MODEL STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PELAYANAN ...€¦ · MODEL STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR...

Model Standar Operasional......(Risris Nurjaman & Arnia Fajarwati)

SOSIOHUMANITAS, XIII (2), Agustus 2011

227

MODEL STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PELAYANAN PERIZINAN TERPADU SATU PINTU (PPTSP)

Oleh:

Risris Nurjaman(1)

, Arnia Fajarwati(2)

Jurusan Teknik Industri Universitas Langlangbuana Bandung(1)

Jurusan Ilmu Pemerintahan Universitas Langlangbuana Bandung(2)

Email: [email protected]; [email protected]

ABSTRAK

Reformasi birokrasi merupakan upaya untuk melakukan pembaharuan dan perubahan

mendasar terhadap sistem penyelenggaraan pemerintahan. Fokus reformasi birokrasi

terutama aspek-aspek kelembagaan (organisasi), ketatalaksanaan (business process) dan sumber daya aparatur pemerintahan. Prosedur kerja tersebut sering disebut sebagai standar

operasional prosedur (SOP). Metode penelitian yang digunakan yaitu dengan berlandaskan

pada sistem manajemen kualitas (Quality Management System. Sistem manajemen kualitas berfokus pada konsistensi dari proses kerja. Metode ini dilakukan berlandaskan pula pada

desain pekerjaan. Desain pekerjaan menganalisis isi pekerjaan, persyaratan kerja dan konteks

kerja. Penyusunan SOP tentunya harus memperhatikan aspek legalitas, jenis perizinan yang

sudah ada, sumber daya yang dimiliki, prosedur dan keterkaitan antar Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD). Secara ringkas, SOP disusun dalam sebuah diagram alur

pekerjaan. SOP permohonan perizinan dibagi ke dalam registrasi perizinan dan validasi

lapangan dokumen teknis. Alur pekerjaan yang terdapat dalam SOP registrasi perizinan yaitu informasi, pendaftaran, pemeriksaan berkas dokumen teknis, validasi lapangan dokumen

teknis, input dan proses data, pencetakan surat izin/keputusan, pengesahan surat

izin/keputusan, pembayaran biaya registrasi dan serah terima surat izin/keputusan. Dengan

adanya SOP ini aparatur penyelenggara pemerintahan dapat mempunyai panduan baku sehingga kepastian hukum dapat terjamin.

Kata kunci: Reformasi Birokrasi, PPTSP, SKPD, SOP Teknis, SOP Administrasi

ABSTRACT

Bureaucratic reform is an effort to reform and fundamental changes to the systems of

governance. The focus of bureaucratic reform, especially the institutional aspects

(organization), management (business process) and resources of government officers. The research method used is to be based on the quality management system (Quality

Management System. Quality management system focuses on the consistency of the work

process. This method also performed based on the work design. Work design analyzing the content of jobs, working conditions and work context. SOP certainly should pay attention to

legal aspects, types of existing permissions, resources, procedures and linkages between

SKPD. In summary, the SOP are arranged in a flow chart of work. SOP application for

licensing in PPTSP is divided into a licensing registration and validation of the field of technical documents. The flow of work contained in the SOP registration is inforamasi

licensing, registration, inspection file technical documents, field validation of technical

documents, input and process data, printing permit /decision, permit approval/decision, the

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]



228

registration fee payment and handover of license / decision . While this type of work

contained in the SOP field validation of technical documents that are validated document

preparation, preparation of survey equipment, field surveys confirm, the implementation of

field survey and field validation events making news. SOP development of public services should be done with due regard to job specifications and development plans on SKPD.

Arranged so that the SOP can be used in a fairly long period of time. With the apparatus of

this SOP administrators may have established guidelines so that legal certainty can be guaranteed.

Keyword: Reformasi Birokrasi, Permenpan, Perbub, SOP, SKPD, SOP Teknis, SOP

Administrasi

PENDAHULUAN

Latar belakang

Reformasi birokrasi telah men-

jadi isu dan agenda nasional mengingat

secara formal dituangkan dalam

kebijakan pemerintah, sebagaimana

diatur dalam peraturan Menteri Negara

Pendayagunaan Aparatur Negara

Nomor PER/15/M.PAN/7/2008 tentang

Pedoman umum Reformasi Birokrasi.

Pedoman tersebut didasarkan pada

hakikat dari reformasi birokrasi yaitu

merupakan upaya untuk melakukan

pembaharuan dan perubahan mendasar

terhadap sistem penyelenggaraan

pemerintahan terutama menyangkut

aspek-aspek kelembagaan (organisasi),

ketatalaksanaan (business process) dan

sumber daya aparatur.

Salah satu program aspek

penataan ketatalaksanaan dalam

kerangka reformasi birokrasi adalah

kegiatan penyusunan tatalaksana

(business process) yang menghasilkan

Standar Operasional Prosedur (SOP)

pada setiap proses kerja utama dan

subproses yang ada dalam organisasi.

Pemerintah perlu secara aktif mem-

fasilitasi dan mendorong terwujudnya

SOP, khususnya yang melibatkan

beberapa Satuan Kerja Perangkat

Daerah (SKPD) dan SOP eksternal

pada Badan Pelayanan Perizinan

Terpadu. Tentunya hal tersebut dengan

pertimbangan bahwa SOP yang di-

maksud memiliki tingkat kompleksitas

dan dampak strategis yang tinggi bagi

peningkatan mutu layanan publik.

Disisi lain, kegiatan tersebut diharap-

kan mampu memberikan kontribusi

bagi upaya-upaya pelaksanaan refor-

masi birokrasi.



229

Masalah penelitian

Dalam rangka kegiatan

Penyusunan SOP antar SKPD dapat

diidentifikasikan beberapa masalah,

yaitu bagaimana SOP perizinan yang

telah dilimpahkan oleh Bupati Kepada

Badan Penanaman Modal dan

Pelayanan Perizinan Terpadu?

Tujuan

Dalam memberikan dukungan-

bagi upaya mewujudkan terselenggara

nya tata kelola pemerintahan yang baik

melalui penataan ketatalaksanaan.

Adapun tujuan dari penelitian ini yaitu

menyusun SOP perizinan Pelayanan

Perizinan Terpadu yang berkaitan

dengan berbagai jenis perizinan dan

SKPD.

Batasan Penelitian

1. Jenis-jenis perizinan dan spesifi-

kasi perizinan yang dilimpahkan

berkaitan dengan berbagai SKPD.

2. Analisa banyaknya dan spesifikasi

tenaga kerja (petugas) yang di-

butuhkan tidak dilakukan.

3. Waktu proses tidak dikaji karena

mengacu pada regulasi pemerintah

yang baku.

4. SOP pemeriksaan teknis di

lapangan tidak disusun karena

merupakan tanggung jawab SKPD

terkait.

TINJAUAN PUSTAKA

Dasar Hukum

Pencapaian optimalisasi suatu

pekerjaan tidak terlepas dari peran serta

sumber daya manusia yang mendukung

suatu sistem dan bentuk sistem yang

optimal untuk dijalankan oleh sumber

daya manusia. Pencapaian optimalisasi

akan terus berlanjut seiiring dengan

perkembangan dan dinamika ling-

kungan. Dikarenakan sistem kelemba-

gaan akan selalu mengandung sistem

birokrasi, maka harus terus menerus

dibenahi untuk mengakomodasi

dinamika lingkungan tersebut.

Pembenahan sistem birokrasi tersebut

sering disebut dengan reformasi

birokrasi. Dasar hukum reformasi

birokrasi yaitu yaitu Peraturan Menteri

Pendayagunaan Aparatur Negara

Nomor: Per/15/M.Pan/7/2008 tentang

Pedoman Umum Reformasi Birokrasi.

Pertimbangan peraturan Menteri ini

yaitu dalam rangka mempercepat

tercapainya tatakelola pemerintahan



230

yang baik, maka diperlukan reformasi

birokrasi di seluruh Kementerian,

Lembaga Pemerintah dan Pemerintah

Daerah. Pedoman umum ini digunakan

sebagai acuan bagi Kementerian,

Lembaga Pemerintah dan Pemerintah

Daerah untuk menyusun dan melaksana

kan program reformasi birokrasi

dilingkungan instansi masing-masing.

Pedoman umum ini juga merupakan

sumber dari petunjuk pelaksanaan dan

petunjuk teknis dari aktivitas reformasi

birokrasi yang disusun secara terpisah.

Menindaklanjuti pedoman umum biro-

krasi reformasi, Kementrian Pendaya-

gunaan aparatur negara mengeluarkan

Peraturan Menteri Nomor: PER/21/M.-

PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyu-

sunan Standar Operasional Prosedur

(SOP) Administrasi Pemerintahan.

