Kementerian Komunikasi dan Informatika bekerja sama dengan

Institut Teknologi BandungInstitut Teknologi Sepuluh November

Universitas Gajah MadaUniversitas Indonesia KEMKOMINFO

SERTIFIKASI KOMPETENSI DASAR - CHIEF INFORMATION OFFICER

“OPTIMALISASI STRATEGI SUMBER DAYA INFORMASI SERA TEKNOLOGI INFORMASI”

Tim Penyusun Modul BimtekDan Sertifikasi Kompetensi Dasar

Government Chief Information Officer2012

Manajemen Proyek dan Pengadaan

MODUL 6

Nama PembicaraAsal Kelompok KeilmuanAsal FakultasAsal Institusi Alamat email pembicara

KEMKOMINFO

Agenda

Introduksi: Siklus produk

Pengadaan (akuisisi) sebagai bagian dari siklus produk

Ragam metode pengadaan

Manajemen proyek

Tahapan dalam manajemen proyek dan aktivitas-aktivitasnya

Penutup

KEMKOMINFO

Siklus Hidup Produk

Ide/konsep Realisasi Penggunaan Phasing out

Pengembangan/Pembelian/Penyewaan

Manajemen proyek

Pengadaan

Contoh: Aplikasi sistem informasi

Ide dan konsep dikem-bangkan saat perenca-naan strategis dan/atau operasional

Sistem dibuat mengikuti prinsip-prinsip rekayasa yang baku, dibawah manajemen proyek

Operasionalisasi sistem pada unit pengguna

Sistem perlu diganti atau ditingkatkan dengan yang baru

KEMKOMINFO

Pengadaan (Akuisisi)

Istilah “Pengadaan” tidak seperti yang dimaksud dalam Perpres 54/2010

Pengadaan Akuisisi (acquisition): the act of acquiring or gaining possession (Dictionary.com Unabridged)

Penekanan pada “dapat menggunakan karena penguasaan terhadap sesuatu”

“Penguasaan” tidak selalu berkonotasi “kepemilikan” (ownership), tapi lebih pada hak dan kebebasan untuk menggunakan (rights and freedom to use)

“Penguasaan” tidak harus selalu membeli !

Contoh: Bank sering mengadakan infrastruktur TIKnya dengan cara menyewa (leasing), bukan membeli

KEMKOMINFO

Mode/Cara Pengadaan

Pengadaan dapat dilakukan dengan berbagai cara:

Pengembangan/pembuatan Secara mandiri (swakelola, in-house development)

Outsource (dikerjakan pihak lain)

Pembelian jadi

Sewa (leasing)

Kustomisasi sistem yang ada

KEMKOMINFO

Pengembangan Mandiri (In-house)

Hanya cocok dilakukan kalau institusi memiliki kapasitas pengembangan yang memadai biasanya hanya untuk sistem-sistem perangkat lunak atau konten (bukan untuk perangkat keras & jaringan)

Kapasitas pengembangan ditentukan oleh:

SDM (kompetensi, jumlah)

Pengalaman (track record pengembangan sebelumnya)

Sumber daya lainnya (ketersediaan pendanaan, tools, dan teknologi)

Kewenangan pengambilan keputusan terkait kegiatan pengembangan

Semua tahapan pengembangan dijalankan sendiri. Keterlibatan pihak luar minimal (mis: sebagai technical assistance/penasihat)

KEMKOMINFO

Pengembangan Mandiri (In House)

Dijalankan oleh sebuah tim yang anggotanya adalah personil di instansi pelaksana

Keuntungan: lebih menguasai permasalahan kemungkinan keberhasilan implementasi lebih tinggi

Kelemahan: kadang-kadang proses pengembangan terganggu oleh tugas-tugas lain yang dibebankan kepada tim

KEMKOMINFO

Pengembangan Outsource

Proses pengembangan dijalankan oleh pihak lain yang memiliki kemampuan

Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan: Kapasitas/kemampuan pengembangan

Keberlanjutan sistem (outsource membangun ketergantungan terhadap vendor)

Pembelajaran institusi (outsource menghambat peluang bagi instansi pemilik untuk belajar tentang pengembangan sistem)

