Modul 4 Korespondensi

Modul 4Korespondensi

SKOM 4432 Komunikasi BisnisSKOM44321Kegiatan Belajar 1Merencanakan Korespondensi BisnisSKOM44322Rencana Komunikasi Bisnis

6 pertanyaan yang harus dijawab ketika menyusun rencana komunikasi bisnisKorespondensi= kegiatan menulis surat; pun terdapat komunikasi nonverbal dan komunikasi visualSurat bisnis: dokumen singkat yang diorganisasikan sesuai dengan tujuan dan membangun relasiPrinsip dalam korespondensi bisnis: empati dan pengorganisasian pesanSKOM44323EmpatiMenempatkan diri pada orang lain = merasakan situasi orang lainDengan empati, perlu dikembangkan sikap kekitaan dan memanfaatkan pengetahuan kita tentang penerima surat Faktor yang harus diperhatikan dalam berempati dengan orang lainUsia- Taraf ekonomiLatar belakang pendidikan- BudayaKedekatan- HarapanKebutuhan pembacaSKOM44324Organisasi SuratSetiap paragraf dalam surat bisnis memiliki fungsi tersendiri, ada paragraf yang menyampaikan gagasan utama dan paragraf yang menyampaikan gagasan pokok. membuat kerangka isi surat agar lebih runtutManfaat bagi pembaca jika surat dibuatkan kerangka isi terlbih dahuluPesan disampaikan secara padat dan akuratIsi surat lebih mudah diingatReaksi terhadap isi surat dan penulisnya menjadi lebih positifSKOM44325Bagaimana cara mengorganisasikan topik atau gagasan dalam surat?Apa ide utama/poko dari pesan yang disampaikan? begantung pada tujuan penulisan surat apakah untuk menjawab pertanyaan, menerima atau menolak penawaranReaksi apa yang mungkin akan muncul terhadap pesan tersebut? Senang, tidak senang, berminat, tidak berminatDengan mempertimbangkan kemungkinan reaksi dari pembaca surar, haruskah ide utama/pokok tersebut ditempatkan pada bagian awal atau bagian akhir surat?

SKOM44326Kegiatan Belajar 2Teknik Penyusunan Pesan Komunikasi Bisnis (Jenis-jenis Surat)SKOM44327Surat Klaim Rutin= surat yang disampaikan kepada pihak lain yang meminta untuk dilakukan penyelesaian atas masalah tertentuTerdiri dari 2 jenis surat : Surat klaim rutin dan surat klaim persuasif.Surat klaim persuasif dibuat dengang asumsi, klain kita akan dipenuhi hanya jika ada penjelasan dan pemberian penjelasan yang bersifat persuasif argumentatifSurat klaim rutin dibuat berdasarkan asumsi, permohonan klaim tersebut akan dipenuhi secara cepat dan pasti tanpa memerlukan persuasi.SKOM44328Contoh Surat

Informasi umum untuk membantu pemahaman terhadap isiPembukaan dengan rincian yang membawa pada gagasan uatamMelakukan pengamatan untuk menyampaikan alasanMenyatakan secara langsung informasi yang sudah diketahuiGagasan utamaRincianAlasan menyampaikan permintaanPenekananMengggunakan ungkapan klise

SKOM44329Surat Rutin Tentang KreditKerangka surat permintaan informasi kredit yang efektif hendaknya berisikan:SKOM443210Penjelasan tentang permintaan dan nama kita pada bagian awalMeyakinkan penerima surat bahwa informasi yang diberikannya akan dijaga secara konfidensialMenutup surat dengan ucapan terima kasihMenguraikan informasi yang diminta1234Tidak bertele-tele, pesan disampaikan langsungDilengkapi dengan data

Key point Surat Order/PesananSKOM443211

Menggunakan pendekatan deduktifMenggunakan kalimat yang menunjukkan orde/pesananAkhiri surat dengan kalimat yang menunjukkan kepercayaan pengirim surat kepada pihak penerima pesananMencantumkan rencana pembayaran dan cara pengiriman pesananSurat KhususSKOM443212Semua surat yang dikategorikan surat khusus itu dibuat untuk menjukkan empati dan membina hubungan baik dengan organisasi/lembaga bisnis lain

Surat Siaran PersSKOM443213Memuat:Kop surat perusahaanPermohonan tanggal pemuatan berita yang diinginkanPenanggung jawab resmi siaran pers tersebutInformasi lengkap (prinsip 5W + 1 H)Menulis secapar deduktifLandasan dalam penulisan surat penjualanSKOM443214Hal penting dalam menulis surat penjualanSKOM443215Menggunakan kerja aktifMenggunakan bahasa yang spesifikMenonjolkan pada bagian yang menyatakan penjualanMenggunakan kerangka pendekatan induktif dengan tahapan:Meraih perhatian pembacaMemperkenalkan produk dan membangkitkan minat terhadap produkMemasukkan bukti-bukti yang meyakinkanMendorong melakukan tindakanContoh surat penjualanSKOM443216