)Subkon : SE Subkontraktor.Ket : *) = khusus proyek design & build

b. Pada kegiatan pembuatan gambar koordinasi ini, termasuk yang berkaitan denganspesifikasi khusus, dimana Site Engineerwajib menjabarkan spesifikasi khusus kedalam gambar koordinasi.

c. Gambar koordinasi yang dihasilkan harus didistribusikan kepada pihak yang terkait.

d. Apabila ada perubahan Gambar Koordinasi , maka SE bertanggung jawab untukmemberikan revisi Gambar Koordinasi kepada pihak yang terkait.

6.2.6.2. Presentasi Sub-kon traktor.

Yaitu kegiatan penyampaian rencana pelaksanaan dari masing-masing subkontraktorterpilih, termasuk RIT untuk hal-hal yang berkaitan dengan IMM.

a. Project Manager bertanggung jawab atas terselenggaranya presentasi subkontraktorkepada Tim Proyek yang dihadiri oleh :Proyek : PM, SE, SM, Comm. Manager, QC, QAP, Ka. Pelaksana, Chief Drafter,

Pelaksana, Surveyor, Ka. Mekanik, Ka. Gudang.Subkon : Sub-kontraktor

b. Pada Presentasi Subkontraktor ini, subkontraktor wajib mempresentasikan :construction methode, bahan, alat, tenaga, waktu dan masalah mutu yang akandihadapi serta penanggulangannya.

c. Presentasi Sub-kontraktor harus dibuatkan Notulen Rapat yang meliputi tanya jawabpeserta mengenai hal-hal tsb diatas.

d. Apabila kemudian ada perubahan pada hasil Presentasi Subkontraktor ini, maka PMbertanggung jawab untuk memberikan informasi susulan secara tertulis kepadasemua peserta acara presentasi.

7/24/2019 P-03A-PRY.PDF

13/42



1 / 0 11/03/2002

2 / 0 01/04/2004

Hal :13 / 42

PROSEDUR


QUALITY ASSURANCE

CONTROLLEDCOPY

6.2.6.3 Persetujuan (appro val) Material

Yaitu kegiatan meminta persetujuan pelanggan atas material yang akan digunakan.

a. Project Manager bertanggung jawab atas terjadinya approval material dari Owner /Owner Representative yang melibatkan :Proyek : SE, Comm. Manager, QC.

b. Dalam kegiatan ini, termasukApproval Material yang berkaitan dengan spesifikasikhusus .

c. SE bertanggung jawab untuk mempersiapkan data-data untuk approval material(gunakan form PRY-SE.01)

6.2.6.4. Penentuan Rencana & Realisasi Pembuatan Shop Drawing K hus us Moc k Up

Yaitu kegiatan menentukan rencana & realisasi pembuatan shop drawing khususmock up, termasuk yang terkait dengan IMM dan spesifikasi khusus.

a. Project Manager bertanggung jawab atas penentuan rencana & realisasipembuatan shop drawing khusus mock up yang perlu dipresentasikan ke TimPelaksana, dimana pembuatannya melibatkan :Proyek : QC, SE, SM, Comm. Manager.Pusat : PD*, PQ ( Catatan : kehadiran personal PD & PQ disesuaikan dengan kebutuhan)

Subkon: SubkontraktorKet : *) = khusus proyek design & build

b. SE bisa membuat Detail & Jadwal Mock Up dan Shop Drawingnya di Form PRY-SE.02 atau Form PRY-SE.03 sesuai yang telah disepakati, danmendistribusikannya kepada pihak-pihak terkait

c. Apabila kemudian ada perubahan rencana & realisasi pembuatan shop drawingkhusus mock up, maka Project Manager bertanggung Jawab untuk memberikanDetail & Jadwal revisi kepada pihak yang terkait .

6.2.6.5 Pembuatan Shopdr awing.

Yaitu kegiatan pembuatan seluruh gambar kerja yang diperlukan, termasuk yangberkaitan dengan IMM, spesifikasi khusus, dan mock-up, baik yang dilakukan olehTOTAL sendiri maupun oleh Subkontaktor.

a. Site Engineering bertanggung jawab atas terselenggaranya pembuatan ShopDrawing, dengan melibatkan :Proyek : Chief Drafter, Drafter, PMSubkon : Subkontraktor

b. SE bertanggung jawab mendistribusikan shopdrawing yang telah selesai kepadapihak-pihak yang terkait.

c. Apabila kemudian ada perubahan pada shopdrawing tersebut, maka SE bertanggungjawab untuk memberikan revisi-nya kepada pihak-pihak terkait.

7/24/2019 P-03A-PRY.PDF

14/42



1 / 0 11/03/2002

2 / 0 01/04/2004

Hal :14 / 42

PROSEDUR


QUALITY ASSURANCE

CONTROLLEDCOPY

6.2.6.6 Presentasi Shopdraw ing k epada Tim pelaksana.

Yaitu kegiatan penyampaian rencana pelaksanaan yang tertuang dalam shopdrawingyang berkaitan dengan IMM/spesifikasi khusus/mock-up, dan shop-drawing lainnya yang

dianggap perlu dijelaskan.

a. Site Engineering bertanggung jawab atas terselenggaranya presentasi Shop-Drawing, yang dihadiri :Proyek : PM,Chief Drafter, SM, Ka. Pelaksana, Surveyor, Pelaksana, QC,

Drafter.Pusat : PQ ( Catatan : kehadiran personal PQ disesuaikan dengan kebutuhan)Subkon : Subkontraktor

b. Penjelasan Shop Drawing ini dilakukan oleh SE

c. Presentasi Shop Drawing dibuatkan Notulen Rapat yang berisi tanya jawabpeserta presentasi .

d. Apabila kemudian ada perubahan atas apa yang telah dipresentasikan tersebut,maka SE bertanggung jawab untuk memberi informasi susulan secara tertuliskepada kepada semua peserta presentasi.

6.2.6.7 Persetujuan (approval) Shopdrawin g.

Yaitu kegiatan meminta persetujuan kepada pelanggan atas shop-drawing yang telahdipresentasikan tersebut pada no. 6.2.6.6.

a. PM bertanggungjawab atas dihasilkannya persetujuan (approval) seluruh shop-drawing dari pelanggan, termasuk yang berkaitan dengan IMM/spesifikasikhusus/mock-up, dimana dalam kegiatan ini PM dibantu oleh SE & Chief Drafter

b. Apabila kemudian ada perubahan pada shop-drawing yang telah disetujui tersebut,maka PM bertanggung jawab untuk memberi revisi shop-drawing kepada semuapihak terkait.

7/24/2019 P-03A-PRY.PDF

15/42



1 / 0 11/03/2002

2 / 0 01/04/2004

Hal :15 / 42

PROSEDUR


QUALITY ASSURANCE

CONTROLLEDCOPY

6.2.7. Tahap Pelaksanaan Mutu.

6.2.7.1 Rapat Koord inasi Mock-up

Yaitu kegiatan melakukan koordinasi untuk pembuatan mock-up.

a. Project Manager (PM) bertanggung jawab atas terselenggaranya rapat koordinasipembuatan mock-up, termasuk mock-up yang berhubungan dengan spesifikasikhusus / IMM, dengan melibatkan :Proyek : SM, SE, Ka.Pel, Pel, QC, Chief Drafter, Drafter, SurveyorPusat : PQ ( Catatan : kehadiran personal PQ disesuaikan dengan kebutuhan)Subkon: Subkontraktor , Mandor

b. Dalam rapat koordinasi mock-up ini PM wajib mendiskusikan dengan Tim Proyekmengenai : metode pemasangan , bahan, alat, tenaga, waktu, dan masalah-masalah yang akan dihadapi serta penanggulangannya.

c. Rapat Koordinasi mock-up dibuatkan Notulen Rapat-nya yang meliputi tanya jawabpeserta mengenai hal tsb diatas.

d. Apabila kemudian ada perubahan dari yang telah dihasilkan rapat pada koordinasimock-up, maka PM bertanggung jawab untuk memberikan informasi susulan secaratertulis kepada pihak-pihak terkait.

6.2.7.2 Pembuatan Mock -Up

Yaitu kegiatan pelaksanaan pembuatan mock up sesuai dengan yang telah direncanakana. Site Manager bertanggungjawab atas terlaksananya pembuatan mock-up, dengan

melibatkan :Proyek : PM, SE, Ka.Pel, Pel, Surveyor, QCSubkon: Subkontraktor, Mandor

b. Apabila kemudian ada perubahan dalam pembuatan mock-up maka SMbertanggungjawab untuk menindaklanjutinya.

6.2.7.3 Pemeriks aan Mo ck-up

Yaitu kegiatan pemeriksaaan secara internal TOTAL terhadap mock up yang telahdihasilkan.a. Project Manager bertanggungjawab atas terselenggaranya pemeriksaan mock-up

yang berhubungan dengan spesifikasi khusus/IMM yang melibatkan :Proyek : SM, SE, Ka.Pel., Pel, QC Pelaksana, QC, Drafter.Pusat : PQSubkon: Subkontraktor, Mandor

b. Pemeriksaan mock-up yang tidak berkaitan dengan spesifikasi khusus/IMM dapatdilaksanakan tanpa melibatkan PQ.

c. PM beserta Tim wajib memeriksa mock-up mengenai : mutu pekerjaan, mutumaterial, kesesuaian dengan shop-drawing, fungsi dan segi estetika.

