No P-04 PROSEDUR Berlaku I Desember 2017 Revisi 5...

PROSEDURNo P-04

Berlaku I Desember 2017

PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DATAMKONFERENSI DI DALAM NEGERI

Revisi 5

Halaman 1

Unit LPPM

No Revisi Bagian Yang Diubah DisetuiuiL 1. Penomoran prosedur dan formul i r d isesuaikan dengan

dokumen LPPM lainnva2. Batasan kegiatan pertemuan ilmiah yang dikelola oleh

LPPM UNPAR

Ka. LPPM,Sem. Ganjil 2012-13

2 L. Penambahan data pada formul i r pengajuan danpenyelesalan

Ka. LPPM, 1

Januar i 2014

32 .

Perubahan Referensi tentang Perjalanan Dinas DosenPenam bahan definisi dokumen pengajuon

1 . Ka LPPM, Januari2015

4 1. Perubahan bentuk pengajuan dar i manualke onl ine(si lppm.unpa r .ac. id)

2. Penambahan pada ruang l ingkup

Ka LPPM, 1

September 2015

5 L. Penam bahan tujuan2. Memperkecil ruang lingkup menjadi kegiatan pemakalah

dan invited speaker3. Perubahan pada def inis i dokumen pengajuan

4. Penambahan r incian pada ruang l ingkup, terkai tpenambahan pendanaan dar i art ikel jurnal

5. Penamba han referensi surat6. Penambahan prosedur pencairan keuangan di LPPM7. Penambahan lampiran format surat tugas

Ka. LPPM, 8

November 2016

PROSEDURNo P-04

Berlaku 1 Desember 2017

PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DAIAMKONFERENSI DI DALAM NEGERI

Revisi 6Halaman 2

Unit LPPM

No Revisi Bagian Yang Diubah Disetujui6 1. Perubahan istilah "pertemuan ilmiah" meniadi

"konferensi"

2. Perubahan pada ruang lingkup3. Penambahan Referensi Peraturan Rektor UNPAR nomor

rtlPRrl20LT-rolt954. Perubahan istilah "dosen" dan "konferensi", serta

penambahan istilah "pemakalah ilmiah" dan "pembicara

kunci"5. Penambahan poin wewenang pada peran Kepala LPPM.

Ka. LPPM,24 November20t7

PROSEDUR No P-04


PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI DALAM NEGERI

Revisi 6

Halaman 3

Unit LPPM

NOMENKLATUR PROSEDUR PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI DALAM NEGERI

No. Prosedur Nama Prosedur

6.1 PROSEDUR PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI

6.2 PROSEDUR PENYELESAIAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI

6.3

PROSEDUR KEUANGAN KEGIATAN KONFERENSI DALAM NEGERI

6.3.1 PROSEDUR PERMOHONAN DAN PENCAIRAN KEUANGAN UNTUK

KONFERENSI DALAM NEGERI

6.3.2 PROSEDUR PENYELESAIAN KEUANGAN UNTUK KONFERENSI DALAM

NEGERI

PROSEDUR No P-04



Revisi 6

Halaman 1

Unit LPPM

1. TUJUAN

Prosedur pengajuan keikutsertaan dalam konferensi ini bertujuan untuk menerangkan

tahapan-tahapan dosen untuk mengikuti konferensi pada tingkat nasional dan internasional

yang dilaksanakan di dalam negeri, yang pendanaan keikutsertaanya dikelola oleh Lembaga

Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM), UNPAR. Untuk keikutsertaan pada

konferensi yang dilaksanakan di luar negeri, diatur oleh prosedur terpisah (P-06).

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku mulai tanggal 1 Desember 2017 untuk pengajuan keikutsertaan dalam

konferensi, baik yang diselenggarakan oleh Universitas Katolik Parahyangan maupun institusi

lain seperti Perguruan Tinggi, Asosiasi Profesi, dan sebagainya. Keikutsertaan dalam

konferensi yang pendanaannya dikelola oleh LPPM terdiri dari:

a) Presentasi hasil penelitian dalam suatu konferensi (contributed paper)

b) Memenuhi undangan sebagai pembicara dalam suatu konferensi (invited speaker /

keynote speaker).

