MS Word : Orang Gaptek pun Bisa

Aji 2009

Aji Widhi Wibowo

BAB IMengenal Microsoft Word

Microsoft Word atau disebut juga Ms-Word merupakan program aplikasi pengolah kata (word processor) dari Microsoft yang digunakan untuk membuat laporan, membuat dokumen berbentuk surat kabar, dsb. File ekstensi dari Ms-Word yang menjadi standar de facto aplikasi pengolah kata lainnya (seperti OpenOffice.org, StarOffice, dll) di seluruh dunia adalah “.doc”.

Tampilan Microsoft Word 2003

Aji Widhi Wibowo

BAB IIMENGOPERASIKAN MICROSOFT WORD

Memulai Mengoperasikan Microsoft Word

Untuk membuka Microsoft Word, ada beberapa cara yang bisa ditempuh, diantaranya adalah :1. Klik Tombol Start yang ada di taskbar2. Pilih menu Program3. Kemudian pilih dan klik program aplikasi Microsoft Word.Tunggu

sampai jendela program Microsoft Word ditampilkan.Jika kita baru memulai mengoperasikan Microsoft Word,

biasanya akan langsung ditampilkan dokumen kosong yang siap untuk ditulisi. Namun, jika komputer tidak secara otomatis menyediakan dokumen kosong, cara berikut ini bisa menjadi alternatif dalam membuat dokumen baru.1. Pada jendela Microsoft Word , pilih menu File, klik tombol New,

kemudian klik tombol General.2. Double klik pada icon Blank Document untuk membuat dokumen baru.3. Jendela siap untuk digunakan pengetikan.

Pengetikan Teks

Setiap mengetikkan teks, teks yang Anda ketik akan muncul di posisi kursor dan kursor akan bergeser ke kanan. Anda dapat memindahkan kusor dengan keyboard atau mouse.

Jika teks yang yang sedang anda ketik mencapai akhir dari baris, maka teks tersebut akan dilipat dan kursor secara otomatis pindah ke awal baris berikutnya. Bila perlu tekan tombol Enter untuk memindahkan titik sisip ke baris berikutnya., hanya jika anda ingin memulai pengetikan di baris baru sbelum mencapai batas kanan, membuat baris kosong atau memulai paragraf baru.

Untuk menghapus karakter, kalimat, atau bahkan paragraph, Anda blok terlebih dahulu (klik kiri tahan lalu tarik hingga akhir teks yang Anda inginkan) kemudian tekan tombol Delete pada keyboard Anda. Untuk melakukan operasi lainnya seperti mengkopi, setelah di blok tekan Ctrl+C.

Setelah selesai mengetik Anda dapat simpan dokumen Anda dengan klik File Save / Save As tulis File Name dan pilih File Type Save.

Membatalkan perintah/pengeditan Terakhir

Dalam pengetikan atau saat mengedit teks mungkin ada ketidaksengajaan atau kesalahan pengeditan kemudian user ingin mengembalikan lagi pada saat sebelum teks tsb dirubah. Untuk itu

Aji Widhi Wibowo

digunakanlah perintah Undo dengan cara Edit Undo atau dengan hotkey (Ctrl+Z).

Aji Widhi Wibowo

BAB IIIMEMODIFIKASI LEMBAR KERJA

Mengubah Ukuran kertas dan Orientasi Pencetakan

Untuk mengubah ukuran kertas, dan orientasi pencetakan, ikuti langkah berikut ini :

1. Pilih dan klik menu File, Page Setup. Kotak dialog Page Setup akan ditampilkan.

2. Pada kotak dialog Page Setup, klik tab Paper Size.

3. Pada tombol daftar pilihan Paper Size, pilih dan klik ukuran kertas yang akan Anda gunakan. Atau gunakan kotak Width untuk menentukan lebar kertas, dan kotak Height untuk menentukan tinggi kertassesuai dengan keinginan Anda.

4. Pada kotak Orientation, beri tanda atau klik tombol pilihan Portrait untuk pencetakan dengan posisi tegak atau Landscape untuk pencetakan dengan posisi tertidur.

5. Pada tombol daftar pilihan Apply To, pilih dan klik bagian dokumen yang akan memakai ukuran kertas dan orientasi yang baru. Whole Document, pengaturan baru akan berlaku untuk

seluruh halaman. This Point Forward, Microsoft Word akan menyisipkan

tanda pemisah Continuous pada titik sisip dan pengaturan baru akan

dimulai pada bagian yang baru. This Section, pengaturan baru akan berlaku pada bagian

tempat titik sisip berada. 6. Lihat hasilnya pada kotak Preview dan klik OK untuk menutup

kotak dialog.

