MENYELENGGARAKAN RAPAT

MENYELENGGARAKAN RAPAT• MENYELENGGARAKAN DAN MEMIMPIN RAPAT

MERUPAKAN FUNGSI PENTING DARI SEORANG PEMIMPIN ATAU MANAGER,

• BANYAK WAKTU PIMPINAN DIMANFAATKAN MENGIKUTI RAPAT DARI SATU TEMPAT KELAIN TEMPAT.

• PRESIDEN MEMIMPIN RAPAT KABINET, MENTERI MEMIMPIN RAPAT ESELON SATU, IDI MENYELENGGARAKAN KONFERENSI, DPR MENYELENGGARAKAN RAKER, DIRUT PT TAMBANG TIMAH MENYELENGGARAKAN RAPAT TENTANG EVALUASI EKSPOR TIMAH KE EROPA.

DIFINISI RAPAT

• RAPAT ADALAH PERTEMUAN TATAP MUKA ANTARA TIGA ORANG ATAU LEBIH YANG BERKUMPUL UNTUK MENYATUKAN INFORMASI, MENCARI UMPAN BALIK, MEMPERJELAS KEBIJAKAN, MENCARI KESEPAKATAN DAN MENYELESAIKAN MASALAH.

FUNGSI RAPAT

• 1. MENYATUKAN INFORMASI.• 2. MENCARI UMPAN BALIK.• 3. MEMPERJELAS KEBIJAKAN.• 4. MENCARI KESEPAKATAN.• 5. MENYELESAIKAN/MEMECAHKAN MASALAH.• 6. MENGEMBANGKAN KEMAMPUAN PIMPINAN

DAN STAFF.• 7. MEMBANGUN SUASANA KERJA SAMA DAN

PARTISIPASI PENUH ANGGOTA TEAM.

ARTI RAPAT BAGI PEMIMPIN

• RAPAT MERUPAKAN KESEMPATAN EMAS UNTUK :

• 1. MENUNJUKKAN KEMAMPUAN MEMIMPIN.• 2. MENUNJUKKAN KEMAMPUAN

BERKOMUNIKASI.• 3. MENUNJUKKAN KEMAMPUAN

MEMECAHKAN MASALAH.

Manfaat menyelenggarakan rapat

• 1. pengambilan keputusan yang lebih bermutu.

• 2. kerelaan menerima keputusan yang diambil organisasi.

• 3. keterikatan terhadap keputusan yang diambil.

• 4. peningkatan status peserta rapat.

RAPAT HARUS EFEKTIF

• BANYAK RAPAT YANG TIDAK EFEKTIF, MEMBUANG WAKTU PESERTA DAN BIAYA YANG MAHAL.

• SIAPKAN RAPAT DENGAN BAIK AGAR BERJALAN DENGAN EFISIEN, MEMUASKAN DAN PRODUKTIF.

KAPAN RAPAT PERLU DIADAKAN ?

• SUATU RAPAT SEGERA PERLU DIADAKAN APABILA :

• 1. TOPIKNYA PENTING.• 2. TIDAK DAPAT DITUNDA ( MENDESAK ).• 3. MEMERLUKAN PERTUKARAN IDE/DISKUSI.

Rencana penyelenggaraan rapat

• 1. menentukan tujuan rapat.• 2. menentukan peserta yang diundang.• 3. menentukan tempat dan waktu.• 4. menyusun agenda rapat.

Menetukan tujuan rapat

• Tujuan rapat harus jelas dan bermanfaat bagi perusahaan.

• Contoh :• 1. upaya meningkatkan penjualan produk kuartal

yang akan datang sebesar 20 % hasil penjualan kuartal yang lalu.

• 2. melaporkan hasil pelaksanaan tugas para eksekutif perusahaan selama empat minggu terakhir dan kendala yang mereka hadapi.

MEMILIH PESERTA RAPAT

• YANG DIUNDANG MENGIKUTI RAPAT ADALAH • 1. ORANG ORANG YANG AKAN MEMBUAT

KEPUTUSAN.• 2. ORANG ORANG YANG MEMILIKI INFORMASI YANG

DIPERLUKAN DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN.• 3. ORANG ORANG YANG AKAN BERTANGGUNG

JAWAB MELAKSANAKAN KEPUTUSAN.• 4. PERWAKILAN ORANG ORANG YANG MENDAPAT

MANFAAT DARI KEPUTUSAN YANG DIAMBIL.

Menentukan peserta rapat

• 1. calon peserta mempunyai bahan masukan yang berarti.

• 2. mempunyai pengetahuan dan pengalaman yang ada kaitannya dengan tujuan rapat dan subyek yang akan dibahas.

• 3. mempunyai sikap positif terhadap tujuan rapat dan subyek yang akan dibahas.

