Mengoptimalisasikan Kinerja Unit Riset dan Pengembangan di ...

679TERAKREDITASI SK DIRJEN DIKTI NO. 66b/DIKTI/KEP/2011 ISSN: 1693-5241

Mengoptimalisasikan Kinerja Unit Riset dan Pengembangan di Perusahaan PT kimia Farma (Persero), Tbk.

Mengoptimalisasikan Kinerja Unit Riset danPengembangan di Perusahaan PT Kimia Farma (Persero), Tbk.

melalui Penyempurnaan Struktur Organisasi DalamMenghadapi Persaingan di Era Globalisasi

dan Asean-China Free Trade Area (A-CFTA)

Rd. Much. Jusup NurgrahaPengajar Fakultas Bisnis Manajemen Universitas Widyatama

Abstrak: In globalization era and A-CFTA competition are getting tighter, in order tosurvive PT Kimia Farma (persero) must be synchronized of working plan between researchand development department with marketing department. The improvement of organizationstructure must be done in order to compete the changing of competitive atmosphere throughthe direction improvement, objectives, business process to be more effective and efficient. Inaddition, the improvement of workers’ quality is based on job analysis through competencyimprovement. The respondents are chosen through the consideration of their directcontribution on business activity process by using interview, observation, and survey method.The researcher arranges the improvement through developing of organization structure,developing business process, arranging job analysis based on competency business process,designing the improvement of organization structure based on business process and jobanalysis in whish has competencies in research and development department. The results ofthis study are the improvement of vision, mission, objective, organization value, businessprocess by making a proposal for new products, job analysis by adding some competencies.From this improvement arrangement shows that organization not only department based onfunction but also department based on product and function using decentralization system.

Keywords: organization objectives, business process, job analysis based on competencies,organization structure

Abstrak: Di era globalisasi dan A-CFTA kompetisi semakin ketat, agar bertahan dan bersaingPT Kimia Farma (Pesero), Tbk harus dapat mensinkronisasikan rencana kerja Unit Riset &Pengembangan dengan Unit Pemasaran. Hal ini perlu penyempurnakan struktur organisasidalam mengikuti perubahan iklim kompetisi melalui penyempurnaan arah, tujuan, proses bisnisyang ada saat ini agar lebih efektif dan efisien serta peningkatan kinerja SDM yang didasarkanpada job analysis melalui penyempurnaan kompetensi yang ada. Penyempurnaan tersebutdengan mengambil responden yang berkontribusi langsung pada aktivitas proses bisnisnyadan menggunakan metode penelitian wawancara, observasi dan survei. Jenis penelitian yangdilakukan adalah merancang penyempurnaan yang meliputi, arah pengembangan strukturorganisasi, mengembangkan proses bisnis, merancang job analysis berdasarkan proses bisnisyang berkompetensi, mendesain penyempurnaan struktur organisasi yang berdasarkan prosesbisnis dan job analysis yang berkompetensi di Unit Riset & Pengembangan. Hasil penelitianadalah penyempurnaan visi, misi, tujuan/sasaran, value organisasi, penyempurnaan prosesbisnis dengan membuat standar operasional prosedur pengajuan proposal penelitian produkbaru, penyempurnaan Job Analysis di tambahkan dengan beberapa kompetensi. Dari rancangan

Alamat Korespondensi:Rd. Much. Jusup NurgrahaEmail: [email protected]./No. Hp.08122339965

Jurnal AplikasiManajemen (JAM)Vol 12 No 4, 2014Terindeks dalamGoogle Scholar

JAM12, 4Diterima, Oktober 2014Direvisi, Nopember 2014Disetujui, Desember 2014

679

Rd. Much. Jusup Nurgraha

Nama Orang JURNAL APLIKASI MANAJEMEN | VOLUME 12 | NOMOR 4 | DESEMBER 2014 680

penyempurnaan organisasi terlihat bukan lagi hanya sebagai depertementalisasi berdasarkan fungsi tapi departementalisasiberdasarkan produk dan fungsi dengan sistem desentralisasi.

Kata Kunci: arah dan tujuan organisasi, proses bisnis, job analysis berbasis kompetensi, struktur organisasi

