Modul 4_ Sasaran & Efektivitas Orgs

MODUL IV ORGANISASI DAN MANAJEMEN BISNIS SASARAN DAN EFEKTIVITAS ORGANISASI Prof.Dr.Samun Jaja Raharja, M.Si

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS PADJADJARAN MEI, 2013

ORGANISASI DAN MANAJEMEN Bisnis--------------------------------------------------------- 1

DAFTAR ISI

1. Daftar Isi

2. Pengantar

3. Kegiatan Belajar

4. Latihan

5. Daftar Pustaka


M O D U L I V SASARAN DAN EFEKTIVITAS ORGANISASI SAMUN JAJA RAHARJA ---------------------------------------------------------------------------------------- PENGANTAR

Modul ini merupakan modul keempa t dari sembilan modul yang

akan membahas tentang sasaran dan efektivitas organisasi dimana modul

ini terbagi dalam 1 kegiatan belajar yang membahas mengenai konsep

mengenai sasaran, urgensi sasaran bagi organisasi, fungsi sasaran, pihka yang

menetapkan sasaran, konsep mengenai efektivitas organisasi, pendekatan dalam

pengukuran efektivitas organisasi dan membandingkan keempat pendekatan

dalam pengukuran organisasi.

Secara khusus, setelah mempelajari modul ini Anda diharapkan mampu:

1. Menjelaskan mengenai pengertian sasaran

2. Menguraikan urgensi sasaran bagi organisasi

3. Menguraikan fungsi sasaran

4. Menjelaskan mengenai pihak pihak yang menetapkan sasaran

5. Menjelaskan mengenai sifat sasaran organisasi

6. Menjelaskan mengenai efektivitas organisasi

7. Menjelaskan berbagai pendekatan dalam pengukuran efektivitas

organisasi

8. Membandingkan keempat pendekatan dalam pengukuran efektivitas

organisasi.


SASARAN DAN EFEKTIVITAS ORGANISASI SAMUN JAJA RAHARJA -------------------------------------------------------------

A. Konsep Mengenai Sasaran Setiap organisasi memiliki sasaran yang hendak dicapinya, baik itu

organisasi bisnis ataupun publik ,organisasi berskala besar ataupun kecil serta

organisasi formal dan informal. Setiap orang terlibat dalam suatu organisasi

tertentu karena adanya kesamaan antara sasaran yang ingin dicapainya. Sasaran

organisasi adalah suatu keadaan atau kondisi yang ingin dicapai oleh suatu

organisasi (Amitai Etzioni, 1964 :64) . Dalam pengertian tersebut, sasaran dapat

diartikan sebagai tujuan organisasi, baik tujuan jangka panjang ataupun jangka

pendek, juga mencakup sasaran dari keseluruhan organisasi ataupun sasaran dari

suatu bagian tertentu dari organisasi misalnya sasaran individu atau kelompok

kelompok. Dalam arti ini, sasaran itu meliputi misi, maksud, tujuan, target, quota,

dan batas-waktu (deadlines) (Kast & Rosenzweig, 1991)

Pengamatan terhadap sasaran dari berbagai jenis organisasi menunjukkan

beberapa hal berikut:

1. Suatu organisasi, terutama berukuran besar, bisa mempunyai lebih dari

satu sasaran pada saat yang bersamaan.

Contohnya, suatu perusahaan mungkin saja mempunyai keinginan untuk

meningkatkan mutu produk dan juga mengurangi ongkos pembuatan

produk pada saat yang sama.

2. Sasaran-sasaran yang dimiliki oleh suatu organisasi bisa mempunyai sifat

yang berlawanan. Contohnya, keinginan untuk mendapatkan tingkat

keuntungan yang tinggi dapat menggagalkan keinginan untuk

memperbesar volume penjualan.

3. Sasaran ditetapkan oleh para pimpinan organisasi, yang masing-masing

dapat mempunyai pandangan yang berlainan mengenai bentuk maupun

prioritas sasaran. Karena itu, salah satu tugas utama pimpinan organisasi


adalah melakukan penilaian dan menetapkan bentuk serta priooritas

sasaran.

4. Sasaran saling berkaitan satu sama lain. Suatu sasaran bisa merupakan alat

untuk mencapai sasaran lainnya. Contohnya, sasaran jangka pendek

berupa perkenalan produk baru dapat menjadi alat utnuk mencapai sasaran

jangka panjang, yaitu mencapai pertumbuhan yang tinggi.

B. Pengertian Sasaran Sasaran organisasi itu mempengaruhi interaksinya dengan supra-sistem

lingkungan dan subsistem-subsistem lainnya. Usaha-usaha untuk mencapai

sasaran ini mempengaruhi kesanggupan organisasi untuk menerima masukan

sumber daya (resource inputs) dari masyarakat yang lebih luas sehingga

mensahkan legitimasinya. Sasaran memusatkan perhatian para pegawai pada

tindakan-tindakan yang relevan dengan organisasi. Sasaran menentukan standar-

standar pengukuran keberhasilan. Sasaran membantu menetapkan teknologi yang

dibutuhkan dan juga menentukan basis untuk spesialisasi usaha, pola wewenang,

jaringan kerja komunikasi dan keputusan, dan hubungan-hubungan struktural

lainnya. Sifat sasaran itu mempengaruhi watak dasar dari organisasi. Perrow

mengatakan :

Sasaran itu lebih cepat mencerminkan kekhasan organisasi dan peranan pengaruh tertentu dalam kategori teknologi dan struktural yang lebih umum. Oleh karena sasaran itu adalah produk dari berbagai pengaruh, maka sebagian daripadanya tahan lama dan sebagian lagi bersifat sementara (transient). Pengaruh-pengaruh ini antara lain adalah : kepribadian top executives, sejarah organisasi, lingkungan masyarakatnya, norma-norma dan nilai-nilai organisasi lain dengan siapa ia berurusan (misalnya, mentalitas industri baja), teknologi dan struktur organisasinya, dan akhirnya setting kebudayaannya.