• 4. mempunyai peranan yang berarti untuk mendukung pelaksanaan keputusan rapat.

UNDANGAN RAPAT

• UNDANGAN RAPAT SUDAH DITERIMA PESERTA RAPAT SELAMBAT LAMBATNYA DUA HARI SEBELUM RAPAT DILAKSANAKAN.

• UNDANGAN RAPAT MENCANTUMKAN : • 1. HARI DAN TANGGAL RAPAT.• 2. TEMPAT RAPAT.• 3. WAKTU MULAI DAN SELESAINYA RAPAT.• 4. ACARA/TOPIK BAHASAN RAPAT.

AGENDA RAPAT

• AGENDA RAPAT MEMUAT :• 1. SIAPA PIMPINAN RAPAT.• 2. TOPIK TOPIK YANG DIBAHAS DAN SIAPA

PEMBICARA TIAP TOPIK SERTA WAKTU YANG DISEDIAKAN UNTUK SETIAP TOPIK.

• 3. DAFTAR UNDANGAN.• AGENDA RAPAT DILAMPIRKAN DALAM

UNDANGAN.

MEMULAI RAPAT

• PIMPINAN RAPAT MENUNJUK NOTULIS RAPAT YANG TUGASNYA MENCATAT HAL HAL YANG DIKEMUKAKAN PESERTA RAPAT.

• PIMPINAN RAPAT MEMULAI RAPAT TEPAT WAKTU, WALAUPUN BELUM SEMUA PESARTA HADIR.

• PIMPINAN RAPAT MEMBUKA RAPAT DAN KEMUDIAN MENJELASKAN :

MEMULAI RAPAT....

• JELASKAN :• 1. TUJUAN DAN LAMANYA RAPAT.• 2. LATAR BELAKANG TOPIK ATAU MASALAH.• 3. HAL HAL YANG DIHARAPKAN DARI PESERTA.• 4. AGENDA SEMENTARA.• 5. ATURAN DASAR UNTUK DIPATUHI.

ATURAN DASAR UNTUK DIPATUHI PESERTA RAPAT

• DATANG TEPAT WAKTU.• BERKOMUNIKASI SECARA TERBUKA.• BERSIKAP SUPPORTIF.• MENDENGAR DENGAN CERMAT.• MENGHADAPI KONFLIK DENGAN JUJUR.• MENGIKUTI AGENDA SAMPAI SELESAI.

Kewajiban peserta rapat

• 1. datang tepat pada waktunya.• 2. mengikuti agenda rapat.• 3. menyumbangkan informasi , pendapat dan

saran.• 4. mengevaluasi informasi yang masuk.• 5. mendengarkan dengan baik.• 6 . Mengajukan pertanyaan.• 7. mengutamakan pemikiran kelompok.

PELAKSANAAN RAPAT

• SETELAH MENJELASKAN TUJUAN DAN LATAR BELAKANG DIADAKANNYA RAPAT MAKA PIMPINAN RAPAT MEMBUKA TERMIN DISKUSI.

• PIMPINAN RAPAT MEMINTA PENDAPAT ATAU KOMENTAR DARI TIAP PESERTA RAPAT TENTANG TOPIK DAN MASALAH YANG DIBAHAS.

• UPAYAKAN SEMUA PESERTA RAPAT BERKESEMPATAN BERBICARA.

PELAKSANAAN RAPAT...

• CEGAH PESERTA RAPAT YANG INGIN MEMONOPOLI RAPAT.

• PESERTA YANG DIAM, MINTA UNTUK BERBICARA.• APABILA TERJADI KONFLIK PENDAPAT DIANTARA

PESERTA ATASI DENGAN BIJAKSANA DAN RASIONIL.

• TANGKAP DAN INGAT HAL HAL PENTING YANG DIUNGKAPKAN PESERTA RAPAT.

MENGAKHIRI RAPAT

• MINTA NOTULIS MEMBUAT KESIMPULAN RAPAT.• PERIKSA KESIMPULAN RAPAT/KALAU PERLU PERBAIKI.• SAMPAIKAN KESIMPULAN RAPAT KEPADA PESERTA

RAPAT.• JADWALKAN RAPAT BERIKUTNYA.• BERI TUGAS KEPADA PESERTA RAPAT UNTUK MENINDAK

LANJUTI SESUAI DENGAN BIDANG TUGASNYA.• TUTUP RAPAT TEPAT WAKTU DENGAN UCAPAN TERIMA

KASIH KEPADA PESERTA RAPAT.• KIRIM NOTULEN RAPAT KEPADA PESERTA RAPAT.

FUNGSI PIMPINAN RAPAT

• MENGARAHKAN RAPAT AGAR TUJUAN RAPAT DAPAT TERCAPAI.

• MENGENDALIKAN RAPAT AGAR TIDAK TERJADI KEKACAUAN.