Pendanaan LPPM untuk keikutsertaan seorang dosen dalam konferensi di dalam negeri

memiliki beberapa ketentuan:

a) Pengajuan kegiatan konferensi (kelengkapan dokumen pada SILPPM, hardcopy surat

tugas dekan, form keuangan 211M) harus diajukan ke LPPM selambatnya 1 hari sebelum

kegiatan berlangsung.

b) Makalah yang akan dipresentasikan mencantumkan afiliasi UNPAR.

c) Pendanaan maksimal adalah Rp 12.000.000,- per dosen per tahun.

d) Frekuensi keikutsertaan dosen untuk menghadiri konferensi sebagai pemakalah /

contributed paper dengan pendanaan UNPAR sebanyak-banyaknya 4 (empat) kali per

tahun, dihitung sebagai total konferensi nasional, konferensi internasional dalam negeri,

dan konferensi internasional luar negeri.

e) Pengecualian terhadap poin c dan d adalah:

i. Untuk keikutsertaan seorang dosen sebagai pembicara kunci (invited / keynote

speaker) dalam suatu konferensi, sejauh mendapatkan penugasan dari Dekan, maka

PROSEDUR No P-04



Revisi 6

Halaman 5

Unit LPPM

kegiatan tersebut tidak dihitung dalam frekuensi tetapi tetap dihitung dalam

pendanaan maksimal yang dimiliki seorang dosen.

ii. Apabila seorang dosen berhasil mempublikasikan artikel sebagai penulis pertama

dan dengan mencantumkan afiliasi UNPAR pada:

- jurnal nasional terakreditasi (SINTA 1 atau SINTA 2), atau

- jurnal internasional terindeks Scopus atau terdaftar dalam Web of Science atau

terindeks DOAJ dengan cek berwarna hijau (green thick),

maka yang bersangkutan diperbolehkan mengikuti konferensi diluar ketentuan

tersebut, di mana 1 artikel dalam jurnal nasional terakreditasi / internasional setara

dengan pendanaan sebesar empat juta rupiah atau 1 (satu) kali kegiatan.

f) Makalah yang akan dipresentasikan belum pernah disebarluaskan di forum ilmiah atau

media ilmiah lainnya.

g) Satu judul makalah hanya dapat diajukan pendanaannya oleh satu orang dosen.

3. REFERENSI

3.1. Keputusan Pengurus Yayasan, Universitas Katolik Parahyangan Nomor: II/2005-07/09-

SK tentang Pemanfaatan Dana Penelitian Ilmiah, Penerbitan Jurnal Ilmiah dan

Penerbitan Karya Tulis Ilmiah

3.2. Keputusan Pengurus Yayasan, Universitas Katolik Parahyangan Nomor 22 tahun 2013

tentang Perjalanan Dinas Universitas Katolik Parahyangan

3.3. Peraturan Rektor Universitas Katolik Parahyangan Nomor III/PRT/2017-10/195

tentang Persyaratan dan Pendanaan untuk Keikutsertaan Dosen pada Konferensi

3.4. Surat edaran LPPM nomor: III/LPPM/2017-12/504-I tentang Revisi Prosedur Desember

2017

4. ISTILAH DAN DEFINISI

4.1. Dosen adalah dosen UNPAR dalam status masa observasi atau dosen tetap UNPAR

ber-NIDN yang akan menghadiri kegiatan konferensi sebagai pemakalah (contributed

paper) atau pembicara kunci (invited / keynote speaker).

PROSEDUR No P-04



Revisi 6

Halaman 6

Unit LPPM

4.2. Konferensi pertemuan ilmiah yang bersifat formal dari sekelompok individu atau

perwakilan dari beberapa badan untuk tujuan membahas topik dan / atau membuat

keputusan bersama atas isu-isu yang sedang berkembang.

Kegiatan sejenis konferensi dapat berbentuk simposium, workshop, seminar,

lokakarya, kolokium, atau kongres.

4.3. Dokumen pengajuan adalah berkas-berkas yang harus disiapkan saat pengajuan

pendanaan untuk mengikuti kegiatan konferensi. Dokumen pengajuan ini terdiri dari:

F-21. Formulir Pengajuan Keikutsertaan dalam Konferensi, surat tugas Dekan, formulir

hitungan keuangan (211-M), leaflet kegiatan, makalah yang mencantumkan afiliasi

UNPAR, acceptance letter, dan hasil review dari institusi yang mengadakan kegiatan

seminar.

