Optimalisasi Biaya dari Hasil Rekomendasi Penyebab Keterlambatan Pekerjaan

(Studi Kasus Pekerjaan Piping Proyek X pada PT. Y)

Fakultas Teknik Pasca Sarjana Program Studi Teknik Sipil

Kekhususan Manajemen Proyek Salemba, Jakarta

Maruahal Sihombing0806477560

PENDAHULUAN

Cost

Scope

Quality

Time

Tujuan Suatu Proyek adalah :

1. LATAR BELAKANG MASALAH

Perencanaan dan Pengendalian Biaya dan Waktu merupakan bagian dari manajemen proyek secara keseluruhan. Selain penilaian dari segi kualitas, prestasi suatu proyek dapat pula dinilai dari segi biaya dan waktu. Biaya yang telah dikeluarkan dan waktu yang digunakan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan harus diukur secara kontinyu penyimpangannya terhadap rencana. Adanya penyimpangan waktu dan biaya yang signifikan mengindikasikan pengelolaan proyek yang buruk. Dengan adanya indikator prestasi proyek dari segi waktu dan biaya ini memungkinkan tindakan pencegahan agar pelaksanaan proyek berjalan sesuai dengan rencana.

Pada prakteknya suatu proyek mempunyai keterbatasan akan sumber daya, baik berupa manusia, material, biaya ataupun alat. Hal ini membutuhkan suatu manajemen proyek mulai dari fase awal proyek hingga fase penyelesaian proyek. Dengan meningkatnya tingkat kompleksitas proyek dan semakin langkanya sumberdaya maka dibutuhkan juga peningkatan sistem pengelolaan proyek yang baik dan terintegrasi

Proses perencanaan tidak menjamin bahwa proyek akan berjalan dengan baik tanpa kendala karena masalah akan berkembang setiap harinya seperti faktor cuaca, keterlambatan material, kekurangan tenaga kerja, kerusakan peralatan, kecelakaan kerja dan kondisi – kondisi lain yang dapat mengganggu perencanaan aslinya

Keterlambatan proyek sangat erat kaitanya dengan masalah waktu dan keterlambatan biasanya selalu berdampak pada biaya, sedangkan biaya selalu terkait dengan tingkat suku bunga dan laju inflasi yang selalu berubah setiap waktu sehingga dapat keterlambatan proyek menjadi faktor kritis dan menjadi kontribusi utama terhadap terjadinya pembengkakan biaya proyek. Dampak lain dari keterlambatan proyek adalah timbulnya masalah besar bagi semua tim proyek yang terlibat baik itu owner ataupun kontraktor utama, tim proyek owner akan dianggap gagal dalam mengelola proyek dan juga schedule untuk pengoperasian akan terlambat dan tentunya akan berdampak pada sales value. Sedangkan kontraktor akan terkena denda penalti sesuai dengan kontrak, cash in yang akan bermasalah dan tentunya pihak lain juga akan mengalami dampak negatif seperti subkontraktor dan vendor material yang terlibat dalam proyek Pada Kenyataanya 60 - 75% project gagal mencapai tujuan dari proyek yang terjadi akibat

penyimpangan waktu maupun biaya Hasil studi yang dilakukan oleh CH2M HILL bahwa sebagian besar perusahaan yang bergerak pada

bidang EPC di USA tutup dikarenakan gagal mengelola resiko yang berdampak pada biaya proyek selama proyek berlangsung

Dari hasil survey data (wawancara langsung) dengan beberapa pelaku EPC di Indonesia hampir 35 – 40% proyek mengalami keterlambatan

Sedangkan histori data sepuluh tahun terakhir dari PT Y, bahwa 45% proyek yang ditangani oleh PT. Y dengan scope EPC mengalami keterlambatan

Jika permasalahan ini dibiarkan berlarut-larut, tidak menutup kemungkinan perusahaan EPC di Indonesia juga dapat mengalami kejadian yang serupa seperti yang dialami perusahaan-perusahaan EPC di Amerika Menjadi sangat menarik untuk diteliti bagaimana mengevaluasi kinerja proyek yang dapat digunakan sebagai early warning jika terdapat inefisiensi kinerja dan juga memahami risiko apa saja yang menjadi penyebab terjadinya kegagalan baik itu keterlambatan waktu dan cost overun

