Modul Internal Control Review

DIKLAT TEKNIS SUBSTANTIF SPESIALISASI POST CLEARANCE AUDIT

MODUL (I-II)

INTERNAL CONTROL REVIEW

OLEH : TIM PENYUSUN MODUL PUSDIKLAT BEA DAN CUKAI

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN BEA DAN CUKAI BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA

JAKARTA 2008

DIKLAT TEKNIS SUBSTANTIF SPESIALISASI POST CLEARANCE AUDIT

MODUL I

TELAAH ATAS PENGENDALIAN INTERNAL



JAKARTA 2008

iii

DAFTAR ISI

Kata Pengantar Kepala Pusdiklat Bea dan Cukai ……………………………… i

Daftar Isi ………………………………………………………………………… ii


(TELAAH ATAS PENGENDALIAN INTERNAL)

1. Pendahuluan ………………………………………………………………... 1

1.1 Deskripsi Singkat ……………………………………………………... 1

1.2 Tujuan Instruksional Umum ………………….……………………... 2

1.3 Tujuan Instruksional Khusus ………………………………………… 2

2. Kegiatan Belajar (KB) 1

PENGENDALIAN INTERNAL

2.1 Uraian, Contoh dan Non Contoh ……………………………………... 3

A. Pentingnya Pengendalian Intern ………………………………….. 5

B. Pengertian dan Konsep Dasar Pengendalian Intern …………….. 5

Komponen Pengendalian Intern ………………………..……….. 6

i) Lingkungan Pengendalian ………………………………... 7

ii) Penilaian Risiko …………………………………………... 10

iii) Aktivitas Pengendalian …………………………………… 11

iv) Informasi dan Komunikasi ………………………………. 15

v) Pemantauan ………………………………………………. 16

2.2 Latihan 1 ……………………………………………………………… 17

2.3 Rangkuman …………………………………………………………… 19


PENERAPAN KOMPONEN, KETERBATASAN DAN PEMAHAMAN

PENGENDALIAN INTERN

3.1 Uraian, Contoh dan Non Contoh ……………………………………. 20

A. Penerapan Komponen Pengendalian Intern Untuk Perusahaan

Kecil dan Menengah ………………………………………………

21

B. Keterbatasan Pengendalian Intern ……………………………….. 21

C. Pemahaman Terhadap Pengendalian Intern …………………….. 23

3.2 Latihan 2 ……………………………………………………………… 24

3.3 Rangkuman …………………………………………………………… 28

iv

4. Test Formatif ……………………………………………………………….. 29

5. Kunci Jawaban Test Formatif ……………………………………………… 32

6. Umpan Balik dan Tindak Lanjut …………………………………………… 32

7. Daftar Pustaka ……………………………………………………………… 33

1

MODUL I


( TELAAH ATAS PENGENDALIAN INTERNAL)

1. PENDAHULUAN

Hingga era tahun seribu sembilan ratus delapan puluhan, audit atas laporan

keuangan masih berorientasi pada pembuktian – pembuktian transaksi, yang menekankan

pada ketepatan pencatatan atas transaksi serta kebenaran keberadaan item – item dineraca.

Perkembangan sistem informasi akuntansi yang berorientasi pada penggunaan siklus

akuntansi, telah mengubah pendekatan tersebut. Siklus akuntansi yang dikenal antara lain

adalah siklus pendapatan dan penerimaan kas, siklus perolehan dan pengeluaran kas, dan

siklus penggajian dan upah.

Pendekatan audit tidak lagi hanya dengan melakukan pengujian terhadap transaksi

serta keberadaan saldo pos - pos di neraca, tetapi sudah menekankan pada keberadaan

struktur pengendalian internal dalam setiap siklus akuntansi tersebut. Dalam standar audit

tentang pekerjaan lapangan, secara tegas disebutkan perlunya pemahaman yang memadai

yang harus diperoleh seorang auditor tentang struktur pengendalian internal tersebut,

sebelum ia menentukan sifat, saat, serta luas pengujian dalam audit.

Modul ini dipersiapkan untuk para calon auditor di lingkungan Direktorat Jenderal

Bea dan Cukai, yang dalam tugasnya nanti berhadapan dengan pembuktian atas catatan –

catatan akuntansi yang diselenggarakan perusahaan. Keberadaan suatu bentuk

pengendalian intern yang mendasari penyajian laporan perusahaan diharapkan mampu

memberikan keyakinan yang memadai bagi auditor, tetapi pemahaman atas struktur

pengendalian internal oleh auditor, akan membantunya dalam melakukan pengujian

maupun pembuktian auditnya secara profesional.

1.1 Deskripsi Singkat

Materi dari bahan ajar ini terdiri dari dua hal, yakni tentang review atas struktur

pengendalian internal dan sistem akuntansi. Dalam review atas struktur pengendalian

internal diuraikan tentang komponen pengendalian internal, serta bagaimana cara

memahami pengendalian internal suatu perusahaan.

2

Pada sistem akuntansi, disajikan tentang sistem akuntansi penjualan baik tunai

maupun kredit, sistem akuntansi pembelian baik tunai maupun kredit, serta sistem

akuntansi penggajian dan upah. Dalam masing – masing sistem diuraikan tentang unsur

pengendalian intern yang terbangun, dengan adanya komponen sistem seperti fungsi –

fungsi yang terkait, prosedur, serta media yang dipergunakan.

1.2 Tujuan Instruksional Umum

Setelah mempelajari materi dalam buku ajar ini, diharapkan para siswa memahami

serta mampu menerapkan pengetahuannya dalam setiap penugasan audit yang

dilaksanakannya, yaitu melakukan telaah (review) terhadap pengendalian intern di

lingkungan auditnya, sebagai dasar ia menentukan sifat, saat serta luas pengujian

auditnya.

1.3 Tujuan Instruksional Khusus

Setelah memahami materi buku ajar ini para siswa diharapkan mampu melakukan

review serta evaluasi terhadap pengendalian internal yang ada pada setiap sistem

akuntansi yang dipergunakan perusahaan, baik sistem akuntansi penjualan, penerimaan

kas, pembelian, pengeluaran kas, serta sistem penggajian dan upah. Dengan pemahaman

atas struktur pengendalian internal pada setiap sistem tersebut, siswa mampu melakukan

pengujian dan pembuktian terhadap transaksi yang berkaitan secara tepat.

3


PENGENDALIAN INTERNAL

2.1 Uraian, Contoh dan Non Contoh

Istilah pengendalian internal dulu dikenal dengan internal check, yaitu

pengendalian yang terbangun dalam suatu sistem akuntansi. Pengendalian itu muncul

karena beberapa faktor yang ada dalam suatu sistem, yakni fungsi yang terpisah (antara

kewenangan memberi persetujuan / otorisasi, pencatatan dan pengelola), prosedur yang

memadai, serta dokumen yang layak.

Lembaga Pengembangan Sumber Daya Manusia (LPSDM) Paramitha, merupakan

lembaga yang kegiatannya menyelenggarakan outbond serta menyediakan fasilitas

perkemahan. Beberapa hari yang lalu Kantor Akuntan Publik Budiman & Partner

menerima permintaan dari LPSDM Paramitha, untuk melakukan pemeriksaan khusus

dengan adanya kasus penggelapan dana sebesar enam ratus juta rupiah oleh Kepala

Bagian Akuntansi & Keuangan (BAK) selama tiga tahun terakhir. Paramitha ingin

mengetahui mengapa hal ini bisa terjadi tanpa diketahui.

Untuk mendapatkan pemahaman atas pengendalian intern di LPSDM, auditor

mewawancarai karyawan tentang kegiatan lembaga tersebut. Fasilitas perkemahan

lembaga yang berkantor di Jakarta ini ada di Yogya, Bogor dan Bandung. Penerimaan

dikumpulkan dari para pemakai dan dikirimkan dalam bentuk cek kepada Kepala BAK

Kantor Pusat. Kepala BAK mencatat pendapatan tersebut berdasarkan informasi pada cek

tersebut. Tidak ada catatan sumber atau jumlah penerimaan kas yang diselenggarakan di

ketiga lokasi perkemahan tersebut, sehingga Kepala BAK bisa sekali-sekali

menggunakan sebagian cek tersebut untuk kepentingan pribadinya dan tidak mencatat

pendapatan tersebut. Jelas bahwa tidak seorang pun di kantor pusat, kecuali orang yang

menggelapkan dana, yang menyadari masalah tersebut.

Dari contoh diatas terlihat bahwa prosedur pengiriman uang tersebut terlalu lemah

pengendalian internalnya. Tidak adanya pencatatan di lokasi perkemahan menyebabkan

kehilangan jejak untuk mengkonfirmasikan jumlah yang seharusnya ada. Seharusnya

uang dikirimkan kepada Pemegang kas kantor Pusat, sementara Kepala BAK mendapat

pemberitahuan tentang pengiriman uang tersebut melalui surat tersendiri, sehingga

terdapat cross check dari tiga sisi, yakni pengirim, penerima dan pencatat yang

4

ketiganya merupakan fungsi yang terpisah. Dalam kasus di atas, dapat disimpulkan

bahwa pengendalian intern yang baik akan dapat mencegah lebih banyak penyimpangan,

daripada yang ditemukan auditor

Istilah pengendalian intern dikembangkan dalam suatu sistem dimana pengendalian

intern yang layak harus mempunyai elemen-elemen seperti struktur organisasi, sistem

otorisasi, prosedur pencatatan, praktek yang sehat serta pegawai yang cakap.

Struktur organisasi, merupakan wadah pembagian wewenang dan tanggung jawab,

dimana pekerjaan atau tugas sudah ditetapkan dan tidak tumpang tindih. Dalam

pembagian tugas ini, antara satu tugas dengan tugas lain yang berkelanjutan terbangun

internal check ( saling menjaga ). Salah satu kewenangan adalah adanya otorisasi, yaitu

fungsi yang memberikan persetujuan atas suatu tindakan. Pelaksanaan atas kegiatan

dilakukan oleh individu yang berbeda dan dimonitor oleh pencatatan yang dilakukan oleh

orang yang berbeda ( independen ) dari kedua fungsi tersebut. Praktek yang sehat

mencerminkan bersihnya dari tindakan yang dapat merusak kondisi pengendalian intern

terserbut, seperti kolusi. Pegawai yang cakap mencerminkan para petugas/pegawai yang

melaksanakan tanggung jawanya benar-benar orang yang memiliki skill yang sepadan

dengan tugasnya. Akhir-akhir ini konsep pengendalian intern yang semula merupakan

sistem, dikembangkan dalam suatu bentuk struktur pengendalian intern, dengan

komponen – komponen yang lebih luas dan sistem pengendalian intern ada didalam

komponen tersebut

Dalam audit terhadap laporan keuangan ( general audit ), auditor melaksanakan

pemeriksaan berdasarkan panduan umum, yang dikenal sebagai Standar Profesional

Akuntan Publik (SPAP). Standar ini terdiri dari tiga kelompok, yakni: Standar Umum,

Standar Pekerjaan Lapangan, dan Standar Pelaporan.

Dalam standar pekerjaan lapangan point dua disebutkan “ Pemahaman yang

memadai atas struktur pengendalian intern harus diperoleh, untuk merencanakan audit

dan menentukan sifat, saat dan lingkup pengujian yang akan dilakukan”

Berdasarkan Peraturan Dirjen Bea dan Cukai No.: P-28/BC/2007 tanggal 27

September 2007 pasal 4, tentang Standar Audit di Bidang Kepabeanan Standar

pelaksanaan lapangan kedua menyatakan bahwa :

“Struktur pengendalian intern auditee harus dipahami untuk manentukan jenis, saat, dan

ruang lingkup pengujian yang harus dilakukan.”

Jelas kedua standar audit tersebut secara umum ( SPAP ) dan khusus ( untuk DJBC )

meletakkan pemahaman atas pengendalian intern sebagai bagian penting dalam audit.

5

A. Pentingnya Pengendalian Intern

Dengan semakin berkembangnya perusahaan serta tingkat kompleksitas kegiatan

yang dihadapi, maka manajemen perusahaan tidak mungkin lagi untuk melakukan segala

kegiatan pemantauan maupun pengawasan terhadap pencapaian tujuan yang telah

ditetapkan. Padahal untuk dapat mencapai tujuan tersebut, pihak manajemen dituntut

untuk dapat mengendalikan kegiatan usahanya, disamping menjaga keamanan harta

perusahaan serta mencegah atau menemukan kesalahan dan ketidak beresan. Kondisi

diatas akhirnya menuntut pihak manajemen untuk menciptakan suatu pengendalian intern,

untuk memastikan bahwa keigatan dalam rangka pencapaian tujuan perusahaan telah

sesuai dengan apa yang diharapkan.

Ditinjau dari segi audit, pengendalian intern yang berlaku pada perusahaan akan

sangat bermamfaat dalam merencanakan audit dan menentukan sifat, saat dan lingkup

pengujian. Hal ini berlaku juga dalam audit di bidang kepabeanan dan cukai yang

merupakan jenis audit kepatuhan (compliance audit). Audit dibidang kepabeanan dan

cukai bertujuan untuk menentukan tingkat kepatuhan perusahaan terhadap peraturan

perundang-undangan di bidang kepabeanan dan cukai serta peraturan lainnya dan untuk

mengamankan penerimaan negara.

Walaupun tujuan audit kepabeanan dan cukai berbeda dengan tujuan audit atas

laporan keuangan (financial audit), penilaian terhadap pengendalian intern dalam audit di

bidang kepabeanan dan cukai sangat diperlukan untuk menentukan sejauh mana

pengendalian intern dapat diandalkan kemampuannya guna menjamin ketelitian data dan

informasi yang dihasilkan serta untuk menentukan jenis, saat dan ruang lingkup pengujian

yang harus dilakukan.

B. Pengertian dan Konsep Dasar Pengendalian Intern

Pengendalian intern merupakan proses yang dijalankan oleh dewan komisaris,

manajemen dan personil lain dalam suatu organisasi (entitas), yang dirancang untuk

memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga tujuan utama yakni :

- Keandalan pelaporan keuangan ( dalam financial audit)

- Efektifitas dan efisiensi operasi ( dalam operational audit)

- Kepatuhan dengan undang-undang dan peraturan yang berlaku ( dalam compliance

audit)

6

Tujuan pertama terkait dengan tujuan audit atas laporan keuangan (financial audit),

tujuan kedua terkait dengan tujuan audit operasional (operating audit) dan tujuan ketiga

terkait dengan tujuan audit kepatuhan atas kebijakan atau peraturan (compliance audit).

Audit di bidang kepabeanan dan cukai termasuk dalam compliance audit.

Konsep dasar pengendalian intern yang terkandung dalam pengertian diatas adalah

sebagai berikut :

- Proses : pengendalian intern adalah suatu proses, yang berarti merupakan cara

untuk mencapai tujuan.

- Dipengaruhi oleh manusia : pengendalian intern bukan hanya terdiri dari buku

pedoman, kebijakan dan formulir-formulir, tetapi juga orang-orang dalam

berbagai jenjang dalam suatu organisasi yaitu dewan komisaris, manajemen dan

personil lainnya.

- Keyakinan memadai : pengendalian intern hanya diharapkan memberikan

keyakinan memadai, bukan keyakinan yang pasti (absolut), karena kelemahan-

kelemahan yang melekat pada seluruh pengendalian intern.

- Alat untuk mencapai tujuan : pengendalian intern adalah alat untuk mencapai

tujuan dalam berbagai hal yaitu penyajian laporan keuangan yang wajar, efisiens

dan efektivitas kegiatan (operasi) dan kepatuhan terhadap kebijakan manajemen.

Komponen Pengendalian Intern

Pengendalian intern meliputi lima unsur pengendalian yang dirancang dan

diterapkan oleh manajemen untuk memberikan jaminan tercapainya tujuan yang

telah ditetapkan. Lima unsur pengendalian ini disebut komponen pengendalian,

yaitu :

(i) Lingkungan pengendalian

(ii) Penilaian resiko

(iii) Aktivitas pengendalian

(iv) Informasi dan komunikasi

(v) Pemantauan

Lingkungan pengendalian merupakan wadah (payung) bagi empat komponen

lainnya, yang berarti tanpa adanya lingkungan pengendalian yang efektif, keempat

komponen lainnya tidak mungkin menghasilkan pengendalian yang efektif.

7

(i) Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian merupakan tindakan, kebijakan dan prosedur yang

mencerminkan keseluruhan sikap dari manajemen dan pemilik dari suatu

perusahaan, mengenai arti pentingnya pengendalian intern bagi perusahaan

tersebut. Lingkungan pengendalian merupakan landasan bagi komponen-

komponen pengendalian lainnya dengan menciptakan disiplin dan struktur.

Lingkungan pengendalian terdiri dari :

a. Integritas dan nilai etika

Dalam suatu perusahaan biasanya terdapat peraturan yang berkaitan

dengan motto, visi, misi dan tujuan perusahaan (organisasi). Perilaku karyawan

akan dipengaruhi oleh aturan yang ditetapkan tersebut, sehingga terbentuklah

sikap integritas, disertai nilai – nilai etika dalam kinerjanya. Munculnya

perilaku tersebut didukung oleh::

- tindakan manajemen memberikan contoh yang menghindarkan para

karyawan melakukan tindakan tidak jujur, melanggar hukum atau

melanggar etika;

- manajemen mengkomunikasikan nilai-nilai etika dan standar perilaku

organisasi kepada para karyawan melalui pernyataan kebijakan, peraturan

dan contoh yang nyata.

8

Di Direktorat Jenderal Bea dan Cukai misalnya, terdapat kode etik

pegawai, visi, misi serta slogan, yang tujuannya adalah untuk membangun

integritas serta nilai-nilai etika tersebut.

b. Komitmen terhadap kompetensi

Kompetensi merupakan pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan

untuk menyelesaikan tugas yang dibebankan kepada individu. Komitmen

terhadap kompetensi mencakup pertimbangan manajemen atas kompetensi

seseorang yang akan diberi tanggungjawab untuk melakukan pekerjaan

tertentu. Hal tersebut diterapkan kedalam bentuk persyaratan keterampilan dan

pengetahuan.

Sebagai contoh, Direktorat Audit pada DJBC, menempatkan tenaga auditor

dalam penugasaannya, dengan tenaga – tenaga yang telah mengikuti pelatihan

Post Clearance Audit, selain pengetahuan tentang kepabeanan dan cukai yang

telah diperoleh sebelumnya. Kompetensi auditor dalam hal audit diperoleh

dalam pelatihan tersebut.

c. Partisipasi dewan direksi dan komite audit

Dewan komisaris dan komite audit merupakan wakil pemilik (pemegang

saham) yang berada diluar fungsi manajemen. Mereka bertugas melakukan

pengawasan terhadap kinerja manajemen. Bagaimana mereka melakukan

tanggung jawab tersebut, akan memiliki dampak yang besar terhadap

lingkungan pengendalian. Faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas dewan

komisaris dan komite audit dalam lingkungan pengendalian adalah :

- Sikap tidak dipengaruhi ( independensi) dewan komisaris dan komite audit

terhadap manajemen.

