BIMBINGAN TEKNIS PERSURATAN DAN KEARSIPAN DI … · kode unit organisasi lembaga layanan pendidikan...

BIMBINGAN TEKNIS PERSURATAN DAN KEARSIPAN

DI LINGKUNGAN LEMBAGA LAYANAN

PENDIDIKAN TINGGI

BIRO KEUANGAN DAN UMUM

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI

Denpasar, Bali 25 April 2019

DASAR HUKUM DALAM PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik

Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik

Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang Pedoman Pelaksanaan Undang-Undang nomor43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 51 Tahun 2015 tentang TataNaskah Dinas Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi

Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2015 tentang PedomanPengawasan Kearsipan

Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 78 Tahun 2017 tentangPenyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi

Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 23 Tahun 2018 tentang KlasifikasiArsip, Jadwal Retensi Arsip, dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis diLingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi

Surat Edaran Nomor: 3314/A/SE/2018 tentang penyesuaian cap dinas, kop surat/amplop dan kodeunit kerja Lembaga layanan dan Pendidikan tinggi

Surat Edaran Nomor: 5405/A.A3/SE/2018 tentang Implementasi Penyelenggaraan Kearsipan diLingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi

Surat Edaran Nomor: 5705/A.A3/SE/2018 tentang Penomoran Naskah Dinas di LingkunganKementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi

KODE UNIT ORGANISASI

LEMBAGA LAYANAN PENDIDIKAN TINGGI DI

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI

Permenristekdikti Nomor 15 Tahun 2018

SURAT EDARAN NOMOR: 3314/A/SE/2018

TENTANG PENYESUAIAN CAP DINAS, KOP SURAT/AMPLOP DAN KODE UNIT KERJA LEMBAGA LAYANAN PENDIDIKAN TINGGI

Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi (LLDIKTI) kode L

Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah I kode L1

Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah II kode L2

Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah III kode L3

Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah IV kode L4

Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah V kode L5

Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah VI kode L6

Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah VII kode L7

Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah VIII kode L8

Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah IX kode L9

Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah X kode L10

Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah XI kode L11

Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah XII kode L12

Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah XIII kode L13

Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah XIV kode L14

Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah XV kode L15

LLDIKTI DENGAN SEKRETARIAT TIPE A

Nama Unit Organisasi Singkatan Kode

Sekretariat Lembaga Layanan

Pendidikan Tinggi Wilayah III

Sekretariat LLDIKTI

Wilayah III

L3

Unit Kerja Kode

Bagian Umum L3.1

Subbagian Perencanaan dan Anggaran

Subbagian Hukum, Kepegawaian, dan Tatalaksana

Subbagian Tata Usaha dan Barang Milik Negara

L3.1.1

L3.1.2

L3.1.3

Bagian Kelembagaan dan Sistem Informasi L3.2

Subbagian Kelembagaan

Subbagian Sistem Informasi dan Kerjasama

L3.2.1L3.2.2

Bagian Akademik dan Kemahasiswaan L3.3

Subbagian Akademik

Subbagian Kemahasiswaan

L3.3.1

L3.3.2

Bagian Sumber Daya Perguruan Tinggi L3.4

Subbagian Pendidik dan Tenaga Kependidikan

Subbagian Sarana dan Prasarana

L3.4.1

L3.4.2



Pendidikan Tinggi Wilayah IV

Sekretariat LLDIKTI

Wilayah III

L4

Unit Kerja Kode

Bagian Umum L4.1




L4.1.1

L4.1.2

L4.1.3




L4.2.1L4.2.2


Subbagian Akademik


L4.3.1

L4.3.2




L4.4.1

L4.4.2



Pendidikan Tinggi Wilayah VI

Sekretariat LLDIKTI

Wilayah VI

L6

Unit Kerja Kode

Bagian Umum L6.1




L6.1.1

L6.1.2

L6.1.3




L6.2.1L6.2.2


Subbagian Akademik


L6.3.1

L6.3.2




L6.4.1

L6.4.2



Pendidikan Tinggi Wilayah VII

Sekretariat LLDIKTI

Wilayah VII

L7

Unit Kerja Kode

Bagian Umum L7.1




L7.1.1

L7.1.2

L7.1.3




L7.2.1L7.2.2


Subbagian Akademik


L7.3.1

L7.3.2




L7.4.1

L7.4.2



Pendidikan Tinggi Wilayah IX

Sekretariat LLDIKTI

Wilayah IX

L9

Unit Kerja Kode

Bagian Umum L9.1




L9.1.1

L9.1.2

L9.1.3




L9.2.1L9.2.2


Subbagian Akademik


L9.3.1

L9.3.2




L9.4.1

L9.4.2



Pendidikan Tinggi Wilayah X

Sekretariat LLDIKTI

Wilayah X

L10

Unit Kerja Kode

Bagian Umum L10.1




L10.1.1

L10.1.2

L10.1.3




L10.2.1L10.2.2


Subbagian Akademik


L10.3.1

L10.3.2




L10.4.1

L10.4.2

LLDIKTI DENGAN SEKRETARIAT TIPE B



Pendidikan Tinggi Wilayah I

Sekretariat LLDIKTI

Wilayah I

L1

Unit Kerja Kode

Bagian Umum L1.1




L1.1.1

L1.1.2

L1.1.3




L1.2.1L1.2.2

Bagian Akademik, Kemahasiswaan, dan Sumber Daya L1.3

Subbagian Akademik dan Kemahasiswaan

Subbagian Sumber Daya

L1.3.1

L1.3.2



Pendidikan Tinggi Wilayah II

Sekretariat LLDIKTI

Wilayah II

L2

Unit Kerja Kode

Bagian Umum L2.1




L2.1.1

L2.1.2

L2.1.3




L2.2.1L2.2.2




L2.3.1

L2.3.2



Pendidikan Tinggi Wilayah V

Sekretariat LLDIKTI

