PENGENALAN, PENEMPATAN,

DAN PEMBERHENTIANTUGAS MATA KULIAH MANAJEMEN PERUBAHAN

Oleh:

Rizky Wiradana (07.1.02.03366)

Andrie Setiadi (07.1.02.03543)

Yudo Nugroho (07.1.02.03544)

Deddi Arifianto (07.1.02.03545)

PROGRAM STUDI MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

JURUSAN MANAJEMEN

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI INDONESIA

SURABAYA

2009

PENGENALAN, PENEMPATAN,

DAN PEMBERHENTIANTUGAS MATA KULIAH MANAJEMEN PERUBAHAN

Oleh:

Rizky Wiradana (07.1.02.03366) ( )

Andrie Setiadi (07.1.02.03543) ( )

Yudo Nugroho (07.1.02.03544) ( )

Deddi Arifianto (07.1.02.03545) ( )

PROGRAM STUDI MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

JURUSAN MANAJEMEN

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI INDONESIA

SURABAYA

2009

PENGENALAN, PENEMPATAN, DAN PEMBERHENTIAN

Penempatan yang berakibat terhambatnya produktivitas karyawan

merupakan satu hambatan bagi tenaga kerja yang memiliki produktivitas kerja dan

kepuasan kerja tinggi yang berakibat pada para pekerja cenderung untuk berhenti

pada bulan-bulan pertama pekerjaan mereka. Keadaan seperti ini cukup banyak

terjadi. Melalui penempatan setidaknya dapat:

1. Mengurangi Ketidaksesuaian

Preview terhadap pekerjaan yang realistis dapat menutup kesenjangan

psikologis antara harapan pendatang baru dengan kenyataan yang ada.

Perbedaan antara harapan dan kenyataan disebut “ketidaksesuaian kognitif”.

Apabila ketidaksesuaian itu terlalu tinggi, orang-orang akan bertindak. Bagi

pekerja baru itu berarti dapat berhenti.

2. Berhentinya Pekerja Baru

Berhentinya pekerja baru adalah mahal harganya. Disamping biaya

rekrutmen dan seleksi, biaya yang terkait dengan administrasi pekerja baru

pada departemen SDM, pembuatan payroll (gaji) pada catatan akuntasi, biaya

pelatihan dan alat pengaman, akan hilang begitu pekerja baru itu berhenti.

Secara umum, departemen SDM dapat mengurangi biaya berhentinya

karyawan, yaitu dengan memberdayakan program orientasi untuk memenuhi

keinginan karyawan. Jika hal itu terjadi, baik karyawan maupun perusahaan

akan diuntungkan.

A. Pengenalan (Orientasi)

Orientasi adalah aktivitas-aktivitas yang menyangkut pengenalan

individu terhadap organisasi, penyediaan landassan bagi karyawan baru agar

mulai berfungsi secara efektif dan menyenangkan pada pekerjaan yang baru.

Orientasi meliputi pengenalan karyawan baru terhadap perusahaan, fungsi-

fungsi, tugas-tugas, dan orang-orangnya.

1. Tujuan Pengenalan (Induksi)

Tahap induksi dari orientasi melibatkan interaksi antara karyawan

baru, penyelianya langsung, dan program-program orientasi formal.

Dalam aktivitas ini karyawan baru biasanya mempelajari hal-hal berikut:

Sejarah organisasi

Deskripsi produk dan jasa yang dihasilkan organisasi

Struktur, otoritas, dan hubungan tanggung jawab di dalam organisasi.

Hukum, peraturan, dan kebijakan-kebijakan mengenai hal-hal seperti

keselamatan kerja, jam makan siang, dan metode komunikasi-

komunikasi formal.

Kebijakan-kebijakan sumber daya manusia yang meliputi

kompensasi, tunjangan, dan jasa-jasa karyawan lainnya.

Menjumpai rekan-rekan karyawan lainnya secepatnya.

Program the quality from the start menggambarkan beberapa

dimensi penting dalam program pengenalan. Pertama, pengenalan

haruslah melibatkan manajer dari karyawan baru tersebut. Tidak hanya

untuk memulai hubungan saja, tetapi juga memungkinkan karyawan

mendapatkan detail yang khusus tentang pekerjaan mereka. Kedua,

pentingnya meminta pendapat dari karyawan lama untuk isi program.

