SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 1 Page 1

MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAANDefinisi Model : penyederhanaan dari suatu objek.Model mewakili sejumlah objek atau aktifitas yang disebut entitas.

JENIS-JENIS MODEL :1. Model Fisik ; penggambaran entitas dalam bentuk 3 dimensi, C/o :

maket pusat perbelanjaan, prototype mobil baru2. Model Naratif ; menggambarkan entitas secara lisan atau tulisan, C/o :

cerita, narasi3. Model Grafik ; menggambarkan entitas dengan sejumlah garis atau

symbol, C/o : flowchart, DFD4. Model matematika ; sebagian besar perhatian dalam pembuatan bisnis

(business modeling) saat ini tertuju pada model matematika. Keunggulannya, ketelitian dalam menjelaskan hubungan antara berbagai bagian dari suatu objek, C/o : formula & persamaan matematika

KEGUNAAN MODEL :1. Mempermudah Pengertian, suatu model pasti lebih sederhana dari

pada entitasnya. Entitas lebih mudah dimengerti jika elemen-elemennya dan hubungannya disajikan dalam cara yang sederhana.

2. Mempermudah Komunikasi, setelah problem solver mengerti entitasnya, pengertian itu sering pula dikomunikasikan pada orang lain.

3. Memperkirakan Masa Depan, ketelitian dalam menggambarkan entitas membuat model matematika dapat memberikan kemampuan yang tidak dapat disediakan model-model jenis lain.

Contoh entitas :Orang : pegawai, mhs, pasienTempat : kota, daerahBenda : buku, mesin, mobilAktivitas : penjualan, pembelianKonsep : mata kuliah, riwayat kesehatan

“MODEL SISTEM UMUM”

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 1 Page 2

1. Sistem Fisik, merupakan sistem terbuka, yang berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik.

Arus sumber daya fisik yang mengalir :1. Arus material.2. Arus personil.3. Arus mesin.4. Arus uang. Informasi Informasi

Sistem Fisik Perusahaan sebagai system yang terkendali2. Sistem Konseptual,

Sebagian sistem terbuka dapat mengendalikan operasinya sendiri, sebagian lagi tidak. Pengendalian ini dapat dicapai dengan menggunakan suatu lingkaran yang disebut “Lingkaran Umpan Balik” yang menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme pengendalian begitu pula sebaliknya.a. Sistem Lingkaran Terbuka.b. Sistem Lingkaran Tertutup.

Pengendalian Manajemen; pihak manajemen menerima informasi yang menggambarkan output sistem.

Sumber daya Input

Sumber daya Output

Proses Transformasi

Sumber daya Input

Sumber daya Output

Proses Transformasi

PengendalianManajemen

Umpan balikUmpan balik

Management

Proses Transformasi

Input Resource

s

OutputResource

s

Informasi Informasi

Manajemen

Proses Transformasi

Input Resource

s

OutputResource

s

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 1 Page 3

Pengolah Informasi; Perjalanan informasi tidak selalu dari sistem fisik kepada manajer. Para manajer memperoleh informasi dari sistem yang menghasilkan informasi dari data yang terkumpul.

DIMENSI – DIMENSI INFORMASISaat para manajer menentukan output yang harus disediakan para pengolah informasi, mereka mempertimbangkan 4 dimensi dasar informasi :1. Relevansi.2. Akurasi.3. Ketepatan waktu.4. Kelengkapan.Manajer adalah orang yang terbaik untuk menentukan dimensi-dimensi informasi yang ia perlukan. Jika perlu analis sistem dapat membantu manajer mendekati tugas ini secara logis.Manajer menggunakan standar untuk mengendalikan sistem fisik dengan kinerja actual.“Sistem konseptual yang mengendalikan sistem fisik terdiri dari 3 elemen penting : manajer, pengolah informasi dan standar”Standar dikombinasikan dengan output informasi dari pengolah informasi, memungkinkan manajer untuk melaksanakan “management by exception” (suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer terlibat dalam aktifitas hanya jika aktifitas itu menyimpang dari kinerja yang dapat diterima).Management by Exception memberikan 3 keuntungan dasar :1. Manajer tidak membuang waktu memantau aktifitas yang berlangsung

secara normal.

Management

Proses Transformasi

Input Resource

s

Output Resource

s

Informasi Informasi Information Processor

Data

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 1 Page 4

2. Karena lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan dapat menerima perhatian lebih menyeluruh.

3. Perhatian dipusatkan pada peluang-peluang, maupun pada hal-hal yang tidak berjalan semestinya.

Namun, terdapat pula sejumlah kendala yang harus diketahui :1. Beberapa kinerja bisnis tertentu tidak mudah ditentukan secara

kuantitas sehingga standar tidak dapat ditetapkan.2. Suatu sistem informasi yang memantau kinerja secara akurat sangat

diperlukan.3. Perhatian harus terus diarahkan pada standar untuk menjaga standar

pada tingkat yang tepat.4. Manajer tidak boleh menjadi pasif dan hanya menunggu batas kinerja

dilewati.Konsep manajemen yang serupa dengan Management by Exception disebut Critical Success Factor. CSF adalah salah satu kegiatan perusahaan yang berpengaruh kuat pada kemampuan perusahaan untuk mencapai tujuannya.

