Oleh :

APRIN R,S.Kep,Ns.

MANAJEMEN Pengertian :

• Mengatur seseorang dalam melakukan kegiatan untuk mencapai tujuan Organisasi

• Efisiensi dan efektivitas

Mengapa diperlukan :

1. Untuk mencapai tujuan

2. Untuk menjaga keseimbangan

3. Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas

Manajemen

Fungsi ManajemenPerencanaan

Organisasi

Staffing

Penggerakan

Pengawasan

Perencanaan Ialah keseluruhan proses pemikiran dan

penentuan secara matang dari pada hal-hal yang akan dikerjakan dimasa yang akan datang dalamrangka mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Apa, siapa, kapan, dimana, berapa, dan bagaimanayang akan dan harus dilakukan untuk mencapaitujuan tertentu

Tinjauan Perencanaan.. Proses : pemilihan dan pengembangan tindakan

yang paling menguntungkan untuk mencapai tujuan

Fungsi : kepemimpinan dgn kewenangan yg dpt mengarahkan kegiatan dan tujuan yg harus dicapai organisasi

Keputusan : apa yang akan dilakukan untuk waktu yang akan datang

Fungsi perencanaan..1. Keberhasilan mencapai tujuan dan sasaran

2. Pekerjaan bermakna dan berguna

3. Menggunakan personel dan fasilitas secara baik

4. Mengatasi situasi kritis

5. Cost Efektif (dana yang efektif)

6. Membantu mengurangi dampak-dampak dari tahap-tahap perubahan

7. Menemukan dan menentukan bila ada kebutuhanuntuk berubah

8. Kontrol yang efektif

Jenis Perencanaan..• Menurut jangka wkatu

1. Jangka panjang (10 -15 tahun)

2. Jangka pendek (3 tahun)

• Menurut Perumusannya :

1. P. Botton Up (perencanaan dari bawahan ke atas)

2. Top Down = Atas ke bawah

• Menurut ruang lingkup

1. P. Daerah

2. P. Pusat

Langkah penyusunanperencanaan..1. Analisa situasi

2. Perumusan masalah

3. Penentuan prioritas masalah

4. Penentuan tujuan

5. Alternatif-alternatif yang dilakukan

6. Memilih alternatif yang terbaik

7. Rencana operasional

8. Rencana SDM

Proses Perencanaan..1. Membuat kerangka perencanaan dan evaluasi

2. Menentukan prioritas

3. Mengarahkan berdasarkan tujuan dan caramembimbing, mengkoordinasikan upaya-upayauntuk mencapai tujuan

4. Mengadakan perubahan bila perlu

Hambatan-hambatan yang didapatkan dalam menyusun perencanaan.

1. Hambatan emosi

2. Sikap yang negatif

3. Hambatan kebiasaan

4. Puas diri

5. Tekanan kelompok

STRUKTUR ORGANISASIStruktur menggambarkan besar kecilnya suatu organisasi dan kompleksitas kegiatan dalam organisasi

Struktur organisasi mempunyai suatu gambaran tugas pokok dan fungsi organisasi dalam mencapai suatu tujuan.

Ciri – ciri organisasi.. Terdiri atas sekelompok orang

Ada kegiatan yang berbeda tetapi saling berkaitan

Tiap anggota mempunyai sumbangan usaha

Adanya kewenangan, koordinasi, dan pengawasan

Adanya tujuan

Prinsip organisasi..

Tujuan yang jelas

Kesatuan komando

Pelimpahan wewenang

Pertanggungjawaban

Rentang kendali

Fungsionalisasi

Pemisahan tugas

Fleksibilitas / kelenturan

Keseimbangan

kepemimpinan

Proses Pengorganisasian..1. Analisis tujuan organisasi

Tujuan TupokSi uraian pekerjaan

Beban kerja

2. Analisis Jabatan (persyaratan untuk jabatan)

Pengelompokan jabatan

Pengelompokan fungsi

Penentuan bentuk organisasi

Penetapan organisasi

Penyempurnaan organisasi

Bentuk organisasi..