Ketiga, dari sisi pandangan sistem, survei tindak lanjut memberikan

umpan balik bagi departemen yang dapat memperbaiki program.

Keempat, membuat modul yang dapat dipakai oleh karyawan lama yang

dimutasi.

2. Program Pengenalan (Sosialisasi)

Sosialisasi adalah proses berkesinambungan melaluinya para

karyawan mulai memahami dan menerima nilai-nilai, norma-norma, dan

keyakinan-keyakinan yang dianut oleh orang-orang lainnya di dalam

organisasi. Tujuan umum sosialisasi meliputi tiga aspek: perolehan

keahlian-keahlian dan kemampuan kerja, penerapan perilaku-perilaku

peran yang tepat, dan penyesuaian terhadap norma-norma dan nilai-nilai

kelompok kerja.

Sosialisasi berlangsung pada saat seorang individu pertama kali

memasuki sebuah organisasi. Biasanya, program orientasi mengajarkan

individu-individu dasar-dasar perilaku yang dapat diterima. Karyawan

baru menjumpai anggota-anggota organisasi yang lain, mempelajari

kebijakan-kebijakan yang berhubungan dengan kehadiran dan

keterlambatan, dan mendengarkan filosofi dan tujuan-tujuan organisasi.

Sosialisasi juga berlangsung pada saat individu naik ke tangga hierarki,

atau menjadi lebih sentral perannya di dalam organisasi sebagai akibat

meningkatnya senioritas atau pengalamannya.

3. Isi Program Pengenalan dan Tanggung jawab Pelaksanaan

Program-program orientasi formal biasanya bergantung pada

departemen sumber daya manusia dan penyelian. Program orientasi “dua

tingkat” digunakan karena isu-isu yang dicakup dalam orientasi masuk

dalam dua kategori luas: topik-topik umum yang penting bagi sebagian

besar karyawan baru dan isu-isu spesifik berkaitan dengan pekerjaan

yang hanya penting bagi para pemegang jabatan tertentu saja.

Tabel berikut memaparkan topik-topik yang lazim dimasukkan

dalam program orientasi

Topik Muatan TopikIsu-Isu Organisasional a. Sejarah perusahaan

b. Organisasi perusahaanc. Nama-nama dan jabatan-jabatan eksekutif-eksekutif

kuncid. Jabatan dan departemen karyawane. Tata letak fasilitas fisikf. Masa percobaang. Lini produk atau jasa yang ditawarkanh. Tinjauan proses produksii. Kebijakan-kebijakan dan peraturan-peraturan

perusahaanj. Peraturan-peraturan disiplinerk. Buku pedoman karyawanl. Prosedur-prosedur keselamatan kerja

Tunjangan-Tunjangan Karyawan

a. Skala –skala bayaran dan hari bayaran b. Liburan –liburan dan hari besarc. Jam-jam istirahatd. Tunjangan-tunjangan pelatihan pelatihan dan

pendidikane. Konselingf. Tunjangan-tunjangan asuransig. Program asuransih. Layanan-layann yang disediakan oleh perusahaan

bagi karyawani. Program rehabilitasi

Perkenalan-Perkenalan a. Dengan penyeliab. Dengan para pelatihc. Dengan kerabat-kerabat kerjad. Dengan konselor karyawan

Tugas-Tugas Pekerjaan a. Lokasi pekerjaan b. Tugas-tugas pekerjaanc. Persyaratan –persyaratan keselamatan kerjad. Tinjauan pekerjaan e. Sasaran –sasaran pekerjaan f. Hubungan dengan pekerjaan-pekerjaan lainnya

4. Kesempatan dan Kesukaran

Bagian terlemah pada hampir seluruh program orientasi adalah

pada level penyelia. Walaupun departemen SDM telah menyusun

program yang efektif dan dilakukan oleh penyelia yang terlatih, tetap saja

ada penyelia yang merasa tidak tampak penting yang dapat dijelaskan

kepada pendatang baru. Untuk mengatasi hal ini, departemen SDM dapat

menyusun daftar tentang hal-hal yang harus dijelaskan kepada karyawan

baru dengan berfokus pada perkenalan dan tugas-tugas pekerjaan.