- Pengalaman serta tingginya kedudukan mereka

- Luasnya keterlibatan dan kegiatan pengawasan

- ketepatan tindakan yang diambil

- seberapa relevan pertanyaan yang diajukan kepada manajemen

- sifat serta luasnya interaksi dengan auditor intern dan ekstern

Di Ditjen Bea dan Cukai, terciptanya pengendalian kinerja lembaga ini

didukung peran pejabat – pejabat eselon II dalam memantau kegiatan

jajarannya.

9

d. Falsafah manajemen dan gaya operasi

Falsafah manajemen dan gaya operasi ditunjukkan melalui pendekatan

manaje-men dalam mengambil dan memantau resiko usaha. Hal tersebut

ditunjukkan antara lain upaya manajemen untuk mencapai anggaran, laba serta

tujuan bidang keuangan dan sasaran operasi lainnya.

Pada saat terjadi krisis energi ( listrik ) Ditjen Bea dan Cukai melakukan

efisiensi anggaran, dengan penghematan pemakaian listrik, melalui himbauan

pada setiap lantai, serta penggunaan fasilitas (menggunakan listrik) yang

dibatasi.

e. Struktur organisasi

Struktur organisasi suatu perusahaan harus menetapkan wewenang dan

tanggung jawab yang layak pada setiap unit (fungsi) di dalamnya. Struktur

organisasi meliputi bentuk dan sifat unit-unit organisasi, yang memberikan

kerangka kerja menyeluruh bagi perencanaan, pengarahan dan pengendalian

operasi. Dalam penyusunan struktur organisasi harus diperhatikan adanya

fungsi pengolahan data serta hubungan fungsi manajemen lain yang berkaitan

dengan pelaporan. Fungsi pengolahan data dalam hal ini memberi kontribusi

pengendalian melalui pelaporan. Sebagai contoh, di Ditjen Bea dan Cukai

dikembangkan sistem informasi untuk internal maupun pelayanan kepada

publik, sehingga pengendalian terhadap kepentingan internal ( misal

kepegawaian ) maupun eksternal ( monitoring fasilitas pabean ) dapat

dilakukan dengan baik.

f. Perumusan kewenangan dan tanggung jawab

Metode perumusan ini mempengaruhi pemahaman terhadap hubungan

pelaporan dan tanggung jawab yang ditetapkan dalam entitas. Metode

penetapan wewenang dan tanggung jawab meliputi pertimbangan atas :

- Kebijakan entitas (organisasi) mengenai masalah seperti praktik usaha

yang dapat diterima, konflik kepentingan dan aturan perilaku;

- Penetapan tanggung jawab dan delegasi wewenang untuk menangani

masalah seperti maksud dan tujuan organisasi, fungsi operasi dan

persyaratan instansi yang berwenang;

- Uraian tugas pegawai yang menegaskan tugas-tugas spesifik.

10

Pembentukan Kantor Pelayanan Utama (KPU) di Ditjen Bea dan Cukai

adalah bentuk kebijakan organisasi serta penugasan secara spesifik dalam

usaha meningkatkan pelayanan kepada publik.

g. Kebijakan dan praktek sumber daya manusia

Praktek dan kebijakan karyawan berkaitan dengan penugasan, orientasi,

pelatihan, evaluasi, bimbingan, promosi dan pemberian kompensasi dan

tindakan perbaikan. Sebagai contoh, standar penugasan individu yang paling

memenuhi syarat, ditekankan pada latar belakang pendidikan, pengalaman

bekerja sebelumnya, prestasi sebelumnya, bukti tentang integritas dan perilaku

etis- menunjukkan komitmen entitas terhadap orang yang kompeten dan dapat

dipercaya.

Kebijakan pelatihan yang mengkomunikasikan peran dan tanggung jawab

masa depan serta mencakup praktek-praktek seperti sekolah, latihan dan

seminar menunjukkan tingkat kinerja dan perilaku yang diharapkan. Promosi

yang dipacu oleh penilaian kinerja berkala menunjukkan komitmen organisasi

terhadap penempatan personel yang cakap ke tingkat tanggung jawab yang

lebih tinggi.

Pendidikan dan pelatihan diselenggarakan oleh Kantor Pusat DJBC,

merupakan bentuk penyiapan sumberdaya manusia dalam rangka penugasan

bidang-bidang tertentu bagi pegawai di lingkungan lembaga ini.

(ii) Penilaian Resiko

Penilaian risiko entitas merupakan indentifikasi, analisis dan manajemen

terhadap risiko yang relevan dengan penyusunan laporan keuangan yang wajar

sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum, efisien dan efektivitas

operasi dan kepatuhan terhadap undang-undang dan peraturan yang berlaku.

Mengidentifikasi dan menganalisa risiko merupakan proses yang

berkelanjutan dan komponen kritis dari pengendalian intern yang efektif.

Langkah penting pertama, manajemen mengidentifikasi faktor yang bisa

meningkatkan risiko. Risiko dapat timbul atau berubah karena keadaan berikut

ini :

- Perubahan dalam lingkungan operasi

11

- Personel baru

- Sistem informasi yang baru atau yang diperbaiki

- Teknologi baru

- Lini produk, produk atau aktivitas baru

- Restrukturisasi organisasi

- Operasi luar negeri

- Standar akuntansi baru

- Undang-undang dan peraturan baru

Saat resiko telah dikenali, manajemen memperkirakan arti resiko itu,

memperkirakan kemungkinan terjadinya risiko tersebut, dan mengembangkan

tindakan spesifik yang perlu diambil untuk mengurangi risiko hingga suatu

tingkatan yang bisa diterima.

Sebagai contoh, adanya perubahan peraturan di bidang kepabeanan tentang

penetapan nilai pabean untuk penghitungan bea masuk yang mendasarkan pada

profil importir akan meningkatkan risiko tagihan bea masuk, pajak impor

dengan profil high risk. Tindakan spesifik untuk mengurangi risiko tersebut

dilakukan dengan cara perbaikan profil perusahaan sehingga akan mengurangi

risiko adanya tagihan bea masuk, pajak impor dan denda yang harus

ditanggung oleh perusahaan, ketika pemberitahuan nilai pabean dianggap tidak

wajar oleh bea dan cukai.

Auditor harus memperoleh pengetahuan memadai tentang proses

penaksiran risiko entitas, untuk memahami bagaimana manajemen

mempertimbangkan risiko yang relevan dengan pencapaian tujuan perusahaan,

menunjukkan perhatian manajemen terhadap pentingnya pengendalian intern.

(iii) Aktivitas Pengendalian

Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu

meyakinkan bahwa perintah manajemen telah dijalankan. Kebijakan dan

prosedur tersebut membantu meyakinkan bahwa tindakan yang diperlukan

telah dijalankan untuk mencapai tujuan perusahaan. Aktivitas pengendalian

memiliki berbagai tujuan dan diterapkan pada berbagai jenjang organisasi dan

fungsi. Umumnya, aktivitas pengendalian yang relevan dengan audit dapat

digolongkan sebagai kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan berikut ini

12

a. Pengolahan informasi

Berbagai pengendalian dilaksanakan untuk mengecek ketepatan,

kelengkapan dan otorisasi transaksi. Dua pengelompokan luas aktivitas

pengendalian sistem informasi adalah :

- Pengendalian umum (general control)

Pengendalian umum biasanya mencakup pengendalian atas operasi pusat

data, perolehan dan pemeliharaan perangkat lunak sistem , keamanan akses

dan pengembangan dan pemeliharaan sistem aplikasi.

- Pengendalian aplikasi (application control)

Pengendalian aplikasi berlaku untuk pengolahan aplikasi secara individual.

Pengendalian ini membantu menetapkan bahwa transaksi adalah sah,

diotorisasi semestinya dan diolah secara lengkap dan akurat.

Pengendalian ini terdiri dari :

1. Pengotorisasian yang tepat

Tujuan utama pengotorisasian yang tepat adalah untuk menjamin bahwa

transaksi-transaksi telah diotorisasi (disetujui) oleh personil manajemen

yang berwenang. Otorisasi bisa berupa otorisasi umum atau otorisasi

khusus. Otorisasi umum berhubungan dengan kondisi umum yang

menaungi, berhubungan dengan pemberian otorisasi untuk kasus-kasus

tertentu.

2. Dokumen dan catatan

Dokumen dan catatan adalah obyek fisik dimana transaksi dimasukkan

dan diringkaskan. Contoh dokumen dan catatan adalah faktur penjualan,

pesanan pembelian, jurnal penjualan dan kartu catatan waktu karyawan.

Dokumen dan catatan melaksanakan fungsi pengiriman informasi dalam

suatu organisasi maupun antar organisasi yang berbeda. Dokumen dan

catatan harus memadai untuk memberikan jaminan yang wajar, bahwa

semua aset dikendalikan dengan baik dan semua transaksi dicatat

dengan tepat. Sebagai contoh jika bagian penerimaan mengisi laporan

penerimaan barang pada saat barang diterima, bagian akuntansi dapat

memverifikasi jumlah dan uraian pada faktur pemasok dengan

membandingkan dengan informasi pada laporan penerimaan barang.

Prinsip dalam perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan

adalah :

13

- bernomor urut tercetak ( prenumbered ) untuk memudahkan

pengendalian atas dokumen yang hilang dan pencarian dokumen

ketika diperlukan.

- Disiapkan pada waktu transaksi berlangsung atau segera sesudah

itu. Bila ada interval waktu yang lebih panjang, catatan menjadi

kurang bisa diandalkan dan kemungkinan salah saji bisa terjadi.

- Cukup sederhana untuk memastikan bahwa dokumen dan catatan

dapat dipahami dengan jelas.

- Jika memungkinkan dokumen dan catatan dirancang untuk berbagai

penggunaan untuk mengurangi jumlah formulir yang berbeda-beda.

- Dibuat dengan cara yang mendorong persiapan yang benar. Ini bisa

dilakukan dengan menyediakan verifikasi melalui pemeriksaan

internal dalam formulir atau catatan.

Suatu pengendalian yang berhubungan erat dengan dokumen dan

catatan adalah bagan akun, yang menggolongkan transaksi kedalam

rekening tertentu. Bagan (daftar) akun adalah sebuah kendali penting

karena memberikan kerangka kerja untuk menentukan informasi yang

disajikan kepada manajemen dan pemakai laporan keuangan lainnya.

3. Pemeriksaan independen

Pemeriksaan independen menyangkut verifikasi (pemeriksaan ) atas :

- pekerjaan yang dilakukan sebelumnya oleh orang lain atau bagian

lain

- kebenaran penilaian dari jumlah yang dicatat

Kebutuhan pemeriksaan independen timbul karena personil sangat

mungkin melupakan atau dengan sengaja tidak mengikuti prosedur,

kecuali jika seseorang mengevaluasi dan mengamati mereka. Cara yang

murah untuk melakukan pemeriksaan independen adalah dengan

melakukan pemisahan tugas. Sebagai contoh suatu transaksi

dipersiapkan, disetujui, diverifikasi dan dicatat oleh orang - orang yang

berlainan.

b. Pemisahan Tugas

Pemisahan tugas dimaksudkan untuk menjamin bahwa seseorang tidak

melakukan perangkapan tugas yang tidak boleh dirangkap. Tugas-tugas

14

dipandang tidak bisa dirangkap dari sudut pengendalian, apabila terdapat

kemungkinan seseorang melakukan kekeliruan atau penyimpangan dan

kemudian dalam posisi yang lain ia mempunyai kemungkinan untuk

menyembunyikannya. Pada umumnya, pemisahan tugas tersebut adalah tugas

operasional (misalnya; otorisasi ), tugas pencatatan dan tugas penyimpanan

Pemisahan tugas perlu dilakukan untuk empat situasi berikut :

- Tanggung jawab untuk melaksanakan suatu transaksi, pencatatan

transaksi, dan penyimpanan hasil dari transaksi tersebut harus

diberikan kepada orang berbeda atau bagian yang berbeda.

Sebagai contoh, pegawai bagian pembelian harus menerbitkan order

pembelian, pegawai bagian akuntansi harus mencatat pembelian barang

dan pegawai bagian gudang harus menyimpan barang yang dibeli tersebut.

- Berbagai tahapan yang berkaitan dengan pelaksanaan suatu transaksi

harus dilakukan oleh orang atau bagian yang berbeda.

Sebagai contoh, dalam melaksanakan suatu transaksi penjualan pada

sebuah perusahaan manufaktur, tanggung jawab pemberian otorisasi

penjualan, pemenuhan pesanan, pengiriman barang yang dipesan dan

pengiriman tagihan faktur, harus diberikan kepada orang yang berbeda.

- Tanggung jawab untuk pengoperasian akuntansi tertentu harus

dipisahkan.

Sebagai contoh, personil yang menangani penerimaan dan pengeluaran

kas, tidak boleh menangani pembuatan rekonsiliasi bank.

- Harus diadakan pembagian tugas yang tepat dalam bagian

pengolahan data elektronik (PDE) dan antara bagian PDE dengan

bagian lain.

Berbagai fungsi dalam bagian PDE seperti sistem analis, pemrograman,

pengoperasian komputer dan pengontrolan data harus dipisahkan. Selain

itu, PDE tidak boleh mengubah data yang dikirimkan oleh unit pemakai

informasi, dan secara organisasi harus independen terhadap unit pemakai.

Apabila pembagian tugas telah dilaksanakan sedemikian rupa, sehingga

pekerjaan yang dilakukan oleh seseorang secara otomatis akan dicek silang

dengan pekerjaan yang dilakukan oleh orang lain, maka akan terjadi

pemeriksaan independen sebagaimana diatas.

15

c. Pengendalian fisik

Pengendalian fisik berhubungan dengan pembatasan dua jenis akses

terhadap aktiva dan catatan-catatan penting, yaitu : (1) akses fisik secara

langsung, dan (2) akses tidak langsung melalui pembuatan atau pengolahan

dokumen, seperti order penjualan dan voucher pengeluaran yang memberikan

persetujuan untuk menggunakan atau menjual aktiva. Pengendalian ini

terutama berhubungan dengan alat-alat dan aturan pengamanan atas aktiva,

dokumen-dokumen, catatan-catatan dan program komputer atau file.

Aktivitas pengawasan fisik meliputi pula perhitungan aktiva secara

periodik dan membandingkannya dengan jumlah yang tercantum dalam catatan

pengawasan, misalnya perhitungan persediaan.

d. Review Kinerja

Aktivitas pengendalian ini mencakup review atas kinerja sesungguhnya

dibandingkan dengan anggaran, prakiraan atau kinerja periode sebelumnya;

menghubungkan satu rangkaian data yang berbeda – operasi atau keuangan –

satu sama lain, bersama dengan analis atas hubungan dan tindakan

penyelidikan dan perbaikan; dan review atas kinerja fungsional suatu aktivitas.

(iv) Informasi dan Komunikasi

Sistem informasi yang berhubungan dengan tujuan pelaporan keuangan yang

mencakup sistem akuntansi, terdiri dari metoda dan catatan-catatan yang digunakan

untuk mengidentifikasi, menggabungkan, menganalisis, menggolongkan, mencatat

dan melaporkan transaksi perusahaan (temasuk pula kejadian-kejadian dan kondisi)

dan menyelenggarakan pertanggungjawaban atas aktiva dan kewajiban yang

bersangkutan.

Komunikasi menyangkut pemberian pemahaman yang jelas tentang peran

dan tanggung jawab masing-masing individu berkenaan dengan struktur

pengendalian intern atas pelaporan keuangan.

Fokus utama kebijakan dan prosedur pengendalian yang berkaitan dengan

sistem akuntansi ialah bahwa transaksi harus ditangani dengan cara sedemikian

rupa sehingga dapat mencegah salah saji dalam laporan keuangan. Oleh karena itu,

suatu sistem akuntansi yang efektif harus :

16

- Mengidentifikasi dan mencatat hanya transaksi-transaksi perusahaan yang sah

yang terjadi pada periode berjalan

- Mengidentifikasi dan mencatat semua transaksi perusahaan yang sah yang

terjadi pada periode berjalan.

- Menjamin bahwa aktiva dan kewajiban yang dicatat adalah hasil dari transaksi-

transaksi yang menghasilkan hak perusahaan atas sesuatu, kewajiban

perusahaan untuk membayar kepada pihak tertentu .

- Mengukur nilai transaksi dengan cara tertentu yang memungkinkan pencatatan

nilai moneternya secara tepat dalam laporan keuangan .

- Mendapatkan informasi yang cukup rinci dari semua transaksi sehingga

memungkin-kan untuk menyajikan secara tepat dalam laporan keuangan,

termasuk penggolongan dan pengungkapan yang harus dilakukan.

Sistem akuntansi perusahaan harus menghasilkan alur atau jejak audit

(audit trail) atau alur transaksi ( transaction trail ) yang lengkap untuk setiap

transaksi. Alur transaksi adalah rangkaian bukti yang diperoleh dengan pengkodean,

referensi silang dan pendokumentasian yang menghubungkan saldo rekening (atau

hasil ringkasan lainnya) dengan data asli transaksi. Alur transaksi penting bagi

auditor untuk melakukan penelusuran dan pencocokan ke dokumen pendukung

transaksi.

Komunikasi, berarti meyakinkan bahwa personil yang terlibat dalam sistem

pelaporan keuangan mengerti bagaimana kegiatan yang dilakukannya berkaitan

dengan pekerjaan yang dilakukan oleh orang lain, baik orang dari dalam dan dari

luar organisasi.

(v) Pemantauan

Pemantauan adalah suatu proses penilaian kualitas kinerja pengendalian intern

sepanjang masa. Hal ini menyangkut penilaian tentang rancangan dan pelaksanaan

operasi pengendalian oleh orang yang tepat untuk setiap periode waktu tertentu,

untuk menentukan bahwa pengendalian intern telah berjalan sesuai dengan yang

dikehendaki dan bahwa modifikasi yang diperlukan karena adanya perubahan-

perubahan kondisi telah dilakukan.

17

Pemantauan bisa terjadi atas aktivitas yang sedang berlangsung, misalnya

masalah yang berhubungan dengan pengendalian intern bisa menjadi perhatian

manajemen, karena adanya pengaduan yang diterima dari konsumen karena

kesalahan pembuatan faktur atau dari pemasok yang berkaitan dengan masalah

pembayaran.