PT Kimia Farma (Persero),Tbk. adalah perusahaanBadan Usaha Milik Negara bergerak dibidang farmasi.Pada tahun 1991, PT Kimia Farma (Persero), Tbk.mendirikan Unit Riset & Pengembangan yang bertu-juan melaksanakan kegiatan penciptaan dan pengem-bangan produk-produk baru sesuai kebutuhan pasarselain reformulasi dan defferensiasi produknya. Struk-tur organisasi yang ada di Unit Riset & Pengembanganmasih terlihat kurang optimal dalam fungsi kerjanyasebagai inti (core) dari industri farmasi dalam meng-hadapi persaingan di dalam negeri maupun diluarnegeri. Dengan adanya ketidakpastian lingkungan per-lu ditunjang dengan pengetahuan learning organiza-tion. Salah satu pondasi menuju perusahaan yang ber-landaskan learning organization terletak pada adatidaknya sistem dan struktur organisasi yang tepat danefektif. Adanya permasalahan-permasalahan yangakan dan sedang dihadapi, maka rumusan masalahyang akan diteliti adalah Mengoptimalisasikan KinerjaUnit Riset & Pengembangan di Perusahaan PT KimiaFarma (Persero), Tbk, melalui Penyempurnaanstruktur organisasi dalam menghadapi persaingan diera globalisasi dan A-CFTA. Kebijakan penyempur-naan organisasi di Unit Riset & Pengembangan untukmelakukan perubahan atau penataan ulang sehinggasesuai kebutuhan perusahaan dan menyesuaikan diridengan keadaan lingkungan sekitar organisasi. Penilaiankinerja organisasi yang ekselen dapat dipakai kriteriaBaldrige salah satunya adalah pengukuran, analisis,dan pengelolaan pengetahuan (measurement, analysis,and knowledge management). Menurut CarlDavidson dan Philip Voss (2003), mereka mengatakanbahwa mengelola knowledge sebenarnya merupakancara bagaimana organisasi mengelola karyawan me-reka, identifikasi pengetahuan yang dimiliki karyawan,menyimpan dan membagi di tim, meningkatkan danterjadi inovasi. Salah satu ciri dari sumber daya yangberbasis pengetahuan adalah memiliki knowledgeyang memadai dalam melaksanakan tanggung jawabyang dibebankan kepada mereka sesuai dengan

analisis jabatan berbasis kompetensi. Agar penerapankompetensi di dalam organisasi dapat memberikannilai kompetitif, maka proses pengembangannya harusselaras dengan misi, strategi, tantangan, maupun sa-saran yang ingin dicapai oleh organisasi. Agar pene-rapan model kompetensi dapat berjalan secara efektif,dipilih aplikasi model kompetensi yang akan memenuhikebutuhan mendasar dari organisasi.

Tujuan dari penyempurnaan struktur organisasiUnit Riset & Pengembangan adalah untuk mening-katkan fungsi Unit Riset & Pengembangan sebagaiinti (core) bisnis dan daya saing PT Kimia Farma(Persero), Tbk. dalam menghadapi persaingan. Re-strukturisasi organisasi juga bertujuan dapat mengu-rangi adanya produk-produk baru yang idle denganmenyempurnakan proses bisnis yang ada.

METODEPerusahaan yang dianalisis adalah Unit Riset &

Pengembangan PT (Persero) Kimia Farma, Tbk.

LANGKAH-LANGKAH PERANCANGANStudi Pustaka

Memperoleh informasi sebagai landasan dalammembantu pemecahan permasalahan yang telahterindentifikasi. Diperoleh dari literatur dari para ahliserta hasil-hasil penelitian terdahulu.

Studi PendahuluanMembuat suatu penggabungan antara masalah

yang telah terindentifikasi dengan studi pustakasebagai dasar teoritis yang diperoleh dari literaturpara ahli serta hasil-hasil penelitian terdahulu.

Identifikasi MasalahMempelajari dan mengidentifikasi permasalahan

yang timbul di Unit Riset & Pengembangan dalam



peranannya sebagai inti (core) di tubuh PT KimiaFarma (Persero), Tbk.

Merumuskan MasalahBertujuan merumuskan permasalahan dalam

sebuah metode perancangan.

Tujuan PerancanganBertujuan untuk mengoptimalisasikan kinerja Unit

Riset & Pengembangan melalui restrukturisasi organi-sasi dalam menghadapi persaingan.

Jenis dan Sumber dataJenis Penelitian

Jenis penelitian yang dilakukan di Unit Riset &Pengembangan adalah merancang penyempurnaanarah pengembangan struktur organisasi, mengem-bangkan proses bisnis, merancang job analysisberdasarkan proses bisnis yang berkompetensi, men-desain penyempurnaan struktur organisasi yang

berdasarkan proses bisnis dan job analysis yangberkompetensi.

Sumber DataData Primer melalui wawancara langsung dengan

pihak perusahaan dan pengisian kuesioner yangdisebarkan kepada sejumlah responden yang terpilih.

Data Sekunder dari eksternal yaitu artikel, inter-net, surat kabar, jurnal, majalah, tulisan ilmiah.sertadata sekunder internal dari dokumen perusahaan yangdianggap relevan dengan topik perancangan.

Teknik Pemilihan RespondenPenggunaan purposive sampling, sample yang

dipilih berdasarkan, pertama merupakan penangungjawab atas proses bisnis, kedua merupakan sampel yangakan berperan dalam kinerja organisasi sesuai denganstruktur organisasi. Ketiga, merupakan karyawan yangmemiliki kompetensi jabatan strategis di dalamstruktur.

Gambar 1. Struktur Organisasi Unit Riset & Pengembangan



Tabel 1. Identifikasi faktor/Variabel (Operasional Variabel)

Bisnis

Proses

S t r u k t u r O r g a n i s a s i

Arah Pengemba

ngan

Struktur Organisasi

Analisis Pekerjaan Berbasis

Kompetensi

Variabel Definisi Operasional Sub Variabel Definisi Sub Variabel

OD adalah suatu upaya intervensi terhadap organisasi yang meliputi desain & struktur, nilai & budaya serta sistem & proses dalam upaya untuk meningkatkan / mengoptimalkan efektifitas organisasi dalam rangka untuk memastikan tercapainya sasaran organisasi.

