47

Modul Pelatihan Bagian 1:

Mengenal Fitur G Suite for Education dan Cara Membuat Survey Online dan Latihan

Soal Online dengan Google Forms

Ditulis oleh Diky Mulyadi & GCI

47

Mengenai Produk Google untuk Pendidikan

• G Suite for Education atau Google for Education (GAFE) adalah paket aplikasi

dari Google untuk sekolah dan lembaga pendidikan yang diberikan oleh Google

secara GRATIS..

• Aplikasi untuk Komunikasi dan kolaborasi ini termasuk Gmail, Calendar, Drive,

Docs, Form dan Sites, dan akun GAFE membuka akses ke puluhan tools

kolaboratif lain yang didukung oleh Google.

• Semua aplikasi ini online (atau terdapat di komputasi awan), yang berarti bahwa

semua file dapat diakses dari perangkat apapun asalkan tersambung dengan

koneksi internet.

• Setelah sekolah memutuskan untuk menggunakan G Suite for Education, mereka

dapat mendaftarkan domain sekolah mereka (alamat web), dan mengelola semua

akun guru dan siswa dari dashboard administrasi Google.

47

Yang akan sama-sama kita pelajari di bagian pertama

◼ 1. Cara masuk ke akun google

◼ 2. Cara menambah akun Google di Google Chrome

◼ 3. Cara mengetahui akun mana yang saya gunakan

◼ 4. Bagaimana saya bisa beralih antar produk G Suite

47

1.1 Cara Masuk ke Akun Google

• Langkah pertama adalah menggunakan browser atau penjelajah internet Google Chrome. Pastikan di laptop atau

komputer anda sudah terpasang Google Chrome. Karena jika menggunakan browser yang lain biasanya akan ada

kendala saat menggunakan aplikasi-aplikasi dari Google.

• Langkah kedua adalah masuk ke akun Gmail sekolah Anda (yang memiliki akhiran .sch.id). Ada dua cara yang paling

mudah dari dua keadaan yang ada di komputer Anda. Yang pertama adalah jika di komputer atau browser google

Chrome Anda belum ada akun google lain (contoh: akunpribadisaya@gmail.com). Caranya adalah sebagai berikut:

47

1.1Cara Masuk ke Akun Google

• Lalu akan muncul tampilan seperti gambar di bawah ini, masukan alamat akun sekolah dan password Anda:

47

1.1 Cara Masuk ke Akun Google

• Lalu Jika berhasil masuk, maka Anda akan ada di halaman akun gmail sekolah :

47

1.1 Cara menambah akun Google di Google Chrome Jika Anda memiliki akun lain seperti akun Google pribadi maka Anda dapat menambahkan akun pribadi Anda di browser Google Chrome dengan cara berikut:

1) Di Chrome, di sudut kanan atas, klik nama Anda.

2) Pilih Kelola orang/Manage people.

47

1.2 Cara menambah akun Google di Google Chrome 3) Pilih Tambahkan Orang.

4) Masukkan nama, pilih gambar, dan klik Tambahkan.

47

1.2 Cara menambah akun Google di Google Chrome 5) Masuk ke Chrome dengan Akun Google yang Anda tambahkan.

6) Masukan alamat email Anda.

7) Masukan password

8) Pilih “Link Data”

47

1.3 Cara mengetahui akun mana yang saya gunakan Ketika Anda sudah berhasil menambahkan akun di Google Chrome maka Anda bisa berpindah-pindah akun dengan leluasa tanpa harus menutup salah satu akun. Dengan kata lain Anda dapat membuka dua akun sekaligus secara bersamaan. Ikuti langkah berikut:

1) Di sudut kanan atas, klik nama Anda

2) dan pilih profil yang berbeda untuk beralih akun.

47

1.4 Bagaimana saya bisa beralih antar produk G Suite Setelah berhasil menambahkan akun kita akan melihat aplikasi apa saja yang ada di Akun sekolah kita. Caranya adalah sebagai berikut:

1) Di sudut atas halaman Google mana pun, klik kotak Aplikasi

2) dan pilih produk G Suite yang Anda inginkan.