C. Urgensi Sasaran bagi Organisasi Terdapat dua alasan yang menyebabkan pembahasan mengenai sasaran

organisasi menjadi penting untuk dilakukan (Hari Lubis & Martani Huseini : 47):

Pertama, sasaran ataupun tujuan merupakan alasan bagi eksistensi

organisasi. Tanpa adanya tujuan, sesungguhnya menunjukkan bahwa organisasi


tidak diperlukan. Jika tujuan dinyatakan sebagai keadaan yang ingin dicapai oleh

suatu organisasi di masa datang, sasaran dapat digambarkan sebagai tujuan antara

yang bersifat lebih operasional. Pada organisasi yang mencari keuntungan, tujuan

ataupun sasaran ini lebih mudah diukur (misalnya berupa besarnya volume

penjualan, besarnya keuntungan, dan sebagainya), sehingga alasan bagi eksistensi

organisasi juga lebih jelas. Pada organisasi yang tidak mencari keuntungan ,

tujuan atau sasaran seringkali tidak mudah diukur. Karena itu, kejelasan tujuan

ataupun sasaran menjadi penting, yaitu memberikan alasan yang jelas mengapa

organisasi perlu dibentuk. Contohnya dapat dilihat pada tujuan ataupun sasaran

yang hendak dicapai oleh suatu penjara. Penjara dapat didirikan dengan tujuan

untuk memperbaiki kelakuan para nara pidana, tetapi juga dapat bertujuan untuk

mengucilkan para penjahat agar tidak lagi mengganggu lingkungannya.

Kedua, tujuan ataupun sasaran sangat penting bagi proses manajemen yang

dijalankan dalam suatu organisasi. Adanya tujuan ataupun sasaran memberikan

pengakuan (legitimacy) terhadap perlunya organisasi berdiri, memberikan

gambaran mengenai arah pengembangan organisasi, bisa digunakan sebagai

kriteria untuk mengukur performansi organisasi, dan juga untuk mengurangi

ketidakpastian, seperti yang dijelaskan berikut:

1.Memberikan pengakuan (legitimacy)

Ijin atau akta pendirian merupakan pengakuan resmi (dari pemerintah),

terhadap tujuan suatu organisasi, yaitu mengenai hak organisasi tersebut untuk

mencapai tujuannya. Untuk organisasi yang berbentuk ijin usaha, yang merupakan

pengakuan resmi terhadap hak perusahaan tersebut untuk memperoleh

keuntungan. Tujuan organisasi yang secara resmi diumumkan menunjukkan

kepada pihak luar mengenai apa ataupun kondisi yang ingin dicapai oleh

organisasi. Jika tujuan ini tidak dapat diterima, karena bertentangan dengan norma

ataupun peraturan yang berlaku, maka organisasi akan mendapat hambatan dan

hak hidupnya tidak akan mendapat pengakuan. Hambatan ini bisa berupa

pembubaran organisasi oleh pemerintah, ataupun berupa unjuk-rasa dari

kelompok-kelompok masyarakat yang tidak menghendaki organisasi itu berdiri.

Tujuan organisasi juga merupakan bahan pertimbangan bagi seseorang untuk

memasuki suatu organisasi. Karena itu dapatlah dikatakan bahwa organisasi bisa


mendapatkan pengakuan jika organisasi telah mengumumkan tujuannya, baik

kepada pihak luar maupun terhadap orang-orang yang berada di dalam organisasi.

Pengakuan organisasi datang dari pihak luar, untuk perusahaan bentuk pengakuan

ini biasanya berupa pengakuan terhadap barang atau jasa yang diproduksi oleh

perusahaan sehingga menimbulkan keuntungan bagi perusahaan.

2.Arah bagi pengembangan organisasi

Tujuan organisasi memberikan keterangan mengenai arah yang harus

ditempuh oleh setiap anggota organisasi dalam setiap kegiatan yang mereka

lakukan. Adanya arah yang jelas dapat memberikan rangsangan bagi

meningkatnya motivasi anggota organisasi dalam melaksanakan tugasnya,

terutama pada anggota organisasi yang turut mengambil bagian dalam penetapan

arah tersebut. Alasan sasaran bagi pengembangan organisasi juga karena setiap

organisasi terutama organisasi bisnis pasti mentargetkan pertumbuhan setiap

tahunnya bagi perkembangan usahanya sehingga dibutuhkan sasaran yang jelas.

3.Kriteria untuk mengukur performansi organisasi

Tujuan ataupun sasaran memberikan acuan untuk melakukan penilaian

terhadap organisasi. Pengukuran performansi menuntut adanya suatu dasar untuk

melakukan evaluasi terhadap organisasi. Contohnya perusahaan menetapkan

target bagi terjualnya suatu produksi dengan ukuran 1000 unit per bulan, jadi

ketika perusahaan tersebut mengukur performa perusahaan ternyata penjualan

terjadi sebesar 1200 maka organisasi tersebut dapat dikatakan dapat mencapai

sasaran.

4. Mengurangi ketidakpastian

Proses penetapan tujuan atau sasaran merupakan kegiatan organisasi di

mana berbagai elemen maupun pendapat yang berbeda, atau bahkan berlawanan,

dicoba disatukan untuk mencapai persetujuan mengenai tujuan atau sasaran yang

mendapat prioritas utama untuk dicapai oleh organisasi. Proses penetapan tujuan

atau sasaran ini memberikan kesempatan bagi para pimpinan organisasi untuk

mendiskusikan berbagai pendapat yang berbeda, dan akhirnya menetapkan tujuan

atau sasaran yang mendapat prioritas utama. Jika tujuan atau sasaran telah berhasil

ditetapkan, seluruh anggota organisasi akan merasa lega, karena tujuan atau


sasaran bagi semua anggota organisasi telah jelas. Proses yang terjadi, di mana

para pimpinan organisasi dengan pendapat yang saling berbeda, akhirnya bisa

secara bersama menyepakati tujuan atau sasaran yang hendak dicapai,

sesungguhnya merupakan proses pengurangan ketidakpastian. Proses perundingan

yang terjadi pada saat penetapan tujuan atau sasaran memberikan kesempatan

kepada para pimpinan untuk mempunyai pemahaman yang sama dan menyeluruh

mengenai permasalahan organisasi.