Peraturan ini mengamanatkan perlunya

SOP Administrasi Pemerintahan yang

bertujuan secara umum untuk mem-

bangun/membentuk pelaku aparatur

negara dengan integritas tinggi,

produktivitas tinggi dan bertanggung

jawab serta kemampuan memberikan

pelayanan yang prima melalui

pembaharuan dan perubahan mendasar

terhadap sistem penyelenggaraan

pemerintahan terutama menyangkut

aspek kelembagaan (organisasi),

ketatalaksanaan (business process) dan

aspek sumber daya aparatur atau dapat

dikatakan bahwa penyusunan SOP

merupakan salah satu unsur penting

dalam pelaksanaan penyelenggaraan

pemerintahan dalam peningkatan pela-

yanan dan kinerja organisasi. Kaitan

antara standar operasional prosedur

sebagai pedoman pelaksanaan adminis-

trasi perkantoran dengan peningkatan

pelayanan kinerja organisasi (pada

instansi pemerintah) dapat diketahui

dari kaitan antara isi kebijakan SOP

dengan isi kebijakan peningkatan

pelayanan dan kinerja organisasi yang

dalam hal ini tertuang dalam

Permenpan Nomor: PER/15/M.PAN/7/

2008. Adapun kaitan isi kebijakan SOP

dengan kebijakan peningkatan

pelayanan dan kinerja adalah:

1. Kaitan antara dasar kebijakan SOP

dengan kebijakan reformasi biro-

krasi adalah bahwa kebijakan

reformasi birokrasi dijadikan seba-

gai dasar ontologis (latar belakang

keberadaan) bagi kebijakan SOP.

Hal ini jelas dinyatakan dalam

konsideran kebijakan SOP, yaitu

bahwa dalam rangka pelaksanaan

reformasi birokrasi di seluruh



231

kementrian atau lembaga atau

pemerintah daerah maka di

pandang perlu menyusun standar

operasional prosedur (SOP) admi-

nistrasi pemerintahan. Sedangkan

konsideran kebijakan reformasi

birokrasi adalah bahwa dalam

rangka mempercepat tercapainya

tatakelola pemerintahan yang baik

maka dipandang perlu melakukan

reformasi birokrasi di seluruh

kementrian atau lembaga atau

pemerintahan daerah.

2. Kaitan antara tujuan dan sasaran

kebijakan SOP dengan kebijakan

reformasi birokrasi adalah bahwa

tujuan dan sasaran kebijakan SOP

menjadi prasyarat dan syarat dalam

kebijakan reformasi birokrasi.

Adapun secara lengkap tujuan

kebijakan SOP adalah untuk

memberikan pedoman bagi seluruh

instansi pemerintah dalam meng-

identifikasi, merumuskan, menyu-

sun, mengembangkan, memonitor

serta mengevaluasi SOP adminis-

trasi pemerintahan sesuai dengan

tugas pokok dan fungsi yang di

laksanakannya. Sedangkan sasaran

kebijakan SOP adalah:

a. Setap instansi pemerintah

sampai dengan unit terkecil

memiliki SOP-nya masing-

masing;

b. Penyempunaan proses penye-

lenggaraan pemerintahan;

c. Ketertiban dalam penyeleng-

garaan pemerintahan;

d. Peningkatan kualitas pelayanan

kepada masyarakat

Di sisi tujuan dan sasaran

kebijakan reformasi birokrasi

adalah:

a. Integritas tinggi yaitu perilaku

aparatur negara yang dalam

bekerja senantiasa menjaga

sikap profesional dan menjun-

jung tinggi nilai-nilai moralitas

(kejujuran, kesetiaan dan

komitmen) serta menjaga

keutuhan pribadi;

b. Produktivitas tinggi dan ber-

tanggungjawab, yaitu hasil

optimal dicapai oleh aparatur

negara dari serangkaian

program kegiatan yang inovatif,

efektif dan efisien dalam

mengelola sumber daya yang

ada serta ditunjang oleh

dedikasi dan etos kerja yang

tinggi;



232

c. Kemampuan memberikan

pelayanan yang prima yaitu

kepuasan yang dirasakan oleh

publik sebagai dampak dari

hasil kerja birokrasi yang

profesional, berdedikasi dan

memilki nilai moral yang tinggi

dalam menjalankan tugasnya

sebagai abdi dan masyarakat

terutama dalam memberikan

pelayanan prima kepada publik

dengan sepenuh hati dan rasa

tanggungjawab. Sedangkan

sasaran kebijakan reformasi

birokrasi adalah mengubah pola

pikir dan sistem manajemen

pemerintahan.

3. Kaitan isi kebijakan SOP dengan

isi kebijakan reformasi birokrasi

adalah bahwa isi kebijakan

SOP merupakan operasionalisasi

kebijakan reformasi birokrasi atau

dengan kata lain isi kebijakan SOP

merupakan pendukung isi kebi-

jakan reformasi birokrasi. Dengan

demikian dapat dikatakan bahwa


merupakan sumber dan muara dari

kebijakan SOP. Kedua kebijakan

ini difasilitasi oleh satu tim yang

sama yaitu tim kerja reformasi

birokrasi. Adapun isi kebijakan

SOP adalah:

a. Pedoman penyusunan SOP

administrasi pemerintah diguna-

kan sebagai acuan bagi

kementrian/lembaga/pemerintah

daerah untuk menyusun SOP

administrasi pemerintah di

lingkungan masing-masing;

b. Hal-hal yang belum jelas dalam

pedoman ini dapat dikonsultasi-

kan lebih lanjut dengan tim

kerja reformasi birokrasi.

Sedangkan isi kebijakan reformasi

birokrasi adalah:

a. Pedoman umum reformasi biro-

krasi digunakan sebagai acuan

bagi kementrian atau lembaga

atau pemerintah daerah untuk

menyusun dan melaksana kan

program reformasi birokrasi di

lingkungan instansinya masing-

masing;

b. Hal-hal yang belum jelas dalam

pedoman umum ini dapat

dikonsultasikan lebih lanjut

dengan tim kerja reformasi

birokrasi.

4. Kaitan dokumen hasil kebijakan

SOP dengan dokumen hasil




233

adalah bahwa dokumen hasil

kebijakan SOP merupakan salah

satu syarat utama bagi pengajuan

reformasi birokrasi yang merupa-

kan ketentuan dari kebijakan

reformasi birokrasi. Adapun

dokumen hasil kebijakan SOP

adalah dokumen yang berisi:

a. Halaman judul

b. Surat keputusan pimpinan

kementrian/lembaga/pemerintah

daerah

c. Daftar isi dokumen SOP

d. Penjelasan singkat penggunaan

e. Dokumen dasar SOP yang ter-

diri dari identitas SOP (memuat

data nama, satuan kerja/unit

kerja, nomor dokumen, tanggal

pembuatan, tanggal revisi,

tanggal efektif, pengesahan dari

pejabat yang berwenang),

ketentuan pokok mengenai SOP

(dasar hukum, keterkaitan,

peringatan, kualifikasi personil,

peralatan dan perlengkapan,

pendataan serta pencatatan) dan

prosedur SOP (flow chart, mutu

baku, kelengkapan, waktu,

output dan keterangan sebagai

penjelasan singkat dari SOP).

Sedangkan dokumen yang

dipersyaratkan dalam kebijakan

reformasi birokrasi adalah lebih

kurang 23 dokumen yang salah

satunya adalah SOP

Organisasi

Organisasi merupakan suatu

sistem yang mana selalu terdapat

berbagai unsur yang satu sama lain

mempunyai keterkaitan yang sangat

erat atau malahan mempunyai saling

ketergantungan. Perubahan yang terjadi

salam satu unsur akan mempengaruhi

dan malah sering menyebabkan

perubahan pada unsur atau bagian yang

lain. Sebagai suatu sistem yang

mempunyai unsur saling berkaitan,

organisasi sesungguhnya merupakan

suatu sistem yang terbuka. Organisasi

memasukan sumber energi dan

lingkungan sekitarnya. Umpan balik

sesungguhnya berperan sebagai suatu

mekanisme yang turut mengatur

kehidupan suatu organisasi. Jenjang

organisasi berupa susunan atau

kerangka peranan dan tanggungjawab

merupakan suatu unsur penting dari

suatu subsistem manajerial. Subsistem

ini sangat dipengaruhi oleh teknologi

organisasi termasuk pelaksanaan



234

kebijakan yang digariskan serta

ketentuan formal yang dipergunakan.