Wilayah V

L5

Unit Kerja Kode

Bagian Umum L5.1




L5.1.1

L5.1.2

L5.1.3




L5.2.1L5.2.2




L5.3.1

L5.3.2



Pendidikan Tinggi Wilayah VIII

Sekretariat LLDIKTI

Wilayah VIII

L8

Unit Kerja Kode

Bagian Umum L8.1




L8.1.1

L8.1.2

L8.1.3




L8.2.1L8.2.2




L8.3.1

L8.3.2



Pendidikan Tinggi Wilayah XI

Sekretariat LLDIKTI

Wilayah XI

L11

Unit Kerja Kode

Bagian Umum L11.1




L11.1.1

L11.1.2

L11.1.3




L11.2.1L11.2.2




L11.3.1

L11.3.2



Pendidikan Tinggi Wilayah XII

Sekretariat LLDIKTI

Wilayah XII

L12

Unit Kerja Kode

Bagian Umum L12.1




L12.1.1

L12.1.2

L12.1.3




L12.2.1L12.2.2




L12.3.1

L12.3.2



Pendidikan Tinggi Wilayah XIII

Sekretariat LLDIKTI

Wilayah XIII

L13

Unit Kerja Kode

Bagian Umum L13.1




L13.1.1

L13.1.2

L13.1.3




L13.2.1L13.2.2




L13.3.1

L13.3.2



Pendidikan Tinggi Wilayah XIV

Sekretariat LLDIKTI

Wilayah XIV

L14

Unit Kerja Kode

Bagian Umum L14.1




L14.1.1

L14.1.2

L14.1.3




L14.2.1L14.2.2




L14.3.1

L14.3.2



Pendidikan Tinggi Wilayah XV

Sekretariat LLDIKTI

Wilayah XV

L15

Unit Kerja Kode

Bagian Umum L15.1




L15.1.1

L15.1.2

L15.1.3




L15.2.1L15.2.2




L15.3.1

L15.3.2

PERUBAHAN LOGO KEMENRISTEKDIKTI

TIDAK ADA UNSUR PUTIH SESUAI DENGAN SK NOMOR 195/M/KP/IV/2015

TENTANG PENETAPAN LOGO PERMENRISTEKDIKTI

V X

LAMPIRAN YANG DIGUNAKAN DALAM LINGKUNGAN LLDIKTI

ADALAH LAMPIRAN I PERMENRISTEKDIKTI NOMOR 23 TAHUN 2018

TENTANG KLASIFIKASI ARSIP, JADWAL RETENSI ARSIP, DAN SISTEM

KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS

PENOMORAN NASKAH DINAS

ADA TIGA TIPE

TIPE 1

PERATURAN,

INSTRUKSI,

SOP

SURAT EDARAN,

KEPUTUSAN,

MENGGUNAKAN METODE SEPERTI TAHUN SEBELUMNYA (PERMENRISTEKDIKTI NOMOR 51 TAHUN 2015)

A. NOMOR NASKAH DINAS STANDAR OPERASIONAL

PROSEDUR

Susunan Nomor Naskah Dinas Standar

Operasional Prosedur disesuaikan dengan jenis

naskah dinas arahan yang digunakan.

B. NOMOR NASKAH DINAS SURAT EDARAN

Susunan Nomor Naskah Dinas Surat Edaran:

Nomor Naskah (Nomor urut dalam satu tahun takwim)

Kode Jabatan/ Kode Unit Organisasi

Singkatan Surat Edaran dengan “SE”

Tahun Terbit

Contoh:

Surat Edaran yang diterbitkan oleh Kepala LLDIKTI WILAYAH VIII

21/L8/SE/2019

21 : Nomor Urut Naskah Dinas

L8 : Kode LLDIKTI WILAYAH VIII

SE : Singkatan Surat Edaran

2019 : Tahun terbit

C. NOMOR NASKAH DINAS PENETAPAN/KEPUTUSAN

KEPUTUSAN BERSIFAT UMUM

Susunan Nomor Naskah Dinas Penetapan/Keputusan terdiri atas:


Kode Jabatan

Singkatan Keputusan dengan “KPT”

Tahun Terbit

Contoh:

Keputusan yang diterbitkan oleh Kepala LLDIKTI WILAYAH VIII

23/L8/KPT/2019



KPT : Singkatan Keputusan

2019 : Tahun terbit

KEPUTUSAN BERSIFAT KEPEGAWAIAN

Susunan Nomor Naskah Dinas Penetapan/Keputusan tentang Kepegawaian terdiri atas:


Kode Jabatan

Singkatan Kepegawaian dengan “KP”

Tahun Terbit

Contoh:

Keputusan yang diterbitkan oleh Kepala LLDIKTI WILAYAH VIII

21/L8/KP/2019



KP : Singkatan Kepegawaian

2019 : Tahun terbit

TIPE 2

TANPA KODE SKKAAD (KLASIFIKASI

KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS)Untuk Format Penomoran Naskah Dinas 1) Surat Tugas, 2) Naskah Dinas lainnya (Siaran Pers, Piagam Penghargaan, Sertifikat)

Susunan Nomor Naskah Dinas:

1.Nomor urut Naskah Dinas

2.Kode Unit Kerja

3.Kode Klasifikasi

4. Tahun Terbit

Contoh:

Surat Tugas yang diterbitkan oleh Sekretaris LLDIKTI Wilayah VIII yang diusulkan dari Unit Kerja Bagian Umum

123/L8.1/KA.05.01/2019


L8.1 : Kode Unit Kerja

KA.05.01 : Kode Klasifikasi sesuai dengan Klasifikasi Arsip tentang Pembinaan Kearsipan Bimbingan Teknis Kearsipan

2019 : Tahun Terbit

TIPE 3

MENGGUNAKAN KODE SKKAAD (KLASIFIKASI KEAMANAN DAN

AKSES ARSIP DINAMIS)

