MM ITBK-MI-Inovasi Manajemen Pengetahuan Pada Perusahaan Konsultan Teknologi Informasi-noverino...

Tugas Kuliah MM 4383 Management of Innovation

Inovasi di Lingkungan Kerja

Inovasi Manajemen Pengetahuan

pada Perusahaan Konsultan

Teknologi Informasi

Karya Tulis oleh: Noverino Rifai

([email protected])

Coached by: Avanti Fontana

Institut Teknologi dan Bisnis Kalbe

Oktober 2011

Manajemen Pengetahuan pada Perusahaan Konsultan Teknologi Informasi

Halaman 2 dari 12

Daftar Isi

DAFTAR ISI ....................................................................................................................................................... 2

1 LATAR BELAKANG PENULISAN ................................................................................................................. 3

2 RANCANGAN PRODUK INOVASI .............................................................................................................. 5

3 TELAAN INISIATIF TERHADAP ILMU INOVASI ........................................................................................... 8

3.1 MENDEFINISIKAN INOVASI DAN MANAJEMEN INOVASI ...................................................................................... 8

3.2 STIMULATOR INOVASI ................................................................................................................................. 8

3.3 RANTAI NILAI INOVASI .............................................................................................................................. 10

3.3.1 Penggalian Ide ................................................................................................................................ 10

3.3.2 Pengembangan Ide ......................................................................................................................... 11

3.3.3 Penyebaran Ide ............................................................................................................................... 11

4 REFERENSI ............................................................................................................................................. 12


Halaman 3 dari 12

1 Latar Belakang Penulisan Perusahaan Konsultan Teknologi Informasi adalah perusahaan yang menyediakan jasa solusi di

bidang teknologi informasi. Seperti halnya perusahaan konsultan lainnya, seperti konsultan bisnis,

dan keuangan, komponen sumber daya yang paling berperan adalah sumber daya manusia.

Perusahaan jenis ini juga dikategorikan sebagai perusahaan knowledge intensive, yaitu perusahaan

yang sangat bergantung pada jumlah dan kualitas sumber daya pengetahuan yang dimiliki oleh

perusahan dan yang berada di dalam kepala karyawan perusahaan.

Aktivitas konsultansi, atau menyediakan solusi kepada suatu customer pada perusahaan ini dianggap

sebagai satu proyek yang memiliki identitas dan bisa dirujuk entitasnya. Proyek pada perusahaan ini

didefinisikan sebagai rangkaian kegiatan yang bertujuan memberikan solusi terhadap kebutuhan dan

masalah teknologi informasi pada perusahaan client berdasarkan spesifikasi kebutuhan dari client

dan biasanya memiliki batasan biaya dan waktu.

Perusahaan yang menjadi objek inovasi ini memiliki sejumlah portofolio produk dan solusi yang

ditawarkan. Portofolio produk dan solusi dibuat berdasarkan pengalaman proyek perusahaan dan

keberadaan sumber daya manusia--yaitu konsultan-- yang memiliki keahlian di bidang tersebut.

Meskipun perusahaan pernah menangani proyek mengenai produk tertentu di masa lalu, namun

tidak didukung dengan keberadaan konsultan, maka produk tersebut belum tentu dijadikan

portofolio perusahaan, karena jika ada kebutuhan dari client untuk memberikan solusi di bidang

produk tersebut, perusahaan belum tentu mampu memenuhi permintaan tersebut, dan itu bisa

menjadi image yang buruk bagi perusahaan di mata client.

Penulis sudah bekerja di perusahaan ini selama lebih dari 6 tahun, dan sudah terlibat pada banyak

proyek. Salah satu yang kadang menjadi ganjalan ketika terlibat di dalam proyek yaitu:

1. Proyek harus membuat suatu produk yang sebelumnya sudah pernah dibuat oleh orang lain

dalam proyek lain di masa lalu. Karena orang tersebut sudah pindah, maka terpaksa tim

proyek harus membuat ulang produk tersebut. Padahal, jika perusahaan memiliki

penyimpanan hasil pekerjaan untuk semua proyek yang sudah dan sedang dikerjakan, effort

seperti ini tidak perlu terjadi.

2. Suatu proyek dijalankan oleh sejumlah orang. Di tengah perjalanan, salah satu komputer PC

atau laptop tim proyek mengalami musibah kecolongan atau crash sehingga data hasil

pekerjaan dan yang sedang dikerjakan hilang. Ditambah lagi, data belum sempat di backup

ke tempat lain. Hilangnya data tersebut akan mempengaruhi jadwal penyelesaian proyek

dan dapat menurunkan motivasi anggota tim karena terhambat oleh kejadian tersebut.

