1. Monitoring dan Controling Proyek

Pada proyek besar, beberapa manajer proyek mengatakan bahwa 90 persen pekerjaan itu

merupakan komunikasi dan mengatur perubahan. Perubahan merupakan sesuatu yang pasti

terjadi dalam suatu proyek maka penting badi pengembang untuk mengikuti proses dalam

memantau dan mengontrol proyek. Memantau pekerjaan proyek mencakup kegiatan

mengumpulkan, mengukur, dan melaporkan hasilnya.

Rencana manajemen proyek, laporan hasil, faktor lingkungan perusahaan, dan proses-

proses organisasi merupakan modal yang penting dalam memantau dan mengontrol

pekerjaan proyek. Proyek manajemen memiliki dasar untuk mengidentifikasi dan

menngontrol perubahan proyek yaitu persetujuan dari perencana manajemen proyek dengan

menambah suatu perubahan. Contohnya manajemen perencana proyek memasukkan bagian

pekerjaan yang bisa meningkatkan proyek. Jika tim proyek atau sesorang mendapatkan

perubahan dalam pengerjaan proyek, maka manajemen pengembangan proyek harus

mengubahnya dengan persetujuan sponsor.

Laporan hasil dari pemantauan dan pengontrolan dapat digunakan sebagai dasar bagi

manajer project dan tim proyek untuk mengambil tindakan perbaikan atau pencegahan jika

terjadi masalah dimasa depan

Bagian terpenting dalam monitoring dan controling proyek yaitu perintaan perubahan,

yang merupakan rekomendasi dari kegiatan pencegahan dan perbaikan serta memperbaiki

kerusakan. Kegiatan memperbaiki harus bisa meningkatkan performa proyek. Kegiatan

perbaikan harus bisa meminimalkan resiko negatif yang ditimbulkan dalam proyek.

Perbaikan kerusakan merupakan kerusakan yang terjadi diperbaiki dengan menyesuaikan

kebutuhan. Contohnya anggota tim proyek tidak memiliki laporan apa yang dikerjakan tiap

jam, aksi perbaikan akan menunjukkan bagaimana memasukkan informasi dan membiarkan

mereka mengetahui apa yang mereka butuhkan. Aksi pencegahan akan mungkin akan

mengubah tampilan system time tracking untuk menghindari kesalahan yang dibuat

sebelumnya. Perbaikan kerusakan mungkin akan membuat seseorang kembali menginput hal

yang salah.

2. Performing Integrated Change Control

Kontrol perubahan integrasi melibatkan identifikasi, evaluasi dan mengatur perubahan

melalui project live cycle. Ada 3 jenis objek integrated change control yaitu:

1. Fakor yang menyebabkan perubahan dan memastikan bahwa perubahan tersebut

menguntungkan. Untuk memastikan suatu perubahan itu menguntungkan dan

membuat proyek berhasil, manajer proyek dan semua timnyaharus membuat trade-off

antara kunci proyek, seperti jangkauan, waktu, biaya dan kualitas proyek;

2. Memastikan bahwa perubahan terjadi : Untuk mengetahui bahwa perubahan terjadi

maka manajer proyek harus tahu kondisi area proyek tiap waktu. Manajer harus

mengkomunikasikan perubahan yang signifikan ke top manajemen dan beberapa

stackholder karena mereka tidak suka jika tiba tiba terjadi sesuatu seperti

kemungkinan produk mengalami penurunan, membutuhkan banyak waktu untuk

menyelesaikan, biaya lebih besar daripada yang direncanakan atau mendapatkan

kualitas yang tidak diinginkan.

3. Mengatur perubahan yang terjadi;

Mengatur perubahan merupakan peran manajer proyek dan timnya. disiplin sangat

penting dalam mengatur proyek dan meminimalkan perubahan yang terjadi.

Input yang penting dalam proses integrated change control yaitu rencana manajemen

proyek, informasi hasil pekerjaan, permintaan perubahan, faktor lingkungan perusahaan,

proses keuangan organisasi. Output yang penting dalam proses integrated change yaitu

memperbaharui kondisi perubahan permintaan, rencana manajemen proyek, dan dokumen

proyek.

Perubahan tidak dapat dihindarkan dan seringkali menjadi harapan dalam proyek

teknologi informasi. Perubahan teknologi, perubahan personil, perubahan prioritas organisasi

dan sebagainya. Pengawasan perubahan pada proyek teknologi informasi merupakan faktor

yang kritis. Sistem Pengawasan perubahan yang baik juga merupakan hal yang membuat

proyek sukses.

Change control on Information Technology Projects

Dari tahun 1950 sampai tahun 1980 Teknologi informasi telah dikenal secara luas dan

memiliki tim dalam mengani proyek. Pada waktu itu tim proyek harus berusaha keras untuk

melakukan pekerjaan secara tepat sesuai rencana, estimasi waktu dan sesuai anggaran.

