Modul 2Penggunaan Teknologi Informasi

Untuk Keunggulan KompetitifTUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS (TIK) :

Setelah mempelajari Modul ke-2, mahasiswa diharapkan mampu :

Mengidentifikasi elemen-elemen lingkungan dari perusahaan;

Menjelaskan hubungan antara elemen lingkungan dengan perusahaan.

Menjelaskan paradigma popular mengenai keunggulan kompetitif.

Menganalisis tercapainya keunggulan kompetitif bagi perusahaan.

Menyebutkan dan menjelaskan sumberdaya informasi dan pengelolanya.

Menjelaskan makna konsep chief information officer (CIO) !

Menjelaskan peranan teknologi informasi bagi perusahaan !

Menjelaskan mengenai pentingnya perencanaan strategis dalam rangka

tercapainya keunggulan kompetitif !

Menjelaskan pendekatan yang dapat dilakukan dalam proses perencanaan

strategis sumberdaya informasi.

Menjelaskan apa yang dimaksud dengan end-user computing (EUC).

Menyebutkan dan menjelaskan pengelompokan EUC.

Menjelaskan unsur-unsur yang membentuk konsep manajemen sumberdaya

informasi (IRM).

1. PENDAHULUANDalam upaya mencapai keberhasilan, para manajer sangat menyadari

pengaruh lingkungan perusahaan (organisasi). Perusahaan (organisasi) dihubungkan

dengan elemen-elemen lingkungan melalui arus sumberdaya fisik maupun

konseptual. Perusahaan (organisasi) berusaha memperoleh keunggulan kompetitif

dengan mengelola arus sumberdaya (termasuk informasi). Strategi keunggulan

kompetitif berfokus pada arus masuk dari pemasok dan arus keluar melalui saluran

distribusi ke pelangan.

Sumberdaya informasi tidak hanya sekedar data dan informasi, melainkan

mencakup pula perangkat keras, peripheral, perangkat lunak, para spesialis

informasi, dan para pemakai informasi.

Ketika manajer menyadari bahwa informasi sebagai suatu sumberdaya

strategis, mereka menetapkan berbagai kebijakan untuk menerapkan sumberdaya

tersebut secara strategis dan menindaklanjutinya. Sehingga akan memberikan

keyakinan bahwa kebijakan tersebut dijalankan. Aktivitas tersebut dinamakan

dengan manajemen sumberdaya informasi (information resources management –

Modul ke-2 / Hal.1

IRM). IRM merupakan konsep yang mengintegrasikan konsep-konsep keunggulan

kompetitif lain, yaitu CIO, SST, SPIR, dan end-user computing. Dengan demikian

IRM memberikan kerangka kerja bagi pemanfaatan komputer yang efektif.

2. PERUSAHAAN DAN LINGKUNGAN SEKITARNYAPerusahaan adalah suatu system fisik yang dikelola dengan menggunakan

system konseptual. System fisik perusahaan adalah system lingkaran tertutup, dalam

arti dikendalikan oleh manajemen, dengan menggunakan infnormasi umpan balik

untuk menyakinkan bahwa tujuannya tercapai. Perusahaan juga merupakan system

terbuka, dalam arti berhubungan dengan lingkungannya. Sebuah perusahaan akan

mengambil sumberdaya dari lingkungan, mengubah sumberdaya menjadi produk

dan atau jasa lalu mengembalikannya ke lingkungan kembali.

Secara umum setiap lingkungan akan memiliki 8 elemen linkungan sebagai

berikut :

Pemasok, yang menyediakan berbagai macam sumberdaya yang digunakan

perusahaan untuk memproduksi barang atau jasa.

Pelanggan, yang menggunakan produk dan jasa dan calon pemakai.

Serikat Pekerja, organisasi bagi tenaga kerja terampil dan tidak terampil yang

mengoperasionalkan jalannya perusahaan.

Masyarakat/Lembaga Keuangan, yang menjadi sumber dana perusahaan.

Pesaing, perusahaan lain yang bergerak di bidang yang sama

Pemegang saham atau Pemilik, orang-orang yang menanamkan modal di

perusahaan dan mewakili tingkat manajemen tertinggi.

Pemerintah, baik di tingkat pusat, daerah dan local yang memberikan kendala-

kendala dalam bentuk UU dan peraturan, tetapi juga memberikan bantuan

berupa pembelian, informasi dan dana.

Masyarakat global, daerah operasi perusahaan.