3. Biasanya dalam satu waktu, ada lebih dari satu proyek yang berjalan. Terkadang, ada dua

atau lebih proyek yang sedang berjalan bersama membutuhkan konsultan yang sama karena

keahliannya tidak dimiliki oleh konsultan lain dan keahliannya tersebut sangat dibutuhkan

(bahkan kritikal) di kedua proyek tersebut. Minimal ada dua opsi yang biasa diambil oleh

perusahaan, yang pertama adalah konsultan tersebut terlibat di kedua proyek, jadi dilakukan

penjadwalan untuk berdada secara bergantian antara kedua proyek. Opsi kedua adalah

mengambil konsultan lain yang paling memiliki keahlian yang mendekati yang dibutuhkan

dan menugaskannya di salah satu proyek. Untuk pilihan pertama, biasanya hasil kerja


Halaman 4 dari 12

konsultan menjadi tidak maksimal karena fokusnya berada di dua buat proyek yang memiliki

constraint waktu dan kualitas. Jika perusahaan mengambil pilihan kedua, proyek yang

melibatkan konsultan yang tidak benar menguasai keahlian yang dibutuhkan akan beresiko

mengalami kegagalan.

4. Tenaga penjual biasanya dapat berasal dari latar belakang pengetahuan produk dan solusi

yang berbeda dengan portofolio perusahaan. Hal tersebut menyebabkan kinerja penjualan

tidak terlalu baik karena perusahaan tidak bisa terlalu mengharapkan seseorang yang tidak

menguasai suatu produk bisa menjual produk yang bersangkutan.

5. Seperti halnya konsultan, seorang sales juga memiliki sejumlah funnel atau jalur ke

perusahaan tertentu. Seringkali jika seorang sales keluar dari perusahaan, maka jalur

penjualannya juga ikut hilang. Ini menyebabkan hilangnya kesempatan bagi perusahaan

untuk bisa menjual produk dan solusi kepada client tersebut.

Hal-hal di atas merupakan beberapa dari permasalahan yang penulis kedepankan dalam karya tulis

ini. Jika diambil benang merah dari permasalahan-permasalahan tersebut, salah satu faktor yang

paling dominan yang menyebabkannya adalah karena perusahaan saat ini tidak memiliki mekanisme

untuk menghasilkan, menyimpan, menyebarkan pengetahuan. Jika diasumsikan bahwa perusahaan

memiliki sistem manajemen pengetahuan, permasalahan tadi bisa dijawab sebagai berikut:

1. Semua hasil pekerjaan suatu proyek disimpan oleh perusahaan, sehingga jika suatu saat ada

proyek lain yang disyaratkan untuk menghasilkan produk seperti yang sudah pernah dibuat,

maka tim proyek bisa mengambil produk tersebut dan cukup melakukan modifikasi sesuai

dengan kebutuhan spesifik proyek baru tersebut.

2. Sistem manajemen pengetahuan dapat mensyaratkan semua anggota tim proyek untuk

menyalin atau membackup hasil pekerjaannya pada repository terpusat. Efek kejadian

hilangnya laptop atau rusaknya laptop dapat diminimalisasi pada pekerjaan-pekerjaan yang

belum dibackup sejak terakhir kali dilakukan proses backup.

3. Salah satu fungsi manajemen pengetahuan adalah melakukan eksternalisasi, yaitu

mengubah pengetahuan tacit menjadi eksplisit. Pengetahuan yang sudah dieksplisitkan

dapat dipelajari oleh konsultan lain sehingga terjadilah proses transfer pengetahuan secara

langsung. Sistem manajemen pengetahuan juga memungkinkan diskusi secara langsung

antara konsultan ahli dengan konsultan lain yang membutuhkan ilmu spesifik tersebut.

Karena semua informasi dan pengetahuan tersimpan dan tertata dengan baik, maka jika ada

proyek yang membutuhkan spesifikasi konsultan tertentu, keberadaan konsultan tersebut

bisa digantikan oleh konsultan lain yang mendekati kemampuannya, ditambah dengan

dukungan pengetahuan eksplisit yang bisa dipelajari.

4. Tenaga penjual bisa belajar dari sumber daya pengetahuan yang tersimpan di dalam sistem.

Jika perusahaan melakukan penataan pengetahuan sedemikian sehingga karyawan bisa

belajar sesuai dengan level pemahamannya, maka sistem ini akan bermanfaat sekali dalam

menambah wawasan tenaga penjual sehingga dia bisa menjelaskan kepada client secara

lebih detil dan bisa meyakinkan client tanpa banyak ketergantungan dengan tim teknis.