Pemantauan bisa juga dilakukan dengan melakukan evaluasi pada setiap

akhir periode, misalnya auditor intern biasanya melakukan penilaian atas bagian-

bagian tertentu dari pengendalian intern pada berbagai interval waktu tertentu dan

melaporkan kelemahan yang ditemukan, kepada manajemen atau komite audit

beserta rekomendasi untuk perbaikan yang diperlukan.

2.2 Latihan 1

1. Berikut ini adalah kebijakan dan prosedur pengendalian spesifik yang diterapkan

oleh PT. Bianglala :

a. Manajemen menaruh perhatian besar terhadap pengetahuan dan ketrampilan

yang diperlukan personil pada setiap level (jenjang) dalam organisasi

b Akses ke dalam sistem diberikan melalui otorisasi dan setiap transaksi

diotorisasi dengan semestinya dalam departemen pengolahan data elektronik.

c Manajemen terbuka untuk melayani pengaduan yang diterima dari pelanggan

karena adanya kesalahan dalam faktur penjualan.

d Manajemen memberi perhatian khusus terhadap resiko yang dapat timbul

sebagai akibat perubahan perbedaan, seperti misalnya adanya undang –

undang atau peraturan baru.

e Tugas – tugas karyawan ditetapkan sedemikian rupa , sehingga seseorang

tidak dimungkinkan untuk melakukan kekeliruan atau manipulasi dan

kemudian menutupinya.

f Sistem akuntansi mencakup ketentuan – ketentuan agar nilai transaksi dapat

ditetapkan dengan tepat dan dicatat sedemikian rupa, sehingga disajikan

dengan nilai yang tepat dalam laporan keuangan

g Staf audit intern secara periodik melakukan penilaian atas efektivitas

komponen - komponen struktur pengendalian intern.

h Kebijakan akuntansi, buku pedoman akuntansi dan pelaporan keuangan, dan

18

daftar kode rekening telah disusun dan diterapkan.

Saudara diminta menunjukkan, berhubungan dengan komponen pengendalian

intern manakah masing – masing kebijakan atau prosedur di atas?

2. Klien Kantor Akuntan Publik Sunarto & Rekan, PT. Bintang Kejora datang

dengan membawa masalah sebagai berikut. Perusahaan mempunyai tiga orang

karyawan yang harus melakukan tugas sebagai berikut

a. Menyelenggarakan buku besar

b Menyelenggarakan buku pembantu hutang dagang

c Menyelenggarakan buku pembantu piutang dagang

d Menyiapkan cek untuk ditandatangani

e Menyelenggarakan jurnal pengeluaran kas

f Mengeluarkan memo kredit untuk retur dan potongan penjualan

g Merekonsiliasi rekening bank

h Menangani dan menyetorkan penerimaan kas

Dengan asumsi tidak ada masalah yang berhubungan dengan kemampuan ketiga

karyawan tersebut, perusahaan ini meminta Saudara untuk memberikan saran

tentang penetapan tugas bagi ketiga karyawan tersebut, sedemikian rupa sehingga

tercipta pengendalian internal yang layak. Ketiga karyawan tersebut tidak akan

menangani fungsi akuntansi lainnya, selain yang tercatum dalam daftar di atas.

Rekomendasi apa yang akan anda berikan dalam mendistribusikan fungsi – fungsi

di atas, kepada ketiga karyawan perusahaan tersebut?. Catatan: pelaksanaan

fungsi – fungsi di atas membutuhkan waktu yang relatif sama, kecuali tugas

pembuatan rekonsiliasi bank dan penerbitan memo kredit untuk retur dan

potongan penjualan.

3. Berikut ini adalah kebijakan dan prosedur pengendalian spesifik yang diterapkan

oleh PT. Cahaya Timur:

a. Formulir permintaan bahan diperlukan untuk meminta bahan baku dari

gudang.

b Persetujuan otorisasi penjualan, pemenuhan pesanan, pengiriman barang yang

dipesan, dan pengiriman tagihan / faktur, dilakukan oleh orang yang berbeda.

c Laporan Penerimaan Barang, diberi nomer urut tercetak ( prenumbered )

d Persetujuan order pembelian bahan baku harus diberikan oleh bagian pembe-

19

lian sebelum pembelian terjadi

e Persediaan disimpan dalam gudang terkunci

f Petugas gudang melakukan verifikasi kecocokan antara barang yang diterima

digudang dengan copy / duplikat order pembelian, sebelum barang disimpan

di gudang

g Catatan persediaan perpetual, secara periodik disesuaikan dengan hasil

perhitungan fisik persediaan.

h Digunakan fasilitas off-site storage untuk back up file komputer dan

ketentuan tentang fasilitas back up telah ditetapkan untuk menghadapi

keadaan bahaya.

i Manajemen mereview secara cermat laporan operasi bulanan yang

menunjukkan penyimpangan dari anggaran dan melakukan tindak lanjut atas

penyimpangan yang menyebabkan ketidak efisienan

Saudara diminta menentukan kategori aktivitas pengendalian yang diterapkan

pada masing – masing pengendalian.

2.3 Rangkuman

Pengendalian internal merupakan bagian yang tak terpisahkan dari suatu mekanisme

kegiatan oprasional suatu entitas. Sistem akuntansi yang diterapkan dalam suatu

perusahaan biasanya dibangun dengan landasan pengendalian internal di dalamnya.

Laporan keuangan yang dihasilkan dengan dukungan sistem akuntansi yang baik, akan

memberikan keyakinan yang lebih atas informasi keuangan yang disajikan.

Auditor mengawali pengujian atas auditnya dengan memahami pengendalian intern

yang ada dalam sistem akuntansi. Suatu sistem yang telah didukung dengan

pengendalian yang cukup, bukan berarti meyakinkan dirinya tentang informasi keuangan

yang diauditnya. Observasi yang dilakukannya memperlihatkan apakah prosedur dengan

pengendalian yang memadai benar – benar sudah dilaksanakan. Dari pemahamannya

terhadap kondisi pengendalian intern tersebut, auditor menentukan pengujiannya. Itulah

pentingnya kita mengenal pengendalian intern secara lebih mendalam.

20


PENERAPAN KOMPONEN,

KETERBATASAN DAN PEMAHAMAN

PENGENDALIAN INTERN

3.1 Uraian, Contoh dan Non Contoh

Penerapan suatu pengendalian intern tidak selalu sama pada setiap satuan usaha

(entitas ekonomi), dimana beberapa faktor atau keadaan berpengaruh terhadap kompleks

tidaknya pengendalian intern tersebut diperlukan. Pada entitas dengan kegiatan

operasional yang sederhana (misal: toko, minimarket), tentu lebih sederhana

dibandingkan dengan operasional yang lebih rumit ( misal: manufaktur )

Ny. Aminah termenung sejenak melihat angka – angka penjualan mini market yang

dikelolanya. Sebagai pemegang waralaba “ Indomart ‘ yang baru berjalan dua minggu, ia

menaruh perhatian pada sirkulasi barang dagangannya. Pengetahuannya tentang bisnis

diperoleh dari pengalamannya mengelola toko milik keluarganya, tetapi menghadapi

cepatnya sirkulasi penjualan di usahanya yang baru ini ia harus segera merencanakan

pembelian barang dagangannya. Secara sederhana ia bisa menghitung jumlah barang

yang tersisa dan menetukan macam dan jumlah barang yang harus dibelinya. Sebelumnya

ia tidak pernah menaruh perhatian terhadap pencatatan, mengingat toko milik keluarganya

mengabaikan hal tersebut.

Pendapatan Ny. Aminah dalam bentuk kas, tercatat dalam gulungan kertas yang ada

dalam cash register, sementara itu setiap perubahan barang dagangan yang terjual dicatat

melalui kode – kode barang yang terekam melalui cash register. Sebenarnya tanpa

disadari, Ny. Aminah sudah di- back up dengan suatu pengendalian intern dalam suatu

aplikasi yang sederhana. Setiap perubahan kuantitas barang, secara otomatis akan

memberikan informasi sisa barang yang bersangkutan, sehingga setiap saat ia bisa

mengetahui sisa barang yang seharusnya ada. Bila ia tambahkan dengan langkah stock

opname atas barang dagangannya, maka akan diketahui bila ada barang yang hilang.

Uraian di atas menunjukkan bagaimana suatu entitas mini market menerapkan

pengenda-lian yang sederhana atas persediaan barang dagangannya.

21

A. Penerapan Komponen Pengendalian Intern Untuk Perusahaan Kecil dan

Menengah

Kelima komponen pengendalian intern dapat diterapkan pada semua perusahaan

besar maupun kecil. Namun tingkat keformalan dan spesifikasi bagaimana komponen-

komponen tersebut diterapkan bisa sangat berbeda-beda karena alasan kepraktisan dan

alasan lain yang masuk akal. Faktor-faktor berikut harus dipertimbangkan dalam

memutuskan bagaimana penerapan masing-masing komponen pengendalian intern dalam

suatu perusahaan :

- besarnya satuan usaha

- karakteristik organisasi dan kepemilikan

- sifat kegiatan usaha

- keanekaragaman dan kompleksitas operasi

- metode pengolahan data

- persyaratan perundang-undangan yang harus dipatuhi

Berikut adalah beberapa perbedaan penerapan komponen pengendalian intern pada

perusahaan kecil dan perusahaan besar yang umum dijumpai :

Perusahaan kecil umumnya tidak mempunyai aturan tertulis, tidak memiliki dewan

komisaris dari luar, tidak mempunyai pedoman kebijakan akuntansi yang formal, tidak

cukup karyawan yang memungkinkan diadakan pembagian tugas yang optimal, dan tidak

memiliki auditor intern. Namun demikian, perusahaan kecil seringkali akan dapat

mengatasi kondisi semacam itu, dengan menekankan pada integritas, nilai-nilai etika, dan

kompetensi. Selain itu, manajer-pemilik dapat menangani tanggung jawab , seperti

penandatanganan cek, mereview rekonsiliasi bank, dan memonitor saldo piutang.

Disamping itu, penguasaan manajer perusahaan kecil atas segala masalah yang

dihadapinyai, serta sederhana atau pendeknya rentang komunikasi, menyebabkan tidak

diperlukannya berbagai hal untuk ditetapkan secara formal.

B. Keterbatasan Pengendalian Intern

Salah satu konsep dasar yang terkandung dalam pengendalian intern adalah

pengendalian intern hanya dapat memberikan keyakinan memadai, bukan keyakinan

22

absolut, karena adanya kelemahan-kelemahan bawaan (inherent risk) yang melekat pada

seluruh pengendalian intern, yaitu :

- Kesalahan dalam pertimbangan ( Judgement )

Seringkali terjadi, manajemen dan personil lainnya melakukan pertimbangan yang

kurang matang dalam pengambilan keputusan bisnis, atau dalam melakukan tugas-

tugas rutin, karena kekurangan informasi, keterbatasan waktu atau penyebab lainnya.

- Kemacetan ( Breakdown )

Kemacetan pada pengendalian intern yang telah berjalan bisa terjadi karena petugas

salah mengerti dengan instruksi atau melakukan kesalahan karena kecerobohan,

kebingungan atau kelelahan. Pergantian personil sementara atau tetap atau perubahan

sistem dan prosedur bisa juga mengakibatkan kemacetan.

- Kolusi ( Collusion )

Kolusi atau persekongkolan yang dilakukan oleh seorang pegawai dengan pegawai

lainnya, atau dengan pelanggan atau pemasok, bisa tidak terdeteksi oleh

pengendalian intern. Sebagai contoh, misalnya kolusi yang dilakukan oleh tiga

pegawai perusahaan, masing-masing dari bagian personalia, produksi dan bagian

penggajian, untuk melakukan pembayaran gaji kepada pegawai fiktif.

- Pelanggaran oleh manajemen

Menajemen bisa melakukan pelanggaran atas kebijakan atau prosedur-prosedur untuk

tujuan-tujuan tidak sah, seperti keuntungan pribadi atau membuat laporan keuangan

menjadi nampak baik. Praktik pelanggaran oleh manajemen meliputi pula pemberian

informasi yang tidak benar secara sengaja kepada auditor atau pihak lain, misalnya

dengan membuat dokumen palsu untuk mendukung pencatatan transaksi pembelian

dengan harga yang lebih rendah (under invoicing).

- Biaya dan Manfaat ( Cost Versus Benefit )

Biaya penyelenggaraan suatu pengendalian intern seharusnya tidak melebihi manfaat

yang diperoleh dari penerapan pengendalian tersebut. Oleh karena itu walaupun

pengendalian intern untuk sesuatu hal diperlukan, namun kadang-kadang tidak

diterapkan oleh perusahaan karena biaya penyelenggaraan atau pengorbanannya tidak

sepadan dengan manfaat yang diperoleh.

23

C. Pemahaman Terhadap Pengendalian Intern

Pemahaman terhadap pengendalian intern dalam audit di bidang kepabeanan dan

cukai bertujuan untuk manentukan jenis, saat, dan ruang lingkup pengujian yang harus

dilakukan. Disisi lain, sebagai dasar dalam memberikan saran-saran yang membangun

kepada perusahaan yang diaudit (auditee) untuk perbaikan pengendalian intern

Tahapan dalam mandapatkan pemahaman terhadap pengendalian intern secara garis besar

adalah sebagai berikut :

- Pemahaman terhadap seluruh komponen pengendalian intern yang diterapkan oleh

auditee

- Tingkat kepastian yang wajar bahwa komponen tersebut dilaksanakan dan berjalan

sesuai dengan yang direncanakan ( pengujian ketaatan ).

Dalam rangka memperoleh pemahaman terhadap pengendalian intern perusahaan,

perlu diterapkan prosedur-prosedur sebagai berikut :

- Mereview hasil audit sebelumnya

- Mengajukan pertanyaan kepada manajemen dan staf yang kompeten

- Menginspeksi dokumen dan catatan yang terkait

- Mengobservasi aktivitas dan operasi perusahaan seperti prosedur penerimaan kas,

prosedur pengeluaran kas, prosedur penjualan dan pembelian, prosedur pemakaian

bahan baku dan prosedur lain sesuai kebutuhan audit.

Pendokumentasian pemahaman tentang komponen-komponen pengendalian

intern harus dilakukan pada setiap audit yang dilakukan. Pendokumentasian kertas kerja

bisa dilakukan dalam bentuk :

- daftar pertanyaan (questioner)

- bagan alir/arus (flow chart)

- uraian tertulis (narrative)

Kertas kerja yang merupakan ringkasan hasil pemahaman terhadap pengendalian intern

harus ditandatangai / paraf serta direview oleh atasan auditor secara berjenjang.

Dalam melaksanakan audit terhadap perusahaan besar, ketiga bentuk

pendokumentasian dilakukan untuk berbagai bagian pemahaman. Dalam melaksanakan

audit terhadap perusahaan kecil dengan pendekatan tingkat risiko pengendalian

24

maksimum, bentuk uraian tertulis digunakan untuk pendokumentasian semua komponen

pengendalian intern.

Yang harus diperhatikan dalam audit di bidang kepabeanan dan cukai adalah

apabila hasil pengujian pengendalian intern menunjukkan bahwa pengendalian intern

perusahaan tidak dapat diandalkan, maka pengujian ketaatan tidak perlu dilakukan dan

langsung dilakukan pengujian substantif (transactional approach) ke dokumen secara

menyeluruh (100%). Pengujian ketaatan ditujukan untuk memperoleh keyakinan yang

memadai bahwa pengendalian intern yang bersangkutan telah dilaksanakan sesuai

rencana sehingga pemeriksaan dapat dilakukan pengujian secara sampling. Pengujian

ketaatan dapat dilakukan dengan memeriksa dokumen dan catatan terkait, observasi dan

interview.

Satu hal yang perlu ditekankan adalah pemahaman terhadap pengendalian intern

dilakukan dalam rangka identifikasi penentuan luas tidaknya pemeriksaan dan bukan

sebagai penilaian bahwa nilai ( materialitas ) dokumen auditee ditolak kebenarannya.

3.2 Latihan 2

Soal 1

PT Busana Perkasa Garment mempekerjakan 700 buruh di bagian produksi, dengan

prosedur penggajian sebagai berikut:

Mandor pabrik mewawancarai pelamar, dan berdasarkan wawancara tersebut ia

menerima atau menolak pelamar yang bersangkutan. Saat pelamar direkrut, yang ber-

sangkutan mengisi formulir untuk data pribadinya dan memberikannya kepada mandor.

Mandor menuliskan tarip upah per jam untuk pegawai baru tersebut di sudut kanan atas

formulir, dan memberikannya ke petugas penggajian sebagai pemberitahuan bahwa

pegawai yang bersangkutan telah dipekerjakan. Mandor secara lisan menyarankan agar

bagian penggajian untuk menyesuaikan tarif.

Kartu absensi kosong disediakan dalam kotak didekat pintu masuk pabrik. Setiap

pekerja mengambil kartu absen pada Senin pagi, mengisi namanya dan mencatat dengan

pensil waktu kedatangannya serta kepulangannya setiap hari. Pada akhir minggu, yang

bersangkutan memasukkan kartu absen tersebut ke dalam kotak di dekat pintu pabrik.

Pada Senin pagi, kartu absen yang telah selesai diisi, diambil oleh petugas penggajian.

Petugas penggajian kemudian mencatat transaksi dengan menggunakan sistem

mikro komputer, yang mencatat seluruh informasi untuk jurnal penggajian yang dihitung

25

oleh pembuat daftar gaji/upah. Sistem secara otomatis akan memutakhirkan catatan

penghasilan karyawan dan buku besar. Karyawan secara otomatis akan dihapuskan dari

daftar penggajian, kalau mereka lalai mengembalikan kartu absen.

Cek gaji secara manual ditandatangani oleh Chief Accountant dan diberikan kepada

mandor. Mandor membagikan cek kepada para karyawan yang telah mengisi dan

mengembalikan absen. Rekening bank-gaji direkonsiliasi oleh Chief Accountant, yang

juga menyiapkan berbagai laporan pajak penghasilan bulanan dan tahunan.

Dalam melakukan audit terhadap siklus penggajian dan kepegawaian, pengujian yang

pertama adalah mmperoleh pemahaman atas pengendalian intern, untuk mengembangkan

pengujian berikutnya

Saudara diminta:

a. Menyebutkan kelemahan serius dalam pengendalian intern dan menyatakan resiko

pengendalian yang mungkin timbul akibat kelemahan tersebut.

b. Memberikan saran untuk perbaikan pengendalian intern, bagi praktek perekrutan

pegawai dan prosedur penggajian.

