MODUL PENYIAPAN SARANA KORBAN BENCANA DALAM PENANGGULANGAN BENCANA

TOT / DIKLAT PENANGGULANGAN BENCANA TAHUN 2015

BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Negara Kesatuan Republik Indonesia yang terdiri dari beribu-ribu pulau, ratusan

sungai, gunung berapi, dikelilingi oleh lautan yang luas dan dengan jumlah penduduk

yang besar serta memiliki kondisi geografis yang memungkinkan terjadinya bencana

atau rawan bencana.

Kerawanan bencana ini sering terjadinya gempa bumi, tsunami, letusan gunung

berapi, tanah longsor, banjir, kebakaran, kekeringan, konflik sosial, teroris dan

pandemi yang mengakibatkan korban jiwa, kerusakan lingkungan, kerugian harta

benda dan dampak psikologis lainnya yang dalam keadaan tertentu dapat

menghambat pembangunan nasional.

Dalam upaya meringankan penderitaan ledakan bencana termasuk korban

bencana bagi anak, lanjut usia, disabilitas dan wanita rawan sosial, maka pemerintah

pusat dan daerah berkewajiban memberikan bantuan sosial yang sumber dananya di

peroleh dari APBN, APBD, dunia usaha dan masyarakat dalam dan luar negeri. Dan

salah satu bentuk bantuan sosial bagi korban bencana tersebut yakni penyiapan dan

penyediaan sarana yang merupakan tugas pokok dari Direktorat Perlindungan Sosial

Korban Bencana Alam (PSKBA) dan Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan

Sosial Kementrian Sosial RI, yang dilakukan baik pada pra bencana, tanggap darurat,

maupun pada pasca bencana.

B. DESKRIPSI

Mata diklat sangat berguna sebagai pedoman atau acuan bagi peserta diklat TOT

dalam meningkatkan kompetensinya terkaitdengan penyiapan sarana bagi korban

bencana dalam penanggulangan korban bencana secara efektif dan efisien.

Materi yang dibahas dalam mata diklat ini meliputi penyelenggaraan penyiapan

bantuan sarana, mekanisme penyelenggaraan penyiapan bantuan sarana,

pengawasan dan pelaporan dari penyelenggaraan penyiapan bantuan sarana

terhadap korban bencana termasuk didalamnya korban bencana bagi anak, lanjut

usia, disabilitas dan wanita rawan sosial.

C. TUJUAN PEMBELAJARAN

1. Kompetensi Dasar (Keberhasilan)

Setelah selesai diklat/TOT ini, peserta di harapkan mampu untuk memahami

tentang penyiapan bantuan sarana bagi korban bencana pada tahap pra

bencana, tanggap darurat dan pasca bencana dengan baik dan maksimal.

2. Indikator Keberhasilan

Setelah mempelajari modul diklat/TOT ini, peserta diharapkan mampu :

a. Menjelaskan penyelenggaraan penyiapan bantuan sarana bagi korban

bencana.

b. Menjelaskan mekanisme penyelenggaraan penyiapan bantuan sarana

bagi kornban bencana.

c. Menjelaskan dan melaksanakan pengawasan dan pelaporan penyiapan

bersama bagi korban bencana.

D. POKOK BAHASAN DAN SUB POKOK BAHASAN

Pokok bahasan dan sub pokok bahasan pada modul diklat /TOT dengan judul

“Penyiapan sarana bantuan korban bencana dalam penanggulangan korban

bencana” sebagai berikut :

1. Penyelenggaraan persiapan bantuan sarana korban bencana :

a. Pengertian dan tujuan

b. Jenis persiapan bantuan sarana

c. Kebijakan strategi, prinsip dan pendekatan persiapan bantuan sarana.

2. Mekanisme penyelenggaraan persiapan bantuan sarana korban bencana :

a. Perencanaan persiapan bantuan sarana korban bencana

b. Pengadaan persiapan bantuan sarana korban bencana

c. Penanggulangan dan penyaluran bersama bantuan korban bencana.

3. Pengawasan dan pelaporan persiapan bantuan sarana korban bencana

a. Pengawasan

b. Pelaporan

E. METODE PEMBELAJARAN

1. Ceramah/paparan

2. Tanya jawab

3. Dialog/curah pendapat

4. Simulasi

5. Permainan/peragaan

6. Diskusi kelompok

7. Presentasi

8. Pameran/kolase

9. Dll

F. MEDIA PEMBELAJARAN

1. LCD/laptop

2. Pengeras suara

3. Papan tulis

4. Penghapus

5. Kertas plano

6. Gambar majalah

7. Selebaran

8. Gunting

9. Dll

BAB II

PENYELENGGARAAN PENYIAPAN BANTUAN SARANA KORBAN BENCANA

A. Pengertian dan Tujuan

1. Pengertian

Pengertian yang dijelaskan disini adalah menyangkut penyelenggaraan

penyiapan sarana terhadap bantuan penanggulangan korban bencana termasuk

bagi anak, lanjut usia, disabilitas dan wanita rawan sosial, diantaranya sebagai

berikut :

a. Sarana

1) Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) bahwa pengertian

sarana adalah segala sesuatu yang dapat di pakai sebagai alat dalam

mencapai maksud dan tujuan. Sarana lebih ditujukan untuk benda-

benda yang bergerak seperti komputer mesin-mesin.

2) Membuat ketentuan umum Permendiknas

(Peraturan Menteri Pendidikan Nasional) nomor: 24 tahun 2007,

bahwa pengertian sarana adalah perlengkapan pembelajaran yang

dapat dipindah-pindah, seleksi antara lain sarana pendidikan yang

meliputi ruang kelas, meja, kursi serta alat-alat media pembelajaran,

dsb.

3) Bencana alam

Adalah suatu peristiwa atau gejala alam ekstrim yang mengakibatkan

alam berdampak terjadinya kerusakan, kerugian dan kesengsaraan

manusia sebagai akibat gempa bumi, letusan gunung berapi, tanah

longsor, banjir kebakaran, dsb.

4) Bencana sosial

Bencana sosial adalah suatu bencana yang diakibatkan oleh peristiwa

atau serangkaian peristiwa yang disebabkan oleh ulah manusia

berupa terjadinya konflik sosial antara kelompok atau komunitas

masyarakat dan terror.

5) Bencana non alam

Bencana non alam adalah suatu bencana sebagai akibat peristiwa

atau serangkaian peristiwa yang antara lain berupa gagal teknologi,

gagal modulisasi, dampak industri, epidemi dan wabah penyakit,

kecelakaan transportasi, pencemaran lingkungan dan ledakan nuklir.

6) Bencana

Bencana adalah suatu peristiwa yang disebabkan oleh alam, manusia

dan/atau keduanya yang mengakibatkan korban penderitaan yang

dialami manusia, kerugian harta benda, kerusakan lingkungan, sarana

prasarana dan fasilitas umum serta menimbulkan gangguan terhadap

tata kehidupan masyarakat.

7) Bantuan sosial

Bantuan sosial adalah transfer uang atau barang yang di berikan

kepada masyarakat guna melindungi dari kemungkinan terjadinya

resiko sosial. Bantuan sosial dapat langsung diberikan kepada

masyarakat dan/atau lembaga kemasyarakatan termasuk di dalamnya

bantuan untuk lembaga dan pemerintah bidang pendidikan dan

keagamaan.