D. Fungsi Sasaran

Penetapan sasaran yang tepat merupakan salah satu penentu bagi prestasi

dan pencapaian tujuan yang lebih efektif. Perumusan sasaran ini merupakan hal

yang vital . Beberapa fungsi dari sasaran dalam organisasi adalah dari Kast &

Rosenzweig (1991: 257)

1. Mensahkan aktivitas yang menunjang peranan organisasi dalam

masyarakat.

2. Mengidentifikasi berbagai kelompok yang berkepentingan dan bagaimana

iia menghambat dan mendorong kegiatan organisasi.

3. Menuntun aktivitas dengan memusatkan perhatian pada perilaku yang

terarah.

4. Mengembangkan komitmen dari berbagai individu dan kelompok terhadap

usaha-usaha organisasi.

5. Menjadi standar untuk menilai prestasi organisasi.

6. Mengurangi ketidakpastian dalam proses pengambilan keputusan.

7. Mengevaluasi perubahan sebagai basis untuk pengetahuan dan

penyesuaian diri organisasi.

8. Memberikan basis untuk disain dan setting struktural dari kendala-kendala

inisial untuk menentukan struktur yang cocok.

9. Memberikan basis untuk sistem perencanaan dan pengawasan untuk

menuntun dan mengkoordinasikan tindakan-tindakan organisasi.

10. Menetapkan basis yang sistematis untuk menggerakkan dan memberi

hadiah (rewarding) para peserta atas prestasi mereka mencapai tujuan

organisasi.


E. Jenis-jenis Sasaran Organisasi Dalam suatu organisasi biasanya terdapat berbagai jenis sasaran, yang

masing-masing mempunyai kegunaannya sendiri. Salah satu cara penggolongan

adalah dengan membedakan sasaran resmi (official goal) dari sasaran yang

sebenarnya diikuti oleh organisasi (Hari Lubis & Martani Huseini, : 50)

1. Sasaran Resmi

Sasaran resmi adalah kondisi yang secara resmi dinyatakan ingin dicapai

oleh organisasi

Sasaran ini mengagambarkan secara resmi, kegiatan yang akan dilakukan

oleh organisasi, alasan pembentukan organisasi, dan nilai-nilai atau

falsafah yang mendasari berdirinya organisasi.

Sasaran resmi biasanya berbentuk tertulis, dan dijumpai pada akta

pendirian organisasi ataupun sering dinyatakan secara lisan pada pidato-

pidato pimpinan organisasi, terutama yang ditunjukkan kepada pihak di

luar organisasi. Jika diperhatikan secara cermat, sasaran resmi ini biasanya

bersifat abstrak dan tidak terlalu tegas. Nilai-nilai atau falsafah yang

dianut, walaupun dinyatakan, biasanya muncul dalam bentuk yang tidak

spesifik dan tidak terukur. Sasaran resmi ini berguna untuk mendapatkan

pengakuan bagi organisasi, karena tertulis secara resmi ataupun sering kali

dinyatakan dalam pidato-pidato resmi, sehingga dapat dinilai oleh pihak

lain di organisasi. Dengan demikian sasaran resmi ini merupakan alat

bantu untuk mengkomunikasi tujuan berdirinya organisasi terhadap pihak-

pihak tertentu yang dianggap penting di luar organisasi.

2. Sasaran yang sebenarnya diinginkan (operative goal)

Sasaran yang sebenarnya dinginkan merupakan tujuan atau sasaran aktual,

yang dalam praktek diikuti oleh organisasi. Sasaran aktual menunjukkan

mengenai apa yang sebenarnya dinginkan untuk tercapai oleh oleh

organisasi, tanpa memperhatikan mengenai apa yang dinyatakan sebagai

sasaran resmi. Tujuan atau sasaran aktual biasanya menggambarkan tujuan

ataupun sasaran jangka pendek, dan sering kali berbeda dari arah yang

ditunjukkan oleh sasaran resmi. Apabila sasaran dapat diartikan sebagai

keadaan yang ingin dicapai dalam jangka waktu yang lebih pendek


daripada tujuan, maka tujuan atau sasaran aktual ini dapatlah secara

singkat dinyatakan sebagai sasaran aktual saja.

F. Pihak yang Menetapkan Sasaran Organisasi Pihak yang menetapkan sasaran organisasi dapat dari anggota organisasi

atau ditetapkan dari pimpinan organisasi, seperti sasaran untuk keseluruhan dari

organisasi. Chief executives atau Presiden Direktur atau Administrator atau

Pimpinan puncak biasanya menetapkan sasaran-sasaran umum organisasi yang

membantu menghubungkan organisasi itu dengan lingkungannya. Manajemen

kemudian menjabarkan sasaran-sasaran umum ini ke dalam tujuan-tujuan

operasional dan menyediakan alat-alat pengawasan untuk mengukur pencapaian

prestasi. (Hari Lubis & Martani Huseini, : 53)

Pihak-pihak yang dapat menetapkan sasaran dalam organisasi adalah:

1. Pimpinan tunggal

Pada beberapa organisasi saja, yang biasanya merupakan pimpinan

tertinggi dalam organisasi. Hal ini terutama terjadi pada organisasi yang

berukuran kecil.

Sasaran pada organisasi besar seringkali dipengaruhi oleh pandangan dari

seorang pimpinan yang paling berpengaruh, walaupun secara resmi

sasaran itu ditetapkan oleh beberapa orang yang merupakan kelompok

pimpinan.

2. Koalisi

Koalisi merupakan kerja sama sekelompok anggota pimpinan organisasi,

untuk mempunyai pandangan yang sama mengenai nilai-nilai yang

seharusnya diikuti organisasi, yang juga selanjutnya menentukan tujuan

atau sasaran yang akan dipilih. Pengelompokkan ini disebut koalisi karena

persetujuan tersebut tidaklah terjadi dengan sendirinya. Para anggota

pimpinan mempunyai nilai-nilai yang saling berbeda, atau bahkan

berlawanan, karena setiap bagian memiliki harapan yang berbeda

mengenai hasil yang seharusnya dicapai organisasi. Karena itu, para

anggota pimpinan berkumpul dan berusaha mengatasi perbedaan pendapat,


untuk menghasilkan pandangan yang dapat disetujui oleh semua pihak,

melalui koalisi.