47

Yang akan sama-sama kita pelajari di bagian kedua

◼ 1. Mulai dengan Google Formulir. Buat Formulir Anda

◼ 2. Pilih pengaturan dan pratinjau

◼ 3. Kirim formulir Anda

◼ 4. Analisis tanggapan

47

2.1 Membuat Google Formulir Apa yang dapat Anda lakukan dengan Google Formulir?

Kelola pendaftaran siswa, buat survei dan latihan online, dan banyak lagi. Dengan Google Formulir, Anda dapat membuat dan menganalisis survei langsung di ponsel atau browser web Anda — tidak perlu perangkat lunak khusus. Anda mendapatkan hasil instan. Dan, Anda dapat meringkas hasil survei sekilas dengan bagan dan grafik.

Yang Anda butuhkan:

Akun G Suite dan 10 - 15 menit dari waktu Anda.

Berikut adalah langkah-langkah membuat Google Form:

1) Dari halaman Google Drive pilih menu “Baru” atau “New”. Lalu pilih “Lainnya” atau “More”, lalu pilih Google Form.

47

2.1 Membuat Google Formulir Untuk Mengumpulkan Data 2) Beri nama formulir Anda: Di sudut kiri atas, klik Formulir tanpa judul atau nama formulir templat dan masukkan

nama baru untuk Formulir Anda.

3. (Opsional) Anda bisa menambahkan rincian atau merubah warna atau gambar di latar belakang formulir anda:

▪ Tambahkan deskripsi: Di bawah nama formulir, tambahkan teks Anda.

▪ Ubah tema atau warna latar belakang, atau gaya font: Klik pilihan warna lalu pilih opsi Anda.

47

2.1 Membuat Pertanyaan di Google Formulir Berikut adalah cara menambahkan pertanyaan di Google Formulir Anda:

1) Klik Pertanyaan tanpa judul dan masukkan pertanyaan Anda

2) (Opsional) Untuk mengubah jenis pertanyaan, klik panah Bawah

3) (Opsional) Untuk menentukan apakah orang harus menjawab pertanyaan, klik “Diperlukan/required”.

4) Untuk menambah pertanyaan baru, klik logo Tambah pertanyaan.

5) Untuk menambahkan salinan perta nyaan yang ada, klik Duplicate

Catatan: Untuk melihat perubahan yang sudah Anda buat klik visibilitas di kanan atas

47

2.1 Edit Pertanyaan di Google Formulir Anda dapat menambahkan hal-hal seperti gambar dan video ke sebuah pertanyaan kapan saja.

Anda juga dapat menyusun ulang dan menghapus pertanyaan.

Pilih pertanyaan yang sudah Anda buat dan lakukan tindakan berikut ini:

1) untuk menyusun ulang pertanyaan anda dapat melakukannya dengan mengarahkan kursor mouse Anda pada simbol

berikut di kolom pertanyaan Anda, tekan tombol kiri di mouse Anda lalu pindahkan dan atur ke tempat yang

Anda inginkan. Anda juga dapat menyeret dan menyusun ulang jawaban.

2) Hapus pertanyaan.

3) Klik Lainnya untuk:

- Tambahkan deskripsi atau petunjuk.

- Acak urutan jawaban.

4) Untuk mengacak urutan pertanyaan, klik Pengaturan > Presentasi. Centang kotak pesan Shuffle question

dan klik Save.

5) Tambahkan gambar ke sebuah pertanyaan. Anda juga dapat menambahkan gambar ke jawaban atau formulir.

6) Tambahkan video YouTube.

47

47

2.2 Pilih pengaturan dan pratinjau Setelah selesai menambahkan pertanyaan, Anda dapat memilih pengaturan formulir dan pratinjau perubahan Anda

sebelum mengirimnya.

Di bagian ini, kita akan sama-sama belajar cara:

2.2.1 Pilih opsi pengaturan

2.2.2 Pratinjau formulir Anda

2.2.1 Pilih opsi pengaturan

Anda bisa menentukan siapa yang dapat mengakses formulir Anda dan Anda juga dapat mengumpulkan alamat email

dari orang yang mengisi formulir Anda.