Permasalahannya tim proyek jarang bertemu dan menyetujui secara langsung proyek goals

yang sebenarnya, terutama pada penggunaan teknologi baru pada suatu proyek. biaya dan

waktu dibuat lebih awal sebelum proyek dilakukan sehingga menjadi tidak akurat.

Dimulai tahun 1990 manajer proyek dan top manajemen menyadari bahwa manajemen

proyek membutuhkan suatu proses komunikasi dan negosiasi tentang keinginan orang-orang

yang berkepentingan dalam proyek secara berkesinabungan.

Semua proyek akan memiliki suatu perubahan dan mengatur perubahan tersebut adalah kunci

dari menajemen proyek, terutama proyek teknologi informasi. Manajer proyek, tim proyek

dan pelanggan merupakan bagian yang fleksible tapi mereka penting untuk memiliki sistem

pengawasan perubahan dalam proyek. Sistem ini merupakan kebutuhan untuk merencanakan

pengaturan perubahan.

Sistem Pengontrol perubahan

Sistem pengontrol perubahan merupakan sistem yang umum,proses pendokumentasian, yang

menggambarkan kapan dan bagaimana dokumen proyek yang resmi memungkinkan adanya

perubahan, atau orang yang berwenang untuk membuat perubahan. Sistem pengontrol

perubahan sering juga dianggap sebagai change control board, manajemen configurasi dan

suatu proses komunikasi.

Change Control board (CCB) merupakan sebuah kelompok formal yang terdiri dari respon

orang orang yang menerima atau menolak adanya perubahan dalam proyek. Fungsi utama

dalam ccb adalah memberikan petunjuk bagaimana menyediakan permintaan perubahan,

mengevaluasi permintaan perubahan, dan mengatur pelaksanaan penerimaan perubahan

tersebut. Dengan membuat skema umum(formal board) dan proses mengatur perubahan maka

pengontrolan perubahan menghasilkan dampak yang lebih baik.

CCB juga memiliki kekurangan yaitu membutuhkan waktu untuk mengambil keputusan

dalam menerima perubahan karena hanya ada pada saat pertemuan yang diadakan sekali

seminggu, atau sekali sebulan atau bahkan tidak ada keputusan yang didapatkan pada saat

itu . Suatu organisasi memiliki proses singkat dalam membuat keputusan yang cepat dalam

membuat perubahan kecil pada proyek. Perusahaan membuat aturan 48 jam yaitu perusahaan

membuat keputusan atau perubahan yang harus diterima. Orang orang yang terlibat dalam

perubahan ini memiliki waktu 48 jam untuk mendapatkan persetujuan top manajemennya,

akan tetapi jika keputusan tim proyek tidak dapat diimplementasikan maka top manajer

memiliki waktu untuk berkonsultasi dan mengambil keputusan sebaliknya.

Manajemen configurasi merupakan bagian yang penting juga dalam integrate manajemen

control. Manajemen configurasi ini menjamin bahwa gambaran produk sudah benar dan

lengkap dengan melibatkan proses identifikasi dan mengontrol karakteristik fungsional dan

desain fisik dari poduk dan dokumen pendukungnya.

Faktor lain dalam kontrol perubahan adalah komunikasi. Manajer proyek harus bisa

menggunakan laporan tertulis maupun tidak tertulis dalam mengidentifikasi dan mengatur

perubahan proyek. Misalnya terdapat perubahan dalam master file di database dan ada 2

programer yang akan melakukan perubahan dalam file yang sama. Mereka harus

mengkoordinasikan pekerjaan tersebut sebelum melakukan perbaikan.

Komunikasi yang baik merupakan kunci sukses karena satu dari beberapa aspek yang

membuat frustasi dalam perubahan proyek adalah tidak adanya kordinasi dan pemberitahuan

tentang informasi terakhir proyek. Manajer proyek harus membangun suatu sistem yang bisa

memberitahu perubahanyang terjadi tiap waktu pada setiap orang. Misalnya menggunakan e-

mail, realtime database, cell phone, dan the web akan mempermudah penyebaran informasi

proyek.

Table 4-3. Suggestions for Performing Integrated Change Control

Tabel diatas merupakan saran untuk melakukan integrate change control. Pada tahap awal

digambarkan manajemen proyek merupakan suatu proses dalam membuat komunikasi dan

negosiasi yang tepat. Manajer proyek akan merancang perubahan dan menggunakan tools

dan teknik yang tepat dalam ccb, configuration manajemen, dan kumunikasi yang baik.

Semua itu merupakan prosedur untuk membuat keputusan yang cepat, laporan lisan maupun

tulisan dapat membantu mengidentifikasi dan mengatur perubahan, serta menggunakan

software assist dalam perencanaan, updateing, dan pengontrolan proyek. Manajer proyek

harus bisa menyediakan pemimpin yang kuat yang bisa membuat proyek yang sukses. Ingat,

manajer proyek harus bisa fokus pada gambaran umum dan melaksanakan manajemen

integrasi proyek menjadi lebih baik sebagai pimpinan tim dan organisasi.