Soal 2.

Musium “Budaya Nusantara” dioperasikan untuk umum (masyarakat). Ketika musim

liburan tiba, banyak pengunjung dari kalangan siswa – siswi yang sedang study tour. Dua

orang petugas ditempatkan di pintu masuk, mengumpulkan uang masuk sebesar Rp 500,-

untuk setiap siswa. Pada sore hari setelah tutup, salah satu petugas menyerahkan

pendapatan itu ke Bendaharawan, pejabat tersebut menghitung uang tunai dihadapan

petugas pintu masuk, dan memasukkan uang ke dalam brankas.

Setiap Jum’at siang, Bendaharawan dan salah satu petugas pintu masuk menyetorkan

uang dalam brankas tsb. ke Bank Mandiri setempat dan menerima slip setoran, yang

dijadikan dasar pencatatan mingguan, serta arsip akuntansi.

Pihak manajemen yayasan pengelola museum telah memahami kebutuhan akan pengen-

dalian intern atas pengelolaan uang penerimaan tersebut. Manajemen telah memperhitung

kan besarnya biaya untuk memasang pagar, loket penjualan tiket, dan manajemen telah

menyetujui bahwa penjualan tiket harus menjadi suatu bagian integral dari usaha

peningkatannya. Saudara telah diminta oleh manajemen yayasan untuk meninjau ulang

pengendalian internal atas operasi di atas, serta memberikan rekomendasi positif. Uraikan

setiap kelemahan pengendalian dan sebutkan saran positif yang relevan!

26

Soal 3

Batik Keris, membuka toko di Jl. Diponegoro – Surabaya. Berikut ini adalah uraian

tentang penjualan dan penerimaan kas untuk toko tersebut. Penjualan dilakukan melalui

tunai dan kredit ( bukan menggunakan kartu kredit ).

Masing – masing pelayan toko mempunyai buku ( bon ) penjualan dengan slip penjualan

yang bernomor, rangkap tiga, beraneka warna. Hanya satu kasir yang mengopersikan

cash register, yang terletak di pintu masuk toko, untuk mengendalikan pencurian pakaian.

Cash register dioperasikan oleh penyelia yang sudah sepuluh tahun bekerja di Batik

Keris.

Pelayan toko menyiapkan faktur penjualan rangkap tiga, Faktur asli dan salinan kedua

diberikan kepada kasir, sedang copy ketiga ditahan di buku/bon penjualannya. Saat

penjualan tunai, pelanggan membayar pelayan toko, yang menandai ketiga salinan

tersebut ”lunas” dan memberikan uangnya kepada kasir beserta salinan faktur.

Pakaian yang dibeli dimasukkan kotak atau bungkusan oleh penyelia setelah membanding

kan pakaian dengan uraian pada faktur dan harga pada label barang. Dia juga meneliti lagi

kalkulasi pelayan toko. Koreksi apapun disetujui oleh pelayan toko ybs, yang segera

merubah buku/bon penjualannya saat itu juga.

Penjualan kredit disetujui oleh penyelia dari daftar kredit, persetujuan diberikan setelah

pelayan toko menyiapkan faktur. Berikutnya, penyelia memasukkan penjualan ke cash

register sebagai penjualan kredit atau tunai. Salinan kedua dari faktur yang telah disahkan

oleh mesin tersebut diserahkan kepada pelanggan.

Pada akhir hari, penyelia mengikhtisarkan penjualan dan kas, dan membandingkan

totalnya dengan pita cash register dan penyelia menyetor uang tunai tersebut di bank.

Salinan faktur pada kasir dikirimkan ke petugas pencatat ( klerk ) piutang dagang

bersama dengan daftar penerimaan hari itu, sementara bank mengirim slip penyetoran

langsung ke pencatat piutang dagang

Setiap hari pencatat piutang membuat ringkasan/daftar penjualan yang digunakan untuk

menghitung komisi penjualan karyawan. Ahmad, akuntan yang tidak menangani uang

tunai, menerima ringkasan dari penyelia dan daftar harian dari klerk. Setiap hari Ahmad

memasukkan informasi faktur penjualan ke komputer perusahaan, yang menyediakan

hasil output dari semua masukan dan ringkasan. Ringkasan akuntansi meliputi penjualan

oleh pelayan toko ( kredit ataupun tunai ) dan total penjualan. Ia membandingkan output

ini dengan ringkasan penyelia dan pelayan toko, serta merekonsiliasikan semua

perbedaannya.

27

Komputer akan meng-up date jumlah piutang dagang, persediaan, dan arsip induk buku

besar. Asisten Ahmad segera mengarsipkan semua faktur penjualan dengan nomor

pelanggan. Daftar nomor faktur dalam nomor urut dimasukkan kedalam print out

penjualan.

Saudara diminta untuk mengidentifikasi kelemahan pengendalian intern dalam siklus

pendapatan tersebut.

Soal 4

Suatu malam anda beserta keluarga makan di kafetaria dekat komplek perumahan tempat

anda tinggal. Setiap pengunjung mengambil makanan yang diinginkan dietalase yang

disediakan. Saat anda sampai ke ujung barisan etalase, seorang karyawan bertanya kepada

anda berapa banyak orang dalam rombongan anda. Kemudian ia menjumlahkan

pembelian makanan keluarga anda dan termasuk jumlah orang yang masuk dalam

kelompok. Ia memberikan anda tanda terima dan meminta anda untuk membayar ketika

selesai makan. Sebelum selesai makan, anda memutuskan untuk mengambil sepotong

pastel dan secangkir kopi, maka anda masuk kembali ke barisan, memilih makanan anda

dan melampaui ujung barisan. Karyawan tersebut melakukan prosedur yang sama lagi,

tetapi kali ini menempelkan tanda terima yang kedua pada tanda terima sebelumnya, dan

mengembalikannya kepada anda. Saat anda meninggalkan kafetaria dan menyerahkan

tanda terima tsb. petugas kasir menjumlahkan keduanya di cash register , menerima uang

anda dan menaruh tanda terima tsb. pada suatu tumpukan.

Saudara diminta menguraikan:

a. Pengendalian internal apa yang diterapkan kafetaria itu untuk operasionalnya?

b. Bagaimana manajer kafetaria bisa mengevaluasi efektivitas dari pengendalian itu?

28

3.3 Rangkuman

Penerapan suatu bentuk pengendalian intern dalam kegiatan operasional, tidaklah

sama antara entitas satu dengan yang lain, tergantung rumit tidaknya kegiatan, lingkup

kegiatan, serta berbagai faktor yang lain.

Beberapa kelemahan yang melekat pada pengendalian intern, seperti kesalahan

pertimbangan oleh manajemen, kurangnya pemahaman oleh bawahan, pelanggaran oleh

manajemen, kolusi diantara para pelaksana menyebabkan pengendalian tidak dapat

memberikan keyakinan yang absolut atas pencapaian tujuannya. Selain itu pertimbangan

antara besarnya biaya dan manfaat yang diperoleh, menyebabkan diabaikannya

penerapan sistem akuntansi.

Langkah auditor dalam memperoleh pemahaman atas pengendalian intern, dapat

dilakukan melalui beberapa prosedur dan didokumentasikan dengan kuesioner, flowchart,

serta uraian.

29

4. Test Formatif

Pilihlah satu jawaban yang benar.

1. Apakah tujuan utama auditor independen untuk memperoleh suatu pemahaman

atas pengendalian intern....

a. untuk mematuhi prinsip – prinsip akuntansi yang berlaku umum

b untuk memperoleh suatu ukuran jaminan dari efisiensi manajemen

c untuk memeliharasuatu keadaan independen dalam sikap mental

d untuk menentukan sifat, saat, serta luas pengujiannya

.2. Yang menunjukkan adanya pengendalian intern dalam pengelolaan kas adalah ....

a. pemegang kas menandatangani cek pembayaran gaji

b pemegang kas menyiapkan cek pembayaran gaji

c pemegang kas menandatangani dan mencatat pembayaran gaji

d pemegang kas menyiapkan dan mencatat pembayaran gaji

3. Yang dimaksud dengan pengendalian aplikasi antara lain adalah ....

a. adanya keamanan dalam akses data

b adanya pemeriksaan independen.

c pengembangan dan Pemeliharaan sistem aplikasi,

d pengendalian atas pusat operasi data,

4. Yang bukan termasuk dalam pengendalian umum adalah ....

a. adanya keamanan dalam akses data

b adanya pemeriksaan independen.

c pengembangan dan Pemeliharaan sistem aplikasi,

d pengendalian atas pusat operasi data,

5. Yang dimaksud dengan “ pengendalian adalah suatu proses “ adalah ....

a. pengendalian adalah suatu cara mencapai tujuan.

b pengendalian intern merupakan alat meningkatkan efisiensi,

c pengendalian intern alat untuk mencegah kebocoran,

30

d pengendalian intern berusaha memberikan keyakinan memadai atas informasi

keuangan.

6. Pengendalian intern dirancang dengan tujuan sebagai berikut, kecuali....

a. memberikan keyakinan yang memadai atas keandalan laporan keuangan.

b menjamin Efektivitas dan efisiensi operasi,

c mencegah manipulasi.

d menjamin kepatuhan terhadap kebijakan serta peraturan yang berlaku,

7. Untuk memudahkan pengendalian dokumen yang hilang serta pencariannya,

maka pengendalian yang tepat dilakukan melalui ....

a. disimpan berdasar urutan jatuh tempo.

b dokumen dibuat sesederhana mungkin,

c dokumen segera dicatat pada saat transaksi berlangsung,

d pencetakan dokumen dengan nomor urut.

8. Untuk memastikan bahwa dokumen dan catatan dapat dipahami dengan jelas,

maka dokumen dirancang ....

a. untuk mendorong persiapan yang benar.

b pencetakan dokumen dengan nomor urut,

c dokumen dibuat sesederhana mungkin.

d dokumen dirancang untuk berbagai kebutuhan,

9. Aktivitas pengendalian, diantaranya adalah adanya pemisahan tugas, yakni ....

a. bagian penggajian dengan gudang penyimpanan.

b bagian penjualan dengan produksi,

c bagian Akuntansi, Pemegang kas dan Pemberi persetujuan pengeluaran kas.

d bagian pembelian dengan petugas pencatat piutang dagang,

10. Untuk menjamin tidak adanya perangkapan fungsi, maka ....

a. berbagai tahapan dalam pelaksanaan suatu transaksi, dilakukan oleh orang

yang berbeda.

31

b pemegang kas menyiapkan dan menandatangani cek pembayaran hutang,

c bagian akuntansi mencatat setoran dan penarikan uang bank, sekalian

melakukan rekonsiliasi,

d bagian pembelian sekaligus mencatat hutang dagang,

11. Berikut ini merupakan keterbatasan dari pengendalian intern, kecuali ....

a. kesalahan pengambilan keputusan karena kurangnya informasi dan

keterbatasan waktu,

b pelanggaran oleh manajemen untuk tujuan tertentu,

c manfaat yang lebih besar dari biaya yang dikeluarkan.

d adanya praktek kolusi antar pegawai maupun dengan pihak ketiga,

12. Prosedur dalam memahami pengendalian intern klien adalah dengan langkah

berikut, kecuali ....

a. mereview hasil audit sebelumnya,.

b menginspeksi dokumen dan catatan yang terkait,

c mengobservasi aktivitas dan operasi perusahaan,

d mengkofirmasikan tagihan perusahaan ke pelanggan.

13. Pada unit usaha retail yang relatif kecil, seperti “Indomart” dengan sistem

waralaba, maka kepentingan pengendalian internal akan dibatasi oleh ....

a. adanya praktek kolusi pegawai dengan pemasok.

b perbandingan biaya dengan manfaat yang diperoleh,

c pelanggaran oleh manajemen untuk tujuan tertentu,

d kesalahan pengambilan keputusan karena kurangnya informasi.

32

5. Kunci Jawaban Test Formatif

No. No.

1 d 8 c

2 b 9 c

3 b 10 a

4 b 11 c

5 a 12 d

6 c 13 d

7 d

6. Umpan Balik dan Tindak Lanjut

Cocokkan hasil jawaban dengan kunci yang terdapat di bagian belakang modul ini.

Hitung jawaban Anda dengan benar. Kemudian gunakan rumus untuk mengetahui tingkat

pemahaman terhadap materi.

TP = Jumlah Jawaban Yang Benar X 100%

Jumlah keseluruhan Soal

Apabila tingkat pemahaman Anda dalam memahami materi yang sudah dipelajari

mencapai :

91% s.d. 100% : Amat baik

81% s.d. 90,99% : Baik

71% s.d. 80,99% : Cukup

61% s.d. 70,99% : Kurang

bila tingkat pemahaman belum mencapai 81% ke atas (kategori “baik”), maka disarankan

mengulangi materi.

Semoga berhasil

33

7. Daftar Pustaka

1. Arens, Alvin A , Auditing and Assurance Servises – An Integrated Approach

9 th Edition. New Jersey 2001

SUBSTANTIF SPESIALISASI POST CLEARANCE AUDIT

MODUL II

SISTEM AKUNTANSI



JAKARTA 2008

i

KATA PENGANTAR

ii

DAFTAR ISI

Kata Pengantar Kepala Pusdiklat Bea dan Cukai ……………………………… i

Daftar Isi ………………………………………………………………………… ii


SISTEM AKUNTANSI

4. Pendahuluan ………………………………………………………………... 1

4.1 Deskripsi Singkat ……………………………………………………... 1

4.2 Tujuan Instruksional Umum ………………………………………..... 2

4.3 Tujuan Instruksional Khusus ………………………………………… 2


SISTEM AKUNTASI PENJUALAN

2.4 Uraian, Contoh dan Non Contoh ……………………………………... 3

A. Sistem Penjualan Tunai ….……………………………………….. 3

(a) Informasi yang diperlukan oleh Manajemen dari kegiatan

Penjualan Tunai ........................................................................

3

(b) Elemen (sistem) Pengendalian Intern dalam sistem Penjualan

tunai ..........................................................................................

4

(c) Lambang – lambang dalam Sistem ........................................... 5

(d) Bagan Alir Penjualan Tunai ...................................................... 6

(e) Uraian Kegiatan (Operation list) sistem Penjualan Tunai ........ 8

B. Sistem Penjualan Kredit ........................................... …………….. 10

1. Informasi yang diperlukan oleh Manajemen dari kegiatan

penjualan kredit ....................………………………..………..

10

2. Elemen Pengendalian Intern dalam Sistem penjualan Kredit ... 12

3. Alir sistem penjualan kredit ...................................................... 13

4. Uraian Kegiatan (Operation List) Sistem Penjualan Kredit ..... 17

C. Sistem Retur Penjualan ……..……………………………………. 20

1. Elemen Pengendalian Intern dalam Sistem Retur Penjualan

Kredit ........................................................................................

21

2. Bagan alir sistem Retur Penjualan Kredit ................................. 22

3. Uraian kegiatan (Operation List) Sistem Retur Penjualan 25

4. Media (formulir ) dalam Sistem ............................................... 27

iii

2.2 Latihan 1 ……………………………………………………………… 31

2.3 Rangkuman …………………………………………………………… 31


SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN


A. Sistem Pembelian ..………………………………………… 32

1. Elemen Pengendalian Intern dalam Sistem Pembelian ........... 33

2. Bagan Alir Sistem Pembelian .................................................. 35

3. Uraian Kegiatan (Operation List) Sistem Pembelian ............... 37

B. Sistem Retur Pembelian .................................................................. 38

1. Elemen Pengendalian Intern dalam Sistem Retur Pembelian ... 39

2. Bagan alir sistem retur pembelian ............................................ 40

3. Uraian Kegiatan (Operational List) Sistem Retur Pembelian ... 43

4. Media ( formulir ) yang digunakan ........................................... 45

7.2 Latihan kasus 2 ..……………………………………………………… 51

7.3 Rangkuman …………………………………………………………… 52


SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN / PENGUPAHAN


A. Elemen Pengendalian Intern dalam Sistem Penggajian / Upah ...... 54

B. Bagan alir sistem Penggajian / Pengupahan .................................... 54

C. Uraian kegiatan (operation list) sistem penggajian / upah .............. 57

4.2 Latihan 3 ……………………………………………………………… 59

4.3 Rangkuman …………………………………………………………… 59

5. Test Formatif ……………………………………………………………….. 60

6. Kunci Jawaban Test Formatif ……………………………………………… 64

7. Umpan Balik dan Tindak Lanjut …………………………………………… 64

8. Daftar Pustaka ……………………………………………………………… 65

1

MODUL II


SISTEM AKUNTANSI

1. PENDAHULUAN

Materi sistem akuntansi tidak terlepas dari masalah pengendalian intern yang telah

disampaikan sebelumnya, karena penerapan pengendalian intern ada di dalam sistem

akuntansi. Pada sistem akuntansi, pengendalian intern diaplikasikan dalam bentuk fungsi,

prosedur serta media ( formulir – formulir ) yang digunakan. Modul ini menyajikan tiga

sistem akuntansi, yakni Sistem Akuntansi Penjualan, Sistem Akuntansi Pembelian dan

Sistem Akuntansi Penggajian / Upah. Ketiga sistem tersebut digunakan pada perusahaan

trading maupun manufaktur, dan diharapkan pengetahuan ini menjadi bekal bagi para

auditor dalam mengembangkan pengujian auditnya.

1.1. Deskripsi Singkat

Kami sangat menghargai kemauan saudara untuk mempelajari modul ini, semoga

kemauan dan kesungguhan saudara dalam mempelajari ini dapat menambah wawasan

saudara, yang nantinya dapat saudara aplikasikan dalam menjalankan tugas-tugas yang

dipercayakan kepada saudara.

Modul ini merupakan bagian kedua dari modul internal control review yang

berisikan materi pelajaran perancangan sistem penjualan, sistem pembelian dan sistem

penggajian/upah. Dalam menguraikan perancangan ketiga sistem tersebut, penulis

menggunakan perusahaan manufaktur sebagai model. Dalam menguraikan perancangan

sistem akuntansi, penulis menggunakan model sebagai berikut :

- deskripsi kegiatan pokok

- informasi yang diperlukan manajemen

- dokumen yang digunakan

- catatan akuntansi yang digunakan

- unit organisasi yang terkait

- jaringan prosedur yang membentuk sistem tersebut

- elemen sistem pengendalian intern

2

- bagan alir sistem akuntansi

- uraian kegiatan unit organisasi yang terkait dalam sistem

1.2. Tujuan Instruksional Umum

Diharapkan setelah mempelajari modul ini saudara akan memahami sistem

akuntansi penjualan, pembelian dan penggajian/pengupahan, yang diterapkan dalam

perusahaan-perusahaan manufaktur.