8) Bantuan

Bantuan adalah segala sesuatu yang diperoleh dari hasil bantuan dan

atau sumbangan dari berbagai pihak yang di berikan kepada pihak lain

yang membutuhkan.

9) Barang bantuan sosial adalah barang bantuan yang diadakan

kementrian sosial dalam rangka memenuhi kebutuhan dasar bagi

korban bencana antara lain berupa sandang, permakanan, peralatan

dapur, tenda evakuasi kit, family kit, alat makan dan sejenisnya.

10) Tanggap darurat bencana adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan

dengan segera pada saat kejadian bencana untuk menangani dampak

buruk yang dirimbulkan, meliputi penyelamatan dan evakuasi korban,

harta benda, pemenuhan kebutuhan dasar, perlindungan, pengurusan

pengungsi, penyelamatan, serta pemulihan sarana dan prasarana.

11) Rehabilitasi adalah perbaikan dan pemulihan semua aspek pelayanan

publik atau masyarakat sampai tingkat yang memadai pada wilayah

pasca bencana dengan sasaran utama untuk normalisasi atau

berjalannya secara wajar semua aspek pemerintahan dan kehidupan

masyarakat pada wilayah pasca bencana.

12) Penanggulangan bencana adalah serangkaian upaya yang meliputi

penetapan kebijakan pembangunan yang beresiko timbulnya

bencana, kegiatan pencegahan bencana, tanggap darurat dan

rehabilitasi.

13) Manajemen sarana peralatan adalah suatu proses aktivitas yang

berkaitan dengan pengadaan, penyimpanan dan penyaluran barang

bantuan sesuai dengan jenis, jumlah, waktu dan tempat yang

dikehendaki atau diperlukan oleh korban bencana dan diperlukan

untuk memenuhi kebutuhan dasar hidup manusia yang terdiri dari

sandang, pangan dan papan.

2. Tujuan

Tujuan penyiapan bantuan sarana terhadap keadaan bencana dalam

penanggulangan bencana diantaranya adalah sebagai berikut :

a) Dalam upaya untuk mengurangi resiko bencana yang berdampak buruk

dengan kegiatan penyelamatan dan evakuasi korban, harta benda,

pemenuhan kebutuhan dasar, perlindungan, penyelamatan serta

pemulihan sarana vital dan prasarana seperti perbaikan infrastruktur,

penyediaan air bersih, sanitasi, listrik dan energi, jaringan komunikasi dan

sebagainya.

b) Dalam upaya terciptanya kembali normalisasi atau berjalannya secara

wajar semua aspek pemerintahan dan kehidupan masyarakat yang

ditandai pulihnya kembali kegiatan perekonomian, sosial budaya,

bangkitnya peran serta masyarakat dalam segala aspek kehidupan

bermasyarakat pada wilayah pasca bencana.

B. Jenis persiapan bantuan sarana korban bencana

1. Tahap pra bencana (situasi tidak terjadi bencana dan situasi terdapat potensi

bencana)

a. Pencegahan yakni kegiatan dalam upaya menghilangkan dan/atau

mengurangi ancaman bencana dengan kegiatan seperti :

Penyuluhan sosial untuk menyadarkan masyarakat akan pentingnya

pengurangan resiko bencana

Melakukan penghijauan, menjaga kebersihan lingkungan, dll.

b. Invitigasi yakni upaya untuk mengurangi resiko bencana melalui

pembangunan fisik seperti :

Pemetaan sosial daerah rawan bencana alam unutk perumusan kebijakan

pemerintah dalam upaya penanggulangan bencana.

Pengerahan SDM perlindungan sosial khususnya pada invetigasi bencana

terkait dengan berbagai kegiatan saat penanggulangan bencana.

Pendampingan sosial dalam upaya meningkatkan kemampuan

masyarakat di daerah rawan bencana alam agar mereka tetap

melaksanakan fungsi sosialnya.

Pendampingan psikososial yakni proses pertolongan yang dilakukan

pendamping membantu individu, kelompok atau masyarakat dalam

mengatasi masalah psikososial berkaitan ancaman bencana alam yang

mungkin terjadi sehingga dapat mencapai keberfungsian sosial.

c. Kesiapsiagaan yakni kegiatan untuk mengantisipasi bencana alam melalui

pengorganisasian yang memungkinkan pemerintah, organisasi, masyarakat

dan perorangan untuk melakukan tindakan dalam menghadapi situasi

bencana secara cepat dan efektif, dengan kegiatan :

Peningkatan kapasitas SDM perlindungan sosial didaerah rawan

bencana alam dengan memiliki ketahanan dalam menghadapi

kemungkinan terjadinya bencana.

Bantuan kesiapsiagaan fisik di daerah rawan bencana berupa

pemenuhan dasar minimal.

Pembentukan dan pengembangan kampong siaga bencana (KSB)

sebagai wadah penanggulangan bencana berbasis masyarakat.

2. Tahap tanggap darurat (saat terjadi bencana).

Dalam tahap ini dilakukan:

a) Upaya penyelamatan, perlindungan, pencarian dan evakuasi dengan

penyiapan/pemberian sarana bantuan bersifat darurat berupa :

Tempat penampungan sementara (shelter) dengan penekanannya pada

upaya penyelamatan dan perlindungan pada korban.

Bantuan logistik berupa makanan, lauk pauk, dan pakaian untuk korban

bencana.

Pendampingan sosial dan psikososial untuk mengatasi trauma.

Pelayanan kesehatan bekerjasama dengan Dinas Kesehatan (Posko

Kesehatan) bagi yang mengalami luka ringan, luka berat, korban

meninggal dan korban yang memerlukan perawatan lebih lanjut dibawa

ke rumah sakit.

Dibentuk Tim gerak cepat untuk melakukan evakuasi korban dari lokasi

bencana ke tempat penampungan sementara.

Ditempat penampungan sementara (shelter) perlu di dirikan tenda di

lapangan terbuka, gedung olah raga, tempat ibadah, dll.

b) Kegiatan pengungsi di lakukan dengan cara :

Pemulangan ketempat asal

Reintegrasi/sisipan/membaur dengan masyarakat setempat

Relokasi ke tempat pemukiman baru

Transmigrasi sebagai pilihan terakhir bekerjasama dengan kementrian

tenaga kerja dan transmigrasi

3. Tahap pasca bencana

Penyiapan sarana yang dilakukan pada tahap pasca bencana adalah berupa

pemulihan dan penguatan sosial yang dilakukan melalui pendampingan sosial,

pendampingan psikososial untuk meminimalkan dampak yang di alami korban

akibat bencana yang dialami dengan kegiatan yang dapat dilakukan sebagai

berikut :

a. Penyuluhan sosial dengan maksud untuk meningkatkan pemahaman korban

bencana terhadap proses pendampingan yang akan dilakukan. Penyuluhan ini

dapat dilakukan dengan cara individu, kelompok serta melalui media seperti

leaflet, poster, gambar, spanduk Koran desa, media elektronik serta media

sosial lainnya seperti kelompok keagamaan, pengajian, perkumpulan sosial di

daerah pasca bencana.

