Open Office 3 : Orang Gaptek pun Bisa

aji_widhi 2009

1

2

BAB IIIPENGENALAN OPEN OFFICE

Resminya, paket aplikasi ini bernama OpenOffice.org. Namun, sebagian besar penggunanya hanya menggunakan nama OpenOffice untuk penyebutan sehari-hari. OpenOffice merupakan kumpulan paket aplikasi yang tiap komponennya memiliki fungsi masing-masing yang dapat saling melengkapi.

Komponen-komponen di dalam OpenOffice :

Writer Program pengolah kata sepadan dengan Microsoft Office.

Calc Spreadsheet sama seperti Microsoft Excel.

Impress Program presentasi sepadan dengan Microsoft PowerPoint.

Base Program database management yang bisa disetarakan dengan Microsoft Acces.

DrawEditor pengolah grafis (berbasis vektor). Dapat digunakan untuk membuat diagram seperti Microsoft Visio.

MathTool untuk membuat dan merubah formula matematika seperti Microsoft Equation Editor.

Kelebihan OpenOffice :1. source code OpenOffice.org tersedia dan bisa dimanfaatkan dengan sangat fleksibel (sesuai

lisensi GNU LGPL). Dari sisi lisensi, ini artinya pengguna tidak perlu mengeluarkan sepeser uang pun untuk membeli lisensi penggunaan.

2. Berjalan pada banyak platform (Linux, Unix, Windows, Macintosh) bila dibandingkan dengan Ms-Office yang hanya didesain untuk Windows dan Macintosh saja.

3. Kompatibel dengan Microsoft Office dan format office lainnya.4. Ekspor ke PDF dan format lain dengan mudah. Secara default, OpenOffice dapat meng-

export dokumen ke format PDF berbeda dengan Ms-Office yang membutuhkan plugin yang harus ditambahkan sendiri oleh pengguna untuk dapat melakukannya.

5. Dalam Ms-Word, macro hanya dapat dituliskan dalam VBS sedangkan pada OpenOffice, macro dapat dituliskan dalam berbagai bahasa pemrograman seperti Javascript, Python, dll.

6. OpenOffice dapat membaca semua dokumen Microsoft Word, Excel, Powerpoint, atau menyimpan pekerjaan kita pada format Microsoft Word, Excel, Powerpoint untuk dikirimkan kepada orang-orang yang masih terkunci pada produk-produk Microsoft.

3

Untuk menjalankan OpenOffice klik start menu kemudian cari submenu OpenOffice dan pilih OpenOffice.org maka akan muncul jendela OpenOffice. Setelah itu Anda dapat membuat file baru (Writer, Calc, Impress, Math, Draw) atau membuka file office yang sudah ada di media penyimpanan.

Dalam komponen OpenOffice apapun (Writer, Calc, dkk) cara untuk fitur yang umum tersedia di semua komponen OpenOffice seperti membuka dokumen, mengatur halaman (page setup), print preview, mencetak dokumen (print), dll hampir sama.

Perintah

Membuka dokumen File – Open - <cari file> - OK

Mengatur ukuran halaman Format – Page – Paper Format - <pilih jenis kertas pada menu pulldown Format atau memasukkan ukuran kertas manual pada Width & Height.

Merubah ukuran margin Format – page – Margin - <ubah nilai left, right, top & bottom>

Menampilkan seluruh bentuk tampilan dokumen sebelum dicetak (Print Preview pada Ms-Office)

File – Page Preview

Mencetak dokumen File – Print - <pilih jenis printer dan halaman yang akan dicetak> - OK

4

BAB IVOPENOFFICE WRITER

Tampilan OpenOffice Writer

Menu Bar -- Berada pada baris kedua dan berisikan menu pulldown OpenOffice Writer berisi menu File, Edit,View, Insert, Format, Table, Tools, Window, Help.

Menu Keterangan

File Berisi submenu & tool yang berkaitan dengan file dokumen yang dibuat.

Edit Untuk kegiatan yang berkaitan dengan perubahan-perubahan yang terjadi pada isi dokumen. Misalnya saat terjadi kesalahan peng-edit-an maka user dapat memilih tool Undo di dalam menu Edit ini untuk membatalkan perubahan yang salah tersebut.

View Menambah atau mengurangi tool yang ditampilkan.

Insert Menyisipkan obyek tertentu pada isi dokumen seperti tabel, grafik, gambar, video, suara, dll.

Format Mengubah pengaturan properti dari halaman dan karakter seperti ukuran kertas halaman, jenis kertas, jenis karakter, ukuran karakter, dll.