Subsistem ini dipengaruhi oleh proses

pengambilan keputusan, sistem peng-

hargaan, hukuman dan lain-lain yang

memungkinkan terjadinya proses

manajerial dalam organisasi tersebut

(Indrawijaya, 1998). Tujuan berkaitan

dengan arah yang hendak ditempuh

organisasi, karena itu tujuan organisasi

harus direncanakan sebaik mungkin

dengan melibatkan anggota organisasi,

mulai dari perumusan sampai pada

pelaksanaan atau upaya pencapaiannya.

Struktur berkaitan dengan hubungan-

hubungan logis antara berbagai fungsi

dalam organisasi termasuk juga semua

kegiatan pembagian kerja ke dalam

satuan-satuannya dan koordinasi satuan

-satuan tersebut. Struktur organisasi

merupakan suatu kerangka yang

mewujudkan pola tetap dari hubungan-

hubungan di antara bidang-bidang kerja

maupun orang-orang yang menunjuk-

kan kedudukan, wewenang, dan

tanggung jawab masing-masing dalam

suatu sistem kerjasama. Mekanisme

tata kerja adalah sesuatu yang terdiri

atas bagian-bagian yang saling ber-

hubungan dan membentuk satuan

tersebut. Mekanisme dapat mengacu

pada barang, aturan, organisasi,

perilaku dan sebagainya. Mekanisme

tata kerja akan sangat bermanfaat bagi

organisasi dalam hal membantu dalam

koordinasi dan integrasi kerja, dan

membantu memonitor kerja organisasi,

sehingga dapat diketahui apakah suatu

kegiatan dapat berjalan baik atau

buruk. Unsur-unsur penting dalam

mekanisme tata kerja meliputi;

prosedur kebijakan, agenda, pertemuan

formal, aktivitas dan tersedianya sarana

atau alat yang mungkin ditemukan

untuk membantu orang-orang untuk

bekerjasama; dan penemuan, kreati-

vitas pegawai secara spontan untuk

memecahkan permasalahan dalam

bekerja (Atmoko, 2011).

Organisasi adalah jaringan tata

kerja sama kelompok orang-orang

secara teratur dan kontinue untuk

mencapai tujuan bersama yang telah

ditentukan dan didalamnya terdapat

tata cara bekerjasama dan hubungan

antara atasan dan bawahan. Organisasi

tidak hanya sekedar wadah tetapi juga

terdapat pembagian kewenangan, siapa

mengatur apa dan kepada siapa harus

bertanggung jawab. Organisasi dapat

dilihat dari dua sudut pandang yaitu

pandangan obyektif dan pandangan



235

subyektif. Dari sudut pandang obyektif,

organisasi berarti struktur, sedangkan

berdasarkan pada pandangan subyektif,

organisasi berarti proses. Kaum

obyektivis menekankan pada struktur,

perencanaan, kontrol, dan tujuan serta

menempatkan faktor-faktor utama ini

dalam suatu skema adaptasi organisasi,

sedangkan kaum subyektif mendefinisi

kan organisasi sebagai perilaku peng-

organisasian (organizing behaviour).

Organisasi sebagai sistem sosial,

mempunyai tujuan-tujuan kolektif ter-

tentu yang ingin dicapai. Ciri pokok

lainnya adalah adanya hubungan antar

pribadi yang terstruktur ke dalam pola

hubungan yang jelas dengan

pembagian fungsi yang jelas, sehingga

membentuk suatu sistem administrasi.

Hubungan yang terstruktur tersebut

bersifat otoritatif, dalam arti bahwa

masing-masing yang terlibat dalam

pola hubungan tersebut terikat pada

pembagian kewenangan formal dengan

aturan yang jelas. Fremont Kast dan

James Rosenzweig (2000) dalam

Atmoko (2011) mengatakan bahwa

organisasi merupakan suatu subsistem

dari lingkungan yang lebih luas dan

berorientasi tujuan (orang-orang

dengan tujuan), termasuk subsistem

teknik (orang-orang memahami

pengetahuan, teknik, peralatan dan

fasilitas), subsistem struktural (orang-

orang bekerja bersama pada aktivitas

yang bersatu padu), subsistem jiwa

sosial (orang-orang dalam hubungan

sosial), dan dikoordinasikan oleh sub

sistem manajemen (perencanaan dan

pengontrolan semua kegiatan). Kinerja

atau juga disebut performance dapat

didefinisikan sebagai pencapaian hasil

atau the degree of accomplishment.

Sementara itu, Atmosudirdjo (1997)

dalam Atmoko (2011) mengatakan

bahwa kinerja juga dapat berarti

prestasi kerja, prestasi penyelenggaraan

sesuatu. Faustino (1995) dalam

Atmoko (2011) memberi batasan

kinerja sebagai suatu cara mengukur

kontribusi-kontribusi dari individu-

individu anggota. Peter Jennergen

(1993) dalam Atmoko (2011) men-

definisikan kinerja organisasi adalah

tingkat yang menunjukkan seberapa

jauh pelaksanaan tugas dapat dijalan-

kan secara aktual dan misi organisasi

tercapai. Selanjutnya Pamungkas

(2000) dalam Atmoko (2011) menjelas-

kan bahwa kinerja adalah penampilan

cara-cara untuk menghasilkan suatu

hasil yang diperoleh dengan aktivitas



236

yang dicapai dengan suatu unjuk kerja.

Dengan demikian, kinerja adalah

konsep utama organisasi yang

menunjukkan seberapa jauh tingkat

kemampuan pelaksanaan tugas-tugas

organisasi dilakukan dalam rangka

pencapaian tujuan. Penilaian terhadap

kinerja dapat dijadikan sebagai ukuran

keberhasilan suatu organisasi dalam

kurun waktu tertentu. Penilaian

tersebut dapat juga dijadikan input bagi

perbaikan atau peningkatan kinerja

organisasi selanjutnya. Dalam institusi

pemerintah khususnya, penilaian

kinerja sangat berguna untuk menilai

kuantitas, kualitas, dan efisiensi

pelayanan, memotivasi para birokrat

pelaksana, melakukan penyesuaian

anggaran, mendorong pemerintah agar

lebih memperhatikan kebutuhan

masyarakat yang dilayani dan

menuntun perbaikan dalam pelayanan

publik. Penilaian terhadap kinerja dapat

dijadikan sebagai ukuran keberhasilan

suatu organisasi dalam kurun waktu

tertentu. Penilaian tersebut dapat juga

dijadikan input bagi perbaikan atau

peningkatan kinerja organisasi

selanjutnya. Dalam institusi pemerintah

khususnya, penilaian kinerja sangat

berguna untuk menilai kuantitas,

kualitas, dan efisiensi pelayanan,

memotivasi para birokrat pelaksana,

melakukan penyesuaian anggaran,

mendorong pemerintah agar lebih

memperhatikan kebutuhan masyarakat

yang dilayani dan menuntun perbaikan

dalam pelayanan publik. Weisbord

(1993) dalam Atmoko (2011)

mengemukakan 6 indikator pengukuran

kinerja organisasi publik, yang meliputi

tujuan, struktur, reward, mekanisme

tata kerja, tata hubungan dan

kepemimpinan. Lenvine (1996) dalam

Atmoko (2011) mengemukakan tiga

konsep yang dapat digunakan untuk

mengukur kinerja organisasi publik,

yakni:

1. Responsivitas (responsiveness):

menggambarkan kemampuan

organisasi publikdalam menjalankan

misi dan tujuannya terutama untuk

memenuhi kebutuhan masyarakat.

Penilaian responsivitas bersumber

pada data organisasi dan masya-

rakat, data organisasi dipakai untuk

mengidentifikasi jenis-jenis kegiatan

dan programorganisasi, sedangkan

data masyarakat pengguna jasa

diperlukan untuk mengidentifikasi

demand dan kebutuhan masyarakat.



237

2. Responsibilitas (responsibility):

pelaksanaan kegiatan organisasi

publik dilakukan sesuai dengan

prinsip-prinsip administrasi yang

benar atau sesuai dengan kebijakan

organisasi baik yang implisit atau

eksplisit. Responsibilitas dapat di

nilai dari analisis terhadap dokumen

dan laporan kegiatan organisasi.

Penilaian dilakukan dengan men-

cocokan pelaksanaan kegiatan dan

program organisasi dengan prosedur

administrasi dan ketentuan-keten-

tuan yang ada dalam organisasi.

3. Akuntabilitas (accountability):

menunjuk pada seberapa besar

kebijakan dan kegiatanorganisasi

publik tunduk pada para pejabat

politik yang dipilih oleh rakyat.

Data akuntabilitas dapat diperoleh

dari berbagai sumber, seperti

penilaian dari wakilrakyat, para

pejabat politis dan masyarakat.

