Oleh : Jayaning SA, M.Psi., Psikolog IAIN Tulungagung 2018 · Analisis Jabatan Studi sistematis...
Transcript of Oleh : Jayaning SA, M.Psi., Psikolog IAIN Tulungagung 2018 · Analisis Jabatan Studi sistematis...
Oleh :Jayaning SA, M.Psi., Psikolog
IAIN Tulungagung2018
Analisis Jabatan Studi sistematis mengenai tugas tertulis, tugas rutin, serta
tanggung jawab sebuah jabatan dan kualitas yang dibutuhkan untuk melaksanakannya
Analisis jabatan akan berlanjut pada pengembangan Job description
Deskripsi detail jabatan secara tertulis, prosedur, dan tanggung jawab, peralatan dan perlengkapan yang digunakan, dan produk akhir atau jasa
Job specificationStatemen mengenai karakteristik manusia yang dibutuhkan untuk dapat
menjalankan sebuah jabatanMencakup knowledge, skills, dan abilities (KSAs) (Berry, 1998)
Job evaluationPengukuran nilai relatif dari sebuah jabatan untuk menentukan
kompensasi yang sesuai
PLANNING
DATA ANALYSIS
DATA COLLECTION
Identify Jobs to be
AnalyzedDefine Purpose
Determine Data
Collection
Instrument
Decide research
methods
Estimate Costs
Establish Time
Schedule
Adapted from Flowchart of Job Analysis (Berry, 1998)
Metode Analisis Jabatan Tehnik Observasional
Analisis jabatan mendapatkan informasi mengenai pekerjaan tertentu
Paling baik digunakan untuk mengamati pekerjaan yang bersifat rutin
Menggunakan Data yang Ada Informasi atau rekaman organisasi dapat digunakan untuk analisis jabatan
Metode Wawancara Bisa digunakan pertanyaan terbuka, atau pertanyaan terstruktur
Untuk meminimalisir bias, wawancara bisa dilakukan pada job incumbent, atasan dari incumbent, atau bawahan dari si incumbent
Metode Survei Bisa terdiri atas pertanyaan terbuka dan tertutup
Responden mengisi kuesioner yang kemudian dikembalikan pada analis jabatan (Riggio, 1990)
Berupa daftar aktifitas kerja dalam kuesioner dan responden diminta memberi respon (Berry, 1998)
Checklist Untuk merekam aktifitas pegawai pada sejumlah pekerjaan berperiode singkat (Berry,
1998)
Metode Spesifik Analisis Jabatan Functional Job Analysis (FJA)
FJA awalnya digunakan untuk membantu US Department of Labor untuk menyusun sistem klasifikasi jabatan dan Dictionary of Occupational Titles(DOT)
FJA dimulai dengan memeriksa apa yang harus dilakukan dan bagaimana melakukannya
Dalam menggunakan FJA, saat ini analisis jabatan memulai dengan job description umum yang disediakan oleh DOT (Riggio, 1990)
Position Analysis Questionnaire Pertanyaan terstruktur yang menganalisis berbagai jabatan dari 194
elemen jabatan yang tersusun atas enam kategori/divisi, yaitu : information input, mental processes, work output, relationship with other persons, job context, other job characteristic
Tahapan PAQ Orang yang memiliki pengetahuan tentang pekerjaan yang sedang
dianalisis mengecek elemen-elemen yang terdata pada PAQ mengenai pekerjaan tersebut
Memberi peringkat pada elemen-elemen tersebut sesuai urgensinya
Menganalisis data hasil dan memasukkannya dalam enam kategori di atas
Daftar critical worker requirement selesai dibuat (Berry, 1998)
DOT
Berry, 1998. Psychology at Work
PAQ
PAQ Job Element Categories
Category Subject Matter of Items
Information Input (wher and worker information
to use on job)
Sources of job information
Sensory and perceptual processes
Estimation activities
Mental Process Decision making, reasoning, and
planning/scheduling
Information processing activities
Use of learned information
Work Output (physical activities) Use of tools, devices, and equipment
Manual activities
Entire body activities
Level of physical exertion
Body position and postures
Manipulations and coordination activities
Relationship with other Communication
Interpersonal relationship
Amount of personal contact
Types of personal contact
Supervision and coordination
Context (physical and social work environment Physical working condition
Physical hazards
Personal and sosial job element
Other job Characteristic Apparel required
Licences required
Work schedule
Job demands and responsibilities
Adapted from McCormick, Jeanneret, & Meacham, Position
Analysis and Questionnaire (Berry, 1998)
Critical Incidents Techniques (CIT) Analis jabatan merekam perilaku spesifik pegawai terutama yang membawa
keberhasilan serta yang membawa kegagalan pada kinerja jabatan
Manfaat dari CIT adalah membantu untuk menentukan pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang dibutuhkan pegawai untuk berkinerja dengan optimal (Riggio, 1990)
Tahapan CIT :
Pengumpulan data dimulai dengan interview terstruktur yang mana individu ditanyai mengenai kondisi alami dari insiden-insiden kritis jabatan.