Table Berkaitan dengan pembuatan dan pengaturan tabel.

Tools Peralatan lain yang dapat membantu user dalam pembuatan dokumen.

Window Daftar jendela OpenOffice yang sedang dibuka user pada dekstop

Help Membantu user menemukan solusi saat menemukan masalah.

5

Format Teks

Mengubah spasi paragraphKlik menu bar Format | Paragraph, akan tampil kotak dialog Paragraph.Pada bagian Above pragraph tentukan besarnya jarak paragraf.Sedangkan field Below paragraph adalah pengatur jarak setelahparagraf. Dalam prakteknya, anda dapat menggunakan salah satunyaatau kedua-duanya.Klik OK.

Mengubah spasi barisFormat | Paragraph, yangakan menampilkan kotak dialog ParagraphPada kotak dialog Paragraph, klik Drop-down List Line Spacing pilihbesarnya spasi yang anda inginkan yaitu :Single, membuat spasi tunggal.1.5 lines, membuat spasi satu setengah.Double, membuat spasi ganda.

Header & FooterUntuk membuat header atau footer dengan cara1. Klik menu bar , pilih Format | Page2. Klik tab Header.3. Klik Header On, dan tentukan batas kiri-kanan header / margin jika diperlukan.4. Klik tab Footer, dan lakukan cara seperti pada langkah ke 3.5. Klik OK.

Penomoran HalamanBerikut ini adalah cara membuat penomoran halaman :

1. Buat header atau footer sebagai tempat penomoran halaman2. Arahkan pointer mouse pada header/footer, sebelum penulisan nomor ketik “Page”

kemudian klik Insert – Fields – Page Number

Membuat TabelTable – Insert – Table - <masukkan banyaknya baris (rows) dan kolom (columns)> - OK

AutoCorrectAutoCorrect sudah aktif secara default pada OpenOffice, fungsinya adalah untuk menggantikan secara otomatis kesalahan penulisan. Misalnya kesalahan penulisan kata “the” jika user tidak sengaja menulis “hte” maka OO Writer akan langsung menggantinya dengan yang benar. Kosakata pengganti yang ada pada OpenOffice dapat ditambah atau dikurangi dengan cara klik Tools –

6

AutoCorrect – Replace -<kemudian tambahkan atau hapus daftar kata> - OK.

Mail mergeFasilitas Mail Merge adalah fasilitas untuk membantu membuat banyak surat dengan isi sama, tetapi alamat tujuan yang berbeda-beda.Untuk dapat membuat mail merge dibutuhkan master surat dan database penerimanya/address list.Pada OpenOffice dokumen utama / master dokumen disebut sebagai 'starting document'.

Membuat Address list/data sourcePada OpenOffice data source disebut juga sebagai address list. Address list dapat dibuat dari berbagai macam tipe file, baik database maupun spreadsheet.

Menggabungkan isi address list/data source ke dokumen utama

1. pilih menu tools mail merge wizard Pilih 'start from existing document' klik 'browse' cari dokumen yang telah disimpan sebelumnya Next

2. pada menu dokumen type, pilih 'letter' Next

3. pilih data source yang telah kita miliki sebelumnya dengan me-klik tombol 'select address list' klik “Add” pilih dokumen data dengan menyesuaikan filetype data source yang anda miliki klik open Klik more klik New tentukan field-field yang ingin digunakan dan dicetak pada dokumen Klik match field OK jika sudah dirasa pas klik Next.

4. Kotak dialog berikutnya yang akan tampil memberi pilihan jika dokumen Anda ingin deberi kata pembuka tertentu silakan Anda cari yang sesuai. Namun, jika tidak maka Anda cukup menghilangkan semua tanda centang dan klik Next

5. berikutnya tentukan posisi pada kertas yang akan

7

dicetak jika sudah selesai klik Next

6. sebelum mencetak dokumen yang ada, Anda akan diberi pilihan untuk mengedit dokumen yang ada. Apabila tidak ingin mengedit dokumen cukup klik next.

7. Gambar di samping kanan adalah untuk membuat halaman khusus didalam halaman mail merge silakan Anda buat dan klik Next.

8. langkah terakhir mencetak dokumen. Klik Print Document.

8

BAB VOPENOFFICE CALC

Rumus dan Fungsi OpenOffice Calcsaat sebuah tabel telah dibuat, beberapa perintah berikut dapat membantu untuk proses matematika, misalnya untuk mencari jumlah, nilai rata-rata, nilai tertinggi, dan nilai terendah dari kumpulan beberapa cell data.