b. Penyiapan pembutuhan forum warga/keluarga pengungsi korban bencana

dengan maksud meningkatkan solidaritas, toleransi sosial, rasa kebersamaan

serta kerjasama antar masyarakat korban bencana.

c. Penyiapan pendampingan sosial bagi korban bencana dengan maksud

meningkatkan kemampuan korban untuk dapat segera bangkit dari

kepurukannya akibat bencana

d. Penyiapan pendampingan psikososial dengan maksud menganalisis dan

pemecahan permasalahan mental psikologis, sehingga bencana yang dialami

tidak memberikan dampak mendalam pada diri korban.

e. Penyiapan pemberian bantuan stimulant pemulihan sosial (BSPS) dalam

bentuk pilihan berupa bahan bangunan rumah (BBR), jaminan hidup (Jadup),

isi hunian sementara (Isi Huntara) dan santunan ahli waris.

f. Penyiapan pemberian bantuan wadah usaha ekonomis produktif (UEP) yang

disesuaikan dengan kebutuhan dan potensi yang ada pada korban bencana

dengan tujuan memulihkan kondisi ekonomi korban bencana.

C. Startegi, kebijakan, prinsip dan pendekatan penyiapan sarana bantuan korban

bencana.

1. Strategi penyiapan sarana bantuan korban bencana.

a. Strategi penyiapan sarana bantuan bagi korban bencana merupakan suatu

perencanaan umum dalam rangka penanggulangan bencana. Strategi dalam

penyiapan sarana dilakukan dengan cara mengadkan koordinasi diantara

pemerintah dengan dunia usaha maupun masyarakat luas.

b. Strategi pada tahap pra bencana, bahwa penyiapan sarana dilakukan dengan

mengutamakan upaya preventif agar kerusakan dan korban jiwa dapat

diminimalkan jika terjadi bencana dengan cara melakukan peningkatan

kesadaran masyarakat untuk mengurangi kerusakan lingkungan fisik, sosial

dan mempersiapkan diri untuk menyelamatkan jiwa, harta benda serta

meminimalkan kerusakan fisik dan sosial komunitas.

c. Strategi pada tanggap darurat, bahwa penyiapan sarana berupa bantuan

sandang, pangan, evakuasi, penampungan sementara (shelter),

pendampingan sosial serta psikososial bagi korban bencana.

d. Strategi pada pasca bencana, bahwa penyiapan bantuan sarana diupayakan

dengan perbaikan fisik fasilitas yang rusak dan perbaikan non fisik dengan

pendampingan sosial psikososial dan advokasi sosial untuk meminimalkan

dampak bencana terhadap mental psikologis korban, sehingga kehidupan

masyarakat dapat dipulihkan kembali.

2. Kebijakan.

a. Kebijakan penanggulangan bencana termasuk dalam penyiapan sarana

bantuan bagi korban bencana dirumuskan dan diterapkan oleh Direktorat

Jendral Perlindungan dan Jaminan Sosial Kementrian Sosial Republik

Indonesia dan berkoordinasi dengan kementrian/lembaga yang terkait.

b. Penyiapan sarana bantuan korban bencana dilaksanakan secara terpadu dan

terkoordinir yang melibatkan seluruh parensi pemerintah dan masyarakat

baik pada saat pra bencana, saat tanggap darurat maupun pasca bencana

yang diwujudkan dalam tindakan perlindungan, pengembangan dan

rehabilitasi serta menempatkan pemerintah sebagai fasilitator dan

penanggung jawa utama.

c. Penyiapan sarana bantuan korban bencana, bahwa ketentuan

pelaksanaannya diatas dalam pedoman umum, petunjuk penyelenggaraan

dan prosedur tetap di keluarkan oleh instansi yang bersangkutan sesuai

dengan bidang tugas masing-masing.

d. Bantuan sarana bagi korban bencana diberikan kepada daerah rawan

bencana sebagai buffer stock dalam rangka kesiapsiagaan, diberikan kepada

daerah pada keadaan darurat bencana sesuai kebutuhan.

Bantuan sarana juga juga diberikan kepada pemerintah daerah atau

instansi/lembaga terkait dalam penanggulangan bencana.

3. Prinsip

Prinsip yang digunakan dalam penyiapan sarana bantuan korban bencana,

diantaranya sebagai berikut:

a. Harus dapat memberikan jaminan terpenuhinya kebutuhan dasar secara

layak.

b. Dalam pemulihan sosial yang diberikan harus tepat sasaran tepat waktu dan

tepat bantuan.

c. Bantuan sarana yang diberikan harus cepat dalam rangka merespon

kebutuhan yang sangat mendesak.

d. Penyiapan sarana bantuan korban bencana harus berkualitas baik.

e. Sarana yang diberikan harus akuntabilitas yang artinya dapat dipertanggung

jawabkan secara objektif.

f. Partisipasif yakni harus melibatkan partisipasi dari semua pihak termasuk

korban bencana.

g. Stimulan yakni penyiapan sarana bersifat stimulant bagi korban bencana.

h. Kemandirian yakni bantuan sarana yang diberikan harus mampu

menciptakan kemandirian bagi korban bencana.

i. Meringankan beban penderitaan bagi korban pasca bencana.

j. Kerjasama dan berkoordinasi dengan berbagai pihak terkait.

k. Menghargai kearifan lokal yakni harus menghargai dan menghormati nilai-

nilai lokal yang berlaku.

4. Pendekatan

Pendekatan yang digunakan dalam penyiapan sarana bantuan bagi korban

bencana dapat dilakukan sebagai berikut:

a. Individual : bahwa penyiapan sarana bantuan terhadap korban bencana

dapat diberikan secara individual sesuai dengan situasi, kondisi, kebutuhan

dan permasalahan kelompok sasaran, misalnya jaminan hidup (Jadup).

b. Keluarga : bahwa penyiapan sarana dapat diberikan melalui pendekatan

keluarga sesuai dengan situasi, kondisi, kebutuhan dan permasalahan

kelompok sasaran, seperti pemberian sarana berupa bantuan stimulan bahan

bangunan rumah dan lain-lain.

c. Kelompok : bahwa penyiapan sarana dapat diberikan melalui kelompok

sesuai dengan situasi, kondisi, kebutuhan dan permasalahan kelompok

sasaran, seperti hunian sementara dan lain-lain.

d. Massal : bahwa penyiapan bantuan sarana bagi korban bencana dapat

diberikan secara massal sesuai dnegan situasi, kondisi, kebutuhan dan

permasalahan kelompok sasaran seperti kebutuhan isi huntara yang bersifat

massal seperti pengadaan MCK.

BAB III

MEKANISME PENYELENGGARAAN PENYIAPAN BANTUAN SARANA KORBAN BENCANA

Pelaksanaan manajemen bantuan sarana bagi korban bencana dilakukan seperti

halnya tahapan manajemen pada umumnya, yaitu adanya tahapan planning, organizing,

actuating dan controlling (POAC). Dalam manajemen penyiapan sarana (logistik)

dilaksanakan dengan proses; perencanaan dan pengadaan barang, penerimaan barang,

penyimpanan barang, pengeluaran barang, pengiriman barang, pembukuan, pelaporan dan

pengawasan.