Visi Kondisi/ situasi yang diharapkan muncul di masa depan. Cita-cita yang ingin diwujudkan pada masa yang akan datang

Misi Harapan dan tanggung jawab organisasi terhadap pelanggan atau masyarakat yang dilayani

Sasaran Sekumpulan tindakan terintegrasi yang merupakan cara-cara tertentu yang memungkinkan tercapainya visi yang digagas.

Strategi Suatu keadaan yang diharapkan muncul sebagai hasil dari penjabaran strategi berdasarkan prinsip SMART

Gary Dessler(2008), struktur organisasi menggambarkan pula pola hubungan antar pihak internal (eksekutif, manajer dan pekerja) dan pola hubungan antara pihak internal dengan pihak eksternal (para konstituen organisasi)

Departementalisasi

Dasar yang dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama.

Rantai komando & Rentang kendali

Rantai Komnado adalah garis wewenang yang tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi ke eselon paling bawah dan menjelaskan siapa bertanggung jawab kepada siapa. Rentang kendali jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh Manager Puncak secara efisien dan efektif.

Sentralisasi dan Desentralisasi dan Formalisasi

Sentralisasi sejauhmana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik didalam organisasi, sebaliknya banyak personel tingkat bawah yang memberikan masukan atau secara aktual diberi kebebasan memilih untuk membuat keputusan, semakin desentralistis suatu organisasi. Formalisasi adalah sejauhmana pekerjaan didalam organisasi dibakukan.

Kumpulan dari proses yang mendukung proses-proses operasional dalam perusahaan. Proses bisnis berisi kumpulan aktifitas (tasks) yang saling berelasi satu sama lain untuk menghasilkan suatu keluaran yang mendukung pada tujuan dan sasaran strategis dari organisasi.

Proses Bisnis Internal

Organisasi dapat lebih memfokuskan diri pada kebutuhan customer. Organisasi mampu mengendalikan dan memprediksi setiap perubahan yang terjadi di lingkungan dalam ataupun luar.

Organisasi mampu melakukan pengukuran pada setiap perubahan pada kondisi perusahaan. Organisasi mampu memperbaiki tingkat penggunaan sumber dayanya sehingga dapat menekan biaya pemakaian serendah mungkin. Organisasi dapat mengelola dengan baik integrasi proses antar bagian. Organisasi dapat memonitor secara sistematik aktifitas pada setiap proses operasional dalam perusahaan. Organisasi dapat dengan mudah menemukan kesalahan dalam proses dan memperbaikinya secepat mungkin. Organisasi dapat memahami setiap proses dan metode dari proses yang benar.

Gary Dessler (2008), analisis jabatan adalah prosedur untuk menentukan tanggung jawab dan persyaratan keterampilan yang dibutuhkan pekerjaan dan jenis orang yang harus dipekerjakan untuk jenis pekerjaan tersebut.

Analysis jabatan berbasis kompetensi

Deskripsi Pekerjaan adalah daftar pekerjaan, tanggung jawab, hubungan pelaporan, kondisi pekerjaan, dan tanggung jawab penyeliaan.

Spesifikasi Pekerjaan adalah daftar “persyaratan tenaga kerja” untuk pekerjaan, yaitu syarat pendidikan, keterampilan, kepribadian dan seterusnya.



Teknik Pengumpulan DataPengumpulan data dapat dilakukan dengan

menggunakan instrumen kuesioner. Jumlah respondenyang diambil sebanyak 9 responden yang terdiri, 4responden dari penanggung jawab setingkat asistenmanager dan 5 responden dari supervisor. Dilakukandengan cara wawancara secara langsung dan meng-gunakan kuisioner.

Menganalisa Hasil Perancangan

Penyempurnaan VisiVisi lama masih menggambarkan Unit Riset &

Pengembangan hanya memfokuskan pada hasil, sehinggaperlu menambahkan Innovation and Creativity.

Penyempurnaan MisiMisi lama tidak memperhatikan efisensi dan

efektifitas biaya penelitian dan pengembangan padasistem informasi dalam menunjang kegiatan penelitian,

Gambar 2. Langkah-Langkah Pengujian Data

Pembuatan Kuesioner

Pengu mpulan Data

Data Has il Kuesioner , Wawancara & Observasi

Dievaluasi : Hambatan dan Tantangannya

Penyempurnaan Struktur Or ganisasi,Pro ses Bisnis,Analis is Pekerjaan

Identifikasi Faktor

Kuesioner pengumpulan data mengenai arah organisasi, Pro ses Bisnis, Kompetensi Unit Kerja,

analisis jabatan berdasarkan kompetensi

Observasi d ari Proses Bisnis Unit Riset & Pengembangan PT.Kimia

Farma(Persero),Tbk.

Kesimpulan serta SaranMemberikan bahan pertimbangan menyempur-

nakan struktur organisai yang tepat di Unit Riset &Pengembangan kepada pihak manajemen.

HASIL DAN PEMBAHASANAnalisis Arah Penyempurnaan Struktur Organi-sasi

Dalam arah penyempurnaan struktur organisasidi Unit Riset & Pengembangan. tidak lepas daripenyempurnaan visi, misi, tujuan, strategi dan valuedari organisasi.

Penyempurnaan Tujuan/SasaranTujuan Unit Riset & Pengembangan yang ada

tidak mengandung unsur Cost Leadership, ProductLeadership, Customer Intimacy, sehingga tujuan dansasaran dari Unit Riset & Pengembangan pada kinerjaorganisasi kurang efektif dan efisien, dan harga pokokpenelitian per produk menjadi tinggi.