Format Penomoran Naskah Dinas

1. Nota Dinas;

2. Memo;

3. Disposisi;

4. Surat Dinas;

5. Surat Undangan;

6. Nota Kesepahaman Dalam Negeri;

7. Nota Kesepahaman Luar Negeri;

8. Perjanjian Kerja Sama Dalam Negeri;

9. Perjanjian Kerja Sama Luar Negeri;

10. Surat Kuasa Biasa;

11. Surat Kuasa Khusus;

12. Berita Acara Biasa;

13. Berita Acara Serah Terima;

14. Surat Keterangan;

15. Surat Pernyataan;

16. Surat Pengantar;

17 Pengumuman.

Susunan Nomor Naskah Dinas:

1. Kode Singkatan Kategori Keamanan Naskah Dinas Sesuai dengan Sistem Klasifikasi

Keamanan dan Akses Arsip Dinamis yang diatur dalam Peraturan Menteri Nomor 23 Tahun

2018

2. Nomor urut naskah dinas

3. Kode Unit Kerja

4. Kode Klasifikasi

5. Tahun Terbit

Contoh:

Nota Dinas yang dikonsepkan oleh Subbagian Tata Usaha dan Barang Milik Negara

diterbitkan dari Bagian Umum diajukan kepada Sekretaris LLDIKTI VIII

B/123/L8.1.3/KA.05.01/2019

B : Kategori Klasifikasi Keamanan Naskah Dinas “Biasa/Terbuka”


L8.1.3 : Kode Unit Kerja

KA.05.01 : Kode Klasifikasi sesuai dengan Klasifikasi Arsip tentang Pembinaan Kearsipan

Bimbingan Teknis Kearsipan

2019 : Tahun Terbit

Hal yang harus diperhatikan:

1. Pemberian Nomor dilakukan untuk setiap tahun takwim

dimulai dengan nomor 1 tidak diberi angka 0 sebelumnya;

2. Nomor Naskah Dinas Standar Operasional Prosedur

disesuaikan dengan jenis naskah dinas arahan yang digunakan;

3. Nomor Naskah Dinas Sambutan Menteri, Notula, laporan,

telaah staf disesuaikan dengan surat pengantar.

PEMBUBUHAN PARAF SECARA HIERARKHIS Naskah dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang konsepnya harus

diparaf terlebih dahulu minimal oleh dua pejabat pada dua jenjang jabatan strukturaldibawahnya;

Naskah dinas yang konsepnya dibuat oleh pejabat yang akan menandatangani naskahdinas tersebut tidak memerlukan paraf;

Naskah dinas yang konsepnya terdiri dari beberapa lembar, harus diparaf terlebihdahulu pada setiap lembar naskah dinas oleh pejabat yang menandatangani dan pejabat pada dua jenjang jabatan struktural dibawahnya; dan

Letak pembubuhan paraf diatur sebagai berikut:

Untuk paraf pejabat yang berada satu tingkat di bawah pejabat penandatangan naskahdinas berada di sebelah kanan/setelah nama pejabat penandatangan;

Untuk paraf pejabat yang berada dua tingkat di bawah pejabat penandatangan naskahdinas berada di sebelah kiri/sebelum nama pejabat penandatangan; dan

Untuk paraf pejabat yang berada tiga tingkat di bawah pejabat penandatangan naskahdinas berada di sebelah paraf pejabat yang di atasnya.

Kepala,

Dua tingkat dibawahnya Nama Satu tingkat dibawahnya

NIP …

PEMAKAIAN SINGKATAN a.n., u.b., plt., plh., wks.,

DAN u.p.

a.n. (atas nama); penulisan a dan n dengan huruf kecil dan masing-masingdiakhiri titik, dipergunakan jika yang berwenang menandatangani suratmenguasakan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat dibawahnya, sedangkan pertanggungjawaban isi surat tetap di tangan yang memberi kuasa. Untuk semua Naskah Dinas yang ditandatangan a.n. pejabat yang lebih tinggimenggunakan kop, nomor surat dan cap pejabat yang diatasnamakan;

contoh: a.n. Kepala

Sekretaris,

tanda tangan dan cap dinas

Nama Pejabat

NIP

u.b. (untuk beliau); penulisan u dan b dengan huruf kecil dan masing-masing diakhiri titik, dipergunakan jika pejabat yang diberi kuasa menandatangani surat memberikan kuasa lagi kepada pejabat setingkat dibawahnya;

contoh: a.n. Sekretaris

Kepala Bagian Umum

u.b.