Insiden jabatan tersebut didata untuk dievaluasi
Analis jabatan menyortir dan mengurutkan insiden-insiden tersebut (Berry, 1998)
Job Element Method Digunakan untuk mengidentifikasi aspek dasar perilaku (KSA) yang dibutuhkan dalam
sebuah jabatan
Tahap pelaksanaan :
Analis jabatan membentuk komite SME (subject-matter experts) yang mencakup job incumbent dan supervisor
Komite SME membuat list KSA yang dianggap penting untuk kinerja jabatan
Ketika daftar sudah dibuat, setiap elemen pekerjaan tersebut diberi peringkat oleh komite dalam menentukan tingkat urgensinya pada pekerjaan
Dari hasil analisis peringkat tersebut, critical job requirement disusun (Berry, 1998)
Contoh CIT
Sample Form Used in Critical Incident Interview
“Think of the last time you saw one of your subordinates do something that was very helpful to your
group in meeting their production schedule.” (Pause till he indicates he has such incident in mind.)
“Did his action result in an increase in production as much as one percent for that day? Or some
similar period?
“Tell me exactly what this person did that was so helpful at that time.”---------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
“Why was this so helpful in getting your’s job done?” ----------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
“When did this accident happen?” ----------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
“What was this person job?” -----------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
“How long has he been on this job?” -------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------(Token from J.C. Flanagan, The Critical Incident Technique, (Berry, 1998)
Task Analysis Merupakan proses multi tahap yang berfokus pada tugas dan
kewajiban jabatan Tahap pelaksanaan :
Task universe didefinisikan melalui observasi langsung dan survei pada orang yang berpengetahuan mengenai pekerjaan tersebut (job knowledgeable persons)
Task universe adalah daftar seluruh tugas pada jabatan
Incumbent diminta merespon daftar tugas melalui kuesioner Diminta untuk menunjukkan apa tugas yang termasuk dalam
jabatan, berapa waktu untuk masing-masing tugas, seberapa sering dilakukan, dan seberapa penting tugas tersebut untuk pekerjaan secara menyeluruh.
Analis jabatan mengevaluasi data kuesioner Mengidentifikasi tugas penting Menyortir terhadap fungsi pekerjaan yang berbeda Melakukan ekstraksi worker requirement (job description) yang
dibutuhkan untuk setiap fungsi (Berry, 1998)
Compensable factors
Elemen-elemen pekerjaan yang digunakan untuk menentukan kompensasi yang sepadan
Contoh : syarat fisik untuk jabatan, jumlah training atau pengalaman yang disyaratkan, tanggung jawab jabatan.
Setiap pekerjaan diberi skor pada setiap faktor
Penggajian pegawai berkaitan dengan compensable factor
Definisi Penilaian Kinerja Metode formal untuk mengukur kinerja pegawai dengan
membandingkan pada standar yang telah ditetapkan oleh organisasi
Tujuan Penilaian Kinerja Untuk organisasi
Memberikan hasil pengukuran produktifitas individu dan unit kerja, yang selanjutnya digunakan untuk membuat putusan personalia
Validasi metode seleksi pegawai Informasi kebutuhan training dari anggota organisasi Dasar evaluasi efektifitas dari banyak tipe perubahan organisasi
Untuk pekerja secara individu Sebagai pondasi dari peningkatan karir Memberikan feedback untuk peningkatan kinerja dan mengenali
kelemahan Membantu jalinan hubungan pegawai dan supervisor
Pengukuran Kinerja Jabatan◦ Kriteria pengukuran kinerja jabatan dibagi dua, yaitu :
Hard performance criteria
Melibatkan pengukuran terhadap aspek-aspek kinerja jabatan yang dapat dikuantifikasi
Berfokus pada hasil obyektif yang spesifik
Ex : jumlah produk yang selesai dirakit
Soft performance criteria
Terdiri atas judgment atau rating yang dilakukan oleh individu yang berpengetahuan
Soft criteria biasanya digunakan apabila hard criteria sulit untuk diukur
Ex : kualitas kerja, inisiatif pegawai
Relevansi kriteria