Secara default, pengaturan pengiriman formulir hanya terbatas untuk organisasi Anda dan pengumpulan email tidak

diaktifkan. Berikut adalah cara untuk melakukan opsi pengaturan:

Klik Pengaturan dan Anda dapat memilih opsi berikut:

▪ Kumpulkan alamat email — Kumpulkan alamat email responden.

▪ Respon tanda terima — Kirim salinan tanggapan atas permintaan atau secara otomatis.

47

▪ Batasi untuk pengguna organisasi Anda — Batasi pemirsa formulir Anda ke organisasi Anda. Hapus centang kotak

ini untuk mendistribusikan formulir Anda secara eksternal.

▪ Batasi hingga 1 tanggapan — Izinkan orang untuk melengkapi formulir Anda hanya sekali.

▪ Edit setelah kirim — Biarkan orang mengubah jawaban mereka setelah mengirimkannya.

▪ Lihat bagan ringkasan dan tanggapan teks —Biarkan orang melihat ringkasan jawaban semua orang.

Setelah selesai melakukan perubahan, klik Simpan.

47

Izinkan orang lain meninjau dan mengedit formulir Anda:

▪ Di kanan atas, klik simbol ini , lalu pilih Tambah kolaborator .

▪ Di bawah opsi pilihan “Undang orang”, masukkan alamat email orang yang ingin Anda bagikan.

▪ Klik “Selesai”.

▪ Siapa pun yang Anda undang dapat mengedit bagian apa pun dari formulir Anda, termasuk tanggapan dan di mana

mereka disimpan.

47

2.2.2 Pratinjau formulir Anda

Anda dapat mengetahui bentuk formulir Anda sebelum Anda mengirimnya. Hal ini sebaiknya dilakukan agar kita yakin tidak ada yang terlewatkan saat mengirim formulir. Anda dapat mengedit formulir Anda jika sesuatu yang perlu diperbaiki.

Di kanan atas, klik tombol Pratinjau . Halaman Pratinjau akan terbuka di jendela baru. Untuk mengedit formulir, klik tombol Edit yang ada disebelah kanan atas layar komputer atau Anda bisa kembali ke halaman formulir Anda.

3. Kirim Formulir Anda

Sekarang, Anda siap mengirim formulir dan mulai mengumpulkan tanggapan. Di bagian ini, Anda belajar caranya: 3.1 Kirim formulir Anda 3.2 Hentikan pengumpulan respons

3.1 Kirim Formulir Anda

Saat Anda sudah siap mengirim formulir, Anda dapat mengirimnya melalui email, lewat link atau tautan, diletakan di situs web, atau dibagikan di media sosial. Berikut adalah cara untuk mengatur pengiriman formulir Anda:

47

1. Di bagian kanan atas formulir Anda, klik “Kirim”.

2. Pilih responden Anda: ▪ Jika target pengisi formulir Anda terbatas hanya pada organisasi Anda, pilih opsi “Kumpulkan alamat email

responden secara otomatis”.. ▪ Jika Anda ingin ingin mendistribusikan formulir secara eksternal atau di luar organisasi Anda, pilih opsi

Kumpulkan alamat email.

3. Pilih bagaimana Anda ingin mengirim formulir: A. Email — Klik simbol email . Masukkan alamat email di kolom “Ke”. Anda dapat menyesuaikan isi subjek

dan isi pesan. B. Tautan — Klik simbol “Tautan/Link” . Anda dapat memperpendik URL. Klik “Salin” dan anda dapat

menyalin tautan form ke email, Whatsapp, atau media sosial lainnya. C. Konten situs web — Klik simbol “Sematkan HTML” . Klik Salin dan tempel HTML ke situs web atau

blog Anda. D. Media sosial — Klik salah satu ikon media sosial.

