MENYUSUNPRESENTASI BISNISYANG EFEKTIFSemarang, 24 Maret 2010

Coba perhatikangambar berikut ini …

PricewaterhouseCoopers

Perhatikan foto disamping …

PricewaterhouseCoopers

Jika anda ingin menunjukkan kesan “cuaca yang sangat buruk”,mana foto yang paling mewakili?

PricewaterhouseCoopers

Pelajaran yang dapat dipetik …

• Sebagaimana mata, otak juga memproses informasiberdasarkan struktur dan isinya. Semakin terstruktur informasi,semakin mudah dicerna oleh si penerima.

• Penyampaian informasi yang terstruktur juga mencerminkancara berpikir yang terstruktur.

• Presentasi yang efektif tidak hanya berkaitan dengan isi pesan(content) namun juga bagaimana pesan tersebut disampaikan.

Bagaimana membangunstruktur presentasi yang baik?

PricewaterhouseCoopers

Bagaimana proses komunikasi bekerja …

Pengirim pesan Penerima pesan

Pesan

Lingkungan

PricewaterhouseCoopers

Presentasi adalah membangun argumen. Apa saja unsur yangperlu dipertimbangkan?

Argumen

Model presentasi

Data

Situasi

Pesan

Audiens

PricewaterhouseCoopers

Argumen

Model presentasi

Data

Situasi

Pesan

Audiens

PricewaterhouseCoopers

Analisis terhadap situasi …

Situasi

Elicit Yeses:Ambil posisi tidak

kontroversial

Mengingatkan:Bukan menginformasikan,

membujuk ataumemprovokasi

Relevan kontekstual atauinformasi historis (yang

telah terjadi)

PricewaterhouseCoopers

Analisis terhadap situasi …

Situasi

• Indeks kepercayaankonsumen meningkat

• Pemerintah mengeluarkanregulasi-regulasi yangmendukung UKM

• Daya beli masyarakatmembaik

• Nilai tukar rupiah terhadapmata uang asing relatif stabil

• Permintaan ekspor terhadapbarang/jasa x meningkat

PricewaterhouseCoopers

Argumen

Model presentasi

Data

Situasi

Pesan

Audiens

PricewaterhouseCoopers

Tidak semua data diperlukan …

KumpulkanData

Saring datayang diperlukan

Pilih Fokusatau

Penekanan

• Semakin lengkap data semakin baik

• Meskipun demikian, singkirkan data yang tidakrelevan

• Gunakan hanya data yang mendukung gagasananda

PricewaterhouseCoopers

Argumen

Model presentasi

Data

Situasi

Pesan

Audiens

PricewaterhouseCoopers

Presenter harus memahami karakteristik audiens …

Profil Psikologis

Profil Demografis

Profil Pengetahuan

Profil Penerimaan

Pilih Fokusatau

Penekanan

PricewaterhouseCoopers

Profil psikologis audiens …

Profil Psikologis

Profil Demografis

Profil Pengetahuan

Profil Penerimaan

• Pandangan, nilai-nilai yangdianut, dan sikap berkaitandengan topik yang dibahas

• Profil psikologis audiensmempengaruhi ketertarikanmereka terhadap topikpresentasi

PricewaterhouseCoopers

Audiens dapat berasal dari berbagai latar belakang …

Profil Psikologis

Profil Demografis

Profil Pengetahuan

Profil Penerimaan

• Etnis, agama, jeniskelamin, umur, latarbelakang sosial ekonomi,dsb.

• Pertimbangkan faktor-faktor tsb dalam presentasi

• Meskipun demikian,hindarkan stereotifikasi

PricewaterhouseCoopers

Tingkat pemahaman di antara audiens dapat berbeda …

Profil Psikologis

Profil Demografis

Profil Pengetahuan

Profil Penerimaan

• Seberapa jauh tingkatpemahaman audiens baiksecara umum maupunberkaitan dengan topikyang disajikan