Perintah / sintaks Contoh

Total =SUM(cell1:cell2) =SUM(A15:A19)

Rata-rata =AVERAGE(cell1:cell2) =AVERAGE(B3:F3)

Nilai maksimum =MAX =MAX(C4:C7)

Nilai minimum =MIN =MIN(C4:C8)

Pada saat data yang ada jumlahnya ribuan cell, kemudian user ingin hanya ingin mencari data tertentu fasilitas VLOOKUP & HLOOKUP sangat berguna untuk mencari (search) sebuah nilai (value) dari daftar master data berdasarkan kata kunci (keyword) tertentu.VLOOKUP digunakan untuk mencari nilai secara vertikal.HLOOKUP digunakan untuk mencari nilai secara horizontal.

Operator DataOperator ini dapat digunakan untuk melakukan proses matematika tertentu terhadap suatu data

Operator matematika

+ tambah

- kurang

* kali

/ bagi

Operator logika

> Lebih dari

>= Lebih dari atau sama dengan

< Kurang dari

<= Kurang dari atau sama dengan

= Sama dengan

<> Tidak sama dengan

9

Format Angka

Memformat angka sebagai tanggal<select cell yang akan diformat> - <klik kanan> - Format Cells - Date

Memformat angka sebagai mata uang<select cell yang akan diformat> - <klik kanan> - Format Cells - Currency

Memformat angka dengan atribut<select cell yang akan diformat> - <klik kanan> - Format Cells - Numberdan masih banyak lagi pilihan untuk memformat angka di dalam Format Cells.

Fungsi TanggalFungsi yang digunakan untuk memasukkan tanggal pada lembar kerja. Bentukumum penulisan rumus adalah =Date(mm/dd/yy). Misalnya =Date(05;15;2007).Untuk merubah format tanggal, klik pada menu format, Cell, Number dan pilihkategori kategori date

Menghapus Baris, Kolom, dan Cells.

Menghapus baris Edit – Delete Cells – Delete entire row - Ok

Menghapus kolom Edit – Delete Cells – Delete entire column - Ok

Menghapus cell & menaikkan semua cell di bawahnya

Edit – Delete Cells – Shift cells up - Ok

Menghapus cell & menarik ke kiri semua cell di sebelah kanan

Edit – Delete Cells – Shift cells left - Ok

Untuk mengabungkan beberapa cell, blok cell yang akan digabungkan kemudian klik Format, Merge Cells.

Membuat GrafikDokumen pada lembar kerja Calc dapat ditampilkan dalam bentuk grafik columns, pie, lines, XY dan lain sebagainya.Untuk menampilkan grafik blok dokumen kemudian klik Insert – Chart – Next - <pilih jenis chart> - <kemudian tentukan label tabel> - Create

10

Studi Kasus :

PDF merupakan format file yang sangat popular untuk melakukan sharing dokumen. Mengapa demikian? Dari namanya Portable Document Format (PDF) didesain agar bisa dibuka di semua platform dan perangkat. Dan yang paling penting dibuka dimanapun menggunakan aplikasi pdf reader apapun akan menampilkan dokumen yang sama persis dengan dokumen si pembuat. Hal yang masih susah didapatkan dari format lainnya.

OpenOffice hadir dengan fiturnya untuk mengekspor file yang dibuatnya menjadi file PDF untuk mengantisipasi pengguna yang ingin men-sharing filenya tanpa takut akan berubahnya bentuk tampilan dokumen sedikitpun. Namun, bagaimana jika dokumen yang sudah terlanjur diformat (dalam bentuk PDF) ingin di-edit kembali isinya oleh pembuatnya? Tentu ini akan memberikan masalah karena OpenOffice tidak memberikan fitur untuk mengimport file PDF secara default.Jawabannya adalah dengan menambahkan plugin Sun PDF Import Extension pada OpenOffice Anda yang dapat diunduh di http://extensions.services.openoffice.org/project/pdfimport.Untuk menambahkan plugin pada OpenOffice pilih menu Tools Extension Manager kemudian tambahkan ekstensi yang diunduh tadi.Setelah instalasi Sun PDF Import Extension selesai cobalah buka sebuah file PDF menggunakan OpenOffice Maka otomatis akan di import dan dibuka oleh aplikasi Draw. Dari sinilah dokumen PDF di-edit dan disimpan kembali dalam format PDF setelah selesai.

Aji Widhi Wibowo11