Regulasi/kebijakan

KEMKOMINFO

Pembelian Jadi (Out-of-the-Box Purchase)

Hampir selalu dilakukan untuk perangkat keras/infrastruktur

Untuk perangkat lunak, hanya cocok untuk sistem-sistem yang sifatnya umum, bersifat utility Sistem aplikasi pada umumnya bersifat spesifik dan memiliki

requirements yang berbeda-beda tidak bisa disamakan

Contoh sistem yang bisa dibeli jadi: sistem operasi, aplikasi office, aplikasi akuntansi sederhana

Faktor-faktor pemilihan produk sistem Spesifikasi teknis: kesesuaian dengan kebutuhan

Keberlanjutan: apakah produk yang dibeli tetap dikembangkan pembuatnya , didukung update-nya, dan ada dukungan teknisnya

Biaya (total cost of ownership – TCO, terutama untuk sistem perangkat lunak): biaya-biaya pelatihan, dukungan teknis, konsultasi, dll.

Dukungan purna-jual

KEMKOMINFO

Pembelian Jadi (Out-of-the-Box Purchase)

Faktor-faktor pemilihan vendor Harga yang ditawarkan

Layanan (pra- dan purna-jual)

Dukungan teknis yang diberikan

Prospek keberlanjutan bisnis (kekuatan perusahaan, penguasaan pasar, dsb)

Ketaatan (compliance) terhadap syarat-syarat tertentu (mis: punya NPWP, faktur pajak, keanggotaan dalam asosiasi, dsb).

KEMKOMINFO

Sewa

Mengapa menyewa ?

Tidak ingin mengeluarkan usaha yang terlalu besar untuk pembuatan sistem terutama cocok untuk institusi yang tidak memiliki core business dalam bidang TI, tetapi operasinya sangat tergantung pada TI (mis: bank)

Proses deployment lebih cepat

Upgrade ke versi berikutnya secara lebih cepat

Model bisnis baru: application service provider (ASP)

Vendor ASP memberikan layanan aplikasi kepada institusi (institusi tidak perlu memiliki aplikasi tsb)

Institusi cukup memanfaatkan layanan, tidak mengurusi pembelian, pembuatan, pemeliharaan aplikasi

Titik kritis:

keselarasan dengan proses bisnis: vendor ASP belum tentu memahami rincian proses bisnis instansi penyewa

pengelolaan data, terutama yang terkait dengan keamanan, kerahasiaan, ketersediaan, dsb.

KEMKOMINFO

Sewa

Menjadi semakin populer seiring dengan berkembangnya teknologi cloud computing penyewa tidak perlu tahu detil implementasi dari layanan-layanan fungsional yang disewa

http://www.vedainformatics.com/blogs/cloud-computing-applications-real-test-case/

Detil hardware, jaringan, server,database, dan aplikasi tidak terlihatoleh pemakai.

Pemakai mengakses layanan-layananfungsional sesuai kebutuhan mereka

KEMKOMINFO

Kustomisasi

Kustomisasi (penyesuaian sistem yang ada terhadap kebutuhan spesifik) umum digunakan apabila proses bisnis yang didukung bersifat generik dengan variasi-variasi yang tidak terlalu banyak

Syarat melakukan kustomisasi Pemahaman tentang proses bisnis yang akan didukung sistem

aplikasi

Pemahaman tentang sistem aplikasi yang ada saat ini (existing)

Spesifikasi kebutuhan kustomisasi (gap analysis)

Kustomisasi dapat dilakukan secara mandiri (in-house) atau outsource

Pada umumnya kustomisasi dilakukan terhadap perangkat lunak Open Source, yang lisensinya mengijinkan dilakukannya perubahan pada source code-nya

KEMKOMINFO

Pada cara pengadaan dengan pengembangan atau pembuatan (baik secara mandiri atau outsource), ada proses yang harus dijalankan. Proses ini melibatkan beberapa stakeholders, memerlukan sumber daya, dan harus memenuhi sasaran-sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya.