• Pemahaman audiensmenentukan tingkatkedalaman dan pemilihanstrategi presentasi

PricewaterhouseCoopers

Pandangan audiens terhadap topik yang disajikan berbeda …

Profil Psikologis

Profil Demografis

Profil Pengetahuan

Profil Penerimaan

• Bersahabat (friendly), tidakbersahabat (hostile),netral, apatis, dancampuran

• Setiap jenis audiensmemerlukan strategi yangberbeda-beda

• Orientasi audiens dapatberubah selamapresentasi berlangsung

PricewaterhouseCoopers

Argumen

Model presentasi

Data

Situasi

Pesan

Audiens

PricewaterhouseCoopers

Menginformasikan

Mulailah dengan menentukan tujuan presentasi anda …

Menjelaskan, menguraikan, ataumemperkenalkan kepada audiens topikyang dipresentasikan

Mempengaruhi Mendorong dan meyakinkan audiensuntuk menerima suatu gagasan

Lain-lain Menghibur atau merayakan sesuatu

Digunakan ketika …Tujuan Umum

PricewaterhouseCoopers

Efek kognitif

Dan hasil akhir apa yang anda inginkan dari presentasi …

Mempengaruhi pemikiran, pandangandan pemahaman audiens

Efek afektif Mempengaruhi perasaan dan emosiaudiens

Efek perilaku Mendorong audiens untuk melakukansesuatu

PengaruhTujuan Khusus

PricewaterhouseCoopers

Argumen

Model presentasi

Data

Situasi

Pesan

Audiens

PricewaterhouseCoopers

Struktur presentasi harus mengalir …

Situasisaat ini

Tantangan/Tujuan

PertanyaanKunci

SolusiTindakanyangdiperlukan

PricewaterhouseCoopers

Mulailah dengan mengidentifikasi situasi obyektif yang ada …

Situasisaat ini

Tantangan/Tujuan

PertanyaanKunci

SolusiTindakanyangdiperlukan

• Identifikasi “situasi saat ini” …

• Situasi adalah latar belakang atau keadaan yangtidak akan dibantah oleh audiens anda

PricewaterhouseCoopers

Apa tantangan yang diidentifikasi dari situasi tersebut …

Situasisaat ini

PertanyaanKunci

SolusiTindakanyangdiperlukan

• Identifikasi tantangan, tujuan, atau masalah yangakan didiskusikan

• Bagian ini akan menentukan topik presentasianda

Tantangan/Tujuan

PricewaterhouseCoopers

Contoh-contoh tantangan dalam dunia usaha …

Waktu yangtersedia sangat

terbatas …

Perusahaanperlu

melakukaninvestasi

SDM kita tidakterlatih untuk

ini …Pemerintah sudah

menyepakatipemberlakuan

ACFTA

Strategi kitatahun ini

ternyata tidakberjalan baik …

Bank meminta kitamenyusun business

plan yangkomprehensif …

Pertumbuhanbisnis kitamelambat

Pasar kitadigerogotipesaing

?

PricewaterhouseCoopers

Tantangan/Tujuan

Ajukan “pertanyaan kunci” yang akan dijawab dalampresentasi …

Situasisaat ini

SolusiTindakanyangdiperlukan

• Pertanyaan kunci adalah pertanyaan yang beradadi dalam benak audiens, setelah memahamitantangan yang muncul

• Tujuan presentasi adalah menjawab pertanyaankunci

PertanyaanKunci

PricewaterhouseCoopers

Contoh-contoh “pertanyaan kunci” …

Bagaimanamenyelesaikanproyek secaratepat waktu?

Bagaimanamemperolehdana untukinvestasi?

Bagaimanameningkatkan

kapasitasSDM? Apa yang harus

dilakukan utkmengantisipasi

ACFTA?

Perlukan kitamerevisi strategi

kita?Apa format terbaikuntuk mengajukanbisnis plan kepada

bank?

Bagaimanamempercepatpertumbuhan

usaha?

Bagaimanamerebutpangsapasar?

?

PricewaterhouseCoopers

PertanyaanKunci

Tantangan/Tujuan

Paparkan solusi untuk menjawab “pertanyaan kunci” …

Situasisaat ini

Tindakanyangdiperlukan

Memuat opsi-opsi pemecahan masalah, dan pilihanterbaik yang diusulkan oleh presenter

Solusi

PricewaterhouseCoopers

Contoh-contoh opsi untuk solusi …

Mengidentifikasicritical path,memperbaikimanajemen

proyek

Pinjaman,investor baru,dana internal

Rekrut,training,reward/

punishmentPenerapan SNI,reposisi usaha,restrukturisasi

Merombakstrategi,

penyesuaian,dsb

Strategi perusahaan,kinerja keuangan,

kondisi pasar, targetusaha

Ekspansi pasar,intensifikasi,

pengembanganproduk

Diferensiasi,cost leadership,

segmentasi

?