Halaman 5 dari 12

5. Daftar kontak client dan funnel jika tersimpan dengan lengkap dapat ditindaklanjuti oleh

sales-sales lainnya di kemudian hari, meskipun sales yang membuat funnel tersebut sudah

tidak berada di perusahaan.

2 Rancangan Produk Inovasi Sistem manajemen pengetahuan yang akan diusulkan untuk dikembangkan di perusahaan konsultan

IT merupakan suatu sistem yang secara minimum dapat memenuhi kebutuhan penyimpanan

pengetahuan ke tingkat perusahaan. Jenis pengetahuan yang ingin disimpan terdiri dari:

1. Pengetahuan terstruktur, seperti dokumen-dokumen kontrak, tender, dokumen keuangan,

dan hasil pekerjaan yang diserahkan kepada client sebagai syarat selesainya suatu proyek.

2. Pengetahuan tidak terstruktur, yaitu berupa pengetahuan tacit yang berada dari dalam

pikiran seorang karyawan. Pengetahuan tacit apat berupa teknik membuat suatu produk,

algoritma penyelesaian suatu masalah, best-practice dalam suatu bidang solusi,

pengetahuan umum mengenai suatu produk dan solusi, pengetahuan mengenai situasi

persaingan pada suatu portofolio produk perusahaan, nilai kesempatan perusahaan dalam

memenangkan tender proyek, cara untuk mendekati seorang pelanggan, dan banyak lagi jika

ingin dibuat lebih detil. Contoh lain dari pengetahuan ini adalah sesi pelatihan dan

knowledge sharing yang dilakukan secara tatap muka, di luar materi pelatihan yang

terdokumentasi.

Sistem dan infrastruktur yang diperlukan dalam menyimpan kedua jenis pengetahuan tersebut

berbeda-beda. Hal itu karena pengetahuan terstruktur pada dasarnya sudah berupa sesuatu yang

bisa disimpan, disebarkan, dan bisa dipelajari oleh orang lain. Namun, pengetahuan tidak terstruktur

tidak berada pada suatu dokumen, namun berada pada diri setiap individu karyawan yang

memilikinya. Sayangnya belum ada alat yang bisa secara otomatis memindahkan pengetahuan

seseorang ke dalam bentuk tertulis. Karena itu, untuk bisa menyimpan pengetahuan tacit,

diperlukan tahapan lain untuk mengubahnya menjadi pengetahuan tertulis.

Sisitem dan infrastruktur untuk mengelola pengetahuan terstruktur:

1. Sistem manajemen dokumen. Sistem ini digunakan untuk menyimpan semua dokumen

tertulis yang dimiliki perusahaan. Jika hanya ada dokumen cetak, maka dokumen tersebut

harus di-scan dan disimpan ke dalam sistem ini. Sistem ini memungkinkan seseorang untuk

melakukan review terhadap suatu dokumen, memberikan komentar, memberikan rating

untuk memberi gambaran kepada orang lain mengenai nilai manfaat yang sudah

dikontribusikan oleh dokumen tersebut. Sistem ini harus bisa diakses dari internet, sehingga

jika seorang sales atau konsultan membutuhkan materi atau referensi pada suatu kontrak,

dia bisa segera membukanya tanpa perlu ke kantor terlebih dahulu atau menunggu kiriman

via email. Sistem ini sebaiknya memiliki mekanisme klasifikasi untuk mengelompokkan

dokumen ke dalam area tertentu, fungsi tertentu, ekspertise atau keahlian tertentu, dan

proyek tertentu. Suatu dokumen bisa dikelompokkan ke dalam lebih dari satu kategori.

Pengkategorian dokumen memerlukan perencanaan yang matang agar tidak terjadi

duplikasi dan sulitnya dalam mencari suatu dokumen secara hirarki.


Halaman 6 dari 12

2. Sistem versioning seperti Subversion. Sistem ini sangat populer di dunia pengembangan

perangkat lunak. Sistem ini biasanya digunakan pada proyek-proyek yang dikerjakan oleh

banyak orang dan dipecah menjadi modul-modul pekerjaan. Setiap hasil pekerjaan anggota

tim dikumpulkan ke dalam satu tempat. Sistem ini juga mempertahankan histori perubahan

suatu file. Jika seseorang secara tidak sengaja ataupun sengaja mengubah isi suatu program

yang menyebabkan aplikasi menjadi bermasalah, ketua tim bisa memutuskan untuk

mengembalikan status program ke versi lama yang stabil. Jika seseorang menghapus suatu

file, pada dasarnya file tersebut masih tersimpan di dalam sistem ini pada versi sebelumnya,