Aliran sumberdaya dapat dibagi menjadi beberapa jenis. Pertama aliran

sumberdaya yang utama, dan kedua ialah aliran sumberdaya yang tidak boleh

terjadi.

Modul ke-2 / Hal.2

Perusahaan

PemerintahMasyarakatKeuangan

Pemasok

SerikatPekerja

Pemegang Saham/Pemilik

Pesaing

Pelanggan

MasyarakatGlobal

InformasiUangTenagaMaterial

Gambar 2.1. Hubungan Perusahaan dengan Linkungannya

Berdasarkan diagram hubungan perusahaan dan seluruh elemen

lingkungannya (lihat Gambar 2.1) nampak bahwa beberapa sumberdaya mengalir

lebih cepat daripada lainnya. Sumberdaya yang alirannya paling sering adalah :

Arus iformasi dari pelanggan

Arus material kepada pelanggan

Selain itu terdapat sumberdaya yang alirannya paling jarang, yaitu :

Arus material ke pemasok (pengembalian)

Arus pekerja ke pesaing

Namun, bila kita perhatikan secara seksama terdapat satu-satunya

sumberdaya yang menghubungkan perusahan dengan semua elemen lingkungannya,

yaitu informasi.

Istilah yang berkaitan dengan elemen lingkungan dikenal dengan keunggulan

kompetitif (competitive advantage). Pada bidang komputer, keungulan kompeititf

mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan leverage di pasar. Hal

tersebut didasari bahwa perusahaan tidak harus sepenuhnya mengandalkan

sumberdaya fisik saat terlibat dalam persaingan. Justru dengan penggunaan

sumberdaya konseptual – data dan informasi – akan lebih unggul dalam

persaingannya. Dengan demikian, manajer perusahaan akan menggunakan

sumberdaya konsepual maupun fisik untuk mencapai tujuan strategis perusahaan.

3. PERANAN TI DALAM ORGANISASI

Modul ke-2 / Hal.3

Teknologi informasi bagi organisasi atau perusahaan paling tidak memiliki

tiga (3) peranan utama, yaitu :

a. Looking Inward;

Teknologi informasi akan memandang perlu adanya perbaikan proses atau

struktur di dalam organisasi. Pendekatan yang dilakukan adalah dengan

menggunakan metode Rancang Ulang Proses Bisnis (Business Process

Reengineering – BPR) atau melalui metode Restrukturisasi Organisasi.

Penjelasan lebih lanjut akan dijumpai pada Modul ke 3.

b. Looking Outward

Teknologi informasi akan mendorong peningkatan penjualan produk atau

jasa serta pelayanan sehingga memiliki keunggulan yang kompetitif.

Banyak cara untuk mendapatkan keunggulan kompetitif, antara lain melalui :

Penyediaan barang dan jasa yang murah.

Penyediaan barang dan jasa yang lebih baik daripada pesaing.

Memenuhi kebutuhan khusus suatu segmen pasar tertentu.

Dulu, perusahaan mengandalkan sumberdaya fisik untuk mendapatkan

keunggulan kompetitif. Sekarang, perusahaan lebih mengandalkan

sumberdaya konseptual untuk mendapatkan keunggulan kompetitif. Hal

tersebut ditandai dengan banyak bidang usaha mempergunakan informasi

untuk mendapatkan pengaruh di pasaran (misalnya promosi melalui iklan-

iklan media cetak maupun elektronik, yang memanfaatkan teknologi

informasi dalam bentuk multimedia).

Faktor pemicu dioptimalkannya sumberdaya konseptual dalam mencapai

keunggulan kompetitif dari hasil produk/jasa dan pelayanan, yaitu :

• Ketidak-puasan dengan sumberdaya fisik yang dimiliki.

• Tidak ada aplikasi komputer inovatif yang memberikan keunggulan

kompetitif terus menerus.

• Pelanggan merupakan sumber informasi yang penting.

Salah satu bentuk usaha yang dilakukan adalahnya dengan digunakannya

konsep marketspace. Konsep tersebut memiliki perbedaan yang mendasar

dengan konsep marketplace. Pada marketplace, diutamakan tempat dimana

barang/jasa tsb berada. Sedangkan marketspace mengutamakan informasi

mengenai barang/jasa tersebut.