G. Sifat Sasaran Organisasi Karena banyaknya macam aktivitas, maka sulit untuk menggariskan

seperangkat sasaran yang sesuai untuk seluruh organisasi. Dalam organisasi

bisnis, terdapat trend ke arah perumusan berbagai sasaran yang perlu untuk

operasi jangka panjang yang efektif dan efisien. Peter Drucker adalah di antara

tokoh yang pertama-tama menekankan pentingnya managing by objective =

mengelola menurut tujuan. Ia mengemukakan bahwa penekanan perusahaan pada

laba jangka pendek saja dapat membawa akibat yang merugikan perusahaan

dalam jangka panjang. Tujuan dibutuhkan dalam setiap bidang di mana

pelaksanaan & hasil itu langsung mempengaruhi dan vital bagi survival dan

kemakmuran perusahaan. Ia menyarankan agar perusahaan menetapkan tujuan

dalam 8 bidang berikut: (1) pasar, (2) pembaruan, (3) produktivitas, (4) sumber-

daya fisik dan keuangan, (5) daya-laba (profitability), (6) prestasi &

pengembangan manager, (7) prestasi & sikap pekerja, dan (8) tanggung jawab

pada publik.

Walaupun daftar sasaran sistem yang penting ini cocok untuk kebanyakan

organisasi bisnis, namun tak mudah mentransfernya ke jenis-jenis organisasi yang

lain. Sasaran memberikan model umum yang sesuai untuk organisasi-organisasi

seperti tampak dalam Tabel 1 Daftar ini mengakui bahwa setiap organisasi

mempunyai banyak sasaran. Karena kesulitan yang nyata dalam pengembangan

kriteria prestasi (performance) untuk mencapai sasaran yang luas ini, maka

perlulah menjabarkannya ke dalam sasaran operasional yang lebih spesifik yang

dapat diukur.

Tabel ini juga menekankan bahwa perangkat sasaran organisasi itu tak

sama dengan sasaran masing-masing kelompok peserta, seperti dewan komisaris

atau trustee, top executives atau pegawai lain. Sebaliknya, daftar ini adalah

sasaran-sasaran dari organisasi sebagai kumpulan dari semua ini dan kelompok-

kelompok lain yang menentukan ciri-ciri dan aktivitas primer dari organisasi itu

sebagai suatu sistem.


Tabel 1: Kategori-Kategori Pokok Dari Sasaran Organisasi

Pemuasan kepentingan. Adanya organisasi adalah untuk memuaskan

kepentingan (atau kebutuhan, hasrat, atau keinginan) dari berbagai orang, baik

anggota maupun orang luar. Kepentingan ini banyak, sukar diidentifikasi, dan

tumpang-tindih. Kepuasan (atau ketidakpuasan) pihak-pihak berkepentingan ini

mungkin berbeda-beda intensitasnya, lokasinya dan jumlah orangnya. Kategori

tujuan ini dekat dengan apa yang seringkali disebut sebagai kesejahteraan,

kegunaan, manfaat, atau hasil.

Output jasa-jasa atau barang-barang. Keluaran (output) sebuah

organisasi terdiri dari produk yang disediakannya untuk dipakai oleh kliennya.

Produk ini mungkin terdiri jasa-jasa atau barang-barang. Kualitas dan kuantitas

suatu produk kadang-kadang dinyatakan dalam satuan moneter di samping satuan

fisik. Dari sudut pandangan organisasi secara keseluruhannya, keluaran suatu unit

atau individu hanya merupakan produk-antara atau produk-sebagian dan bukan

produk-akhir.

Efisiensi atau daya-laba (profitability). Jika masukan (input) yang

tersedia dianggap langka, maka perhatian ditujukkan kepada pemakaian yang

efisien terhadap masukan itu dibandingkan dengan keluaran (output). Karena ada

banyak cara kalkulasi masukan itu dan keluaran dan cara perbandingan keduanya,

maka banyak pula macam tujuan masukan-keluaran. Sebagian orang

menyebutnya efisien atau produktivitas. Daya-laba (profitability) dipakai jika

masukan di samping keluaran dinyatakan dalam satuan moneter.

Investasi dalam daya-hidup (viability) organisasi. Dalam arti sempit,

viability adalah survival suatu organisasi, tanpa ia tak mungkin ada tujuan lain.

Dalam arti luas viability itu adalah pertumbuhan organisasi. Dalam kedua arti ini,

ia membutuhkan pengubahan masukan (input) dari produksi output dan investasi

mereka dalam aktiva fisik, manusia dan organisasi.

Pengerahan sumber-daya (Mobilization of resources). Untuk

menghasilkan jasa-jasa atau barang-barang dan menginvestasi dalam viability,

suatu organisasi haruslah mengerahkan sumber-daya yang dapat dipakai sebagai

masukan (input). Karena kesulitan memperoleh sumber-daya yang langka dari

lingkungan, maka logika pengerahan mungkin berbeda dengan logika


pemakaian.

Kepatuhan pada kode. Kode itu meliputi aturan-aturan formal dan

informal yang dikembangakan oleh organisasi dan berbagai unitnya dan perilaku

yang ditentukan oleh hukum, moralitas dan etika profesional terhadap organisasi

itu. Kode-kode ini mungkin dinyatakan dalam apa yang diharapkan atau apa yang

dilarang. Dlam hal yang manapun, tujuan kepatuhan kepada kode ini biasanya

dinyatakan dalam margin penyimpangan yang diperbolehkan.

Rasionalitas. Rasionalitas adalah pola tindakan yang dianggap

memuaskan dilihat dari kebaikannya, kemungkinannya dan konsistensinya.

Rasionalitas teknis menyangkut pemakaian metode terbaik yang dikembangkan

oleh ilmu dan teknologi. Rasionalitas administratif adalah mengenai penggunaan

metode terbaik untuk mengatur organisasi.