Keberhasilan saudara dalam mempelajari modul ini akan sangat berarti bagi saudara

dalam mempelajari modul-modul selanjutnya. Kemampuan saudara dalam memahami

dan menganalisa sistem akuntansi yang diterapkan dalam perusahaan, akan sangat

membantu saudara dalam menjalankan tugas sebagai auditor.

1.3. Tujuan Instruksional Khusus

Setelah mempelajari modul ini, diharapkan saudara mampu :

- Mengevaluasi dan menganalisa sistem penjualan tunai

- Mengevaluasi dan menganalisa sistem penjualan kredit

- Mengevaluasi dan menganalisa sistem retur penjualan

- Mengevaluasi dan menganalisa sistem Pembelian

- Mengevaluasi dan menganalisa sistem retur pembelian

- Mengevaluasi dan menganalisa sistem penggajian / pengupahan

3

2. KEGIATAN BELAJAR (KB) 1

SISTEM AKUNTASI PENJUALAN

2.1. Uraian, Contoh dan Non Contoh

Modul ini menyajikan materi tentang :

- sistem penjualan tunai

- sistem penjualan kredit

- sistem retur penjualan

A. SISTEM PENJUALAN TUNAI

Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli

melakukan pembayaran lebih dulu, sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada

pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada

pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan.

1. Informasi yang diperlukan oleh Manajemen dari kegiatan Penjualan Tunai.

Informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan tunai

adalah :

a. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama

periode tertentu.

b. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai

c. Jumlah harga pokok produk yang dijual, selama periode tertentu

d. Nama dan Alamat pembeli

e. Kuantitas produk yang dijual

f. Nama Pramuniaga yang melakukan penjualan

g. Otorisasi pejabat yang berwenang

Untuk menghasilkan berbagai macam informasi tersebut, perlu dirancang :

- Dokumen untuk merekam berbagai data yang akan diolah menjadi informasi yang

diperlukan oleh manajemen.

4

- Catatan akuntansi untuk mengolah data yang direkam dalam dokumen tersebut

- Unit Organisasi yang menangani transaksi penjualan tunai

- Jaringan prosedur untuk melaksanakan kegiatan penjualan tunai dan untuk

menghasilkan informasi yang diperlukan manajemen

- Elemen sistem pengendalian intern.

Dokumen yang dipergunakan dalam sistem penjualan tunai :

(1) Faktur Penjualan Tunai

(2) Bukti setor bank

(3) Pita Register kas (Cash register tape)

(4) Rekap harga pokok penjualan

Catatan akuntansi yang dipergunakan dalam sistem penjualan tunai :

(1) Jurnal penjualan

(2) Jurnal Penerimaan kas

(3) Jurnal Umum

(4) Kartu Persediaan

(5) Kartu Gudang

Unit organisasi (fungsi ) yang terkait dalam sistem penjualan tunai

(1) Bagian (order) Penjualan

(2) Bagian Kassa

(3) Bagian Gudang

(4) Bagian Pengiriman barang

(5) Bagian Administrasi persediaan & kartu biaya

(6) Bagian Akuntansi (jurnal, buku besar dan laporan )

2. Elemen (sistem) Pengendalian Intern dalam sistem Penjualan tunai

Elemen pengendalian intern yang seharusnya ada dalam system penjualan tunai

disajikan sebagai berikut :

ORGANISASI

(1) Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi

penerimaan kas dan fungsi akuntansi

5

(2) Tidak ada transaksi penjualan tunai yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya

satu fungsi tersebut

SISTEM OTORISASI DAN PROSEDUR PENCATATAN

(3) Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan

menggunakan formulir faktur penjualan tunai

(4) Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi penerima kas dengan cara membubuhkan cap

“lunas” pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas pada faktur

tersebut.

(5) Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman barang dengan cara

membubuhkan cap “sudah diserahkan “ pada faktur penjualan

(6) Pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara

memberikan tanda pada faktur penjualan tunai.

PRAKTEK YANG SEHAT

(7) Faktur penjualan tunai bernomor urut cetak dan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.

(8) Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetorkan seluruhnya ke Bank pada

hari yang sama atau hari kerja berikutnya.

(9) Penghitungan saldo kas yang ada ditangan fungsi penerima kas, secara periodik dan

secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern.

3. Lambang – lambang dalam Sistem

Berikut ini lambang – lambang yang dipergunakan dalam bagan alir (sistem)

Dokumen (pendukung) transaksi

Dokumen non transaksi

Melaksanakan pekerjaan

Arsip menurut nomor urut /alamat/ tanggal

Arus dokumen

Faktur Penjualan

LPB

Pencatatan

N A T

6

4. Bagan Alir Penjualan Tunai

Dalam gambar di halaman 8 penulis sajikan rancangan bagan alir sistem penjualan

tunai, untuk menggambarkan kegiatan penjualan tunai, dalam suatu perusahaan dagang,

dengan memasukkan berbagai elemen pengendalian intern dalam sistem tersebut.

= Bagian Penjualan, setelah menerima Order Pembelian (PO) dari pelanggan,

menandatangani PO dan menyerahkan lembar kedua PO kepada pelanggan, sebagai

bukti telah diterimanya pesanan tersebut. Bagian Penjualan segera membuat Faktur

Penjualan tunai rangkap tiga, Lembar asli diserahkan ke pelanggan, lembar kedua ke

gudang dan lembar ketiga sebagai arsip

= Pelanggan, dengan membawa lembar asli Faktur Penjualan Tunai ( FPT ), melakukan

pembayaran ke kasir. Setelah menerima pembayaran, kasir memberikan strook

pembayaran serta mengembalikan FPT kepada pelanggan..

= Petugas Gudang, berdasarkan FPT lembar 2, mempersiapkan pengeluaran barang dan

mencatatnya dan menyerahkan ke petugas pengiriman.baik barang maupun fakturnya

= Petugas pengiriman menyerahkan barang beserta lembar kedua FPT kepada

pelanggan setelah membandingkan dengan bukti pembayaran ( strook ) maupun FPT

asli, kemudian mengambil lembar asli tersebut untuk diserahkan ke Bagian

Akuntansi.

= Kasir, atas penerimaan hari itu melakukan penyetoran ke Bank dan bukti setor lembar

kedua dierahkan ke Bagian Akuntansi, sementara lembar lainnya diarsipkan.

= Bagian Akuntansi mencocokkan lembar setoran tersebut dengan FPT asli yang

diterimanya dari petugas pengiriman, dan membukukan penjualan tunai. Bukti setor

lembar 2 diarsipkan, sementara Faktur Panjualan Tunai asli diserahkan ke Bagian

Akuntansi Persediaan.

= Bagian Akuntansi Persediaan, pada setiap akhir bulan akan mengakumulasikan

seluruh penjualan dan membuat Bukti Memorial untuk pembebanan harga pokok

penjualan , yang dikirimkan ke Bagian Akuntansi sebagai dasar pembukuan harga

pokok penjualan. Bagian Akuntansi Persediaan mengarsipkan Faktur Penjualan Tunai

asli tersebut.

8

5. Uraian Kegiatan (Operation list) sistem Penjualan Tunai

a. Bagian Penjualan

1) Menerima order dari pembeli

2) Mengisi faktur penjualan tunai

3) Mendistribusikan faktur penjualan tunai sebagai berikut :

- Lembar ke 1 : diserahkan kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran ke

kasir

- Lembar ke 2 : dikirim ke Bagian gudang

- Lembar ke 3 : arsip Bagian Penjualan menurut nomor urut faktur tersebut

b. Bagian Kasir

1) Menerima faktur penjualan tunai dari bagian (order) penjualan via pembeli

2) Menerima uang dari pembeli sebesar yang tercantum dalam faktur penjualan

tunai

3) Mengoperasikan register kas untuk menghasilkan pita register kas

4) Membubuhkan cap “lunas” diatas faktur penjualan tunai dan menempelkan pita

register pada faktur tersebut

5) Menyerahkan faktur penjualan tunai dan pita register kas kepada pembeli

untuk kepentingan pengambilan barang ke Bagian Pengiriman Barang

6) Mengisi Bukti setor bank rangkap 3 lembar pada akhir hari kerja

7) Menyetorkan kas yang diterima dari hasil penjualan tunai

8) mendistribusikan bukti setor bank sebagai berikut :

- Lembar ke 1 : diserahkan kepada bank bersama kas yang disetor

- Lembar ke 2 : dikirim ke bagian akuntansi

- Lembar ke 3 : arsip Bagian Kassa berdasarkan urutan tanggal setor

c. Bagian Gudang

1) Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-2 dari Bagian Order penjualan

2) Menyiapkan barang sebanyak yang tercantum dalam faktur penjualan tunai

3) Mencatat kuantitas barang yang diserahkan ke bagian pengiriman ke dalam

kartu gudang

4) Menyerahkan barang ke bagian pengiriman barang bersama faktur penjualan

tunai lembar ke-2

d. Bagian Pengiriman Barang

1) Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-2 bersama barang dari gudang

9

2) Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-1 dilampiri dengan pita register kas

dari bagian Kassa via pembeli

3) Membandingkan faktur penjualan tunai lembar ke-1 dengan lembar ke dua dan

memeriksa pita register untuk menentukan apakah harga barang telah dibaya

oleh pembeli

4) Menyerahkan barang kepada pembeli

- Lembar ke 1 : diserahkan kepada bagian akuntansi, dilampiri dengan pita

register kas

- Lembar ke 2 : diserahkan kepada pembeli bersamaan dengan penyerahaan

barang

e. Bagian Akuntansi

1) Menerima faktur penjualan tunai lembar ke 1 dilampiri pita register kas (

strook ) dari Bagian Pengiriman Barang

2) Mencatat faktur penjualan tunai

3) Mengirim faktur penjualan tunai dilampiri pita register kas ke bagian

Administrasi persediaan (bag. Kartu Persediaan & Kartu Biaya)

4) Menerima bukti setor bank lembar ke dua dari bagian kassa

5) Mencatat bukti setor bank lembar ke 2 ke dalam jurnal penerimaan kas,

6) Mengarsipkan bukti setor bank lembar ke 2, dalam arsip berdasarkan urutan

tanggal setor

7) Menerima bukti memorial dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan

dari bagian administrasi persediaan

8) Mencatat bukti memorial ke dalam jurnal umum,

9) Mengarsipkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok

penjualan, berdasarkan urutan nomor bukti memorial.

f. Bagian Administrasi Persediaan

1) Menerima faktur penjualan tunai yang dilampiri pita register kas dari bagian

akuntansi

2) Mencatat kuantitas dan harga pokok persediaan yang dijual dalam kartu

persediaan atas dasar kuantitas dan jenis barang dalam faktur penjualan tunai

3) mengarsipkan faktur penjualan tunai yang dilampiri pita register kas menurut

nomor urut faktur penjualan tunai

10

4) Secara periodik (misal setiap akhir bulan), membuat rekapitulasi harga pokok

penjualan selama periode tertentu, berdasarkan data harga pokok persediaan

yang dijual, dalam kartu persediaan

5) Membuat bukti memorial sebagai dasar pencatatan harga pokok persediaan

yang dijual selama periode berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan

6) Menyerahkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok

penjualan ke bagian akuntansi

B. SISTEM PENJUALAN KREDIT

Penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang

sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu

perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Untuk menghindari tidak

tertagihnya piutang, setiap penjualan kredit yang pertama kepada seorang pembeli, selalu

didahului dengan analisa terhadap dapat tidaknya pembeli tersebut diberi kredit.

1. Informasi yang diperlukan oleh Manajemen dari kegiatan penjualan kredit

Informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan kredit

adalah :

(1) jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama

periode tertentu

(2) Jumlah piutang kepada debitur dari penjualan kredit

(3) Jumlah harga pokok produk yang dijual selama periode tertentu

(4) nama dan alamat pembeli

(5) Kuantitas produk yang dijual

(6) nama pramuniaga yang melakukan penjualan

(7) Otorisasi pejabat yang berwenang


- dokumen untuk merekam berbagai data yang akan diolah menjadi informasi yang

diperlukan oleh manajemen

- catatan akuntansi untuk mengolah data yang direkam dalam dokumen tersebut

- unit organisasi yang menangani transaksi penjualan kredit

11

- jaringan prosedur untuk melaksanakan kegiatan penjualan kredit dan untuk


- elemen sistem pengendalian intern

Dokumen yang dipergunakan dalam sistem penjualan kredit

1. Surat Perintah (order) pengiriman dan tembusannya

2. Faktur dan tembusannya

Catatan akuntansi yang dipergunakan dalam sistem penjualan kredit :

(1) Jurnal Penjualan

(2) Kartu piutang


Unit Organisasi (fungsi ) yang terkait dalam sistem penjualan kredit

(1) bagian (order) penjualan

(2) Bagian kredit

(3) Bagian Gudang

(4) Bagian Pengiriman Barang

(5) Bagian Piutang

(6) Bagian Administrasi Persediaan & Kartu Biaya

(7) Bagian Akuntansi (jurnal, buku besar dan laporan)

Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit

(1) Prosedur (order) penjualan

(2) Prosedur persetujuan kredit

(3) Prosedur Pengiriman barang

(4) Prosedur Penagihan

(5) Prosedur pencatatan piutang

(6) Prosedur pencatatan pendapatan

(7) Prosedur pencatatan harga pokok

12

2. Elemen Pengendalian Intern dalam Sistem penjualan Kredit

Elemen pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem penjualan kredit


ORGANISASI

(1) Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi pemberi otorisasi

(2) Fungsi pencatatan (piutang) harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi pemberi

otorisasi kredit

(3) Fungsi pencatatan (piutang) harus terpisah dari fungsi penerima kas

(4) Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi pemberi

otorisasi kredit, fungsi pengiriman barang, fungsi penagihan, fungsi pencatatan

piutang dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kredit yang dilaksakan

secara lengkap oleh hanya salah satu fungsi.


(5) Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan

menggunakan formulir surat perintah (order) pengiriman

(6) Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi pemberi otorisasi kredit dengan

membubuhkan tanda tangan pada salah satu tembusan surat perintah pengiriman

barang

(7) Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman barang

dengan menandatangani dan membubuhkan cap “sudah dikirim” pada copy surat

perintah pengiriman barang

(8) Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat penyerahan dan potongan penjualan,

berada di tangan Direktur Pemasaran dengan menerbitkan surat keputusan mengenai

hal itu

(9) Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan (piutang) dengan

membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan

(10) Pencatatan ke dalam kartu piutang (buku pembantu piutang) dilakukan oleh fungsi

piutang, sedangkan pencatatan ke dalam junal diotorisasi oleh fungsi akuntansi,

dengan cara membubuhkan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan)

(11) Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukung

dengan surat perintah pengiriman dan surat muat.

13

PRAKTEK YANG SEHAT

(12) Surat perintah Pengiriman bernomor urut cetak dan pemakainnya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan

(13) Faktur penjualan bernomor urut cetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan

oleh fungsi penagihan (piutang)

(14) Secara periodik fungsi pencatatan piutang mengirim pernyataan piutang (Account

Receivable statement) kepada setiap debitur, untuk menguji ketelitian catatan

piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut.

(15) Secara periodik dilakukan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening buku besar,

sebagai rekening kontrol piutang

3. Alir sistem penjualan kredit

Dalam gambar di halaman 17 dan 18 penulis sajikan rancangan bagan alir sistem

penjualan kredit dalam suatu perusahaan dagang, dengan memasukkan berbagai elemen

pengendalian intern dalam sistem tersebut.

= Bagian Penjualan, setelah menerima Order Pembelian (PO) dari pelanggan, petugas

menandatangani PO lembar kedua dan mengembalikan kepada pelanggan sebagai

tanda diterimanya pesanan tersebut. Bagian penjualan segera membuat Surat Perintah

Pengiriman - Shipping Order (SO) rangkap 4. Lembar ke 4 disampaikan ke Bagian

Kredit untuk minta persetujuan pemberian kredit kepada pelanggan. Berdasar

persetujuan tersebut Bagian Penjualan menyerahkan lembar 1 ke petugas Gudang,

lembar 2 dan 3 ke petugas pengiriman dan mengarsipkan lembar keempat.

= Petugas Gudang menyiapkan barang dan dan mencatat pengeluaran tersebut,

kemudian menyerahkan barang ke petugas pengiriman beserta SO asli.

= Petugas Pengiriman mengarsipkan SO lembar ke 3, dan mengirimkan barang ke

pelanggan beserta SO lembar 2, meminta tanda tangan/stempel pelanggan pada

lembar SO asli sebagai tanda terima barang. SO lembar asli diserahkan ke Bagian

Piutang.

= Bagian Piutang, berdasarkan SO lembar asli, menerbitkan Faktur Penjualan Rangkap

5, dimana lembar 1 diarsipkan sesuai tanggal jatuh tempo tagihan, lembar 2 beserta

SO lembar asli dirsipkan, lembar 3 ke Administrasi Persediaan, lembar 4 ke Bagian

Akuntansi, sedangkan lembar ke lima diarsipkan untuk monitoring pelanggan.

14

= Bagian Administrasi Persediaan mengumpulkan Faktur lembar 3, sebagai dasar

pembuatan memo pembebanan harga pokok penjualan pada akhir bulan, untuk

kemudian diarsipkan.

= Bagian Akuntansi, berdasarkan faktur lembar 4 dan memo dari Administrasi

Persediaan, mencatat penjualan serta pembebanan harga pokok penjualan, dan

mengarsipkan kedua dokumen tersebut

17

4. Uraian Kegiatan (Operation List) Sistem Penjualan Kredit

a. Bagian (Order) Penjualan

1) Menerima Order dari pembeli

2) Membuat Surat Perintah Pengiriman atau Shipping Order (SO) dengan

tembusan 8 lembar serta mendistribusikan sebagai berikut :

- Lembar ke 1 : diserahkan ke bagian gudang untuk menyiapkan barang

yang dipesan oleh pelanggan

- Lembar ke 2 & 3 : merupakan surat muat (bill of loading) yang dipakai

sebagai bukti penyerahan barang kepada perusahaan jasa

angkutan. Lembar ke 2 merupakan surat muat yang

dimintakan tanda tangan / cap dari perusahaan jasa

angkutan, untuk kemudian dilampirkan pada surat perintah

pengiriman, lembar yang dipakai sebagai dasar pembuatan

faktur penjualan. Lembar ke 3 merupakan surat muat yang

diberikan kepada perusahaan jasa angkutan, sebagai surat

penyerahan barang.