Meskipun terdapat perbedaan

antara manajemen antara manajemen

kinerja sektor publik dan sektor swasta

tetapi pada dasarnya mereka memiliki

tugas manajemen yang sama yaitu

menetapkan sasaran, mengembangkan

prioritas dan strategi, penganggaran

dan pengelolaan sumber daya,

perencanaan implementasi, monitor

kemajuan dan menghitung penggunaan

sumber daya dan pencapaian sasaran.

Disamping tugas manajemen tersebut,

manajemen kinerja juga memilki

keterkaitan area yang luas yaitu

gelanggang politis, sistem perencanaan,

sistem keuangan, pelayanan sistem

operasi, manajemen sistem informasi,

sistem kepegawaian dan sistem legal.

Sedangkan informasi yang dihasilkan

dalam manajemen kinerja ditujukan

untuk pemangku kepentingan yang

terkait adalah:

1. Parlemen sebagai bahan pertim-

bangan.

2. Pelayanan dan negosiasi standar

pelayanan.

3. Masyarakat sebagai pertanggung-

jawaban umum.

4. Kementrian sebagai alokasi sumber

daya dan untuk pertanggungjawaban

5. Manajer organisasi sebagai bahan

perencanaan, membantu menentu-

kan skala prioritas dan alokasi

sumber daya untuk evaluasi dan

pertanggungjawaban.

6. Manajer program, lini dan regional

sebagai bahan ntuk perencanaan,



238

alokasi sumber daya, menetapkan

prioritas dan monitoring.

7. Auditor umum sebagai bahan untuk

pertanggungjawaban.

8. Departemen keuangan dan para

agen pusat sebagai bahan untuk

estimasi dan untuk monitoring.

9. Kompetitor dan industri strategis

sebagai bahan untuk analisa

persaingan dan untuk pertimbangan

hak kekayaan.

Desain Pekerjaan

Desain pekerjaan diawali dengan

analisis pekerjaan. Analisis pekerjaan

adalah memberikan uraian atas

pekerjaan itu sendiri. Individual yang

mengerjakan analisis pekerjaan meng-

umpulkan informasi tentang 3 aspek

yaitu isi pekerjaan, persyaratan kerja

dan konteks kerja. Isi pekerjaan dituju-

kan pada aktivitas yang dibutuhkan

oleh pekerjaan tergantung pada analisis

pekerjaan tertentu yang digunakan,

penjabaran ini dapat dalam ruang

lingkup yang luas dan sempit.

Persyaratan kerja adalah pendidikan,

pengalaman, lisensi, dan karakteristik

pribadi lain yang diharapkan dari

seorang individu bila mengerjakan isi

pekerjaan. Persyaratan pekerjaan

sebaiknya juga mengidentifikasikan

keterampilan, kemampuan, pengeta-

huan dan karakteristik personal lain

yang diperlukan untuk melakukan isi

pekerjaan dalam kondisi tertentu.

Konteks pekerjaan mencerminkan pada

faktor seperti permintaan fisik dan

kondisi pekerjaan. Derajat tanggung

gugat dan tanggung jawab dibutuhkan

dalam keadaan yang paling baik

sekalipun (Gibson, et. al., 1997).

Kegiatan pembinaan pegawai

terhadap fungsi pekerjaan dan usaha

untuk meningkatkan daya guna dan

hasil guna. Hubungan pekerjaan

dengan sumber daya manusia mampu

menjalankan proses kerjasama untuk

pencapaian tujuan. Pengembangan

organisasi didasarkan pada desain

pekerjaan merupakan suatu usaha

berencana yang digunakan untuk men-

capai daya guna dan hasilguna sumber

daya manusia. Lebih didorong lagi

kemajuan pengembangan pekerjaan

jika didukung oleh penciptaan suasana

atau iklim kerja yang dapat mendorong

para anggotanya mengembangkan

potensi mereka secara optimal.

Pengembangan teknologi. Per-

kembangan teknologi dan tuntutan



239

kemampuan organisasi menuntut setiap

organisasi untuk secara berencana dan

sistematik mengembangkan kemam-

puan para manajernya. Pengembangan

tersebut baik yang berhubungan dengan

kemampuan melaksanakan berbagai

fungsi manajerial untuk mengembang-

kan fungsi baru (Indrawijaya, 1998).

Standar Operasional Prosedur

(SOP)

SOP merupakan sebuah instruksi

yang tertulis untuk dijadikan pedoman

dalam menyelesaikan tugas rutin

dengan cara yang efektif dan efisien.

SOP disusun bertujuan untuk meng-

hindari terjadinya variasi atau penyim-

pangan dalam proses penyelesaian

kegiatan oleh setiap aparatur yang akan

mengganggu kinerja secara keselu-

ruhan. SOP harus berupa uraian yang

jelas dan rinci mengenai apa yang

harus dilakukan pegawai selama

melaksanakan tugas serta standar

pencapaian pada suatu unit kerja

(Setda, 2010).

Istilah SOP merupakan istilah

yang tidak asing lagi bagi sebagian

kalangan masyarakat. Istilah SOP

sering dipakai dikalangan birokrasi,

kalangan profesional, kalangan

industriawan dan pengusaha.

Terkadang penyebutan istilah SOP

pada masing-masing kalangan ter-

kadang berbeda-beda seperti protap

(prosedur tetap), SPO (standar prosedur

operasi), SBO (standar operasional

baku) dan lain-lain. Bila dirunut dari

istilahnya berasal dari kata bahasa

inggris yaitu standard operating

procedures.Istilah SOP merujuk pada

pengertian mengenai sebuah prosedur

operasi standar yang merupakan

serangkaian instruksi yang bersifat

membatasi prosedur operasi tanpa

kehilangan keefektivitasannya. Disisi

lain, SOP juga berfungsi sebagai

katalisator yang efektif bagi

pengendalian tingkat kinerja dan hasil

organisasi atau dengan kata lain bahwa

SOP merupakan suatu sisitem prosedur

operasi yang bertitik tolak pada

kualitas. Sebagai sistem yang bertitik

tolak pada kualitas, maka SOP berlaku

pada seluruh aspek kehidupan manusia

yang salah satunya adalah administrasi

perkantoran. Administrasi perkantoran

merupakan urusan yang tidak dapat

dilepaskan dari penyelenggraan urusan

publik maupun privat baik yang

diselenggarakan oleh pemerintah,



240

swasta maupun perseorangan. Dalam

hal ini, pengertian administrasi

perkantoran yang dimaksud adalah

administrasi perkantoran. Administrasi

perkantoran merupakan serangkaian

aktivitas merencanakan, nengorganisasi

kan, mengarahkan, dan mengendalikan

sampai menyelenggarakan perkantoran.

Dalam rangka peningkatan pelayanan

dan kinerja organisasipada umumnya

dan kinerja penyelenggaraan urusan

administrasi perkantoran pada khusus-

nya, maka administrasi perkantoran

memerlukan adanya suatu pedoman

pelaksanaan yang memberikan arahan

dan rambu-rambu yang dipergunakan

dalam pencapaian tujuan yang telah

ditentukan secara efektif dengan

didukung oleh peraturan yang berlaku.

Dalam praktek pelaskanaan pekerjaan

sehari-hari pada suatu organisasi pada

umunya dikenal 2 istilah terkait dengan

prosedur pelaksanaan pekerjaan yaitu

standar operasional prosedur dan

standar operasi panduan (SOG).

Persamaan kedua standar prosedur ini

yaitu sama-sama menetapkan hasil

akhir pekerjaan/tugas. Sedangkan per-

bedaannya adalah pada SOP secara

relatif tidak langsung menyatakan

tingkatan tugas yang tidak fleksibel

atau dengan kata lain dapat disama-

artikan dengan instruksi. SOP

mengharuskan pelaksana tugas

melaksanakan tugas secara ketat pada

masing-masing tahapan pelaksanaan

tugas. SOP diterapkan pada urusan

yang bersifat tidak darurat dan dapat

diprediksi. Sedangkan SOG secara

tidak langsung menyatakan adanya

kebebasan dalam pelaksanaan tugas

yang berarti bahwa pelaksana tugas

diberi kebebasan untuk menentukan

cara pelaksanaan tugasnya dan yang

terpenting adalah pencapaian hasil

seperti yang telah ditargetkan. SOG

diterpakan pada urusan yang bersifat

darurat dan sulit diprediksi. Selanjut-

nya terkait dengan pelaksanaan admi-

nistrasi perkantoran, SOP memiliki

karakter yang dapat mendukung

peningkatan kinerja administrasi per-

kantoran antara lain (Insani, 2009):

1. SOP dapat diartikan sebagai suatu

petunjuk organisatoris yang menetap

kan suatu tindakan baku. Hal ini

mengandung maksud bahwa dengan

adanya SOP maka segala tingkah

laku petugas/pekerja yang melaku-

kan tindakan terkait dengan

administrasi perkantoran memiliki

langkah-langkah yang sama.