• MEMBUAT KESIMPULAN RAPAT.• MENETAPKAN LANGKAH LANGKAH TINDAK

LANJUT.• MENETAPKAN KAPAN RAPAT LANJUTAN.• MENYUSUN LAPORAN RAPAT.

LAIN LAIN

• GUNAKAN RUANG RAPAT YANG BAIK SESUAI DENGAN KAPASITAS PESERTA, PENERANGAN LAMPUNYA BAIK, PENGERAS SUARANYA BAIK DAN PAKAI AC.

• SEDIAKAN SNACK.• KALAU RAPAT MELEBIHI JAM 12 SIANG

SEDIAKAN MAKAN SIANG.

PERILAKU PESERTA RAPAT

• 1. INISIATOR : mengusulkan gagasan gagasan baru atau pendekatan endekatan baru dalam pemecahan masalah.

• 2. PENCARI INFORMASI : meminta penjelasan, saran dan fakta informasi yang membantu pemecahan masalah.

• 3. PENCARI GAGASAN : meminta penjelasan tentang nilai dan gagasan yang diungkapkan peserta rapat.

PERILAKU PESERTA RAPAT

• 4.PEMBERI INFORMASI : memberi fakta, contoh, statistik dan bukti lain yang membantu peserta rapat.

• 5. PEMBERI SARAN : menawarkan saran atas gagasan yang berkembang dalam diskusi.

• 6. PENGANALISIS : memberikan contoh contoh untuk menunjukkan bagaimana melaksanakan saran atau gagasan yang muncul.

PERILAKU PESERTA RAPAT

• 7. EVALUATOR : memberi penilaian atas bukti dan kesimpulan yang muncul.

• 8. PEMBERI ENERGI : memberikan semangat pada peserta rapat agar lebih produktif.

PERILAKU DISFUNGSIONAL PESERTA RAPAT

• 1. PENGHALANG : TERUS MENERUS MEMENTAHKAN IDE DAN SARAN ORANG LAIN.

• 2. PENYERANG : MENGHINA, MENGKRITIK DAN MENYERANG ANGGOTA LAIN.

• 3. PENCARI PUJIAN : MENGHABISKAN WAKTU MENGEMUKAKAN PRESTASI DAN KEHEBATANNYA YANG TIDAK RELEVAN.

PERILAKU DISFUNGSIONAL PESERTA RAPAT....

• 4. PELAWAK : MENGGANGGU RAPAT DENGAN CERITA LUCU YANG BERLEBIHAN, KOMENTAR YANG TIDAK TEPAT, DAN KELAKAR YANG MEMECAH BELAH.

• 5. PENDIAM : SANGAT SEDIKIT ATAU TIDAK BERPARTISIPASI SAMA SEKALI. MENOLAK UNTUK BEREMBUK ATAU MEMBERI PENDAPAT.

MENCAPAI KEPUTUSAN DALAM RAPAT

• KEPUTUSAN ATAS DASAR PERTIMBANGAN PIMPINAN RAPAT YAITU KEPUTUSAN YANGDIBUAT OLEH PIMPINAN RAPAT, SETELAH MENDENGAR SARAN PESERTA RAPAT.

• KEPUTUSAN ATAS DASAR MAYORITAS.• KEPUTUSAN ATAS DASAR KONSENSUS.• KEPUTUSAN ATAS DASAR KESEIMBANGAN.

KONFLIK DALAM RAPAT

• KONFLIK MAKSUDNYA ADALAH TERJADINYA PERTENTANGAN PENDAPAT DALAM SUATU RAPAT.

• KONFLIK DALAM RAPAT TERBAGI ATAS :• 1. KONFLIK AFEKTIF.• 2. KONFLIK KOGNITIF.

KONFLIK AFEKTIF

• KONFLIK AFEKTIF ADALAH KONFLIK YANG BERPUSAT TIDAK KEPADA PERSOALAN, TETAPI PADA PERASAAN DAN KEPERIBADIAN.

• KONFLIK AFEKTIF CENDERUNG EMOSIONAL, BERFOKUS PADA ORANG, BUKAN PADA HAL HAL YANG SUBSTANTIF.

• KONFLIK SEMACAM INI MUNGKIN MELEDAK MENJADI SALING EJEK DAN MENGKRITIK.

KONFLIK KOGNITIF

• KONFLIK KOGNITIF BERPUSAT PADA PERSOALAN, SERTA DIANGGAP SEHAT DAN BERMANFAAT.

• KONFLIK KOGNITIF MEMUNCULKAN DISKUSIDAN MERANGSANG PEMIKIRAN KRITIS.

• KONFLIK KOGNITIF MENDORONG PENERIMAAN KEPUTUSAN OLEH PESERTA RAPAT.