meskipun pada versi yang terbaru file tersebut sudah tidak nampak di dalam daftar. Sistem

ini harus bisa diakses dari internet karena tim proyek biasanya tersebar di berbagai tempat,

terutama di site, yaitu di tempat client. Kecepatan akses ke sistem ini juga menjadi perhatian

penting, karena anggota tim proyek secara rutin mengakses sistem ini, baik untuk

mengambil kode sumber yang sudah ada, melakukan update terhadap suatu file kode

sumber, dan menambahkan satu atau lebih file kode sumber. Jika suatu proyek sudah

selesai dikerjakan, seluruh hasil akhir kode sumber perlu dikompilasi, dibuat arsip, dan

dimasukkan ke dalam folder khusus yang berisi hasil akhir proyek. File arsip ini akan

direferensikan oleh item link di dalam sistem manajemen dokumen, sehingga keterkaitan

antara dokumen yang ada di dalam sistem manajemen dokumen dengan file kode sumber

yang berada di sistem versioning bisa dijaga.

3. Repositori aplikasi. Ini merupakan tempat menyimpan resource dan file-file aplikasi yang

dimiliki perusahaan. Seringkali perusahaan mendapatkan aplikasi trial dari vendor yang bisa

digunakan untuk latihan oleh karyawan perusahaan untuk mengeksplorasi lebih dalam

mengenai suatu aplikasi, namun aplikasi tersebut hilang karena CD rusak, hardisk rusak,

pegawai keluar, atau hilang begitu saja tanpa ada yang menyadari. Repositori aplikasi ini

perlu dibuat seperti sistem versioning, sehingga jika ada penghapusan terhadap suatu file

aplikasi, file tersebut bisa dikembalikan kembali untuk digunakan.

Sistem dan infrastruktur untuk mengelola pengetahuan tidak terstruktur:

1. email. Email sangat berperan sebagai bukti bukti legal dalam menjalankan aktivitas di

perusahaan. Perusahaan konsultan sebaiknya menjadikan email sebagai alat komunikasi

utama dalam melakukan korespondensi internal maupun korespondensi dengan pihak luar

perusahaan seperti pelanggan, pemasok, dan rekanan. Thread email harus tetap tersimpan

sebagai arsip perusahaan, dan seringkali suatu bukti legal bisa diperoleh dari email ketika

pegawai yang memiliki akun email tersebut sudah keluar dari perusahaan. Email yang terkait

dengan suatu aktivitas proyek atau funnel penjualan adalah salah satu sumber pengetahuan

berharga bagi anggota tim pada periode selanjutnya, yang mungkin belum pernah bertemu

dengan mantan karyawan, atau saat ini mendapat amanat menggantikan posisi mantan

karyawan tersebut. Bahkan, kalaupun karyawan yang bersangkutan belum keluar dari

perusahaan, histori email akan sangat bermanfaat bagi kedua belah pihak karena pihak yang

membutuhkan informasi tidak perlu terlalu sering berinteraksi langsung karyawan yang

digantikannya hanya untuk menggali informasi yang sebenarnya sudah ada di dalam email.

2. Forum diskusi internal. Seperti halnya forum-forum diskusi publik yang bisa diakses secara

bebas di internet, forum diskusi perusahaan merupakan sistem yang sangat bermanfaat


Halaman 7 dari 12

dalam pertukaran pengetahuan, dari tacit menjadi eksplisit lalu menjadi tacit kembali.

Forum diskusi ini dijadikan ajang untuk mencari ilmu dan mensharing ilmu dengan karyawan

lainnya. Isi dari forum harus selalu bisa diakses di masa depan, dan ada mekanisme

pencarian dengan metode pencarian sederhana maupun dengan metode pencarian yang

canggih seperti google.

3. Chatting. Seperti halnya forum, chatting merupakan sarana yang sederhana untuk

pertukaran pengetahuan. Saat ini, banyak perusahaan yang menyediakan fitur chatting.

Namun, sayangnya, perusahaan tidak memiliki dokumentasi mengenai apa yang dibicarakan,

terutama yang terkait dengan pekerjaan dan pengetahuan perusahaan. Dengan adanya

sistem ini, perusahaan bisa mengarahkan karyawan untuk mendiskusikan hal-hal yang

terkait dengan pekerjaan dengan menggunakan sistem chatting ini, namun untuk hal-hal

yang bersifat pribadi bisa menggunakan aplikasi chatting yang disediakan oleh pihak ketiga

seperti google, yahoo, msn.