Tambahan yang berguna bagi pengenalan ini dapat berupa

penugasan kepada seorang rekan sekerja yang berpengalaman untuk

menunjukkan tentang pekerjaan, perkenalan dengan lingkungan kerja dan

menjawab pertanyaan si karyawan baru. Sistem ini disebut sistem rekan

sekerja atau buddy system. Interaksi sosial ini diharapkan dapat

mempercepat proses sosialisasi si karyawan baru meskipun sistem ini

hanya bersifat tambahan.

Bila menjadi pengganti, penyelia akan kehilangan kesempatan

emas untuk membuka komunikasi dengan para karyawan baru.

Akibatnya adalah kehilangan kesempatan untuk menjalin hubungan baik

dengan karyawan baru sebelum mereka terpengaruh oleh opini

lingkungan kerja.

Departemen SDM dan para penyelia bertanggung jawab untuk

menjamin karyawan baru tersebut tidak:

Kebingungan karena terlalu banyak informasi yang harus diserap

Terlalu banyak formulir yang harus dijelaskan

Diberikan tugas-tugas yang dapat mengurangi minat kerja dan

loyalitas

Diberikan tugas yang sejak awal telah diduga pasti akan gagal

dilaksanakan

Didorong melakukan pekerjaan yang didasarkan pada pemahaman

yang salah

Dipaksa mengisi kesenjangan informasi antara orientasi yang terlalu

luas dari departemen SDM dan dirasa sempit oleh penyelia.

5. Manfaat Program Pengenalan

Manfaat yang dirasakan kebanyakan berkisar tentang

berkurangnya kecemasan karyawan. Dengan kecemasan yang berkurang,

para karyawan dapat belajar lebih baik. Pengaburan masalah oleh rekan

sekerja atau kritikan dari penyelia dapat diatasi karena karyawan yang

dapat mengikuti masa orientasi dengan baik mempunyai harapan kerja

yang lebih realistik. Hasilnya adalah bahwa karyawan yang mengikuti

masa pengenalan dengan baik membutuhkan perhatian lebih kecil dari

penyelia dan rekan sekerja, kinerjanya lebih baik, dan lebih kecil

kemungkinannya untuk berhenti.

6. Tindak Lanjut Pengenalan

Program pengenalan yang sukses diteruskan dengan tindak lanjut

yang dibutuhkan karyawan baru karena mereka sering tidak dapat

mengingat apa-apa yang diinformasikan dalam masa pengenalan.

Departemen SDM menanggulanginya dengan rapat tidak resmi atau

daftar checklist sederhana untuk meminta karyawan memberikan kritik

tentang kelemahan program orientasi. Kelemahan-kelemahan tersebut

mungkin berupa topik tentang karyawan-karyawan mana yang

memerlukan lebih banyak informasi. Daftar checklist juga memberikan

umpan balik untuk membantu departemen SDM mengidentifikasi bagian-

bagian dari program pengenalan yang dinilai cukup baik. Meskipun

daftar checklist dapat berjalan efektif, pertemuan langsung (face to face)

antara karyawan dengan supervisornya merupakan langkah terpenting

dari tindak lanjut program orientasi.

7. Implikasi Internasional

Yang menjadikan pengenalan luar negeri berbeda ialah adanya

pengenalan tentang adat istiadat/budaya, bahasa, dan perbedaan hukum

bisnis. Orientasi internasional juga harus mencakup tindak lanjut

tamabahan. Sebelum karyawan tersebut tiba di negara tujuan, bantuan

mungkin dibutuhkan, seperti mengetahui kebiasaan lokal, rumah tinggal,

tempat belanja, dan sekolah. Departemen SDM mungkin dipanggil untuk

mencarikan pekerjaan bagi pasangan si karyawan (bila karyawan itu

membawa istri atau suami). Kalau tidak, mungkin saja tekanan dari

keluarga dapat mendorong permintaan untuk kembali ke negara asal.

Semua ini berlaku bagi karyawan yang akan ditugaskan ataupun akan

kembali ke negara asal. Faktor tindak lanjut yang baik dan supervisor

dapat menjadi amat penting bagi keberhasilan penempatan internasional.