241

Dengan demikian maka setiap

pekerjaan yang dilakukan menghasil

kan keluaran sementara maupun

keluaran akhir yang sama meskipun

terdapat perbedaan pelaksana

dengan pelanggan/konsumen yang

berbeda pula.

2. SOP berisi petunjuk yang menjelas-

kan cara yang diharpakan dan di-

perlukan oleh petugas/pekerja dalam

melakukan / menyelenggarakan

pekerjaan administrasi perkantoran.

Dengan demikian maka dengan

adanya SOP setiap pekerja/petugas

dilengkapi dengan petunjuk yang

berisi tahapan pelaksanaan

pekerjaan (petunjuk kerja) yang

memberikan pengawasan terhadap

proses dan hasil perkerjaan.

3. Secara menyeluruh, satuan SOP

akan menggambarkan secara detail

cara bagian organisasi bekerja. Hal

ini berarti bahwa dengan menge-

tahui ataupun menelaah keseluruhan

SOP administrasi perkantoran suatu

oeranisasi maka akan dapat meng-

gambarkan mekanisme kerja dalam

hal yang dilakukan oleh suatu

organisasi atau menggambarkan

proses administrasi perkantoran.

4. SOP tidak menggambarkan cara

melakukan pekerjaan, tetapi meng-

gambarkan peraturan organiasai

untuk melakukan pekerjaan. Ber-

dasarkan karakteristik ini maka SOP

tidak begitu rumit dan kompleks

karena SOP hanya menggambarkan

tahapan-tahapan pelaksanaan

pekerjaan bukan cara melakukan

pekerjaan yang berimplikasi ter-

hadap tingkat kerumitan dan

kompleksitas pengetahuan dan per-

syaratan yang diperlukan. Meski

pun demikian SOP mempersyarat-

kan setiap tahapan pelaksanaan

pekerjaan/tugas yang dilakukan

harus mendukung dengan peraturan

organisasi yang berlaku. Hal ini

dimaksudkan bahwa SOP tidak

hanya merupakan perintah untuk

melakukan suatu pekerjaaj dengan

hasil tertentu tetapi juga meliputi

pelindung bagi pekerja/petugas dari

tuntutan hukum apabila terjadi suatu

permasalahan terhadap proses mau

pun hasil pekerjaan.

Terkait dengan peningkatan

pelayanan dan kinerja organisasi dalam

adinistrasi perkantoran, maka SOP

memiliki arti penting sebagai berikut:



242

1. Pengembangan misi organisasi

secara umum dan misi administarasi

perkantoran secara khusus. Hal ini

berarti bahwa dengan adanya SOP

maka pengembangan misi organisasi

ataupun misi administrasi per-

kantoran mejadi lebih mudah karena

dengan adanya SOP akan tergambar

kan kaitan aktivitas satu dengan

yang lainnya sehingga pengem-

bangan kativitas yang satu akan

berimplikasi pada pengembangan

aktivitas yang kesemuanya ter-

isyaratkan dengan SOP yang telah

ada maupun SOP yang potensial

harus ada.

2. Pemantapan peraturan dan per-

syaratan yang harus mengatur

pekerjaan administrasi perkantoran.

SOP berisi aktivitas, aktor, keleng-

kapan, waktu, keluaran, dasar

hukum, persyaratan pelaksana, per-

lengkapan, pencatatan, peringatan

serta keterkaitan dengan pekerjaan

lain dari suatu pekerjaan adminstrasi

perkantoran. Hal ini berarti bahwa

dengan adanya SOP maka peraturan

dan persyaratan yang mengatur

pekerjaan administrasi kantor ter-

identifikasi dengan jelas sehingga

apabila terjadi penyimpangan dan

kesalahan dapat terdeteksi dengan

baik atau dengan kata lain bahwa

peraturan dan persyarakat yang

mengatur pekerjaan administrasi

perkantoran menjadi semakin

mantap.

3. Pengaturan kompleksitas peralatan

dan teknik pelaksanaan pekerjaan

administrasi perkantoran. Dalam

dokumen SOP tergambar secara

eksplisit dan jelas peralatan yang

diperlukan dan tahapan-tahapan

pelaksanaan pekerjaan administrasi

perkantoran. Dengan demikian,

maka penyiapan dan pengaturan

peralatan dapat dilakukan secara

lebih dini dan memungkinkan untuk

melakukan pengecekan sebelum

peralatan tersebut digunakan. Di

samping itu juga dapat dilakukan

pengaturan terhadap teknik

pelaksanaan pekerjaan sesuai

dengan sekuennya dari sejak mulai

sampai dengan akhir kegiatan

administrasi perkantoran.

4. Memantapkan koordinasi dan sistem

pelaporan dengan pihak yang terkait

dengan urusan administrasi per-

kantoran. Didalam dokumen SOP

terdapat informasi mengenai keter-

kaitan antara aktivitas yang di SOP



243

kan dengan aktivitas lainnya. Di

samping itu, dokumen SOP juga

tergambar hubungan antara satu

aktor pelaksana dengan satu aktor

pelaksana lainnya dan satu dokumen

sebagai keluaran kegiatan dan

sekaligus juga menjadi input bagi

kegiatan lainnya. Dengan demikian

maka dengan adanya dokumen SOP

maka dapat diketahui alur kegiatan,

hubungan antar aktor dan keter-

kaitan dokumen yang memudahkan

dalam koordinasi dan sistem

pelaporan yang pada akhirnya

memantapkan koordinasi dan sistem

pelaporan kegiatan administrasi

perkantoran.

Penerapan SOP dalam pelak-

sanaan pekerjaan administrasi per-

kantoran yaitu dapat penjelasan kinerja

yang diharapkan oleh pimpinan orga-

nisasi pada umumnya dan pimpinan

bagian administrasi perkantoran pada

khususnya. SOP menggambarkan dan

mendokumentasikan kinerja pekerja

dalam melaksanakan tugasnya

sehingga kinerja pegawai dapat

dimonitor oleh pimpinannya. Dengan

demikian maka pimpinan dapat mem-

berikan penghargaan dan hukuman

yang sesuai kepada pegawai untuk

selalu mempertahankan kinerja ber-

dasarkan hasil implementasi SOP.

Standarisasi aktivitas yang ada

diurusan administrasi perkantoran

diidentifikasikan dengan tindakan dan

peran yang disepakati baik dalam

standarisasi aktivitas, tindakan

koordinasi dan komunikasi dalam

urusan administrasi perkantoran.

Informasi yang ada dapat dijadikan

sebagai acuan pelatihan dikarenakan

memuat kerangka program pelatihan,

pertemuan dan diskusi. Jika terdapat

kesenjangan antara kompetensi yang

dipersyaratkan dalam SOP dengan

yang dimilki oleh pelaksanan SOP

tersebut, maka dapat diatasi dengan

program pelatihan peningkatan

kompetensi. Proses penelitian dan

pengembangan SOP mencakup

kesempatan para pimpinan administrasi

perkantoran untuk membandingkan

secara langsung pelaksanaan pekerjaan

dengan kondisi yang diharapkan

berdasarkan peraturan yang ada. Untuk

itu, dengan adanya dokumen SOP yang

berisi informasi mengenai kondisi,

pelaksana dan proses pelaksanaan

pekerjaan yang diharapkan dapat

dijadikan sebagai dasar penilaian



244

terhaap proses da hasil kerja pelaksana

urusan adminstrasi perkantoran yang

dapat dijadikan sebagai unpan balik

guna perbaikan kinerja organisasi pada

umumnya dan kinerja pelaskana/

pekerja pada khususnya. Keseluruhan

dokumen SOP berisi mengenai cara

suatu orgaisasi pada umunya dan

bagian administrasi perkantoran pada

khususnya melaksanakan kegiatan

yang terkait dengan tugas dan fungsi-

nya. Dengan mengetahui SOP maka

profil organisasi yang bersangkutan

dapat diketahui oleh pihak eksternal.

Jika pandangan terhadap keseluruhan

SOP baik, maka citra organiasi juga

akan baik. Dengan demikian maka SOP

dapat menjelaskan filosofi dan

rekomendasi praktis organisasi kepada

pihak luar organisasi. Pada penyusunan

SOP dipersingkat dengan diagram alur

(flowchart). Flowchart digambarkan

sebagai tahapan-tahapan dari pelak-

sanaan awal kegiatan sampai dengan

akhir kegiatan tersebut dilakukan.