4. Wiki perusahaan. Wiki merupakan ensiklopedia ilmu pengetahuan. Media ini bisa digunakan

untuk berisi penjelasan mengenai dasar suatu keilmuan, pengaplikasian suatu teori, best-

practice, tips dan trik, cerita mengenai kesuksesan perusahaan, sejarah suatu kebijakan,

penjelasan mengenai suatu proyek, dan lain sebagainya. Sistem wiki ini memiliki fitur seperti

halnya wikipedia.org yang berisi banyak pengetahuan.

5. E-learning. Sistem e-learning merupakan sistem ujung yang diharapkan dimiliki oleh

perusahaan yang memiliki basis data pengetahuan yang banyak. E-learning dapat berisi

materi pembelajaran suatu keahlian, rekaman sharing-session yang dilakukan di masa lalu

agar dapat ditonton oleh karyawan lain, materi persiapan untuk mengambil sertifikasi, dan

lain-lain. Materi pembelajaran dapat bersifat rekaman maupun live, yang biasanya saat ini

dibuat dalam bentuk webcast yang bisa diakses melalui internet. Sistem e-learning ini

sebaiknya memiliki mekanisme penilaian perkembangan seorang karyawan, gap antara

spesifikasi pekerjaan dengan kemampuannya, dan usulan rencana pelatihan dan

pembelajaran yang harus diikuti oleh karyawan yang bersangkutan.

Di samping sarana dan infrastruktur, beberapa hal lain yang harus dipikirkan agar pengembangan

sistem manajemen pengetahuan akan bermanfaat secara maksimal yaitu:

1. Struktur imbal jasa atau insentif bagi karyawan yang banyak berkontribusi ke dalam sistem

ini. Tujuannya adalah memberi motivasi kepada karyawan agar mau meluangkan waktunya

untuk berkontribusi pada sistem ini dan berbagi ilmu dengan karyawan lain.

2. Membangun budaya untuk berbagi pengetahuan sehingga kebiasaan ini menyatu dengan

aktivitas reguler karyawan.

3. Membentuk tim yang bertanggung jawab mengelola pengetahuan yang masuk, melakukan

klasifikasi, mengumpulkan pengetahuan yang tersebar di dalam PC atau laptop karyawan,

dan memastikan adanya dokumen dan pengetahuan yang semestinya ada.


Halaman 8 dari 12

3 Telaan Inisiatif terhadap Ilmu Inovasi

3.1 Mendefinisikan Inovasi dan Manajemen Inovasi

Inovasi didefinisikan sebagai keberhasilan ekonomi dan sosialberkat adanya pengenalan cara baru

atau kombinasi baru dari cara-cara lama dalam mentransformasi input menjadi output (teknologi)

yang menghasilkan perubahan besar atau drastis dalam perbandingan antara nilai guna yang

dipersepsikan oleh konsumen atas manfaat suatu produk (barang dan/atau jasa) dan harga yang

ditetapkan oleh produsen. Inovasi yang berhasil adalah yang dapat menciptakan nilai lebih besar

untuk konsumen.

Berdasarkan definisi-definisi inovasi yang ada di buku AF halaman 19, inisiatif pengembangan MP

masuk ke dalam kategori "mengadopsi sesuatu yang baru yang sudah dicoba secara sukses di tempat

lain". Hal ini dikarenakan sistem MP bukanlah hal baru, sudah banyak perusahaan maupun

organisasi yang menerapkan sistem ini. Karena itu, yang dilakukan perusahaan saat ini adalah

mengadopsi sistem MP.

Definisi inovasi yang dapat dihubungkan dengan inovasi ini adalah "melakukan perubahan", yaitu

membuat perubahan-perubahan yang memungkinkan perbaikan berkelanjutan. Sistem MP

melakukan perubahan sebagai berikut:

1. Secara organisasi ada unit atau tim baru di dalam struktur organisasi, yaitu tim MP.

2. Tim ini secara internal menerapkan struktur tim organik, yang berbeda dengan struktur yang

berlaku saat ini. Penerapan struktur organik bisa dikatakan prototipe atau ujicoba, jika

memang cocok, akan diterapkan di semua area di dalam perusahaan.

3. Budaya perusahaan perlu diubah untuk mengintegrasikan budaya berbagi pengetahuan

antara karyawan perusahaan.

Berdasarkan skenario penciptaan nilai, pengembangan sistem manajemen pengetahuan ini masuk

ke dalam skenario ke-4, yaitu CPV dan Price keduanya mengalami peningkatan. Namun peningkatan

CPV jauh lebih tinggi dibandingkan dengan peningkatan Price, sehingga hasil akhirnya (CPV/P > 1).