Sumber : Kast & Rosenzweig, 1991: 256

H. Efektivitas Organisasi Bagaimana kita menentukan suatu perusahaan berhasil mencapai

tujuannya? Apakah cukup hanya dengan laba yang meningkat yang diperoleh

perusahaan saja atau bagaimana jika kita menentukan suatu universitas dikatakan

berhasil apakah hanya dilihat dari IPK lulusan dan banyaknya lulusan yang

terserap di dunia kerja.

Untuk membahas mengenai efktivitas organisasi, kita harus memahami terlebih

dahulu mengenai tujuan ataupun sasaran dari organisasi, seperti yang telah

dibahas sebelumnya.

Sasaran telah didefinisikan sebagai keadaan atau kondisi yang ingin

dicapai oleh suatu organisasi. Efektivitas organisasi dapat dinyatakan sebagai

tingkat keberlangsungan organisasi dalam usaha untuk mencapai tujuan atau

sasarannya. Efektivitas ini sesungguhnya merupakan suatu konsep yang luas,

mencakup berbagai faktor di dalam maupun di luar organisasi. (Hari Lubis &

Martani Huseini : 55)

Efisiensi organisasi, merupakan sebuah konsep yang bersifat lebih

terbatas, dan menyangkut proses internal yang terjadi dalam suatu organisasi.

Efisiensi menunjukkan banyaknya input atau sumber yang diperlukan oleh


organisasi untuk menghasilkan satu satuan output. Karena itu, efisiensi dapat

diukur sebagai rasio input terhadap output. Suatu organisasi yang mampu

menghasilkan satu satuan output dengan menggunakan sumber yang jumlahnya

lebih sedikit dari yang digunakan oleh organisasi lainnya, dapat dikatakan sebagai

organisasi yang lebih efisien.

Pada beberapa organisasi, efektivitas dan efisiensi terkadang dicapai

dengan tidak bersamaan bisa jadi suatu organisasi dikatakan efektif karena telah

mencapai hasil yang telah ditetapkan misalnya dapat mencapai tingkat penjualan

yang sangat tinggi dia atas target yang telah ditetapkan, tapi di sisi lain

perusahaan itu tidak efisien karena menghabiskan biaya produksi jauh di atas

biaya yang telah dianggarkan.

Efektivitas merupakan suatu konsep yang sangat penting dalam teori

organisasi, karena mampu memberikan gambaran menganai keberhasilan

organisasi dalam mencapai sasarannya. Tetapi, pengukuran efektivitas organisasi

bukanlah suatu hal yang sederhana. Banyak organisasi yang berukuran sangat

besar dengan banyak bagian yang sifatnya saling berbeda. Bagian-bagian ini

mempunyai sasarannya sendiri yang satu sama lain berbeda, sehingga

menimbulkan kesulitan dalam melakukan pengukuran efektivitas.

I. Berbagai Pendekatan dalam Pengukuran Efektivitas Organisasi Terdapat beberapa pendekatan yang dapat digunakan oleh organisasi dalam

mengukur efektivitas organisasi. Bila kita mengacu pada Robbins, 1994 : 58 - 84

1. Pendekatan pencapaian tujuan (goal attainment approach) Sebuah organisasi diciptakan untuk mencapai satu atau beberapa tujuan

yang telah ditetapkan sebelumnya. Oleh karena itu, tidak heran jika kita

menjumoai bahwa pencapaian tujuan merupakan kriteria yang paling banyak

digunakan

untuk menentukan keefektifan. Pada pendekatan ini dinyatakan bahwa

keefektifan suatu organisasi harus dinilai dari pencapaian tujuan (ensds)

ketimbang caranya (means). Yang populer dari tujuan terutama tujuan


perusahaan adalah memaksimalkan laba dan meningkatkan pertumbuhan

penjualan.

Permasalahan yang timbul dalam pendekatan ini adalah (Hari Lubis &

Martani Huseini, : 57) :

a.Adanya macam-macam output (multiple outcomes)

Adanya bermacam-macam output yang dihasilkan menyebabkan

pengukuran efektivitas organisasi dengan pendekatan ini menjadi sulit untuk

dilakukan. Pengukuran juga semakin sulit jika ada tujuan organisasi yang saling

bertentangan dengan tujuan lainnya. Efektivitas organisasi tidak akan dapat

diukur hanya dengan menggunakan satu indikator saja Efektivitas yang tinggi

pada suatu tujuan seringkali disertai dengan efektivitas yang rendah pada suatu

tujuan lainnya. Selain itu, masalah juga muncul karena bagian-bagian organisasi

mungkin mempunyai tujuan sendiri, yang bisa berbeda dengan tujuan organisasi

secara keseluruhan.

Contoh dari macam-macam output ini diperlihatkan dalam suatu penelitian

yang dilakukan terhadap berbagai perusahaan di Amerika. Penelitian ini

menunjukkan bahwa para pimpinan perusahaan tersebut mempunyai pandangan

tertentu mengenai pentingnya setiap jenis tujuan, seperti yang diperlihatkan pada

Tabel 2 Terdapat 8 jenis tujuan yang dianggap terpenting oleh para pimpinan ini,

yang satu sama lain seringkali mempunyai sifat yang bertentangan, sehingga sulit

untuk dicapai secara simultan oleh organisasi.

Pada Tabel 3 diperlihatkan 14 macam indikator yang paing sering digunakan

oleh para para peneliti dalam melakukan pengukuran efektivitas organisasi, yang

dinyatakan dengan frekuensi penggunaannya, dalam penelitian untuk mengukur

efektivitas.


Tabel 2 Sasaran-sasaran yang dianggap Penting oleh Para Pimpinan Organisasi di Amerika

Sasaran

% Pimpinan yang

menganggap sasaran sangat

penting

% Pimpinan yang menganggap sasaran

berpengaruh terhadap keberhasilan

organisasi Efisiensi organisasi 81 71

Produktifitas yang tinggi 80 70

Memaksimumkan keuntungan 72 70

Pertumbuhan organisasi 60 72

Kepemimpinan organisasi pada sektornya

58 64

Stabilitas organisasi 58 54

Kesejahteraan karyawan 65 20

Kesejahteraan sosial di

lingkungan organisasi

16 8

Sumber : Hari Lubis & Martani Huseini : 58

Gabungan dari keseluruhan indikator yang ditunjukkan pada kedua tabel

ini boleh dikatakan menunjukkan seluruh sasaran yang biasanya dimiliki oleh

berbagai macam organisasi. Untuk mengukur performansi organisasi, perlu

dilakukan pengukuran dengan menggunakan beberapa kriteria tertentu, yang

pemilihannya disesuaikan dengan pengukuran yang dikehendaki.