4.4. Pemakalah artikel ilmiah (contributed paper) adalah dosen yang menghadiri kegiatan

konferensi dengan terlebih dahulu mengirimkan artikel ilmiah yang kemudian diseleksi

melalui proses review yang dikelola oleh penyelenggara kegiatan konferensi.

4.5. Pembicara kunci (Invited / keynote speaker) adalah dosen yang diundang untuk

menjadi pembicara kunci dalam suatu kegiatan konferensi.

5. TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG

5.1. Kepala Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LPPM) bertanggung jawab

atas ketaatan pada prosedur ini, pelaksanaan pelayanan dan tersedianya sumber daya

untuk terjaminnya keikutsertaan dosen dalam konferensi di dalam negeri.

Kepala Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat, jika diperlukan, dapat

meminta penilaian rekan sejawat dalam penentuan kelayakan makalah yang akan

dipresentasikan dan / atau konferensi yang dituju.

5.2. Dekan Fakultas bertanggung jawab atas terjaminnya kelancaran keseluruahan tugas-

tugas lain dosen meskipun mengikuti konferensi.

5.3. Ketua Program Studi bertanggung jawab akan mutu konferensi, arti penting serta

dampak konferensi dalam meningkatan pengembangan akademik dosen.

PROSEDUR No P-04



Revisi 6

Halaman 7

Unit LPPM

5.4. Dosen bertanggung jawab dan berkontribusi secara aktif dalam pelaksanaan

konferensi untuk membawa nama baik Universitas Katolik Parahyangan.

5.5. Biro Keuangan bertanggung jawab atas pencairan dan pengawasan dalam

pemanfaatan dana konferensi dan bukti-bukti pendukungnya.

6. RINCIAN PROSEDUR

6.1. Prosedur Pengajuan Keikutsertaan dalam Konferensi

6.1.1. Dosen mengisi formulir pengajuan keikutsertaan dalam konferensi pada

silppm.unpar.ac.id

6.1.2. Dosen mengunduh Formulir F-21 dari SILPPM

6.1.3. Dosen menunjukkan berkas pengajuan dan meminta persetujuan Ketua

Jurusan.

6.1.4. Ketua Jurusan melakukan evaluasi permohonan keikutsertaan dan menjamin

bahwa konferensi bermanfaat untuk kebutuhan pengembangan keilmuan dan

akademik dosen.

6.1.5. Ketua Jurusan membubuhkan tanda tangan di Formulir F-21. Permohonan

Keikutsertaan dalam Konferensi sebagai tanda persetujuan.

6.1.6. Dosen memproses ke Dekan untuk mendapatkan persetujuan terhadap

permohonan keikutsertaanya dalam konferensi.

6.1.7. Dekan menandatangani Formulir Formulir F-21. Permohonan Keikutsertaan

dalam Konferensi sebagai persetujuan terhadap permohonan dosen.

6.1.8. Dosen mengunggah dokumen pengajuan (makalah seminar, leaflet,

acceptance letter, hasil review, dan F-21)

6.1.9. Staf keuangan fakultas membuat dokumen keuangan 211-M dan Surat Tugas

berdasarkan SILPPM.

6.1.10. Staf keuangan fakultas mengirimkan dokumen keuangan 211-M dan Surat

Tugas ke LPPM.

6.1.11. LPPM memeriksa semua kelengkapan permohonan keikutsertaan dalam

konferensi sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan ini.

PROSEDUR No P-04



Revisi 6

Halaman 8

Unit LPPM

6.1.12. Setelah disetujui kepala LPPM, LPPM memproses pembiayaan untuk

keikutsertaan dosen dalam konferensi ke Biro Keuangan (lihat bagan P-04-03)

6.1.13. Dosen menerima pencairan dana keikutsertaan dalam konferensi.

6.1.14. Proses Selesai

PROSEDUR No P-04



Revisi 6

Halaman 9

Unit LPPM

P04-6.1 Prosedur Pengajuan Keikutsertaan dalam Konferensi

DekanDosen Ketua JurusanStaf Keuangan Fakultas

Pha

se

Melakukan Pengajuan

Keikutsertaan Seminar Secara

Online

Mengunduh Form F-21

Menunjukkan berkas dan

menyerahkan Form F-21

Verifikasi Data

Menyiapkan Berkas pengajuan

Menandatangani Form F-21

Mengembalikan Berkas ke Dosen

Revisi

Selesai

Tidak

Unggah Berkas dan F-21


Ya

PROSEDUR No P-04



Revisi 6

Halaman 10

Unit LPPM

P04-6.1 Prosedur Pengajuan Keikutsertaan dalam Konferensi (lanjutan)

Dosen LPPM Biro KeuanganStaf Keuangan Fakultas

Pha

se

Unggah Berkas dan F-21

Memeriksa Kelangkapan

Setuju?