PricewaterhouseCoopers

Tantangan/Tujuan

Dan sampaikan apa yang diharapkan oleh presenter dariaudiens …

Situasisaat ini

Solusi

Memuat hal-hal yang diharapkan oleh presenterdari audiens

PertanyaanKunci

Tindakanyangdiperlukan

Hal-hal lainyang perlu diperhatikan …

PricewaterhouseCoopers

Penekanan, penekanan dan penekanan …

Dalam presentasi atau diskusi, perhatikan urutan ini:

- Sampaikan apa yang akan anda sampaikan (tell them whatyou’re going to tell them)

- Sampaikan (tell them)

- Sampaikan apa yang baru saja anda sampaikan (tell themwhat you just told)

PricewaterhouseCoopers

Lakukan pengujian atas struktur presentasi …

• Lakukan “elevator test”, presentasikan argumen anda kepadaseseorang yang obyektif dalam waktu 2-3 menit. Lihat apakahdia mengerti …

• Bila dia mengerti, berarti struktur dan penalaran presentasianda “masuk akal”

• Bila tidak, ada yang salah dengan struktur presentasi (ataustruktur berpikir?) anda

PricewaterhouseCoopers

Strukturkan jawaban anda atas pertanyaan audiens …

• Dalam presentasi anda mungkin akan menerima pertanyaantak terduga, dan harus dijawab dalam waktu yang sangatsingkat.

• Pastikan anda menjawab pertanyaan secara terstruktur,dengan menggunakan parameter-parameter berikut:

• Waktu• Geografis• Perspektif masalah• Cost vs benefit• “Pendulum plan”

PricewaterhouseCoopers

Pastikan 5 menit pertama presentasi anda menarik …

• The first 5 minutes may make or breakyour presentation

• Berikan sinyal di awal presentasi bahwaanda akan segera “memegang kendali”

• Pastikan pembukaan anda menarik.

• Anda dapat memilih pendekatanlangsung (“Statistik menunjukkan 2 dari3 laki-laki ternyata selingkuh”) atau tidaklangsung (“Seberapa yakinkah andaterhadap kesetiaan pasangan anda?”)

Jenis-jenis pembuka

• Statistik yangmengejutkan

• Pertanyaan retoris

• Peribahasa/kutipan

• Anekdot

• Kilas balik, atauramalan

PricewaterhouseCoopers

Selain itu, perlu dipertimbangkan juga hal-hal berikut …

Gunakancontoh, kasus

atau cerita

Berikanpenekanan

padakesepahaman

Gunakandata danstatistik

Tetaplah jujur.Ungkapkan bukti-bukti yang saling

bertentangan

Hindari eksposeyang berlebihanpada satu sisi

“One slidefor onestory”

Pilih judul yangmencerminkan

“tantangan”yang akan

dijawab

Visual,visual, visual

© 2010 PricewaterhouseCoopers. All rights reserved. “PricewaterhouseCoopers” refers to the networkof member firms of PricewaterhouseCoopers International Limited, each of which is a separate and independentlegal entity. *connectedthinking is a trademark of PricewaterhouseCoopers LLP (US).

Selamat Mencoba!

DISCLAIMER: Presentasi ini dibuat sebagai petunjuk umum dari topik yang dibawakan dan bukan merupakan nasihat profesional.Tidak ada keterwakilan atau jaminan (baik secara jelas maupun tersirat) terhadap keakuratan atau kelengkapan informasi yangterkandung dalam presentasi ini, dan sejauh yang diperbolehkan oleh undang-undang, KAP Tanudiredja, Wibisana & Rekan, PTPrima Wahana Caraka dan PT PricewaterhouseCoopers FAS (PricewaterhouseCoopers Indonesia), anggotanya, parakaryawannya dan para agennya tidak mempunyai kewajiban, dan menolak semua tanggung jawab atas akibat perbuatan yangAnda atau orang lain lakukan atau tidak lagi dilakukan, terkait dengan informasi yang terkandung dalam presentasi ini atau padasetiap keputusan yang diambil berdasarkan presentasi ini.