1. LATAR BELAKANG MASALAH (cont..)

2. PERUMUSAN MASALAH

2.1. DESKRIPSI MASALAH

Proyek X yang dikerjakan oleh PT. Y mengalami keterlambatan beberapa periode. Proyek X berlokasi di Balongan, Indramayu, Jawa Barat adalah proyek pembangunan fasilitas pengelolaan minyak yang merupakan pengembangan dari proyek yang telah ada sebelumnya, dengan scope of work EPC (Engineering, Procurement, Conctruction). Dari histori data proyek, keterlambatan proyek yang sudah berlangsung sejak bulan Juli 2009 dan hal ini akan berdampak pada kinerja pembiayaan proyek karena PT. Y akan mengalami keterlambatan dalam mengajukan invoice dikarenakan PT. Y akan dibayar oleh owner pada saat progress pekerjaan yang tercapai lebih besar atau sama dengan angka yang sudah disepakati dalam kontrak untuk setiap scope pekerjaan

0,00%

2,00%

4,00%

6,00%

8,00%

10,00%

Feb-08 Mar-08 Apr-08 Mei-08 Jun-08 Jul-08 Agust-08 Sep-08 Okt-08 Nop-08 Des-08 Jan-09 Feb-09 Mar-09 Apr-09 Mei-09 Jun-09 Jul-09 Agust-09 Sep-09 Okt-09 Nop-09 Des-09 Jan-10 Feb-10 Mar-10 Apr-10 Mei-10 Jun-10 Jul-10

MONTH

MO

NT

HL

Y P

RO

GR

ES

S (

%)

0,00%

20,00%

40,00%

60,00%

80,00%

100,00%

CU

MM

UL

AT

IVE

PR

OG

RE

SS

(%

)

PLAN (MONTHLY)

ACTUAL (MONTHLY)

PLAN MONTHLY INTERNAL

PLAN (CUMULATIVE)

ACTUAL (CUMULATIVE)

PLAN INTERNAL

Internal Target

Actual

Plan

2.1 DESKRIPSI MASALAH (cont..)

No Scope of Work WF (%) Cumm Progress (%)

Cumm Plan (%)

Variance (%)

1 Engineering 15 99,95 99,71 0,24

2 Procurement 45 98,13 95,62 2,51

3 Construction 40 78,15 82,18 -4,03

Overall 100 90,41 90,86 -0,45

18 19 20 21 22 23 24 25

Jul-09 Agust-09 Sep-09 Okt-09 Nop-09 Des-09 Jan-10 Feb-10

Plan 5,98% 5,57% 4,44% 4,01% 3,36% 3,24% 1,24% 0,97%

Actual 4,74% 5,28% 5,54% 3,33% 3,46% 3,80% 1,87% 0,51%

Plan 74,71% 80,28% 84,72% 88,73% 92,09% 95,33% 96,56% 97,53%

Actual 72,80% 78,08% 83,62% 86,95% 90,41% 94,21% 96,08% 96,59%

Plan 4,84% 4,81% 4,07% 3,80% 3,13% 2,63% 1,83% 1,17%

Actual 4,74% 5,28% 5,54% 3,33% 3,46% 3,80% 1,87% 0,51%

Plan 74,39% 80,02% 84,37% 87,92% 90,86% 94,01% 96,51% 96,85%

Actual 72,80% 78,08% 83,62% 86,95% 90,41% 94,21% 96,08% 96,59%Cumm - Contract

Monthly - Internal

Cumm - Internal

MONTH

Monthly - Contract Amend

Data kemajuan Keseluruhan Proyek Per 30 November 2009

2.1 DESKRIPSI MASALAH (cont..)

0,00%

2,00%

4,00%

6,00%

8,00%

10,00%

Feb-08 Mar-08 Apr-08 Mei-08 Jun-08 Jul-08 Agust-08 Sep-08 Okt-08 Nop-08 Des-08 Jan-09 Feb-09 Mar-09 Apr-09 Mei-09 Jun-09 Jul-09 Agust-09 Sep-09 Okt-09 Nop-09 Des-09 Jan-10 Feb-10 Mar-10 Apr-10 Mei-10 Jun-10 Jul-10MONTH

MO

NT

HL

Y P

RO

GR

ES

S (

%)