47

3.2 Hentikan koleksi respons

Saat Anda membuat formulir baru, koleksi respons secara otomatis diaktifkan. Anda dapat menonaktifkan atau menghentikannya. Misalnya, jika Anda menemukan kesalahan setelah mengirim formulir, Anda dapat menghentikan pengumpulan respons hingga kesalahan diperbaiki atau ketika Anda mengirimkan soal ujian online dan para siswa sudah menjawabnya, maka Anda dapat menonaktifkan koleksi respons agar tidak ada lagi siswa yang mengirimkan jawaban. Hentikan koleksi respons:

1) Di formulir Anda, klik “Tanggapan”.

2) Pilih dan klik di tombol pilihan “Menerima tanggapan”. Maka akan berubah menjadi “Tidak menerima tanggapan”.

3) (Opsional) Tambahkan pesan yang bisa orang lihat jika mereka mencoba mengisi formulir Anda. Jika Anda berhenti mengambil koleksi tanggapan, Anda dapat menambahkan sesuatu seperti: "Formulir ini sedang ditutup. Silakan coba lagi nanti."

47

4. Analisis tanggapan

Setelah Anda mengirimkan formulir, Anda akan melihat tanggapan dari formulir Anda di kolom “Tanggapan/Respons”.

Di bagian ini, kita akan belajar mengenai cara: 4.1 Lihat tanggapan dalam Formulir 4.2 Lihat tanggapan di Spreadsheet 4.3 Unduh tanggapan sebagai file Spreadsheet atau CSV

4.1 Analisis tanggapan

Anda dapat melihat ringkasan dari semua tanggapan formulir yang Anda kirim atau melihat tanggapan perorangan pada kolom Tanggapan/Respons. Untuk beralih di antara tanggapan individu, klik email individu.

47

4.2 Lihat tanggapan di Spreadsheet

Untuk menganalisis tanggapan Anda lebih lanjut, Anda dapat menyalinnya ke spreadsheet. Spreadsheet tersebut ditautkan ke formulir Anda, sehingga tanggapan terus diperbaharui secara otomatis. Berikut adalah caranya: Kirim tanggapan ke spreadsheet baru:

1) Pada kolom “Tanggapan”, klik simbol Spreadsheet , lalu pilih tujuan tanggapan. 2) Klik “Buat spreadsheet baru”. 3) Klik Buat.

47

4.3 Unduh tanggapan sebagai file Spreadsheet atau CSV

Ketika Anda sudah menyalin tanggapan formulir Anda ke Spreadsheet maka Anda bisa mengolah datanya dan juga mengunduhnya untuk berbagai keperluan lain. Berikut adalah caranya:

1) Di file tanggapan Spreadsheet yang sudah Anda buat klik “File”. 2) Pilih “Download sebagai” 3) Lalu pilih jenis file yang Anda inginkan.

47

Yang akan sama-sama kita pelajari di bagian ketiga

◼ 1. Membuat kuis/ujian online

◼ 2. Mengirim kuis/ujian online

◼ 3. Melihat Nilai kuis/ujian online

◼ 4. Cetak kuis/ujian online

47

1.1 Membuat kuis atau ujian Online Anda dapat dengan cepat menilai pemahaman siswa Anda dengan alat penilaian otomatis dan manual. Tentukan jawaban yang benar, poin, dan berikan umpan balik untuk respons yang benar dan salah. Identifikasi pertanyaan yang sering terlewatkan yang perlu ditinjau lebih lanjut dalam ringkasan tanggapan. Yang Anda Butuhkan adalah:

▪ akun G Suite/Akun Sekolah Anda & 15 menit – 60 menit dari waktu Anda

Berikut langkah-langkahnya:

A). Untuk membuat kuis dari Formulir, buka Google Drive Anda:

1. Klik Baru, arahkan kursor ke Lainnya-> Google Formulir-> dan klik Dari template.

2. Pada halaman Galeri Template pilih kolom Umum, pilih dan klik Kuis Kosong.

47

B). Sesuaikan kuis Anda:

Langkah-langkah berikut mirip dengan bagian sebelumnya, yaitu ketika memulai membuat Google Formulir, jadi

seharusnya tidaklah sulit bagi Anda untuk membuat dan menyesuaikan kuis/ujian online dengan Google Formulir ini.