Mekanisme yang digunakan dalam penyelenggaraan penyiapan bantuan sarana bagi

korban bencana, sebagai berikut :

A. Identifikasi kebutuhan penyiapan sarana bantuan bencana.

Identifikasi dan pengkajian kebutuhan sarana merupakan langkah awal untuk

mengetahui apa yang dibutuhkan, siapa yang membutuhkan, dimana, kapan dan

bagaimana menyampaikan kebutuhannya. Identifikasi kebutuhan penyiapan sarana

membutuhkan ketelitian dan keterampilan serta kemampuan untuk mengetahui secara

pasti kondisi korban bencana yang akan ditangani.

Untuk mengidentifikasi akan jenis yang dibutuhkan dapat menggunakan formulir

tabel tentang identifikasi kebutuhan seperti dibawah ini :

Tabel 1. Identifikasi Kebutuhan Sarana

No Korban bencana Jenis kebutuhan Sarana Jumlah1 Lansia2 Anak3 Balita4 Penyandang cacat5 Perempuan6 Ibu hamil

B. Perencanaan penyiapan sarana korban bencana.

1. Perencanaan dalam penanggulangan bencana yang kaitannya dengan penyiapan

sarana bantuan korban bencana adalah suatu upaya-upaya sadar dan diskimatis

yang dilakukan dalam rangka mengidentifikasi, menyiapkan segala kebutuhan

sarana/logistik para korban sesuai kebutuhan untuk dapat dimanfaatkan secara

tepat waktu. Proses perencanaan harus memaksimalkan keterlibatan aktif para

stockehorder termasuk para korban bencana.

2. Tujuan perencanaan penyiapan sarana/fasilitas terkait dengan bantuan bagi

korban bencana, dilakukan dengan cara :

a. Mengetahui jumlah korban bencana yang membutuhkan penyiapan sarana

b. Mengetahui berupa jumlah penyiapan sarana yang dibutuhkan

c. Mengetahui jenis penyiapan sarana yang dibutuhkan

d. Mengetahui cara penyiapan sarana, penyimpanan dan pengeluarannya

kepada korban bencana

e. Mengetahui penanggung jawab kelompok penerima bantuan sarana bagi

korban bencana

3. Perencanaan kebutuhan penyiapan sarana, dihimpun melalui :

a. Rapat koordinasi terhadap informasi mengenai jumlah korban bencana,

pengungsi dan kondisi kerusakan

b. Laporan-laporan dari pihak berwenang dalam penanganan bencana dari

masyarakat

c. Pemberitaan dari media massa

d. Instansi/lembaga terkait dalam penanggulangan korban bencana

e. Tim Realisi Cepat (TRC) penanggulangan bencana

4. Prosedur perencanaan penyiapan sarana bantuan korban bencana

Prosedur yang harus dilalui dalam penyiapan sarana bantuan korban bencana

adalah sebagai berikut :

a. Perencanaan penyiapan (pengadaan) sarana dilakukan untuk jangka waktu 1

tahun dengan melaksanakan evaluasi setiap triwulan atau pada saat

terjadinya bencana

b. Masing-masing Kab/Kota di provinsi mendatajenis bencana yang sering

terjadi diwilayah layanannya dalam memastikan rencana penyiapan sarana

yang disesuaikan dengan kebutuhan terhadap bencana yang terjadi

c. Kab/Kota provinsi berkoordinasi dengan pemerintah Kab/pemerintah kota

masing-masing untuk mendapatkan data jumlah penduduk terbaru

d. Melakukan kebutuhan fasilitas/sarana (Buffer stock) berdasarkan wilayah

dengan menggunakan standar perhitungan dari kementrian/Dinas sosial yang

berlaku, contohnya beras 50 ton berupa DO Bulog

e. Mempertimbangkan umur kadaluarsa sarana/barang, sehingga pengadaan

sarana dapat dilakukan dengan seefektif mungkin guna menghindarkan

kekurangan tempat gudang penyimpanan atau sarana/barang kadaluarsa

sebelum disalurkan

f. Mencari alternativ sumber-sumber penyiapan sarana

C. Pengadaan sarana bantuan korban bencana

Pengadaan sarana dapat dilakukan sesuai dengan perencanaan yang sudah

dilakukan jenis dan pindah yang diperlukan sesuai fakta dilapangan. Pengadaan

sarana dapat dilakukan dipasar dan daerah, sebagai berikut :

1. Pengadaan sarana dari pusat

Mengkoordinasikan besaran kebutuhan sarana dengan pihak pusat dari

Kab/Kota ke provinsi dan dari provinsi masing-masing kepada kementrian sosial

dalam jangka waktu setiap bulan sekali pada saat jeda tidak terjadi bencana.

Pengadaan sarana dilakukan 1 bulan sekali pada minggu pertama dan kedua

pada jam-jam kerja pada saat terjadinya bencana. Pengadaan barang dilakukan

secepat mungkin selama 24 jam. Barang-barang/sarana yang diadakan dari

pusat, antara lain:

a. Beras berupa DO

b. Mie instan

c. Lauk pauk

d. Sandang

e. Peralatan dapur umum

f. Peralatan evakuasi

2. Pengadaan sarana bantuan korban bencana dari daerah

Mengkoordinasikan dengan pihak daerah terkait dengan pengadaan sarana

kebutuhan dasar yang bersifat local. Hal ini sangat penting dilakukan untuk

memastikan bahwa pengadaan sarana di daerah berbeda dengan pengadaan

sarana yang dialokasikan dari pusat.

Sarana yang sudah dipersiapkan atau tersedia diharapkan dalam keadaan

baik dan siap disalurkan setiap waktu dibutuhkan. Pada saat jeda tidak terjadi

bencana, pengadaan sarana dapat dilakukan 1 bulan sekali pada minggu pertama

dan kedua pada jam-jam kerja pada saat terjadinya bencana dan dilakukan

dengan secepat mungkin selama 24 jam.

D. Penggudangan sarana bantuan korban bencana

Penggudangan dalam hal ini adalah tempat penyimpanan sarana bantuan yang

didapat dari hasil pengadaan dan hibah masyarakat dalam dan luar negeri untuk

kemudian dapat disalurkan sesuai permintaan/kebutuhan yang diperlukan bagi

korban bencana yang terdiri dari :

1. Penerimaan

Penerimaan sarana dalam hal ini meliputi; jenis sarana yang di

masukkan/disisipkan ke dalam gudang, jumlah, keadaan sarana, siapa yang

menyerahkan dan siapa yang menerima sarana.

Dibawah ini (Tabel 2) contoh form yang digunakan dalam penerimaan

barang/sarana oleh pihak petugas gudang.

Tabel 2. Penerimaan Sarana

No Barang yang diterima

Jumlah Barang Keadaan Barang

Siapa yang menyediakan

Siapa yang menerima

2. Penyimpanan sarana

Penyimpanan saran untuk bantuan bagi korban bencana dalam hal ini

mencakupnantara lain; pemilikan tempat, type gudang, kapasitas tamping,

fasilitas penyimpanan, sistem pengamanan dan keselamatan sarana yag di

simpan yang disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku.