Perlu pendekatan yang sistematisdan berdisiplin dalam pelaksanaannya

Manajemen Proyek

KEMKOMINFO

Survei tentang Eksekusi Proyek TIhttp://www.it-cortex.com/Stat_Failure_Rate.htm

KPMG Canada Survey (1997) tentang manajemen proyek TI Lebih 61% proyek dinyatakan gagal oleh responden

The Chaos Report by Standish Group (1995) 31.1% proyek dibatalkan sebelum dinyatakan selesai

52.7% proyek mengalami kelebiha biaya sebesar 189% dari perkiraan awalnya

KEMKOMINFO

Penyebab Kegagalanhttp://www.it-cortex.com/Stat_Failure_Cause.htm

The BullSurvey(2001)

KEMKOMINFO

Definisi “Proyek”

Rangkaian aktivitas sekali waktu yang memiliki tujuan dan sasaran akhir yang jelas

Karakteristik proyek Memiliki dukungan kepemilikan (tidak ada proyek “liar” tanpa

pemilik)

Memiliki tanggal mulai dan tanggal berakhir yang spesifik

Ruang lingkup yang terdefinisi dan terdokumentasi

Memiliki anggaran yang terbatas

Hasil akhir yang spesifik

Batasan kualitas (output harus memenuhi spesifikasi kualitas ttt)

Memerlukan sumber daya

Proyek TIK: proyek dengan TIK sebagai obyek

KEMKOMINFO

Proyek TIK vs Proyek Non-TIK

Komponen Proyek Non-TIK Proyek TIK

Proyek Tidak terintegrasi dengan proses/fungsi bisnis

Biasanya terkait dengan fungsi organisasi & proses bisnisnya

Struktur proyek Sering bersifat stand-alone Biasanya terkait dengan proyek-proyek lain

Lingkup Well-defined Sulit dijelaskan dan mudah berubah

Pengengalian perubahan

Well-defined Dapat dijelaskan, tapi sulit dilacak

Kebutuhan staf Generalis, sering full-time Spesialis, sering part-time

Resiko Lebih mudah diidentifikasi, sulit dikelola tapi tidak terlalu berefek negatif

Tidak mudah diidentifikasi, sulit dikelola dan sering berefek negatif bagi organisasi

Pembelajaran Cukup mudah Sulit

Estimasi anggaran dan penjadwalan

Mudah Sulit

KEMKOMINFO

Proyek dalam Kerangka Perencanaan TIK

Tujuan organisasi

Tujuan TIK

Analisis kondisi saat ini

Indikator dan

sasaran

Program dan

kegiatan

Timeline dan

alokasi sumber

daya

mencerminkanperan strategis TIKdalam mencapaitujuan organisasi

dasar bagiperencanaan

program-program TIK

cara untuk mengetahuikeberhasilan pencapaian tujuan

implementasicara-cara

pencapaiantujuan TIK

untuk keperluanevaluasi danpemantauan

Input bagiproyek

Rangkaian kegiatan perencanaan TIK

KEMKOMINFO

ProyekProyek

Renop

Dari Renstra ke Proyek

Renstra

Renop

Proyek

Jangka panjang,strategis

Tahunan,operasional

Realisasi

DIPA,RKAT,RBA,(dan berbagainama lainnya)

KEMKOMINFO

Rencana Kegiatan Proyek

Rencana Operasional• Judul kegiatan• Indikator & sasaran• Anggaran

Proyek

• Terukur bisa dipantau dandievaluasi

• Jelas kapan mulai & selesainya• Jelas outputnya

Jika Rencana Operasional sudahbaik (akurat), maka biasanyasebuah kegiatan bisa langsungditerjemahkan menjadi sebuah proyek.Penyusunan rencana proyek bertujuanmembuat proyek tersebut menjadijelas dan terukur

KEMKOMINFO

Manajemen Proyek

Definisi: Sekumpulan prinsip, praktek, dan teknik yang digunakan untuk memimpin tim proyek dan mengatur jadwal proyek, biaya, dan risiko untuk memberikan kepuasan bagi stakeholder

(Chapman, 1997)

Manajemen proyek memiliki unsur ilmiah maupun seni

Seni hubungan/relasi yang kuat dengan berbagai kelompok hubungan antar manusia (resolusi konflik, negosiasi, dsb.)