1. Beri nama file Anda: Di kiri atas, klik Kuis Kosong dan masukkan nama.

2. Beri nama kuis Anda: Di atas pertanyaan, klik Kuis Kosong dan masukkan nama.

3. (Opsional) Anda bisa menambahkan rincian atau merubah warna atau gambar di latar belakang formulir anda:

▪ Tambahkan deskripsi: Di bawah nama formulir, tambahkan teks Anda.

▪ Ubah tema atau warna latar belakang, atau gaya font: Klik pilihan warna lalu pilih opsi Anda.

47

C). Memastikan formulir yang Anda buat sudah menjadi kuis:

▪ Buka formulir dalam Formulir.

▪ Pilih Pengaturan/Setelan > Kuis> Jadikan ini sebagai kuis> Simpan.

47

1.1.2 Membuat dan menambahkan pertanyaan atau soal Berikut adalah langkah-langkah dalam membuat pertanyaan di kuis/ujian online Google Formulir Anda:

1) Klik Pertanyaan tanpa judul dan masukkan pertanyaan Anda. Anda mendapatkan saran berdasarkan jenis pertanyaan Anda.

2) Untuk mengubah jenis pertanyaan, klik simbol panah ke bawah yang berisi pilihan pertanyaan .

3) Tambahkan pilihan jawaban (jika pertanyaan yang ingin Anda buat adalah pilihan ganda).

4) (Opsional) Untuk menentukan apakah orang harus menjawab pertanyaan, klik pilihan “Wajib diisi”.

5) Untuk menambah pertanyaan baru, klik “Tambahkan pertanyaan” .

6) Untuk menambahkan salinan pertanyaan yang ada, klik “Duplikat” .

Catatan: Perubahan disimpan secara otomatis. Untuk mempratinjau perubahan Anda kapan saja, di kanan atas layar

Google Formulir Anda, klik Pratinjau visibilitas .

Gambar di bawah ini adalah ilustrasi penjelasannya.

47

47

1.1.3 Kumpulkan nama dan alamat email responden

Untuk mengidentifikasi setiap responden dan mengirim hasil kuis atau komentar dan catatan, Anda dapat mengumpulkan alamat email dan meminta nama masing-masing responden. Berikut ini cara untuk mengumpulkan alamat email responden: klik simbol “Setelan” > Kumpulkan alamat email. Ada 2 cara yang dapat digunakan ketika Anda mengumpulkan alamat email:

▪ Pembatasan domain: Secara otomatis mengumpulkan alamat email organisasi seseorang (yang ditandatangani dengan mereka). Pilih setelan Batasi untuk pengguna 'organisasi Anda'.

▪ Tidak Dibatasi: Orang dapat memasukkan alamat email apa pun, baik email pribadi atau sekolah. Caranya adalah

dengan tidak mengaktifkan /ceklis pilihan pengaturan Batasi untuk pengguna 'organisasi Anda'.

47

1.1.4 Buat kunci jawaban dan tentukan poin jawaban

Berikut adalah langkah untuk membuat kunci jawaban dan menentukan poin dari jawaban yang benar:

1) Klik tipe pertanyaannya. 2) Klik Kunci Jawaban. 3) Pilih (jika pertanyaannya pilihan ganda) atau ketik jawaban yang benar (jika pertanyaanya berupa esai). 4) Di samping pertanyaan, masukkan jumlah poin yang bernilai benar. 5) Klik Edit pertanyaan untuk kembali ke pertanyaan. Perubahan disimpan secara otomatis.

47

47

1.1.4 Tambahkan catatan pada kunci jawaban

Anda dapat menambahkan catatan untuk jawaban yang salah dan benar untuk setiap pertanyaan. Responden tidak dapat

melihat catatan tersebut sampai mereka selesai mengerjakan Google Formulir yang diberikan.

Berikut langkah-langkahnya:

1) Klik Kunci Jawaban> Tambahkan Masukan Jawaban.

2) Bergantung pada jenis pertanyaan, pilih dari tindakan berikut:

a. Untuk pertanyaan yang dinilai secara otomatis, tambahkan masukan di bawah Jawaban yang Salah, Jawaban

yang Benar, atau keduanya.

b. Untuk pertanyaan yang dinilai secara manual, masukkan masukan umum. Tampaknya untuk semua tanggapan.