Pengajuan Pencairan Dana

Pencairan Dana

Ya

Cetak Surat Pemberitahuan

Menerima Surat Pemberitahuan

Proses Selesai

Tidak

Membuat Form 211-M & Surat

Tugas berdasarkan SILPPM

Mengirimkan Form 211-M & Surat Tugas Ke LPPM

PROSEDUR No P-04



Revisi 6

Halaman 11

Unit LPPM

6.2. Prosedur Penyelesaian Keikutsertaan dalam Konferensi

6.2.1. Setelah pelaksanaan konferensi, dosen mengunduh Formulir F-22 dari SILPPM.

6.2.2. Dosen memproses tanda tangan Form F-22 ke Kaprodi dan Dekan.

6.2.3. Dosen mengunggah Form F-22 beserta makalah dan sertifikat hasil seminar

dalam SILPPM.

6.2.4. Dosen mengirimkan laporan keuangan perjalanan dinas beserta bukti-buktinya

ke kasir Fakultas.

6.2.5. Kasir Fakultas menyerahkan berkas SIK dan penyelesaian berupa bukti-bukti

penggunaan keuangan ke LPPM, dilanjutkan ke prosedur penyelesaian keuangan

(lihat bagan P-04-04).

6.2.6. Apa bila dokumen setelah pertemuan telah terupload dan pelaporan keuangan

sudah diterima LPPM, KLPPM melakukan verifikasi pada SILPPM.

6.2.7. PROSES SELESAI

PROSEDUR No P-04



Revisi 6

Halaman 12

Unit LPPM

P04-6.2 Prosedur Proses Penyelesaian Keikutsertaan dalam Konferensi

DekanDosen Ketua Jurusan LPPM

Pha

se

Mengunduh dan menandatangani

Form F-22

Menyiapkan Berkas penyelesaian

Melengkapi isian pada SI LPPM &

Upload Sertifikat, F-22



Menyerahkan Laporan Keuangan ke Kasir Fakultas

yang lalu meneruskan ke

LPPM

Memeriksa Kelangkapan

Lengkap?

Verifikasi pada SI LPPM

Proses Selesai

Revisi

Ya

Tidak

Mengembalikan berkas ke dosen

PROSEDUR No P-04



Revisi 6

Halaman 13

Unit LPPM

6.3. Prosedur Keuangan Kegiatan Konferensi Dalam Negeri

6.3.1. Prosedur Permohonan dan Pencairan Keuangan Untuk Konferensi Dalam

Negeri

6.3.1.1. Staf Keuangan LPPM menerima dokumen keuangan Form 211-M, Surat

Tugas Dekan dan Form F21 yang sudah ditandatangani Kepala LPPM

6.3.1.2. Staf Keuangan LPPM membuat Permohonan dan Pengajuan Perjalanan

Dinas di Aplikasi SIK sesuai dengan CoA Kegiatan dan mencetaknya

6.3.1.3. Staf Keuangan LPPM menandatangani berkas permohonan

6.3.1.4. KTU LPPM menandatangani berkas permohonan

6.3.1.5. Staf Keuangan LPPM mengirimkan lembar berkas Permohonan (Asli+Kopi)

beserta berkas permohonan pendukung ke Biro Keuangan

6.3.1.6. Biro Keuangan melakukan proses verifikasi di Aplikasi SIK

6.3.1.7. Staf Keuangan LPPM membuat pengajuan Pencairan dan Pesan Dana di

Aplikasi SIK dan mencetaknya

6.3.1.8. Staf Keuangan LPPM menandatangani berkas pencairan

6.3.1.9. KTU LPPM menandatangani berkas pencairan

6.3.1.10. Staf Keuangan LPPM mengirimkan lembar SIK Pencairan (Asli+Kopi) ke

Biro Keuangan

6.3.1.11. Biro Keuangan mencocokkan berkas pencairan dengan berkas

permohonan

6.3.1.12. Biro Keuangan melakukan pencairan ke Staf Keuangan LPPM

6.3.1.13. Staf Keuangan LPPM menyerahkan dana dan berkas SIK ke Kasir Fakultas

PROSEDUR No P-04



Revisi 6

Halaman 14

Unit LPPM

P04-6.3.1 Prosedur Permohonan dan Pencairan Keuangan Pertemuan Ilmiah Dalam Negeri