Ilmiah penggunaan metodologi dan tools teknis

KEMKOMINFO

Stakeholder Proyek

Sebuah proyek selalu memiliki stakeholder (pihak yang memiliki kepentingan terhadap proyek tersebut)

Pengembang menyelesaikan pengembangan dan mendapatkan haknya

Pemakai mendapatkan hasil yang bisa membantunya menjalankan tugas

Pimpinan/manajer memastikan proyek berjalan dengan baik secara keseluruhan

Lembaga pemeriksa memastikan tidak ada penyimpangan di dalam proyek

Lembaga donor memastikan bantuan yang diberikan dimanfaatkan secara semestinya dan optimal

Manajemen proyek mengusahakan setiap stakeholder merasa sebagai pemenang (winner) terakomodasi kepentingannya

KEMKOMINFO

Tahapan Proyek

Inisiasi

Peren-canaan

Eksekusi

Penu-tupan

Perencanaan ulang secara Iteratif, untuk menghadapi dinamika dalam proyek

Kegiatan

Jadwal

Biaya

Output proyek

Monitoring & Kontrol

KEMKOMINFO

Tahap I: Inisiasi Proyek

Kegiatan-kegiatan Persiapan-persiapan (administratif, logistik, dan sumber

daya lainnya)

Kontrak

Kick-off (memulai proyek secara resmi)

KEMKOMINFO

Tahap II: Perencanaan Proyek

Kegiatan utama: estimasi (prakiraan)

Estimasi diperlukan karena pada awal proyek kita memerlukan ukuran-ukuran kuantitatif, sementara data yang ada tidak mencukupi Banyak pertanyaan tentang biaya, waktu, dan sumber

daya yang diperlukan untuk menjalankan proyek

Estimasi dilakukan terhadap ketiga aspek tersebut: biaya, jadwal, dan sumber daya (SDM, sarana/fasilitas, dsb)

Estimasi memerlukan pendefinisian lingkup (scope) proyek

Estimasi melibatkan unsur ilmiah & seni Ilmiah: penggunaan metode & tools

Seni: penerimaan terhadap ketidakpastian

KEMKOMINFO

Penentuan Lingkup (Scope) Proyek

Merinci kegiatan-kegiatan yang dijalankan dalam proyek

Harus bersifat “bounded” (ada batas-batas yang jelas, tidak mengambang) Contoh: jangka waktu, biaya, sasaran/output, rincian kegiatan,

kebutuhan sumber daya, dsb.

Faktor-faktor penting: Output: menetapkan apa yang seharusnya dicapai di akhir

proyek

Kegiatan: mengidentifikasi aktivitas yang harus dijalankan untuk mencapai output yang diinginkan

Jadwal, kebutuhan sumber daya, dsb akan mengikuti rincian kegiatannya

KEMKOMINFO

Penentuan Output Proyek

ProyekProyek

Renop

Renstra

Renop

Proyek

Output proyek harussejalan/memenuhi indikator dan sasaran yang ditetapkan pada Renop

KEMKOMINFO

Identifikasi Kegiatan Proyek

Tiap kegiatan perlu diidentifikasi karena: Ia memerlukan sumber daya yang harus dialokasikan (dana,

SDM, sarana/fasilitas)

Ia harus dijadwalkan

Identifikasi kegiatan dilakukan dengan teknik dekomposisi mengurai tema proyek menjadi kegiatan-kegiatan operasional Dekomposisi membawa proyek ke tingkat yang lebih rinci dan

operasional harus bisa dijalankan

Tool untuk dekomposisi: Work Breakdown Structure (WBS)

KEMKOMINFO

Work Breakdown Structure (WBS)

Dekomposisi dilakukan secara berulang, tiap pengulangan akan membawa ke level yang lebih rinci

Pada akhirnya akan terbentuk struktur “pohon” yang menunjukkan hirarki komponen dan kegiatan proyek

Level terendah menunjukkan work packages (WP), atau kegiatan-kegiatan yang benar-benar dapat dijalankan

Dari WP dapat ditentukan jadwal, kebutuhan biaya, dan kebutuhan sumber daya umum detil

JudulProyek

Kelompokaktivitasutama

Rincianlebih lanjut,

dst.