CPV menjadi lebih meningkat karena dengan adanya sistem MP, perusahaan memiliki aset

pengetahuan di tingkat corporate, yang sebelumnya tidak ada karena pengetahuan ada di tingkat

individu. Dengan adanya aset intangible tersebut, pemilik perusahaan bisa memasukkan komponen

nilai aset tersebut ke dalam penilaian aset perusahaan secara keseluruhan.

Dengan adanya sistem MP, setiap karyawan akan mendapatkan lebih banyak ilmu yang terkait

dengan kompetensi perusahaan. Hal itu akan meningkatkan kepuasan karyawan dan bisa

menurunkan tingkat turnover karyawan. Hal ini menguntungkan perusahaan karena resiko

kehilangan pengetahuan semakin kecil.

3.2 Stimulator Inovasi

Objek pembahasan mengenai stimulator inovasi adalah tim manajemen pengetahuan, yaitu tim yang

bertanggung jawab dalam melakukan eksplorasi, pengumpulan ide, pengembangan sistem, dan

pelaksanaan sistem manajemen pengetahuan.


Halaman 9 dari 12

Untuk membangun iklim inovasi di dalam tim MP, maka tim ini perlu memiliki karakteristik sebagai

berikut:

1. Struktur organisasi internal tim MP menerapkan struktur organik. Struktur ini sangat cocok

untuk unit yang menekankan pada tingkat inovasi yang tinggi karena bertanggung jawab

pada pengembangan sistem yang belum ada di perusahaan, dan bersifat strategis bagi

perusahaan. Karakteristik struktur organik yaitu:

a. Kerja tim lintas fungsi. Artinya, anggota tim MP tidak boleh terpaku pada area

pekerjaan pokoknya saja, namun harus memiliki peran pendukung terhadap anggota

lainnya yang diberikan tanggung jawab lain. Hal ini akan membangun suasana

keakraban, rilex, dan tolong menolong. Dengan demikian, setiap orang akan sedikit

banyak memikirkan kesuksesan pekerjaan temannya di samping kesuksesan

pekerjaan dirinya. Dengan demikian, setiap karyawan akan memiliki wawasan yang

luas mengenai setiap aspek aktivitas di dalam tim MP, dan pada saatnya dapat

menghadirkan ide-ide inovatif untuk kepentingan tim secara khusus dan perusahaan

secara lebih luasnya.

b. Arus informasi bebas mengalir. Semua anggota tim memiliki kesempatan yang sama

dalam mendapatkan informasi dari anggota tim lainnya. Keadaan ini dapat dianggap

sebagai prototipe budaya berbagi pengetahuan yang menjadi tujuan dari

pengembangan sistem MP. Dengan merasakan lingkungan yang saling bertukar

informasi, anggota tim diharapkan dapat mensosialisasikan manfaat dari MP yang

dianalogikan dengan keadaan internal tim MP. Semakin banyak informasi yang

dimiliki oleh anggota tim, semakin besar kemungkinan anggota tim MP

menghasilkan ide-ide inovasi dalam kaitannya dengan pengembangan sistem MP di

perusahaan.

c. Rentang kendali luas. Tim MP tidak perlu memiliki banyak pemimpin, satu pemimpin

utama saja cukup. Setiap anggota akan bekerja berdasarkan matriks tugas. Suatu

tugas akan memiliki satu PIC (Person In Charge) yang bertanggung jawab

menyelesaikan tugas sesuai dengan spesifikasi. Saat menjadi PIC, anggota tim

memiliki wewenang yang lebih besar dibandingkan dengan rekannya yang bukan

PIC. Namun, ketika ia terlibat pada task-force lain bukan sebagai PIC, dia harus

mengikuti instruksi anggota tim lain yang bertindak sebagai PIC.

d. Tingkat formalisasi rendah. Anggota tim dituntut untuk fokus pada pencapaian

target tim. Segala masukan, saran, dan kritik bisa dikemukakan langsung tentunya

dengan etika yang baik. Seorang PIC harus siap untuk di kritik, dan seorang anggota

harus berani mengkritik PIC jika ada hal yang dianggap tidak sesuai dan bisa

mengakibatkan suatu tujuan tidak tercapai.

e. Desentralisasi dalam pengambilan keputusan. Anggota tim yang bertindak sebagai

PIC memiliki wewenang mengambil suatu keputusan, tidak harus diputuskan oleh

ketua tim MP, kecuali untuk kondisi-kondisi tertentu yang kritikal, atau yang

membutuhkan otorisasi manajemen puncak atau pemilik perusahaan.