Tujuan penyimpanan sarana di gudang antara lain, sebagai berikut :

a. Untuk melindungi sarana/peralatan dari kerusakan, kehilangan maupun

berkurangnya standar mutu sarana

b. Untuk memudahkan penyaluran kepada korban bencana dengan sistim “First

In, First Out”

c. Untuk menjamin ketersediaan sarana/peralatan pada setiap waktu

dibutuhkan.

E. Penyaluran sarana untuk korban bencana

Penyaluran sarana yang disimpan di gudang dapat dilakukan berdasarkan

permintaan yang telah disetujui oleh pejabat yang berwenang dalam

penanggulangan bencana dengan tujuan sasaran menerima bantuan yang tepat,

jumlah dan jenis bantuan sarana yang harus diberikan dengan prinsip yang tepat, ke

tempat yang tepat, dengan jumlah yang tepat/benar, kualitas yang benar, harga

yang tepat serta penerima korban bencana yang tepat.

Prosedur penerimaan dan pengeluaran pra sarana persedian yang disimpan

di gudang pada kementrian sosial, Dinas/instansi sosial provinsi, Dinas/instansi sosial

Kab/kota dan penerima bantuan sarana bagi korban bencana dapat dilihat pada

penjelasan seperti di bawah ini :

1. Prosedur penerimaan barang di kementerian sosial

a. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) membuat kesepakatan penyerahan barang

dengan penyedia barang dalam kontrak pengadaan barang.

b. PPK memberitahukan kepada Sekretaris Direktorat Jenderal Perlindungan

dan Jaminan Sosial (SesDitjen. Linjamsos) tentang penerimaan barang di

Gudang Bekasi.

c. SesDitjen memrintahkan Kepala Bagian (KaBag) Umum dan Kepala Gudang

untuk menerima barang.

d. PPK memerintahkan Panitia Penerima Hasil Pekerjaan untuk melakukan

pemeriksaan dan penerimaan barang dari penyedia di Gudang Bekasi.

e. Panitia Penerima Hasil Pekerjaan menerima barang setelah terlebih dahulu

memeriksanya dan mencocokkannya dengan dokumen penerimaan disertai

penandatanganan Berita Acara Serah Terima (BAST) Barang dengan diketahui

oleh Kepala Gudang.

f. Panitia Penerima Hasil Pekerjaan menyerahkan barang disertai dengan BAST

kepada Kepala Gudang dan juga menyanpaikan satu set BAST kepada PPK.

g. PPK menandatangani dokumen BAST barang dan menyampaikannya kepada

Penyedia Barang dan kepada SesDitjen.

h. Kepala gudang memerintahkan Petugas Administrasi Gudang untuk mencatat

mutasi penerimaan barang pada Kartu dan Buku Persediaan serta

memerintahkan Petugas Penata Barang (Stuffing) untuk menata dan

menyimpan barang digudang sesuai dengan kelompok barang.

i. PPK menyerahkan BAST kepada petugas SAI UAKPA/UAKPB.

j. Petugas SAI mencatat transaksi penerimaan barang.

2. Prosedur penerimaan Barang di Dinas/Instansi Sosial Provinsi

a. Kepala Dinas/Instansi Sosial Provinsi memerintahkan kepada Pengelola

Gudang Dinas/Instansi Sosial Provinsi agar mempersiapkan gudang untuk

menerima barang berdasarkan surat pemberitahuan dari Direktur di

lingkungan Ditjen. Linjamsos.

b. Pengelola Gudang dan Petugas Gudang Dinas/Instansi Sosial Provinsi

menerima barang setelah memeriksa dan mencocokkan dengan dokumennya

terlebih dahulu.

c. Pengelola Gudang dan Petugas Gudang Dinas/Instansi Sosial Provinsi

memaraf Surat Penyerahan Barang dan membuat BAST serta

menyampaikannya kepada Kepala Dinas/Instansi Sosial Provinsi.

d. Kepala Dinas/Instansi Sosial Provinsi menandatangani BAST dan

menyampaikannya satu set kepada Penyedia Jasa Pengiriman/Perusahaan

Ekspidisi.

e. Pengelola Gudang dan Petugas Dinas/Instansi Sosial Provinsi melanjutkan

dengan pencatatan mutasi barang pada Buku Persediaan dan Kartu Barang

serta mendokumentasikan bukti-buktinya.

3. Prosedur penerimaan barang di Dinas Sosial Kabupaten/Kota

a. Berdasarkan surat pemberitahuan dari kepala Dinas/Instansi Sosial Provinsi,

maka Kepala Dinas/Instansi Sosial Kabupaten/Kota memerintahkan kepada

Petugas Dinas/Instansi Sosial Kabupaten/Kota untuk mengambil barang dari

Gudang Provinsi.

b. Petugas Dinas/Instansi Sosial Kabupaten/Kota mengambil barang setelah

terlebih dahulu memeriksanya serta menandatangani surat penyerahan

barang dan membuat BAST.

c. Petugas Dinas/Instansi Sosial Kabupaten/Kota membawa barang beserta

BAST untuk ditandatangani oleh Kepala Dinas/Instansi Sosial

Kabupaten/Kota.

d. Petugas Dinas/Instansi Sosial Kabupaten/Kota menyerahkan barang kepada

Pengelola Gudang dan Petugas Gudang Dinas/Instansi Sosial Kabupaten/Kota.

e. Pengelola Gudang dan Petugas Gudang melakukan pencatatan mutasi barang

pada Buku Persediaan dan Kartu Barang.

f. Kepala Dinas/Instansi Sosial Kabupaten/Kota menandatangani BAST dan

mengirimkannya kembali kepada Kepala Dinas/Instansi Sosial Provinsi.

F. Penyiapan sarana bantuan korban bencana lanjut usia, anak, disabilitas dan

perempuan. Dalam situasi tanggap darurat.

Penyiapan sarana bantuan bagi korban bencana tidak hanya diperuntukkan bagi

korban di masyarakat umum tetapi KemenSos RI juga diberikan kepada korban

bencana anak, lanjut usia, disabilitas dan perempuan.

1. Lanjut usia

Penyiapan sarana bantuan korban bencana lanjut usia dalam situasi darurat

sebagai berikut:

a. Lanjut usia adalah orang yang berusia 60 tahun keatas.

b. Kriteria penerima bantuan sarana, meliputi:

1) Lanjut usia yang mengalami langsung atau tidak langsung bencana alam

yang menimpa dirinya di lokasi bencana alam.

2) Mengalami bencana sosial baik langsung atau tidak langsung di tempat

tinggalnya.

3) Permasalahan khusus yaitu lanjut usia yang permasalahannya seperti

kecelakaan dan kekerasan.

4) Terlantar; dalam perjalanan, keluarga, dibuang oleh keluarganya, terpisah

dari keluarganya, korban penipuan, hidup sebatangkara dalam keadaan

sakit.

c. Bentuk bantuan sarana yang diberikan adalah uang santunan, sembako,

kebutuhan lainnya. Jenis bantuan sarana yang diberikan :

1) Bantuan sosial berupa uang tunai yang diberikan kepada ahli waris bagi

korban meninggal dunia dan kepada yang bersangkutan bagi korban

cacat permanen.