Tabel 3. Frekuensi Penggunaan Kriteria dalam Pengukuran Efektivitas Organisasi

Kriteria Frekuensi

penggunaan (kali)

Adaptasi dan fleksibilitas organisasi 10

Produktivitas 6

Kepuasan karyawan 5

Tingkat keuntungan 3

Keberhasilan memperoleh sumber 3

Keberhasilan dari rasa tertekan pada angggota

organisasi

2

Kontrol terhadap lingkungan 2

Pengembangan organisasi 2

Efisiensi organisasi 2

Kemampuan organisasi untuk mempertahankan

anggotanya

2

Pertumbuhan organisasi 2

Integrasi dalam organisasi 2

Keterbukaan komunikasi 2

Kemampuan memperthankan hidupnya organisasi 2

Semua kriteria lainnya 1

Sumber : Hari Lubis & Martani Huseini : 59

b. Adanya subyektivitas dalam penelitian

Pengukuran efektivitas organisasi dengan menggunakan pendekatan tujuan

seringkali mengalami hambatan karena sulitnya mengidentifikasikan tujuan

organisasi yang sebenarnya, dan juga karena kesulitan dalam pengukuran

keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuan nya. Tujuan yang dipilih sangat

bergantung pada nilai-nilai yang dianut oleh pimpinannya, sumber informasi yang

terbaik untuk mengetahui tujuan organisasi adalah para pimpinan organisasi.


Tetapi, informasi yang diperoleh dari para pimpinan ini seringkali dipengaruhi

oleh subyektivitas para pimpinan tersebut. Untuk tujuan yang dinyatakan dalam

bentuk kuantitatif unsur subyektif itu tidak berpengaruh, tetapi untuk tujuan yang

harus diidentifikasikan secara kualitatif, informasi yang diperoleh akan sangat

bergantung pada persepsi para pimpinan tersebut mengenai tujuan organisasi.

Karena itu, subyektivitas para pimpinan akan berpengaruh terhadap informasi

yang mereka berikan mengenai sasaran organisasi.

c.Pengaruh konstektual

Lingkungan dan keseluruhan elemen-elemen kontekstual berpengaruh

terhadap performansi organisasi. Pengaruh kontekstual ini dapat memberikan

kesempatan untuk berprestasi dengan baik bagi organisasi, ataupun sebaliknya.

Karena itu, perbedaan karakteristik faktor-faktor kontekstual ini perlu

diperhatikan apabila kita bermaksud mengukur efektivitas beberapa organisasi

yang terdapat pada lingkungan yang berbeda. Perbedaan itu terlihat, misalnya,

pada elemen-elemen tertentu dari lingkungan, seperi mutu tenaga kerja,

kemudahan dalam mendapatkan sumber-sumber yang diperlukan, peraturan

pemerintah, dan sebagainya.

Asumsi Asumsi:

1. Organisasi harus mempunyai tujuan- tujuan akhir

2. Tujuan tujuan tersebut harus diidentifikasi dan ditetapkan dengan baik

agar dapat dimengerti.

3. Tujuan tujuan tersebut harus sedikit saja agar mudah dikelola

4. Harus ada konsensus atau kesepakatan umum mengenai tujuan

tersebut

5. Kemajuan ke arah tujuan tersebut harus dapat diukur.

Metode manajemen yang terkait dengan pendekatan ini dIkenal dengan

Manajemen By Objectives. (MBO) yaitu falsafah manajemen yang menilai

keefektifan organisasi dan anggotanya dengan cara seberapa jauh mereka

mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan bersama oleh pimpinan dan para


bawahannya. Prestasi yang sebenernya kemudian diukur dan dibandingkan

dengan tujuan yang telah ditetapkan.

Nilai Bagi Para Manajer

Organisasi ada untuk mencapai tujuan masalahnya terletak pada identifikasi dan

pengukurannya. Keabsahan dari tujuan yang diidentifikasi tersebut dapat

ditingkatkan dengan cara:

1. Memastikan masukan diterima dari semua orang yang mempunyai

pengaruh penting dalam merumuskan tujuan tujuan yang resmi

2. Menyertakan tujuan yang sebenarnya yang diperoleh melalui pengamatan

perilaku para anggota organisasi

3. Mengakui bahwa organisasi mengejar tujuan jangka pendek maupun

jangka panjang

4. Menekankan tujuan tujuan yang nyata yang dapat diverifikasi dan dapat

diukur

5. Melihat tujuan sebagai kesatuan yang dinamis yang berubah dari waktu ke

waktu ketimbang melihatnya sebagai pernyataan tentang tujuan yang kaku

dan tetap

2. Pendekatan sistem.

Pendekatan ini bahwa suatu organisasi tidak hanya dapat dilihat dari

pencapain tujuan saja tapi juga kemampunannya memperoleh masukan,

memporses masukan dan menyalurkan keluarannya sampai mempertahankan

stabilitasi dan keseimbangan. Dalam pendekatan ini tujaun akhir tidak diabaikan

namun hanya dipandang sebagai satu elemen di dalam kumpulan kriteria yang

lebih kompleks, Model-model sistem menekankan kriteria yang akan

meningkatkan kelangsungan hidup jangka panjang dari organisasi seperti

kemampuan organisasi untuk memperoleh sumber daya, mempertahankan dirinya

secara internal sebagai sebuah organisasi social, dan berintegrasi secara berhasil

dengan lingkungan eksternnya. Jadi, pendekatan sistem berfokus bukan pada

tujuan akhir tertentu, tetapi pada cara yang dibutuhkan untuk pencapaian tujuan

akhir itu.


Asumsi-asumsi

Pendekatan sistem terhadap EO mengimplikasikan bahwa organisasi

terdiri dari sub-sub bagian yang saling berhubungan. Jika salah satu sub bagian ini

mempunyai performa yang buruk, maka akan timbul dampak yang negatif

terhadap performa keseluruhan sistem.