Sejauhmana penilaian kinerja mampu mengukur kesuksesan kerja yang sebenarnya
Kontaminasi kriteria
Sejauhmana penilaian kinerja berisi elemen-elemen yang dapat mengurangi akurasi pengukuran efektifitas kerja
Ex : bias dari penilai
Defisiensi kriteria
Tingkat kegagalan sebuah kriteria dalam mengukur kinerja jabatan secara sempurna
◦ Comparative Methods Teknik penilaian kinerja dengan cara membandingkan
antara kinerja satu pegawai dengan kinerja pegawai yang lain
◦ Checklist Metode penilaian kinerja yang menggunakan serangkaian
pernyataan tentang kinerja jabatan
◦ Graphic Rating Scales Metode evaluasi kerja menggunakan skala yang telah
ditentukan sebelumnya untuk memberikan peringkat pada pegawai pada dimensi-dimensi kerja yang penting
◦ Behaviorally Anchored Rating Scales (BARS) Tehnik penilaian kinerja yang menggunakan skala
peringkat (rating scales) dengan label yang merefleksikan kinerja rendah, rata-rata, dan kinerja yang baik
Contoh :
Intruction To The Rater : Read the dimension description and then the description of behavior at various poins along the scale. Decide which behavior most accurately matches the individual’s and check the scale to indicate this. Yoou may mark the cale at any poin that seems appropriate, including a point midway between two behavioral description. Use this same procedure for all dimensions.
Dimension : writing technical report on research project9
8
7
6
5
4
3
2
1
Can be expected to construct well-organized, and highly accurate report that need no explanation
Can be expected to present data dan discussion that hardly ever need elaboration
Can be expected to finish report on time
--------- etc ---------
Behavioral Observation Scales (BOS)
Metode penilaian kinerja yang mensyaratkan penilai untuk mengingat kembaliseberapa sering pegawai ketika diamati menunjukkan perilaku-perilaku kunci pekerjaannya
Contoh :
Narrative Methods of Performance Appraisal
Beberapa penilaian kinerja dibuat dalam bentuk narasi terbuka
Indikator Never Sometimes Always
Menjaga hubungan
dengan supervisor untuk
update prosedur dan
peralatan
1 2 3 4 5
◦ Leniency/Severity Errors Leniency error :
Tendensi untuk memberikan penilaian yang sangat positif terhadap semua pekerja pada saat penilaian kinerja
Severity error :
Tendensi untuk memberikan penilaian sangat negatif terhadap semua pekerja saat penilaian kinerja
◦ Halo Effects Penilaian positif secara keseluruhan terhadap pekerja
berdasarkan satu tindakan atau satu karakteristik positif saja
◦ Recency Effects Tendensi untuk memberikan porsi penilaian lebih terhadap
kinerja akhir-akhir ini dan memberikan porsi yang lebih sedikit terhadap kinerja yang lebih awal
◦ Atribution Errors Proses yang mana orang-orang dinilai berdasarkan peristiwa
atau perilaku
Ex : kinerja yang rendah dianggap disebabkan oleh kurangnya usaha dari si pekerja
◦ Personal Biases Bias personal biasanya berdasarkan jenis kelamin, ras, umur,
dan kondisi fisik
Perhatian Hukum terhadap Penilaian Kinerja Penilaian kinerja harus dilakukan dengan teliti sebab
terkait erat dengan tindakan personalia (ex : promosi dan demosi)
Agar disebut valid, penilaian kinerja harus didasarkan pada job analysis dan harus divalidasi dengan membandingkannya terhadap tugas faktual yang dikerjakan
Proses Penilaian Kinerja◦ Penilaian kinerja terdiri atas dua tahap
Asesmen kinerjaYaitu melakukan pengukuran terhadap kinerja karyawan untuk membuat
keputusan-keputusan personalia
Feedback kinerjaYaitu proses pemberian informasi mengenai level kinerja dengan sugesti
untuk meningkatkan kinerja si asessee di masa mendatang
◦ Cara meningkatkan penilaian kinerja Meningkatkan tehnik penilaian kinerja
Melatih para penilai kinerja (appraiser)
Memperoleh multiple evaluation
Menilai appraiser
Mengadakan penilaian kinerja secara teratur dan sering
Riggio, R.E. (1990). Introduction to Industrial/Organizational Psychology. USA: Scott, Foresman and Company.
Berry, L.M. (1998). Psychology at Work. Singapore : McGraw Hill.