Oleh

Untung Widodo, SE, MM

Tahap-tahap dalam komunikasi tertulis Perencanaan

Tujuan yang ingin dicapai

Mengevaluasi penerima pesan

Mencari info

Penulisan Dalam bentuk kalimat/paragraf

Beri ilustrasi dan keterangan yang mendukung

Revisi Pemeriksaan kembali

Menganalisa tujuan dan penerima pesan

Memberi informasi

Membujuk

Membina kerja sama dengan penerima pesan

Pertimbangan mengevaluasi tujuan pesan Apakah tujuan kita realistis ?

Apakah saat ini adalah waktu yang tepat ?

Apakah pesan disampaikan oleh orang yang tepat ?

Apakah tujuan yang ingin dicapai dapat diterima oleh perusahaan ?

Menganalisa audien Mengembangkan dan menganalisa karakter audien;

Berapa jumlah dan bagaimana komposisi audien

Siapakah audien kita ; atasan, bawahan, teman sejawat atau publik

Bagaimana kira-kira reaksi audien terhadap isi pesan ?

Bagaimana kira-kira tingkat pemahaman audien terhadap topik ?

Lanjutan…. Memuaskan audien dengan informasi yang

disampaikan

Berusaha mengetahui informasi apa saja yang ingin diketahui oleh audien.

Menyiapkan jawaban terhadap pertanyaan yang diperkirakan akan diajukan oleh audien

Menyiapkan informasi yang akurat

Menekankan isi pesan terhadap hal-hal yang paling menarik perhatian audien

Lanjutan…. Mampu menyesuaikan isi pesan dengan situasi dan

kondisi audien, karena;

Mempunyai waktu sedikit

Mungkin merasa terganggu

Mungkin hanya memberikan prioritas rendah terhadap pesan

Menentukan ide utama Untuk membatasi topik pembahasan

Topik merupakan tema pesan secara umum

Ide utama merupakan pernyataan tentang topik

Metode-metode untuk mengembangkan ide utama Menggunakan teknik brainstroming

Menggunakan metode story teller’s tour

Membuat list secara rendom

Membuat lajur-lajur yang memuat penemuan fakta, kesimpulan dan rekomendasi

Pendekatan jurnalistik yang dilakukan dengan jalan menjawab 5W +1 H

Dengan menggunakan perspektif audien, maka disusun suatu hubungan tanya jawab

Pemilihan channel dan media Media tertulis yang digunakan;

Surat

Memo

Laporan

proposal

Klasifikasi surat dan memo Permintaan langsung

Informasi rutin

Menyampaikan berita buruk

Menyampaikan informasi yang bersifat membujuk

Pengorganisasian dan penyusunan pesan bisnis

Karakteristik pesan ;

Mempunyai tujuan dan topik yang jelas

Semua informasi yang dimuat dalam pesan berhubungan dengan tujuan dan topik

Ide-ide harus dikelompokkan dan dipresentasikan dengan cara yang logis

Pesan harus memuat informasi secara lengkap

Struktur organisasi pesan

Ide utama

Ide pendukung

bukti bukti bukti

Alasan penting pesan harus diorganisir Dapat membantu audien untuk memahami isi pesan

Dapat membantu tercapainya tujuan pengiriman pesan

Dapat menghemat waktu yang diperlukan audien untuk memahami isi pesan

Pengorganisasian Pesan Penentuan dan pengelompokan ide

Menentukan ide utama 56

Menyatakan poin-poin pendukung 57

Memberi ilustrasi melalui bukti-bukti 57

Urut-urutan penyampaian ide pendek

Berita rutin, berita baik dan pesan goodwill

Berita buruk

Pesan persuasif

Urut-urutan untuk pesan panjang

Terimakasih…. Semoga bermanfaat

Soal latihan Jelaskan langkah-langkah didalam merencanakan

pesan bisnis !

Mengapa penting bagi seseorang yang akan mengirim pesan secara tertulis untuk menentukan terlebih dahulu tujuan yang ingin di capai ?

Jelaskan langkah-langkah dalam menentukan dan mengelompokkan ide !

Pesan bisnis dapat diklasifikasikan menjadi ; permintaan langsung, pesan rutin / berita baik, berita buruk dan pesan persuasif. Jelaskan maksud dari masing-masing pesan tersebut !

Lanjutan…. Apakah kita perlu menggunakan pendekatan yang

berbeda untuk mengirim pesan yang berisi berita buruk dengan pesan yang berisi berita baik ? Jelaskan jawaban anda !

Mengapa pesan tertulis penting dalam bisnis ? Jelaskan kelebihan dan kekurangan pesan tertulis dibandingkan dengan pesan lisan !

Mengapa ide utama harus didukung oleh rincian yang spesifik ?

Lanjutan…. Buatlah surat untuk membalas salah seorang

konsumen yang meminta ganti rugi atas jasa pelayanan yang diberikan oleh perusahaan anda . Perusahaan anda bergerak di bidang catering dan anda tidak dapat memberikan ganti rugi tersebut karena bukan kesalahan perusahaan.

Buatlah surat kepada bagian pengadaan fasilitas untuk meminta perbaikan komputer anda yang sedang rusak

Anda diminta oleh atasan anda untuk membuat surat peringatan penagihan kepada konsumen perusahaan yang terlambat membayar cicilan .

LATIHAN BUATLAH TULISAN SATU PARAGRAF

TENTANG KEGIATAN BISNIS

DENGAN :

Menentukan topik

Ide utama

Audien masyarakat kampus

Menarik

Akurasi informasi

membujuk

Latihan lanjutan Buatlah surat penawaran barang sbb :

Anda mempunyai toko komputer, mau menawarkan komputer kepada STIE PENA dengan ketentuan :

Harga apabila beli lebih dari 10 unit dapat potongan 20 %

Pembayaran dapat diangsur

Ada pelayanan purna jual

Cantumkan spesifiksi barang

Dari data tersebut buatlah surat penawaran barangnya.