- Lembar ke 4 : merupakan perintah pengiriman kepada bagian Pengiriman

Barang

- Lembar ke 5 : merupakan slip pembungkus (packing slip)

- Lembar ke 6 : merupakan surat pengakuan yang dikirimkan kepada

pembeli, yang berisi pernyataan telah diterimanya pesanan

dari pelanggan ybs.

- Lembar ke 7 : merupakan tembusan kredit yang dikirimkan ke bagian

kredit untuk meminta otorisasi penjualan kredit

- Lembar ke 8 : merupakan tembusan indeks silang yang disimpan menurut

abjad, untuk melayani pertanyaan pelanggan

- Lembar ke 9 : merupakan tembusan pengawasan pengiriman, yang

diarsipkan menurut tanggal pengiriman yang direncanakan

3) Menerima otorisasi kredit (SO lembar ke 7 yang dikembalikan ) dari Bagian

kredit

4) Menyimpan surat order dari pelanggan dan SO lembar ke 7 ke dalam arsip

pengawasan pengiriman, bersama SO lembar ke 8

5) Menerima SO lembar ke 1 dan 2 (surat muat) dari Bagian pengiriman, setelah

bagian tersebut mengirimkan barang ke pelanggan

18

6) Mencatat tanggal pengiriman dan jumlah barang yang dikirim dalam SO

lembar ke 9 (arsip pengawasan pengiriman) dan menyimpan lembar ini ke

arsip pesanan yang telah dipenuhi (filled order file)

7) Mengirimkan SO lembar ke 1 dan 2 ke Bagian Piutang (penagihan)

b. Bagian Kredit

1) Menerima SO lembar ke 7 dari bagian (order) penjualan

2) Memeriksa status kredit pelanggan

3) memberi otorisasi penjualan kredit pada tembusan ke 7

4) Menyerahkan kembali SO lembar ke 7 ke bagian (order) penjualan

c. Bagian Gudang

1) Menerima SO lembar ke 1 dari bagian (order) penjualan

2) Menyiapkan barang sebanyak yang tercantum dalam SO lembar ke 1

3) Mencatat SO ke dalam kartu gudang

4) Menyerahkan barang ke bagian pengiriman Barang bersama SO lembar ke 1

d. Bagian Pengiriman Barang

1) Menerima SO lembar ke 2 dan 3 (bill of loading), lembar ke 4 (untuk arsip)

dan lembar ke 5 (slip pembungkus)

2) Menerima SO lembar ke 1 dari bagian Gudang bersamaan dengan barang

3) Membungkus barang dan menempelkan SO lembar ke 5 sebagai slip

pembungkus

4) menyerahkan barang kepada perusahaan jasa angkutan, disertai dengan surat

muat (SO lembar ke 3)

5) Memintakan tanda tangan penerimaan barang pada surat muat (SO lembar ke

2) dari perusahaan jasa angkutan

6) Mendistribusikan Shipping Order sebagai berikut :

- Lembar ke 1 dan 2 : diserahkan kepada bagian penjualan, dalam

perjalanannya ke bagian piutang (penagihan), untuk

memberitahukan pelaksanaan pengiriman barang kepada

bagian penjualan. Lembar ke 2 SO merupakan surat muat

yang telah ditandatangani perusahaan jasa angkutan

- Lembar ke 3 : merupakan surat muat yang diserahkan ke perusahaan jasa

angkutan

- Lembar ke 4 : merupakan arsip Bagian pengiriman barang

- Lembar ke 5 : merupakan slip yang ditempelkan pada pembungkus barang

19

e. Bagian Piutang

1) Menerima SO lembar ke 1 dan 2 (bill of loading) dari bagian pengiriman

barang

2) Membuat faktur penjualan sebanyak 5 lembar dan mendistribusikannya

sebagai berikut :

- Lembar ke 1 : merupakan customer’s copy yang dikirimkan ke

pelanggan

- Lembar ke 2 : merupakan tembusan piutang (dilampiri SO lembar ke 1

dan surat muat) untuk kepentingan pencatatan dalam kartu

piutang (buku pembantu piutang), setelah dicatat,

diarsipkan menurut nomor faktur.

- Lembar ke 3 : merupakan tembusan analisis yang dikirim ke bagian

administrasi persediaan, untuk mencatat harga pokok

produk yang dijual ke dalam kartu persediaan

- Lembar ke 4 : dikirim ke bagian akuntansi untuk pencatatan jurnal

penjualan

- Lembar ke 5 : tembusan kepada salesman (pramuniaga) untuk keperluan

perhitungan komisi

f. Bagian Administrasi Persediaan

1) Menerima faktur penjualan lembar ke 3 dari bagian piutang (penagihan)

2) Mencatat faktur penjualan lembar ke 3 ke dalam kartu persediaan

3) mengarsipkan faktur penjualan lembar ke 3 menurut nomor urut faktur

4) secara periodik (misal setiap akhir bulan) membuat rekapitulasi harga pokok

penjualan selama periode tertentu, berdasarkan data harga pokok persediaan

yang dijual dalam kartu persediaan

5) membuat bukti memorial sebagai dasar pencatatan harga produk yang dijual

selama periode berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan

6) Menyerahkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok

penjualan ke bagian akuntansi

g. Bagian Akuntansi

1) Menerima faktur penjualan lembar ke 4 dari bagian piutang

2) Mencatat faktur penjualan dalam jurnal penjualan

3) Mengarsipkan faktur penjualan menurut nomornya

20

4) Menerima bukti memorial dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok dari

bagian administrasi persediaan

5) Mencatat bukti memorial ke dalam jurnal umum

6) mengarsipkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok

penjualan berdasarkan urutan nomor bukti memorial

C. SISTEM RETUR PENJUALAN

Transaksi retur penjualan terjadi jika pembeli mengembalikan barang yang

dibelinya, kepada perusahaan penjual barang tersebut. Pengembalian barang oleh pembeli

harus diotorisasi oleh bagian penjualan dan diterima oleh bagian penerimaan barang di

perusahaan penjual barang tersebut.

Informasi yang diperlukan oleh Manajemen :

(1) Jumlah rupiah retur penjualan menurut jenis produk selama periode tertentu

(2) Jumlah berkurang piutang karena retur penjualan

(3) Jumlah harga pokok produk yang dikembalikan oleh pembeli

(4) Nama dan alamat pembeli

(5) Kuantitas produk yang dikembalikan

(6) Nama pramuniaga yang melakukan penjualan

(7) Otorisasi pejabat yang berwenang

Untuk menghasilkan berbagai macam informasi tersebut perlu dirancang :

(1) Dokumen untuk merekam berbagai data yang akan diolah menjadi informasi yang


(2) Catatan akuntansi untuk mengolah data yang direkam dalam dokumen tersebut

(3) Unit organisasi yang menangani transaksi retur penjualan

(4) Jaringan prosedur untuk melaksanakan kegiatan retur penjualan dan untuk


(5) Elemen sistem pengendalian intern

Dokumen yang dipergunakan

(1) Memo Kredit

(2) Laporan Penerimaan Barang

21

Catatan akuntansi yang dipergunakan dalam sistem penjualan tunai

(1) Jurnal Umum

(2) Kartu Piutang


(4) Kartu Gudang

Unit organisasi (fungsi) yang terkait dalam sistem penjualan tunai

(1) Bagian (order) Penjualan

(2) Bagian Gudang


(4) Bagian Piutang

(5) Bagian Administrasi Persediaan & Kartu Biaya


Jaringan Prosedur dalam sistem retur penjualan

(1) Prosedur pembuatan memo kredit

(2) Proesedur penerimaan barang

(3) Prosedur pencatatan retur penjualan

1. Elemen Pengendalian Intern dalam Sistem Retur Penjualan Kredit

Elemen pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem penjualan tunai


ORGANISASI

(1) Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi penerimaan barang

(2) Fungsi pencatatan (piutang) harus terpisah dengan fungsi penjualan

(3) Transaksi retur penjualan harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi

penerimaan barang, fungsi pencatatan piutang dan fungsi akuntansi. Tidak ada

transaksi retur penjualan yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya salah satu

fungsi.


(4) Retur Penjualan diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan otorisasi memo kredit

22

(5) Pencatatan berkurangnya piutang karena retur penjualan, didasarkan pada memo

kredit yang didukung dengan laporan penerimaan barang

PRAKTEK YANG SEHAT

(6) Memo kredit bernomor urut dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi

penjualan

(7) Secara periodik fungsi pencatatan piutang mengirim pernyataan piutang (Account

Receivable statement) kepada setiap debitur

(8) Secara periodik dilakukan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening buku besar,

sebagai rekening kontrol piutang

2. Bagan alir sistem Retur Penjualan Kredit

Dalam gambar di halaman berikut penulis sajikan rancangan bagan alir sistem retur

penjualan dalam suatu perusahaan dagang dengan memasukkan berbagai elemen

pengendalian intern dalam sistem tersebut.

Barang yang diterima pelanggan mungkin tidak sesuai dengan pesanannya atau

rusak dalam pengiriman. Pelanggan akan mengirimkan pemberitahuan retur, berupa

Memo Debit.

= Bagian Penjualan, setelah menerima Pemberitahuan Retur dari pelanggan, membuat

Memo Kredit rangkap 2 yang dikirimkan ke petugas penerimaan barang.

= Petugas Penerimaan Barang menerima pengembalian barang dari pelanggan dan

membandingkan dengan catatan di Memo Kredit, kemudian membuat Laporan

Penerimaan Barang (LPB) rangkap 2. . Barang beserta LPB lembar 2 dikirimkan ke

Gudang, sementara dua lembar Memo Kredit dan LPB lembar 1 dikirimkan ke Bagian

Piutang.

= Bagian Gudang menerima barang dan mencatat masuknya barang berdasarkan LPB

lembar 2.

= Bagian Piutang melakukan pencatatan pengurangan piutang berdasarkan Memo

kredit dan LPB, kemudian mengirimkan LPB lembar 1 beserta Memo Kredit lembar 2

ke Akuntansi Persediaan dan Memo Kredit lembar 1 dikirim ke pelanggan.

= Bagian Akuntansi Persediaan, berdasarkan LPB 1 dan Memo Kredit lembar 2

mencatat di kartu persediaan, dan mengirimkan kedua dokumen tersebut ke Bagian

Akuntansi

23

= Bagian ini mencatat jurnal perubahan piutang dan mengarsipkan kedua dokumen yang

bersangkutan.

25

3. Uraian kegiatan (Operation List) Sistem Retur Penjualan

a. Bagian Penjualan

1) menerima pemberitahuan retur dari pembeli

2) Membuat memo kredit 2 lembar dan mengirimkan ke bagian penerimaan

barang

b. Bagian Penerimaan Barang

1) Menerima memo kredit 2 lembar dari bagian Penjualan

2) Menerima barang dari pembeli dan melakukan pemeriksaan barang yang

diterima

3) Membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB) 2 lembar

4) Mendistribusikan Laporan Penerimaan barang sebagai berikut :

- Lembar ke 1 : dikirim ke bagian Piutang bersama memo kredit lembar ke 1

dan 2

- Lembar ke 2 : dikirim ke bagian gudang bersama barang yang bersangkutan

c. Bagian Gudang

1) Menerima laporan penerimaan barang lembar ke 2 dari bagian penerimaan

2) Mencatat laporan penerimaan barang ke dalam kartu gudang

d. Bagian Piutang

1) Menerima memo kredit lembar ke 1 dan 2 dilampiri LPB lembar ke 1 dari

bagian penerimaan barang

2) Mencatat memo kredit ke dalam kartu piutang yang bersangkutan

3) Mengirim memo kredit lembar ke 1 kepada pembeli

4) Mengirim memo kredit lembar ke 2 dilampiri LPB ke Bagian administrasi

Persediaan

e. Bagian Administrasi Persediaan

1) Menerima memo kredit lembar ke 2 dilampiri LPB lembar ke 1

2) Mengisi harga pokok satuan dan harga pokok total pada LPB

3) Mencatat LPB ke dalam kartu persediaan

4) Mengirim memo kredit lembar ke 2 dilampiri LPB lembar ke 1, ke bagian

akuntansi

f. Bagian Akuntansi

1) Menerima memo kredit lembar ke 2 dan LPB lembar ke 1 dari Bagian

Administrasi persediaan

26

2) Mencatat retur penjualan dalam jurnal umum, berdasarkan memo kredit

dengan jurnal :

Retur Penjualan .......................................xx

Piutang ......................................................xx

3) Mencatat harga pokok barang yang diterima kembali dalam jurnal umum,

berdasarkan LPB, dengan jurnal :

Persediaan ................................................xx

Harga Pokok Penjualan ..............................xx

27

4. Media (formulir ) dalam Sistem

PT. BINTANG

Surat Perintah pengiriman

(Shipping Order)

No.

17/Pj/V/07

Tanggal

25-05-2007

No. OP Pelngg

45/PO/2007

Tanggal

20-05-2007

Salesman

Budiman

Dijual

Kepada

PT. Gunung Jati

Jl. Tunjungan Raya 25, Surabaya

Dikirim

Kepada

PT. Gunung Jati


Terimakasih atas

order Saudara.

Harap memberi-

tahu kami jika

terjadi kekurangan

pada barang

Syarat FOB

Destination

Rute pengiriman yang diminta

Pelabuhan Tanjung Perak

Tanggal Pengiriman

27 Mei 2007

.

No.

Urut

Uraian Satuan Kuantitas Harga

satuan

Total Harga

Jumlah .

Bag Pengiriman Bag. Kredit Bag. Penjualan

I/1

28

PT. BINTANG

FAKTUR PENJUALAN

(Invoice)

No.

17/Fk/V/07

Tanggal

28-05-2007

No. OP Pelngg

45/PO/2007

Tanggal

20-05-2007

Salesman

Budiman

Dijual

Kepada

PT. Gunung Jati


Dikirim

Kepada

PT. Gunung Jati


Syarat FOB

Destination

Rute pengiriman yang diminta

Pelabuhan Tanjung Perak

Tanggal Pengiriman

27 Mei 2007

.

No.

Urut

Uraian Satuan Kuantitas Harga

satuan

Total Harga

Jumlah .

Bag. Piutang

I/2

29

REKAP HARGA POKOK PENJUALAN

Bulan Nomor: Tgl. Pembuatan

Kode Rek Nama Persediaan Jumlah

Bagian Akuntansi Biaya

Bag. Administrasi Persediaan

BUKTI MEMORIAL Nomor:

Tanggal:

Keterangan Debit Kredit

Disetujui

Dictatat

Diverifikasi

Dibuat

I/3

30

PT. BINTANG

MEMO KREDIT

Kepada Yth. PT Gunung Jati

Jl. Tunjungan Raya 25,

Surabaya

Kode Pelanggan

No. Surat pengiriman

No. 337

Tgl. 1/6/2007

Untuk Faktur

No.

Tgl. Faktur Salesman Tgl. Penerimaan

Barang

Memo Debit

Sdr.

No.

Urut

Uraian

Satuan

Kuantitas

Harga

satuan

Total Harga

Bagian Penjualan

I/4

31

2.2. Latihan 1

(1) Sebutkan berbagai prosedur yang termasuk dalam sistem penjualan tunai dalam

suatu perusahaan manufaktur!

(2) Sebutkan fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit dalam suatu

perusahaan manufaktur!

(3) Sebutkan nama-nama dokumen yang dipergunakan dalam sistem retur penjualan dan

jelaskan fungsinya!

(4) Jelaskan maksud dipisahkannya fungsi penjualan dari fungsi penerimaan kas, pada

sistem penjualan tunai

(5) Dalam praktek yang sehat pada sistem penjualan tunai, salah satunya adalah

penghitungan saldo yang ada di tangan fungsi penerima kas secara periodik dan

secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern. Jelaskan pernyataan tersebut.

(6) Dalam sistem otorisasi dan prosedur pencatatan pada sistem retur penjualan, salah

satu prosedurnya adalah pencatatan ke dalam akuntansi harus didasarkan atas

dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen. Jelaskan pengertian pernyataan

tersebut.

2.3. Rangkuman

Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang dan jasa, baik secara

kredit maupun tunai. Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah

dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu

perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. Kegiatan penjualan secara kredit ini

ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan kredit.

Dalam transaksi penjualan tunai, barang atau jasa baru diserahkan oleh

perusahaan kepada pembeli, jika perusahaan telah menerima uang dari pembeli. Kegiatan

penjualan secara tunai ini ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan tunai.

Dalam transaksi penjualan, tidak semua penjualan berhasil mendatangkan pendapatan

(revenue) bagi perusahaan. Adakalanya pembeli mengembalikan barang yang telah

dibelinya kepada perusahaan. Transaksi pengembalian barang oleh pembeli ini ditangani

oleh perusahaan melalui sistem retur penjualan.

32


SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN


Modul ini menyajikan materi tentang :

- Sistem Pembelian

- Sistem Retur Pembelian

A. SISTEM PEMBELIAN

Sistem pembelian digunakan dalam perusahaan, untuk pengadaan barang yang

diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi 2, yakni

pembelian lokal dan impor.

Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari kegiatan pembelian

- Jenis Perusahaan yang yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorder point)

- Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok

- Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok

- Total saldo hutang dagang pada tanggal tertentu

- Saldo hutang dagang kepada pemasok tertentu

- Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian


- Dokumen untuk merekam berbagai data yang akan diolah menjadi informasi yang


- Catatan akuntansi untuk mengolah data yang direkam dalam dokumen tersebut

- Unit organisasi yang menangani transaksi pembelian

- Jaringan prosedur untuk melaksanakan kegiatan pembelian dan untukmenghasilkan

informasi yang diperlukan manajemen

Elemen pengendalian intern

Dokumen yang dipergunakan dalam sistem pembelian :

33

(1) Surat permintaan pembelian (SPP)

(2) Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH)

(3) Surat order Pembelian (PO)

(4) Laporan penerimaan barang (LPB)

(5) Surat perubahan order

(6) Bukti kas keluar

Catatan akuntansi yang dipergunakan dalam sistem pembelian

(1) Register bukti kas keluar

(2) Jurnal Pembelian

(3) Kartu Hutang

(4) Kartu persediaan

Unit organisasi (fungsi) yang terkait dalam sistem pembelian

(1) Bagian Gudang

(2) Bagian Pembelian

(3) Bagian Hutang

(4) Bagian Penerimaan Barang

(5) Bagian Administrasi Persediaan dan Kartu Biaya


Jaringan Prosedur yang membentuk sistem pembelian

(1) Prosedur Permintaan Barang

(2) Prosedur Permintaan Penawaran Barang

(3) Prosedur Order Pembelian

(4) Prosedur Penerimaan barang

(5) Prosedur Pencatatan hutang

(6) Prosedur distribusi pembelian

1. Elemen Pengendalian Intern dalam Sistem Pembelian

Elemen pengendalian intern yang harus ada dalam sistem pembelian, dirancang

untuk menjaga kekayaan dan kewajiban perusahaan serta menjamin ketelitian dan

34

keandalan data akuntansi. Elemen tersebut terdiri dari fungsi (organisasi), sistem otorisasi

dan prosedur pencatatan serta praktek yang sehat :

ORGANISASI

(1) Fungsi Pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan barang

(2) Fungsi Pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi

(3) Fungsi Penerimaan barang harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang

(4) Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian,

fungsi penerimaan barang, fungsi pencatat hutang dan fungsi akuntansi


(5) Surat permintaan Pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang

(6) Surat Order Pembelian diotorisasi fungsi pembelian

(7) Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang

(8) Bukti kas keluar diotorisasi oleh pejabat bagian keuangan

(9) Pencatatan hutang didasarkan pada dokumen PO, LPB dan Faktur dari pemasok

(10) Pencatatan ke dalam kartu (buku pembantu) Hutang, diotorisasi oleh fungsi pencatat

hutang

PRAKTEK YANG SEHAT

(11) Surat permintaan pembelian bernomor urut cetak dan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang

(12) Surat order pembelian bernomor urut cetak dan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian

(13) laporan penerimaan barang bernomor urut cetak dan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan barang

(14) pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran bersaing dari berbagai pemasok

(15) barang hanya diperiksa oleh fungsi penerimaan barang, jika fungsi ini telah

menerima tembusan order pembelian dari fungsi pembelian

(16) fungsi penerimaan barang melakukan pemeriksaan barang yang diterima

(17) terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian dan ketelitian perhitungan

dalam faktur dari pemasok, sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar

(18) buku pembantu hutang, secara periodik direkonsiliasi dengan rekening control

dalam buku besar

35

(19) pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran

(20) bukti kas keluar beserta dokmen pendukungnya di cap “lunas” oleh fungsi

pengeluaran kas, setelah cek dikirim kepada pemasok

2. Bagan Alir Sistem Pembelian

Dalam gambar di halaman 40 penulis sajikan rancangan bagan alir sistem

pembelian, untuk menggambarkan kegiatan pembelian, dalam suatu perusahaan, dengan

memasukkan berbagai elemen pengendalian intern dalam sistem tersebut.

= Bagian Gudang sebagai unit yang biasa membutuhkan barang, membuat Surat

Permintaan Pembelian atau SPP ke Bagian Pembelian

= Bagian Pembelian mengirim Surat Permintaan Penawaran Harga ( SPPH ) kepada

para pemasok.. Para pemasok akan mengirikan Surat Penawaran Harga

Berdasarkan SPH dari para pemasok, Bagian Pembelian menentukan salah satu

pemasok dan membuat Order Pembelian (PO) beberapa rangkap . Lembar 1 dan 2

dikirimkan ke pemasok, dimana lembar 2 akan dikembalikan oleh pemasok sebagai

tanda telah diterimanya PO tersebut. Lembar 2 PO, SPP, PPH dan SPH diarsipkan

sementara lembar 3 diserahkan ke Petugas Penerimaan Barang, lembar 4 ke Bagian

Hutang, lembar 5 ke Gudang.

= Petugas Penerimaan Barang menerima barang dari pemasok dan mencocokkan

dengan PO lembar 3 yang biasanya tidak menyebutkan harga barang. Setelah

menanda-tangani penerimaan barang tersebut petugas membuat Laporan Penerimaan

Barang (LPB) rangkap 3. PO diarsipkan, LPB lembar 1 dikirim ke Bagian Pembelian

dan lembar 2 beserta barang diserahkan ke Gudang. Lembar 3 ke Akuntansi

Persediaan sebagai dasar pencatatan untuk kemudian diarsipkan.

= Gudang menerima barang dan mencatat barang masuk bedasarkan PO lembar 5 dan

LPB lembar 2, kemudian mengarsipkan dokumen tersebut.

= Pemasok, setelah pengriman diterima, memyampaikan faktur tagihan beserta LPB

lembar 1 yang diterima oleh Bagian Pembelian.

= Bagian Pembelian menyerahkan Faktur pemasok ke Bagian Hutang.

= Berdasarkan PO lembar 4, LPB lembar 1 dan faktur dari pemasok, Bagian Hutang

mencatat hutang dan mengarsipkan dokumen tersebut.

37

3. Uraian Kegiatan (Operation List) Sistem Pembelian

a. Bagian Gudang

1) Membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP) 2 lembar berdasarkan informasi

mengenai titik pemesanan kembali, yang tercantum dikartu gudang

2) Mengirim lembar ke 1 SPP ke bagian pembelian

3) Mengarsipkan lembar ke 2 SPP berdasarkan nomor urutnya

4) Menerima PO dari bagian pembelian sebagai pemberitahuan mengenai pesanan

yang dilakukan

5) Mengarsipkan PO menurut nomor urutnya

6) Menerima LPB dari bagian penerimaan barang

7) Mencatat data LPB ke dalam kartu gudang

b. Bagian Pembelian

1) Menerima SPP dari bagian gudang

2) Membuat SPPH yang dikirim ke para pemasok

3) Menerima Surat Penawaran Harga (SPH) dari pemasok

4) Membuat perbandingan harga atas dasar SPH yang diterima dari pemasok

5) Memilih pemasok berdasarkan perbandingan penawaran harga

6) membuat surat order pembelian (PO) untuk pemasok yang dipilih – 7 lembar

7) Mendistribusikan PO

- Lembar ke 1 dan 2 : dikirim ke pemasok yang dipilih. Lembar kedua setelah

ditanda tangani pemasok, diminta untuk dikembalikan ke

perusahaan sebagai pengakuan telah menerima order

pembelian

- Lembar ke 3 : dikirim ke bagian penerimaan barang, sebagai otorisasi

fungsi ini untuk menerima barang dari pemasok

- Lembar ke 4 : dikirim ke bagian hutang

- Lembar ke 5 : dikirim ke bagian gudang

- Lembar ke 6 : diarsipkan menurut tanggal penerimaan yang diharapkan,

bersama SPP dan SPH

- Lembar ke 7 : diarsipkan menurut nama pemasok

8) Menerima LPB lembar ke 1 dari bagian penerimaan barang

9) Mengirim LPB lembar ke 1 ke bagian hutang

38

10) Menerima dan memeriksa faktur dari pemasok dan diteruskan ke bagian

hutang

c. Bagian Penerimaan Barang

1) Menerima PO lembar ke 3 dari bagian pembelian

2) Menerima barang disertai pengantar dari pemasok

3) Memeriksa barang yang diterimanya

4) Membuat Laporan Penerimaan barang (LPB) 3 lembar dan didistribusikan sbb:

- Lembar ke 1 : dikirim ke bagian hutang via Bagian pembelian

- Lembar ke 2 : dikirim ke bagian gudang bersama barangnya

- Lembar ke 3 : diarsipkan berdasarkan nomor urut bersama PO lembar ke 3

serta surat pengantar dari pemasok

d. Bagian Hutang

1) menerima PO lembar ke 4 dari bagian pembelian

2) Menerima LPB lembar ke 1 dari bagian penerimaan barang via bagian

pembelian

3) Menerima faktur dari pemasok via bagian pembelian

4) Membandingkan faktur, LPB dan PO untuk meyakinkan apakah tagihan dari

pemasok adalah untuk barang yang sudah diterima oleh perusahaan

5) Membuat bukti kas keluar (voucher) 3 lembar

6) Mencatat voucher ke dalam voucher register

7) Mengirim bukti kas keluar lembar ke 2 ke bagian Administrasi Persediaan

8) Mengarsipkan bukti kas keluar lembar ke 1 dan 3 beserta dokumen

pendukungnya

e. Bagian Administrasi Persediaan

1) Menerima bukti kas keluar lembar ke 2 dari bagian hutang

2) Mencatat barang yang dibeli dalam kartu persediaan

3) Mengarsipkan bukti kas keluar berdasarkan tanggalnya

B. SISTEM RETUR PEMBELIAN

Sistem retur pembelian digunakan dalam perusahaan, untuk pengembalian barang

yang sudah dibeli.

Dokumen yang dipergunakan :

39

(1) Memo Debit

(2) Laporan Pengiriman barang

Catatan Akuntansi yang dipergunakan dalam sistem retur pembelian

(1) Jurnal retur pembelian (jurnal umum)

(2) Kartu persediaan

(3) Kartu Hutang

Unit organisasi (fungsi) yang terkait dalam sistem retur pembelian

(1) Bagian gudang

(2) Bagian Pembelian

(3) Bagian Hutang


(5) Bagian Administrasi persediaan dan kartu biaya

(6) Bagian akuntansi (jurnal, buku besar dan laporan)

Jaringan Prosedur yang membentuk sistem retur pembelian

(1) Prosedur pembelian

(2) Prosedur pengiriman barang ke pemasok

(3) Prosedur pencatatan hutang

1. Elemen Pengendalian Intern dalam Sistem Retur Pembelian

Elemen pokok pengendalian intern pada sistem retur pembelian terdiri dari fungsi

(organisasi) sistem otorisasi dan prosedur serta praktek yang sehat :

ORGANISASI

(1) Fungsi Pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi

(2) Transaksi retur pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi pembelian, fungsi

pengiriman barang, fungsi pencatat hutang dan fungsi akuntansi


(3) Memo debit untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian

(4) Laporan pengiriman barang untuk retur diotorisasi oleh fungsi pengiriman barang

40

(5) Pencatatan berkurangnya hutang didasarkan pada memo debit dan laporan

pengiriman barang

(6) Pencatatan ke jurnal dilakukan oleh fungsi akuntansi

PRAKTEK YANG SEHAT

(7) Memo debit untuk retur pembelian bernomor urut cetak dan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian

(8) Laporan pengiriman barang bernomor urut cetak dan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi pengiriman barang

(9) Buku pembantu hutang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening control dalam

buku besar

2. Bagan alir sistem retur pembelian

Dalam gambar di halaman berikutnya penulis sajikan rancangan bagan alir sistem

retur pembelian, untuk menggambarkan kegiatan retur pembelian, dalam suatu perusahan

dagang, dengan memasukkan berbagai elemen pengendalian intern dalam sistem tersebut.

Barang yang diterima dari pelanggan mungkin tidak sesuai dengan pesanannya atau

rusak dalam pengiriman. Perusahaan akan mengirimkan pemberitahuan retur, berupa

Memo Debit.

= Bagian Pembelian menerbitkan Memo Debit rangkap lima, yang diistribusikan lembar

1 dan 2 ke Bagian Hutang, lembar 3 ke Gudang dan lembar 4 dan 5 ke Petugas

Pengiriman Barang.

= Bagian Gudang, berdasarkan Memo Debit lembar 3 mempersiapkan barang yang

dicatat dan diserahkan ke Petugas Perngirman Barang.

= Petugas Perngirman Barang segera mengirimkan barang yang diretur ke pemasok

dengan disertai Memo Debit lembar 5, kemudian membuat Laporan Pengiriman

Barang ( LPB )2 lembar, lembar ke 1 diserahkan ke Bagian Hutang, sementara

lembar 2 dan Memo Debit lembar 4 diarsipkan.

= Bagian Hutang, melakukan pencatan pengurangan hutang berdasarkan Memo Debit

lembar 1 dan LPB lembar 1. Memo Debit lembar 1 dikirimkan ke pemasok,

sedangkan LPB lembar 1 dan Memo Debit lembar 2 dikirim ke Akuntansi Persediaan

41

= Bagian Akuntansi Persediaan melakukan pencatatan pengurangan persediaan berda-

sarkan LPB lembar 1 dan Memo Debit lembar 2, dan mengembalikan kedua dokumen

tersebut ke Bagian Hutang, untuk diarsipkan.

43

3. Uraian Kegiatan (Operational List) Sistem Retur Pembelian

a. Bagian Pembelian

1) Membuat Memo Debit 6 lembar

2) Mendistribusikan Memo debit :

- Lembar ke 1 dan 2 : dikirim ke bagian Hutang

- Lembar ke 3 : dikirim ke bagian gudang, sebagai perintah untuk

menyerahkan barang yang akan dikembalikan, ke bagian

pengiriman barang

- Lembar ke 4 dan 5 : dikirim ke bagian pengiriman barang

- Lembar ke 6 : diarsipkan menurut nomor urutnya

b. Bagian gudang

1) Menerima memo debit lembar ke 3 dari bagian pembelian

2) Menyiapkan barang sesuai dengan yang tercantum dalam memo debit

3) Menyerahkan barang ke bagian pengiriman barang

4) Mencatat memo debit dalam kartu gudang

5) Mengarsipkan memo debit berdasarkan nomor urut

c. Bagian pengiriman barang

1) Menerima memo debit lembar ke 4 dan 5 dari bagian pembelian

2) Menerima barang dari gudang

3) Membuat laporan pengiriman barang (LPB) 2 lembar

4) Menempelkan memo debit lembar ke 5 sebagai slip pembungkus

5) Mengirimkan barang kepada pemasok

6) Mendistribusikan Laporan pengiriman barang sebagai berikut :

- Lembar ke 1 : dikirim ke bagian hutang

- Lembar ke 2 : mengarsipkan bersama memo berdasar nomor urut

d. Bagian hutang

1) Menerima memo debit lembar ke 1 dan 2 dari bagian pembelian

2) Menerima laporan pengiriman barang lembar ke 1 dari bagian pengiriman

barang

3) Memeriksa memo debit

4) Mengirimkan memo debit lembar ke 1 ke pemasok

5) Mengirimkan memo debit lembar ke 2 dilampiri laporan pengiriman barang

kepada bagian administrasi persediaan

44

6) Menerima kembali memo debit lembar ke 2 dari bagian akuntansi

7) Mengarsipkan memo debit lembar ke 2 dilampiri laporan pengiriman barang ke

dalam arsip bukti kas yang belum dibayar sebagai pengurang kewajiban

kepada pemasok

e. Bagian administrasi persediaan

1) Menerima memo debit lembar ke 2 dilampiri laporan pengiriman barang dari

bagian hutang

2) Mengisi harga pokok per satuan ke dalam kartu persediaan

3) Mencatat berkurangnya persediaan ke dalam kartu persediaan yang

bersangkutan

4) Mengirim memo debit lembar ke 2 yang dilampiri laporan penerimaan barang

ke bagian akuntansi

f. Bagian akuntansi

1) Menerima memo debit lembar ke 2 dilampiri laporan pengiriman barang dari

bagian administrasi persediaan

2) Mencatat ke jurnal umum

3) Mengirim memo debit lembar ke 2 yang dilampiri dengan laporan penerimaan

barang ke bagian hutang

45

4. Media ( formulir ) yang digunakan

No. SPP:

Tgl.

SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN

Gunakan formulir yang berbeda untuk setiap barang yang Saudara minta

Dari Bagian : ..................................... Digunakan untuk: .................................

Sifat Permintaan Biasa Segera Mendesak

Kuantitas Nomor Part atau No. katalog Ukuran Penjelasan Lengkap

Diisi oleh

Bag. Pembelian

Pemasok Harga

Per unit

Total

Harga

No.

SOP

Kirim ke ……………………….

Bebankan ke Dept ….. No. Rek ….

Tgl Diperlukan…………

Diperlukan oleh ………..

Disetujui oleh ................

. Harga yang lalu ……………..

Pemasok yang lalu …………

Untuk dibeli : Ya / tidak

II/1

46

PT. BINTANG

Jl. Bojana Tirta 1 Jakarta

SURAT PERMINTAAN

PENAWARAN HARGA

Kepada Yth :

Catatan:

Kepada Yth :

Permintaan Penawaran

Harga ini bukan merupa-

kan order pembelian

Kepada Yth :

Tgl. SPPH

Silahkanmenawarkan kepada kami barang-barang berikut ini. Kami bersedia

mempertimbangkan barang subtitusi

Kuantitas

No. Part

Keterangan

Harga

Per unit

Potongan

Harga

Bersih

Kami menawarkn barang tersebut di atas dengan syarat pengiriman FOB .................

dengan syarat pembayaran ................., dengan jangka waktu pengiriman ............ hari

setelah oder pembelian kami terima

Nama Perusahaan Tandatangan

Kirimkan kembali formulir ini ke Bagian Pembelian pada alamat diatas

II/2

47

N0. 101010203

PT. BINTANG

Surat Order Pembelian

(Purchase Order)

Kepada Yth.: PT. Cucakrawa

Jl. Limau – Madiun

Nomor ini harus dicantum

kn dalam faktur, slip pem-

bungkus dan korespodensi

Kirim ke : PT. Bintang

Jl. Bojana Tirta 1 - Jakarta

Tanggal :

Syarat :

Tgl Diperlukan :

No.

Urut

Nama Barang

Spesifikasi

barang

Satuan

Kuantitas

Harga

satuan

Total Harga

Jumlah

Budiman Santoso

Manajer Pembelian

II/3

48

PT. BINTANG

LAPORAN PENERIMAAN BARANG

Barang diterima melalui:

Bila melalui truk sendiri, tulis nama pengemudi

Nama Perusahaan Pengirim

Alamat:

Tanggal

No. Mobil Nomor/Kondisi Segel No. Surat Order

Pembelian

No. Surat Order

Pengiriman

Jumlah

Bungkus/unit

Jenis

Pembungkus

Ukuran

Penjelasan

Lengkap

Spesifikasi

Barang

Tanda pada

Pembungkus

Kuantitas

Kondisi

pada

Saat

Diterima

Diperiksa oleh

Diterima oleh

II/4

49

PT. BINTANG

MEMO DEBIT

Nomor :

Kepada Yth:

Tanggal:

Rekening hutang kami kepada Saudara telah kami debit

dengan adanya pengembalian barang kepada Saudara,

karena adanya ketidak sesuaian antara barang yang kami

terima dengan barang yang dipesan menurut order

pembelian kami

Referensi Saudara : Referensi kami

Surat Perintah Pengiriman: Surat Order Pembelian:

Nomor: Tanggal: Nomor: Tanggal:

No.

Urut

Nama barang

Satuan

Kuantitas

Harga

Satuan

Jumlah

Jumlah

Bagian Pembelian

II/5

50

PT. BINTANG

LAPORAN PENGIRIMAN BARANG

No. LPB: Tanggal No. Surat Order Pembelian Tgl.