Closing Projects or Phase

Proses akhir dari manajemen integrasi proyek adalah tahapan penutupan proyek. Untuk

menutup proyek maka tim harus menyelesaikan semua aktivitas dan memberikan pekerjaan

yang selesai atau yang di batalkan ke pihak yang tepat atau yang berwenang. Input utama dari

proses ini adalah rencana manajemen proyek, penerimaan proyek, dan proses keuangan

organisasi. Output dari penutupan proyek adalah :

- Produk akhir, servis, dan akibat dari transisi

Sponsor proyek biasanya tertarik dengan hasil akhir dari pembuatan produk., services,

atau mengharapkan hasil ketika mereka mengesahkan proyek.

- Proses mengubah modal organisasi

Tim proyek harus bisa menyediakan daftar dokumentasi, dokumen penutupan proyek, dan

sejarah informasi yang berguna selama proyek dijalankan. Informasi ini bisa jadi bahan

pertimbangan dalam memproses modalnya. Tim proyek melaporkan hasil akhir proyek,

menggambarkan mulai dari perencanaan sampai proyek selesai. Tim juga menulis laporan

pembelajaran pada akhir proyek, dan informasi tersebut dapat menjadi panduan untuk

proyek dimasa yang akan datang.

Menggunakan bantuan perangkat lunak dalam manajemen integrasi proyek

Tim Proyek dapat menggunakan bantuan berbagai jenis perangkat lunak dalam manajemen

integrasi proyek. Tim proyek dapat membuat dokumen proyek dengan sw word procesing,

membuat persentasi dengan sw persentation, mengolah informasi dengan spreeadshets,

database, dan mengirimkan informasi dengan sw komunikasi. Software manajemen proyek

juga memiliki tool yang penting dalam melaksanakan manajemen integrasi proyek yang bisa

melakukan sesuatu secara bersamaan dan menampilkan informasi secara singkat dan jelas.

Perangkat lunak yang lain yang dapat membantu merancang strategi bisnis proyek dan

bagaimana membangun sistem disebut dengan Business service Manajemen (BSM) tools.

BSM tools menggambarkan arah pelaksanaan proses bisnis dan bagaimana hasil

mendapatkan hasil akhir yang cepat dari proses bisnis dengan menggunakan sistem IT. BSM

Tools dapat membantu meningkatkan komponen proyek teknologi informasi, seperti

meningkatkan kapasitas jaringan dan tujuan bisnis, mengurangi biaya dengan mengerjakan

permintaan konsumen dengan cepat. Seperti mengerjakan pekerjaan dari rumah, membuat

skema secara cepat, dan akan memiliki pelayanan manajemen yang cepat dan mudah.

Kesimpulan

Manajemen integrasi proyek merupakan area ilmu pengetahuan tentang bagaimana mengatur

suatu proyek. Seorang Manajer proyek harus mengutakan manajemen integrasi proyek.

Sebelum memilih proyek yang akan dikerjakan sangat penting suatu organisasi untuk

mengikuti proses yang telah direncanakan. Bannyak organisasi yang menggunakan analisis

SWOT untuk mengidentifikasi proyek yang potensial. Proyek teknologi informasi harus bisa

mendukung seluruh startegi bisnis organisasi.Teknik umum yang bisa digunakan untuk

memilih proyek yaitu fokus pada kebutuhan organisasi, mengkategorikan proyek, analisis

keuangan proyek, pembangunan model weighted scoring, dan menggunakan balances

scorecards.

Manajemen integrasi proyek memiliki beberapa proses seperti berikut ini :

1. Membuat Project charter

2. Membuat rencana manajemen proyek

3. Memimpin dan mengatur pelaksanaan proyek

4. Mengawasi pekerjaan proyek

Dibutuhkan untuk meningkatkan hasil proyek. Tim proyek harus mengawasi secara

berkala perkembangan proyek agar mendapatkan hasil yang baik.

5. Melaksanakan perubahan yang terintegrasi

Yaitu mengidentifikasi, mengevaluasi dan mengatur perubahan yang terjadi selama

proyek berlangsung. System pengontrol perubahan terdiri dari change control board

(CCB), manajemen konfigurasi, dan proses komunikasi.

6. Menutup proyek.

Penting untuk mengikuti prorosedur yang baik agar semua kegiatan proyek selesai

dan sponsor bisa menerima hasil akhirnya.

Terdapat beberapa jenis perangkat lunak yang bisa membantu manajemen proyek integrasi, serta

beberapa tools(alat) yang dapat membantu dalam memilih proyek dan memastikan bahwa proyek

sesuai dengan strategi bisnisnya.