Mengatur Margin

Aji Widhi Wibowo

Margin merupakan jarak antara tepi daerah pengetikan teks dengan tepi halaman kertas. Apabila Anda membuka dokumen baru dengan menggunakan Blank Document, Microsoft Word akan menggunakan template normal dengan batas margin atas dan bawah 1 inci serta batas margin kiri dan kanan 1.25 inci.

Pengaturan margin akan berlaku untuk seluruh dokumen, kecuali jika Anda telah memilih teks tertentu atau membagi dokumen ke dalam beberapa bagian. Berikut ini cara untuk mengatur margin : 1. Pilih dan klik menu File, Page Setup. Kotak dialog Page Setup akan ditampilkan.

2. Pada kotak dialog Page Setup, klik tab Margins.3. Tentukan jarak dari batas margin yang Anda inginkan.

Top, untuk menentukan batas margin atas. Bottom, untuk menentukan batas margin bawah. Left, untuk menentukan batas margin kiri pengetikan. Right, untuk menentukan batas margin kanan pengetikan. Gutter, untuk menambahkan spasi lebih pada margin kiri jika

Anda tidak memberi tanda pemilihan pada kotak cek Mirror margins atau menambahhkan spasi lebih pada bagian dalam (margin kiri untuk halaman ganjil dan margin kanan untuk halaman genap) untuk daerah penjilidan jika Anda memberi tanda pemilihan pada kotak cek Mirror margins.

4. Pada kotak isian Header, tentukan jarak dari tepi atas kertas ke isi header. Dan pada kotak isian Footer, tentukan jarak dari tepi bawah kertas ke isi footer.

5. Pada kotak pilihan Apply To, pilih dan klik bagian mana dari dokumen yang akan memakai margin baru.

6. Beri tanda atau klik kotak cek Mirror Margins, jika Anda ingin ukuran margin kiri pada halaman genap menjadi ukuran margin kanan pada halaman ganjil dan ukuran margin kanan pada halaman genap akan menjadi ukuran margin kiri pada halaman ganjil.

7. Lihat hasilnya pada kotak Preview, dan klik OK untuk menutup kotak dialog.

Memasang Nomor Halaman

Aji Widhi Wibowo

Microsoft Word menawarkan banyak pilihan untuk menempatkan dan menampilkan nomor halaman. Nomor halaman yang Anda tempatkan juga merupakan bagian dari Header atau Footer. Untuk memasang nomor halaman pada dokumen anda, ikuti langkah berikut :

1. Pilih dan klik menu View, Print Layout.2. Pilih dan klik menu Insert, Page Numbers. Kotak dialog Page

Numbers akan ditampilkan. Pada tombol daftar pilihan Position, pilih dan klik posisi nomor halaman yang Anda inginkan.

a. Top of Page(Header), untuk menempatkan nomor halaman di atas.

b. Bottom of Page(Footer), untuk menempatkan nomor halaman di bawah.

Pada tombol daftar pilihan Alignment, pilih dan klik perataan nomor halaman yang Anda inginkan.

c. Left, untuk penempatan nomor di sisi kiri.d. Center, untuk penempatan nomor di tengah.e. Right, untuk penempatan nomor di sisi kanan.f. Inside, untuk penempatan nomor di bagian dalam

halaman dengan dua muka.g. Outside, untuk penempatan nomor di bagian luar halaman

dengan dua muka.3. Nomor halaman akan muncul di seluruh halaman yang ada

dalam dokumen mulai dari halaman pertama. Jika halaman pertama tidak ingin di beri nomor halaman, hilangkan tanda pemilihan pada kotak cek Show number on first page.

4. Klik tombol perintah Format, untuk memilih format nomor yang akan anda pakai (default 1, 2, 3).

5. Klik OK.

Membuat Header, Footer, Footnote, Endnote

Header FooterView Header and Footer tulis teks Anda pada kotak Header

dan atau Footer yang muncul pada tiap lembar halaman.

Footnote EndnoteInsert Reference Footnote silahkan pilih akan membuat

Footnote atau Endnote Insert.

Aji Widhi Wibowo

BAB IIIMANIPULASI TEKS

Mengubah Ukuran Huruf (Font Size)

Semua teks yang anda ketikkan pada dokumen baru dengan menggunakan template Blank Document akan memakai pilihan default font Times New Roman dengan ukuran huruf 10 point. Untuk mengubah ukuran huruf (font size) dari teks yang sebelumnya anda ketik, ikuti langkah berikut ini :

Pilih atau sorot teks yang akan anda ubah ukurannya. Pilih dan klik ukuran yang anda inginkan pada tombol daftar

pilihan Font Size yang terdapat pada baris toolbar formatting atau tekan tombol Ctrl+Shift+P.