Pandangan sistem melihat kepada faktor-faktor seperti hubungan dengan

lingkungan untuk memastikan adanya penerimaan yang terus menerus dari

masukan-masukan serta penerimaan yang menguntungkan dari keluaran-keluaran,

fleksibilitas respons terhadap perubahan-perubahan lingkungan, efisiensi yang

digunakan organisasi untuk mengubah masukn menjadi keluaran, kejelasan

komunikasi intern, tingkat konflik di antara kelompok-kelompok, dan tingkat

kepuasan kerja para pegawai. Sebagai kebalikan dari pendekatan pencapaian

tujuan, pendekatan sistem memfokuskan diri pada cara-cara yang diperlukan

untuk memastikan kelangsungan hidup organisasi yang terus menerus.

Nilainya bagi Para Manajer

Para manajer yang menggunakan pendekatan sistem terhadap EO

cenderung kurang mementingkan hasil yang cepat. Mereka kemungkinan besar

tidak akan membuat keputusan yang menukar kesejahteraan jangka panjang dan

kelangsungan hidup organisasi dengan membuat mereka tampak sehat dalam

jangka pendek. Selain itu, pendekatan sistem meningkatkan kesadaran para

manajer tentang adanya saling ketergantungan di antara aktivitas-aktivitas

organisasi. Misalnya, jika manajemen gagal untuk mendapatkan bahan bakau siap

pakai pada saat dibutuhkan, atau jika kualitas dari bahan baku tersebut jelek, hal

tersebut akan membatasi kemampuan organisasi untuk mencapai tujuan akhirnya.

3. Pendekatan Konstituensi-Konstituensi

Perspektif yang lebih mutakhir terhadap EO pendekatan konstituensi-

strategis (strategic-constituencies approach), mengemukakan bahwa organisasi

dikatakn efektif apabila dapat memenuhi tuntutan dari konstituensi yang terdapat

di dalam lingkungan organisasi tersebut yaitu konstituensi yang menjadi

pendukung kelanjutan eksistensi organisasi tersebut. Pendekatan ini sama dengan


pandangan sistem, tetapi penekanannya berbeda. Keduanya memperhitungkan

adanya saling ketergantungan, tetapi pandangan konstituensi-strategis tidak

memperhatikan semua lingkungan organisasi. Pandangan ini hanya memenuhi

tuntutan dari hal-hal di dalam lingkungan yang dapat mengancam kelangsungan

hidup organisasi.

Asumsi-asumsi

Pendekatan konstituensi-strategis memandang organisasi secara berbeda.

Organisasi diasumsikan sebagai arena politik tempat kelompok-kelompok yang

berkepentingan (vested interests) untuk mengendalikan sumber daya. Dalam

konteks ini, keefektifan organisasi menjadi sebuah penilaian tentang sejauh mana

keberhasilan sebuah organisasi dalam memenuhi tuntutan konstituensi kritisnya

yaitu pihak-pihak yang menjadi temapt bergantung, organisasi tersebut untuk

kelangsungan hidupnya di masa depan.

Kiasan dari arena politik selanjutnya mengasumsikan bahwa organisasi

mempunyai sejumlah konstituensi dengan berbagai tingkat kekuasaan, yaitu

masing-masing mencoba untuk memenuhi kebutuhannya. Tetapi, setiap

konstituensi juga mempunyai sekumpulan nilai yang unik, sehingga preferensi

mereka tidak mungkin bisa sesuai.

Membuat Konstituensi Strategis Menjadi Operasional

Manajer yang ingin mengaplikasikan pespektif ini dapat mulai dengan

meminta para anggota dominant coalition untuk mengidentifikasi konstituensi

yang mereka rasakan kritis bagi kelangsungan hidup organisasi. Masukan ini

dapat dikombinasikan dan disatukan sehingga akan diperoleh sebuah daftar

mengenai konstituensi strategis.

Pendekatan konstituensi-strategis akan diakhiri dengan membandingkan

berbagai harapan tersebut, menentukan harapan-harapan yang umum dan yang

tidak sesuai, dan merumuskan sebuah urutan preferensi dari berbagai tujuan bagi

organisasi secara keseluruhan. Urutan preferensi ini sebetulnya merupakan

kekuasaan yang relatif dari berbagai konstituensi strategis tersebut. Kemudian,

keefektifan organisasi akan dinilai berdasarkan kemampuannya untuk memenuhi

tujaun-tujuan tersebut.


Tabel 3 Kriteria EO yang Khas dari Konstituensi Strategis yang Dipilih

KONSTITUENSI KRITERIA EO YANG KHAS

Pemilik Pegawai Pelanggan Pemasok Kreditur Serikat buruh Pejabat Masyarakat lokal Lembaga pemerintahan

Laba atas investasi; pertumbuhan penghasilan Kompensasi; tunjangan tambahan; kepuasan pada kondisi kerja Kepuasan terhadap harga, kualitas, pelayanan Kepuasan terhadap pembayaran; potensi dari penjualan masa datang Kemampuan untuk membayar hutang Upah dan tunjangan tambahan yang bersaing; kondisi kerja yang memuaskan; kesediaan untuk melakukan tawar menawar yang fair Keikutsertaan dari para anggota organisasi dalam masalah lokal; tidak adanya kerusakan pada lingkungan masyarakat Tunduk kepada hukum; menghindari denda dan teguran

Sumber : Robbins, 1994: 73

Nilai Bagi Para Manajer

Jika kelangsungan hidup penting bagi sebuah organisasi, maka adalah

kewajiban para manajer untuk mengerti kepada siapa (dalam arti konstituensi)

organisasi itu bergantung untuk kelangsungan hidupnya. Dengan mengoperasikan

pendekatan konstituensi strategis, para manajer mengurangi kemungkinan bahwa

mereka mungkin mengabaikan atau sangat mengganggu sebuah kelompok yang

kekuasaannya dapat menghambat kegiatan-kegiatan sebuah organisasi secara

nyata. Jika manajemen mengetahui dukungan dari siapa mereka butuhkan supaya

organisasi dapat mempertahankan kesehatannya, maka mereka dapat

memodifikasi urutan preferensi tujuan-tujuannya sesuai dengan kebutuhannya

untuk mencerminkan hubungan kekuasaan yang berubah dengan para konstituensi

strategisnya.