3) (Opsional) Untuk menambahkan tautan atau video Youtube:

a. Klik Tautan.

b. Di Tautan ke, tambahkan URL.

c. (Opsional) Di Teks untuk ditampilkan, masukkan teks yang ingin Anda tampilkan.

4) Klik Simpan.

47

47

2. Kirim kuis/ujian online yang sudah Anda buat

Saat Anda sudah siap mengirim formulir, Anda dapat mengirimnya melalui email, lewat link atau tautan, diletakan di situs web, atau dibagikan di media sosial. Berikut adalah cara untuk mengatur pengiriman formulir Anda:

# Di bagian kanan atas formulir Anda, klik “Kirim”.

# Pilih responden Anda:

▪ Jika target pengisi formulir Anda terbatas hanya pada organisasi Anda, pilih opsi “Kumpulkan alamat email responden secara otomatis”..

▪ Jika Anda ingin ingin mendistribusikan formulir secara eksternal atau di luar organisasi Anda, pilih opsi Kumpulkan alamat email.

# Pilih bagaimana Anda ingin mengirim formulir:

A. Email — Klik simbol email . Masukkan alamat email di kolom “Ke”. Anda dapat menyesuaikan isi subjek dan isi pesan.

B. Tautan — Klik simbol “Tautan/Link” . Anda dapat memperpendik URL. Klik “Salin” dan anda dapat menyalin tautan form ke email, Whatsapp, atau media sosial lainnya.

C. Konten situs web — Klik simbol “Sematkan HTML” . Klik Salin dan tempel HTML ke situs web atau blog Anda.

D. Media sosial — Klik salah satu ikon media sosial.

47

3. Melihat nilai kuis/ujian online yang sudah Anda buat

Anda dapat melihat nilai kuis berdasarkan pertanyaan atau secara individual. Misalnya, Anda mungkin lebih memilih untuk

melihat semua jawaban atas pertanyaan tertentu sekaligus. Atau mungkin Anda ingin melihat nilai seluruh responden.

# Lihat nilai di kolom tanggapan Google Form atau di Google Spreadsheet

Anda dapat melihat hasil jawaban dari responden di kolom tanggapan Google Form atau juga di Google Spreadsheet jika

Anda ingin mengedit atau mengambil data untuk diolah kembali. Berikut adalah langkah-langkahnya:

1. Di halaman Google Formulir Anda yang sudah direspon oleh responden klik kolong “Tanggapan”

2. Klik simbol Google Spreadsheet untuk melihat tanggapan di Google Spreadsheet.

47

3. Pilih kapan harus mengirim hasil kuis/ujian online

Anda bisa memilih kapan waktu yang tepat untuk mengirim hasil kuis atau ujian online. Anda bisa mengirim hasilnya langsung

setelah responden selesai menjawab atau ditunda hingga waktu yang Anda rasa tepat, berikut adalah langkah-langkahnya:

47

1) Di kanan atas, klik simbol setelan .

2) Klik Kuis.

3) Pilih satu opsi:

a. Segera setelah setiap pengiriman: Secara otomatis mengirimkan responden hasil mereka setelah pengajuan.

b. Nanti, setelah tinjauan manual: Kirim hasil surel ke responden pada saat Anda memilih. Memilih opsi ini akan

mengaktifkan koleksi email, yang diperlukan agar Anda dapat mengirim hasilnya nanti.

4) Klik Simpan.

47

4. Cetak kuis/ujian online

Anda juga bisa mencetak kuis/ujian online yang telah Anda buat di Google Form. Cara Ini akan memudahkan Anda jika ingin melakukan ujian secara manual atau semi online. Berikut adalah langkah-langkahnya:

1. Di bagian atas kuis, klik kolom “Pertanyaan”. 2. Di bagian atas layar formulir, klik simbol “Lainnya” Cetak. 3. Untuk pertanyaan dan tanggapan individu, pilih pengaturan Anda, lalu klik “Cetak” .