Direktur

BidangBidang

seksiseksi

1. Organisasi Lini

2. Organisasi lini + Staf

a

3. Organisasi Panitia Comitte

Ketua

ahliahli ahli

4. Organisasi Fungsional

Ketua

Bagian Bagian Bagian Bagian

SMF SMF SMF

Penggerakan.. Serangkaian kegiatan untuk mempengaruhi orang

lain agar mau dan suka bekerja dalam rangka menyelesaikan tugas, demi tercapainya tujuan bersama

Kepemimpinan, Motivasi kerja, Komunikasi

KEPEMIMPINANKepemimpinan :

Proses yang dilakukan oleh seorang pemimpin di dalam menjalankan

fungsi kepemimpinannya, sehingga dengan penuh kesedaran orang

lain yang dipimpinnya mengikuti kehendak yang dipimpinnya.

Macam Kepemimpinan :

Ditinjau dari segi keresmiannya.

A. Pemimpin yang bersifat resmi

Pimpinan yang diangkat secara resmi dan menjalankan tugasnya

sesuai dengan jenjang yang ada pada struktur organisasi.

B. Pemimpin tidak resmi

Pimpinan yang diangkat tidak secara resmi, hanya merupakan

kesepakatan bersama, dimana mereka dipilih karena mempunyai

beberapa kelebihan.

Misal : Pengembangan dalam berfikir, kejujuran, kewibawaan,

kekayaan, keberanian

Diangkat tidak secara resmi namun keberadaannya sebagai pemimpin

diakui, disegani, diturut, diikuti dan dijadikan teladan oleh pengikutnya.

Fungsi Kepemimpinan :

1. Membuat hubungan

2. Mempengaruhi bawahan

3. Membuat keputusan

4. Memberikan penghargaan kepada pengikutnya

5. Memberikan pendelegasian wewenang kepada pengikutnya

TIPE KEPEMIMPINAN1. Otoriter / Otokratis / Diktator

2. Demokratis

3. Laissez – Faire / Liberal

Otoriter/Otokratis/Diktator :

1. Wewenang mutlak terpusat pada pimpinan

2. Keputusan selalu dibuat oleh pimpinan

3. Kebijakansanaan selalu dibuat oleh pimpinan

4. Komunikasi berlangsung satu arah dari pimpinan kepada bawahan

5. Pengawasan terhadap sikap, tingkah laku, perbuatan/kegiatan para bawahan

dilakukan secara ketat.

6. Prakarsa selalu datang dari pimpinan

7. Tiak ada kesempatan bagi bawahan untuk memberikan saran, pertimbangan atau pendapat

8. Tugas-tugas bagi bawahan diberikan secara instruktif

9. Lebih banyak kritik dari pada pujian

10. Cenderung adanya paksaan, ancaman dan hukuman

11. Kasar dalam bertindak dan kaku dalam bersikap

12. Tanggung jawab keberhasilan organisasi dipegang olehpimpinan

Demokrasi

Mempengaruhi orang lain agar bersedia bekerja sama untukmencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan cara berbagaikegiatan yang akan dilakukan ditentukan bersama antarapimpinan dan bawahan.

Sisi positif..1. Wewenang pimpinan tidak mutlak2. Pimpinan bersedia melimpahkan sebagian wewenang kepada

bawahan3. Keputusan dibuat bersama antara pimpinan dan bawahan4. Kebijaksanaan dibuat bersama antara pimpinan dan bawahan5. Komunikasi berlangsung timbal balik antara bawahan +

pimpinan maupun antara sesama bawahan 6. Prakarsa dapat datang dari pimpinan maupun bawahan7. Banyak kesempatan bagi bawahan untuk menyampaikan

saran, pertimbangan atau pendapat. Tugas-tugas kepada bawahan diberikan dengan lebih bersifat permintaan dari pada intruktif

8. Pujian dan kritik seimbang

Lanjutan….9 Pimpinan mendorong prestasi para bawahan dalam batas

kemampuan masing-masing

10. Tanggung jawab keberhasilan organisasi dipikul bersama pimpinan + bawahan.

Laissez – Faire / Liberal

Mempengaruhi orang lain agar bersedia bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan cara berbagai kegiatan yang akan dilakukan lebih banyak diserahkan kepada bawahan.