Penyempurnaan Nilai (Value) PerusahaanResponden sebagian besar memilih pernyataan

Teamwork, inovatif dan creativity, maka nilai-nilaiorganisasinya harus mendukung terhadap hal tersebut.



Proses BisnisDari hasil wawancara dan observasi diperoleh

data sebagai berikut:

bahwa proses bisnis untuk pengajuan proposalpenelitian produk baru belum memiliki standaroperasional prosedur yang baku saat ini. Sehingga

Gambar 3. Flow Diagram Penelitian saat ini di Unit Riset & Pengembangan

FAK TU R

F AK TUR

P IMP IN AN PE N GADA AN GUD A NG F ORMU LA SI R EGIS TR A SIA N AL ISI S

LI ST P RO YE K

LI ST PR OY EK

LI ST B B / BK

PE M ES AN AN

A LTER NA TI F FO RM U LA

CP B

FLO W DIAG RAM PENELITIAN YANG SEDANG BERJALAN SAAT INI

C H EC K

RE KA P

LI ST BB

AC C

LI ST B B / B K

PE MB EL IA N

B B

B B

LA

B B

CH EC K

LI ST B B

ANALIS A & VALIDA SI METODA

C HE CK

C HE CK

VA L ID A S I P RO S ES & TR I A L SK A L A P I LO T

C PB

U N IT P ROD UKS I

C PB

L A

EK STR AK SI

AN ALISA OBA T JA DI

LI S T P RO YE K

MAR K . S E RV IC E

P RAR EG

LIST PR OY EK

P RO SE S

D OK . R EG

DO K. R EG

STU DI PU S TAK A & P RO TOK OL

V ALI D AS I PR OS ES

DA TA T AM BA H AN

K ON SE P P RO DU K

C HE CK

KO NS EP PR OD UK

S TA B ILITA S

P RO TAP & S P EC. B B

PR O TOK OL D I SS OLU SI

DA TA / P R OTA P /

P RO TO KO L V A LID AS I

E. D

P R OTA P & SP EC . BB

LIS T P RODU K

K OM P ETI TO R

LI ST B K

ALT ER NA TIF M ETODA AN ALI S A

YN

Y

N

P RO TOK OL STA BI LI TA S

B K

AN ALI S A B B / B K

Y

N

LA

LA

NY

N

LA P . ST ABAN AL IS A

S TA BI LI TAS

N

PROSE S PE MBU ATAN

D OKU ME N

DO K . RE G

DA TA T AM B AH AN

P RO SE S

DA TA / P R OTA P / PR OTO KO L V A LID AS I

PR OTO KO L DI S SO LUS I

PR OTO KO L S TA BI LI TAS

E. D

P RO TAP OB AT JA DI

PR OT AP OB AT JA DI

TR I A L PR O D U K SI

T RI A L P R O D UK S I

STU DI PU STA K A

S TUD I P US TAK A PE NE LUS UR AN

IN FOR M AS I

Dari gambaran proses bisnis yang berjalan saatini tercermin Unit Riset & Pengembangan kurangmampu memperbaiki tingkat penggunaan sumberdayanya sehingga kurang dapat menekan biaya pema-kaian serendah mungkin, kurang dapat mengelola denganbaik integrasi proses-proses antar bagian yang ada,kurang dapat memonitor secara sistematik aktifitas-aktifitas pada setiap proses operasional dalam perusa-haan, kurang dapat dengan mudah menemukan kesa-lahan dalam proses dan memperbaikinya secepatmungkin, kurang dapat memahami setiap proses danmetode dari proses yang benar. Dan dampak dari hasilpenyempurnaan struktur organisasi yang ada tampaksekali perbedaan dengan perubahan lebih efektif danefisien dalam proses penelitiannya.

Selain itu dari hasil wawancara dan survei yangdilakukan kepada responden dan melakukan observasilapangan di Unit Riset & Pengembangan diperoleh

dalam menentukan suatu proyek penelitian produkbaru tidak didasarkan informasi riset pasar,dampaknya banyak hasil penelitian yang idle karenaterjadinya gap dengan Unit Pemasaran gunamemasarkan produk baru. Selain itu tidak adanyasuatu komite yang mengevaluasi proposal usulanpenelitian produk baru yang diajukan untuk diteliti danuntuk dipasarkan setelah penelitian tersebut selesai.Perancangan standar operasional prosedur pengajuanproposal penelitian produk baru adalah sebagai berikut:

Job Analysis berbasis kompetensiUsaha dalam melaksanakan tugas sehari-hari

dalam rangka mencapai tujuan perusahaanSebagian besar responden memilih kompetensi

pemegang jabatan dituntut untuk memanfaatkanwaktu dan atau sumber daya lainnya untuk mencoba



hal-hal baru atau mencapai tujuan yang menantang,sambil berusaha meminimalisasi resiko, namunkompetensi yang ada belum mengakomodir aktivitastersebut.