B. Penempatan

Penempatan karyawan berarti mengalokasikan para karyawan pada

posisi kerja tertentu, hal ini khusus terjadi pada karyawan baru. Kepada

karyawan lama yang telah menduduki jabatan atau pekerjaan termasuk

sasaran fungsi penempatan karyawan dalam arti mempertahankan pada

posisinya atau memindahkan pada posisi yang lain.

Penempatan staffing terdiri dari dua cara: (1) karyawan baru dari luar

perusahaan dan (2) penugasan di tempat yang baru bagi karyawan lama yang

disebut inplacement atau penempatan internal.

Keputusan penempatan lebih banyak dibuat oleh manajer lini,

biasanya supervissor seorang karyawan dengan berkonsultasi menentukan

penempatan karyawan di masa datang. Peranan departemen SDM adalah

memberi nasihat kepada manajer lini tentang kebijakan perusahaan dan

memberikan konseling kepada para karyawan.

Dalam alur ini, terdapat tiga jenis penting dari penempatan, yaitu

promosi, transfer dan demosi.

1. Promosi

Promosi terjadi apabila seorang karyawan dipindahkan dari satu

pekerjaan ke pekerjaan yang lebih tinggi dalam pembayaran, tanggung

jawab, dan atau level. Umunya diberikan diberikan sebagai penghargaan,

hadiah (reward system), atau usaha dan prestasinya di masa lampau,

maka akan muncul dua permasalahan.

Pertama, yaitu ketika pembuatan keputusan dapat membedakan

antara karyawan yang kuat dan yang lemah secara objektif. Kalau sistem

merit digunakan, keputusan seharusnya mencerminkan kinerja secara

individu karyawan, tidak didasarkan pada pemilihan yang menyimpang.

Kedua, adalah Peter Principle atau Prinsip Peter, yang menyatakan

bahwa secara hierarki manusia cenderung untuk terus meningkatkan

tingkat kompetisinya. Meskipun tidak selalu benar, prinsip tersebut

menyatakan bahwa baiknya kinerja seseorang pada bidang tertentu belum

tentu baik juga pada bidang kerja yang lainnya.

Ada juga model promosi Sistem Senioritas. Dalam beberapa hal,

pada umumnya pekerja senior akan dipromosikan terlebih dahulu.

Maksud senior disini adalah pekerja yang mempunyai masa kerja paling

lama di perusahaan tersebut. Kelebihan pendekatan ini adalah adanya

prinsip objektif. Karyawan yang akan dipromosikan ditentukan

berdasarkan catatan senioritas yang ada pada perusahaan. Alasan rasional

dari pendekatan ini adalah untuk menghilangkan/mengurangi promosi

yang menyimpang dan memerlukan pengelolaan untuk mengembangkan

senioritas pekerja karena mereka akan dipromosikan sebagaimana

mestinya. Promosi sistem senioritas biasanya dibatasi pada pekerja yang

digaji berdasarkan jam kerja.

2. Transfer dan Demosi

Transfer terjadi kalau seorang karyawan dipindahkan dari satu

bidang tugas ke bidang tugas lainnya yang tingkatannya hampir sama

baik tingkat gaji, tanggung jawab, maupun tingkat strukturalnya. Transfer

dapat berupa kepindahan yang bersifat geografis (pindah kota/pulau),

dapat meningkatkan pengaruh/dual-career families atau keluarga di mana

suami dan istri adalah meminta berhenti bekerja. Departemen SDM

melaksanakan transfer ini dapat dilakukan dengan beberapa cara. Para

profesional di bidang SDM sering bergabung dengan jaringan profesional

lainnya melalui organisasi “Manajemen sumber Daya Manusia dan

Masyarakat” setempat. Hubungan kerja sama ini dapat digunakan untuk

mencari lapangan kerja bagi suami atau istri karyawan yang dipindahkan

ke suatu kota. Dalam beberapa kasus ekstrim, terutama dalam transfer

yang bersifat internasional, perusahaan mungkin akan menyarankan

untuk memberikan gaji yang lebih tinggi agar dapat menutup

kerugian/kekurangan penghasilannya.