7/24/2019 P-03A-PRY.PDF

16/42



1 / 0 11/03/2002

2 / 0 01/04/2004

Hal :16 / 42

PROSEDUR


QUALITY ASSURANCE

CONTROLLEDCOPY

d. Untuk pemeriksaan mock-up gunakan form Berita Acara Pemeriksaan Mock-up :PRY-SM.03

e. Apabila ada perubahan dari yang telah dihasilkan pada pemeriksaan mock-up

maka PM bertanggungjawab menindaklanjutinya.

6.2.7.4 Persetujuan (approval) mo ck-up

Yaitu kegiatan meminta persetujuan dari pelanggan atas mock-up yang terlebih dahulusecara internal diperiksa dan disetujui.

a. Project Manager bertanggungjawab atas terlaksananya approval mock-up olehpelanggan, dengan melibatkan :Proyek : SM, QC, SEPelanggan: Pelanggan.

b. Proses approval mock-up diakhiri dengan ditandatanganinya Berita AcaraPemeriksaan Mock-up (form : PRY-SM.03).

c. Apabila ada perubahan/perkembangan dari proses approval mock-up, maka PMbertanggungjawab untuk menindaklanjutinya.

6.2.7.5 Sosial isasi & Pelatihan Moc k-up

Yaitu kegiatan soaialisasi & pelatihan mock up yang telah disetujui pelanggan sebagaimock-up acuan kepada personil proyek yang terkait.

a. Project Manager bertanggungjawab atas terselenggaranya sosialisasi dan pelatihanstandar mock-up termasuk mock-up yang berhubungan dengan spesifikasikhusus/IMM, yang dihadiri :Proyek : SM, SE, Ka.Pel, Pel, QC, SurveyorSubcont : Subcont, Mandor

b. Rapat sosialisasi mock-up ini dibuatkan notulen rapat yang meliputi tanya jawab

peserta mengenai hal-hal yang berhubungan dengan mock-up acuan, sedangkanpelatihannya dapat dilaksanakan dilapangan kepada semua personal yang terlibatdan yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut.

c. Apabila ada perubahan mock-up acuan dari yang telah disosialisasikan, maka PMbertanggungjawab untuk memberikan informasi susulan secara tertulis kepadasemua peserta.

7/24/2019 P-03A-PRY.PDF

17/42



1 / 0 11/03/2002

2 / 0 01/04/2004

Hal :17 / 42

PROSEDUR


QUALITY ASSURANCE

CONTROLLEDCOPY

6.2.7.6 Pelaksanaan Pekerjaan Mu tu

Yaitu kegiatan pelaksanaan fisik pekerjaan. yang berhubungan dengan spesifikasikhusus / IMM / mock-up acuan.

a. Site Manager bertanggungjawab atas terwujudnya Pelaksanaan Pekerjaan yangberhubungan dengan spesifikasi khusus/IMM/mock-up acuan, dengan melibatkan :Proyek : PM, Ka. Pel, Pel, Surveyor, Ka. MekanikSubkon: Sub-kontraktor, Mandor

b. Pelaksanaan Pekerjaan Mutu disesuikan dengan skedul proyek secarakeseluruhan.

c. SM bersama Tim Proyek lainnya melaksanakan dan mengawasi pekerjaan tersebutsupaya sesuai dengan mock-up acuan dan shop-drawing.

6.2.7.7 Inspeksi dan Tes

Yaitu kegiatan inspeksi / pemeriksaan & tes, termasuk untuk pekerjaan yangberhubungan dengan spek khusus / IMM.

a. Project Manager bertanggungjawab atas terselenggaranya Inspeksi dan Tes yangberhubungan dengan spesifikasi khusus/IMM yang dihadiri oleh :Proyek : SM, SE, QC, Ka. Pelaksana, Comm. Manager., Gudang

Pusat : PQSubkon: Gudang Sub, PM Sub

b. Proses Inspeksi dan Tes ini diakhiri dengan dilaksanakannya Rencana Inspeksi danTest (RIT). SM bertanggung jawab atas dicatatnya data-data hasil tes pada formPRY-QC.01 : Rencana Inspeksi & Tes .

7/24/2019 P-03A-PRY.PDF

18/42



1 / 0 11/03/2002

2 / 0 01/04/2004

Hal :18 / 42

PROSEDUR


QUALITY ASSURANCE

CONTROLLEDCOPY

6.2.8. Tahap Serah Terima.

6.2.8.1 Final Inspect ion

Yaitu kegiatan pemeriksaan mutu dari hasil pekerjaan yang berkaitan denganIMM/Spesifikasi khusus, yang dilakukan sebelum serah terima kepada pihak pelanggan.

a. Project Manager bertanggungjawab atas terlaksananya FI yang berhubungandengan spek khusus/IMM yang melibatkan :Proyek : SE, SM, Ka. Pelaksana, PelaksanaPusat : PQSubkon : Subkontraktor, Mandor

b. Final Inspection berakhir bilamana PQ telah menerbitkan rekomendasi untukdiserah-terimakannya proyek kepada Pelanggan.

c. Selama PQ belum merekomendasikan untuk serah terima dengan proyek, makaPM bertanggung jawab atas tindak lanjut perbaikan.

6.2.8.2 Serah Terim a Pertam a (ST-1)

Yaitu kegiatan serah terima pertama proyek kepada pihak pelanggan.

a. Project Managerbertanggungjawab atas terselenggaranya ST-1 ke pihak Pelang-

gan yang melibat kan :Proyek : SM, SE, QCOwner : Owner Engineer, MK, Owner.

c. ST-1 harus dilengkapi dengan Berita Acara ST-1 yang ditandatangani TOTAL danPelanggan.

d. Apabila ada penolakan proses ST-1, maka PM bertanggungjawab menindaklanjutipenyelesaiaannya.

e. Sehubungan dengan ST-1, maka Project Managerdibantu oleh QAP,bertanggung

jawab untuk menyerahkan Catatan Mutu Proyek kepada pihak-pihak terkaitsebagaimana tercantum dalam DAFTAR CATATAN MUTU PROYEK YANGDISIMPAN(lihat lampiran).

6.2.8.3 Serah Terima kedu a (ST-2)

a. Project Manager bertanggung jawab atas terlaksananya masa pemeliharaan ataumenangani keluhan pelanggan pada masa pemeliharaan, yaitu sejak SerahTerima-1 sampai dengan dilakukannya Serah Terima - 2.

b. Project Manager bertanggung jawab hingga diperolehnya Berita Acara SerahTerima-2 (BA ST-2) yang ditandatangani TOTAL bersama Pelanggan.

c. Sehubungan dengan ST-2, maka Project Managerbartanggung jawab untuk me-nyerahkan BA-ST-2 (asli) kepada KaBag Cash Operation.

7/24/2019 P-03A-PRY.PDF

19/42



1 / 0 11/03/2002

2 / 0 01/04/2004

Hal :19 / 42

PROSEDUR


QUALITY ASSURANCE

CONTROLLEDCOPY

6.3. PEMBUATAN RPAPP

6.3.1. Yang dimaksud RPAPP adalah Rencana / Realisasi Pelaksanaan Proyek &

Anggaran Pelaksanaan Proyek.

6.3.2. Selanjutnya untuk yang merupakan rencana disebut RaPAPP, dibuat di awal proyekdan merupakan hasil dari tahap Pemahaman & Perencanaan (sebagaimana disebutkandalam Basic Process).

6.3.3. Untuk yang merupakan realisasi dari apa yang telah direncanakan sebagaimanadimaksud pada no.6.3.2, disebut RePAPP, dan merupakan hasil dari tahap Pengadaansampai dengan tahap Pelaksanaan (sebagaimana disebutkan dalam Basic Procces)

6.3.4. Rapat RPAPPadalah Rapat Laporan RaPAPP diawal proyek, Rapat Laporan RePAPPsetiap bulannya, dan Rapat Laporan Akhir Proyek yang merupakan rapat Laporan hasildari Tahap Serah Terima 1.

+

Pemaham & Perencanaan Pengadaan Penjabaran Pelaksanaan Serah Terima

Tim Proyek

Rapat Laporan RPAPP

bulanan

!Rencana MutuProyek (RMP)

!Rencana AnggaranProyek (RAP)

RaPAPP

Data-data realisasi-nya

RePAPP

!Laporan Akhir

!Data-data QC :-hasil test

material

-hasilpengukuran

-hasil test &Commmision

7/24/2019 P-03A-PRY.PDF

20/42



1 / 0 11/03/2002

2 / 0 01/04/2004

Hal :20 / 42

PROSEDUR


QUALITY ASSURANCE

CONTROLLEDCOPY

6.3.5. Pembuatan Rencana Mutu Proyek(RMP).

6.3.5.1 Dari hasil Rapat Transfer dan data-data yang diperoleh, maka Tim Proyek menyusunRencana Mutu Proyek (RMP) untuk materi / hal-hal berikut :

a. Ringkasan Kontrak.Ringkasan kontrak harus merupakan cerminan pemahaman atas isi kontrak, yangberisi :- Data pelanggan dan konsultan- Lingkup pekerjaan- Hal-hal khusus proyek tsb, antara lain : spesifikasi teknis khusus, faktor

kesulitan, permintaan khusus dari owner, cara mengendalikan (proteksi,verifikasi, identifikasi) milik owner yang dipergunakan selama masa konstruksi,dll.

b. Organisasi proyek.- Struktur organisasi

6.3.5.2. Setelah dilakukan Rapat Identifikasi Masalah Mutu (IMM), maka Tim Proyek dapatmelengkapi RMP tsb dengan materi / hal-hal berikut :a. Metoda kerja .