1. Pimpinan melimpahkan wewenang sepenuhnya kpd bawahan.

1. Keputusan lebih banyak dibuat oleh para bawahan

2. Kebijaksanaan lebih banyak dibuat oleh para bawahan

4. Pimpinan hanya berkomunikasi bila diperlukan oleh bawahan.

To Be Continue..5. Hampir tidak ada pengawasan terhadap sikap, tingkah

laku, perbuatan atau kegiatan yang dilakukan parabawahan.

6. Prakarsa selalu datang dari bawahan.

7. Hampir tidak ada pengarahan dari pimpinan

8. Peranan pimpinan sangat sedikit dalam kegiatankelompok.

9. Kepentingan pribadi lebih utama dari padakepentingan kelompok

10. Keberhasilan organisasi dipikul oleh orang per orang

KEPEMIMPINAN SITUASIONALYG MEMBAGI bawahan menjadi 4 kwadran

1. bawahan mau tapi tdk mampu

2. bawahan mau dan mampu

3. bawahan tidak mau tapi mampu

4. tdk mau dan tdk mampu

What Must I Do….?!

Cara pimpinan

Kw 1. memberi pengarahan

Kw 2. memberi tantangan.

Kw 3. memberi motivasi

Kw 4. memberi target waktu & kemampuan

Motivasi kerja..Dorongan yang menyebabkan seseorang mau

melaksanakan suatu pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggungjawabnya

Jenis motivasi, faktor motivasi, dan faktor demotivator

Jenis motivasi Motivasi eksternal : dari luar, ada yang menyuruh

Motivasi sosial : norma masyarakat

Motivasi internal(diri) : kehendak / prakarsa diri

Faktor Motivator..faktor yang menyebabkan seseorang senang

untuk bekerja ;

1. Pengakuan sbg seorang manusia

2. Perlakuan yang adil dan pantas

3. Ada jaminan kerja

4. Kondisi / lingkungan kerja yang cocok

5. Kemungkinan untuk didengar/diperhatikan

6. Kebanggaan

7. Pengetahuannya memadai

8. Bantuan kepemimpinan

9. Merupakan suatu tantangan

10. Rasa memiliki/ keanggotaan

Faktor demotivator..

Faktor yang menyebabkan seseorang menjadiberkurang atau hilang semangatnya :

1. Sikap & kondisi lingk.kerja yang tidak cocok

2. Kebanggaan & kewenangan menjadi berkurang

3. Tidak ada bantuan dari pimpinan

4. Perintah dari atasan yang seenaknya

5. Sasaran yang terlalu tinggi

6. Kekurangan peralatan / bahan kerja

7. Penghargaan yang tidak memadai

Pengawasan (Controling)Pemantauan / Pengawasan / ControlingSuatu usaha yang mengawasi kegiatan untuk mencocokkan

sampai dimana program/rencana yang telah digariskandilaksanakan

Peran Pengawasan1. Untuk mengatahui apakah sesuai kegiatan berjalan sesuai

dengan rencana yang telah digariskan.2. Untuk mengetahui apakah segala sesuatu dilaksanakan sesuai

dengan instruksi serta azas-azas yang telah ditetapkan.3. Untuk mengetahui kesulitan, kelemahan serta kekurangan

yang mungkin timbul dalam pelaksanaan pekerjaan.4. Untuk mengetahui segala sesuatu apakah berjalan secara

efisien5. Untuk mengetahui jalan keluar bila ternyata dijumpai

kesulitan, kelemahan atau kegagalan ke arah perbaikan.