Dalam menerapkan konsep marketspace tersebut digunakan suatu strategi,

yakni Creating value, dengan value dihasilkan oleh 3 komponen : content,

context, dan infrastructure. Selnajutnya dilakukan Virtual value chain, yakni

memanfaatkan informasi dalam setiap tahapan perubahan, yang

membutuhkan pengumpulan, pengorganisasian, pemilihan, pengolahan dan

pendistribusian data dan informasi.Modul ke-2 / Hal.4

c. Looking Across

Membuat hubungan antar/dengan organisasi lain yang dikenal dengan istilah

Interorganizational system – IOS. Langkah tersebut dilakukan dengan

memanfaatkan metodologi pertukaran data elektronik (electronic data

interchange – EDI). Pembahasan lebih lanjut mengenai konsep IOS dan EDI

akan dijabarkan pada Modul ke 3.

4. Sumberdaya InformasiPandangan yang mengatakan bahwa data dan informasi merupakan

sumberdaya utama yang harus dikelola dengan baik sebagimana sumberdaya utama

lainnya adalah merupakan pendekatan yang positif untuk penggunaan komputer.

Dengan perkataan lain, bahwa mengelola data (input) dengan bantuan komputer hal

tersebut berarti mengelola informasi (output) yang dimiliki. Selain itu, muncul lagi

pandangan tambahan lainnya yakni pandangan bahwa kita dapat mengelola

informasi dengan mengelola sumberdaya yang menghasilkan informasi (information

processor).

Adapun jenis-jenis sumberdaya informasi, yaitu :

Perangkat keras komputer (Hardware)

Perangkat lunak komputer (Software)

Spesialis informasi

Pemakai

Fasilitas

Database, dan

Informasi

Ketika para manajer organisasi (perusahaan) memutuskan untuk

menggunakan informasi dalam mencapai keunggulan kompetitif, dan mereka harus

menyadari tiap elemen tersebut sebagai sumberdaya informasi.

Beberapa perusahaan/organisasi yang menggunakan komputer, akan

menempatkan tanggung jawab pengelolaan informasi pada suatu unit khususyang

terdiri dari para spesialis informasi. Unit tersebut dikelola oleh seorang manajer

yang berstatus wakil direktur.

Istilah CEO (chief executive officer) adalah orang yang memiliki pengaruh

paling kuat dalam operasi perusahaan, dan umumnya memiliki jabatan direktur

utama atau ketua dewan direksi. Selain itu juga dikenal istilah CFO (chief financial

officer), COO (chief operating system), dan CIO (chief information officer).

Istilah CIO mempunyai pengertian lebih dari sekedar sutu gelar. CIO adalah

manajer jasa informasi yang menyumbangkan keahlian manajerialnya tidak hanya

untuk memecahkan masalahyang berkaitan dengan sumberdaya informasi tetapi juga

berbagai bidang lain dari operasi perusahaan/organisasi.

Modul ke-2 / Hal.5

Seorang manajer jasa informasi dapat berperan sebagai CIO paling tidak

dengan mengikuti saran-saran berikut :

Alokasikan waktu untuk bisnis dan pelatihan bisnis. Pelajari bisnisnya,

bukan hanya teknologinya.

Membangun kemitraan dengan unit-unit bisnis dan manajemen lini. Jangan

menunggu hingga diundang.

Fokuskan pada perbaikan proses dasar bisnis.

Jelaskan biaya-biaya information systems (IS) dalam istilah-istilah bisnis.

Bangun kepercayaan dengan memberikan jasa IS yang dapat diandalkan.

Jangan bersifat defensive.

Ketika perusahaan semakin banyak memperoleh sumberdaya informasi dan

tersebar diseluruh perusahaan, tugas manajemen sumberdya informasi menjadi lebih

rumit. Tanggung jawab manajemen tidak hanya berada pada pundak CIO, tetapi

juga pada semua manajer dalam perusahaan tersebut.

5. PERENCANAAN STRATEGIS INFORMASIPerencanaan jangka panjang juga dikenal sebagai perencanaan strategis,

karena mengidentifikasi tujuan-tujuan yang akan memberi perusahaan posisi yang

paling menguntungkan dalam lingkungannya. Selain itu juga menentukan strategi-

strategi untuk mencapai tujuan tersebut.

Perencanaan strategis juga disusun pada bidang-bidang fungsional

perusahaan yang akan merinci bagaimana bidang-bidang tersebut akan mendukung

perusahaan dalam mencapai tujuan strategisnya. Bentuk hubungannya tampak pada

Gambar 2.2. Pendekatan yang dilakukan bisa dalam bentuk masing-masing yang

saling terlepas antar bidang yang dikenal dengan Transformasi kumpulan strategi

(strategy set transformation). Pendekatan lainnya yaitu dengan konsep perencanaan

strategis sumberdaya informasi (strategic planning for information resources –

SPIR).