2) Indeks bantuan perorangan Rp. 5.000.000,- (lima juta rupiah)

3) Indeks bantuan lembaga kesejahteraan sosial Rp. 25.000.000,-

d. Anggaran yang digunakan untuk bantuan berasal dari:

1) Anggaran yang terdapat pada DIPA Direktorat pelayanan sosial lanjut usia

Ditjen RehabSos.

2) Anggaran dana hibah dalam negeri melalui anggaran usaha kesejahteraan

sosial (UKS).

3) Dana bantuan dari pihak lain yang sifatnya tidak mengikat.

e. Prosedur pengajuan bantuan dilakukan pada saat:

1) Setelah terjadi bencana baik alam atau sosial (pasca bencana)

2) Pada saat menteri sosial kunjungan ke lapangan

3) Lansia yang terlantar maupun di telantarkan

f. Mekanisme yakni informasi yang diterima tentang lanjut usia dalam situasi

darurat dari masyarakat, media masa dan sumber informasi lainnya yang

dapat di pertanggung jawabkan

g. Bantuan sarana lainnya yang diberikan kepada korban bencana lanjut usia,

diantaranya:

1) Penyelamatan dan evakuasi ke tempat penampungan sementara

2) Pemulihan kondisi fisik berupa pemberian makanan, lauk pauk, pakaian,

perawatan fisik karena luka fisik dan mental

3) Pemulihan kondisi lanjut usia melalui konseling, bimbingan psikososial

4) Pemulihan kondisi sosial dengan bimbingan sosial untuk keberfungsian

sosialnya

5) Pelayanan advokasi untuk memberikan perlindungan dan pembelaan

haknya

6) Rujukan ke panti sosial, pusat pelayanan trauma lanjut usia dan rumah

sakit dalam kondisi sakit

2. Penyiapan sarana bagi anak

a. Pengertian anak

Anak adalah seorang yang berusia dibawah 18 tahun, kecuali dibawah hukum

yang berlaku untuk anak, usia kedewasaan dicapai lebih awal (pasal 1

Konferensi Hak Anak (KHA) Perserikatan Bangsa-Bangsa)

b. Jenis-jenis sarana pelayanan sosial yang diberikan kepada anak korban

bencana dalam situasi darurat antara lain :

1) Kegiatan psikososial (oleh UNICEF), mencakup:

a. Pengobatan bagi anak yangmengalami gangguan mental seperti

penderita depresi, Past Traumatic Stress Disorder (PTSD) dan

lainnya.

b. Pencegahan dan pemulihan bagi anak yang memiliki masalah

penyesuaian diri dengan kegiatan seperti kesenian, olah raga,

bermain, konseling individu dan keluarganya, advokasi sosial, dsb.

2) Kegiatan psikososial pemulihan yang meliputi, memperkuat sistim

pengasuhan anak, memberikan keterampilan untuk mengatasi situasi

sulit, dsb.

3) Penyediaan sarana dalam belajar agam seperti Al-quran, perangkat alat

sholat, dsb.

4) Penyediaan perpustakaan keliling bagi pengungsi anak dengan

menyediakan buku, peralatan meja baca, kursi, tikar, gallon air, gelas

untuk kebutuhan minum anak.

5) Penyediaan sarana untuk belajar keterampilan seperti keterampilan

melipat kertas, membuat terompet dari bahan kertas dan keterampilan

lainnya.

6) Penyediaan sarana kegiatan olah raga selama berada di shelter seperti

untuk berolah raga, senam, sepak bola, bulu tangkis, tenis meja dan bola

kasti.

7) Penyediaan sarana dalam kegiatan perlombaan dalam rangka

menyambut dan memperingati HUT RI atau momen bersejarah lainnya

seperti sarana tenis meja.

3. Penyiapan sarana Disabilitas (penyandang cacat)

a. Pengertian penyandang cacat

Penyandang cacat adalah setiap orang yang mempunyai kelainan fisik

dan/atau mental yang dapat mengganggu atau merupakan rintangan dan

hambatan bagi dirinya untuk melakukan kegiatan sehari-hari secara layak

(UU RI No.4 Tahun 1997).

b. Karakteristik Disabilitas

1) Netra, yang ditujukan pada orang yang tidak dapat melihat atau indera

penglihatannya tidak berfungsi.

2) Disabilitas tubuh, yakni orang yang memiliki kelainan fisik, alat gerak yang

meliputi tulang, otot dan persendian baik dalam struktur atau fungsinya

yang dapat mengganggu atau merupakan rintangan baginya untuk

melakukan kegiatan secara layak.

3) Disabilitas rungu wicara, yakni suatu keadaan cacat dimana tidak dapat

mendengar dan berbicara dengan baik sehingga menjadi hambatan

dalam melakukan kegiatan sehari-hari secara layak.

4) Disabilitas mental, yakni kecacatan secara mental baik berupa kelainan

mental atau jiwa, sehingga tidak dapat mempelajari dan melakukan

perbuatan yang umum dilakukan orang lain secara wajar dalam

kehidupan sehari-hari.

c. Kebutuhan saran

Penyiapan sarana yang harus dipenuhi dalam situasi darurat guna

meningkatkan kemampuan mereka dalam menghadapi permasalahan yang

ada, antara lain :

1) Disabilitas netra yakni kebutuhan fisik, psikologis dan sosial, ekonomi,

budaya dan intervensi.

2) Disabilitas tubuh, yakni kebutuhan alat bantu, hubungan sosial,

bimbingan psikososial, aksebilitas, seperti kursi roda, krak, kebutuhan

primer (sandang, pangan, papan, kebutuhan rasa aman, dsb.

3) Disabilitas rungu wicara, yakni kebutuhan alat komunikasi (hearing

aid), aksebilitas, keterampilan dan vokasional, rehabilitasi sosial, dsb.

4) Disabilitas mental, yakni kebutuhan aksebilitas, pendidikan,

perawatan, penempatan pada lembaga pelayanan peerlindungan

khusus, kebituhan terapi khusus, dsb.

d. Prosedur mendapatkan bantuan yakni pejabat yang berwenang di

pemerintah Kab/kota mengajukan usulan bantuan kepada pejabat yang

berwenang di pemerintah provinsi.

e. Persyaratan mendapatkan bantuan:

1) Laporan jenis kejadian bencana oleh BPBD setempat

2) Daftar nama-nama calon penerima bantuan

3) Surat keterangan kecacatan dari RT/RW

4) Foto copy KTP dan KK

4. Penyiapan sarana korban bencana perempuan dan wanita hamil

a. Karakteristik

Hidup di pengungsian dan tinggal di shelter yang serba terbatas, perempuan

pengungsi menjadi tulang punggung keluarga dengan bekerja apa saja untuk

memenuhi kebutuhan keluarganya.

b. Kebutuhan mendesak bagi perempuan dan ibu hamil di shelter antara lain:

1) Memiliki akses untuk memperoleh seluruh fasilitas umum yang terdapat

disekitar shelter seperti peralatan dapur (panci, wajan, kompor, dsb).

2) Penyiapan tersedianya sarana pelayanan kesehatan reproduksi seperti

pembalut wanita, P3K, dan alat-alat lainnya.

c. Jenis penyiapan sarana yang disediakan, diantaranya:

1) Penyediaan sarana pelayanan kesehatan reproduksi secara tepat waktu

yang dapat mencegah kematian, penyakit, komplikasi kebidanan, infeksi

HIV dan ganguan reproduksi.