Kepala Subbagian Tata Usaha dan Barang Milik Negara,


Nama Pejabat

NIP

plt. (pelaksana tugas); penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri titik, dipergunakan untuk seorang pejabat yang ditunjuk untukmelaksanakan tugas jabatan tetapi belum ditunjuk secara definitif;

contoh: plt. Kepala Bagian Umum,


Nama Pejabat

NIP

plh. (pelaksana harian); penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri titik,

dipergunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat berhalangan

untuk waktu tertentu karena tugas dinas menguasakan penandatanganan surat

kepada pejabat setingkat di bawahnya selama pejabat tersebut tidak berada di

tempat;

contoh: plh. Sekretaris

Kepala Bagian Umum,


Nama Pejabat

NIP

wks. (wakil sementara); penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri titik,

dipergunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat belum ditunjuk

penggantinya atau berhalangan untuk waktu tertentu karena tugas dinas, atau cuti,

untuk sementara penandatanganan surat dilakukan oleh pejabat yang setingkat

dengan eselonnya;

contoh: wks. Kepala Bagian Umum,


Nama Pejabat

NIP

u.p. (untuk perhatian); penulisan u dan p dengan huruf kecil dan masing-

masing diakhiri titik, dipergunakan atau ditujukan kepada seseorang atau

pejabat teknis yang menangani suatu kegiatan atau suatu pekerjaan tanpa

memerlukan kebijakan langsung dari pimpinan pejabat yang bersangkutan.

Contoh penulisan u.p. pada sampul surat:

Yth. Sekretaris Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah VI

u.p. Kepala Bagian Umum

Jalan …

Bandung

NOMOR BELUM MENGGUNAKAN KLASIFKASI ARSIP

Nomor : Menggunakan Kode Klasifikasi

Lampiran : (ADA RUNDOWN)

Hal :

SETELAH PENOMORAN MENGGUNAKAN KLASIFIKASI ARSIP MEMUDAHKAN DALAM PEMBERKASAN ARSIP

PERMENRISTEKDIKTI NOMOR 78 TAHUN 2017

PERMENRISTEKDIKTI NOMOR 23 TAHUN 2018

PEMBERKASAN

Pengaturan dan penyimpanan arsip scr logis dansistematis dgn menggunakan huruf, nomor atau

kombinasi huruf dan nomor yg digunakansebagai identitas arsip yg akan disimpan.

TUJUAN PEMBERKASAN ARSIP

1. Menjaga kesatuan dan keamanan informasi

2. Mempercepat penemuan kembali arsip secara cepat dan

lengkap

3. Membantu saat proses PENYUSUTAN

SARANA PEMBERKASAN

PERANGKAT KERAS :

FILING CABINET,

LEMARI ARSIP,

SEKAT/GUIDE, FOLDER

PERANGKAT LUNAK :

KODE KLASIFIKASI

INDEKS

TUNJUK SILANG

PENATAAN ARSIP AKTIF

FOLDER

SEKUNDER

PRIMER

GUIDE ATAU SEKAT

TERSIER

KA.05.01BIMBINGAN TEKNIS

KEARSIPAN

HK. HUKUMKA

KEARSIPAN

KA.05PEMBINAAN KEARSIPAN

KA.05.01BIMBINGAN TEKNIS

KEARSIPAN

KA.05.01BIMBINGAN

TEKNIS PERSURATAN

DAN KEARSIPAN PTS DAN LLDIKTI

IV

OUT INDIKATOR

NO NAMA

PEMINJAM

JENIS

ARSIP

KODE

ARSIP

TANGGAL

PINJAM

TANGGAL

KEMBALI

PARAF

PEMINJAM

PARAF

KEMBALI

Sosialisasi SE Kearsipan

65

PENATAAN DAN PENYIMPANAN ARSIP

INAKTIF

1. Dalam penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif harus

dilaksanakan dengan menjaga Arsip Inaktif tetap terkelola

dalam satu kesatuan Pencita Arsip (Unit Pengolah) dan tidak

bercampur dengan Arsip dari Pencita Arsip lainnya.

2. Penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif harus tetap tertata

sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai

dengan pengaturan ketika Arsip masih dipergunakan untuk

kepentingan kegiatan Pencipta Arsip.

PENERIMAAN

Penerimaan Arsip Inaktif di Unit Kearsipan II merupakan tahap

awal dalam pengelolaan Arsip Inaktif. Penerimaan Arsip Inaktif

meliputi kegiatan:

1. menerima fisik Arsip beserta daftar Arsip yang dipindahkan;

2. memeriksa kesesuaian antara fisik dengan daftar Arsip yang dipindahkan. Kegiatan

ini merupakan kontrol awal sebelum dilakukan Penyimpanan Arsip. Pemeriksaan

perlu dilakukan untuk:

a. memastikan apakah Arsip tersebut benar-benar Arsip Inaktif;

b. memastikan kelengkapan setiap berkas. Apabila dalam berkas Arsip

kurang lengkap, diupayakan kelengkapannya dengan cara

meneliti/memeriksa daftar Arsip pindah atau menanyakan pada unit asal

(Unit Pengolah) Arsip.

3. menandatangani Berita Acara Pemindahan Arsip; dan

4. mencatat pemindahan Arsip pada buku pemindahan Arsip. Pencatatan meliputi:

nomor: nomor urut dalam satu tahun

hari/tanggal: hari dan tanggal pemindahan Arsip

unit pengolah:unit yang melaksanakan pemindahan

jenis Arsip: jenis Arsip (teks, foto, video, dan jenis lainnya)

periode Arsip: periode Pencitaan Arsip

jumlah: jumlah Arsip yang dipindahkan

keterangan:catatan informasi lain yang perluditambahkan

PENATAAN DAN PENYIMPANAN ARSIP1. Menata dan menyimpan Arsip dalam boks dengan tetap

mempertahankan penataan Arsip ketika masih aktif.

2. Memberi label atau identitas boks Arsip dengan kode Unit Pengolah

dan nomor boks untuk memudahkan pengorganisasian Arsip. Kode

Unit Pengolah mengacu pada penomoran Unit Kerjayang tercantum

dalam Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi

Nomor 51 Tahun 2015 tentang Tata Naskah Dinasdi Lingkungan

Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi. Sedangkan

nomor boks merupakan nomor urut boks yang telah diserahkan oleh

Unit Pengolah ke Unit Kearsipan II beserta kode klasifikasi. Sebagai

pemisah Antara kode klasifikasi dengan nomor boks menggunakan

separator “/“.

Contoh:

A2.1

A2.1: kode unit Bagian Pengembangan SDM

KP.02/9

KP : Kode Klasifikasi (Kepegawaian)

02 : sub masalah/Skunder (pengadaan pegawai)

9 : nomor boks 9

3. Menata dan menyimpan boks dalam rak Arsip sesuai urutan

nomor boks dan Unit Pengolah yang telah ditentukan. Boks

ditata dan disimpan dalam rak Arsip dimulai dari baris atas ke

baris bawah dengan urutan boks dari kiri ke kanan.

4. Menyusun daftar Arsip Inaktif yang disimpan dengan

menambahkan keterangan:

retensi;

status akhir;

nomor boks; dan

lokasi simpan.

TERIMA KASIH

80/L6/AK.00/2019

Email : [email protected]

wa : 08194170296

mailto:[email protected]

BIMBINGAN TEKNIS PERSURATAN DAN KEARSIPAN DI … · kode unit organisasi lembaga layanan pendidikan...

Documents

Transcript of BIMBINGAN TEKNIS PERSURATAN DAN KEARSIPAN DI … · kode unit organisasi lembaga layanan pendidikan...