Modul ke-2 / Hal.6

Keterangan :

: aliran informasi dan pengaruh

Gambar 2.2. Hubungan Perencanaan Strategis Bidang Fungsional

Ketika jasa informasi mulai mengembangkan rencana-rencana strategis,

pendekatan yang dianjurkan adalah dengan langkah 1 atau langkah 2.

Langkah 1 :

Mendasarkan rencana tersebut sepenuhnya pada tujuan strategis perusahaan,

yang disebut dengan kumpulan strategi organisasi (organizational strategy

set), atau

Langkah 2 :

Rencana jasa informasi yang dibuat untuk mendukung tujuan perusahaan

disebut kumpulan strategi system infromasi manajemen (MIS strategic

set) dan terdiri dari sejumlah tujuan, kendala, dan strategi.

Kedua pendekatan tersebut dikenal dengan istilah transformasi kumpulan

strategi (strategic set transformation). Adapun kelemahannya yaitu bahwa

kenyataannya bidang-bidang fungsional tidak selalu memiliki sumberdaya untuk

menjamin tercapainya tujuan strategis perusahaan. Secara diagram proses tersebut

dapat dilihat pada Gambar 2.3.

Modul ke-2 / Hal.7

Rencana Strategis

SD Informasi

Rencana Strategis

SD Keuangan

Rencana Strategis

SD Pemasaran

Rencana Strategis

SD Manufaktur

Rencana Strategis

SD Manusia

Gambar 2.3. Pendekatan Transformasi Kumpulan Strategis

Solusi untuk masalah tidak memadainya sumberdaya informasi adalah

dengan teknik perencanaan strategis sumberdaya informasi (strategic planning for

information resources – SPIR). Ketika perusahaan menerapkan SPIR, rencana

strategis untuk jasa informasi dan perusahaan dikembangkan secara bersamaan.

Rencana perusahaan mencerminkan dukungan yang dapat disediakan oleh jasa

informasi, dan rencana jasa informasi mencerminkan kebutuhan dukungan system di

masa depan. Proses perencanaan tampak pada Gambar 2.4.

Proses dalam SPIR dilalui dengan langkah mengidentifikasi, menentukan,

mendapatkan dan mengelola sumberdaya informasi apa yang akan dibutuhkan di

masa yang akan datang pada perusahaan.

Gambar 2.4. Proses Perencanaan Strategis Sumberdaya Informasi (SPIR)

6. END-USER COMPUTINGTidak semua orang yang ikut serta dalam End-user computing (EUC)

memiliki tingkat pengetahuan yang sama tentang komputer. Konsep EUC dapat

dilihat kembali pada Modul ke-1. Para pemakai akhir dapat dikelompokkan menjadi

4 (empat) golongan berdasarkan tingkat kemampuan komputer mereka, yaitu :

Modul ke-2 / Hal.8

Tujuan SistemKendala SistemStrategi rancangansistem

MisiTujuanStrategiElemen lainStrategi organisasi

Kelompok StrategiOrganisasi

Proses PerencanaanStrategis SIM

Kelompok StrategiSIM

SumberdayaInformasi dan

Strategi IS

Strategi

Bisnis

Pengaruh pada SD Informasi

Pengaruh padaStrategi Bisnis

a. Pemakai akhir tingkat menu (menu level end-users);

Sebagian end-users tidak mampu membuat perangkat lunak mereka

sendiri, tetapi dapat berkomunikasi dengan perangkat lunak jadi dengan

menggunakan menu-menu seperti yang ditampilkan oleh perangkat lunak

berbasis windows dan Mac.

b. Pemakai akhir tingkat perintah (command level end-users);

Sebagian end-users memiliki kemampuan menggunakan perangkat lunak

jadi yang lebih dari sekedar memilih menu. Mereka dapat menggunakan

bahasa perintah dari perangkat lunak untuk melaksanakan operasi

aritmatika dan logika pada data.

c. Pemakai akhir tingkat programmer (end-user programmers);

Sebagian end-users dapat menggunakan bahasa-bahasa pemrograman

seperti BASIC, PASCAL, atau C++ dan dapat mengembangkan

program-program yang disesuaikan dengan kebutuhan mereka sendiri.

d. Personil pendukung fungsional (functional support personnel).