Merupakan penjelasan ringkas untuk :- metoda kerja secara garis besar- site plan, yaitu gambar penjelasan metoda kerja, dan posisi-posisi fasilitas

pendukung ( kantor, gudang, Tower Crane, jalur lalu lintas, dll)Catatan : Bersamaan dengan rapat IMM dapat dilakukan juga rapatIdentifikasi Masalah Safety(IMS), (lihat Dokumen TOTAL-P/04), sehingga metoda kerja dapat dibuat dengan lebih lengkap .

b. Daftar IMM & Penanggulangannya

c. Rencana Inspeksi & Test (RIT).

! Tim Proyek menentukan RIT untuk pekerjaan-pekerjaan yang dianggap penting,dengan pertimbangan-pertimbangan antara lain :- pekerjaan tsb terkait dengan IMM,- pekerjaan tsb menggunakan spesifikasi yang khusus- Instruksi Kerja (IK) untuk pekerjaan tsb belum ada.- IK yang ada tidak sesuai / tidak tepat sepenuhnya untuk pekerjaan tsb.- Pekerjaan tsb terkait dengan permintaan khusus dari pelanggan.

!

Quality Control (QC) proyek bertanggung jawab menyiapkan RIT, dan harusdisetujui oleh PM (gunakan Form PRY-QC.01)

! Khusus RIT untuk pekerjaan yang dilakukan oleh sub-kontraktor tertentu(spesialis) namun belum terpilih, maka RIT dapat dibuat kemudian setelahsubkontraktor pekerjaan tsb terpilih.

d. Rencana Mock-upTim Proyek menentukan rencana mock-up, dengan pertimbangan antara lain :

! pekerjaan tsb terkait dengan IMM,

! pekerjaan tsb merupakan pekerjaaan yang mengulang dalam jumlah banyak /luas/besar

! pekerjaan tsb terkait dengan permintaan khusus dari pelanggan

e. Rencana Pengadaan Material & Paket Pekerjaan.Commmercial Manager dengan persetujuan Project Manager membuat :

! Rencana Pembelian Material (gunakan Form PRY-Comm.01).

! Rencana Pembelian Jasa (gunakan Form PRY-Comm.02)

7/24/2019 P-03A-PRY.PDF

21/42



1 / 0 11/03/2002

2 / 0 01/04/2004

Hal :21 / 42

PROSEDUR


QUALITY ASSURANCE

CONTROLLEDCOPY

f Rencana Pemakaian Alat & Rencana Pengadaan Alat

! Rencana Pemakaian Alat dibuat oleh Site Manager (gunakan Form PRY-SM.02), dan dengan persetujuan Project Manager

! Alat-alat yang masuk daftar tersebut khususnya adalah alat-alat besar, dan alat-

alat yang perlu dikalibrasi di Laboratorium (oleh Badan Kalibrasi atau JasaKalibrasi yang mempunyai kwaifikasi untuk melakukan kalibrasi).

g. Skedul Waktu & Skedul Pemakaian Tenaga KerjaSkedul waktu pelaksanaan proyek dibuat dengan memberikan informasi antara lain:- Item pekerjaan- kurva S- bobotSkedul-skedul yang lebih detail dapat dimasukan sebagai RMP bilamana memangdiperlukan untuk menjelaskan pekerjaan-pekerjaan tertentu.Skedul pemakaian Tenaga Kerja dibuat untuk memberikan informasi antara lain :

! Skedul tenaga kerja lapangan, yang dapat dibuat secara global, atau juga dapatdibuat perdisiplin / pekerjaan.

! Periode dari skedul ini (per-bulan atau per-minggu) disesuaikan dengan skedulproyek keseluruhan.

h. Rencana Pelatihan.

! Tim Proyek harus mengidentifikasikan pelatihan yang dibutuhkan untukterlaksananya proyek dengan baik (Bentuk format dapat dilihat pada Dokumen :Contoh RPAPP).

! Pelatihan meliputi pelatihan umum dan pelatihan spesifik ( yaitu pelatihan yangkhusus dilakukan untuk proyek tersebut sesuai dengan tuntutan pekerjaantertentu)

i. Target Mutu dan Imprvement PlanTarget Mutu proyek disesuaikan dengan Sasaran Mutu perusahaan. DanImprovement Plan disesuaikan dengan hasil pengukuran CSI Internal (LihatProsedur Improvement / Peningkatan, Dokumen No. TOTAL/P-19).

6.3.6. PembuatanRencana Anggaran Proyek (RAP)

a. PM bertanggung jawab atas pembuatan RAP, dengan mengacu pada format yangditentukan oleh Bagian Cost Control / Cash Management

b. RAP tidak termasuk dalam lingkup audit internal maupun eksternal

7/24/2019 P-03A-PRY.PDF

22/42



1 / 0 11/03/2002

2 / 0 01/04/2004

Hal :22 / 42

PROSEDUR


QUALITY ASSURANCE

CONTROLLEDCOPY

6.3.7 RaPAPP

6.3.7.1 Penggabungan Draft RMP dan draft RAP yang telah dibuat merupakan RaPAPP(Rencana Pelaksanaan & Anggaran Pelaksanaan Proyek), untuk kemudian menjadi

materi Presentasi Internal.

6.3.7.2 Masukan-masukan yang diperoleh Tim Proyek dari peserta Presentasi Internal,dipergunakan untuk mematangkan draft RaPAPP.

6.3.7.3 Dengan dasar draft RaPAPP yang telah ada, maka dilakukan Presentasi Externalkepada Pelanggan.

6.3.7.4 Setelah presentasi internal ,presentasi eksternal (ke pelanggan) , dan perumusan(yang menghasilkan Spesifikasi Khusus), maka dilakukan pematangan draft tahap akhirsehingga menjadi RaPAPP edisi 1 / revisi 0,

6.3.7.5 Selama tidak ada perubahan kontrak yang mendasar yang dapat mengakibatkan isi dariRaPAPP (Edisi /revisi : 1/0) menjadi berubah sama sekali, maka tidak ada RaPAPPrevisi. Perubahan-perubahan yang sifatnya penambahan, cukup langsung ditambahkansaja (sesuai dengan prinsipnya bahwa RPAPP merupakan dokumen hidup), dengancatatan bahwa semua penambahan tsb teridentifikasi dengan jelas.

7/24/2019 P-03A-PRY.PDF

23/42



1 / 0 11/03/2002

2 / 0 01/04/2004

Hal :23 / 42

PROSEDUR


QUALITY ASSURANCE

CONTROLLEDCOPY

6.4. SUB-PROSES PENGADAAN

Tahapan Pengadaan terdiri dari kegiatan :

! Pengadaan/pembelian Material (penentuan supplier)

! Pengadaan/pembelian Jasa Pekerjaan (penentuan sub-kontraktor)

6.4.1. Pembelian Material

6.4.1.1 Pengadaan material dapat dilakukan dengan 2 cara, yaitu :

! Melalui Bagian Logistik Kantor Pusat

! Dibeli sendiri oleh Proyek

6.4.1.2 Pengadaan material melalui Bagian Logistik Kantor Pusat, dilakukan dengan ketentuan-ketentuan berikut :

a. Commmercial Manager (Comm.M) bertanggung jawab melaksanakan koordinasidengan Bagian Logistik Kantor Pusat.

b. Pada tahap Pemahaman & Perencanaan, Comm.M menyusun rencana pengadaanmaterial (gunakan Form PRY-Comm.01), dan mengirim form yang telah diisi dandisetujui PM tsb kepada Kabag Logitik Kantor Pusat sebagai informasi awal.

c. Berdasarkan rencana pengadaan tersebut, Site Manager membuat Surat PermintaanMaterial (Form PRY-SM.04), untuk kemudian diserahkan kepada Comm.M

d. Comm.M menindaklanjuti Surat Permintaan tersebut dengan memeriksa, memintapersetujuan PM, dan mengirimkannya kepada Kabag Logistik.

e. PM dan Comm.M bersama-sama memonitor proses pengadaan material yangdilakukan oleh Bagian Logitik agar tidak terjadi keterlambatan, serta mengikutikegiatan-kegiatan klarifikasi dan negosiasi yang diselenggarakan oleh BagianLogistik.

6.4.1.3 Pengadaan Material yang dilakukan sendiri oleh Tim proyek, dilakukan denganketentuan -ketentuan sebagai berikut :

a. Project Managerdan Commmercial Managerharus memastikan bahwa pembelianmaterial dilakukan dari supplier rekanan TOTAL.Informasi supplier rekanan TOTAL dapat diperoleh dari Bagian Logistik Pusat atau diIntranet pada folder LOGISTIK.

b. Bilamana karena sesuatu hal yang menyebabkan harus digunakannya supplier nonrekanan TOTAL (misal karena ditunjuk oleh Pelanggan dan wajib dilaksanakan),maka terlebih dahulu harus dilakukan evaluasi sistim mutu terhadap suppliertersebut, yang meliputi :

! Data-data usaha, produk, kapasitas, dan referensi.

!

Hasil peninjauan/pemeriksaan terhadap kemampuan usaha (peninjauan terhadapperalatan di workshop, mutu produk, personil)

! Hasil test terhadap produknya, baik yang sudah pernah dilakukan (berdasarkansertifikat) atau yang diminta khusus untuk kepentingan evaluasi ini.