Keberhasilan Usaha Pemegang Jabatan Ber-pengaruh terhadap Peningkatan Performansi Kerja

Responden sebagian besar memilih satu kelom-pok kerja/sub-bagian (3–15 orang) guna keberhasilan

Gambar 4. Flow Diagram Penelitian Setelah Penyempurnaan Struktur Organisasi

Gambar 5. Usulan SOP Proses Bisnis Pengajuan Proposal Produk Baru



usaha pemegang jabatan berpengaruh terhadap pe-ningkatan performansi kerja. Kamus kompetensi yangsaat ini haruslah disempurnakan dengan kompetensikemampuan mengarahkan/memberi perintah.

Melakukan Hal-Hal yang Baru bagi PerusahaanResponden sebagian besar memilih menerapkan

hal-hal baru yang belum pernah dilakukan dan menurutperhitungan akan meningkatkan performansi perusa-haan. Kompetensi yang ada saat ini belum mengako-modir, hal ini perlu penyempurnaan dengan menam-bahkan kompetensi yang sesuai guna keberhasilan usahapemegang jabatan terhadap peningkatan performansikerja.

Perhatian terhadap Penyimpanan dan KualitasData serta Perhatian terhadap LingkunganKerja

Responden sebagian besar memilih pernyataanpemegang jabatan dituntut untuk membuat sistem baruuntuk meningkatkan kerapihan penyimpanan data danmemperbaiki kualitas data, dalam aktivitasnya yangsaat ini berjalan dapat terlihat para pemegang jabatanselalu beradaptasi terhadap perubahan situasi, namunaktivitas yang dikerjakannya tidak memiliki penilaiankinerja oleh perusahaan.

Keterkaitan Waktu antara Timbulnya Masalahdengan Tindakan yang Diambil untuk Menga-tasi Masalah Tersebut

Responden sebagian besar memilih pernyataanpemegang jabatan dituntut untuk bertindak cepat danmeyakinkan dalam mengatasi krisis, kondisi ini perludidukung dengan kompetensi yang memfokuskan haltersebut agar dapat memperbaiki atau meningkatkanhasil pekerjaan, menghindari timbulnya masalah dalammenciptakan peluang baru.

Usaha dalam Melaksanakan Pekerjaan diJabatan

Responden sebagian besar memilih pernyataanpemegang jabatan dituntut untuk melaksanakan tugas-tugas lain di luar tugas-tugas yang sudah ditetapkansebelumnya, kondisi ini memperlhatkan kegiatan para

pemegang jabatan loyalitas yang tinggi namun perusa-haan kurang menilai loyalitas tersebut.

Usaha yang Dikeluarkan untuk Mencari Infor-masi Dalam Pekerjaan di Jabatan Saat Ini

Responden sebagian besar memilih pernyataanpemegang jabatan dituntut untuk melakukan penelitianselama beberapa waktu tertentu sehingga diperolehumpan balik atau data-data yang dibutuhkan melaluikoran, majalah atau sumber-sumber lain, namun omeensiyang ada belum mendasari aktivitas tersebut.

Tindakan Penyesuaian Diri yang Dilakukanoleh Pemegang Jabatan

Responden sebagian besar memilih pernyataanpemegang jabatan dituntut untuk menyesuaikan dirisaat itu juga, sifatnya mendadak, dengan mencari infor-masi. Namun aktivitas tersebut tidak dinilai sebagaikompetensi oleh perusahaan.

Besarnya Perhatian yang Harus Diberikan Pe-megang Jabatan terhadap Kebutuhan, Prioritasdan Tujuan Perusahaan dalam MelaksanakanPekerjaan

Responden sebagian besar memilih pernyataanpemegang jabatan dituntut untuk mengerti dan mem-berikan dorongan aktif pada misi dan tujuan organisasidan memprioritaskan kebutuhan organisasi, hal iniharus dilandasi dengan kompetensi.

Perancangan Penyempurnaan Struktur Orga-nisasiStruktur Organisasi

Dalam merancang penyempurnaan struktur orga-nisasi yang berdasarkan proses bisnis dan job analysisyang berkompetensi di Unit Riset & Pengembangan,peneliti menggunakan kuesioner sebagai data primerdan menggunakan sumber data internal sebagai datasekunder. Dalam Struktur Organisasi yang ada BagianPengembangan Formulasi dan Ekstraksi bahan Alammenjadi satu kesatuan dipegang oleh satu penanggungjawab namun kenyataan dipegang oleh masing-masingPenanggung Jawab, sehingga menyimpang dari struk-tur organisasi yang ada.



Struktur Organisasi yang ada para peneliti fung-sional seluruhnya di bawah langsung manager, ber-dampak tugas manager terlalu dibebani oleh proseslangsung penelitian dari pembagian tugas hingga me-nerima laporan langsung dari para peneliti. Agar tugasmanager tidak terlalu dibebani oleh proses penelitiansecara langsung, maka perlu penyempurnaan strukturorganisasi sebagai berikut:

Rantai Komando dan Rentang KendaliResponden sebagian besar memilih pernyataan

Chain of command, berdasarkan pernyataan tersebutuntuk rantai komando dan rentang kendali organisasiUnit Riset & Pengembangan memakai chain of commandyang menunjukkan garis perintah dalam sebuahorganisasi.

Gambar 6. Struktur Organisasi Unit Riset & Pengembangan sesuai Surat Keputusan Direksi

Gambar 7. Kondisi yang Ada Tidak Sesuai dengan Surat Keputusan Direksi

Gambar 8. Struktur Organisasi Unit Riset & Pengembangan Baru

DepartementasiResponden sebagian besar memilih pernyataan

departementasi berdasarkan produksi, selama iniorganisasi Unit Riset & Pengembangan tergolongkepada departementasi berdasarkan fungsi.