Di sejumlah perusahaan, para spesialis informasi adalah anggota dari

unit-unit fungsional, bukannya unit jasa informasi. Personil pendukung

fungsional tersebut adalah spesialis informasi dalam arti sesungguhnya,

tetapi mereka berdedikasi pada area pemakai tertentu dan melapor pada

manajer fungsional mereka.

Dua unsur penting menjadi ciri pada 4 (empat) tingkatan kemampuan dari

para pemakai akhir, yaitu :

i. semua tingkat memiliki kemampuan mengembangkan berbagai aplikasi.

ii. Tidak seorangpun yang merupakan anggota dari organisasi jasa

informasi.

Sebagian besar aplikasi EUC telah dibatasi pada system pendukung

keputusan (decission support systems – DSS) yang relative mudah dan aplikasi

kantor virtual yang memenuhi kebutuhan perseorangan. Selebihnya adalah tanggung

jawab spesialis informasi untuk bekerja sama dengan pemakai dalam

mengembangkan :

Aplikasi Sistem Informasi Manajemen (SIM);

Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi (SIA);

DSS yang rumit;

Aplikasi kantor virtual yang memenuhi kebutuhan organisasi;

System berbasis pengetahuan.

Modul ke-2 / Hal.9

Penerapan EUC memberikan manfaat sebagai berikut :

• Mengurangi beban kerja para information specialist.

• Mengurangi kesenjangan komunikasi antara user dan information

specialist.

Akibat dari manfaat tersebut akan menghasilkan pengembangan system yang

lebih baik dibandingkan jika spesialis informasi berusaha mengerjakan sebagian

besar pekerjaan tersebut sendiri.

Selain manfaat yang dihasilkan, penerapan EUC yang dilakukan sendiri oleh

pemakai ternyata dapat menimbulkan beberapa risiko, yaitu :

• Sistem yang dihasilkan tidak sesuai dengan tujuan;

End-user mungkin akan menggunakan komputer untuk aplikasi yang

seharusnya dilakukan dengan cara lain, misalnya secara manual.

• Sistem yang dihasilkan, rancangan dan dokumentasinya buruk;

Kemampuan end-users tidak dapat menandingi profesionalisme spesialis

informasi dalam hal merancang system. Selain itu end-users sering

mengabaikan perlunya dokumentasi rancangan system agar dapat

dipelihara.

• Penggunaan sumberdaya informasi tidak efisien;

Bila tidak ada pengendalian terpusat akan mengakibatkan adanya

perangkat keras dan perangkat lunak yang tidak kompatibel dan

berlebihan.

• Data tidak terintegrasi;

Bila kurang hati-hati dalam memasukkan data ke adalam database

perusahaan maka memungkinkan akan terjadinya kehilangan data yang

berkualitas. Sehingga outputnya akan terkontaminasi yang dapat

menyebabkan manajer membuat keputusan yang keliru.

• Tidak adanya data security.

End-users mungkin tidak melindungi data dan perangkat lunaknya,

sehingga para criminal komputer dapat mengakses system dengan

berbagai cara yang mengakibatkan membahayakan perusahaan.

• Tidak adanya pengendalian;

Pengembangan system dilakukan untuk memenuhi kebutuhan mereka

sendiri tanpa menyesuaikan pada rencana yang memastikan pada

dukungan komputer bagi perusahaan.

Risiko-risiko tersebut dapat berkurang jika proses pengembangan systemnya

dilakukan oleh unit jasa informasi, karena adanya pengendalian terpusat.

End-users computing merupakan suatu fenomena yang tidak akan hilang.

Sebaliknya, pengaruhnya akan semakin meningkat. Karena manfaat potensialnya, Modul ke-2 / Hal.10

perusahaan harus mengembangkan rencana strategis sumberdaya informasi

yangmemungkin EUC untuk tumbuh dan berkembang. Mengenai risiko, jenis

pengendalian yang sama dengan yang telah bekerja baik pada jasa informasi harus

diterapkan pada area pemakai.

7. KONSEP MANAJEMEN SUMBERDAYA INFORMASISumberdaya informasi jauh melampaui informasi itu sendiri. Hal tersebut

karena adanya bentuk dasar untuk mengelola semua sumberdaya informasi.

Manajemen sumberdaya informasi (information resources management – IRM)

adalah aktivitas yang dijalankan oleh manajer pada semua tingkatan dalam

perusahaan dengan tujuan mengidentifikasi, memperoleh, dan mengelola

sumberdaya informasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pemakai.