Macam macam pengawasan

1. Pengawasan Administrasi

pengawasan mengenai sikap, kelakuan dan cara berfikir dalamrangka : tujuan organisasi

2. Pengawasan Operasional

pengawasan mengenai perbuatan atau cara kerja

EVALUASI / PENILAIAN

- Proses pengukuran dan pembandingan dari pada hasil-hasilpekerjaan yang nyatanya dicapai dengan hasil-hasil yang seharusnya dicapai

- Kegiatan yang terus-menerus dilakukan

- Merupakan fungsi pokok karena pelaksanaan fungsi tersebut. Turut/ikut menentukan mati/hidupnya suatu organisasi.

2. Obyek yang diawasi

- Material / Produk Kuantitas

Kualitas

- Keuangan pendapatan - RAB

Pengeluaran

- Waktu 3 Bl 1 th

- Personalia/Tenaga Kerja Kejujuran

Kesetiaan

Kerajinan

Setiakawanan

Tingkah laku

3. Waktu Pengawasan

- Pengawasan Preventif Dilakukan pada waktu sebelum terjadinya penyimpangan / kesalahan

- Pengawasan Represif dilakukan pada waktu setelah terjadi penyimpangan / kesalahan

Tipe Pengawasan

• Inspektif Melakukan pemeriksaan setempat untuk pengetahuan sendiri keadaan yang sebenarnya.

• Komparatif Membandingkan antara hasil yang diperoleh dengan rencana yang ada

• Verifikasi Pemeriksaan yang dilakukan oleh staf, terutama dalam bidang keuangan dan material

• Investigatif Melakukan penyelidikan untuk mengetahui atau membongkar terjadinya penyelenggaraan-penyelenggaraan yang tersembunyi

Prinsip-prinsip / Rancanan Dasar Pengawasan :1. Adanya rencana tertentu dalam pengawasan dengan

adanya rencana yang mang akan merupakan alat pengukur terhadap berhasil tidaknya pengawasan.

2. Adanya pemberian instruksi / perintah serta wewenang kepada bawahan.

3. Dapat menggambarkan beragi sifat dan ebutuhan dari beragai kegiatan yang diawasi, sebab masing-masing kegiatan seperti produksi, pemasaran, keuangan memerlukan pengawasan tertentu.

4. Dapat segera dilaporkan adanya berbagai bentuk penyimpangan.

5. Dapat menjamin diberlakukannya tindakan korektif segera mengetahui apa yang salah, dimana terjadinya kesalahan tersebut. Serta siapa yang bertanggung jawab.

Mekanisme PengawasanMekanisme Pengawasan

1. Laporan Bahan informasi yang sangat penting bagi pimpinan

jenis laporan

- Progres Laporan kemajuan + Perkembangan segala masalah yang ada dalam organisasi / instansi

- Material/Fisik Laporan yang menyangkut slah satu segi / bidang tertentu lap. Keuangan.

Bentuk Laporan

- Tertulis

Unsur yang dievaluasi1. Mencerminkan kemajuan-kemajuan hasil yang dicapai

dan meggambarkan keadaan secara nyata dari pada organisasi yang bersangkutan secara keseluruhan.

2. Memaparkan berbagai masalah serta kesukaran / kesulitan dan hambatan-hambatan yang dihadapi dan sebab-sebabnya.

3. Memuat pemikiran-pemikiran, pertimbangan, saran serta pendapat tentang bagaimana sebaiknya / seharusnya memecahkan masalah / kesulitan secara tepat menurut resep pelapor.

2. Evaluasi Pengukuran terhadap hasil-hasill yang dicapai dengan hasil-hasil yang harus dicapai

Standar (ukuran)

- Kuantitas

- Kualitas

Proses manajemen..1. Ketrampilan tehnik

2. Ketrampilan hubungan antara manusia

3. Ketrampilan konseptual