2) Layanan konseling, pencegahan aborsi, perawatan infeksi saluran

reproduksi

3) Pelatihan keterampilan usaha ekonomis produktif, terutama bagi

perempuan rawan sosial ekonomi.

4) Penguatan kapasitas perempuan untuk mengelola proses dan hasil dari

pengungsian.

BAB IV

PENCATATAN DAN PELAPORAN PENYEDIAAN SARAN KORBAN BENCANA

Pencatatan dan pelaporan merupakan suatu komponen pelayanan sosial yang

penting, sebagai kegiatan administrasi. Pencatatan dan pelaporan yang professional harus

lengkap, ringkas, dapat dibaca dan akurat.

Idealnya, suatu system pencatatan dan pelaporan akan menciptakan dokumentasi

yang bermanfaat untuk tujuan: (1) sebagai pertanggungjawaban atas hal-hal yang dilakukan;

(2) menyediakan data yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi perubahan yang

diinginkan, melayani permintaan, dan penyebaran informasi; (3) menyediakan data untuk

kepentingan penelitian; (4) menyediakan data yang mengungkapkan pertimbangan di dalam

membuat keputusan, pengembangan dan monitoring; (5) menyediakan data yang

diperlukan untuk kebutuhan kebijakan; (6) menyediakan informasi yang dapat dimengerti

oleh pengamat dari luar (badan akreditasi, pengacara, perusahaan asuransi, pengendalian

mutu pribadi, dan lain-lain).

Dalam kegiatan bantuan saran terhadap korban bencana alam, sangat penting

dilakukan pencatatan dan pelaporan sebagai suatu bentuk mendokumentasikan hasil

bantuan sarana bencana secara tertulis yang dapat digunakan sebagai referensi dalam

melakukan kegiatan penyiapan sarana lainnya. Pelaporan merupakan susunan catatan yang

sistematik, realistis, reabilitas yang menjadi hasil pelaksanaan proses kegiatan dari awal

sampai akhir.

Pencatatan dan pelaporan dalam kegiatan penyiapan saran berfungsi sebagai

pendokumentasian hasil-hasil proses dan langkah pengelolaan penyiapan sarana yang

dituangkan secara tertulis, diharapkan dapat dibaca dan dipelajari kembali oleh pihak lain

yang berkompeten dan menjadi bahan tolak ukur keberhasilan kegiatan penyediaan sarana

itu sendiri. Selanjutnya form yang diperlukan dalam pencatatan dan pelaporan disesuaikan

dengan langkah-langkah kegiatan penyiapan sarana.

Pelaporan barang bantuan logistik bidang penaggulangan bencana merupakan suatu

informasi tentang bantuan-bantuan yang ada digudang. Dibuat secara periodik dan

berkesinambungan dari proses penerimaan, penataan, pendistribusian,

pengeluaran/penyaluran dan penghapusan barang bantuan sosial.

Administrasi laporan pertanggungjawaban harus sesuai dengan format dan dibuat

secara periodik dan disimpan sebagai arsip. Pembukuan/pencatatan dan pelaporan

dilakukan berdasarkan buku penatausahaan barang persediaan sesuai Peraturan Menteri

Keuangan (PMK) Nomor 171/PMK.05/2007 tentang sistem akuntasi dan pelaporan

keuangan pemerintah pusat, sebagaimana di atur dalam pasal 18 ayat (1) menyebutkan

“setiap kementerian Negara/Lembaga wajib menyelenggarakan SAI untuk menghasilkan

laporan keuangan dan ayat (2) SAI terdiri dari SAK, SIMAK-BMN dan SA-BPP”. Dalam pasal

39 ayat (1) disebutkan setiap unit akuntansi barang melakukan inventarisasi atas BMN yang

dikuasainya, ayat (2) disebutkan “Inventarisasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali dalam lima tahun kecuali untuk persediaan dan

konstruksi dalam pengerjaan dilaksanakan setiap tahun. Pencatatan dan pelaporan

persediaan yang dilaksanakan oleh Kementrian Sosial RI, Dinas/Instansi Sosial Provinsi dan

Dinas/Instansi Sosial Kabupaten/Kota sebagaimana diuraikan berikut ini:

A. Pencatatan dan pelaporan pada Kementerian Sosial RI

Berdasarkan penerimaan dan pengeluaran barang, Kepala Gudang dibantu oleh

Petugas Administrasi Persediaan melakukan pencatatan setiap transaksi persediaan

pada Buku Persediaan yang dilengkapi dengan Buku pembantunya dan Kartu Barang,

yaitu:

a. Buku persediaan

1) Buku Persediaan ini mencatat penerimaan barang,

penyaluran/pengiriman barang kepada Dinas/Instansi Sosial Provinsi

dan saldo barang yang terdapat di gudang Kementerian Sosial RI

(Gudang Bekasi).

2) Buku Persediaan tersebut dilengkapi dengan Buku pembantu sebagai

alat kendali seperti daftar pengiriman barang persediaan kepada

setiap Dinas/Instansi Sosial Provinsi.

b. Kartu Barang

Kartu Barang dibuat untuk setiap jenis barang dan ditempatkan pada setiap

tumpukan barang di gudang yang memuat informasi mengenai mutasi

penerimaan dan pengeluaran barang serta saldo barang.

c. Pemeriksaan fisik persediaan

Setiap akhir semester paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya, Kepala

Satuan Kerja (Direktur) selaku penaggungjawab UAKPB menugaskan Tim

untuk melakukan pemeriksaan fisik persediaan. Pemeriksaan fisik yang

dilakukan bersama dengan Kepala Gudang dilakukan terhadap seluruh

batang persediaan yang tersimpan di gudang dan dituangkan ke dalam Berita

Acara pemeriksaan fisik barang, yang disetujui oleh kepala Satuan kerja

(Direktur) selaku penaggungjawab UAKPB.

d. Laporan persediaan

1) Berdasarkan berita acara pemeriksaan fisik barang setiap akhir

semester, kepala Bagian Umum SesDitjen. Linjamsos menyusun

rekapitulasi saldo persediaan dan menyampaikannya kepada Direktur

selaku penanggung jawab UAKPB yang terkait sebagai bahan

penyusun laporan persediaan untuk menyusun laporan keuangan

(SAI). Rekapitulasi saldo persediaan ini juga mencakup saldo

persediaan yang dikelola oleh Kementerian sosial RI, Dinas/Instansi

Sosial Provinsi dan Dinas/Instansi Sosial Kabupaten/Kota berdasarkan

Berita Acara Pemeriksaan Fisik Persediaan dari gudang kementerian

sosial RI, gudang Dinas/Instansi Sosial Provinsi dan gudang

Dinas/Instansi Kabupaten/Kota.

2) Laporan persediaan yang disusun oleh Satker penaggungjawab UAKPB

dibuat menurut sub-kelompok barang dan harus memberikan

informasi tentang jumlah persediaan yang rusak atau using. Laporan

persediaan diperoleh dari rekapitulasi saldo persediaan yang

didukung dengan berita acara pemeriksaan fisik persediaaan yang

berasal dari gudang kementerian sosial RI, gudang Dinas/Instansi

Sosial Provinsi dan gudang Dinas/Instansi Sosial Kabupaten/Kota.