Meskipun seorang pemakai individu dapat mempraktekan IRM, pendekatan

paling efektif bagi perusahaan adalah mengembangkan rencana formal yang harus

diikuti setiap orang. Agar perusahaan sepenuhnya dapat mencapai IRM, perlu

adanya serangkaian kondisi tertentu. Kondisi-kondisi tersebut meliputi :

• Menyadari bahwa keunggulan kompetitif akan tercapai melalui SD

informasi yang unggul;

Melalui pengelolaan sumberdaya informasi akan mencapai keunggulan

kompetitif atas pesaingnya.

• Menyadari bahwa jasa informasi bidang fungsional utama;

Struktur organisasi mencerminkan bahwa jasa informasi sama

pentingnya dengan bidang fungsional utama lainnya, seperti keuangan,

dan pemasaran.

• Menyadari bahwa CIO adalah eksekutif puncak;

CIO memberi kontribusi, jika memungkinkan pada pemecahan masalah

yang mempengaruhi seluruh operasi perusahaan (bukan hanya operasi

jasa informasi). Hal tersebut ditunjukkan dengan menyertakan CIO

dalam komite eksekutif.

• Memperhatikan SD informasi dalam membuat perencanaan strategis;

Para eksekutif yang terlibat dalam perencanaan strategis perusahaan,

mereka memperhatikan sumberdaya informasi yang dibutuhkan untuk

mencapai tujuan strategis.

• Rencana strategis formal untuk sumberdaya informasi;

Terdapat rencana formal untuk memperoleh dan mengelola

sumberdaya informasi. Sumberdaya tersebut harus mencakup yang

berada pada area pemakai maupun jasa informasi.

• Adanya strategi untuk mendorong dan mengelola end-user computing;

Modul ke-2 / Hal.11

Rencana strategis sumberdaya informasi membahas cara membuat

sumberdaya informasi tersedia bagi pemakai akhir, dan tetap

mempertahankan pegendalian atas sumberdaya tersebut.

Kondisi-kondisi IRM yang diperlukan tersebut tidak terpisah, tetapi bekerja

sama secara terkoordinasi. Adapun komponen dasar dalam penerapan IRM, yakni :

a. Lingkungan perusahaan;

Delapan elemen lingkungan memberikan latar belakang atau pengaruh

untuk mencapai keunggulan kompetitif. Para eksekutif menuadari

perlunya mengelola arus sumberdaya sebagai cara untuk memenuhi

sejumlah kebutuhan elemen-elemen lingkungan dalam pasar yang

kompetitif.

b. Eksekutif perusahaan;

CIO disertakan dalam kelompok eksekutif yang mengarahkan

perusahaan mencapai tujuannya dalam bentuk perencaan strategis.

c. Bidang/area fungsional;

Jasa informasi disertakan sebagai suatu bidang fungsional utama, dan

setiap bidang bersama-sama mengembangkan rencana-rencana strategis

yang mendukung rencana strategis perusahaan. Salah satunya adalah

rencana strategis sumberdaya informasi, yang dipersiapkan oleh jasa

informasi bekerja sama dengan bidang fungsional lainnya.

d. Sumberdaya informasi;

Rencana strategis sumberdaya informasi menggambarkan bagaimana

semua sumberdaya informasi diperoleh dan dikelola. Sebagian

dipusatkan dalam jasa informasi, dan sebagian didistribusikan

diseluruh perusahaan dalam area pemakai.

e. Pemakai;

Data dan informasi mengalir antara sumberdaya informasi dan para

pemakai. Sebagian pemakai ikut serta dalam EUC.

Hubungan komponen tersebut secara terintegrasi dapat digambarkan sebagaimana

Gambar 2.5.

Modul ke-2 / Hal.12

Gambar 2.5. Model Manajemen Sumberdaya Informasi - IRM

Gambar 2.5 memperlihatkan bagaimana tingkatan system mempengaruhi

manajemen sumberdaya informasi. Lingkungan membentuk supersistem

perusahaan. Manajer perusahaan pada tingkat puncak merencanakan strategis yang

mendorong perusahaan sebagai suatu system dalam mencapai tujuannya. Bidang-

bidang fungsional menggambarkan subsistem perusahaan, dan rencana-rencana

strategis mereka mendukung rencana strategis perusahaan. Semua rencana strategis

fungsional menjelaskan bagaimana sumberdaya informasi disediakan bagi para

pemakai pada semua tingkatan.