Halaman 10 dari 12

2. Ketua tim MP harus mengkondisikan situasi di dalam tim MP agar dapat menjaga dan

memelihara inovasi. Faktor-faktor budaya yang harus diterapkan antara lain adanya

kesiapan menerima situasi dan kondisi yang ambigu, memiliki keterbukaan terhadap hal-hal

yang belum kita ketahui, dan berfokus pada perspektif sistem terbuka.

3. Setiap anggota tim MP harus dibekali dengan coaching skills. Hal ini penting karena setiap

anggota nantinya dapat bertindak sebagai PIC suatu tugas, yang mungkin dia akan

memimping dua , tiga, atau lebih orang.

4. Penerapan sistem imbal jasa yang transparan, adil, dan terukur. Hal ini penting untuk

menjaga motivasi anggota tim agar memperhatikan target pencapaian.

3.3 Rantai Nilai Inovasi

Rantai nilai inovasi merupakan rangkaian proses sekuensial dan berkaitan secara proporsional yang

menunjang proses penciptaan nilai. Rantai nilai inovasi dapat dibagi ke dalam tiga aktivitas, yaitu

penggalian ide, pengembangan ide, dan penyebaran ide.

3.3.1 Penggalian Ide

Manajemen pengetahuan merupakan sistem yang akan digunakan oleh semua karyawan, lintas unit

dan divisi, bahkan jika dikembangkan lebih lanjut, sistem ini bisa digunakan oleh pihak luar seperti

rekanan, pemasok, dan pelanggan.

Beragamnya konsumen dari sistem ini mengindikasikan bahwa dalam tahap analisis dan

perancangan, tim manajemen pengetahuan harus menggali ide dari banyak pihak. Yang cukup

mencolok misalkan kebutuhan pengetahuan tim sales berbeda dengan kebutuhan pengetahuan

konsultan. Jika yang pertama lebih menekankan pada pengelolaan funnel dan kontak client,

konsultan lebih membutuhkan direktori pengetahuan teknis dan praktis dan akses terhadap solusi

yang pernah diberikan oleh perusahaan.

Sumber penggalian ide antara lain:

1. Karyawan internal organisasi. Mereka adalah konsumen utama sistem ini. Tim MP perlu

mencari permasalah yang dihadapi oleh karyawan yang disebabkan karena tidak adanya

sistem MP dan menerima segala jenis masukan baik fitur, prosedur, produk yang terkait

dengan sistem MP ini. Tim MP perlu berdiskusi banyak dengan konsultan internal yang

mendalami sistem manajemen pengetahuan yang sudah pernah mengimplementasikan

sistem ini di perusahaan client.

2. Kompetitor, yaitu perusahaan lain yang sudah memiliki sistem MP. Misalnya adalah

Accenture, perusahaan multinasional kelas dunia ini sudah lama menerapkan MP, mulai dari

penggunaan IBM Lotus Notes, hingga saat ini dimigrasikan ke sistem terpusat menggunakan

portal pengetahuan berbasis web. Arsitektur, produk, dan fitur yang bisa didapat dari

internet atau dari wawancara dengan karyawan Accenture dapat menjadi referensi dan

rujukan best-practice.

3. Pelanggan. Perusahaan memiliki pelanggan-pelanggan besar yang memiliki dukungan dana

besar. Sebagian dari perusahaan tersebut mungkin sudah mengimplementasikan sistem MP.

Perusahaan bisa menggali seperti apa MP diterapkan.


Halaman 11 dari 12

4. Organisasi lain. Tim MP bisa melakukan eksplorasi di internet untuk mendapatkan best-

practice dalam penerapan MP. Tim juga bisa mencontoh arsitektur yang sudah diterapkan

oleh perusahaan-perusahaan lain, terutama yang sejenis yang bergerak di bidang konsultan

teknologi informasi.

Pada tahap penggalian ide ini, tim MP harus mencatat semua masukan dan hasil eksplorasi yang di

peroleh.

3.3.2 Pengembangan Ide

Proses pengembangan ide terdiri dari dua tahap, yaitu:

1. Seleksi ide. Pada tahapan ini juga dilakukan kegiatan pendanaan, yaitu menentukan

anggaran perusahaan untuk mengimplementasikan dan menjalankan sistem MP. Ide-ide

yang dikumpulkan dari tahap penggalian ide diseleksi pada tahap ini. Tim MP harus

menentukan kriteria-kriteria yang digunakan untuk menentukan apakah suatu ide bisa

diterima atau tidak, atau apakah suatu ide belum bisa diterima saat ini, namun ada

kemungkinan diterima di tahap pengembangan berikutnya jika suatu kondisi terpenuhi.