Format Paragraph

Yang termasuk ke dalam format paragraph adalah karakteristik dalam sebuah paragraph seperti Alignment, Outline level, Left indent, Right indent, First line, Spacing before & after, Line spacing, Keep with next paragraph, Keep intact, Page break before, Window / Orphan control, Do not hyphenate. Namun, pada kesempatan ini kita hanya akan membahas beberapa saja.

Alignment, mengontrol bagaimana teks ditempatkan dalam baris paragraph (rata kiri, rata kanan, dll).

Left – teks diratakan di sebelah kiri paragraph (Ctrl+L)

Centered – teks diratakan di tengah-tengah paragraph (Ctrl+R)

Aji Widhi Wibowo

Right – teks diratakan di sebelah kanan (Ctrl+E)

Justified – teks diratakan di sisi kanan dan kiri (Ctrl+J)

Left indent, memberikan jarak antara margin kiri halaman dengan batas kiri teks paragraph.

Right indent, memberi jarak tambahan antara margin kanan halaman dengan batas kanan paragraph.

First line, pada baris pertama tiap paragraph dibuat berbeda perataannya dengan baris-baris berikutnya. Pengaturan ini dapat dilakukan dengan cara menarik slider yang ada pada penggaris (ruler) di sebelah atas dan kiri halaman kertas.

First line None

Aji Widhi Wibowo

First line Indent

First line Outdent

Cetak Huruf Tebal, Miring, atau dengan Efek Superskrip Subskrip

Suatu ketika dalam penulisan ada kata-kata yang ingin ditekankan maknanya, user bisa merubah bentuknya dengan menebalkan tulisan, memiringkan, atau keduanya. Untuk melakukannya, sorot / select / block kata-kata yang ingin dirubah bentuknya, kemudian …

Keterangan Contoh Format Font

Font Style Bold OK

Ctrl+B

Menebalkan tulisan Tulisan tebal

Format Font Font Style Italic OK

Ctrl+I

Memiringkan tulisan Tulisan miring

Format Font Font Style Bold Italic OK

Menebalkan dan memiringkan tulisan

Tebal dan miring

Format Font Effect Superscript

Menjadikan tulisan menjadi pangkat karakter / string di depannya

Punya pangkat

Format Font Effect Subscript

Tulisan menjadi bagian dari karakter / string di depannya

Bagian satu

Aji Widhi Wibowo

Pembuatan Tulisan Berkolom

Membaca artikel yang sangat panjang dengan tulisan yang melebar ke samping terkadang membuat orang yang membacanya terlewat ke baris yang lain / tidak focus. Untuk menghindari hal tersebut, membuat tulisan yang berkolom-kolom akan membantu pembaca untuk lebih focus membaca baris per baris.

Untuk membuatnya, sorotlah / blok tulisan yang ingin dijadikan beberapa kolom kemudian pilih Format Columns Preset atau tentukan banyaknya kolom pada Number of columns OK.

Membuat Daftar Bernomor dan Daftar dengan Bullets

Untuk merinci sesuatu menjadi point-point tertentu pertama letakkan kursor pada tempat dimana bullet atau numbering akan ditempatkan kemudian …

Daftar bernomor yang caranya :1. Format2. Bullets and Numbering3. Numbered pilih bentuk tipe penomoran OK

Daftar dengan Bullets :o Formato Bullets and Numberingo Bulleted pilih bentuk bullet OK

Penulisan Format Matematika

Saat diharuskan menulis format matematika yang tepat akan sangat sulit jika murni menggunakan Ms-Word. Maka digunakanlah bantuan Ms-Equation.

Untuk menyisipkan Ms-Equation klik Insert Object Create New “Microsoft Equation” OK.

Contoh :

Ms-Word biasa Ms-Equation

a√b+c/d=e

Find and Replace

Fitur Ms-Word yang juga cukup membantu adalah fitur Find and Replace. Dengan fitur ini, user dapat mencari kata atau kalimat tertentu dan jika diinginkan dapat sekaligus mengganti kata atau

Aji Widhi Wibowo

kalimat tsb dengan kaata / kalimat yang lain. Cara menggunakannya dengan memilih menu Edit Find (hotkey : Ctrl+F).

BAB IVOBYEK LAINNYA

Membuat Tabel

Table Insert Table masukkan banyaknya kolom (Number of columns) dan banyaknya baris (Number of rows).

Untuk merubah tinggi cell table yang telah dibuat klik kanan pada table kemudian pilih Table Properties Row centang Specify hight dan atur nilainya OK.