Sentralisasi atau DesentralisasiResponden sebagian besar memilih pernyataan

desentralisasi, berdasarkan struktur organisasi UnitRiset & Pengembangan, terlihat saat ini kelompokpeneliti jabatan fungsional tersentralisasi kepadaManager.



Implikasi Hasil Rancangan

Tabel 2. Perbandingan antara Struktur Organisasi lama dengan Usulan Hasil Prancangan Struktur Organisasi Baru

No. Hasil Evaluasi Data Organisasi Lama

Dampak yang ditimbulkan

dari Organisasi Lama

Penyempurnaan Kelebihan usulan Organisasi Baru Ket.

1.

Aktivitas penelitian terbagi dua bagian : Pengembangan Formulasi dan Ekstraksi Bahan Alam. Pengembangan Metoda Analisa dan validasi

Sering terjadi dalam proses penelitian saling menunggu antar bagian, sehingga target penelitian selalu tidak tercapai.

Perlu adanya sentralisasi penangung jawab dari bagian yang bertanggung jawab dalam proses kegiatan penelitian yang disebut “Product Development” yang memiliki fungsi –fungsi tugas : Row Material Formulasi Analisa Sintesa Stabilitas Pilot Product

Tidak akan terjadi lagi dua kebijakan dan keputusan yang dapat saling bertentangan

Penanggung jawab harus memiliki skill yang dapat mengendalikan dan mengetahui semua sarana dan prasana baik Metoda Analisadan Validasi, Pengembangan Formulasi dan ekstraksi bahan alam.

2. Dalam Struktur Organisasi yang ada penanggung Jawab Bag. Pengembangan Formulasi dan Ekstraksi Bahan Alam menjadi satu kesatuan dipegang satu penanggung jawab namun kenyataan yang ada Bag. Pengembangan Formulasi dan Bag.Ekstraksi Bahan Alam dipegang oleh masing masing Penanggung Jawab.

Hal tersebut akan berdampak pada tidak jelasnya tanggung jawab dan wewenang nya, selain itu juga akan berdampak pada ketidak jelasannya pelaporan kinerjanya

3.

Dalam menentukan produk baru tidak didasarkan informasi riset lapangan terlebih dahulu dan merupakan crass program dari rencana penelitian yang sudah ada.

Banyak penelitian yang idle karena terjadinya gap dengan pemasaran guna pemasaran produk yang sudah selesai.

Harus adanya suatu bagian yang menangani “Information Research” yang memiliki fungsi tugas sebagai : Researcher Analyst - Market &Customers

- Technology - Legal/Patent - Basic Material - AMDAL & Operation / Partnership Contoller

Dalam hal pembukaan bagian ini merupakan peleburan dari Bagian Informasi dan Registrasi yang ada pada struktur organisasi saat ini

Dasar pengajuan proposal penelitian produk baru telah didasarkan pada riset market dan pasar sehingga bag.pemasaran dapat memasarkan produk baru

Pelatihan dan penamba-han wawasan dalam meningkan skill untuk melaksana-kan Research Analysis

4.

Registrasi obat sudah bukan dilaksanakan oleh Bag.Pengelolaan Informasi dan Registrasi telah dilimpahkan ke Bag.Pemasaran, sehingga fungsi yang saat ini hanya mempersiapkan dokumen penelitian sebagai pendukung data pendaftaran registrasi ke BPOM dan desain kemasan untuk suatu produk, sedangkan penanggung jawab saat ini memiliki jabatan yang cukup tinggi dan tidak seimbang dengan tugas bobot kinerjanya.

Kurang optimalnya kinerja bagian tersebut

Menyeimbangkan posisi jabatan dengan tugas jabatannya sehingga dapat mengoptimal kan kinerja organisasi



No. Hasil Evaluasi Data Organisasi Lama

Dampak yang ditimbulkan dari Organisasi Lama

Penyempurnaan Kelebihan usulan Organisasi Baru Ket.

5.

Tidak tersedianya suatu badan atau komite yang mengevaluasi layak dan tidaknya proposal usulan penelitian produk baru yang diajukan untuk diteliti dan untuk dipasarkan setelah penelitian tersebut selesai.

Penelitian produk baru yang idle karena tidak didasari pengajuan proposal penelitian dan juga selalu terjadi rencana kerja yang tidak sinkron antara pemasaran dan R&D

komite yang berfungsi mengevaluasi kelayakan proprosal penelitian produk baru yang diajukan untuk menjadi rencana kerja penelitian Unit Riset & Pengembangan, Pemasaran, Pabrik. Badan atau komite tersebut terdiri dari Bagian Produksi,Pemasaran dan Business Corp.Develop.,R&D.

Akan adanya rencana kerja yang lebih sinkron dan terarah antara pemasaran, pabrik dan R&D

6.