KTU LPPMStaf Keuangan LPPM Biro Keuangan

Pha

se

Terima berkas F211-M, Surat Tugas, F-21

yang sdh disetujui

Membuat SIK Permohonan dan

Pengajuan Perjadin di SIK

Mencetak berkas dari SIK dan

menandatanganinya

Menandatangani berkas dari SIK

Mengirimkan berkas ke Biro Keuangan

Melakukan proses verifikasi pada SIK

Mengajukan pencairan dan

pesan dana pada SIK

Mencetak berkas dari SIK dan

menandatanganinya


PROSEDUR No P-04



Revisi 6

Halaman 15

Unit LPPM

P04-6.3.1 Prosedur Permohonan dan Pencairan Keuangan Pertemuan Ilmiah Dalam Negeri (lanjutan)

KTU LPPMStaf Keuangan LPPM Biro Keuangan

Pha

se


Mengirimkan berkas ke Biro Keuangan

Melakukan proses pencocokkan berkas

pencairan dengan permohonan

Melakukan pencairan dana

Menerima pencairan dana

Menyerahkan dana dan berkas SIK ke

kasir Fakultas

PROSES SELESAI

6.3.2. Prosedur Penyelesaian Keuangan Untuk Konferensi Dalam Negeri

6.3.2.1. Kasir Fakultas menyerahkan berkas SIK dan penyelesaian berupa bukti-

bukti penggunaan keuangan ke Staf Keuangan LPPM

PROSEDUR No P-04



Revisi 6

Halaman 16

Unit LPPM

6.3.2.2. Staf Keuangan LPPM membuat SIK Penyelesaian sesuai sumber daya,

Realisasi Perjalanan Dinas dan Input Debu (apabila diperlukan) di Aplikasi

Web SIK

6.3.2.3. Staf Keuangan LPPM menandatangani berkas penyelesaian

6.3.2.4. KTU LPPM Menandatangani berkas penyelesaian

6.3.2.5. Staf Keuangan mengirimkan lembar SIK Penyelesaian (Asli+Kopi) beserta

berkas penyelesaian pendukung ke Biro Keuangan

6.3.2.6. Selesa

P04-6.3.2 Prosedur Penyelesaian Keuangan untuk Pertemuan Ilmiah Dalam Negeri

Kasir Fakultas Staf Keuangan LPPM KTU LPPM

Pha

se

Menyerahkan berkas penyelesaian beserta

bukti penggunaan dana

Menginput penyelesaian dan realisasi perjalanan

dinas pada SIK

Mencetak dan menandatangani berkas

penyelesaian

Menandatangani berkas penyelesaian

Menyerahkan berkas dan bukti pendukungnya

ke biro keuangan

PROSES SELESAI

PROSEDURNo P-04


PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAMKONFERENSI DI DATAM NEGERI

Revisi 6Halaman L7

Unit tPPM7. KRITERIAKEBERHASILAN

7,1. Proses pengajuan keikutsertaan dalam konferensi sesuai prosedur ini.

7.2. Pelaporan penggunaan keuangan sesuai peraturan yang berlaku.

8. TAMPIRAN

8,1. User Manual SILPPM 2015

8.2. Lampiran F-35 Format Surat Tugas

Bandung, 30 November 2017Kepala Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat

Catharina-adra

Nawangpalupi , Ph.D.

DibUAt OIEh: LPPM UNPAR

November 2017

DiperiksAnEhSiQkil Rektor Bidang Penelitian,Pe neafclitffihfr l*Alia SamaTa ns{anffflffiEh'Udr 20 1.7

No P-04 PROSEDUR Berlaku I Desember 2017 Revisi 5...

Documents

Transcript of No P-04 PROSEDUR Berlaku I Desember 2017 Revisi 5...