7/24/2019 P-03A-PRY.PDF

24/42



1 / 0 11/03/2002

2 / 0 01/04/2004

Hal :24 / 42

PROSEDUR


QUALITY ASSURANCE

CONTROLLEDCOPY

c. Jika terpaksa digunakan supplier yang berdasarkan Daftar Rekanan (sesuai yangditerbitkan oleh Bagian Logistik di Bankdata) mempunyai status tidakdirekomendasikan, maka Tim Proyek harus mensyaratkan inspeksi & tes yang ketat

dan dengan kemungkinan dilakukan pinalti keuangan kepada supplier tersebut padakondisi tidak dapat memenuhi persyaratan TOTAL.

d. Ketentuan-ketentuan no. a s/d d tidak berlaku untuk kondisi berikut :

! Pembelian produk/material yang bersifat urgent (mendesak) dan telahmendapat persetujuan dari Direksi.

! Pembelian produk yang bersifat investasi atau penunjang misalnya :perlengkapan kantor, perlengkapan proyek, alat-alat keselamatan.

! Pembelian produk/material yang jumlah (volumenya) dan harga pembeliannya

terlalu kecil (batas harga ditentukan dengan surat edaran dari Direksi, yangterdapat pada lampiran)

6.4.1.4 Bilamana dalam pembelian jenis material tertentu yang sebagian atau seluruh prosespembuatannya dilakukan di tempat supplier / pemasok (misal : granit / marmer yangcutting sized, panel listrik,dll ) sehingga diperlukan verifikasi ditempat pemasok, makaCOMM berkoordinasi dengan QC dan Supplier harus membuat RIT untuk menentukanlangkah-langkah verifikasi yang dimaksud sebagai suatu kesepakatan bersama dalamproses pembelian.

6.4.2. Pembelian Jasa

a. Pembelian jasa pekerjaan dari sub-kontraktor dilakukan bersama antara Tim proyek(diwakili oleh PM, SE, Comm.M, SM) dan Bagian Logistik (diwakili oleh PurchasingManager)

b. Pembelian jasa pekerjaan dilakukan melalui proses tender, dengan mengundangminimal 3(tiga) subkontraktor rekanan TOTAL.

c. Prosedur lebih rinci untuk pembelian jasa dijelaskan pada Diagram alir PembelianJasa dihalaman 27.

d. Project Managerdan Commmercial Managerharus memastikan bahwa pembelianmaterial dilakukan dari supplier rekanan TOTAL.Informasi supplier rekanan TOTAL dapat diperoleh dari Bagian Logistik Pusat atau diintranet pada folder LOGISTIK.

e. Bilamana karena sesuatu hal yang menyebabkan harus digunakannya supplier nonrekanan TOTAL, maka terlebih dahulu harus dilakukan evaluasi sistim mutu terhadapsupplier tersebut, yang meliputi :

! Data-data usaha, produk, kapasitas, dan referensi.

!

Hasil peninjauan /pemeriksaan terhadap kemampuan usaha (peninjauanterhadap peralatan di workshop, mutu produk, personil)

! Hasil test terhadap produknya, baik yang sudah pernah dilakukan (berdasarkansertifikat) atau yang diminta khusus untuk kepentingan evaluasi ini.

7/24/2019 P-03A-PRY.PDF

25/42



1 / 0 11/03/2002

2 / 0 01/04/2004

Hal :25 / 42

PROSEDUR


QUALITY ASSURANCE

CONTROLLEDCOPY

f. Jika terpaksa digunakan sub-kontraktor yang berdasarkan Daftar Rekanan (sesuaiyang diterbitkan oleh Bagian Logistik di Bankdata) mempunyai status tidakdirekomendasikan, maka Tim Proyek harus mensyaratkan inspeksi & tes yang ketatdan dengan kemungkinan dilakukan pinalti keuangan kepada sub-kontraktor tersebut

pada kondisi tidak dapat memenuhi persyaratan TOTAL.

g. Ketentuan-ketentuan no. a s/d f tidak berlaku untuk kondisi berikut :

! Pembelian jasa yang bersifat urgent (mendesak) dan telah mendapatpersetujuan dari Direksi.

! Pembelian jasa yang bersifat investasi atau penunjang misalnya : perbaikanperlengkapan kantor.

! Pembelian jasa yang jumlah (volumenya) dan harga pembeliannya terlalu kecil(batas harga ditentukan dengan surat edaran dari Direksi, yang terdapat padalampiran)

7/24/2019 P-03A-PRY.PDF

26/42



1 / 0 11/03/2002

2 / 0 01/04/2004

Hal :26 / 42

PROSEDUR


QUALITY ASSURANCE

CONTROLLEDCOPY

Diagram alir Pembelian Material (oleh proyek)

DIAGRAM ALIRPENANGGUNG

JAWABURAIAN

calon ybs tidak

diundang

Evaluasi Sistem

Mutu supplier

Lolos ? Undangan

daftar perbandingan

harga

Comm. Mgr.

( 1 )

( 2 )

( 4 )

Seleksi Calon Peserta

Rekanan

?T Y

Evaluasi penawaran,

Klarifikasi & Negoisasi

( 8 )

( 3 )

( 6 )

( 7 )

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

9.

8.

permintaan material

rencana pembelian

material

approval material

pelanggan

Setuju ?

Y

T

Buat Surat Pesanan

Form PRY-

Comm.01

Form

PRY-SE.01

( 5 )

( 9 )

Site Mgr.

Comm. Mgr.

Comm. Mgr.

Comm. Mgr.

Project Mgr.

Comm. Mgr.

logistik

pusat &

supplier

Membua t Renc ana Pembe l i an

Material & minta persetujuan PM,

gunakan form PRY-Comm.01

Rencana Pembelian Material

Mengajukan contoh material ke

pe langgan un t uk pe rs e t u j uan ,

gunakan form PRY-SE.01

Approval Material

! Untuk supplier yg belum termasuk

daftar rekanan dilakukan evaluasi

sistem mutunya, gunakan PRY-

Comm.03

! Copy hasil evaluasi dikirim ke

logistik pusat

Evaluasi sistem mutu

Undangan

Buat & kirim undangan ke calon

peserta yg lolos seleksi

Evaluasi

! Lakukan klarifikasi / negoisasi

! Lakukan berulang langkah no.7

sampai diperoleh harga yg layak

Seleksi calon peserta, berdasarkan

daftar rekanan LOG/BD (bank data

logistik)

Seleksi

Daftar Perbandingan Harga

! Buat Daftar Perbandingan Harga,

gunakan PRY-Comm.05

! Minta persetujuan PM untukkeputusan pemenang

Membuat surat Permintaan Material,

gunakan form PRY-SM.04

Permintaan Material

Surat Pesanan

! Buat Surat Pesanan, gunakan

PRY-Comm.06

!

Distribusi surat pesanan ke logistikpusat, supplier & arsip proyek

Site Engineer

! Jika belum rekanan, lanjut ke no.5

! Jika rekanan lanjut ke no.6

Form

PRY-SM.04

Form PRY-

Comm.03

Form PRY-

Comm.05

Form PRY-

Comm.06

Y

T

Buat Dokumen

Kontrak SPKProyek

kontrak Dokumentasi

! Buat Surat Perintah Kerja Proyek

dan/atau Kontrak

! Distribusi SPK Proyek dan/atau

Kontrak ke logistik pusat, subkon

& arsip proyek

10.

( 10 )

Comm. Mgr.

Project Mgr.

Comm. Mgr.

Comm. Mgr.

logistik

pusat

7/24/2019 P-03A-PRY.PDF

27/42



1 / 0 11/03/2002

2 / 0 01/04/2004

Hal :27 / 42

PROSEDUR


QUALITY ASSURANCE

CONTROLLEDCOPY

Diagram alir Pembelian Jasa (oleh Proyek)

DIAGRAM ALIRPENANGGUNG

JAWABURAIAN

calon ybs tidak

diundang

Evaluasi Sistem

Mutu subkon

Lolos ? Undangan

daftar perbandingan

harga

Comm. Mgr.

( 1 )

( 2 )

( 4 )

Seleksi Calon Peserta

Rekanan

?T Y

Evaluasi penawaran,

Klarifikasi & Negoisasi

( 8 )

( 3 )

( 6 )

( 7 )

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

dokumen tender

rencana pembelian

jasa

approval material

pelanggan

Setuju ?

Y

T

tender

( 5 )

Comm. Mgr.

Comm. Mgr.

Comm. Mgr.

Comm. Mgr.

Project Mgr.

logistik

pusat Subkon

Comm. Mgr.

Site Engineer

Evaluasi sistem mutu

Undangan

Buat & kirim undangan ke calon

peserta yg lolos seleksi

Evaluasi

Membuat Rencana Pembelian Jasa &

minta persetujuan PM, gunakan form

PRY-Comm.02

Rencana Pembelian Jasa

Mangajukan contoh mater ia l ke

p e l a n g g a n u n tu k p e rse tu j u a n ,

gunakan form PRY-SE.01

Approval Material

Menyiapkan dokumen tender, meliputi

:

Dokumen Tender

! Persyaratan administrasi

! Persyaratan teknis & spesifikasi

! Bill of quantity

Seleksi calon peserta, berdasarkan

daftar rekanan LOG/BD (bank data

logistik)

Seleksi


! Buat Daftar Perbandingan Harga,

gunakan form PRY-Comm.05

! Minta persetu juan PM untuk

keputusan pemenang

9. Dokumentasi

! Buat Surat Perintah Kerja Proyek

dan/atau Kontrak

! Distribusi SPK Proyek dan/atau

Kontrak ke logistik pusat, subkon

& arsip proyek

( 9 )

Project Mgr.