Struktur organisasi yang ada para peneliti fungsional yang sebagian besar apoteker seluruhnya di bawah langsung manager, sehingga fungsi dari Bagian Pengembangan Formulasi dan Ekstraksi Bahan Alam dan Pengembangan Metoda Analisa dan Validasi terlihat hanya sebatas sebagai penanggung jawab laboratorium penelitian saja., sedangkan tugas manager dalam struktur bagan organisasi yang saat ini berjalan terlalu d ibebani oleh proses langsung penelitian dari pembagian tugas hingga menerima laporan langsung dari para peneliti, hal tersebut menyimpang dari tugas,tanggung jawab sebagai seorang manager.

Dengan kondisi yang ada fungsi tugas manager terlalu masuk dalam operasional penelitian, sehingga tugas lain dari Manager kemungkinan akan terabaikan

Penelitian produk baru tidak diajukan dengan proposal penelitian sehingga target tidak dapat dipertanggung jawabkan dengan jelas

Para peneliti yang dibantu pembantu peneliti sebaiknya menjadi suatu “Tim Work “ dalam suatu proyek penelitian Agar jelas fungsi manager yang sesungguhnya dan pencapaian target penelitian yang jelas maka semua penelitian produk baru harus didasarkan pengajuan proposal penelitian produk baru yang disampaikan ke Penanggung jawab dan diserahkan ke manager untuk dilanjutkan ke Komite/Badan evaluasi produk baru.

Fungsi dan tugas Manager lebih optimal dalam menjalankan organisasi nya baik dengan pihak internal maupun eksternal

Untuk menjadi suatu Tim work harus adanya pelatihan dan pengembangan skill para peneliti yang tadinya terkotak dalam satu bagian.

7.

Penelitian yang dilaksanakan di Unit Riset & Pengembangan selalu menunggu informasi dari pihak pemasaran.

Ini akan berdampak pada kreativitas dan inovasi seharusnya ada didalam diri peneliti saat ini peneliti tidak dapat berkembang.

Harus adanya perubahan proses bisnis ,struktur organisasi dan job analysis yang tepat untuk meningkatkan inovasi para peneliti dalam menciptakan produk baru

Terciptanya satu kesatuan antar pemasaran, pabrik dan R&D dalam menghadapi persaingan di era globalisasi dan ACFTA

Harus adanya pemahaman organisasi yang didasari : Learning organization, Knowladge Based worker, Knowladge Management

8.

Belum adanya pedoman job analisis yang didasarkan pada kompetensi yang jelas dan baku di Unit Riset & Pengembangan, sehingga nilai kompetensi seseorang tidak dapat diukur.

Terdapat pemangku suatu jabatan yang tidak sesuai dengan kompetensi yang sesuai dengan jabatannya. Pedoman pelatihan tidak mengacu kompetensi yang ada

Perlu dibuat job analysis yang tepat

Pengembangan SDM, Pelatihan dll.dapat mengacu kepada kompetensi yang ada, sehingga pengukuran kompetansi nya pun jelas



KESIMPULAN DAN SARANKesimpulan

Penyempunaan visi organisasi Unit Riset & Pe-ngembangan dengan meningkatkan dan mengem-bangkan innovation and creativity dalam menghasil-kan produk unggulan yang bermutu, dan kompetitif dipasar. Sedangkan penyempurnaan misi organisasiUnit Riset & Pengembangan harus menyeimbangkanefektifitas, efisiensi biaya penelitian dengan target pe-nelitian dan mengembangkan sistem informasi terpaduguna menunjang penelitian produk baru. Tujuan dansasaran organisasi penyempurnaannya dengan mene-kankan kepada Cost Leadership, Product Leader-ship, Customer Intimacy. Organisasi Unit Riset &Pengembangan diperlukan ditambahkan nilai-nilaibudaya perusahaan yang harus dipahami dan dimilikikaryawan adalah nilai Teamwork.

Penyempurnaan proses bisnis yang ada di UnitRiset & Pengembangan dengan membuat standaroperasional prosedur pengajuan proposal penelitianproduk baru. Hal ini untuk meminimalisasi produk-produk baru yang tidak dapat dilaunching oleh pema-saran dan untuk menghilangkan gap antara Unit Riset& Pengembangan dengan Unit pemasaran.

Penyempurnaan Job Anaysis berbasis kompe-tensi yang ada di Unit Riset & Pengembangan perludi tambahkan dengan beberapa kompetensi CustomerService Orrientation, Directiviness, Planning andOrganizing, Concern for Order, Inisiatif, DeliveringResults, Information Seeking, Adapting to Change,Organizational Commitment, agar dapat mendukungstruktur organisasi dan proses bisnis yang baru .Darirancangan penyempurnaan organisasi Unit Riset &Pengembangan terlihat jelas bukan lagi sebagai deper-tementalisasi berdasarkan fungsi tapi departementali-sasi berdasarkan produk dan fungsi dengan sistemdesentralisasi. Rancangan penyempurnaan organisasiUnit Riset & Pengembangan untuk membuat suatuproposal rencana penelitian produk baru harus berda-sarkan informasi riset lapangan terlebih dahulu sehinggatidak menjadi idle dan dapat dipasarkan oleh UnitPemasaran. Bagian yang memberikan survei lapanganadalah Product Development yang membawahibeberapa tim proyek penelitian.