KEMKOMINFO

Tahap III: Pemantauan dan Kontrol dalam Eksekusi Proyek

Tujuan pemantauan & kontrol untuk menjamin pelaksanaan proyek tetap berada pada jalur seperti yang direncanakan (dalam dokumen Rencana Proyek), dan jika terjadi perubahan, efek negatifnya terhadap keberhasilan proyek dapat diminimalkan Pemantauan& kontrol perlu dilakukan karena ada banyak sekali

faktor penyebab kegagalan proyek

Terutama dijalankan untuk aspek jadwal & biaya

Lingkup Identifikasi status/kondisi saat itu

Mengambil langkah-langkah yang diperlukan sekiranya ada penyimpangan

KEMKOMINFO

Pemantauan & Kontrol

Untuk mengetahui kondisi proyek saat itu, perlu pengukuran dokumentasi proyek harus bisa merekam semua data kinerja proyek dengan baik. Yang perlu didokumentasikan: Rencana jadwal, biaya, dan alokasi sumber daya

Realisasi waktu pelaksanaan kegiatan

Realisasi pengeluaran (keuangan, penggunaan sumber daya)

Perlu menggunakan teknik-teknik tracking & estimasi untuk menjawab pertanyaan apakah proyek terlambat, pengeluarannya over budget, dsb Contoh teknik tracking: Earned Value Analysis (EVA)

KEMKOMINFO

Earned Value Analysis (EVA)

EVA digunakan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan: Seberapa jauh kemajuan proyek?

Berapa banyak usaha/biaya yang harus dikeluarkan untuk menyelesaikan proyek?

Kapan proyek dapat diselesaikan?

EVA melakukan: Pengukuran terhadap pekerjaan yang telah diselesaikan

Meramalkan beban pekerjaan yang masih harus diselesaikan

KEMKOMINFO

Ilustrasi Penggunaan EVA

2-Apr-06 16-Jul-06

9/4 16/4 23/4 30/4 7/5 14/5 21/5 28/5 4/6 11/6 18/6 25/6 2/7 9/7

Requirement gathering, $500

System architecture, $5000

Software design,$3000

Coding, $10000

Hardware design, $2000

Hardware devt., $2000

System integration & testing, $6000

today

Activities Actual cost

Requirement gathering 600

System architecture def. 4500

Software design 2100

Coding 3000

Hardware design 1600

Apakah pada minggu ke-6 proyeknya lagging?Apakah pada minggu ke-6 biaya yg telah dikeluarkan over budget?

KEMKOMINFO

Earned Value Analysis

Task Name %completeTotal PV

To date PV

AC EVCV

(EV-AC)SV

(EV-PV)

Req. gathering 100 500 500 600 500 -100 0

System architecture

100 5000 5000 4500 5000 500 0

S/W design 67 3000 2010 2100 2010 -90 0

H/W design 83 2000 1340 1600 1660 60 320

Coding 25 10000 0 3000 2500 -500 2500

Total 20500 8850 11800 11670 -130 2820

2-Apr-06 16-Jul-06

9/4 16/4 23/4 30/4 7/5 14/5 21/5 28/5 4/6 11/6 18/6 25/6 2/7 9/7

Requirement gathering, $500

System architecture, $5000

Software design,$3000

Coding, $10000

Hardware design, $2000

Hardware devt., $2000

System integration & testing, $6000

today Cost Variance (CV) danSchedule Varianve (SV):menentukan kinerja proyek

KEMKOMINFO

Pedoman untuk perbaikan cost/effort performance(Jalote, P. Software Project Management in Practice, 2002.)