Sedangkan demosi terjadi kalau seorang karyawan dipindahkan

dari satu posisi ke posisi lainnya yang lebih rendah tingkatannya, baik

tingkat gaji, tanggung jawab, maupun tingkat strukturalnya. Demosi

sendiri jarang menimbulkan hasil yang positif bagi seorang karyawan.

Biasanya hal tersebut terjadi karena masalah kedisiplinan, karyawan

didemosi karena kinerja yang tidak baik, atau karena ketidaktaatan

terhadap disiplin kerja seperti terlalu sering absen. Pada dasarnya demosi

dimaksudkan dengan tujuan baik, yaitu mendorong karyawan yang tidak

dapat mengerjakan tugasnya. Daripada memutuskan hubungan kerja,

perusahaan lebih memilih untuk mempertahankan karyawan dan

ditempatkan pada level tanggung jawab yang lebih rendah. Tetapi pada

kenyataannya, demosi justru menimbulkan segi negatif bagi moral

karyawan, yaitu patah semangat, karyawan tersebut tidak terlalu

produktif lagi, dan makin jelek loyalitasnya.

3. Job-Posting Programs

Job-posting program memberikan informasi kepada karyawan

tentang pembukaan lowongan kerja dan persyaratannya. Pengumuman

tentang lowongan kerja tersebut mengundang para karyawan yang

memenuhi syarat untuk melamarnya. Biasanya diumumkan melalui

bulletin atau surat kabar perusahaan baik surat kabar biasa maupun

elektronik. Tujuan program job posting ini adalah untuk memberikan

dorongan bagi karyawan yang mencari promosi dan transfer serta

membantu departemen SDM dalam mengisi jabatan internal. Dengan

demikian, job posting dapat mempertemukan antara kepentingan

perusahaan dengan kepentingan karyawan. Tidak semua jabatan dapat

melalui job posting ini, biasanya hanya bagi jabatan level bawah yang

bersifat klerikal, teknis, dan posisi supervisor.

Program job posting sendiri juga digunakan oleh pengelola

pelatihan. Banyak perusahaan yang mempekerjakan lulusan sarjana

untuk program pelatihan. Untuk kemudian para alumni pelatihan

diberikan kesempatan untuk mencalonkan diri pada jabatan yang

dibutuhkan.

C. Permberhentian

Pemberhentian atau pemutusan hubungan kerja adalah keputusan dari

individu dan perusahaan. Hal ini dapat dilakukan oleh perusahaan atau

pekerja. Pemberhentian kerja dapat didorong oleh alasan disiplin, ekonomi,

bisnis, atau alasan pribadi.

1. Meninggalkan Pekerjaan Sementara (Cuti)

Cuti dilakukan oleh seorang karyawan dikarenakan karyawan

tersebut terkadang membutuhkan waktu sementara untuk tidak bekerja.

Alasannya mungkin karena kesehatan, masalah keluarga, pendidikan, dan

lain-lain. Ketika seorang karyawan melahirkan, merawat pasangan, anak,

atau orang tua yang sakit, atau pun menderita penyakit parah, yang

menyebabkan tidak mampu bekerja, karyawan mendapatkan hak untuk

tidak bekerja sesuai dengan peraturan yang berlaku.

2. Pengurangan

Pengurangan atau attrisi adalah pengurangan normal karena

pengunduran diri, pensiun, atau kematian. Pengunduran diri ini dilakukan

dari pihak pekerja sendiri, bukan dari perusahaan. Alasan utama attrisi ini

adalah pengunduran diri yang bersifat sukarela.

Bentuk attrisi yang dapat dikendalikan departemen SDM adalah

pensiun dini yang mendorong karyawan untuk pensiun sebelum usia

pensiun normal yang berlaku di perusahaan tersebut. Keuntungan

pensiun dini adalah karena adanya promosi yang berantai pada beberapa

lapis pekerja yunior. Disamping itu, pekerja senior merupakan pekerja

yang dibayar tinggi, sehingga ketika mereka pensiun biaya ini dapat

dikurangi.

3. Pengunduran Diri Sementara

Pengunduran diri atau layoff merupakan permintaan pengunduran

diri yang ditawarkan perusahaan kepada karyawan karena alasan bisnis

dan ekonomis. Separasi ini bisa berjalan beberapa minggu kalau

tujuannya hanya menyesuaikan level inventori atau pabrik memasang

peralatan baru. Jika penyebabnya karena siklus bisnis mungkin beberapa

bulan atau tahun. Tetapi, kalu terjadi karena perampingan, merger atau

akuisisi, separasi sementara bisa menjadi permanen.