0,00%

20,00%

40,00%

60,00%

80,00%

100,00%

CU

MM

UL

AT

IVE

PR

OG

RE

SS

(%

)

PLAN (MONTHLY)

ACTUAL (MONTHLY)

PLAN MONTHLY INTERNAL

PLAN (CUMULATIVE)

ACTUAL (CUMULATIVE)

PLAN INTERNAL

Internal Target

Plan (Contract)

Actual

No Scope of Work WF (%) Cumm Progress (%)

Cumm Plan (%)

Variance (%)

1 Site Preparation 8,83 100,00 100,00 0

2 Civil 24,67 92,78 95,70 -2,92

3 Mechanical 27,28 80,45 82,97 -2,52

4 Piping 28,83 69,37 77,96 -8,59

5 Electrical 4,29 49,86 49,61 0,25

6 Instrument 4,08 36,40 36,36 0,04

7 Insulation & Painting 2,02 40,45 50,49 -10,04

Overall 100 78,15 82,18 -4,03

Data kemajuan Pekerjaan Konstruksi Per 30 November 2009

2.1 DESKRIPSI MASALAH (cont..)

S-Curve Progress Pekerjaan Piping Per 30 November 2009

S-Curve Progress Pekerjaan Piping ISBL Per 30 November 2009

S-Curve Progress Pekerjaan Piping OSBL Per 30 November 2009

2.2 SIGNIFIKANSI MASALAH

Dengan mengacu pada identifikasi dan juga grafik dapat disimpulkan ternyata pekerjaan piping ISBL (In Side Battery Limit) memiliki kontribusi besar terhadap keterlambatan keseluruhan proyek sampai dengan bulan februari 2009. Tentu saja jika hal ini terus terjadi, maka waktu penyelesaian proyek akan terlambat dari jadwal yang telah disepakati dalam kontrak dan biaya akhir proyek akan bertambah.

Jika hal itu terjadi, tentu saja akan menimbulkan kerugian materi yang sangat besar bagi pihak pelaksana proyek. Selain kerugian materi, kerugian lain juga dapat terjadi yaitu performance yang tidak bagus dari kontraktor karena deliverablenya tidak sesuai dengan kontrak (tepat waktu). Terlambatnya waktu penyelesaian proyek, maka pemanfaatan fasilitas pengelolaan minyak tersebut akan terlambat dimulai. Tentu saja ini menyebabkan kerugian yang besar bagi pihak owner yang bersangkutan dan bagi banyak pihak yang berhubungan langsung dengan pemanfaatan fasilitas pengelolaan minyak tersebut. Oleh karena itu masalah piping dalam ISBL ini menjadi sangat penting untuk diteliti dan dianalisa. Hal tersebut dikarenakan pekerjaan piping menjadi salah satu penyebab utama keterlambatan yang harus dilakukan tindakan perbaikan dan bagaimana mengoptimalkan faktor resiko yang dominan supaya proyek tetap dapat diselesaikan dengan waktu yang sudah disepakati pada kontrak

2.3 RUMUSAN MASALAH

Bagaimanakah kinerja pekerjaan piping pada proyek X ditinjau dengan konsep Earn Value?

Apa faktor resiko yang paling dominan yang berpengaruh pada waktu dan berdampak pada biaya proyek dan saran apa yang paling tepat untuk menyelesaikan faktor resiko tersebut?

Bagimana mengoptimalkan hasil rekomendasi faktor faktor resiko yang paling dominan untuk mengefektifkan waktu dan biaya?

2.3 TUJUAN PENELITIAN

Mengetahuai kinerja pekerjaan piping pada proyek X dengan konsep earn value, sehingga dapat diketahui berapa lama proyek akan selesai dan berapa banyak biaya penyelesaian proyek.

Mendapatkan faktor resiko yang dominan dan saran yang paling tepat untuk menyelsaikan proyek.

Mengoptimalkan hasil rekomendasi faktor faktor resiko untuk mengefektifkan waktu dan biaya.

2.4 MANFAAT PENELITIAN

Sebagai salah satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan pasca sarjana Fakultas Teknik Sipil Kekhususan Manajemen Proyek Universitas Indonesia.