3) Persediaan yang telah usang adalah persediaan yang tidak dapat

dimanfaatkan untuk kegiatan operasional bukan hanya karena

usianya tapi juga karena sudah ketinggalan teknologi atau

ketidaksesuaian spesifikas.

4) System aplikasi persediaan yang dilaksanakan oleh UAKPB akan

melakukan jurnal penyesuaiaan secara otomatis, dan selanjutnya

UAKPB mengirimkan file data jurnal penyesuaiaan kepada UAKPA.

B. Pencatatan dan pelaporan pada Dinas/Instansi Sosial Provinsi

Berdasarkan penerimaan dan pengeluaran barang, pengelola persediaan pada

gudang Dinas/Instansi Sosial Provinsi melakukan pencatatan terhadap seluruh

barang kedalam Buku Persediaan barang dan Kartu Barang, yaitu:

i. Buku persediaan

1) Buku persediaan mencatat penerimaan dan penyaluran kepada

Dinas/Instansi Sosial Kabupaten/Kota yang dibuatkan per jenis barang

untuk setiap Satker Kementerian Sosial yang merupakan sumber

penerimaan barang, yaitu Direktorat Perlindungan Sosial Korban

Bencana Alam (PSKBA) dan Direktorat Perlindungan Sosial Korban

Bencana Sosial (PSKBS).

a) Buku persediaan Dinas Sosial Provinsi untuk barang yang

berasal dari direktorat PSKBA.

b) Buku persediaan Dinas Sosial Provinsi untuk barang yang

berasal dari Direktorat PSKBS.

2) Buku persediaan tersebut dilengkapi dengan buku pembantu sebagai

alat kendali seperti daftar pengiriman barang persediaan kepada

setiap Dinas/Instansi Sosial Kabupaten/Kota.

ii. Kartu barang

1) Kartu barang dibuat untuk setiap jenis barang dan ditempatkan pada

setiap tumpukan barang di gudang yang memuat informasi mengenai

mutasi penerimaan dan pengeluaran barang serta saldo barang.

iii. Pemeriksaan fisik persediaan

1) Setiap akhir semester paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya,

Kepala Dinas Sosial Provinsi menugaskan Tim untuk melakukan

pemeriksaan fisik persediaan (stock opname) terhadap seluruh barang

persediaan yang tersimpan di gudang dan di tuangkan kedalam berita

acara pemeriksaan fisik barang, yang dilakukan bersama dengan

pengelola persediaan/petugas gudang persediaan.

2) Berita acara tersebut dibutkan masing-masing atas persediaan yang

berasal dari Dit. PSKBA dan Dit. PSKBS.

a) Berita acara pemeriksaan fisik yang bersumber dari Direktorat

PKSBA.

b) Berita acara pemeriksaan fisik yang bersumber dari Direktorat

PKSBS.

iv. Laporan persediaan

1) Berdasarkan Berita Acara Pemeriksaan Fisik Barang setiap akhir

semester, Petugas Administrasi persediaan pada Dinas/Instansi Sosial

Provinsi menyusun rekapitulasi saldo persediaan yang dibuatkan

untuk masing-masing Satker sumber persediaan yaitu Dit. PSKBA dan

Dit. PSKBS.

2) Rekapitulasi saldo persediaan ini juga mencakup saldo persediaan

yang dikelola oleh Dinas/Instansi Sosial Provinsi dan Dinas/Instansi

Sosial Kabupaten/Kota berdasarkan Berita Acara Pemeriksaan Fisik

Persediaan dari gudang Dinas/Instansi Sosial Provinsi dan gudang

Dinas/Instansi Sosial Kabupaten/Kota.

a) Rekapitulasi saldo persediaan Direktorat PSKBA

b) Rekapitulasi saldo persediaan Direktorat PSKBS

3) Rekapitulasi saldo persediaan Dinas/Instansi Sosial Provinsi ini

merupakan lampiran laporan persediaan yang disampaikan oleh

Kepala Dinas/Instansi Sosial Provinsi kepada SesDitjen. Linjamsos.

Laporan persediaan harus memberikan informasi tentang jumlah

persediaan yang rusak atau usang. Persediaan yang telah usang

adalah persediaan yang tidak dapat dimanfaatkan untuk kegiatan

operasional bukan hanya karena usianya tapi juga karena sudah

ketinggalan teknologi atau ketidaksesuaian spesifikasi.

a) Laporan persediaan Direktorat PSKBA

b) Laporan persediaan Direktorat PSKBS

C. Jenis-jenis laporan meliputi:

a) Laporan Harian : merupakan laporan untuk mengetahui kondisi stock

berdasarkan data terakhir gudang. Laporan ini dapat mempergunakan kartu

stock barang yang selalu di update pada saat barang masuk dan barang

keluar. Kartu stock harus dilengkapi dengan dokumen penerimaan dan

pengeluaran yang diarsip secara urut berdasarkan tanggal penerimaannya

b) Laporan Bulanan : merupakan laporan untuk mengetahui kondisi stock yang

berdasarkan data terakhir kartu stock barang yang telah dibandingkan

dengan data fisik barang (stock opname bulanan). Laporan ini berfungsi

sebagai alat control bagi Dinas Sosial Provinsi dalam perencanaan pengadaan

dan penyaluran barang bantuan sekaligus untuk mengetahui situasi kondisi

saat ini.

c) Laporan Triwulan : merupakan akumulasi dari laporan bulanan dan hasil

opname fisik barang untuk mengetahui kondisi barang per tiga bulan.

d) Laporan Semester I, II dan Tahunan : merupakan laporan

pertanggungjawaban penggunaan barang milik Negara sesuai dengan standar

akuntansi pemerintah untuk mengetahui situasi dan kondisi barang secara

transparan dan akuntabel berdasarkan pencatatan dan hasil opname fisik

barang sesuai standar akuntansi pemerintah (SAP), sebagai bahan laporan

semester I dan II keuangan pemerintah.

e) Laporan Rekapitulasi : untuk mengetahui frekuensi pendistribusian bantuan

bencana baik di provinsi maupun di kabupaten/kota, yang dilakukan

berdasarkan Berita Acara Serah Terima barang (BAST).

f) Laporan Stock Opname : laporan yang diterbitkan berdasarkan audit stock

opname bersama dengan pimpinan atau atasan langsung dan pemeriksaan

dari badan pengawasan daerah, bila perlu didampingi Inspektorat Jenderal

Kementerian Sosial dan BPKP.

g) Laporan Emergency : laporan tentang kejadian yang sifatnya emergency,

terjadi secara tiba-tiba dan tidak terduga. Laporan ini dibuat berdasarkan

kejadian bencana.

h) Laporan Barang Rusak dan atau Kadaluarsa : merupakan laporan untuk

mengetahui kondisi bantuan yang rusak dan kadaluarsa yang ada di gudang

secara keseluruhan dan pelaporannya dibuat berdasarkan hasil penilaian

petugas gudang dan disertai rencana penghapusan yang dilengkapi dengan

berita acara penghapusan sesuai dengan aturan dan ketentuan yang berlaku.