4. Pemecatan (PHK)

Sudah tentu, karyawan mungkin diberhentikan melalui pemutusan

hubungan kerja. Istilah terminasi sangat luas cakupannya dan

menyangkut pemberhentian yang bersifat tetap oleh perusahaan karena

suatu alasan. Istilah ini biasanya mempunyai kesan bahwa seorang

karyawan dihukum karena alasan disiplin. Mereka yang diberhentikan

melalui hubungan kerja biasanya diberi uang yang disebut pesangon.

D. Beberapa Masalah dalam Penempatan

Terdapat tiga hal yang mendasari keputusan penempatan bagi SDM, yaitu:

1. Efektivitas

Efektivitas penempatan harus mampu meminimalisir

kemungkinan terjadinya kekacauan bagi karyawan dan perusahaan.

Untuk mengurangi kekacauan, keputusan promosi dan transfer harus

dibuat sesuai dengan langkah-langkah seleksi. Demosi juga harus

mengikuti aturan disipliner.

2. Tuntutan Hukum

Penempatan seperti transfer, demosi, dan pemutusan kerja yang

sifatnya tidak sukarela harus dilakukan sesuai dengan hukum, prosedur,

dan alasan bisnis yang adil. UU ketenagakerjaan mengharuskan

perusahaan memberikan perawatan kesehatan atas biaya perusahaan bagi

mantan karyawan. Biaya ini diberikan bagi karyawan yang berhenti atas

alasan apa pun. Kegagalan memenuhi tuntutan ini dapat menimbulkan

akibat hukum yang mahal.

3. Pencegahan Separasi

a. Pengunduran Diri Secara Sukarela. Pengunduran diri secara

sukarela dapat dikurangi dengan meningkatkan kepuasan kerja,

pekerjaan yang menantang, supervisi yang bermutu tinggi, dan

kesempatan untuk tumbuh bagi setiap karyawan. Para manajer dan

departemen SDM dilibatkan dengan topik-topik tersebut melalui

pelatihan bagi supervisor, perencanaan karir dan aktivitas lainnya.

b. Kematian. Kematian sebagai sumber pemberhentian kerja adalah

salah satu alasan pengembangan HRD untuk meningkatkan kegiatan

keamanan kerja, penjagaan kesehatan secara preventif dan rancangan

program kenyamanan kerja untuk menjaga kesehatan karyawan.

c. Layoff. Layoff dapat diminimalisasi dengan memprediksi kebutuhan

tenaga kerja beberapa tahun mendatang, pengusaha yang

menghindari layoff bahkan selama masa resesi yang buruk sekali

pun. Kemudian, karena keahlian mereka yang diperlukan bagi bisnis

berubah, maka kegiatan pelatihan dan transfer karyawan membantu

perusahaan untuk menyesuaikan tantangan ekonomi yang

dihadapinya sambil menyediakan keamanan kerja bagi para

karyawan. Layoff juga dapat dikurangi melalui pendekatan part-time

layoff, yaitu memperbolehkan pengusaha untuk me-layoff

karyawannya selama beberapa hari saja di setiap minggunya. Dalam

kasus seperti ini, pengusaha dapat memberlakukan pemerataan

layoff bagi seluruh karyawan sambil mensyaratkan pengusaha untuk

mempertahankan karyawannya tanpa melakukan layoff.

d. Terminasi. Pelatihan dan pengembangan karyawan adalah cara

untuk mengurangi terminasi karena buruknya kinerja karyawan.

Melalui pelatihan yang efektif, karyawan baru dan karyawan lama

dapat diajarkan bagaimana mereka dapat bekerja secara sukses.

Pelatihan dan pengembangan SDM adalah sangat penting bagi

suksesnya perusahaan.

Daftar Pustaka

Rivai, Veithzal. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan, Dari

Teori ke Praktik. PT RajaGrafindo Persada: Jakarta

Nasri, Marwan. 1986. Manajemen Perusahaan – Pendekatan Operasional. Edisi

Satu. BPFE: Yogyakarta