Pihak yang terlibat dalam tahap seleksi ide yaitu:

a. Tim MP sebagai penanggungjawab dan pelaksana.

b. Manajer operasional sebagai promotor.

c. Manajemen puncak sebagai pihak yang berkepentingan secara strategis.

d. Pemilik perusahaan sebagai pihak yang sangat berkepentingan terhadap

pengembangan perusahaan dan pengembalian investasi dari inisiatif MP ini.

2. Pengembangan produk. Sistem manajemen pengetahuan merupakan sistem yang terdiri dari

infrastruktur TI, aplikasi MP, prosedur perusahaan yang terintegrasi pengetahuan, dan tim

governance dalam eksekusi pelaksanaannya nanti. Kegiatan pengembangan akan merujuk

pada visi dan misi perusahaan, dan berdasarkan ide-ide yang sudah diseleksi. Proses

pengembangan produk harus mempertimbangkan standar minimum kualitas, batas

maksimum waktu, dan batas maksimum biaya. Dalam mengembangkan suatu sistem yang

strategis seperti MP, tim MP harus mempertimbangkan untuk melakukan uji prototipe

secara berkala kepada calon pengguna. Kegiatan pengujian yang dilakukan sedini mungkin

akan menghindari dari pekerjaan ulang jika suatu permasalahan baru ditemukan di tahap

akhir pengerjaan.

3.3.3 Penyebaran Ide

Target konsumen sistem MP pada tahap awal pengembangan adalah karyawan internal perusahaan,

terdiri dari:

1. Pemilik perusahaan. Pemilik perusahaan akan melihat sistem MP sebagai aset intangible

perusahaan dan dapat dikonversi ke dalam nilai perusahaan secara ekonomi. Tim MP harus

mensosialisasikan kepada pemilik perusahaan mengenai nilai strategis sistem ini, dan

bagaimana agar pemilik perusahaan mau memberikan kontribusi pengetahuan ke dalam

sistem ini sebagai contoh agar sistem ini digunakan secara aktif oleh manajemen dan


Halaman 12 dari 12

karyawan. Kegiatan sosialisasi kepada pemilik dapat dilakukan pada sesi pertemuan rutin

mingguan antara pemilik dan manajemen puncak. Tim MP dapat menekankan pada

pencapaian, permasalahan yang dihadapi, dan alternatif solusi yang bisa dilakukan.

2. Manajemen puncak. Sosialisasi kepada manajemen puncak dapat dilakukan bersama-sama

dengan sosialisasi kepada pemilik perusahaan pada saat pertemuan rutin mingguan. Di

samping itu, tim MP bisa melakukan koordinasi ad-hoc di kantor pusat atau lewat media

komunikasi lain dalam menjalankan misi pengumpulan pengetahuan. Tim MP juga perlu

mengupdate atau membuat mekanisme push update informasi kepada manajemen

mengenai kondisi aset pengetahuan saat ini dibandingkan dengan target yang dicanangkan

sebelum pelaksanaan sistem MP ini.

3. Karyawan dan konsultan. Sosialisasi penggunaan MP kepada karyawan dan konsultan adalah

salah satu tantangan terbesar dalam fase ini. Hal itu dikarenakan rasio jumlah karyawan dan

konsultan adalah yang paling banyak, dan keberadaannya tersebar di banyak tempat,

tergantung pada lokasi client. Teknik sosialisasi yang bisa diterapkan untuk mereka adalah:

a. Roadshow keliling secara bergantian ke setiap tim proyek, menjelaskan fitur-fitur

MP, cara menggunakan MP, skema insentif, manfaat yang bisa dirasakan oleh

karyawan dan client.

b. Membuat kompetisi kecil contohnya untuk memilik kontributor terbaik atau

kontributor terfavorit.

c. Mengirimkan email regular kesemua karyawan mengenai perkembangan aset

pengetahuan perusahaan. Email ini juga berisi item pengetahuan apa yang

seharusnya sudah dimasukkan ke dalam sistem namun belum juga dimasukkan oleh

karyawan yang memilikinya.

Tim MP perlu melakukan review secara berkala mengenai efektifitas kegiatan sosialisasi.

Jika belum efektif, tim MP perlu merumuskan cara lain, dan bisa juga dengan lebih

mengintensifkan kegiatan sosialisasi.

4 Referensi Avanti Fontana. Innovate we can!: manajemen inovasi dan penciptaan nilai individu, organisasi,

masyarakat. 2011. Cipta Inovasi Sejahtera.

MM ITBK-MI-Inovasi Manajemen Pengetahuan Pada Perusahaan Konsultan Teknologi Informasi-noverino...

Business

Transcript of MM ITBK-MI-Inovasi Manajemen Pengetahuan Pada Perusahaan Konsultan Teknologi Informasi-noverino...