Konsep peningkatan pelayanan

dan kinerja organisasi merujuk pada

konsep manajemen kinerja. Oleh sebab

itu sebelum memahami konsep

peningkatan pelayanan dan kinerja

organisasi sebaiknya dipahami terlebih

dahulu konsep manajemen kinerja.

Manajemen kinerja adalah penilaian

yang sistematis terhaap efektivitas dan

efisiensi pelayanan yang diberikan

kepada masyarakat. Berdasarkan

pengertian tersebut maka manajemen

kinerja dapat diterapkan pada sektor

publik maupun sektor swasta. Terdapat

5 perbedaan antara manajemen kinerja

pada sektor publik dan manajemen

kinerja pada sektor swasta yaitu:

1. Manajemen kinerja pada sektor

publik tunduk kepada pemerintah,

parlemen dan masyarakat pemilih.

Sedangkan pada manajemen kinerja

sektor swasta tidak tunduk pada

pemerintah, parlemen dan masya-

rakat pemilih tetapi mereka tunduk

pada pemegang saham.

2. Manajemen kinerja sektor publik

mempunyai tingkatan kekuasaan

yang tidak dimiliki sektor swasta,

artinya bahwa tingkatan yang

terdapat pada menajemen kinerja

sektor publik memilki tingkatan

kekuasaan yang banyak dan

kompleks tidak seperti yangterdapat

pada manajemen kinerja sektor

swasta yang lebih sederhana.

3. Dalam manajemen sektor publik

dalam proses pembuatan keputusan



245

didasarkan pada kelayakan dan

keadilan, membuat prosesn pengam-

bilan keputusan yang lebihrumit

sehingga lebih lambat dibanding

dengan sektor swasta. Bebeda

halnya dengan manajemen kinerja

pada sektor swasta yang menentu-

kan keputusan didasarkan pada

pertimbangan profit semata.

4. Tujuan target menajemen kinerja

sektor pubkik memilki cakupan

yang sangat luas dan tidak ada

ukuran yang sederhana seperti laba

yang dapat diberlakukan bagi para

agen sektor privat untukmengukur

kinerjanya.

5. Manajemen kinerja sektor publik

memiliki ukuran dan kompleksitas

yang menyebabkan kendali dan

koordinasi yang lebih sulit di-

bandingkan dengan manajemen

sektor privat yang cenderung lebih

sederhana dan relatif lebih mudah

dalam pengkoordinasiannya.

METODOLOGI PENELITIAN

Standar operasional prosedur

tidak saja bersifat internal tetapi juga

eksternal, karena SOP selain dapat

digunakan untuk mengukur kinerja

organisasi publik, juga dapat digunakan

untuk menilai kinerja organisasi publik

dimata masyarakat berupa responsi-

vitas, responsibilitas, dan akuntabilitas

kinerja instansi pemerintah. Dengan

demikian SOP merupakan pedoman

atau acuan untuk menilai pelaksanaan

kinerja instansi pemerintah berdasar-

kan indikator-indikator teknis, adminis-

tratif dan prosedural sesuai dengan tata

hubungan kerja dalam organisasi yang

bersangkutan. Hal-hal yang perlu

diperhatikan dalam penyusunan SOP

adalah:

1. Deskripsi pekerjaan

Dalam deskipsi pekerjaan ini

diuraikan secara singkat mengenai

maksud dan tujuan pekerjaan. Selain

itu dibutuhkan uraian pekerjaan

sebagai berikut:

a. Nomor standar operasional

prosedur

Nomor ini biasanya dibuat sesuai

dengan naskah dinas.

b. Dasar hukum

Dasar hukum merupakan dasar

yuridis yang berisi tentang tata

aturan baku dalam pembuatan

perizinan ini. Dasar hukum Diisi

dengan peraturan yang peraturan

yang mendasari mulai dari



246

tingkat paling tinggi sampai ke

tingkat paling rendah.

c. Keterkaitan

Keterkaitan merupakan penje-

lasan mengenai keterkaitan

prosedur yang distandarkan

dengan prosedur lain yang

distandarkan.

d. Peringatan

Peringatan merupakan penjelasan

mengenai kemungkinan-kemung-

kinan yang akan terjadi ketika

prosedur dilaksanakan atau tidak

dilaksanakan. Peringatan telah

memberikan indikasi berbagai

permasalahan yang mungkin

muncul dan berada diluar kendali

pelaksana ketika prosedur dilak-

sanakan dan berbagai dampak

yang ditimbulkan. Dalam hal ini

dijelaskan pula bagaimana

mengatasinya.

e. Kualfikasi pelaksana

Kualifikasi pelaksana merupakan

penjelasan mengenai kualifikasi

peagawai yang dibutuhkan dalam

melaksanakan perannya.

f. Peralatan/perlengkapan

Peralatan atau perlengkapan

merupakan penjelasan mengenai

daftar peralatan dan perlengkapan

yang dibutuhkan.

g. Pencatatan/pendaftaran

Pencatatan dan pendaftaran

merupakan penjelasan mengenai

berbagai hal yang perlu didata

dan dicatat oleh pegawai yang

berperan dalam pelaksanaan

prosedur yang telah distandarkan.

2. Pihak terkait

Dalam perizinan, terdapat beberapa

pihak yang terkait dalam menjalan-

kan aktivitas ini. Pihak terkait

tersebut yaitu:

a. Pemohon

b. Pelaksana/petugas

c. Penanggung jawab

Adapun langkah-langkah penyu-

sunan SOP sesuai dengan kriteria

peraturan perundangan yang berlaku

yaitu sebagai berikut:

1. Persiapan

a. Identifikasi apek yuridis

Identifikasi ini meliputi penelu-

suran peraturan perundangan

yang berlaku sebagai panduan

dalam penyusunan SOP.

b. Studi literatur

Selain berdasarkan panduan dari

peraturan perundangan yang



247

berlaku, maka diperlukan

literatur yang memadai untuk

lebih memperdalam kajian

standar operasional prosedur.

2. Identifikasi Perizinan

Identifikasi perizinan ini merupakan

tahap pengumpulan data baik primer

maupun sekunder. Adapun tahap

identifikasi perizinan ini yaitu:

a. Identifikasi fungsi pelayanan

Identifikasi fungsi pelayanan

yaitu menginventarisir jenis-jenis

perizinan yang dilimpahkan oleh

Bupati kepada Badan Penanaman

Modal dan Perizinan Terpadu.

Identifikasi ini terdiri dari:

1) Hubungan koordinasi antara

pihak internal dan eksternal

pemerintahan;

2) Jenis-jenis yang dikoordinasi-

kan;

3) Bagaimana bentuk operasional

koordinasi yang dilakukan

(dokumen, diskusi, pelaporan

dan lain-lain).

b. Identifikasi Teknis prosedural

perizinan

Setelah diketahui jenis pelayanan

yang dilimpahkan, maka selanjut-

nya menelusuri alur teknis

prosedural perizinan. Identifikasi

alur teknis perizinan ini meliputi:

1) Alur perizinan yang terperinci

baik secara administratif mau-

pun teknis verifikasi lapangan

2) Sumber daya yang dibutuhkan

(banyaknya pelaksana)

3) Identifikasi pihak yang ber-

wenang mensahkan penge-

luaran perizinan

4) Alat yang digunakan baik

untuk administrasi maupun

untuk teknik verifikasi di

lapangan

3. Penyusunan SOP

Setelah tahapan 1 dan 2 telah

dipenuhi, maka selanjutnya dilaku-

kan penyusunan standar operasi

prosedur sesuai dengan Peraturan

4. Pelaporan

Perizinan yang diberikan tentunya

harus ada pelaporan untuk dibuatkan

evaluasi secara terus menerus terkait

dengan jika terdapat permasalahan

yang terjadi. Bentuk pelaporan ini

terdapat kemungkinan bervariatif

tergantung dari tingkat kepentingan

perizinan tersebut. Sentral dari

dokumen pelaporan akhir ini yaitu

di Badan Penanaman Modal dan

Perizinan Terpadu.