8. IkhtisarLingkungan perusahaan terdiri dati 8 (delapan) elemen. Elemen-elemen

tersebut menggambarkan organisasi atau perseorangan, yang mencakup para

pemasok, pelanggan, serikat pekerja, masyarakat keuangan, pemegang saham atau

pemilik, pasaing, pemerintah dan masyarakat global. Elemen-elemen tersebut

membentuk supersistem yang lebih besar yang disebut masyarakat. Sumberdaya

akan mengalir anatar perusahaan dan elemen-elemn lingkungan.

Perusahaan dapat mencapai keungulan kompetitif dengan memproduksi

margin yang lebih besar dari pesaingnya. Margis tersebut adalah nilai produk atau

jasa dibandingkan biayanya.

Teknologi informasi bagi organisasi atau perusahaan paling tidak memiliki

tiga (3) peranan utama, yaitu Looking Inward, Looking Outward dan Looking

Outcross. Sekarang, perusahaan lebih mengandalkan sumberdaya konseptual untuk

mendapatkan keunggulan kompetitif. Salah satu bentuk usaha yang dilakukan

Modul ke-2 / Hal.13

Lingkungan Perusahaan

Eksekutif PerusahaanC I O Eksekutif lain

Sumberdaya InformasiSumberdaya Komputer

PusatSumberdaya Komputer

Tersebar

Pengaruh lingkungan

Pengaruh Intern RenStra perusahaan

Area FungsionalLayananInformasi

Keuang-an SDM Manufak

turMarketing

Renstra SD Informasi

Para pemakai end-user computing Pemakai lain

Data & Informasi

adalahnya dengan digunakannya konsep marketspace. Konsep tersebut memiliki

perbedaan yang mendasar dengan konsep marketplace. Pada marketplace,

diutamakan tempat dimana barang/jasa tsb berada. Sedangkan marketspace

mengutamakan informasi mengenai barang/jasa tersebut. Dalam menerapkan konsep

marketspace tersebut digunakan suatu strategi, yakni Creating value, dengan value

dihasilkan oleh 3 komponen : content, context, dan infrastructure. Selanjutnya

dilakukan Virtual value chain, yakni memanfaatkan informasi dalam setiap tahapan

perubahan, yang membutuhkan pengumpulan, pengorganisasian, pemilihan,

pengolahan dan pendistribusian data dan informasi.

Sumberdaya informasi mencakup perngkat keras, perangkat lunak, fasilitas,

database, apesialis informasi, informasi dan pemakai. Sumberdaya yang

ditempatkan dalam jasa informasi dikelola oleh CIO. Konsep CIO mengakui

manajer jasa informasi sebagai seorang eksekutif. Sumberdaya informasi yang

terletak di luar jasa informasi dikelola oleh para manajer area pemakai.

Semua manajer membuat rencana, dan eksekutif terlibat dalam perencanaan

strategis jangka panjang.usaha awal mengembangkan suatu rencana strategis untuk

jasa informasi disebut transformasi kumpulan strategi (strategy set transformation).

Walau metode tersebut masih dipraktekan, tidak ada jaminan bahwa sumberdaya

informasi yang dibutuhkan tersedia.masalah tersebut dapat dipecahkan dengan

mengembangkan rencana-rencana strategis untk perusahaan dan jasa informasi

secara bersamaan. Pendekatan tersebut dinamakan perencanaan strategis

sumberdaya informasi (strategic planning for information resources – SPIR). Hasil

dari SPIR adalah rencana yang mengidentifikasi kebutuhan sumberdaya informasi

bagi tiap subsistem CBIS pada periode yang tercakup dalam jangka waktu

perencanaan startegis.

Tugas SPIR menjadi semaki rumit karena meningkatnya end-user computing

– EUC. Tidak semua pemakai akhir memiliki kemampua yang sama. Sebagian

hanya dapat menggunakan menu, sebagian dapat menggunakan bahasa perintah, dan

ada yang memiliki keahlian pemrograman, serta sebagian lagi adalah spesialis

informasi yang ditempatkan pada area pemakai. Meskipun semakin banyak system

yang dikembangkan oleh pemakai akhir, system-sistem tersebut cenderung relative

sederhana, DSS, dan system OA yang dimaksudkan untuk individu. System-sistem

selebihnya tetap dikembangkan secara bersama-sama oleh pemakai dan spesialis

informasi.