Untuk merubah lebar cell table klik kanan table kemudian Table Properties Cell ganti ukurean Preferred width –nya OK.

Menyisipkan Obyek Tertentu

Anda bisa menyisipkan teks, gambar, video, atau suara dari luar lembar kerja Ms-Word dengan cara :

MenyisipkanTeks Sorot teks yang ada di luar aplikasi Ms-Word

kemudian Copy (Ctrl+C) lalu aktifkan jendela Ms-Word dan Paste (Ctrl+V)

Table Idem sama dengan teksGambar klik Insert Picture From File cari gambarVideo, suara, dll. Insert Object pilih jenis file cari fileSimbol Insert pilih symbol yang diinginkan Insert

Close

Aji Widhi Wibowo

Mail Merge

Untuk membuat Mail Merge …1. Tools Letters and Mailing Mail Merge

Maka akan muncul sidebar Mail Merge di sebelah kanan.

2. Pilih salah satu tipe dokumen (pilih Letters) klik “Next: Starting Document” pada bagian bawah sidebar

3. Pilih Use current document klik “Next: Select Recipients”4. Pilih “Type a new list” klik “Create…” maka akan

muncul kotak dialog untuk memasukkan informasi alamat. Silahkan Anda isi bagian Enter Address Information seperlunya. Untuk menambah data baru klik tombol New Entry dan untuk menghapus klik Delete Entry. Jika diperlukan, Anda dapat mngganti nama field dengan klik tombol “Customize…” kemudian pilih Field yang ingin dirubah dan klik Rename untuk mendefinisikan nama baru.

Untuk menyudahi masukan data alamat klik “Close” dan Anda akan diminta

memasukkan nama untuk database yang baru saja Anda buat untuk selanjutnya disimpan. Sidebar kan berubah menjadi seperti di samping ini. Anda dapat merubah data dengan klik “Edit recipient list” pada sidebar kemudian Anda jendela yang menampilkan daftar alamat pun muncul seperti di samping.

Aji Widhi Wibowo

5. Klik “Next: Write your letter” dan sidebar berganti seperti di samping letakan kursor di tempat di mana data ingin dicetak, pilih “More items …” kotak dialog seperti gambar di bawah untuk memilih field database yang ingin disisipkan dan klik “Insert”

6. klik “Next: Preview your letters sidebar akan berubah lagi menjadi seperti di bawah

7. klik

tombol “>>” atau “<<” untuk melihat hasil mail merge sebelum dicetak. Apabila sudah sesuai dengan keinginan, klik “Next: Complete the merge” sidebar berubah lagi menjadi seperti di samping. Mail merge telah selesai dibuat klik “Print…” untuk mencetak atau klik “Edit individual letters…” untuk mengedit surat mail merge per resipien (penerima) secara terpisah.

Aji Widhi Wibowo

Studi Kasus

Versi aplikasi pemroses kata Ms-Word yang terakhir hingga kini (2009) adalah Microsoft Office Word 2007. Ms-Word 2007 hadir dengan fitur baru dan juga masalah baru. Masalah yang dibawa oleh Ms-Word 2007 mengenai kompabilitas file. Jika Anda membuat file di Ms-Word 2003 atau versi Ms-Word di bawahnya seperti Ms-Word XP, dengan ekstensi doc maka Anda bisa membukanya dengan Ms-Word 2007. Namun, bagaimana jika Anda membuat file di Ms-Word 2007 dengan ekstensi docx kemudian Anda ingin membuka file tersebut di Ms-Word 2003, maka yang muncul adalah pesan error yang intinya menyatakan format docx tidak terbaca oleh Ms-Word 2003. Lalu bagaimana menyelesaikannya? Pihak Microsoft sudah mengantisipasi hal ini dengan memberikan fitur pada Ms-Word 2007 agar tetap mampu menyimpan file dengan ekstensi Ms-Word pendahulunya (doc).

Namun, masalah human error masih tetap saja bisa terjadi saat menyimpan file. Fitur Ms-Word 2007 untuk menyimpan file dalam bentuk doc bukanlah proses penyimpanan secara default, akan sangat rawan kelalaian penggunanya jika sedang terburu-buru atau lupa memilih ekstensi doc untuk menyimpan filenya.

Untuk mengatasi masalah ini, perlu sedikit konfigurasi manual pada Ms-Word 2007 agar menyimpan file berekstensi doc secara default. Cara untuk mengesetnya sebagai berikut

1. klik tombol office yang berada di pojok kiri atas2. klik tombol Word Option pada menu3. klik tab Save, kemudian ubah pada menu drop-down untuk

“Save files in this format” menjadi “Word 97-2003 Document”.

***

Aji Widhi Wibowo