Possible Reason Action to Consider

If actual cost/schedule is less than estimate by more than the allowable limit

Estimates for programs were too high or project team has more domain knowledge or experience than expected

Reestimate for future modules Release resources

The tasks so far have not been thoroughly performed

Review tasks done so far and schedule reviews for work products not reviewed

Examine issues log

If actual cost/schedule is more than estimate by more than the allowable limit

Low domain knowledge Schedule training

Low software/coding experience of author

Reassign to leverage existing experience

New technology area Reestimate or request resources Negotiate delivery dates

Estimates were too aggressive (not much consideration of limiting factors)

Identify main componenets for extra effort, and revise estimate for future activities

Request resources Negotiate to scale down project objectives

Resource optimization is low Reschedule and reprioritize tasks, and identify and eliminate "waiting items"

Nonavailability of a critical resource Escalate the issue Get a backup resource Reschedule, keeping critical resources in mind

Too much rework due to poor quality of output of earlier phases

Identify sources of problems and rectify them Change project schedule

KEMKOMINFO

Quality Assurance (QA) dalam Proyek

Kualitas (output) adalah hasil sebuah proses, ia harus dibentuk dari awal proses proses pengembangan dijalankan dengan memperhatikan kualitas sebagai sasaran yang harus dicapai

Untuk menghasilkan output yang berkualitas, prosesnya juga harus berkualitas

Pendekatan kualitas Metodologi: cara menjalankan proses berdasar pada

standar dan best practice

Mekanisme organisasi: struktur organisasi yang mengakomodasi dilaksanakannya proses yang berkualitas

KEMKOMINFO

Kualitas Proses

Define processDevelopproduct

Assess productquality

Standardiseprocess

Improveprocess

QualityOK

No Yes(Sommerville, 2004)

Level 1 – initialA project is executed in a manner that the team sees fit

Level 2 – repeatableEstablished PM practices are employed, but organization-wide process may not exist

Level 3 – definedOrganization-wide processes have been defined and followed

Level 4 – managedQuantitative predictions and control on process performance

Level 5 – optimizingProcess capability is improved in a controlled manner

Kerangka untuk Peningkatan Kualitas Proses: Capability Maturity Model (CMM)

Peningkatankualitas prosessecara kontinyu

KEMKOMINFO

Tahap IV: Evaluasi Output

Dilakukan pada tahap akhir proyek

Dilakukan dengan membandingkan antara output aktual dengan sasaran yang ditetapkan pada awal proyek (scope verification)

Perlu mendapatkan penerimaan (acceptance) dari pemakai Instalasi dan deployment dilakukan secara tuntas

User acceptance test

Diakhiri dengan penandatanganan pernyataan penerimaan (acceptance declaration) pemakai sudah menyetujui produk hasil proyek

KEMKOMINFO

Manajemen Proyek dengan Skema Outsource

Pada tahap awal dan akhir tidak berbeda dengan proyek yang dikerjakan secara mandiri. Perbedaan terletak pada tahap pelaksanaan: manajemen proyek dilakukan oleh pihak vendor

Pemilik proyek

Proyek Vendor

Requirement

Manajemenproyek

KEMKOMINFO

Manajemen Proyek dengan Skema Outsource

Pemilik Proyek

Melakukan request for participation (RfP) pengumuman lelang

Menentukan spesifikasi requirement (hasil yang diharapkan dari produk)

Melakukan seleksi dan penentuan vendor pemenang

Mengikuti dan memantau pelaksanaan proyek

Mengevaluasi hasil akhir dan output proyek

Vendor Outsource

Mengumpulkan proposal

Melaksanakan proyek dan manajemennya

Menyerahkan hasil dan mendapatkan user acceptance

KEMKOMINFO

Penutup

Pengadaan sistem TIK dapat dilakukan dengan berbagai cara

Pengadaan yang melibatkan aktivitas pengembangan (development) perlu dilakukan secara sistematis dan berdisiplin

Proyek adalah “wadah” bagai usaha untuk merealisasikan kegiatan-kegiatan pengembangan sistem TIK

Manajemen proyek melibatkan banyak pihak dan kepentingan. Perlu metode ilmiah dan seni untuk menjamin proyek menghasilkan produk seperti yang diharapkan

KEMKOMINFO

Akhir dari Modul 6Terima kasih

Alamat kontak penyelenggara :

Puslitbang Literasi dan Profesi SDM Kominfo

Jln Medan Merdeka Barat 9 Jakarta 10110

Tlp : 021 3856068

Email : puslitbang.litprof@mail.kominfo.go.id