3. Pendekatan Nilai-Nilai Bersaing

Tema utama yang mendasari pendekatan nilai-nilai bersaing (competing-

values approach) adalah bahwa kriteria yang anda nilai dan gunakan dalam

menilai keefektifan organisasi laba atas investasi, pangsa pasar, pembaharuan

produk, keamanan kerja bergantung kepada siapa sebenarnya anda dan siapa

yang anda wakili. Tidak mengherankan bahwa para pemegang saham, serikat

buruh, pemasok, manajemen, atau spesialis intern dalm bidang pemasaran,

personalia, produksi, atau akuntansi dapat melihat pada organisasi yang sama

namun menilai keefektifannya sangat berbeda-beda.

Asumsi-asumsi

Nilai-nilai bersaing secara nyata melangkah lebih jauh daripada hanya

pengakuan tentang adanya pilihan yang beraneka ragam. Pendekatan tersebut

mengasumsikan bahwa berbagai macam pilihan tersebut dapat dikonsolidasikan

dan diorganisasi. Pendekatan nilai-nilai bersaing mengatakan bahwa ada elemen

umum yang mendasari setiap daftar kriteria EO yang komprehensif dan bahwa

elemen tersebut dap dikombinasikan sedemikian rupa sehingga menciptakan

kumpulan dasar mengenai nilai-nilai bersaing. Masing-masing kumpulan tersebut

lalu membentuk sebuah model keefektifan yang unik.

J. Membandingkan Keempat Pendekatan Pada tabel 3 disajikan empat macam pendekatan yang berbeda dalam

menilai efektivitas organisasi, apa yang digunakannya untuk menetapkan

keefektifan, dan kemudian mencatat kondisi-kondisi yang di bawahnya setiap

pendekatan dianggap paling berguna.


Tabel 4 Membandingkan Keempat Pendekatan tentang EO

PENDEKATAN DEFINISI BERGUNA PADA SAAT Pencapaian tujuan Organisasi efektif sampai

sejauh organisasi dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Pendekatan lebih disukai pada saat tujuan jelas, dibatasi waktu, dan dapat diukur.

Sistem Organisasi memperoleh sumber yang dibutuhkan.

Ada hubungan yang jelas antara masukan dan keluaran.

Konstituensi strategis

Semua konstituensi strategis paling tidak dipenuhi.

Konstituensi mempunyai pengaruh yang kuat terhadap organisai, dan organisasi harus menanggapi tuntutan-tuntutan.

Nilai-nilai bersaing

Penekanan organisasi di keempat bidang utama sesuai dengan preferensi dari konstituen.

Organisasi sendiri tidak jelas mengenai apa yang menjadi penekanannya, atau mengenai minat dalam perubahan kriteria dalam jangka waktu tertentu.

Diadaptasi dari Kim S. Cameron, The Effectiveness of Ineffectiveness, alam B. M. Staw dan L. L. Cumings, ed. Research in Organizational Behavior, vol. 6 (Greenwich, Conn: JAI Press, 1984), hlm. 276. Dengan izin.

Sumber : Robbins, 1994: 84


RANGKUMAN

Setiap organisasi memiliki sasaran yang hendak dicapinya. Setiap orang

terlibat dalam suatu organisasi tertentu karena adanya kesamaan antara sasaran

yang ingin dicapainya. Sasaran organisasi adalah suatu keadaan atau kondisi yang

ingin dicapai oleh suatu organisasi. Dalam pengertian tersebut, sasaran dapat

diartikan sebagai tujuan organisasi, baik tujuan jangka panjang ataupun jangka

pendek, juga mencakup sasaran dari keseluruhan organisasi ataupun sasaran dari

suatu bagian tertentu dari organisasi misalnya sasaran individu atau kelompok

kelompok.

Efektivitas organisasi dapat dinyatakan sebagai tingkat keberlangsungan

organisasi dalam usaha untuk mencapai tujuan atau sasarannya. Efektivitas ini

sesungguhnya merupakan suatu konsep yang luas, mencakup berbagai faktor di

dalam maupun di luar organisasi. Terdapat beberapa pendekatan yang dapat

digunakan oleh organisasi dalam mengukur efektivitas organisasi diantaranya

pendekatan pencapaian tujuan, pendekatan sistem, pendekatan konstituensi

strategis dan pendekatan nilai nilai bersaing


LATIHAN

Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah

latihan berikut!

1. Suatu organisasi, terutama berukuran besar, bisa mempunyai lebih dari satu

sasaran pada saat yang bersamaan Apa maksud dari penyataan ini, jelaskan

serta berikan contoh!

2. Suatu tujuan ataupun sasaran dapat memberikan legitimasi terhadap

keberadaan organisasi, jelaskan!

3. Ambillah satu perusahaan, kemudian uraikan sasaran resmi dan sasaran yang

diinginkan (operative goal) dari perusahaan tersebut

4. Sebutkan dan jelaskan beberapa pendekatan dalam mengukur efektivitas

organisasi

5. Berilah tiga contoh tentang kriteria Efektivitas Organisasi yang konsisten

dnegan pendekatan sistem


Daftar Pustaka

Hari Lubis & Martani Huseini. Teori Organisasi. Jakarta: Pusat Antar Universitas Ilmu Ilmu Sosial Universitas Indonesia

Kast, Fremont E & James Rosenzweig. 2002. Organisasi dan Manajemen jilid

2. Diterjemahkan oleh Hasyimi Ali. Jakarta : Bumi Aksara Kusdi. 2009. Teori Organisasi dan Administrasi. Jakarta : Salemba Humanika

Robbins. 1994. Teori Organisasi : Struktur, Desain & Aplikasi.

Diterjemahkan oleh : Jusuf Udaya. Jakarta : Arcan

Modul 4_ Sasaran & Efektivitas Orgs

Documents

Transcript of Modul 4_ Sasaran & Efektivitas Orgs