EUC akan terus ada. EUC menguntungkan perusahaan dengan memindahkan

sebagian beban kerja pengembangan system kepada pemakai serta menjembatani

kesenjangan informasi. Risiko yang terdapat EUC berkaitan dengan system yang

buruk sasarannya, system yang rancangan dan dokumentasinya, penggunaan

sumberdaya perangkat keras dan perangkat lunak yang tidak efisien, hilngnya

Modul ke-2 / Hal.14

integritas data, dan hilangnya keamanan. Risiko-risiko tersebut dapat dikurangi

dengan pengendalian manajemen.

Gagasan bahwa semua manajer perusahaan harus terlibat dalam manajemen

informasi adalah suatu paradigma baru, yang disebut dengan manajemen

sumberdaya informasi (information resource management – IRM). IRM

berkembang jika :

a. Perusahaan memanfaatkan informasi untuk mencapai keunggulan

kompetitif;

b. Para eksekutif menyadari bahwa jasa informasi sebagai suatu bidang

fungsional utama;

c. Para eksekutif menerima CIO dalam lingkungan elit mereka;

d. Para eksekutif memperhatikan sumberdaya informasi ketika membuat

perencanaan strategis;

e. Terdapat suatu rencana strategis sumberdaya informasi yang formal;

f. Rencana tersebut membahas end-user computing.

IRM adalah suatu konsep terintegrasi yang menyatukan lingkungan

perusahaan, tingkatan manajemen, bidang-bidang fungsional, sumberdaya informasi,

dan para pemakai.

9. Pertanyaan / DiskusiJawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan jelas !

1. Sebutkan elemen-elemen lingkungan perusahaan/organisasi !

2. Sebutkan elemen-elemen lingkungan yang berada pada unit kerja saudara

sebelum masuk PTIK !

3. Sebutkan sumberdaya yang alirannya paling sering terjadi pada hubungan

perusahaan dengan elemen lingkungannya !

4. Sebutkan sumberdaya yang alirannya paling jarang terjadi pada hubungan

perusahaan dengan elemen lingkungannya !

5. Sebutkan tiga peranan utama dari teknologi informasi bagi perusahaan atau

organisasi !

6. Jelaskan apa yang dimaksud dengan looking outward !

7. Jelaskan apa yang dimaksud dengan looking inward !

8. Jelaskan apa yang dimaksud dengan looking across !

9. Jelaskan perbedaan antara marketspace dengan marketplace !

10. Sebutkan beberapa cara untukmendapatkan keunggulan kompetitif !

11. Sebutkan tujuh jenis sumberdaya informasi !

12. Apa saja tugas atau peran CIO perusahaan ?

13. Apa yang dimaksud dengan transformasi kumpulan strategi ?Modul ke-2 / Hal.15

14. Sebutkan kelemahan utama dari transformasi kumpulan strategi !

15. Sebutkan elemen-elemen yang harus disertakan dalam rencana strategi

sumberdaya informasi !

16. Apa yang dimaksudkan dengan perencanaan strategis sumberdaya informasi

(SPIR) ?

17. Sebutkan dan jelaskan kelompok yang ada dalam end-user computing (EUC) !

18. Apa manfaat dari penerapan EUC ?

19. Sebutkan dan jelaskan risiko dari EUC ? dan bagaimana caranya mengurangi

risiko tersebut ?

20. Sebutkan dan jelaskan kondisi yang harus diciptakan agar manajemen

sumberdaya informasi (IRM) dapat tercapai !

21. Sebutkan dan jelaskan komponen dari dari model IRM !

22. Gambarkan hubungan antara komponen pada model IRM !

10. Latihan Penugasan PeroranganBerdasarkan pengalaman tugas Saudara di lapangan sebelum masuk ke PTIK

pada unit Saudara masing-masing.

Lakukanlah identifikasi elemen-elemen lingkungan unit saudara !

Tentukanlah bentuk aliran sumberdaya yang mengalir dari unit ke elemen serta

sebaliknya !

Apakah terdapat sumberdaya yang paling sering mengalir dan paling jarang !

Bagaimanakah bentuk identifikasi, perolehan, dan pengeloalaan serta

pendistribusian sumberdaya infromasi pada unit sauadara tersebut ? lakukanlah

analissnya !

11. Daftar Referensi[i]. McLeod, Raymond, Management Information System, 7th ed., Prentice Hall,

New Jersey, 1998.

[ii]. McNurlin, Barbara C,; Sparague, Ralph H Jr., Information Systems

Management in Practice, 4th ed., Prentice Hall, New Jersey, 1998.

-----o0o-----

Modul ke-2 / Hal.16