Bagi bidang akademik Universitas Indonesia, untuk melanjutkan beberapa penelitian yang relevan yang dapat dilihat dari sudut pandang yang berbeda sesuai dengan masalah yang penulis angkat. Kemudian diharapkan penelitian ini akan dilanjutkan kembali untuk dianalisa lebih dalam dengan sudut pandang yang berbeda pula.

Bagi perusahaan jasa konstruksi dan EPC, untuk memberikan suatu output strategi pengontrolan proyek dengan konsep earn value dan bagaimana mengoptimalkan faktor resiko yang dominan dalam menanggulangi permasalahan penyimpangan waktu dan berdampak pada biaya

2.5 BATASAN PENELITIAN

Penelitian dilakukan dari sisi internal perusahaan PT. Y Penelitian dilakukan pada proyek X (salah satu proyek EPC) yang masih

berlangsung (rentang waktu tahun Februari 2008 – Juli 2010). Sebagai acuan penelitian maka data actual proyek yang dipakai adalah

pertanggal 30 November 2009. Penelitian yang dilakukan adalah terhadap kinerja waktu dan biaya Untuk optimalisasi saran dari faktor resiko yang dominan, data akan

mengacu pada quisioner pada penelitian sebelumnya. Fokus penelitian ini adalah untuk mengetahui kinerja proyek X dan

mengotimalkan hasil rekomendasi dari faktor risiko penyebab keterlambatan dan membuat strategi pengendalian biaya untuk pekerjaan piping agar waktu pelaksanaan proyek tetap tepat pada waktu

2.6 ALUR PENELITIAN

START

STUDI KASUS KETERLAMBATAN PROYEK

OLAH DATA PROYEK/ANALISA DENGAN

METODE Earn Value

PENGUMPULAN DATA PROYEK

CARI FAKTOR FAKTOR RESIKO YANG

BERPENGARUH PADA UJI PAKAR

DAPATKAN SARAN TERBAIKOPTIMALISASI VARIABEL UNTUK MENDAPATKAN COST

YANG OPTIMAL TERHADAP REMAINING WAKTU PROYEK

SIMULASI DENGAN EVM UNTUK MENENTUKAN SPI

DAN CPI YG OPTIMAL

KESIMPULAN

FINISH

DETAILKAN/TERJEMAHKAN SARAN MENJADI VARIAVEL

DAPATKAN VARIABEL

2.7 METODE PENELITIAN

Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah studi kasus, kajian literatur yang barkaitan dengan penelitian, observasi dan wawancara langsung untuk obyek penelitian. Untuk quisioner sampai dengan didapatkannya rekomendasi umum akan mengacu pada hasil quisioner yang sudah dilakukan sebelumnya untuk obyek proyek yang sama. Setelah semua data sudah dikumpulkan maka tahapan pertama yang dilakukan adalah menganalisa kinerja proyek dengan konsep earn value sehingga didapatkan variabel kinerja pekerjaan piping dan dapat diketahui estimasi waktu penyelesaian pekerjaan dan estimasi berapa biaya yang akan terpakai sampai pekerjaan selesai. Selanjutnya mengoptimalkan hasil rekomendasi yang sudah didapatkan khususnya yang berdampak pada biaya dengan bantuan software “palisade @risk 4.5”, dari hasil analisa optimalisasi ini akan didapatkan berapa biaya yang optimal untuk menyelesaikan sisa pekerjaan dengan sisa waktu yang ada. Selanjutnya dari hasil analisa terakhir akan didapatkan SPI dan CPI paling optimal yang sesuai dengan budget yang ada

2.8 SISTEMATIKA PENULISAN

BAB-1 PENDAHULUAN

Bab ini berisikan tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, batasan masalah, manfaat penelitian, metodologi penelitian dan sistematika penulisan

BAB-2 KAJIAN PUSTAKA

Bab ini menguraikan tentang teori teori yang berhubungan dengan penelitian dan dijadikan sebagai acuan dalam penelitian

BAB-3 METODOLOGI PENELITIAN

Bab ini menguraikan alur dan metode penelitian yang digunakan dalam pengumpulan dan analisa data

BAB-4 PENGUMPULAN DAN ANALISA DATA

Bab ini berisikan semua data pendukung untuk penelitian dan berisi tentang hasil analisa data

BAB-5 SARAN SARAN DAN KESIMPULAN

Bab ini berisikan kesimpulan dan saran sesuai dengan topik penelitian