248

PEMBAHASAN

Identifikasi Aktivitas Pelayanan

Perizinan

Salah satu yang menjadi dasar

terbitnya Permendagri Nomor 24

Tahun 2006 yaitu dalam rangka

mendorong pertumbuhan ekonomi

memlalui peningkatan ekonomi melalui

peningkatan investasi sesuai dengan

Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun

2006. Oleh karena itu, penyederhanaan

yang dilakukan melalui pelimpahan

kewenangan pelayanan perizinan yang

dilimpahkan kepada kepada Pelayanan

Perizinan Terpadu Satu Pintu (PPTSP)

setidaknya menckup terhadap izin-izin

yang terkait dengan investasi. Kriteria

penetapan perizinan ini dilakukan

dengan cara mengelompokan izin-izin

yang menjadi kewengangan Peme-

rintah Daerah. Kriteria yang dimaksud-

kan yaitu:

1. Bersifat umum

Bersifat umum artinya bahwa

pemrosesan perizinan harus dapat

dilakukan tanpa harus memerlukan

keahlian dan peralatan khusus, oleh

karena itu dapat langsung diproses.

2. Keahlian khusus

Keahlian khusus artinya, bahwa

pemrosesan perizinan memerlukan

keahlian tertentu. Perizinan yang

termasuk dalam kategori ini tetap

dapat dilimpahkan kepada PPTSP

tetapi diikuti dengan penempatan

tenaga ahli dari SKPD yang

bersangkutan dengan perizinan

tersebut.

3. Pertimbangan sektoral

Pertimbangan sektoral artinya,

bahwa dalam pemrosesan perizinan

kemungkinan melibatkan SKPD

teknis untuk memberikan rekomen-

dasi atau pertimbangan atas per-

mohonan izin. Untuk izin-izin yang

masuk dalam kategori ini, dapat

dilimpahkan ke PPTSP, akan tetapi

dalam pembahannya perlu dilakukan

koordinasi dengan SKPD teknis

terkait. Mekanisme koordinasi yaitu

dengan membentuk tim teknis yang

terdiri dari unsur-unsur SKPD teknis

dan dikoordinir oleh kepala PPTSP.

Tim teknis bekerja hanya jika

diperlukan oleh PPTSP.

4. Peralatan khusus

Peralatan khusus artinya bahwa

pemrosesan perizinan diperlukan

peralatan khusus laboratorium,



249

peralatan teknologi tinggi, peralatan

dengan spesifikasi khusus dan lain-

lain.Untuk perizinan ini dapat

diproses pada satu pintu dengan

diikuti pelimpahan peralatan, SDM

serta diperlukan koordinasi dengan

SKPD terkait.

Kelengkapan dalam penyusunan

SOP yang Perizinan Terpadu ini yaitu

dapat sebagai berikut:

1. Kegiatan yang dilakukan dalam

pelaksanaan Penerbitan Perizinan

pada PPTSP yaitu:

a. Informasi Pendaftaran

Informasi pendaftaran yaitu

bagian yang bertanggungjawab

menjelaskan segala informasi

yang mencakup perizinan pada

PPTSP. Setelah informasi didapat

kan oleh konsumen, selanjutnya

formulir pendaftaran diberikan

jika pemohon berminat untuk

mengajukan izin yang dimaksud.

Formulir pendaftaran tersebut

diisi dengan melengkapi per-

syaratan yang ditentukan.

b. Pendaftaran dan pemeriksaan

berkas administrasi.

Bagian pendaftaran yaitu bagian

yang menerima dan memeriksa

berka administrasi. Berkas admi-

nistrasi yaitu berupa formulir

pendaftaran, persyaratan non

teknis dan persyaratan teknis.

c. Pemeriksanaan berkas teknis.

Berkas yang disertakan pada

berkas administrasi salah satunya

yaitu berkas teknis. Berkas teknis

berupa penjelasan teknis baik

berupa gambar, proposal, rencana

biaya, dokumen pendukung dan

lain sebagainya.

d. Validasi teknis

Validasi teknis yaitu pemeriksaan

dokumen teknis yang disyaratkan

secara aktual di lokasi objek izin

yang diajukan. Validasi teknis

membandingkan antara dokumen

dengan kenyataan lapangan

e. Input dan proses data

Input dan proses data adalah

proses mendokumentasikan

berkas administrasi sebagai data

base. Pada proses ini dilakukan

juga perhitungan-perhitungan

yang mendukung sebagai dasar

dalam penentuan biaya retribusi.

Biaya retribusi dibebankan tidak

pada semua perizinan yang

dilimpahkan kepada PPTSP.



250

f. Penerbitan surat izin

Pembuatan surat izin, yaitu pen-

cetakan surat izin dan pencetakan

surat keputusan penolakan atau

penangguhan. Pencetakan surat

izin dan pembuatan surat kepu-

tusan penolakan atau penang-

guhan dilakukan sesuai dengan

keterangan dari tim teknis.

g. Pemeriksaan surat izin

Aktivitas pemeriksaan surat izin

yaitu pemeriksaan kembali surat

izin atau surat keputusan. Peme-

riksaan ini sebagai verifikasi

akhir dari surat yang diterbitkan.

Tujuan dari pemeriksaan ini

untuk peninjauan akhir sehingga

kesalahan baik dalam pencetakan

maupun ketidaksesuaian dengan

dokumen administrasi dapat

dihindarkan.

h. Penerbitan Surat Keterangan

Retribusi Daerah (SKRD)

SKRD diterbitkan berdasarkan

hasil perhitungan pada proses

pengolahan dokumen adminis-

trasi.

i. Pengesahan surat izin

Proses pengesahan surat izin

yaitu tahap legitimasi surat yang

diterbitkan. Pengesahan ditandai

dengan ditandatanganinya surat

keputusan oleh pejabat yang

berwenang. Pada surat keputusan

disertai dengan nomor surat.

Nomor surat dimaksudkan untuk

tertib administrasi dan peng-

arsipan.

j. Penyerahan surat keputusan

Penyerahan surat keputusan yaitu

penyerahan surat keputusan

kepada pemohon atas ditolak atau

ditangguhkannya surat izin yang

dimohon. Surat keputusan yang

diserahkan disertai dengan alasan

penolakan atau penangguhan.

k. Pembayaran surat izin

Pembayaran surat izin yaitu

pelunasan Surat Keterangan

Retribusi Daerah (SKRD) yang

telah diterbitkan.

l. Serah terima surat izin

Serah terima surat izin dilakukan

jika selesainya kewajiban pemo-

hon. Kewajiban tersebut berupa

pembayaran SKRD. Jika surat

izin yang dimohon tidak memerlu

kan SKRD, maka surat izin ter-

sebut dapat diserahkan langsung

dengan memeriksa identitas

penerima. Pada proses serah

terima didokumentasikan



251

identitas penerima dan penerima

menandatangani buku serah

terima.

2. Verifikasi Teknis

Verifikasi teknis merupakan bagian

dari SOP pengajuan perizinan di

PPTSP. Verifikasi teknis secara

khusus dilakukan dikarenakan

berkaitan dengan spesifikasi teknis

pada setiap SKPD. Secara umum

verifikasi teknis antara satu izin

dengan izin yang lainnya tidak

terdapat perbedaan. Perbedaan

terjadi pada syarat yang diajukan.

Aktivitas validasi teknis dilakukan

yaitu sebagai berikut:

a. Persiapan

Pada tahap persiapan ini dilaku-

kan, yaitu dengan meng-

inventarisir dokumen teknis yang

akan divalidasi.

b. Penyediaan perlengkapan lapa-

ngan

Pada aktivitas ini dilakukan

inventarisir dan penyediaan

peralatan yang diperlukan untuk

validasi teknis.

c. Konfirmasi survey

Konfirmasi survey yang di-

maksudkan, yaitu dengan meng-

hubungi pemohon terkait dengan

akan dilaksanakannya validasi

teknis.

d. Pelaksanaan survey lapangan

Pelaksanaan survey lapangan,

yaitu menelusuri secara fisik

persyaratan teknis yang dilampir-

kan. Maksud dari pelaksanaan

survey lapangan, yaitu untuk

membandingkan antara dokumen

yang dilampirkan dengan kondisi

lapangan.

Struktur SOP

Struktur SOP yang dimaksudkan

yaitu langkah-langkah yang dilakukan

dalam proses penerbitan surat izin.

Adapun langkah-langkah tersebut,

yaitu:

1. Informasi pendaftaran

Pemohon mencari informasi secara

mendetail segala hal tentang penga-

juan perizinan yang dimaksudkan.

Informasi didapatkan dari petugas

pada loket informasi. Pada tahapan

ini, pemohon diharapkan dapat

memahami secara lengkap tentang

perizinan yang dimaksuudkan. Jika

pemohon sudah cukup paham, maka

dapat meminta formulir pendaftaran

ke petugas informasi.