SaranDalam suatu organisasi, visi dan misi akan men-

jelaskan arti kemana organisasi akan dibawa dan akanmenjadi apa organisasi tersebut nantinya. Hal yangsangatlah penting adalah selain menetapkan visi , misi,sasaran, tujuan Unit Riset & Pengembangan secarajelas juga menyebarluaskan ke seluruh bagian organi-sasi dan didukung oleh semua pihak, baik itu manaje-men puncak maupun bawahan sebagai karyawan jugamenanamkan dan menerapkan nilai-nilai atau budayaperusahaan tersebut dalam sikap,tindakan dan perilakumereka. Keterbukaan dan sosialisasi tersebut agarmenumbuhlkan loyalitas yang lebih tinggi terhadapperusahaan.

Proses bisnis yang benar dapat menekan biayaoperasional suatu perusahaan dalam memproduksiproduk keluarannya, karena perusahaan sudah tidakperlu lagi berimprovisasi dalam menyusun standarisasiproses bisnis mereka. Untuk itu perancangan prosesbisnis dalam pengajuan proposal penelitian tersebutdapat dijadikan standar yang baku di Unit Riset &Pengembangan sehingga tidak terjadi hambatan yangselama ini terjadi.

Dalam penyempurnaan struktur organisasi UnitRiset & Pengembangan diharapkan menjadi suatuorganisasi yang ideal. Meskipun untuk mencapai kon-disi ideal tersebut sangat sulit tapi tetap perlu diusaha-kan pencapaiannya melalui kepemimpinan transfor-masional dan menciptakan organisasi pembelajaran.Dengan uraian diatas merupakan tantangan manaje-men puncak Unit Riset & Pengembangan dalam mem-bawa organisasinya menjadi organisasi yang memangmemfokuskan kepada pelanggan dengan menciptakanproduk baru agar dapat bersaing di era globalisasidan menghadapi A-CFTA.

Dengan penyempurnaan analisa jabatan denganmenyesuaikan kompetensi yang dibutuhkan padastruktur organisasi baru di Unit Riset & Pengembanganakan terjadi suatu gap kompetensi hal ini menjadi tugaspimpinan unit untuk dapat merencanakan pelatihan-pelatihan kepada karyawannya untuk menghilangkangap kompetensi tersebut sehingga diharapkan akanmembawa Unit Riset & Pengembangan menuju kearah organisasi yang lebih professional sehingga dapatberkiprah dipersaingan era globalisasi dan dalam



menghadapai kebijakan pemerintah yaitu penerapanA-CFTA.

DAFTAR RUJUKANCarl, D., and Philip, V. 2003. Knowledge Management: An

Introduction to Creating Competitive AdvantageFrom Intellectual Capital. NewDelhi: Vision Books.

Competency Dictionary Kimia Farma.Daft, R.L. 2003. Manajemen (jilid 2 Edisi Kelima), terjemahan

Emil Salim, Imama Karmawan danWisnu Chandra K.Jakarta: Erlangga.

Efa, K. Proses Bisnis dalam Perusahaan, 24 March 2008,http://www.midas-solusi.com/knowledge-space,en,detail,26,proses-bisnis-dalam-perusahaan

Gary, D. 2003. Human Resource Management, tenth Edi-tion.

Garvin, D.A. 2000. Learning in Action: A Guide to Puttingthe Learning Organization to Work, Boston: HarvardBusiness School Press.

Holland, S., and B.B. Lazo. 2004. The Global Pharmaceu-tical Industry, Manchester Business School.

Jordan, et al. 1999. dalam MENGUKUR KOMPETENSIUNIT RISET Direktorat Kebudayaan, Ilmu Pengeta-huan dan Teknologi, www.bappenas.go.id/get-file-server/node/2507

Khandekar, A., and A. Sharma, 2006. Organizational Learn-ing and Performmance: Understanding Indian Sce-nario in Present Global Context, Education + Train-ing, Vol.48 No.8/9, pp.682–293.

Kim, D.H. 1993. The Link between Individual and Organi-zational Learning, Sloan Management Review, fall,pp.37-50.

Laporan Tahunan Annual report Tahun 2008 PT KimiaFarma (Persero), Tbk.

Lacetera, N. 2001. Corporate Governance and Innova-tion in the Pharmaceutical Industry: Some FurtherEvidence. Cespri, Universita Bocconi, Italia.

López, S.P., José M. Péon, and Camilo José Vazquez Ordás,2005.Organizational Learning as a Determining Fac-tor in Business Performance, The Learning Organi-zation, Vol.12 No.3, pp.227–145.

Lina, A., Lena, L.E. 2007. Manajemen Sumber DayaManusia dalam Bisnis Modern.

Menara, K. 2010. Human Resourches ManagementProfesional.

Olson and Bolton. 2002. dalam Mengukur Kompetensi UnitRiset Direktorat Kebudayaan, Ilmu Pengetahuan danTeknologi, www.bappenas.go.id/get-file-server/node/2507.

Organization Development, Human Resource ManagementProfessional General Course, Menara Kadin Indone-sia, 2010

Stephen P.R., Timothy, A.J. 2008. dalam bukunya Organi-zational Behavior, 12th ed.terjemahan Diana Angelica.

Suwardi, L.B., Prima, A.B. 2010. Step by Step CascadingBalance Scorecard to Fungsional Scorecard.

Mengoptimalisasikan Kinerja Unit Riset dan Pengembangan di ...

Documents

Transcript of Mengoptimalisasikan Kinerja Unit Riset dan Pengembangan di ...