Kepada Yth:

Dikirim ke :

No. Urut Nama Barang Spesifikasi barang Satuan Kuantitas

Surat Perintah Pengiriman Saudara

Nomor: Tanggal:

Bag. Pengiriman

II/6

51

3.2. Latihan Kasus

PT. Healt Equipment adalah sebuah perusahaan distribusi peralatan kesehatan yang

melakukan pembelian (impor) dari Internasional Healt Equipment, Ltd di USA berupa

barang-barang peralatan rumah sakit. Pesanan Pembelian (Purhase Order) yang

ditandatangani manajer pembelian dikirimkan pada akhir Agustus 2007. Penjual

mensyaratkan penyerahan berdasarkan Free on Board Shipping Point dan pembayaran

dengan niai CIF melalui City Bank. Tanggal 15 September 2007 PT. Healt Equipment

menerima pemberitahuan dari City Bank di Jakarta bahwa dokumen impor sudah bisa

diselesaikan. Manajer keuangan mengotorisasi cek Bank Mandiri untuk melakukan

pembayaran nilai impornya sebesar USD 250.000,00 ke City Bank Jakarta. Setelah

penyelesaian pembayaran tersebut, petugas Bagian Impor mengambil dokumen untuk

pengurusan berikutnya. Manajer Keuangan mengotorisasi pengeluaran untuk membayar

pungutan negara ke Bank Mandiri untuk penyelesaian dokumen PIB. Berdasarkan

dokumen impor petugas Bagian Impor mengurus BL dan SPPB. Petugas Penerimaan

Barang melakukan pengambilan barang ke TPS dengan menggunakan SPPB, untuk

kemudian membuat laporan serta menyerahkan ke gudang. Invoice serta dokumen

pendukung lainnya oleh bagian impor diserahkan ke bagian akuntansi, sementara lembar

bukti pembayaran pembelian (impor) diterima dari bagian keuangan. Dari petugas

penerima barang, diterima Laporan Penerimaan Barang. Bagian akuntansi juga menerima

bukti pembayaran atas pungutan negara. Berdasarkan dokumen transaksi tersebut bagian

akuntansi melakukan pencatatan.

Saudara diminta menyusun bagan sistem pembelian untuk PT. Healt Equipment,

berkaitan dengan kegiatan impor di atas.

52

3.3. Rangkuman

Sistem pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang

diperlukan perusahaan. Sistem pembelian dirancang untuk menangani pembelian kredit.

Kegiatan pembelian dimulai dengan mengajukan permintaan pembelian, kemudian

dilanjutkan dengan permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok, pengiriman

order pembelian kepada pemasok terpilih, penerimaan barang yang dibeli, pencatatan

hutang yang timbul dari transaksi pembelian dan berakhir dengan distribusi pembelian.

Barang yang sudah diterima dari pemasok adakalanya tidak sesuai dengan barang

yang dipesan menurut order pembelian. Ketidak sesuaian tersebut terjadi kemungian

karena :

(1) barang yang diterima tidak cocok dengan spesifikasi yang tercantum dalam order

pembelian,

(2) barang mengalami kerusakan dalam pengiriman

(3) barang diterima melewati tanggal yang dijanjikan pemasok.

Sistem retur pembelian dipergunakan dalam perusahaan untuk mengembalikan

barang yang sudah dibeli kepada pemasoknya.

53


SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN / PENGUPAHAN


Sistem penggajian / upah digunakan dalam perusahaan untuk penghitungan dan

pembuatan daftar gaji / upah yang harus dibayar oleh perusahaan serta pembebanan biaya

upah ke dalam harga pokok produksi.

Dokumen yang dipergunakan dalam sistem penggajian / upah

(1) Kartu kehadiran pegawai

(2) Tiket waktu berjalan (Job time ticket)

(3) Daftar gaji / upah

(4) Journal Voucher (pembebanan ke biaya produksi maupun pengeluaran kas)

(5) Cek dan bukti setor

Catatan akuntansi yang dipergunakan dalam sistem penggajian / upah

(1) Register bukti kas keluar

(2) Jurnal pengeluaran kas

Unit organisasi (fungsi ) yang terkait dalam sistem penggajian / upah

(1) Bagian produksi

(2) bagian pengawasan waktu

(3) bagian akuntansi biaya

(4) bagian gaji / upah

(5) bagian personalia

(6) bagian akuntansi

(7) bagian keuangan

Jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian / upah

(1) prosedur penetapan waktu kerja

(2) prosedur pembuatan daftar gaji / upah

(3) prosedur pembayaran gaji / upah

54

A. Elemen Pengendalian Intern dalam Sistem Penggajian / Upah

Elemen pengendalian intern yang harus ada dalam sistem penggajian / upah

dirancang untukmenjaga kekayaan dan kewajiban perusahaan serta menjamin ketelitian

dan keandalan data akuntansi. Elemen tersebut terdiri dari fungsi (organisasi ) sistem

otorisasi dan prosedur serta praktek yang sehat.

ORGANISASI

(1) terdapat pemisahan fungsi pengawasan waktu, pembuat daftar gaji / upah dan

pembayaran gaji/upah


(2) Penetapan tarip upah diotorisasi oleh bagian personalia

(3) daftar jam kehadiran pegawai diotorisasi oleh petugas pengawasan waktu

(4) daftar gaji/ upah diotorisasi bagian gaji / upah

(5) pengeluaran uang (cek) diotorisasi oleh bagian keuangan

(6) pencatatan beban gaji/upah serta pengeluaran kas dilakukan oleh bagian akuntansi

PRAKTEK YANG SEHAT

(7) kartu kehadiran pegawai diselenggarakan oleh fungsi pengawasan waktu kerja dan

diisi oleh karyawan (dengan mesin punch clock) didepan petugas khusus

(8) job time ticket bernomor urut cetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh

fungsi produksi

B. Bagan alir sistem Penggajian / Pengupahan

Dalam gambar di halaman 60 penulis sajikan rancangan bagan alir sistem

penggajian/pengupahan.

= Bagian Produksi melakukan pengendalian jam kerja karyawan pabrik melalui Tiket

Waktu Berjalan ( Job Time Ticket ), yaitu jam kerja efektif karyawan pabrik secara

periodik ( misal mingguan ). Kartu ini dibukukan, untuk kemudian dikirimkan ke

Petugas Pengawasan Kehadiran.

= Petugas Pengawas Kehadiran mengawasi kehadiran karyawan di pintu utama (depan),

tempat dimana setiap karyawan yang masuk, melakukan absensi melalui punch clock.

55

Secara periodik, petugas ini melakukan pencocokan Kartu Kehadiran dengan Tiket

Waktu Berjalan, untuk mengetahui apakan setiap karyawan yang hadir, benar-benar

bekerja di unitnya. Petugas membuat Daftar Kehadiran Pegawai, dan mengirimkan ke

Bagian Gaji / Upah, sementara Tiket Waktu Berjalan dikirimkan ke Bagian Akuntansi

Biaya.

= Akuntansi Biaya menggunakan Tiket Waktu Berjalan untuk menghitung Beban Upah

yang akan dialokasikan ke harga pokok produksi, melalui Journal Voucher. Journal

Voucher ini kemudian dikirimkan ke Bagian Akuntansi.

= Bagian Gaji / Upah, berdasarkan Daftar Kehadiran Pegawai, membuat Daftar Gaji.

Bila ada perubahan jumlah pegawai ataupun besarnya tarip upah, Bagian Personalia

akan memberikan informasi hal tersebut. Disamping daftar gaji, bagian ini juga

menyiapkan slip pembayaran gaji / upah yang akan didistribusikan ke karyawan.

Daftar Gaji dan Slip pembayaran dikirimkan ke Bagian Keuangan.

= Bagian Keuangan ( Kasir ) berdasarkan Daftar gaji / upah segera mempersiapkan cek

dan bukti setor ke bank untuk dana pembayaran gaji dan upah. Slip didistribusikan ke

karyawan untuk mengambil gaji / upah ke bank, dengan menandatangani daftar gaji /

upah. Bagian keuangan mempersiapkan Journal Voucher, yang dilampiri bukti setor,

daftar gaji lembar 1 yang telah ditandatangani dan dikirim ke Bagian Akuntansi.

Sementara lembar 3 daftar Gaji / Upah dikembalikan ke Bagian Gaji / Upah dan

lembar 2 diarsipkan beserta bukti kas keluar.

= Bagian Akuntansi membandingkan journal voucher dari Akuntansi Biaya dan Bagian

Keuangan dan mencatat serta mengarsipkan dokumen – dokumen yang diterimanya.

57

C. Uraian Kegiatan (operation list) sistem penggajian/ upah

a. Bagian Produksi

1) Menyelenggarakan job time ticket ( kartu jam kerja ) dalam pelaksanaan

produksi

2) Mengirim job time ticket ke petugas pengawasan waktu kerja

b. Bagian pengawasan waktu kerja

1) Mempersiapkan kartu kehadiran pegawai

2) Mengawasi kehadiran pegawai melalui mesin punch clock

3) Menerima job time ticket dari bagian produksi

4) Membandingkan antara kehadiran pegawai berdasarkan kartu kehadiran

dengan job time ticket yang diterima dari bagian produksi

5) Membuat daftar kehadiran pegawai dan dikirim ke bagian gaji / upah

6) Mengirimkan job time ticket ke bagian akuntansi biaya

7) Mengarsipkan kartu kehadiran pegawai dan copy daftar kehadiran pegawai

c. Bagian akuntansi biaya

1) Menerima job time ticket dari fungsi pengawasan waktu kerja

2) Melakukan perhitungan beban upah ke dalam biaya produksi

3) Membuat jurnal voucher atas pembebanan biaya upah ke barang dalam proses

4) Mengirimkan journal voucher ke bagian akuntansi

d. Bagian gaji/upah

1) Memonitor perubahan data pegawai dari fungsi personalia

2) Menerima daftar kehadiran pegawai dari fungsi pengawasan waktu kerja

3) Membuat daftar gaji/upah serta mempersiapkan slip pembayaran gaji/upah

4) Mengirimkan daftar gaji/upah beserta slip pembayaran ke bagian keuangan

5) Mengarsipkan copy daftar gaji/upah yang diperoleh dari bagian keuangan

e. Bagian keuangan

1) Menerima daftar gaji/upah beserta slip pembayaran dari bagian gaji/upah

2) Mempersiapkan journal voucher, cek dan bukti setor ke bank untuk dana

pembayaran gaji

3) Melakukan distribusi slip pembayaran gaji/upah ke pegawai dengan cara

pegawai menandatangani daftar gaji/upah

4) Mendistribusi :

58

- Lembar ke 1 daftar gaji/upah, bukti setor bank serta journal voucher ke

bagian akuntansi

- Lembar ke 3 daftar gaji /upah ke bagian gaji /upah

- Lembar ke 2 untuk arsip

5) Mengarsipkan bukti kas keluar lembar ke 3 beserta dokumen pendukungnya

f. Bagian akuntansi

1) Menerima journal voucher dari bagian akuntansi biaya dan mencatatatnya

2) Menerima bukti pengeluaran kas beserta pendukungnya dari Bagian Keuangan

3) Membandingkan dua data tersebut serta mencatat pengeluaran kas

4) Mengarsipkan journal voucher serta bukti kas keluar berdasarkan tanggalnya

59

4.2. Latihan 3

1. Uraikan prosedur – prosedur yang membentuk sistem penggajian dan upah

2. Sebutkan unsur pengendalian yang ada dalam sistem akuntansi penggajian /

upah

3. Sebutkan catatan akuntansi yang digunakan dan jelaskan peran masing –

masing dalam sistem akuntansi penggajian / upah

4. Sebutkan dokumen yang digunakan dan jelaskan peran masing – masing

dalam sistem akuntansi penggajian / upah

4.3. Rangkuman

Sistem akuntansi penggajian digunakan untuk menangani transaksi pembayaran

atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan staff tetap dan manajer. Sistem

akuntansi upah digunakan untuk menangani transaksi pembayaran atas penyerahan jasa

yang dilakukan oleh karyawan tidak tetap. Ada dua waktu yang dicatat untuk tenaga kerja

langsung ( dalam produksi ), yaitu waktu hadir yang merupakan jumlah waktu karyawan

berada di perusahaan dan waktu kerja yang merupakan waktu yang digunakan oleh tenaga

kerja langsung untuk mengerjakan produk / pesanan tertentu. Untuk mencatat waktu hadir

digunakan kartu hadir, sedang untuk waktu kerja tenaga kerja langsung digunakan kartu

jam kerja. Dokumen yang kedua inilah yang dijadikan dasar pendistribusian biaya upah

langsung terhadap produk / pesanan yang bersangkutan.

Jumlah gaji dan upah dihitung dalam Daftar gaji dan Upah, dan atas dasar daftar

tersebut, fungsi keuangan mengeluarkan uang untuk pembayaran gaji dan upah karyawan.

Untuk distribusi gaji dan upah, dibuatlah rekapitulasi gaji dan upah, dan berdasarkan

dokumen ini, biaya upah dialokasikan ke rekening biaya menurut informasi yang

dikehendaki manajemen.

60

5. Test Formatif

Pilihlah satu jawaban yang benar dengan memberi lingkaran pada alternatif yang tersedia

Berikut ini adalah jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan tunai,

kecuali ....

a prosedur order penjualan,

b prosedur persetujuan kredit.

c prosedur penerimaan kas,

1.

d prosedur pengiriman / penyerahan barang,

Berikut ini adalah jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit,

kecuali ....

a prosedur order penjualan,

b prosedur persetujuan kredit,

c prosedur pengiriman / penyerahan barang,

2.

d prosedur penerimaan kas.

Dalam sistem penjualan tunai, Bagian Penjualan berfungsi ....

a menerima pembayaran dari pembeli,

b menerima order dari pembeli, membuat faktur penjualan tunai, dan

menyerahkan faktur tsb. ke kasir via pembeli.

c menyerahkan barang kepada pembeli,

3.

d menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan pembeli,

Dalam sistem penjualan kredit, bagian pengiriman berfungsi ....

a memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan,

b menerima order dari pembeli untuk pengisian faktur penjualan,

c menyerahkan barang kepada pembeli atas dasar order pengiriman yang

diterima dari fungsi penjualan.

4.

d membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan

5. Dalam sisten penjualan kredit, otorisasi pemberian kredit dibuktikan dengan

dokumen yang disebut ....

61

a surat perintah pengiriman.

b tembusan ( copy ) kredit,

c faktur penjualan,

d surat pengakuan,

Dalam sistem penjualan kredit, tembusan shipping order yang berfungsi

sebagai pemberitahuan kepada pelanggan, bahwa pesanannya telah diterima

dan dalam proses pengiriman disebut ....

a surat muat ( bill of loading ),

b tembusan kredit ( credit Copy ),

c slip pembungkus ( packing slip ),

6.

d surat pengakuan ( acknowledgement copy ).

Dokumen yang digunakan oleh berbagai fungsi dalam organisasi, untuk

meminta fungsi pembelian agar melaksanakan pengadaan barang yang mereka

perlukan, adalah ....

a surat order pembelian,

b surat permintaan penawaran harga,

c surat permintaan pembelian.

7.

d surat permintaan barang,

Laporan penerimaan barang yang dibuat oleh fungsi penerimaan barang, didis-

tribusikan ke fungsi – fungsi lain, kecuali ....

a fungsi pembelian,

b fungsi pencatatan hutang,

c fungsi gudang,

8.

d fungsi keuangan.

Manakah diantara dokumen berikut ini, yang menunjukkan bahwa barang yang

dibeli perusahaan merupakan barang yang benar-benar dibutuhkan oleh

perusahaan ....

a surat permintaan pembelian.

9.

b laporan penerimaan barang,

62

c faktur dari pemasok,

d surat order pembelian,

Fungsi yang memiliki wewenang untuk menerima atau menolak barang yang

dikirimkan oleh pemasok adalah ....

a fungsi pembelian,

b fungsi pencatat piutang,

c fungsi penerimaan barang.

10.

d fungsi gudang,

Jika perusahaan menggunakan blind receiving system, informasi yang diberi-

kan kepada fungsi penerimaan barang adalah ....

a tanggal penerimaan barang yang direncanakan,

b jenis barang yang dipesan dari pemasok.

c kuantitas barang,

11.

d nama pemasok,

Berikut ini adalah tembusan surat Order pembelian, kecuali ....

a tembusan untuk fungsi penerimaan barang,

b tembusan untuk fungsi peminta barang.

c tembusan untuk Bukti kas keluar,

12.

d tembusan pengakuan ( telah menerima ) oleh pemasok,

Manakah diantara prosedur berikut ini yang bukan merupakan unsur jaringan

prosedur yang membentuk sistem penggajian/upah ....

a prosedur pencatatan waktu kehadiran,

b prosedur pencatatan waktu kerja,

c prosedur pembuatan Daftar Gaji,

13.

d prosedur pembuatan bukti pengeluaran kas dan distribusi gaji/upah.

Dokumen yang dipakai sebagai dasar distribusi biaya gaji dan upah, dalam

jurnal umum adalah ....

14.

a daftar gaji atau daftar upah,

63

b kartu penghasilan karyawan,

c rekap daftar gaji atau rekap daftar upah.

d surat pemberitahuan gaji / upah,

Untuk mendistribusikan upah langsung yang dibebankan kepada pesanan

tertentu ( pada produksi berdasar pesanan ), jam kerja karyawan dikumpulkan

berdasarkan dokumen ....

a kartu jam hadir,

b kartu penghasilan karyawan,

c kartu jam kerja.

15

d kartu harga pokok produk,

64

6. Kunci Jawaban Test Formatif

nomor

nomor

1 b 9 a

2 d 10 c

3 b 11 b

4 C 12 b

5 A 13 d

6 D 14 c

7 C 15 c

8 D

7. Umpan Balik dan Tindak Lanjut

Cocokkan hasil jawaban dengan kunci yang terdapat di bagian belakang modul

ini. Hitung jawaban Anda dengan benar. Kemudian gunakan rumus untuk mengetahui

tingkat pemahaman terhadap materi.

TP = Jumlah Jawaban Yang Benar X 100%

Jumlah keseluruhan Soal

Apabila tingkat pemahaman Anda dalam memahami materi yang sudah dipelajari

mencapai :

91% s.d. 100% : Amat baik

81% s.d. 90,99% : Baik

71% s.d. 80,99% : Cukup

61% s.d. 70,99% : Kurang

bila tingkat pemahaman belum mencapai 81% ke atas (kategori “baik”), maka disarankan

mengulangi materi.

Semoga berhasil

65

8. Daftar Pustaka

1. Mulyadi. Sistem Akuntansi. Edisi ke 3, Jakarta, Salemba Empat, 2001

Modul Internal Control Review

Documents

Transcript of Modul Internal Control Review