252

2. Pendaftaran dan pemeriksaan berkas

pendaftaran

Setelah pemohon mengisi formulir

pendaftaran dan melengkapi per-

syaratan, maka pemohon mendaftar-

kan diri dengan menyerahkan ke-

lengkapan tersebut kepada petugas

pendaftaran. Petugas pendaftaran

menerima berkas permohonan dan

memeriksa kelengkapannya. Setelah

berkas permohonan dinyatakan

lengkap, maka petugas membuat

surat keterangan penerimaan berkas

dan menyerahkan surat tersebut

kepada pemohon. Berkas pendaf-

taran yang sudah dinyatakan

lengkap, selanjutnya diberikan

kepada tim teknis untuk validasi.

Jika berkas dinyatakan tidak

lengkap, maka berkas tersebut

dikembalikan kepada pemohon

untuk dilengkapi.

3. Pemeriksanaan berkas teknis

Berkas permohonan yang dinyata-

kan lengkap oleh petugas pendaf-

taran belum tentu memenuhi per-

syaratan teknis. Berkas teknis ter-

sebut selanjutnya diperiksa

kelengkapan dan kesesuaian dengan

ketentuan yang berlaku. Jika berkas

persyaratan teknis tidak sesuai

dengan ketentuan yang berlaku,

maka tim teknis memberitahukan

penolakan beserta alasannya atas

berkas teknis yang ajukan.

4. Validasi lapangan (persyaratan

teknis)

Validasi lapangan dilakukan untuk

memeriksa kesesuaian berkas teknis

yang diajukan dengan kondisi

sebenarnya pada lokasi yang di-

mohon. Validasi lapangan dilakukan

setelah berkas teknis sesuai dengan

ketentuan. Tidak semua permo-

honan izin dilakukan validasi

lapangan. Jenis izin tersebut dapat

juga dinyatakan tidak perlu dilaku-

kan validasi lapangan jika ketentuan

yang berlaku mensyaratkan hal

tersebut. Jika validasi lapangan tidak

dilakukan, maka tim teknis meyerah

kan berkas pemohonan kepada

petugas input data. Jika diperlukan

validasi lapangan, maka tim teknis

melakukan validasi sesuai dengan

prosedur teknis validasi lapangan.

Setelah dilakukan validasi lapangan,

maka tim teknis membuat berita

acara validasi lapangan. Jika ter-

nyata persyaratan teknis tidak sesuai

dengan kondisi lapangan, maka

dibuatkan berita acara hasil validasi



253

lapangan disertai dengan keputusan

penolakan atau penangguhan izin

yang dimohon. Jika persyaratan

teknis sesuai dengan kondisi

lapangan, maka dibuat berita acara

hasil validasi lapangan disertai

dengan keputusan penerbitan izin

yang dimohon. Berita acara tersebut

diserahkan kepada petugas pem-

rosesan data.

5. Input dan proses data

Berkas permohonan izin diproses

jika disertai dengan berita acara

pemeriksaan atau validasi teknis

lapangan dari tim teknis. Sesuai

dengan keputusan dari tim teknis,

maka proses data dilakukan sesuai

dengan jenis izin yang dimohon.

Setelah proses data dilakukan, maka

pencetakan surat izin atau surat

keputusan penangguhan atau

penolakan yang dimohon dapat

dilakukan.

6. Pembuatan surat keputusan

Surat izin atau surat keputusan yang

dibuat, selanjutnya diserahkan

kepada tim teknis untuk mendapat-

kan pengesahan. Tim teknis meme-

riksa kesesuaian surat keputusan

tersebut dengan berita acara

pemeriksaan. Jika surat keputusan

tersebut dinyatakan sesuai atau

benar, maka surat keputusan

tersebut diparaf dan dikembalikan

ke petugas peprosesan data. Jika

data surat keputusan tersebut

dianggap tidak benar, maka surat

keputusan tersebut dikembalikan ke

petugas proses data disertai dengan

catatan ketidaksesuaian untuk

diperbaiki.

7. Penerbitan Surat Keterangan


Penerbitan SKRD dilakukan oleh

petugas proses data. SKRD

diterbitkan sesuai dengan ketentuan

jenis perizinan.Ketentuan tersebut

memuat tentang jenis perizinan yang

diharuskan membayar retribusi dan

besarnya retribusi yang dibebankan.

8. Pengesahan

Setelah surat izin diterbitkan,SKRD

dicetak atau surat keputusan dicetak

maka selanjutnya surat tersebut

diserahkan kepada pejabat yang

berwenang untuk disahkan. Sebagai

tertib administrasi, ketiga jenis surat

tersebut diberi nomor.

9. Serah terima surat izin atau

keputusan

Surat yang telah disahkan dan diberi

nomor administrasi, maka selanjut-



254

nya diserahkan kepada pemohon

sesuai dengan peruntukan. Surat izin

yang memerlukan SKRD ditahan

terlebih dahulu dan hanya diberikan

SKRD untuk pelunasan biaya

retribusi. Surat izin yang memerlu-

kan SKRD akan diberikan jika

pemohon telah melunasi biaya

retribusi dengan memberikan bukti

pembayaran yang sah, identitas

pemohon dan mengisi buku serah

terima surat. Surat izin yang tidak

memerlukan SKRD dan surat

keputusan dapat diberikan langsung

kepada pemohon dengan memper-

lihatkan identitas dan mengisi buku

serah terima surat.

10. Penolakan atau penangguhan surat

izin

Surat izin yang ditolak atau

ditangguhkan diberikan kepada

pemohon. Untuk mengeluarkan

surat izin yang ditolak atau

ditangguhkan, maka pemohon harus

melalui tahapan dari awal.

Flowchart SOP perizinan pada

PPTSP selengkapnya dapat dilihat pada

Gambar 1.

KESIMPULAN

Penyelenggaraan pemerintahan

daerah lebih diorientasikan kepada

peningkatan kinerja unit organisasi

dalam melaksanakan tugas pokok dan

fungsinya untuk leksanakan tugas

umum pemerintah dan pembangunan

serta memberikan pelayanan publik.

Oleh karena itu, perlu diatur SOP

sebagai sarana sistem pengendalian

manajemen dan penunjang tertib

Gambar 1: Flowchart Standar Operasional

Prosedur (SOP) Perizinan Terpadu



255

administrasi pemerintahan Kabupaten

Bandung Barat.Sedangkan prinsip-

prinsip penyusunan SOP adalah

kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan

efektivitas, keselarasan, keterukuran,

dinamis, berorientasi pada pengguna,

kepatuhan hukum, serta kepastian

hukum. Sedangkan penyusunan SOP

harus memperhatikan prinsip-prinsip

pelaksanaan SOP yaitu konsisten,

komitmen, perbaikan berkelanjutan,

mengikat, seluruh unsur memiliki

peran penting dan terdokumentasikan

dengan baik.

Penyusunan SOP melibatkan

berbagai SKPD karena perizinan yang

dilimpahkan kepada PPTSP. SOP yang

disusun dan dijadikan acuan dalam

pelaksanaan operasional permohonan

perizinan mencakup aktivitas adminis-

tratif. Sedangkan aktivitas teknis

diserahkan kepada masing-masing

SKPD. Secara struktural, tim teknis

perizinan di bawah koordinasi Kepala

Badan PPTSP.

Secara garis besar prosedur yang

ditempuh oleh pemohon dalam

pengajuan perizinan di PPTSP yaitu:

1. Pencarian informasi pendaftaran

2. Pendaftaran dan pemeriksanaan

berkas pendaftaran

3. Pemeriksaan persyaratan teknis

(dokumen)

4. Validasi lapangan (persyaratan

teknis)

5. Input dan proses data

6. Pembuatan surat keputusan

7. Penerbitan Surat Keterangan


8. Pengesahan

9. Serah terima surat izin atau

keputusan

DAFTAR PUSTAKA

Gibson, J.L., Ivancevich, J.M., dan

Donnelly, J.H., (1997): Organi-

sasi, Binarupa Aksara, 147-150.

Indrawijaya, A.I., (1998): Perubahan

dan Pengembangan Organisasi,

Sinar Baru Bandung, 21-24, 223,

227.

Insani, I. (2009): Konsep Standar

Operasional Prosedur, Bim-

bingan Teknis Penyusunan SOP,

Lembaga Administrasi Negara,

45.

Atmoko, T., (2011): Standar Opera-

sional Prosedur (SOP) dan Akun-

tabilitas Kinerja Instansi Peme-

rintah. Tersedia di kumpulan

makalah. com/tags/standar-opera-

sional-prosedur-sop-dan-akunta-

bilitas-kinerja. Html.

Permenpan Nomor Per/15/M.PAN-

/7/2008: Pedoman Umum

Reformasi Birokrasi.



256

MODEL STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PELAYANAN ...€¦ · MODEL STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR...

Documents

Transcript of MODEL STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PELAYANAN ...€¦ · MODEL STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR...