MENGELOLA KONFLIK DALAM PROYEK

Munculnya Konflik

1. Adanya perbedaan opini, tujuan dan nilai yang dianut ;2. Seringnya pergantian personil yang sebelumnya mungkin tidak saling kenal,

sehingga orang harus bekerjasama dengan orang-orang baru. 3. Saling mementingkan bagiannya agar pekerjaan di bagiannya akan berhasil.

Lebih cepat atau baik.

Konflik bisa muncul antar orang dalam organisasi, orang-orang dalam tim, antar departemen / antara user dan kontraktor, antara tim proyek dan staf fungsional.

Konflik Antara User dan Kontraktor

Konflik antara user dan kontraktor sudah akan muncul ketika keduanya terlibat untuk negosiasi kontrak. Masing-masing pihak biasanya akan lebih mementingkan pihaknya sendiri daripada mengembangkan kepercayaan dan saling bekerjasama untuk mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan.

Satu pihak ingin mendapatkan keuntungan sementara pihak lain harus menanggung kerugian. Pihak user ingin agar biaya proyeknya minimum sementara pihak kontraktor berharap untuk mendapatkan keuntungan maksimum. Setelah kontrak ditandatangani, masih akan muncul kemungkinan konflik antar keduanya. Terutama untuk jenis kontrak biaya plus dimana profit bagi kontraktor adalah persentase dari biaya, kontraktor kurang peduli terhadap pengeluaran sementara user harus sering memeriksa segala sesuatu tentang proyek.

Ini akan memicu perbedaan. Hasil akhir dari proyek juga masih memungkinkan terjadinya konflik antara user dan kontraktor.

Konflik dalam Organisasi Proyek

Peluang ini akan besar bila kelompok-kelompok yang bekerja dalam proyek mempunyai perbedaan dalam hal tujuan dan harapan, beberapa hal tidak jelas siapa yang harus membuat atau berwenang untuk membuat keputusan, memang ada konflik antar individu dalam proyek.

Prioritas pekerjaan, jadwal dan alokasi sumberdaya adalah sumber-sumber potensial terjadinya konflik dalam organisasi proyek. Orang-orang dari divisi fungsional harus melakukan prioritas dalam mengalokasikan sumberdaya karena seringkali berhadapan dengan para manajer proyek yang menginginkan proyek-proyek yang dikelolanya berhasil. Keberhasilan ini sangat didukung oleh tersedianya sumberdaya yang memadai.

Manfaat Adanya Konflik

1. Bisa menghasilkan ide-ide baru yang lebih baik

2. Memacu orang untuk mencari dan menemukan pendekatan-pendekatan baru dalam menyelesaikan masalah

3. Memunculkan masalah lama ke permukaan dan kesepakatan tentang adanya masalah tersebut

4. Memacu orang untuk menjelaskan pandangannya

5. Menyebabkan tekanan yang akan menstimulasi perhatian dan kreativitas seseorang

6. Memberikan kesempatan kepada seseorang untuk menguji kapasitas kemampuannya

Ketidakberadaan suatu konflik dalam organisasi akan bisa menjadi suatu petunjuk ketidak sehatan organisasi karena keadaan seperti ini dapat mengakibatkan suatu kejenuhan yang akhirnya menghasilkan keputusan-keputusan yang kurang bermutu. Sebaliknya konflik yang terjadi akibat adanya perbedaan opini maupun perspektif akan menimbulkan diskusi-diskusi dan meningkatkan pemecahan masalah serta inovasi-inovasi.

Suatu konflik yang terjadi antar kelompok yang saling bersaing akan sangat bermanfaat dalam usaha meningkatkan kekompakan, keeratan, semangat dalam suatu kelompok dan intensitas persaingan.

Konflik Selama Siklus Hidup Proyek

Dari suatu studi yang dilakukan Thamhain dan Wilemon yang meminta pendapat dari seratus orang manajer proyek tentang sumber konflik yang terjadi dalam manajemen proyek, ditemukan tiga penyebab utama konflik.

1. Penjadwalan proyek, 2. Prioritas proyek dan 3. Tenaga kerja.

Sedangkan penyebab yang lain adalah masalah teknis dan trade off hasil fisik, administrasi dan organisasi, perbedaan inter personal dan biaya. Sumber konflik akan berubah sesuai dengan tahap proyek yang dilalui. Artinya, ketika proyek masih dalam tahap konsepsi konflik terjadi karena prioritas proyek, prosedur administrasi, Jadwal dan tenaga kerja. Bagian fungsional mungkin akan berbeda pendapat dengan orang proyek mengenai pekerjaan mana yang diprioritaskan untuk dikerjakan lebih dahulu, bagaimana rancangan organisasi yang tepat, tingkat pengendalian yang dimiliki

manajer proyek orang yang harus ditugaskan dan penjadwalan proyek di antara pekerjaan yang sekarang ada.

Tabel

Hasil Studi Sumber utama konflik dan tahap-tahap proyek

Siklus Hidup Proyek

Mulai Selesai

Project Formation/K

Project Build

Main Project

Project Phased Prioritas

ProyekPrioritas

ProyekJadwal Jadwal

Prosedur administrasi

Jadwal Teknis Interpersonal/Jadwal Prosedu

r Tenaga

KerjaTenaga

KerjaTenaga Kerja

Teknis Prioritas Proyek

Prioritas

Jika pada tahap akhir proyek banyak pekerjaan belum selesai maka jadwal akan menjadi sumber konflik. Sehingga akan membuat orang yang terlibat dalam proyek merasa khawatir dan bahkan stress. Sebelum memasuki tahap baru proyek yang lain akan terjadi permasalahan alokasi tenaga kerja.

Pemecahan Konflik

Hampir semua proyek, kecil atau sederhana apabila skala besar selalu memungkinkan terjadinya konflik, karena adanya interaksi antar beberapa departemen, manusia dan peralatan. Justru suatu yang aneh. bila tidak ada sama sekali konflik. Ada beberapa metoda untuk mengurangi atau memecahkan konflik, yaitu :

1. Menarik kembali kesepakatan (Withdrawing)

Jika terjadi perdebatan yang sengit, ada baiknya menunggu dulu hingga kondisi emosional yang terjadi berkurang, sehingga semua pihak yang terlibat dalam perdebatan dapat berpikir jernih kembali.

2. Mengurangi tingkat kepentingan ketidaksepakatan (menganggap tidak ada konflik)

Cara ini dilakukan dengan menganggap ketidaksepakatan yang terjadi tidak pernah ada, berusaha untuk mengecilkan perbedaan yang ada dan menekankan kepentingan yang sama, sebelum ketidaksepakatan ini keluar dari proporsi yang seharusnya.

3. Menggunakan kekuasaan (Forcing)

Cara pengatasan konflik dengan menggunakan kekuasaan sehingga terjadi kondisi menang-kalah. Jika ingin mengatasi konflik dengan menggunakan kekuasaan lebih baik didasari dengan menggunakan pengetahuan dan keahlian yang cukup.

4. Kompromi

Dengan kompromi diharapkan semua pihak akan puas. Dalam hal ini diperlukan kerelaan semua pihak untuk menerima pendapat pihak lain. Pada tingkat ekstrim semua pihak mungkin merasa mendapatkan kerugian yang lebih besar dibandingkan keuntungan yang diperoleh pihaknya, sehingga pemecahan ini tidak harus optimal untuk kepentingan proyek.

5. Konfrontasi

Yakni menghadapi masalah konflik secara langsung. Ini dilakukan dengan mengenali masalah dan potensi masalah untuk kemudian dihadapi secara langsung. Pada tingkat organisasi ini dapat dimulai dengan memberikan kesempatan pada semua pihak untuk terlibat dalam mencapai konsensus mengenai tujuan proyek, rencana administrasi, kebutuhan tenaga kerja/ dan prioritas-prioritas. Semua diharapkan untuk mengemukakan apa yang menjadi pendapatnya mengenai hal-hal tersebut dan diharapkan pihak-pihak bisa menerima perbedaan. Di sini harus didahulukan cara berpikir analitis (logis) bukan emosional. Lalu mereka mau melaksanakan hasil kesepakatan. Jika ini bisa dilakukan maka konfrontasi merupakan cara terbaik menyelesaikan konflik.

Mengelola Konflik.

Kita setuju bahwa konflik tidak bisa dihindarkan dalam proyek dan merupakan sesuatu yang sehat demi keberhasilan proyek dan penyelesaian terbaik adalah konfrontasi. Tetapi seringkali banyak pihak-pihak yang anti perbedaan, bereaksi secara emosional dan tidak berpikir logis dalam konfrontasi ini.

Teori Ekspektasi tentang Konflik

Jika dua orang tidak sependapat untuk suatu hal maka itu sering disebut dengan ada konflik personal. Perbedaan bisa saja didasari karena lain latar belakang, sifat, nilai-nilai dan pengalaman. Jika itu terjadi antar kelompok maka kelompok yang terlibat juga mengalami konflik personal (group dianggap sebagai individu).

Dyer mengusulkan suatu langkah untuk mengatasi konflik personal ini dengan apa yang disebut violation of expectation. Jika seseo-rang melanggar harapan orang lain, berarti telah terjadi reaksi yang negatif. Di antara kelompok-kelompok dan manajer dalam proyek mungkin ada yang merasa orang lain lebih enak atau fasilitasnya lebih lengkap. Jika kemudian mereka mengharapkan untuk mendapatkan perlakuan yang lebih baik dan tidak mendapatkan mereka akan menyalahkan atau memutuskan hubungan. Respon yang negatif melanggar harapan pihak lain yang mungkin akan bereaksi lebih negatif lagi.

Metoda Kelompok Untuk Menyelesaikan Konflik

Manajer proyek bisa membangun tim melalui berbagai cara. Salah satu memperkuat kerjasama tim adalah dengan menyelesaikan konflik. Metoda-metoda penyelesaian konflik dalam kelompok adalah :

• Teknik Memperjelas Peran

Seringkali ketidak sepakatan antar personil dalam satu kelompok muncul karena :

- Proyek masih baru, sehingga bagi orang-orang didalamnya tidak jelas apa yang harus dilakukan dan apa yang diharapkan orang lain kepadanya.

- Adanya perubahan dalam proyek dan pekerjaan yang telah disepakati dan orang-orang tidak tahu tentang hal ini.

- Mendapatkan suatu permintaan atau perintah yang ia tidak mengerti, atau adanya suatu anggapan bahwa dia seharusnya tidak tahu tentang suatu hal.

- Semua orang berpikir bahwa seseoran^akan menyelesaikan suatu pekerjaan padahal tak seorangpun mengerjakannya.

- Orang-orang tidak tahu apa yang sedang dikerjakan kelompoknya atau dikerjakan oleh kelompok lain.

Tujuan dari teknik ini adalah agar setiap orang mengetahui posisi dan tanggungjawabnya masing-masing, dapat mengerti posisi dan tanggungjawab orang lain serta apa yang diharapkan orang lain darinya.

• Memperjelas Peran-peran Untuk Tim

Mempertemukan orang dalam tim kemudian diberi pertanyaan untuk dijawabnya :

1. Apa yang diinginkan organisasi terhadap pekerjaan anda?

2. Apa yang sebenarnya anda lakukan dalam melakukan pekerjaan?

3. Apa yang seharusnya diketahui orang lain tentang pekerjaan anda yang sebenarnya dapat membantu mereka (teman satu tim)?

4. Apa yang perlu anda ketahui tentang pekerjaan orang lain yang sebenarnya bermanfaat bagi anda?

5. Kesulitan-kesulitan apa yang anda alami dengan orang lain?

6. Perubahan apa dalam organisasi/ tugas atau aktivitas-aktivitas yang akan memperbaiki performansi kerja tim anda?

Pertanyaan-pertanyaan ini diberikan dan dijawab oleh setiap orang dalam tim sebelum ada suatu pertemuan. Pada awal pertemuan perlu dijelaskan agar setiap orang dalam tim memberikan jawaban yang jujur, mengeluarkan uneg-unegnya dan diharapkan semua akan setuju dengan penjelasan ini. Ini perlu ditegaskan agar pertemuan tersebut tidak hanya formalitas yang akan memperjelas peran tim tersebut. Selanjutnya disusul dengan setiap orang membaca jawabannya tentang pertanyaan nomor satu sampai dengan nomor tiga. Orang lain diharapkan memberikan respon terhadap jawaban yang telah dibacakan oleh setiap orang. Agar setiap orang tahu bagaimana respon dalam timnya dan apa yang diharapkan orang lain. Setiap orang kemudian membaca jawaban terhadap pertanyaan nomor empat dan orang lain yang bersangkutan perlu memberi respon. Jawaban pertanyaan nomor lima perlu dikemukakan untuk pemecahan. Selanjutnya nomor enam perlu dibahas bersama untuk mencapai kesepakatan tentang perubahan apa saja yang diperlukan.

Memperjelas Peran Setiap Orang

Hal ini tidak berbeda jauh dengan apa yang dilakukan untuk memperjelas peran tim. Kegiatan bisa dimulai dengan satu or-ang tertentu (misalkan A) untuk menyatakan dalam bentuk tulisan tentang siapa saja yang mempunyai hubungan kerja dengannya dan mengharap perilaku tertentu terhadapnya dalam hubungan kerja. Setelah itu orang ini (A) dan orang yang disebutkannya perlu mengadakan suatu pertemuan untuk membahas mengenai apa saja yang diharapkan orang-orang ini dari si A. Akan jelas disitu apakah antar orang ini akan mengharapkan peran dari si A yang cukup membingungkan, tidak konsisten atau tidak pas. Dengan demikian akan jelas bagi si A peran apa saja yang seharusnya ia lakukan.

Resolusi Konflik dalam Kelompok

Jika beberapa kelompok terlibat konflik karena harapan yang berbeda maka ada cara tersendiri yang diusulkan Dyer. Pertama, setiap kelompok yang menyiapkan daftar pertanyaan mengenai apa yang dibutuhkannya dari kelompok lain. Misalkan tentang apa yang harus dilakukan, harus diakhiri dan diteruskan oleh kelompok lain. Kelompok yang bersangkutan juga harus berpikir tentang apa yang diharapkan dan

diinginkan kelompok lain terhadap kelompoknya. Kelompok-kelompok tersebut selanjutnya saling tukar menukar daftar yang sudah dibuatnya. Dilakukan tawar menawar antar kelompok tersebut untuk mencapai kesepakatan tentang apa yang harus dilakukan oleh setiap kelompok. Dalam hal ini harus disadari bahwa tujuannya untuk menemukan solusi dari konflik yang terjadi, bukan untuk saling mencari kesalahan. Kalau perlu ada seseorang konsultan untuk menjembatani proses negosiasi ini. Agar setiap kelompok tetap punya komitmen terhadap hasil kesepakatan, sebaiknya hasilnya dibuat tertulis.