Standar kinerja digunakan untuk manajemen dan pengolah informasi

Keputusan Informasi

informasi Informasi

Data

Management

Proses Transformasi

Input Resource

s

Input Resource

s

Information Processor

Standards

Management

Proses Transformasi

Output Resource

s

Information Processor

Standards

Input Resource

s

Informasi dan Data

SD FISIKSD FISIK

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 1 Page 5

Perubahan-perubahan dibuat dalam sistem fisik melalui arus keputusan

Arus Keputusan, data diubah menjadi informasi oleh pengolah informasi, dan informasi diubah menjadi keputusan oleh manajer. Pengolah informasi dan manajer bekerja sama untuk mengubah data menjadi keputusan.

Model Sistem Umum Perusahaan

PENDEKATAN SISTEMManajer terlibat dalam pemecahan masalah untuk pengambilan keputusan yang efektif dan efisien.Sistem Konseptual adalah suatu sistem pemecahan masalah yang terdiri dari manajer, informasi dan standar. 2 elemen lain masuk dalam proses perubahan masalah menjadi solusi (solusi alternatif dan kendala).

TAHAPAN PEMECAHAN MASALAH DENGAN MENGGUNAKAN PENDEKATAN SISTEM1. Usaha Persiapan

Management

Proses Transformasi

Input Resource

s

Output Resource

s

Keputusan InformasiInformation Processor

Data

Standards

Data

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 1 Page 6

o Memandang perusahaan sebagai suatu sistem.o Mengenal sistem lingkungan.o Mengidentifikasi subsistem perusahaan.

2. Usaha Definisio Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem.

Tujuannya : mengidentifikasi tingkat sistem tempat persoalan berada.o Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu :

1. Mengevaluasi standar.2. Membandingkan output dengan standar.3. Mengevaluasi manajemen.4. Mengevaluasi pemroses informasi.5. Mengevaluasi input dan sumber daya input.6. Mengevaluasi proses.7.Mengevaluasi sumber daya output.

3. Usaha Persiapano Pertimbangan alternatif yang layak.o Mengevaluasi berbagai solusi alternatif.o Memilih solusi terbaik.o Menerapkan solusi.o Memastikan bahwa solusi tersebut efektif.

FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH3 Kategori manajer dalam merasakan masalah :1. Penghindar masalah (Problem Avoider), manajer mengambil

sikap positif dan menganggap semua baik-baik saja.ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi.

2. Mengumpulkan Informasi/Pencari masalah (Problem Seeker)) :a. Gaya teratur, mengikuti gaya management by exception dan

menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.

b. Gaya menerima, manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya/orang lain dalam organisasi.

3.Menggunakan informasi untuk memecahkan masalah/Pemecah masalah ( Problem solver) :

a. Gaya sistematik, manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan. Co. : pendekatan sistem.

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 1 Page 7

b. Gaya intuitif, manajer tidak menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.

Agar Manajer dapat melaksanakan pengendalian atas bagian yang menjadi tanggung jawabnya, ada 2 unsur yg harus diperhatikan yaitu :

1. Harus ada informasi yg menggambarkan apa saja yg sedang dicapai bagian tersebut.

2. Harus ada standar kinerja yg mencerminkan apa yg harus dicapai bagian tersebut.

Agar Manajer dapat mengendalikan system, memerlukan sesuatu yg lebih khusus daripada tujuan dan ini dicapai melalui standar.Standar adalah : ukuran kinerja yg dapat diterima, dinyatakan secara ideal dalam istilah-istilah spesifik.

Arus material : Bahan input diterima dari pemasok bahan mentah, suku cadang, dan komponen assembling. Bahan disimpan dalan tempat penyimpanan (inventarisasi bahan mentah) samapai bahan tsbt digunakan u/ proses transformasi. Kemudian dimasukkan ke aktivitas manufaktur (inventarisasi proses kerja). Pada akhit transformasi bahan mentah sekarang menjadi bentuk akhir, disimpan dpm tempat penyimpanan (inventarisasi produk akhir) kemudian dikirm ke pelanggan.

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 1 Page 8

Arus personil : Input personil berasal dr beberapa tempat dlm lingkungan. Perusahaan mendpt personel dari beberapa sumber u/ memenuhi kebutuhan yg beraneka ragam. Input personel biasanya diproses o/ bagian personalia kemudian ditempatkan dlm berbagai area fungsi. Dlm area tsbt personil mengalami proses transformasi baik scr langsung maupun tdk langsung. Beberapa diantaranya mungkin akan meninggalkan perusahaan setelah bergabung sebentar dan yg lain bias bertahan sampai berpuluh tahun.Bagian personalia juga memproses penghentian karyawan.

Arus Mesin : arus sumber fisik yg paling sederhana. Diperoleh dari pemasok yg menjalankan manufaktur dan mendistribusinya. Mesin biasanya berada dlm jangka waktu panjang. Dalam beberapa hal mesin bisa menjadi kuno atau tdk dpt digunakan lagi. Dalam kasus lain bisa ditukar dg model baru atau dijual pd perusahaan yg msh mengunakan.

Arus uang : Uang utamanya diperoleh dari pemilik yg menanamkan modal investasinya dan dari pelanggan yg memberi pendapatan dari penjualan perusahaan. Sumber lain lembaga keuangan yg memberi pinjaman dan suku bunga pd investasi dan dari pemerintah yg memebri pinjaman uang dan dana bantuan. Tanggung jawab pengontrolan uang berada pd bagian akunting. Bagian penerimaan mengumpulkan uang yg dimiliki perushaan