! Lakukan klarifikasi / negoisasi

!Lakukan berulang langkah no.7sampai diperoleh harga yg layak

! Jika belum rekanan, lanjut ke no.5

! Jika rekanan lanjut ke no.6

Form PRY-

Comm.02

Form

PRY-SE.01

Form PRY-

Comm.04

Form PRY-

Comm.05

T

Y

Buat Dokumen

Kontrak SPK

Proyek

kontrak

Comm. Mgr.

Comm. Mgr.logistik

pusat

! Untuk supplier yg belum termasukdaftar rekanan dilakukan evaluasi

sistem mutunya, gunakan PRY-

Comm.04

! Copy hasil evaluasi dikirim ke

logistik pusat

7/24/2019 P-03A-PRY.PDF

28/42



1 / 0 11/03/2002

2 / 0 01/04/2004

Hal :28 / 42

PROSEDUR


QUALITY ASSURANCE

CONTROLLEDCOPY

6.4.3 Dalam proses pengadaan sebagaimana tertera dalam diagram alir diatas, dan jugaterhadap kegiatan atau tahapan pekerjaan lain yang berpengaruh pada proses pekerjaanpengadaan, makaharus dibuatkan arsip dari catatan-catatan, atau hasil identifikasi antaralain sebagaimana tertera (namun tidak terbatas) pada tabel berikut :

Catatan : Selain dalam bentuk form, dapat juga digunakan dalam bentuk program komputer (lihatTabel di halaman 42)

No.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

Catatan / identifikasi

Rencana & Realisasi PembelianMaterial

Rencana & Realisasi PembelianJasa

Evaluasi Sistim Mutu Supplier

Evaluasi Sistim Mutu Subkontrak-tor


Surat Pesanan

Daftar supplier proyek

Daftar sub-kontraktor proyek

Persyaratan Sistim Mutu & KKLKBagi Subkontraktor

Instruksi

SPK / Kontrak Proyek

Tujuan

Pengendalianproses

Pengendalianproses

Pengendalianproses

Pengendalianproses

Mampu telusur

Pengendalianproses &

mampu telusur

Mampu telusur

Mampu telusur

Pengendalianproses

Mampu telusur

Pengendalianproses

Oleh

Comm.M

Comm.M

Comm.M

Comm.M

Comm.M

Comm.M

Comm.M

Comm.M

Comm.M

Comm.M

Comm.M

Keterangan

Gunakan Form :PRY-Comm.01





Gunakan Form :

PRY-Comm.06




Gunakan Form :Instruction -Sheet

(format sesuaikebutuhanproyek)

7/24/2019 P-03A-PRY.PDF

29/42



1 / 0 11/03/2002

2 / 0 01/04/2004

Hal :29 / 42

PROSEDUR


QUALITY ASSURANCE

CONTROLLEDCOPY

6.5. SUB-PROSES ENGINEERING

6.5.1 Site Engineer (SE) bertanggung jawab atas pembuatan Gambar Koordinasi antar disiplinpekerjaan dan Shop drawing yang berkaitan dengan IMM , mock-up, dan spesifikasi

khusus, serta presentasi shopdrawing tersebut kepada Tim Pelaksana sebagaimanayang ditentukan dalam Basic proccess.

6.5.2 SE bertanggung jawab membuat rencana (skedul penyelesaiaan) pembuatan shopdrawing secara keseluruhan (termasuk yang harus dilakukan oleh sub-kontraktor). yangmenjadi acuan bagi Chief-drafter (atau sub-kontraktor) untuk melaksanakannya.

6.5.3 SE bertanggung jawab terjadinya pembuatan semua shopdrawing oleh semua disiplinpekerjaan dengan berdasarkan/mengacu pada Gambar Koordinasi.

6.5.4 SE bertanggung jawab membuat rencana (skedul penyelesaiaan) pembuatan as-built-drawing secara keseluruhan (termasuk yang harus dilakukan oleh sub-kontraktor), yangmenjadi acuan bagi drafter/Chief-drafter (atau sub-kontraktor) untuk melaksanakannya.

6.5.5 SE bertanggung jawab terjadinya pembuatan semua shop-drawing dan as-built-drawingoleh semua disiplin pekerjaan dengan menggunakan format standar TOTAL (sesuai IKPembuatan Gambar) atau yang telah ditentukan oleh Pelanggan.

6.5.6 SE bertanggung jawab memonitor penyelesaian / realisasi shop-drawing dan as-built-drawing sesuai dengan rencana yang telah dibuat.

6.5.7 SE bertanggung jawab mengendalikan peredaran semua shop-drawing, dan memastikanpenggunaan gambar untuk pelaksanaan adalah gambar dengan edisi/revisi yang berlaku(sesuai Prosedur Pengendalian Dokumen & Catatan Mutu, Dokumen No. TOTAL/P-016).

6.5.8 Semua instruksi kepada sub-kontraktor atau kepada pihak lain yang dianggap pentingdan perlu didokumentasikan harus dilakukan secara tertulis .

6.5.9 Engineering proyek bertanggung jawab untuk membuat arsip data-data dari catatan-catatan atau hasil identifikasi atas kegiatan atau tahapan pekerjaan yang berpengaruhpada proses pekerjaan tersebut atau mutu produk yang dihasilkan, antara lainsebagaimana tertera (namun tidak terbatas) pada tabel berikut :

7/24/2019 P-03A-PRY.PDF

30/42



1 / 0 11/03/2002

2 / 0 01/04/2004

Hal :30 / 42

PROSEDUR


QUALITY ASSURANCE

CONTROLLEDCOPY


6.6. SUB-PROSES PELAKSANAAN

6.6.1 Quality Control (QC), Site Manager (SM), Kepala Pelaksana (KP) dan Pelaksanawajib mengikuti kegiatan basic process, sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya.

6.6.2 Seluruh anggota Tim Proyek harus memastikan validasi produk dari pekerjaan yangmenjadi tanggung jawabnya.

Suatu produk dapat dinyatakan valid jika telah memenuhi hal-hal berikut :- material yang digunakan dapat dibuktikan telah disetujui oleh Pelanggan.- pekerjaan yang dilaksanakan dapat dibuktikan telah sesuai dengan shop-drawing

(gambar kerja) yang telah disetujui Pelanggan dan pihak lain yang berkompeten jikadiperlukan (misal : PLN, Depnaker, dsb).

- pekerjaan yang dilaksanakan dapat dibuktikan telah sesuai dengan mock-up (jikaada) yang telah disetujui Pelanggan

- pekerjaan yang dilaksanakan dapat dibuktikan telah melalui / memenuhi ketentuanInspeksi & Test dan hasilnya disetujui oleh Pelanggan dan pihak yang berkompeten(misal instansi yang mengeluarkan rekomendasi seperti : PLN, DPK, dsb)

- untuk mutu hasil pekerjaan tertentu yang pada tahap prosesnya tidak dapat dilakukan

test atau verifikasi dengan pemantauan (misal : pekerjaan cor, pekerjaan las), makaharus dapat dibuktikan bahwa mutu produk tersebut bisa diterima, dengan adanyaBerita Acara atau rekomendasi dari pihak yang berkompeten (Konsultan,Laboratorium, Pelanggan)

No.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.


Persetujuan material

Rencana & realisasi pembuatancoordination drawing

Rencana & realisasi pembuatanshopdrawing

Identifikasi perubahan gambar

Rencana & Realisasi pembuatan as-built-drawing

Rencana Persetujuan Meterial

Instruksi

Tujuan

Mampu telusur

Pengendalianproses

Pengendalianproses

Mampu telusur

Mampu telusur

Pengendalianproses

Mampu telusur

Oleh

SE

SE

SE

Drafter/chief -drafter/

SE

SE

SE

SE

Keterangan

Gunakan Form :

PRY-SE.01

Gunakan Form :PRY-SE.02


Misal : diberiawan-awan



Gunakan FormInstruction -sheet

7/24/2019 P-03A-PRY.PDF

31/42



1 / 0 11/03/2002

2 / 0 01/04/2004

Hal :31 / 42

PROSEDUR


QUALITY ASSURANCE

CONTROLLEDCOPY

6.6.3 QC bertanggung jawab memastikan supaya validasi pekerjaan sebagaimana yangdimaksud pada no. 6.6.2 diatas tsb terlaksana.

6.6.4 Site Manager (SM) bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan persetujuan pelak-sanaan pekerjaan kepada : SM pihak Subkontraktor terkait , QC, dan pelanggan.

6.6.5 QC bertanggung jawab untuk membuat atau menerima / meminta Laporan Ketidak-sesuaian dan meneruskannya kepada pihak yang harus melakukan Tindakan Koreksi& Tindakan Pencegahannya (Lihat Prosedur Pengendalian Ketidaksesuaian , DokumenNo : TOTAL/P-17.)

6.6.6 QCbertanggung jawab untuk memastikan dan memantau terjadinya tes material dan tessistem dari masing-masing disiplin, dan memastikan tahapan pekerjaan lebih lanjuthanya dapat dilakukan jika hasil tes memenuhi spesifikasi yang disyaratkan.

6.6.7 SM, KP,dan Pelaksana bertanggung jawab untuk melakukan identifikasi produk agarprosesnya dapat ditelusuri.

6.6.8 SM, KP, dan Pelaksanabertanggung jawab untuk melakukan inspeksi dan test.

6.6.9 SMbertanggung jawab atas pengadaan peralatan (alat kerja dan alat ukur) yang akandigunakan diproyek.

6.6.10 SM bertanggung jawab untuk mengendalikan alat kerja dan alat ukur yang digunakandiproyek ( termasuk yang digunakan oleh sub-kontraktor).

6.6.11 SM harus memastikan bahwa setiap alat ukur yang dipergunakan (termasuk miliksubkontraktor) mempunyai masa kalibrasi yang masih berlaku dan mempunyaispesifikasi yang sesuai dengan kebutuhan (dilakukan dengan memberi persetujuan /paraf pada copy sertifikat kalibrasi alat tsb) .

6.6.12 SMbertanggung jawab untuk melakukan evaluasi terhadap subkontraktor (pemilik) alat,bilamana proyek melakukan penyewaan tanpa melalui Bagian Peralatan Pusat. HasilEvaluasi harus dikirmkan kepada KaBag Peralatan di Kantor Pusat.

6.6.13 SMbertanggung jawab untuk melakukan proteksi terhadap barang/material/produk, sejakawal proyek hingga serah terima proyek kepada pelanggan.

6.6.14 Untuk proteksi yang belum ditentukan dalam Instruksi Kerja (IK) Proteksi, maka SMbertanggung jawab merencanakannya (ditulis dalam RPAPP) dan melaksanakannya.

6.6.15 SM bertanggung jawab menindaklanjuti Laporan Ketidaksesuaian Produk (LKP) denganmelakukan Tindakan koreksi dan Tindakan Pencegahan.

6.6.16 Peralatan proyek bertanggung jawab memonitor kebutuhan kalibrasi, spare part,

perbaikan, dan memberikan laporan pengoperasian alat kepada SM setiap sore hari.

6.6.17 Semua instruksi kepada sub-kontraktor atau kepada pihak lain yang dianggap pentingdan perlu didokumentasikan harus dilakukan secara tertulis.

7/24/2019 P-03A-PRY.PDF

32/42



1 / 0 11/03/2002

2 / 0 01/04/2004

Hal :32 / 42

PROSEDUR


QUALITY ASSURANCE

CONTROLLEDCOPY

6.6.18 PM bertanggung jawab melakukan penilaian kinerja Supplier, Subkontraktor, danPemasok Sewa Alat (subkontraktor Alat), dan mengirimkannya kepada Kantor Pusatsesuai jadwal berikut :

6.6.19 Data-data penilaian kinerja seluruh Supplier, Subkontraktor, dan Pemasok Sewa Alatyang dilakukan oleh setiap proyek, akan dikumpulkan oleh Kabag Logistik dan KabagPeralatan, untuk di publikasikan melalui Intranet (di Kantor Pusat)Tim Proyek dapat memilih calon subkontraktor, supplier, dan Pemasok Sewa Alat

dengan melihat data-data tersebut di Intranet pada folder LOGISTIKdan PERALATAN

6.6.20 Pada kegiatan sebagaimana disebutkan pada 6.6.1 s/d 6.6.16 diatas dan juga padatahapan pekerjaan lain yang berpengaruh pada proses pekerjaan atau mutu produk yangdihasilkan, maka PM, SM, QC, KaPel, Pelaksana, Surveyor, dan Peralatan harusmembuat arsip data-data dari hasil identifikasi , hasil pengukuran , hasil tes, dan catatanantara lain sebagaimana tertera (namun tidak terbatas) pada tabel berikut :

JAN PEB MAR OKTAGSJULJUN

! PENILAIAN SUPPLIER, SUBKONTRAKTOR,& PEMASOK SEWA ALAT ( oleh TIM PROYEK )

! PENGUMPULAN DATA PENILAIAN (oleh BagianLOGISTIK & BagianPERALATAN )

! UP-DATING HASIL PENILAIAN PADA DATA BASE LOGISTIK & PERALATAN ( olehKABAG LOGISTIK & KABAG PERALATAN

! EVALUASI STATUS SUPPLIER & SUBKONTRAKTOR SEBAGAI REKANAN, YANGDILAKUKAN 1 KALI SETIAP 2 TAHUN ( oleh KABAG LOGISTIK & KABAG PERALATAN)

No.

1.

2.

3.


Penilaian Kinerja Supplier

Penilaian Kinerja Subkontraktor

Penilaian Kinerja Pemasok SewaAlat

Tujuan

Pengendalianproses

Pengendalianproses

Pengendalianproses

Oleh

PM

PM

PM

Keterangan

Gunakan Form: PRY-PM.01



APR MEI SEP NOP DES

7/24/2019 P-03A-PRY.PDF

33/42



1 / 0 11/03/2002

2 / 0 01/04/2004

Hal :33 / 42

PROSEDUR


QUALITY ASSURANCE

CONTROLLEDCOPY

No.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.


Rencana & Realisasi Mock-up

Rencana & Realisasi PemakaianAlat

Berita Acara Pemeriksaan Mock-up

Permintaan Material

Permintaan Alat

Daftar Alat Ukur

Verifikasi alat ukur non optik

Daftar Operator Alat

Evaluasi Sistim MutuSubkontraktor Alat

Laporan Harian

Sertifikat Tukang Las (untukpekerjaan khusus :misal pekerjaanbaja struktural)

Pembuatan skedul yang lebihdetail

Identifikasi pengecoran

Rencana Inspeksi & Tes

Persetujuan Pelaksanaan

pekerjaan

Tujuan

Pengendalianproses

Pengendalianproses

Pengendalianproses

Pengendalianproses

Pengendalianproses

Pengendalianproses

Pengendalianproses

Pengendalianproses

Pengendalianproses

Mampu Telusur

Pengendalianproses

Pengendalianproses

Mampu telusur

Pengendalianproses

Pengendalian

proses

Oleh

SM

SM

SM

SM

SM

SM

SM

SM

SM

SM

SM

SM

QC

QC

QC

Keterangan

Gunakan Form :PRY-SM.01






Label, sertifikatkalibrasi (copy)

Gunakan Form :PRY-SM.07 ,

copy SIM, dll



Diperoleh darisubkontraktor .

(misal : 2mingguan)

Gunakan denah

Gunakan Form :PRY-QC.01

Gunakan Form : :

PRY-QC.02

7/24/2019 P-03A-PRY.PDF

34/42



1 / 0 11/03/2002

2 / 0 01/04/2004

Hal :34 / 42

PROSEDUR


QUALITY ASSURANCE

CONTROLLEDCOPY

No.

19.

20.

21

22.

23.

24.

25.

26.

27.

28.


Registrasi Realisasi RIT

Status hasil inspeksi & tes darimaterial, pekerjaan, produk

Laporan ketidaksesuaian

Hasil-hasil pengukuran dan test,seperti :- Mix design- Trial mix- Analisa devisiasi standar beton- Test meger- Test sistem ME- dll

Instruksi (kepada subkontraktor)

Check List - Instruksi Kerja (IK)

Check list Intruksi Kerja (IK)(Penentuan TBM, Pengukurankoordinat bangunan terhadap TBM, Data penurunan bangunan, dst)

Verifikasi alat ukur optik

Rencana & Realisasi PerawatanAlat

Absensi Pemakaian Alat

Tujuan

Status inspeksi& tes

Pengendalianproses

Pengendalianproses

Status inspeksi& tes

PengendalianProses, &mampu telusur

Pengendalianproses

Mampu telusur

Pengendalianproses

Pengendalianproses

PengendalianProses, &

mampu telusur

Oleh

QC

QC

QC

QC

SM, QC

KP/Pe-laksana

Surveyor

Surveyor

Peralat-an

Peralat-an

Keterangan

Gunakan Form :PRY-QC.03

Gunakan, misal: tanda-tanda /tulisanpenjelasanstatus

Gunakan Form :PK-01

Sesuai Instruksikerja, ataudiperoleh darisupplier,subkontraktor

Gunakan Form :InstructionSheet

Gunakan checklist IK

Gunakan checklist IK

Gunakan FormPLT-09 yangditerima ber-sama alat

Gunakan FormPRY-AL.01

Gunakan FormPRY-AL.02

7/24/2019 P-03A-PRY.PDF

35/42



1 / 0 11/03/2002

2 / 0 01/04/2004

Hal :35 / 42

PROSEDUR


QUALITY ASSURANCE

CONTROLLEDCOPY

6.7. SUB-PROSES URUSAN UMUM

Untuk sub-proses urusan umum, yang diatur dalam Prosedur ini adalah :

! Karyawan di Proyek! Infrastruktur di Proyek

! Pergudangan

Dan yang tidak diatur dalam Prosedur Sistem Mutu ini adalah :

! Security

! Kasir

6.7.1 Karyawan dan Infrastruktur di proyek.

a. PM bertanggung jawab untuk melengkapi personilnya agar semua pekerjaan dapatdilakukan dengan baik.

b. General Affair (GA) bertugas membantu PM untuk mengurus hal-hal administratifdalam melakukan permintaan Tenaga Kerja, dan juga pengembalianKaryawan/Tenaga Kerja yang telah selesai tugasnya di proyek, kepada BagianPersonalia & HRD di kantor Pusat.

c. GA bertanggung jawab untuk membantu PM dalam meyediakan dan merawatinfrastruktur proyek, antara lain : Kantor proyek (site office), Alat-alat komunikasi,Alat-alat Kantor, dll

d. GA bertanggung jawab untuk membantu PM dalam mengurus hal-hal yangberhubungan dengan ijin-ijin pelaksanaan proyek, seperti pengurusan asuransitenaga kerja, dll.

e. Pada kegiatan sebagaimana disebutkan pada a s/d d di atas, maka GAmembuatarsip data-data , ijin-ijin yang terkait dengan pelaksanaan proyek, catatan antaralain sebagaimana tertera (namun tidak terbatas) pada tabel berikut :

No.

1.

2.

3.

4.


Permintaan Karyawan

Pengembalian Karyawan

Evaluasi Karyawan Kontrak

Ijin-ijin, asuransi, dll

Tujuan

mampu telusur

mampu telusur

kompetensi

(untuk meme-nuhi peraturan)

Oleh

PM (GA)

PM (GA)

PM (GA)

PM (GA)

Keterangan

Gunakan Form :PRY-GA.01



Diperoleh dariinstitusi, dll

7/24/2019 P-03A-PRY.PDF

36/42



1 / 0 11/03/2002

2 / 0 01/04/2004

Hal :36 / 42

PROSEDUR


QUALITY ASSURANCE

CONTROLLEDCOPY

6.7.2 Pergudangan

a. Kepala gudangharus mengatur dan membuat denah penyimpanan atau perletakanbarang/ material yang ada diproyek, dan bertanggung jawab agar ketentuan tersebut

dipatuhi.

b. Ketentuan-ketentuan penerimaan barang/material :

b.1. Kepala Gudangbertanggung jawab supaya barang/material yang baru datangdan belum diinspeksi diletakan pada area terpisah (area karantina) denganbatas yang jelas.

b.2. Personil yang ditentukan untuk melakukan inspeksi atas barang / material tsbharus memberikan status (dengan tanda, warna, tulisan, dll) yang jelas padafisik barang / material yang telah diperiksa, terutama pada barang / materialyang tidak sesuai.

b.3. Khusus pada barang / material yang telah dinyatakan tidak sesuai, makaperubahan statusnya hanya dapat dilakukan setelah lulus inspeksi ulang (ataudengan tes) yang diketahui oleh personil yang pertama kali memeriksa, ataudinyatakan diterima oleh pelanggan.

c. Ketentuan-ketentuanPenyimpanan barang / material :

c.1 Kepala Gudangbertanggung jawab memilih lokasi dan mengatur penyimpanan

barang/material, sehingga diyakini tidak terjadi penurunan mutu barang/materialtsb.Misal : barang yang yang rusak oleh cuaca, harus disimpan dalan gudangtertutup.

c.2. Khusus untuk semen ditetapkan sisfim FIFO (first in first out) dengan duatempat yang saling bertukar untuk pengisian dan pengambilan. Tumpukansemen diberi alas untuk menghindari kerusakan. Jumlah dan tinggi tumpukanditetapkan berdasarkan keadaan ruangan dan kemudahan dalam menyimpanserta mengambil.

c.3. Kepala Gudang bertanggung jawab mengatur agar barang / material yangsejenis diletakan bersama dan diberi identifikasi (nama barang atau statusbarang).

d. Khusus untuk barang / material yang dipasok pelanggan, maka :

d.1. Kepala Gudangharus meminta QCdan bersama Pelanggan untuk memeriksabersama atas kelengkapan, mutu dan pemenuhan terhadap spesifikasi barang /material yang dipasok, sebelum menyatakan menerimanya.

d.2. Kepala gudang harus membuat arsip terpisah atas serah terima barang /

material tsb, dengan menggunakan form Form PRY-KG.04 atau yangdikeluarkan oleh Pelanggan.

7/24/2019 P-03A-PRY.PDF

37/42



1 / 0 11/03/2002

2 / 0 01/04/2004

Hal :37 / 42

PROSEDUR


QUALITY ASSURANCE

CONTROLLEDCOPY

e. Pada kegiatan sebagaimana disebutkan pada a s/d d diatas dan juga pada tahapanpekerjaan lain yang berpengaruh pada proses pekerjaan, maka Kepala Gudangharus membuat arsip data-data (dapat berbentuk hard copy maupun atau berbentuksoft copy) dari hasil identifikasi dan catatan catatan antara lain sebagaimana

tertera (namun tidak terbatas) pada tabel berikut :


No.

1.

2.

3.

4.

5.


Kartu Persediaan Material

Bon Pengambilan Material

Laporang Mingguan stock material

Bon Pengambilan Material yangdipasok Pelanggan

Laporang Mingguan stock material

yang dipasok Pelanggan

Tujuan

Pengendalianproses &mampu telusur


Pengendalianproses



Oleh

KepalaGudang

KepalaGudang

KepalaGudang

KepalaGudang

KepalaGudang

Keterangan

Gunakan Form :PRY-KG.01





7/24/2019 P-03A-PRY.PDF

38/42



1 / 0 11/03/2002

2 / 0 01/04/2004

Hal :38 / 42

PROSEDUR


QUALITY ASSURANCE

CONTROLLEDCOPY

6.8. PELATIHAN

6.8.1. Project Manager berkewajiban untuk merencanakan Pelatihan yang diperlukan setiappersonil di Proyek, dengan mengacu pada Prosedur Improvemnet / Peningkatan

(Dokumen No. TOTAL/P-18).

6.8.2. Secara garis besar pelaksanaan pelatihan di proyek dan hubungannya dengan TahapPelaksanaan proyek adalah sebagaimana diagram berikut :

6.8.3. Khusus untuk mengadakan pelatihan umum, maka PM harus melakukan koordinasidengan Kabag HRD (kantor Pusat), antara lain dengan mengajukan permintaan

pelaksanaan.

6.8.4. Materi dari Pelatihan Spesifik harus merupakan pengetahuan antara lain tentang metoda,bahan dan alat yang dapat diterapkan untuk mengendalikan suatu proses pekerjaan danguna mencapai/memperoleh produk yang bermutu.

6.8.5. Kegiatan presentasi seperti presentasi supplier yang bersifat memperkenalkan produk(promosi), presentasi subkontraktor yang sifatnya penjelasan umum, presentasi shop-drawing oleh SE kepada Pelaksana tidak merupakan Pelatihan (tidak boleh dihitunguntuk pencapaian target pelatihan).

6.8.6. Kegiatan latihan mempraktekkan cara evakuasi jika ada situasi bahaya di proyek, caramemadamkan kebakaran, dan pelatihan Pertolongan Pertama Pada Kecelakaan (P3K),merupakan Pelatihan Umum.

TAHAP PEMAHAMAN

& PERENCANAANTAHAP

PENGADAAN

TAHAP

PENJABARAN

TAHAP

PELAKSANAAN

TAHAP

SERAH TERIMA

PELATIHAN UMUM :( ISO ; S.H.E / K3 ; dll )

PELATIHAN

untuk Opera-

tor gedung

Pelatihan SPESIFIK ;

Pelatihan IK ; Sosialisasi &

Pelatihan MOCK-UP

7/24/2019 P-03A-PRY.PDF

39/42



1 / 0 11/03/2002

2 / 0 01/04/2004

Hal :39 / 42

PROSEDUR


QUALITY ASSURANCE

CONTROLLEDCOPY

6.9 LAPORAN RPAPP.

6.9.1 Laporan RPAPP oleh Tim Proyek kepada Direksi dilakukan secara periodik setiap bulan,sesuai jadwal yang dikeluarkan oleh Direksi.

6.9.2 Laporan RPAPP terdiri dari (lihat diagram pembuatan RPAPP di no 6.3) :- Bagian I , merupakan laporan rencana (RaPAPP), yang dilakukan diawal proyek.- Bagian II, merupakan laporan realisasi (RePAPP), yang diberikan sesuai kemajuan

(progress) pekerjaan di lapangan.- Bagian III, merupakan laporan Akhir Proyek, yang dilakukan setelah serah terima

proyek yang pertama (ST-1).

6.9.3 Laporan RaPAPP terdiri dari :a. Rencana Mutu Proyek

b. Rencana Anggaran Proyek(Penjelasan RMP dan RAP sebagaimana telah diuraikan di halaman 20-22).Laporan RaPAPP ini harus diperiksakan kepada QAM terlebih dahulu (untukdipastikan bahwa pembuatan RPAPP mencapai tujuannya), sebelum disahkan olehDirektur yang membawahi proyek yang bersangkutan.

6.9.4 Laporan RePAPP terdiri dari :a. Skedul Realisasi personil proyek sesuai struktur organisasi.

Dari data-data ini harus jelas kronologis penempatan karyawan di proyek danpengembalian karyawan dari prorek.

b. Pada Tahap Pengadaan:

! Data tanggal realisasi pembelian material (Form PRY-Comm.01)

! Data tanggal realisasi pembelian jasa pekerjaan (Form PRY-Comm.02)

! Data realisasi pengadaan alat

c. Pada Tahap Pelaksanaan :

! Data tanggal realisasi mock-up (Form PRY-SM.01)

! Registrasi Realisasi Inspeksi & Tes (Form PRY-QC3)

! Skedul progress (skedul aktual terhadap rencana)

! Data realisasi pemakaian tenaga kerja

! Data realisasi pemakaian alat (Form PRY-SM.02)

! Data tanggal pelaksanaan Pelatihan

! Lampiran foto-foto (sesuai kebutuhan)

6.9.4. Laporan Akhir proyek pada Tahap Serah Terimaterdiri dari :

! Berita Acara Final Inspection

! Copy Berita Acara Serah Terima -1

! Pencapaian Target Mutu

! Pencapaian Target Safety

! Kesimpulan (kendala, usulan, dll)

! Copy surat-surat Garansi (dari supplier & Subkontraktor)! Copy surat-surat rekomendasi dari instansi yang terkait (IMB, rekomendasi DPK,

PLN, Depnaker, IPB, dll)

7/24/2019 P-03A-PRY.PDF

40/42



1 / 0 11/03/2002

2 / 0 01/04/2004

Hal :40 / 42

PROSEDUR


QUALITY ASSURANCE

CONTROLLEDCOPY

Sebagai kelengkapan Laporan Akhir Proyek, secara terpisah harus didokumentasikansemua catatan mutu yang penting selama masa konstruksi, antara lain :

- Catatan hasil tes material- Catatan hasil pengukuran (antara lain : data-data surveyor, data hasil meger

kabel, dll)- Catatan hasil Rencana Inspeksi & Test- Catatan hasil test & Commmissioning.- dll

6.9.5 Setiap Rapat RPAPP harus dibuatkan notulennya, dan dibuat oleh Tim Proyek.

6.9.6 Khusus data-data realisasi anggaran pelaksanaan proyek (RAP), hanya diberikankepada Bagian Cost Control dan Direksi.

6.9.7 Cara menjilid laporan RPAPP disesuaikan dengan besar-kecilnya proyek, denganmemperhatikan hal-hal berikut :- RPAPP merupakan dokumen hidup, karena terus bertambah dengan data-data

realisasi sesuai kemajuan (progress) proyek, dan karenanya ditetapkan untukmenggunakan ordner untuk menjilid.

- Data-data realisasi boleh diisi/ditambahkan dengan tulisan tangan ( di dalam tabelyang sudah ada sebelumnya).

- Saat pelaporan di Rapat RPAPP, harus mudah secara teknis bagi peserta rapatuntuk mencari/menemukan data-data yang dibicarakan.

Dibawah ini adalah contoh teknis penjilidan :

a. Proyek kecil (waktunya sangat pendek, datanya sedikit)- RePAPP, RaPAPP, dan Laporan Akhir dijilid

dalam 1 atau 2 buah ordner secara bersambung,dengan hanya diberi pembatas antara

- Data-data realisasi setiap bulannya hanya padadata-data yang berubah saja sesuai kemajuan/progress proyek di lapangan.

b. Proyek sedang sampai besar (waktunya sangat panjang,datanya banyak)- RePAPP, RaPAPP, dan Laporan Akhir dijilid

masing-masing

- Data-data realisasi setiap bulannya bisa hanya padadata-data yang berubah saja sesuai kemajuan /progressproyek di lapangan, atau bisa juga dibuat lengkap.

INDEKS

1. R(encana)PAPP

2. R(ealisasi)PAPP

3. Laporan Akhir

- Bulan Juni 02- Bulan Juli 02

- Bulan September 02- Bulan Agustus 02

dst

Contoh (a )

Contoh (b )

Laporan Akhir

dst

---

RePAPP

Agustus

2002

RePAPP

Juni-Juli

2002RaPAPP

7/24/2019 P-03A-PRY.PDF

41/42



1 / 0 11/03/2002

2 / 0 01/04/2004

Hal :41 / 42

PROSEDUR


QUALITY ASSURANCE

CONTROLLEDCOPY

6.10. LAPORAN AKHIR PROYEK .

a. Laporan Akhir Proyek terdiri dari :

! Laporan RPAPP, yang meliputi :- Seluruh data-data yang telah terkumpul sejak Tahap Pemahaman sampai

dengan Tahap Serah Terima- Evaluasi pencapaian Target Mutu Proyek

! Data-data yang merupakan catatan mutu selama masa konstruksi antara lain :- data-data hasil test material- data-data hasil pengukuran- data-data hasil test & Commmissioning instalasi & sistemData-data ini dibuat / disusun dalam jilid yang terpisah dari Laporan RPAPP.

b. QCbertanggung jawab atas kelengkapan data-data pada no. a butir kedua diatas.

c. QAPbertanggung jawab mengkoordinir pembuatan Laporan Akhir Proyek

d. PM dibantu QAP bertanggung jawab untuk menyerahkan catatan mutu SerahTerima Proyek kepada pihak-pihak yang terkait sebagaimana tercantum dalamDaftar Catatan Mutu Proyek Yang Disimpan (gunakan Form PRY-QAP.01A s/dPRY-QAP.01E dan PRY-QAP.02.)

e. Khusus laporan Anggaran Pelaksanaan Proyek untuk laporan akhir , dibuat terpisah

(sesuai format yang ditentukan Bagian Cost Control).

6.11. PROSEDUR LAIN YANG DITERAPKAN.

Dalam menjalankan Prosedur Pelaksanaan Proyek, maka secara bersamaan juga harusditerapkan prosedur-prosedur berikut (lihat Dokumen No : TOTAL/M, Tabel DokumenSistem Mutu & KKLK ) :

! Prosedur KKLK (Dokumen No : TOTAL/P-03B)

! Prosedur Pengendalian Dokumen dan Catatan Mutu (Dokumen No : TOTAL/P-16)! Prosedur Audit (Dokumen No : TOTAL/P-17)

! Prosedur Pengendalian Ketidaksesuaian (Dokumen No : TOTAL/P-18)

! Prosedur Peningkatan (Improvement) (Dokumen No. : TOTAL/P-19)

7. FORM dan PROGRAM YANG DIPERGUNAKAN

Sebagai pendukung menjalankan proses pelaksanaan proyek, berikut adalah form danprogramyang digunakan. Berikut beberapa hal yang harus diperhatikan :

!

Formdan programmempunyai bentuknya masing-masing, namun dimaksudkan untukmenampung informasi dengan tujuan yang sama.

! Bilamana sudah menggunakan program, maka formtidak diperlukan lagi, dan bilamanadiperlukan bentuk hard copy-nya, maka cukup di cetak (print-out) sesuai informasiyang dibutuhkan saja.

7/24/2019 P-03A-PRY.PDF

42/42



1 / 0 11/03/2002

2 / 0 01/04/2004

PROSEDUR


! Masing-masing proyek boleh memodifikasi form-form / program standard tersebutsesuai kebutuhannya, namun informasi-informasi yang dituntut pada form standard tsbharus tetap dipenuhi (tidak boleh dihilangkan), dan pada form / program modifikasidiberi kode acuan ke nomor form standardnya.

NO. FORM JUDUL FORM PROGRAM

Form PRY-PM.01 Penilaian Kinerja Supplier

Form PRY-PM.02 Penilaian Kinerja Sub-kontraktor

Form PRY-PM.03 Penilaian Kinerja Pemasok Sewa Alat

Form PRY-CM.01 Rencana & Realisasi Pembelian Material

Form PRY-CM.02 Rencana & Realisasi Pembelian Jasa

Form PRY-CM.03 Evaluasi Sistim Mutu Supplier

Form PRY-CM.04 Evaluasi Sistim Mutu Sub-kontraktor

Form PRY-CM.05 Daftar Perbandingan Harga

Form PRY-CM.06 Surat Pesanan PO - 2001Form PRY-CM.07 Daftar Supplier Proyek PO - 2001

Form PRY-CM.08 Daftar Sub-kontraktor Proyek

Form PRY-CM.09 Persyaratan Sistim Mutu & KKLK Bagi Subkontraktor

Form PRY-QC.01 Rencana Inspeksi & Tes

Form PRY-QC.02 Persetujuan Pelaksanaan Pekerjaan

Form PRY-QC.03 Registrasi Realisasi RIT

Form PRY-SE.01 Persetujuan Material

Form PRY-SE.02 Rencana & Realisasi Pembuatan Coordination drawing ENG - 2002

Form PRY-SE.03 Rencana & Realisasi Pembuatan Shopdrawing ENG - 2002

Form PRY-SE.04 Rencana & Realisasi Pembuatan As-built-drawing ENG - 2002

Form PRY-SE.05 Daftar Material (yang harus dimintakan persetujuan dari Pelanggan)

Form PRY-SM.01 Rencana & Realisasi Mock-up

Form PRY-SM.02 Rencana & Realisasi Pemakaian Alat

Form PRY-SM.03 Berita Acara Pemeriksaan Mock-up

Form PRY-SM.04 Surat Permintaan Material

Form PRY-SM.05 Surat Permintaan Alat

Form PRY-SM.06 Daftar Alat Ukur

Form PRY-SM.07 Daftar Operator Alat

Form PRY-SM.08 Evaluasi Sistim Mutu Pemasok Sewa Alat

Form PRY-SM.09 Laporan Harian

Form PRY-AL.01 Absensi pemakaian AlatForm PRY-AL.02 Rencana & Realisasi Perawatan Alat

Form PRY-QAP.01 Checklist Kelengkapan Catatan Mutu

Form PRY-QAP.02 BA ST Catatan Mutu Proyek

Form PRY-GA.01 Permintaan Karyawan

Form PRY-GA.02 Pengembalian Karyawan

Form PRY-GA.03 Evaluasi Karyawan Kontrak

Form PRY-KG.01 Kartu Persediaan Material SPN - 2001

Form PRY-KG.02 Bon Pengambilan Material SPN - 2001

Form PRY-KG.03 Laporan Mingguan Stock Material SPN - 2001

Form PRY-KG.04 Bon Pengambilan Material Yang Dipasok PelangganForm PRY-KG.05 Laporan Mingguan Stock Material Yang Dipasok Pelanggan

Form PRY-INS Instruction Sheet

P-03A-PRY.PDF

Documents

Transcript of P-03A-PRY.PDF